説明

証憑管理装置および証憑管理方法

【課題】簡易に高精度で効率的にデータを一元管理でき、コード画像を正確に識別でき、また、認証済みデータを正確に判定できる証憑管理装置および証憑管理方法を提供することを課題とする。
【解決手段】本発明は、キーワード情報をコード画像情報に変換し、コード画像情報を帳票データ上に表示した帳票画像情報を生成し、当該帳票画像情報を印刷し、生成された帳票画像情報と、キーワード情報と、を対応付けた帳票画像情報ファイルを記憶部に格納し、印刷された帳票画像情報と証憑とを含む書類セットの画像情報を連続的に読取り、画像情報からコード画像情報を識別し、コード画像情報が固有識別情報を含む場合には、次の固有識別情報を含むコード画像情報を識別するまでを一つの書類セットとして認識し、帳票番号に基づいて、帳票画像情報ファイルに格納する。

【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、証憑管理装置および証憑管理方法に関する。
【背景技術】
【0002】
従来から、紙文書と電子文書と統合管理する技術が報告されている。
【0003】
例えば、特許文献1に記載の技術は、文書回覧シートの電子文書関連づけマークを塗り潰すことにより、PCから入力した電子文書と紙文書(読取り文書)とを関連付けて1つの文書として回覧可能としている。
【0004】
また、特許文献2に記載の技術は、電子文書にID番号を付加し、文書登録、検索時にID番号を入力することで対応文書の参照を行っている。
【0005】
また、特許文献3に記載の技術は、付加情報等を符号化したコード画像と電子文書の文書画像との合成画像を読み取ることにより、付加情報に基づいて電子文書に対する処理を決定している。
【0006】
【特許文献1】特開平8−33933号公報
【特許文献2】特開2000−339298号公報
【特許文献3】特開2006−344179号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0007】
しかしながら、従来技術(特許文献1〜特許文献3等)においては、データ登録や検索時にキーワードを入力する必要があるため、キーワードの誤入力を生じやすく、また、キーワードに基づいてデータ間の関連付けを自動で行えないため、データ管理における簡易性や正確性や効率性において問題点を有していた。
【0008】
また、従来技術においては、読込み文書に意図しないコード画像が含まれている場合、分類等の為に意図して付与したキーワードに対応するコード画像であるかを確認できず、意図しないコード画像を分類のためのキーワードとして誤認識してしまう可能性があるという問題点を有していた。
【0009】
また、従来技術においては、読込み文書に押印された承認印等の有無を確認できず、その文書が認証済みであるかを正確に判定できないという問題点を有していた。
【0010】
本発明は、上記に鑑みてなされたもので、データ登録や検索時において、キーワードの誤入力を防止し、キーワードに基づいてデータ間の関連付けを自動化し、簡易に高精度で効率的にデータを一元管理でき、また、意図して付与したコード画像を正確に識別でき、また、認証済みのデータであるかを正確に判定することができる証憑管理装置および証憑管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0011】
このような目的を達成するため、本発明の証憑管理装置は、印刷装置と、画像読取装置と、情報処理端末とに通信可能に接続された、記憶部と制御部とを備えた証憑管理装置であって、上記記憶部は、帳票データと、当該帳票データに対応する固有識別情報および帳票番号を少なくとも含むキーワード情報と、を対応付けて記憶する帳票データ記憶手段を備え、上記制御部は、上記キーワード情報を光学式に読取可能なコード画像情報に変換するコード画像情報変換手段と、上記コード画像情報変換手段にて変換された上記コード画像情報を上記帳票データ上に表示した帳票画像情報を生成し、上記印刷装置を制御して当該帳票画像情報を印刷する帳票画像情報印刷手段と、上記帳票画像情報印刷手段にて生成された上記帳票画像情報と、当該帳票画像情報の上記キーワード情報と、を対応付けた帳票画像情報ファイルを上記記憶部に格納する帳票画像情報ファイル格納手段と、上記帳票画像情報印刷手段にて印刷された上記帳票画像情報と、当該帳票画像情報に対応する証憑とを含む一つまたは複数の書類セットに対して、上記画像読取装置を制御して連続的に当該書類セットの画像情報を読取る書類セット読取手段と、上記書類セット読取手段にて読取られた上記書類セットの各書類の画像情報からコード画像情報を識別するコード画像情報識別手段と、上記コード画像情報識別手段にて識別された上記コード画像情報が上記固有識別情報を含む場合には、次の上記固有識別情報を含む上記コード画像情報を識別するまでを一つの上記書類セットとして認識し、当該コード画像情報中の上記帳票番号に基づいて、上記書類セットの画像情報を対応する上記帳票画像情報ファイルに格納する書類セット格納手段と、上記情報処理端末からの要求に対応して、上記帳票画像情報ファイルに格納された、上記帳票画像情報、上記キーワード情報、上記書類セットの画像情報のうち少なくとも一部または全部を検索して、当該情報処理端末に送信する情報検索手段と、を備えたことを特徴とする。
【0012】
また、本発明の証憑管理装置は、上記記載の証憑管理装置において、上記制御部は、上記書類セット格納手段にて格納された上記書類セットの画像情報中の上記帳票画像情報に対応する上記書類の画像情報中に、管理者の承認印が含まれているかを認証する承認印認証手段を更に備えたことを特徴とする。
【0013】
また、本発明の証憑管理装置は、上記記載の証憑管理装置において、上記制御部は、上記書類セット格納手段にて上記書類セットの上記画像情報を上記帳票画像情報ファイルに格納後、当該帳票画像情報ファイルに上記証憑を取り込んだことを通知する証憑取込通知を上記情報処理端末に送信する証憑取込通知手段を更に備えたことを特徴とする。
【0014】
また、本発明の証憑管理方法は、印刷装置と、画像読取装置と、情報処理端末とに通信可能に接続された、記憶部と制御部とを備えた証憑管理装置において実行される証憑管理方法であって、上記記憶部は、帳票データと、当該帳票データに対応する固有識別情報および帳票番号を少なくとも含むキーワード情報と、を対応付けて記憶する帳票データ記憶手段を備え、上記制御部において実行される、上記キーワード情報を光学式に読取可能なコード画像情報に変換するコード画像情報変換ステップと、上記コード画像情報変換ステップにて変換された上記コード画像情報を上記帳票データ上に表示した帳票画像情報を生成し、上記印刷装置を制御して当該帳票画像情報を印刷する帳票画像情報印刷ステップと、上記帳票画像情報印刷ステップにて生成された上記帳票画像情報と、当該帳票画像情報の上記キーワード情報と、を対応付けた帳票画像情報ファイルを上記記憶部に格納する帳票画像情報ファイル格納ステップと、上記帳票画像情報印刷ステップにて印刷された上記帳票画像情報と、当該帳票画像情報に対応する証憑とを含む一つまたは複数の書類セットに対して、上記画像読取装置を制御して連続的に当該書類セットの画像情報を読取る書類セット読取ステップと、上記書類セット読取ステップにて読取られた上記書類セットの各書類の画像情報からコード画像情報を識別するコード画像情報識別ステップと、上記コード画像情報識別ステップにて識別された上記コード画像情報が上記固有識別情報を含む場合には、次の上記固有識別情報を含む上記コード画像情報を識別するまでを一つの上記書類セットとして認識し、当該コード画像情報中の上記帳票番号に基づいて、上記書類セットの画像情報を対応する上記帳票画像情報ファイルに格納する書類セット格納ステップと、上記情報処理端末からの要求に対応して、上記帳票画像情報ファイルに格納された、上記帳票画像情報、上記キーワード情報、上記書類セットの画像情報のうち少なくとも一部または全部を検索して、当該情報処理端末に送信する情報検索ステップと、を含むことを特徴とする。
【0015】
また、本発明の証憑管理方法は、上記記載の証憑管理方法において、上記制御部において実行される、上記書類セット格納ステップにて格納された上記書類セットの画像情報中の上記帳票画像情報に対応する上記書類の画像情報中に、管理者の承認印が含まれているかを認証する承認印認証ステップを更に含むことを特徴とする。
【0016】
また、本発明の証憑管理方法は、上記記載の証憑管理方法において、上記制御部において実行される、上記書類セット格納ステップにて上記書類セットの上記画像情報を上記帳票画像情報ファイルに格納後、当該帳票画像情報ファイルに上記証憑を取り込んだことを通知する証憑取込通知を上記情報処理端末に送信する証憑取込通知ステップを更に含むことを特徴とする。
【発明の効果】
【0017】
この発明によれば、帳票データと、当該帳票データに対応する固有識別情報および帳票番号を少なくとも含むキーワード情報と、を対応付けて記憶部に記憶し、キーワード情報を光学式に読取可能なコード画像情報に変換し、変換されたコード画像情報を帳票データ上に表示した帳票画像情報を生成し、印刷装置を制御して当該帳票画像情報を印刷し、生成された帳票画像情報と、当該帳票画像情報のキーワード情報と、を対応付けた帳票画像情報ファイルを記憶部に格納し、印刷された帳票画像情報と、当該帳票画像情報に対応する証憑とを含む一つまたは複数の書類セットに対して、画像読取装置を制御して連続的に当該書類セットの画像情報を読取り、読取られた書類セットの各書類の画像情報からコード画像情報を識別し、識別されたコード画像情報が固有識別情報を含む場合には、次の固有識別情報を含むコード画像情報を識別するまでを一つの書類セットとして認識し、当該コード画像情報中の帳票番号に基づいて、書類セットの画像情報を対応する帳票画像情報ファイルに格納し、情報処理端末からの要求に対応して、帳票画像情報ファイルに格納された、帳票画像情報、キーワード情報、書類セットの画像情報のうち少なくとも一部または全部を検索して、当該情報処理端末に送信するので、データ登録や検索時において、キーワードの誤入力を防止でき、キーワードに基づいてデータ間の関連付けを自動化でき、高精度かつ効率的にデータを一元管理できるという効果を奏する。また、本発明は、読込み文書に意図しないコード画像が含まれている場合であっても、分類等の為に意図して付与したキーワードに対応するコード画像であるかを正確に識別できるという効果を奏する。
【0018】
また、この発明によれば、格納された書類セットの画像情報中の帳票画像情報に対応する書類の画像情報中に、管理者の承認印が含まれているかを認証するので、認証済みのデータであるかを正確に判定することができるという効果を奏する。
【0019】
また、この発明によれば、書類セットの画像情報を帳票画像情報ファイルに格納後、当該帳票画像情報ファイルに証憑を取り込んだことを通知する証憑取込通知を情報処理端末に送信するので、利用者は帳票データファイルと帳票画像情報ファイルとのデータが連携されたことを知ることができ、これにより、情報処理端末から、帳票データファイルのデータにリンクされた帳票画像情報ファイルのデータを検索することができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【0020】
以下に、本発明にかかる証憑管理装置および証憑管理方法並びにプログラムの実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施の形態によりこの発明が限定されるものではない。
【0021】
特に以下の実施の形態においては、本発明を会計伝票の証憑管理に適用した例について説明するが、この場合に限られず、その他の業務フローにおいても同様に適用することができる。
【0022】
[本発明の概要]
以下、本発明の概要について図1を参照して説明し、その後、本発明の構成および処理等について詳細に説明する。図1は、本発明の基本原理の一例を示す図である。
【0023】
まず、本発明の基本原理の一例について、図1を参照して以下に説明する。
【0024】
図1に示すように、本発明は、概略的に、以下の基本的特徴を有する。本発明の証憑管理装置は、印刷装置20−1(例えば、プリンタ、ネットワークプリンタ等)と、画像読取装置20−2(例えば、スキャナ、ネットワークスキャナ等)と、情報処理端末10とに通信可能に接続された、記憶部と制御部とを備えて構成されている。
【0025】
図1に示すように、証憑管理装置の制御部は、帳票データファイル106aから帳票画像情報印刷部102bにより印刷装置20−1から帳票を印刷すると同時に、帳票画像情報とキーワード情報を出力する。なお、印刷した帳票には、コード画像情報が印字されており、このコード画像情報は、画像読取装置20−2にてOCR時に帳票の振分先等を自動的に判定するために用いられる。そして、証憑管理装置の制御部は、帳票画像情報およびキーワード情報を含む帳票画像情報ファイルを帳票画像情報ファイル106bに取込んで管理する。そして、利用者は、帳票と帳票に記載された案件を証明する証憑とを書類セットとしてまとめる。そして、第三者(管理者等)は、この書類セットの内容を確認して承認印等を押印する。そして、証憑管理装置の制御部は、利用者がセットした書類セットを、画像読取装置20−2を制御して読み込む。そして、証憑管理装置の制御部は、読み込まれた帳票と証憑を含む書類セットの各書類の画像情報からコード画像情報を読み取る。そして、証憑管理装置の制御部は、読取ったコード画像情報に基づいて、帳票と証憑を含む書類セットを、帳票を印刷すると同時に帳票画像情報ファイル106bへ既に取り込んだ帳票画像情報ファイルと紐付けする。そして、証憑管理装置の制御部は、帳票データファイル106aへ証憑取り込みを通知することにより、帳票画像情報ファイル106bに記憶された、承認済み帳票と証憑とを含む書類セットと紐付けられた帳票画像情報ファイルと、帳票データファイル106aに記憶された帳票データとをリンクさせる。また、証憑管理装置の制御部は、情報処理端末10からの要求に対応して、帳票画像情報ファイル106bに格納された帳票の画像に基づいて承認印の認証を行ってもよい。
【0026】
ここで、「証憑」とは、取引の事実を証明する根拠となる書類を意味しており、例えば、納品書、請求書、領収証、受払伝票、預金通帳、小切手帳等である。
【0027】
このように、本発明の証憑管理装置、キーワード情報に対応するコード画像情報に基づいて、帳票データファイル106aと帳票画像情報ファイル106bとのデータ連携を実現することができるので、利用者は情報処理端末10から帳票データにリンクされた証憑等を簡易に検索することができる。また、本発明の証憑管理装置は、証憑登録を簡単に正確に短時間で行えるので、会計監査時の会計帳票探索を削減でき、原簿(帳票や証憑等)の管理を簡略化できる。また、本発明の証憑管理装置は、画像読取装置20−2にネットワークスキャナ等を利用した場合、遠隔地からも証憑登録を簡単に行うことができ、また、複数拠点からの登録処理を実現でき、データを1箇所に集約することができる。また、本発明の証憑管理装置は、押印またはサイン等による責任者等の管理者特定およびチェックの有無を確認することができ、不正行為を防止できる。
【0028】
以上で、本発明の概要の説明を終える。
【0029】
[証憑管理装置100の構成]
次に、本証憑管理装置100の構成について図2〜図4を参照して説明する。ここで、図2は、本発明が適用される本証憑管理装置100の構成の一例を示すブロック図であり、該構成のうち本発明に関係する部分のみを概念的に示している。また、図3は、キーワード情報のデータ構成の一例を示す図である。また、図4は、コード画像情報の識別の一例を示す図である。
【0030】
図2に示すように、本証憑管理装置100は、概略的に、印刷装置20−1と、画像読取装置20−2と、情報処理端末10−1〜3とに、通信制御インターフェース部104を介してネットワーク300を通じて通信可能に接続された、記憶部106と制御部102とを備えて構成される。これら証憑管理装置100の各部は任意の通信路を介して通信可能に接続されている。
【0031】
図2において、情報処理端末10−1〜3は、証憑管理装置100にアクセスし情報検索等を行う機能を有し、例えば、一般に市販されるデスクトップ型またはノート型のパーソナルコンピュータ等の情報処理装置や、携帯電話等の携帯端末装置などである。
【0032】
また、図2において、印刷装置20−1は、プリンタ機能を有する印刷手段であり、例えば、プリンタやネットワークプリンタ等である。本実施形態において、印刷装置20−1は、制御部102にて生成された帳票を印刷する。また、画像読取装置20−2は、スキャナ機能をする画像読取手段であり、例えば、スキャナやネットワークスキャナ等である。本実施形態において、画像読取装置20−2は、印刷された帳票と証憑を含む書類セットを読み取る。なお、図示しないが、印刷装置20−1と画像読取装置20−2は、少なくともプリンタ機能およびスキャナ機能を有する複合機として構成してもよい。
【0033】
また、図2において、通信制御インターフェース部104は、通信制御インターフェース部104は、通信回線等に接続されるルータ等の通信装置(図示せず)に接続されるインターフェースであり、証憑管理装置100とネットワーク300との間における通信制御を行う機能を有する。すなわち、通信制御インターフェース部104は、情報処理端末10−1〜3、印刷装置20−1、画像読取装置20−2等の外部機器と通信回線を介してデータを通信する機能を有している。また、ネットワーク300は、証憑管理装置100と情報処理端末10−1〜3、印刷装置20−1、画像読取装置20−2等の外部機器とを相互に接続する機能を有し、例えば、インターネット、電話回線網(携帯端末回線網、一般電話回線網を含む。)、イントラネット等であってもよい。
【0034】
また、図2において、記憶部106は、固定ディスク装置等のストレージ手段であり、各種のデータベースやテーブル(帳票データファイル106aおよび帳票画像情報ファイル106b等)を格納する。例えば、記憶部106は、各種処理に用いる各種のプログラムやテーブルやファイルやデータベースや、帳票を作成するのに必要な帳票データや、帳票や証憑等を対応付けるのに必要なキーワード情報(例えば、固有識別情報、帳票番号等)などを格納する。
【0035】
これら記憶部106の各構成要素のうち、帳票データファイル106aは、予め利用者により情報処理端末10−1〜3から予め入力部(図示せず)を介して入力されたかまたは画像読取装置20−2にて読み取られて証憑管理装置100へ送信された、帳票データと、予め利用者により入力部を介して選択された、当該帳票データに対応する固有識別情報および帳票番号を少なくとも含むキーワード情報と、を対応付けて記憶する帳票データ記憶手段である。
【0036】
ここで、図3を参照し、キーワード情報のデータ構成の一例について以下に説明する。
【0037】
図3に示すように、帳票データファイル106aに格納されるキーワード情報は、当該帳票データに対応する「固有識別情報(例えば、固有ID、会社識別コード、帳票日付、職制ID等)や、帳票番号、システム区分、チェックデジット」などを含む。図3において、一例として、「固有ID」は、バーコードやQRコード等を識別するための固有ID(例えば、○○社)を意味する。また、「会社識別コード」は、会社の管理コードを意味する。また、「帳票日付」は、帳票を計上した日付を意味する。また、「職制ID」は、計上対象の職制IDを意味する。また、「帳票番号」は、帳票を一意に特定する番号を意味する。また、「システム区分」は、本システムの識別子を意味する。また、「チェックデジット」は、読取ったデータが正しいかチェックするためのものであり、通常、データの最後にデータを一定の式で計算した値を付加して、読取り時にも同じように計算することでチェックを行う。なお、図3において、コード画像情報(例えば、バーコードやQRコード等)は英数字とし、サイドにチェックデジットを一桁追加するものとする。
【0038】
本実施の形態において、キーワード情報は、制御部102によりコード画像情報に変換され、この変換されたコード画像情報に基づいて、帳票データファイル106aと帳票画像情報ファイル106bとのデータ連携を実現するために用いられる。図3において、キーワード情報は、固有識別情報(例えば、固有IDや会社識別コードや職制ID等)を複合して正規データであるかを判別するために用いられる。また、キーワード情報は、例えば、固有識別情報の帳票日付と帳票番号等を複合キーとしてデータを連携するために用いられる。なお、正規データ判別の詳細については、コード画像情報識別部102eの説明にて図4を参照し後述する。
【0039】
図2に戻り、帳票画像情報ファイル106bは、制御部102にて生成された帳票画像情報と、当該帳票画像情報のキーワード情報と、を対応付けた帳票画像情報ファイルを記憶する帳票画像情報ファイル記憶手段である。また、帳票画像情報ファイル106bは、制御部102にて識別されたコード画像情報が固有識別情報を含む場合には、次の固有識別情報を含むコード画像情報を識別するまでを一つの書類セットとして認識し、当該コード画像情報中の帳票番号に基づいて、制御部102にて印刷された帳票画像情報と、当該帳票画像情報に対応する証憑とを含む一つまたは複数の書類セットの画像情報を対応する帳票画像情報ファイルに記憶する書類セット記憶手段である。すなわち、帳票画像情報ファイル106bは、キーワード情報(コード画像情報に対応)に基づいて、帳票画像情報、キーワード情報、書類セットをと関連付けて記憶する。
【0040】
また、図2において、制御部102は、OS(Operating System)等の制御プログラムや、各種の処理手順等を規定したプログラム、および、所要データを格納するための内部メモリを有する。そして、制御部102は、これらのプログラム等により、種々の処理を実行するための情報処理を行う。制御部102は、機能概念的に、コード画像情報変換部102a、帳票画像情報印刷部102b、帳票画像情報ファイル格納部102c、書類セット読取部102d、コード画像情報識別部102e、書類セット格納部102f、情報検索部102g、承認印認証部102h、および、証憑取込通知部102iを備えて構成されている。
【0041】
このうち、コード画像情報変換部102aは、キーワード情報を光学式に読取可能なコード画像情報に変換するコード画像情報変換手段である。
【0042】
また、帳票画像情報印刷部102bは、コード画像情報変換部102aにて変換されたコード画像情報を帳票データ上に表示した帳票画像情報を生成し、印刷装置20−1を制御して当該帳票画像情報を印刷する帳票画像情報印刷手段である。
【0043】
また、帳票画像情報ファイル格納部102cは、帳票画像情報印刷部102bにて生成された帳票画像情報と、当該帳票画像情報のキーワード情報と、を対応付けた帳票画像情報ファイルを帳票画像情報ファイル106bに格納する帳票画像情報ファイル格納手段である。
【0044】
また、書類セット読取部102dは、帳票画像情報印刷部102bにて印刷された帳票画像情報と、当該帳票画像情報に対応する証憑とを含む一つまたは複数の書類セットに対して、画像読取装置20−2を制御して連続的に当該書類セットの画像情報を読取る書類セット読取手段である。
【0045】
また、コード画像情報識別部102eは、書類セット読取部102dにて読取られた書類セットの各書類の画像情報からコード画像情報を識別するコード画像情報識別手段である。
【0046】
ここで、図4を参照して、コード画像情報の識別の一例について以下に説明する。
【0047】
図4に示すように、画像読取装置20−2にて読取られた書類セットには、意図しないコード画像情報が含まれている場合がある。すなわち、書類セットと帳票画像情報ファイル106bに格納された帳票画像情報ファイルとを対応付けて格納するために意図して帳票上に表示したコード画像情報(図4において、帳票1,4上に表示されたコード画像情報)とは別に、意図しないコード画像情報(図4において、証憑2,3,5上に表示されたコード画像情報)が含まれている場合がある。従来は、キーワードに対応するコード画像であるか確認できず、意図しないコード画像情報をキーワードとして誤認識してしまう可能性があったが、本証憑管理装置100のコード画像情報識別部102eは、意図して付与したコード画像情報を正確に識別する。
【0048】
すなわち、図4に示すように、コード画像情報識別部102eは、書類セット(図4において、書類セット(1),(2))の各書類の画像情報からコード画像情報を抽出し、抽出されたコード画像情報に対応するキーワード情報を帳票画像情報ファイル内のキーワード情報と比較することにより、コード画像情報を識別する。一致する場合は、コード画像情報識別部102eにより識別されたコード画像情報に対応するキーワード情報が、帳票画像情報印刷102bにより帳票画像情報を印刷すると同時に帳票画像情報ファイル格納部102cにより帳票画像情報ファイル106bに格納されたキーワード情報と一致すると判定されたことを意味するので、コード画像情報識別部102eは、意図して付加された正規のコード画像情報であると判定する。具体的には、コード画像情報識別部102eは、画像読取装置20−2にて読み取られた書類セットのコード画像情報に対応するキーワード情報の固有識別情報(図3における「固有ID」や「帳票日付」等)が、既に帳票画像情報ファイル106bに記憶されたキーワード情報の固有識別情報(図3における「固有ID」や「帳票日付」等)と一致するかを判定し、意図した正規なデータ(帳票)であるか、意図しないデータ(証憑等)であるかを見分けている。これにより、連続読取の際にも正確に書類セットを分類することができ、次の固有識別情報を含むコード画像情報を識別するまでを一つの書類セットとして認識することができる。
【0049】
図2に戻り、書類セット格納部102fは、コード画像情報識別部102eにて識別されたコード画像情報が固有識別情報を含む場合には、次の固有識別情報を含むコード画像情報を識別するまでを一つの書類セットとして認識し、当該コード画像情報中の帳票番号に基づいて、書類セットの画像情報を対応する帳票画像情報ファイル106bに格納する書類セット格納手段である。
【0050】
また、情報検索部102gは、情報処理端末10−1〜3からの要求に対応して、帳票画像情報ファイル106bに格納された、帳票画像情報、キーワード情報、書類セットの画像情報のうち少なくとも一部または全部を検索して、当該情報処理端末10−1〜3に送信する情報検索手段である。
【0051】
また、承認印認証部102hは、書類セット格納部102fにて格納された書類セットの画像情報中の帳票画像情報に対応する書類の画像情報中に、管理者の承認印が含まれているかを認証する承認印認証手段である。
【0052】
また、証憑取込通知部102iは、書類セット格納部102fにて書類セットの画像情報を帳票画像情報ファイル106bに格納後、当該帳票画像情報ファイル106bに証憑を取り込んだことを通知する証憑取込通知を情報処理端末10−1〜3に送信する証憑取込通知手段である。
【0053】
以上で、本証憑管理装置100の構成の説明を終える。
【0054】
[証憑管理装置100の処理]
次に、このように構成された本実施の形態における本証憑管理装置100の処理の一例について、以下に図5〜図7を参照して詳細に説明する。ここで、図5は、本実施の形態におけるデータ連携処理の一例を示すフローチャートである。また、図6は、本実施の形態における情報検索処理の一例を示すフローチャートである。また、図7は、本実施の形態における承認印認証処理の一例を示すフローチャートである。
【0055】
[データ連携処理]
まず、実施の形態におけるデータ連携処理の一例について、図5を参照して以下に説明する。
【0056】
図5に示すように、証憑管理装置100の制御部102は、記憶部106に記憶された帳票データに基づいて、キーワードとイメージデータを出力し(ステップSA−1)、同時に、キーワードとして識別番号となる固有IDや帳票番号等をバーコードやQRコード等として付与した帳票を印刷する(ステップSA−2)。
【0057】
すなわち、コード画像情報変換部102aは、帳票データファイル106aに記憶された、帳票データに対応する固有識別情報(例えば、固有IDや帳票日付等)および帳票番号を少なくとも含むキーワード情報を光学式に読取可能なコード画像情報(例えば、バーコードやQRコード等)に変換する。そして、帳票画像情報印刷部102bは、コード画像情報変換部102aの処理により変換されたコード画像情報(キーワード情報に対応)を帳票データ上に表示した帳票画像情報(PDFファイル等のイメージデータ)を生成し、印刷装置20−1を制御して当該帳票画像情報(帳票)を印刷する。
【0058】
そして、証憑管理装置100の制御部102は、出力したキーワードおよびイメージデータを画像管理ソフトである帳票画像情報ファイル106bに取り込む(ステップSA−3)。
【0059】
すなわち、帳票画像情報ファイル格納部102cは、帳票画像情報印刷部102bの処理により生成された帳票画像情報(PDFファイル等のイメージデータ)と、当該帳票画像情報のキーワード情報と、を対応付けた帳票画像情報ファイルを帳票画像情報ファイル106bに格納する。
【0060】
そして、利用者は、帳票に印刷された証憑を集め(ステップSA−4)、全ての証憑が集められたことを確認して承認印等を押印する(ステップSA−5)。
【0061】
そして、証憑管理装置100の制御部102は、帳票を一番上にし、集められた証憑をまとめた書類セットを画像読取装置20−2にてスキャンする(ステップSA−6)。
【0062】
すなわち、書類セット読取部102dは、帳票画像情報印刷部102bの処理により印刷された帳票画像情報(帳票)と、当該帳票画像情報(帳票)に対応する証憑とを含む一つまたは複数の書類セットに対して、画像読取装置20−2を制御して連続的に当該書類セットの画像情報を読取る。
【0063】
そして、証憑管理装置100の制御部102は、スキャンしたバーコードやQRコード等を認識し、キーワードを抽出する(ステップSA−7)。
【0064】
すなわち、コード画像情報識別部102eは、書類セット読取部102dの処理により読取られた書類セットの各書類の画像情報からコード画像情報(キーワード情報に対応)を識別する。
【0065】
そして、証憑管理装置100の制御部102は、帳票画像情報ファイル106bを参照して、抽出したキーワードと帳票画像情報ファイルとを比較することにより、一致するかを判定する(ステップSA−8)。
【0066】
すなわち、コード画像情報識別部102eは、帳票画像情報ファイル106bに記憶されたキーワード情報を参照し、コード画像情報識別部102eの処理により識別されたコード画像情報(例えば、バーコードやQRコード等)が固有識別情報(例えば、固有IDや帳票日付等)を含むか否かを判定する。
【0067】
そして、証憑管理装置100の制御部102は、比較結果が一致すると判定された場合(ステップSA−8:Yes)、スキャンした書類セットの画像と帳票画像情報ファイル106bのデータとをリンクして格納する(ステップSA−9)。一方、証憑管理装置100の制御部102は、比較結果が一致しないと判定された場合(ステップSA−8:No)、そのまま処理を終了する。
【0068】
すなわち、書類セット格納部102fは、コード画像情報識別部102eの処理により識別されたコード画像情報(例えば、バーコードやQRコード等)が固有識別情報(例えば、固有IDや帳票日付等)を含む場合には、当該コード画像情報中の帳票番号に基づいて、書類セットの画像情報(スキャンした書類セットの画像)を対応する帳票画像情報ファイル106bに格納する。一方、書類セット格納部102fは、コード画像情報識別部102eの処理により比較結果が一致しないと判定された場合、そのまま処理を終了する。これにより、帳票データファイル106aと帳票画像情報ファイル106bのデータを連携することができる。
【0069】
[情報検索処理]
続いて、本実施の形態における情報検索処理の一例について、図6を参照し以下に説明する。
【0070】
図6に示すように、情報処理装置10−1〜3および証憑管理装置100の帳票データファイル106aは、証憑管理装置100から帳票画像情報ファイル106bに帳票と証憑とを含む書類セットの画像をキーワード情報に関連付けて取り込んだことを知らせる証憑取込通知を受信する(ステップSB−1)。そして、証憑管理装置100の制御部102は、利用者により選択され情報処理端末10−1〜3から受信した検索要求に従って(ステップSB−2)、帳票画像情報ファイルを検索し、検索結果を情報処理端末に送信して表示させる(ステップSB−3)。
【0071】
すなわち、証憑取込通知部102iは、書類セット格納部102fにて書類セットの画像情報を帳票画像情報ファイル106bに格納後、当該帳票画像情報ファイル106bに証憑を取り込んだことを通知する証憑取込通知を情報処理端末10−1〜3に送信する。そして、情報検索部102gは、情報処理端末10−1〜3からの要求に対応して、帳票画像情報ファイル106bに格納された、帳票画像情報、キーワード情報、書類セットの画像情報のうち少なくとも一部または全部を検索して、当該情報処理端末10−1〜3に送信する。
【0072】
具体的には、一例として、利用者は、情報処理端末10−1〜3の表示部上に表示された帳票データ上の帳票日付や帳票番号等を、マウス等の入力部を介してクリックすることにより、帳票日付や帳票番号等を検索キーとして、証憑管理装置100へ送信する。そして、証憑管理装置100の情報検索部102gは、帳票画像情報ファイル106bから、受信した検索キー(帳票日付や帳票番号等)に一致するキーワード情報を検索し、一致するキーワード情報に対応付けて格納された、帳票画像情報や、帳票と証憑とを含む書類セットの画像情報を検索結果として、情報処理端末10−1〜3に送信し、情報処理端末10−1〜3の表示部(図示せず)に表示させる。これにより、利用者は、利用者は情報処理端末10−1〜3から帳票データにリンクされた証憑等を簡易に検索することができる。
【0073】
[承認印認証処理]
続いて、本実施の形態における承認印認証処理の一例について、図7を参照して以下に説明する。
【0074】
図7に示すように、証憑管理装置100の制御部102は、帳票画像情報ファイル106bから書類セットの帳票に対応する画像情報(画像読取装置20−2にて読み取った画像情報)を呼び出し(ステップSC−1)、呼び出した画像情報と、この画像に関連付けられた帳票画像情報(帳票画像情報印刷部102bにて生成された帳票画像情報)とを比較することにより承認印の画像を抽出することにより、承認印の有無を確認する(ステップSC−2)。
【0075】
すなわち、承認印認証部102hは、書類セット格納部102fにて格納された書類セットの画像情報中の帳票画像情報に対応する書類の画像情報中に、管理者の承認印が含まれているかを認証する。ここで、証憑管理装置100の記憶部106は、予め登録された承認印の画像情報を記憶していてもよく、承認印認証部102hは、予め登録された承認印の画像情報と、抽出した承認印の画像情報とを比較することにより、正規の承認印であるかを判定してもよい。
【0076】
なお、本実施形態において、承認印の認証は、承認印認証部102hが自動で行う一例について説明したが、上述の情報検索処理において、利用者が検索結果として受信した書類セットの画像情報中の帳票画像情報に対応する書類の画像情報を、目視にて確認することにより、承認印の認証を行ってもよい。
【0077】
以上で、本証憑管理装置100の処理の説明を終える。
【0078】
[実施例]
続いて、本認証管理装置100を適用した実施例について以下に説明する。ここで、図8は、本発明の実施例の一例を示す図である。
【0079】
図8に示すように、本認証管理装置100を適用して、紙の電子化により業務プロセスの改善を図った場合、経営者は、業務に関するデータが電子化され一元管理されているので、全体を把握して意思決定をすることができる。また、監査部門は、業務プロセスを監視することができる。例えば、営業担当者は、遠隔地であっても、ネットワークスキャナ等を用いることにより、場所を選ばずに書類(例えば、お客様書類、注文書、検収書、手配依頼書等)を電子化し、簡単に書類の画像データを事務センターへ送付することができる。これにより、事務所センター側が電子記録を参照することができるので、営業担当者の不正を防止することができる。そして、事務センターの担当者は、営業担当者より送付された書類の画像データを見ながら、業務管理アプリケーションであるERPシステムに必要なデータを入力することができるので、業務の集約化を図ることができ、効率があがる。そして、経理(振替業務)担当者は、事務センターの担当者により入力されたデータをERPシステムから確認することができるので、上述したように、経理担当者に集められた証憑の記録等をERPシステムに関連付けることができる。これにより、証憑管理を簡単かつ正確に短時間で行うことできる。
【0080】
[他の実施の形態]
さて、これまで本発明の実施の形態について説明したが、本発明は、上述した実施の形態以外にも、特許請求の範囲に記載した技術的思想の範囲内において種々の異なる実施の形態にて実施されてよいものである。
【0081】
また、実施の形態において説明した各処理のうち、自動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を手動的に行うこともでき、あるいは、手動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的に行うこともできる。
【0082】
例えば、本実施形態において、証憑管理装置100は、単一のサーバ装置として構成する一例について説明したが、複数のサーバ装置を連動して構成してもよい。具体的には、証憑管理装置100は、印刷装置20−1に接続され、帳票データファイル106aを備える帳票データ管理サーバと、画像読取装置20−2に接続され、コード画像情報を識別するコード画像情報識別サーバと、帳票画像情報ファイル106bを備える帳票画像情報管理サーバとから構成されてもよい(図1参照)。なお、この場合、帳票画像情報管理サーバは、帳票画像情報ファイル106に証憑を取り込んだ後、帳票データ管理サーバに対し、証憑取込通知を送信することにより、帳票データファイル106aと帳票画像情報ファイル106bとのデータを連携させる。
【0083】
このほか、上記文献中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各処理の登録データや検索条件等のパラメータを含む情報、画面例、データベース構成については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。
【0084】
また、証憑管理装置100に関して、図示の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。
【0085】
例えば、証憑管理装置100の各装置が備える処理機能、特に制御部102にて行われる各処理機能については、その全部または任意の一部を、CPU(Central Processing Unit)および当該CPUにて解釈実行されるプログラムにて実現してもよく、また、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現してもよい。尚、プログラムは、後述する記録媒体に記録されており、必要に応じて証憑管理装置100に機械的に読み取られる。すなわち、ROMまたはHDなどの記憶部106などは、OS(Operating System)として協働してCPUに命令を与え、各種処理を行うためのコンピュータプログラムが記録されている。このコンピュータプログラムは、RAMにロードされることによって実行され、CPUと協働して制御部102を構成する。
【0086】
また、このコンピュータプログラムは、証憑管理装置100に対して任意のネットワーク300を介して接続されたアプリケーションプログラムサーバに記憶されていてもよく、必要に応じてその全部または一部をダウンロードすることも可能である。
【0087】
また、本発明に係るプログラムを、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納することもできる。ここで、この「記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ROM、EPROM、EEPROM、CD−ROM、MO、DVD等の任意の「可搬用の物理媒体」、あるいは、LAN、WAN、インターネットに代表されるネットワークを介してプログラムを送信する場合の通信回線や搬送波のように、短期にプログラムを保持する「通信媒体」を含むものとする。
【0088】
また、「プログラム」とは、任意の言語や記述方法にて記述されたデータ処理方法であり、ソースコードやバイナリコード等の形式を問わない。なお、「プログラム」は必ずしも単一的に構成されるものに限られず、複数のモジュールやライブラリとして分散構成されるものや、OS(Operating System)に代表される別個のプログラムと協働してその機能を達成するものをも含む。なお、実施の形態に示した各装置において記録媒体を読み取るための具体的な構成、読み取り手順、あるいは、読み取り後のインストール手順等については、周知の構成や手順を用いることができる。
【0089】
記憶部106に格納される各種のデータベース等(帳票データファイル106aおよび帳票画像情報ファイル106b等)は、RAM、ROM等のメモリ装置、ハードディスク等の固定ディスク装置、フレキシブルディスク、光ディスク等のストレージ手段であり、各種処理やウェブサイト提供に用いる各種のプログラムやテーブルやデータベースや、帳票を作成するのに必要な帳票データや、帳票や証憑等を対応付けるのに必要なキーワード情報(例えば、固有識別情報、帳票番号等)などを格納する。
【0090】
また、証憑管理装置100は、既知のパーソナルコンピュータ、ワークステーション等の情報処理装置を接続し、該情報処理装置に本発明の方法を実現させるソフトウェア(プログラム、データ等を含む)を実装することにより実現してもよい。
【0091】
更に、装置の分散・統合の具体的形態は図示するものに限られず、その全部または一部を、各種の付加等に応じて、または、機能負荷に応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。
【産業上の利用可能性】
【0092】
以上詳述に説明したように、本発明によれば、データ登録や検索時において、キーワードの誤入力を防止し、キーワードに基づいてデータ間の関連付けを自動化し、簡易に高精度で効率的にデータを一元管理でき、また、意図して付与したコード画像を正確に識別でき、また、認証済みのデータであるかを正確に判定することができる証憑管理装置および証憑管理方法を提供することができるので、会計伝票の証憑管理等の業務フローの効率化などを支援する情報機器や情報処理分野等の様々な分野において極めて有用である。
【図面の簡単な説明】
【0093】
【図1】本発明の基本原理の一例を示す図である。
【図2】本発明が適用される本証憑管理装置100の構成の一例を示すブロック図である。
【図3】キーワード情報のデータ構成の一例を示す図である。
【図4】コード画像情報の識別の一例を示す図である。
【図5】本実施の形態におけるデータ連携処理の一例を示すフローチャートである。
【図6】本実施の形態における情報検索処理の一例を示すフローチャートである。
【図7】本実施の形態における承認印認証処理の一例を示すフローチャートである。
【図8】本発明の実施例の一例を示す図である。
【符号の説明】
【0094】
100 証憑管理装置
102 制御部
102a コード画像情報変換部
102b 帳票画像情報印刷部
102c 帳票画像情報ファイル格納部
102d 書類セット読取部
102e コード画像情報識別部
102f 書類セット格納部
102g 情報検索部
102h 承認印認証部
102i 証憑取込通知部
104 通信制御インターフェース部
106 記憶部
106a 帳票データファイル
106b 帳票画像情報ファイル
10−1〜3 情報処理端末
20−1 印刷装置
20−2 画像読取装置
300 ネットワーク

【特許請求の範囲】
【請求項1】
印刷装置と、画像読取装置と、情報処理端末とに通信可能に接続された、記憶部と制御部とを備えた証憑管理装置であって、
上記記憶部は、
帳票データと、当該帳票データに対応する固有識別情報および帳票番号を少なくとも含むキーワード情報と、を対応付けて記憶する帳票データ記憶手段
を備え、
上記制御部は、
上記キーワード情報を光学式に読取可能なコード画像情報に変換するコード画像情報変換手段と、
上記コード画像情報変換手段にて変換された上記コード画像情報を上記帳票データ上に表示した帳票画像情報を生成し、上記印刷装置を制御して当該帳票画像情報を印刷する帳票画像情報印刷手段と、
上記帳票画像情報印刷手段にて生成された上記帳票画像情報と、当該帳票画像情報の上記キーワード情報と、を対応付けた帳票画像情報ファイルを上記記憶部に格納する帳票画像情報ファイル格納手段と、
上記帳票画像情報印刷手段にて印刷された上記帳票画像情報と、当該帳票画像情報に対応する証憑とを含む一つまたは複数の書類セットに対して、上記画像読取装置を制御して連続的に当該書類セットの画像情報を読取る書類セット読取手段と、
上記書類セット読取手段にて読取られた上記書類セットの各書類の画像情報からコード画像情報を識別するコード画像情報識別手段と、
上記コード画像情報識別手段にて識別された上記コード画像情報が上記固有識別情報を含む場合には、次の上記固有識別情報を含む上記コード画像情報を識別するまでを一つの上記書類セットとして認識し、当該コード画像情報中の上記帳票番号に基づいて、上記書類セットの画像情報を対応する上記帳票画像情報ファイルに格納する書類セット格納手段と、
上記情報処理端末からの要求に対応して、上記帳票画像情報ファイルに格納された、上記帳票画像情報、上記キーワード情報、上記書類セットの画像情報のうち少なくとも一部または全部を検索して、当該情報処理端末に送信する情報検索手段と、
を備えたことを特徴とする、証憑管理装置。
【請求項2】
請求項1に記載の証憑管理装置において、
上記制御部は、
上記書類セット格納手段にて格納された上記書類セットの画像情報中の上記帳票画像情報に対応する上記書類の画像情報中に、管理者の承認印が含まれているかを認証する承認印認証手段
を更に備えたことを特徴とする、証憑管理装置。
【請求項3】
請求項1に記載の証憑管理装置において、
上記制御部は、
上記書類セット格納手段にて上記書類セットの上記画像情報を上記帳票画像情報ファイルに格納後、当該帳票画像情報ファイルに上記証憑を取り込んだことを通知する証憑取込通知を上記情報処理端末に送信する証憑取込通知手段
を更に備えたことを特徴とする、証憑管理装置。
【請求項4】
印刷装置と、画像読取装置と、情報処理端末とに通信可能に接続された、記憶部と制御部とを備えた証憑管理装置において実行される証憑管理方法であって、
上記記憶部は、
帳票データと、当該帳票データに対応する固有識別情報および帳票番号を少なくとも含むキーワード情報と、を対応付けて記憶する帳票データ記憶手段
を備え、
上記制御部において実行される、
上記キーワード情報を光学式に読取可能なコード画像情報に変換するコード画像情報変換ステップと、
上記コード画像情報変換ステップにて変換された上記コード画像情報を上記帳票データ上に表示した帳票画像情報を生成し、上記印刷装置を制御して当該帳票画像情報を印刷する帳票画像情報印刷ステップと、
上記帳票画像情報印刷ステップにて生成された上記帳票画像情報と、当該帳票画像情報の上記キーワード情報と、を対応付けた帳票画像情報ファイルを上記記憶部に格納する帳票画像情報ファイル格納ステップと、
上記帳票画像情報印刷ステップにて印刷された上記帳票画像情報と、当該帳票画像情報に対応する証憑とを含む一つまたは複数の書類セットに対して、上記画像読取装置を制御して連続的に当該書類セットの画像情報を読取る書類セット読取ステップと、
上記書類セット読取ステップにて読取られた上記書類セットの各書類の画像情報からコード画像情報を識別するコード画像情報識別ステップと、
上記コード画像情報識別ステップにて識別された上記コード画像情報が上記固有識別情報を含む場合には、次の上記固有識別情報を含む上記コード画像情報を識別するまでを一つの上記書類セットとして認識し、当該コード画像情報中の上記帳票番号に基づいて、上記書類セットの画像情報を対応する上記帳票画像情報ファイルに格納する書類セット格納ステップと、
上記情報処理端末からの要求に対応して、上記帳票画像情報ファイルに格納された、上記帳票画像情報、上記キーワード情報、上記書類セットの画像情報のうち少なくとも一部または全部を検索して、当該情報処理端末に送信する情報検索ステップと、
を含むことを特徴とする、証憑管理方法。
【請求項5】
請求項4に記載の証憑管理方法において、
上記制御部において実行される、
上記書類セット格納ステップにて格納された上記書類セットの画像情報中の上記帳票画像情報に対応する上記書類の画像情報中に、管理者の承認印が含まれているかを認証する承認印認証ステップ
を更に含むことを特徴とする、証憑管理方法。
【請求項6】
請求項4に記載の証憑管理方法において、
上記制御部において実行される、
上記書類セット格納ステップにて上記書類セットの上記画像情報を上記帳票画像情報ファイルに格納後、当該帳票画像情報ファイルに上記証憑を取り込んだことを通知する証憑取込通知を上記情報処理端末に送信する証憑取込通知ステップ
を更に含むことを特徴とする、証憑管理方法。

【図1】
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【図2】
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【図3】
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【図4】
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【図5】
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【図6】
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【図7】
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【図8】
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【公開番号】特開2009−301272(P2009−301272A)
【公開日】平成21年12月24日(2009.12.24)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2008−154133(P2008−154133)
【出願日】平成20年6月12日(2008.6.12)
【公序良俗違反の表示】
(特許庁注:以下のものは登録商標)
1.QRコード
【出願人】(000136136)株式会社PFU (354)
【Fターム(参考)】