文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラム
【課題】従来よりも簡単な手法でエラー対応処理を設定することができる文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】かかる課題を解決するために、本発明の文書管理装置は、フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理装置において、予め作成された複数のエラー対応処理を記憶するエラー対応処理記憶手段と、複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理をフォルダに設定させるエラー対応処理設定手段と、処理実行手段による文書処理の実行がエラーを発生した場合に、エラー対応処理設定手段により設定されたフォルダのエラー対応処理を実行するエラー対応処理実行手段とを備えることを特徴とする。
【解決手段】かかる課題を解決するために、本発明の文書管理装置は、フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理装置において、予め作成された複数のエラー対応処理を記憶するエラー対応処理記憶手段と、複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理をフォルダに設定させるエラー対応処理設定手段と、処理実行手段による文書処理の実行がエラーを発生した場合に、エラー対応処理設定手段により設定されたフォルダのエラー対応処理を実行するエラー対応処理実行手段とを備えることを特徴とする。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムに関し、例えば、管理する文書データファイルに対して所定の処理を自動的に実行する処理実行機能を有する文書管理システムに適用し得る。
【背景技術】
【０００２】
従来、ネットワークに接続可能であり、指示された文書をフォルダに分類して管理する文書管理システムがある。このような文書管理システムにおいて、ユーザの利便性を図る観点から、フォルダにある文書に対して種々の処理を自動的に実行させるシステムがある（特許文献１及び２参照）。
【０００３】
特許文献１は、分類された文書について、文書内容（拡張子を含む）変更を伴わずに他のフォルダに分類する技術であり、変更前と変更後との間の属性情報の変換ルールに基づいて属性情報を変換し、その変換後の文書を他のフォルダに移動又はコピーをするシステムを開示している。
【０００４】
特許文献２は、複数のユーザが予め作成した処理手順書を文書に割り当て、その処理手順書に従って、当該文書に対する処理手順を順次実行するシステムを開示している。
【０００５】
また、画像形成装置（例えばプリンタ等）や画像入力装置（例えばＯＣＲ等）を包含する文書管理システムにおいて、予め作成した１又は複数の処理ステップから構成される文書処理をフォルダに割り当てて、文書管理装置がそのフォルダの文書に対して文書処理を自動的に実行させるシステムがある。
【０００６】
【特許文献１】特開２００２−２３００１０号公報
【特許文献２】特開平７−４４５３５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
ところで、上述した従来の文書処理を実行する技術において、何らかのエラーが発生した文書処理に対して、エラー設定が簡単なものには、予め固定されたエラー処理を実行することで対処することが多いが、処理ステップごとの細かい指定をすることができない。
【０００８】
一方、各処理ステップごとにエラー処理を設定しようとする場合、既存技術として、例えば、スクリプトにより文書処理を定義する方法があり、これにより、各処理ステップごとのエラー処理を実行させることができる。
【０００９】
しかし、このようにスクリプトにより各処理ステップごとにエラー処理を定義することは、プログラム的なスキルが要求されることが多く、一般ユーザによる設定は難しい。
【００１０】
そこで、文書処理を構成する１又は複数の処理ステップごとに個別のエラー処理を設定することが比較的容易にできる文書管理装置、文書管理方法及び文書プログラムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
かかる課題を解決するために、第１の本発明の文書管理装置は、フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理装置において、予め作成された複数のエラー対応処理を記憶するエラー対応処理記憶手段と、複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理をフォルダに設定するエラー対応処理設定手段と、処理実行手段による文書処理の実行でエラーが発生した場合に、エラー対応処理設定手段により設定されたフォルダのエラー対応処理を実行するエラー対応処理実行手段とを備えることを特徴とする。
【００１２】
第２の本発明の文書管理方法は、フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理方法において、エラー対応処理記憶手段が、予め作成された複数のエラー対応処理を記憶し、エラー対応処理設定手段が、複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理をフォルダに設定し、エラー対応処理実行手段が、処理実行手段による文書処理の実行でエラーが発生した場合に、エラー対応処理設定手段により設定されたフォルダのエラー対応処理を実行することを特徴とする。
【００１３】
第３の本発明の文書管理プログラムは、フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理装置に、予め作成された複数のエラー対応処理を記憶するエラー対応処理記憶手段と、複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理をフォルダに設定するエラー対応処理設定手段と、処理実行手段による文書処理の実行でエラーが発生した場合に、エラー対応処理設定手段により設定されたフォルダのエラー対応処理を実行するエラー対応処理実行手段として機能させるためのプログラム。
【発明の効果】
【００１４】
本発明の文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムによれば、ユーザが希望するエラー対応処理を、従来よりも簡単な手法で設定することができる。また、エラー対応処理を各処理ステップに対して設定できるので、処理ステップの一部にエラーが生じても、処理全体を停止させることなく、エラー発生した処理についてのみのエラー対応処理を実行させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明の文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムの実施形態について図面を参照して説明する。
【００１６】
（Ａ）実施形態
本実施形態は、端末やプリンタやスキャナなどが通信回線を通じて接続するネットワークに、本発明の文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムを適用した場合について説明する。
【００１７】
（Ａ−１）実施形態の構成
図１は、本実施形態に係る文書管理システムの主要構成を示す全体構成図である。
【００１８】
図１に示すように、文書管理システム１は、文書管理装置１０、端末２０−１及び２０−２、プリンタ３１、スキャナ３２、文書保存部４０などを備える。なお、端末２０−１及び２０−２について、端末として共通する機能を説明する場合には端末２０のように示す。
【００１９】
また、本実施形態において、文書管理システム１は、構成要件が通信回線５０に接続し、ネットワークを構成するものとする。勿論、他のネットワークと接続しデータ変換機能等を有する中継装置を介してネットワークを開放するように拡張することは可能である。
【００２０】
端末２０は、例えばパーソナルコンピュータ等が該当し、メール送受信機能を備え、システム利用者であるユーザの操作により、文書管理装置１０に対して種々の指示、要求をするものである。端末２０−１はユーザＡが操作する端末であり、端末２０−２はユーザＢが操作する端末である。
【００２１】
プリンタ３１は、文書管理装置１０又は端末２０などの指示により、文書管理装置１０から、ファイルデータに基づいて作成された印刷用データを受け取り、その印刷用データに基づいて印刷出力するものである。
【００２２】
スキャナ３２は、文書管理装置１０又は端末２０などの指示により、ファイルとする画像を取り込み、画像データとして文書管理装置１０に与えてファイルとして保管させるものである。
【００２３】
なお、図１において、プリンタ３１及びスキャナ３２としたのは、システム１におけるファイル内容の入力又は出力する機能を明確にするために示したものであり、当然、他の画像形成装置又は他の画像入力装置であってもよく、またこれら装置・機能を一体とした例えばＭＦＰ（マルチファンクショナルペリフェラル）等の複合装置としてもよい。
【００２４】
文書管理装置１０は、ユーザ操作により端末２０から受けた種々の指示・要求に応じて、文書登録機能、文書管理機能、ファイルの版管理機能、処理手順自動実行機能、文書配信機能を備えるものである。また、文書管理装置１０は、メール機能を実現できればよく、自装置１０がメール機能を備えていてもよいし又はメール機能を搭載せず外部のメール装置を使用可能であればよい。本実施形態では、文書管理装置１０がメール機能を備えるものとして説明する。
【００２５】
なお、文書管理装置１０へのアクセス権は、文書管理システム１の利用ユーザにのみ予め定められており、ユーザはアクセス権を行使することで文書管理装置１０へのアクセスを可能とする。
【００２６】
図２は、文書管理装置１０の内部構成及び機能を示すブロック図である。図２に示すように、文書管理装置１０は、制御部１１、記憶部１２、通信部１３、文書保管部１４を有する。
【００２７】
制御部１１は、例えばＣＰＵ等が該当し、文書管理装置１０として実現する機能を制御するものである。記憶部１２は、例えばＲＡＭ、ＲＯＭ等が該当し、制御部１１が実行する処理プログラムや処理プログラムの実行に必要なデータなどを記憶するものである。本実施形態の主な処理プログラムとして、メール機能１２ａ、文書登録機能１２ｂ、文書管理機能１２ｃ、版管理機能１２ｄ、処理手順自動実行機能１２ｅ、文書配信機能１２ｆがある。制御部１１は記憶部１２の処理プログラムを実行することで各機能を実現することができる。
【００２８】
通信部１３は、制御部１１の制御により所定の通信方式による通信処理を実現するものである。文書保管部１４は、登録されたファイルを保管するものであり、外部記憶装置などが該当する。なお、文書保管部１４は、制御部１１により制御可能であれば物理的に同一装置内になくてもよい。
【００２９】
次に、文書管理装置１０が実現する機能について説明する。上述したように、文書管理装置１０が実現する機能は、制御部１１が記憶部１２の処理プログラムを実行することにより実現される。
【００３０】
メール機能１２ａは、通信回線５０に接続するメール機能を有するコンピュータ機器と電子メールの送受信を行なう機能である。文書管理装置１０は、このメール機能１２ａを利用して、端末２０からの指示・要求を受けたり、又は電子メールにファイルを添付して送受信したりすることができる。
【００３１】
文書登録機能１２ｂは、端末２０から登録指示（例えば電子メールによる指示）を受け、指示されたファイルを指示された文書保管部１４のフォルダに登録、保存するものである。なお、文書登録機能１２ｂは、端末２０からの指示を受けて、必要がある場合に、フォルダを新規作成できる。ファイルの登録は、例えば、端末２０からの登録指示時に、電子メールに添付されたファイルを登録するファイルとして扱ってもよいし、又は指示された文書保存部４０のアドレスを辿って、指示されたファイルを文書保存部４０から取得して登録するようにもよい。
【００３２】
文書管理機能１２ｃは、登録されたファイルをフォルダ毎に管理する機能である。また、文書管理機能１２ｃは、管理する文書管理情報の一つとして、フォルダのフォルダ属性情報を管理する。このフォルダ属性とは、例えば、フォルダ名、フォルダの所有者、作成日、更新日、自動文書処理の設定のＯＮ・ＯＦＦ情報、設定した自動文書処理を識別する自動文書処理識別情報（ＩＤ）等を管理する。また、文書管理機能１２ｃは、各ユーザに固有に割り当てたフォルダだけでなく、複数のユーザ間で共有する共有フォルダをも管理することができる。なお、共有フォルダは、すべてのユーザに共有とするようにしてもよいし若しくは特定の複数ユーザに共有としてもよいし、又はファイル内容種類（例えば仕事内容別）に応じてフォルダを分けるようにしてもよい。また、文書管理機能１２ｃは、共有フォルダにアクセス可能なユーザを設定し、その特定のユーザからのアクセスに対してのみ許容する。更に、文書管理機能１２ｃは共有文書管理機能として機能する際、例えば、競合回避機能などの同一文書に対する複数ユーザからのアクセス制御が可能である。
【００３３】
版管理機能１２ｄは、保管しているファイルがチェックアウトし、ユーザ側で編集されファイル内容が変更した場合に、そのファイルの版を管理する機能である。なお、本実施形態の版管理機能１２ｄは、内容変更されたファイルの更新回数を管理することを意図するが、各ファイルのチェックアウト回数を管理したり、チェックアウトを要求したユーザの使用回数や使用日時等を管理したりするようにしてもよい。
【００３４】
処理手順自動実行機能１２ｅは、ユーザ操作により端末２０からの指示を受けて、フォルダに対して自動的に所定処理を実行させる自動文書処理を設定するものであって、自動文書処理が割り当てられているフォルダにファイルが登録されると、設定されている自動文書処理に従ってファイルに対する処理を自動実行するものである。また、処理手順自動実行機能１２ｅは、設定した自動文書処理又は自動文書処理を構成する１又は複数の処理ステップそれぞれに対してエラー対応処理を設定し得るものである。
【００３５】
ここで、自動文書処理は、ユーザの意思により、端末２０を通じて設定することが可能であり、例えば、文書又はフォルダをコピー又は移動したり、指定された宛先にＦＡＸやＥｍａｉｌでファイルを送ったり、指定されたプリンタにファイルデータを送ったり、ファイルデータを指定されたフォーマットに変換したり、ＯＣＲを使用してテキストデータに変換したりする処理ステップがある。また、自動文書処理は、これらのような処理ステップの中から１個の処理としてもよいし、又は複数の処理ステップを組み合わせて構成するようにしてもよい。
【００３６】
図３は、処理手順自動実行機能１２ｅの内部機能をより詳細に説明するための機能ブロック図である。図３に示すように、処理手順自動実行機能１２ｅは、処理手順作成部３１、処理手順管理部３２、処理実行部３３、処理データベース（ＤＢ）３４、文書処理管理データベース（ＤＢ）３５を有する。
【００３７】
処理手順作成部３１は、ユーザに設定された自動文書処理をフォルダに割り当てるものである。処理手順作成部３１は、ユーザ端末２０から自動文書処理の設定要求を受けると、予め設定されている複数の処理ステップから構成される処理ステップ一覧情報をユーザ端末２０に与え、選択された１又は複数の処理ステップを自動文書処理としてフォルダに割り当てるものである。
【００３８】
ここで、各処理ステップは、それぞれを識別するために予め識別番号が付されて処理データベース（ＤＢ）３４に登録されている。そして、ユーザにより処理ステップが選択され、ユーザが処理ステップを自動文書処理として決定すると、処理手順作成部３１は、選択された１又は複数の処理ステップを自動文書処理として作成すると共に、自動文書処理全体を示す識別情報（自動文書処理ＩＤ）を発行し、その自動文書処理ＩＤをフォルダの属性情報の一つとして含ませる。
【００３９】
また、処理手順作成部３１は、フォルダに割り当てられた自動文書処理のエラー対応処理を割り当てるものである。処理手順作成部３１は、ユーザ端末２０からエラー対応処理の設定要求を受けると、予め設定されているエラー対応処理の一覧情報をユーザ端末２０に与え、選択されたエラー対応処理を、自動文書処理の各処理ステップごと及び又はフォルダの自動文書処理全体に割り当てるものである。
【００４０】
ここで、エラー対応処理は、それぞれ識別するために予め識別番号が付されて処理ＤＢ３４に登録されている。そして、ユーザが、自動文書処理全体及び又は処理ステップ毎にエラー対応処理を選択し、その選択したエラー対応処理を自動文書処理全体又は各処理ステップに対応させる。
【００４１】
処理手順管理部３２は、処理手順作成部３１が作成した自動文書処理を文書処理管理ＤＢ３５に保管し管理するものである。なお、フォルダに割り当てた自動文書処理を管理することができれば、文書保管部１４に自動文書処理を保管してもよい。
【００４２】
処理実行部３３は、自動文書処理が割り当てられているフォルダにファイルが登録されると、そのファイルに対して設定されている処理ステップを実行するものである。また、処理実行部３３は、実行する処理ステップがエラーを発生したとき、その処理ステップ又は自動文書処理全体に割り当てられているエラー対応処理を実行するものである。
【００４３】
図４は、自動文書処理と、処理ステップ及びエラー対応処理との対応関係の説明する説明図である。図４に示すように、フォルダの属性情報は文書保管部１４に保管される。また、自動文書処理は文書処理管理ＤＢ３５に保管される。更に、処理ステップ及びエラー対応処理は処理ＤＢ３４に保管される。
【００４４】
フォルダにファイルが登録されると、処理実行部３３は、当該フォルダの属性情報を文書保管部１４から検出し、フォルダ属性情報の自動文書処理ＩＤに基づいて自動文書処理を検出する。次に、検出した自動文書処理に含まれる処理ステップを処理ステップＩＤに基づいて処理ＤＢ３４から検出することで、処理実行部３３は、処理ステップを実行することができる。
【００４５】
また、処理ステップがエラーを発生すると、エラーを発生した処理ステップにエラー対応処理が割り当てられているときは、処理実行部３３は、そのエラー対応処理を実行し、エラーを発生した処理ステップにエラー対応処理が割り当てられていないときは、自動文書処理全体に割り当てられたエラー対応処理を実行することができる。
【００４６】
図２に戻り、文書配信機能１２ｆは、端末２０から指示に応じて、指示されたファイルを指示された複数の端末２０に対して電子メール配信したり、又は指示されたファイルを指示された複数のプリンタ３１などに対して配信して出力させるようにしたりする機能である。
【００４７】
（Ａ−２）実施形態の動作
次に、本実施形態の文書管理装置１０の動作について図面を参照して説明する。以下では、まず自動文書処理の設定動作及びエラー対応処理の設定動作について説明する。
【００４８】
図５は、文書管理装置１０におけるフォルダの処理ステップの設定動作のフローチャートである。図６は、文書管理装置１０におけるフォルダの処理ステップのエラー対応処理の設定動作のフローチャートである。
【００４９】
図５において、まず、ユーザ操作により端末２０から処理ステップ選択要求が、文書管理装置１０に与えられる（Ｓ１）と、処理ＤＢ３４に予め登録されている処理ステップの一覧情報が端末２０に与えられる（Ｓ２）。
【００５０】
処理ステップの一覧情報が端末２０に与えられると、表示された処理ステップ一覧情報の中からユーザにより選択され、その選択された情報が、端末２０から文書管理装置１０に与えられる（Ｓ３１）。
【００５１】
そして、文書管理装置１０において、ユーザにより選択された複数の処理ステップに基づいて自動文書処理が作成され（Ｓ３２）、発行された自動文書処理の識別情報がフォルダのフォルダ属性情報に含まれ、複数の処理ステップからなる自動文書処理が文書処理管理ＤＢ３５に設定される（Ｓ３２）。
【００５２】
次に、図６を参照して、エラー対応処理の設定動作について説明する。図６において、ユーザ操作により端末２０からエラー対応処理の選択要求が、文書管理装置１０に与えられると（Ｓ４）、処理ＤＢ３４に予め登録されているエラー対応処理一覧が端末２０に与えられる（Ｓ５）。
【００５３】
エラー対応処理が端末２０に与えられると、ユーザにより選択されたエラー対応処理の情報が端末２０から文書管理装置１０に与えられる。そして、文書管理装置１０において、ユーザにより選択されたエラー対応処理の識別情報が、ユーザに指定された処理ステップに対応付けられ設定される（Ｓ６）。
【００５４】
ここで、エラー対応処理の選択は、フォルダに割り当てられている各処理ステップ毎及び又は自動文書処理全体に対して行なうことができる。
【００５５】
次に、自動文書処理及びエラー対応処理の設定動作について、端末２０のディスプレイ表示画面例を挙げて説明する。図７〜図１２は、表示画面例を示す。
【００５６】
図７は、ログイン時のフォルダの登録状況を確認する画面例である。なお、図７は複数のページのうちドキュメント（Ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ）ページである。
【００５７】
また、図７では、フォルダの階層７１と、「ｔｅｓｔ」という名前のフォルダの内容７２とを表示し、ｔｅｓｔフォルダ７２が３個のファイルを保管している場合を示す。フォルダ内容７２は、登録しているファイルのドキュメント名（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｎａｍｅ）、ファイルの所有者（Ｏｗｎｅｒ）、サイズ（Ｓｉｚｅ）、更新日（Ｍｏｄｉｆｉｅｄ）を表示する。
【００５８】
次に、フォルダに対する自動文書処理の設定動作について説明する。本実施形態では、自動文書処理の設定をフォルダのプロパティから設定するものとする。
【００５９】
図７のログイン画面においてプロパティボタン７３がユーザにより押下されると、図８に示すフォルダのプロパティ画面が表示される。
【００６０】
図８において、プロパティ画面は、フォルダ名やフォルダのユーザの詳細な情報と共に、少なくとも、自動文書処理一覧表示部８１、自動文書処理を設定する設定ボタン（Ｖｉｅｗ）８２、設定されている自動文書処理を決定する決定ボタン（Ｓａｖｅ）８３、キャンセルボタン８４などを有する。
【００６１】
新規に自動文書処理を設定する場合、ユーザは、Ｖｉｅｗボタン８２を押下する。Ｖｉｅｗボタン８２が押下されると、図９に示す設定画面が表示される。
【００６２】
ユーザが新規で自動文書処理を設定する場合、まず、自動文書処理名（Ｓｃｒｉｐｔ Ｎａｍｅ）を入力する。ここで、入力された名前は、図８の自動文書処理一覧表示部８１に表示されうる自動文書処理の名称に相当する。
【００６３】
次に、ユーザは、プルダウンメニュー方式のボタン９２を押下し、図１０に示すように、複数の処理ステップの一覧情報を表示する。この複数の処理ステップの一覧情報は、あらかじめ処理ＤＢ３４に設定されているものである。
【００６４】
表示されている複数の処理ステップのうち、ユーザが希望する処理ステップを指し示し（例えば、指し示された処理ステップは反転するようにする）、決定する。例えば、図１０では、ユーザは「Ｃｏｐｙ Ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ ｔｏ Ｆｏｌｄｅｒ」を選択した場合であって、このように選択すると図９に示すように表示される。
【００６５】
ここで、「Ａｄｄ ｔｏ Ｓｃｒｉｐｔ」ボタン９３を押下する。これにより、自動文書処理のステップとして選択している処理ステップが追加され、リスト表示「Ｓｃｒｉｐｔ」に表示されて、再度処理ステップの選択が可能となり、同様にして図１０の一覧表示から処理ステップを選択可能となる。
【００６６】
そして、ユーザが「Ｓａｖｅ」ボタン９７を押下することで、自動文書処理が決定する。
【００６７】
なお、自動文書処理の適用は、「Ａｐｐｌｙ Ｓｃｒｉｐｔ ｔｏ」により適用ファイルの種類を選択することで、フォルダに登録されているファイル毎に適用可能である。
【００６８】
このようにして、図１１に示すように自動文書処理が設定される。なお、図１１では、自動文書処理の名称をＯＣＲ＿Ｅｍａｉｌとし、処理ステップがＳｃｒｉｐｔに表示されているように「Ｕｓｅ ＯＣＲ ｔｏ Ｃｏｎｖｅｒｔ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ ｔｏ Ｔｅｘｔ」と「Ｓｅｎｄ ｔｏ Ｄｅｓｔｉｎａｔｉｏｎ Ｐｒｏｆｉｌｅ」の２個を選択した場合を示す。
【００６９】
次に、エラー対応処理の設定動作について説明する。本実施形態では、例えば図９の処理ステップの設定画面例から、エラー対応処理を設定するものとする。
【００７０】
エラー対応処理を設定しようとするとき、ユーザは、図９のエラー処理設定ボタン９９を押下する。これにより、図１２に示すエラー対応処理設定画面を表示する。
【００７１】
ユーザは適用処理１２０１に表示されている処理ステップから、今回設定の対象とする処理を選択したら、その選択された処理が反転表示され、設定されているエラー処理内容が、自動的に画面下のエラー対応処理１２０４に反映される。もし何も設定しなければ、デフォルトエラー処理の値が、エラー対応処理１２０４に設定されて表示される。適用処理に表示されている処理ステップは、当該自動文書処理の処理ステップであり、例えば、図１１のＳｃｒｉｐｔ９４に表示される処理ステップである。また、図１２に示すように、適用処理１２０１が、自動文書処理全体のエラー対応処理とする「ＡＬＬ」を含む。「ＡＬＬ」を選択することで、処理ステップ毎だけでなく、自動文書処理全体に対するエラー対応処理の設定をも可能とする。
【００７２】
次に、ユーザは、表示された予め設定されたエラー対応処理１２０４の一覧の中から、所望のエラー対応処理となるように選択する。
【００７３】
なお、エラー対応処理の選択は、例えば、図１２に示すように、予め設定されたパラメータが表示され、その中から選択される。
【００７４】
以上のようにして、ユーザは、エラー対応処理を選択して決定する場合、「Ｓａｖｅ」ボタンを押下することで、エラー対応処理を設定することができる。
【００７５】
次に、文書処理にエラーが生じたときの文書管理装置１０の動作について説明する。図１３は、エラー発生時の文書管理装置１０の動作を示すフローチャートである。
【００７６】
自動文書処理が設定されたフォルダにファイルが登録されると、文書管理装置１０は、設定されている自動文書処理に基づいてファイルに対して文書処理を実行する（Ｓ１０）。
【００７７】
文書処理の実行中に処理ステップにエラーが発生した場合（Ｓ１１）、文書管理装置１０は、当該エラーを発生したフォルダの自動文書処理ＩＤに基づいて自動文書処理の設定内容を検索し、自動文書処理の設定内容から、フォルダにエラー対応処理が設定されているか否かを判断する（Ｓ１２）。
【００７８】
フォルダにエラー対応処理が設定されていない場合、文書管理装置１０は、予め固定的に設定されたエラー対応処理を実行するか又はエラー対応処理を実行しないようにするなどデフォルトの処理を実行する（Ｓ１３）。
【００７９】
一方、フォルダにエラー対応処理が設定されている場合、設定されているエラー対応処理が自動文書処理全体に対してものであるか又は各処理ステップ毎のものであるか判断される（Ｓ１４）。
【００８０】
エラー対応処理が自動文書処理全体に対してのものである場合、文書管理装置１０は、その設定されているエラー対応処理を実行する（Ｓ１５）。
【００８１】
また、エラー発生した処理ステップにエラー対応処理の設定があるか否かを文書管理装置１０は判断し（Ｓ１６）、エラー発生した処理ステップにエラー対応処理が設定されている場合、当該処理ステップに対応するエラー対応処理を実行する（Ｓ１７）。また、エラー発生した処理ステップにエラー対応処理が設定されていない場合、エラー対応処理を実行しない（Ｓ１８）。
【００８２】
（Ａ）実施形態の効果
以上、本実施形態によれば、自動文書処理を構成する各処理ステップに対して、エラー対応処理を簡単な操作により設定することができる。また、本実施形態によれば、エラーを発生した処理ステップの自動文書処理の中で占める重要度が低い場合であっても、自動文書処理全体を停止させることなく、部分的なエラー対応処理をさせることができる。
【００８３】
（Ｂ）他の実施形態
（Ｂ−１）上述した実施形態では、閉ざされたネットワークに適用した場合について説明したが、このようなネットワークに限定されず、開放的なネットワークにも広く適用可能である。
【００８４】
（Ｂ−２）図１において、ネットワークの構成要素（端末２０、プリンタ３１、スキャナ３２等）が所定の無線方式による無線通信装置を備え、無線通信するものであってもよい。また、文書管理システム１が移動通信端末（例えば携帯電話やＰＨＳ等）とも通信可能としてもよい。
【００８５】
（Ｂ−３）図７〜図１２に示した表示画面は一例であるため、各種ボタンやウィンドウなどの配置やレイアウトは特に限定されない。
【００８６】
（Ｂ−４）上述した実施形態において、エラー対応処理の設定は、自動文書処理全体及び又は各処理ステップ毎に設定可能として説明したが、例えば、各処理ステップ毎にエラー対応処理を設定した場合には、自動文書処理全体に対しては設定できないようにしてもよい。例えば、各処理ステップに対してエラー対応処理を設定した後に、自動文書処理全体に対する設定部分をグレー表示にして設定できないようにしてもよい。
【００８７】
（Ｂ−５）エラー対応処理の設定の際に、表示されるエラー対応処理の選択画面は、予め設定されているエラー対応処理の選択一覧画面として説明したが、これに限らず、階層化されたエラー対応処理を選択するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８８】
【図１】実施形態のドキュメント管理システムの主要構成を示す全体構成図である。
【図２】本実施形態のドキュメント管理装置の内部構成及び機能を示すブロック図である。
【図３】本実施形態の処理手順自動実行機能が有する各機能を示す機能ブロック図である。
【図４】本実施形態における自動文書処理と処理ステップ及びエラー対応処理との対応関係を説明する説明図である。
【図５】本実施形態の自動文書処理の設定動作を示すフローチャートである。
【図６】本実施形態のエラー対応処理の設定動作を示すフローチャートである。
【図７】本実施形態の表示画面例を示す図である。
【図８】本実施形態の表示画面例を示す図である。
【図９】本実施形態の表示画面例を示す図である。
【図１０】本実施形態の表示画面例を示す図である。
【図１１】本実施形態の表示画面例を示す図である。
【図１２】本実施形態の表示画面例を示す図である。
【図１３】本実施形態のエラー対応処理の実行動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００８９】
１…文書管理システム、１０…文書管理装置、１１…制御部、１２…記憶部、１３…通信部、１４…文書保管部、１２ｅ…処理手順自動実行機能、３１…処理手順作成部、３２…処理手順管理部、３３…処理実行部、３５…文書処理管理データベース（ＤＢ）、３４…処理データベース（ＤＢ）、２０（２０−１、２０−２）…端末、３１…プリンタ、３２…スキャナ、４０…文書保存部、５０…通信回線。
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムに関し、例えば、管理する文書データファイルに対して所定の処理を自動的に実行する処理実行機能を有する文書管理システムに適用し得る。
【背景技術】
【０００２】
従来、ネットワークに接続可能であり、指示された文書をフォルダに分類して管理する文書管理システムがある。このような文書管理システムにおいて、ユーザの利便性を図る観点から、フォルダにある文書に対して種々の処理を自動的に実行させるシステムがある（特許文献１及び２参照）。
【０００３】
特許文献１は、分類された文書について、文書内容（拡張子を含む）変更を伴わずに他のフォルダに分類する技術であり、変更前と変更後との間の属性情報の変換ルールに基づいて属性情報を変換し、その変換後の文書を他のフォルダに移動又はコピーをするシステムを開示している。
【０００４】
特許文献２は、複数のユーザが予め作成した処理手順書を文書に割り当て、その処理手順書に従って、当該文書に対する処理手順を順次実行するシステムを開示している。
【０００５】
また、画像形成装置（例えばプリンタ等）や画像入力装置（例えばＯＣＲ等）を包含する文書管理システムにおいて、予め作成した１又は複数の処理ステップから構成される文書処理をフォルダに割り当てて、文書管理装置がそのフォルダの文書に対して文書処理を自動的に実行させるシステムがある。
【０００６】
【特許文献１】特開２００２−２３００１０号公報
【特許文献２】特開平７−４４５３５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
ところで、上述した従来の文書処理を実行する技術において、何らかのエラーが発生した文書処理に対して、エラー設定が簡単なものには、予め固定されたエラー処理を実行することで対処することが多いが、処理ステップごとの細かい指定をすることができない。
【０００８】
一方、各処理ステップごとにエラー処理を設定しようとする場合、既存技術として、例えば、スクリプトにより文書処理を定義する方法があり、これにより、各処理ステップごとのエラー処理を実行させることができる。
【０００９】
しかし、このようにスクリプトにより各処理ステップごとにエラー処理を定義することは、プログラム的なスキルが要求されることが多く、一般ユーザによる設定は難しい。
【００１０】
そこで、文書処理を構成する１又は複数の処理ステップごとに個別のエラー処理を設定することが比較的容易にできる文書管理装置、文書管理方法及び文書プログラムを提供する。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
かかる課題を解決するために、第１の本発明の文書管理装置は、フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理装置において、予め作成された複数のエラー対応処理を記憶するエラー対応処理記憶手段と、複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理をフォルダに設定するエラー対応処理設定手段と、処理実行手段による文書処理の実行でエラーが発生した場合に、エラー対応処理設定手段により設定されたフォルダのエラー対応処理を実行するエラー対応処理実行手段とを備えることを特徴とする。
【００１２】
第２の本発明の文書管理方法は、フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理方法において、エラー対応処理記憶手段が、予め作成された複数のエラー対応処理を記憶し、エラー対応処理設定手段が、複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理をフォルダに設定し、エラー対応処理実行手段が、処理実行手段による文書処理の実行でエラーが発生した場合に、エラー対応処理設定手段により設定されたフォルダのエラー対応処理を実行することを特徴とする。
【００１３】
第３の本発明の文書管理プログラムは、フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理装置に、予め作成された複数のエラー対応処理を記憶するエラー対応処理記憶手段と、複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理をフォルダに設定するエラー対応処理設定手段と、処理実行手段による文書処理の実行でエラーが発生した場合に、エラー対応処理設定手段により設定されたフォルダのエラー対応処理を実行するエラー対応処理実行手段として機能させるためのプログラム。
【発明の効果】
【００１４】
本発明の文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムによれば、ユーザが希望するエラー対応処理を、従来よりも簡単な手法で設定することができる。また、エラー対応処理を各処理ステップに対して設定できるので、処理ステップの一部にエラーが生じても、処理全体を停止させることなく、エラー発生した処理についてのみのエラー対応処理を実行させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１５】
以下、本発明の文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムの実施形態について図面を参照して説明する。
【００１６】
（Ａ）実施形態
本実施形態は、端末やプリンタやスキャナなどが通信回線を通じて接続するネットワークに、本発明の文書管理装置、文書管理方法及び文書管理プログラムを適用した場合について説明する。
【００１７】
（Ａ−１）実施形態の構成
図１は、本実施形態に係る文書管理システムの主要構成を示す全体構成図である。
【００１８】
図１に示すように、文書管理システム１は、文書管理装置１０、端末２０−１及び２０−２、プリンタ３１、スキャナ３２、文書保存部４０などを備える。なお、端末２０−１及び２０−２について、端末として共通する機能を説明する場合には端末２０のように示す。
【００１９】
また、本実施形態において、文書管理システム１は、構成要件が通信回線５０に接続し、ネットワークを構成するものとする。勿論、他のネットワークと接続しデータ変換機能等を有する中継装置を介してネットワークを開放するように拡張することは可能である。
【００２０】
端末２０は、例えばパーソナルコンピュータ等が該当し、メール送受信機能を備え、システム利用者であるユーザの操作により、文書管理装置１０に対して種々の指示、要求をするものである。端末２０−１はユーザＡが操作する端末であり、端末２０−２はユーザＢが操作する端末である。
【００２１】
プリンタ３１は、文書管理装置１０又は端末２０などの指示により、文書管理装置１０から、ファイルデータに基づいて作成された印刷用データを受け取り、その印刷用データに基づいて印刷出力するものである。
【００２２】
スキャナ３２は、文書管理装置１０又は端末２０などの指示により、ファイルとする画像を取り込み、画像データとして文書管理装置１０に与えてファイルとして保管させるものである。
【００２３】
なお、図１において、プリンタ３１及びスキャナ３２としたのは、システム１におけるファイル内容の入力又は出力する機能を明確にするために示したものであり、当然、他の画像形成装置又は他の画像入力装置であってもよく、またこれら装置・機能を一体とした例えばＭＦＰ（マルチファンクショナルペリフェラル）等の複合装置としてもよい。
【００２４】
文書管理装置１０は、ユーザ操作により端末２０から受けた種々の指示・要求に応じて、文書登録機能、文書管理機能、ファイルの版管理機能、処理手順自動実行機能、文書配信機能を備えるものである。また、文書管理装置１０は、メール機能を実現できればよく、自装置１０がメール機能を備えていてもよいし又はメール機能を搭載せず外部のメール装置を使用可能であればよい。本実施形態では、文書管理装置１０がメール機能を備えるものとして説明する。
【００２５】
なお、文書管理装置１０へのアクセス権は、文書管理システム１の利用ユーザにのみ予め定められており、ユーザはアクセス権を行使することで文書管理装置１０へのアクセスを可能とする。
【００２６】
図２は、文書管理装置１０の内部構成及び機能を示すブロック図である。図２に示すように、文書管理装置１０は、制御部１１、記憶部１２、通信部１３、文書保管部１４を有する。
【００２７】
制御部１１は、例えばＣＰＵ等が該当し、文書管理装置１０として実現する機能を制御するものである。記憶部１２は、例えばＲＡＭ、ＲＯＭ等が該当し、制御部１１が実行する処理プログラムや処理プログラムの実行に必要なデータなどを記憶するものである。本実施形態の主な処理プログラムとして、メール機能１２ａ、文書登録機能１２ｂ、文書管理機能１２ｃ、版管理機能１２ｄ、処理手順自動実行機能１２ｅ、文書配信機能１２ｆがある。制御部１１は記憶部１２の処理プログラムを実行することで各機能を実現することができる。
【００２８】
通信部１３は、制御部１１の制御により所定の通信方式による通信処理を実現するものである。文書保管部１４は、登録されたファイルを保管するものであり、外部記憶装置などが該当する。なお、文書保管部１４は、制御部１１により制御可能であれば物理的に同一装置内になくてもよい。
【００２９】
次に、文書管理装置１０が実現する機能について説明する。上述したように、文書管理装置１０が実現する機能は、制御部１１が記憶部１２の処理プログラムを実行することにより実現される。
【００３０】
メール機能１２ａは、通信回線５０に接続するメール機能を有するコンピュータ機器と電子メールの送受信を行なう機能である。文書管理装置１０は、このメール機能１２ａを利用して、端末２０からの指示・要求を受けたり、又は電子メールにファイルを添付して送受信したりすることができる。
【００３１】
文書登録機能１２ｂは、端末２０から登録指示（例えば電子メールによる指示）を受け、指示されたファイルを指示された文書保管部１４のフォルダに登録、保存するものである。なお、文書登録機能１２ｂは、端末２０からの指示を受けて、必要がある場合に、フォルダを新規作成できる。ファイルの登録は、例えば、端末２０からの登録指示時に、電子メールに添付されたファイルを登録するファイルとして扱ってもよいし、又は指示された文書保存部４０のアドレスを辿って、指示されたファイルを文書保存部４０から取得して登録するようにもよい。
【００３２】
文書管理機能１２ｃは、登録されたファイルをフォルダ毎に管理する機能である。また、文書管理機能１２ｃは、管理する文書管理情報の一つとして、フォルダのフォルダ属性情報を管理する。このフォルダ属性とは、例えば、フォルダ名、フォルダの所有者、作成日、更新日、自動文書処理の設定のＯＮ・ＯＦＦ情報、設定した自動文書処理を識別する自動文書処理識別情報（ＩＤ）等を管理する。また、文書管理機能１２ｃは、各ユーザに固有に割り当てたフォルダだけでなく、複数のユーザ間で共有する共有フォルダをも管理することができる。なお、共有フォルダは、すべてのユーザに共有とするようにしてもよいし若しくは特定の複数ユーザに共有としてもよいし、又はファイル内容種類（例えば仕事内容別）に応じてフォルダを分けるようにしてもよい。また、文書管理機能１２ｃは、共有フォルダにアクセス可能なユーザを設定し、その特定のユーザからのアクセスに対してのみ許容する。更に、文書管理機能１２ｃは共有文書管理機能として機能する際、例えば、競合回避機能などの同一文書に対する複数ユーザからのアクセス制御が可能である。
【００３３】
版管理機能１２ｄは、保管しているファイルがチェックアウトし、ユーザ側で編集されファイル内容が変更した場合に、そのファイルの版を管理する機能である。なお、本実施形態の版管理機能１２ｄは、内容変更されたファイルの更新回数を管理することを意図するが、各ファイルのチェックアウト回数を管理したり、チェックアウトを要求したユーザの使用回数や使用日時等を管理したりするようにしてもよい。
【００３４】
処理手順自動実行機能１２ｅは、ユーザ操作により端末２０からの指示を受けて、フォルダに対して自動的に所定処理を実行させる自動文書処理を設定するものであって、自動文書処理が割り当てられているフォルダにファイルが登録されると、設定されている自動文書処理に従ってファイルに対する処理を自動実行するものである。また、処理手順自動実行機能１２ｅは、設定した自動文書処理又は自動文書処理を構成する１又は複数の処理ステップそれぞれに対してエラー対応処理を設定し得るものである。
【００３５】
ここで、自動文書処理は、ユーザの意思により、端末２０を通じて設定することが可能であり、例えば、文書又はフォルダをコピー又は移動したり、指定された宛先にＦＡＸやＥｍａｉｌでファイルを送ったり、指定されたプリンタにファイルデータを送ったり、ファイルデータを指定されたフォーマットに変換したり、ＯＣＲを使用してテキストデータに変換したりする処理ステップがある。また、自動文書処理は、これらのような処理ステップの中から１個の処理としてもよいし、又は複数の処理ステップを組み合わせて構成するようにしてもよい。
【００３６】
図３は、処理手順自動実行機能１２ｅの内部機能をより詳細に説明するための機能ブロック図である。図３に示すように、処理手順自動実行機能１２ｅは、処理手順作成部３１、処理手順管理部３２、処理実行部３３、処理データベース（ＤＢ）３４、文書処理管理データベース（ＤＢ）３５を有する。
【００３７】
処理手順作成部３１は、ユーザに設定された自動文書処理をフォルダに割り当てるものである。処理手順作成部３１は、ユーザ端末２０から自動文書処理の設定要求を受けると、予め設定されている複数の処理ステップから構成される処理ステップ一覧情報をユーザ端末２０に与え、選択された１又は複数の処理ステップを自動文書処理としてフォルダに割り当てるものである。
【００３８】
ここで、各処理ステップは、それぞれを識別するために予め識別番号が付されて処理データベース（ＤＢ）３４に登録されている。そして、ユーザにより処理ステップが選択され、ユーザが処理ステップを自動文書処理として決定すると、処理手順作成部３１は、選択された１又は複数の処理ステップを自動文書処理として作成すると共に、自動文書処理全体を示す識別情報（自動文書処理ＩＤ）を発行し、その自動文書処理ＩＤをフォルダの属性情報の一つとして含ませる。
【００３９】
また、処理手順作成部３１は、フォルダに割り当てられた自動文書処理のエラー対応処理を割り当てるものである。処理手順作成部３１は、ユーザ端末２０からエラー対応処理の設定要求を受けると、予め設定されているエラー対応処理の一覧情報をユーザ端末２０に与え、選択されたエラー対応処理を、自動文書処理の各処理ステップごと及び又はフォルダの自動文書処理全体に割り当てるものである。
【００４０】
ここで、エラー対応処理は、それぞれ識別するために予め識別番号が付されて処理ＤＢ３４に登録されている。そして、ユーザが、自動文書処理全体及び又は処理ステップ毎にエラー対応処理を選択し、その選択したエラー対応処理を自動文書処理全体又は各処理ステップに対応させる。
【００４１】
処理手順管理部３２は、処理手順作成部３１が作成した自動文書処理を文書処理管理ＤＢ３５に保管し管理するものである。なお、フォルダに割り当てた自動文書処理を管理することができれば、文書保管部１４に自動文書処理を保管してもよい。
【００４２】
処理実行部３３は、自動文書処理が割り当てられているフォルダにファイルが登録されると、そのファイルに対して設定されている処理ステップを実行するものである。また、処理実行部３３は、実行する処理ステップがエラーを発生したとき、その処理ステップ又は自動文書処理全体に割り当てられているエラー対応処理を実行するものである。
【００４３】
図４は、自動文書処理と、処理ステップ及びエラー対応処理との対応関係の説明する説明図である。図４に示すように、フォルダの属性情報は文書保管部１４に保管される。また、自動文書処理は文書処理管理ＤＢ３５に保管される。更に、処理ステップ及びエラー対応処理は処理ＤＢ３４に保管される。
【００４４】
フォルダにファイルが登録されると、処理実行部３３は、当該フォルダの属性情報を文書保管部１４から検出し、フォルダ属性情報の自動文書処理ＩＤに基づいて自動文書処理を検出する。次に、検出した自動文書処理に含まれる処理ステップを処理ステップＩＤに基づいて処理ＤＢ３４から検出することで、処理実行部３３は、処理ステップを実行することができる。
【００４５】
また、処理ステップがエラーを発生すると、エラーを発生した処理ステップにエラー対応処理が割り当てられているときは、処理実行部３３は、そのエラー対応処理を実行し、エラーを発生した処理ステップにエラー対応処理が割り当てられていないときは、自動文書処理全体に割り当てられたエラー対応処理を実行することができる。
【００４６】
図２に戻り、文書配信機能１２ｆは、端末２０から指示に応じて、指示されたファイルを指示された複数の端末２０に対して電子メール配信したり、又は指示されたファイルを指示された複数のプリンタ３１などに対して配信して出力させるようにしたりする機能である。
【００４７】
（Ａ−２）実施形態の動作
次に、本実施形態の文書管理装置１０の動作について図面を参照して説明する。以下では、まず自動文書処理の設定動作及びエラー対応処理の設定動作について説明する。
【００４８】
図５は、文書管理装置１０におけるフォルダの処理ステップの設定動作のフローチャートである。図６は、文書管理装置１０におけるフォルダの処理ステップのエラー対応処理の設定動作のフローチャートである。
【００４９】
図５において、まず、ユーザ操作により端末２０から処理ステップ選択要求が、文書管理装置１０に与えられる（Ｓ１）と、処理ＤＢ３４に予め登録されている処理ステップの一覧情報が端末２０に与えられる（Ｓ２）。
【００５０】
処理ステップの一覧情報が端末２０に与えられると、表示された処理ステップ一覧情報の中からユーザにより選択され、その選択された情報が、端末２０から文書管理装置１０に与えられる（Ｓ３１）。
【００５１】
そして、文書管理装置１０において、ユーザにより選択された複数の処理ステップに基づいて自動文書処理が作成され（Ｓ３２）、発行された自動文書処理の識別情報がフォルダのフォルダ属性情報に含まれ、複数の処理ステップからなる自動文書処理が文書処理管理ＤＢ３５に設定される（Ｓ３２）。
【００５２】
次に、図６を参照して、エラー対応処理の設定動作について説明する。図６において、ユーザ操作により端末２０からエラー対応処理の選択要求が、文書管理装置１０に与えられると（Ｓ４）、処理ＤＢ３４に予め登録されているエラー対応処理一覧が端末２０に与えられる（Ｓ５）。
【００５３】
エラー対応処理が端末２０に与えられると、ユーザにより選択されたエラー対応処理の情報が端末２０から文書管理装置１０に与えられる。そして、文書管理装置１０において、ユーザにより選択されたエラー対応処理の識別情報が、ユーザに指定された処理ステップに対応付けられ設定される（Ｓ６）。
【００５４】
ここで、エラー対応処理の選択は、フォルダに割り当てられている各処理ステップ毎及び又は自動文書処理全体に対して行なうことができる。
【００５５】
次に、自動文書処理及びエラー対応処理の設定動作について、端末２０のディスプレイ表示画面例を挙げて説明する。図７〜図１２は、表示画面例を示す。
【００５６】
図７は、ログイン時のフォルダの登録状況を確認する画面例である。なお、図７は複数のページのうちドキュメント（Ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ）ページである。
【００５７】
また、図７では、フォルダの階層７１と、「ｔｅｓｔ」という名前のフォルダの内容７２とを表示し、ｔｅｓｔフォルダ７２が３個のファイルを保管している場合を示す。フォルダ内容７２は、登録しているファイルのドキュメント名（Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｎａｍｅ）、ファイルの所有者（Ｏｗｎｅｒ）、サイズ（Ｓｉｚｅ）、更新日（Ｍｏｄｉｆｉｅｄ）を表示する。
【００５８】
次に、フォルダに対する自動文書処理の設定動作について説明する。本実施形態では、自動文書処理の設定をフォルダのプロパティから設定するものとする。
【００５９】
図７のログイン画面においてプロパティボタン７３がユーザにより押下されると、図８に示すフォルダのプロパティ画面が表示される。
【００６０】
図８において、プロパティ画面は、フォルダ名やフォルダのユーザの詳細な情報と共に、少なくとも、自動文書処理一覧表示部８１、自動文書処理を設定する設定ボタン（Ｖｉｅｗ）８２、設定されている自動文書処理を決定する決定ボタン（Ｓａｖｅ）８３、キャンセルボタン８４などを有する。
【００６１】
新規に自動文書処理を設定する場合、ユーザは、Ｖｉｅｗボタン８２を押下する。Ｖｉｅｗボタン８２が押下されると、図９に示す設定画面が表示される。
【００６２】
ユーザが新規で自動文書処理を設定する場合、まず、自動文書処理名（Ｓｃｒｉｐｔ Ｎａｍｅ）を入力する。ここで、入力された名前は、図８の自動文書処理一覧表示部８１に表示されうる自動文書処理の名称に相当する。
【００６３】
次に、ユーザは、プルダウンメニュー方式のボタン９２を押下し、図１０に示すように、複数の処理ステップの一覧情報を表示する。この複数の処理ステップの一覧情報は、あらかじめ処理ＤＢ３４に設定されているものである。
【００６４】
表示されている複数の処理ステップのうち、ユーザが希望する処理ステップを指し示し（例えば、指し示された処理ステップは反転するようにする）、決定する。例えば、図１０では、ユーザは「Ｃｏｐｙ Ｄｏｃｕｍｅｎｔｓ ｔｏ Ｆｏｌｄｅｒ」を選択した場合であって、このように選択すると図９に示すように表示される。
【００６５】
ここで、「Ａｄｄ ｔｏ Ｓｃｒｉｐｔ」ボタン９３を押下する。これにより、自動文書処理のステップとして選択している処理ステップが追加され、リスト表示「Ｓｃｒｉｐｔ」に表示されて、再度処理ステップの選択が可能となり、同様にして図１０の一覧表示から処理ステップを選択可能となる。
【００６６】
そして、ユーザが「Ｓａｖｅ」ボタン９７を押下することで、自動文書処理が決定する。
【００６７】
なお、自動文書処理の適用は、「Ａｐｐｌｙ Ｓｃｒｉｐｔ ｔｏ」により適用ファイルの種類を選択することで、フォルダに登録されているファイル毎に適用可能である。
【００６８】
このようにして、図１１に示すように自動文書処理が設定される。なお、図１１では、自動文書処理の名称をＯＣＲ＿Ｅｍａｉｌとし、処理ステップがＳｃｒｉｐｔに表示されているように「Ｕｓｅ ＯＣＲ ｔｏ Ｃｏｎｖｅｒｔ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ ｔｏ Ｔｅｘｔ」と「Ｓｅｎｄ ｔｏ Ｄｅｓｔｉｎａｔｉｏｎ Ｐｒｏｆｉｌｅ」の２個を選択した場合を示す。
【００６９】
次に、エラー対応処理の設定動作について説明する。本実施形態では、例えば図９の処理ステップの設定画面例から、エラー対応処理を設定するものとする。
【００７０】
エラー対応処理を設定しようとするとき、ユーザは、図９のエラー処理設定ボタン９９を押下する。これにより、図１２に示すエラー対応処理設定画面を表示する。
【００７１】
ユーザは適用処理１２０１に表示されている処理ステップから、今回設定の対象とする処理を選択したら、その選択された処理が反転表示され、設定されているエラー処理内容が、自動的に画面下のエラー対応処理１２０４に反映される。もし何も設定しなければ、デフォルトエラー処理の値が、エラー対応処理１２０４に設定されて表示される。適用処理に表示されている処理ステップは、当該自動文書処理の処理ステップであり、例えば、図１１のＳｃｒｉｐｔ９４に表示される処理ステップである。また、図１２に示すように、適用処理１２０１が、自動文書処理全体のエラー対応処理とする「ＡＬＬ」を含む。「ＡＬＬ」を選択することで、処理ステップ毎だけでなく、自動文書処理全体に対するエラー対応処理の設定をも可能とする。
【００７２】
次に、ユーザは、表示された予め設定されたエラー対応処理１２０４の一覧の中から、所望のエラー対応処理となるように選択する。
【００７３】
なお、エラー対応処理の選択は、例えば、図１２に示すように、予め設定されたパラメータが表示され、その中から選択される。
【００７４】
以上のようにして、ユーザは、エラー対応処理を選択して決定する場合、「Ｓａｖｅ」ボタンを押下することで、エラー対応処理を設定することができる。
【００７５】
次に、文書処理にエラーが生じたときの文書管理装置１０の動作について説明する。図１３は、エラー発生時の文書管理装置１０の動作を示すフローチャートである。
【００７６】
自動文書処理が設定されたフォルダにファイルが登録されると、文書管理装置１０は、設定されている自動文書処理に基づいてファイルに対して文書処理を実行する（Ｓ１０）。
【００７７】
文書処理の実行中に処理ステップにエラーが発生した場合（Ｓ１１）、文書管理装置１０は、当該エラーを発生したフォルダの自動文書処理ＩＤに基づいて自動文書処理の設定内容を検索し、自動文書処理の設定内容から、フォルダにエラー対応処理が設定されているか否かを判断する（Ｓ１２）。
【００７８】
フォルダにエラー対応処理が設定されていない場合、文書管理装置１０は、予め固定的に設定されたエラー対応処理を実行するか又はエラー対応処理を実行しないようにするなどデフォルトの処理を実行する（Ｓ１３）。
【００７９】
一方、フォルダにエラー対応処理が設定されている場合、設定されているエラー対応処理が自動文書処理全体に対してものであるか又は各処理ステップ毎のものであるか判断される（Ｓ１４）。
【００８０】
エラー対応処理が自動文書処理全体に対してのものである場合、文書管理装置１０は、その設定されているエラー対応処理を実行する（Ｓ１５）。
【００８１】
また、エラー発生した処理ステップにエラー対応処理の設定があるか否かを文書管理装置１０は判断し（Ｓ１６）、エラー発生した処理ステップにエラー対応処理が設定されている場合、当該処理ステップに対応するエラー対応処理を実行する（Ｓ１７）。また、エラー発生した処理ステップにエラー対応処理が設定されていない場合、エラー対応処理を実行しない（Ｓ１８）。
【００８２】
（Ａ）実施形態の効果
以上、本実施形態によれば、自動文書処理を構成する各処理ステップに対して、エラー対応処理を簡単な操作により設定することができる。また、本実施形態によれば、エラーを発生した処理ステップの自動文書処理の中で占める重要度が低い場合であっても、自動文書処理全体を停止させることなく、部分的なエラー対応処理をさせることができる。
【００８３】
（Ｂ）他の実施形態
（Ｂ−１）上述した実施形態では、閉ざされたネットワークに適用した場合について説明したが、このようなネットワークに限定されず、開放的なネットワークにも広く適用可能である。
【００８４】
（Ｂ−２）図１において、ネットワークの構成要素（端末２０、プリンタ３１、スキャナ３２等）が所定の無線方式による無線通信装置を備え、無線通信するものであってもよい。また、文書管理システム１が移動通信端末（例えば携帯電話やＰＨＳ等）とも通信可能としてもよい。
【００８５】
（Ｂ−３）図７〜図１２に示した表示画面は一例であるため、各種ボタンやウィンドウなどの配置やレイアウトは特に限定されない。
【００８６】
（Ｂ−４）上述した実施形態において、エラー対応処理の設定は、自動文書処理全体及び又は各処理ステップ毎に設定可能として説明したが、例えば、各処理ステップ毎にエラー対応処理を設定した場合には、自動文書処理全体に対しては設定できないようにしてもよい。例えば、各処理ステップに対してエラー対応処理を設定した後に、自動文書処理全体に対する設定部分をグレー表示にして設定できないようにしてもよい。
【００８７】
（Ｂ−５）エラー対応処理の設定の際に、表示されるエラー対応処理の選択画面は、予め設定されているエラー対応処理の選択一覧画面として説明したが、これに限らず、階層化されたエラー対応処理を選択するようにしてもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８８】
【図１】実施形態のドキュメント管理システムの主要構成を示す全体構成図である。
【図２】本実施形態のドキュメント管理装置の内部構成及び機能を示すブロック図である。
【図３】本実施形態の処理手順自動実行機能が有する各機能を示す機能ブロック図である。
【図４】本実施形態における自動文書処理と処理ステップ及びエラー対応処理との対応関係を説明する説明図である。
【図５】本実施形態の自動文書処理の設定動作を示すフローチャートである。
【図６】本実施形態のエラー対応処理の設定動作を示すフローチャートである。
【図７】本実施形態の表示画面例を示す図である。
【図８】本実施形態の表示画面例を示す図である。
【図９】本実施形態の表示画面例を示す図である。
【図１０】本実施形態の表示画面例を示す図である。
【図１１】本実施形態の表示画面例を示す図である。
【図１２】本実施形態の表示画面例を示す図である。
【図１３】本実施形態のエラー対応処理の実行動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【００８９】
１…文書管理システム、１０…文書管理装置、１１…制御部、１２…記憶部、１３…通信部、１４…文書保管部、１２ｅ…処理手順自動実行機能、３１…処理手順作成部、３２…処理手順管理部、３３…処理実行部、３５…文書処理管理データベース（ＤＢ）、３４…処理データベース（ＤＢ）、２０（２０−１、２０−２）…端末、３１…プリンタ、３２…スキャナ、４０…文書保存部、５０…通信回線。
【特許請求の範囲】
【請求項１】
フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、上記フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理装置において、
予め作成された複数のエラー対応処理を記憶するエラー対応処理記憶手段と、
上記複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理を上記フォルダに設定するエラー対応処理設定手段と、
上記処理実行手段による上記文書処理の実行でエラーが発生した場合に、上記エラー対応処理設定手段により設定された上記フォルダのエラー対応処理を実行するエラー対応処理実行手段と
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
上記エラー対応処理設定手段が、上記文書処理を構成する上記各処理ステップごとに上記エラー対応処理の一覧を提示し、選択されたエラー対応処理を処理ステップごとに設定し、
上記エラー対応処理実行手段が、エラーが発生した上記各処理ステップに設定されたエラー対応処理を実行する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
上記エラー対応処理設定手段が、上記各処理ステップごとに上記エラー対応処理が設定された場合、上記文書処理全体に対するエラー設定が行なえないようにすることを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、上記フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理方法において、
エラー対応処理記憶手段が、予め作成された複数のエラー対応処理を記憶し、
エラー対応処理設定手段が、上記複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理を上記フォルダに設定し、
上記エラー対応処理実行手段が、上記処理実行手段による上記文書処理の実行でエラーが発生した場合に、上記エラー対応処理設定手段により設定された上記フォルダのエラー対応処理を実行する
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、上記フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理装置に、
予め作成された複数のエラー対応処理を記憶するエラー対応処理記憶手段と、
上記複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理を上記フォルダに設定するエラー対応処理設定手段と、
上記処理実行手段による上記文書処理の実行でエラーが発生した場合に、上記エラー対応処理設定手段により設定された上記フォルダのエラー対応処理を実行するエラー対応処理実行手段と
として機能させるための文書管理プログラム。
【請求項１】
フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、上記フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理装置において、
予め作成された複数のエラー対応処理を記憶するエラー対応処理記憶手段と、
上記複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理を上記フォルダに設定するエラー対応処理設定手段と、
上記処理実行手段による上記文書処理の実行でエラーが発生した場合に、上記エラー対応処理設定手段により設定された上記フォルダのエラー対応処理を実行するエラー対応処理実行手段と
を備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
上記エラー対応処理設定手段が、上記文書処理を構成する上記各処理ステップごとに上記エラー対応処理の一覧を提示し、選択されたエラー対応処理を処理ステップごとに設定し、
上記エラー対応処理実行手段が、エラーが発生した上記各処理ステップに設定されたエラー対応処理を実行する
ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
上記エラー対応処理設定手段が、上記各処理ステップごとに上記エラー対応処理が設定された場合、上記文書処理全体に対するエラー設定が行なえないようにすることを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
【請求項４】
フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、上記フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理方法において、
エラー対応処理記憶手段が、予め作成された複数のエラー対応処理を記憶し、
エラー対応処理設定手段が、上記複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理を上記フォルダに設定し、
上記エラー対応処理実行手段が、上記処理実行手段による上記文書処理の実行でエラーが発生した場合に、上記エラー対応処理設定手段により設定された上記フォルダのエラー対応処理を実行する
ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】
フォルダに対して予め割り当てられた１又は複数の処理ステップから構成される文書処理に従って、上記フォルダに登録された文書データに対して処理を実行する処理実行手段を有する文書管理装置に、
予め作成された複数のエラー対応処理を記憶するエラー対応処理記憶手段と、
上記複数のエラー対応処理の一覧情報を提示し、選択されたエラー対応処理を上記フォルダに設定するエラー対応処理設定手段と、
上記処理実行手段による上記文書処理の実行でエラーが発生した場合に、上記エラー対応処理設定手段により設定された上記フォルダのエラー対応処理を実行するエラー対応処理実行手段と
として機能させるための文書管理プログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【公開番号】特開２００６−１５４９３８（Ｐ２００６−１５４９３８Ａ）
【公開日】平成１８年６月１５日（２００６．６．１５）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００４−３４０６８６（Ｐ２００４−３４０６８６）
【出願日】平成１６年１１月２５日（２００４．１１．２５）
【出願人】（０００００３０７８）株式会社東芝 (54,554)
【出願人】（０００００３５６２）東芝テック株式会社 (5,631)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１８年６月１５日（２００６．６．１５）
【国際特許分類】
【出願日】平成１６年１１月２５日（２００４．１１．２５）
【出願人】（０００００３０７８）株式会社東芝 (54,554)
【出願人】（０００００３５６２）東芝テック株式会社 (5,631)
【Ｆターム（参考）】
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