印刷制御装置、会議資料配布システムおよび印刷制御方法
【課題】 会議資料のすべてを紙に印刷する場合に比較して紙の使用量を削減でき、会議資料を見やすく、内容の把握を容易にする装置や方法を提供する。
【解決手段】 この装置は、会議の参加者が所持する情報記録媒体を検出し、表示装置の識別情報を読み出し取得する読取装置から、その識別情報を受信する情報受信部２１と、その識別情報を用いて表示装置から画面情報を取得する画面情報取得部２２と、データ記憶部２０から会議資料データを読み出し、その識別情報を用いて会議資料データを表示装置へ配信するとともに、会議資料データから得られる会議資料の各ページの表示サイズと、画面情報から得られる画面サイズとを比較して、各ページにつき印刷させるか否かを判断し、印刷させる場合、そのページの印刷を印刷装置に実行させる比較判断部２３を含む。
【解決手段】 この装置は、会議の参加者が所持する情報記録媒体を検出し、表示装置の識別情報を読み出し取得する読取装置から、その識別情報を受信する情報受信部２１と、その識別情報を用いて表示装置から画面情報を取得する画面情報取得部２２と、データ記憶部２０から会議資料データを読み出し、その識別情報を用いて会議資料データを表示装置へ配信するとともに、会議資料データから得られる会議資料の各ページの表示サイズと、画面情報から得られる画面サイズとを比較して、各ページにつき印刷させるか否かを判断し、印刷させる場合、そのページの印刷を印刷装置に実行させる比較判断部２３を含む。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、配信先の表示画面のサイズに応じて、会議資料を印刷するかどうかを判断する印刷制御装置、その印刷制御装置を含む会議資料配布システムおよび印刷制御方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
会議を行う場合、会議の内容を記載した会議資料を予め必要部数印刷しておき、それを会議が始まる前に参加者に配布し、その配布された資料を基に行うのが一般的である。近年では、ノートＰＣやプロジェクタの普及により、ノートＰＣを持ち込み、会議室に備え付けられたプロジェクタに接続し、そのプロジェクタへ配信して会議資料を表示させることが行われている。また、会議参加者がノートＰＣを持ち込む場合、ＬＡＮケーブルを介して、あるいは無線通信により、会議資料を電子データとして会議参加者のノートＰＣへ配信することも行われている。
【０００３】
このようにすることで、紙に印刷して配布する必要がなくなり、紙の使用量を削減して紙コストを低減するとともに、資料増大に伴うワークスペースの減少を防止し、不要になった資料を廃棄する場合の紙ゴミの増大を抑制している。
【０００４】
これまでに、例えば、会議資料を無駄に印刷することを防ぐ目的で、会議参加者が表示装置を持ち込んだ場合、会議資料を電子データで提供し、会議資料を印刷しないようにすることで、余分な印刷を抑制する技術が知られている（特許文献１参照）。
【０００５】
また、無駄な印刷を抑制することを可能にする技術として、印刷スケジュールに基づいて複数の電子文書を印刷処理して印刷文書を生成する際、印刷文書の利用者の人数分だけ電子文書を印刷する技術が知られている（特許文献２参照）。
【０００６】
さらに、会議参加者が資料の要否を指定でき、資料が必要なときに資料の印刷方法を指定できる会議予約システムも提案されている（特許文献３参照）。このシステムは、会議の開始時刻の所定時間前に、参加者別データ記憶テーブルに登録された内容に応じて、会議資料が必要な参加者毎に、会議資料を所定のプリンタにより印刷させ、また、参加者からのアクセスで、その内容を書き換えることができ、書き換えられた内容に基づき印刷させる機能を有するものである。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
上述した従来の会議資料を配布するためのシステムでは、紙の資料を削減することによって紙コストを低減することを目的とし、表示装置の能力に関係なく、資料の配信を要求する参加者に対し、一律に会議資料の電子データを配信する。
【０００８】
会議で配布する資料には、ページによって表示サイズが大きいものや小さいもの、例えばＡ４サイズのものとＡ３サイズのものとが混在している場合がある。各サイズの資料は、拡大および縮小することにより全体を表示したり、その一部を表示することができる。このため、小さなディスプレイをもった表示装置を持ち込み、会議に参加する参加者は、小さいサイズの資料はそのままディスプレイで見ることができ、大きいサイズの資料は縮小して見ることができる。
【０００９】
しかしながら、図を含む大きなサイズの資料のように、図と文字部分とを両方同時に見たい場合、両方が表示画面内に入るように縮小すると、図および文字部分が見づらく、また、文字が小さくなりすぎて読めなくなり、会議中に資料の内容を十分に把握することができないという問題があった。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、上記課題に鑑み、会議参加者が使用する表示装置の画面サイズと会議資料の表示サイズとを比較して、資料が画面内に収まるかどうかを判断し、収まらないと判断した場合は上記のように見づらく、文字が読めなくなることから、会議資料を印刷して配布する印刷制御装置を提供する。
【００１１】
紙に印刷する場合があることから、紙の大幅な削減にはならないが、会議資料のすべてを紙に印刷する場合に比較して、紙の使用を削減することができ、それに加えて、会議資料が見やすくなり、資料の内容が把握しやすくなり、その結果、会議をスムーズに進めることができる。
【００１２】
すなわち、この印刷制御装置は、会議の参加者が所持する情報記録媒体を検出し、情報記録媒体が記憶する表示装置を識別するための識別情報を読み出し取得する読取装置から、その識別情報を受信する情報受信部と、受信された識別情報を使用して表示装置へアクセスし、その表示装置が有する画面情報を取得する画面情報取得部と、データ記憶部から１以上のページから構成される会議資料の会議資料データを読み出し、識別情報を用いてその会議資料データを表示装置へ配信するとともに、その会議資料データから得られる会議資料の各ページの表示サイズと、画面情報から得られる画面サイズとを比較して、各ページにつき印刷装置で印刷させるか否かを判断し、印刷させると判断した場合、前記会議資料データおよび印刷させるページを指定する情報を送信して該ページの印刷をその印刷装置に実行させる比較判断部とを含んで構成される。
【００１３】
画面サイズ内にすべてのページの表示サイズが収まる場合、会議資料データを印刷装置へは送信せず、表示装置のみへ配信する。これにより、紙の使用量を削減することができる。画面サイズ内に収まらないページがある場合、表示装置への会議資料データの配信に加えて、会議資料データとそのページを指定するページ指定情報とを印刷装置へ送信し、そのページのみを紙に印刷して配布する。これにより、会議資料が見やすくなり、資料の内容が把握しやすくなる。
【００１４】
データ記憶部は、少なくとも会議日時または参加者を識別するためのユーザ識別情報が関連付けられた複数の会議資料データを記憶し、情報受信部は、読取装置から参加者が入室した旨の通知を受信し、比較判断部は、その通知を受けた時刻より後で該時刻に最も近い会議日時が関連付けられた会議資料データを検索し読み出すことができる。また、比較判断部は、その通知に含まれる参加者の情報に一致するユーザ識別情報が関連付けられた会議資料データを検索し読み出すこともできる。参加者の情報としてはユーザ名等の参加者を識別することができる情報とされる。
【００１５】
印刷装置は、機種によって対応可能な最大用紙サイズが異なる。紙に印刷して配布しようとする場合、最大用紙サイズに会議資料の表示サイズが収まるものでなければならない。そこで、印刷制御装置は、ネットワークを介して接続された１以上の印刷装置へアクセスし、各印刷装置から対応可能な最大用紙サイズを含む機器情報を取得する機器情報管理部をさらに含み、比較判断部は、印刷装置で印刷させると判断した場合、会議資料の表示サイズと、機器情報管理部から取得した各印刷装置の機器情報に含まれる対応可能な最大用紙サイズとを比較して、印刷を実行させる印刷装置を決定する。
【００１６】
画面情報は、画面解像度とＤＰＩ(Dots Per Inch)設定値とを含む。これらからｐｉｘｅｌ(画素)単位のサイズを算出し、そのｐｉｘｅｌ単位のサイズで比較することができる。
【００１７】
機器情報は、カラー印刷可能であるか否かの情報を含み、比較判断部は、会議資料データからカラーページの有無を判断し、カラーページが存在する場合、カラー印刷可能で、会議資料の表示サイズが収まる対応可能な最大用紙サイズをもつ印刷装置を、印刷を実行させる印刷装置として決定する。
【００１８】
比較判断部は、決定した印刷装置の機器情報を表示装置へ送信することができる。これにより、表示装置を使用する参加者が、どの印刷装置で印刷されたかを知ることができる。
【００１９】
また、機器情報管理部が、会議資料データを送信した印刷装置からエラー情報を取得し、比較判断部が、機器情報管理部から取得したエラー情報を、表示装置へ送信することも可能である。これにより、紙切れやインク切れ等のエラー内容を、表示装置の画面上で確認することができ、即座に給紙やインク交換等の対応をとることができる。
【００２０】
比較判断部は、印刷装置へ送信する会議資料データに認証情報を関連付けて送信し、該会議資料データを該印刷装置に蓄積させるとともに、送信先の印刷装置の機器情報と会議資料データを識別するためのデータ識別情報と認証情報とを表示装置へ送信し、表示させることができる。認証情報は、例えばパスワードとすることができ、機器情報は、送信先の印刷装置のＩＰアドレスや装置名等、データ識別情報は文書名等とすることができる。認証情報を入力し、認証されなければ印刷出力されないので、第三者の会議資料の持ち去りを防止することができ、セキュリティを向上させることができる。
【００２１】
本発明では、上記の印刷制御装置のほか、この印刷制御装置を含む会議資料配布システム、また、この印刷制御装置により実行される印刷制御方法も提供することができ、この方法を実行するためのコンピュータ可読なプログラムや、このプログラムを記録した記録媒体等を提供することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００２２】
【図１】本実施形態の会議資料配布システムが設置されたオフィス環境を例示した図。
【図２】本実施形態の会議資料配布システムの構成例を示した図。
【図３】会議資料配布システムに用いられる印刷制御装置としての管理サーバの構成例を示した図。
【図４】管理サーバのデータ記憶部に記憶される会議資料データを例示した図。
【図５】会議参加者が使用する表示装置を例示した図。
【図６】表示装置の画面サイズと、会議資料データの１つのページの表示サイズとを比較し、画面内に会議資料が表示できるかどうかを判定しているところを示した図。
【図７】表示装置の画面サイズと、会議資料データの１つのページの表示サイズとを比較し、画面内に会議資料が表示できるかどうかを判定しているところを示した図。
【図８】管理サーバの機器情報管理部が管理する印刷装置の機器情報を例示した図。
【図９】管理サーバが行う会議資料の印刷制御処理の第１の流れを示したフローチャート図。
【図１０】管理サーバが行う会議資料の印刷制御処理の第２の流れを示したフローチャート図。
【図１１】管理サーバが行う会議資料の印刷制御処理の第３の流れを示したフローチャート図。
【発明を実施するための形態】
【００２３】
図１は、本実施形態の会議資料配布システムが設置されたオフィス環境を例示した図である。図１では、このシステムが、会議室１と居室スペース２が区切られているオフィススペースに設置されている。会議室１は、四方が壁で囲まれた空間を形成してなり、この会議室１内には、会議の参加者が使用するノートＰＣ等の表示装置３〜６がテーブル上に配置され、会議室１の隅には、会議中に印刷可能にする印刷装置７が設置されている。
【００２４】
会議室１外の居室スペース２には、所定の位置に印刷装置８〜１０が設置され、このシステムを管理し、会議資料の印刷を制御するための管理サーバ１１が印刷制御装置として設置されている。これらの表示装置３〜６、印刷装置７〜１０および管理サーバ１１は、図示しないネットワークに接続され、互いに通信可能とされている。
【００２５】
このシステム構成では、会議室１の出入口に、会議の参加者が持ち運ぶ表示装置３〜６に取り付けられた情報記録媒体を検出し、その情報記録媒体に記憶された情報を読み出し取得する入退出リーダ１２が設けられている。この入退出リーダ１２も図示しないネットワークに接続されていて、会議資料データを記憶し管理する管理サーバ１１は、この入退出リーダ１２が情報記録媒体の検出したことを受けて、会議資料データの配信を行うように構成されている。しかしながら、本発明はこの構成に限られるものではなく、会議資料を配信するオフィス環境で会議資料を配信するタイミングが別のタイミングであってもよい。例えば、会議資料の配信を受けたい参加者が明示的にトリガーを引く方法(配信要求を管理サーバ１１に対して送る等)を採用することができる。
【００２６】
入退出リーダ１２は、情報記録媒体を検出した際、情報記録媒体に記録されている情報を読み出し取得する。情報記録媒体には、情報記録媒体を識別するための媒体ＩＤ、ユーザ名やユーザＩＤ等の参加者であるユーザを識別するためのユーザ識別情報、表示装置を識別するための識別情報が記憶され、それらの情報を読み取ることができる。入退出リーダ１２は、例えば、同じ媒体ＩＤをもつ情報記録媒体を検出した回数をカウントし、その回数が奇数である場合は入室、偶数である場合は退出と判断し、入室した旨の通知を管理サーバ１１へ送信することができる。参加者は、一度退出した後に再入室する場合もあるからである。
【００２７】
表示装置３〜６は、会議に参加する参加者が持ち込んでも、予め会議室１に備え付けられているものであってもよい。予め備え付けられているものを用いる場合、参加者が、ＩＣカード等として情報記録媒体のみを所持する。これにより、入退出リーダ１２が情報記録媒体を検出し、記憶されている情報を読み出し取得することができる。印刷装置７〜１０は、会議室１内と外の両方に設置されているが、その設置位置は、オフィス内のどの位置であってもよい。
【００２８】
管理サーバ１１の構成および処理については後述するが、入退出リーダ１２からの通知および情報を受け付け、会議室１への参加者の入退室管理を行い、会議資料データの記憶および管理を行い、会議資料の印刷管理を行う。また、管理サーバ１１は、会議資料データを配信する表示装置の画面情報の取得、印刷装置の管理、入退室する参加者のユーザ情報の管理も行う。
【００２９】
次に、図２を参照して、会議資料配布システムの構成およびその処理の概要について説明する。会議資料配布システムは、図２に示す例では、４つの表示装置３〜６と、４つの印刷装置７〜１０と、管理サーバ１１と、入退出リーダ１２とがＬＡＮ１３といったネットワークに接続され、互いに通信可能に構成されている。
【００３０】
表示装置３〜６は、ユーザが会議室に持ち込む、あるいは会議室に備え付けられるノートＰＣやハンドヘルドコンピュータ(携帯情報端末)等とされる。ノートＰＣやハンドヘルドコンピュータは、表示装置であるディスプレイを備え、そのほか、入力装置としてのキーボードやタッチパッド、各種プログラムやデータを記憶する記憶装置、そのプログラムを読み出し実行するＣＰＵ、ＬＡＮ１３を介した通信を可能にするための通信インタフェース、Ｗｅｂカメラ等を備えている。また、表示装置３〜６は、会議の参加者により持ち運ばれる場合、情報記録媒体が取り付けられる。
【００３１】
情報記録媒体は、一例として、情報を記録するＩＣチップを備えたＩＣカードとされ、表示装置３〜６に設けられるカードスロットに差し込むことにより装着される。
【００３２】
印刷装置７〜１０は、プリンタやＭＦＰ(Multi Function Peripheral)とされる。印刷装置７〜１０としては、インクジェット方式のインクジェットプリンタや、電子写真方式のレーザプリンタを用いることができる。電子写真方式のプリンタの場合、画像を形成するためにレーザ光を照射する露光装置、そのレーザ光が照射され、表面に潜像が形成される感光体ドラム、感光体ドラムを帯電させる帯電ユニット、感光体ドラムの表面にトナーを付着させて現像する現像ユニット、感光体ドラム表面に形成されたトナー像を紙に転写する転写ユニット、転写されたトナー像を紙に定着させる定着ユニット、紙を供給する給紙ユニット、トナー像が定着された紙を排出する排紙ユニットを含んで構成される。また、画像データに基づき露光装置へレーザ光を照射する位置やタイミングを制御するコントローラと、ＬＡＮ１３を介した通信を可能にするための通信インタフェースとをさらに含んで構成される。コントローラは、管理サーバ１１からの要求を受けて、各ユニットから情報を収集し、それらを機器情報として管理サーバ１１へ送信することができる。
【００３３】
管理サーバ１１は、上記のノートＰＣと同様、各種管理を行うためのプログラムおよび会議資料データを記憶するＨＤＤ等の記憶装置、そのプログラムを読み出し実行するＣＰＵ、ネットワーク１３を介した通信を可能にするための通信インタフェースを含んで構成される。この管理サーバ１１は、ＣＰＵが記憶装置から読み出したプログラムを実行することにより、後述する各部として機能し、各処理を実行する。
【００３４】
入退出リーダ１２は、参加者が持ち運ぶ表示装置３〜６に取り付けられた情報記録媒体を検出し、その情報記録媒体から情報を無線通信により読み出し取得して、参加者が入室した旨の通知とともに取得した情報を、ＬＡＮ１３を介して管理サーバ１１へ送信する。このため、入退出リーダ１２は、この情報を受信する受信機と、通知を生成するための生成手段と、ＬＡＮ１３を介した通信を可能にするために通信インタフェースとを含んで構成される。
【００３５】
図３を参照して、本実施形態の会議資料配布システムに用いられる会議資料の印刷を制御する印刷制御装置としての管理サーバ１１について詳細に説明する。管理サーバ１１は、ＣＰＵが記憶装置に記憶されている各種管理を行うためのプログラムを実行することにより各部として機能することから、以下の各部を備える。すなわち、管理サーバ１１は、データ記憶部２０、情報受信部２１、画面情報取得部２２、比較判断部２３、機器情報管理部２４、ユーザ情報管理部２５を備える。この実施形態では、管理サーバ１１はユーザ情報管理部２５を備えているが、参加者にメールで通知する等の処理が必要なければ、ユーザ情報管理部２５は備えていなくてもよい。
【００３６】
データ記憶部２０は、会議の参加者が所持し、または使用する表示装置へ配信すべき会議資料データを記憶する。この会議資料データは、会議の開催者が事前に作成し、管理サーバ１１に登録することによりデータ記憶部２０に記憶される。
【００３７】
情報受信部２１は、読取装置としての入退出リーダ１２が送信した、参加者が会議室１に入室した旨の通知、表示装置を識別するための識別情報を受信し、それらをデータ記憶部２０に記憶し管理する。この通知には、参加者を識別するためのユーザ識別情報が含まれる。
【００３８】
画面情報取得部２２は、会議室へ入室した参加者が持ち込む表示装置に取り付けられた情報記録媒体から入退出リーダ１２が読み取った表示装置を識別するための識別情報を用い、その表示装置へアクセスし、画面解像度、ＤＰＩ設定値といった表示装置の画面に関する画面情報を取得する。画面解像度は、横の画素数×縦の画素数（例えば１０２４ｐｉｘｅｌ×７６８ｐｉｘｅｌ）で、ＤＰＩ(dots per inch)設定値は、１インチ当たりの点数（例えば７２ＤＰＩ、９６ＤＰＩ、１２０ＤＰＩ）である。
【００３９】
これらの情報は、入退出リーダ１２から取得した装置識別情報としてのＩＰアドレスを使用して表示装置へアクセスし、その表示装置がもつＯＳ(Operating System)のレジストリを参照し、ＯＳレベルで管理しているディスプレイ情報の値を取得することにより、取得することができる。別の方法としては、アプリケーション開発、実行用に用意された環境を利用してＯＳのレジストリ値を取得する方法を挙げることができる。
【００４０】
比較判断部２３は、データ記憶部２０から、配信すべき会議資料データを取得する。比較判断部２３は、例えば、情報受信部２１が表示装置を持ち運ぶ会議参加者が入室した旨の通知を受けたことに応答して、会議資料データを取得することができる。会議資料データは、１以上のページから構成される会議資料の文書データであって、複数記憶される場合、会議日時あるいは参加者を識別するためのユーザ識別情報と関連付けてデータ記憶部２０に記憶される。この場合、比較判断部２３は、上記の通知を受けた日と同じ日であって、その時刻より後でその時刻に最も近い会議の時刻の会議資料データを検索して読み出し、取得することができる。また、比較判断部２３は、入退出リーダ１２からの通知に含まれる参加者の情報に一致するユーザ識別情報が関連付けられた会議資料データを検索して読み出し、取得することもできる。
【００４１】
そして、比較判断部２３は、会議資料データを取得すると、会議資料の１ページ目から順に、それを画面に表示する場合の表示サイズを情報として会議資料データから取り出し、表示装置の画面情報から得られる画面サイズと比較し、会議資料の各ページにつき印刷するかどうかを判断する。
【００４２】
印刷するかどうかの判断は後述するが、比較判断部２３は、印刷すると判断した場合、会議資料データおよび印刷するページのページ番号を、ページを指定するためのページ指定情報として印刷装置へ送信する。また、比較判断部２３は、印刷するかどうかに関わらず、会議資料データを表示装置へも送信する。印刷しないページについては表示装置に表示させる必要があるからである。しかしながら、すべてのページを印刷すると判断した場合については、会議資料データを送信しないようにすることもできる。
【００４３】
したがって、表示装置は、管理サーバ１１の比較判断部２３から送信された会議資料データを使用して会議資料を表示し、印刷装置は、比較判断部２３により判断された会議資料の印刷すべきページを印刷し、その参加者に提供する。このように見にくいページについては、紙に印刷した資料が提供されるため、参加者は、会議資料の内容を十分に把握することができ、会議をスムーズに進めることができる。
【００４４】
機器情報管理部２４は、同一ネットワーク内にある印刷装置の機器情報を取得する。図２で示されたシステム構成においては、同一ＬＡＮ１３内にある印刷装置７〜１０についての機器情報を取得する。印刷装置の機器情報としては、ＩＰネットワーク上のネットワーク機器を監視し、制御するための情報の通信方法を規定するＳＮＭＰ(Simple Network Management Protocol)を使用して参照する管理情報であるＭＩＢ(Management Information Base)や、ＨＴＴＰ(HyperText Transfer Protocol)等の通信プロトコルを使用してＳＯＡＰといった機器情報、例えば、使用可能な最大用紙サイズ（対応可能最大サイズ）、カラー印刷可能であるか否か、用紙残量、トナー残量等を挙げることができる。
【００４５】
ユーザ情報管理部２５は、ユーザ名やユーザＩＤといったユーザ識別情報に関連付けて、メールアドレスや電話番号等の情報をユーザ情報としてデータ記憶部２０に記憶させ、それを管理する。
【００４６】
図４は、管理サーバ１１のデータ記憶部２０に記憶される会議資料データの一例を示した図である。図４（ａ）〜（ｃ）に、３つのデータ例を示す。この会議資料データは、管理サーバ１１が備えるデータ記憶部２０としてのＨＤＤ等に記憶される。会議資料データは、文書作成アプリケーション等を用い、印刷する用紙サイズを設定して作成され、１以上のページからなる文書の文書データとされる。図４（ａ）では会議資料のすべてのページがＢ５サイズで作成され、図４（ｂ）ではすべてがＡ４サイズで作成され、図４（ｃ）ではＡ４サイズとＡ３サイズで作成されている。このようなサイズをもつデータとしては、ＰＤＦ(Portable Document Format)等のファイルフォーマットのデータが挙げられる。
【００４７】
ここではＢ５、Ａ４、Ａ３といった用紙サイズに従った説明をしたが、ｐｉｘｅｌ単位のサイズをもつデータであってもよい。ｐｉｘｅｌ単位のサイズをもつデータとしては、ＪＰＥＧ(Joint Photographic Experts Group)等が挙げられる。また、ＨＴＭＬ(HyperText Markup Language)等のページ記述言語を使用したデータであってもよく、この場合、タグ情報からｐｉｘｅｌ単位のサイズを取得することが可能である。
【００４８】
図５は、表示装置の表示画面を例示した図である。表示装置の表示画面は、ＰＣでは図５（ａ）に示すような横長の画面を有するものが一般的であるが、デスクトップＰＣの一部には図５に示すような縦長の画面を有するものが存在する。タブレットＰＣ等では、配置する向きを変えることで、いずれの画面にもなりうる。現在のＰＣでは、最も一般的な画面サイズが、図５（ａ）に示された横長の画面では縦幅が１０２４ｐｉｘｅｌ、横幅が７６８ｐｉｘｅｌで、図５（ｂ）に示された縦長の画面では縦幅が７６８ｐｉｘｅｌ、横幅が１０２４ｐｉｘｅｌである。これらの情報は、画面解像度の情報を取得することにより取得することができる。上記の１０２４ｐｉｘｅｌ、７６８ｐｉｘｅｌという値は、あくまで例示であるので、これに限られるものではない。
【００４９】
図６は、比較判断部２３が行う比較処理において、表示画面上に会議資料を表示し、サイズ判定を行っているところを示した図である。図６（ａ）は、図５（ａ）に示された横長の画面（枠のみで表示された領域）上に、図４（ａ）に示されたＢ５サイズの任意のページの会議資料（塗り潰された領域）を表示した図であり、図６（ｂ）は、図５（ａ）に示す横長の画面上に、図４（ｂ）に示すＡ４サイズの任意のページの会議資料を表示した図であり、図６（ｃ）は、図５（ａ）に示す横長の画面上に、図４（ｃ）に示すＡ３サイズのページの会議資料を表示した図である。
【００５０】
画面サイズは、上述した縦幅７６８ｐｉｘｅｌで、横幅１０２４ｐｉｘｅｌである。会議資料の各ページの表示サイズは、取得した会議資料データから得られ、Ａ３サイズであれば、縦幅１６．５４ｉｎｃｈ（４２０ｍｍ）、横幅１１．６９ｉｎｃｈ（２９７ｍｍ）、Ａ４サイズは、縦幅１１．６９ｉｎｃｈ（２９７ｍｍ）、横幅８．２７ｉｎｃｈ（２１０ｍｍ）、Ｂ５サイズは、縦幅１０．１２ｉｎｃｈ（２５７ｍｍ）、横幅７．１７ｉｎｃｈ（１８２ｍｍ）である。
【００５１】
画面サイズとの比較を行うためには、単位を合わせる必要がある。画面サイズで用いられるｐｉｘｅｌサイズは、表示装置のＤＰＩ設定値と、上記のｉｎｃｈサイズとを乗算することにより得ることができる。ＤＰＩ設定値が７２である場合、各値に７２を乗算して、Ａ３サイズの会議資料であれば縦幅１１９１ｐｉｘｅｌ、横幅８４２ｐｉｘｅｌとなり、Ａ４サイズの会議資料であれば縦幅８４２ｐｉｘｅｌ、横幅５９５ｐｉｘｅｌとなり、Ｂ５サイズの会議資料であれば縦幅７２９ｐｉｘｅｌ、横幅５１６ｐｉｘｅｌとなる。
【００５２】
比較判断部２３は、画面サイズである７６８×１０２４ｐｉｘｅｌと、上記の計算から得られた表示サイズがＡ３サイズの１１９１×８４２ｐｉｘｅｌ、Ａ４サイズの８４２×５９５ｐｉｘｅｌ、Ｂ５サイズの７２９×５１６ｐｉｘｅｌをそれぞれ比較し、その画面サイズ内に収まるかどうかを判断する。
【００５３】
Ａ３サイズおよびＡ４サイズの会議資料は、横幅は収まるものの、縦幅が収まらない。これに対し、Ｂ５サイズの会議資料は、縦幅および横幅の両方とも収まる。このため、Ｂ５サイズの会議資料の場合、比較判断部２３は、印刷装置で印刷させることはなく、表示装置に会議資料データを配信すると判断し、それ以外のＡ３サイズおよびＡ４サイズの会議資料の場合は、印刷装置で印刷させるとともに表示装置に会議資料データを配信すると判断し、印刷装置に印刷を実行させる。
【００５４】
上記では横長の画面について説明したが、縦長の画面について図７を参照して説明する。図７（ａ）は、図５（ｂ）に示す縦長の画面上に、図４（ａ）に示すＢ５サイズの任意のページの会議資料を表示した図であり、図７（ｂ）は、図５（ｂ）に示す縦長の画面上に、図４（ｂ）に示すＡ４サイズの任意のページの会議資料を表示した図であり、図７（ｃ）は、図５（ｂ）に示す縦長の画面上に、図４（ｃ）に示すＡ３サイズのページの会議資料を表示した図である。
【００５５】
画面サイズは、上述した縦幅１０２４ｐｉｘｅｌで、横幅７６８ｐｉｘｅｌである。会議資料の各ページの表示サイズは、取得した会議資料データから得られる。例えば、ＤＰＩ設定値が７２である場合、Ａ３サイズの会議資料は、１１９１×８４２ｐｉｘｅｌ、Ａ４サイズの会議資料は、８４２×５９５ｐｉｘｅｌ、Ｂ５サイズの会議資料は、７２９×５１６ｐｉｘｅｌである。
【００５６】
比較判断部２３は、画面サイズである１０２４×７６８ｐｉｘｅｌと、Ａ３サイズの１１９１×８４２ｐｉｘｅｌ、Ａ４サイズの８４２×５９５ｐｉｘｅｌ、Ｂ５サイズの７２９×５１６ｐｉｘｅｌの縦幅および横幅をそれぞれ比較し、その画面サイズ内に収まるかどうかを判断する。
【００５７】
Ａ３サイズの会議資料は、縦幅、横幅ともに収まらない。これに対し、Ａ４サイズおよびＢ５サイズの会議資料は、縦幅および横幅の両方とも収まる。このため、Ａ４サイズおよびＢ５サイズの会議資料の場合、比較判断部２３は、印刷装置へは会議資料データを送信せず、表示装置にのみその会議資料データを配信すると判断し、それ以外のＡ３サイズの会議資料の場合は、印刷装置へも会議資料データを送信すると判断し、印刷装置で印刷を実行させる。
【００５８】
これまでｉｎｃｈサイズをｐｉｘｅｌサイズへ変換し、画面サイズと比較して判断を行ってきたが、ｐｉｘｅｌ単位のサイズをもつ画像データ、例えば上記のＪＰＥＧデータであれば、変換を行うことなく、直接比較して判断を行うことができる。また、ＨＴＭＬで記述されたＨＴＭＬ文書データについても、タグ情報から直接ｐｉｘｅｌ単位の表示サイズを取得することができるのであれば、その表示サイズを画面サイズと比較して判断を行うことができる。
【００５９】
図８は、機器情報管理部２４が管理する印刷装置の機器情報の一例を示した図である。図８では、印刷装置の機器情報をリスト化し、テーブルで管理しているのが示されている。機器情報管理部２４は、印刷装置から取得した機器情報をテーブルの中の各フィールドに入力し、そのテーブルをデータ記憶部２０に記憶し、機器情報を管理する。ここでは、印刷装置（１）〜（４）の対応可能最大サイズ、カラー印刷可能であるか否か、トレイ用紙残量、トナー残量という機器情報が取得され、テーブルに入力されている。
【００６０】
比較判断部２３が、図６および図７に示すように比較を行い、印刷装置へ会議資料データを送信すると判断した場合、機器情報管理部２４は、印刷装置の機器情報を比較判断部２３へ送る。比較判断部２３は、機器情報を受け取り、印刷実行する対象となった会議資料データ内の該当ページについて機器情報を基に、どの印刷装置へ会議資料データを送り、印刷させるかを決定する。
【００６１】
図４（ｃ）に示した会議資料データを配信しようとする場合、比較判断部２３は、表示装置から取得された画面サイズが縦長の１０２４×７６８ｐｉｘｅｌであれば、Ａ４サイズのページは画面に収まるが、Ａ３サイズのページは画面に収まらないので印刷装置へ会議資料データを送信し、印刷を実行させると判断する。この判断を受けて、機器情報管理部２４は、自己が管理する機器情報を比較判断部２３へ送り、比較判断部２３が、対応可能最大サイズがＡ３以上である印刷装置を、データ送信先の印刷装置として決定する。この図８に示す情報であれば、比較判断部２３は、印刷装置（１）〜（３）をデータ送信先の印刷装置として決定する。
【００６２】
このように複数の印刷装置を送信先として決定した場合、比較判断部２３は、機器情報に含まれる対応可能最大サイズ以外のトレイ用紙残量やトナー残量を比較して、用紙やトナーの残量が多い印刷装置を選択することができる。この例では、印刷装置（２）が用紙残量およびトナー残量が最も多いことから、比較判断部２４は、印刷装置（２）を選択することができる。比較判断部２３は、選択した印刷装置（２）の情報、例えば印刷装置名やＩＰアドレスのうち、ＩＰアドレスを用い、会議資料データをＡ３サイズの資料があるページ番号といったページ指定情報とともに印刷装置（２）へ送信する。印刷装置（２）は、会議資料データおよびページ指定情報を受信し、それを基に印刷を実行する。例えば、比較判断部２３は、印刷を実行させる際、ＰＳコマンド(実行中のプロセスの情報を表示するコマンド)等で会議資料の何ページ目を印刷実行するかを指定し、それを印刷装置（２）へ送信して印刷を実行させることができる。
【００６３】
これまで会議資料配布システムおよび管理サーバの構成、管理サーバが管理するデータについて詳細に説明してきた。ここからは、管理サーバ１１が行う印刷制御処理について、図９〜図１１に示すフローチャートを参照しながら詳細に説明する。
【００６４】
図９は、管理サーバ１１が行う１つの印刷制御処理の流れを示したフローチャート図である。会議の参加者が表示装置を持って会議室へ入ると、出入口にて、入退出リーダ１２が参加者の会議室への入室を検出する。入退出リーダ１２は、ＬＡＮ１３を経由して、参加者が入室した旨を管理サーバ１１へ通知する。このとき、入退出リーダ１２は、参加者がもつ表示装置の識別情報を読み取っており、この表示装置の識別情報も一緒に送る。表示装置の識別情報には、その表示装置のＩＰアドレスが含まれる。
【００６５】
管理サーバ１１の情報受信部２１が、入退出リーダ１２からの通知および表示装置の識別情報を受信したことを受けて、管理サーバ１１が、ステップ９００から配信制御を開始する。ステップ９０５で、情報受信部２１が、画面情報取得部２２、比較判断部２３、機器情報管理部２４へ参加者が入室した旨を通知し、受け取った表示装置の識別情報を画面情報取得部２２へ送る。
【００６６】
ステップ９１０において、画面情報取得部２２は、情報受信部２１から受け取った表示装置の識別情報を用い、その表示装置へアクセスして画面解像度やＤＰＩ設定値を画面情報として取得する。具体的には、画面情報取得部２２は、情報受信部２１が取得したＩＰアドレスを用い、表示装置へアクセスして、その表示装置が備えるレジストリを参照し、ＯＳレベルで管理しているディスプレイ情報の値を取得、あるいはアプリケーション開発、実行環境を利用して、その表示装置の画面解像度やＤＰＩ設定値を取得する。
【００６７】
ステップ９１５において、機器情報管理部２４が、同一ネットワーク内にある印刷装置の機器情報を取得する。上述したＳＮＭＰやＨＴＴＰ等の適切なプロトコルを使用し、ＭＩＢやＳＯＡＰ等を取得することにより、印刷装置の対応可能最大用紙サイズ等の情報を取得することができる。
【００６８】
次に、ステップ９２０において、比較判断部２３は、配信すべき会議資料データを、それを記憶するデータ記憶部２０から取得する。会議資料データが複数記憶されている場合、各会議資料データには会議日時または参加者を識別するためのユーザ識別情報が関連付けられており、比較判断部２３は、入室した時刻より後で、その時刻に近い会議日時が関連付けられた会議資料データを取得することができ、または情報受信部２１が受信した通知に含まれる参加者の情報を基に会議資料データを特定し、そのデータを取得することができる。
【００６９】
ステップ９２５では、比較判断部２３が、取得した会議資料データから、会議資料の１ページ目から順に表示サイズを情報として取得する。ここでは、ページを表示させた場合の表示サイズをｐｉｘｅｌサイズ等として取得する。そして、ステップ９３０で、比較判断部２３は、表示装置の画面情報から得られた画面サイズと、その表示サイズとを比較し、そのページの会議資料が表示装置の画面に収まるかどうかを判断する。
【００７０】
収まると判断した場合は、ステップ９４０へ進み、収まらないと判断した場合は、ステップ９３５へ進む。この判断は、縦幅および横幅のｐｉｘｅｌサイズを用いて行われ、表示サイズの縦幅および横幅の両方とも画面サイズの縦幅および横幅より小さい場合には収まると判断し、縦幅および横幅の少なくとも一方が画面サイズの縦幅および横幅より大きい場合は収まらないと判断する。
【００７１】
ステップ９３５では、表示装置へその会議資料データを配信しても画面内に収まらないことから、印刷装置でその収まらないページの会議資料を印刷させるために、印刷装置への送信リストにこのページを追加する。そして、ステップ９４０で、最終ページまで終了したかが判断される。最終ページまで終了していない場合は、ステップ９４５へ進み、比較判断部２３は、会議資料データから次のページの表示サイズを取得する。
【００７２】
最終ページまで終了した場合は、ステップ９５０へ進み、比較判断部２３は、機器情報管理部２４から印刷装置の機器情報を取得し、ステップ９５５において、各印刷装置の対応可能最大サイズと送信リストの印刷対象ページの表示サイズとを比較し、そのページを印刷することができる印刷装置が存在するかを判断する。存在する場合は、ステップ９６０へ進み、比較判断部２３は、その印刷装置を、そのページを印刷させる印刷装置として決定し、会議資料データおよびページ指定情報をその印刷装置へ送って送信リストの内容を実行させ、表示装置にも会議資料データを送信し、ステップ９７０でこの処理を終了する。
【００７３】
存在しない場合は、ステップ９６５へ進み、比較判断部２３は、印刷装置に印刷を実行させることなく、表示装置にのみ会議資料データを送信し、ステップ９７０でこの処理を終了する。
【００７４】
図１０は、管理サーバ１１が行う別の印刷制御処理の流れを示したフローチャート図である。この場合も、会議の参加者が表示装置を持って会議室へ入ると、出入口にて、入退出リーダ１２が参加者の会議室への入室を検出する。入退出リーダ１２は、ＬＡＮ１３を経由して、参加者が入室した旨を管理サーバ１１へ通知する。このとき、入退出リーダ１２は、参加者がもつ表示装置の識別情報を読み取っており、この表示装置の識別情報も一緒に送る。表示装置の識別情報には、その表示装置のＩＰアドレスが含まれる。
【００７５】
管理サーバ１１の情報受信部２１は、入退出リーダ１２からの通知および表示装置の識別情報を受信したことを受けて、管理サーバ１１が、ステップ１０００から配信制御を開始する。ステップ１００５で、情報受信部２１が、画面情報取得部２２、比較判断部２３、機器情報管理部２４へ参加者が入室した旨を通知し、受け取った表示装置の識別情報を画面情報取得部２２へ送る。
【００７６】
ステップ１０１０において、画面情報取得部２２は、情報受信部２１から受け取った表示装置の識別情報を用い、その表示装置へアクセスして画面解像度やＤＰＩ設定値を画面情報として取得する。この画面情報は、上記と同様の方法により取得することができる。
【００７７】
ステップ１０１５において、機器情報管理部２４が、同一ネットワーク内にある印刷装置の機器情報を取得する。この機器情報は、上記のＳＮＭＰやＨＴＴＰ等の適切なプロトコルを使用し、ＭＩＢやＳＯＡＰ等を取得することにより取得することができる。なお、この情報には、対応可能最大サイズのほか、カラーにも対応しているか、モノクロ印刷のみであるかの情報も含まれる。
【００７８】
次に、ステップ１０２０において、比較判断部２３は、配信すべき会議資料データを、それを記憶するデータ記憶部２０から取得する。会議資料データが複数記憶されている場合、上記の方法により取得することができる。
【００７９】
ステップ１０２５では、比較判断部２３が、取得した会議資料データから、会議資料の１ページ目から順に表示サイズを情報として取得する。表示サイズは、ｐｉｘｅｌサイズとして取得することができる。そして、ステップ１０３０で、比較判断部２３は、表示装置の画面情報から得られた画面サイズと、その表示サイズとを比較し、そのページの会議資料が表示装置の画面に収まるかどうかを判断する。
【００８０】
収まると判断した場合は、ステップ１０４０へ進み、収まらないと判断した場合は、ステップ１０３５へ進む。この判断も、上記と同様の方法により行うことができる。
【００８１】
ステップ１０３５では、表示装置へその会議資料データを配信しても画面内に収まらないことから、印刷装置でその収まらないページの会議資料を印刷させるために、印刷装置への送信リストにこのページを追加する。そして、ステップ１０４０で、最終ページまで終了したかが判断される。最終ページまで終了していない場合は、ステップ１０４５へ進み、比較判断部２３は、会議資料データから次のページの表示サイズを取得する。
【００８２】
最終ページまで終了した場合は、ステップ１０５０で、比較判断部２３は、機器情報管理部２４から印刷装置の機器情報を取得し、ステップ１０５５において、各印刷装置の対応可能最大サイズと送信リストの印刷対象ページの表示サイズとを比較し、そのページを印刷することができる印刷装置が存在するかを判断する。存在する場合は、ステップ１０６０へ進み、比較判断部２３は、送信リストのすべてのページの中でカラーページが存在するかを判断する。一方、存在しない場合は、ステップ１０６５へ進み、比較判断部２３は、印刷装置に会議資料データを送信して印刷を実行させることなく、表示装置にのみ会議資料データを送信する。ここで、カラーページであるか否かの判断は、ＰＤＦで会議資料が作成されている場合は、ＰＤＦのページ情報に含まれているカラー情報を利用し、ＨＴＭＬ文書である場合は、タグを使用して行ったカラー指定等の各ページ情報に含まれているカラー情報を利用して行うことができる。
【００８３】
ステップ１０６０で、カラーページが存在すると判定された場合、ステップ１０７０へ進み、比較判断部２３は、対象の印刷装置がカラー印刷可能な印刷装置であるかを判定する。カラー印刷可能な印刷装置であるか否かは、図８に示したようなリスト化された機器情報を基に判断することができる。カラー印刷可能な印刷装置と判定された場合、ステップ１０７５へ進み、比較判断部２３は、その印刷装置を、対象のページを印刷させる印刷装置として決定し、会議資料データおよびページ指定情報をその印刷装置へ送って送信リストの内容を実行させ、表示装置にも会議資料データを送信し、ステップ１０８０でこの処理を終了する。
【００８４】
一方、ステップ１０６０でカラーページが存在しないと判定された場合は、ステップ１０７５へ進み、ステップ１０５５で対象ページの印刷可能と判断された印刷装置を、対象ページを印刷させる印刷装置として決定し、会議資料データおよびページ指定情報を送って送信リストの内容を実行させ、表示装置にも会議資料データを送信し、ステップ１０８０でこの処理を終了する。
【００８５】
他方、ステップ１０７０で、対象の印刷装置がカラー印刷可能な印刷装置ではないと判定された場合、ステップ１０６５へ進み、比較判断部２３は、印刷装置に印刷を実行させることなく、表示装置にのみ会議資料データを送信する。会議資料データの送信が終了したところで、ステップ１０８０へ進み、この処理を終了する。
【００８６】
図１１は、管理サーバ１１が行うさらに別の印刷制御処理の流れを示したフローチャート図である。この場合も、会議の参加者が表示装置を持って会議室へ入ると、出入口にて、入退出リーダ１２が参加者の会議室への入室を検出する。入退出リーダ１２は、ＬＡＮ１３を経由して、参加者が入室した旨を管理サーバ１１へ通知する。このとき、入退出リーダ１２は、参加者がもつ表示装置の識別情報を読み取っており、この表示装置の識別情報も一緒に送る。表示装置の識別情報には、その表示装置のＩＰアドレスが含まれる。
【００８７】
管理サーバ１１の情報受信部２１が、入退出リーダ１２からの通知および表示装置の識別情報を受信したことを受けて、管理サーバ１１が、ステップ１１００から配信制御を開始する。ステップ１１０５で、情報受信部２１が、画面情報取得部２２、比較判断部２３、機器情報管理部２４へ参加者が入室した旨を通知し、受け取った表示装置の識別情報を画面情報取得部２２へ送る。
【００８８】
ステップ１１１０において、画面情報取得部２２は、情報受信部２１から受け取った表示装置の識別情報を用い、その表示装置へアクセスして画面解像度やＤＰＩ設定値を画面情報として取得する。この画面情報は、上記と同様の方法により取得することができる。
【００８９】
ステップ１１１５において、機器情報管理部２４が、同一ネットワーク内にある印刷装置の情報を取得する。この機器情報は、上記のＳＮＭＰやＨＴＴＰ等の適切なプロトコルを使用し、ＭＩＢやＳＯＡＰ等を取得することにより取得することができる。
【００９０】
次に、ステップ１１２０において、比較判断部２３は、配信すべき会議資料データを、それを記憶するデータ記憶部２０から取得する。会議資料データが複数記憶されている場合、上記の方法により取得することができる。
【００９１】
ステップ１１２５では、比較判断部２３が、取得した会議資料データから、会議資料の１ページ目から順に表示サイズを情報として取得する。表示サイズは、ｐｉｘｅｌサイズとして取得することができる。そして、ステップ１１３０で、比較判断部２３は、表示装置の画面情報から得られた画面サイズと、その表示サイズとを比較し、そのページの会議資料が表示装置の画面に収まるかどうかを判断する。
【００９２】
収まると判断した場合は、ステップ１１４０へ進み、収まらないと判断した場合は、ステップ１１３５へ進む。この判断も、上記と同様の方法により行うことができる。
【００９３】
ステップ１１３５では、表示装置へその会議資料データを配信しても画面内に収まらないことから、印刷装置でその収まらないページの会議資料を印刷させるために、印刷装置への送信リストにこのページを追加する。そして、ステップ１１４０で、最終ページまで終了したかが判断される。最終ページまで終了していない場合は、ステップ１１４５へ進み、比較判断部２３は、会議資料データから次のページの表示サイズを取得する。
【００９４】
最終ページまで終了した場合は、ステップ１１５０へ進み、比較判断部２３は、機器情報管理部２４から印刷装置の機器情報を取得し、ステップ１１５５において、各印刷装置の対応可能最大サイズと送信リストの印刷対象ページの表示サイズとを比較し、そのページを印刷することができる印刷装置が存在するかを判断する。存在する場合は、ステップ１１６０へ進み、比較判断部２３は、その印刷装置を、そのページを印刷させる印刷装置として決定し、会議資料データおよびページ指定情報をその印刷装置へ送って送信リストの内容を実行させ、表示装置にも会議資料データを送信する。存在しない場合は、ステップ１１６５へ進み、比較判断部２３は、印刷装置に印刷を実行させることなく、表示装置にのみ会議資料データを送信する。
【００９５】
ステップ１１６０で会議資料データを送信した後、ステップ１１７０へ進み、ユーザ情報管理部２５から表示装置を使用する参加者のユーザ情報を取得する。なお、ユーザ情報は、予めユーザ情報管理部２５によって登録され、データ記憶部２０に記憶される。その登録される情報としては、メールアドレス、ユーザ名、ユーザＩＤ等で、表示装置の識別情報とともに登録される。この表示装置の識別情報は、上記と同様、ＩＰアドレスが挙げられ、ＭＡＣアドレス等であってもよい。
【００９６】
その後、ステップ１１７５で参加者に印刷を実行した印刷装置の機器情報を通知し、ステップ１１８０でこの処理を終了する。なお、ステップ１１６５で会議資料データを送信した後も同様に、ステップ１１８０へ進み、処理を終了する。印刷装置の機器情報は、上記のメールアドレスを使用してメールにより通知することができる。この場合、比較判断部２３は、ユーザ情報管理部２５に対して指示し、ユーザ情報管理部２５が管理するユーザ情報の中から、情報受信部２１が受けた通知に含まれる参加者のユーザ情報を検索させ、そのユーザ情報の中からメールアドレスを取得させ、印刷実行した印刷装置の機器情報を機器情報管理部２４から取得して、その機器情報を、取得したメールアドレスへ送信することにより通知することができる。
【００９７】
上記の例では、印刷実行した印刷装置の機器情報を通知するものとしたが、印刷実行中に何らかのエラーが発生した場合、エラー通知を行うことも可能である。エラーとしては、例えば用紙切れやトナー切れ等を挙げることができる。これらのエラーは、印刷装置でエラーが発生した際、機器情報管理部２４が、その印刷装置からエラー情報を取得し、比較判断部２３が、機器情報管理部２４からそのエラー情報を取得して、メールやＭＩＢ等を用いて表示装置へ通知することができる。なお、このシステムでは、印刷実行を管理サーバ１１が行い、管理するため、エラー情報はこの管理サーバ１１が受信し、管理サーバ１１から表示装置へエラー内容がメールやＭＩＢ等により通知されることになる。
【００９８】
会議資料データを印刷装置へ送信すると、印刷装置が印刷を実行し、印刷物が出力される。しかしながら、このように即座に印刷出力するのではなく、一旦データを蓄積し、印刷装置の操作パネル等で実行指示を与えることにより印刷出力することも可能である。例えば、印刷装置には、機密印刷機能や親展印刷機能等の蓄積機能を備えているものも多い。蓄積機能は、上記のような印刷装置のＨＤＤ等の記憶装置に受信した印刷データを一旦記憶し、印刷装置の操作パネル等で印刷データを選択し、印刷の再開処理を行い、印刷実行を行う機能である。印刷データにパスワードデータを付加することで印刷の再開処理には、パスワード入力を求めて、パスワード認証が一致した場合に再開を可能にし、紙の持ち去り等を防いでセキュリティ向上を図る場合もあるからである。
【００９９】
このため、印刷装置で印刷実行した会議資料の持ち去りを防止するために上記の蓄積機能を用いて印刷対象の会議資料データに認証情報を関連付けて送信し、そのデータの蓄積の際、送信先の印刷装置の機器情報、会議資料データを識別するためのデータ識別情報、認証情報を表示装置へ送信し、表示させる。例えば、メールにより、印刷装置の装置名、蓄積したデータに付けられた文書名、認証情報としてのパスワードを送信して表示させることができる。参加者は、そのメールを見て、その印刷装置の前へ行き、パスワードを入力し、その文書名のデータを選択して印刷再開処理を行い、紙に出力した会議資料を入手する。これにより、そのメールの通知を受けた参加者のみに会議資料を印刷して配布することができる。
【０１００】
これまで本発明を、会議資料の印刷を制御する印刷制御装置、その印刷制御装置を含む会議資料配布システムおよびその印刷制御装置により実行される印刷制御方法として上述した実施の形態をもって説明してきたが、本発明は上述した実施の形態に限定されるものではなく、他の実施の形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。したがって、本発明は、その印刷制御方法を実行するためのコンピュータ可読なプログラムや、そのプログラムが記録された記録媒体も提供することができるものである。
【符号の説明】
【０１０１】
１…会議室、２…居室スペース、３〜６…表示装置、７〜１０…印刷装置、１１…管理サーバ、１２…入退出リーダ、１３…ＬＡＮ、２０…データ記憶部、２１…情報受信部、２２…画面情報取得部、２３…比較判断部、２４…機器情報管理部、２５…ユーザ情報管理部
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１０２】
【特許文献１】特開２００８−１２５０２１号公報
【特許文献２】特開２００７−０４７９８３号公報
【特許文献３】特開２００６−２７７３４０号公報
【技術分野】
【０００１】
本発明は、配信先の表示画面のサイズに応じて、会議資料を印刷するかどうかを判断する印刷制御装置、その印刷制御装置を含む会議資料配布システムおよび印刷制御方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
会議を行う場合、会議の内容を記載した会議資料を予め必要部数印刷しておき、それを会議が始まる前に参加者に配布し、その配布された資料を基に行うのが一般的である。近年では、ノートＰＣやプロジェクタの普及により、ノートＰＣを持ち込み、会議室に備え付けられたプロジェクタに接続し、そのプロジェクタへ配信して会議資料を表示させることが行われている。また、会議参加者がノートＰＣを持ち込む場合、ＬＡＮケーブルを介して、あるいは無線通信により、会議資料を電子データとして会議参加者のノートＰＣへ配信することも行われている。
【０００３】
このようにすることで、紙に印刷して配布する必要がなくなり、紙の使用量を削減して紙コストを低減するとともに、資料増大に伴うワークスペースの減少を防止し、不要になった資料を廃棄する場合の紙ゴミの増大を抑制している。
【０００４】
これまでに、例えば、会議資料を無駄に印刷することを防ぐ目的で、会議参加者が表示装置を持ち込んだ場合、会議資料を電子データで提供し、会議資料を印刷しないようにすることで、余分な印刷を抑制する技術が知られている（特許文献１参照）。
【０００５】
また、無駄な印刷を抑制することを可能にする技術として、印刷スケジュールに基づいて複数の電子文書を印刷処理して印刷文書を生成する際、印刷文書の利用者の人数分だけ電子文書を印刷する技術が知られている（特許文献２参照）。
【０００６】
さらに、会議参加者が資料の要否を指定でき、資料が必要なときに資料の印刷方法を指定できる会議予約システムも提案されている（特許文献３参照）。このシステムは、会議の開始時刻の所定時間前に、参加者別データ記憶テーブルに登録された内容に応じて、会議資料が必要な参加者毎に、会議資料を所定のプリンタにより印刷させ、また、参加者からのアクセスで、その内容を書き換えることができ、書き換えられた内容に基づき印刷させる機能を有するものである。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
上述した従来の会議資料を配布するためのシステムでは、紙の資料を削減することによって紙コストを低減することを目的とし、表示装置の能力に関係なく、資料の配信を要求する参加者に対し、一律に会議資料の電子データを配信する。
【０００８】
会議で配布する資料には、ページによって表示サイズが大きいものや小さいもの、例えばＡ４サイズのものとＡ３サイズのものとが混在している場合がある。各サイズの資料は、拡大および縮小することにより全体を表示したり、その一部を表示することができる。このため、小さなディスプレイをもった表示装置を持ち込み、会議に参加する参加者は、小さいサイズの資料はそのままディスプレイで見ることができ、大きいサイズの資料は縮小して見ることができる。
【０００９】
しかしながら、図を含む大きなサイズの資料のように、図と文字部分とを両方同時に見たい場合、両方が表示画面内に入るように縮小すると、図および文字部分が見づらく、また、文字が小さくなりすぎて読めなくなり、会議中に資料の内容を十分に把握することができないという問題があった。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
本発明は、上記課題に鑑み、会議参加者が使用する表示装置の画面サイズと会議資料の表示サイズとを比較して、資料が画面内に収まるかどうかを判断し、収まらないと判断した場合は上記のように見づらく、文字が読めなくなることから、会議資料を印刷して配布する印刷制御装置を提供する。
【００１１】
紙に印刷する場合があることから、紙の大幅な削減にはならないが、会議資料のすべてを紙に印刷する場合に比較して、紙の使用を削減することができ、それに加えて、会議資料が見やすくなり、資料の内容が把握しやすくなり、その結果、会議をスムーズに進めることができる。
【００１２】
すなわち、この印刷制御装置は、会議の参加者が所持する情報記録媒体を検出し、情報記録媒体が記憶する表示装置を識別するための識別情報を読み出し取得する読取装置から、その識別情報を受信する情報受信部と、受信された識別情報を使用して表示装置へアクセスし、その表示装置が有する画面情報を取得する画面情報取得部と、データ記憶部から１以上のページから構成される会議資料の会議資料データを読み出し、識別情報を用いてその会議資料データを表示装置へ配信するとともに、その会議資料データから得られる会議資料の各ページの表示サイズと、画面情報から得られる画面サイズとを比較して、各ページにつき印刷装置で印刷させるか否かを判断し、印刷させると判断した場合、前記会議資料データおよび印刷させるページを指定する情報を送信して該ページの印刷をその印刷装置に実行させる比較判断部とを含んで構成される。
【００１３】
画面サイズ内にすべてのページの表示サイズが収まる場合、会議資料データを印刷装置へは送信せず、表示装置のみへ配信する。これにより、紙の使用量を削減することができる。画面サイズ内に収まらないページがある場合、表示装置への会議資料データの配信に加えて、会議資料データとそのページを指定するページ指定情報とを印刷装置へ送信し、そのページのみを紙に印刷して配布する。これにより、会議資料が見やすくなり、資料の内容が把握しやすくなる。
【００１４】
データ記憶部は、少なくとも会議日時または参加者を識別するためのユーザ識別情報が関連付けられた複数の会議資料データを記憶し、情報受信部は、読取装置から参加者が入室した旨の通知を受信し、比較判断部は、その通知を受けた時刻より後で該時刻に最も近い会議日時が関連付けられた会議資料データを検索し読み出すことができる。また、比較判断部は、その通知に含まれる参加者の情報に一致するユーザ識別情報が関連付けられた会議資料データを検索し読み出すこともできる。参加者の情報としてはユーザ名等の参加者を識別することができる情報とされる。
【００１５】
印刷装置は、機種によって対応可能な最大用紙サイズが異なる。紙に印刷して配布しようとする場合、最大用紙サイズに会議資料の表示サイズが収まるものでなければならない。そこで、印刷制御装置は、ネットワークを介して接続された１以上の印刷装置へアクセスし、各印刷装置から対応可能な最大用紙サイズを含む機器情報を取得する機器情報管理部をさらに含み、比較判断部は、印刷装置で印刷させると判断した場合、会議資料の表示サイズと、機器情報管理部から取得した各印刷装置の機器情報に含まれる対応可能な最大用紙サイズとを比較して、印刷を実行させる印刷装置を決定する。
【００１６】
画面情報は、画面解像度とＤＰＩ(Dots Per Inch)設定値とを含む。これらからｐｉｘｅｌ(画素)単位のサイズを算出し、そのｐｉｘｅｌ単位のサイズで比較することができる。
【００１７】
機器情報は、カラー印刷可能であるか否かの情報を含み、比較判断部は、会議資料データからカラーページの有無を判断し、カラーページが存在する場合、カラー印刷可能で、会議資料の表示サイズが収まる対応可能な最大用紙サイズをもつ印刷装置を、印刷を実行させる印刷装置として決定する。
【００１８】
比較判断部は、決定した印刷装置の機器情報を表示装置へ送信することができる。これにより、表示装置を使用する参加者が、どの印刷装置で印刷されたかを知ることができる。
【００１９】
また、機器情報管理部が、会議資料データを送信した印刷装置からエラー情報を取得し、比較判断部が、機器情報管理部から取得したエラー情報を、表示装置へ送信することも可能である。これにより、紙切れやインク切れ等のエラー内容を、表示装置の画面上で確認することができ、即座に給紙やインク交換等の対応をとることができる。
【００２０】
比較判断部は、印刷装置へ送信する会議資料データに認証情報を関連付けて送信し、該会議資料データを該印刷装置に蓄積させるとともに、送信先の印刷装置の機器情報と会議資料データを識別するためのデータ識別情報と認証情報とを表示装置へ送信し、表示させることができる。認証情報は、例えばパスワードとすることができ、機器情報は、送信先の印刷装置のＩＰアドレスや装置名等、データ識別情報は文書名等とすることができる。認証情報を入力し、認証されなければ印刷出力されないので、第三者の会議資料の持ち去りを防止することができ、セキュリティを向上させることができる。
【００２１】
本発明では、上記の印刷制御装置のほか、この印刷制御装置を含む会議資料配布システム、また、この印刷制御装置により実行される印刷制御方法も提供することができ、この方法を実行するためのコンピュータ可読なプログラムや、このプログラムを記録した記録媒体等を提供することも可能である。
【図面の簡単な説明】
【００２２】
【図１】本実施形態の会議資料配布システムが設置されたオフィス環境を例示した図。
【図２】本実施形態の会議資料配布システムの構成例を示した図。
【図３】会議資料配布システムに用いられる印刷制御装置としての管理サーバの構成例を示した図。
【図４】管理サーバのデータ記憶部に記憶される会議資料データを例示した図。
【図５】会議参加者が使用する表示装置を例示した図。
【図６】表示装置の画面サイズと、会議資料データの１つのページの表示サイズとを比較し、画面内に会議資料が表示できるかどうかを判定しているところを示した図。
【図７】表示装置の画面サイズと、会議資料データの１つのページの表示サイズとを比較し、画面内に会議資料が表示できるかどうかを判定しているところを示した図。
【図８】管理サーバの機器情報管理部が管理する印刷装置の機器情報を例示した図。
【図９】管理サーバが行う会議資料の印刷制御処理の第１の流れを示したフローチャート図。
【図１０】管理サーバが行う会議資料の印刷制御処理の第２の流れを示したフローチャート図。
【図１１】管理サーバが行う会議資料の印刷制御処理の第３の流れを示したフローチャート図。
【発明を実施するための形態】
【００２３】
図１は、本実施形態の会議資料配布システムが設置されたオフィス環境を例示した図である。図１では、このシステムが、会議室１と居室スペース２が区切られているオフィススペースに設置されている。会議室１は、四方が壁で囲まれた空間を形成してなり、この会議室１内には、会議の参加者が使用するノートＰＣ等の表示装置３〜６がテーブル上に配置され、会議室１の隅には、会議中に印刷可能にする印刷装置７が設置されている。
【００２４】
会議室１外の居室スペース２には、所定の位置に印刷装置８〜１０が設置され、このシステムを管理し、会議資料の印刷を制御するための管理サーバ１１が印刷制御装置として設置されている。これらの表示装置３〜６、印刷装置７〜１０および管理サーバ１１は、図示しないネットワークに接続され、互いに通信可能とされている。
【００２５】
このシステム構成では、会議室１の出入口に、会議の参加者が持ち運ぶ表示装置３〜６に取り付けられた情報記録媒体を検出し、その情報記録媒体に記憶された情報を読み出し取得する入退出リーダ１２が設けられている。この入退出リーダ１２も図示しないネットワークに接続されていて、会議資料データを記憶し管理する管理サーバ１１は、この入退出リーダ１２が情報記録媒体の検出したことを受けて、会議資料データの配信を行うように構成されている。しかしながら、本発明はこの構成に限られるものではなく、会議資料を配信するオフィス環境で会議資料を配信するタイミングが別のタイミングであってもよい。例えば、会議資料の配信を受けたい参加者が明示的にトリガーを引く方法(配信要求を管理サーバ１１に対して送る等)を採用することができる。
【００２６】
入退出リーダ１２は、情報記録媒体を検出した際、情報記録媒体に記録されている情報を読み出し取得する。情報記録媒体には、情報記録媒体を識別するための媒体ＩＤ、ユーザ名やユーザＩＤ等の参加者であるユーザを識別するためのユーザ識別情報、表示装置を識別するための識別情報が記憶され、それらの情報を読み取ることができる。入退出リーダ１２は、例えば、同じ媒体ＩＤをもつ情報記録媒体を検出した回数をカウントし、その回数が奇数である場合は入室、偶数である場合は退出と判断し、入室した旨の通知を管理サーバ１１へ送信することができる。参加者は、一度退出した後に再入室する場合もあるからである。
【００２７】
表示装置３〜６は、会議に参加する参加者が持ち込んでも、予め会議室１に備え付けられているものであってもよい。予め備え付けられているものを用いる場合、参加者が、ＩＣカード等として情報記録媒体のみを所持する。これにより、入退出リーダ１２が情報記録媒体を検出し、記憶されている情報を読み出し取得することができる。印刷装置７〜１０は、会議室１内と外の両方に設置されているが、その設置位置は、オフィス内のどの位置であってもよい。
【００２８】
管理サーバ１１の構成および処理については後述するが、入退出リーダ１２からの通知および情報を受け付け、会議室１への参加者の入退室管理を行い、会議資料データの記憶および管理を行い、会議資料の印刷管理を行う。また、管理サーバ１１は、会議資料データを配信する表示装置の画面情報の取得、印刷装置の管理、入退室する参加者のユーザ情報の管理も行う。
【００２９】
次に、図２を参照して、会議資料配布システムの構成およびその処理の概要について説明する。会議資料配布システムは、図２に示す例では、４つの表示装置３〜６と、４つの印刷装置７〜１０と、管理サーバ１１と、入退出リーダ１２とがＬＡＮ１３といったネットワークに接続され、互いに通信可能に構成されている。
【００３０】
表示装置３〜６は、ユーザが会議室に持ち込む、あるいは会議室に備え付けられるノートＰＣやハンドヘルドコンピュータ(携帯情報端末)等とされる。ノートＰＣやハンドヘルドコンピュータは、表示装置であるディスプレイを備え、そのほか、入力装置としてのキーボードやタッチパッド、各種プログラムやデータを記憶する記憶装置、そのプログラムを読み出し実行するＣＰＵ、ＬＡＮ１３を介した通信を可能にするための通信インタフェース、Ｗｅｂカメラ等を備えている。また、表示装置３〜６は、会議の参加者により持ち運ばれる場合、情報記録媒体が取り付けられる。
【００３１】
情報記録媒体は、一例として、情報を記録するＩＣチップを備えたＩＣカードとされ、表示装置３〜６に設けられるカードスロットに差し込むことにより装着される。
【００３２】
印刷装置７〜１０は、プリンタやＭＦＰ(Multi Function Peripheral)とされる。印刷装置７〜１０としては、インクジェット方式のインクジェットプリンタや、電子写真方式のレーザプリンタを用いることができる。電子写真方式のプリンタの場合、画像を形成するためにレーザ光を照射する露光装置、そのレーザ光が照射され、表面に潜像が形成される感光体ドラム、感光体ドラムを帯電させる帯電ユニット、感光体ドラムの表面にトナーを付着させて現像する現像ユニット、感光体ドラム表面に形成されたトナー像を紙に転写する転写ユニット、転写されたトナー像を紙に定着させる定着ユニット、紙を供給する給紙ユニット、トナー像が定着された紙を排出する排紙ユニットを含んで構成される。また、画像データに基づき露光装置へレーザ光を照射する位置やタイミングを制御するコントローラと、ＬＡＮ１３を介した通信を可能にするための通信インタフェースとをさらに含んで構成される。コントローラは、管理サーバ１１からの要求を受けて、各ユニットから情報を収集し、それらを機器情報として管理サーバ１１へ送信することができる。
【００３３】
管理サーバ１１は、上記のノートＰＣと同様、各種管理を行うためのプログラムおよび会議資料データを記憶するＨＤＤ等の記憶装置、そのプログラムを読み出し実行するＣＰＵ、ネットワーク１３を介した通信を可能にするための通信インタフェースを含んで構成される。この管理サーバ１１は、ＣＰＵが記憶装置から読み出したプログラムを実行することにより、後述する各部として機能し、各処理を実行する。
【００３４】
入退出リーダ１２は、参加者が持ち運ぶ表示装置３〜６に取り付けられた情報記録媒体を検出し、その情報記録媒体から情報を無線通信により読み出し取得して、参加者が入室した旨の通知とともに取得した情報を、ＬＡＮ１３を介して管理サーバ１１へ送信する。このため、入退出リーダ１２は、この情報を受信する受信機と、通知を生成するための生成手段と、ＬＡＮ１３を介した通信を可能にするために通信インタフェースとを含んで構成される。
【００３５】
図３を参照して、本実施形態の会議資料配布システムに用いられる会議資料の印刷を制御する印刷制御装置としての管理サーバ１１について詳細に説明する。管理サーバ１１は、ＣＰＵが記憶装置に記憶されている各種管理を行うためのプログラムを実行することにより各部として機能することから、以下の各部を備える。すなわち、管理サーバ１１は、データ記憶部２０、情報受信部２１、画面情報取得部２２、比較判断部２３、機器情報管理部２４、ユーザ情報管理部２５を備える。この実施形態では、管理サーバ１１はユーザ情報管理部２５を備えているが、参加者にメールで通知する等の処理が必要なければ、ユーザ情報管理部２５は備えていなくてもよい。
【００３６】
データ記憶部２０は、会議の参加者が所持し、または使用する表示装置へ配信すべき会議資料データを記憶する。この会議資料データは、会議の開催者が事前に作成し、管理サーバ１１に登録することによりデータ記憶部２０に記憶される。
【００３７】
情報受信部２１は、読取装置としての入退出リーダ１２が送信した、参加者が会議室１に入室した旨の通知、表示装置を識別するための識別情報を受信し、それらをデータ記憶部２０に記憶し管理する。この通知には、参加者を識別するためのユーザ識別情報が含まれる。
【００３８】
画面情報取得部２２は、会議室へ入室した参加者が持ち込む表示装置に取り付けられた情報記録媒体から入退出リーダ１２が読み取った表示装置を識別するための識別情報を用い、その表示装置へアクセスし、画面解像度、ＤＰＩ設定値といった表示装置の画面に関する画面情報を取得する。画面解像度は、横の画素数×縦の画素数（例えば１０２４ｐｉｘｅｌ×７６８ｐｉｘｅｌ）で、ＤＰＩ(dots per inch)設定値は、１インチ当たりの点数（例えば７２ＤＰＩ、９６ＤＰＩ、１２０ＤＰＩ）である。
【００３９】
これらの情報は、入退出リーダ１２から取得した装置識別情報としてのＩＰアドレスを使用して表示装置へアクセスし、その表示装置がもつＯＳ(Operating System)のレジストリを参照し、ＯＳレベルで管理しているディスプレイ情報の値を取得することにより、取得することができる。別の方法としては、アプリケーション開発、実行用に用意された環境を利用してＯＳのレジストリ値を取得する方法を挙げることができる。
【００４０】
比較判断部２３は、データ記憶部２０から、配信すべき会議資料データを取得する。比較判断部２３は、例えば、情報受信部２１が表示装置を持ち運ぶ会議参加者が入室した旨の通知を受けたことに応答して、会議資料データを取得することができる。会議資料データは、１以上のページから構成される会議資料の文書データであって、複数記憶される場合、会議日時あるいは参加者を識別するためのユーザ識別情報と関連付けてデータ記憶部２０に記憶される。この場合、比較判断部２３は、上記の通知を受けた日と同じ日であって、その時刻より後でその時刻に最も近い会議の時刻の会議資料データを検索して読み出し、取得することができる。また、比較判断部２３は、入退出リーダ１２からの通知に含まれる参加者の情報に一致するユーザ識別情報が関連付けられた会議資料データを検索して読み出し、取得することもできる。
【００４１】
そして、比較判断部２３は、会議資料データを取得すると、会議資料の１ページ目から順に、それを画面に表示する場合の表示サイズを情報として会議資料データから取り出し、表示装置の画面情報から得られる画面サイズと比較し、会議資料の各ページにつき印刷するかどうかを判断する。
【００４２】
印刷するかどうかの判断は後述するが、比較判断部２３は、印刷すると判断した場合、会議資料データおよび印刷するページのページ番号を、ページを指定するためのページ指定情報として印刷装置へ送信する。また、比較判断部２３は、印刷するかどうかに関わらず、会議資料データを表示装置へも送信する。印刷しないページについては表示装置に表示させる必要があるからである。しかしながら、すべてのページを印刷すると判断した場合については、会議資料データを送信しないようにすることもできる。
【００４３】
したがって、表示装置は、管理サーバ１１の比較判断部２３から送信された会議資料データを使用して会議資料を表示し、印刷装置は、比較判断部２３により判断された会議資料の印刷すべきページを印刷し、その参加者に提供する。このように見にくいページについては、紙に印刷した資料が提供されるため、参加者は、会議資料の内容を十分に把握することができ、会議をスムーズに進めることができる。
【００４４】
機器情報管理部２４は、同一ネットワーク内にある印刷装置の機器情報を取得する。図２で示されたシステム構成においては、同一ＬＡＮ１３内にある印刷装置７〜１０についての機器情報を取得する。印刷装置の機器情報としては、ＩＰネットワーク上のネットワーク機器を監視し、制御するための情報の通信方法を規定するＳＮＭＰ(Simple Network Management Protocol)を使用して参照する管理情報であるＭＩＢ(Management Information Base)や、ＨＴＴＰ(HyperText Transfer Protocol)等の通信プロトコルを使用してＳＯＡＰといった機器情報、例えば、使用可能な最大用紙サイズ（対応可能最大サイズ）、カラー印刷可能であるか否か、用紙残量、トナー残量等を挙げることができる。
【００４５】
ユーザ情報管理部２５は、ユーザ名やユーザＩＤといったユーザ識別情報に関連付けて、メールアドレスや電話番号等の情報をユーザ情報としてデータ記憶部２０に記憶させ、それを管理する。
【００４６】
図４は、管理サーバ１１のデータ記憶部２０に記憶される会議資料データの一例を示した図である。図４（ａ）〜（ｃ）に、３つのデータ例を示す。この会議資料データは、管理サーバ１１が備えるデータ記憶部２０としてのＨＤＤ等に記憶される。会議資料データは、文書作成アプリケーション等を用い、印刷する用紙サイズを設定して作成され、１以上のページからなる文書の文書データとされる。図４（ａ）では会議資料のすべてのページがＢ５サイズで作成され、図４（ｂ）ではすべてがＡ４サイズで作成され、図４（ｃ）ではＡ４サイズとＡ３サイズで作成されている。このようなサイズをもつデータとしては、ＰＤＦ(Portable Document Format)等のファイルフォーマットのデータが挙げられる。
【００４７】
ここではＢ５、Ａ４、Ａ３といった用紙サイズに従った説明をしたが、ｐｉｘｅｌ単位のサイズをもつデータであってもよい。ｐｉｘｅｌ単位のサイズをもつデータとしては、ＪＰＥＧ(Joint Photographic Experts Group)等が挙げられる。また、ＨＴＭＬ(HyperText Markup Language)等のページ記述言語を使用したデータであってもよく、この場合、タグ情報からｐｉｘｅｌ単位のサイズを取得することが可能である。
【００４８】
図５は、表示装置の表示画面を例示した図である。表示装置の表示画面は、ＰＣでは図５（ａ）に示すような横長の画面を有するものが一般的であるが、デスクトップＰＣの一部には図５に示すような縦長の画面を有するものが存在する。タブレットＰＣ等では、配置する向きを変えることで、いずれの画面にもなりうる。現在のＰＣでは、最も一般的な画面サイズが、図５（ａ）に示された横長の画面では縦幅が１０２４ｐｉｘｅｌ、横幅が７６８ｐｉｘｅｌで、図５（ｂ）に示された縦長の画面では縦幅が７６８ｐｉｘｅｌ、横幅が１０２４ｐｉｘｅｌである。これらの情報は、画面解像度の情報を取得することにより取得することができる。上記の１０２４ｐｉｘｅｌ、７６８ｐｉｘｅｌという値は、あくまで例示であるので、これに限られるものではない。
【００４９】
図６は、比較判断部２３が行う比較処理において、表示画面上に会議資料を表示し、サイズ判定を行っているところを示した図である。図６（ａ）は、図５（ａ）に示された横長の画面（枠のみで表示された領域）上に、図４（ａ）に示されたＢ５サイズの任意のページの会議資料（塗り潰された領域）を表示した図であり、図６（ｂ）は、図５（ａ）に示す横長の画面上に、図４（ｂ）に示すＡ４サイズの任意のページの会議資料を表示した図であり、図６（ｃ）は、図５（ａ）に示す横長の画面上に、図４（ｃ）に示すＡ３サイズのページの会議資料を表示した図である。
【００５０】
画面サイズは、上述した縦幅７６８ｐｉｘｅｌで、横幅１０２４ｐｉｘｅｌである。会議資料の各ページの表示サイズは、取得した会議資料データから得られ、Ａ３サイズであれば、縦幅１６．５４ｉｎｃｈ（４２０ｍｍ）、横幅１１．６９ｉｎｃｈ（２９７ｍｍ）、Ａ４サイズは、縦幅１１．６９ｉｎｃｈ（２９７ｍｍ）、横幅８．２７ｉｎｃｈ（２１０ｍｍ）、Ｂ５サイズは、縦幅１０．１２ｉｎｃｈ（２５７ｍｍ）、横幅７．１７ｉｎｃｈ（１８２ｍｍ）である。
【００５１】
画面サイズとの比較を行うためには、単位を合わせる必要がある。画面サイズで用いられるｐｉｘｅｌサイズは、表示装置のＤＰＩ設定値と、上記のｉｎｃｈサイズとを乗算することにより得ることができる。ＤＰＩ設定値が７２である場合、各値に７２を乗算して、Ａ３サイズの会議資料であれば縦幅１１９１ｐｉｘｅｌ、横幅８４２ｐｉｘｅｌとなり、Ａ４サイズの会議資料であれば縦幅８４２ｐｉｘｅｌ、横幅５９５ｐｉｘｅｌとなり、Ｂ５サイズの会議資料であれば縦幅７２９ｐｉｘｅｌ、横幅５１６ｐｉｘｅｌとなる。
【００５２】
比較判断部２３は、画面サイズである７６８×１０２４ｐｉｘｅｌと、上記の計算から得られた表示サイズがＡ３サイズの１１９１×８４２ｐｉｘｅｌ、Ａ４サイズの８４２×５９５ｐｉｘｅｌ、Ｂ５サイズの７２９×５１６ｐｉｘｅｌをそれぞれ比較し、その画面サイズ内に収まるかどうかを判断する。
【００５３】
Ａ３サイズおよびＡ４サイズの会議資料は、横幅は収まるものの、縦幅が収まらない。これに対し、Ｂ５サイズの会議資料は、縦幅および横幅の両方とも収まる。このため、Ｂ５サイズの会議資料の場合、比較判断部２３は、印刷装置で印刷させることはなく、表示装置に会議資料データを配信すると判断し、それ以外のＡ３サイズおよびＡ４サイズの会議資料の場合は、印刷装置で印刷させるとともに表示装置に会議資料データを配信すると判断し、印刷装置に印刷を実行させる。
【００５４】
上記では横長の画面について説明したが、縦長の画面について図７を参照して説明する。図７（ａ）は、図５（ｂ）に示す縦長の画面上に、図４（ａ）に示すＢ５サイズの任意のページの会議資料を表示した図であり、図７（ｂ）は、図５（ｂ）に示す縦長の画面上に、図４（ｂ）に示すＡ４サイズの任意のページの会議資料を表示した図であり、図７（ｃ）は、図５（ｂ）に示す縦長の画面上に、図４（ｃ）に示すＡ３サイズのページの会議資料を表示した図である。
【００５５】
画面サイズは、上述した縦幅１０２４ｐｉｘｅｌで、横幅７６８ｐｉｘｅｌである。会議資料の各ページの表示サイズは、取得した会議資料データから得られる。例えば、ＤＰＩ設定値が７２である場合、Ａ３サイズの会議資料は、１１９１×８４２ｐｉｘｅｌ、Ａ４サイズの会議資料は、８４２×５９５ｐｉｘｅｌ、Ｂ５サイズの会議資料は、７２９×５１６ｐｉｘｅｌである。
【００５６】
比較判断部２３は、画面サイズである１０２４×７６８ｐｉｘｅｌと、Ａ３サイズの１１９１×８４２ｐｉｘｅｌ、Ａ４サイズの８４２×５９５ｐｉｘｅｌ、Ｂ５サイズの７２９×５１６ｐｉｘｅｌの縦幅および横幅をそれぞれ比較し、その画面サイズ内に収まるかどうかを判断する。
【００５７】
Ａ３サイズの会議資料は、縦幅、横幅ともに収まらない。これに対し、Ａ４サイズおよびＢ５サイズの会議資料は、縦幅および横幅の両方とも収まる。このため、Ａ４サイズおよびＢ５サイズの会議資料の場合、比較判断部２３は、印刷装置へは会議資料データを送信せず、表示装置にのみその会議資料データを配信すると判断し、それ以外のＡ３サイズの会議資料の場合は、印刷装置へも会議資料データを送信すると判断し、印刷装置で印刷を実行させる。
【００５８】
これまでｉｎｃｈサイズをｐｉｘｅｌサイズへ変換し、画面サイズと比較して判断を行ってきたが、ｐｉｘｅｌ単位のサイズをもつ画像データ、例えば上記のＪＰＥＧデータであれば、変換を行うことなく、直接比較して判断を行うことができる。また、ＨＴＭＬで記述されたＨＴＭＬ文書データについても、タグ情報から直接ｐｉｘｅｌ単位の表示サイズを取得することができるのであれば、その表示サイズを画面サイズと比較して判断を行うことができる。
【００５９】
図８は、機器情報管理部２４が管理する印刷装置の機器情報の一例を示した図である。図８では、印刷装置の機器情報をリスト化し、テーブルで管理しているのが示されている。機器情報管理部２４は、印刷装置から取得した機器情報をテーブルの中の各フィールドに入力し、そのテーブルをデータ記憶部２０に記憶し、機器情報を管理する。ここでは、印刷装置（１）〜（４）の対応可能最大サイズ、カラー印刷可能であるか否か、トレイ用紙残量、トナー残量という機器情報が取得され、テーブルに入力されている。
【００６０】
比較判断部２３が、図６および図７に示すように比較を行い、印刷装置へ会議資料データを送信すると判断した場合、機器情報管理部２４は、印刷装置の機器情報を比較判断部２３へ送る。比較判断部２３は、機器情報を受け取り、印刷実行する対象となった会議資料データ内の該当ページについて機器情報を基に、どの印刷装置へ会議資料データを送り、印刷させるかを決定する。
【００６１】
図４（ｃ）に示した会議資料データを配信しようとする場合、比較判断部２３は、表示装置から取得された画面サイズが縦長の１０２４×７６８ｐｉｘｅｌであれば、Ａ４サイズのページは画面に収まるが、Ａ３サイズのページは画面に収まらないので印刷装置へ会議資料データを送信し、印刷を実行させると判断する。この判断を受けて、機器情報管理部２４は、自己が管理する機器情報を比較判断部２３へ送り、比較判断部２３が、対応可能最大サイズがＡ３以上である印刷装置を、データ送信先の印刷装置として決定する。この図８に示す情報であれば、比較判断部２３は、印刷装置（１）〜（３）をデータ送信先の印刷装置として決定する。
【００６２】
このように複数の印刷装置を送信先として決定した場合、比較判断部２３は、機器情報に含まれる対応可能最大サイズ以外のトレイ用紙残量やトナー残量を比較して、用紙やトナーの残量が多い印刷装置を選択することができる。この例では、印刷装置（２）が用紙残量およびトナー残量が最も多いことから、比較判断部２４は、印刷装置（２）を選択することができる。比較判断部２３は、選択した印刷装置（２）の情報、例えば印刷装置名やＩＰアドレスのうち、ＩＰアドレスを用い、会議資料データをＡ３サイズの資料があるページ番号といったページ指定情報とともに印刷装置（２）へ送信する。印刷装置（２）は、会議資料データおよびページ指定情報を受信し、それを基に印刷を実行する。例えば、比較判断部２３は、印刷を実行させる際、ＰＳコマンド(実行中のプロセスの情報を表示するコマンド)等で会議資料の何ページ目を印刷実行するかを指定し、それを印刷装置（２）へ送信して印刷を実行させることができる。
【００６３】
これまで会議資料配布システムおよび管理サーバの構成、管理サーバが管理するデータについて詳細に説明してきた。ここからは、管理サーバ１１が行う印刷制御処理について、図９〜図１１に示すフローチャートを参照しながら詳細に説明する。
【００６４】
図９は、管理サーバ１１が行う１つの印刷制御処理の流れを示したフローチャート図である。会議の参加者が表示装置を持って会議室へ入ると、出入口にて、入退出リーダ１２が参加者の会議室への入室を検出する。入退出リーダ１２は、ＬＡＮ１３を経由して、参加者が入室した旨を管理サーバ１１へ通知する。このとき、入退出リーダ１２は、参加者がもつ表示装置の識別情報を読み取っており、この表示装置の識別情報も一緒に送る。表示装置の識別情報には、その表示装置のＩＰアドレスが含まれる。
【００６５】
管理サーバ１１の情報受信部２１が、入退出リーダ１２からの通知および表示装置の識別情報を受信したことを受けて、管理サーバ１１が、ステップ９００から配信制御を開始する。ステップ９０５で、情報受信部２１が、画面情報取得部２２、比較判断部２３、機器情報管理部２４へ参加者が入室した旨を通知し、受け取った表示装置の識別情報を画面情報取得部２２へ送る。
【００６６】
ステップ９１０において、画面情報取得部２２は、情報受信部２１から受け取った表示装置の識別情報を用い、その表示装置へアクセスして画面解像度やＤＰＩ設定値を画面情報として取得する。具体的には、画面情報取得部２２は、情報受信部２１が取得したＩＰアドレスを用い、表示装置へアクセスして、その表示装置が備えるレジストリを参照し、ＯＳレベルで管理しているディスプレイ情報の値を取得、あるいはアプリケーション開発、実行環境を利用して、その表示装置の画面解像度やＤＰＩ設定値を取得する。
【００６７】
ステップ９１５において、機器情報管理部２４が、同一ネットワーク内にある印刷装置の機器情報を取得する。上述したＳＮＭＰやＨＴＴＰ等の適切なプロトコルを使用し、ＭＩＢやＳＯＡＰ等を取得することにより、印刷装置の対応可能最大用紙サイズ等の情報を取得することができる。
【００６８】
次に、ステップ９２０において、比較判断部２３は、配信すべき会議資料データを、それを記憶するデータ記憶部２０から取得する。会議資料データが複数記憶されている場合、各会議資料データには会議日時または参加者を識別するためのユーザ識別情報が関連付けられており、比較判断部２３は、入室した時刻より後で、その時刻に近い会議日時が関連付けられた会議資料データを取得することができ、または情報受信部２１が受信した通知に含まれる参加者の情報を基に会議資料データを特定し、そのデータを取得することができる。
【００６９】
ステップ９２５では、比較判断部２３が、取得した会議資料データから、会議資料の１ページ目から順に表示サイズを情報として取得する。ここでは、ページを表示させた場合の表示サイズをｐｉｘｅｌサイズ等として取得する。そして、ステップ９３０で、比較判断部２３は、表示装置の画面情報から得られた画面サイズと、その表示サイズとを比較し、そのページの会議資料が表示装置の画面に収まるかどうかを判断する。
【００７０】
収まると判断した場合は、ステップ９４０へ進み、収まらないと判断した場合は、ステップ９３５へ進む。この判断は、縦幅および横幅のｐｉｘｅｌサイズを用いて行われ、表示サイズの縦幅および横幅の両方とも画面サイズの縦幅および横幅より小さい場合には収まると判断し、縦幅および横幅の少なくとも一方が画面サイズの縦幅および横幅より大きい場合は収まらないと判断する。
【００７１】
ステップ９３５では、表示装置へその会議資料データを配信しても画面内に収まらないことから、印刷装置でその収まらないページの会議資料を印刷させるために、印刷装置への送信リストにこのページを追加する。そして、ステップ９４０で、最終ページまで終了したかが判断される。最終ページまで終了していない場合は、ステップ９４５へ進み、比較判断部２３は、会議資料データから次のページの表示サイズを取得する。
【００７２】
最終ページまで終了した場合は、ステップ９５０へ進み、比較判断部２３は、機器情報管理部２４から印刷装置の機器情報を取得し、ステップ９５５において、各印刷装置の対応可能最大サイズと送信リストの印刷対象ページの表示サイズとを比較し、そのページを印刷することができる印刷装置が存在するかを判断する。存在する場合は、ステップ９６０へ進み、比較判断部２３は、その印刷装置を、そのページを印刷させる印刷装置として決定し、会議資料データおよびページ指定情報をその印刷装置へ送って送信リストの内容を実行させ、表示装置にも会議資料データを送信し、ステップ９７０でこの処理を終了する。
【００７３】
存在しない場合は、ステップ９６５へ進み、比較判断部２３は、印刷装置に印刷を実行させることなく、表示装置にのみ会議資料データを送信し、ステップ９７０でこの処理を終了する。
【００７４】
図１０は、管理サーバ１１が行う別の印刷制御処理の流れを示したフローチャート図である。この場合も、会議の参加者が表示装置を持って会議室へ入ると、出入口にて、入退出リーダ１２が参加者の会議室への入室を検出する。入退出リーダ１２は、ＬＡＮ１３を経由して、参加者が入室した旨を管理サーバ１１へ通知する。このとき、入退出リーダ１２は、参加者がもつ表示装置の識別情報を読み取っており、この表示装置の識別情報も一緒に送る。表示装置の識別情報には、その表示装置のＩＰアドレスが含まれる。
【００７５】
管理サーバ１１の情報受信部２１は、入退出リーダ１２からの通知および表示装置の識別情報を受信したことを受けて、管理サーバ１１が、ステップ１０００から配信制御を開始する。ステップ１００５で、情報受信部２１が、画面情報取得部２２、比較判断部２３、機器情報管理部２４へ参加者が入室した旨を通知し、受け取った表示装置の識別情報を画面情報取得部２２へ送る。
【００７６】
ステップ１０１０において、画面情報取得部２２は、情報受信部２１から受け取った表示装置の識別情報を用い、その表示装置へアクセスして画面解像度やＤＰＩ設定値を画面情報として取得する。この画面情報は、上記と同様の方法により取得することができる。
【００７７】
ステップ１０１５において、機器情報管理部２４が、同一ネットワーク内にある印刷装置の機器情報を取得する。この機器情報は、上記のＳＮＭＰやＨＴＴＰ等の適切なプロトコルを使用し、ＭＩＢやＳＯＡＰ等を取得することにより取得することができる。なお、この情報には、対応可能最大サイズのほか、カラーにも対応しているか、モノクロ印刷のみであるかの情報も含まれる。
【００７８】
次に、ステップ１０２０において、比較判断部２３は、配信すべき会議資料データを、それを記憶するデータ記憶部２０から取得する。会議資料データが複数記憶されている場合、上記の方法により取得することができる。
【００７９】
ステップ１０２５では、比較判断部２３が、取得した会議資料データから、会議資料の１ページ目から順に表示サイズを情報として取得する。表示サイズは、ｐｉｘｅｌサイズとして取得することができる。そして、ステップ１０３０で、比較判断部２３は、表示装置の画面情報から得られた画面サイズと、その表示サイズとを比較し、そのページの会議資料が表示装置の画面に収まるかどうかを判断する。
【００８０】
収まると判断した場合は、ステップ１０４０へ進み、収まらないと判断した場合は、ステップ１０３５へ進む。この判断も、上記と同様の方法により行うことができる。
【００８１】
ステップ１０３５では、表示装置へその会議資料データを配信しても画面内に収まらないことから、印刷装置でその収まらないページの会議資料を印刷させるために、印刷装置への送信リストにこのページを追加する。そして、ステップ１０４０で、最終ページまで終了したかが判断される。最終ページまで終了していない場合は、ステップ１０４５へ進み、比較判断部２３は、会議資料データから次のページの表示サイズを取得する。
【００８２】
最終ページまで終了した場合は、ステップ１０５０で、比較判断部２３は、機器情報管理部２４から印刷装置の機器情報を取得し、ステップ１０５５において、各印刷装置の対応可能最大サイズと送信リストの印刷対象ページの表示サイズとを比較し、そのページを印刷することができる印刷装置が存在するかを判断する。存在する場合は、ステップ１０６０へ進み、比較判断部２３は、送信リストのすべてのページの中でカラーページが存在するかを判断する。一方、存在しない場合は、ステップ１０６５へ進み、比較判断部２３は、印刷装置に会議資料データを送信して印刷を実行させることなく、表示装置にのみ会議資料データを送信する。ここで、カラーページであるか否かの判断は、ＰＤＦで会議資料が作成されている場合は、ＰＤＦのページ情報に含まれているカラー情報を利用し、ＨＴＭＬ文書である場合は、タグを使用して行ったカラー指定等の各ページ情報に含まれているカラー情報を利用して行うことができる。
【００８３】
ステップ１０６０で、カラーページが存在すると判定された場合、ステップ１０７０へ進み、比較判断部２３は、対象の印刷装置がカラー印刷可能な印刷装置であるかを判定する。カラー印刷可能な印刷装置であるか否かは、図８に示したようなリスト化された機器情報を基に判断することができる。カラー印刷可能な印刷装置と判定された場合、ステップ１０７５へ進み、比較判断部２３は、その印刷装置を、対象のページを印刷させる印刷装置として決定し、会議資料データおよびページ指定情報をその印刷装置へ送って送信リストの内容を実行させ、表示装置にも会議資料データを送信し、ステップ１０８０でこの処理を終了する。
【００８４】
一方、ステップ１０６０でカラーページが存在しないと判定された場合は、ステップ１０７５へ進み、ステップ１０５５で対象ページの印刷可能と判断された印刷装置を、対象ページを印刷させる印刷装置として決定し、会議資料データおよびページ指定情報を送って送信リストの内容を実行させ、表示装置にも会議資料データを送信し、ステップ１０８０でこの処理を終了する。
【００８５】
他方、ステップ１０７０で、対象の印刷装置がカラー印刷可能な印刷装置ではないと判定された場合、ステップ１０６５へ進み、比較判断部２３は、印刷装置に印刷を実行させることなく、表示装置にのみ会議資料データを送信する。会議資料データの送信が終了したところで、ステップ１０８０へ進み、この処理を終了する。
【００８６】
図１１は、管理サーバ１１が行うさらに別の印刷制御処理の流れを示したフローチャート図である。この場合も、会議の参加者が表示装置を持って会議室へ入ると、出入口にて、入退出リーダ１２が参加者の会議室への入室を検出する。入退出リーダ１２は、ＬＡＮ１３を経由して、参加者が入室した旨を管理サーバ１１へ通知する。このとき、入退出リーダ１２は、参加者がもつ表示装置の識別情報を読み取っており、この表示装置の識別情報も一緒に送る。表示装置の識別情報には、その表示装置のＩＰアドレスが含まれる。
【００８７】
管理サーバ１１の情報受信部２１が、入退出リーダ１２からの通知および表示装置の識別情報を受信したことを受けて、管理サーバ１１が、ステップ１１００から配信制御を開始する。ステップ１１０５で、情報受信部２１が、画面情報取得部２２、比較判断部２３、機器情報管理部２４へ参加者が入室した旨を通知し、受け取った表示装置の識別情報を画面情報取得部２２へ送る。
【００８８】
ステップ１１１０において、画面情報取得部２２は、情報受信部２１から受け取った表示装置の識別情報を用い、その表示装置へアクセスして画面解像度やＤＰＩ設定値を画面情報として取得する。この画面情報は、上記と同様の方法により取得することができる。
【００８９】
ステップ１１１５において、機器情報管理部２４が、同一ネットワーク内にある印刷装置の情報を取得する。この機器情報は、上記のＳＮＭＰやＨＴＴＰ等の適切なプロトコルを使用し、ＭＩＢやＳＯＡＰ等を取得することにより取得することができる。
【００９０】
次に、ステップ１１２０において、比較判断部２３は、配信すべき会議資料データを、それを記憶するデータ記憶部２０から取得する。会議資料データが複数記憶されている場合、上記の方法により取得することができる。
【００９１】
ステップ１１２５では、比較判断部２３が、取得した会議資料データから、会議資料の１ページ目から順に表示サイズを情報として取得する。表示サイズは、ｐｉｘｅｌサイズとして取得することができる。そして、ステップ１１３０で、比較判断部２３は、表示装置の画面情報から得られた画面サイズと、その表示サイズとを比較し、そのページの会議資料が表示装置の画面に収まるかどうかを判断する。
【００９２】
収まると判断した場合は、ステップ１１４０へ進み、収まらないと判断した場合は、ステップ１１３５へ進む。この判断も、上記と同様の方法により行うことができる。
【００９３】
ステップ１１３５では、表示装置へその会議資料データを配信しても画面内に収まらないことから、印刷装置でその収まらないページの会議資料を印刷させるために、印刷装置への送信リストにこのページを追加する。そして、ステップ１１４０で、最終ページまで終了したかが判断される。最終ページまで終了していない場合は、ステップ１１４５へ進み、比較判断部２３は、会議資料データから次のページの表示サイズを取得する。
【００９４】
最終ページまで終了した場合は、ステップ１１５０へ進み、比較判断部２３は、機器情報管理部２４から印刷装置の機器情報を取得し、ステップ１１５５において、各印刷装置の対応可能最大サイズと送信リストの印刷対象ページの表示サイズとを比較し、そのページを印刷することができる印刷装置が存在するかを判断する。存在する場合は、ステップ１１６０へ進み、比較判断部２３は、その印刷装置を、そのページを印刷させる印刷装置として決定し、会議資料データおよびページ指定情報をその印刷装置へ送って送信リストの内容を実行させ、表示装置にも会議資料データを送信する。存在しない場合は、ステップ１１６５へ進み、比較判断部２３は、印刷装置に印刷を実行させることなく、表示装置にのみ会議資料データを送信する。
【００９５】
ステップ１１６０で会議資料データを送信した後、ステップ１１７０へ進み、ユーザ情報管理部２５から表示装置を使用する参加者のユーザ情報を取得する。なお、ユーザ情報は、予めユーザ情報管理部２５によって登録され、データ記憶部２０に記憶される。その登録される情報としては、メールアドレス、ユーザ名、ユーザＩＤ等で、表示装置の識別情報とともに登録される。この表示装置の識別情報は、上記と同様、ＩＰアドレスが挙げられ、ＭＡＣアドレス等であってもよい。
【００９６】
その後、ステップ１１７５で参加者に印刷を実行した印刷装置の機器情報を通知し、ステップ１１８０でこの処理を終了する。なお、ステップ１１６５で会議資料データを送信した後も同様に、ステップ１１８０へ進み、処理を終了する。印刷装置の機器情報は、上記のメールアドレスを使用してメールにより通知することができる。この場合、比較判断部２３は、ユーザ情報管理部２５に対して指示し、ユーザ情報管理部２５が管理するユーザ情報の中から、情報受信部２１が受けた通知に含まれる参加者のユーザ情報を検索させ、そのユーザ情報の中からメールアドレスを取得させ、印刷実行した印刷装置の機器情報を機器情報管理部２４から取得して、その機器情報を、取得したメールアドレスへ送信することにより通知することができる。
【００９７】
上記の例では、印刷実行した印刷装置の機器情報を通知するものとしたが、印刷実行中に何らかのエラーが発生した場合、エラー通知を行うことも可能である。エラーとしては、例えば用紙切れやトナー切れ等を挙げることができる。これらのエラーは、印刷装置でエラーが発生した際、機器情報管理部２４が、その印刷装置からエラー情報を取得し、比較判断部２３が、機器情報管理部２４からそのエラー情報を取得して、メールやＭＩＢ等を用いて表示装置へ通知することができる。なお、このシステムでは、印刷実行を管理サーバ１１が行い、管理するため、エラー情報はこの管理サーバ１１が受信し、管理サーバ１１から表示装置へエラー内容がメールやＭＩＢ等により通知されることになる。
【００９８】
会議資料データを印刷装置へ送信すると、印刷装置が印刷を実行し、印刷物が出力される。しかしながら、このように即座に印刷出力するのではなく、一旦データを蓄積し、印刷装置の操作パネル等で実行指示を与えることにより印刷出力することも可能である。例えば、印刷装置には、機密印刷機能や親展印刷機能等の蓄積機能を備えているものも多い。蓄積機能は、上記のような印刷装置のＨＤＤ等の記憶装置に受信した印刷データを一旦記憶し、印刷装置の操作パネル等で印刷データを選択し、印刷の再開処理を行い、印刷実行を行う機能である。印刷データにパスワードデータを付加することで印刷の再開処理には、パスワード入力を求めて、パスワード認証が一致した場合に再開を可能にし、紙の持ち去り等を防いでセキュリティ向上を図る場合もあるからである。
【００９９】
このため、印刷装置で印刷実行した会議資料の持ち去りを防止するために上記の蓄積機能を用いて印刷対象の会議資料データに認証情報を関連付けて送信し、そのデータの蓄積の際、送信先の印刷装置の機器情報、会議資料データを識別するためのデータ識別情報、認証情報を表示装置へ送信し、表示させる。例えば、メールにより、印刷装置の装置名、蓄積したデータに付けられた文書名、認証情報としてのパスワードを送信して表示させることができる。参加者は、そのメールを見て、その印刷装置の前へ行き、パスワードを入力し、その文書名のデータを選択して印刷再開処理を行い、紙に出力した会議資料を入手する。これにより、そのメールの通知を受けた参加者のみに会議資料を印刷して配布することができる。
【０１００】
これまで本発明を、会議資料の印刷を制御する印刷制御装置、その印刷制御装置を含む会議資料配布システムおよびその印刷制御装置により実行される印刷制御方法として上述した実施の形態をもって説明してきたが、本発明は上述した実施の形態に限定されるものではなく、他の実施の形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。したがって、本発明は、その印刷制御方法を実行するためのコンピュータ可読なプログラムや、そのプログラムが記録された記録媒体も提供することができるものである。
【符号の説明】
【０１０１】
１…会議室、２…居室スペース、３〜６…表示装置、７〜１０…印刷装置、１１…管理サーバ、１２…入退出リーダ、１３…ＬＡＮ、２０…データ記憶部、２１…情報受信部、２２…画面情報取得部、２３…比較判断部、２４…機器情報管理部、２５…ユーザ情報管理部
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１０２】
【特許文献１】特開２００８−１２５０２１号公報
【特許文献２】特開２００７−０４７９８３号公報
【特許文献３】特開２００６−２７７３４０号公報
【特許請求の範囲】
【請求項１】
１以上のページから構成される会議資料の印刷を制御する印刷制御装置であって、
会議の参加者が所持する情報記録媒体を検出し、前記情報記録媒体が記憶する表示装置を識別するための識別情報を読み出し取得する読取装置から、前記識別情報を受信する情報受信部と、
受信された前記識別情報を使用して前記表示装置へアクセスし、前記表示装置が有する画面情報を取得する画面情報取得部と、
データ記憶部から前記会議資料の会議資料データを読み出し、前記識別情報を用いて前記会議資料データを前記表示装置へ配信するとともに、前記会議資料データから得られる前記会議資料の各ページの表示サイズと、前記画面情報から得られる画面サイズとを比較して、前記各ページにつき印刷装置で印刷させるか否かを判断し、印刷させると判断した場合、前記会議資料データおよび印刷させるページを指定する情報を送信して該ページの印刷を前記印刷装置に実行させる比較判断部とを含む、印刷制御装置。
【請求項２】
ネットワークを介して接続される１以上の前記印刷装置へアクセスし、各前記印刷装置から対応可能な最大用紙サイズを含む機器情報を取得する機器情報管理部をさらに含み、
前記比較判断部は、印刷装置で印刷させると判断した場合、前記会議資料の表示サイズと、前記機器情報管理部から取得した各前記印刷装置の機器情報に含まれる前記最大用紙サイズとを比較して、印刷を実行させる印刷装置を決定する、請求項１に記載の印刷制御装置。
【請求項３】
前記機器情報は、カラー印刷可能であるか否かの情報を含み、前記比較判断部は、前記会議資料データからカラーページの有無を判断し、カラーページが存在する場合、カラー印刷可能で、前記会議資料の表示サイズが収まる最大用紙サイズをもつ印刷装置を、印刷を実行させる印刷装置として決定する、請求項２に記載の印刷制御装置。
【請求項４】
前記比較判断部は、決定した前記印刷装置の前記機器情報を前記機器情報管理部から受け付け、該機器情報を前記表示装置へ送信する、請求項２または３に記載の印刷制御装置。
【請求項５】
前記機器情報管理部は、印刷を実行する前記印刷装置からエラー情報を取得し、前記比較判断部が、前記機器情報管理部から取得した前記エラー情報を、前記表示装置へ送信する、請求項１〜４のいずれか１項に記載の印刷制御装置。
【請求項６】
前記比較判断部は、前記印刷装置へ送信する前記会議資料データに認証情報を関連付けて送信し、該会議資料データを該印刷装置に蓄積させるとともに、送信先の前記印刷装置の機器情報と前記会議資料データを識別するためのデータ識別情報と認証情報とを前記表示装置へ送信し、表示させる、請求項１〜５のいずれか１項に記載の印刷制御装置。
【請求項７】
前記データ記憶部は、少なくとも会議日時または参加者を識別するためのユーザ識別情報が関連付けられた複数の前記会議資料データを記憶し、前記情報受信部は、前記読取装置から前記参加者が入室した旨の通知を受信し、前記比較判断部は、前記通知を受けた時刻より後で該時刻に最も近い会議日時が関連付けられた会議資料データ、または前記通知に含まれる前記参加者の情報に一致する前記ユーザ識別情報が関連付けられた会議資料データを検索し読み出す、請求項１〜６のいずれか１項に記載の印刷制御装置。
【請求項８】
請求項１〜７のいずれか１項に記載の印刷制御装置と、前記印刷制御装置から送信された会議資料データを使用して会議資料を表示する表示装置と、前記印刷制御装置により判断された前記会議資料の印刷すべきページの印刷を実行する印刷装置とを含む、会議資料配布システム。
【請求項９】
１以上のページから構成される会議資料の印刷を制御する印刷制御装置により実行される印刷制御方法であって、前記印刷制御装置は、情報受信部と、画面情報取得部と、比較判断部とを含み、
前記情報受信部が、会議の参加者が所持する情報記録媒体を検出し、前記情報記録媒体が記憶する表示装置を識別するための識別情報を読み出し取得する読取装置から、前記識別情報を受信するステップと、
前記画面情報取得部が、受信された前記識別情報を使用して前記表示装置へアクセスし、前記表示装置が有する画面情報を取得するステップと、
前記比較判断部が、データ記憶部から前記会議資料の会議資料データを読み出し、前記識別情報を用いて前記会議資料データを前記表示装置へ配信するとともに、前記会議資料データから得られる前記会議資料の各ページの表示サイズと、前記画面情報から得られる画面サイズとを比較して、前記各ページにつき印刷装置で印刷させるか否かを判断し、印刷させると判断した場合、前記会議資料データおよび印刷させるページを指定する情報を送信して該ページの印刷を前記印刷装置に実行させるステップとを含む、印刷制御方法。
【請求項１０】
前記印刷制御装置は、さらに機器情報管理部を含み、
前記機器情報管理部が、ネットワークを介して接続される１以上の前記印刷装置へアクセスし、各前記印刷装置から対応可能な最大用紙サイズを含む機器情報を取得するステップと、
前記比較判断部が、前記実行させるステップにおいて前記印刷装置で印刷させると判断した場合に、前記会議資料の表示サイズと、前記機器情報管理部から取得した各前記印刷装置の機器情報に含まれる前記最大用紙サイズとを比較して、印刷を実行させる印刷装置を決定するステップとをさらに含む、請求項９に記載の印刷制御方法。
【請求項１】
１以上のページから構成される会議資料の印刷を制御する印刷制御装置であって、
会議の参加者が所持する情報記録媒体を検出し、前記情報記録媒体が記憶する表示装置を識別するための識別情報を読み出し取得する読取装置から、前記識別情報を受信する情報受信部と、
受信された前記識別情報を使用して前記表示装置へアクセスし、前記表示装置が有する画面情報を取得する画面情報取得部と、
データ記憶部から前記会議資料の会議資料データを読み出し、前記識別情報を用いて前記会議資料データを前記表示装置へ配信するとともに、前記会議資料データから得られる前記会議資料の各ページの表示サイズと、前記画面情報から得られる画面サイズとを比較して、前記各ページにつき印刷装置で印刷させるか否かを判断し、印刷させると判断した場合、前記会議資料データおよび印刷させるページを指定する情報を送信して該ページの印刷を前記印刷装置に実行させる比較判断部とを含む、印刷制御装置。
【請求項２】
ネットワークを介して接続される１以上の前記印刷装置へアクセスし、各前記印刷装置から対応可能な最大用紙サイズを含む機器情報を取得する機器情報管理部をさらに含み、
前記比較判断部は、印刷装置で印刷させると判断した場合、前記会議資料の表示サイズと、前記機器情報管理部から取得した各前記印刷装置の機器情報に含まれる前記最大用紙サイズとを比較して、印刷を実行させる印刷装置を決定する、請求項１に記載の印刷制御装置。
【請求項３】
前記機器情報は、カラー印刷可能であるか否かの情報を含み、前記比較判断部は、前記会議資料データからカラーページの有無を判断し、カラーページが存在する場合、カラー印刷可能で、前記会議資料の表示サイズが収まる最大用紙サイズをもつ印刷装置を、印刷を実行させる印刷装置として決定する、請求項２に記載の印刷制御装置。
【請求項４】
前記比較判断部は、決定した前記印刷装置の前記機器情報を前記機器情報管理部から受け付け、該機器情報を前記表示装置へ送信する、請求項２または３に記載の印刷制御装置。
【請求項５】
前記機器情報管理部は、印刷を実行する前記印刷装置からエラー情報を取得し、前記比較判断部が、前記機器情報管理部から取得した前記エラー情報を、前記表示装置へ送信する、請求項１〜４のいずれか１項に記載の印刷制御装置。
【請求項６】
前記比較判断部は、前記印刷装置へ送信する前記会議資料データに認証情報を関連付けて送信し、該会議資料データを該印刷装置に蓄積させるとともに、送信先の前記印刷装置の機器情報と前記会議資料データを識別するためのデータ識別情報と認証情報とを前記表示装置へ送信し、表示させる、請求項１〜５のいずれか１項に記載の印刷制御装置。
【請求項７】
前記データ記憶部は、少なくとも会議日時または参加者を識別するためのユーザ識別情報が関連付けられた複数の前記会議資料データを記憶し、前記情報受信部は、前記読取装置から前記参加者が入室した旨の通知を受信し、前記比較判断部は、前記通知を受けた時刻より後で該時刻に最も近い会議日時が関連付けられた会議資料データ、または前記通知に含まれる前記参加者の情報に一致する前記ユーザ識別情報が関連付けられた会議資料データを検索し読み出す、請求項１〜６のいずれか１項に記載の印刷制御装置。
【請求項８】
請求項１〜７のいずれか１項に記載の印刷制御装置と、前記印刷制御装置から送信された会議資料データを使用して会議資料を表示する表示装置と、前記印刷制御装置により判断された前記会議資料の印刷すべきページの印刷を実行する印刷装置とを含む、会議資料配布システム。
【請求項９】
１以上のページから構成される会議資料の印刷を制御する印刷制御装置により実行される印刷制御方法であって、前記印刷制御装置は、情報受信部と、画面情報取得部と、比較判断部とを含み、
前記情報受信部が、会議の参加者が所持する情報記録媒体を検出し、前記情報記録媒体が記憶する表示装置を識別するための識別情報を読み出し取得する読取装置から、前記識別情報を受信するステップと、
前記画面情報取得部が、受信された前記識別情報を使用して前記表示装置へアクセスし、前記表示装置が有する画面情報を取得するステップと、
前記比較判断部が、データ記憶部から前記会議資料の会議資料データを読み出し、前記識別情報を用いて前記会議資料データを前記表示装置へ配信するとともに、前記会議資料データから得られる前記会議資料の各ページの表示サイズと、前記画面情報から得られる画面サイズとを比較して、前記各ページにつき印刷装置で印刷させるか否かを判断し、印刷させると判断した場合、前記会議資料データおよび印刷させるページを指定する情報を送信して該ページの印刷を前記印刷装置に実行させるステップとを含む、印刷制御方法。
【請求項１０】
前記印刷制御装置は、さらに機器情報管理部を含み、
前記機器情報管理部が、ネットワークを介して接続される１以上の前記印刷装置へアクセスし、各前記印刷装置から対応可能な最大用紙サイズを含む機器情報を取得するステップと、
前記比較判断部が、前記実行させるステップにおいて前記印刷装置で印刷させると判断した場合に、前記会議資料の表示サイズと、前記機器情報管理部から取得した各前記印刷装置の機器情報に含まれる前記最大用紙サイズとを比較して、印刷を実行させる印刷装置を決定するステップとをさらに含む、請求項９に記載の印刷制御方法。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【公開番号】特開２０１２−２３５３８５（Ｐ２０１２−２３５３８５Ａ）
【公開日】平成２４年１１月２９日（２０１２．１１．２９）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１１−１０３５９４（Ｐ２０１１−１０３５９４）
【出願日】平成２３年５月６日（２０１１．５．６）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２４年１１月２９日（２０１２．１１．２９）
【国際特許分類】
【出願日】平成２３年５月６日（２０１１．５．６）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
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