文書管理装置、文書管理プログラムおよび記録媒体
【課題】 プロジェクト内で扱う文書の公開および非公開設定に特化し、運用面および保守面で優れた文書管理装置、文書管理プログラムおよび記録媒体を提供する提供する。
【解決手段】 文書公開・非公開制御部14は、入力されたユーザ情報と対応けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して文書記憶部12に記憶されている文書分類情報とが、第1の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応してグループ情報記憶部10に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して文書記憶部12に記憶されている文書分類情報とが、第2の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、文書閲覧・登録部13に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する。
【解決手段】 文書公開・非公開制御部14は、入力されたユーザ情報と対応けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して文書記憶部12に記憶されている文書分類情報とが、第1の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応してグループ情報記憶部10に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して文書記憶部12に記憶されている文書分類情報とが、第2の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、文書閲覧・登録部13に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、ユーザの有する権限に応じて文書の閲覧を制限する文書管理装置、文書管理プログラムおよび記録媒体に関する。
【背景技術】
【0002】
従来から文書(以下、「ドキュメント」という)を電子化して、サーバ上で管理する事が行われている。ファイルサーバを活用したり、市販のドキュメント管理ソフトを用いたりして、ドキュメントを公開することによって、情報の共有を図ることができる。しかしならがドキュメントを公開する事によって、情報が漏洩するおそれがあるため、ドキュメントへのアクセスを管理する必要がある。
【0003】
ドキュメントへのアクセスを管理する(以下、「アクセス管理」という)方法として、下記のような様々な方法がある。たとえば、ドキュメント管理システムへのアクセス時にユーザ名とパスワードを入力し認証処理を行う方法がある。しかしながらこの方法では、ドキュメント管理システムに格納されたドキュメントのすべてにアクセスできてしまう。そのためアクセス管理を行うためには、権限レベルの異なるユーザ毎にドキュメント管理システムを用意する必要があり、コスト、保守面および運用面に問題がある。
【0004】
さらに、ドキュメント管理システムに登録された文書毎にアクセスできるユーザまたはグループ(ユーザの集まり)を属性として登録しておく方法がある。しかしこの方法では、多数の文書を扱う場合、文書毎に属性を設定する必要があるため、運用面に問題がある。
【0005】
上記の問題に鑑み、特許文献1に記載されるドキュメント管理方法では、文書登録時に、登録文書をテキストデータとして登録するテキスト登録ステップと、前記テキスト登録ステップにおいて登録されたテキストデータに対して検索用のデータを作成し登録する検索用データ作成登録ステップと、前記テキスト登録ステップおよび前記検索用データ作成登録ステップにおいて登録完了した文書に対して予め登録されているユーザのグループに対応するビット情報を割り当て、該当グループに属するユーザが該当文書にアクセス可能であるか否かの情報を登録したアクセス権テーブルを作成し登録するアクセス権テーブル作成登録ステップを備えるようにしている。
【0006】
【特許文献1】特開平10−232878号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0007】
しかしながら、従来の技術では登録するドキュメント毎にアクセスできるユーザのグループに対応するビット情報を割り当てるため、多くの文書を登録する場合に非常に手間がかかり、運用面での問題がある。特に製品開発などのプロジェクトにおいて、プロジェクト内で扱う文書はほぼ決まっている。扱う文書はほぼ決まっている場合、従来の技術の通り、登録するドキュメント毎にアクセスできるユーザを割り当てるのは効率的ではない。
【0008】
したがって本発明の目的は、プロジェクト内で扱う文書の公開および非公開設定に特化し、運用面および保守面で優れた文書管理装置、文書管理プログラムおよび記録媒体を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【0009】
本発明は、プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトに付与されるプロジェクト情報を記憶するプロジェクト情報記憶部と、
文書の分類毎に付与され、各文書の分類に付与される文書分類情報を記憶する文書分類情報記憶部と、
前記プロジェクト情報と前記文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表す第1の紐付け情報を記憶する第1紐付け情報記憶部と、
業務の分類毎に付与される業務分類情報を記憶する業務分類情報記憶部と、
ユーザ毎に付与されるユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶するグループ情報記憶部と、
文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する文書記憶部と、
文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表す第2の紐付け情報を記憶する第2紐付け情報記憶部と、
外部から入力されるユーザ情報および文書実体情報を出力させるための閲覧指令情報に基づいて、前記文書記憶部に記憶される文書実体情報を出力可能な文書閲覧部と、
外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、入力された前記ユーザ情報が、前記グループ情報記憶部にグループ情報と対応付けられて記憶されているか否かを判断し、グループ情報に対応付けられていると判断したとき、該対応付けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第1の紐付け情報記憶部に記憶される第1の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応して前記グループ情報記憶部に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第2の紐付け情報記憶部に記憶される第2の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する制御部とを含むことを特徴とする文書管理装置である。
【0010】
また本発明は、コンピュータを、
プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトに付与されるプロジェクト情報を記憶するプロジェクト情報記憶部と、
文書の分類毎に付与され、各文書の分類に付与される文書分類情報を記憶する文書分類情報記憶部と、
前記プロジェクト情報と前記文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表す第1の紐付け情報を記憶する第1紐付け情報記憶部と、
業務の分類毎に付与される業務分類情報を記憶する業務分類情報記憶部と、
ユーザ毎に付与されるユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶するグループ情報記憶部と、
文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する文書記憶部と、
文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表す第2の紐付け情報を記憶する第2紐付け情報記憶部と、
外部から入力されるユーザ情報および文書実体情報を出力させるための閲覧指令情報に基づいて、前記文書記憶部に記憶される文書実体情報を出力可能な文書閲覧部と、
外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、入力された前記ユーザ情報が、前記グループ情報記憶部にグループ情報と対応付けられて記憶されているか否かを判断し、グループ情報に対応付けられていると判断したとき、該対応付けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第1の紐付け情報記憶部に記憶される第1の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応して前記グループ情報記憶部に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第2の紐付け情報記憶部に記憶される第2の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する制御部として機能させることを特徴とする文書管理プログラムである。
【0011】
また本発明は、前記文書管理プログラムを記録されたコンピュータが読取り可能な記録媒体である。
【発明の効果】
【0012】
本発明によれば、事前に「文書分類と業務分類の紐付け」と「プロジェクトと業務分類の紐付け」とを行なっておくことで、プロジェクトが立ち上がる度に「プロジェクトと文書分類の紐付け」と「プロジェクトに属するグループの紐付け」を行うという従来の方法よりも少ない処理で文書の公開・非公開の設定を行うことができる。プロジェクトが立ち上がる度にすべきことは、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「プロジェクトに属するグループの紐付け」であり、この処理にかかる時間をT1とすると、
T1=(プロジェクトの数)
×((プロジェクトと文書分類との紐付けにかかる時間)
+(プロジェクトに属するグループの紐付けにかかる時間))
となる。
【0013】
従来の方法では、プロジェクトを立ち上げる度にすべきことは、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「文書分類と閲覧できるユーザまたはグループとの紐付け」であり、この処理にかかる時間をT2とすると、
T2=(プロジェクトの数)
×((プロジェクトと文書分類との紐付けにかかる時間)
+(文書分類の数)
×(文書分類と閲覧できるユーザまたはグループとの紐付けにかかる時間))
となる。T1とT2とを比較すると、(プロジェクトに属するグループの紐付けにかかる時間)<(文書分類の数)×(文書分類と閲覧できるユーザまたはグループの紐付けにかかる時間)となるため、プロジェクトの数または文書分類の数が多くなるほど、本発明の方がより短時間で文書の公開または非公開の設定を行うことができる。
【0014】
また、文書分類を新たに追加した場合は、本発明では「文書分類と業務分類との紐付け」と「プロジェクトと文書分類との紐付け」との情報を記憶させるだけで済むが、従来の方法では、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「各プロジェクトの文書分類とユーザまたはグループとの紐付け」との情報を記憶させる作業が必要になり、本発明の方が保守性にも優れている。
【0015】
また本発明によれば、コンピュータを前記文書管理装置として機能させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0016】
図1は、本発明の実施の一形態の文書管理装置100の構成を示す機能ブロック図である。文書管理装置100は、端末装置101とともに文書管理システムを構成する。文書管理装置100は、コンピュータに、文書管理プログラムを実行させることよって機能する。前記文書管理プログラムは、コンピュータ読取り可能な記録媒体に記録されていてもよい。端末装置101は、文書管理装置100に情報を入力する入力装置と、端末装置101からの情報を表示する表示装置とを備えている。
【0017】
文書管理装置100は、プロジェクト情報記憶部1と、プロジェクト管理部2と、文書分類情報記憶部3と、プロジェクトと文書分類との紐付け情報(第1の紐付け情報)記憶部4と、プロジェクトと文書分類の紐付け部5と、業務分類情報記憶部6と、文書分類と業務分類の紐付け情報(第2の紐付け情報)記憶部7と、文書分類と業務分類の紐付け部8と、ユーザ情報記憶部9と、グループ情報記憶部10と、ユーザ・グループ管理部11と、文書記憶部12と、文書閲覧・登録部13と、文書公開・非公開制御部14とを含んで構成される。
【0018】
プロジェクト情報記憶部1は、製品開発などのプロジェクトの情報として、プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトをそれぞれ表すプロジェクト情報を記憶している。プロジェクト情報は、プロジェクトのID(以下、プロジェクトIDという)とプロジェクトの名称(以下、プロジェクト名という)とを表している。プロジェクトIDとプロジェクト名とは対応付けられて記憶されている。表1は、プロジェクト情報記憶部1に記憶されているプロジェクトIDとプロジェクト名とを対応付けたテーブルの一例を示す。プロジェクトIDは、たとえば数字で表される。
【0019】
【表1】
【0020】
プロジェクト管理部2は、端末装置101から入力される指令に応じて、前記プロジェクト情報記憶部1に記憶されたプロジェクト情報の変更、削除および追加を個別に行う。
【0021】
図2は、プロジェクト管理部2が端末装置101の表示装置に表示する表示画面を示す図である。図(1)は、プロジェクト管理部2が端末装置101の表示装置に表示するプロジェクト名の一覧を示す表示画面21を示す図である。プロジェクト管理部2は、端末装置101から入力される指令に応じて、図2(1)に示す表示画面21を表示する。表示画面21には、各プロジェクトのプロジェクト名が一覧で表示されるリストボックス22と、プロジェクト名を新規に作成するための新規作成ボタン23と、プロジェクト名を変更するための変更ボタン24と、プロジェクト名を削除するための削除ボタン25とが表示されている。各ボタン23〜25は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0022】
図2(2)は、新規作成ボタン23が選択されたときにプロジェクト管理部2が端末装置101の表示装置に表示する表示画面26を示す図である。表示画面26には、プロジェクト名を入力するためのテキストボックス27と、テキストボックス27に入力されたプロジェクト名のプロジェクト情報をプロジェクト情報記憶部1に記憶するための新規作成ボタン28と、プロジェクト名の入力をキャンセルするためのキャンセルボタン29とが表示されている。テキストボックス27には、端末装置101の入力装置によってプロジェクト名を入力することができ、各ボタン28,29は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。プロジェクト管理部2は、テキストボックス27にプロジェクト名が入力された状態で、新規作成ボタン28がクリックされると、テキストボックス27に入力されたプロジェクト名のプロジェクト情報を、新たなプロジェクトIDと対応付けて、プロジェクト情報記憶部1に新規に追加して記憶する。またキャンセルボタン29をクリックすることによって、プロジェクト管理部2は、処理を中止して、表示画面26の表示を消す。
【0023】
図2(3)は、削除ボタン25が選択されたときにプロジェクト管理部2が端末装置101の表示装置に表示する表示画面31を示す図である。表示画面31には、削除対象となるプロジェクト名と、削除対象となるプロジェクト名の削除を決定する削除ボタン32と、削除対象となるプロジェクト名の削除をキャンセルするキャンセルボタン33とが表示されている。表示画面31には、削除対象となるプロジェクト名のプロジェクト情報を削除するのか否かを確認するメッセージが表示されている。各ボタン32,33は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。削除ボタン32をクリックすることによって、プロジェクト管理部2は、削除対象となるプロジェクト名のプロジェクト情報をプロジェクト情報記憶部1から削除する。またキャンセルボタン33をクリックすることによって、プロジェクト管理部2は、処理を中止して、表示画面31の表示を消す。
【0024】
図2(4)は、変更ボタン24が選択されたときにプロジェクト管理部2が端末装置101の表示装置に表示する表示画面34を示す図である。表示画面34には、プロジェクト名が書き換え可能に表示されるテキストボックス35と、テキストボックス35に表示されたプロジェクト名のプロジェクト情報をプロジェクト情報記憶部1に記憶するための変更ボタン36と、プロジェクト名の変更をキャンセルするためのキャンセルボタン37とが表示されている。テキストボックス35には、端末装置101の入力装置によってプロジェクト名を入力することができ、各ボタン36,37は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。プロジェクト管理部2は、テキストボックス35にプロジェクト名が入力された状態で、変更ボタン36がクリックされると、テキストボックス35に入力されたプロジェクト名のプロジェクト情報を、変更前のプロジェクト名に対応付けられているプロジェクトIDに対応付けして、プロジェクト情報記憶部1に変更して記憶する。またキャンセルボタン37をクリックすることによって、プロジェクト管理部2は、処理を中止して、表示画面34の表示を消す。
【0025】
文書分類情報記憶部3は、投稿または閲覧する文書の分類の情報として、文書の分類毎に付与され、各文書の分類をそれぞれ表す文書分類情報を記憶する。文書分類情報は、文書分類のID(以下、文書分類IDという)と文書分類の名称(以下、文書分類名という)とを表している。文書分類IDと文書分類名とは対応付けられて記憶されている。表2は、文書分類情報記憶部3に記憶されている文書分類IDと文書分類名とを対応付けたテーブルの一例を示す。文書分類IDは、たとえば数字で表される。
【0026】
【表2】
【0027】
プロジェクトと文書分類の紐付け情報記憶部(以下、「第1の紐付け情報記憶部」という)4は、プロジェクト情報記憶部1に記憶されるプロジェクト情報と、前記文書分類情報記憶部3に記憶される文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表し、言い換えればプロジェクト毎に投稿または閲覧すべき文書の分類を定義する第1の紐付け情報を記憶している。第1の紐付け情報は、プロジェクト情報と文書分類情報とを対応付した情報である。表3は、第1の紐付け情報記憶部4に記憶されている第1の紐付け情報の一例を示す表である。第1の紐付け情報は、プロジェクト情報が表すプロジェクトIDと、文書分類情報が表す文書分類IDとを対応付けしたテーブルで表される。
【0028】
【表3】
【0029】
表3に示すように、1つのプロジェクト情報には、複数の文書分類情報を紐付けることが可能である。
【0030】
プロジェクトと文書分類との紐付け部5は、端末装置101から入力される指令に応じて、前記第1の紐付け情報記憶部4に第1の紐付け情報の設定を行う。
【0031】
図3は、プロジェクトと文書分類の紐付け部5が端末装置101の表示装置に表示する表示画面41を示す図である。プロジェクトと文書分類の紐付け部5は、端末装置101から入力される指令に応じて、図3に示す表示画面41を表示する。表示画面41には、プロジェクト名と、該プロジェクト名が表すプロジェクト情報に紐付け可能な、複数の文書分類情報を表す文書分類名とが表示される。また表示画面41には、文書分類名にそれぞれ対応する位置にチェックボックス42と、設定ボタン43と、キャンセルボタン44とが表示されている。チェックボックス42には、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルをクリックなどを行うことによって、チェックの印を入れて選択することができ、各ボタン43,44は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0032】
プロジェクトと文書分類との紐付け部5は、チェックボックス42にチェックの印を入れた状態で、設定ボタン43がクリックされると、プロジェクト名が表すプロジェクト情報のプロジェクトIDと、文書分類名が表す文書分類情報の文書分類IDとを紐付けて、すなわち、表3に示すテーブルを作成して、第1の紐付け情報記憶部4に記憶させる。またキャンセルボタン44をクリックすることによって、プロジェクトと文書分類との紐付け部5は、処理を中止して、表示画面41の表示を消す。
【0033】
業務分類情報記憶部6は、各ユーザが担当する業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報を記憶する。業務分類情報は、業務分類のID(以下、業務分類IDという)と業務分類の名称(以下、業務分類名という)とを表している。業務分類IDと業務分類名とは対応付けられて記憶されている。表4は、業務分類情報記憶部6に記憶されている業務分類IDと業務分類名とを対応付けたテーブルの一例を示す。業務分類IDは、たとえば数字で表される。
【0034】
【表4】
【0035】
文書分類と業務分類との紐付け情報記憶部(以下、「第2の紐付け情報記憶部」という)7は、文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表し、言い換えれば、文書分類毎にアクセス可能な業務分類を定義する第2の紐付け情報を記憶する。表5は、第2の紐付け情報記憶部7に記憶されている第2の紐付け情報の一例を示す表である。第2の紐付け情報は、文書分類情報と業務分類情報とを対応付けた情報である。第2の紐付け情報は、文書分類情報が表す文書分類IDと、業務分類情報が表す業務分類IDとを対応付けしたテーブルで表される。
【0036】
【表5】
【0037】
文書分類と業務分類の紐付け部8は、端末装置101から入力される指令に応じて、前記第2の紐付け情報記憶部7に第1の紐付け情報の設定を行う。
【0038】
図4は、文書分類と業務分類の紐付け部8が端末装置101の表示装置に表示する表示画面45を示す図である。文書分類と業務分類の紐付け部8は、端末装置101から入力される指令に応じて、図4に示す表示画面45を表示する。表示画面45には、プロジェクト名と、該プロジェクト名が表すプロジェクト情報について、文書分類情報と業務分類情報とを紐付ける否か選択する選択領域46と、設定ボタン47と、キャンセルボタン48とが表示されている。
【0039】
選択領域46には、たとえば、縦の列に文書分類情報が表す文書分類名を並べ、横の列に業務分類情報が表す業務分類名を並べて、それぞれの文書分類情報毎に業務分類情報を紐付けるか否かを選択するためのチェックボックス49が表示されている。チェックボックス49には、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルをクリックなどを行うことによって、チェックの印を入れて選択することができ、各ボタン47,48は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0040】
文書分類と業務分類の紐付け部8は、チェックボックス49にチェックの印を入れた状態で、設定ボタン43がクリックされると、文書分類名が表す文書分類情報の文書分類IDと、業務分類名が表す業務分類情報の業務分類IDとを紐付けて、すなわち、表5に示すテーブルを作成して、第2の紐付け情報記憶部7に記憶させる。またキャンセルボタン48をクリックすることによって、文書分類と業務分類の紐付け部8は、処理を中止して、表示画面45の表示を消す。
【0041】
ユーザ情報記憶部9は、ユーザ毎に付与され、各ユーザをそれぞれ表すユーザ情報を記憶する。ユーザ情報は、ユーザのID(以下、ユーザIDという)、ユーザの名称(以下、ユーザ名称という)、ユーザの所属する部署の名称(以下、ユーザ部署名という)、およびユーザの役職の名称(以下、ユーザ役職名という)を含み、これらが各ユーザについて対応付けられている。またユーザ情報記憶部9には、各ユーザ情報に対応付けして、パスワードを表すパスワード情報が記憶されている。ユーザIDは、たとえば番号で表される。表6は、ユーザ情報記憶部9に記憶されている情報を示すテーブルである。
【0042】
【表6】
【0043】
グループ情報記憶部10は、グループ対応情報を記憶し、具体的には、ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶している。グループ情報は、グループのID(以下、グループIDという)とグループの名称(以下、グループ名称という)とを表している。グループIDとグループ名とは対応付けられて記憶されている。表7は、グループ情報記憶部10に記憶されているグループIDとグループ名とを対応付けたテーブルの一例を示す。グループIDは、たとえば数字で表される。
【0044】
【表7】
【0045】
表8は、グループ情報記憶部10に記憶されているグループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報を示すテーブルの一例を示す。
【0046】
【表8】
【0047】
表8に示すように、グループ情報記憶部10には、グループ情報が表すグループIDと、プロジェクト情報が表すプロジェクトIDとが対応付けられて記憶されている。また表8に示すように、1つのグループ情報には、複数のプロジェクト情報を紐付けることが可能である。
【0048】
表9は、グループ情報記憶部10に記憶されているグループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報を示すテーブルの一例を示す。
【0049】
【表9】
【0050】
表9に示すように、グループ情報記憶部10には、グループ情報が表すグループIDと、業務分類情報が表す業務分類IDとが対応付けられて記憶されている。また表9に示すように、1つのグループ情報には、複数の業務分類情報を紐付けることが可能である。
【0051】
表10は、グループ情報記憶部10に記憶されているグループに所属するユーザのユーザ情報を示すテーブルの一例を示す。
【0052】
【表10】
【0053】
表10に示すように、グループ情報記憶部10には、グループ情報が表すグループIDと、ユーザ情報が表すユーザIDとが対応付けられて記憶されている。また表10に示すように、1つのグループ情報には、複数のユーザ情報を紐付けることが可能である。表7〜表10のような、4つテーブルによってグループ対応情報が定義されている。
【0054】
ユーザおよびグループ管理部(以下、ユーザ・グループ管理部という)11は、端末装置101から入力される指令に応じて、前記ユーザ情報記憶部9にユーザ情報の記憶および削除を行ったり、前記グループ情報記憶部10にグループ対応情報の記憶および削除を行ったりする。またユーザ・グループ管理部11は、文書管理装置100のログイン認証処理も行う。
【0055】
図5は、ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するユーザ情報の設定に関連する表示画面を示す図である。図5(1)は、ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するユーザIDおよびユーザ名の一覧を示す表示画面51である。ユーザ・グループ管理部11は、端末装置101から入力される指令に応じて、図5(1)に示す表示画面51を表示する。表示画面51には、各ユーザのユーザIDおよびユーザ名が一覧で表示されるリストボックス52と、ユーザIDおよびユーザ名を新規に作成するための新規登録ボタン53と、ユーザIDおよびユーザ名を変更するための変更ボタン54と、ユーザIDおよびユーザ名を削除するための削除ボタン55とが表示されている。各ボタン53〜55は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0056】
図5(2)は、新規登録ボタン53が選択されたときにユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示する表示画面56を示す図である。表示画面56には、ユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名をそれぞれ入力するためのテキストボックス57と、テキストボックス57に入力されたユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名をユーザ情報をユーザ情報記憶部9に記憶するための登録ボタン58と、ユーザ情報の入力をキャンセルするためのキャンセルボタン59とが表示されている。テキストボックス57には、端末装置101の入力装置によってユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名を入力することができ、各ボタン58,59は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0057】
ユーザ・グループ管理部11は、テキストボックス57にユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名が入力された状態で、登録ボタン58がクリックされると、テキストボックス57に入力されたユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名を対応付けたユーザ情報を、ユーザ情報記憶部9に新規に追加して記憶する。またキャンセルボタン59をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面56の表示を消す。またユーザ・グループ管理部11は、同じユーザIDのユーザ情報が、ユーザ情報記憶部9に記憶されている場合には、処理を中止する。
【0058】
図5(3)は、変更ボタン54が選択されたときにユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示する表示画面61を示す図である。表示画面61には、ユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名が書き換え可能に表示されるテキストボックス62と、テキストボックス62に表示されたユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名のユーザ情報をユーザ情報記憶部9に記憶するための編集ボタン63と、ユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名の編集をキャンセルするためのキャンセルボタン64とが表示されている。テキストボックス62には、端末装置101の入力装置によってユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名を入力することができ、各ボタン63,64は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0059】
ユーザ・グループ管理部11は、テキストボックス62にユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名が入力された状態で、編集ボタン63がクリックされると、テキストボックス62に入力されたユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名のユーザ情報を、ユーザ情報記憶部9に変更して記憶する。またキャンセルボタン64をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面61の表示を消す。ユーザ・グループ管理部11は、同じユーザIDのユーザ情報が、ユーザ情報記憶部9に記憶されている場合には、処理を中止する。
【0060】
図5(4)は、削除ボタン55が選択されたときにユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示する表示画面65を示す図である。表示画面65には、削除対象となるユーザIDおよびユーザ名と、削除対象となるユーザIDおよびユーザ名の削除を決定する削除ボタン66と、削除対象となるユーザIDおよびユーザ名の削除をキャンセルするキャンセルボタン67とが表示されている。表示画面65には、削除対象となるユーザIDおよびユーザ名のユーザ情報を削除するのか否かを確認するメッセージが表示されている。
【0061】
各ボタン66,67は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。削除ボタン66をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、削除対象となるユーザIDおよびユーザ名のユーザ情報をユーザ情報記憶部9から削除する。またキャンセルボタン67をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面65の表示を消す。
【0062】
図6は、ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するグループ対応情報の設定に関連する表示画面を示す図である。図6(1)は、ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するグループIDおよびグループ名の一覧を示す表示画面71である。ユーザ・グループ管理部11は、端末装置101から入力される指令に応じて、図6(1)に示す表示画面71を表示する。表示画面71には、各グループのグループIDおよびグループ名が一覧で表示されるリストボックス72と、グループIDおよびグループ名を新規に作成するための新規登録ボタン73と、ユーザIDおよびユーザ名を変更するための変更ボタン74と、ユーザIDおよびユーザ名を削除するための削除ボタン75とが表示されている。各ボタン73〜75は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0063】
図6(2)は、新規登録ボタン73が選択されたときにユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示する表示画面76を示す図である。表示画面76には、グループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDをそれぞれ入力するためのテキストボックス77と、テキストボックス77に入力されたグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDのグループ対応情報をグループ情報記憶部10に記憶するための登録ボタン78と、グループ対応情報の入力をキャンセルするためのキャンセルボタン79とが表示されている。テキストボックス77には、端末装置101の入力装置によってグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDを入力することができ、各ボタン78,79は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0064】
ユーザ・グループ管理部11は、テキストボックス77にグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDが入力された状態で、登録ボタン78がクリックされると、テキストボックス77に入力されたグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDを対応付けたグループ対応情報を、グループ情報記憶部10に新規に追加して記憶する。またキャンセルボタン79をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面76の表示を消す。またユーザ・グループ管理部11は、同じグループIDのグループ対応情報が、グループ情報記憶部10に記憶されている場合には、処理を中止する。
【0065】
図6(3)は、変更ボタン74が選択されたときにユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示する表示画面81を示す図である。表示画面81には、グループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDが書き換え可能に表示されるテキストボックス82と、テキストボックス82に表示されたグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDのグループ対応情報をグループ情報記憶部10に記憶するための変更ボタン83と、グループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDの変更をキャンセルするためのキャンセルボタン84とが表示されている。テキストボックス82には、端末装置101の入力装置によってグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDを入力することができ、各ボタン83,84は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0066】
ユーザ・グループ管理部11は、テキストボックス82にグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDが入力された状態で、変更ボタン83がクリックされると、テキストボックス82に入力されたグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDを、グループ情報記憶部10に変更して記憶する。またキャンセルボタン84をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面81の表示を消す。ユーザ・グループ管理部11は、同じグループIDのグループ対応情報が、ユーザ情報記憶部9に記憶されている場合には、処理を中止する。
【0067】
図6(4)は、削除ボタン75が選択されたときにユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示する表示画面85を示す図である。表示画面85には、削除対象となるグループIDおよびグループ名と、削除対象となるグループIDおよびグループ名の削除を決定する削除ボタン86と、削除対象となるグループIDおよびグループ名の削除をキャンセルするキャンセルボタン87とが表示されている。表示画面85には、削除対象となるグループIDおよびグループ名のユーザ情報を削除するのか否かを確認するメッセージが表示されている。
【0068】
各ボタン86,87は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。削除ボタン86をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、削除対象となるグループIDおよびグループ名のグループ対応情報をグループ情報記憶部10から削除する。またキャンセルボタン87をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面85の表示を消す。
【0069】
図7は、ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するログイン認証に関連する表示画面91を示す図である。ユーザ・グループ管理部11は、端末装置101から入力される指令に応じて、図7に示す表示画面91を表示する。表示画面91には、ユーザIDとパスワードとを入力するためのテキストボックス92と、ログインの指令を入力するためのログインボタン93と、ログインをキャンセルするキャンセルボタン94とが表示されている。テキストボックス92には、端末装置101の入力装置によってユーザIDおよびパスワードを入力することができ、各ボタン93,94は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0070】
ユーザ・グループ管理部11は、テキストボックス92にユーザIDおよびパスワードが入力された状態で、ログインボタン93がクリックされると、テキストボックス92に入力されたユーザIDおよびパスワードが、ユーザ情報に記憶されていればログインする。またキャンセルボタン94をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面91の表示を消す。またユーザ・グループ管理部11は、ログインボタン93がクリックされても、テキストボックス92に入力されたユーザIDおよびパスワードが、ユーザ情報に記憶されていなければ、処理を中止する。
【0071】
文書記憶部12は、文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表わされる文書が用いられるプロジェクトのプロジェクト情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する。文書情報は、文書のID(以下、ドキュメントIDという)と、ファイル名とを表す。文書情報によって表わされる文書が用いられるプロジェクトのプロジェクト情報は、プロジェクトIDによって表される。文書情報によって表される文書の文書分類情報は、文書分類IDによって表される。また文書情報には、投稿を行ったユーザのユーザIDと、投稿日時とが対応づけられている。
【0072】
表11は、ドキュメントID、ファイル名、プロジェクトID、文書分類ID、ユーザIDおよび投稿日時を対応付けたテーブルの一例を示す。文書記憶部12には、表11に示すテーブルが記憶されている。
【0073】
【表11】
【0074】
文書閲覧および登録部(以下、文書閲覧・登録部という)13は、端末装置101からの指令に応じて、文書記憶部12にアクセスして、文書記憶部12に記憶されている文書を閲覧したり、文書記憶部12に文書を登録する。
【0075】
図8は、文書閲覧・登録部13が端末装置101の表示装置に表示する文書閲覧または登録に関連する表示画面を示す図である。図8(1)は、文書閲覧・登録部13が端末装置101の表示装置に表示する所定のプロジェクト名に対応する文書分類情報を投稿または閲覧するときの表示画面95である。文書閲覧・登録部13は、ユーザがログインすると、グループ情報記憶部10に記憶されているグループ対応情報に、ログインに用いられたユーザIDが存在するか否かを判断して、存在している場合には、このユーザIDが含まれるグループ対応情報を表すグループ情報であるグループ名と、グループ情報に対応する業務分類情報である業務分類名と、各業務分類情報に対応する文書を投稿するための投稿ボタン96と、各業務分類情報に対応する文書を閲覧するための閲覧ボタン97とを、それぞれ各業務分類情報に対応付けて表示することができる。各ボタン96,97は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0076】
図8(2)は、1つの文書分類情報に対応する投稿ボタン96がクリックされたときに表示される表示画面111を示す図である。表示画面111には、投稿する文書の文書分類名と、投稿する文書の情報を入力するテキストボックス112と、参照ボタン113と、投稿ボタン114と、キャンセルボタン115とが表示されている。投稿する文書の情報、たとえばファイルは、たとえば記録媒体に記録されている場合には、端末装置101に読取装置を設けて、この読取装置によって記録媒体から読み出してもよいし、端末装置101の外部記憶装置にLAN(Local Area Network)などのネットワークを介してダウンロードされて記憶されていてもよい。テキストボックス112には、端末装置101の入力装置によって投稿すべき文書のファイル名を入力することができ、各ボタン113〜115は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。参照ボタン113は、テキストボックス112に入力するファイル名を、投稿可能なファイルの中から選択して入力するときに用いられる。
【0077】
テキストボックス112にファイル名が入力された状態で、投稿ボタン114がクリックされると、文書閲覧・登録部13は、表11に示すようにドキュメントID、ファイル名、プロジェクトID、文書分類ID、ユーザIDおよび投稿日時を対応付けて、文書記憶部12に記憶する。またキャンセルボタン115をクリックすることによって、文書閲覧・登録部13は、処理を中止して、表示画面111の表示を消す。
【0078】
図8(3)は、1つの文書分類情報に対応する閲覧ボタン97がクリックされたときに表示される表示画面116を示す図である。表示画面116には、閲覧する文書の文書分類名と、この文書分類名の文書分類情報に対応して、表11に記憶されているファイル名、およびユーザIDのユーザ名(投稿者名)、ならびに投稿日時とが表示される。各ファイル名の部分117は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0079】
図8(4)は、図8(3)の表示画面116において、ファイル名をクリックしたときに表示される表示画面118を示す図である。表示画面118には、閲覧する文書のファイルを開いて端末装置101の表示装置に表示させるための開ボタン121と、閲覧する文書のファイルを開いて端末装置101の記憶部にダウインロードするための保存ボタン122と、キャンセルボタン123とが表示されている。各ボタン121〜123は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0080】
保存ボタン122をクリックすると、文書閲覧・登録部13は、選択したファイル名に対応する文書実態情報を、端末装置101の表示装置に表示させる。保存ボタン122をクリックすると、文書閲覧・登録部13は、選択したファイル名に対応する文書実態情報を、端末装置101の記憶部に記憶させる。またキャンセルボタン123をクリックすると、文書閲覧・登録部13は、処理を中止して、表示画面118の表示を消す。
【0081】
文書公開・非公開制御部14は、制御部であって、ユーザが文書を閲覧または登録しようとしたとき、許可するかどうかの判定を行う。
【0082】
図9は、文書公開・非公開制御部14の処理を示すフローチャートである。ユーザが図7に示す表示画面で、ユーザIDおよびパスワードを入力してログインすると、文書閲覧・登録部13によって図8(1)に示す表示画面95を端末装置の表示装置に表示させて、ステップs1に移る。ステップs1で、文書の閲覧ボタン97がクリックされると、ステップs2に移り、文書公開・非公開制御部14は、ログイン認証処理時にユーザ・グループ管理部11がセッション変数に格納したユーザIDを取得し、すなわちアクセスしたユーザのユーザIDを取得して、ステップs3に移る。時間が経過しセッション変数の情報が失われたら、再度ログイン処理を促すために、ステップs2において、図7に示す表示画面91を表示してもよい。
【0083】
ステップs3では、文書公開・非公開制御部14は、取得したユーザIDに対応して、グループ情報記憶部10にグループ情報が記憶されているか否か、すなわち前記ユーザIDのユーザがグループに所属しているか否かを判断する。ステップs3において、取得したユーザIDに対応して、グループ情報記憶部10にグループ情報が記憶されている、すなわちグループに所属していると判断すると、ステップs4に移る。たとえばユーザIDが「100001」の場合は、表10のテーブルによると、グループIDが「1」のグループに所属しているのでステップs4に移る。
【0084】
ステップs4では、文書公開・非公開制御部14が、所属グループを特定して、グループ情報記憶部10に記憶されているグループ対応情報から、この所属グループのプロジェクトIDと業務分類IDとを取得する。複数のグループの所属していた場合には、すべてのグループのプロジェクトIDと業務分類IDとを取得する。たとえば、ユーザIDが「100001」が所属するグループIDが「1」のグループの所属プロジェクトは、表8のテーブルによるとプロジェクトIDは、「1」と「2」とであり、業務分類IDは、「1」である。ステップs4の処理後、ステップs5に移る。
【0085】
ステップs5では、文書公開・非公開制御部14が、第1の紐付け情報記憶部4および第2の紐付け情報記憶部7に記憶される第1および第2の紐付け情報を参照して、ステップs1で閲覧しようとした文書(ファイル)の文書分類に紐付いたプロジェクト情報と業務分類情報とを取得する。たとえば、s1で選択したファイルの文書分類が「製品仕様書」であり、「製品仕様書」に紐付いた「プロジェクト情報」は、プロジェクトIDが「1」であり、「業務分類情報」は、業務分類IDが「1」である。ステップs5が処理した後、ステップs6に移る。
【0086】
ステップs6では、文書公開・非公開制御部14が、ステップs4で取得したグループの業務分類IDと、ステップs5で取得した業務分類IDとが一致するかどうかを判断する。ステップs6で、一致している判断した場合は、ステップs7に移る。たとえば、ステップs4で取得した業務分類IDは「1」であり、ステップs6で取得した業務分類IDは「1」である場合は、一致するため、ステップs6に移る。
【0087】
ステップs7では、文書公開・非公開制御部14が、ステップs4で取得したグループのプロジェクトIDと、ステップs5で取得したプロジェクトIDが一致するかどうかを判断する。ステップs7で一致していると判断するとステップs8に移る。たとえば、ステップs4で取得したプロジェクトIDが「1」と「2」とであり、ステップs5で取得したプロジェクトIDが「1」であるとき、これらは一致するため、ステップs8に移る。
【0088】
ステップs8では、文書公開・非公開制御部14が、文書の公開処理を行い、すなわち、アクセスしたユーザに投稿・閲覧する権限があると判断し、投稿ボタン96を押した場合には、文書閲覧・登録部13に文書実体情報の出力を許可して、図8(2)の表示画面111を文書閲覧・登録部13よって表示装置に表示させ、閲覧ボタン97を押した場合には、文書閲覧・登録部13に文書実体情報の出力を許可せず、図8(3)の表示画面116を文書閲覧・登録部13によって表示装置に表示させる。ステップs8が終了すると、動作を終了する。
【0089】
前述したステップs3において、取得したユーザIDに対応して、グループ情報記憶部10にグループ情報が記憶されていない、すなわちグループに所属していないと判断すると、ステップs9に移る。また前述したステップs6において、ステップs4で取得したグループの業務分類IDと、ステップs5で取得した業務分類IDとが一致していないと判断すると、ステップs9に移る。またステップs7において、ステップs4で取得したグループのプロジェクトIDと、ステップs5で取得したプロジェクトIDが一致していないと判断すると、ステップs9に移る。
【0090】
ステップs9では、文書公開・非公開制御部14が、文書の非公開処理を行い、すなわち、アクセスしたユーザに投稿・閲覧する権限がないと判断し、アクセスする権限がない旨のメッセージを表す表示画面を表示する。
【0091】
図10は、ステップs9において、文書公開・非公開制御部14が、表示装置に表示させる表示画面131を示す図である。表示画面131には、権限エラーの文章が表示され、たとえば、「あなたは、この文書にアクセスする権限がありません。」という文章が表示される。
【0092】
以上のような文書管理装置100によれば、事前に「文書分類と業務分類の紐付け」と「プロジェクトと業務分類の紐付け」とを行なっておくことで、プロジェクトが立ち上がる度に「プロジェクトと文書分類の紐付け」と「プロジェクトに属するグループの紐付け」を行うという従来の方法よりも少ない処理で文書の公開・非公開の設定を行うことができる。プロジェクトが立ち上がる度にすべきことは、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「プロジェクトに属するグループの紐付け」であり、この処理にかかる時間をT1とすると、
T1=(プロジェクトの数)
×((プロジェクトと文書分類との紐付けにかかる時間)
+(プロジェクトに属するグループの紐付けにかかる時間))
となる。
【0093】
従来の方法では、プロジェクトを立ち上げる度にすべきことは、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「文書分類と閲覧できるユーザまたはグループとの紐付け」であり、この処理にかかる時間をT2とすると、
T2=(プロジェクトの数)
×((プロジェクトと文書分類との紐付けにかかる時間)
+(文書分類の数)
×(文書分類と閲覧できるユーザまたはグループとの紐付けにかかる時間))
となる。T1とT2とを比較すると、
(プロジェクトに属するグループの紐付けにかかる時間)<(文書分類の数)×(文書分類と閲覧できるユーザまたはグループの紐付けにかかる時間)となるため、プロジェクトの数または文書分類の数が多くなるほど、本発明の方がより短時間で文書の公開または非公開の設定を行うことができる。
【0094】
また、文書分類を新たに追加した場合は、本発明では「文書分類と業務分類との紐付け」と「プロジェクトと文書分類との紐付け」との情報を記憶させるだけで済むが、従来の方法では、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「各プロジェクトの文書分類とユーザまたはグループとの紐付け」との情報を記憶させる作業が必要になり、文書管理装置100は、保守性にも優れている。
【0095】
本発明の他の実施の形態では、前述した文書管理装置100において、文書閲覧・登録部13は、文書を閲覧するだけの構成であってもよい。
【0096】
本発明の実施のさらに他の形態では、前述した文書管理装置100において、文書公開・非公開制御部14の処理のみを次のように異ならせてもよい。前述した図1に示す実施の形態では、図8(1)の表示画面95に示される投稿ボタン96および閲覧ボタン97がクリックされてから、文書を公開するか、非公開とするのかを判断しているが、本実施の形態では、文書公開・非公開制御部14が、図8(1)の表示画面95を表示する前に、文書を公開するのか、非公開とするのかの判定を行って、公開する文書分類情報については、表示装置の画面に表示し、非公開とする文書分類情報については、表示装置の画面に表示しないようにする。
【0097】
図11は、本実施の形態における表示画面95を示す図である。たとえば、グループ「2」に所属するユーザIDが「100003」であるユーザがログインしたとすると、表10からグループIDが「2」の業務分類IDは「2」であり、表8から所属プロジェクトIDは「1」である。プロジェクトIDが「1」のプロジェクトに属する文書分類IDは、表3から「1」,「2」,「4」であり、表5から業務分類IDが「2」の業務分類と紐付いている文書分類IDは「1」と「3」とである。そのため表示画面95には、図10に示すように、文書分類IDが「1」(製品仕様書)と「3」(新規部品リスト)だけ表示され、「2」(開発日程表)は表示されない。
【0098】
このように表示画面(文書分類の閲覧・投稿画面)95を表示させて、ログインしたユーザが閲覧または投稿できない文書分類を非表示にすることによって、ログインしたユーザと関係のない文書分類を排除できる。そのため、ログインしたユーザが関係する文書のみを表示できるため、ログインしたユーザが関係する文書をすべての文書から探す手間が省ける。
【0099】
本発明の実施のさらに他の形態では、前述した文書管理装置100において、文書公開・非公開制御部14の処理のみを次のように異ならせてもよい。前述した図1に示す実施の形態では、図8(1)の表示画面95に示される投稿ボタン96および閲覧ボタン97がクリックされてから、文書を公開するか、非公開とするのかを判断しているが、本実施の形態では、本実施の形態では、文書公開・非公開制御部14が、図8(1)の表示画面95を表示する前に、文書を公開するのか、非公開とするのかの判定を行って、公開する文書分類情報については、表示装置の画面に表示し、非公開とする文書分類情報については、公開する文書分類情報とは異なる色で表示し、特に目立たない色で表示(グレイアウト)し、投稿ボタン96および閲覧ボタン97も無効にする。
【0100】
図12は、本実施の形態における表示画面95を示す図である。たとえば、グループIDが「2」に所属するユーザIDが「100003」がログインしたとすると、表10からグループIDが「2」の業務分類IDは「2」であり、所属プロジェクトIDは「1」である。プロジェクトIDが「1」に属する文書分類IDは、表3から「1」,「2」,「4」であり、表5から業務分類IDが「2」と紐付いている文書分類IDは「1」と「3」とである。そのため表示画面95には、図11に示すように、文書分類IDが「1」(製品仕様書)と「3」(新規部品リスト)との表示と、「2」(開発日程表)との表示とは、表示色をことならせ、「2」(開発日程表)についてはグレイアウトして表示し、投稿ボタン96および閲覧ボタン97を無効にする。
【0101】
このように表示画面(文書分類の閲覧・投稿画面)95を表示させて、ログインしたユーザが閲覧または投稿できない文書分類を他の文書分類よりも目立たない表示にすることによって、ログインしたユーザと関係のある文書分類と関係のない文書分類を容易に分けることができる。そのため、ログインしたユーザが関係する文書のみを把握できるため、ログインしたユーザが関係する文書をすべての文書から探す手間が省ける。
【0102】
本発明の実施のさらに他の形態では、前述した文書管理装置100において、第1の紐付け情報記憶部4に記憶される情報と、文書公開・非公開制御部14の処理とのみを次のように異ならせてもよい。表12は、第1の紐付け情報記憶部4に前述した表3の第1の紐付け情報に、公開可否情報を加えたテーブルを示す図である。
【0103】
第1の紐付け情報記憶部4は、プロジェクト情報が表すプロジェクトIDと、文書分類情報が表す文書分類IDと、ユーザ情報記憶部9に記憶されているすべてのユーザ情報のユーザ、すなわち文書管理装置にログインできるすべての人に対して、文書を公開するか否かを表す公開可否情報とを対応付けて記憶する。
【0104】
表12は、プロジェクトIDと、文書分類IDと、公開可否情報とを対応付けたテーブルの一例を示す。公開可否情報は、非公開のものについては「false」で表され、一般公開するものについては「ture」で表される。
【0105】
【表12】
【0106】
プロジェクトと文書分類との紐付け部5は、端末装置101から入力される指令に応じて、前記第1の紐付け情報記憶部4に表12に示すテーブルを記憶させる。
【0107】
文書公開・非公開制御部14は、前述した図1に示す文書管理装置100における機能に加えて、第1の紐付け情報記憶部4において、プロジェクトに紐付けられた文書分類を一般公開するかどうかの設定を変更できる機能を有する。
【0108】
図13は、文書公開・非公開制御部14が、端末装置101の表示装置に表示する公開可否情報を設定する表示画面141を示す図である。プロジェクトと文書分類の紐付け部5は、端末装置101から入力される指令に応じて、図13に示す表示画面141を表示する。表示画面141には、プロジェクトIDのプロジェクト名と、該プロジェクト名が表すプロジェクト情報に紐付け可能な、複数の文書分類情報を表す文書分類名とが表示される。また表示画面141には、文書分類名にそれぞれ対応する位置にチェックボックス142と、設定ボタン143と、キャンセルボタン144とが表示されている。チェックボックス142には、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルをクリックなどを行うことによって、チェックの印を入れて選択することができ、各ボタン143,144は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0109】
プロジェクトと文書分類との紐付け部5は、設定ボタン143がクリックされると、プロジェクト名が表すプロジェクト情報のプロジェクトIDと、文書分類名が表す文書分類情報の文書分類IDとを紐付けて、チェックボックス142にチェックの印を入れた文書分類IDについては、「ture」を対応して記憶させ、チェックボックス142にチェックの印を入れていない文書分類IDについては、「false」を対応して記憶させて、すなわち、表12に示すテーブルを作成して、第1の紐付け情報記憶部4に記憶させる。またキャンセルボタン44をクリックすることによって、プロジェクトと文書分類との紐付け部5は、処理を中止して、表示画面141の表示を消す。
【0110】
前記文書公開・非公開制御部14は、第1の紐付け情報記憶部4に記憶されている公開可否情報が、「ture」を表しているときに、前記公開可否情報に対応する第1の紐付け情報で紐付けられるプロジェクト情報および文書分類情報に対応付けられて、前記文書記憶部12に記憶されている文書情報を前記文書閲覧・登録部13に出力させ、表示装置に表示させることができる。
【0111】
このように、文書の公開可否情報を設定することによって、文書管理装置にログインしたすべての人に対して公開できる機能を有することで、「プロジェクト情報と文書分類情報との紐付けの設定」、「文書分類情報と業務分類情報との紐付けの設定」および「グループ情報とプロジェクト情報および業務分類情報との紐付けの設定」を変更することなく、文書管理装置にログインしたすべての人に対して公開できるようになるので操作性が向上する。
【図面の簡単な説明】
【0112】
【図1】本発明の実施の一形態の文書管理装置100の構成を示す機能ブロック図である。
【図2】プロジェクト管理部2が端末装置101の表示装置に表示する表示画面を示す図である。
【図3】プロジェクトと文書分類の紐付け部5が端末装置101の表示装置に表示する表示画面41を示す図である。
【図4】文書分類と業務分類の紐付け部8が端末装置101の表示装置に表示する表示画面45を示す図である。
【図5】ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するユーザ情報の設定に関連する表示画面を示す図である。
【図6】ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するグループ対応情報の設定に関連する表示画面を示す図である。
【図7】ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するログイン認証に関連する表示画面91を示す図である。
【図8】文書閲覧・登録部13が端末装置101の表示装置に表示する文書閲覧または登録に関連する表示画面を示す図である。
【図9】文書公開・非公開制御部14の処理を示すフローチャートである。
【図10】文書公開・非公開制御部14が、表示装置に表示させる表示画面131を示す図である。
【図11】本実施の形態における表示画面95を示す図である。
【図12】本実施の形態における表示画面95を示す図である。
【図13】文書公開・非公開制御部14が、端末装置101の表示装置に表示する公開可否情報を設定する表示画面141を示す図である。
【符号の説明】
【0113】
1 プロジェクト情報記憶部
2 プロジェクト管理部
3 文書分類情報記憶部
4 第1の紐付け情報記憶部
5 プロジェクトと文書分類との紐付け部
6 業務分類情報記憶部
7 第2の紐付け情報記憶部
8 文書分類と業務分類の紐付け部
9 ユーザ情報記憶部
10 グループ情報記憶部
11 ユーザ・グループ管理部
12 文書記憶部
13 文書閲覧・登録部
14 文書公開・非公開制御部
【技術分野】
【0001】
本発明は、ユーザの有する権限に応じて文書の閲覧を制限する文書管理装置、文書管理プログラムおよび記録媒体に関する。
【背景技術】
【0002】
従来から文書(以下、「ドキュメント」という)を電子化して、サーバ上で管理する事が行われている。ファイルサーバを活用したり、市販のドキュメント管理ソフトを用いたりして、ドキュメントを公開することによって、情報の共有を図ることができる。しかしならがドキュメントを公開する事によって、情報が漏洩するおそれがあるため、ドキュメントへのアクセスを管理する必要がある。
【0003】
ドキュメントへのアクセスを管理する(以下、「アクセス管理」という)方法として、下記のような様々な方法がある。たとえば、ドキュメント管理システムへのアクセス時にユーザ名とパスワードを入力し認証処理を行う方法がある。しかしながらこの方法では、ドキュメント管理システムに格納されたドキュメントのすべてにアクセスできてしまう。そのためアクセス管理を行うためには、権限レベルの異なるユーザ毎にドキュメント管理システムを用意する必要があり、コスト、保守面および運用面に問題がある。
【0004】
さらに、ドキュメント管理システムに登録された文書毎にアクセスできるユーザまたはグループ(ユーザの集まり)を属性として登録しておく方法がある。しかしこの方法では、多数の文書を扱う場合、文書毎に属性を設定する必要があるため、運用面に問題がある。
【0005】
上記の問題に鑑み、特許文献1に記載されるドキュメント管理方法では、文書登録時に、登録文書をテキストデータとして登録するテキスト登録ステップと、前記テキスト登録ステップにおいて登録されたテキストデータに対して検索用のデータを作成し登録する検索用データ作成登録ステップと、前記テキスト登録ステップおよび前記検索用データ作成登録ステップにおいて登録完了した文書に対して予め登録されているユーザのグループに対応するビット情報を割り当て、該当グループに属するユーザが該当文書にアクセス可能であるか否かの情報を登録したアクセス権テーブルを作成し登録するアクセス権テーブル作成登録ステップを備えるようにしている。
【0006】
【特許文献1】特開平10−232878号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0007】
しかしながら、従来の技術では登録するドキュメント毎にアクセスできるユーザのグループに対応するビット情報を割り当てるため、多くの文書を登録する場合に非常に手間がかかり、運用面での問題がある。特に製品開発などのプロジェクトにおいて、プロジェクト内で扱う文書はほぼ決まっている。扱う文書はほぼ決まっている場合、従来の技術の通り、登録するドキュメント毎にアクセスできるユーザを割り当てるのは効率的ではない。
【0008】
したがって本発明の目的は、プロジェクト内で扱う文書の公開および非公開設定に特化し、運用面および保守面で優れた文書管理装置、文書管理プログラムおよび記録媒体を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【0009】
本発明は、プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトに付与されるプロジェクト情報を記憶するプロジェクト情報記憶部と、
文書の分類毎に付与され、各文書の分類に付与される文書分類情報を記憶する文書分類情報記憶部と、
前記プロジェクト情報と前記文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表す第1の紐付け情報を記憶する第1紐付け情報記憶部と、
業務の分類毎に付与される業務分類情報を記憶する業務分類情報記憶部と、
ユーザ毎に付与されるユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶するグループ情報記憶部と、
文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する文書記憶部と、
文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表す第2の紐付け情報を記憶する第2紐付け情報記憶部と、
外部から入力されるユーザ情報および文書実体情報を出力させるための閲覧指令情報に基づいて、前記文書記憶部に記憶される文書実体情報を出力可能な文書閲覧部と、
外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、入力された前記ユーザ情報が、前記グループ情報記憶部にグループ情報と対応付けられて記憶されているか否かを判断し、グループ情報に対応付けられていると判断したとき、該対応付けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第1の紐付け情報記憶部に記憶される第1の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応して前記グループ情報記憶部に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第2の紐付け情報記憶部に記憶される第2の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する制御部とを含むことを特徴とする文書管理装置である。
【0010】
また本発明は、コンピュータを、
プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトに付与されるプロジェクト情報を記憶するプロジェクト情報記憶部と、
文書の分類毎に付与され、各文書の分類に付与される文書分類情報を記憶する文書分類情報記憶部と、
前記プロジェクト情報と前記文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表す第1の紐付け情報を記憶する第1紐付け情報記憶部と、
業務の分類毎に付与される業務分類情報を記憶する業務分類情報記憶部と、
ユーザ毎に付与されるユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶するグループ情報記憶部と、
文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する文書記憶部と、
文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表す第2の紐付け情報を記憶する第2紐付け情報記憶部と、
外部から入力されるユーザ情報および文書実体情報を出力させるための閲覧指令情報に基づいて、前記文書記憶部に記憶される文書実体情報を出力可能な文書閲覧部と、
外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、入力された前記ユーザ情報が、前記グループ情報記憶部にグループ情報と対応付けられて記憶されているか否かを判断し、グループ情報に対応付けられていると判断したとき、該対応付けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第1の紐付け情報記憶部に記憶される第1の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応して前記グループ情報記憶部に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第2の紐付け情報記憶部に記憶される第2の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する制御部として機能させることを特徴とする文書管理プログラムである。
【0011】
また本発明は、前記文書管理プログラムを記録されたコンピュータが読取り可能な記録媒体である。
【発明の効果】
【0012】
本発明によれば、事前に「文書分類と業務分類の紐付け」と「プロジェクトと業務分類の紐付け」とを行なっておくことで、プロジェクトが立ち上がる度に「プロジェクトと文書分類の紐付け」と「プロジェクトに属するグループの紐付け」を行うという従来の方法よりも少ない処理で文書の公開・非公開の設定を行うことができる。プロジェクトが立ち上がる度にすべきことは、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「プロジェクトに属するグループの紐付け」であり、この処理にかかる時間をT1とすると、
T1=(プロジェクトの数)
×((プロジェクトと文書分類との紐付けにかかる時間)
+(プロジェクトに属するグループの紐付けにかかる時間))
となる。
【0013】
従来の方法では、プロジェクトを立ち上げる度にすべきことは、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「文書分類と閲覧できるユーザまたはグループとの紐付け」であり、この処理にかかる時間をT2とすると、
T2=(プロジェクトの数)
×((プロジェクトと文書分類との紐付けにかかる時間)
+(文書分類の数)
×(文書分類と閲覧できるユーザまたはグループとの紐付けにかかる時間))
となる。T1とT2とを比較すると、(プロジェクトに属するグループの紐付けにかかる時間)<(文書分類の数)×(文書分類と閲覧できるユーザまたはグループの紐付けにかかる時間)となるため、プロジェクトの数または文書分類の数が多くなるほど、本発明の方がより短時間で文書の公開または非公開の設定を行うことができる。
【0014】
また、文書分類を新たに追加した場合は、本発明では「文書分類と業務分類との紐付け」と「プロジェクトと文書分類との紐付け」との情報を記憶させるだけで済むが、従来の方法では、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「各プロジェクトの文書分類とユーザまたはグループとの紐付け」との情報を記憶させる作業が必要になり、本発明の方が保守性にも優れている。
【0015】
また本発明によれば、コンピュータを前記文書管理装置として機能させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0016】
図1は、本発明の実施の一形態の文書管理装置100の構成を示す機能ブロック図である。文書管理装置100は、端末装置101とともに文書管理システムを構成する。文書管理装置100は、コンピュータに、文書管理プログラムを実行させることよって機能する。前記文書管理プログラムは、コンピュータ読取り可能な記録媒体に記録されていてもよい。端末装置101は、文書管理装置100に情報を入力する入力装置と、端末装置101からの情報を表示する表示装置とを備えている。
【0017】
文書管理装置100は、プロジェクト情報記憶部1と、プロジェクト管理部2と、文書分類情報記憶部3と、プロジェクトと文書分類との紐付け情報(第1の紐付け情報)記憶部4と、プロジェクトと文書分類の紐付け部5と、業務分類情報記憶部6と、文書分類と業務分類の紐付け情報(第2の紐付け情報)記憶部7と、文書分類と業務分類の紐付け部8と、ユーザ情報記憶部9と、グループ情報記憶部10と、ユーザ・グループ管理部11と、文書記憶部12と、文書閲覧・登録部13と、文書公開・非公開制御部14とを含んで構成される。
【0018】
プロジェクト情報記憶部1は、製品開発などのプロジェクトの情報として、プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトをそれぞれ表すプロジェクト情報を記憶している。プロジェクト情報は、プロジェクトのID(以下、プロジェクトIDという)とプロジェクトの名称(以下、プロジェクト名という)とを表している。プロジェクトIDとプロジェクト名とは対応付けられて記憶されている。表1は、プロジェクト情報記憶部1に記憶されているプロジェクトIDとプロジェクト名とを対応付けたテーブルの一例を示す。プロジェクトIDは、たとえば数字で表される。
【0019】
【表1】
【0020】
プロジェクト管理部2は、端末装置101から入力される指令に応じて、前記プロジェクト情報記憶部1に記憶されたプロジェクト情報の変更、削除および追加を個別に行う。
【0021】
図2は、プロジェクト管理部2が端末装置101の表示装置に表示する表示画面を示す図である。図(1)は、プロジェクト管理部2が端末装置101の表示装置に表示するプロジェクト名の一覧を示す表示画面21を示す図である。プロジェクト管理部2は、端末装置101から入力される指令に応じて、図2(1)に示す表示画面21を表示する。表示画面21には、各プロジェクトのプロジェクト名が一覧で表示されるリストボックス22と、プロジェクト名を新規に作成するための新規作成ボタン23と、プロジェクト名を変更するための変更ボタン24と、プロジェクト名を削除するための削除ボタン25とが表示されている。各ボタン23〜25は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0022】
図2(2)は、新規作成ボタン23が選択されたときにプロジェクト管理部2が端末装置101の表示装置に表示する表示画面26を示す図である。表示画面26には、プロジェクト名を入力するためのテキストボックス27と、テキストボックス27に入力されたプロジェクト名のプロジェクト情報をプロジェクト情報記憶部1に記憶するための新規作成ボタン28と、プロジェクト名の入力をキャンセルするためのキャンセルボタン29とが表示されている。テキストボックス27には、端末装置101の入力装置によってプロジェクト名を入力することができ、各ボタン28,29は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。プロジェクト管理部2は、テキストボックス27にプロジェクト名が入力された状態で、新規作成ボタン28がクリックされると、テキストボックス27に入力されたプロジェクト名のプロジェクト情報を、新たなプロジェクトIDと対応付けて、プロジェクト情報記憶部1に新規に追加して記憶する。またキャンセルボタン29をクリックすることによって、プロジェクト管理部2は、処理を中止して、表示画面26の表示を消す。
【0023】
図2(3)は、削除ボタン25が選択されたときにプロジェクト管理部2が端末装置101の表示装置に表示する表示画面31を示す図である。表示画面31には、削除対象となるプロジェクト名と、削除対象となるプロジェクト名の削除を決定する削除ボタン32と、削除対象となるプロジェクト名の削除をキャンセルするキャンセルボタン33とが表示されている。表示画面31には、削除対象となるプロジェクト名のプロジェクト情報を削除するのか否かを確認するメッセージが表示されている。各ボタン32,33は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。削除ボタン32をクリックすることによって、プロジェクト管理部2は、削除対象となるプロジェクト名のプロジェクト情報をプロジェクト情報記憶部1から削除する。またキャンセルボタン33をクリックすることによって、プロジェクト管理部2は、処理を中止して、表示画面31の表示を消す。
【0024】
図2(4)は、変更ボタン24が選択されたときにプロジェクト管理部2が端末装置101の表示装置に表示する表示画面34を示す図である。表示画面34には、プロジェクト名が書き換え可能に表示されるテキストボックス35と、テキストボックス35に表示されたプロジェクト名のプロジェクト情報をプロジェクト情報記憶部1に記憶するための変更ボタン36と、プロジェクト名の変更をキャンセルするためのキャンセルボタン37とが表示されている。テキストボックス35には、端末装置101の入力装置によってプロジェクト名を入力することができ、各ボタン36,37は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。プロジェクト管理部2は、テキストボックス35にプロジェクト名が入力された状態で、変更ボタン36がクリックされると、テキストボックス35に入力されたプロジェクト名のプロジェクト情報を、変更前のプロジェクト名に対応付けられているプロジェクトIDに対応付けして、プロジェクト情報記憶部1に変更して記憶する。またキャンセルボタン37をクリックすることによって、プロジェクト管理部2は、処理を中止して、表示画面34の表示を消す。
【0025】
文書分類情報記憶部3は、投稿または閲覧する文書の分類の情報として、文書の分類毎に付与され、各文書の分類をそれぞれ表す文書分類情報を記憶する。文書分類情報は、文書分類のID(以下、文書分類IDという)と文書分類の名称(以下、文書分類名という)とを表している。文書分類IDと文書分類名とは対応付けられて記憶されている。表2は、文書分類情報記憶部3に記憶されている文書分類IDと文書分類名とを対応付けたテーブルの一例を示す。文書分類IDは、たとえば数字で表される。
【0026】
【表2】
【0027】
プロジェクトと文書分類の紐付け情報記憶部(以下、「第1の紐付け情報記憶部」という)4は、プロジェクト情報記憶部1に記憶されるプロジェクト情報と、前記文書分類情報記憶部3に記憶される文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表し、言い換えればプロジェクト毎に投稿または閲覧すべき文書の分類を定義する第1の紐付け情報を記憶している。第1の紐付け情報は、プロジェクト情報と文書分類情報とを対応付した情報である。表3は、第1の紐付け情報記憶部4に記憶されている第1の紐付け情報の一例を示す表である。第1の紐付け情報は、プロジェクト情報が表すプロジェクトIDと、文書分類情報が表す文書分類IDとを対応付けしたテーブルで表される。
【0028】
【表3】
【0029】
表3に示すように、1つのプロジェクト情報には、複数の文書分類情報を紐付けることが可能である。
【0030】
プロジェクトと文書分類との紐付け部5は、端末装置101から入力される指令に応じて、前記第1の紐付け情報記憶部4に第1の紐付け情報の設定を行う。
【0031】
図3は、プロジェクトと文書分類の紐付け部5が端末装置101の表示装置に表示する表示画面41を示す図である。プロジェクトと文書分類の紐付け部5は、端末装置101から入力される指令に応じて、図3に示す表示画面41を表示する。表示画面41には、プロジェクト名と、該プロジェクト名が表すプロジェクト情報に紐付け可能な、複数の文書分類情報を表す文書分類名とが表示される。また表示画面41には、文書分類名にそれぞれ対応する位置にチェックボックス42と、設定ボタン43と、キャンセルボタン44とが表示されている。チェックボックス42には、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルをクリックなどを行うことによって、チェックの印を入れて選択することができ、各ボタン43,44は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0032】
プロジェクトと文書分類との紐付け部5は、チェックボックス42にチェックの印を入れた状態で、設定ボタン43がクリックされると、プロジェクト名が表すプロジェクト情報のプロジェクトIDと、文書分類名が表す文書分類情報の文書分類IDとを紐付けて、すなわち、表3に示すテーブルを作成して、第1の紐付け情報記憶部4に記憶させる。またキャンセルボタン44をクリックすることによって、プロジェクトと文書分類との紐付け部5は、処理を中止して、表示画面41の表示を消す。
【0033】
業務分類情報記憶部6は、各ユーザが担当する業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報を記憶する。業務分類情報は、業務分類のID(以下、業務分類IDという)と業務分類の名称(以下、業務分類名という)とを表している。業務分類IDと業務分類名とは対応付けられて記憶されている。表4は、業務分類情報記憶部6に記憶されている業務分類IDと業務分類名とを対応付けたテーブルの一例を示す。業務分類IDは、たとえば数字で表される。
【0034】
【表4】
【0035】
文書分類と業務分類との紐付け情報記憶部(以下、「第2の紐付け情報記憶部」という)7は、文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表し、言い換えれば、文書分類毎にアクセス可能な業務分類を定義する第2の紐付け情報を記憶する。表5は、第2の紐付け情報記憶部7に記憶されている第2の紐付け情報の一例を示す表である。第2の紐付け情報は、文書分類情報と業務分類情報とを対応付けた情報である。第2の紐付け情報は、文書分類情報が表す文書分類IDと、業務分類情報が表す業務分類IDとを対応付けしたテーブルで表される。
【0036】
【表5】
【0037】
文書分類と業務分類の紐付け部8は、端末装置101から入力される指令に応じて、前記第2の紐付け情報記憶部7に第1の紐付け情報の設定を行う。
【0038】
図4は、文書分類と業務分類の紐付け部8が端末装置101の表示装置に表示する表示画面45を示す図である。文書分類と業務分類の紐付け部8は、端末装置101から入力される指令に応じて、図4に示す表示画面45を表示する。表示画面45には、プロジェクト名と、該プロジェクト名が表すプロジェクト情報について、文書分類情報と業務分類情報とを紐付ける否か選択する選択領域46と、設定ボタン47と、キャンセルボタン48とが表示されている。
【0039】
選択領域46には、たとえば、縦の列に文書分類情報が表す文書分類名を並べ、横の列に業務分類情報が表す業務分類名を並べて、それぞれの文書分類情報毎に業務分類情報を紐付けるか否かを選択するためのチェックボックス49が表示されている。チェックボックス49には、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルをクリックなどを行うことによって、チェックの印を入れて選択することができ、各ボタン47,48は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0040】
文書分類と業務分類の紐付け部8は、チェックボックス49にチェックの印を入れた状態で、設定ボタン43がクリックされると、文書分類名が表す文書分類情報の文書分類IDと、業務分類名が表す業務分類情報の業務分類IDとを紐付けて、すなわち、表5に示すテーブルを作成して、第2の紐付け情報記憶部7に記憶させる。またキャンセルボタン48をクリックすることによって、文書分類と業務分類の紐付け部8は、処理を中止して、表示画面45の表示を消す。
【0041】
ユーザ情報記憶部9は、ユーザ毎に付与され、各ユーザをそれぞれ表すユーザ情報を記憶する。ユーザ情報は、ユーザのID(以下、ユーザIDという)、ユーザの名称(以下、ユーザ名称という)、ユーザの所属する部署の名称(以下、ユーザ部署名という)、およびユーザの役職の名称(以下、ユーザ役職名という)を含み、これらが各ユーザについて対応付けられている。またユーザ情報記憶部9には、各ユーザ情報に対応付けして、パスワードを表すパスワード情報が記憶されている。ユーザIDは、たとえば番号で表される。表6は、ユーザ情報記憶部9に記憶されている情報を示すテーブルである。
【0042】
【表6】
【0043】
グループ情報記憶部10は、グループ対応情報を記憶し、具体的には、ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶している。グループ情報は、グループのID(以下、グループIDという)とグループの名称(以下、グループ名称という)とを表している。グループIDとグループ名とは対応付けられて記憶されている。表7は、グループ情報記憶部10に記憶されているグループIDとグループ名とを対応付けたテーブルの一例を示す。グループIDは、たとえば数字で表される。
【0044】
【表7】
【0045】
表8は、グループ情報記憶部10に記憶されているグループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報を示すテーブルの一例を示す。
【0046】
【表8】
【0047】
表8に示すように、グループ情報記憶部10には、グループ情報が表すグループIDと、プロジェクト情報が表すプロジェクトIDとが対応付けられて記憶されている。また表8に示すように、1つのグループ情報には、複数のプロジェクト情報を紐付けることが可能である。
【0048】
表9は、グループ情報記憶部10に記憶されているグループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報を示すテーブルの一例を示す。
【0049】
【表9】
【0050】
表9に示すように、グループ情報記憶部10には、グループ情報が表すグループIDと、業務分類情報が表す業務分類IDとが対応付けられて記憶されている。また表9に示すように、1つのグループ情報には、複数の業務分類情報を紐付けることが可能である。
【0051】
表10は、グループ情報記憶部10に記憶されているグループに所属するユーザのユーザ情報を示すテーブルの一例を示す。
【0052】
【表10】
【0053】
表10に示すように、グループ情報記憶部10には、グループ情報が表すグループIDと、ユーザ情報が表すユーザIDとが対応付けられて記憶されている。また表10に示すように、1つのグループ情報には、複数のユーザ情報を紐付けることが可能である。表7〜表10のような、4つテーブルによってグループ対応情報が定義されている。
【0054】
ユーザおよびグループ管理部(以下、ユーザ・グループ管理部という)11は、端末装置101から入力される指令に応じて、前記ユーザ情報記憶部9にユーザ情報の記憶および削除を行ったり、前記グループ情報記憶部10にグループ対応情報の記憶および削除を行ったりする。またユーザ・グループ管理部11は、文書管理装置100のログイン認証処理も行う。
【0055】
図5は、ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するユーザ情報の設定に関連する表示画面を示す図である。図5(1)は、ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するユーザIDおよびユーザ名の一覧を示す表示画面51である。ユーザ・グループ管理部11は、端末装置101から入力される指令に応じて、図5(1)に示す表示画面51を表示する。表示画面51には、各ユーザのユーザIDおよびユーザ名が一覧で表示されるリストボックス52と、ユーザIDおよびユーザ名を新規に作成するための新規登録ボタン53と、ユーザIDおよびユーザ名を変更するための変更ボタン54と、ユーザIDおよびユーザ名を削除するための削除ボタン55とが表示されている。各ボタン53〜55は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0056】
図5(2)は、新規登録ボタン53が選択されたときにユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示する表示画面56を示す図である。表示画面56には、ユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名をそれぞれ入力するためのテキストボックス57と、テキストボックス57に入力されたユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名をユーザ情報をユーザ情報記憶部9に記憶するための登録ボタン58と、ユーザ情報の入力をキャンセルするためのキャンセルボタン59とが表示されている。テキストボックス57には、端末装置101の入力装置によってユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名を入力することができ、各ボタン58,59は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0057】
ユーザ・グループ管理部11は、テキストボックス57にユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名が入力された状態で、登録ボタン58がクリックされると、テキストボックス57に入力されたユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名を対応付けたユーザ情報を、ユーザ情報記憶部9に新規に追加して記憶する。またキャンセルボタン59をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面56の表示を消す。またユーザ・グループ管理部11は、同じユーザIDのユーザ情報が、ユーザ情報記憶部9に記憶されている場合には、処理を中止する。
【0058】
図5(3)は、変更ボタン54が選択されたときにユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示する表示画面61を示す図である。表示画面61には、ユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名が書き換え可能に表示されるテキストボックス62と、テキストボックス62に表示されたユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名のユーザ情報をユーザ情報記憶部9に記憶するための編集ボタン63と、ユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名の編集をキャンセルするためのキャンセルボタン64とが表示されている。テキストボックス62には、端末装置101の入力装置によってユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名を入力することができ、各ボタン63,64は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0059】
ユーザ・グループ管理部11は、テキストボックス62にユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名が入力された状態で、編集ボタン63がクリックされると、テキストボックス62に入力されたユーザID、ユーザ名、パスワード、部署名および役職名のユーザ情報を、ユーザ情報記憶部9に変更して記憶する。またキャンセルボタン64をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面61の表示を消す。ユーザ・グループ管理部11は、同じユーザIDのユーザ情報が、ユーザ情報記憶部9に記憶されている場合には、処理を中止する。
【0060】
図5(4)は、削除ボタン55が選択されたときにユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示する表示画面65を示す図である。表示画面65には、削除対象となるユーザIDおよびユーザ名と、削除対象となるユーザIDおよびユーザ名の削除を決定する削除ボタン66と、削除対象となるユーザIDおよびユーザ名の削除をキャンセルするキャンセルボタン67とが表示されている。表示画面65には、削除対象となるユーザIDおよびユーザ名のユーザ情報を削除するのか否かを確認するメッセージが表示されている。
【0061】
各ボタン66,67は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。削除ボタン66をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、削除対象となるユーザIDおよびユーザ名のユーザ情報をユーザ情報記憶部9から削除する。またキャンセルボタン67をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面65の表示を消す。
【0062】
図6は、ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するグループ対応情報の設定に関連する表示画面を示す図である。図6(1)は、ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するグループIDおよびグループ名の一覧を示す表示画面71である。ユーザ・グループ管理部11は、端末装置101から入力される指令に応じて、図6(1)に示す表示画面71を表示する。表示画面71には、各グループのグループIDおよびグループ名が一覧で表示されるリストボックス72と、グループIDおよびグループ名を新規に作成するための新規登録ボタン73と、ユーザIDおよびユーザ名を変更するための変更ボタン74と、ユーザIDおよびユーザ名を削除するための削除ボタン75とが表示されている。各ボタン73〜75は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0063】
図6(2)は、新規登録ボタン73が選択されたときにユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示する表示画面76を示す図である。表示画面76には、グループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDをそれぞれ入力するためのテキストボックス77と、テキストボックス77に入力されたグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDのグループ対応情報をグループ情報記憶部10に記憶するための登録ボタン78と、グループ対応情報の入力をキャンセルするためのキャンセルボタン79とが表示されている。テキストボックス77には、端末装置101の入力装置によってグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDを入力することができ、各ボタン78,79は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0064】
ユーザ・グループ管理部11は、テキストボックス77にグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDが入力された状態で、登録ボタン78がクリックされると、テキストボックス77に入力されたグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDを対応付けたグループ対応情報を、グループ情報記憶部10に新規に追加して記憶する。またキャンセルボタン79をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面76の表示を消す。またユーザ・グループ管理部11は、同じグループIDのグループ対応情報が、グループ情報記憶部10に記憶されている場合には、処理を中止する。
【0065】
図6(3)は、変更ボタン74が選択されたときにユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示する表示画面81を示す図である。表示画面81には、グループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDが書き換え可能に表示されるテキストボックス82と、テキストボックス82に表示されたグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDのグループ対応情報をグループ情報記憶部10に記憶するための変更ボタン83と、グループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDの変更をキャンセルするためのキャンセルボタン84とが表示されている。テキストボックス82には、端末装置101の入力装置によってグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDを入力することができ、各ボタン83,84は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0066】
ユーザ・グループ管理部11は、テキストボックス82にグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDが入力された状態で、変更ボタン83がクリックされると、テキストボックス82に入力されたグループID、グループ名、プロジェクトID、業務分類IDおよびユーザIDを、グループ情報記憶部10に変更して記憶する。またキャンセルボタン84をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面81の表示を消す。ユーザ・グループ管理部11は、同じグループIDのグループ対応情報が、ユーザ情報記憶部9に記憶されている場合には、処理を中止する。
【0067】
図6(4)は、削除ボタン75が選択されたときにユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示する表示画面85を示す図である。表示画面85には、削除対象となるグループIDおよびグループ名と、削除対象となるグループIDおよびグループ名の削除を決定する削除ボタン86と、削除対象となるグループIDおよびグループ名の削除をキャンセルするキャンセルボタン87とが表示されている。表示画面85には、削除対象となるグループIDおよびグループ名のユーザ情報を削除するのか否かを確認するメッセージが表示されている。
【0068】
各ボタン86,87は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。削除ボタン86をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、削除対象となるグループIDおよびグループ名のグループ対応情報をグループ情報記憶部10から削除する。またキャンセルボタン87をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面85の表示を消す。
【0069】
図7は、ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するログイン認証に関連する表示画面91を示す図である。ユーザ・グループ管理部11は、端末装置101から入力される指令に応じて、図7に示す表示画面91を表示する。表示画面91には、ユーザIDとパスワードとを入力するためのテキストボックス92と、ログインの指令を入力するためのログインボタン93と、ログインをキャンセルするキャンセルボタン94とが表示されている。テキストボックス92には、端末装置101の入力装置によってユーザIDおよびパスワードを入力することができ、各ボタン93,94は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0070】
ユーザ・グループ管理部11は、テキストボックス92にユーザIDおよびパスワードが入力された状態で、ログインボタン93がクリックされると、テキストボックス92に入力されたユーザIDおよびパスワードが、ユーザ情報に記憶されていればログインする。またキャンセルボタン94をクリックすることによって、ユーザ・グループ管理部11は、処理を中止して、表示画面91の表示を消す。またユーザ・グループ管理部11は、ログインボタン93がクリックされても、テキストボックス92に入力されたユーザIDおよびパスワードが、ユーザ情報に記憶されていなければ、処理を中止する。
【0071】
文書記憶部12は、文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表わされる文書が用いられるプロジェクトのプロジェクト情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する。文書情報は、文書のID(以下、ドキュメントIDという)と、ファイル名とを表す。文書情報によって表わされる文書が用いられるプロジェクトのプロジェクト情報は、プロジェクトIDによって表される。文書情報によって表される文書の文書分類情報は、文書分類IDによって表される。また文書情報には、投稿を行ったユーザのユーザIDと、投稿日時とが対応づけられている。
【0072】
表11は、ドキュメントID、ファイル名、プロジェクトID、文書分類ID、ユーザIDおよび投稿日時を対応付けたテーブルの一例を示す。文書記憶部12には、表11に示すテーブルが記憶されている。
【0073】
【表11】
【0074】
文書閲覧および登録部(以下、文書閲覧・登録部という)13は、端末装置101からの指令に応じて、文書記憶部12にアクセスして、文書記憶部12に記憶されている文書を閲覧したり、文書記憶部12に文書を登録する。
【0075】
図8は、文書閲覧・登録部13が端末装置101の表示装置に表示する文書閲覧または登録に関連する表示画面を示す図である。図8(1)は、文書閲覧・登録部13が端末装置101の表示装置に表示する所定のプロジェクト名に対応する文書分類情報を投稿または閲覧するときの表示画面95である。文書閲覧・登録部13は、ユーザがログインすると、グループ情報記憶部10に記憶されているグループ対応情報に、ログインに用いられたユーザIDが存在するか否かを判断して、存在している場合には、このユーザIDが含まれるグループ対応情報を表すグループ情報であるグループ名と、グループ情報に対応する業務分類情報である業務分類名と、各業務分類情報に対応する文書を投稿するための投稿ボタン96と、各業務分類情報に対応する文書を閲覧するための閲覧ボタン97とを、それぞれ各業務分類情報に対応付けて表示することができる。各ボタン96,97は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0076】
図8(2)は、1つの文書分類情報に対応する投稿ボタン96がクリックされたときに表示される表示画面111を示す図である。表示画面111には、投稿する文書の文書分類名と、投稿する文書の情報を入力するテキストボックス112と、参照ボタン113と、投稿ボタン114と、キャンセルボタン115とが表示されている。投稿する文書の情報、たとえばファイルは、たとえば記録媒体に記録されている場合には、端末装置101に読取装置を設けて、この読取装置によって記録媒体から読み出してもよいし、端末装置101の外部記憶装置にLAN(Local Area Network)などのネットワークを介してダウンロードされて記憶されていてもよい。テキストボックス112には、端末装置101の入力装置によって投稿すべき文書のファイル名を入力することができ、各ボタン113〜115は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。参照ボタン113は、テキストボックス112に入力するファイル名を、投稿可能なファイルの中から選択して入力するときに用いられる。
【0077】
テキストボックス112にファイル名が入力された状態で、投稿ボタン114がクリックされると、文書閲覧・登録部13は、表11に示すようにドキュメントID、ファイル名、プロジェクトID、文書分類ID、ユーザIDおよび投稿日時を対応付けて、文書記憶部12に記憶する。またキャンセルボタン115をクリックすることによって、文書閲覧・登録部13は、処理を中止して、表示画面111の表示を消す。
【0078】
図8(3)は、1つの文書分類情報に対応する閲覧ボタン97がクリックされたときに表示される表示画面116を示す図である。表示画面116には、閲覧する文書の文書分類名と、この文書分類名の文書分類情報に対応して、表11に記憶されているファイル名、およびユーザIDのユーザ名(投稿者名)、ならびに投稿日時とが表示される。各ファイル名の部分117は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0079】
図8(4)は、図8(3)の表示画面116において、ファイル名をクリックしたときに表示される表示画面118を示す図である。表示画面118には、閲覧する文書のファイルを開いて端末装置101の表示装置に表示させるための開ボタン121と、閲覧する文書のファイルを開いて端末装置101の記憶部にダウインロードするための保存ボタン122と、キャンセルボタン123とが表示されている。各ボタン121〜123は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0080】
保存ボタン122をクリックすると、文書閲覧・登録部13は、選択したファイル名に対応する文書実態情報を、端末装置101の表示装置に表示させる。保存ボタン122をクリックすると、文書閲覧・登録部13は、選択したファイル名に対応する文書実態情報を、端末装置101の記憶部に記憶させる。またキャンセルボタン123をクリックすると、文書閲覧・登録部13は、処理を中止して、表示画面118の表示を消す。
【0081】
文書公開・非公開制御部14は、制御部であって、ユーザが文書を閲覧または登録しようとしたとき、許可するかどうかの判定を行う。
【0082】
図9は、文書公開・非公開制御部14の処理を示すフローチャートである。ユーザが図7に示す表示画面で、ユーザIDおよびパスワードを入力してログインすると、文書閲覧・登録部13によって図8(1)に示す表示画面95を端末装置の表示装置に表示させて、ステップs1に移る。ステップs1で、文書の閲覧ボタン97がクリックされると、ステップs2に移り、文書公開・非公開制御部14は、ログイン認証処理時にユーザ・グループ管理部11がセッション変数に格納したユーザIDを取得し、すなわちアクセスしたユーザのユーザIDを取得して、ステップs3に移る。時間が経過しセッション変数の情報が失われたら、再度ログイン処理を促すために、ステップs2において、図7に示す表示画面91を表示してもよい。
【0083】
ステップs3では、文書公開・非公開制御部14は、取得したユーザIDに対応して、グループ情報記憶部10にグループ情報が記憶されているか否か、すなわち前記ユーザIDのユーザがグループに所属しているか否かを判断する。ステップs3において、取得したユーザIDに対応して、グループ情報記憶部10にグループ情報が記憶されている、すなわちグループに所属していると判断すると、ステップs4に移る。たとえばユーザIDが「100001」の場合は、表10のテーブルによると、グループIDが「1」のグループに所属しているのでステップs4に移る。
【0084】
ステップs4では、文書公開・非公開制御部14が、所属グループを特定して、グループ情報記憶部10に記憶されているグループ対応情報から、この所属グループのプロジェクトIDと業務分類IDとを取得する。複数のグループの所属していた場合には、すべてのグループのプロジェクトIDと業務分類IDとを取得する。たとえば、ユーザIDが「100001」が所属するグループIDが「1」のグループの所属プロジェクトは、表8のテーブルによるとプロジェクトIDは、「1」と「2」とであり、業務分類IDは、「1」である。ステップs4の処理後、ステップs5に移る。
【0085】
ステップs5では、文書公開・非公開制御部14が、第1の紐付け情報記憶部4および第2の紐付け情報記憶部7に記憶される第1および第2の紐付け情報を参照して、ステップs1で閲覧しようとした文書(ファイル)の文書分類に紐付いたプロジェクト情報と業務分類情報とを取得する。たとえば、s1で選択したファイルの文書分類が「製品仕様書」であり、「製品仕様書」に紐付いた「プロジェクト情報」は、プロジェクトIDが「1」であり、「業務分類情報」は、業務分類IDが「1」である。ステップs5が処理した後、ステップs6に移る。
【0086】
ステップs6では、文書公開・非公開制御部14が、ステップs4で取得したグループの業務分類IDと、ステップs5で取得した業務分類IDとが一致するかどうかを判断する。ステップs6で、一致している判断した場合は、ステップs7に移る。たとえば、ステップs4で取得した業務分類IDは「1」であり、ステップs6で取得した業務分類IDは「1」である場合は、一致するため、ステップs6に移る。
【0087】
ステップs7では、文書公開・非公開制御部14が、ステップs4で取得したグループのプロジェクトIDと、ステップs5で取得したプロジェクトIDが一致するかどうかを判断する。ステップs7で一致していると判断するとステップs8に移る。たとえば、ステップs4で取得したプロジェクトIDが「1」と「2」とであり、ステップs5で取得したプロジェクトIDが「1」であるとき、これらは一致するため、ステップs8に移る。
【0088】
ステップs8では、文書公開・非公開制御部14が、文書の公開処理を行い、すなわち、アクセスしたユーザに投稿・閲覧する権限があると判断し、投稿ボタン96を押した場合には、文書閲覧・登録部13に文書実体情報の出力を許可して、図8(2)の表示画面111を文書閲覧・登録部13よって表示装置に表示させ、閲覧ボタン97を押した場合には、文書閲覧・登録部13に文書実体情報の出力を許可せず、図8(3)の表示画面116を文書閲覧・登録部13によって表示装置に表示させる。ステップs8が終了すると、動作を終了する。
【0089】
前述したステップs3において、取得したユーザIDに対応して、グループ情報記憶部10にグループ情報が記憶されていない、すなわちグループに所属していないと判断すると、ステップs9に移る。また前述したステップs6において、ステップs4で取得したグループの業務分類IDと、ステップs5で取得した業務分類IDとが一致していないと判断すると、ステップs9に移る。またステップs7において、ステップs4で取得したグループのプロジェクトIDと、ステップs5で取得したプロジェクトIDが一致していないと判断すると、ステップs9に移る。
【0090】
ステップs9では、文書公開・非公開制御部14が、文書の非公開処理を行い、すなわち、アクセスしたユーザに投稿・閲覧する権限がないと判断し、アクセスする権限がない旨のメッセージを表す表示画面を表示する。
【0091】
図10は、ステップs9において、文書公開・非公開制御部14が、表示装置に表示させる表示画面131を示す図である。表示画面131には、権限エラーの文章が表示され、たとえば、「あなたは、この文書にアクセスする権限がありません。」という文章が表示される。
【0092】
以上のような文書管理装置100によれば、事前に「文書分類と業務分類の紐付け」と「プロジェクトと業務分類の紐付け」とを行なっておくことで、プロジェクトが立ち上がる度に「プロジェクトと文書分類の紐付け」と「プロジェクトに属するグループの紐付け」を行うという従来の方法よりも少ない処理で文書の公開・非公開の設定を行うことができる。プロジェクトが立ち上がる度にすべきことは、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「プロジェクトに属するグループの紐付け」であり、この処理にかかる時間をT1とすると、
T1=(プロジェクトの数)
×((プロジェクトと文書分類との紐付けにかかる時間)
+(プロジェクトに属するグループの紐付けにかかる時間))
となる。
【0093】
従来の方法では、プロジェクトを立ち上げる度にすべきことは、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「文書分類と閲覧できるユーザまたはグループとの紐付け」であり、この処理にかかる時間をT2とすると、
T2=(プロジェクトの数)
×((プロジェクトと文書分類との紐付けにかかる時間)
+(文書分類の数)
×(文書分類と閲覧できるユーザまたはグループとの紐付けにかかる時間))
となる。T1とT2とを比較すると、
(プロジェクトに属するグループの紐付けにかかる時間)<(文書分類の数)×(文書分類と閲覧できるユーザまたはグループの紐付けにかかる時間)となるため、プロジェクトの数または文書分類の数が多くなるほど、本発明の方がより短時間で文書の公開または非公開の設定を行うことができる。
【0094】
また、文書分類を新たに追加した場合は、本発明では「文書分類と業務分類との紐付け」と「プロジェクトと文書分類との紐付け」との情報を記憶させるだけで済むが、従来の方法では、「プロジェクトと文書分類との紐付け」と「各プロジェクトの文書分類とユーザまたはグループとの紐付け」との情報を記憶させる作業が必要になり、文書管理装置100は、保守性にも優れている。
【0095】
本発明の他の実施の形態では、前述した文書管理装置100において、文書閲覧・登録部13は、文書を閲覧するだけの構成であってもよい。
【0096】
本発明の実施のさらに他の形態では、前述した文書管理装置100において、文書公開・非公開制御部14の処理のみを次のように異ならせてもよい。前述した図1に示す実施の形態では、図8(1)の表示画面95に示される投稿ボタン96および閲覧ボタン97がクリックされてから、文書を公開するか、非公開とするのかを判断しているが、本実施の形態では、文書公開・非公開制御部14が、図8(1)の表示画面95を表示する前に、文書を公開するのか、非公開とするのかの判定を行って、公開する文書分類情報については、表示装置の画面に表示し、非公開とする文書分類情報については、表示装置の画面に表示しないようにする。
【0097】
図11は、本実施の形態における表示画面95を示す図である。たとえば、グループ「2」に所属するユーザIDが「100003」であるユーザがログインしたとすると、表10からグループIDが「2」の業務分類IDは「2」であり、表8から所属プロジェクトIDは「1」である。プロジェクトIDが「1」のプロジェクトに属する文書分類IDは、表3から「1」,「2」,「4」であり、表5から業務分類IDが「2」の業務分類と紐付いている文書分類IDは「1」と「3」とである。そのため表示画面95には、図10に示すように、文書分類IDが「1」(製品仕様書)と「3」(新規部品リスト)だけ表示され、「2」(開発日程表)は表示されない。
【0098】
このように表示画面(文書分類の閲覧・投稿画面)95を表示させて、ログインしたユーザが閲覧または投稿できない文書分類を非表示にすることによって、ログインしたユーザと関係のない文書分類を排除できる。そのため、ログインしたユーザが関係する文書のみを表示できるため、ログインしたユーザが関係する文書をすべての文書から探す手間が省ける。
【0099】
本発明の実施のさらに他の形態では、前述した文書管理装置100において、文書公開・非公開制御部14の処理のみを次のように異ならせてもよい。前述した図1に示す実施の形態では、図8(1)の表示画面95に示される投稿ボタン96および閲覧ボタン97がクリックされてから、文書を公開するか、非公開とするのかを判断しているが、本実施の形態では、本実施の形態では、文書公開・非公開制御部14が、図8(1)の表示画面95を表示する前に、文書を公開するのか、非公開とするのかの判定を行って、公開する文書分類情報については、表示装置の画面に表示し、非公開とする文書分類情報については、公開する文書分類情報とは異なる色で表示し、特に目立たない色で表示(グレイアウト)し、投稿ボタン96および閲覧ボタン97も無効にする。
【0100】
図12は、本実施の形態における表示画面95を示す図である。たとえば、グループIDが「2」に所属するユーザIDが「100003」がログインしたとすると、表10からグループIDが「2」の業務分類IDは「2」であり、所属プロジェクトIDは「1」である。プロジェクトIDが「1」に属する文書分類IDは、表3から「1」,「2」,「4」であり、表5から業務分類IDが「2」と紐付いている文書分類IDは「1」と「3」とである。そのため表示画面95には、図11に示すように、文書分類IDが「1」(製品仕様書)と「3」(新規部品リスト)との表示と、「2」(開発日程表)との表示とは、表示色をことならせ、「2」(開発日程表)についてはグレイアウトして表示し、投稿ボタン96および閲覧ボタン97を無効にする。
【0101】
このように表示画面(文書分類の閲覧・投稿画面)95を表示させて、ログインしたユーザが閲覧または投稿できない文書分類を他の文書分類よりも目立たない表示にすることによって、ログインしたユーザと関係のある文書分類と関係のない文書分類を容易に分けることができる。そのため、ログインしたユーザが関係する文書のみを把握できるため、ログインしたユーザが関係する文書をすべての文書から探す手間が省ける。
【0102】
本発明の実施のさらに他の形態では、前述した文書管理装置100において、第1の紐付け情報記憶部4に記憶される情報と、文書公開・非公開制御部14の処理とのみを次のように異ならせてもよい。表12は、第1の紐付け情報記憶部4に前述した表3の第1の紐付け情報に、公開可否情報を加えたテーブルを示す図である。
【0103】
第1の紐付け情報記憶部4は、プロジェクト情報が表すプロジェクトIDと、文書分類情報が表す文書分類IDと、ユーザ情報記憶部9に記憶されているすべてのユーザ情報のユーザ、すなわち文書管理装置にログインできるすべての人に対して、文書を公開するか否かを表す公開可否情報とを対応付けて記憶する。
【0104】
表12は、プロジェクトIDと、文書分類IDと、公開可否情報とを対応付けたテーブルの一例を示す。公開可否情報は、非公開のものについては「false」で表され、一般公開するものについては「ture」で表される。
【0105】
【表12】
【0106】
プロジェクトと文書分類との紐付け部5は、端末装置101から入力される指令に応じて、前記第1の紐付け情報記憶部4に表12に示すテーブルを記憶させる。
【0107】
文書公開・非公開制御部14は、前述した図1に示す文書管理装置100における機能に加えて、第1の紐付け情報記憶部4において、プロジェクトに紐付けられた文書分類を一般公開するかどうかの設定を変更できる機能を有する。
【0108】
図13は、文書公開・非公開制御部14が、端末装置101の表示装置に表示する公開可否情報を設定する表示画面141を示す図である。プロジェクトと文書分類の紐付け部5は、端末装置101から入力される指令に応じて、図13に示す表示画面141を表示する。表示画面141には、プロジェクトIDのプロジェクト名と、該プロジェクト名が表すプロジェクト情報に紐付け可能な、複数の文書分類情報を表す文書分類名とが表示される。また表示画面141には、文書分類名にそれぞれ対応する位置にチェックボックス142と、設定ボタン143と、キャンセルボタン144とが表示されている。チェックボックス142には、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルをクリックなどを行うことによって、チェックの印を入れて選択することができ、各ボタン143,144は、端末装置101の入力装置によって表示装置に表示されるカーソルを合わせてクリックなどを行うことによって、選択することができる。
【0109】
プロジェクトと文書分類との紐付け部5は、設定ボタン143がクリックされると、プロジェクト名が表すプロジェクト情報のプロジェクトIDと、文書分類名が表す文書分類情報の文書分類IDとを紐付けて、チェックボックス142にチェックの印を入れた文書分類IDについては、「ture」を対応して記憶させ、チェックボックス142にチェックの印を入れていない文書分類IDについては、「false」を対応して記憶させて、すなわち、表12に示すテーブルを作成して、第1の紐付け情報記憶部4に記憶させる。またキャンセルボタン44をクリックすることによって、プロジェクトと文書分類との紐付け部5は、処理を中止して、表示画面141の表示を消す。
【0110】
前記文書公開・非公開制御部14は、第1の紐付け情報記憶部4に記憶されている公開可否情報が、「ture」を表しているときに、前記公開可否情報に対応する第1の紐付け情報で紐付けられるプロジェクト情報および文書分類情報に対応付けられて、前記文書記憶部12に記憶されている文書情報を前記文書閲覧・登録部13に出力させ、表示装置に表示させることができる。
【0111】
このように、文書の公開可否情報を設定することによって、文書管理装置にログインしたすべての人に対して公開できる機能を有することで、「プロジェクト情報と文書分類情報との紐付けの設定」、「文書分類情報と業務分類情報との紐付けの設定」および「グループ情報とプロジェクト情報および業務分類情報との紐付けの設定」を変更することなく、文書管理装置にログインしたすべての人に対して公開できるようになるので操作性が向上する。
【図面の簡単な説明】
【0112】
【図1】本発明の実施の一形態の文書管理装置100の構成を示す機能ブロック図である。
【図2】プロジェクト管理部2が端末装置101の表示装置に表示する表示画面を示す図である。
【図3】プロジェクトと文書分類の紐付け部5が端末装置101の表示装置に表示する表示画面41を示す図である。
【図4】文書分類と業務分類の紐付け部8が端末装置101の表示装置に表示する表示画面45を示す図である。
【図5】ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するユーザ情報の設定に関連する表示画面を示す図である。
【図6】ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するグループ対応情報の設定に関連する表示画面を示す図である。
【図7】ユーザ・グループ管理部11が端末装置101の表示装置に表示するログイン認証に関連する表示画面91を示す図である。
【図8】文書閲覧・登録部13が端末装置101の表示装置に表示する文書閲覧または登録に関連する表示画面を示す図である。
【図9】文書公開・非公開制御部14の処理を示すフローチャートである。
【図10】文書公開・非公開制御部14が、表示装置に表示させる表示画面131を示す図である。
【図11】本実施の形態における表示画面95を示す図である。
【図12】本実施の形態における表示画面95を示す図である。
【図13】文書公開・非公開制御部14が、端末装置101の表示装置に表示する公開可否情報を設定する表示画面141を示す図である。
【符号の説明】
【0113】
1 プロジェクト情報記憶部
2 プロジェクト管理部
3 文書分類情報記憶部
4 第1の紐付け情報記憶部
5 プロジェクトと文書分類との紐付け部
6 業務分類情報記憶部
7 第2の紐付け情報記憶部
8 文書分類と業務分類の紐付け部
9 ユーザ情報記憶部
10 グループ情報記憶部
11 ユーザ・グループ管理部
12 文書記憶部
13 文書閲覧・登録部
14 文書公開・非公開制御部
【特許請求の範囲】
【請求項1】
プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトに付与されるプロジェクト情報を記憶するプロジェクト情報記憶部と、
文書の分類毎に付与され、各文書の分類に付与される文書分類情報を記憶する文書分類情報記憶部と、
前記プロジェクト情報と前記文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表す第1の紐付け情報を記憶する第1紐付け情報記憶部と、
業務の分類毎に付与される業務分類情報を記憶する業務分類情報記憶部と、
ユーザ毎に付与されるユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶するグループ情報記憶部と、
文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する文書記憶部と、
文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表す第2の紐付け情報を記憶する第2紐付け情報記憶部と、
外部から入力されるユーザ情報および文書実体情報を出力させるための閲覧指令情報に基づいて、前記文書記憶部に記憶される文書実体情報を出力可能な文書閲覧部と、
外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、入力された前記ユーザ情報が、前記グループ情報記憶部にグループ情報と対応付けられて記憶されているか否かを判断し、グループ情報に対応付けられていると判断したとき、該対応付けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第1の紐付け情報記憶部に記憶される第1の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応して前記グループ情報記憶部に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第2の紐付け情報記憶部に記憶される第2の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する制御部とを含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項2】
前記制御部は、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可したときは、表示装置にユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応する文書情報を表示し、出力を許可しないときには、表示装置にユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応する文書情報を表示させないことを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
【請求項3】
前記制御部は、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可したときは、表示装置にユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応する文書情報を所定の色で表示し、出力を許可しないときには、表示装置にユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応する文書情報を、前記所定の色とは異なる色で表示することを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
【請求項4】
前記第1の紐付け情報記憶部は、前記第1の紐付け情報に対応して、前記ユーザ情報記憶部に記憶されている全てのユーザ情報のユーザに対して、文書実体情報を公開するか否かを表す公開可否情報を記憶し、
前記制御部は、外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、かつ、前記第1の紐付け情報記憶部に記憶されている公開可否情報が、前記ユーザ情報記憶部に記憶されている全てのユーザ情報のユーザに対して、文書実体情報を公開することを表しているときに、前記公開可否情報に対応する第1の紐付け情報で紐付けられるプロジェクト情報および文書分類情報に対応付けられて、前記文書記憶部に記憶されている文書情報の出力を許可することを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
【請求項5】
コンピュータを、
プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトに付与されるプロジェクト情報を記憶するプロジェクト情報記憶部と、
文書の分類毎に付与され、各文書の分類に付与される文書分類情報を記憶する文書分類情報記憶部と、
前記プロジェクト情報と前記文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表す第1の紐付け情報を記憶する第1紐付け情報記憶部と、
業務の分類毎に付与される業務分類情報を記憶する業務分類情報記憶部と、
ユーザ毎に付与されるユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶するグループ情報記憶部と、
文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する文書記憶部と、
文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表す第2の紐付け情報を記憶する第2紐付け情報記憶部と、
外部から入力されるユーザ情報および文書実体情報を出力させるための閲覧指令情報に基づいて、前記文書記憶部に記憶される文書実体情報を出力可能な文書閲覧部と、
外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、入力された前記ユーザ情報が、前記グループ情報記憶部にグループ情報と対応付けられて記憶されているか否かを判断し、グループ情報に対応付けられていると判断したとき、該対応付けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第1の紐付け情報記憶部に記憶される第1の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応して前記グループ情報記憶部に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第2の紐付け情報記憶部に記憶される第2の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する制御部として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項6】
請求項5に記載の文書管理プログラムを記録されたコンピュータが読取り可能な記録媒体。
【請求項1】
プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトに付与されるプロジェクト情報を記憶するプロジェクト情報記憶部と、
文書の分類毎に付与され、各文書の分類に付与される文書分類情報を記憶する文書分類情報記憶部と、
前記プロジェクト情報と前記文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表す第1の紐付け情報を記憶する第1紐付け情報記憶部と、
業務の分類毎に付与される業務分類情報を記憶する業務分類情報記憶部と、
ユーザ毎に付与されるユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶するグループ情報記憶部と、
文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する文書記憶部と、
文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表す第2の紐付け情報を記憶する第2紐付け情報記憶部と、
外部から入力されるユーザ情報および文書実体情報を出力させるための閲覧指令情報に基づいて、前記文書記憶部に記憶される文書実体情報を出力可能な文書閲覧部と、
外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、入力された前記ユーザ情報が、前記グループ情報記憶部にグループ情報と対応付けられて記憶されているか否かを判断し、グループ情報に対応付けられていると判断したとき、該対応付けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第1の紐付け情報記憶部に記憶される第1の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応して前記グループ情報記憶部に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第2の紐付け情報記憶部に記憶される第2の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する制御部とを含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項2】
前記制御部は、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可したときは、表示装置にユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応する文書情報を表示し、出力を許可しないときには、表示装置にユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応する文書情報を表示させないことを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
【請求項3】
前記制御部は、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可したときは、表示装置にユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応する文書情報を所定の色で表示し、出力を許可しないときには、表示装置にユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応する文書情報を、前記所定の色とは異なる色で表示することを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
【請求項4】
前記第1の紐付け情報記憶部は、前記第1の紐付け情報に対応して、前記ユーザ情報記憶部に記憶されている全てのユーザ情報のユーザに対して、文書実体情報を公開するか否かを表す公開可否情報を記憶し、
前記制御部は、外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、かつ、前記第1の紐付け情報記憶部に記憶されている公開可否情報が、前記ユーザ情報記憶部に記憶されている全てのユーザ情報のユーザに対して、文書実体情報を公開することを表しているときに、前記公開可否情報に対応する第1の紐付け情報で紐付けられるプロジェクト情報および文書分類情報に対応付けられて、前記文書記憶部に記憶されている文書情報の出力を許可することを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
【請求項5】
コンピュータを、
プロジェクト毎に付与され、各プロジェクトに付与されるプロジェクト情報を記憶するプロジェクト情報記憶部と、
文書の分類毎に付与され、各文書の分類に付与される文書分類情報を記憶する文書分類情報記憶部と、
前記プロジェクト情報と前記文書分類情報とを紐付け、プロジェクトで用いられる文書の分類を表す第1の紐付け情報を記憶する第1紐付け情報記憶部と、
業務の分類毎に付与される業務分類情報を記憶する業務分類情報記憶部と、
ユーザ毎に付与されるユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの集まりであるグループ毎に付与され、各グループのそれぞれを表すグループ情報と、グループが所属するプロジェクトのプロジェクト情報と、グループが行う業務の分類毎に付与され、各業務の分類をそれぞれ表す業務分類情報と、グループに所属するユーザのユーザ情報とを、グループ毎に対応付けして記憶するグループ情報記憶部と、
文書毎に付与されて各文書をそれぞれ表す文書情報と、文書情報によって表される文書の文書分類情報と、文書の実体を表す文書実体情報とを、各文書毎に対応付けして記憶する文書記憶部と、
文書分類情報および業務分類情報を紐付けて、文書の分類のそれぞれを担当する業務の分類を表す第2の紐付け情報を記憶する第2紐付け情報記憶部と、
外部から入力されるユーザ情報および文書実体情報を出力させるための閲覧指令情報に基づいて、前記文書記憶部に記憶される文書実体情報を出力可能な文書閲覧部と、
外部から入力された前記ユーザ情報が前記ユーザ情報記憶部に記憶されており、入力された前記ユーザ情報が、前記グループ情報記憶部にグループ情報と対応付けられて記憶されているか否かを判断し、グループ情報に対応付けられていると判断したとき、該対応付けられていると判断されたグループ情報に対応するプロジェクト情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第1の紐付け情報記憶部に記憶される第1の紐付け情報によって紐付けられており、かつ、前記対応付けられていると判断されたグループ情報に対応して前記グループ情報記憶部に記憶されている業務分類情報と、ユーザが閲覧しようとする文章の文書実体情報に対応して前記文書記憶部に記憶されている文書分類情報とが、前記第2の紐付け情報記憶部に記憶される第2の紐付け情報によって紐付けられている場合にのみ、前記文書閲覧部に、閲覧指令情報に基づいて出力すべき文書実体情報を出力を許可する制御部として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
【請求項6】
請求項5に記載の文書管理プログラムを記録されたコンピュータが読取り可能な記録媒体。
【図1】
【図3】
【図4】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図13】
【図2】
【図5】
【図6】
【図12】
【図3】
【図4】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図13】
【図2】
【図5】
【図6】
【図12】
【公開番号】特開2010−33470(P2010−33470A)
【公開日】平成22年2月12日(2010.2.12)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2008−197078(P2008−197078)
【出願日】平成20年7月30日(2008.7.30)
【出願人】(000005049)シャープ株式会社 (33,933)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成22年2月12日(2010.2.12)
【国際特許分類】
【出願日】平成20年7月30日(2008.7.30)
【出願人】(000005049)シャープ株式会社 (33,933)
【Fターム(参考)】
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