電子文書登録システム、方法及び端末装置
【課題】キー入力や文字認識処理をすることなく、登録する書類のメータデータを生成することができる電子文書登録システムを提供する。
【解決手段】書類６を作成するときには電子フォーム５が利用され、電子フォーム５にデータが入力されることで、書類６の電子データが作成され、データが入力された電子フォーム５を印刷することで、書類６は作成される。印刷された書類６には、電子フォーム５の一部のデータがエンコードされた２次元バーコード６０が付与され、書類６の画像データを電子文書として登録するときは、書類６の画像データに含まれる２次元バーコード６０の画像をデコードし、２次元バーコード６０をデコードすることで得られるデータをメタデータとして利用する。
【解決手段】書類６を作成するときには電子フォーム５が利用され、電子フォーム５にデータが入力されることで、書類６の電子データが作成され、データが入力された電子フォーム５を印刷することで、書類６は作成される。印刷された書類６には、電子フォーム５の一部のデータがエンコードされた２次元バーコード６０が付与され、書類６の画像データを電子文書として登録するときは、書類６の画像データに含まれる２次元バーコード６０の画像をデコードし、２次元バーコード６０をデコードすることで得られるデータをメタデータとして利用する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙媒体である書類の電子文書を登録する技術に関し、更に詳しくは、登録する電子文書の内容について記述したメタデータを生成する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
インターネットに代表されるコンピュータネットワークが普及するに連れ、コンピュータネットワークを利用した電子申請システムが数多く開発されるようになったが、未だに、審査機関や金融機関などに電子申請を行う場合は、申請者が筆記署名・捺印した紙の書類が利用されるケースも少なくない。
【０００３】
申請者が筆記署名・捺印した紙の書類を電子化する際は、イメージスキャナで紙の書類を光学的に読取り、光学的に読取った書類の画像データの要約や検索キーなどが記述されたメタデータを付与して、書類の画像データをデータベースに登録する。
【０００４】
書類の画像データにメタデータを付与する際、メタデータとなる文字をキー入力すると大変手間が掛かるため、書類の画像データからメタデータを自動的に抽出する発明が開示されている。
【０００５】
特許文献１で開示されている文書デ−タベ−ス登録システムは、イメージスキャナを用いて読み取った書類の画像データから、メタデータとなる文字コードを容易確実に生成してデータベースに登録できる発明で、標題や著者名などの属性に対応する画像データ上の文字領域をオペレータが指定し、指定した文字領域に含まれる画像データを文字認識処理して、標題や著者名などの属性に対するメタデータを生成するシステムである。
【０００６】
また、特許文献２で開示されているファイリングシステムは、書類の画像データに含まれる文字について文字認識処理を施してテキストデータを作成し、画像データとテキストデータとを読み込んで、体系的に書類の画像データをファイリングするシステムである。
【０００７】
更に、特許文献３で開示されているファイリングシステムは、特許文献２で開示されているファイリングシステムは、特許文献２で開示されているようなファイリングシステムにおいて、書類の画像データとテキストデータに加え、書類に付与され、書類の種別毎にユニークなコードを利用して、体系的に書類の画像データをファイリングするシステムである。
【特許文献１】特開平８−８３２８５号公報
【特許文献２】特開平１０−９７６０６公報
【特許文献３】特開２００５−１８２４７６公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかし、上述したように従来の技術では、画像データの全面、または、オペレータが指定した画像データの領域を文字認識し、文字認識で得られるテキストデータをメタデータとして利用するが、文字認識の文字認識精度は１００％完全でないため、文字認識した後に確認作業などが必要となってしまう問題があった。
【０００９】
そこで、本発明は、上述した問題を鑑みて、電子文書として書類の画像データを登録する際に、人手によるキー入力や文字認識処理をすることなく、登録する書類のメータデータを生成することができる電子文書登録システム及び方法等を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上述した課題を解決する第１の発明は、電子文書を登録する電子文書登録システムであって、前記電子文書登録システムは、書類を作成する端末装置と、電子文書を登録する電子文書登録サーバとから、少なくとも構成され、
前記端末装置は、前記書類の電子データを作成編集する書類作成手段と、前記書類の電子データに含まれ、メタデータとして利用するデータを光学コードのデータにエンコードし、前記光学コードのデータを前記書類のデータに組み込む手段と、前記光学コードのデータが組み込まれた前記書類の電子データを紙に出力する手段と、を備え、
前記電子文書登録サーバは、印刷された前記書類を光学的に読取り、前記書類の画像データを取得するイメージスキャナと、前記書類の画像データを電子文書として記憶するデータベースと、前記書類の画像データを前記データベースに登録する電子文書登録手段を備え、前記電子文書登録手段は、前記書類の画像データに含まれる光学コードの画像をデコードとし、デコードして得られるデータから、前記書類の画像データのメタデータを生成し、生成したメタデータを付与して前記書類の画像データを前記データベースに登録することを特徴とする。
【００１１】
ここで、前記光学コードとは、１次元バーコードや２次元バーコードのように、光学的に読取られ、文字や数字がエンコードされた符号（Code）を意味する。
【００１２】
また、第１の発明において、前記端末装置に備えられた前記書類作成手段は、電子フォームを利用して前記書類の電子データを作成する手段であることが好適である。加えて、前記電子フォームには、前記光学コードにエンコードするデータを指定する手段が設けられていることが好適である。
【００１３】
更に、上述した課題を解決する第２の発明は、電子文書を登録する電子文書登録方法であって、前記電子文書登録方法は、
（ａ）書類の電子データを作成するステップ、
（ｂ）ステップ（ａ）で作成した前記書類の電子データに含まれ、前記書類のメタデータとして利用されるデータを光学コードのデータにエンコードし、前記書類の電子データに組み込むステップ、
（ｃ）前記光学コードのデータが組み込まれた前記書類の電子データを紙に出力するステップ、
が順に実行される書類作成工程と、
（ｄ）前記ステップ（ｃ）で印刷された前記書類を光学的に読取り、前記書類の画像データを取得するステップ、
（ｅ）前記書類の画像データに含まれる前記光学コードの画像をデコードとし、デコードして得られるデータから前記書類の画像データのメタデータを生成するステップ、
（ｆ）ステップ（ｅ）で生成したメタデータを付与して、前記書類の画像データをデータベースに登録するステップ、
が順に実行される電子文書登録工程と、
を含むことを特徴とする。
【００１４】
また、第２の発明において、前記書類作成工程の前記ステップ（ｃ）は、電子フォームを利用して前記書類の電子データを作成するステップであることが好適である。
【００１５】
更に、上述した課題を解決する第３の発明は、電子文書登録システムで利用される端末装置であって、前記端末装置は、前記書類の電子データを作成編集する書類作成手段と、前記書類の電子データに含まれ、メタデータとして利用するデータを光学コードのデータにエンコードし、前記光学コードのデータを前記書類のデータに組み込む手段と、前記光学コードのデータが組み込まれた前記書類の電子データを紙に出力する手段と、を備えていることを特徴とする。
【００１６】
なお、第３の発明に記載の端末装置において、前記端末装置に備えられた書類作成手段は、電子フォームを利用して前記書類の電子データを作成する手段であることが好適である。
【発明の効果】
【００１７】
上述した本発明によれば、書類の電子データに含まれ、メタデータとして利用するデータは、光学コードにエンコードされて書類に印刷されるため、この光学コードをデコードすれば、人手によるキー入力や文字認識処理をすることなく、書類から、メタデータとして利用するデータを取得することができる。
【００１８】
なお、書類の電子データを作成するときは、電子フォームを利用することで、書類の電子データを容易に作成することが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
ここから、本発明に係る電子文書登録システムについて、図を参照しながら詳細に説明する。図１は、本発明に係る電子文書登録システムを説明するための図である。
【００２０】
通常、紙媒体である書類６を作成するときは、提出する書類６の記入用紙が利用されるが、これに対し、本発明においては、記入用紙の代わりに書類６の電子フォーム５が利用される。この電子フォーム５には、電子フォーム５の画像をディスプレイなどに表示する機能に加え、電子フォーム５にデータを入力する機能が備えられている。
【００２１】
ユーザが書類６を作成するとき、この電子フォーム５にデータを入力することで、書類６の電子データが作成され、データが入力された電子フォーム５を印刷することで、書類６を作成する。この書類６には、電子フォーム５の一部のデータがエンコードされた２次元バーコード６０が付与されている。
【００２２】
書類６を電子文書として登録するとき、書類６を光学的に読取ることで書類６の画像データを取得し、この書類６の画像データを電子文書として登録する。なお、書類６の画像データを電子文書として登録するときは、書類６の画像データに含まれる２次元バーコード６０の画像をデコードし、２次元バーコード６０をデコードすることで得られるデータをメタデータとして利用する。
【００２３】
図１においては、書類６を作成するときに利用される電子フォーム５は電子フォームサーバ３に記憶されている。ユーザが電子フォーム５を利用するときは、端末装置１から電子フォームサーバ３に、作成する書類６の電子フォーム５を送信要求し、ネットワーク４を介して、電子フォームサーバ３から端末装置１に電子フォーム５は送信される。
【００２４】
ユーザは、端末装置１を操作して、電子フォームサーバ３から取得した電子フォーム５に必要なデータを入力する。入力したデータは電子フォーム５に組み込まれ、書類６の電子データが作成される。
【００２５】
ユーザが書類５を作成する際は、ユーザは、端末装置１に接続されたプリンタ１２に、書類６の電子データ、すなわち、データが入力された電子フォーム５を出力する。なお、上述しているように、この書類６には、書類６の電子データの一部がエンコードされた２次元バーコード６０が付与されている。
【００２６】
書類６の提出先には、書類６の画像データを電子文書として登録する電子文書登録サーバ２が備えられている。この電子文書登録サーバ２には、書類６を光学的に読取る装置であるイメージスキャナ２２が備えられている。
【００２７】
電子文書登録サーバ２は、書類６をイメージスキャナ２２で読取ることで書類６の画像データを取得する。そして、取得した書類６の画像データの中から２次元バーコード６０の画像を抽出し、２次元バーコード６０をデコードすることで、２次元バーコード６０にエンコードされていたデータを得る。
【００２８】
書類６の画像データを登録するとき、電子文書登録サーバ２は、２次元バーコード６０の画像をデコードすることで得られるデータからメタデータを生成し、生成したメタデータを付与して、書類６の画像データをデータベースに登録する。
【００２９】
図２は、図１で示した電子文書登録システムのブロック図である。図２に示したように、電子フォームサーバ３には、書類６を作成する時に利用される電子フォーム５を記憶する電子フォームデータベース３１（DB: Data Base）と、電子フォームＤＢ３１に記憶された電子フォーム５を端末装置１に提供する電子フォーム提供手段３０を備える。
【００３０】
電子フォームサーバ３に備えられた電子フォーム提供手段３０とは、電子フォームサーバ３に備えられたＷｅｂアプリケーションで、電子フォーム５を提供する複数のＷｅｂページと、ネットワーク４を介して、電子フォーム５を端末装置１に送信する手段（例えば、メールを送信する手段）を備える。
【００３１】
更に、端末装置１には、電子フォームサーバ３から送信された電子フォーム５などを記憶する手段であるデータ記憶手段１１（例えば、ハードディスク）と、端末装置１に備えられたＣＰＵを動作させるコンピュータプログラムで実現される書類作成アプリケーション１０が備えられている。
【００３２】
端末装置１に備えられた書類作成アプリケーションは、電子フォーム５の表示する機能、電子フォーム５へのデータ入力機能など、電子フォーム５を利用して書類６の電子データを作成編集する機能と、書類６の電子データの一部を２次元バーコード６０のデータにエンコードし、２次元バーコード６０のデータを書類６の電子データに組み込む機能と、書類６の電子データをプリンタ１２に出力する機能とを備えている。
【００３３】
更に、電子文書登録サーバ２には、２次元バーコード６０が付与された書類６を光学的に読取るイメージスキャナ２２が接続され、電子文書として書類６の画像データが登録される電子文書ＤＢ２１と、電子文書登録サーバ２に備えられたＣＰＵを動作させるコンピュータプログラムで実現され、イメージスキャナ２２を利用して、書類６の画像データを取得し、取得した画像データを電子文書ＤＢ２１に登録する電子文書登録手段２０を備えている。
【００３４】
この、電子文書登録手段２０には、書類６の画像データから２次元バーコード６０の画像を抽出する機能、２次元バーコード６０をデコードする機能、２次元バーコード６０をデコードして得られるデータから、書類６の画像データのメタデータを生成する機能が備えられている。
【００３５】
ここから、これまで説明した電子文書登録システムの動作を説明しながら、本発明に係る電子文書登録方法の手順についても説明する。
【００３６】
図３は、書類６の作成する書類作成工程を示したフロー図である。この工程の最初のステップＳ１は、提出する書類６の電子フォーム５を取得するステップである。このステップでは、ユーザは端末装置１を操作して電子フォームサーバ３にアクセスし、電子フォーム提供手段３０に、作成する書類６の電子フォーム５の送信を要求し、電子フォームサーバ３から送信された電子フォーム５は、端末装置１のデータ記憶手段１１に記憶される。
【００３７】
図４は、電子フォームサーバ３から取得する電子フォーム５を説明するための図である。電子フォーム５はスクリプト言語で記述され、図４に示したように、電子フォーム５には、電子フォーム５の画像を端末装置１のディスプレイに表示させるためのオブジェクトである表示オブジェクト５０や、端末装置１に表示した電子フォーム５の画像にデータを入力するためのオブジェクトである入力オブジェクト５１、電子フォーム５のすべて或いは一部のデータが記述されるデータオブジェクト５２が含まれる。
【００３８】
図５は、データオブジェクト５２を説明する図である。図５においては、データオブジェクト５２には、電子フォーム５に含まれる様々なデータがタグで表記されている。<formID>タグ５２０で囲まれたデータは、電子フォーム５の種別ごとにユニークな番号で、この番号によって、電子フォーム５の種別が特定される。また、<se#number>タグ５２１で囲まれたデータは、電子フォーム５の種別ごとのシリアル番号で、<formID>タグ５２０で囲まれたデータ及び<se#number>タグ５２１で囲まれたデータは、電子フォーム５に予め記述されている。
【００３９】
<shimei#kanji>タグ５２２で囲まれたデータは、電子フォーム５にデータを入力するユーザの氏名（漢字）で、<shimei#furigana>タグ５２３で囲まれたデータは、電子フォーム５にデータを入力するユーザの氏名（ふりがな）で、<juusyo>タグ５２４で囲まれたデータは、電子フォーム５にデータを入力するユーザの住所、そして、<tel>タグ５２５で囲まれたデータは、電子フォーム５にデータを入力するユーザの電話番号である。
【００４０】
<shimei#kanji>タグ５２２で囲まれたデータ、<shimei#furigana>タグ５２３で囲まれたデータ、<juusyo>タグ５２４で囲まれたデータ、及び、<tel>タグ５２５で囲まれたデータは、電子フォーム５の入力オブジェクト５１を利用し、ユーザが電子フォーム５に入力するデータで、当然のことながら、電子フォームサーバ３から取得した電子フォーム５においては、これらのデータは記述されていない。
【００４１】
また、それぞれのタグの設けられたbarcode属性は、２次元バーコード６０にエンコードを指示するデータで、barcode属性が"enable"であるタグで囲まれたデータは、タグが付与されたまま２次元バーコード６０にエンコードされる。
【００４２】
なお、本実施の形態において、電子フォームサーバ３から取得した電子フォーム５では、<formID>タグ５２０で囲まれたデータ及び<se#number>タグ５２１で囲まれたデータのbarcode属性が"enable"で、それ以外のデータのbarcode属性は"disable"である。
【００４３】
ここから、書類６を生成する工程の説明に戻る。ステップＳ１の次に実行されるステップＳ２は、電子フォーム５が表示され、表示された電子フォーム５にデータが入力されるステップである。
【００４４】
このステップでは、端末装置１のデータ記憶手段１１に記憶された電子フォーム５をユーザが選択（例えば、アイコンのダブルクリック）することで、書類作成アプリケーション１０は起動し、ユーザが選択した電子フォーム５の表示オブジェクト５０を解釈・実行し、電子フォーム５の画像をディスプレイに表示させると共に、入力オブジェクト５１を解釈・実行し、所定のデータ（例えば、<shimei#kanji>タグで囲まれたデータ）の入力する入力欄を表示する。
【００４５】
図６は、端末装置１に表示される電子フォーム５を説明するための図である。図６においては、伝票の内容に加え、ユーザの氏名（漢字）、氏名（ふりがな）、住所及び電話番号をそれぞれ入力する入力欄５１０が表示される。
【００４６】
ユーザの氏名（漢字）の入力欄５１０に入力されたデータは、<shimei#kanji>タグ５２２のデータとして埋め込まれ、氏名（ふりがな）の入力欄５１０に入力されたデータは、<shimei#furigana>タグ５２３のデータとして埋め込まれ、住所の入力欄５１０に入力されたデータは、<juusyo>タグ５２４のデータとして埋め込まれ、そして、電話番号の入力欄５１０に入力されたデータは、<tel>タグ５２５ののデータとして埋め込まれる。
【００４７】
次のステップＳ３は、端末装置１に表示された電子フォーム５に、ユーザがデータを入力し、書類６の電子データを作成するステップである。ここでは、端末装置１に表示された電子フォーム５の入力欄５１０に、ユーザはデータを入力する。例えば、ユーザの氏名（漢字）の入力欄５１０には、ユーザの氏名（漢字）が入力されることで、書類６の電子データが作成される。
【００４８】
図７は、データが入力された後の電子フォーム５を説明するための図で、図７は、図６の電子フォーム５にデータが入力された図である。図７を見ればわかるように、図６の入力欄５１０にはそれぞれデータが入力され、図７において、ユーザの氏名（漢字）は「日本太郎」で、ユーザの氏名（ふりがな）は「ニッポンタロウ」で、ユーザの住所は「東京都東京区東京市１番地」で、そして、ユーザの電話番号は「AAA-BBB-CCCC」である。
【００４９】
電子フォーム５に入力されたデータは、入力オブジェクト５１によって、それぞれの入力欄に該当するタグのデータとして、データオブジェクト５２に埋め込まれる。
【００５０】
次のステップＳ４は、メタデータを生成するときに利用するデータをユーザが選択するステップである。本実施の形態において、電子フォーム５には、データを入力する機能に加え、書類６のメタデータを生成するときに利用されるデータをユーザが選択できる機能を備えている。
【００５１】
図８は、書類６のメタデータを生成するときに利用するデータを選択する画面を説明する図である。電子フォームアプリケーションはユーザの操作によって、例えば、図８で示した画面を表示させ、書類６のメタデータを生成するときに利用される可能性のあるデータの項目をユーザに提示し、ユーザがチェックした項目に対応するデータをメタデータとして利用するデータとして認識する。
【００５２】
図８では、フォームＩＤ（<formID>タグ５２０のデータ）、シリアル番号（<se#number>タグ５２１のデータ）、氏名（漢字）（<shimei#kanji>タグ５２２のデータ）、氏名（ふりがな）（<shimei#furigana>タグ５２３のデータ）、及び、住所（<juusyo>タグ５２４のデータ）が、メタデータを生成するときに利用される。なお、上述しているように、フォームＩＤ（<formID>タグ５２０のデータ）、シリアル番号（<se#number>タグ５２１のデータ）は、電子フォーム５を電子フォームサーバ３に登録したときに予め選択されている。
【００５３】
図８で、ユーザがチェックした内容は、電子フォーム５のデータオブジェクト５２に反映される。ここでは、ユーザがチェックした項目に対応するデータのbarcode属性の値が、"disable"から"enable"に変更される。
【００５４】
図９は、データが入力された後のデータオブジェクト５２を説明する図である。図５において、<shimei#kanji>タグ５２２で囲まれたデータ、<shimei#furigana>タグ５２３で囲まれたデータ、<juusyo>タグ５２４で囲まれたデータ、及び、<tel>タグ５２５で囲まれたデータは、記述されていないなかったが、図９においては、入力されたデータがそれぞれのタグのデータとして埋め込まれる。
【００５５】
図９では、図７で示したデータが図５のフォームデータに埋め込まれ、すなわち、<shimei#kanji>タグで囲まれたデータとして「日本太郎」が埋め込まれ、<shimei#furigana>タグで囲まれたデータとして「ニッポンタロウ」が埋め込まれ、<juusyo>タグで囲まれたデータとして「東京都東京区東京市１番地」が埋め込まれ、そして、<tel>タグで囲まれたデータとして「AAA-BBB-CCCC」が、フォームデータに埋め込まれている。
【００５６】
更に、図９では、図８の画面によって、<shimei#kanji>タグ５２２のデータ、<shimei#furigana>タグ５２３のデータ、及び、<juusyo>タグ５２４のデータが選択されているため、<shimei#kanji>タグ５２２のデータ、<shimei#furigana>タグ５２３のデータ、及び、<juusyo>タグ５２４のデータのbarcode属性が"disable"から"enable"に変更されている。
【００５７】
次のステップＳ５は、書類６の電子データの一部を２次元バーコード６０のデータにエンコードするステップである。このステップでは、ユーザが端末装置１の書類作成アプリケーション１０に２次元バーコード６０のデータを生成する指示を出すと、書類作成アプリケーション１０は、電子フォーム５のデータオブジェクト５２を参照し、タグのbarcode属性が“enable"であるデータを抽出し、抽出したデータすべてを、タグを付与したまま２次元バーコード６０のデータにエンコードし、２次元バーコード６０のデータを書類６の電子データに組み込む。
【００５８】
図９で示したデータオブジェクトを例に挙げれば、<formID>タグ５２０で囲まれたデータ、<se#number>タグ５２１で囲まれたデータ、<shimei#kanji>タグ５２２で囲まれたデータ、<shimei#furigana>タグ５２３で囲まれたデータ、及び、<juusyo>タグ５２４で囲まれたデータが、タグが付与されたまま２次元バーコード６０のデータにエンコードされる。
【００５９】
次のステップＳ５は、書類６の電子データを印刷するステップである。このステップでは、ユーザは端末装置１を操作して、書類６の電子データをプリンタ１２に出力し、書類６が得られる。
【００６０】
図１０は、印刷された書類６を説明するための図である。図１０に示したように、印刷された書類６には、電子フォーム５の画像に加え、データオブジェクト５２の一部がエンコードされた２次元バーコード６０が付与される。書類６に印刷された２次元バーコード６０をデコードすることで、メタデータを生成するときに利用するデータを取得することができる。
【００６１】
次に、書類６の画像データを電子文書として登録する電子文書登録工程について説明する。図１１は、電子文書登録工程を示したフロー図である。
【００６２】
この工程の最初のステップＳ１０は、電子文書を登録する機関が印刷された書類６を取得するステップである。このステップでは、ユーザがプリンタ１２で出力した書類６に捺印などして、印刷された書類６を提出する機関に郵送し、電子文書を登録する機関は印刷された書類６を取得する。
【００６３】
次のステップＳ１１は、印刷された書類６を光学的に読取り、書類６の画像データを取得するステップである。このステップでは、電子文書登録サーバ２は、書類６をイメージスキャナ２２で読取り書類６の画像データを取得する。なお、イメージスキャナ２２が読取った書類６の画像データは、電子文書登録サーバ２のメモリに一時的に保存される。
【００６４】
次のステップＳ１２は、書類６の画像データに含まれる２次元バーコード６０の画像をデコードするステップである。このステップで、電子文書登録サーバ２の電子文書登録手段２０は、メモに一時的に保存している書類６の画像データの中から、２次元バーコード６０の画像を抽出し、抽出した２次元バーコード６０の画像をデコードして、２次元バーコード６０にエンコードされていたデータを得る。
【００６５】
本実施の形態では、２次元バーコード６０に、<formID>タグ５２０のデータ、<se#number>タグ５２１のデータ、<shimei#kanji>タグ５２２のデータ、<shimei#furigana>タグ５２３のデータ、及び、<juusyo>タグ５２４のデータがエンコードされているため、２次元バーコードをデーコードすることでこれらのデータを取得することができる。
【００６６】
次のステップＳ１３は、メタデータを生成するステップである。このステップで、電子文書登録サーバ２の電子文書登録手段２０は、ステップ１２で２次元バーコード６０をデコードすることで得られたデータから、ステップＳ１１で取得した書類６の画像データのメタデータを生成する。
【００６７】
２次元バーコード６０をデコードすることで得られたデータからメタデータを生成する際は、２次元バーコード６０をデコードすることで得られたデータそのものをメタデータとして利用することができる。
【００６８】
更には、電子文書登録手段２０は電子辞書を備え、ステップ１２で２次元バーコード６０をデコードすることで得られたデータの同義語を調べ、２次元バーコード６０をデコードすることで得られたデータに同義語を加えたデータをメタデータとしてもよい。
【００６９】
次のステップＳ１４は、電子文書として書類６の画像データを登録するステップである。このステップで、電子文書登録サーバ２の電子文書登録手段２０は、書類６の画像データにステップＳ１３で生成したメタデータを加え、電子文書ＤＢ２１に登録する。
【図面の簡単な説明】
【００７０】
【図１】本発明に係る電子文書登録システムを説明するための図。
【図２】電子文書登録システムのブロック図。
【図３】書類の作成する書類作成工程を示したフロー図。
【図４】電子フォームを説明するための図。
【図５】データオブジェクトを説明する図。
【図６】端末装置に表示される電子フォームを説明するための図。
【図７】データが入力された後の電子フォームを説明するための図。
【図８】メタデータを生成するときに利用するデータを選択する画面を説明する図。
【図９】データが入力された後のデータオブジェクトを説明する図。
【図１０】印刷された書類を説明するための図。
【図１１】電子文書登録工程を示したフロー図。
【符号の説明】
【００７１】
１ 端末装置
１０ 電子フォームアプリケーション
１１ データ記憶手段
１２ プリンタ
２ 電子文書登録サーバ
２０ 電子文書登録手段
２１ 電子文書ＤＢ
２２ イメージスキャナ
３ 電子フォームサーバ
３０ 電子フォーム提供手段
３１ 電子フォームＤＢ
４ ネットワーク
５ 電子フォーム
５０ 表示オブジェクト、５１ 入力オブジェクト、５２ データオブジェクト
５１０ 入力欄
５２０ <formID>タグ、５２１ <se#number>タグ、５２２ <shimei#kanji>タグ
５２３ <shimei#furigana>タグ、５２４ <juusyo>タグ、５２５ <tel>タグ
６ 書類
【技術分野】
【０００１】
本発明は、紙媒体である書類の電子文書を登録する技術に関し、更に詳しくは、登録する電子文書の内容について記述したメタデータを生成する技術に関する。
【背景技術】
【０００２】
インターネットに代表されるコンピュータネットワークが普及するに連れ、コンピュータネットワークを利用した電子申請システムが数多く開発されるようになったが、未だに、審査機関や金融機関などに電子申請を行う場合は、申請者が筆記署名・捺印した紙の書類が利用されるケースも少なくない。
【０００３】
申請者が筆記署名・捺印した紙の書類を電子化する際は、イメージスキャナで紙の書類を光学的に読取り、光学的に読取った書類の画像データの要約や検索キーなどが記述されたメタデータを付与して、書類の画像データをデータベースに登録する。
【０００４】
書類の画像データにメタデータを付与する際、メタデータとなる文字をキー入力すると大変手間が掛かるため、書類の画像データからメタデータを自動的に抽出する発明が開示されている。
【０００５】
特許文献１で開示されている文書デ−タベ−ス登録システムは、イメージスキャナを用いて読み取った書類の画像データから、メタデータとなる文字コードを容易確実に生成してデータベースに登録できる発明で、標題や著者名などの属性に対応する画像データ上の文字領域をオペレータが指定し、指定した文字領域に含まれる画像データを文字認識処理して、標題や著者名などの属性に対するメタデータを生成するシステムである。
【０００６】
また、特許文献２で開示されているファイリングシステムは、書類の画像データに含まれる文字について文字認識処理を施してテキストデータを作成し、画像データとテキストデータとを読み込んで、体系的に書類の画像データをファイリングするシステムである。
【０００７】
更に、特許文献３で開示されているファイリングシステムは、特許文献２で開示されているファイリングシステムは、特許文献２で開示されているようなファイリングシステムにおいて、書類の画像データとテキストデータに加え、書類に付与され、書類の種別毎にユニークなコードを利用して、体系的に書類の画像データをファイリングするシステムである。
【特許文献１】特開平８−８３２８５号公報
【特許文献２】特開平１０−９７６０６公報
【特許文献３】特開２００５−１８２４７６公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかし、上述したように従来の技術では、画像データの全面、または、オペレータが指定した画像データの領域を文字認識し、文字認識で得られるテキストデータをメタデータとして利用するが、文字認識の文字認識精度は１００％完全でないため、文字認識した後に確認作業などが必要となってしまう問題があった。
【０００９】
そこで、本発明は、上述した問題を鑑みて、電子文書として書類の画像データを登録する際に、人手によるキー入力や文字認識処理をすることなく、登録する書類のメータデータを生成することができる電子文書登録システム及び方法等を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上述した課題を解決する第１の発明は、電子文書を登録する電子文書登録システムであって、前記電子文書登録システムは、書類を作成する端末装置と、電子文書を登録する電子文書登録サーバとから、少なくとも構成され、
前記端末装置は、前記書類の電子データを作成編集する書類作成手段と、前記書類の電子データに含まれ、メタデータとして利用するデータを光学コードのデータにエンコードし、前記光学コードのデータを前記書類のデータに組み込む手段と、前記光学コードのデータが組み込まれた前記書類の電子データを紙に出力する手段と、を備え、
前記電子文書登録サーバは、印刷された前記書類を光学的に読取り、前記書類の画像データを取得するイメージスキャナと、前記書類の画像データを電子文書として記憶するデータベースと、前記書類の画像データを前記データベースに登録する電子文書登録手段を備え、前記電子文書登録手段は、前記書類の画像データに含まれる光学コードの画像をデコードとし、デコードして得られるデータから、前記書類の画像データのメタデータを生成し、生成したメタデータを付与して前記書類の画像データを前記データベースに登録することを特徴とする。
【００１１】
ここで、前記光学コードとは、１次元バーコードや２次元バーコードのように、光学的に読取られ、文字や数字がエンコードされた符号（Code）を意味する。
【００１２】
また、第１の発明において、前記端末装置に備えられた前記書類作成手段は、電子フォームを利用して前記書類の電子データを作成する手段であることが好適である。加えて、前記電子フォームには、前記光学コードにエンコードするデータを指定する手段が設けられていることが好適である。
【００１３】
更に、上述した課題を解決する第２の発明は、電子文書を登録する電子文書登録方法であって、前記電子文書登録方法は、
（ａ）書類の電子データを作成するステップ、
（ｂ）ステップ（ａ）で作成した前記書類の電子データに含まれ、前記書類のメタデータとして利用されるデータを光学コードのデータにエンコードし、前記書類の電子データに組み込むステップ、
（ｃ）前記光学コードのデータが組み込まれた前記書類の電子データを紙に出力するステップ、
が順に実行される書類作成工程と、
（ｄ）前記ステップ（ｃ）で印刷された前記書類を光学的に読取り、前記書類の画像データを取得するステップ、
（ｅ）前記書類の画像データに含まれる前記光学コードの画像をデコードとし、デコードして得られるデータから前記書類の画像データのメタデータを生成するステップ、
（ｆ）ステップ（ｅ）で生成したメタデータを付与して、前記書類の画像データをデータベースに登録するステップ、
が順に実行される電子文書登録工程と、
を含むことを特徴とする。
【００１４】
また、第２の発明において、前記書類作成工程の前記ステップ（ｃ）は、電子フォームを利用して前記書類の電子データを作成するステップであることが好適である。
【００１５】
更に、上述した課題を解決する第３の発明は、電子文書登録システムで利用される端末装置であって、前記端末装置は、前記書類の電子データを作成編集する書類作成手段と、前記書類の電子データに含まれ、メタデータとして利用するデータを光学コードのデータにエンコードし、前記光学コードのデータを前記書類のデータに組み込む手段と、前記光学コードのデータが組み込まれた前記書類の電子データを紙に出力する手段と、を備えていることを特徴とする。
【００１６】
なお、第３の発明に記載の端末装置において、前記端末装置に備えられた書類作成手段は、電子フォームを利用して前記書類の電子データを作成する手段であることが好適である。
【発明の効果】
【００１７】
上述した本発明によれば、書類の電子データに含まれ、メタデータとして利用するデータは、光学コードにエンコードされて書類に印刷されるため、この光学コードをデコードすれば、人手によるキー入力や文字認識処理をすることなく、書類から、メタデータとして利用するデータを取得することができる。
【００１８】
なお、書類の電子データを作成するときは、電子フォームを利用することで、書類の電子データを容易に作成することが可能になる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
ここから、本発明に係る電子文書登録システムについて、図を参照しながら詳細に説明する。図１は、本発明に係る電子文書登録システムを説明するための図である。
【００２０】
通常、紙媒体である書類６を作成するときは、提出する書類６の記入用紙が利用されるが、これに対し、本発明においては、記入用紙の代わりに書類６の電子フォーム５が利用される。この電子フォーム５には、電子フォーム５の画像をディスプレイなどに表示する機能に加え、電子フォーム５にデータを入力する機能が備えられている。
【００２１】
ユーザが書類６を作成するとき、この電子フォーム５にデータを入力することで、書類６の電子データが作成され、データが入力された電子フォーム５を印刷することで、書類６を作成する。この書類６には、電子フォーム５の一部のデータがエンコードされた２次元バーコード６０が付与されている。
【００２２】
書類６を電子文書として登録するとき、書類６を光学的に読取ることで書類６の画像データを取得し、この書類６の画像データを電子文書として登録する。なお、書類６の画像データを電子文書として登録するときは、書類６の画像データに含まれる２次元バーコード６０の画像をデコードし、２次元バーコード６０をデコードすることで得られるデータをメタデータとして利用する。
【００２３】
図１においては、書類６を作成するときに利用される電子フォーム５は電子フォームサーバ３に記憶されている。ユーザが電子フォーム５を利用するときは、端末装置１から電子フォームサーバ３に、作成する書類６の電子フォーム５を送信要求し、ネットワーク４を介して、電子フォームサーバ３から端末装置１に電子フォーム５は送信される。
【００２４】
ユーザは、端末装置１を操作して、電子フォームサーバ３から取得した電子フォーム５に必要なデータを入力する。入力したデータは電子フォーム５に組み込まれ、書類６の電子データが作成される。
【００２５】
ユーザが書類５を作成する際は、ユーザは、端末装置１に接続されたプリンタ１２に、書類６の電子データ、すなわち、データが入力された電子フォーム５を出力する。なお、上述しているように、この書類６には、書類６の電子データの一部がエンコードされた２次元バーコード６０が付与されている。
【００２６】
書類６の提出先には、書類６の画像データを電子文書として登録する電子文書登録サーバ２が備えられている。この電子文書登録サーバ２には、書類６を光学的に読取る装置であるイメージスキャナ２２が備えられている。
【００２７】
電子文書登録サーバ２は、書類６をイメージスキャナ２２で読取ることで書類６の画像データを取得する。そして、取得した書類６の画像データの中から２次元バーコード６０の画像を抽出し、２次元バーコード６０をデコードすることで、２次元バーコード６０にエンコードされていたデータを得る。
【００２８】
書類６の画像データを登録するとき、電子文書登録サーバ２は、２次元バーコード６０の画像をデコードすることで得られるデータからメタデータを生成し、生成したメタデータを付与して、書類６の画像データをデータベースに登録する。
【００２９】
図２は、図１で示した電子文書登録システムのブロック図である。図２に示したように、電子フォームサーバ３には、書類６を作成する時に利用される電子フォーム５を記憶する電子フォームデータベース３１（DB: Data Base）と、電子フォームＤＢ３１に記憶された電子フォーム５を端末装置１に提供する電子フォーム提供手段３０を備える。
【００３０】
電子フォームサーバ３に備えられた電子フォーム提供手段３０とは、電子フォームサーバ３に備えられたＷｅｂアプリケーションで、電子フォーム５を提供する複数のＷｅｂページと、ネットワーク４を介して、電子フォーム５を端末装置１に送信する手段（例えば、メールを送信する手段）を備える。
【００３１】
更に、端末装置１には、電子フォームサーバ３から送信された電子フォーム５などを記憶する手段であるデータ記憶手段１１（例えば、ハードディスク）と、端末装置１に備えられたＣＰＵを動作させるコンピュータプログラムで実現される書類作成アプリケーション１０が備えられている。
【００３２】
端末装置１に備えられた書類作成アプリケーションは、電子フォーム５の表示する機能、電子フォーム５へのデータ入力機能など、電子フォーム５を利用して書類６の電子データを作成編集する機能と、書類６の電子データの一部を２次元バーコード６０のデータにエンコードし、２次元バーコード６０のデータを書類６の電子データに組み込む機能と、書類６の電子データをプリンタ１２に出力する機能とを備えている。
【００３３】
更に、電子文書登録サーバ２には、２次元バーコード６０が付与された書類６を光学的に読取るイメージスキャナ２２が接続され、電子文書として書類６の画像データが登録される電子文書ＤＢ２１と、電子文書登録サーバ２に備えられたＣＰＵを動作させるコンピュータプログラムで実現され、イメージスキャナ２２を利用して、書類６の画像データを取得し、取得した画像データを電子文書ＤＢ２１に登録する電子文書登録手段２０を備えている。
【００３４】
この、電子文書登録手段２０には、書類６の画像データから２次元バーコード６０の画像を抽出する機能、２次元バーコード６０をデコードする機能、２次元バーコード６０をデコードして得られるデータから、書類６の画像データのメタデータを生成する機能が備えられている。
【００３５】
ここから、これまで説明した電子文書登録システムの動作を説明しながら、本発明に係る電子文書登録方法の手順についても説明する。
【００３６】
図３は、書類６の作成する書類作成工程を示したフロー図である。この工程の最初のステップＳ１は、提出する書類６の電子フォーム５を取得するステップである。このステップでは、ユーザは端末装置１を操作して電子フォームサーバ３にアクセスし、電子フォーム提供手段３０に、作成する書類６の電子フォーム５の送信を要求し、電子フォームサーバ３から送信された電子フォーム５は、端末装置１のデータ記憶手段１１に記憶される。
【００３７】
図４は、電子フォームサーバ３から取得する電子フォーム５を説明するための図である。電子フォーム５はスクリプト言語で記述され、図４に示したように、電子フォーム５には、電子フォーム５の画像を端末装置１のディスプレイに表示させるためのオブジェクトである表示オブジェクト５０や、端末装置１に表示した電子フォーム５の画像にデータを入力するためのオブジェクトである入力オブジェクト５１、電子フォーム５のすべて或いは一部のデータが記述されるデータオブジェクト５２が含まれる。
【００３８】
図５は、データオブジェクト５２を説明する図である。図５においては、データオブジェクト５２には、電子フォーム５に含まれる様々なデータがタグで表記されている。<formID>タグ５２０で囲まれたデータは、電子フォーム５の種別ごとにユニークな番号で、この番号によって、電子フォーム５の種別が特定される。また、<se#number>タグ５２１で囲まれたデータは、電子フォーム５の種別ごとのシリアル番号で、<formID>タグ５２０で囲まれたデータ及び<se#number>タグ５２１で囲まれたデータは、電子フォーム５に予め記述されている。
【００３９】
<shimei#kanji>タグ５２２で囲まれたデータは、電子フォーム５にデータを入力するユーザの氏名（漢字）で、<shimei#furigana>タグ５２３で囲まれたデータは、電子フォーム５にデータを入力するユーザの氏名（ふりがな）で、<juusyo>タグ５２４で囲まれたデータは、電子フォーム５にデータを入力するユーザの住所、そして、<tel>タグ５２５で囲まれたデータは、電子フォーム５にデータを入力するユーザの電話番号である。
【００４０】
<shimei#kanji>タグ５２２で囲まれたデータ、<shimei#furigana>タグ５２３で囲まれたデータ、<juusyo>タグ５２４で囲まれたデータ、及び、<tel>タグ５２５で囲まれたデータは、電子フォーム５の入力オブジェクト５１を利用し、ユーザが電子フォーム５に入力するデータで、当然のことながら、電子フォームサーバ３から取得した電子フォーム５においては、これらのデータは記述されていない。
【００４１】
また、それぞれのタグの設けられたbarcode属性は、２次元バーコード６０にエンコードを指示するデータで、barcode属性が"enable"であるタグで囲まれたデータは、タグが付与されたまま２次元バーコード６０にエンコードされる。
【００４２】
なお、本実施の形態において、電子フォームサーバ３から取得した電子フォーム５では、<formID>タグ５２０で囲まれたデータ及び<se#number>タグ５２１で囲まれたデータのbarcode属性が"enable"で、それ以外のデータのbarcode属性は"disable"である。
【００４３】
ここから、書類６を生成する工程の説明に戻る。ステップＳ１の次に実行されるステップＳ２は、電子フォーム５が表示され、表示された電子フォーム５にデータが入力されるステップである。
【００４４】
このステップでは、端末装置１のデータ記憶手段１１に記憶された電子フォーム５をユーザが選択（例えば、アイコンのダブルクリック）することで、書類作成アプリケーション１０は起動し、ユーザが選択した電子フォーム５の表示オブジェクト５０を解釈・実行し、電子フォーム５の画像をディスプレイに表示させると共に、入力オブジェクト５１を解釈・実行し、所定のデータ（例えば、<shimei#kanji>タグで囲まれたデータ）の入力する入力欄を表示する。
【００４５】
図６は、端末装置１に表示される電子フォーム５を説明するための図である。図６においては、伝票の内容に加え、ユーザの氏名（漢字）、氏名（ふりがな）、住所及び電話番号をそれぞれ入力する入力欄５１０が表示される。
【００４６】
ユーザの氏名（漢字）の入力欄５１０に入力されたデータは、<shimei#kanji>タグ５２２のデータとして埋め込まれ、氏名（ふりがな）の入力欄５１０に入力されたデータは、<shimei#furigana>タグ５２３のデータとして埋め込まれ、住所の入力欄５１０に入力されたデータは、<juusyo>タグ５２４のデータとして埋め込まれ、そして、電話番号の入力欄５１０に入力されたデータは、<tel>タグ５２５ののデータとして埋め込まれる。
【００４７】
次のステップＳ３は、端末装置１に表示された電子フォーム５に、ユーザがデータを入力し、書類６の電子データを作成するステップである。ここでは、端末装置１に表示された電子フォーム５の入力欄５１０に、ユーザはデータを入力する。例えば、ユーザの氏名（漢字）の入力欄５１０には、ユーザの氏名（漢字）が入力されることで、書類６の電子データが作成される。
【００４８】
図７は、データが入力された後の電子フォーム５を説明するための図で、図７は、図６の電子フォーム５にデータが入力された図である。図７を見ればわかるように、図６の入力欄５１０にはそれぞれデータが入力され、図７において、ユーザの氏名（漢字）は「日本太郎」で、ユーザの氏名（ふりがな）は「ニッポンタロウ」で、ユーザの住所は「東京都東京区東京市１番地」で、そして、ユーザの電話番号は「AAA-BBB-CCCC」である。
【００４９】
電子フォーム５に入力されたデータは、入力オブジェクト５１によって、それぞれの入力欄に該当するタグのデータとして、データオブジェクト５２に埋め込まれる。
【００５０】
次のステップＳ４は、メタデータを生成するときに利用するデータをユーザが選択するステップである。本実施の形態において、電子フォーム５には、データを入力する機能に加え、書類６のメタデータを生成するときに利用されるデータをユーザが選択できる機能を備えている。
【００５１】
図８は、書類６のメタデータを生成するときに利用するデータを選択する画面を説明する図である。電子フォームアプリケーションはユーザの操作によって、例えば、図８で示した画面を表示させ、書類６のメタデータを生成するときに利用される可能性のあるデータの項目をユーザに提示し、ユーザがチェックした項目に対応するデータをメタデータとして利用するデータとして認識する。
【００５２】
図８では、フォームＩＤ（<formID>タグ５２０のデータ）、シリアル番号（<se#number>タグ５２１のデータ）、氏名（漢字）（<shimei#kanji>タグ５２２のデータ）、氏名（ふりがな）（<shimei#furigana>タグ５２３のデータ）、及び、住所（<juusyo>タグ５２４のデータ）が、メタデータを生成するときに利用される。なお、上述しているように、フォームＩＤ（<formID>タグ５２０のデータ）、シリアル番号（<se#number>タグ５２１のデータ）は、電子フォーム５を電子フォームサーバ３に登録したときに予め選択されている。
【００５３】
図８で、ユーザがチェックした内容は、電子フォーム５のデータオブジェクト５２に反映される。ここでは、ユーザがチェックした項目に対応するデータのbarcode属性の値が、"disable"から"enable"に変更される。
【００５４】
図９は、データが入力された後のデータオブジェクト５２を説明する図である。図５において、<shimei#kanji>タグ５２２で囲まれたデータ、<shimei#furigana>タグ５２３で囲まれたデータ、<juusyo>タグ５２４で囲まれたデータ、及び、<tel>タグ５２５で囲まれたデータは、記述されていないなかったが、図９においては、入力されたデータがそれぞれのタグのデータとして埋め込まれる。
【００５５】
図９では、図７で示したデータが図５のフォームデータに埋め込まれ、すなわち、<shimei#kanji>タグで囲まれたデータとして「日本太郎」が埋め込まれ、<shimei#furigana>タグで囲まれたデータとして「ニッポンタロウ」が埋め込まれ、<juusyo>タグで囲まれたデータとして「東京都東京区東京市１番地」が埋め込まれ、そして、<tel>タグで囲まれたデータとして「AAA-BBB-CCCC」が、フォームデータに埋め込まれている。
【００５６】
更に、図９では、図８の画面によって、<shimei#kanji>タグ５２２のデータ、<shimei#furigana>タグ５２３のデータ、及び、<juusyo>タグ５２４のデータが選択されているため、<shimei#kanji>タグ５２２のデータ、<shimei#furigana>タグ５２３のデータ、及び、<juusyo>タグ５２４のデータのbarcode属性が"disable"から"enable"に変更されている。
【００５７】
次のステップＳ５は、書類６の電子データの一部を２次元バーコード６０のデータにエンコードするステップである。このステップでは、ユーザが端末装置１の書類作成アプリケーション１０に２次元バーコード６０のデータを生成する指示を出すと、書類作成アプリケーション１０は、電子フォーム５のデータオブジェクト５２を参照し、タグのbarcode属性が“enable"であるデータを抽出し、抽出したデータすべてを、タグを付与したまま２次元バーコード６０のデータにエンコードし、２次元バーコード６０のデータを書類６の電子データに組み込む。
【００５８】
図９で示したデータオブジェクトを例に挙げれば、<formID>タグ５２０で囲まれたデータ、<se#number>タグ５２１で囲まれたデータ、<shimei#kanji>タグ５２２で囲まれたデータ、<shimei#furigana>タグ５２３で囲まれたデータ、及び、<juusyo>タグ５２４で囲まれたデータが、タグが付与されたまま２次元バーコード６０のデータにエンコードされる。
【００５９】
次のステップＳ５は、書類６の電子データを印刷するステップである。このステップでは、ユーザは端末装置１を操作して、書類６の電子データをプリンタ１２に出力し、書類６が得られる。
【００６０】
図１０は、印刷された書類６を説明するための図である。図１０に示したように、印刷された書類６には、電子フォーム５の画像に加え、データオブジェクト５２の一部がエンコードされた２次元バーコード６０が付与される。書類６に印刷された２次元バーコード６０をデコードすることで、メタデータを生成するときに利用するデータを取得することができる。
【００６１】
次に、書類６の画像データを電子文書として登録する電子文書登録工程について説明する。図１１は、電子文書登録工程を示したフロー図である。
【００６２】
この工程の最初のステップＳ１０は、電子文書を登録する機関が印刷された書類６を取得するステップである。このステップでは、ユーザがプリンタ１２で出力した書類６に捺印などして、印刷された書類６を提出する機関に郵送し、電子文書を登録する機関は印刷された書類６を取得する。
【００６３】
次のステップＳ１１は、印刷された書類６を光学的に読取り、書類６の画像データを取得するステップである。このステップでは、電子文書登録サーバ２は、書類６をイメージスキャナ２２で読取り書類６の画像データを取得する。なお、イメージスキャナ２２が読取った書類６の画像データは、電子文書登録サーバ２のメモリに一時的に保存される。
【００６４】
次のステップＳ１２は、書類６の画像データに含まれる２次元バーコード６０の画像をデコードするステップである。このステップで、電子文書登録サーバ２の電子文書登録手段２０は、メモに一時的に保存している書類６の画像データの中から、２次元バーコード６０の画像を抽出し、抽出した２次元バーコード６０の画像をデコードして、２次元バーコード６０にエンコードされていたデータを得る。
【００６５】
本実施の形態では、２次元バーコード６０に、<formID>タグ５２０のデータ、<se#number>タグ５２１のデータ、<shimei#kanji>タグ５２２のデータ、<shimei#furigana>タグ５２３のデータ、及び、<juusyo>タグ５２４のデータがエンコードされているため、２次元バーコードをデーコードすることでこれらのデータを取得することができる。
【００６６】
次のステップＳ１３は、メタデータを生成するステップである。このステップで、電子文書登録サーバ２の電子文書登録手段２０は、ステップ１２で２次元バーコード６０をデコードすることで得られたデータから、ステップＳ１１で取得した書類６の画像データのメタデータを生成する。
【００６７】
２次元バーコード６０をデコードすることで得られたデータからメタデータを生成する際は、２次元バーコード６０をデコードすることで得られたデータそのものをメタデータとして利用することができる。
【００６８】
更には、電子文書登録手段２０は電子辞書を備え、ステップ１２で２次元バーコード６０をデコードすることで得られたデータの同義語を調べ、２次元バーコード６０をデコードすることで得られたデータに同義語を加えたデータをメタデータとしてもよい。
【００６９】
次のステップＳ１４は、電子文書として書類６の画像データを登録するステップである。このステップで、電子文書登録サーバ２の電子文書登録手段２０は、書類６の画像データにステップＳ１３で生成したメタデータを加え、電子文書ＤＢ２１に登録する。
【図面の簡単な説明】
【００７０】
【図１】本発明に係る電子文書登録システムを説明するための図。
【図２】電子文書登録システムのブロック図。
【図３】書類の作成する書類作成工程を示したフロー図。
【図４】電子フォームを説明するための図。
【図５】データオブジェクトを説明する図。
【図６】端末装置に表示される電子フォームを説明するための図。
【図７】データが入力された後の電子フォームを説明するための図。
【図８】メタデータを生成するときに利用するデータを選択する画面を説明する図。
【図９】データが入力された後のデータオブジェクトを説明する図。
【図１０】印刷された書類を説明するための図。
【図１１】電子文書登録工程を示したフロー図。
【符号の説明】
【００７１】
１ 端末装置
１０ 電子フォームアプリケーション
１１ データ記憶手段
１２ プリンタ
２ 電子文書登録サーバ
２０ 電子文書登録手段
２１ 電子文書ＤＢ
２２ イメージスキャナ
３ 電子フォームサーバ
３０ 電子フォーム提供手段
３１ 電子フォームＤＢ
４ ネットワーク
５ 電子フォーム
５０ 表示オブジェクト、５１ 入力オブジェクト、５２ データオブジェクト
５１０ 入力欄
５２０ <formID>タグ、５２１ <se#number>タグ、５２２ <shimei#kanji>タグ
５２３ <shimei#furigana>タグ、５２４ <juusyo>タグ、５２５ <tel>タグ
６ 書類
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を登録する電子文書登録システムであって、前記電子文書登録システムは、書類を作成する端末装置と、電子文書を登録する電子文書登録サーバとから、少なくとも構成され、
前記端末装置は、前記書類の電子データを作成編集する書類作成手段と、前記書類の電子データに含まれ、メタデータとして利用するデータを光学コードのデータにエンコードし、前記光学コードのデータを前記書類のデータに組み込む手段と、前記光学コードのデータが組み込まれた前記書類の電子データを紙に出力する手段と、を備え、
前記電子文書登録サーバは、印刷された前記書類を光学的に読取り、前記書類の画像データを取得するイメージスキャナと、前記書類の画像データを電子文書として記憶するデータベースと、前記書類の画像データを前記データベースに登録する電子文書登録手段を備え、前記電子文書登録手段は、前記書類の画像データに含まれる光学コードの画像をデコードとし、デコードして得られるデータから、前記書類の画像データのメタデータを生成し、生成したメタデータを付与して前記書類の画像データを前記データベースに登録することを特徴とする電子文書登録システム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子文書登録システムであって、前記端末装置に備えられた前記書類作成手段は、電子フォームを利用して前記書類の電子データを作成する手段であること特徴とする電子文書登録システム。
【請求項３】
請求項２に記載の電子文書登録システムであって、前記電子フォームには、前記光学コードにエンコードするデータを指定する手段が設けられていることを特徴とする電子文書登録システム。
【請求項４】
電子文書を登録する電子文書登録方法であって、
（ａ）書類の電子データを作成するステップ、
（ｂ）ステップ（ａ）で作成した前記書類の電子データに含まれ、前記書類のメタデータとして利用されるデータを光学コードのデータにエンコードし、前記書類の電子データに組み込むステップ、
（ｃ）前記光学コードのデータが組み込まれた前記書類の電子データを紙に出力するステップ、
が順に実行される書類作成工程と、
（ｄ）前記ステップ（ｃ）で印刷された前記書類を光学的に読取り、前記書類の画像データを取得するステップ、
（ｅ）前記書類の画像データに含まれる前記光学コードの画像をデコードとし、デコードして得られるデータから前記書類の画像データのメタデータを生成するステップ、
（ｆ）ステップ（ｅ）で生成したメタデータを付与して、前記書類の画像データをデータベースに登録するステップ、
が順に実行される電子文書登録工程と、
を含むことを特徴とする電子文書登録方法。
【請求項５】
請求項４に記載の電子文書登録方法において、前記書類作成工程の前記ステップ（ｃ）は、電子フォームを利用して前記書類の電子データを作成するステップであることを特徴とする電子文書登録方法。
【請求項６】
電子文書登録システムで利用される端末装置であって、書類の電子データを作成編集する書類作成手段と、前記書類の電子データに含まれ、メタデータとして利用するデータを光学コードのデータにエンコードし、前記光学コードのデータを前記書類のデータに組み込む手段と、前記光学コードのデータが組み込まれた前記書類の電子データを紙に出力する手段と、を備えていることを特徴とする端末装置。
【請求項７】
請求項６に記載の端末装置において、前記端末装置に備えられた書類作成手段は、電子フォームを利用して前記書類の電子データを作成する手段であることを特徴とする端末装置。
【請求項１】
電子文書を登録する電子文書登録システムであって、前記電子文書登録システムは、書類を作成する端末装置と、電子文書を登録する電子文書登録サーバとから、少なくとも構成され、
前記端末装置は、前記書類の電子データを作成編集する書類作成手段と、前記書類の電子データに含まれ、メタデータとして利用するデータを光学コードのデータにエンコードし、前記光学コードのデータを前記書類のデータに組み込む手段と、前記光学コードのデータが組み込まれた前記書類の電子データを紙に出力する手段と、を備え、
前記電子文書登録サーバは、印刷された前記書類を光学的に読取り、前記書類の画像データを取得するイメージスキャナと、前記書類の画像データを電子文書として記憶するデータベースと、前記書類の画像データを前記データベースに登録する電子文書登録手段を備え、前記電子文書登録手段は、前記書類の画像データに含まれる光学コードの画像をデコードとし、デコードして得られるデータから、前記書類の画像データのメタデータを生成し、生成したメタデータを付与して前記書類の画像データを前記データベースに登録することを特徴とする電子文書登録システム。
【請求項２】
請求項１に記載の電子文書登録システムであって、前記端末装置に備えられた前記書類作成手段は、電子フォームを利用して前記書類の電子データを作成する手段であること特徴とする電子文書登録システム。
【請求項３】
請求項２に記載の電子文書登録システムであって、前記電子フォームには、前記光学コードにエンコードするデータを指定する手段が設けられていることを特徴とする電子文書登録システム。
【請求項４】
電子文書を登録する電子文書登録方法であって、
（ａ）書類の電子データを作成するステップ、
（ｂ）ステップ（ａ）で作成した前記書類の電子データに含まれ、前記書類のメタデータとして利用されるデータを光学コードのデータにエンコードし、前記書類の電子データに組み込むステップ、
（ｃ）前記光学コードのデータが組み込まれた前記書類の電子データを紙に出力するステップ、
が順に実行される書類作成工程と、
（ｄ）前記ステップ（ｃ）で印刷された前記書類を光学的に読取り、前記書類の画像データを取得するステップ、
（ｅ）前記書類の画像データに含まれる前記光学コードの画像をデコードとし、デコードして得られるデータから前記書類の画像データのメタデータを生成するステップ、
（ｆ）ステップ（ｅ）で生成したメタデータを付与して、前記書類の画像データをデータベースに登録するステップ、
が順に実行される電子文書登録工程と、
を含むことを特徴とする電子文書登録方法。
【請求項５】
請求項４に記載の電子文書登録方法において、前記書類作成工程の前記ステップ（ｃ）は、電子フォームを利用して前記書類の電子データを作成するステップであることを特徴とする電子文書登録方法。
【請求項６】
電子文書登録システムで利用される端末装置であって、書類の電子データを作成編集する書類作成手段と、前記書類の電子データに含まれ、メタデータとして利用するデータを光学コードのデータにエンコードし、前記光学コードのデータを前記書類のデータに組み込む手段と、前記光学コードのデータが組み込まれた前記書類の電子データを紙に出力する手段と、を備えていることを特徴とする端末装置。
【請求項７】
請求項６に記載の端末装置において、前記端末装置に備えられた書類作成手段は、電子フォームを利用して前記書類の電子データを作成する手段であることを特徴とする端末装置。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【公開番号】特開２００８−９７０６６（Ｐ２００８−９７０６６Ａ）
【公開日】平成２０年４月２４日（２００８．４．２４）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００６−２７４６１３（Ｐ２００６−２７４６１３）
【出願日】平成１８年１０月６日（２００６．１０．６）
【出願人】（０００００２８９７）大日本印刷株式会社 (14,506)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２０年４月２４日（２００８．４．２４）
【国際特許分類】
【出願日】平成１８年１０月６日（２００６．１０．６）
【出願人】（０００００２８９７）大日本印刷株式会社 (14,506)
【Ｆターム（参考）】
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