書類管理システム
【課題】 比較的構成が簡単で、書類の管理を確実に行うことができる書類管理システムを提供すること。
【解決手段】 複数種の書類を収納するための複数の収納ボックスを備えた収納棚と、収納棚の各収納ボックスに開閉自在に装着された開閉扉と、複数の収納ボックスの各々を点灯表示するように設けられた点灯表示手段２６，２８と、複数種の書類を識別するための識別情報を入力するための入力手段６８と、複数種の書類に関する情報を登録する管理書類データベース７２と、点灯表示手段２６，２８を制御するための制御手段３２と、を具備する書類管理システム。書類を一度に戻す際の入力数演算手段５４の入力数が最大空きスペース数選定手段５２により選定された最大空きスペース数に達すると、警報信号生成手段５６は警報信号を生成する。
【解決手段】 複数種の書類を収納するための複数の収納ボックスを備えた収納棚と、収納棚の各収納ボックスに開閉自在に装着された開閉扉と、複数の収納ボックスの各々を点灯表示するように設けられた点灯表示手段２６，２８と、複数種の書類を識別するための識別情報を入力するための入力手段６８と、複数種の書類に関する情報を登録する管理書類データベース７２と、点灯表示手段２６，２８を制御するための制御手段３２と、を具備する書類管理システム。書類を一度に戻す際の入力数演算手段５４の入力数が最大空きスペース数選定手段５２により選定された最大空きスペース数に達すると、警報信号生成手段５６は警報信号を生成する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、カルテ、処方箋などの書類を管理するための書類管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
カルテなどの書類を管理するための書類管理システムとして、多数の収納スペースを有する収納棚を収納棚を備えたものが知られている（例えば、特許文献１参照）。この書類管理システムにおいては、収納棚に棚段を表示するための棚段表示ランプ（例えば、発光ダイオード）が設けられているとともに、収納棚に収納される各ファイルケースにファイル表示ランプ（例えば、発光ダイオード）が設けら、これら棚表示ランプ及びファイル表示ランプが制御装置によって点灯制御されるように構成されている。制御装置は、システム全体を制御するための主制御手段と、収納棚に装備され、この収納棚に設置されたファイル表示ランプを点灯制御するための副制御手段とを含んでおり、主制御手段と副制御手段との間、また副制御手段とファイル表示ランプとの間が、例えば赤外線を用いて情報を送受信できるように通信可能になっている。
【０００３】
この書類管理システムにおいては、特定書類のＩＤ情報を入力すると、主制御手段は特定書類が収納された収納棚に対応する棚段表示ランプを点灯する。そして、作業者がその収納棚まで移動して副制御手段の表示スイッチを操作すると、副制御手段は特定書類が収容されたファイルケースのファイル表示ランプを点灯し、このように棚段表示ランプ及びファイル表示ランプを点灯させることによって、作業者は入力したＩＤ情報に対応した特定書類を容易に見つけて取り出すことができる。
【０００４】
【特許文献１】特開平９−８６６１４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上述した書類管理システムでは、次の通りの解決すべき問題がある。第１に、制御装置が主制御手段と各収納棚に設置された副制御手段とから構成され、主制御手段と副制御手段との間が赤外線で送受信され、また副制御手段と各ファイルケースのファイル表示ランプとの間も赤外線で送受信される構成であるので、書類管理システム全体が大きなシステムとなり、大学病院、総合病院などの大きな病院では適用することができるが、小さな個人病院などでは適用するのが困難である。第２に、管理するファイルはファイル表示ランプ付きファイルケースに収納されるので、多数のファイルを管理しようとすると高価なファイルケースが多く必要となり、システムが高価なものとなる。第３に、管理するファイルは収納棚に単に収納される構成であるので、近年において特に重要である個人情報の管理という面では不充分である。
【０００６】
本発明の目的は、比較的構成が簡単で、書類の管理を確実に行うことができる書類管理システムを提供することである。
本発明の他の目的は、小さな病院、薬局などの事業所において好都合に適用することができる書類管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の請求項１に記載の書類管理システムは、複数種の書類を収納するための複数の収納ボックスを備えた収納棚と、前記収納棚の各収納ボックスに開閉自在に装着された開閉扉と、前記開閉扉を開閉自在にロックするためのロック手段と、前記複数種の書類を識別するための識別情報を入力するための入力手段と、前記複数種の書類に関する情報を登録する管理書類データベースと、前記ロック手段を制御するための制御手段と、を具備し、
前記制御手段は、前記複数の収納ボックスの各々の空きスペース数を演算するための空きスペース演算手段と、前記空きスペース演算手段により演算された空きスペース数の最大値を選定する最大スペース数選定手段と、前記複数種の書類の入力数を演算するための入力数演算手段と、警報信号を生成する警報信号生成手段とを備え、前記警報信号生成手段は、前記入力数演算手段の入力数が空きスペース数の最大値に達すると前記警報信号を生成することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明の請求項２に記載の書類管理システムでは、前記複数の収納ボックスには収納のための優先順位が付されており、このことに関連して、前記制御手段は前記入力数演算手段により演算された入力数の書類が収容可能な前記収納ボックスを選定する収納ボックス選定手段を備えており、前記収納ボックス選定手段は、前記入力数の書類が収納可能な前記収納ボックスのうち優先順位の高い収納ボックスを選定することを特徴とする。
【０００９】
また、本発明の請求項３にに記載の書類管理システムでは、前記複数の収納ボックスは、収納の優先順位が高い優先領域と、収納の優先順位が低い予備領域とに区分されており、前記収納ボックス選定手段は、まず、前記優先領域の前記複数の収納ボックスについて前記入力数の書類を収納するように収納ボックスを選定し、前記優先領域の前記複数の収納ボックスの収納場所がなくなった後に、前記予備領域の前記収納ボックスついて前記入力数の書類を収納するように収納ボックスを選定することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の請求項４に記載の書類管理システムでは、前記複数の収納ボックスの各々に対応して、点灯表示するための点灯表示手段が設けられており、前記制御手段は、前記収納ボックス選定手段が選定した前記収納ボックスに対応する前記点灯表示手段を点灯することを特徴とする。
【００１１】
また、本発明の請求項５に記載の書類管理システムでは、前記制御手段は、収納された書類を取り出す場合に、前記入力手段により入力された順に前記点灯表示手段を点灯するように構成されており、このことに関連して、前記制御手段は、前記点灯表示手段の点灯順位を優先するための優先選択手段を備えており、同一の収納ボックスに収納された書類が前後して前記入力手段により入力されると、前記優先選択手段は、先に入力された書類を選択するときに後に入力された書類も同時に選択し、前記点灯表示手段はこれら書類に対応して点灯することを特徴とする。
【００１２】
また、本発明の請求項６に記載の書類管理システムでは、前記複数の収納ボックスは、通常に使用する書類を収納する使用領域と、所定期間継続して使用していない書類を収納する保管領域とに区分され、前記使用領域の前記複数の収納ボックスと前記保管領域の前記複数の収納ボックスとは別個に優先順位が付けられており、前記使用領域の前記複数の収納ボックスに収納された書類のうち所定期間継続して使用してない書類を取り出して前記保管領域の前記複数の収納ボックスに収納するときには、前記警報信号生成手段は、前記保管領域の前記複数の収納ボックスの優先順位の順にその収納ボックスの空きスペース数に達すると前記警報信号を生成することを特徴とする。
【００１３】
また、本発明の請求項７に記載の書類管理システムでは、前記収納ボックスへの書類の収納は所定方向に順に収容されるように構成されており、このことに関連して、前記制御手段は、前記収納ボックスに収納された前記複数の書類の保管場所情報を移す保管場所移し手段を備えており、前記特定収納ボックスから特定書類を取り出したときに、前記保管場所移し手段は、前記所定方向の順序に見て前記特定書類より後側の書類の前記保管場所情報を前側に移すことを特徴とする。
【００１４】
更に、本発明の請求項８に記載の書類管理システムでは、前記制御手段に関連して、携帯型チップ識別装置が設けられ、前記携帯型チップ識別装置は、書類側に設けられるＩＣチップと、書類管理者が携帯するチップ読取り手段とから構成され、前記チップ読取り装置が前記ＩＣチップに登録された情報を読み取ることを特徴とする。
【００１５】
更にまた、本発明の請求項９に記載の書類管理システムでは、前記複数種の書類はドットでもって厚み管理され、前記複数種の書類を保管する保管場所情報はこのドットでもって管理され、厚みが標準である書類は基準ドット数に設定され、前記標準書類よりも厚い書類は前記基準ドット数よりも多い増加ドット数に設定され、前記標準書類よりも薄い書類は前記基準ドット数よりも少ない減少ドット数に設定されていることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
本発明の請求項１に記載の書類管理システムによれば、空きスペース演算手段は複数の収納ボックスの各々の空きスペース数を演算し、最大スペース数選定手段は空きスペース演算手段により演算された空きスペース数の最大値を選定し、警報信号生成手段は入力数演算手段の入力数が空きスペース数の最大値に達すると警報信号を生成するので、複数種の書類を収納する際に、一度に収納可能な書類を容易に把握することができ、種類の収納を効率的に短時間に行うことができる。
【００１７】
また、本発明の請求項２に記載の書類管理システムによれば、複数の収納ボックスには収納のための優先順位が付され、収納ボックス選定手段は入力数の書類が収納可能な収納ボックスのうち優先順位の高い収納ボックスを選定するので、収納する書類は優先順位の高い順に収納されるようになり、書類管理者の意図するように書類を収納管理することができる。例えば、書類の取り出し易い場所の順に複数の収納ボックスに優先順位を付けると、書類が取り出しやすいように書類を収納ボックスに戻すことができる。
【００１８】
また、本発明の請求項３に記載の書類管理システムによれば、書類を収納するときに、収納ボックス選定手段は、優先領域の収納ボックスについて入力数の書類を収納するように収納ボックスを選定し、そして優先領域の収納ボックスの収納場所がなくなると、次に予備領域の収納ボックスついて入力数の書類を収納するように収納ボックスを選定するので、使用頻度の高い書類は優先領域の収納ボックスに収納されるようになる。例えば、書類の取り出し易い収納ボックスの領域を優先領域として指定し、取り出し難い収納ボックスを予備領域として指定すると、使用頻度の高い書類は取り出し易い優先領域の収納ボックスに収納され、書類の出し入れが容易となるように管理することができる。
【００１９】
また、本発明の請求項４に記載の書類管理システムによれば、複数の収納ボックスの各々に対応して点灯表示手段が設けられ、収納ボックス選定手段が選定した収納ボックスに対応する点灯表示手段が点灯されるので、選定された収納ボックスを容易に見付けることができる。
【００２０】
また、本発明の請求項５に記載の書類管理システムによれば、同一の収納ボックスに収納された書類が前後して入力手段により入力されると、優先選択手段は、先に入力された書類を選択するときに後に入力された書類も同時に選択し、点灯表示手段はこれら書類に対応して点灯するので、同一収納ボックス内に収納された書類を効率よく取り出すことができる。
【００２１】
また、本発明の請求項６に記載の書類管理システムによれば、使用領域の複数の収納ボックスには通常に使用する書類が収納され、保管領域の複数の収納ボックスには所定期間継続して使用していない書類が収納される。使用領域の複数の収納ボックスに収納された書類のうち所定期間継続して使用してない書類を取り出して保管領域の複数の収納ボックスに収納するときには、保管領域の複数の収納ボックスの優先順位の順に書類が収容され、このとき警報信号生成手段はその収納ボックスの空きスペース数に達すると警報信号を生成するので、優先順位の順に所定期間未使用の書類を収納することができ、このように書類を管理することによって、カルテなどの書類を効率よく管理することができる。
【００２２】
また、本発明の請求項７に記載の書類管理システムによれば、収納ボックスへの書類の収納は初手方向に、例えば左詰め（又は右詰め）に行うように構成されているので、一度に複数種の書類を収納しても所要の通りに管理することができる。また、特定書類を取り出したときには、保管場所移し手段は、所定方向の順序に見て特定書類より後側の書類の保管場所情報を前側に移すので、取り出したことによる保管場所情報の修正を簡単に行うことができる。
【００２３】
更に、本発明の請求項８に記載の書類管理システムによれば、携帯型チップ識別装置が用いられ、ＩＣチップが書類側に設けられ、書類管理者はチップ読取り手段を携帯してＩＣチップに登録された情報を読み取るので、書類の出入れの動作を行いながら書類の情報の入力を行うことができる。例えば、収納ボックスから取り出した書類に付されたＩＣチップの情報をチップ読取り手段で読み取ることによって、取り出した書類が正しいものかを読み取った情報に基づいて識別することができる。
【００２４】
更にまた、本発明の請求項９に記載の書類管理システムによれば、複数種の書類はドットでもって厚み管理されているので、厚みの異なる複数種のファイルｗ所要の通りに収納管理することができる。この場合、厚みが標準である書類は基準ドット数に設定され、標準書類よりも厚い書類は基準ドット数よりも多い増加ドット数に設定され、標準書類よりも薄い書類は基準ドット数よりも少ない減少ドット数に設定される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、添付図面を参照して、本発明に従う書類管理システムの一実施形態について説明する。図１は、書類管理システムの一例としてのカルテ管理システムにおける収納棚を簡略的に示す斜視図であり、図２は、図１の収納棚の一部を、開閉扉を開放した状態で示す斜視図であり、図３は、図２の収納棚の収納ボックスに収納されるカルテケース及びそれに収容されたカルテを示す斜視図であり、図４は、カルテ管理システムの制御系を示すブロック図であり、図５は、カルテ管理システムにおけるカルテの取出しの流れを示すフローチャートであり、図６は、カルテ管理システムにおけるカルテの戻しの流れを示すフローチャートである。
【００２６】
図１及び図２において、書類管理システムの一例としての図示のカルテ管理システムは、事務室などの室内に設置される収納棚２を備えている。収納棚２は直方体状の棚本体４を備え、この棚本体４には、横方向（図１及び図２において左右方向）に間隔を置いて配設された縦仕切壁６と、上下方向（図１及び図２において上下方向）に間隔をおいて配設された横仕切り壁８が設けられ、これら縦仕切壁６及び横仕切壁８によって棚本体４内に複数の収納ボックス１０が規定されている。この実施形態では、書類としての診察用カルテ１２（図３参照）に適用され、カルテ１２を収納するための収納ボックス１０が横方向に１０列、上下方向に５段設けられ、合計５０個の収納ボックス１０が設けられている。尚、収納棚２に設ける収納ボックス１０の個数は適宜に設定することができ、例えば横方向に５〜１５列、上下方向に３〜６段設けることができ、収納棚２を一つ用いるようにしてもよいが、収納すべきカルテ１２が多数のときには、この収納棚２を２つ又は３つ以上組み合わせて用いるようにしてもよい。
【００２７】
各収納ボックス１０の開口部には、開閉扉１４が開閉自在に取り付けられている。この開閉扉１４は、例えば蝶番などを用いて開閉自在に取り付けられ、開状態においては、図２の左上の収納ボックス１０に関連して示すように、収納ボックス１０の開口部を開放し、収納ボックス１０内に収納されたカルテケース１６（図３に示すように、このカルテケース１６内にカルテ１２が収容されている）を取り出すことができ、また閉状態においては、図１及び図２の残りの部分で示すように、収納ボックス１０の開口部を閉塞する。この棚本体４、縦仕切壁６、横仕切壁８及び開閉扉１４はスチールなどの金属材料から形成され、このような材料から形成することによって充分な強度が得られるとともに、外部から収納ボックス１０内を目視することができず、充分な機密状態に保ったカルテ管理を行うことができる。
【００２８】
この収納棚２には、収納ボックス１０の開閉扉１４を開閉自在にロックするためのロック機構１５（図４参照）が設けられ、このロック機構１５は、各収納ボックス１０内の上端部及びこれに対応する開閉扉１４の上端部に設けられたロック手段１７（図２参照）から構成されている。各ロック手段１７は、係合受部１８を備えた受け部材２０と、係合爪部２２を備えた係合部材２４とから構成され、受け部材２０が収納ボックス１０側に設けられ、係合部材２４が開閉扉１４側に設けられている。開閉扉１４の係合爪部２２が収納ボックス１０側の係合受部１８に解除自在に係合すると、このロック手段１７がロック状態となる。このロック状態においては、係合部材２４の係合爪部２２が受け部材２０の係合受部１８に係合保持され、収納ボックス１０に収納されたカルテケース１６の取出しができず、収納したカルテ１２を安全に管理することができる。また、開閉扉１４側の係合部材１４が収納ボックス１０側の受け部材２０から外れると、このロック手段１７はロック解除状態となる。このロック解除状態においては、係合爪部２２が係合受部１８から外れた状態保持され、開閉扉１４は収納ボックス１０の開口部を開放する。尚、係合受部１８と係合爪部２２との係合、係合解除は、例えば電磁ソレノイド及びばね部材を利用した機械的機構を用いることによって行うことができる。
【００２９】
各開閉扉１４にばね部材などを設け、ロック手段１７によるロック状態が解除されると、開閉扉１４がばね部材の作用によって自動的に開放されるように構成するのが好ましく、このように構成することによって、開閉扉１４の開放操作を省略してカルテケース１６の取出しを容易にすることができる。
【００３０】
この収納棚２においては、各収納ボックス１０の開口部の上側に、カルテ１２を取り出すときに点灯表示する取出し点灯表示手段２６と、カルテ１２を戻すときに点灯表示する戻し点灯表示手段２８が設けられ、取出し点灯表示手段２６が戻し点灯表示手段２８の上側に配設されている。尚、これとは反対に、取出し点灯表示手段２６を戻し点灯表示手段２８の下側に配設するようにしてもよい。
【００３１】
この実施形態では、各収納ボックス１０の上側には表示部３０が設けられ、取出し点灯表示手段２６は複数の発光ダイオード２７から構成され、これら発光ダイオード２７が各収納ボックス１０の表示部３０に横方向に所定の間隔をおいて複数（具体例では、１０個）設けられている。また、戻し点灯表示手段２８も取出し点灯表示手段２６と同様に複数の発光ダイオード２９から構成され、かかる発光ダイオード２９が各収納ボックス１０の表示部３０に横方向に所定の間隔をおいて複数（具体例では、１０個）設けられている。発光ダイオード２７，２９の設置数は、各収納ボックス１０に収納されるカルテケース１６の数（換言すると、カルテ１２の数）により適宜設定され、各収納ボックス１０の表示部３０に５〜２５個程度設けられ、この実施形態では、一つの発光ダイオード２７，２９に対して一つのカルテケース１６が対応して収納されるように構成されているが、一つの発光ダイオード２７，２９に対応して二つ又は三つ程度のカルテケース１６が対応して収納されるように構成することもできる。
【００３２】
この形態では、カルテ１２の取出しと戻しとを容易に識別できるように、取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７と戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９との発色光の色が異なるように構成され、取出し用の発光ダイオード２７は例えば赤色のものが用いられ、戻し用の発光ダイオード２９は例えば青色（緑色）のものが用いられる。尚、取出し点灯表示手段２６及び戻し点灯表示手段２８として別個の発光ダイオード２７，２９を用いることに代えて、構成を簡単にするために共通の発光ダイオードを用いるようにしてもよく、この場合、カルテ１２の取出しの際には発光ダイオードを例えば点灯するように構成し、またカルテ１２の戻しの際には発光ダイオードを例えば点滅するように構成すればよい。
【００３３】
この収納棚２には、例えば、図３に示すようにしてカルテ１２が収納される。即ち、患者の症状、治療などを記載したカルテ１２は、患者毎にカルテケース１６に収容され、カルテケース１６に収容された状態で収納ボックス１０内に保管管理される。カルテケース１６としては、上側及び横側が開放されたものを用いることができ、書類としてのカルテ１２を識別するための識別情報としてのバーコード３１が例えばその下部に付されており、かかるバーコード３１を利用してカルテ１２の識別が後述する如く行われる。尚、この形態では、バーコード３１を用いているが、これに代えて、ＩＣタグ、ＩＣチップなどを用いるようにしてもよい。また、カルテケース１６に代えて、カルテ保管袋、カルテ用ファイルなどを用いるようにしてもよい。
【００３４】
上述したカルテ管理システムは、図４に示す制御系によって作動制御される。図４において、このカルテ管理システムは制御手段としてのマイクロコンピュータ３２を備え、このマイクロコンピュータ３２は例えばＣＰＵから構成される。このマイクロコンピュータ３２は、後述する如く機能するために、作動制御手段３４、データ登録手段３６、データ読出し手段３８、データ照合手段４０、初診判定手段４２及び取出し・戻し判定手段４４を備えている。作動制御手段３４は、取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７及び戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９などを後述する点灯制御し、またロック機構１５のロック手段１７を後述する如く作動制御する。また、データ登録手段３６は入力された情報などを後述するように登録し、データ読出し手段３８は登録された登録情報を後述するように読み出し、データ照合手段４０は各種情報を後述するように照合する。また、初診判定手段４２は後述するようにして初診であることを判定し、取出し・戻し判定手段４４は、後述するようにしてカルテ１２の取出しか、カルテの戻しかを判定する。
【００３５】
マイクロコンピュータ３２は、更に、保管場所取消手段４６、空きスペース演算手段５０、最大空きスペース数選定手段５２、入力数演算手段５４、警報信号生成手段５６、収納ボックス選定手段５８、計時手段６０及びメモリ手段６２を含んでいる。保管場所取消手段４６は保管場所情報を後述する如く取り消し、空きスペース演算手段５０は各収納ボックス１０における空きスペース数を演算し、最大空きスペース数選定手段５２は、収納棚２の収納ボックス１０ついての空きスペース数のうち最大の空きスペース数を選定する。また、入力数演算手段５４は、カルテ１２を戻す際に後述するようにして入力されたカルテ１２の数を演算し、警報信号生成手段５６は、入力数演算手段５４による入力数が最大空きスペース数に達したときに警報信号を生成し、収納ボックス選定手段５８は後述する如くして収納ボックス１０を選定する。更に、計時手段５４は時刻を計時し、カルテ１２を取り出したときにはその取出し時刻を、また取り出したカルテ１２を収納ボックス１０に戻したときにはその戻し時刻を計時する。更に、メモリ手段５６は、マイクロコンピュータ３２で演算処理される各種情報を一時的に記憶する。
【００３６】
この書類管理システムは、更に、各種情報を登録するための記憶装置６４、各種情報を表示するための表示装置６６、及び各種情報を入力するための入力手段６８を備えている。記憶装置６４はサーバー、ハードディスク装置などから構成され、患者に関する情報が登録された患者データベース７０及びカルテ１２に関する情報が登録された管理カルテデータベース７２を含んでいる。患者データベース７０に登録される患者情報は、患者の氏名、住所、電話番号、健康保険番号などとともに、患者毎に付与される患者管理番号を含んでいる。また、管理カルテデータベース７２に登録されるカルテ情報は、患者番号と関連付けられたカルテ管理番号、カルテ保管場所（カルテ１２が収納された収納ボックス１０のボックス番号とその収納ボックス１０の表示部３０に配設された取出し点灯表示手段２６及び戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２７，２９に対応した位置番号）、カルテ取出し時刻、カルテ戻し時刻などを含んでいる。
【００３７】
表示装置６６は液晶表示装置、ＣＲＴなどから構成される。また、入力手段６８は、キーボード７４、マウス７６、バーコードリーダ７８及びカードリーダ８０などから構成される。この実施形態では、初診の場合、患者の氏名、住所などはキーボード７４及びマウス７６を用いて入力され、このような入力情報に基づいて患者カード（例えば、磁気カード、ＩＣカードを利用したカード）（図示せず）が作成され、この患者カードに患者番号、患者氏名、患者電話番号などの情報が登録される。また、カードリーダ８０は患者カードに登録された情報を読み出すときに用いられ、バーコードリーダ７８はカルテケース１６に施されたバーコード３１の情報を読み出すときに用いられる。
【００３８】
この実施形態では、更に、収納棚２の複数の収納ボックス１０の開閉状態を検知するための扉開閉検知手段８２が設けられ、扉開閉検知手段８２は、各収納ボックス１０の開閉扉１４に関連して配設された開閉スイッチ８４から構成されている。各開閉スイッチ８４は、例えば収納ボックス１０の開口部に設けられ、開閉扉１４が閉状態のときには閉（オン）に、開閉扉１４が開状態のときには開（オフ）になり、このような開閉スイッチ８４によって開閉扉１４の開閉状態を検知することができる。尚、このような開閉スイッチ８４は、ロック機構１５の各ロック手段１７に関連して設けるようにしてもよい。
【００３９】
次に、主として図２及び図４とともに、図５及び図６を参照して、上述したカルテ管理システムにおけるカルテの取出し、戻しについて説明する。まず、図２、図４及び図５を参照してカルテの取出しについて説明すると、カルテを取り出すときには、入力手段６８を用いて患者情報を入力する（ステップＳ１）。この実施形態では、キーボード７４、マウス７６又はカードリーダ８０を用いて入力したときには、手元にカルテケース１６が存在しておらず、それ故に、取出し・戻し判定手段４４はカルテ１２が収納棚２に収納されているとしてカルテ１２の取出しと判定する（ステップＳ２）。初診の場合、患者カードを忘れた場合などにおいては、キーボード７４及びマウス７６を用いて患者情報の入力が行われ、再診の場合、患者カード及びカードリーダ７８を用いて患者情報の入力が行われる。このように入力された患者情報は、マイクロコンピュータ３２のメモリ手段６２に一時的に記憶される。
【００４０】
このようにして患者情報の入力が行われると、記憶装置６４の患者データベース７０に登録された患者情報と入力された患者情報との照合が行われ（ステップＳ３）、この照合によって登録された患者情報がある場合には、ステップＳ４からステップＳ５に進むが、登録された患者情報がない場合には、ステップＳ４からステップＳ６に進む。患者情報が登録されてないということは、その患者は初めてその病院に診察を受けに来たということであり、マイクロコンピュータ３２の初診判定手段４２は、その患者に対して初診として判定する（ステップＳ６）。
【００４１】
このように初診と判定すると、カルテ管理者は新たにカルテ１２を作成し（ステップＳ７）、初診の患者に対しては、新たに作成したカルテ１２が用いられる。このカルテ情報を登録する際には、カルテケース１６に付されたバーコード３１との関連付けが行われる。カルテケース１６のバーコード３１はバーコードリーダ７８を用いてバーコード情報が読み取られ、読み取られたバーコード情報とカルテ情報（例えば、カルテ番号）と患者情報（例えば、患者番号）との関連付けが行われ、このように患者情報と関連付けられたカルテ情報が患者データベース７０及びカルテ管理データベース７２に登録される。そして、このように新しく登録された患者情報及びカルテ情報を用いてカルテの保管管理が所要の通りに行われるようになる。
【００４２】
一方、登録された患者情報が存在する場合、再診の患者であるので、収納棚２の収納ボックス１０に保管管理されたカルテ１２の取出しが行われる。この取出しにおいては、まず、入力された患者情報及び管理カルテデータベース７２の登録カルテデータに基づいて、データ読出し手段３８は入力された患者情報に対応するカルテ１２の保管場所データを読み出し（ステップＳ５）、作動制御手段３４は読み出した保管場所データに対応する取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７を点灯し（ステップＳ８）、また点灯した発光ダイオード２７に対応する開閉扉１４のロック手段１７のロック状態を解除する（ステップＳ９）。このように取出し点灯表示手段２６の所定の発光ダイオード２７が点灯し、この発光ダイオード２７に対応する開閉扉１４がに開放されるので、作業者はその患者のカルテ１２が収納された収納場所を容易に見付けることができるとともに、その収納ボックス１０に行ってこのカルテ１２を容易に取り出すことができる（ステップＳ１０）。尚、開閉扉１４が開放されると、その開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８０が開となり、この開閉スイッチ８０の開（オフ）信号に基づいて、残りの収納ボックス１０の開閉扉１４が開放されるのが防止される。
【００４３】
このようにして患者のカルテ１２を取り出した後は、開閉扉１４を閉じてロック手段１７をロック状態にする（ステップＳ１１）。かくすると、開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８４が開から閉になり、かかる開閉スイッチ８４の閉（オフ）信号に基づいて、保管場所移し手段５０は保管場所データの変更を行う（ステップＳ１２）。この実施形態では、各収納ボックス１０において、カルテ１２が所定方向に順に収納される（例えば、左詰めに順に収納される）ように構成されており、従って、カルテ１２を収納した状態では、カルテ１２は収納ボックス１０内の所定方向（例えば、左から右方向）において前側（例えば、左側）から順に収納され、所定方向後側（例えば、右側）に空きスペースが存在するように管理される。このようにしてカルテ１２の管理が行われるので、例えば特定の収納ボックス１０において特定のカルテ１２を取り出すと、特定収納ボックス１０において特定カルテ１２がなくなって空きスペースが一つ増えるので、この特定収納ボックス１０内のカルテ１２に対して保管場所データの変更が行われる。
【００４４】
即ち、特定収納ボックス１０において特定カルテ１２を取り出すと、その特定カルテ１２を基準として所定方向（例えば、左から右の方向）においてその前側（例えば、左側）のカルテ１２については収納場所の移動はないが、その後側（例えば、右側）のカルテ１２については収納場所が所定方向（例えば、左から右の方向）に一つ前側（例えば、左側）に移動するようになる。それ故に、保管場所移し手段５０は、取り出したカルテ１２の後側（例えば、右側）に位置するカルテ１２の各々について保管場所データを一つ前側（例えば、左側）に移したデータに変更し、かく変更した収納場所データが管理カルテデータベース７２に修正登録される。そして、この収納ボックス１０についての空きスペースの演算が行われ（ステップＳ１３）、空きスペース演算手段４８は、この収納ボックス１０の空きスペース数を「１」加算し、加算した空きスペース数が管理カルテデータベース７２に登録される。
【００４５】
その後、点灯していた取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７が消灯し、このようにしてカルテ１２の取出しが一つずつ行われる。このようにしてカルテ１２の取出しが行われると、開閉扉１４が閉状態になって開閉スイッチ８０が閉になると、計時手段６０はそのときの時刻を計時し、この時刻情報がカルテ取出し時刻情報としてカルテ情報に付加されて管理カルテデータベース７２に登録される。尚、上述した実施形態では、カルテ１２を左詰めでもって収納棚２の収納ボックス１０に収納しているが、これに限定されず、カルテ１２を右詰めでもって収納ボックス１０に収納するようにしてもよい。
【００４６】
また、取り出したカルテ１２の戻しは、次のようにして行われ、一つの収納ボックス１０に複数のカルテ１２を同時に収納することができるように構成されている。主として図２、図４及び図６を参照して、カルテ１２を戻すときには、入力手段６８、この場合バーコードリーダ７８を用いてカルテケース１６に付されたバーコード３１の読み取りが行われ（ステップＳ２１）、バーコードリーダ７８を用いてバーコード情報の入力が行われる。この実施形態では、バーコードリーダ７８を用いて入力したときには、手元にカルテケース１６が存在しており、それ故に、取出し・戻し判定手段４４はカルテ１２の戻しと判定する（ステップＳ２２）。このバーコードリーダ７８による入力が行われると、マイクロコンピュータ３２の入力数演算手段５４は、バーコードリーダ７８で読み取ったバーコード情報の入力数（換言すると、入力したカルテ１２の数）を演算する（ステップＳ２３）。
【００４７】
カルテ管理者は、一度に返却しようする数になるまで上述したようにしてバーコード情報の入力を繰り返し遂行するようになるが、この入力操作中において移動棚２の収納ボックス１０に収納可能な最大収納数に達すると、ステップＳ２４からステップＳ２５に進み、警報信号生成手段５６は警報信号を生成する。即ち、最大空きスペース数選定手段５２は収納棚２の収納ボックス１０の空きスペース数（この空きスペース数は、収納可能なカルテ１２の数に対応する）のうち最大空きスペース数（この最大空きスペース数は、収納可能なカルテ１２の最大収納可能数に対応する）を選定し、警報信号生成手段５６は、この最大空きスペース数（換言すると、最大収納可能数）と入力数演算手段５４の演算値とを対比し、演算値が最大スペース数に達すると警報信号を生成する。かくすると、警報信号に基づいて警報情報が表示装置６６に表示され、この表示内容を見ることによって、カルテ管理者は収納ボックス１０に一度に収納可能な限界に達したことを知ることができる。このような状態になると、バーコードリーダ７８によるバーコード情報の更なる入力を禁止するように構成するのが望ましく、この入力禁止状態の解除は、例えば、読み取ったバーコード情報のカルテ１２を収納ボックス１０に収納したときに行うようにすることができる。尚、警報信号による警報は、表示装置６６に加えて、又はこれに代えて、スピーカなどの音声発生手段により警告するようにしてもよい。
【００４８】
ステップＳ２４からステップＳ２５を経て、又はステップＳ２６を経て収納ボックス１０に収納するカルテ１２の数が設定されると、収納ボックス選定手段５８はカルテ１２を収納すべき収納ボックス１０を選定する（ステップＳ２７）。この実施形態では、収納棚２の収納ボックス１０には優先的に収納するための優先順位が付されており、例えば、収納棚２の上下方向中央（上から第３番目）の段の優先順位が最も高く、この段に位置する収納ボックス１０の左側から右側に向けて順に優先順位が付けられる。この優先順位は、その次が上から第２番目の段、上から第４番目の段、上から第１番目の段、上から第５番目の段の順となり、各段における収納ボックス１０においては、上述と同様に、左側から右側に向けて順に優先順位が付けられる。このような優先順位は、カルテ管理者が管理を行い易いように適宜設定することができる。
【００４９】
ステップＳ２４からステップＳ２５を経てステップＳ２７に進むと、収納ボックス選定手段５８は最大空きスペース数の収納ボックス１０が複数存在するときには上述した優先順位において最も優先順位の高い収納ボックス１０選定する。またステップ２６からステップＳ２７に進むと、収納ボックス選定手段５８は、戻そうとするカルテ１２を収納可能な収納ボックス１０が複数存在するときにはこの優先順位において最も優先順位の高い収納ボックス１０を選定する。換言すると、バーコードリーダ８０で入力したカルテ数と同数の空きスペース数を有する収納ボックス１０及びこのカルテ数よりも多い空きスペース数を有する収納ボックス１０のうち最も優先順位の高いものが選定される。
【００５０】
このように収納ボックス１０が選定されると、作動制御手段３４は、この収納ボックス１０の収納場所に対応する戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９を点灯する（ステップＳ２８）。このとき、戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９の点灯は、収納場所の指示と戻すカルテ数の確認のために戻すカルテ１２に対応する数だけ点灯するようにしてもよいが、収納場所の指示のためにそれらの一つを点灯するようにしてもよい。
【００５１】
そして、点灯した戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９に対応する開閉扉１４についてのロック手段１７のロック状態が解除され（ステップＳ２９）、これによって、カルテ管理者は点灯した発光ダイオード２９によってカルテ１２の戻すべき場所を容易に見付けることができ、戻すように入力したカルテ１２を収納ボックス１０に一度に戻すことができる（ステップＳ３０）。尚、開閉扉１４が開放されると、それに対応する開閉スイッチ８０が開となり、この開閉スイッチ８０の開信号に基づいて、残りの収納ボックス１０の開閉扉１４が開放されるのが防止される。
【００５２】
このようにしてカルテ１２を収納した後は、開閉扉１４を閉じてロック手段１７をロック状態にする（ステップＳ３１）。かくすると、開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８０が閉になり、かかる開閉スイッチ８０の閉信号に基づいて、次の動作が行われる。まず、カルテ１２を収納した収納ボックス１０において、戻すように入力されたカルテ１２が、所定方向（例えば、左から右の方向）に見て収納された状態のカルテ１２の後側（例えば、右側）に、戻すように入力された順に収納されることから、この収納したカルテ１２の各々についてそれぞれ収納された収納場所に対応する収納場所情報が付され、収納したカルテ１２のカルテ情報と関連付けられて管理カルテデータベース７２に登録される。次いで、空きスペース演算手段４８は、カルテ１２を戻した収納ボックス１０についての空きスペース数を演算する（ステップＳ３３）。収納ボックス１０に空きがないようにカルテ１２を戻すと、空きスペース数がゼロとなって収納可能なスペースなくなり、更なるカルテ１２の収納はできなくなるが、空きスペース数がいくつか残ると、この空きスペース数に更なるカルテ１２の収納が可能となる。また、点灯していた戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９が消灯し（ステップＳ３４）、このようにして取り出したカルテ１２（新たに作成したものを含む）の収納が行われる。尚、開閉扉１４を閉じて開閉スイッチ８０が閉になると、計時手段６０はそのときの時刻を計時し、この時刻情報がカルテ戻し時刻情報としてカルテ情報に付加される。
【００５３】
このようにしてカルテ１２を収納した後はステップＳ２１に戻り、取り出したカルテ１２を全て収納棚２に戻すまで上述した動作が繰り返し行われる。
以上、本発明に従う書類管理システムの一実施形態について説明したが、本発明はかかる実施形態に限定されるものではなく、本発明の範囲を逸脱することなく種々の変形乃至修正が可能である。
【００５４】
例えば、上述した実施形態では、収納棚２の全体を一つの領域として設定し、この領域内において収納ボックス１０の優先順位を設定しているが、収納棚２の全体を優先順位に応じて二つ又は三つ以上の領域に区分し、これら区分された各領域において優先順位を設定するようにしてもよい。収納棚２を例えば二つの領域に、例えば収納の優先順位が高い優先領域（例えば、図１の収納棚２において、上から第２、第３及び第４番目の段の収納ボックス１０）と収納の優先順位が低い予備領域（例えば、最上段及び最下段の収納ボックス１０）とに区分した場合、優先領域及び予備領域のそれぞれの収納ボックス１０について別個に優先順位を付すようになる。かかる場合、カルテ１２を戻す際に、収納ボックス選定手段５８は、まず、戻すために入力された入力数のカルテ１２を収納するように優先領域の収納ボックス１０から上述したように優先順位に沿って選定し、カルテ１２は優先領域の収納ボックス１０に優先的に収納されるようになる。そして、優先領域の全収納ボックス１０において収納スペースがなくなった後に、収納ボックス選定手段５８は、次に、予備領域の収納ボックス１０から上述したように優先順位に沿って選定し、カルテ１２は予備領域の収納ボックス１０に収納されるようになる。このように構成した場合、取出しの多いカルテ１２が優先領域の収納ボックス１０に収納されるようになり、カルテ１２の取扱いが効率的となるように保管管理することができる。
【００５５】
上述したように優先領域及び予備領域と区分することに代えて、通常に使用する書類を収容する通常領域と、所定期間（例えば、３カ月、６カ月など）継続して使用していない書類を収納する保管領域とに区分するように構成することもでき、この場合、例えば、図１の収納棚２において、書類の出し入れが容易な収納ボックス１０（例えば、上から第２、第３及び第４番目の段の収納ボックス１０）を使用領域と設定し、書類の出し入れが容易でない収納ボックス１０（例えば、最上段及び最下段の収納ボックス１０）を保管領域と設定することができる。このように構成した場合、使用領域の収納ボックス１０から所定期間、例えば６カ月継続して使用していない書類、例えば長期不使用カルテ１２を取り出すときには、図７に示すように行われ、取り出した長期不使用カルテ１２を保管領域の収納ボックス１０に収納するときには、図８に示すように行われる。
【００５６】
図７において、所定期間不使用のカルテ１２を取り出すときには、不使用期間、例えば６カ月を入力手段６８を用いて入力操作する（ステップＳ４１）。この修正形態では、キーボード７４、マウス７６などを用いて入力し、かく入力すると、取出し・戻し判定手段４４はカルテ１２が収納棚２に収納されているとしてカルテ１２の取出しと判定する（ステップＳ４２）。かく入力すると、マイクロコンピュータ４２は、使用領域の複数の収納ボックス１０に収納された各カルテ１２について、最後に収納した時刻から現時点までの不使用経過時間、即ち不使用収納時間を演算し（ステップＳ４３）、この不使用経過期間が入力手段６８により入力した不使用期間（例えば、６カ月）を超えたカルテ１２が存在しないときには、ステップＳ４４を経て終了し、使用領域の収納ボックス１０に収納されたカルテ１２を取り出すことなく作業は終了する。
【００５７】
一方、不使用経過時間が入力した不使用期間（例えば、６カ月）を超えたカルテ１２が存在しているときには、ステップＳ４４からステップＳ４５に進み、マイクロコンピュータ３２のデータ読出し手段３８は所定期間不使用のカルテ１２の一つの保管場所データを読み出し（ステップＳ４５）、作動制御手段３４は読み出した保管場所データに対応する取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７を点灯し（ステップＳ４６）、また点灯した発光ダイオード２７に対応する開閉扉１４のロック手段１７のロック状態を解除する（ステップＳ４７）。このように取出し点灯表示手段２６の所定の発光ダイオード２７が点灯し、この発光ダイオード２７に対応する開閉扉１４が開放されるので、作業者はその不使用カルテ１２が収納された収納場所を容易に見付けることができるとともに、その収納ボックス１０に行ってこのカルテ１２を容易に取り出すことができる（ステップＳ４８）。
【００５８】
このようにして患者のカルテ１２を取り出した後は、開閉扉１４を閉じてロック手段１７をロック状態にする（ステップＳ４９）。かくすると、開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８４が開から閉になり、かかる開閉スイッチ８４の閉（オフ）信号に基づいて、保管場所移し手段５０は保管場所データの変更を行い（ステップＳ５０）、この保管場所データの変更は、上述したと同様に、取り出した特定カルテ１２を基準として所定方向（例えば、左から右の方向）においてその前側のカルテ１２については収納場所の移動はないが、その後側のカルテ１２については収納場所が所定方向に一つ前側に移動され、かく変更された収納場所データが管理カルテデータベース７２に修正登録される。そして、このカルテ１２を取り出した収納ボックス１０についての空きスペースの演算が行われ（ステップＳ５１）、空きスペース演算手段４８は、この収納ボックス１０の空きスペース数を「１」加算し、加算した空きスペース数が管理カルテデータベース７２に登録される。
【００５９】
その後、点灯していた取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７が消灯し（ステップＳ５２）、このようにして不使用のカルテ１２の取出しが行われ、ステップＳ５３の後にステップＳ４１に戻り、不使用の全カルテ１２について一つずつ行われる。尚、上述した修正形態では、所定期間未使用のカルテ１２を各カルテ１２毎に取り出しているが、このような取出しは使用領域の各収納ボックス１２毎に取り出すようにしてもよく、このように構成した場合、データ読出し手段３８は各収納ボックス１２毎に、その収納ボックス１２に収納された所定期間不使用の全カルテ１２の保管場所データを読み出し、作動制御手段３４は読み出した保管場所データに対応する取出し点灯表示手段２６の全発光ダイオード２７を点灯し、またこの収納ボックス１２の開閉扉１４のロック手段１７のロック状態を解除するようになり、このように構成することによって、カルテ１２の取出しを効率的に行うことができる。
【００６０】
次に、図８を参照して、取り出した長期不使用カルテ１２の収納について説明すると、カルテ１２を戻すときには、バーコードリーダ７８を用いてカルテケース１６に付されたバーコード３１の読み取りが行われ（ステップＳ６１）、このようにバーコードリーダ７８を用いて入力したときには、手元にカルテケース１６が存在しており、それ故に、取出し・戻し判定手段４４はカルテ１２の戻しと判定する（ステップＳ６２）。このバーコードリーダ７８による入力が行われると、収納ボックス選定手段５８は、保管領域の複数の収納ボックス１０の収納保管する優先順位の順に保管すべき収納ボックス１０を選定する（ステップＳ６３）。例えば、この修正形態では、図１の最上段及び最下段に保管領域が設定され、最上段の例えば左から右に向けて優先順位が付され、最上段の次に最下段の例えば左から右に向けて優先順位が付されており、従って、収納ボックス選定手段５８は、まず、最上段の左端の収納ボックス１０を選定し、この収納ボックス１０に空きスペースが存在しないときには、優先順位の順に右に移って空きスペースが存在する収納ボックス１０のうち最も優先順位の高い収納ボックス１０を選定する。
【００６１】
このように保管すべき収納ボックス１０が選定されると、マイクロコンピュータ３２の入力数演算手段５４は、バーコードリーダ７８で読み取ったバーコード情報の入力数（換言すると、保管すべきカルテ１２の数）を演算し（ステップＳ６４）、この入力カルテ数が選定された収納ボックス１０の収納可能数、即ち空きスペース数に達するまで行われる。そして、収納可能数まで達すると、ステップＳ６５からステップＳ６６に進み、警報信号生成手段５６は警報信号を生成し、この警報信号に基づいて警報情報が表示装置６６に表示され、この表示内容を見ることによって、カルテ管理者は選定された収納ボックス１０に一度に保管収納可能な限界に達したことを知ることができる。
【００６２】
ステップＳ６５からステップＳ６６を経て、又は収納可能数に達することなくステップＳ６７を経てステップＳ６８に進むと、作動制御手段３４は、選定された収納ボックス１０の収納場所に対応する戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９を点灯し、点灯した戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９に対応する開閉扉１４についてのロック手段１７のロック状態が解除され（ステップＳ６９）、これによって、カルテ管理者は点灯した発光ダイオード２９によって長期不使用カルテ１２の保管すべき場所を容易に見付けることができ、戻すように入力したカルテ１２を保管領域の収納ボックス１０に一度に戻すことができる（ステップＳ７０）。
【００６３】
このようにして長期不使用カルテ１２を保管した後は、開閉扉１４を閉じてロック手段１７をロック状態にする（ステップＳ７１）。かくすると、開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８０が閉になり、かかる開閉スイッチ８０の閉信号に基づいて、次の動作が行われる。まず、長期不使用カルテ１２を保管した収納ボックス１０において、保管するように入力されたカルテ１２が、所定方向（例えば、左から右の方向）に見て収納された状態のカルテ１２の後側（例えば、右側）に、保管されるように入力された順に保管されることから、この収納したカルテ１２の各々についてそれぞれ収納された保管場所に対応する収納場所情報が付され、保管されたカルテ１２のカルテ情報と関連付けられて管理カルテデータベース７２に登録される（ステップＳ７２）。次いで、空きスペース演算手段４８は、長期不使用カルテ１２を戻した収納ボックス１０についての空きスペース数を演算し（ステップＳ７３）、空きがないようにカルテ１２を保管したときには、この収納ボックス１０の空きスペース数はゼロとなって収納可能なスペースなくなるが、空きスペース数がいくつか残ると、この空きスペース数に更なるカルテ１２の収納が可能となる。尚、開閉扉１４を閉じて開閉スイッチ８０が閉になると、計時手段６０はそのときの時刻を計時し、この時刻情報がカルテ保管時刻情報としてカルテ情報に付加される。
【００６４】
このようにして長期不使用カルテ１２を保管領域の収納ボックス１０に保管した後はステップＳ７５からステップＳ６１に戻り、使用領域の収納ボックス１０から取り出した長期不使用カルテ１２の全てを保管領域の収納ボックス１０に戻すまで上述した動作が繰り返し行われ、取り出したカルテ１２は保管領域の収納ボックス１０に、設定された優先順位の順に保管される。このように使用領域と保管領域との区別することによって、長期不使用カルテ１２を区別して保管することができ、カルテ１２の保管を効率的に行うことができる。
【００６５】
このような収納ボックス１０に、更に、保存領域としての保存棚（図示せず）を付設するようにしてもよい。この保存棚も収納ボックス１０と同様の構成でよく、優先順位が付された複数の保存ボックスを有し、不要になったカルテ１２はこの保存ボックスに収容される。即ち、保管領域に長期（例えば、１年程度）にわたって保管された長期不使用のカルテ１２は、保存領域の収納ボックス１０を一つの単位として保存棚の保存ボックスに移され、このように一つの収納ブックス１０に収納されたカルテ１２をまとめて保存ボックスに移すことによって、保存棚の保存ボックスに収容されたカルテ１２の管理を書類管理システムのマイクロコンピュータを利用して容易に行うことができる。
【００６６】
また、例えば、上述した実施形態では、カルテ１２を収納するカルテケース１６の厚さが一定である場合について説明したが、厚さの異なる複数種のカルテケース１６を用いる場合にも適用することができ、かかる場合、次のようなドット管理によってカルテケース１６の厚み管理を行うようにすることができる。例えば、厚みが標準である標準カルテケース（換言すると、標準書類）については標準ドット数、例えば１０ドットに設定し、標準カルテケースよりも厚さが薄いカルテケース（換言すると、薄い書類）については標準ドット数よりも少ない減少ドット数、例えば５ドットに設定し、標準カルテケースよりも厚さが幾分厚い（又は厚い）カルテケースについては標準ドット数よりも多い増加ドット数、例えば１５（又は２０）ドットに設定し、このようにドット管理することによって、厚さの異なるカルテケース（換言すると、カルテ）を複数種用いても比較的簡単に且つ容易に収納したカルテの収納場所情報を管理することができる。この場合、各収納ボックス１０毎に収納場所情報を得るためのドットが割り当てられ、その割当ては所定方向に見て前端から後端（例えば、左詰めの場合、左端から右端）の方向に割り当てられ、厚さの異なる各種カルテケースは、所定方向前端（例えば、左詰めの場合に左端）から順にドット管理されるようになり、各収納ボックス１０における空きスペース数は、カルテケースが収納されていない空いた場所に対応するドットの数、即ち空きドット数を利用して演算されるようになる。
【００６７】
また、上述した実施形態では、収納されたカルテ１２を取り出すときに一つずつ取り出すように説明したが、カードリーダ８０で複数の患者の患者情報を入力したときには、入力した患者情報をマイクロコンピュータ３２のメモリ手段６２に一時的に記憶し、カードリーダ８０で入力した順に一つずつカルテ１２を上述したようにして取り出すようになる。このようにカルテ１２を取り出す場合、マイクロコンピュータ３２に優先選択手段（図示せず）を含ませ、先に入力された患者情報に対応するカルテ１２と、後に入力された患者情報に対応するカルテ１２とが同一の収納ボックス１２に収納されているときには、作動制御手段３４が先に入力された患者情報を選択してこの情報のカルテ１２に対応する取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７を点灯する際に、優先選択手段が後に入力された患者情報に対応するカルテ１２を優先して選択し、優先選択された患者情報のカルテ１２に対応する取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７も併せて点灯させ、カルテ管理者にこの収納ボックス１０に取り出すべきカルテ１２が二つ収納されていることを知らせるようにするのが望ましい。このように構成することによって、カルテ１２の一層効率的な取出しが可能となる。
【００６８】
また、上述した実施形態では、各収納ボックス１０の開口部の上側に表示部３０を設け、この表示部３０に取出し点灯表示手段２６及び戻し点灯表示手段２８を設けているが、図９に示すように、このような表示部を各収納ボックス１０内の上部に設けるようにしてもよい。図９において、この変形形態では、表示部３０Ａは収納ボックス１０内の上部に配設され、かかる表示部３０Ａに取出し点灯表示部２６及び戻し点灯表示部２８が設けられている。この変形形態のその他の構成は、上述した実施形態と実質上同一である。
【００６９】
このような変形形態では、収納棚２Ａの開閉扉１４を閉状態にして収納ボックス１０を閉じると、図９に示すように、表示部３０Ａが開閉扉１４によって覆われ、取出し点灯表示手段２６及び戻し点灯表示手段２８が収納ボックス１０内に収容される。従って、棚本体４Ａの前面には突出物などが存在せず、デザイン的にスッキリしたものとなる。尚、このように構成する場合、ロック手段１７のロック状態が解除されたときに開閉扉１４が自動的に開放されるように構成するのが望ましい。
【００７０】
また、上述した実施形態では、収納棚２（２Ａ）の収納ボックス１０に対応して表示部３０（３０Ａ）を設けているが、収納ボックス１０に収納されるカルテ１２の数が少ない場合などにおいては、かかる表示部３０（３０Ａ）を省略することができる。
【００７１】
また、上述した実施形態では、入力手段６８としてキーボード７４，マウス７６、バーコードリーダ７８及びカードリーダ８０を用いているが、これらに加えて携帯型チップ識別装置（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）を用いるようにしてもよい。この携帯型チップ識別装置は、情報が登録されたＩＣチップ（所謂、無線チップ）と、このＩＣチップに登録された情報を読み取るチップ読取り手段とから構成され、ＩＣチップが書類側、例えばカルテケース１６に貼着され、チップ読取り手段が書類管理者が携帯して使用する（例えば、腕に取り付ける小型のものであれば、使用者の腕に取り付けて使用する）。
【００７２】
この携帯型チップ識別装置を用いる場合、次のような用い方をすることができる。例えば、収納ボックスから書類を取り出す場合、患者カードとしてＩＣチップを内蔵したＩＣカードを用いることによって、チップ読取り手段によってＩＣカードに登録された情報を読み取り、この読み取った情報を利用して収納ボックス１０に収納されたカルテ１２（具体的には、カルテ１２が収納されたカルテケース１６）を取り出すようにすることができ、その取出しは上述したと同様に行うことができ、このようにすることによって、複数のＩＣカードを手で持ち、それらの情報を順に読み取りながら収納ボックス１０に収納されたカルテ１２を一つずつ取り出すことができる。
【００７３】
また、例えば、収納ボックス１０からカルテ１２（カルテケース１６）を取り出す場合、取り出したカルテ１２の確認を行うことが可能となる。即ち、チップ読取り手段（又は、カードリーダ８０）によってＩＣカードに登録された情報を読み取り、読み取った情報に対応するカルテ１２を上述したようにして取り出し、この取り出した際に、チップ読取り手段によってカルテケース１６に貼着されたＩＣチップに登録された情報を読み取るようにする。そして、カルテ１２の取り出しに際して入力した入力取出し情報（チップ読取り手段又はカードリーダ８０により読み取った情報）と、取り出したカルテケース１６のＩＣチップの読取り確認情報（チップ読取り手段により入力された情報）とを対比し、入力取出し情報と読取り確認情報とが一致するときには、正しいカルテ１２（カルテケース１６）が取り出されたとして適宜の正しい合図を出力し（例えば、「ピンポン」と音声出力する）、また入力取出し情報と読取り確認情報とが一致しないときには、誤ったカルテ１２（カルテケース１６）が取り出されたとして適宜の間違い合図を出力する（例えば、「ブー」と音声出力する）ようにする。このように構成することによって、カルテ１２を取出しながら取り出したカルテ１２の確認を行うことができ、カルテ１２の取出し作業が容易になるとともに、カルテ１２の誤取出しを防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００７４】
【図１】書類管理システムの一例としてのカルテ管理システムにおける収納棚を簡略的に示す斜視図。
【図２】図１の収納棚の一部を、開閉扉を開放した状態で示す斜視図。
【図３】図２の収納棚の収納ボックスに収納されるカルテケース及びそれに収容されたカルテを示す斜視図。
【図４】カルテ管理システムの制御系を示すブロック図。
【図５】図５は、カルテ管理システムにおけるカルテの取出しの流れを示すフローチャート。
【図６】カルテ管理システムにおけるカルテの戻しの流れを示すフローチャート。
【図７】使用領域の収納ボックスに収納された長期不使用カルテの取出しの流れを示すフローチャート。
【図８】長期不使用カルテの保管領域の収納ボックスへの保管の流れを示すフローチャート。
【図９】収納棚の変形形態の一部を、開閉扉を開放した状態で示す斜視図。
【符号の説明】
【００７５】
２ 収納棚
４ 棚本体
１０ 収納ボックス
１２ カルテ
１４ 開閉扉
１６ カルテケース
１７ ロック手段
２６ 取出し点灯表示手段
２８ 戻し点灯表示手段
３２ マイクロコンピュータ
４８ 空きスペース演算手段
５０ 保管場所移し手段
５２ 最大スペース数選定手段
５４ 入力数演算手段
５６ 警告信号生成手段
５８ 収納ボックス選定手段
７４ 入力手段
７２ 管理カルテデータベース
【技術分野】
【０００１】
本発明は、カルテ、処方箋などの書類を管理するための書類管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
カルテなどの書類を管理するための書類管理システムとして、多数の収納スペースを有する収納棚を収納棚を備えたものが知られている（例えば、特許文献１参照）。この書類管理システムにおいては、収納棚に棚段を表示するための棚段表示ランプ（例えば、発光ダイオード）が設けられているとともに、収納棚に収納される各ファイルケースにファイル表示ランプ（例えば、発光ダイオード）が設けら、これら棚表示ランプ及びファイル表示ランプが制御装置によって点灯制御されるように構成されている。制御装置は、システム全体を制御するための主制御手段と、収納棚に装備され、この収納棚に設置されたファイル表示ランプを点灯制御するための副制御手段とを含んでおり、主制御手段と副制御手段との間、また副制御手段とファイル表示ランプとの間が、例えば赤外線を用いて情報を送受信できるように通信可能になっている。
【０００３】
この書類管理システムにおいては、特定書類のＩＤ情報を入力すると、主制御手段は特定書類が収納された収納棚に対応する棚段表示ランプを点灯する。そして、作業者がその収納棚まで移動して副制御手段の表示スイッチを操作すると、副制御手段は特定書類が収容されたファイルケースのファイル表示ランプを点灯し、このように棚段表示ランプ及びファイル表示ランプを点灯させることによって、作業者は入力したＩＤ情報に対応した特定書類を容易に見つけて取り出すことができる。
【０００４】
【特許文献１】特開平９−８６６１４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
しかしながら、上述した書類管理システムでは、次の通りの解決すべき問題がある。第１に、制御装置が主制御手段と各収納棚に設置された副制御手段とから構成され、主制御手段と副制御手段との間が赤外線で送受信され、また副制御手段と各ファイルケースのファイル表示ランプとの間も赤外線で送受信される構成であるので、書類管理システム全体が大きなシステムとなり、大学病院、総合病院などの大きな病院では適用することができるが、小さな個人病院などでは適用するのが困難である。第２に、管理するファイルはファイル表示ランプ付きファイルケースに収納されるので、多数のファイルを管理しようとすると高価なファイルケースが多く必要となり、システムが高価なものとなる。第３に、管理するファイルは収納棚に単に収納される構成であるので、近年において特に重要である個人情報の管理という面では不充分である。
【０００６】
本発明の目的は、比較的構成が簡単で、書類の管理を確実に行うことができる書類管理システムを提供することである。
本発明の他の目的は、小さな病院、薬局などの事業所において好都合に適用することができる書類管理システムを提供することである。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の請求項１に記載の書類管理システムは、複数種の書類を収納するための複数の収納ボックスを備えた収納棚と、前記収納棚の各収納ボックスに開閉自在に装着された開閉扉と、前記開閉扉を開閉自在にロックするためのロック手段と、前記複数種の書類を識別するための識別情報を入力するための入力手段と、前記複数種の書類に関する情報を登録する管理書類データベースと、前記ロック手段を制御するための制御手段と、を具備し、
前記制御手段は、前記複数の収納ボックスの各々の空きスペース数を演算するための空きスペース演算手段と、前記空きスペース演算手段により演算された空きスペース数の最大値を選定する最大スペース数選定手段と、前記複数種の書類の入力数を演算するための入力数演算手段と、警報信号を生成する警報信号生成手段とを備え、前記警報信号生成手段は、前記入力数演算手段の入力数が空きスペース数の最大値に達すると前記警報信号を生成することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明の請求項２に記載の書類管理システムでは、前記複数の収納ボックスには収納のための優先順位が付されており、このことに関連して、前記制御手段は前記入力数演算手段により演算された入力数の書類が収容可能な前記収納ボックスを選定する収納ボックス選定手段を備えており、前記収納ボックス選定手段は、前記入力数の書類が収納可能な前記収納ボックスのうち優先順位の高い収納ボックスを選定することを特徴とする。
【０００９】
また、本発明の請求項３にに記載の書類管理システムでは、前記複数の収納ボックスは、収納の優先順位が高い優先領域と、収納の優先順位が低い予備領域とに区分されており、前記収納ボックス選定手段は、まず、前記優先領域の前記複数の収納ボックスについて前記入力数の書類を収納するように収納ボックスを選定し、前記優先領域の前記複数の収納ボックスの収納場所がなくなった後に、前記予備領域の前記収納ボックスついて前記入力数の書類を収納するように収納ボックスを選定することを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の請求項４に記載の書類管理システムでは、前記複数の収納ボックスの各々に対応して、点灯表示するための点灯表示手段が設けられており、前記制御手段は、前記収納ボックス選定手段が選定した前記収納ボックスに対応する前記点灯表示手段を点灯することを特徴とする。
【００１１】
また、本発明の請求項５に記載の書類管理システムでは、前記制御手段は、収納された書類を取り出す場合に、前記入力手段により入力された順に前記点灯表示手段を点灯するように構成されており、このことに関連して、前記制御手段は、前記点灯表示手段の点灯順位を優先するための優先選択手段を備えており、同一の収納ボックスに収納された書類が前後して前記入力手段により入力されると、前記優先選択手段は、先に入力された書類を選択するときに後に入力された書類も同時に選択し、前記点灯表示手段はこれら書類に対応して点灯することを特徴とする。
【００１２】
また、本発明の請求項６に記載の書類管理システムでは、前記複数の収納ボックスは、通常に使用する書類を収納する使用領域と、所定期間継続して使用していない書類を収納する保管領域とに区分され、前記使用領域の前記複数の収納ボックスと前記保管領域の前記複数の収納ボックスとは別個に優先順位が付けられており、前記使用領域の前記複数の収納ボックスに収納された書類のうち所定期間継続して使用してない書類を取り出して前記保管領域の前記複数の収納ボックスに収納するときには、前記警報信号生成手段は、前記保管領域の前記複数の収納ボックスの優先順位の順にその収納ボックスの空きスペース数に達すると前記警報信号を生成することを特徴とする。
【００１３】
また、本発明の請求項７に記載の書類管理システムでは、前記収納ボックスへの書類の収納は所定方向に順に収容されるように構成されており、このことに関連して、前記制御手段は、前記収納ボックスに収納された前記複数の書類の保管場所情報を移す保管場所移し手段を備えており、前記特定収納ボックスから特定書類を取り出したときに、前記保管場所移し手段は、前記所定方向の順序に見て前記特定書類より後側の書類の前記保管場所情報を前側に移すことを特徴とする。
【００１４】
更に、本発明の請求項８に記載の書類管理システムでは、前記制御手段に関連して、携帯型チップ識別装置が設けられ、前記携帯型チップ識別装置は、書類側に設けられるＩＣチップと、書類管理者が携帯するチップ読取り手段とから構成され、前記チップ読取り装置が前記ＩＣチップに登録された情報を読み取ることを特徴とする。
【００１５】
更にまた、本発明の請求項９に記載の書類管理システムでは、前記複数種の書類はドットでもって厚み管理され、前記複数種の書類を保管する保管場所情報はこのドットでもって管理され、厚みが標準である書類は基準ドット数に設定され、前記標準書類よりも厚い書類は前記基準ドット数よりも多い増加ドット数に設定され、前記標準書類よりも薄い書類は前記基準ドット数よりも少ない減少ドット数に設定されていることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
本発明の請求項１に記載の書類管理システムによれば、空きスペース演算手段は複数の収納ボックスの各々の空きスペース数を演算し、最大スペース数選定手段は空きスペース演算手段により演算された空きスペース数の最大値を選定し、警報信号生成手段は入力数演算手段の入力数が空きスペース数の最大値に達すると警報信号を生成するので、複数種の書類を収納する際に、一度に収納可能な書類を容易に把握することができ、種類の収納を効率的に短時間に行うことができる。
【００１７】
また、本発明の請求項２に記載の書類管理システムによれば、複数の収納ボックスには収納のための優先順位が付され、収納ボックス選定手段は入力数の書類が収納可能な収納ボックスのうち優先順位の高い収納ボックスを選定するので、収納する書類は優先順位の高い順に収納されるようになり、書類管理者の意図するように書類を収納管理することができる。例えば、書類の取り出し易い場所の順に複数の収納ボックスに優先順位を付けると、書類が取り出しやすいように書類を収納ボックスに戻すことができる。
【００１８】
また、本発明の請求項３に記載の書類管理システムによれば、書類を収納するときに、収納ボックス選定手段は、優先領域の収納ボックスについて入力数の書類を収納するように収納ボックスを選定し、そして優先領域の収納ボックスの収納場所がなくなると、次に予備領域の収納ボックスついて入力数の書類を収納するように収納ボックスを選定するので、使用頻度の高い書類は優先領域の収納ボックスに収納されるようになる。例えば、書類の取り出し易い収納ボックスの領域を優先領域として指定し、取り出し難い収納ボックスを予備領域として指定すると、使用頻度の高い書類は取り出し易い優先領域の収納ボックスに収納され、書類の出し入れが容易となるように管理することができる。
【００１９】
また、本発明の請求項４に記載の書類管理システムによれば、複数の収納ボックスの各々に対応して点灯表示手段が設けられ、収納ボックス選定手段が選定した収納ボックスに対応する点灯表示手段が点灯されるので、選定された収納ボックスを容易に見付けることができる。
【００２０】
また、本発明の請求項５に記載の書類管理システムによれば、同一の収納ボックスに収納された書類が前後して入力手段により入力されると、優先選択手段は、先に入力された書類を選択するときに後に入力された書類も同時に選択し、点灯表示手段はこれら書類に対応して点灯するので、同一収納ボックス内に収納された書類を効率よく取り出すことができる。
【００２１】
また、本発明の請求項６に記載の書類管理システムによれば、使用領域の複数の収納ボックスには通常に使用する書類が収納され、保管領域の複数の収納ボックスには所定期間継続して使用していない書類が収納される。使用領域の複数の収納ボックスに収納された書類のうち所定期間継続して使用してない書類を取り出して保管領域の複数の収納ボックスに収納するときには、保管領域の複数の収納ボックスの優先順位の順に書類が収容され、このとき警報信号生成手段はその収納ボックスの空きスペース数に達すると警報信号を生成するので、優先順位の順に所定期間未使用の書類を収納することができ、このように書類を管理することによって、カルテなどの書類を効率よく管理することができる。
【００２２】
また、本発明の請求項７に記載の書類管理システムによれば、収納ボックスへの書類の収納は初手方向に、例えば左詰め（又は右詰め）に行うように構成されているので、一度に複数種の書類を収納しても所要の通りに管理することができる。また、特定書類を取り出したときには、保管場所移し手段は、所定方向の順序に見て特定書類より後側の書類の保管場所情報を前側に移すので、取り出したことによる保管場所情報の修正を簡単に行うことができる。
【００２３】
更に、本発明の請求項８に記載の書類管理システムによれば、携帯型チップ識別装置が用いられ、ＩＣチップが書類側に設けられ、書類管理者はチップ読取り手段を携帯してＩＣチップに登録された情報を読み取るので、書類の出入れの動作を行いながら書類の情報の入力を行うことができる。例えば、収納ボックスから取り出した書類に付されたＩＣチップの情報をチップ読取り手段で読み取ることによって、取り出した書類が正しいものかを読み取った情報に基づいて識別することができる。
【００２４】
更にまた、本発明の請求項９に記載の書類管理システムによれば、複数種の書類はドットでもって厚み管理されているので、厚みの異なる複数種のファイルｗ所要の通りに収納管理することができる。この場合、厚みが標準である書類は基準ドット数に設定され、標準書類よりも厚い書類は基準ドット数よりも多い増加ドット数に設定され、標準書類よりも薄い書類は基準ドット数よりも少ない減少ドット数に設定される。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、添付図面を参照して、本発明に従う書類管理システムの一実施形態について説明する。図１は、書類管理システムの一例としてのカルテ管理システムにおける収納棚を簡略的に示す斜視図であり、図２は、図１の収納棚の一部を、開閉扉を開放した状態で示す斜視図であり、図３は、図２の収納棚の収納ボックスに収納されるカルテケース及びそれに収容されたカルテを示す斜視図であり、図４は、カルテ管理システムの制御系を示すブロック図であり、図５は、カルテ管理システムにおけるカルテの取出しの流れを示すフローチャートであり、図６は、カルテ管理システムにおけるカルテの戻しの流れを示すフローチャートである。
【００２６】
図１及び図２において、書類管理システムの一例としての図示のカルテ管理システムは、事務室などの室内に設置される収納棚２を備えている。収納棚２は直方体状の棚本体４を備え、この棚本体４には、横方向（図１及び図２において左右方向）に間隔を置いて配設された縦仕切壁６と、上下方向（図１及び図２において上下方向）に間隔をおいて配設された横仕切り壁８が設けられ、これら縦仕切壁６及び横仕切壁８によって棚本体４内に複数の収納ボックス１０が規定されている。この実施形態では、書類としての診察用カルテ１２（図３参照）に適用され、カルテ１２を収納するための収納ボックス１０が横方向に１０列、上下方向に５段設けられ、合計５０個の収納ボックス１０が設けられている。尚、収納棚２に設ける収納ボックス１０の個数は適宜に設定することができ、例えば横方向に５〜１５列、上下方向に３〜６段設けることができ、収納棚２を一つ用いるようにしてもよいが、収納すべきカルテ１２が多数のときには、この収納棚２を２つ又は３つ以上組み合わせて用いるようにしてもよい。
【００２７】
各収納ボックス１０の開口部には、開閉扉１４が開閉自在に取り付けられている。この開閉扉１４は、例えば蝶番などを用いて開閉自在に取り付けられ、開状態においては、図２の左上の収納ボックス１０に関連して示すように、収納ボックス１０の開口部を開放し、収納ボックス１０内に収納されたカルテケース１６（図３に示すように、このカルテケース１６内にカルテ１２が収容されている）を取り出すことができ、また閉状態においては、図１及び図２の残りの部分で示すように、収納ボックス１０の開口部を閉塞する。この棚本体４、縦仕切壁６、横仕切壁８及び開閉扉１４はスチールなどの金属材料から形成され、このような材料から形成することによって充分な強度が得られるとともに、外部から収納ボックス１０内を目視することができず、充分な機密状態に保ったカルテ管理を行うことができる。
【００２８】
この収納棚２には、収納ボックス１０の開閉扉１４を開閉自在にロックするためのロック機構１５（図４参照）が設けられ、このロック機構１５は、各収納ボックス１０内の上端部及びこれに対応する開閉扉１４の上端部に設けられたロック手段１７（図２参照）から構成されている。各ロック手段１７は、係合受部１８を備えた受け部材２０と、係合爪部２２を備えた係合部材２４とから構成され、受け部材２０が収納ボックス１０側に設けられ、係合部材２４が開閉扉１４側に設けられている。開閉扉１４の係合爪部２２が収納ボックス１０側の係合受部１８に解除自在に係合すると、このロック手段１７がロック状態となる。このロック状態においては、係合部材２４の係合爪部２２が受け部材２０の係合受部１８に係合保持され、収納ボックス１０に収納されたカルテケース１６の取出しができず、収納したカルテ１２を安全に管理することができる。また、開閉扉１４側の係合部材１４が収納ボックス１０側の受け部材２０から外れると、このロック手段１７はロック解除状態となる。このロック解除状態においては、係合爪部２２が係合受部１８から外れた状態保持され、開閉扉１４は収納ボックス１０の開口部を開放する。尚、係合受部１８と係合爪部２２との係合、係合解除は、例えば電磁ソレノイド及びばね部材を利用した機械的機構を用いることによって行うことができる。
【００２９】
各開閉扉１４にばね部材などを設け、ロック手段１７によるロック状態が解除されると、開閉扉１４がばね部材の作用によって自動的に開放されるように構成するのが好ましく、このように構成することによって、開閉扉１４の開放操作を省略してカルテケース１６の取出しを容易にすることができる。
【００３０】
この収納棚２においては、各収納ボックス１０の開口部の上側に、カルテ１２を取り出すときに点灯表示する取出し点灯表示手段２６と、カルテ１２を戻すときに点灯表示する戻し点灯表示手段２８が設けられ、取出し点灯表示手段２６が戻し点灯表示手段２８の上側に配設されている。尚、これとは反対に、取出し点灯表示手段２６を戻し点灯表示手段２８の下側に配設するようにしてもよい。
【００３１】
この実施形態では、各収納ボックス１０の上側には表示部３０が設けられ、取出し点灯表示手段２６は複数の発光ダイオード２７から構成され、これら発光ダイオード２７が各収納ボックス１０の表示部３０に横方向に所定の間隔をおいて複数（具体例では、１０個）設けられている。また、戻し点灯表示手段２８も取出し点灯表示手段２６と同様に複数の発光ダイオード２９から構成され、かかる発光ダイオード２９が各収納ボックス１０の表示部３０に横方向に所定の間隔をおいて複数（具体例では、１０個）設けられている。発光ダイオード２７，２９の設置数は、各収納ボックス１０に収納されるカルテケース１６の数（換言すると、カルテ１２の数）により適宜設定され、各収納ボックス１０の表示部３０に５〜２５個程度設けられ、この実施形態では、一つの発光ダイオード２７，２９に対して一つのカルテケース１６が対応して収納されるように構成されているが、一つの発光ダイオード２７，２９に対応して二つ又は三つ程度のカルテケース１６が対応して収納されるように構成することもできる。
【００３２】
この形態では、カルテ１２の取出しと戻しとを容易に識別できるように、取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７と戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９との発色光の色が異なるように構成され、取出し用の発光ダイオード２７は例えば赤色のものが用いられ、戻し用の発光ダイオード２９は例えば青色（緑色）のものが用いられる。尚、取出し点灯表示手段２６及び戻し点灯表示手段２８として別個の発光ダイオード２７，２９を用いることに代えて、構成を簡単にするために共通の発光ダイオードを用いるようにしてもよく、この場合、カルテ１２の取出しの際には発光ダイオードを例えば点灯するように構成し、またカルテ１２の戻しの際には発光ダイオードを例えば点滅するように構成すればよい。
【００３３】
この収納棚２には、例えば、図３に示すようにしてカルテ１２が収納される。即ち、患者の症状、治療などを記載したカルテ１２は、患者毎にカルテケース１６に収容され、カルテケース１６に収容された状態で収納ボックス１０内に保管管理される。カルテケース１６としては、上側及び横側が開放されたものを用いることができ、書類としてのカルテ１２を識別するための識別情報としてのバーコード３１が例えばその下部に付されており、かかるバーコード３１を利用してカルテ１２の識別が後述する如く行われる。尚、この形態では、バーコード３１を用いているが、これに代えて、ＩＣタグ、ＩＣチップなどを用いるようにしてもよい。また、カルテケース１６に代えて、カルテ保管袋、カルテ用ファイルなどを用いるようにしてもよい。
【００３４】
上述したカルテ管理システムは、図４に示す制御系によって作動制御される。図４において、このカルテ管理システムは制御手段としてのマイクロコンピュータ３２を備え、このマイクロコンピュータ３２は例えばＣＰＵから構成される。このマイクロコンピュータ３２は、後述する如く機能するために、作動制御手段３４、データ登録手段３６、データ読出し手段３８、データ照合手段４０、初診判定手段４２及び取出し・戻し判定手段４４を備えている。作動制御手段３４は、取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７及び戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９などを後述する点灯制御し、またロック機構１５のロック手段１７を後述する如く作動制御する。また、データ登録手段３６は入力された情報などを後述するように登録し、データ読出し手段３８は登録された登録情報を後述するように読み出し、データ照合手段４０は各種情報を後述するように照合する。また、初診判定手段４２は後述するようにして初診であることを判定し、取出し・戻し判定手段４４は、後述するようにしてカルテ１２の取出しか、カルテの戻しかを判定する。
【００３５】
マイクロコンピュータ３２は、更に、保管場所取消手段４６、空きスペース演算手段５０、最大空きスペース数選定手段５２、入力数演算手段５４、警報信号生成手段５６、収納ボックス選定手段５８、計時手段６０及びメモリ手段６２を含んでいる。保管場所取消手段４６は保管場所情報を後述する如く取り消し、空きスペース演算手段５０は各収納ボックス１０における空きスペース数を演算し、最大空きスペース数選定手段５２は、収納棚２の収納ボックス１０ついての空きスペース数のうち最大の空きスペース数を選定する。また、入力数演算手段５４は、カルテ１２を戻す際に後述するようにして入力されたカルテ１２の数を演算し、警報信号生成手段５６は、入力数演算手段５４による入力数が最大空きスペース数に達したときに警報信号を生成し、収納ボックス選定手段５８は後述する如くして収納ボックス１０を選定する。更に、計時手段５４は時刻を計時し、カルテ１２を取り出したときにはその取出し時刻を、また取り出したカルテ１２を収納ボックス１０に戻したときにはその戻し時刻を計時する。更に、メモリ手段５６は、マイクロコンピュータ３２で演算処理される各種情報を一時的に記憶する。
【００３６】
この書類管理システムは、更に、各種情報を登録するための記憶装置６４、各種情報を表示するための表示装置６６、及び各種情報を入力するための入力手段６８を備えている。記憶装置６４はサーバー、ハードディスク装置などから構成され、患者に関する情報が登録された患者データベース７０及びカルテ１２に関する情報が登録された管理カルテデータベース７２を含んでいる。患者データベース７０に登録される患者情報は、患者の氏名、住所、電話番号、健康保険番号などとともに、患者毎に付与される患者管理番号を含んでいる。また、管理カルテデータベース７２に登録されるカルテ情報は、患者番号と関連付けられたカルテ管理番号、カルテ保管場所（カルテ１２が収納された収納ボックス１０のボックス番号とその収納ボックス１０の表示部３０に配設された取出し点灯表示手段２６及び戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２７，２９に対応した位置番号）、カルテ取出し時刻、カルテ戻し時刻などを含んでいる。
【００３７】
表示装置６６は液晶表示装置、ＣＲＴなどから構成される。また、入力手段６８は、キーボード７４、マウス７６、バーコードリーダ７８及びカードリーダ８０などから構成される。この実施形態では、初診の場合、患者の氏名、住所などはキーボード７４及びマウス７６を用いて入力され、このような入力情報に基づいて患者カード（例えば、磁気カード、ＩＣカードを利用したカード）（図示せず）が作成され、この患者カードに患者番号、患者氏名、患者電話番号などの情報が登録される。また、カードリーダ８０は患者カードに登録された情報を読み出すときに用いられ、バーコードリーダ７８はカルテケース１６に施されたバーコード３１の情報を読み出すときに用いられる。
【００３８】
この実施形態では、更に、収納棚２の複数の収納ボックス１０の開閉状態を検知するための扉開閉検知手段８２が設けられ、扉開閉検知手段８２は、各収納ボックス１０の開閉扉１４に関連して配設された開閉スイッチ８４から構成されている。各開閉スイッチ８４は、例えば収納ボックス１０の開口部に設けられ、開閉扉１４が閉状態のときには閉（オン）に、開閉扉１４が開状態のときには開（オフ）になり、このような開閉スイッチ８４によって開閉扉１４の開閉状態を検知することができる。尚、このような開閉スイッチ８４は、ロック機構１５の各ロック手段１７に関連して設けるようにしてもよい。
【００３９】
次に、主として図２及び図４とともに、図５及び図６を参照して、上述したカルテ管理システムにおけるカルテの取出し、戻しについて説明する。まず、図２、図４及び図５を参照してカルテの取出しについて説明すると、カルテを取り出すときには、入力手段６８を用いて患者情報を入力する（ステップＳ１）。この実施形態では、キーボード７４、マウス７６又はカードリーダ８０を用いて入力したときには、手元にカルテケース１６が存在しておらず、それ故に、取出し・戻し判定手段４４はカルテ１２が収納棚２に収納されているとしてカルテ１２の取出しと判定する（ステップＳ２）。初診の場合、患者カードを忘れた場合などにおいては、キーボード７４及びマウス７６を用いて患者情報の入力が行われ、再診の場合、患者カード及びカードリーダ７８を用いて患者情報の入力が行われる。このように入力された患者情報は、マイクロコンピュータ３２のメモリ手段６２に一時的に記憶される。
【００４０】
このようにして患者情報の入力が行われると、記憶装置６４の患者データベース７０に登録された患者情報と入力された患者情報との照合が行われ（ステップＳ３）、この照合によって登録された患者情報がある場合には、ステップＳ４からステップＳ５に進むが、登録された患者情報がない場合には、ステップＳ４からステップＳ６に進む。患者情報が登録されてないということは、その患者は初めてその病院に診察を受けに来たということであり、マイクロコンピュータ３２の初診判定手段４２は、その患者に対して初診として判定する（ステップＳ６）。
【００４１】
このように初診と判定すると、カルテ管理者は新たにカルテ１２を作成し（ステップＳ７）、初診の患者に対しては、新たに作成したカルテ１２が用いられる。このカルテ情報を登録する際には、カルテケース１６に付されたバーコード３１との関連付けが行われる。カルテケース１６のバーコード３１はバーコードリーダ７８を用いてバーコード情報が読み取られ、読み取られたバーコード情報とカルテ情報（例えば、カルテ番号）と患者情報（例えば、患者番号）との関連付けが行われ、このように患者情報と関連付けられたカルテ情報が患者データベース７０及びカルテ管理データベース７２に登録される。そして、このように新しく登録された患者情報及びカルテ情報を用いてカルテの保管管理が所要の通りに行われるようになる。
【００４２】
一方、登録された患者情報が存在する場合、再診の患者であるので、収納棚２の収納ボックス１０に保管管理されたカルテ１２の取出しが行われる。この取出しにおいては、まず、入力された患者情報及び管理カルテデータベース７２の登録カルテデータに基づいて、データ読出し手段３８は入力された患者情報に対応するカルテ１２の保管場所データを読み出し（ステップＳ５）、作動制御手段３４は読み出した保管場所データに対応する取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７を点灯し（ステップＳ８）、また点灯した発光ダイオード２７に対応する開閉扉１４のロック手段１７のロック状態を解除する（ステップＳ９）。このように取出し点灯表示手段２６の所定の発光ダイオード２７が点灯し、この発光ダイオード２７に対応する開閉扉１４がに開放されるので、作業者はその患者のカルテ１２が収納された収納場所を容易に見付けることができるとともに、その収納ボックス１０に行ってこのカルテ１２を容易に取り出すことができる（ステップＳ１０）。尚、開閉扉１４が開放されると、その開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８０が開となり、この開閉スイッチ８０の開（オフ）信号に基づいて、残りの収納ボックス１０の開閉扉１４が開放されるのが防止される。
【００４３】
このようにして患者のカルテ１２を取り出した後は、開閉扉１４を閉じてロック手段１７をロック状態にする（ステップＳ１１）。かくすると、開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８４が開から閉になり、かかる開閉スイッチ８４の閉（オフ）信号に基づいて、保管場所移し手段５０は保管場所データの変更を行う（ステップＳ１２）。この実施形態では、各収納ボックス１０において、カルテ１２が所定方向に順に収納される（例えば、左詰めに順に収納される）ように構成されており、従って、カルテ１２を収納した状態では、カルテ１２は収納ボックス１０内の所定方向（例えば、左から右方向）において前側（例えば、左側）から順に収納され、所定方向後側（例えば、右側）に空きスペースが存在するように管理される。このようにしてカルテ１２の管理が行われるので、例えば特定の収納ボックス１０において特定のカルテ１２を取り出すと、特定収納ボックス１０において特定カルテ１２がなくなって空きスペースが一つ増えるので、この特定収納ボックス１０内のカルテ１２に対して保管場所データの変更が行われる。
【００４４】
即ち、特定収納ボックス１０において特定カルテ１２を取り出すと、その特定カルテ１２を基準として所定方向（例えば、左から右の方向）においてその前側（例えば、左側）のカルテ１２については収納場所の移動はないが、その後側（例えば、右側）のカルテ１２については収納場所が所定方向（例えば、左から右の方向）に一つ前側（例えば、左側）に移動するようになる。それ故に、保管場所移し手段５０は、取り出したカルテ１２の後側（例えば、右側）に位置するカルテ１２の各々について保管場所データを一つ前側（例えば、左側）に移したデータに変更し、かく変更した収納場所データが管理カルテデータベース７２に修正登録される。そして、この収納ボックス１０についての空きスペースの演算が行われ（ステップＳ１３）、空きスペース演算手段４８は、この収納ボックス１０の空きスペース数を「１」加算し、加算した空きスペース数が管理カルテデータベース７２に登録される。
【００４５】
その後、点灯していた取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７が消灯し、このようにしてカルテ１２の取出しが一つずつ行われる。このようにしてカルテ１２の取出しが行われると、開閉扉１４が閉状態になって開閉スイッチ８０が閉になると、計時手段６０はそのときの時刻を計時し、この時刻情報がカルテ取出し時刻情報としてカルテ情報に付加されて管理カルテデータベース７２に登録される。尚、上述した実施形態では、カルテ１２を左詰めでもって収納棚２の収納ボックス１０に収納しているが、これに限定されず、カルテ１２を右詰めでもって収納ボックス１０に収納するようにしてもよい。
【００４６】
また、取り出したカルテ１２の戻しは、次のようにして行われ、一つの収納ボックス１０に複数のカルテ１２を同時に収納することができるように構成されている。主として図２、図４及び図６を参照して、カルテ１２を戻すときには、入力手段６８、この場合バーコードリーダ７８を用いてカルテケース１６に付されたバーコード３１の読み取りが行われ（ステップＳ２１）、バーコードリーダ７８を用いてバーコード情報の入力が行われる。この実施形態では、バーコードリーダ７８を用いて入力したときには、手元にカルテケース１６が存在しており、それ故に、取出し・戻し判定手段４４はカルテ１２の戻しと判定する（ステップＳ２２）。このバーコードリーダ７８による入力が行われると、マイクロコンピュータ３２の入力数演算手段５４は、バーコードリーダ７８で読み取ったバーコード情報の入力数（換言すると、入力したカルテ１２の数）を演算する（ステップＳ２３）。
【００４７】
カルテ管理者は、一度に返却しようする数になるまで上述したようにしてバーコード情報の入力を繰り返し遂行するようになるが、この入力操作中において移動棚２の収納ボックス１０に収納可能な最大収納数に達すると、ステップＳ２４からステップＳ２５に進み、警報信号生成手段５６は警報信号を生成する。即ち、最大空きスペース数選定手段５２は収納棚２の収納ボックス１０の空きスペース数（この空きスペース数は、収納可能なカルテ１２の数に対応する）のうち最大空きスペース数（この最大空きスペース数は、収納可能なカルテ１２の最大収納可能数に対応する）を選定し、警報信号生成手段５６は、この最大空きスペース数（換言すると、最大収納可能数）と入力数演算手段５４の演算値とを対比し、演算値が最大スペース数に達すると警報信号を生成する。かくすると、警報信号に基づいて警報情報が表示装置６６に表示され、この表示内容を見ることによって、カルテ管理者は収納ボックス１０に一度に収納可能な限界に達したことを知ることができる。このような状態になると、バーコードリーダ７８によるバーコード情報の更なる入力を禁止するように構成するのが望ましく、この入力禁止状態の解除は、例えば、読み取ったバーコード情報のカルテ１２を収納ボックス１０に収納したときに行うようにすることができる。尚、警報信号による警報は、表示装置６６に加えて、又はこれに代えて、スピーカなどの音声発生手段により警告するようにしてもよい。
【００４８】
ステップＳ２４からステップＳ２５を経て、又はステップＳ２６を経て収納ボックス１０に収納するカルテ１２の数が設定されると、収納ボックス選定手段５８はカルテ１２を収納すべき収納ボックス１０を選定する（ステップＳ２７）。この実施形態では、収納棚２の収納ボックス１０には優先的に収納するための優先順位が付されており、例えば、収納棚２の上下方向中央（上から第３番目）の段の優先順位が最も高く、この段に位置する収納ボックス１０の左側から右側に向けて順に優先順位が付けられる。この優先順位は、その次が上から第２番目の段、上から第４番目の段、上から第１番目の段、上から第５番目の段の順となり、各段における収納ボックス１０においては、上述と同様に、左側から右側に向けて順に優先順位が付けられる。このような優先順位は、カルテ管理者が管理を行い易いように適宜設定することができる。
【００４９】
ステップＳ２４からステップＳ２５を経てステップＳ２７に進むと、収納ボックス選定手段５８は最大空きスペース数の収納ボックス１０が複数存在するときには上述した優先順位において最も優先順位の高い収納ボックス１０選定する。またステップ２６からステップＳ２７に進むと、収納ボックス選定手段５８は、戻そうとするカルテ１２を収納可能な収納ボックス１０が複数存在するときにはこの優先順位において最も優先順位の高い収納ボックス１０を選定する。換言すると、バーコードリーダ８０で入力したカルテ数と同数の空きスペース数を有する収納ボックス１０及びこのカルテ数よりも多い空きスペース数を有する収納ボックス１０のうち最も優先順位の高いものが選定される。
【００５０】
このように収納ボックス１０が選定されると、作動制御手段３４は、この収納ボックス１０の収納場所に対応する戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９を点灯する（ステップＳ２８）。このとき、戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９の点灯は、収納場所の指示と戻すカルテ数の確認のために戻すカルテ１２に対応する数だけ点灯するようにしてもよいが、収納場所の指示のためにそれらの一つを点灯するようにしてもよい。
【００５１】
そして、点灯した戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９に対応する開閉扉１４についてのロック手段１７のロック状態が解除され（ステップＳ２９）、これによって、カルテ管理者は点灯した発光ダイオード２９によってカルテ１２の戻すべき場所を容易に見付けることができ、戻すように入力したカルテ１２を収納ボックス１０に一度に戻すことができる（ステップＳ３０）。尚、開閉扉１４が開放されると、それに対応する開閉スイッチ８０が開となり、この開閉スイッチ８０の開信号に基づいて、残りの収納ボックス１０の開閉扉１４が開放されるのが防止される。
【００５２】
このようにしてカルテ１２を収納した後は、開閉扉１４を閉じてロック手段１７をロック状態にする（ステップＳ３１）。かくすると、開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８０が閉になり、かかる開閉スイッチ８０の閉信号に基づいて、次の動作が行われる。まず、カルテ１２を収納した収納ボックス１０において、戻すように入力されたカルテ１２が、所定方向（例えば、左から右の方向）に見て収納された状態のカルテ１２の後側（例えば、右側）に、戻すように入力された順に収納されることから、この収納したカルテ１２の各々についてそれぞれ収納された収納場所に対応する収納場所情報が付され、収納したカルテ１２のカルテ情報と関連付けられて管理カルテデータベース７２に登録される。次いで、空きスペース演算手段４８は、カルテ１２を戻した収納ボックス１０についての空きスペース数を演算する（ステップＳ３３）。収納ボックス１０に空きがないようにカルテ１２を戻すと、空きスペース数がゼロとなって収納可能なスペースなくなり、更なるカルテ１２の収納はできなくなるが、空きスペース数がいくつか残ると、この空きスペース数に更なるカルテ１２の収納が可能となる。また、点灯していた戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９が消灯し（ステップＳ３４）、このようにして取り出したカルテ１２（新たに作成したものを含む）の収納が行われる。尚、開閉扉１４を閉じて開閉スイッチ８０が閉になると、計時手段６０はそのときの時刻を計時し、この時刻情報がカルテ戻し時刻情報としてカルテ情報に付加される。
【００５３】
このようにしてカルテ１２を収納した後はステップＳ２１に戻り、取り出したカルテ１２を全て収納棚２に戻すまで上述した動作が繰り返し行われる。
以上、本発明に従う書類管理システムの一実施形態について説明したが、本発明はかかる実施形態に限定されるものではなく、本発明の範囲を逸脱することなく種々の変形乃至修正が可能である。
【００５４】
例えば、上述した実施形態では、収納棚２の全体を一つの領域として設定し、この領域内において収納ボックス１０の優先順位を設定しているが、収納棚２の全体を優先順位に応じて二つ又は三つ以上の領域に区分し、これら区分された各領域において優先順位を設定するようにしてもよい。収納棚２を例えば二つの領域に、例えば収納の優先順位が高い優先領域（例えば、図１の収納棚２において、上から第２、第３及び第４番目の段の収納ボックス１０）と収納の優先順位が低い予備領域（例えば、最上段及び最下段の収納ボックス１０）とに区分した場合、優先領域及び予備領域のそれぞれの収納ボックス１０について別個に優先順位を付すようになる。かかる場合、カルテ１２を戻す際に、収納ボックス選定手段５８は、まず、戻すために入力された入力数のカルテ１２を収納するように優先領域の収納ボックス１０から上述したように優先順位に沿って選定し、カルテ１２は優先領域の収納ボックス１０に優先的に収納されるようになる。そして、優先領域の全収納ボックス１０において収納スペースがなくなった後に、収納ボックス選定手段５８は、次に、予備領域の収納ボックス１０から上述したように優先順位に沿って選定し、カルテ１２は予備領域の収納ボックス１０に収納されるようになる。このように構成した場合、取出しの多いカルテ１２が優先領域の収納ボックス１０に収納されるようになり、カルテ１２の取扱いが効率的となるように保管管理することができる。
【００５５】
上述したように優先領域及び予備領域と区分することに代えて、通常に使用する書類を収容する通常領域と、所定期間（例えば、３カ月、６カ月など）継続して使用していない書類を収納する保管領域とに区分するように構成することもでき、この場合、例えば、図１の収納棚２において、書類の出し入れが容易な収納ボックス１０（例えば、上から第２、第３及び第４番目の段の収納ボックス１０）を使用領域と設定し、書類の出し入れが容易でない収納ボックス１０（例えば、最上段及び最下段の収納ボックス１０）を保管領域と設定することができる。このように構成した場合、使用領域の収納ボックス１０から所定期間、例えば６カ月継続して使用していない書類、例えば長期不使用カルテ１２を取り出すときには、図７に示すように行われ、取り出した長期不使用カルテ１２を保管領域の収納ボックス１０に収納するときには、図８に示すように行われる。
【００５６】
図７において、所定期間不使用のカルテ１２を取り出すときには、不使用期間、例えば６カ月を入力手段６８を用いて入力操作する（ステップＳ４１）。この修正形態では、キーボード７４、マウス７６などを用いて入力し、かく入力すると、取出し・戻し判定手段４４はカルテ１２が収納棚２に収納されているとしてカルテ１２の取出しと判定する（ステップＳ４２）。かく入力すると、マイクロコンピュータ４２は、使用領域の複数の収納ボックス１０に収納された各カルテ１２について、最後に収納した時刻から現時点までの不使用経過時間、即ち不使用収納時間を演算し（ステップＳ４３）、この不使用経過期間が入力手段６８により入力した不使用期間（例えば、６カ月）を超えたカルテ１２が存在しないときには、ステップＳ４４を経て終了し、使用領域の収納ボックス１０に収納されたカルテ１２を取り出すことなく作業は終了する。
【００５７】
一方、不使用経過時間が入力した不使用期間（例えば、６カ月）を超えたカルテ１２が存在しているときには、ステップＳ４４からステップＳ４５に進み、マイクロコンピュータ３２のデータ読出し手段３８は所定期間不使用のカルテ１２の一つの保管場所データを読み出し（ステップＳ４５）、作動制御手段３４は読み出した保管場所データに対応する取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７を点灯し（ステップＳ４６）、また点灯した発光ダイオード２７に対応する開閉扉１４のロック手段１７のロック状態を解除する（ステップＳ４７）。このように取出し点灯表示手段２６の所定の発光ダイオード２７が点灯し、この発光ダイオード２７に対応する開閉扉１４が開放されるので、作業者はその不使用カルテ１２が収納された収納場所を容易に見付けることができるとともに、その収納ボックス１０に行ってこのカルテ１２を容易に取り出すことができる（ステップＳ４８）。
【００５８】
このようにして患者のカルテ１２を取り出した後は、開閉扉１４を閉じてロック手段１７をロック状態にする（ステップＳ４９）。かくすると、開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８４が開から閉になり、かかる開閉スイッチ８４の閉（オフ）信号に基づいて、保管場所移し手段５０は保管場所データの変更を行い（ステップＳ５０）、この保管場所データの変更は、上述したと同様に、取り出した特定カルテ１２を基準として所定方向（例えば、左から右の方向）においてその前側のカルテ１２については収納場所の移動はないが、その後側のカルテ１２については収納場所が所定方向に一つ前側に移動され、かく変更された収納場所データが管理カルテデータベース７２に修正登録される。そして、このカルテ１２を取り出した収納ボックス１０についての空きスペースの演算が行われ（ステップＳ５１）、空きスペース演算手段４８は、この収納ボックス１０の空きスペース数を「１」加算し、加算した空きスペース数が管理カルテデータベース７２に登録される。
【００５９】
その後、点灯していた取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７が消灯し（ステップＳ５２）、このようにして不使用のカルテ１２の取出しが行われ、ステップＳ５３の後にステップＳ４１に戻り、不使用の全カルテ１２について一つずつ行われる。尚、上述した修正形態では、所定期間未使用のカルテ１２を各カルテ１２毎に取り出しているが、このような取出しは使用領域の各収納ボックス１２毎に取り出すようにしてもよく、このように構成した場合、データ読出し手段３８は各収納ボックス１２毎に、その収納ボックス１２に収納された所定期間不使用の全カルテ１２の保管場所データを読み出し、作動制御手段３４は読み出した保管場所データに対応する取出し点灯表示手段２６の全発光ダイオード２７を点灯し、またこの収納ボックス１２の開閉扉１４のロック手段１７のロック状態を解除するようになり、このように構成することによって、カルテ１２の取出しを効率的に行うことができる。
【００６０】
次に、図８を参照して、取り出した長期不使用カルテ１２の収納について説明すると、カルテ１２を戻すときには、バーコードリーダ７８を用いてカルテケース１６に付されたバーコード３１の読み取りが行われ（ステップＳ６１）、このようにバーコードリーダ７８を用いて入力したときには、手元にカルテケース１６が存在しており、それ故に、取出し・戻し判定手段４４はカルテ１２の戻しと判定する（ステップＳ６２）。このバーコードリーダ７８による入力が行われると、収納ボックス選定手段５８は、保管領域の複数の収納ボックス１０の収納保管する優先順位の順に保管すべき収納ボックス１０を選定する（ステップＳ６３）。例えば、この修正形態では、図１の最上段及び最下段に保管領域が設定され、最上段の例えば左から右に向けて優先順位が付され、最上段の次に最下段の例えば左から右に向けて優先順位が付されており、従って、収納ボックス選定手段５８は、まず、最上段の左端の収納ボックス１０を選定し、この収納ボックス１０に空きスペースが存在しないときには、優先順位の順に右に移って空きスペースが存在する収納ボックス１０のうち最も優先順位の高い収納ボックス１０を選定する。
【００６１】
このように保管すべき収納ボックス１０が選定されると、マイクロコンピュータ３２の入力数演算手段５４は、バーコードリーダ７８で読み取ったバーコード情報の入力数（換言すると、保管すべきカルテ１２の数）を演算し（ステップＳ６４）、この入力カルテ数が選定された収納ボックス１０の収納可能数、即ち空きスペース数に達するまで行われる。そして、収納可能数まで達すると、ステップＳ６５からステップＳ６６に進み、警報信号生成手段５６は警報信号を生成し、この警報信号に基づいて警報情報が表示装置６６に表示され、この表示内容を見ることによって、カルテ管理者は選定された収納ボックス１０に一度に保管収納可能な限界に達したことを知ることができる。
【００６２】
ステップＳ６５からステップＳ６６を経て、又は収納可能数に達することなくステップＳ６７を経てステップＳ６８に進むと、作動制御手段３４は、選定された収納ボックス１０の収納場所に対応する戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９を点灯し、点灯した戻し点灯表示手段２８の発光ダイオード２９に対応する開閉扉１４についてのロック手段１７のロック状態が解除され（ステップＳ６９）、これによって、カルテ管理者は点灯した発光ダイオード２９によって長期不使用カルテ１２の保管すべき場所を容易に見付けることができ、戻すように入力したカルテ１２を保管領域の収納ボックス１０に一度に戻すことができる（ステップＳ７０）。
【００６３】
このようにして長期不使用カルテ１２を保管した後は、開閉扉１４を閉じてロック手段１７をロック状態にする（ステップＳ７１）。かくすると、開閉扉１４に対応する開閉スイッチ８０が閉になり、かかる開閉スイッチ８０の閉信号に基づいて、次の動作が行われる。まず、長期不使用カルテ１２を保管した収納ボックス１０において、保管するように入力されたカルテ１２が、所定方向（例えば、左から右の方向）に見て収納された状態のカルテ１２の後側（例えば、右側）に、保管されるように入力された順に保管されることから、この収納したカルテ１２の各々についてそれぞれ収納された保管場所に対応する収納場所情報が付され、保管されたカルテ１２のカルテ情報と関連付けられて管理カルテデータベース７２に登録される（ステップＳ７２）。次いで、空きスペース演算手段４８は、長期不使用カルテ１２を戻した収納ボックス１０についての空きスペース数を演算し（ステップＳ７３）、空きがないようにカルテ１２を保管したときには、この収納ボックス１０の空きスペース数はゼロとなって収納可能なスペースなくなるが、空きスペース数がいくつか残ると、この空きスペース数に更なるカルテ１２の収納が可能となる。尚、開閉扉１４を閉じて開閉スイッチ８０が閉になると、計時手段６０はそのときの時刻を計時し、この時刻情報がカルテ保管時刻情報としてカルテ情報に付加される。
【００６４】
このようにして長期不使用カルテ１２を保管領域の収納ボックス１０に保管した後はステップＳ７５からステップＳ６１に戻り、使用領域の収納ボックス１０から取り出した長期不使用カルテ１２の全てを保管領域の収納ボックス１０に戻すまで上述した動作が繰り返し行われ、取り出したカルテ１２は保管領域の収納ボックス１０に、設定された優先順位の順に保管される。このように使用領域と保管領域との区別することによって、長期不使用カルテ１２を区別して保管することができ、カルテ１２の保管を効率的に行うことができる。
【００６５】
このような収納ボックス１０に、更に、保存領域としての保存棚（図示せず）を付設するようにしてもよい。この保存棚も収納ボックス１０と同様の構成でよく、優先順位が付された複数の保存ボックスを有し、不要になったカルテ１２はこの保存ボックスに収容される。即ち、保管領域に長期（例えば、１年程度）にわたって保管された長期不使用のカルテ１２は、保存領域の収納ボックス１０を一つの単位として保存棚の保存ボックスに移され、このように一つの収納ブックス１０に収納されたカルテ１２をまとめて保存ボックスに移すことによって、保存棚の保存ボックスに収容されたカルテ１２の管理を書類管理システムのマイクロコンピュータを利用して容易に行うことができる。
【００６６】
また、例えば、上述した実施形態では、カルテ１２を収納するカルテケース１６の厚さが一定である場合について説明したが、厚さの異なる複数種のカルテケース１６を用いる場合にも適用することができ、かかる場合、次のようなドット管理によってカルテケース１６の厚み管理を行うようにすることができる。例えば、厚みが標準である標準カルテケース（換言すると、標準書類）については標準ドット数、例えば１０ドットに設定し、標準カルテケースよりも厚さが薄いカルテケース（換言すると、薄い書類）については標準ドット数よりも少ない減少ドット数、例えば５ドットに設定し、標準カルテケースよりも厚さが幾分厚い（又は厚い）カルテケースについては標準ドット数よりも多い増加ドット数、例えば１５（又は２０）ドットに設定し、このようにドット管理することによって、厚さの異なるカルテケース（換言すると、カルテ）を複数種用いても比較的簡単に且つ容易に収納したカルテの収納場所情報を管理することができる。この場合、各収納ボックス１０毎に収納場所情報を得るためのドットが割り当てられ、その割当ては所定方向に見て前端から後端（例えば、左詰めの場合、左端から右端）の方向に割り当てられ、厚さの異なる各種カルテケースは、所定方向前端（例えば、左詰めの場合に左端）から順にドット管理されるようになり、各収納ボックス１０における空きスペース数は、カルテケースが収納されていない空いた場所に対応するドットの数、即ち空きドット数を利用して演算されるようになる。
【００６７】
また、上述した実施形態では、収納されたカルテ１２を取り出すときに一つずつ取り出すように説明したが、カードリーダ８０で複数の患者の患者情報を入力したときには、入力した患者情報をマイクロコンピュータ３２のメモリ手段６２に一時的に記憶し、カードリーダ８０で入力した順に一つずつカルテ１２を上述したようにして取り出すようになる。このようにカルテ１２を取り出す場合、マイクロコンピュータ３２に優先選択手段（図示せず）を含ませ、先に入力された患者情報に対応するカルテ１２と、後に入力された患者情報に対応するカルテ１２とが同一の収納ボックス１２に収納されているときには、作動制御手段３４が先に入力された患者情報を選択してこの情報のカルテ１２に対応する取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７を点灯する際に、優先選択手段が後に入力された患者情報に対応するカルテ１２を優先して選択し、優先選択された患者情報のカルテ１２に対応する取出し点灯表示手段２６の発光ダイオード２７も併せて点灯させ、カルテ管理者にこの収納ボックス１０に取り出すべきカルテ１２が二つ収納されていることを知らせるようにするのが望ましい。このように構成することによって、カルテ１２の一層効率的な取出しが可能となる。
【００６８】
また、上述した実施形態では、各収納ボックス１０の開口部の上側に表示部３０を設け、この表示部３０に取出し点灯表示手段２６及び戻し点灯表示手段２８を設けているが、図９に示すように、このような表示部を各収納ボックス１０内の上部に設けるようにしてもよい。図９において、この変形形態では、表示部３０Ａは収納ボックス１０内の上部に配設され、かかる表示部３０Ａに取出し点灯表示部２６及び戻し点灯表示部２８が設けられている。この変形形態のその他の構成は、上述した実施形態と実質上同一である。
【００６９】
このような変形形態では、収納棚２Ａの開閉扉１４を閉状態にして収納ボックス１０を閉じると、図９に示すように、表示部３０Ａが開閉扉１４によって覆われ、取出し点灯表示手段２６及び戻し点灯表示手段２８が収納ボックス１０内に収容される。従って、棚本体４Ａの前面には突出物などが存在せず、デザイン的にスッキリしたものとなる。尚、このように構成する場合、ロック手段１７のロック状態が解除されたときに開閉扉１４が自動的に開放されるように構成するのが望ましい。
【００７０】
また、上述した実施形態では、収納棚２（２Ａ）の収納ボックス１０に対応して表示部３０（３０Ａ）を設けているが、収納ボックス１０に収納されるカルテ１２の数が少ない場合などにおいては、かかる表示部３０（３０Ａ）を省略することができる。
【００７１】
また、上述した実施形態では、入力手段６８としてキーボード７４，マウス７６、バーコードリーダ７８及びカードリーダ８０を用いているが、これらに加えて携帯型チップ識別装置（Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）を用いるようにしてもよい。この携帯型チップ識別装置は、情報が登録されたＩＣチップ（所謂、無線チップ）と、このＩＣチップに登録された情報を読み取るチップ読取り手段とから構成され、ＩＣチップが書類側、例えばカルテケース１６に貼着され、チップ読取り手段が書類管理者が携帯して使用する（例えば、腕に取り付ける小型のものであれば、使用者の腕に取り付けて使用する）。
【００７２】
この携帯型チップ識別装置を用いる場合、次のような用い方をすることができる。例えば、収納ボックスから書類を取り出す場合、患者カードとしてＩＣチップを内蔵したＩＣカードを用いることによって、チップ読取り手段によってＩＣカードに登録された情報を読み取り、この読み取った情報を利用して収納ボックス１０に収納されたカルテ１２（具体的には、カルテ１２が収納されたカルテケース１６）を取り出すようにすることができ、その取出しは上述したと同様に行うことができ、このようにすることによって、複数のＩＣカードを手で持ち、それらの情報を順に読み取りながら収納ボックス１０に収納されたカルテ１２を一つずつ取り出すことができる。
【００７３】
また、例えば、収納ボックス１０からカルテ１２（カルテケース１６）を取り出す場合、取り出したカルテ１２の確認を行うことが可能となる。即ち、チップ読取り手段（又は、カードリーダ８０）によってＩＣカードに登録された情報を読み取り、読み取った情報に対応するカルテ１２を上述したようにして取り出し、この取り出した際に、チップ読取り手段によってカルテケース１６に貼着されたＩＣチップに登録された情報を読み取るようにする。そして、カルテ１２の取り出しに際して入力した入力取出し情報（チップ読取り手段又はカードリーダ８０により読み取った情報）と、取り出したカルテケース１６のＩＣチップの読取り確認情報（チップ読取り手段により入力された情報）とを対比し、入力取出し情報と読取り確認情報とが一致するときには、正しいカルテ１２（カルテケース１６）が取り出されたとして適宜の正しい合図を出力し（例えば、「ピンポン」と音声出力する）、また入力取出し情報と読取り確認情報とが一致しないときには、誤ったカルテ１２（カルテケース１６）が取り出されたとして適宜の間違い合図を出力する（例えば、「ブー」と音声出力する）ようにする。このように構成することによって、カルテ１２を取出しながら取り出したカルテ１２の確認を行うことができ、カルテ１２の取出し作業が容易になるとともに、カルテ１２の誤取出しを防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【００７４】
【図１】書類管理システムの一例としてのカルテ管理システムにおける収納棚を簡略的に示す斜視図。
【図２】図１の収納棚の一部を、開閉扉を開放した状態で示す斜視図。
【図３】図２の収納棚の収納ボックスに収納されるカルテケース及びそれに収容されたカルテを示す斜視図。
【図４】カルテ管理システムの制御系を示すブロック図。
【図５】図５は、カルテ管理システムにおけるカルテの取出しの流れを示すフローチャート。
【図６】カルテ管理システムにおけるカルテの戻しの流れを示すフローチャート。
【図７】使用領域の収納ボックスに収納された長期不使用カルテの取出しの流れを示すフローチャート。
【図８】長期不使用カルテの保管領域の収納ボックスへの保管の流れを示すフローチャート。
【図９】収納棚の変形形態の一部を、開閉扉を開放した状態で示す斜視図。
【符号の説明】
【００７５】
２ 収納棚
４ 棚本体
１０ 収納ボックス
１２ カルテ
１４ 開閉扉
１６ カルテケース
１７ ロック手段
２６ 取出し点灯表示手段
２８ 戻し点灯表示手段
３２ マイクロコンピュータ
４８ 空きスペース演算手段
５０ 保管場所移し手段
５２ 最大スペース数選定手段
５４ 入力数演算手段
５６ 警告信号生成手段
５８ 収納ボックス選定手段
７４ 入力手段
７２ 管理カルテデータベース
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数種の書類を収納するための複数の収納ボックスを備えた収納棚と、前記収納棚の各収納ボックスに開閉自在に装着された開閉扉と、前記開閉扉を開閉自在にロックするためのロック手段と、前記複数種の書類を識別するための識別情報を入力するための入力手段と、前記複数種の書類に関する情報を登録する管理書類データベースと、前記ロック手段を制御するための制御手段と、を具備し、
前記制御手段は、前記複数の収納ボックスの各々の空きスペース数を演算するための空きスペース演算手段と、前記空きスペース演算手段により演算された空きスペース数の最大値を選定する最大スペース数選定手段と、前記複数種の書類の入力数を演算するための入力数演算手段と、警報信号を生成する警報信号生成手段とを備え、前記警報信号生成手段は、前記入力数演算手段の入力数が空きスペース数の最大値に達すると前記警報信号を生成することを特徴とする書類管理システム。
【請求項２】
前記複数の収納ボックスには収納のための優先順位が付されており、このことに関連して、前記制御手段は前記入力数演算手段により演算された入力数の書類が収容可能な前記収納ボックスを選定する収納ボックス選定手段を備えており、前記収納ボックス選定手段は、前記入力数の書類が収納可能な前記収納ボックスのうち優先順位の高い収納ボックスを選定することを特徴とする請求項１に記載の書類管理システム。
【請求項３】
前記複数の収納ボックスは、収納の優先順位が高い優先領域と、収納の優先順位が低い予備領域とに区分されており、前記収納ボックス選定手段は、まず、前記優先領域の前記複数の収納ボックスについて前記入力数の書類を収納するように収納ボックスを選定し、前記優先領域の前記複数の収納ボックスの収納場所がなくなった後に、前記予備領域の前記収納ボックスついて前記入力数の書類を収納するように収納ボックスを選定することを特徴とする請求項２に記載の書類管理システム。
【請求項４】
前記複数の収納ボックスの各々に対応して、点灯表示するための点灯表示手段が設けられており、前記制御手段は、前記収納ボックス選定手段が選定した前記収納ボックスに対応する前記点灯表示手段を点灯することを特徴とする請求項２又は３に記載の書類管理システム。
【請求項５】
前記制御手段は、収納された書類を取り出す場合に、前記入力手段により入力された順に前記点灯表示手段を点灯するように構成されており、このことに関連して、前記制御手段は、前記点灯表示手段の点灯順位を優先するための優先選択手段を備えており、同一の収納ボックスに収納された書類が前後して前記入力手段により入力されると、前記優先選択手段は、先に入力された書類を選択するときに後に入力された書類も同時に選択し、前記点灯表示手段はこれら書類に対応して点灯することを特徴とする請求項４に記載の書類管理システム。
【請求項６】
前記複数の収納ボックスは、通常に使用する書類を収納する使用領域と、所定期間継続して使用していない書類を収納する保管領域とに区分され、前記使用領域の前記複数の収納ボックスと前記保管領域の前記複数の収納ボックスとは別個に優先順位が付けられており、前記使用領域の前記複数の収納ボックスに収納された書類のうち所定期間継続して使用してない書類を取り出して前記保管領域の前記複数の収納ボックスに収納するときには、前記警報信号生成手段は、前記保管領域の前記複数の収納ボックスの優先順位の順にその収納ボックスの空きスペース数に達すると前記警報信号を生成することを特徴とする請求項２に記載の書類管理システム。
【請求項７】
前記収納ボックスへの書類の収納は所定方向に順に収容されるように構成されており、このことに関連して、前記制御手段は、前記収納ボックスに収納された前記複数の書類の保管場所情報を移す保管場所移し手段を備えており、前記特定収納ボックスから特定書類を取り出したときに、前記保管場所移し手段は、前記所定方向の順序に見て前記特定書類より後側の書類の前記保管場所情報を前側に移すことを特徴とする請求項２〜６のいずれかに記載の書類管理システム。
【請求項８】
前記制御手段に関連して、携帯型チップ識別装置が設けられ、前記携帯型チップ識別装置は、書類側に設けられるＩＣチップと、書類管理者が携帯するチップ読取り手段とから構成され、前記チップ読取り装置が前記ＩＣチップに登録された情報を読み取ることを特徴とする請求項１〜７のいずれかに記載の書類管理システム。
【請求項９】
前記複数種の書類はドットでもって厚み管理され、前記複数種の書類を保管する保管場所情報はこのドットでもって管理され、厚みが標準である書類は基準ドット数に設定され、前記標準書類よりも厚い書類は前記基準ドット数よりも多い増加ドット数に設定され、前記標準書類よりも薄い書類は前記基準ドット数よりも少ない減少ドット数に設定されていることを特徴とする請求項１〜８のいずれかに記載の書類管理システム。
【請求項１】
複数種の書類を収納するための複数の収納ボックスを備えた収納棚と、前記収納棚の各収納ボックスに開閉自在に装着された開閉扉と、前記開閉扉を開閉自在にロックするためのロック手段と、前記複数種の書類を識別するための識別情報を入力するための入力手段と、前記複数種の書類に関する情報を登録する管理書類データベースと、前記ロック手段を制御するための制御手段と、を具備し、
前記制御手段は、前記複数の収納ボックスの各々の空きスペース数を演算するための空きスペース演算手段と、前記空きスペース演算手段により演算された空きスペース数の最大値を選定する最大スペース数選定手段と、前記複数種の書類の入力数を演算するための入力数演算手段と、警報信号を生成する警報信号生成手段とを備え、前記警報信号生成手段は、前記入力数演算手段の入力数が空きスペース数の最大値に達すると前記警報信号を生成することを特徴とする書類管理システム。
【請求項２】
前記複数の収納ボックスには収納のための優先順位が付されており、このことに関連して、前記制御手段は前記入力数演算手段により演算された入力数の書類が収容可能な前記収納ボックスを選定する収納ボックス選定手段を備えており、前記収納ボックス選定手段は、前記入力数の書類が収納可能な前記収納ボックスのうち優先順位の高い収納ボックスを選定することを特徴とする請求項１に記載の書類管理システム。
【請求項３】
前記複数の収納ボックスは、収納の優先順位が高い優先領域と、収納の優先順位が低い予備領域とに区分されており、前記収納ボックス選定手段は、まず、前記優先領域の前記複数の収納ボックスについて前記入力数の書類を収納するように収納ボックスを選定し、前記優先領域の前記複数の収納ボックスの収納場所がなくなった後に、前記予備領域の前記収納ボックスついて前記入力数の書類を収納するように収納ボックスを選定することを特徴とする請求項２に記載の書類管理システム。
【請求項４】
前記複数の収納ボックスの各々に対応して、点灯表示するための点灯表示手段が設けられており、前記制御手段は、前記収納ボックス選定手段が選定した前記収納ボックスに対応する前記点灯表示手段を点灯することを特徴とする請求項２又は３に記載の書類管理システム。
【請求項５】
前記制御手段は、収納された書類を取り出す場合に、前記入力手段により入力された順に前記点灯表示手段を点灯するように構成されており、このことに関連して、前記制御手段は、前記点灯表示手段の点灯順位を優先するための優先選択手段を備えており、同一の収納ボックスに収納された書類が前後して前記入力手段により入力されると、前記優先選択手段は、先に入力された書類を選択するときに後に入力された書類も同時に選択し、前記点灯表示手段はこれら書類に対応して点灯することを特徴とする請求項４に記載の書類管理システム。
【請求項６】
前記複数の収納ボックスは、通常に使用する書類を収納する使用領域と、所定期間継続して使用していない書類を収納する保管領域とに区分され、前記使用領域の前記複数の収納ボックスと前記保管領域の前記複数の収納ボックスとは別個に優先順位が付けられており、前記使用領域の前記複数の収納ボックスに収納された書類のうち所定期間継続して使用してない書類を取り出して前記保管領域の前記複数の収納ボックスに収納するときには、前記警報信号生成手段は、前記保管領域の前記複数の収納ボックスの優先順位の順にその収納ボックスの空きスペース数に達すると前記警報信号を生成することを特徴とする請求項２に記載の書類管理システム。
【請求項７】
前記収納ボックスへの書類の収納は所定方向に順に収容されるように構成されており、このことに関連して、前記制御手段は、前記収納ボックスに収納された前記複数の書類の保管場所情報を移す保管場所移し手段を備えており、前記特定収納ボックスから特定書類を取り出したときに、前記保管場所移し手段は、前記所定方向の順序に見て前記特定書類より後側の書類の前記保管場所情報を前側に移すことを特徴とする請求項２〜６のいずれかに記載の書類管理システム。
【請求項８】
前記制御手段に関連して、携帯型チップ識別装置が設けられ、前記携帯型チップ識別装置は、書類側に設けられるＩＣチップと、書類管理者が携帯するチップ読取り手段とから構成され、前記チップ読取り装置が前記ＩＣチップに登録された情報を読み取ることを特徴とする請求項１〜７のいずれかに記載の書類管理システム。
【請求項９】
前記複数種の書類はドットでもって厚み管理され、前記複数種の書類を保管する保管場所情報はこのドットでもって管理され、厚みが標準である書類は基準ドット数に設定され、前記標準書類よりも厚い書類は前記基準ドット数よりも多い増加ドット数に設定され、前記標準書類よりも薄い書類は前記基準ドット数よりも少ない減少ドット数に設定されていることを特徴とする請求項１〜８のいずれかに記載の書類管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【公開番号】特開２００７−３３１９３９（Ｐ２００７−３３１９３９Ａ）
【公開日】平成１９年１２月２７日（２００７．１２．２７）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００６−３０３８８１（Ｐ２００６−３０３８８１）
【出願日】平成１８年１１月９日（２００６．１１．９）
【出願人】（５０５４０６５２３）株式会社スミタシステム (6)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１９年１２月２７日（２００７．１２．２７）
【国際特許分類】
【出願日】平成１８年１１月９日（２００６．１１．９）
【出願人】（５０５４０６５２３）株式会社スミタシステム (6)
【Ｆターム（参考）】
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