電子化文書管理装置および電子化文書管理方法
【課題】利用者のデータ入力・更新・検索における効率性を向上することができる電子化文書管理装置および電子化文書管理方法を提供することを課題とする。
【解決手段】本発明は、固有の識別記号を表示した台紙を印刷部にて印刷し、印刷された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得し、生成された文書画像情報を分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて電子化文書を記憶部に格納する。
【解決手段】本発明は、固有の識別記号を表示した台紙を印刷部にて印刷し、印刷された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得し、生成された文書画像情報を分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて電子化文書を記憶部に格納する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子化文書管理装置および電子化文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子化文書（紙文書をスキャナ等で読取って画像化した電子データ）を管理する場合、電子化（画像化）された順番で電子データに固有ＩＤ（識別記号）を割り当てサーバ等の記録媒体に保存し、このＩＤに基づいて記録媒体から所定の電子データを検索していた。
【０００３】
例えば、特許文献１に記載の医療用電子ファイリングシステムは、所定の診療治療情報と所定の患者情報とに基づいて所定のＩＤを付与したバーコードを出力し、バーコードを付与した診療治療記録シートに記載された記録画像およびバーコードを同一機器で同時に読取って記録画像およびバーコードを電子画像ファイル化すると共に、バーコードをデジタルデータ化したデジタルデータに基づいて作成された電子画像ファイルを記憶している。
【０００４】
また、特許文献２に記載の帳票データ管理システムは、印刷する帳票に対して、帳票管理情報と印刷に使用した電子データへのアクセス情報を、二次元シンボルとして帳票に印字し、印刷した帳票の二次元シンボルから取得した情報と印刷した帳票を関連付けて帳票管理している。
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−００４３４２号公報
【特許文献２】特開２００７−０１１５６０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来技術（特許文献１および２等）においては、紙文書が電子化（画像化）された順番で、電子化文書に対して固有ＩＤ（識別記号）を割り当てて記録媒体へ保存している。そのため、電子化後に新たに紙文書が発生するという頻繁に生じ得る状況において、その紙文書を電子化した新規文書画像情報を既に記録媒体に保存された特定の電子化文書へ適切な順番にて挿入するという十分な対応ができていないという問題点を有していた。すなわち、従来技術においては、電子化の際に固有ＩＤを自動付与してデータを保存することにより、登録時の作業効率性を向上させているものの、その固有ＩＤの割り当て方式や管理方法等が細かく設定されておらず、登録されたデータの挿入や削除等といったデータ更新の効率性において問題点を有していた。
【０００７】
また近年、医療分野では、ＩＣＤコード（国際疾病分類）等の医療分野の分類コードが標準化されており、この分類コードに基づいて紙カルテ等の医療文書を管理することが義務付けられているが、この場合、紙文書（紙カルテ等）を電子化した電子化文書（電子化カルテ等）に対し、固有ＩＤ（ＩＣＤコード等）を外部から付与することが必要となるため、これにかかる作業の手間が膨大となるという問題点を有していた。さらに、紙文書を電子化した後、新たに紙文書が追加される（発生する）場合が頻繁に生じるが、一度固有ＩＤを付与すると、新規データをその間に挿入することが困難になるという問題点を有していた。
【０００８】
本発明は、上記問題点に鑑みてなされたもので、利用者のデータ入力・更新・検索における効率性を向上することができる電子化文書管理装置および電子化文書管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
このような目的を達成するため、本発明の電子化文書管理装置は、印刷部と画像読取部と記憶部と制御部とを少なくとも備えた電子化文書管理装置であって、上記制御部は、固有の識別記号を表示した台紙を上記印刷部にて印刷する台紙印刷手段と、上記台紙印刷手段にて印刷された上記台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得する紙文書読取手段と、上記紙文書読取手段にて生成された上記文書画像情報を上記分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに上記文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記電子化文書を上記記憶部に格納する電子化文書格納手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記制御部は、上記記憶部に既に記憶された上記識別記号と比較することにより、上記識別記号を選定する識別記号選定手段を更に備え、上記台紙印刷手段は、上記識別記号選定手段にて選定された上記識別記号を表示した上記台紙を上記印刷部にて印刷することを特徴とする。
【００１１】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記制御部は、上記識別記号を表示した識別記号シールを上記印刷部にて印刷するシール印刷手段を更に備え、上記紙文書読取手段は、上記シール印刷手段にて印刷された上記識別記号シールが貼付された上記台紙に少なくとも上記分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される上記紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する上記文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得することを特徴とする。
【００１２】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記制御部は、上記紙文書に上記識別記号が表示されていない場合、上記画像読取部にて当該紙文書を読取り上記文書画像情報を生成し、上記印刷部にて当該文書画像情報に上記識別記号を印字する識別記号印字手段を更に備えたことを特徴とする。
【００１３】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記識別記号は、上記紙文書に対する処理時刻を更に含み、上記識別記号選定手段は、上記記憶部に既に記憶された上記識別記号の上記処理時刻と比較することにより、上記識別記号を選定することを特徴とする。
【００１４】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記電子化文書格納手段は、上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の第１の文書画像情報の後に上記紙文書読取手段にて新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換え、更に、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を付加することにより、上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記第２の文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて上記順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記第２の文書画像情報を上記電子化文書に追加して上記記憶部に格納することを特徴とする。
【００１５】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記制御部は、上記識別記号に基づいて上記記憶部に記憶された上記電子化文書の少なくとも一部を削除する電子化文書削除手段を更に備え、上記電子化文書削除手段は、上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の上記第１の文書画像情報の後の上記第２の文書画像情報を削除する場合、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報、ならびに、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換えることにより、上記記憶部に記憶された上記電子化文書の上記第２の文書画像情報の上記識別記号を削除し、上記識別記号が削除された上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号を最大コードに変更した上記順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を上記記憶部から削除しないことを特徴とする。
【００１６】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記電子化文書削除手段は、上記記憶部から削除される上記電子化文書を外部記録媒体に複製した後に当該電子化文書の上記文書画像情報を削除し、上記外部記録媒体へ複製後、上記順番情報において、上記記憶部から削除される上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記ＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記最大コードでない場合、当該第２の文書画像情報を削除しないことを特徴とする。
【００１７】
また、本発明の電子化文書管理方法は、印刷部と画像読取部と記憶部と制御部とを少なくとも備えた電子化文書管理装置において実行される電子化文書管理方法であって、上記制御部において実行される、固有の識別記号を表示した台紙を上記印刷部にて印刷する台紙印刷ステップと、上記台紙印刷ステップにて印刷された上記台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得する紙文書読取ステップと、上記紙文書読取ステップにて生成された上記文書画像情報を上記分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに上記文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記電子化文書を上記記憶部に格納する電子化文書格納ステップと、を含むことを特徴とする。
【００１８】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記制御部において実行される、上記記憶部に既に記憶された上記識別記号と比較することにより、上記識別記号を選定する識別記号選定ステップを更に含み、上記台紙印刷ステップにおいて、上記識別記号選定ステップにて選定された上記識別記号を表示した上記台紙を上記印刷部にて印刷することを特徴とする。
【００１９】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記制御部において実行される、上記識別記号を表示した識別記号シールを上記印刷部にて印刷するシール印刷ステップを更に含み、上記紙文書読取ステップにおいて、上記シール印刷ステップにて印刷された上記識別記号シールが貼付された上記台紙に少なくとも上記分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される上記紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する上記文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得することを特徴とする。
【００２０】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記制御部において実行される、上記紙文書に上記識別記号が表示されていない場合、上記画像読取部にて当該紙文書を読取り上記文書画像情報を生成し、上記印刷部にて当該文書画像情報に上記識別記号を印字する識別記号印字ステップを更に含むことを特徴とする。
【００２１】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記識別記号は、上記紙文書に対する処理時刻を更に含み、上記識別記号選定ステップにおいて、上記記憶部に既に記憶された上記識別記号の上記処理時刻と比較することにより、上記識別記号を選定することを特徴とする。
【００２２】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記電子化文書格納ステップにおいて、上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の第１の文書画像情報の後に上記紙文書読取ステップにて新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換え、更に、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を付加することにより、上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記第２の文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて上記順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記第２の文書画像情報を上記電子化文書に追加して上記記憶部に格納することを特徴とする。
【００２３】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記制御部において実行される、上記識別記号に基づいて上記記憶部に記憶された上記電子化文書の少なくとも一部を削除する電子化文書削除ステップを更に含み、上記電子化文書削除ステップにおいて、上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の上記第１の文書画像情報の後の上記第２の文書画像情報を削除する場合、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報、ならびに、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換えることにより、上記記憶部に記憶された上記電子化文書の上記第２の文書画像情報の上記識別記号を削除し、上記識別記号が削除された上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号を最大コードに変更した上記順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を上記記憶部から削除しないことを特徴とする。
【００２４】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記電子化文書削除ステップにおいて、上記記憶部から削除される上記電子化文書を外部記録媒体に複製した後に当該電子化文書の上記文書画像情報を削除し、上記外部記録媒体へ複製後、上記順番情報において、上記記憶部から削除される上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記ＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記最大コードでない場合、当該第２の文書画像情報を削除しないことを特徴とする。
【発明の効果】
【００２５】
この発明によれば、固有の識別記号を表示した台紙を印刷部にて印刷し、印刷された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得し、生成された文書画像情報を分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて電子化文書を記憶部に格納するので、紙文書を電子化（画像化）して作成した文書画像情報に対して必ず固有の識別記号を付加することができ、従来技術（特許文献１および２等）においては考慮されていなかった、電子化文書の各文書画像情報の前に存在する文書画像情報の識別記号と後に存在する文書画像情報の識別記号とを必ず連結させることができ、この連結させた識別記号に基づいて各文書画像情報の前後の順番を関連付けた状態で電子化文書を格納することが可能となる。これにより、従来技術においては、一旦紙文書を電子化した後に新たに紙文書が生じて新規文書画像情報が発生した場合、例えば、一度ＩＤを付与すると新たに生じた新規文書画像情報を紙文書と同じ順番で電子化文書において電子的に挿入することが困難であったが、本発明は、前後の順番を関連付けた状態で文書画像情報を格納しているので、紙文書に記載された識別記号に基づいて、電子化文書の文書画像情報の挿入や削除等の処理を効率的に行うことができ、容易に電子化文書を管理することが可能となる。このように、本発明は、利用者のデータ入力・更新・検索における効率性を向上することができるという効果を奏する。
【００２６】
また、従来技術においては、紙文書を電子化（画像化）する読取時にＩＤを付与していたが、本発明は、読取られる紙文書の台紙に初めから唯一固有の識別記号を印刷しておくことができるので、従来技術のように新たにシステム側で識別記号を振る必要がなくなり、システムにかかる費用を抑えることができるという効果を奏する。
【００２７】
また、この発明によれば、記憶部に既に記憶された識別記号と比較することにより、識別記号を選定し、台紙の印刷において、選定された識別記号を表示した台紙を印刷部にて印刷するので、紙文書を読取って電子化文書を作成する前に、一度使用した識別記号をソートして記憶した電子データを参照して、紙文書の台紙に印刷する識別記号が唯一固有であることを保証することができる。これにより、新規に識別記号を使用する際には、それが未使用の識別記号であることを確認してから台紙に印刷することができるという効果を奏する。
【００２８】
また、この発明によれば、固有の識別記号を表示した識別記号シールを印刷部にて印刷し、紙文書の読取において、印刷された識別記号シールが貼付された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得することができるので、例えば、台紙に固有の識別記号が記載されていない場合であっても、固有の識別記号シールを台紙に貼ることで唯一固有の識別記号が記載された紙文書を容易に作成することができるという効果を奏する。
【００２９】
また、この発明によれば、紙文書に識別記号が表示されていない場合、画像読取部にて当該紙文書を読取り文書画像情報を生成し、印刷部にて当該文書画像情報に固有の識別記号を印字するので、例えば、台紙に固有の識別記号が記載されていない場合であっても、紙文書の読取時に唯一固有の識別記号を文書画像情報に印字することができ、当該識別記号に基づいて文書画像情報を含む電子化文書を管理することができるという効果を奏する。
【００３０】
また、この発明によれば、識別記号は、紙文書に対する処理時刻を更に含み、識別記号の選定において、記憶部に既に記憶された識別記号の処理時刻と比較することにより、識別記号を選定するので、紙文書の台紙に印刷する識別記号が唯一固有であることを保証するために、未使用の識別記号であることを正確かつ容易に確認することができるという効果を奏する。また、例えば、処理時刻は、識別記号の前方に含むことができ、関連時刻として、例えば、印刷開始時刻、印刷終了予定時刻、また、前２時刻の間の任意の時刻などを含むことができる。
【００３１】
また、この発明によれば、電子化文書の格納において、記憶部に既に記憶された電子化文書の第１の文書画像情報の後に紙文書読取ステップにて新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報を、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、の順で連結された順番情報に書き換え、更に、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報を付加することにより、第２の文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と第２の文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて順番情報を生成し第２の文書画像情報を電子化文書に追加して記憶部に格納するので、従来技術においては考慮されていなかった、電子化文書の各文書画像情報の前に存在する文書画像情報の識別記号と後に存在する文書画像情報の識別記号とを必ず連結させることができ、この連結させた識別記号に基づいて各文書画像情報の前後の順番を関連付けた状態で電子化文書を格納することができるという効果を奏する。これにより、従来技術においては、一旦紙文書を電子化した後に新たに紙文書が生じて新規文書画像情報が発生した場合、例えば、一度ＩＤを付与すると新たに生じた新規文書画像情報を紙文書と同じ順番で電子化文書において電子的に挿入することが困難であったが、本発明は、前後の順番を関連付けた状態で文書画像情報を格納しているので、紙文書に記載された識別記号に基づいて、電子化文書の文書画像情報の挿入処理を効率的に行うことができ、容易に電子化文書を管理することができるという効果を奏する。
【００３２】
また、この発明によれば、識別記号に基づいて記憶部に記憶された電子化文書の少なくとも一部を削除し、電子化文書の削除において、記憶部に既に記憶された電子化文書の第１の文書画像情報の後の第２の文書画像情報を削除する場合、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、の順で連結された順番情報、ならびに、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報を、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報に書き換えることにより、記憶部に記憶された電子化文書の第２の文書画像情報の識別記号を削除し、識別記号が削除された第２の文書画像情報の前の文書画像情報を示す識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の文書画像情報を示す識別記号を最大コードに変更した順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を記憶部から削除しないので、記憶部に既に記憶された電子化文書を削除する際にも、電子化文書の各文書画像情報の前に存在する文書画像情報の識別記号と後に存在する文書画像情報の識別記号とを必ず連結させた順番情報を生成することができ、この連結させた順番情報に基づいて各文書画像情報の前後の順番を関連付けた状態を維持することができ、電子化文書の各文書画像情報の順番を担保することができるという効果を奏する。これにより、従来技術においては、不必要な紙文書が生じて対応する電子化文書の文書画像情報の削除が必要となった場合、一度ＩＤを付与すると紙文書と同じように前後の順番を担保した状態で電子化文書において電子的に削除することが困難であったが、本発明は、前後の順番を関連付けた状態で文書画像情報を格納しているので、紙文書に記載された識別記号に基づいて、電子化文書の文書画像情報の削除処理を効率的に行うことができ、容易に電子化文書を管理することができるという効果を奏する。また、本発明においては、前の文書画像情報を示す識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、後の文書画像情報を示す識別記号を最大コードに書き換えることで削除処理を実行するので、該当する電子化文書から外されるものの該当する文書画像情報のデータ自体を記憶部から削除しないので、一度スキャンしたデータは必ず媒体上に保存されるという効果を奏する。
【００３３】
また、この発明によれば、電子化文書の削除において、記憶部から削除される電子化文書を外部記録媒体に複製した後に当該電子化文書の文書画像情報を削除し、外部記録媒体へ複製後、順番情報において、記憶部から削除される第２の文書画像情報の前の文書画像情報を示す識別記号がＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の文書画像情報を示す識別記号が最大コードでない場合、当該第２の文書画像情報を削除しないので、例えば、一度スキャンした電子化文書（例えば、使用頻度の低くなった文書画像情報など）を消去する際には必ず外部記録媒体に保存することができるので、誤ってデータを消去してしまうという状況等を防止できるという効果を奏する。また、本発明においては、外部記録媒体等へ複製後に前の文書画像情報を示す識別記号がＮＵＬＬコードでなく、かつ、後の文書画像情報を示す識別記号が最大コードでない場合、文書画像情報自体を削除しないので、前後が関連付けられている文書画像情報については削除されず、各文書画像情報の前後の順番を関連付けた状態を維持することができ、電子化文書の各文書画像情報の順番を担保することができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３４】
以下に、本発明にかかる電子化文書管理装置および電子化文書管理方法並びにプログラムの実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施の形態によりこの発明が限定されるものではない。
【００３５】
［本発明の概要］
以下、本発明の概要について図１を参照して説明し、その後、本発明の構成および処理等について詳細に説明する。ここで、図１は、本発明の基本処理の一例を示す図である。
【００３６】
本発明は、概略的に、以下の基本的特徴を有する。
【００３７】
図１に示すように、本発明の電子化文書管理装置１００は、印刷部１１６（例えば、プリンタ、ネットワークプリンタ等）と、画像読取部１１８（例えば、スキャナ、ネットワークスキャナ等）と、表示部１１４（例えば、ディスプレイ、モニタ等）と、入力部１１２（例えば、キーボード、マウス、タッチパネル等）と記憶部と制御部とを少なくとも備えて構成される。ここで、電子化文書管理装置１００は、印刷部１１６のプリンタ機能および画像読取部１１８のスキャナ機能を有する複合機（図示せず）を備えてもよい。ここで、印刷部１１６および画像読取部１１８は、プリンタ機能およびスキャナ機能を有する複合機として構成されてもよい。
【００３８】
続いて、電子化文書管理装置１００の本実施形態における基本処理の一例について、図１を参照し、以下に（１）〜（９）の順で説明する。
【００３９】
（１）図１に示すように、電子化文書管理装置１００の制御部は、全ての紙（台紙）に、使用する前に、唯一固有の識別記号を記入しておく。
【００４０】
ここで、「識別記号」とは、紙文書を一意に特定する固有の数字（例えば、「００１，００２，００３」等）や文字（例えば、「Ａ，Ｂ，Ｃ」等）を意味する。また、識別記号は、これらの数字や文字に基づいて制御部によりコード化されたバーコードやＱＲコード等であってもよい。
【００４１】
（２）そして、電子化文書管理装置１００の制御部は、紙に唯一固有の識別記号を記入することを確保（保証）するために、紙に識別記号を記入する際に、以下の（２−１）または（２−２）の処理を実施する。
【００４２】
（２−１）電子化文書管理装置１００の制御部は、紙に一度記入した識別記号を電子データとしてソート後、記憶部に保存しておき、新規に識別記号を紙に記入する際には、記憶部に記憶された識別記号を参照することにより、当該識別記号が既に記憶部に保存されていない識別記号であることを確認する。
【００４３】
（２−２）電子化文書管理装置１００の制御部は、電子データの識別記号の前方に、例えば、その紙に識別記号を記入した時刻などの処理時刻を含む識別記号を生成する。この処理時刻を識別記号に付加することにより、識別記号の唯一固有性はより保証される。
【００４４】
ここで、「処理時刻」とは、紙文書に対する処理時刻を意味する。また、処理時刻は、識別記号の前方に含まれてもよく（例えば、２００８年８月２８日の１４時１５分２７秒における処理時刻を識別記号の前方に含む「２００８０８２８−１４１５２７−００１」等）や、関連時刻として、例えば、印刷開始時刻、印刷終了予定時刻、または、前２時刻の間の任意の時刻などを含んでもよい。
【００４５】
（３）なお、台紙への識別記号の記入は、電子化文書管理装置１００の制御部が、印刷部１１６や複合機を制御して台紙に印刷してもよく、また、利用者が手書きで行ってもよい。
【００４６】
（４）そして、電子化文書管理装置１００の制御部は、識別記号が記入された紙のみを台紙として、入力部１１２を介して利用者により入力された分類コード等の事項を記載した文書を作成し、印刷部１１６や複合機を制御して印刷することにより紙文書（紙カルテ等）を作成する。なお、紙文書の作成は、識別記号が記入された台紙に、利用者が手書きにて分類コード等を記載することにより行ってもよい。
【００４７】
ここで、「紙文書」とは、固有の識別記号が記入された台紙を用いて、制御部または利用者が少なくとも分類コード等を記入することにより作成された、紙カルテ等の紙文書を意味する。
【００４８】
また、「分類コード」とは、一例として、紙文書が紙カルテである場合、医療分野で使用されている分類コード（例えば、ＩＣＤコード（国際疾病分類）等）に準拠するコードであってもよい。本実施形態において、分類コードは、当該分類コードに基づいて画像読取部１１８にて読取った文書画像情報を分類して後述する電子化文書を作成する際に用いられる。分類コードとしては、一例として、病院コード、患者コード、カルテコード、文書コード、時刻コード、ページ数コード、保管場所コード、疾病コード、投薬コード、術式コード、貸出コード、および、公開コード等が挙げられる。
【００４９】
（５）そして、電子化文書管理装置１００の制御部は、識別記号が付与され分類コード等が記載された紙文書を、画像読取部１１８にて電子化（画像化）することにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を作成し、作成された文書画像情報をコード化（例えば、バーコード化やＱＲコード化等）した識別記号を付与し、分類コード（例えば、カルテコードや病院コード等）に基づいて分類された電子化文書として記憶部に格納する。なお、本実施形態において、「電子化」とは、紙文書を画像読取部１１８や複合機のスキャナ機能により画像化することをいう。
【００５０】
ここで、「電子化文書」とは、画像読取部１１８にて読取られた紙文書（紙カルテ等）に対応する文書画像情報（カルテ画像情報等）を分類コード（例えば、カルテコードや病院コード等）に基づいて制御部により分類された、電子化カルテ等の電子化文書を意味する。
【００５１】
（６）なお、電子化文書管理装置１００の制御部の処理により、上記（５）の電子化文書には、付与されたコード化（例えば、バーコード化やＱＲコード化等）した識別記号以外にも、以下の（６−１）および（６−２）に示すようにコード化された識別記号（例えば、前後の識別記号を関連付けることにより生成された順番情報等）が対応付けられる。
【００５２】
（６−１）記憶部に既に記憶された当該電子化文書の文書画像情報の前にある文書画像情報の識別記号
【００５３】
（６−２）記憶部に既に記憶された当該電子化文書の文書画像情報の後にある文書画像情報の識別記号
【００５４】
ただし、記憶部上の最初の文書画像情報の前には文書画像情報が存在しないので、例えば、上記（６−１）の前の文書画像情報の識別記号に相当する記憶場所には、すべて同じ、ＮＵＬＬコードを入れてもよく、また、同様に上記（６−２）の最後には、最大コード（例えば、１６ビットならば、“ＦＦＦＦ”など）を入れてもよい。
【００５５】
ここで、「順番情報」とは、電子化文書ごとに文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と文書画像情報の後の識別記号とを関連付けることにより連結された識別記号を意味する。本実施形態において、電子化文書は、順番情報に対応付けて記憶部に格納される。順番情報としては、例えば、文書画像情報１の識別記号「２００８０８２８−１４１５２７−００１」と文書画像情報２の識別記号「２００８０８２８−１４１５２７−００２」とを関連付けた、順番情報「ＮＵＬＬ」−「２００８０８２８−１４１５２７−００１」−「２００８０８２８−１４１５２７−００２」等が挙げられる。
【００５６】
（７）また、電子化文書管理装置１００の制御部は、記憶部に既に存在する電子化文書の文書画像情報（例えば、文書Ｘ１と呼称）の後に新たに電子化された文書画像情報（例えば、文書Ｘ２と呼称）を追加する場合、例えば、「文書Ｘ１の前の識別記号」―「文書Ｘ１（当該識別記号）」―「文書Ｘ１の後の識別記号」とコード化（連結）された識別記号を、「文書Ｘ１の前の識別記号」―「文書Ｘ１（当該識別記号）」―「文書Ｘ２の識別記号」とコード化した識別記号からなる順番情報に書き換え、「文書Ｘ１の識別記号」―「文書Ｘ２（当該識別記号）」―「文書Ｘ１の後の識別記号」とコード化した識別記号を順番情報に付加する。
【００５７】
（８）また、電子化文書管理装置１００の制御部は、記憶部に既に存在する電子化文書の少なくとも一部を削除する場合、例えば、以下のように記憶部上で文書Ｘ１の次に存在する文書Ｘ２を削除する場合、「文書Ｘ１の前の識別記号」―「文書Ｘ１（当該識別記号）」―「文書Ｘ２の識別記号」と、「文書Ｘ１の識別記号」―「文書Ｘ２（当該識別記号）」―「文書Ｘ１の後の識別記号」とコード化（連結）された識別記号を、「文書Ｘ１の前の識別記号」―「文書Ｘ１（当該識別記号）」―「文書Ｘ１の後の識別記号」とコード化した識別記号からなる順番情報に書き換える。なお、電子化文書管理装置１００の制御部は、識別記号が削除された電子化文書の文書画像情報（この例において、文書Ｘ２）のデータ自体は消去せず、前の文書画像情報を示す識別記号をＮＵＬＬコードに、後の文書画像情報を示す識別記号を最大コードにし、電子化文書の文書画像情報のデータ自体は記憶部の物理メモリ上に保存する。
【００５８】
（９）このように、電子化文書管理装置１００の制御部の処理により、上記（８）のように電子化文書の文書画像情報のデータ自体を記憶部の物理メモリ上に保存していると、電子化文書が増加していく。そこで、電子化文書管理装置１００の制御部は、電子化文書の保存を見直す際には、以下の（９−１）〜（９−３）の工程を行う。
【００５９】
（９−１）電子化文書管理装置１００の制御部は、例えば、ＣＤやＤＶＤなどの記録媒体に、使用頻度の低くなった電子化文書を複製する。
【００６０】
（９−２）そして、電子化文書管理装置１００の制御部は、記録媒体への複製を確認した後で、記憶部から、記録媒体へ複製済みの電子化文書を削除する。
【００６１】
（９−３）なお、電子化文書管理装置１００の制御部は、記憶部上に保存された前の文書画像情報を示す識別記号がＮＵＬＬコードに、かつ、後の文書画像情報を示す識別記号が最大コードになっていない場合（すなわち、削除する電子化文書の文書画像情報の前後に他の文書画像情報が関連付けられている場合）、当該電子化文書を削除しない。
【００６２】
以上で、電子化文書管理装置１００の概要の説明を終える。
【００６３】
［電子化文書管理装置１００の構成］
次に、本電子化文書管理装置１００の構成について図２を参照して説明する。図２は、本発明が適用される本電子化文書管理装置１００の構成の一例を示すブロック図であり、該構成のうち本発明に関係する部分のみを概念的に示している。
【００６４】
図２に示すように、本電子化文書管理装置１００は、概略的に、印刷部１１６と画像読取部１１８と表示部１１４と入力部１１２と記憶部１０６と制御部１０２とを少なくとも備えて構成される。これら電子化文書管理装置１００の各部は任意の通信路を介して通信可能に接続されている。
【００６５】
また、図２において、入出力制御インターフェース部１０８は、入力部１１２、表示部１１４、印刷部１１６、画像読取部１１８等の制御を行う。ここで、表示部１１４としては、モニタ（家庭用テレビを含む）やスピーカ等を用いてもよい。また、入力部１１２としては、キーボード、マウス、タッチパネル、および、マイク等を用いてもよい。
【００６６】
また、図２において、印刷部１１６は、プリンタ機能を有する印刷手段であり、例えば、プリンタやネットワークプリンタ等である。本実施形態において、印刷部１１６は、固有の識別記号を表示した台紙を印刷する。また、画像読取部１１８は、スキャナ機能を有する画像読取手段であり、例えば、スキャナやネットワークスキャナ等である。本実施形態において、画像読取部１１８は、印刷部１１６にて印刷された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を読取る。なお、印刷部１１６と画像読取部１１８は、少なくともプリンタ機能およびスキャナ機能を有する複合機１２０として構成してもよい。
【００６７】
また、図２において、記憶部１０６は、固定ディスク装置等のストレージ手段であり、各種のデータベースやテーブル（分類コードファイル１０６ａ、識別記号ファイル１０６ｂ、順番情報テーブル１０６ｃ、および、電子化文書データベース１０６ｄ等）を格納する。例えば、記憶部１０６は、各種処理に用いる各種のプログラムやテーブルやファイルやデータベースやウェブページなどを格納する。
【００６８】
これら記憶部１０６の各構成要素のうち、分類コードファイル１０６ａは、制御部１０２の処理により自動的に設定されたか、または、予め利用者により入力部１１２を介して設定された、例えば、医療分野で使用されている分類コード（例えば、ＩＣＤコード（国際疾病分類）等）に準拠するコードを記憶する分類コード記憶手段である。本実施形態において、分類コードファイル１０６ａに記憶された分類コードは、制御部１０２が、生成された文書画像情報を当該文書画像情報から取得した分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成する際に用いられる。ここで、分類コードファイル１０６ａは、一例として、紙カルテの保管場所を特定する保管場所コード、紙カルテの種類を特定する文書コード、および、紙カルテの何ページ目であるかを示すページ数コードの他、病院コード、患者コード、カルテコード、時刻コード、疾病コード、投薬コード、術式コード、貸出コード、および、公開コードのうち少なくとも１つを更に含んでいてもよい。また、保管場所コードは、電子化カルテ等の電子化文書の保管期間を示す保管期間コードを更に含んでいてもよい。また、貸出コードは、貸出開始日時を示す貸出開始日時コード、紙カルテ等の紙文書の貸出終了日時を示す貸出終了日時コード、および、貸出を希望する利用者または貸出中の利用者を示す貸出希望者コードのうち少なくとも１つを更に含んでいてもよい。また、公開コードは、電子化カルテ等の電子化文書の公開を許可する公開許可コード、または、電子化カルテ等の電子化文書の公開を禁止する公開禁止コードを更に含んでいてもよい。
【００６９】
また、識別記号ファイル１０６ｂは、制御部１０２の処理により自動的に設定されたか、または、予め利用者により入力部１１２を介して設定された、固有の識別記号を記憶する分類コード記憶手段である。本実施形態において、識別記号ファイル１０６ｂに記憶された識別記号は、制御部１０２が、識別記号ファイル１０６ｂに既に記憶された識別記号と比較することにより選定された固有の識別記号を表示した台紙を印刷部１１６にて印刷する際に用いられるか、または、同様に固有の識別記号を表示した識別記号シールを印刷部１１６にて印刷する際に用いられる。ここで、識別記号ファイル１０６ｂは、紙文書に対する処理時刻を更に含んでいてもよい。また、一例として、処理時刻は、識別記号の前方に含まれてもよく（例えば、２００８年８月２８日の１４時１５分２７秒における処理時刻を識別番号の前方に含む「２００８０８２８−１４１５２７−００１」等）や、関連時刻として、例えば、印刷開始時刻、印刷終了予定時刻、または、前２時刻の間の任意の時刻などを含んでもよい。
【００７０】
また、順番情報テーブル１０６ｃは、制御部１０２の処理により自動的に設定されたか、または、予め利用者により入力部１１２を介して設定された、電子化文書ごとに文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて生成された順番情報を記憶する順番情報記憶手段である。本実施形態において、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された順番情報は、制御部１０２が、順番情報に対応付けて電子化文書を後述する電子化文書データベース１０６ｄに格納する際に用いる。一例として、順番情報は、電子化文書１が文書画像情報１（例えば、文書画像情報１の識別記号「２００８０８２８−１４１５２７−００１」等）と文書画像情報２（例えば、文書画像情報２の識別記号「２００８０８２８−１４１５２７−００２」等）とから構成される場合、電子化文書１の文書画像情報１の順番情報は、「ＮＵＬＬ」−「２００８０８２８−１４１５２７−００１」−「２００８０８２８−１４１５２７−００２」となり、電子化文書１の文書画像情報２の順番情報は、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」−「２００８０８２８−１４１５２７−００２」−「２００８０８２８−１４１５２７−００３」となる。ここで、順番情報は、電子化文書データベース１０６ｄに新たにデータ（紙文書を電子化した文書画像情報など）を追加する際や、電子化文書データベース１０６ｄから使用頻度の低くなったデータを削除する際など、データ更新時に書き換えられる。データ更新時の順番情報の書き換えの詳細については、電子化文書格納部１０２ｃの説明にて後述する。
【００７１】
また、電子化文書データベース１０６ｄは、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された順番情報に対応付けて、分類コードファイル１０６ａに記憶された分類コードに基づいて分類されて作成された電子化文書を記憶する電子化文書記憶手段である。本実施形態において、電子化文書データベース１０６ｄに記憶された電子化文書は、例えば、紙文書（紙カルテ等）が電子化（画像化）された文書画像情報（カルテ画像情報等）を含み、分類コード（カルテコード等）と識別記号（処理時刻等）に対応付けて管理される。
【００７２】
また、図２において、制御部１０２は、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）等の制御プログラムや、各種の処理手順等を規定したプログラム、および、所要データを格納するための内部メモリを有する。そして、制御部１０２は、これらのプログラム等により、種々の処理を実行するための情報処理を行う。制御部１０２は、機能概念的に、台紙印刷部１０２ａ、紙文書読取部１０２ｂ、電子化文書格納部１０２ｃ、識別記号選定部１０２ｄ、シール印刷部１０２ｅ、識別記号印字部１０２ｆ、および、電子化文書削除部１０２ｇを備えて構成されている。
【００７３】
このうち、台紙印刷部１０２ａは、固有の識別記号を表示した台紙を印刷部１１６にて印刷する台紙印刷手段である。ここで、台紙印刷部１０２ａは、後述する識別記号選定部１０２ｄにて選定された識別記号を表示した台紙を印刷部１１６にて印刷してもよい。
【００７４】
また、紙文書読取部１０２ｂは、台紙印刷部１０２ａにて印刷された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部１１８にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得する紙文書読取手段である。ここで、紙文書読取部１０２ｂは、後述するシール印刷部１０２ｅにて印刷された識別記号シールが貼付された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部１１８にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得してもよい。
【００７５】
また、電子化文書格納部１０２ｃは、紙文書読取部１０２ｂにて生成された文書画像情報を分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて電子化文書を電子化文書データベース１０６ｄに格納する電子化文書格納手段である。
【００７６】
具体的には、電子化文書格納部１０２ｃは、電子化文書データベース１０６ｄに既に記憶された電子化文書の第１の文書画像情報の後に紙文書読取部１０２ｂにて新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報を、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、の順で連結された順番情報に書き換え、更に、順番情報テーブル１０６ｃに、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報を付加することにより、第２の文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と第２の文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、新たに書き換えられた当該順番情報に対応付けて、新たに追加された第２の文書画像情報を電子化文書データベース１０６ｄに既に記憶された電子化文書に追加して電子化文書データベース１０６ｄに格納する。
【００７７】
また、識別記号選定部１０２ｄは、識別記号ファイル１０６ｂに既に記憶された識別記号と比較することにより、識別記号を選定する識別記号選定手段である。ここで、識別記号は、紙文書に対する処理時刻を更に含んでもよく、識別記号選定部１０２ｄは、識別記号ファイル１０６ｂに既に記憶された識別記号の処理時刻と比較することにより、識別記号を選定してもよい。
【００７８】
また、シール印刷部１０２ｅは、固有の識別記号を表示した識別記号シールを印刷部１１６にて印刷するシール印刷手段である。
【００７９】
また、識別記号印字部１０２ｆは、紙文書に識別記号が表示されていない場合、画像読取部１１８にて当該紙文書を読取り文書画像情報を生成し、印刷部１１６にて当該文書画像情報に固有の識別記号を印字する識別記号印字手段である。
【００８０】
また、電子化文書削除部１０２ｇは、識別記号に基づいて電子化文書データベース１０６ｄに記憶された電子化文書の少なくとも一部を削除する電子化文書削除手段である。
【００８１】
ここで、電子化文書削除部１０２ｇは、電子化文書データベース１０６ｄに既に記憶された電子化文書の第１の文書画像情報の後の第２の文書画像情報を削除する場合、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、の順で連結された順番情報、ならびに、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報を、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報に書き換えることにより、電子化文書データベース１０６ｄに記憶された削除される電子化文書の第２の文書画像情報の識別記号を順番情報テーブル１０６ｃから削除する。また、ここで、電子化文書削除部１０２ｇは、順番情報テーブル１０６ｃから識別記号が削除された第２の文書画像情報の前の文書画像情報を示す識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の文書画像情報を示す識別記号を最大コード（例えば、１６ビットならば、“ＦＦＦＦ”など）に変更した順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を電子化文書データベース１０６ｄから削除しない。
【００８２】
また、電子化文書削除部１０２ｇは、電子化文書データベース１０６ｄから削除される電子化文書を外部記録媒体（例えば、ＣＤ、ＤＶＤやＵＳＢメモリ等）に複製した後に当該電子化文書の文書画像情報を削除する。ここで、電子化文書削除部１０２ｇは、外部記録媒体へ複製後、順番情報において、電子化文書データベース１０６ｄから削除される第２の文書画像情報の前の文書画像情報を示す、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された識別記号がＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の文書画像情報を示す識別記号が最大コード（例えば、１６ビットならば、“ＦＦＦＦ”など）でない場合、当該第２の文書画像情報を電子化文書データベース１０６ｄから削除しない。
【００８３】
以上で、電子化文書管理装置１００の構成の説明を終える。
【００８４】
［電子化文書管理装置１００の処理］
次に、このように構成された本実施の形態における本システムの処理の一例について、以下に図３〜図１２を参照して詳細に説明する。ここで、図３は、本実施の形態における基本処理の一例を示すフローチャートである。また、図４は、本実施の形態における追加処理の一例を示すフローチャートである。また、図５は、本実施の形態の追加処理における順番情報の書換えの一例を示す図である。また、図６および図７は、本実施の形態の追加処理における実施例を示す図である。また、図８は、本実施の形態における削除処理の一例を示すフローチャートである。また、図９は、本実施の形態の削除処理における順番情報の書換えの一例を示す図である。また、図１０〜図１２は、本実施の形態の削除処理における実施例を示す図である。
【００８５】
［基本処理］
最初に、電子化文書管理装置１００の基本処理の詳細について図３のフローチャートを参照して説明する。
【００８６】
まず、識別記号選定部１０２ｄは、識別記号ファイル１０６ｂに既に記憶された識別記号と比較することにより、識別記号を選定する（ステップＳＡ−１）。ここで、識別記号は、紙文書に対する処理時刻（例えば、印刷開始時刻、印刷終了予定時刻等）を更に含んでもよく、識別記号選定部１０２ｄは、識別記号ファイル１０６ｂに既に記憶された識別記号の処理時刻と比較することにより、識別記号を選定してもよい。
【００８７】
そして、台紙印刷部１０２ａは、識別記号選定部１０２ｄの処理により選定した、固有の識別記号を表示した台紙を印刷部１１６にて印刷する（ステップＳＡ−２）。なお、図３のステップＳＡ−１およびステップＳＡ−２の処理は、図１の（１）〜（３）の「台紙の印刷」に対応する。
【００８８】
ここで、台紙印刷部１０２ａによる識別記号付与処理の一例を以下の（１）〜（３）に示す。
【００８９】
（１）まず初めに、台紙印刷部１０２ａは、印刷部１１６を制御することにより未使用の紙に識別記号を印字する。印字する識別記号は、例えば、以下の通りである。「２００８０８２８−１４１５２７−００１，２００８０８２８−１４１５２７−００２ ・・・ ２００８０８２８−１４１５２７−９９９」
【００９０】
（２）ここで、２００８０８２８は印字を実施する日（２００８／０８／２８）を表し、１４１５２７は印字を開始する時間（１４：１５：２７）を表す。最後の数字（例えば００１〜９９９）は、台紙を印刷する際に識別記号が印字された枚数を表している。枚数が多い場合は、桁数を増やして対応する。
【００９１】
（３）これにより、印字する識別記号は全て異なり固有性が保証される。
【００９２】
また、ステップＳＡ−２において、シール印刷部１０２ｅは、固有の識別記号を表示した識別記号シールを印刷部１１６にて印刷してもよい。
【００９３】
ここで、シール印刷部１０２ｅによる識別記号付与処理の一例を以下の（１）〜（３）に示す。
【００９４】
（１）まず一度、制御部１０２は、紙文書に識別記号が既に付与された電子化文書の内容を印刷部１１６にて印刷する。
【００９５】
（２）そして、利用者は、印刷された電子化文書（すなわち、紙文書）の内容を検討し、修正する。
【００９６】
（３）そして、利用者が修正した紙文書に対し、シール印刷部１０２ｅの処理により印刷された新たに識別記号の書かれたシールを修正済の紙文書に貼付する。この際、利用者が前に書かれた識別記号を覆い隠すようにシールを貼付することで、このシールが貼付された紙文書を、紙文書読取部１０２ｂの処理により画像読取部１１８にてスキャンしたときに確実に一つの識別記号だけを読み取れるようにする。
【００９７】
また、ステップＳＡ−２に戻り、識別記号印字部１０２ｆは、紙文書に識別記号が表示されていない場合、画像読取部１１８にて当該紙文書を読取り文書画像情報を生成し、印刷部１１６にて当該文書画像情報に固有の識別記号を印字してもよい。
【００９８】
そして、紙文書読取部１０２ｂは、台紙印刷部１０２ａの処理により印刷された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部１１８にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得する（ステップＳＡ−３）。ここで、紙文書読取部１０２ｂは、シール印刷部１０２ｅの処理により印刷された識別記号シールが貼付された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部１１８にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得してもよい。なお、図３のステップＳＡ−３の処理は、図１の（４）「紙文書の作成」および（５）「電子化」に対応する。
【００９９】
そして、電子化文書格納部１０２ｃは、紙文書読取部１０２ｂの処理により生成された文書画像情報を分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて電子化文書を電子化文書データベース１０６ｄに格納する（ステップＳＡ−４）。なお、図３のステップＳＡ−４の処理は、図１の（６）〜（８）「順番情報の書換え（電子化文書の更新（追加・削除など））」と（９）「複製」に対応する。また、ステップＳＡ−４の詳細については、以下の［追加処理］および［削除処理］の説明にて後述する。以上で、電子化文書管理装置１００の基本処理の一例について、説明を終える。
【０１００】
［追加処理］
続いて、電子化文書管理装置１００の追加処理（順番情報の書換え、文書画像情報の追加）の詳細について図４〜図７を参照して説明する。
【０１０１】
まず、制御部１０２は、画像読取部１１８に新たな紙文書がセットされているか否かを検出することにより、追加の紙文書があるか否かを判定する（ステップＳＢ−１）。
【０１０２】
そして、紙文書読取部１０２ｂは、制御部１０２の処理により追加の紙文書があると判定された場合（ステップＳＢ−１：Ｙｅｓ）、上記図３のステップＳＡ−３と同様に、台紙印刷部１０２ａの処理により印刷された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される、ステップＳＢ−１にて新たにセットされたと判定された紙文書を画像読取部１１８にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得する（ステップＳＢ−２）。一方、紙文書読取部１０２ｂは、制御部１０２の処理により追加の紙文書がないと判定された場合（ステップＳＢ−１：Ｎｏ）、そのまま処理を終了する。
【０１０３】
そして、図４のステップＳＢ−３において、図５に示すように、電子化文書格納部１０２ｃは、電子化文書データベース１０６ｄに既に記憶された電子化文書の第１の文書画像情報の後に、ステップＳＢ−２において紙文書読取部１０２ｂの処理により新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された、第１の文書画像情報の前の識別記号（例えば、「ＮＵＬＬ」）、第１の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）、第１の文書画像情報の後の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００２」）、の順で連結された順番情報を、第１の文書画像情報の前の識別記号（例えば、「ＮＵＬＬ」）、第１の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）、第２の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００５」）、の順で連結された順番情報に書き換え、更に、順番情報テーブル１０６ｃに、第１の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）、第２の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００５」）、第１の文書画像情報の後の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００２」）、の順で連結された順番情報を付加することにより、第２の文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）と第２の文書画像情報の後の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００２」）とを関連付けて順番情報を生成し、新たに書き換えられた当該順番情報に対応付けて、新たに追加された第２の文書画像情報を電子化文書データベース１０６ｄに既に記憶された電子化文書に追加して電子化文書データベース１０６ｄに格納する（ステップＳＢ−３）。
【０１０４】
ここで、電子化文書格納部１０２ｃによる、既存電子化文書に対する新規文書画像情報挿入処理（順番情報の書換え、文書画像情報の追加）の一例を以下の（１）および（２）に示す。
【０１０５】
（１）まず、一例として、図６に示すように、文書画像情報（以下「文書」と呼称）が電子化文書として電子化文書データベース１０６ｄに記憶されているとする。ここで、図６において、識別記号「０」は文書Ｘ１の前には文書が無いことを表し（つまり当該文書Ｘ１が最初の文書である）、識別記号「Ｆ」は文書Ｘ３の後には文書が無い（つまり当該文書Ｘ３が最後の文書である）ことを表す。また、図６において、上記三行の順番情報は、「文書Ｘ１、文書Ｘ２、文書Ｘ３の順で並べて格納された電子化文書の総体」を表している。
【０１０６】
（２）これに文書Ｘ２．５（識別記号２．５）を、上記電子化文書の文書Ｘ２と文書Ｘ３の間に新たに挿入すると、順番情報は、図７に示す通りである。図７において、上記四行の順番情報は、「文書Ｘ１，文書Ｘ２，文書Ｘ２．５，文書Ｘ３の順で並べて格納された電子化文書の総体」を表している。以上で、電子化文書管理装置１００の追加処理の一例について、説明を終える。
【０１０７】
［削除処理］
続いて、電子化文書管理装置１００の削除処理（順番情報の書換え、外部記録媒体へ複製）の詳細について図８〜図１２を参照して説明する。
【０１０８】
まず、制御部１０２は、利用者に操作により入力部１１２を介して入力された電子化文書の削除命令があるか否か検出することにより、電子化文書削除部１０２ｇが、識別記号に基づいて電子化文書データベース１０６ｄに記憶された電子化文書の少なくとも一部を削除するか否かを決定する（ステップＳＣ−１）。
【０１０９】
そして、図８のステップＳＣ−２において、図９に示すように、電子化文書削除部１０２ｇは、制御部１０２の処理により電子化文書を削除すると決定され（ステップＳＣ−１：Ｙｅｓ）、電子化文書データベース１０６ｄに既に記憶された電子化文書の第１の文書画像情報の後に挿入された第２の文書画像情報を削除する場合、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された、第１の文書画像情報の前の識別記号（例えば、「ＮＵＬＬ」）、第１の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）、第２の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００５」）、の順で連結された順番情報、ならびに、第１の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）、第２の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００５」）、第１の文書画像情報の後の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００２」）、の順で連結された順番情報を、第１の文書画像情報の前の識別記号（例えば、「ＮＵＬＬ」）、第１の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）、第１の文書画像情報の後の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００２」）、の順で連結された順番情報に書き換えることにより、電子化文書データベース１０６ｄに記憶された削除される電子化文書の第２の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００５」）を順番情報テーブル１０６ｃから削除する（ステップＳＣ−２）。一方、電子化文書削除部１０２ｇは、制御部１０２の処理により電子化文書を削除しないと決定された場合（ステップＳＣ−１：Ｎｏ）、そのまま処理を終了する。
【０１１０】
ここで、ステップＳＣ−２において、電子化文書削除部１０２ｇは、順番情報テーブル１０６ｃから識別記号が削除された第２の文書画像情報の前の文書画像情報を示す識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の文書画像情報を示す識別記号を最大コード（例えば、１６ビットならば、“ＦＦＦＦ”など）に変更した順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を電子化文書データベース１０６ｄから削除しない。
【０１１１】
また、ステップＳＣ−２において、電子化文書削除部１０２ｇは、電子化文書データベース１０６ｄから削除される電子化文書を外部記録媒体（例えば、ＣＤ、ＤＶＤやＵＳＢメモリ等）に複製した後に当該電子化文書の文書画像情報を削除してもよい。ここで、電子化文書削除部１０２ｇは、外部記録媒体へ複製後、順番情報において、電子化文書データベース１０６ｄから削除される第２の文書画像情報の前の文書画像情報を示す、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された識別記号がＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の文書画像情報を示す識別記号が最大コード（例えば、１６ビットならば、“ＦＦＦＦ”など）でない場合、当該第２の文書画像情報を電子化文書データベース１０６ｄから削除しない。
【０１１２】
ここで、電子化文書削除部１０２ｇによる、既存電子化文書の特定部分の削除処理（順番情報の書換え、外部記録媒体へ複製）の一例を以下の（１）および（２）に示す。
【０１１３】
（１）まず、一例として、図１０に示すように文書画像情報（以下「文書」と呼称）が電子化文書として電子化文書データベース１０６ｄに記憶されているとする。ここで、図１０において、識別記号「０」は文書Ｘ１の前には文書が無いことを表し（つまり当該文書Ｘ１が最初の文書である）、識別記号「Ｆ」は文書Ｘ３より後には文書が無い（つまり当該文書Ｘ３が最後の文書である）ことを表す。また、図１０において、上記三行の順番情報は、「文書Ｘ１，文書Ｘ２，文書Ｘ３の順で並べて格納された電子化文書の総体」を表している。
【０１１４】
（２）上記（１）で示した順で電子化文書データベース１０６に格納された電子化文書から、文書Ｘ２を削除すると、順番情報は、図１１に示す通りである。図１１において、上記二行の順番情報は、「文書Ｘ１，文書Ｘ３の順で並べて格納された電子化文書の総体」を表している。なお、識別記号が削除された文書Ｘ２のデータ（すなわち、文書画像情報）は物理メモリ上には残っており、その順番情報は、図１２に示す通りである。以上で、電子化文書管理装置１００の削除処理の一例について、説明を終える。
【０１１５】
これにて、電子化文書管理装置１００の処理の一例について、説明を終える。
【０１１６】
［他の実施の形態］
さて、これまで本発明の実施の形態について説明したが、本発明は、上述した実施の形態以外にも、特許請求の範囲に記載した技術的思想の範囲内において種々の異なる実施の形態にて実施されてよいものである。
【０１１７】
例えば、電子化文書管理装置１００がスタンドアローンの形態で処理を行う場合を一例に説明したが、電子化文書管理装置１００とは別筐体で構成されるクライアント端末からの要求に応じて処理を行い、その処理結果を当該クライアント端末に返却するように構成してもよい。
【０１１８】
また、実施の形態において説明した各処理のうち、自動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を手動的に行うこともでき、あるいは、手動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的に行うこともできる。
【０１１９】
このほか、上記文献中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各処理の登録データや検索条件等のパラメータを含む情報、画面例、データベース構成については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。
【０１２０】
また、電子化文書管理装置１００に関して、図示の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。
【０１２１】
例えば、電子化文書管理装置１００の各装置が備える処理機能、特に制御部１０２にて行われる各処理機能については、その全部または任意の一部を、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）および当該ＣＰＵにて解釈実行されるプログラムにて実現してもよく、また、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現してもよい。尚、プログラムは、後述する記録媒体に記録されており、必要に応じて電子化文書管理装置１００に機械的に読み取られる。すなわち、ＲＯＭまたはＨＤなどの記憶部１０６などは、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）として協働してＣＰＵに命令を与え、各種処理を行うためのコンピュータプログラムが記録されている。このコンピュータプログラムは、ＲＡＭにロードされることによって実行され、ＣＰＵと協働して制御部１０２を構成する。
【０１２２】
また、このコンピュータプログラムは、電子化文書管理装置１００に対して任意のネットワークを介して接続されたアプリケーションプログラムサーバに記憶されていてもよく、必要に応じてその全部または一部をダウンロードすることも可能である。
【０１２３】
また、本発明に係るプログラムを、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納することもできる。ここで、この「記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ等の任意の「可搬用の物理媒体」、あるいは、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネットに代表されるネットワークを介してプログラムを送信する場合の通信回線や搬送波のように、短期にプログラムを保持する「通信媒体」を含むものとする。
【０１２４】
また、「プログラム」とは、任意の言語や記述方法にて記述されたデータ処理方法であり、ソースコードやバイナリコード等の形式を問わない。なお、「プログラム」は必ずしも単一的に構成されるものに限られず、複数のモジュールやライブラリとして分散構成されるものや、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）に代表される別個のプログラムと協働してその機能を達成するものをも含む。なお、実施の形態に示した各装置において記録媒体を読み取るための具体的な構成、読み取り手順、あるいは、読み取り後のインストール手順等については、周知の構成や手順を用いることができる。
【０１２５】
記憶部１０６に格納される各種のデータベース等（分類コードファイル１０６ａ、識別記号ファイル１０６ｂ、順番情報テーブル１０６ｃ、および、電子化文書データベース１０６ｄ等）は、ＲＡＭ、ＲＯＭ等のメモリ装置、ハードディスク等の固定ディスク装置、フレキシブルディスク、光ディスク等のストレージ手段であり、各種処理やウェブサイト提供に用いる各種のプログラムやテーブルやデータベースやウェブページ用ファイル等を格納する。
【０１２６】
また、電子化文書管理装置１００は、既知のパーソナルコンピュータ、ワークステーション等の情報処理装置を接続し、該情報処理装置に本発明の方法を実現させるソフトウェア（プログラム、データ等を含む）を実装することにより実現してもよい。
【０１２７】
更に、装置の分散・統合の具体的形態は図示するものに限られず、その全部または一部を、各種の付加等に応じて、または、機能負荷に応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。
【産業上の利用可能性】
【０１２８】
以上詳述に説明したように、本発明によれば、利用者のデータ入力・更新・検索における効率性を向上することができる電子化文書管理装置および電子化文書管理方法を提供することができるので、例えば、紙文書や電子化文書等の文書管理を支援する情報機器や情報処理分野等の様々な分野において極めて有用である。
【図面の簡単な説明】
【０１２９】
【図１】本実施の形態における基本処理の一例を示す図である。
【図２】本発明が適用される本電子化文書管理装置１００の構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本実施の形態における基本処理の一例を示すフローチャートである。
【図４】本実施の形態における追加処理の一例を示すフローチャートである。
【図５】本実施の形態の追加処理における順番情報の書換えの一例を示す図である。
【図６】本実施の形態の追加処理における実施例を示す図である。
【図７】本実施の形態の追加処理における実施例を示す図である。
【図８】本実施の形態における削除処理の一例を示すフローチャートである。
【図９】本実施の形態の削除処理における順番情報の書換えの一例を示す図である。
【図１０】本実施の形態の削除処理における実施例を示す図である。
【図１１】本実施の形態の削除処理における実施例を示す図である。
【図１２】本実施の形態の削除処理における実施例を示す図である。
【符号の説明】
【０１３０】
１００ 電子化文書管理装置
１０２ 制御部
１０２ａ 台紙印刷部
１０２ｂ 紙文書読取部
１０２ｃ 電子化文書格納部
１０２ｄ 識別記号選定部
１０２ｅ シール印刷部
１０２ｆ 識別記号印字部
１０２ｇ 電子化文書削除部
１０６ 記憶部
１０６ａ 分類コードファイル
１０６ｂ 識別記号ファイル
１０６ｃ 順番情報テーブル
１０６ｄ 電子化文書データベース
１０８ 入出力制御インターフェース部
１１２ 入力部
１１４ 表示部
１１６ 印刷部
１１８ 画像読取部
１２０ 複合機
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子化文書管理装置および電子化文書管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子化文書（紙文書をスキャナ等で読取って画像化した電子データ）を管理する場合、電子化（画像化）された順番で電子データに固有ＩＤ（識別記号）を割り当てサーバ等の記録媒体に保存し、このＩＤに基づいて記録媒体から所定の電子データを検索していた。
【０００３】
例えば、特許文献１に記載の医療用電子ファイリングシステムは、所定の診療治療情報と所定の患者情報とに基づいて所定のＩＤを付与したバーコードを出力し、バーコードを付与した診療治療記録シートに記載された記録画像およびバーコードを同一機器で同時に読取って記録画像およびバーコードを電子画像ファイル化すると共に、バーコードをデジタルデータ化したデジタルデータに基づいて作成された電子画像ファイルを記憶している。
【０００４】
また、特許文献２に記載の帳票データ管理システムは、印刷する帳票に対して、帳票管理情報と印刷に使用した電子データへのアクセス情報を、二次元シンボルとして帳票に印字し、印刷した帳票の二次元シンボルから取得した情報と印刷した帳票を関連付けて帳票管理している。
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−００４３４２号公報
【特許文献２】特開２００７−０１１５６０号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来技術（特許文献１および２等）においては、紙文書が電子化（画像化）された順番で、電子化文書に対して固有ＩＤ（識別記号）を割り当てて記録媒体へ保存している。そのため、電子化後に新たに紙文書が発生するという頻繁に生じ得る状況において、その紙文書を電子化した新規文書画像情報を既に記録媒体に保存された特定の電子化文書へ適切な順番にて挿入するという十分な対応ができていないという問題点を有していた。すなわち、従来技術においては、電子化の際に固有ＩＤを自動付与してデータを保存することにより、登録時の作業効率性を向上させているものの、その固有ＩＤの割り当て方式や管理方法等が細かく設定されておらず、登録されたデータの挿入や削除等といったデータ更新の効率性において問題点を有していた。
【０００７】
また近年、医療分野では、ＩＣＤコード（国際疾病分類）等の医療分野の分類コードが標準化されており、この分類コードに基づいて紙カルテ等の医療文書を管理することが義務付けられているが、この場合、紙文書（紙カルテ等）を電子化した電子化文書（電子化カルテ等）に対し、固有ＩＤ（ＩＣＤコード等）を外部から付与することが必要となるため、これにかかる作業の手間が膨大となるという問題点を有していた。さらに、紙文書を電子化した後、新たに紙文書が追加される（発生する）場合が頻繁に生じるが、一度固有ＩＤを付与すると、新規データをその間に挿入することが困難になるという問題点を有していた。
【０００８】
本発明は、上記問題点に鑑みてなされたもので、利用者のデータ入力・更新・検索における効率性を向上することができる電子化文書管理装置および電子化文書管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
このような目的を達成するため、本発明の電子化文書管理装置は、印刷部と画像読取部と記憶部と制御部とを少なくとも備えた電子化文書管理装置であって、上記制御部は、固有の識別記号を表示した台紙を上記印刷部にて印刷する台紙印刷手段と、上記台紙印刷手段にて印刷された上記台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得する紙文書読取手段と、上記紙文書読取手段にて生成された上記文書画像情報を上記分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに上記文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記電子化文書を上記記憶部に格納する電子化文書格納手段と、を備えたことを特徴とする。
【００１０】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記制御部は、上記記憶部に既に記憶された上記識別記号と比較することにより、上記識別記号を選定する識別記号選定手段を更に備え、上記台紙印刷手段は、上記識別記号選定手段にて選定された上記識別記号を表示した上記台紙を上記印刷部にて印刷することを特徴とする。
【００１１】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記制御部は、上記識別記号を表示した識別記号シールを上記印刷部にて印刷するシール印刷手段を更に備え、上記紙文書読取手段は、上記シール印刷手段にて印刷された上記識別記号シールが貼付された上記台紙に少なくとも上記分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される上記紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する上記文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得することを特徴とする。
【００１２】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記制御部は、上記紙文書に上記識別記号が表示されていない場合、上記画像読取部にて当該紙文書を読取り上記文書画像情報を生成し、上記印刷部にて当該文書画像情報に上記識別記号を印字する識別記号印字手段を更に備えたことを特徴とする。
【００１３】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記識別記号は、上記紙文書に対する処理時刻を更に含み、上記識別記号選定手段は、上記記憶部に既に記憶された上記識別記号の上記処理時刻と比較することにより、上記識別記号を選定することを特徴とする。
【００１４】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記電子化文書格納手段は、上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の第１の文書画像情報の後に上記紙文書読取手段にて新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換え、更に、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を付加することにより、上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記第２の文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて上記順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記第２の文書画像情報を上記電子化文書に追加して上記記憶部に格納することを特徴とする。
【００１５】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記制御部は、上記識別記号に基づいて上記記憶部に記憶された上記電子化文書の少なくとも一部を削除する電子化文書削除手段を更に備え、上記電子化文書削除手段は、上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の上記第１の文書画像情報の後の上記第２の文書画像情報を削除する場合、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報、ならびに、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換えることにより、上記記憶部に記憶された上記電子化文書の上記第２の文書画像情報の上記識別記号を削除し、上記識別記号が削除された上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号を最大コードに変更した上記順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を上記記憶部から削除しないことを特徴とする。
【００１６】
また、本発明の電子化文書管理装置は、上記記載の電子化文書管理装置において、上記電子化文書削除手段は、上記記憶部から削除される上記電子化文書を外部記録媒体に複製した後に当該電子化文書の上記文書画像情報を削除し、上記外部記録媒体へ複製後、上記順番情報において、上記記憶部から削除される上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記ＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記最大コードでない場合、当該第２の文書画像情報を削除しないことを特徴とする。
【００１７】
また、本発明の電子化文書管理方法は、印刷部と画像読取部と記憶部と制御部とを少なくとも備えた電子化文書管理装置において実行される電子化文書管理方法であって、上記制御部において実行される、固有の識別記号を表示した台紙を上記印刷部にて印刷する台紙印刷ステップと、上記台紙印刷ステップにて印刷された上記台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得する紙文書読取ステップと、上記紙文書読取ステップにて生成された上記文書画像情報を上記分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに上記文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記電子化文書を上記記憶部に格納する電子化文書格納ステップと、を含むことを特徴とする。
【００１８】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記制御部において実行される、上記記憶部に既に記憶された上記識別記号と比較することにより、上記識別記号を選定する識別記号選定ステップを更に含み、上記台紙印刷ステップにおいて、上記識別記号選定ステップにて選定された上記識別記号を表示した上記台紙を上記印刷部にて印刷することを特徴とする。
【００１９】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記制御部において実行される、上記識別記号を表示した識別記号シールを上記印刷部にて印刷するシール印刷ステップを更に含み、上記紙文書読取ステップにおいて、上記シール印刷ステップにて印刷された上記識別記号シールが貼付された上記台紙に少なくとも上記分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される上記紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する上記文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得することを特徴とする。
【００２０】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記制御部において実行される、上記紙文書に上記識別記号が表示されていない場合、上記画像読取部にて当該紙文書を読取り上記文書画像情報を生成し、上記印刷部にて当該文書画像情報に上記識別記号を印字する識別記号印字ステップを更に含むことを特徴とする。
【００２１】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記識別記号は、上記紙文書に対する処理時刻を更に含み、上記識別記号選定ステップにおいて、上記記憶部に既に記憶された上記識別記号の上記処理時刻と比較することにより、上記識別記号を選定することを特徴とする。
【００２２】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記電子化文書格納ステップにおいて、上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の第１の文書画像情報の後に上記紙文書読取ステップにて新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換え、更に、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を付加することにより、上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記第２の文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて上記順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記第２の文書画像情報を上記電子化文書に追加して上記記憶部に格納することを特徴とする。
【００２３】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記制御部において実行される、上記識別記号に基づいて上記記憶部に記憶された上記電子化文書の少なくとも一部を削除する電子化文書削除ステップを更に含み、上記電子化文書削除ステップにおいて、上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の上記第１の文書画像情報の後の上記第２の文書画像情報を削除する場合、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報、ならびに、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換えることにより、上記記憶部に記憶された上記電子化文書の上記第２の文書画像情報の上記識別記号を削除し、上記識別記号が削除された上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号を最大コードに変更した上記順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を上記記憶部から削除しないことを特徴とする。
【００２４】
また、本発明の電子化文書管理方法は、上記記載の電子化文書管理方法において、上記電子化文書削除ステップにおいて、上記記憶部から削除される上記電子化文書を外部記録媒体に複製した後に当該電子化文書の上記文書画像情報を削除し、上記外部記録媒体へ複製後、上記順番情報において、上記記憶部から削除される上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記ＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記最大コードでない場合、当該第２の文書画像情報を削除しないことを特徴とする。
【発明の効果】
【００２５】
この発明によれば、固有の識別記号を表示した台紙を印刷部にて印刷し、印刷された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得し、生成された文書画像情報を分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて電子化文書を記憶部に格納するので、紙文書を電子化（画像化）して作成した文書画像情報に対して必ず固有の識別記号を付加することができ、従来技術（特許文献１および２等）においては考慮されていなかった、電子化文書の各文書画像情報の前に存在する文書画像情報の識別記号と後に存在する文書画像情報の識別記号とを必ず連結させることができ、この連結させた識別記号に基づいて各文書画像情報の前後の順番を関連付けた状態で電子化文書を格納することが可能となる。これにより、従来技術においては、一旦紙文書を電子化した後に新たに紙文書が生じて新規文書画像情報が発生した場合、例えば、一度ＩＤを付与すると新たに生じた新規文書画像情報を紙文書と同じ順番で電子化文書において電子的に挿入することが困難であったが、本発明は、前後の順番を関連付けた状態で文書画像情報を格納しているので、紙文書に記載された識別記号に基づいて、電子化文書の文書画像情報の挿入や削除等の処理を効率的に行うことができ、容易に電子化文書を管理することが可能となる。このように、本発明は、利用者のデータ入力・更新・検索における効率性を向上することができるという効果を奏する。
【００２６】
また、従来技術においては、紙文書を電子化（画像化）する読取時にＩＤを付与していたが、本発明は、読取られる紙文書の台紙に初めから唯一固有の識別記号を印刷しておくことができるので、従来技術のように新たにシステム側で識別記号を振る必要がなくなり、システムにかかる費用を抑えることができるという効果を奏する。
【００２７】
また、この発明によれば、記憶部に既に記憶された識別記号と比較することにより、識別記号を選定し、台紙の印刷において、選定された識別記号を表示した台紙を印刷部にて印刷するので、紙文書を読取って電子化文書を作成する前に、一度使用した識別記号をソートして記憶した電子データを参照して、紙文書の台紙に印刷する識別記号が唯一固有であることを保証することができる。これにより、新規に識別記号を使用する際には、それが未使用の識別記号であることを確認してから台紙に印刷することができるという効果を奏する。
【００２８】
また、この発明によれば、固有の識別記号を表示した識別記号シールを印刷部にて印刷し、紙文書の読取において、印刷された識別記号シールが貼付された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得することができるので、例えば、台紙に固有の識別記号が記載されていない場合であっても、固有の識別記号シールを台紙に貼ることで唯一固有の識別記号が記載された紙文書を容易に作成することができるという効果を奏する。
【００２９】
また、この発明によれば、紙文書に識別記号が表示されていない場合、画像読取部にて当該紙文書を読取り文書画像情報を生成し、印刷部にて当該文書画像情報に固有の識別記号を印字するので、例えば、台紙に固有の識別記号が記載されていない場合であっても、紙文書の読取時に唯一固有の識別記号を文書画像情報に印字することができ、当該識別記号に基づいて文書画像情報を含む電子化文書を管理することができるという効果を奏する。
【００３０】
また、この発明によれば、識別記号は、紙文書に対する処理時刻を更に含み、識別記号の選定において、記憶部に既に記憶された識別記号の処理時刻と比較することにより、識別記号を選定するので、紙文書の台紙に印刷する識別記号が唯一固有であることを保証するために、未使用の識別記号であることを正確かつ容易に確認することができるという効果を奏する。また、例えば、処理時刻は、識別記号の前方に含むことができ、関連時刻として、例えば、印刷開始時刻、印刷終了予定時刻、また、前２時刻の間の任意の時刻などを含むことができる。
【００３１】
また、この発明によれば、電子化文書の格納において、記憶部に既に記憶された電子化文書の第１の文書画像情報の後に紙文書読取ステップにて新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報を、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、の順で連結された順番情報に書き換え、更に、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報を付加することにより、第２の文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と第２の文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて順番情報を生成し第２の文書画像情報を電子化文書に追加して記憶部に格納するので、従来技術においては考慮されていなかった、電子化文書の各文書画像情報の前に存在する文書画像情報の識別記号と後に存在する文書画像情報の識別記号とを必ず連結させることができ、この連結させた識別記号に基づいて各文書画像情報の前後の順番を関連付けた状態で電子化文書を格納することができるという効果を奏する。これにより、従来技術においては、一旦紙文書を電子化した後に新たに紙文書が生じて新規文書画像情報が発生した場合、例えば、一度ＩＤを付与すると新たに生じた新規文書画像情報を紙文書と同じ順番で電子化文書において電子的に挿入することが困難であったが、本発明は、前後の順番を関連付けた状態で文書画像情報を格納しているので、紙文書に記載された識別記号に基づいて、電子化文書の文書画像情報の挿入処理を効率的に行うことができ、容易に電子化文書を管理することができるという効果を奏する。
【００３２】
また、この発明によれば、識別記号に基づいて記憶部に記憶された電子化文書の少なくとも一部を削除し、電子化文書の削除において、記憶部に既に記憶された電子化文書の第１の文書画像情報の後の第２の文書画像情報を削除する場合、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、の順で連結された順番情報、ならびに、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報を、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報に書き換えることにより、記憶部に記憶された電子化文書の第２の文書画像情報の識別記号を削除し、識別記号が削除された第２の文書画像情報の前の文書画像情報を示す識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の文書画像情報を示す識別記号を最大コードに変更した順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を記憶部から削除しないので、記憶部に既に記憶された電子化文書を削除する際にも、電子化文書の各文書画像情報の前に存在する文書画像情報の識別記号と後に存在する文書画像情報の識別記号とを必ず連結させた順番情報を生成することができ、この連結させた順番情報に基づいて各文書画像情報の前後の順番を関連付けた状態を維持することができ、電子化文書の各文書画像情報の順番を担保することができるという効果を奏する。これにより、従来技術においては、不必要な紙文書が生じて対応する電子化文書の文書画像情報の削除が必要となった場合、一度ＩＤを付与すると紙文書と同じように前後の順番を担保した状態で電子化文書において電子的に削除することが困難であったが、本発明は、前後の順番を関連付けた状態で文書画像情報を格納しているので、紙文書に記載された識別記号に基づいて、電子化文書の文書画像情報の削除処理を効率的に行うことができ、容易に電子化文書を管理することができるという効果を奏する。また、本発明においては、前の文書画像情報を示す識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、後の文書画像情報を示す識別記号を最大コードに書き換えることで削除処理を実行するので、該当する電子化文書から外されるものの該当する文書画像情報のデータ自体を記憶部から削除しないので、一度スキャンしたデータは必ず媒体上に保存されるという効果を奏する。
【００３３】
また、この発明によれば、電子化文書の削除において、記憶部から削除される電子化文書を外部記録媒体に複製した後に当該電子化文書の文書画像情報を削除し、外部記録媒体へ複製後、順番情報において、記憶部から削除される第２の文書画像情報の前の文書画像情報を示す識別記号がＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の文書画像情報を示す識別記号が最大コードでない場合、当該第２の文書画像情報を削除しないので、例えば、一度スキャンした電子化文書（例えば、使用頻度の低くなった文書画像情報など）を消去する際には必ず外部記録媒体に保存することができるので、誤ってデータを消去してしまうという状況等を防止できるという効果を奏する。また、本発明においては、外部記録媒体等へ複製後に前の文書画像情報を示す識別記号がＮＵＬＬコードでなく、かつ、後の文書画像情報を示す識別記号が最大コードでない場合、文書画像情報自体を削除しないので、前後が関連付けられている文書画像情報については削除されず、各文書画像情報の前後の順番を関連付けた状態を維持することができ、電子化文書の各文書画像情報の順番を担保することができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３４】
以下に、本発明にかかる電子化文書管理装置および電子化文書管理方法並びにプログラムの実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施の形態によりこの発明が限定されるものではない。
【００３５】
［本発明の概要］
以下、本発明の概要について図１を参照して説明し、その後、本発明の構成および処理等について詳細に説明する。ここで、図１は、本発明の基本処理の一例を示す図である。
【００３６】
本発明は、概略的に、以下の基本的特徴を有する。
【００３７】
図１に示すように、本発明の電子化文書管理装置１００は、印刷部１１６（例えば、プリンタ、ネットワークプリンタ等）と、画像読取部１１８（例えば、スキャナ、ネットワークスキャナ等）と、表示部１１４（例えば、ディスプレイ、モニタ等）と、入力部１１２（例えば、キーボード、マウス、タッチパネル等）と記憶部と制御部とを少なくとも備えて構成される。ここで、電子化文書管理装置１００は、印刷部１１６のプリンタ機能および画像読取部１１８のスキャナ機能を有する複合機（図示せず）を備えてもよい。ここで、印刷部１１６および画像読取部１１８は、プリンタ機能およびスキャナ機能を有する複合機として構成されてもよい。
【００３８】
続いて、電子化文書管理装置１００の本実施形態における基本処理の一例について、図１を参照し、以下に（１）〜（９）の順で説明する。
【００３９】
（１）図１に示すように、電子化文書管理装置１００の制御部は、全ての紙（台紙）に、使用する前に、唯一固有の識別記号を記入しておく。
【００４０】
ここで、「識別記号」とは、紙文書を一意に特定する固有の数字（例えば、「００１，００２，００３」等）や文字（例えば、「Ａ，Ｂ，Ｃ」等）を意味する。また、識別記号は、これらの数字や文字に基づいて制御部によりコード化されたバーコードやＱＲコード等であってもよい。
【００４１】
（２）そして、電子化文書管理装置１００の制御部は、紙に唯一固有の識別記号を記入することを確保（保証）するために、紙に識別記号を記入する際に、以下の（２−１）または（２−２）の処理を実施する。
【００４２】
（２−１）電子化文書管理装置１００の制御部は、紙に一度記入した識別記号を電子データとしてソート後、記憶部に保存しておき、新規に識別記号を紙に記入する際には、記憶部に記憶された識別記号を参照することにより、当該識別記号が既に記憶部に保存されていない識別記号であることを確認する。
【００４３】
（２−２）電子化文書管理装置１００の制御部は、電子データの識別記号の前方に、例えば、その紙に識別記号を記入した時刻などの処理時刻を含む識別記号を生成する。この処理時刻を識別記号に付加することにより、識別記号の唯一固有性はより保証される。
【００４４】
ここで、「処理時刻」とは、紙文書に対する処理時刻を意味する。また、処理時刻は、識別記号の前方に含まれてもよく（例えば、２００８年８月２８日の１４時１５分２７秒における処理時刻を識別記号の前方に含む「２００８０８２８−１４１５２７−００１」等）や、関連時刻として、例えば、印刷開始時刻、印刷終了予定時刻、または、前２時刻の間の任意の時刻などを含んでもよい。
【００４５】
（３）なお、台紙への識別記号の記入は、電子化文書管理装置１００の制御部が、印刷部１１６や複合機を制御して台紙に印刷してもよく、また、利用者が手書きで行ってもよい。
【００４６】
（４）そして、電子化文書管理装置１００の制御部は、識別記号が記入された紙のみを台紙として、入力部１１２を介して利用者により入力された分類コード等の事項を記載した文書を作成し、印刷部１１６や複合機を制御して印刷することにより紙文書（紙カルテ等）を作成する。なお、紙文書の作成は、識別記号が記入された台紙に、利用者が手書きにて分類コード等を記載することにより行ってもよい。
【００４７】
ここで、「紙文書」とは、固有の識別記号が記入された台紙を用いて、制御部または利用者が少なくとも分類コード等を記入することにより作成された、紙カルテ等の紙文書を意味する。
【００４８】
また、「分類コード」とは、一例として、紙文書が紙カルテである場合、医療分野で使用されている分類コード（例えば、ＩＣＤコード（国際疾病分類）等）に準拠するコードであってもよい。本実施形態において、分類コードは、当該分類コードに基づいて画像読取部１１８にて読取った文書画像情報を分類して後述する電子化文書を作成する際に用いられる。分類コードとしては、一例として、病院コード、患者コード、カルテコード、文書コード、時刻コード、ページ数コード、保管場所コード、疾病コード、投薬コード、術式コード、貸出コード、および、公開コード等が挙げられる。
【００４９】
（５）そして、電子化文書管理装置１００の制御部は、識別記号が付与され分類コード等が記載された紙文書を、画像読取部１１８にて電子化（画像化）することにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を作成し、作成された文書画像情報をコード化（例えば、バーコード化やＱＲコード化等）した識別記号を付与し、分類コード（例えば、カルテコードや病院コード等）に基づいて分類された電子化文書として記憶部に格納する。なお、本実施形態において、「電子化」とは、紙文書を画像読取部１１８や複合機のスキャナ機能により画像化することをいう。
【００５０】
ここで、「電子化文書」とは、画像読取部１１８にて読取られた紙文書（紙カルテ等）に対応する文書画像情報（カルテ画像情報等）を分類コード（例えば、カルテコードや病院コード等）に基づいて制御部により分類された、電子化カルテ等の電子化文書を意味する。
【００５１】
（６）なお、電子化文書管理装置１００の制御部の処理により、上記（５）の電子化文書には、付与されたコード化（例えば、バーコード化やＱＲコード化等）した識別記号以外にも、以下の（６−１）および（６−２）に示すようにコード化された識別記号（例えば、前後の識別記号を関連付けることにより生成された順番情報等）が対応付けられる。
【００５２】
（６−１）記憶部に既に記憶された当該電子化文書の文書画像情報の前にある文書画像情報の識別記号
【００５３】
（６−２）記憶部に既に記憶された当該電子化文書の文書画像情報の後にある文書画像情報の識別記号
【００５４】
ただし、記憶部上の最初の文書画像情報の前には文書画像情報が存在しないので、例えば、上記（６−１）の前の文書画像情報の識別記号に相当する記憶場所には、すべて同じ、ＮＵＬＬコードを入れてもよく、また、同様に上記（６−２）の最後には、最大コード（例えば、１６ビットならば、“ＦＦＦＦ”など）を入れてもよい。
【００５５】
ここで、「順番情報」とは、電子化文書ごとに文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と文書画像情報の後の識別記号とを関連付けることにより連結された識別記号を意味する。本実施形態において、電子化文書は、順番情報に対応付けて記憶部に格納される。順番情報としては、例えば、文書画像情報１の識別記号「２００８０８２８−１４１５２７−００１」と文書画像情報２の識別記号「２００８０８２８−１４１５２７−００２」とを関連付けた、順番情報「ＮＵＬＬ」−「２００８０８２８−１４１５２７−００１」−「２００８０８２８−１４１５２７−００２」等が挙げられる。
【００５６】
（７）また、電子化文書管理装置１００の制御部は、記憶部に既に存在する電子化文書の文書画像情報（例えば、文書Ｘ１と呼称）の後に新たに電子化された文書画像情報（例えば、文書Ｘ２と呼称）を追加する場合、例えば、「文書Ｘ１の前の識別記号」―「文書Ｘ１（当該識別記号）」―「文書Ｘ１の後の識別記号」とコード化（連結）された識別記号を、「文書Ｘ１の前の識別記号」―「文書Ｘ１（当該識別記号）」―「文書Ｘ２の識別記号」とコード化した識別記号からなる順番情報に書き換え、「文書Ｘ１の識別記号」―「文書Ｘ２（当該識別記号）」―「文書Ｘ１の後の識別記号」とコード化した識別記号を順番情報に付加する。
【００５７】
（８）また、電子化文書管理装置１００の制御部は、記憶部に既に存在する電子化文書の少なくとも一部を削除する場合、例えば、以下のように記憶部上で文書Ｘ１の次に存在する文書Ｘ２を削除する場合、「文書Ｘ１の前の識別記号」―「文書Ｘ１（当該識別記号）」―「文書Ｘ２の識別記号」と、「文書Ｘ１の識別記号」―「文書Ｘ２（当該識別記号）」―「文書Ｘ１の後の識別記号」とコード化（連結）された識別記号を、「文書Ｘ１の前の識別記号」―「文書Ｘ１（当該識別記号）」―「文書Ｘ１の後の識別記号」とコード化した識別記号からなる順番情報に書き換える。なお、電子化文書管理装置１００の制御部は、識別記号が削除された電子化文書の文書画像情報（この例において、文書Ｘ２）のデータ自体は消去せず、前の文書画像情報を示す識別記号をＮＵＬＬコードに、後の文書画像情報を示す識別記号を最大コードにし、電子化文書の文書画像情報のデータ自体は記憶部の物理メモリ上に保存する。
【００５８】
（９）このように、電子化文書管理装置１００の制御部の処理により、上記（８）のように電子化文書の文書画像情報のデータ自体を記憶部の物理メモリ上に保存していると、電子化文書が増加していく。そこで、電子化文書管理装置１００の制御部は、電子化文書の保存を見直す際には、以下の（９−１）〜（９−３）の工程を行う。
【００５９】
（９−１）電子化文書管理装置１００の制御部は、例えば、ＣＤやＤＶＤなどの記録媒体に、使用頻度の低くなった電子化文書を複製する。
【００６０】
（９−２）そして、電子化文書管理装置１００の制御部は、記録媒体への複製を確認した後で、記憶部から、記録媒体へ複製済みの電子化文書を削除する。
【００６１】
（９−３）なお、電子化文書管理装置１００の制御部は、記憶部上に保存された前の文書画像情報を示す識別記号がＮＵＬＬコードに、かつ、後の文書画像情報を示す識別記号が最大コードになっていない場合（すなわち、削除する電子化文書の文書画像情報の前後に他の文書画像情報が関連付けられている場合）、当該電子化文書を削除しない。
【００６２】
以上で、電子化文書管理装置１００の概要の説明を終える。
【００６３】
［電子化文書管理装置１００の構成］
次に、本電子化文書管理装置１００の構成について図２を参照して説明する。図２は、本発明が適用される本電子化文書管理装置１００の構成の一例を示すブロック図であり、該構成のうち本発明に関係する部分のみを概念的に示している。
【００６４】
図２に示すように、本電子化文書管理装置１００は、概略的に、印刷部１１６と画像読取部１１８と表示部１１４と入力部１１２と記憶部１０６と制御部１０２とを少なくとも備えて構成される。これら電子化文書管理装置１００の各部は任意の通信路を介して通信可能に接続されている。
【００６５】
また、図２において、入出力制御インターフェース部１０８は、入力部１１２、表示部１１４、印刷部１１６、画像読取部１１８等の制御を行う。ここで、表示部１１４としては、モニタ（家庭用テレビを含む）やスピーカ等を用いてもよい。また、入力部１１２としては、キーボード、マウス、タッチパネル、および、マイク等を用いてもよい。
【００６６】
また、図２において、印刷部１１６は、プリンタ機能を有する印刷手段であり、例えば、プリンタやネットワークプリンタ等である。本実施形態において、印刷部１１６は、固有の識別記号を表示した台紙を印刷する。また、画像読取部１１８は、スキャナ機能を有する画像読取手段であり、例えば、スキャナやネットワークスキャナ等である。本実施形態において、画像読取部１１８は、印刷部１１６にて印刷された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を読取る。なお、印刷部１１６と画像読取部１１８は、少なくともプリンタ機能およびスキャナ機能を有する複合機１２０として構成してもよい。
【００６７】
また、図２において、記憶部１０６は、固定ディスク装置等のストレージ手段であり、各種のデータベースやテーブル（分類コードファイル１０６ａ、識別記号ファイル１０６ｂ、順番情報テーブル１０６ｃ、および、電子化文書データベース１０６ｄ等）を格納する。例えば、記憶部１０６は、各種処理に用いる各種のプログラムやテーブルやファイルやデータベースやウェブページなどを格納する。
【００６８】
これら記憶部１０６の各構成要素のうち、分類コードファイル１０６ａは、制御部１０２の処理により自動的に設定されたか、または、予め利用者により入力部１１２を介して設定された、例えば、医療分野で使用されている分類コード（例えば、ＩＣＤコード（国際疾病分類）等）に準拠するコードを記憶する分類コード記憶手段である。本実施形態において、分類コードファイル１０６ａに記憶された分類コードは、制御部１０２が、生成された文書画像情報を当該文書画像情報から取得した分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成する際に用いられる。ここで、分類コードファイル１０６ａは、一例として、紙カルテの保管場所を特定する保管場所コード、紙カルテの種類を特定する文書コード、および、紙カルテの何ページ目であるかを示すページ数コードの他、病院コード、患者コード、カルテコード、時刻コード、疾病コード、投薬コード、術式コード、貸出コード、および、公開コードのうち少なくとも１つを更に含んでいてもよい。また、保管場所コードは、電子化カルテ等の電子化文書の保管期間を示す保管期間コードを更に含んでいてもよい。また、貸出コードは、貸出開始日時を示す貸出開始日時コード、紙カルテ等の紙文書の貸出終了日時を示す貸出終了日時コード、および、貸出を希望する利用者または貸出中の利用者を示す貸出希望者コードのうち少なくとも１つを更に含んでいてもよい。また、公開コードは、電子化カルテ等の電子化文書の公開を許可する公開許可コード、または、電子化カルテ等の電子化文書の公開を禁止する公開禁止コードを更に含んでいてもよい。
【００６９】
また、識別記号ファイル１０６ｂは、制御部１０２の処理により自動的に設定されたか、または、予め利用者により入力部１１２を介して設定された、固有の識別記号を記憶する分類コード記憶手段である。本実施形態において、識別記号ファイル１０６ｂに記憶された識別記号は、制御部１０２が、識別記号ファイル１０６ｂに既に記憶された識別記号と比較することにより選定された固有の識別記号を表示した台紙を印刷部１１６にて印刷する際に用いられるか、または、同様に固有の識別記号を表示した識別記号シールを印刷部１１６にて印刷する際に用いられる。ここで、識別記号ファイル１０６ｂは、紙文書に対する処理時刻を更に含んでいてもよい。また、一例として、処理時刻は、識別記号の前方に含まれてもよく（例えば、２００８年８月２８日の１４時１５分２７秒における処理時刻を識別番号の前方に含む「２００８０８２８−１４１５２７−００１」等）や、関連時刻として、例えば、印刷開始時刻、印刷終了予定時刻、または、前２時刻の間の任意の時刻などを含んでもよい。
【００７０】
また、順番情報テーブル１０６ｃは、制御部１０２の処理により自動的に設定されたか、または、予め利用者により入力部１１２を介して設定された、電子化文書ごとに文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて生成された順番情報を記憶する順番情報記憶手段である。本実施形態において、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された順番情報は、制御部１０２が、順番情報に対応付けて電子化文書を後述する電子化文書データベース１０６ｄに格納する際に用いる。一例として、順番情報は、電子化文書１が文書画像情報１（例えば、文書画像情報１の識別記号「２００８０８２８−１４１５２７−００１」等）と文書画像情報２（例えば、文書画像情報２の識別記号「２００８０８２８−１４１５２７−００２」等）とから構成される場合、電子化文書１の文書画像情報１の順番情報は、「ＮＵＬＬ」−「２００８０８２８−１４１５２７−００１」−「２００８０８２８−１４１５２７−００２」となり、電子化文書１の文書画像情報２の順番情報は、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」−「２００８０８２８−１４１５２７−００２」−「２００８０８２８−１４１５２７−００３」となる。ここで、順番情報は、電子化文書データベース１０６ｄに新たにデータ（紙文書を電子化した文書画像情報など）を追加する際や、電子化文書データベース１０６ｄから使用頻度の低くなったデータを削除する際など、データ更新時に書き換えられる。データ更新時の順番情報の書き換えの詳細については、電子化文書格納部１０２ｃの説明にて後述する。
【００７１】
また、電子化文書データベース１０６ｄは、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された順番情報に対応付けて、分類コードファイル１０６ａに記憶された分類コードに基づいて分類されて作成された電子化文書を記憶する電子化文書記憶手段である。本実施形態において、電子化文書データベース１０６ｄに記憶された電子化文書は、例えば、紙文書（紙カルテ等）が電子化（画像化）された文書画像情報（カルテ画像情報等）を含み、分類コード（カルテコード等）と識別記号（処理時刻等）に対応付けて管理される。
【００７２】
また、図２において、制御部１０２は、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）等の制御プログラムや、各種の処理手順等を規定したプログラム、および、所要データを格納するための内部メモリを有する。そして、制御部１０２は、これらのプログラム等により、種々の処理を実行するための情報処理を行う。制御部１０２は、機能概念的に、台紙印刷部１０２ａ、紙文書読取部１０２ｂ、電子化文書格納部１０２ｃ、識別記号選定部１０２ｄ、シール印刷部１０２ｅ、識別記号印字部１０２ｆ、および、電子化文書削除部１０２ｇを備えて構成されている。
【００７３】
このうち、台紙印刷部１０２ａは、固有の識別記号を表示した台紙を印刷部１１６にて印刷する台紙印刷手段である。ここで、台紙印刷部１０２ａは、後述する識別記号選定部１０２ｄにて選定された識別記号を表示した台紙を印刷部１１６にて印刷してもよい。
【００７４】
また、紙文書読取部１０２ｂは、台紙印刷部１０２ａにて印刷された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部１１８にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得する紙文書読取手段である。ここで、紙文書読取部１０２ｂは、後述するシール印刷部１０２ｅにて印刷された識別記号シールが貼付された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部１１８にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得してもよい。
【００７５】
また、電子化文書格納部１０２ｃは、紙文書読取部１０２ｂにて生成された文書画像情報を分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて電子化文書を電子化文書データベース１０６ｄに格納する電子化文書格納手段である。
【００７６】
具体的には、電子化文書格納部１０２ｃは、電子化文書データベース１０６ｄに既に記憶された電子化文書の第１の文書画像情報の後に紙文書読取部１０２ｂにて新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報を、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、の順で連結された順番情報に書き換え、更に、順番情報テーブル１０６ｃに、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報を付加することにより、第２の文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と第２の文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、新たに書き換えられた当該順番情報に対応付けて、新たに追加された第２の文書画像情報を電子化文書データベース１０６ｄに既に記憶された電子化文書に追加して電子化文書データベース１０６ｄに格納する。
【００７７】
また、識別記号選定部１０２ｄは、識別記号ファイル１０６ｂに既に記憶された識別記号と比較することにより、識別記号を選定する識別記号選定手段である。ここで、識別記号は、紙文書に対する処理時刻を更に含んでもよく、識別記号選定部１０２ｄは、識別記号ファイル１０６ｂに既に記憶された識別記号の処理時刻と比較することにより、識別記号を選定してもよい。
【００７８】
また、シール印刷部１０２ｅは、固有の識別記号を表示した識別記号シールを印刷部１１６にて印刷するシール印刷手段である。
【００７９】
また、識別記号印字部１０２ｆは、紙文書に識別記号が表示されていない場合、画像読取部１１８にて当該紙文書を読取り文書画像情報を生成し、印刷部１１６にて当該文書画像情報に固有の識別記号を印字する識別記号印字手段である。
【００８０】
また、電子化文書削除部１０２ｇは、識別記号に基づいて電子化文書データベース１０６ｄに記憶された電子化文書の少なくとも一部を削除する電子化文書削除手段である。
【００８１】
ここで、電子化文書削除部１０２ｇは、電子化文書データベース１０６ｄに既に記憶された電子化文書の第１の文書画像情報の後の第２の文書画像情報を削除する場合、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、の順で連結された順番情報、ならびに、第１の文書画像情報の識別記号、第２の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報を、第１の文書画像情報の前の識別記号、第１の文書画像情報の識別記号、第１の文書画像情報の後の識別記号、の順で連結された順番情報に書き換えることにより、電子化文書データベース１０６ｄに記憶された削除される電子化文書の第２の文書画像情報の識別記号を順番情報テーブル１０６ｃから削除する。また、ここで、電子化文書削除部１０２ｇは、順番情報テーブル１０６ｃから識別記号が削除された第２の文書画像情報の前の文書画像情報を示す識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の文書画像情報を示す識別記号を最大コード（例えば、１６ビットならば、“ＦＦＦＦ”など）に変更した順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を電子化文書データベース１０６ｄから削除しない。
【００８２】
また、電子化文書削除部１０２ｇは、電子化文書データベース１０６ｄから削除される電子化文書を外部記録媒体（例えば、ＣＤ、ＤＶＤやＵＳＢメモリ等）に複製した後に当該電子化文書の文書画像情報を削除する。ここで、電子化文書削除部１０２ｇは、外部記録媒体へ複製後、順番情報において、電子化文書データベース１０６ｄから削除される第２の文書画像情報の前の文書画像情報を示す、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された識別記号がＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の文書画像情報を示す識別記号が最大コード（例えば、１６ビットならば、“ＦＦＦＦ”など）でない場合、当該第２の文書画像情報を電子化文書データベース１０６ｄから削除しない。
【００８３】
以上で、電子化文書管理装置１００の構成の説明を終える。
【００８４】
［電子化文書管理装置１００の処理］
次に、このように構成された本実施の形態における本システムの処理の一例について、以下に図３〜図１２を参照して詳細に説明する。ここで、図３は、本実施の形態における基本処理の一例を示すフローチャートである。また、図４は、本実施の形態における追加処理の一例を示すフローチャートである。また、図５は、本実施の形態の追加処理における順番情報の書換えの一例を示す図である。また、図６および図７は、本実施の形態の追加処理における実施例を示す図である。また、図８は、本実施の形態における削除処理の一例を示すフローチャートである。また、図９は、本実施の形態の削除処理における順番情報の書換えの一例を示す図である。また、図１０〜図１２は、本実施の形態の削除処理における実施例を示す図である。
【００８５】
［基本処理］
最初に、電子化文書管理装置１００の基本処理の詳細について図３のフローチャートを参照して説明する。
【００８６】
まず、識別記号選定部１０２ｄは、識別記号ファイル１０６ｂに既に記憶された識別記号と比較することにより、識別記号を選定する（ステップＳＡ−１）。ここで、識別記号は、紙文書に対する処理時刻（例えば、印刷開始時刻、印刷終了予定時刻等）を更に含んでもよく、識別記号選定部１０２ｄは、識別記号ファイル１０６ｂに既に記憶された識別記号の処理時刻と比較することにより、識別記号を選定してもよい。
【００８７】
そして、台紙印刷部１０２ａは、識別記号選定部１０２ｄの処理により選定した、固有の識別記号を表示した台紙を印刷部１１６にて印刷する（ステップＳＡ−２）。なお、図３のステップＳＡ−１およびステップＳＡ−２の処理は、図１の（１）〜（３）の「台紙の印刷」に対応する。
【００８８】
ここで、台紙印刷部１０２ａによる識別記号付与処理の一例を以下の（１）〜（３）に示す。
【００８９】
（１）まず初めに、台紙印刷部１０２ａは、印刷部１１６を制御することにより未使用の紙に識別記号を印字する。印字する識別記号は、例えば、以下の通りである。「２００８０８２８−１４１５２７−００１，２００８０８２８−１４１５２７−００２ ・・・ ２００８０８２８−１４１５２７−９９９」
【００９０】
（２）ここで、２００８０８２８は印字を実施する日（２００８／０８／２８）を表し、１４１５２７は印字を開始する時間（１４：１５：２７）を表す。最後の数字（例えば００１〜９９９）は、台紙を印刷する際に識別記号が印字された枚数を表している。枚数が多い場合は、桁数を増やして対応する。
【００９１】
（３）これにより、印字する識別記号は全て異なり固有性が保証される。
【００９２】
また、ステップＳＡ−２において、シール印刷部１０２ｅは、固有の識別記号を表示した識別記号シールを印刷部１１６にて印刷してもよい。
【００９３】
ここで、シール印刷部１０２ｅによる識別記号付与処理の一例を以下の（１）〜（３）に示す。
【００９４】
（１）まず一度、制御部１０２は、紙文書に識別記号が既に付与された電子化文書の内容を印刷部１１６にて印刷する。
【００９５】
（２）そして、利用者は、印刷された電子化文書（すなわち、紙文書）の内容を検討し、修正する。
【００９６】
（３）そして、利用者が修正した紙文書に対し、シール印刷部１０２ｅの処理により印刷された新たに識別記号の書かれたシールを修正済の紙文書に貼付する。この際、利用者が前に書かれた識別記号を覆い隠すようにシールを貼付することで、このシールが貼付された紙文書を、紙文書読取部１０２ｂの処理により画像読取部１１８にてスキャンしたときに確実に一つの識別記号だけを読み取れるようにする。
【００９７】
また、ステップＳＡ−２に戻り、識別記号印字部１０２ｆは、紙文書に識別記号が表示されていない場合、画像読取部１１８にて当該紙文書を読取り文書画像情報を生成し、印刷部１１６にて当該文書画像情報に固有の識別記号を印字してもよい。
【００９８】
そして、紙文書読取部１０２ｂは、台紙印刷部１０２ａの処理により印刷された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部１１８にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得する（ステップＳＡ−３）。ここで、紙文書読取部１０２ｂは、シール印刷部１０２ｅの処理により印刷された識別記号シールが貼付された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を画像読取部１１８にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得してもよい。なお、図３のステップＳＡ−３の処理は、図１の（４）「紙文書の作成」および（５）「電子化」に対応する。
【００９９】
そして、電子化文書格納部１０２ｃは、紙文書読取部１０２ｂの処理により生成された文書画像情報を分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号と文書画像情報の後の識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて電子化文書を電子化文書データベース１０６ｄに格納する（ステップＳＡ−４）。なお、図３のステップＳＡ−４の処理は、図１の（６）〜（８）「順番情報の書換え（電子化文書の更新（追加・削除など））」と（９）「複製」に対応する。また、ステップＳＡ−４の詳細については、以下の［追加処理］および［削除処理］の説明にて後述する。以上で、電子化文書管理装置１００の基本処理の一例について、説明を終える。
【０１００】
［追加処理］
続いて、電子化文書管理装置１００の追加処理（順番情報の書換え、文書画像情報の追加）の詳細について図４〜図７を参照して説明する。
【０１０１】
まず、制御部１０２は、画像読取部１１８に新たな紙文書がセットされているか否かを検出することにより、追加の紙文書があるか否かを判定する（ステップＳＢ−１）。
【０１０２】
そして、紙文書読取部１０２ｂは、制御部１０２の処理により追加の紙文書があると判定された場合（ステップＳＢ−１：Ｙｅｓ）、上記図３のステップＳＡ−３と同様に、台紙印刷部１０２ａの処理により印刷された台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される、ステップＳＢ−１にて新たにセットされたと判定された紙文書を画像読取部１１８にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から識別記号および分類コードを取得する（ステップＳＢ−２）。一方、紙文書読取部１０２ｂは、制御部１０２の処理により追加の紙文書がないと判定された場合（ステップＳＢ−１：Ｎｏ）、そのまま処理を終了する。
【０１０３】
そして、図４のステップＳＢ−３において、図５に示すように、電子化文書格納部１０２ｃは、電子化文書データベース１０６ｄに既に記憶された電子化文書の第１の文書画像情報の後に、ステップＳＢ−２において紙文書読取部１０２ｂの処理により新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された、第１の文書画像情報の前の識別記号（例えば、「ＮＵＬＬ」）、第１の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）、第１の文書画像情報の後の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００２」）、の順で連結された順番情報を、第１の文書画像情報の前の識別記号（例えば、「ＮＵＬＬ」）、第１の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）、第２の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００５」）、の順で連結された順番情報に書き換え、更に、順番情報テーブル１０６ｃに、第１の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）、第２の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００５」）、第１の文書画像情報の後の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００２」）、の順で連結された順番情報を付加することにより、第２の文書画像情報の前の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）と第２の文書画像情報の後の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００２」）とを関連付けて順番情報を生成し、新たに書き換えられた当該順番情報に対応付けて、新たに追加された第２の文書画像情報を電子化文書データベース１０６ｄに既に記憶された電子化文書に追加して電子化文書データベース１０６ｄに格納する（ステップＳＢ−３）。
【０１０４】
ここで、電子化文書格納部１０２ｃによる、既存電子化文書に対する新規文書画像情報挿入処理（順番情報の書換え、文書画像情報の追加）の一例を以下の（１）および（２）に示す。
【０１０５】
（１）まず、一例として、図６に示すように、文書画像情報（以下「文書」と呼称）が電子化文書として電子化文書データベース１０６ｄに記憶されているとする。ここで、図６において、識別記号「０」は文書Ｘ１の前には文書が無いことを表し（つまり当該文書Ｘ１が最初の文書である）、識別記号「Ｆ」は文書Ｘ３の後には文書が無い（つまり当該文書Ｘ３が最後の文書である）ことを表す。また、図６において、上記三行の順番情報は、「文書Ｘ１、文書Ｘ２、文書Ｘ３の順で並べて格納された電子化文書の総体」を表している。
【０１０６】
（２）これに文書Ｘ２．５（識別記号２．５）を、上記電子化文書の文書Ｘ２と文書Ｘ３の間に新たに挿入すると、順番情報は、図７に示す通りである。図７において、上記四行の順番情報は、「文書Ｘ１，文書Ｘ２，文書Ｘ２．５，文書Ｘ３の順で並べて格納された電子化文書の総体」を表している。以上で、電子化文書管理装置１００の追加処理の一例について、説明を終える。
【０１０７】
［削除処理］
続いて、電子化文書管理装置１００の削除処理（順番情報の書換え、外部記録媒体へ複製）の詳細について図８〜図１２を参照して説明する。
【０１０８】
まず、制御部１０２は、利用者に操作により入力部１１２を介して入力された電子化文書の削除命令があるか否か検出することにより、電子化文書削除部１０２ｇが、識別記号に基づいて電子化文書データベース１０６ｄに記憶された電子化文書の少なくとも一部を削除するか否かを決定する（ステップＳＣ−１）。
【０１０９】
そして、図８のステップＳＣ−２において、図９に示すように、電子化文書削除部１０２ｇは、制御部１０２の処理により電子化文書を削除すると決定され（ステップＳＣ−１：Ｙｅｓ）、電子化文書データベース１０６ｄに既に記憶された電子化文書の第１の文書画像情報の後に挿入された第２の文書画像情報を削除する場合、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された、第１の文書画像情報の前の識別記号（例えば、「ＮＵＬＬ」）、第１の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）、第２の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００５」）、の順で連結された順番情報、ならびに、第１の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）、第２の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００５」）、第１の文書画像情報の後の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００２」）、の順で連結された順番情報を、第１の文書画像情報の前の識別記号（例えば、「ＮＵＬＬ」）、第１の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００１」）、第１の文書画像情報の後の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００２」）、の順で連結された順番情報に書き換えることにより、電子化文書データベース１０６ｄに記憶された削除される電子化文書の第２の文書画像情報の識別記号（例えば、「２００８０８２８−１４１５２７−００５」）を順番情報テーブル１０６ｃから削除する（ステップＳＣ−２）。一方、電子化文書削除部１０２ｇは、制御部１０２の処理により電子化文書を削除しないと決定された場合（ステップＳＣ−１：Ｎｏ）、そのまま処理を終了する。
【０１１０】
ここで、ステップＳＣ−２において、電子化文書削除部１０２ｇは、順番情報テーブル１０６ｃから識別記号が削除された第２の文書画像情報の前の文書画像情報を示す識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の文書画像情報を示す識別記号を最大コード（例えば、１６ビットならば、“ＦＦＦＦ”など）に変更した順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を電子化文書データベース１０６ｄから削除しない。
【０１１１】
また、ステップＳＣ−２において、電子化文書削除部１０２ｇは、電子化文書データベース１０６ｄから削除される電子化文書を外部記録媒体（例えば、ＣＤ、ＤＶＤやＵＳＢメモリ等）に複製した後に当該電子化文書の文書画像情報を削除してもよい。ここで、電子化文書削除部１０２ｇは、外部記録媒体へ複製後、順番情報において、電子化文書データベース１０６ｄから削除される第２の文書画像情報の前の文書画像情報を示す、順番情報テーブル１０６ｃに記憶された識別記号がＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の文書画像情報を示す識別記号が最大コード（例えば、１６ビットならば、“ＦＦＦＦ”など）でない場合、当該第２の文書画像情報を電子化文書データベース１０６ｄから削除しない。
【０１１２】
ここで、電子化文書削除部１０２ｇによる、既存電子化文書の特定部分の削除処理（順番情報の書換え、外部記録媒体へ複製）の一例を以下の（１）および（２）に示す。
【０１１３】
（１）まず、一例として、図１０に示すように文書画像情報（以下「文書」と呼称）が電子化文書として電子化文書データベース１０６ｄに記憶されているとする。ここで、図１０において、識別記号「０」は文書Ｘ１の前には文書が無いことを表し（つまり当該文書Ｘ１が最初の文書である）、識別記号「Ｆ」は文書Ｘ３より後には文書が無い（つまり当該文書Ｘ３が最後の文書である）ことを表す。また、図１０において、上記三行の順番情報は、「文書Ｘ１，文書Ｘ２，文書Ｘ３の順で並べて格納された電子化文書の総体」を表している。
【０１１４】
（２）上記（１）で示した順で電子化文書データベース１０６に格納された電子化文書から、文書Ｘ２を削除すると、順番情報は、図１１に示す通りである。図１１において、上記二行の順番情報は、「文書Ｘ１，文書Ｘ３の順で並べて格納された電子化文書の総体」を表している。なお、識別記号が削除された文書Ｘ２のデータ（すなわち、文書画像情報）は物理メモリ上には残っており、その順番情報は、図１２に示す通りである。以上で、電子化文書管理装置１００の削除処理の一例について、説明を終える。
【０１１５】
これにて、電子化文書管理装置１００の処理の一例について、説明を終える。
【０１１６】
［他の実施の形態］
さて、これまで本発明の実施の形態について説明したが、本発明は、上述した実施の形態以外にも、特許請求の範囲に記載した技術的思想の範囲内において種々の異なる実施の形態にて実施されてよいものである。
【０１１７】
例えば、電子化文書管理装置１００がスタンドアローンの形態で処理を行う場合を一例に説明したが、電子化文書管理装置１００とは別筐体で構成されるクライアント端末からの要求に応じて処理を行い、その処理結果を当該クライアント端末に返却するように構成してもよい。
【０１１８】
また、実施の形態において説明した各処理のうち、自動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を手動的に行うこともでき、あるいは、手動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的に行うこともできる。
【０１１９】
このほか、上記文献中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各処理の登録データや検索条件等のパラメータを含む情報、画面例、データベース構成については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。
【０１２０】
また、電子化文書管理装置１００に関して、図示の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。
【０１２１】
例えば、電子化文書管理装置１００の各装置が備える処理機能、特に制御部１０２にて行われる各処理機能については、その全部または任意の一部を、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）および当該ＣＰＵにて解釈実行されるプログラムにて実現してもよく、また、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現してもよい。尚、プログラムは、後述する記録媒体に記録されており、必要に応じて電子化文書管理装置１００に機械的に読み取られる。すなわち、ＲＯＭまたはＨＤなどの記憶部１０６などは、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）として協働してＣＰＵに命令を与え、各種処理を行うためのコンピュータプログラムが記録されている。このコンピュータプログラムは、ＲＡＭにロードされることによって実行され、ＣＰＵと協働して制御部１０２を構成する。
【０１２２】
また、このコンピュータプログラムは、電子化文書管理装置１００に対して任意のネットワークを介して接続されたアプリケーションプログラムサーバに記憶されていてもよく、必要に応じてその全部または一部をダウンロードすることも可能である。
【０１２３】
また、本発明に係るプログラムを、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納することもできる。ここで、この「記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ等の任意の「可搬用の物理媒体」、あるいは、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネットに代表されるネットワークを介してプログラムを送信する場合の通信回線や搬送波のように、短期にプログラムを保持する「通信媒体」を含むものとする。
【０１２４】
また、「プログラム」とは、任意の言語や記述方法にて記述されたデータ処理方法であり、ソースコードやバイナリコード等の形式を問わない。なお、「プログラム」は必ずしも単一的に構成されるものに限られず、複数のモジュールやライブラリとして分散構成されるものや、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）に代表される別個のプログラムと協働してその機能を達成するものをも含む。なお、実施の形態に示した各装置において記録媒体を読み取るための具体的な構成、読み取り手順、あるいは、読み取り後のインストール手順等については、周知の構成や手順を用いることができる。
【０１２５】
記憶部１０６に格納される各種のデータベース等（分類コードファイル１０６ａ、識別記号ファイル１０６ｂ、順番情報テーブル１０６ｃ、および、電子化文書データベース１０６ｄ等）は、ＲＡＭ、ＲＯＭ等のメモリ装置、ハードディスク等の固定ディスク装置、フレキシブルディスク、光ディスク等のストレージ手段であり、各種処理やウェブサイト提供に用いる各種のプログラムやテーブルやデータベースやウェブページ用ファイル等を格納する。
【０１２６】
また、電子化文書管理装置１００は、既知のパーソナルコンピュータ、ワークステーション等の情報処理装置を接続し、該情報処理装置に本発明の方法を実現させるソフトウェア（プログラム、データ等を含む）を実装することにより実現してもよい。
【０１２７】
更に、装置の分散・統合の具体的形態は図示するものに限られず、その全部または一部を、各種の付加等に応じて、または、機能負荷に応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。
【産業上の利用可能性】
【０１２８】
以上詳述に説明したように、本発明によれば、利用者のデータ入力・更新・検索における効率性を向上することができる電子化文書管理装置および電子化文書管理方法を提供することができるので、例えば、紙文書や電子化文書等の文書管理を支援する情報機器や情報処理分野等の様々な分野において極めて有用である。
【図面の簡単な説明】
【０１２９】
【図１】本実施の形態における基本処理の一例を示す図である。
【図２】本発明が適用される本電子化文書管理装置１００の構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本実施の形態における基本処理の一例を示すフローチャートである。
【図４】本実施の形態における追加処理の一例を示すフローチャートである。
【図５】本実施の形態の追加処理における順番情報の書換えの一例を示す図である。
【図６】本実施の形態の追加処理における実施例を示す図である。
【図７】本実施の形態の追加処理における実施例を示す図である。
【図８】本実施の形態における削除処理の一例を示すフローチャートである。
【図９】本実施の形態の削除処理における順番情報の書換えの一例を示す図である。
【図１０】本実施の形態の削除処理における実施例を示す図である。
【図１１】本実施の形態の削除処理における実施例を示す図である。
【図１２】本実施の形態の削除処理における実施例を示す図である。
【符号の説明】
【０１３０】
１００ 電子化文書管理装置
１０２ 制御部
１０２ａ 台紙印刷部
１０２ｂ 紙文書読取部
１０２ｃ 電子化文書格納部
１０２ｄ 識別記号選定部
１０２ｅ シール印刷部
１０２ｆ 識別記号印字部
１０２ｇ 電子化文書削除部
１０６ 記憶部
１０６ａ 分類コードファイル
１０６ｂ 識別記号ファイル
１０６ｃ 順番情報テーブル
１０６ｄ 電子化文書データベース
１０８ 入出力制御インターフェース部
１１２ 入力部
１１４ 表示部
１１６ 印刷部
１１８ 画像読取部
１２０ 複合機
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷部と画像読取部と記憶部と制御部とを少なくとも備えた電子化文書管理装置であって、
上記制御部は、
固有の識別記号を表示した台紙を上記印刷部にて印刷する台紙印刷手段と、
上記台紙印刷手段にて印刷された上記台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得する紙文書読取手段と、
上記紙文書読取手段にて生成された上記文書画像情報を上記分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに上記文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記電子化文書を上記記憶部に格納する電子化文書格納手段と、
を備えたことを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の電子化文書管理装置において、
上記制御部は、
上記記憶部に既に記憶された上記識別記号と比較することにより、上記識別記号を選定する識別記号選定手段
を更に備え、
上記台紙印刷手段は、
上記識別記号選定手段にて選定された上記識別記号を表示した上記台紙を上記印刷部にて印刷することを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項３】
請求項１または２に記載の電子化文書管理装置において、
上記制御部は、
上記識別記号を表示した識別記号シールを上記印刷部にて印刷するシール印刷手段
を更に備え、
上記紙文書読取手段は、
上記シール印刷手段にて印刷された上記識別記号シールが貼付された上記台紙に少なくとも上記分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される上記紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する上記文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得することを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項４】
請求項１〜３のうちいずれか１つに記載の電子化文書管理装置において、
上記制御部は、
上記紙文書に上記識別記号が表示されていない場合、上記画像読取部にて当該紙文書を読取り上記文書画像情報を生成し、上記印刷部にて当該文書画像情報に上記識別記号を印字する識別記号印字手段
を更に備えたことを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項５】
請求項２〜４のうちいずれか１つに記載の電子化文書管理装置において、
上記識別記号は、上記紙文書に対する処理時刻を更に含み、
上記識別記号選定手段は、
上記記憶部に既に記憶された上記識別記号の上記処理時刻と比較することにより、上記識別記号を選定することを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項６】
請求項１〜５のうちいずれか１つに記載の電子化文書管理装置において、
上記電子化文書格納手段は、
上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の第１の文書画像情報の後に上記紙文書読取手段にて新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換え、
更に、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を付加することにより、上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記第２の文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて上記順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記第２の文書画像情報を上記電子化文書に追加して上記記憶部に格納することを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項７】
請求項６に記載の電子化文書管理装置において、
上記制御部は、
上記識別記号に基づいて上記記憶部に記憶された上記電子化文書の少なくとも一部を削除する電子化文書削除手段
を更に備え、
上記電子化文書削除手段は、
上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の上記第１の文書画像情報の後の上記第２の文書画像情報を削除する場合、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報、ならびに、
上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換えることにより、上記記憶部に記憶された上記電子化文書の上記第２の文書画像情報の上記識別記号を削除し、
上記識別記号が削除された上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号を最大コードに変更した上記順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を上記記憶部から削除しないことを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項８】
請求項７に記載の電子化文書管理装置において、
上記電子化文書削除手段は、
上記記憶部から削除される上記電子化文書を外部記録媒体に複製した後に当該電子化文書の上記文書画像情報を削除し、
上記外部記録媒体へ複製後、上記順番情報において、上記記憶部から削除される上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記ＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記最大コードでない場合、当該第２の文書画像情報を削除しないことを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項９】
印刷部と画像読取部と記憶部と制御部とを少なくとも備えた電子化文書管理装置において実行される電子化文書管理方法であって、
上記制御部において実行される、
固有の識別記号を表示した台紙を上記印刷部にて印刷する台紙印刷ステップと、
上記台紙印刷ステップにて印刷された上記台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得する紙文書読取ステップと、
上記紙文書読取ステップにて生成された上記文書画像情報を上記分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに上記文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記電子化文書を上記記憶部に格納する電子化文書格納ステップと、
を含むことを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１０】
請求項９に記載の電子化文書管理方法において、
上記制御部において実行される、
上記記憶部に既に記憶された上記識別記号と比較することにより、上記識別記号を選定する識別記号選定ステップ
を更に含み、
上記台紙印刷ステップにおいて、
上記識別記号選定ステップにて選定された上記識別記号を表示した上記台紙を上記印刷部にて印刷することを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１１】
請求項９または１０に記載の電子化文書管理方法において、
上記制御部において実行される、
上記識別記号を表示した識別記号シールを上記印刷部にて印刷するシール印刷ステップ
を更に含み、
上記紙文書読取ステップにおいて、
上記シール印刷ステップにて印刷された上記識別記号シールが貼付された上記台紙に少なくとも上記分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される上記紙文書を、上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する上記文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得することを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１２】
請求項９〜１１のうちいずれか１つに記載の電子化文書管理方法において、
上記制御部において実行される、
上記紙文書に上記識別記号が表示されていない場合、上記画像読取部にて当該紙文書を読取り上記文書画像情報を生成し、上記印刷部にて当該文書画像情報に上記識別記号を印字する識別記号印字ステップ
を更に含むことを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１３】
請求項１０〜１２のうちいずれか１つに記載の電子化文書管理方法において、
上記識別記号は、上記紙文書に対する処理時刻を更に含み、
上記識別記号選定ステップにおいて、
上記記憶部に既に記憶された上記識別記号の上記処理時刻と比較することにより、上記識別記号を選定することを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１４】
請求項９〜１３のうちいずれか１つに記載の電子化文書管理方法において、
上記電子化文書格納ステップにおいて、
上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の第１の文書画像情報の後に上記紙文書読取ステップにて新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換え、
更に、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を付加することにより、上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記第２の文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて上記順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記第２の文書画像情報を上記電子化文書に追加して上記記憶部に格納することを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１５】
請求項１４に記載の電子化文書管理方法において、
上記制御部において実行される、
上記識別記号に基づいて上記記憶部に記憶された上記電子化文書の少なくとも一部を削除する電子化文書削除ステップ
を更に含み、
上記電子化文書削除ステップにおいて、
上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の上記第１の文書画像情報の後の上記第２の文書画像情報を削除する場合、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報、ならびに、
上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換えることにより、上記記憶部に記憶された上記電子化文書の上記第２の文書画像情報の上記識別記号を削除し、
上記識別記号が削除された上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号を最大コードに変更した上記順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を上記記憶部から削除しないことを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１６】
請求項１５に記載の電子化文書管理方法において、
上記電子化文書削除ステップにおいて、
上記記憶部から削除される上記電子化文書を外部記録媒体に複製した後に当該電子化文書の上記文書画像情報を削除し、
上記外部記録媒体へ複製後、上記順番情報において、上記記憶部から削除される上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記ＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記最大コードでない場合、当該第２の文書画像情報を削除しないことを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１】
印刷部と画像読取部と記憶部と制御部とを少なくとも備えた電子化文書管理装置であって、
上記制御部は、
固有の識別記号を表示した台紙を上記印刷部にて印刷する台紙印刷手段と、
上記台紙印刷手段にて印刷された上記台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得する紙文書読取手段と、
上記紙文書読取手段にて生成された上記文書画像情報を上記分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに上記文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記電子化文書を上記記憶部に格納する電子化文書格納手段と、
を備えたことを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項２】
請求項１に記載の電子化文書管理装置において、
上記制御部は、
上記記憶部に既に記憶された上記識別記号と比較することにより、上記識別記号を選定する識別記号選定手段
を更に備え、
上記台紙印刷手段は、
上記識別記号選定手段にて選定された上記識別記号を表示した上記台紙を上記印刷部にて印刷することを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項３】
請求項１または２に記載の電子化文書管理装置において、
上記制御部は、
上記識別記号を表示した識別記号シールを上記印刷部にて印刷するシール印刷手段
を更に備え、
上記紙文書読取手段は、
上記シール印刷手段にて印刷された上記識別記号シールが貼付された上記台紙に少なくとも上記分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される上記紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する上記文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得することを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項４】
請求項１〜３のうちいずれか１つに記載の電子化文書管理装置において、
上記制御部は、
上記紙文書に上記識別記号が表示されていない場合、上記画像読取部にて当該紙文書を読取り上記文書画像情報を生成し、上記印刷部にて当該文書画像情報に上記識別記号を印字する識別記号印字手段
を更に備えたことを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項５】
請求項２〜４のうちいずれか１つに記載の電子化文書管理装置において、
上記識別記号は、上記紙文書に対する処理時刻を更に含み、
上記識別記号選定手段は、
上記記憶部に既に記憶された上記識別記号の上記処理時刻と比較することにより、上記識別記号を選定することを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項６】
請求項１〜５のうちいずれか１つに記載の電子化文書管理装置において、
上記電子化文書格納手段は、
上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の第１の文書画像情報の後に上記紙文書読取手段にて新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換え、
更に、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を付加することにより、上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記第２の文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて上記順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記第２の文書画像情報を上記電子化文書に追加して上記記憶部に格納することを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項７】
請求項６に記載の電子化文書管理装置において、
上記制御部は、
上記識別記号に基づいて上記記憶部に記憶された上記電子化文書の少なくとも一部を削除する電子化文書削除手段
を更に備え、
上記電子化文書削除手段は、
上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の上記第１の文書画像情報の後の上記第２の文書画像情報を削除する場合、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報、ならびに、
上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換えることにより、上記記憶部に記憶された上記電子化文書の上記第２の文書画像情報の上記識別記号を削除し、
上記識別記号が削除された上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号を最大コードに変更した上記順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を上記記憶部から削除しないことを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項８】
請求項７に記載の電子化文書管理装置において、
上記電子化文書削除手段は、
上記記憶部から削除される上記電子化文書を外部記録媒体に複製した後に当該電子化文書の上記文書画像情報を削除し、
上記外部記録媒体へ複製後、上記順番情報において、上記記憶部から削除される上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記ＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記最大コードでない場合、当該第２の文書画像情報を削除しないことを特徴とする、電子化文書管理装置。
【請求項９】
印刷部と画像読取部と記憶部と制御部とを少なくとも備えた電子化文書管理装置において実行される電子化文書管理方法であって、
上記制御部において実行される、
固有の識別記号を表示した台紙を上記印刷部にて印刷する台紙印刷ステップと、
上記台紙印刷ステップにて印刷された上記台紙に少なくとも分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される紙文書を上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得する紙文書読取ステップと、
上記紙文書読取ステップにて生成された上記文書画像情報を上記分類コードに基づいて分類して電子化文書を作成し、当該電子化文書ごとに上記文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記電子化文書を上記記憶部に格納する電子化文書格納ステップと、
を含むことを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１０】
請求項９に記載の電子化文書管理方法において、
上記制御部において実行される、
上記記憶部に既に記憶された上記識別記号と比較することにより、上記識別記号を選定する識別記号選定ステップ
を更に含み、
上記台紙印刷ステップにおいて、
上記識別記号選定ステップにて選定された上記識別記号を表示した上記台紙を上記印刷部にて印刷することを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１１】
請求項９または１０に記載の電子化文書管理方法において、
上記制御部において実行される、
上記識別記号を表示した識別記号シールを上記印刷部にて印刷するシール印刷ステップ
を更に含み、
上記紙文書読取ステップにおいて、
上記シール印刷ステップにて印刷された上記識別記号シールが貼付された上記台紙に少なくとも上記分類コードが記載された少なくとも１つのページから構成される上記紙文書を、上記画像読取部にて読取ることにより、当該紙文書に対応する上記文書画像情報を生成し、当該文書画像情報から上記識別記号および上記分類コードを取得することを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１２】
請求項９〜１１のうちいずれか１つに記載の電子化文書管理方法において、
上記制御部において実行される、
上記紙文書に上記識別記号が表示されていない場合、上記画像読取部にて当該紙文書を読取り上記文書画像情報を生成し、上記印刷部にて当該文書画像情報に上記識別記号を印字する識別記号印字ステップ
を更に含むことを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１３】
請求項１０〜１２のうちいずれか１つに記載の電子化文書管理方法において、
上記識別記号は、上記紙文書に対する処理時刻を更に含み、
上記識別記号選定ステップにおいて、
上記記憶部に既に記憶された上記識別記号の上記処理時刻と比較することにより、上記識別記号を選定することを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１４】
請求項９〜１３のうちいずれか１つに記載の電子化文書管理方法において、
上記電子化文書格納ステップにおいて、
上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の第１の文書画像情報の後に上記紙文書読取ステップにて新たに生成された第２の文書画像情報を追加する場合、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換え、
更に、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を付加することにより、上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報の上記識別記号と上記第２の文書画像情報の後の上記識別記号とを関連付けて上記順番情報を生成し、当該順番情報に対応付けて上記第２の文書画像情報を上記電子化文書に追加して上記記憶部に格納することを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１５】
請求項１４に記載の電子化文書管理方法において、
上記制御部において実行される、
上記識別記号に基づいて上記記憶部に記憶された上記電子化文書の少なくとも一部を削除する電子化文書削除ステップ
を更に含み、
上記電子化文書削除ステップにおいて、
上記記憶部に既に記憶された上記電子化文書の上記第１の文書画像情報の後の上記第２の文書画像情報を削除する場合、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報、ならびに、
上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第２の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報を、
上記第１の文書画像情報の前の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の上記識別記号、上記第１の文書画像情報の後の上記識別記号、の順で連結された上記順番情報に書き換えることにより、上記記憶部に記憶された上記電子化文書の上記第２の文書画像情報の上記識別記号を削除し、
上記識別記号が削除された上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号をＮＵＬＬコードに変更し、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号を最大コードに変更した上記順番情報に書き換え、当該第２の文書画像情報を上記記憶部から削除しないことを特徴とする、電子化文書管理方法。
【請求項１６】
請求項１５に記載の電子化文書管理方法において、
上記電子化文書削除ステップにおいて、
上記記憶部から削除される上記電子化文書を外部記録媒体に複製した後に当該電子化文書の上記文書画像情報を削除し、
上記外部記録媒体へ複製後、上記順番情報において、上記記憶部から削除される上記第２の文書画像情報の前の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記ＮＵＬＬコードでなく、かつ、当該第２の文書画像情報の後の上記文書画像情報を示す上記識別記号が上記最大コードでない場合、当該第２の文書画像情報を削除しないことを特徴とする、電子化文書管理方法。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【公開番号】特開２０１０−１１３５４１（Ｐ２０１０−１１３５４１Ａ）
【公開日】平成２２年５月２０日（２０１０．５．２０）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−２８５８０９（Ｐ２００８−２８５８０９）
【出願日】平成２０年１１月６日（２００８．１１．６）
【公序良俗違反の表示】
（特許庁注：以下のものは登録商標）
１．ＱＲコード
【出願人】（０００１３６１３６）株式会社ＰＦＵ (354)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２２年５月２０日（２０１０．５．２０）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年１１月６日（２００８．１１．６）
【公序良俗違反の表示】
（特許庁注：以下のものは登録商標）
１．ＱＲコード
【出願人】（０００１３６１３６）株式会社ＰＦＵ (354)
【Ｆターム（参考）】
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