文書管理装置及びプログラムならびに方法
【課題】 出力された文書の秘匿性を効率的に守る
【解決手段】
パスワードを端末及び文書収納管理手段に通知する出力管理手段と、文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする前記文書収納管理手段を備える文書管理装置。
【解決手段】
パスワードを端末及び文書収納管理手段に通知する出力管理手段と、文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする前記文書収納管理手段を備える文書管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理装置及びプログラムならびに方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
最近、パソコン端末で作成した文書・画像をＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークで接続されているプリンタにより出力するネットワークプリントシステムが実用化されている。このようなシステムでは、ネットワークに接続された複数の端末から送られてくる複数のプリントデータを受信順に順次プリントする機能となっている。このシステムでは、ネットワーク上で複数のプリント要求者が同一のプリンタを共用して使用している際に、情報開示範囲の限られた秘密情報等を印刷する場合に、情報開示範囲外の第三者に印刷物が見られることが問題となる。
【０００３】
また、社内ＬＡＮの高速化に伴い、同一フロアでの共有プリンタの使用がコストパフォーマンス上有効な手段として取り入れられている。しかしながら、共有プリンタを使用する場合、同じ社内であっても、プリンタに出力したまま放置された印刷物から機密情報が漏えいする問題がある。この問題への対処として、プリント要求者は、プリンタの所まで行って印刷が終わるまで待っている必要がある。複数のプリント要求がある時などは、印刷が終わるまで待つことは、ユーザにとって、非常に非効率となる。このような背景により、秘匿性の高い印刷物をネットワーク上で共同して使用するプリンタでプリントする場合に、秘匿性が守られたままプリントでき、かつ効率的に保管する方法が求められている。
【０００４】
最近は、社内ＬＡＮの高速化に伴い、同一フロアでの共有プリンタの使用がコストパフォーマンス上有効な手段として取り入れられているため、この要求はさらに高まりつつある。これは、共有プリンタを使用する場合、同じ社内であっても、プリンタに出力したまま放置された印刷物から、機密情報が漏えいする問題があるためである。
【０００５】
特許文献１では、印刷物の秘匿性を守るために、プリンタ出力を依頼したユーザが、パスワードを入力して、プリンタ装置からプリンタ出力を得ることを開示している。具体的には、秘匿性のあるプリントを行うユーザは、秘匿プリントであることを指定してデータをファイルサーバに送信し、ファイルサーバはこのデータに対してパスワードを割り当てて、これをユーザに知らせる。ユーザは、プリントサーバに赴き、パスワードを使ってプリンタ出力を行なう。この方法によって、ユーザは他者に機密が漏洩する可能性のある時間を避けてプリント出力を行うことができるので、秘匿性が守られる確率は高い。
【０００６】
特許文献２は、自動的に電子的保管が行われるプリンタについて開示している。
【０００７】
特許文献３は、文書にワンタイムパスワードをかけることを開示している。
【０００８】
特許文献４は、内視鏡を保管する装置について開示している。
【０００９】
特許文献５は、時限付で排紙するプリンタについて開示している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００１０】
【特許文献１】特許３６５２７２３
【特許文献２】特許３７６９３６０
【特許文献３】特開２００９−２６０６７
【特許文献４】特開２００８−０５４８６１
【特許文献５】特開２００９−２９２０５５
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１１】
本発明が解決しようとする課題は、出力された文書の秘匿性を効率的に守ることである。特許文献１の方法では、秘匿性を守れる可能性は高まるが、ユーザは、プリント出力が終わるまで、プリンタの近くに待機している必要がある。印刷物が大量にある場合などは印刷が終わるまで待つことは、ユーザにとって、非常に非効率的である。
【００１２】
本発明の目的は、上記課題を解決して、出力された文書の秘匿性を効率的に守ることのできる文書保管装置を得ることである。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明によれば、パスワードを端末及び文書収納管理手段に通知する出力管理手段と、
文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする前記文書収納管理手段を備える文書管理装置が得られる。
【００１４】
本発明によれば、パスワードを端末に通知する出力管理処理と、文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする、文書収納管理処理をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラムが得られる。
【００１５】
本発明によれば、パスワードを端末に通知し、文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする、ことを特徴とする文書管理方法が得られる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、電子機器により出力された文書の秘匿性を、効率的に守ることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】図１は本発明のネットワークプリントシステムの概略構成図及びプリントサーバの構成を説明するためのブロック図である。
【図２】図２は出力管理部が有するプリント管理表の構成例である。
【図３】図３は文書収納管理部が有する保管ＢＯＸ管理表の構成例である。
【図４】図４は保管ＢＯＸのイメージ図である。
【図５】図５は出力管理部の処理を説明するためのフローチャートである。
【図６】図６は文書収納管理部の処理を説明するためのフローチャートその１ある。
【図７】図７は文書収納管理部の処理を説明するためのフローチャートその２である。
【図８】図８はパスワード管理部の処理を説明するためのフローチャートである。
【図９】図９はプリント要求から印刷物を保管ＢＯＸで保管するまでの実施例のフロー図である。
【図１０】図１０はプリント要求者が印刷物を入手し、保管ＢＯＸが空き状態になるまで実施例のフロー図である。
【図１１】図１１は本発明の第２の実施形態の構成を示すブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
（第１の実施形態）
本発明の第１の実施形態は、以下に図面を参照して詳細に説明される。図１は、本実施形態の構成例であり、ネットワークプリントシステムの概略構成図及びプリントサーバの構成を示す。プリンタ１００は、文書管理装置１１０を有する。文書管理装置１１０は、プリント要求端末１８（ユーザ端末とも呼ぶ）からのプリント要求を管理する出力管理部１２、実際の印刷処理を行う出力部１３を有している。
【００１９】
また、文書管理装置は、プリント要求毎に違うパスワードを提供するパスワード管理部１４、保管ＢＯＸ１７及び廃棄ＢＯＸ１６の管理を行う文書収納管理部１５を有している。なお、プリント要求は出力要求とも呼ぶ。また、保管ＢＯＸ、廃棄ＢＯＸはそれぞれ保管箱、廃棄箱とも呼ぶ。出力管理部１２は、出力部１３、パスワード管理部１４、文書収納管理部１５の各装置に処理を命じたり、各装置からの処理の結果の通知を受けて、他の装置にこれを通知したりする機能を有している。本実施形態は、処理の結果を通知することを「戻り値を返す」あるいは「戻り値をリターンする」、等と記述して、処理の説明を行う。
【００２０】
出力管理部１２は、プリント状態４３０、保管ＢＯＸ番号４４０、パスワード４５０、ステータス４６を、プリント要求ＩＤ４２０毎に包含するプリント管理表１１１（図２）を格納する記憶装置（ディスク等）にアクセス可能である。また、文書収納管理部１５は、保管ＢＯＸ状態４７０、保管開始時間４８０、パスワード４５０を保管ＢＯＸ番号４４０毎に包含する保管ＢＯＸ管理表１１２（図３）を格納する記憶装置（ディスク等）にアクセス可能である。
【００２１】
プリント要求ＩＤ４２０はプリント要求を一意のＩＤで管理する。
【００２２】
プリント状態４３０はプリント要求のプリント状況を示すデータであり、プリントを終了したことを示す「プリント済み」とプリント実行中であることを示す「プリント中」とがある。
【００２３】
保管ＢＯＸ番号４４０は、印刷物を入れた保管ＢＯＸの番号を示すデータである。
【００２４】
パスワード４５０は印刷物２２のステータス４６０を表示するための参照用であるとともに、保管ＢＯＸ１７の開錠用であるパスワードを示すデータである。
【００２５】
ステータス４６０は印刷物２２の処理状況を示すデータであり、保管中を示す「保管中」、廃棄されたことを示す「廃棄」、印刷物２２がプリント要求者に渡ったことを示す「終了」とがある。なお、「廃棄」には、制限時間を過ぎた場合と、他の保管ＢＯＸ１７が一杯になり、その保管ＢＯＸ１７が最も長く印刷物２２を保管していたため、廃棄の対象に選択された場合との２通りを含む。
【００２６】
保管ＢＯＸ状態４７０は保管ＢＯＸ１７の使用状況を示すデータであり、印刷物２２が中に入っている状態であることを示す「使用中」と、印刷物２２が入っていない状態であることを示す「空き」とがある。
【００２７】
保管開始時間４８０は保管ＢＯＸ１７に印刷物２２を入れた時間を示すデータである。文書収納管理部１５が、現在時刻との差から、印刷物２２の保管時間を算出するために、使用する。
【００２８】
文書収納管理部１５はフラグ機能をもつ。文書収納管理部１５は、出力管理部１２に処理結果を通知する場合には、命令された処理の結果を通知するフラグを、管理している保管ＢＯＸ１７に収納されていた文書を廃棄した場合には、これを通知する廃棄フラグを、それぞれ設定する。保管ＢＯＸ１７に保管された印刷物２２は一定時間（以降「制限時間」とする。なお、「制限時間」は「文書収納制限時間」と呼ぶこともある）経過した場合に自動的に廃棄ＢＯＸ１６に移され廃棄処理される。この制限時間は、出力管理部１２により設定されて、文書収納管理部１５に通知される。この際の廃棄処理は既存技術で様々な方法があることから説明は割愛する。
【００２９】
出力部１３はプリント枚数を計数する図示しないカウンタを有し、プリント要求端末１８から指定された枚数を図示しない出力トレイに出力後、出力終了を出力管理部１２に通知する機能を有する。
【００３０】
出力管理部１２、出力部１３、パスワード管理部１４は、論理回路等のハードウェアで構成されている。これらは、図示されていないプロセッサが、同じく図示されていないメモリに格納されているプログラムを実行することで実現されてもよい。
【００３１】
プリント要求者はプリント要求端末１８を介して、ネットワークを経由してプリンタ１００にプリント要求を行なう。また、プリント要求端末１８は、出力管理部１２から通達された保管ＢＯＸ１７を開くパスワード４５０を表示するパスワード表示部１９を有する。
【００３２】
図４は、保管ＢＯＸ１７及び廃棄ＢＯＸ１６から構成される文書収納筐体２３の概要を示しているイメージ図である。保管ＢＯＸ１７は上部が開放された箱であり、印刷物２２を複数枚一括して保管することができる。保管ＢＯＸ１７は、プリンタ１００に付属する文書収納筐体２３に格納され、中に印刷物２２があるときには、ロックがかけられる。このロックはパスワード４５０のパスワード入力装置２５への入力により開錠され、印刷物２２の取り出しが可能となる。
【００３３】
パスワード４５０のパスワード入力装置２５への入力は、プリント要求者が文書収納筐体２３に出向いて行ってもよいし、プリント要求端末１８から遠隔操作で行なっても構わない。各保管ＢＯＸ１７の状況は管理ＢＯＸ状況表示画面２４で表示され、また、文書収納筐体２３は、廃棄する印刷物２２を一旦保管する廃棄ＢＯＸ１６を有する。この廃棄ＢＯＸ１６に、必要性に応じて、自動裁断機能や印刷物２２を読めなくする既存技術を導入することで、印刷物２２を第三者に見られることなく廃棄することが可能になる。
【００３４】
この実施形態の例においては、保管ＢＯＸ１７、廃棄ＢＯＸ１６は文書収納筐体２３の前面方向に引き出すことにより、開閉される。出力管理部１２は、この開閉を、文書収納筐体２３の一部と保管ＢＯＸ１７、廃棄ＢＯＸ１６の間の電気的接触を検知する、図示しない開閉検知器からの信号により確認する。また、保管ＢＯＸ１７、廃棄ＢＯＸ１６は、図示しない印刷物検知部（文書検知部とも呼ぶ）を有する。印刷物検知部は、ＢＯＸ底部に発光部、側面に受光部を有し、印刷物２２によって発光体から受光部への光の放射が遮られることによって、印刷物２２の残留を検知する。ロックの方法としては、電磁石により、保管ＢＯＸ１７を文書収納筐体２３に吸着させる方法、保管ＢＯＸ１７の底面と接触する筐体の面とを静電気でチャックさせる静電吸着方法等、一般的に広く用いられている方法を適宜採用することができる。開閉検知部、印刷物検知部の種類、機構は、上記にとどまらず、本実施形態の目的に沿うものであれば、どのようなものでも構わない。また、文書収納筐体２３は、制御部２７および移動部２６も備える。制御部２７は、文書収納管理部１５の指示を受けて、各保管ＢＯＸ１７のロック／アンロックを行ったり、印刷物検出部、開閉検知部の検出結果を、文書収納管理部１５を介して出力管理部１２に報告したりする。移動部２６は、出力管理部１２の要求を受けた文書収納管理部１５の指示を受けて出力部１３の出力トレイの印刷物２２を指定された保管ＢＯＸ１７へ移動したり、指定された保管ＢＯＸの印刷物２２を廃棄ＢＯＸ１６に移動したりする。移動部２６は、搬送機構等を有し、搬送等のためのプログラムが組み込まれている。搬送機構は、ロボット制御装置、アーム制御装置、送りローラなどを有している。
【００３５】
本発明の機能の説明は、図２、３、４、５、６、７、８を用いて、行う。まず、プリント要求に対する出力管理部１２の処理は、図２、図５を用いて行う。
【００３６】
プリント要求者からプリント要求端末１８を介してプリント要求を受けたプリンタ１００は文書管理装置１１０の出力管理部１２を起動する。出力管理部１２は、図２のプリント管理表１１１をもとに、図５に示す処理を実行する。出力管理部１２は、プリント要求者からプリント要求端末１８を介してプリント要求を受けると、プリント要求者の識別番号などに基づくプリント要求ＩＤ４２０を格納する（３−１）。また、出力管理部１２は、印刷状態４３０に「プリント中」を格納する（３−２）。続いて出力管理部１２は文書収納管理部１５を呼び出し、印刷物２２の保管先の保管ＢＯＸ番号４４０及び廃棄の有無を示す廃棄フラグの戻り値（廃棄した場合ＯＮ、廃棄していない場合ＯＦＦ）を受ける（３−３）。この間の保管ＢＯＸ管理処理Ａについては、図６で詳述する。出力管理部１２は、戻り値で受けた保管ＢＯＸ番号４４０をプリント管理表１１１に格納する（３−４）。
【００３７】
廃棄フラグＯＮの戻り値を受けた場合（３−５）、出力管理部１２は、プリント管理表１１１から、戻り値と同じ保管ＢＯＸ番号４４０を有するプリント要求ＩＤ４２０を検索する。出力管理部１２は、そのプリント要求ＩＤ４２０のステータス４６０に「廃棄」を格納する（３−６）。併せて、出力管理部１２は、そのプリント要求ＩＤ４２０の保管ＢＯＸ番号４４０をプリント参照表１１１から削除する。
【００３８】
廃棄フラグＯＦＦの戻り値を受けた場合、出力管理部１２は、パスワード管理部１４を呼び出し、パスワードを戻り値として受け（３−７）、パスワード４５０に格納する（３−８）。
【００３９】
続いて出力管理部１２は、パスワード４５０をプリント要求端末１８のパスワード表示部１９に送信し、プリント要求者にパスワード４５０を通知する（３−９）。
【００４０】
続いて出力管理部１２は、出力部１３を呼び出し、印刷を実施させ（３−１０）、その後、プリント状態４３０に「プリント済み」を格納する（３−１１）。
【００４１】
続いて出力管理部１２は、文書収納管理部１５を介して移動部２６に、印刷物２２を、保管ＢＯＸ番号４４０の保管ＢＯＸ１７に移動させ（３−１２）、ステータス４６０に「保管中」を格納する（３−１３）。
【００４２】
この後、出力管理部１２は、文書収納管理部１５からの廃棄フラグの有無を判定し続ける（３−１４）。この間の保管ＢＯＸ管理処理Ｂについては、図７で詳述する。廃棄フラグがＯＮの場合は（３−１５）、対象の印刷物２２は受け取られなかったとしてステータス４６０を「廃棄」とする（３−１７）。
【００４３】
廃棄フラグがＯＦＦである場合、対象の印刷物２２はプリント要求者に回収されたとして、ステータス４６０を「終了」とし、合わせてそのプリント要求ＩＤ４２０の保管ＢＯＸ番号４４０をプリント管理表１１１から削除する（３−１６）。
【００４４】
上記により、１回のプリント要求に対する出力管理部１２の処理は終了する。
【００４５】
次に、文書収納管理部１５の処理については、図３、４、５、６、７を用いて説明する。文書収納管理部１５は、図３の保管ＢＯＸ管理表１１２を元に、図６の処理と図７の処理を行う。図６の処理はプリント要求時に印刷物２２を保管する保管ＢＯＸ１７を割り当てる処理を示す（図５ 保管ＢＯＸ管理処理Ａ）。文書収納管理部１５は、出力管理部１２から呼び出されると下記の処理を行う。文書収納管理部１５は、保管ＢＯＸ管理表１１２に格納された保管ＢＯＸ状態４７０が「空き」である保管ＢＯＸ１７を検索する（５−１）。
【００４６】
「空き」のデータを有する保管ＢＯＸ１７があった場合（５−２）、文書収納管理部１５は、対象の保管ＢＯＸ１７の保管ＢＯＸ状態４７０を「使用中」に変更する（５−３）。続いて文書管理部１５は、対象の保管ＢＯＸ番号４４０及び廃棄フラグＯＦＦを戻り値として出力管理部１２に処理を返す（５−４）。
【００４７】
「空き」のデータを有する保管ＢＯＸ１７がなかった場合（５−２）、文書収納管理部１５は、すべての保管ＢＯＸ１７の保管開始時間４８０を比較し、最も古い保管開始時間４８０を有する保管ＢＯＸ１７の印刷物２２を廃棄ＢＯＸ１６に移動させる（５−５）。この場合、文書収納管理部１５は、印刷物２２を廃棄した保管ＢＯＸ１７の保管ＢＯＸ番号４４０及び廃棄フラグＯＮを戻り値として、出力管理部１２に処理を返す（５−６）。
【００４８】
図７の処理は、保管ＢＯＸ１７に保管した印刷物２２が取り出されるまでの処理を示す（図５ 保管ＢＯＸ管理処理Ｂ）。出力管理部１２から呼び出されると文書収納管理部１５は、下記の保管ＢＯＸ管理処理を行う。文書収納管理部１５は、対象としている保管ＢＯＸ１７の保管開始時間４８０に現在時刻を格納し、パスワード４５０と合わせて、保管ＢＯＸ管理表１１２の、該当する保管ＢＯＸ番号４４０の行に記入する（８−１）。
【００４９】
文書収納管理部１５は、制御部２７に命じて、保管ＢＯＸ１７をロックさせ（８−２）、定期的に現在時刻と保管ＢＯＸ管理表１１２の保管開始時間４８０とを比較し、現在時刻―保管開始時刻により経過時間を算出し、制限時間（文書収納制限時間とも呼ぶ）との大小を判定する（８−３）。経過時間が、出力管理部１２が設定した制限時間内であれば次の（８−４）の処理を実行する。
【００５０】
経過時間が、文書収納管理部１５があらかじめ設定した制限時間をオーバーした場合は、文書収納管理部１５は、移動部２６に命じて、印刷物２２を廃棄ＢＯＸ１６に移動させる廃棄処理を実行する（８−１１）。続いて、文書収納管理部１５は、保管ＢＯＸ状態４７０に「空き」を格納し、保管開始時間４８０を削除する（８−１２）。その後、文書収納管理部１５は、廃棄フラグをＯＮとし、出力管理部１２に処理を返す（８−１３）。
【００５１】
経過時間が制限時間内であっても８−１１〜１３の廃棄処理を行う場合がある。それは新規のプリント要求があり、保管ＢＯＸ１７の保管ＢＯＸ状態４７０がすべて「使用中」である場合に生じ得るものである。対象としている保管ＢＯＸ１７の保管開始時間４８０が他のいずれの保管ＢＯＸ１７と比べても古い場合は（８−４）、文書収納管理部１５は、この保管ＢＯＸ１７に対して、８−１１〜１３の廃棄処理を行う。
【００５２】
それ以外の場合、文書収納管理部１５は、対象としている保管ＢＯＸ１７のパスワード４５０の入力を受けるまで、８−３、８−４の判定を繰り返す（８−５）。プリント要求者が、文書収納筐体２３のパスワード入力装置２５にパスワード４５０を入力すると、その通知を制御部２７から受けた文書収納管理部１５は以下のように対応する。文書収納管理部１５は、保管ＢＯＸ管理表１１２で、このパスワード４５０と同じパスワード４５０の保管ＢＯＸ番号４４０の保管ＢＯＸ状態４７０が「使用中」であることを確認する。しかるのち、文書収納管理部１５は制御部２７に命じて対象の保管ＢＯＸ１７を開放させる（８−６）。
【００５３】
文書収納管理部１５は、開放した対象の保管ＢＯＸ１７が閉じられたことを、制御部２７を介した図示しない開閉検知部の信号によって確認（８−７）した後、印刷物２２の残留の有無を制御部２７を介した図示しない印刷物検知部の信号によって確認する（８−８）。閉じられたＢＯＸに印刷物２２が残っていた場合、文書収納管理部１５は、８−１１〜８−１３のプリント廃棄処理を実行する。残っていなければ、文書収納管理部１５は、保管ＢＯＸ状態４７０を「空き」とし、保管開始時間４８０を削除する（８−９）。続いて、文書収納管理部１５は、ＯＦＦの廃棄フラグを、出力管理部１２に返す（８−１０）。
【００５４】
次に、パスワード管理部１４については、図８を用いて説明する。出力管理部１２から処理を命じられたパスワード管理部１４は、パスワードを作成し（７−１）、作成したパスワードを戻り値として、出力管理部１２に処理を返す（７−２）。出力管理部１２はパスワードをパスワード４５０に格納し、プリント要求ＩＤ４２０を参照して、要求元のプリント要求端末１８のパスワード表示機能１９へパスワード４５０を送信する。
【００５５】
次に、本発明の第１の実施の形態の動作については、図面を参照して説明する。実施例の一連の動作については、図９、１０にて説明する。
【００５６】
図９に示すように、プリント要求者からプリント要求端末１８を通じてプリンタ１００へプリント要求が出される（９−１）。出力管理部１２は、プリント要求を受け付け（９−２）、格納先の保管ＢＯＸ１７を確保するため、文書収納管理部１５へのＢＯＸ格納要求を開始する（９−３）。ＢＯＸ格納要求を受けた文書収納管理部１５は（９−４）、保管ＢＯＸ管理表１１２から「空き」の保管ＢＯＸ状態４７０を検索することによって、印刷物２２を収納可能な、空いている保管ＢＯＸ１７を探す（９−５）。
【００５７】
空いている保管ＢＯＸ１７がなければ、移動部２６に命じて保管期間の最も長い保管ＢＯＸ１７の印刷物２２を廃棄ＢＯＸ１６に移させ、その保管ＢＯＸ１７を空き状態にし、保管ＢＯＸ状態４７０を「空き」とする（９−６）。文書収納管理部１５は空き状態となっている保管ＢＯＸ番号４４０を出力管理部１２に通知する（９−７）。出力管理部１２は、印刷物２２を格納する保管ＢＯＸ１７を確認（９−８）してプリント管理表１１１に記載し、パスワード管理部１４にパスワードの作成を命じる（９−９）。出力管理部１２は、作成されたパスワードをプリント管理表１１１のパスワード４５０に格納し、これをプリント要求端末１８へ送信（９−１０）する。
【００５８】
プリント要求端末１８は、このパスワード４５０を受信（９−１１）し、プリント要求端末１８内に保管する。パスワード４５０を送信した出力管理部１２は、出力部１３にプリント要求の印刷の実行を命令する（９−１２）。出力管理部１２は、出力部１３からの印刷終了の通知を確認したら（９−１３）、文書収納管理部１５を介して移動部２６に命じ、印刷物２２を保管ＢＯＸ１７に移動させる（９−１４）。文書収納管理部１５は、９−７で出力管理部１２に通知した保管ＢＯＸ番号４４０の保管ＢＯＸ１７に印刷物２２が収納されたことを、制御部２７を介した印刷物検知部からの信号で確認する（９−１５）。
【００５９】
その後、出力管理部１２は、プリント要求端末１８に送信したパスワード４５０と同じパスワード４５０を文書収納管理部１５に通知（９−１６）する。通知を受けた文書収納管理部１５はこのパスワード４５０をＢＯＸ管理表１１２に格納する（９−１７）。続いて文書収納管理部１５は、この保管ＢＯＸ１７を、制御部２７に、パスワード４５０を開錠パスワードとして施錠させる（ロックさせる、とも言う）（９−１８）とともに、その時の時刻（現在時刻）を保管開始時間４８０として入力する。
【００６０】
続いて、図１０に示すように、文書収納管理部１５は保管開始時間４８０の時間から経過した保管時間の計測を開始する（１０−１）。文書収納管理部１５は、保管時間が出力管理部１２によりあらかじめ文書収納管理部１５に設定された制限時間より短いか長いかを判定する（１０−２）。制限時間内であり且つ、この保管時間がすべての保管ＢＯＸ１７の中で最大ではない限り（１０−３）、保管ＢＯＸ１７は、次のパスワード４５０がパスワード入力装置２５に入力されるまで、ロックされた状態を維持し続ける。
【００６１】
プリント要求者がパスワード４５０をパスワード入力装置２５に入力すると（１０−４）、その通知を制御部２７から受けた文書収納管理部１５は、保管ＢＯＸ管理表１１２に記載されたパスワード４５０からプリント要求者から受けたパスワード４５０と同じパスワード４５０を検索する。文書収納管理部１５は、一致したパスワード４５０を対象とする保管ＢＯＸ管理表１１２のステータス４６０を、管理ＢＯＸ状況表示画面２４に表示する（１０−５）。
【００６２】
保管ＢＯＸ管理表１１２の保管ＢＯＸ状態４７０の内容が「使用中」である場合（１０−６）、制御部２７に命じてその保管ＢＯＸ１７のロックを解除させる（１０−７）。保管ＢＯＸ１７がロック解除されると、保管ＢＯＸ１７が開放され（１０−８）、プリント要求者が印刷物２２を取り出せるようになる。プリント要求者は、印刷物２２を取り出し（１０−９）、保管ＢＯＸ１７を閉じる（１０−１０）。
【００６３】
保管ＢＯＸ管理表１１２の保管ＢＯＸ状態４７０の内容が「使用中」以外、すなわち「空き」である場合は、印刷物２２が存在しない旨を表示し（１０−１５）、終了する（１０−１６）。
【００６４】
文書収納管理部１５は、制御部２７を介した開閉検知部からの信号で保管ＢＯＸ１７が閉じられた事を確認し（１０−１１）、閉じられた保管ＢＯＸ１７に印刷物２２が残っていないことを制御部２７を介した印刷物検知部からの信号で確認する（１０−１２）。残っていない場合は、保管ＢＯＸ１７の保管ＢＯＸ状態４７０を「空き」にして終了となる（１０−１４）。残っている場合は、移動部２６に命じて印刷物２２を廃棄ＢＯＸ１６に移動させ（１０−１３）た後、保管ＢＯＸ１７の保管ＢＯＸ状態４７０を「空き」にして終了となる（１０−１４）。
【００６５】
本実施形態によれば、プリント要求者の出した印刷物２２は、施錠された保管ＢＯＸ１７に保管されるので、その秘匿性が守られる。しかも、プリント要求者は、印刷後、所望の時間に印刷物２２を保管した保管ＢＯＸ１７を開錠し、印刷物２２をここから取り出せばよいので、プリンタ１００の近辺で待機する必要はない。したがって、効率的に印刷文書の秘匿性を守ることができる。
【００６６】
本実施形態においては、文書収納筐体２３は文書管理装置１１０と分かれているが、一体でも構わない。
【００６７】
本実施形態においては、パスワード管理部１４でパスワードを作成しているが、必ずしも作成する必要はなく、乱数表等、既存のデータから選択してもよい。また、出力管理装置１２が、パスワード管理部１４を兼ねることも可能である。
【００６８】
なお、この実施形態ではプリンタ１００に本発明を適用する場合について説明したが、本発明は、ファクシミリ装置への適用も可能である。ファクシミリ装置に適用する場合は、パスワード４５０を、上記実施形態でのプリント要求端末１８に相当する送信者の端末ではなく、送信者の端末が指定したファクシミリを受け取る側の端末装置に通知することにより、同様の効果が得られる。
【００６９】
（第２の実施形態）
本発明の第２の実施形態については、図１１を参照して詳細に説明する。本発明の第２の実施形態は、パスワード４５０を端末及び文書収納管理部１５に通知する出力管理部１２と、文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置２５から入力されたパスワード４５０が前記パスワード４５０と一致するとき前記保管箱をアンロックする前記文書収納管理部１５を備える文書管理装置１１０である。
【００７０】
本実施形態の効果は、効率的な秘匿文書の管理を可能とすることである。
【符号の説明】
【００７１】
１２ 出力管理部
１３ 出力部
１４ パスワード管理部
１５ 文書収納管理部
１６ 廃棄ＢＯＸ
１７ 保管ＢＯＸ
１８ プリント要求端末
１９ パスワード表示部
２２ 印刷物
２３ 文書収納筐体
２４ 管理ＢＯＸ状況表示画面
２５ パスワード入力装置
２６ 移動部
２７ 制御部
１００ プリンタ
１１０ 文書管理装置
１１１ プリント管理表
１１２ 保管ＢＯＸ管理表
４２０ プリント要求ＩＤ
４３０ プリント状態
４４０ 保管ＢＯＸ番号
４５０ パスワード
４６０ ステータス
４７０ 保管ＢＯＸ状態
４８０ 保管開始時間
【技術分野】
【０００１】
本発明は文書管理装置及びプログラムならびに方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
最近、パソコン端末で作成した文書・画像をＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークで接続されているプリンタにより出力するネットワークプリントシステムが実用化されている。このようなシステムでは、ネットワークに接続された複数の端末から送られてくる複数のプリントデータを受信順に順次プリントする機能となっている。このシステムでは、ネットワーク上で複数のプリント要求者が同一のプリンタを共用して使用している際に、情報開示範囲の限られた秘密情報等を印刷する場合に、情報開示範囲外の第三者に印刷物が見られることが問題となる。
【０００３】
また、社内ＬＡＮの高速化に伴い、同一フロアでの共有プリンタの使用がコストパフォーマンス上有効な手段として取り入れられている。しかしながら、共有プリンタを使用する場合、同じ社内であっても、プリンタに出力したまま放置された印刷物から機密情報が漏えいする問題がある。この問題への対処として、プリント要求者は、プリンタの所まで行って印刷が終わるまで待っている必要がある。複数のプリント要求がある時などは、印刷が終わるまで待つことは、ユーザにとって、非常に非効率となる。このような背景により、秘匿性の高い印刷物をネットワーク上で共同して使用するプリンタでプリントする場合に、秘匿性が守られたままプリントでき、かつ効率的に保管する方法が求められている。
【０００４】
最近は、社内ＬＡＮの高速化に伴い、同一フロアでの共有プリンタの使用がコストパフォーマンス上有効な手段として取り入れられているため、この要求はさらに高まりつつある。これは、共有プリンタを使用する場合、同じ社内であっても、プリンタに出力したまま放置された印刷物から、機密情報が漏えいする問題があるためである。
【０００５】
特許文献１では、印刷物の秘匿性を守るために、プリンタ出力を依頼したユーザが、パスワードを入力して、プリンタ装置からプリンタ出力を得ることを開示している。具体的には、秘匿性のあるプリントを行うユーザは、秘匿プリントであることを指定してデータをファイルサーバに送信し、ファイルサーバはこのデータに対してパスワードを割り当てて、これをユーザに知らせる。ユーザは、プリントサーバに赴き、パスワードを使ってプリンタ出力を行なう。この方法によって、ユーザは他者に機密が漏洩する可能性のある時間を避けてプリント出力を行うことができるので、秘匿性が守られる確率は高い。
【０００６】
特許文献２は、自動的に電子的保管が行われるプリンタについて開示している。
【０００７】
特許文献３は、文書にワンタイムパスワードをかけることを開示している。
【０００８】
特許文献４は、内視鏡を保管する装置について開示している。
【０００９】
特許文献５は、時限付で排紙するプリンタについて開示している。
【先行技術文献】
【特許文献】
【００１０】
【特許文献１】特許３６５２７２３
【特許文献２】特許３７６９３６０
【特許文献３】特開２００９−２６０６７
【特許文献４】特開２００８−０５４８６１
【特許文献５】特開２００９−２９２０５５
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【００１１】
本発明が解決しようとする課題は、出力された文書の秘匿性を効率的に守ることである。特許文献１の方法では、秘匿性を守れる可能性は高まるが、ユーザは、プリント出力が終わるまで、プリンタの近くに待機している必要がある。印刷物が大量にある場合などは印刷が終わるまで待つことは、ユーザにとって、非常に非効率的である。
【００１２】
本発明の目的は、上記課題を解決して、出力された文書の秘匿性を効率的に守ることのできる文書保管装置を得ることである。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明によれば、パスワードを端末及び文書収納管理手段に通知する出力管理手段と、
文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする前記文書収納管理手段を備える文書管理装置が得られる。
【００１４】
本発明によれば、パスワードを端末に通知する出力管理処理と、文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする、文書収納管理処理をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラムが得られる。
【００１５】
本発明によれば、パスワードを端末に通知し、文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする、ことを特徴とする文書管理方法が得られる。
【発明の効果】
【００１６】
本発明によれば、電子機器により出力された文書の秘匿性を、効率的に守ることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】図１は本発明のネットワークプリントシステムの概略構成図及びプリントサーバの構成を説明するためのブロック図である。
【図２】図２は出力管理部が有するプリント管理表の構成例である。
【図３】図３は文書収納管理部が有する保管ＢＯＸ管理表の構成例である。
【図４】図４は保管ＢＯＸのイメージ図である。
【図５】図５は出力管理部の処理を説明するためのフローチャートである。
【図６】図６は文書収納管理部の処理を説明するためのフローチャートその１ある。
【図７】図７は文書収納管理部の処理を説明するためのフローチャートその２である。
【図８】図８はパスワード管理部の処理を説明するためのフローチャートである。
【図９】図９はプリント要求から印刷物を保管ＢＯＸで保管するまでの実施例のフロー図である。
【図１０】図１０はプリント要求者が印刷物を入手し、保管ＢＯＸが空き状態になるまで実施例のフロー図である。
【図１１】図１１は本発明の第２の実施形態の構成を示すブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
（第１の実施形態）
本発明の第１の実施形態は、以下に図面を参照して詳細に説明される。図１は、本実施形態の構成例であり、ネットワークプリントシステムの概略構成図及びプリントサーバの構成を示す。プリンタ１００は、文書管理装置１１０を有する。文書管理装置１１０は、プリント要求端末１８（ユーザ端末とも呼ぶ）からのプリント要求を管理する出力管理部１２、実際の印刷処理を行う出力部１３を有している。
【００１９】
また、文書管理装置は、プリント要求毎に違うパスワードを提供するパスワード管理部１４、保管ＢＯＸ１７及び廃棄ＢＯＸ１６の管理を行う文書収納管理部１５を有している。なお、プリント要求は出力要求とも呼ぶ。また、保管ＢＯＸ、廃棄ＢＯＸはそれぞれ保管箱、廃棄箱とも呼ぶ。出力管理部１２は、出力部１３、パスワード管理部１４、文書収納管理部１５の各装置に処理を命じたり、各装置からの処理の結果の通知を受けて、他の装置にこれを通知したりする機能を有している。本実施形態は、処理の結果を通知することを「戻り値を返す」あるいは「戻り値をリターンする」、等と記述して、処理の説明を行う。
【００２０】
出力管理部１２は、プリント状態４３０、保管ＢＯＸ番号４４０、パスワード４５０、ステータス４６を、プリント要求ＩＤ４２０毎に包含するプリント管理表１１１（図２）を格納する記憶装置（ディスク等）にアクセス可能である。また、文書収納管理部１５は、保管ＢＯＸ状態４７０、保管開始時間４８０、パスワード４５０を保管ＢＯＸ番号４４０毎に包含する保管ＢＯＸ管理表１１２（図３）を格納する記憶装置（ディスク等）にアクセス可能である。
【００２１】
プリント要求ＩＤ４２０はプリント要求を一意のＩＤで管理する。
【００２２】
プリント状態４３０はプリント要求のプリント状況を示すデータであり、プリントを終了したことを示す「プリント済み」とプリント実行中であることを示す「プリント中」とがある。
【００２３】
保管ＢＯＸ番号４４０は、印刷物を入れた保管ＢＯＸの番号を示すデータである。
【００２４】
パスワード４５０は印刷物２２のステータス４６０を表示するための参照用であるとともに、保管ＢＯＸ１７の開錠用であるパスワードを示すデータである。
【００２５】
ステータス４６０は印刷物２２の処理状況を示すデータであり、保管中を示す「保管中」、廃棄されたことを示す「廃棄」、印刷物２２がプリント要求者に渡ったことを示す「終了」とがある。なお、「廃棄」には、制限時間を過ぎた場合と、他の保管ＢＯＸ１７が一杯になり、その保管ＢＯＸ１７が最も長く印刷物２２を保管していたため、廃棄の対象に選択された場合との２通りを含む。
【００２６】
保管ＢＯＸ状態４７０は保管ＢＯＸ１７の使用状況を示すデータであり、印刷物２２が中に入っている状態であることを示す「使用中」と、印刷物２２が入っていない状態であることを示す「空き」とがある。
【００２７】
保管開始時間４８０は保管ＢＯＸ１７に印刷物２２を入れた時間を示すデータである。文書収納管理部１５が、現在時刻との差から、印刷物２２の保管時間を算出するために、使用する。
【００２８】
文書収納管理部１５はフラグ機能をもつ。文書収納管理部１５は、出力管理部１２に処理結果を通知する場合には、命令された処理の結果を通知するフラグを、管理している保管ＢＯＸ１７に収納されていた文書を廃棄した場合には、これを通知する廃棄フラグを、それぞれ設定する。保管ＢＯＸ１７に保管された印刷物２２は一定時間（以降「制限時間」とする。なお、「制限時間」は「文書収納制限時間」と呼ぶこともある）経過した場合に自動的に廃棄ＢＯＸ１６に移され廃棄処理される。この制限時間は、出力管理部１２により設定されて、文書収納管理部１５に通知される。この際の廃棄処理は既存技術で様々な方法があることから説明は割愛する。
【００２９】
出力部１３はプリント枚数を計数する図示しないカウンタを有し、プリント要求端末１８から指定された枚数を図示しない出力トレイに出力後、出力終了を出力管理部１２に通知する機能を有する。
【００３０】
出力管理部１２、出力部１３、パスワード管理部１４は、論理回路等のハードウェアで構成されている。これらは、図示されていないプロセッサが、同じく図示されていないメモリに格納されているプログラムを実行することで実現されてもよい。
【００３１】
プリント要求者はプリント要求端末１８を介して、ネットワークを経由してプリンタ１００にプリント要求を行なう。また、プリント要求端末１８は、出力管理部１２から通達された保管ＢＯＸ１７を開くパスワード４５０を表示するパスワード表示部１９を有する。
【００３２】
図４は、保管ＢＯＸ１７及び廃棄ＢＯＸ１６から構成される文書収納筐体２３の概要を示しているイメージ図である。保管ＢＯＸ１７は上部が開放された箱であり、印刷物２２を複数枚一括して保管することができる。保管ＢＯＸ１７は、プリンタ１００に付属する文書収納筐体２３に格納され、中に印刷物２２があるときには、ロックがかけられる。このロックはパスワード４５０のパスワード入力装置２５への入力により開錠され、印刷物２２の取り出しが可能となる。
【００３３】
パスワード４５０のパスワード入力装置２５への入力は、プリント要求者が文書収納筐体２３に出向いて行ってもよいし、プリント要求端末１８から遠隔操作で行なっても構わない。各保管ＢＯＸ１７の状況は管理ＢＯＸ状況表示画面２４で表示され、また、文書収納筐体２３は、廃棄する印刷物２２を一旦保管する廃棄ＢＯＸ１６を有する。この廃棄ＢＯＸ１６に、必要性に応じて、自動裁断機能や印刷物２２を読めなくする既存技術を導入することで、印刷物２２を第三者に見られることなく廃棄することが可能になる。
【００３４】
この実施形態の例においては、保管ＢＯＸ１７、廃棄ＢＯＸ１６は文書収納筐体２３の前面方向に引き出すことにより、開閉される。出力管理部１２は、この開閉を、文書収納筐体２３の一部と保管ＢＯＸ１７、廃棄ＢＯＸ１６の間の電気的接触を検知する、図示しない開閉検知器からの信号により確認する。また、保管ＢＯＸ１７、廃棄ＢＯＸ１６は、図示しない印刷物検知部（文書検知部とも呼ぶ）を有する。印刷物検知部は、ＢＯＸ底部に発光部、側面に受光部を有し、印刷物２２によって発光体から受光部への光の放射が遮られることによって、印刷物２２の残留を検知する。ロックの方法としては、電磁石により、保管ＢＯＸ１７を文書収納筐体２３に吸着させる方法、保管ＢＯＸ１７の底面と接触する筐体の面とを静電気でチャックさせる静電吸着方法等、一般的に広く用いられている方法を適宜採用することができる。開閉検知部、印刷物検知部の種類、機構は、上記にとどまらず、本実施形態の目的に沿うものであれば、どのようなものでも構わない。また、文書収納筐体２３は、制御部２７および移動部２６も備える。制御部２７は、文書収納管理部１５の指示を受けて、各保管ＢＯＸ１７のロック／アンロックを行ったり、印刷物検出部、開閉検知部の検出結果を、文書収納管理部１５を介して出力管理部１２に報告したりする。移動部２６は、出力管理部１２の要求を受けた文書収納管理部１５の指示を受けて出力部１３の出力トレイの印刷物２２を指定された保管ＢＯＸ１７へ移動したり、指定された保管ＢＯＸの印刷物２２を廃棄ＢＯＸ１６に移動したりする。移動部２６は、搬送機構等を有し、搬送等のためのプログラムが組み込まれている。搬送機構は、ロボット制御装置、アーム制御装置、送りローラなどを有している。
【００３５】
本発明の機能の説明は、図２、３、４、５、６、７、８を用いて、行う。まず、プリント要求に対する出力管理部１２の処理は、図２、図５を用いて行う。
【００３６】
プリント要求者からプリント要求端末１８を介してプリント要求を受けたプリンタ１００は文書管理装置１１０の出力管理部１２を起動する。出力管理部１２は、図２のプリント管理表１１１をもとに、図５に示す処理を実行する。出力管理部１２は、プリント要求者からプリント要求端末１８を介してプリント要求を受けると、プリント要求者の識別番号などに基づくプリント要求ＩＤ４２０を格納する（３−１）。また、出力管理部１２は、印刷状態４３０に「プリント中」を格納する（３−２）。続いて出力管理部１２は文書収納管理部１５を呼び出し、印刷物２２の保管先の保管ＢＯＸ番号４４０及び廃棄の有無を示す廃棄フラグの戻り値（廃棄した場合ＯＮ、廃棄していない場合ＯＦＦ）を受ける（３−３）。この間の保管ＢＯＸ管理処理Ａについては、図６で詳述する。出力管理部１２は、戻り値で受けた保管ＢＯＸ番号４４０をプリント管理表１１１に格納する（３−４）。
【００３７】
廃棄フラグＯＮの戻り値を受けた場合（３−５）、出力管理部１２は、プリント管理表１１１から、戻り値と同じ保管ＢＯＸ番号４４０を有するプリント要求ＩＤ４２０を検索する。出力管理部１２は、そのプリント要求ＩＤ４２０のステータス４６０に「廃棄」を格納する（３−６）。併せて、出力管理部１２は、そのプリント要求ＩＤ４２０の保管ＢＯＸ番号４４０をプリント参照表１１１から削除する。
【００３８】
廃棄フラグＯＦＦの戻り値を受けた場合、出力管理部１２は、パスワード管理部１４を呼び出し、パスワードを戻り値として受け（３−７）、パスワード４５０に格納する（３−８）。
【００３９】
続いて出力管理部１２は、パスワード４５０をプリント要求端末１８のパスワード表示部１９に送信し、プリント要求者にパスワード４５０を通知する（３−９）。
【００４０】
続いて出力管理部１２は、出力部１３を呼び出し、印刷を実施させ（３−１０）、その後、プリント状態４３０に「プリント済み」を格納する（３−１１）。
【００４１】
続いて出力管理部１２は、文書収納管理部１５を介して移動部２６に、印刷物２２を、保管ＢＯＸ番号４４０の保管ＢＯＸ１７に移動させ（３−１２）、ステータス４６０に「保管中」を格納する（３−１３）。
【００４２】
この後、出力管理部１２は、文書収納管理部１５からの廃棄フラグの有無を判定し続ける（３−１４）。この間の保管ＢＯＸ管理処理Ｂについては、図７で詳述する。廃棄フラグがＯＮの場合は（３−１５）、対象の印刷物２２は受け取られなかったとしてステータス４６０を「廃棄」とする（３−１７）。
【００４３】
廃棄フラグがＯＦＦである場合、対象の印刷物２２はプリント要求者に回収されたとして、ステータス４６０を「終了」とし、合わせてそのプリント要求ＩＤ４２０の保管ＢＯＸ番号４４０をプリント管理表１１１から削除する（３−１６）。
【００４４】
上記により、１回のプリント要求に対する出力管理部１２の処理は終了する。
【００４５】
次に、文書収納管理部１５の処理については、図３、４、５、６、７を用いて説明する。文書収納管理部１５は、図３の保管ＢＯＸ管理表１１２を元に、図６の処理と図７の処理を行う。図６の処理はプリント要求時に印刷物２２を保管する保管ＢＯＸ１７を割り当てる処理を示す（図５ 保管ＢＯＸ管理処理Ａ）。文書収納管理部１５は、出力管理部１２から呼び出されると下記の処理を行う。文書収納管理部１５は、保管ＢＯＸ管理表１１２に格納された保管ＢＯＸ状態４７０が「空き」である保管ＢＯＸ１７を検索する（５−１）。
【００４６】
「空き」のデータを有する保管ＢＯＸ１７があった場合（５−２）、文書収納管理部１５は、対象の保管ＢＯＸ１７の保管ＢＯＸ状態４７０を「使用中」に変更する（５−３）。続いて文書管理部１５は、対象の保管ＢＯＸ番号４４０及び廃棄フラグＯＦＦを戻り値として出力管理部１２に処理を返す（５−４）。
【００４７】
「空き」のデータを有する保管ＢＯＸ１７がなかった場合（５−２）、文書収納管理部１５は、すべての保管ＢＯＸ１７の保管開始時間４８０を比較し、最も古い保管開始時間４８０を有する保管ＢＯＸ１７の印刷物２２を廃棄ＢＯＸ１６に移動させる（５−５）。この場合、文書収納管理部１５は、印刷物２２を廃棄した保管ＢＯＸ１７の保管ＢＯＸ番号４４０及び廃棄フラグＯＮを戻り値として、出力管理部１２に処理を返す（５−６）。
【００４８】
図７の処理は、保管ＢＯＸ１７に保管した印刷物２２が取り出されるまでの処理を示す（図５ 保管ＢＯＸ管理処理Ｂ）。出力管理部１２から呼び出されると文書収納管理部１５は、下記の保管ＢＯＸ管理処理を行う。文書収納管理部１５は、対象としている保管ＢＯＸ１７の保管開始時間４８０に現在時刻を格納し、パスワード４５０と合わせて、保管ＢＯＸ管理表１１２の、該当する保管ＢＯＸ番号４４０の行に記入する（８−１）。
【００４９】
文書収納管理部１５は、制御部２７に命じて、保管ＢＯＸ１７をロックさせ（８−２）、定期的に現在時刻と保管ＢＯＸ管理表１１２の保管開始時間４８０とを比較し、現在時刻―保管開始時刻により経過時間を算出し、制限時間（文書収納制限時間とも呼ぶ）との大小を判定する（８−３）。経過時間が、出力管理部１２が設定した制限時間内であれば次の（８−４）の処理を実行する。
【００５０】
経過時間が、文書収納管理部１５があらかじめ設定した制限時間をオーバーした場合は、文書収納管理部１５は、移動部２６に命じて、印刷物２２を廃棄ＢＯＸ１６に移動させる廃棄処理を実行する（８−１１）。続いて、文書収納管理部１５は、保管ＢＯＸ状態４７０に「空き」を格納し、保管開始時間４８０を削除する（８−１２）。その後、文書収納管理部１５は、廃棄フラグをＯＮとし、出力管理部１２に処理を返す（８−１３）。
【００５１】
経過時間が制限時間内であっても８−１１〜１３の廃棄処理を行う場合がある。それは新規のプリント要求があり、保管ＢＯＸ１７の保管ＢＯＸ状態４７０がすべて「使用中」である場合に生じ得るものである。対象としている保管ＢＯＸ１７の保管開始時間４８０が他のいずれの保管ＢＯＸ１７と比べても古い場合は（８−４）、文書収納管理部１５は、この保管ＢＯＸ１７に対して、８−１１〜１３の廃棄処理を行う。
【００５２】
それ以外の場合、文書収納管理部１５は、対象としている保管ＢＯＸ１７のパスワード４５０の入力を受けるまで、８−３、８−４の判定を繰り返す（８−５）。プリント要求者が、文書収納筐体２３のパスワード入力装置２５にパスワード４５０を入力すると、その通知を制御部２７から受けた文書収納管理部１５は以下のように対応する。文書収納管理部１５は、保管ＢＯＸ管理表１１２で、このパスワード４５０と同じパスワード４５０の保管ＢＯＸ番号４４０の保管ＢＯＸ状態４７０が「使用中」であることを確認する。しかるのち、文書収納管理部１５は制御部２７に命じて対象の保管ＢＯＸ１７を開放させる（８−６）。
【００５３】
文書収納管理部１５は、開放した対象の保管ＢＯＸ１７が閉じられたことを、制御部２７を介した図示しない開閉検知部の信号によって確認（８−７）した後、印刷物２２の残留の有無を制御部２７を介した図示しない印刷物検知部の信号によって確認する（８−８）。閉じられたＢＯＸに印刷物２２が残っていた場合、文書収納管理部１５は、８−１１〜８−１３のプリント廃棄処理を実行する。残っていなければ、文書収納管理部１５は、保管ＢＯＸ状態４７０を「空き」とし、保管開始時間４８０を削除する（８−９）。続いて、文書収納管理部１５は、ＯＦＦの廃棄フラグを、出力管理部１２に返す（８−１０）。
【００５４】
次に、パスワード管理部１４については、図８を用いて説明する。出力管理部１２から処理を命じられたパスワード管理部１４は、パスワードを作成し（７−１）、作成したパスワードを戻り値として、出力管理部１２に処理を返す（７−２）。出力管理部１２はパスワードをパスワード４５０に格納し、プリント要求ＩＤ４２０を参照して、要求元のプリント要求端末１８のパスワード表示機能１９へパスワード４５０を送信する。
【００５５】
次に、本発明の第１の実施の形態の動作については、図面を参照して説明する。実施例の一連の動作については、図９、１０にて説明する。
【００５６】
図９に示すように、プリント要求者からプリント要求端末１８を通じてプリンタ１００へプリント要求が出される（９−１）。出力管理部１２は、プリント要求を受け付け（９−２）、格納先の保管ＢＯＸ１７を確保するため、文書収納管理部１５へのＢＯＸ格納要求を開始する（９−３）。ＢＯＸ格納要求を受けた文書収納管理部１５は（９−４）、保管ＢＯＸ管理表１１２から「空き」の保管ＢＯＸ状態４７０を検索することによって、印刷物２２を収納可能な、空いている保管ＢＯＸ１７を探す（９−５）。
【００５７】
空いている保管ＢＯＸ１７がなければ、移動部２６に命じて保管期間の最も長い保管ＢＯＸ１７の印刷物２２を廃棄ＢＯＸ１６に移させ、その保管ＢＯＸ１７を空き状態にし、保管ＢＯＸ状態４７０を「空き」とする（９−６）。文書収納管理部１５は空き状態となっている保管ＢＯＸ番号４４０を出力管理部１２に通知する（９−７）。出力管理部１２は、印刷物２２を格納する保管ＢＯＸ１７を確認（９−８）してプリント管理表１１１に記載し、パスワード管理部１４にパスワードの作成を命じる（９−９）。出力管理部１２は、作成されたパスワードをプリント管理表１１１のパスワード４５０に格納し、これをプリント要求端末１８へ送信（９−１０）する。
【００５８】
プリント要求端末１８は、このパスワード４５０を受信（９−１１）し、プリント要求端末１８内に保管する。パスワード４５０を送信した出力管理部１２は、出力部１３にプリント要求の印刷の実行を命令する（９−１２）。出力管理部１２は、出力部１３からの印刷終了の通知を確認したら（９−１３）、文書収納管理部１５を介して移動部２６に命じ、印刷物２２を保管ＢＯＸ１７に移動させる（９−１４）。文書収納管理部１５は、９−７で出力管理部１２に通知した保管ＢＯＸ番号４４０の保管ＢＯＸ１７に印刷物２２が収納されたことを、制御部２７を介した印刷物検知部からの信号で確認する（９−１５）。
【００５９】
その後、出力管理部１２は、プリント要求端末１８に送信したパスワード４５０と同じパスワード４５０を文書収納管理部１５に通知（９−１６）する。通知を受けた文書収納管理部１５はこのパスワード４５０をＢＯＸ管理表１１２に格納する（９−１７）。続いて文書収納管理部１５は、この保管ＢＯＸ１７を、制御部２７に、パスワード４５０を開錠パスワードとして施錠させる（ロックさせる、とも言う）（９−１８）とともに、その時の時刻（現在時刻）を保管開始時間４８０として入力する。
【００６０】
続いて、図１０に示すように、文書収納管理部１５は保管開始時間４８０の時間から経過した保管時間の計測を開始する（１０−１）。文書収納管理部１５は、保管時間が出力管理部１２によりあらかじめ文書収納管理部１５に設定された制限時間より短いか長いかを判定する（１０−２）。制限時間内であり且つ、この保管時間がすべての保管ＢＯＸ１７の中で最大ではない限り（１０−３）、保管ＢＯＸ１７は、次のパスワード４５０がパスワード入力装置２５に入力されるまで、ロックされた状態を維持し続ける。
【００６１】
プリント要求者がパスワード４５０をパスワード入力装置２５に入力すると（１０−４）、その通知を制御部２７から受けた文書収納管理部１５は、保管ＢＯＸ管理表１１２に記載されたパスワード４５０からプリント要求者から受けたパスワード４５０と同じパスワード４５０を検索する。文書収納管理部１５は、一致したパスワード４５０を対象とする保管ＢＯＸ管理表１１２のステータス４６０を、管理ＢＯＸ状況表示画面２４に表示する（１０−５）。
【００６２】
保管ＢＯＸ管理表１１２の保管ＢＯＸ状態４７０の内容が「使用中」である場合（１０−６）、制御部２７に命じてその保管ＢＯＸ１７のロックを解除させる（１０−７）。保管ＢＯＸ１７がロック解除されると、保管ＢＯＸ１７が開放され（１０−８）、プリント要求者が印刷物２２を取り出せるようになる。プリント要求者は、印刷物２２を取り出し（１０−９）、保管ＢＯＸ１７を閉じる（１０−１０）。
【００６３】
保管ＢＯＸ管理表１１２の保管ＢＯＸ状態４７０の内容が「使用中」以外、すなわち「空き」である場合は、印刷物２２が存在しない旨を表示し（１０−１５）、終了する（１０−１６）。
【００６４】
文書収納管理部１５は、制御部２７を介した開閉検知部からの信号で保管ＢＯＸ１７が閉じられた事を確認し（１０−１１）、閉じられた保管ＢＯＸ１７に印刷物２２が残っていないことを制御部２７を介した印刷物検知部からの信号で確認する（１０−１２）。残っていない場合は、保管ＢＯＸ１７の保管ＢＯＸ状態４７０を「空き」にして終了となる（１０−１４）。残っている場合は、移動部２６に命じて印刷物２２を廃棄ＢＯＸ１６に移動させ（１０−１３）た後、保管ＢＯＸ１７の保管ＢＯＸ状態４７０を「空き」にして終了となる（１０−１４）。
【００６５】
本実施形態によれば、プリント要求者の出した印刷物２２は、施錠された保管ＢＯＸ１７に保管されるので、その秘匿性が守られる。しかも、プリント要求者は、印刷後、所望の時間に印刷物２２を保管した保管ＢＯＸ１７を開錠し、印刷物２２をここから取り出せばよいので、プリンタ１００の近辺で待機する必要はない。したがって、効率的に印刷文書の秘匿性を守ることができる。
【００６６】
本実施形態においては、文書収納筐体２３は文書管理装置１１０と分かれているが、一体でも構わない。
【００６７】
本実施形態においては、パスワード管理部１４でパスワードを作成しているが、必ずしも作成する必要はなく、乱数表等、既存のデータから選択してもよい。また、出力管理装置１２が、パスワード管理部１４を兼ねることも可能である。
【００６８】
なお、この実施形態ではプリンタ１００に本発明を適用する場合について説明したが、本発明は、ファクシミリ装置への適用も可能である。ファクシミリ装置に適用する場合は、パスワード４５０を、上記実施形態でのプリント要求端末１８に相当する送信者の端末ではなく、送信者の端末が指定したファクシミリを受け取る側の端末装置に通知することにより、同様の効果が得られる。
【００６９】
（第２の実施形態）
本発明の第２の実施形態については、図１１を参照して詳細に説明する。本発明の第２の実施形態は、パスワード４５０を端末及び文書収納管理部１５に通知する出力管理部１２と、文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置２５から入力されたパスワード４５０が前記パスワード４５０と一致するとき前記保管箱をアンロックする前記文書収納管理部１５を備える文書管理装置１１０である。
【００７０】
本実施形態の効果は、効率的な秘匿文書の管理を可能とすることである。
【符号の説明】
【００７１】
１２ 出力管理部
１３ 出力部
１４ パスワード管理部
１５ 文書収納管理部
１６ 廃棄ＢＯＸ
１７ 保管ＢＯＸ
１８ プリント要求端末
１９ パスワード表示部
２２ 印刷物
２３ 文書収納筐体
２４ 管理ＢＯＸ状況表示画面
２５ パスワード入力装置
２６ 移動部
２７ 制御部
１００ プリンタ
１１０ 文書管理装置
１１１ プリント管理表
１１２ 保管ＢＯＸ管理表
４２０ プリント要求ＩＤ
４３０ プリント状態
４４０ 保管ＢＯＸ番号
４５０ パスワード
４６０ ステータス
４７０ 保管ＢＯＸ状態
４８０ 保管開始時間
【特許請求の範囲】
【請求項１】
パスワードを端末及び文書収納管理手段に通知する出力管理手段と、
文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする前記文書収納管理手段を備える文書管理装置。
【請求項２】
前記文書収納管理手段は、複数の保管箱から使用可能な前記保管箱を選択して、前記文書を選択した前記保管箱に格納するように移動手段に指示する請求項１の文書管理装置。
【請求項３】
前記文書収納管理手段は、文書の存在の有無を検知する文書検知部からの、文書の存在を示す信号の受信時からの経過時間が文書収納制限時間を超過する場合は、前記文書を前記保管箱から廃棄箱へ移動させることを特徴とする請求項１及び２のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記文書収納管理手段は、前記出力管理手段からの指示を受けた時点で、前記複数の保管箱のすべてにおいて、前記文書検知部からの文書の存在を示す信号を確認した場合には、前記経過時間が最も長い保管箱の中の文書を前記保管箱から廃棄箱へ移動させることを特徴とする請求項２の文書管理装置。
【請求項５】
前記文書を印刷して出力トレイに出力する出力手段と、前記複数の保管箱と、前記文書収納管理手段から指示されて、前記出力トレイの前記文書を前記保管箱に移動する移動手段と、前記パスワード入力装置を備えた請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項６】
パスワードを端末に通知する出力管理処理と、
文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする、文書収納管理処理をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項７】
複数の保管箱から使用可能な前記保管箱を選択して、前記文書を選択した前記保管箱に格納するように移動手段に指示する前記文書収納管理処理を、前記コンピュータに実行させることを特徴とする、請求項６の文書管理プログラム。
【請求項８】
文書の存在の有無を検知する文書検知部からの、文書の存在を示す信号の受信時からの経過時間が前記文書収納制限時間を超過する場合は、前記文書を前記保管箱から廃棄箱へ移動させる前記出力管理処理を、前記コンピュータに実行させることを特徴とする請求項６及び７のいずれかに記載の文書管理プログラム。
【請求項９】
パスワードを端末に通知し、
文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする、ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１０】
複数の保管箱から使用可能な前記保管箱を選択して、前記文書を選択した前記保管箱に格納するように移動手段に指示することを特徴とする請求項９の文書管理方法。
【請求項１】
パスワードを端末及び文書収納管理手段に通知する出力管理手段と、
文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする前記文書収納管理手段を備える文書管理装置。
【請求項２】
前記文書収納管理手段は、複数の保管箱から使用可能な前記保管箱を選択して、前記文書を選択した前記保管箱に格納するように移動手段に指示する請求項１の文書管理装置。
【請求項３】
前記文書収納管理手段は、文書の存在の有無を検知する文書検知部からの、文書の存在を示す信号の受信時からの経過時間が文書収納制限時間を超過する場合は、前記文書を前記保管箱から廃棄箱へ移動させることを特徴とする請求項１及び２のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記文書収納管理手段は、前記出力管理手段からの指示を受けた時点で、前記複数の保管箱のすべてにおいて、前記文書検知部からの文書の存在を示す信号を確認した場合には、前記経過時間が最も長い保管箱の中の文書を前記保管箱から廃棄箱へ移動させることを特徴とする請求項２の文書管理装置。
【請求項５】
前記文書を印刷して出力トレイに出力する出力手段と、前記複数の保管箱と、前記文書収納管理手段から指示されて、前記出力トレイの前記文書を前記保管箱に移動する移動手段と、前記パスワード入力装置を備えた請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項６】
パスワードを端末に通知する出力管理処理と、
文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする、文書収納管理処理をコンピュータに実行させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項７】
複数の保管箱から使用可能な前記保管箱を選択して、前記文書を選択した前記保管箱に格納するように移動手段に指示する前記文書収納管理処理を、前記コンピュータに実行させることを特徴とする、請求項６の文書管理プログラム。
【請求項８】
文書の存在の有無を検知する文書検知部からの、文書の存在を示す信号の受信時からの経過時間が前記文書収納制限時間を超過する場合は、前記文書を前記保管箱から廃棄箱へ移動させる前記出力管理処理を、前記コンピュータに実行させることを特徴とする請求項６及び７のいずれかに記載の文書管理プログラム。
【請求項９】
パスワードを端末に通知し、
文書が保管箱に格納されたことを検知して前記保管箱をロックし、パスワード入力装置から入力されたパスワードが前記パスワードと一致するとき前記保管箱をアンロックする、ことを特徴とする文書管理方法。
【請求項１０】
複数の保管箱から使用可能な前記保管箱を選択して、前記文書を選択した前記保管箱に格納するように移動手段に指示することを特徴とする請求項９の文書管理方法。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【公開番号】特開２０１２−６１８０２（Ｐ２０１２−６１８０２Ａ）
【公開日】平成２４年３月２９日（２０１２．３．２９）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１０−２０９４３６（Ｐ２０１０−２０９４３６）
【出願日】平成２２年９月１７日（２０１０．９．１７）
【出願人】（０００００４２３７）日本電気株式会社 (19,353)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２４年３月２９日（２０１２．３．２９）
【国際特許分類】
【出願日】平成２２年９月１７日（２０１０．９．１７）
【出願人】（０００００４２３７）日本電気株式会社 (19,353)
【Ｆターム（参考）】
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