文書廃棄装置、文書管理システム及び文書廃棄制御プログラム
【課題】紙文書の廃棄の可否を厳重に管理して、重要な紙文書を誤って廃棄することを未然に防止できるようにする。
【解決手段】文書トレイ４８にセットした紙文書に表示されたバーコードを読み取って、当該紙文書を廃棄してよいかどうか判断する。また、金属センサ３３で紙文書に漉き込まれているワイヤを検出し、ワイヤの有無により当該紙文書を廃棄してよいかどうか判断する。さらに、認証装置により廃棄装置４のユーザが紙文書を廃棄する権限を有しているか否かを判断する。バーコード、ワイヤに基づく判断により何れも紙文書を廃棄しても良いと判断し、かつ、ユーザが紙文書を廃棄する権限を有していると判断したことを条件に、紙文書をシュレッダー４２で廃棄する。
【解決手段】文書トレイ４８にセットした紙文書に表示されたバーコードを読み取って、当該紙文書を廃棄してよいかどうか判断する。また、金属センサ３３で紙文書に漉き込まれているワイヤを検出し、ワイヤの有無により当該紙文書を廃棄してよいかどうか判断する。さらに、認証装置により廃棄装置４のユーザが紙文書を廃棄する権限を有しているか否かを判断する。バーコード、ワイヤに基づく判断により何れも紙文書を廃棄しても良いと判断し、かつ、ユーザが紙文書を廃棄する権限を有していると判断したことを条件に、紙文書をシュレッダー４２で廃棄する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書廃棄装置、文書管理システム及び文書廃棄制御プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、廃棄すべき文書を文書廃棄装置に投入するだけで、当該文書の廃棄及び当該文書の画像のファイリングを行うことができるようにした技術について開示されている。特許文献１では、かかる技術によれば、文書の廃棄処理及び保存・管理を容易かつ効率的に行うことが可能であり、かつ、廃棄文書は裁断され判読不可能となるので、秘密文書の廃棄及びファイリングが可能であるとしている。
【特許文献１】特開平１１‐３３９０２４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
近年、個人情報保護法、ｅ文書法の施行など情報セキュリティを求める法規制が強化されており、文書に対するセキュリティの要求がますます高まっている。企業、官庁などの組織内の秘密情報の漏洩の主たる原因は盗難、紛失、置き忘れなどによるものであり、組織内部の不正や犯罪によるものも増加傾向にある。
【０００４】
こうした情報セキュリティの要請の高まりの中、電子化された文書に関しては様々な対策がなされている。そのため、近年においては、Ｗｅｂ経由で情報が漏洩したり、あるいは、パソコン本体から情報が盗み出されたりなど、電子化された文書が情報漏えいの経路となるケースよりも、むしろ紙文書から情報が漏えいするケースの方が目立つようになっている。
【０００５】
そのため、紙などの印字媒体に印刷、手書きなどにより記録された文書である紙文書（必ずしも印字媒体が紙とは限らない）について、その作成から最終的に廃棄されるまでのドキュメントライフサイクルの全体を厳重に管理するための方策が必要となる。すなわち、秘密性の高い紙文書は、組織内の特定のエリア内でのみ使用するようにし、当該エリア内からの持ち出しを禁止し、保存しておく必要がなくなったときは当該エリア内においてシュレッダーで判読不能に粉砕することで廃棄して、当該紙文書から情報が漏洩しないようにする必要がある。このように、ドキュメントライフサイクルの最終段階では秘密の紙文書は確実に廃棄することが必須である。
【０００６】
しかしながら、紙文書の廃棄に際しては、どの紙文書を廃棄してよいか、いつの時点で紙文書を廃棄してよいか、誰が廃棄してよいかについての管理が重要となる。すなわち、これらを厳重に管理しないと廃棄すべきでない重要な秘密文書を誤って廃棄してしまう事故が発生してしまう恐れがある。
【０００７】
本発明の目的は、紙文書の廃棄の可否を厳重に管理して、重要な紙文書を誤って廃棄することを未然に防止できるようにすることである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
請求項１に記載の発明は、印字媒体（紙、樹脂その他の様々な材料で形成されたものを含む）に記録された文書に設けられている金属の有無を検出する金属検出器と、情報を符号化した記号であって前記文書に表示されているものを読み取る記号読取器と、前記文書の廃棄の指示を受け付ける指示受付部と、前記文書を廃棄する文書廃棄部と、前記金属検出器による金属の検出の有無により前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第１の判定手段と、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第２の判定手段と、前記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でいずれも前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したことを条件に、前記文書廃棄部に前記文書を廃棄させる制御を行う文書廃棄制御手段と、を備えている文書廃棄装置である。
【０００９】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有しているか否かの認証を行う認証手段をさらに備え、前記文書廃棄制御手段は、記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でそれぞれ前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したこと、及び前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していると認証したことを条件に前記文書を前記文書廃棄部で廃棄する、ようにしている。
【００１０】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の発明において、前記第２の判定手段は、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断し、当該文書が持ち出し禁止でかつ廃棄可能期限を過ぎていることを条件に前記文書廃棄部での前記文書の廃棄を可能と判定する、ようにしている。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３の何れかの一項に記載の発明において、前記第１の判定手段と前記第２の判定手段のいずれかで前記文書廃棄部での前記文書を廃棄してはいけないと判定し、又は前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していないと判定したときは、当該文書は廃棄できない旨を報知する報知手段をさらに備えている。
【００１２】
請求項５に記載の発明は、情報を符号化した記号を含む画像の形成を印字媒体（紙、樹脂その他の様々な材料で形成されたものを含む）に対して行なって文書を作成する文書生成装置と、前記記号に基づいて前記文書の廃棄の可否を判断し廃棄可能な前記文書を廃棄する文書廃棄装置と、前記文書生成装置及び前記文書廃棄装置と通信手段を介して接続され前記記号に基づいて前記文書の管理を行う文書管理装置と、を備え、前記文書廃棄装置は、廃棄しようとする前記文書に設けられている金属の有無を検出する金属検出器と、前記文書に表示されている前記記号を読み取る記号読取器と、前記文書の廃棄の指示を受け付ける指示受付部と、前記文書を廃棄する文書廃棄部と、前記金属検出器による金属の検出の有無により前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第１の判定手段と、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第２の判定手段と、前記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でいずれも前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したことを条件に、前記文書廃棄部に前記文書を廃棄させる制御を行う文書廃棄制御手段と、を備えている、文書管理システムである。
【００１３】
請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の文書管理システムにおいて、前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有しているか否かの認証を行う認証手段をさらに備え、前記文書廃棄制御手段は、記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でそれぞれ前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したこと、及び前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していると認証したことを条件に前記文書を前記文書廃棄部で廃棄する。
【００１４】
請求項７に記載の発明は、請求項５又は６に記載の文書管理システムにおいて、前記第２の判定手段は、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断し、当該文書が持ち出し禁止でかつ廃棄可能期限を過ぎていることを条件に前記文書廃棄部での前記文書の廃棄を可能と判定する。
【００１５】
請求項８に記載の発明は、請求項５〜７のいずれかの一項に記載の文書管理システムにおいて、前記第１の判定手段と前記第２の判定手段のいずれかで前記文書廃棄部での前記文書を廃棄してはいけないと判定し、又は前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していないと判定したときは、当該文書は廃棄できない旨を報知する報知手段をさらに備えている。
【００１６】
請求項９に記載の発明は、印字媒体（紙、樹脂その他の様々な材料で形成されたものを含む）に記録された文書に設けられている金属の有無を検出する金属検出器による金属の検出の有無により前記文書を廃棄する文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第１の判定手段と、情報を符号化した記号であって前記文書に表示されているものを読み取る記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第２の判定手段と、前記文書の廃棄の指示を受け付ける指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でいずれも前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したことを条件に、前記文書廃棄部に前記文書を廃棄させる制御を行う文書廃棄制御手段と、をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能な文書廃棄制御プログラムである。
【００１７】
請求項１０に記載の発明は、請求項９に記載の文書廃棄制御プログラムにおいて、前記文書廃棄制御手段は、記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でそれぞれ前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したこと、及び、前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が前記文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有しているか否かの認証を行う認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していると認証したことを条件に前記文書を前記文書廃棄部で廃棄する。
【００１８】
請求項１１に記載の発明は、請求項９又は１０に記載の文書廃棄制御プログラムにおいて、前記第２の判定手段は、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断し、当該文書が持ち出し禁止でかつ廃棄可能期限を過ぎていることを条件に前記文書廃棄部での前記文書の廃棄を可能と判定する。
【００１９】
請求項１２に記載の発明は、請求項９〜１１のいずれかの一項に記載の文書廃棄制御プログラムにおいて、前記第１の判定手段と前記第２の判定手段のいずれかで前記文書廃棄部での前記文書を廃棄してはいけないと判定し、又は前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していないと判定したときは、当該文書は廃棄できない旨を報知する報知手段をさらに備えている。
【発明の効果】
【００２０】
（１）（５）（９）の発明によれば、文書の記号に符号化された当該文書を識別する識別情報などの情報から当該文書が廃棄してよい文書か否かを判断することができる。また、当該文書に金属が含まれているか否かにより当該文書が廃棄してよい文書か否かを判断することができる。文書の記号は当該記号部分のみを当該文書から切除してしまえば容易に除外することができるので、この点では当該文書の廃棄に関する管理について万全を欠くことになるが、文書に含める金属は例えば極細のワイヤにして文書の用紙中の全体にはじめから漉き込んでおくことが可能であり、文書の一部が削除されても当該文書の廃棄の有無を的確に判断でき、文書の廃棄に関する管理について万全となる。また、文書に金属を含めておけば、当該文書を管理する部屋の出口に金属探知機を設けておけば、文書の不正な持ち出しをチェックすることもできる。一方、金属の有無のみでは文書を廃棄してよいか否かのみの判断しかできないのに対し、文書の記号には当該文書を識別する識別情報その他の様々な情報を含めることが可能となり、記号に符号化された多様な情報から文書の廃棄の有無をきめ細かに判断することが可能となる。このように、文書に表示されている記号と、含まれている金属との両方から文書の廃棄の可否を判断することにより、両者の欠点が互いに補完されて、文書の廃棄の可否を厳重に管理することが可能となり、重要な文書を誤って廃棄することを未然に防止できる。
【００２１】
（２）（６）（１０）の発明によれば、さらに文書を廃棄しようとしている人物が文書の廃棄を許可されている管理者などであるか否かを認証することが可能となるので、文書の廃棄の権限のない者が文書の廃棄を行うことを防止し、文書の廃棄の可否を厳重に管理して、重要な文書を権限のない者が誤って廃棄することを未然に防止できる。
【００２２】
（３）（７）（１１）の発明によれば、文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断することができるので、単に文書を廃棄してよいか否かのみならず、廃棄してよいとしてもいつになったら廃棄してよいかまで判断するので、文書の廃棄の可否をきめ細かに設定することが可能となり、文書の廃棄の可否を厳重に管理して、重要な文書を誤って廃棄することを未然に防止できる。
【００２３】
（４）（８）（１２）の発明によれば、廃棄不可の文書を廃棄しようとしたときに当該事実を報知することにより、誤って文書を廃棄しようとしている人物に注意を喚起したり、あるいは、所定の管理者に廃棄不可の文書を廃棄しようとの試みがなされたことを知らせたりすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
次に、本発明の一実施の形態について説明する。
【００２５】
図１は、本実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。図示した文書管理システム１は、文書生成装置２と、文書管理装置３と、文書廃棄装置４とがＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワーク５を介して接続されている。
【００２６】
文書生成装置２は、紙などの印字媒体に画像形成することにより紙文書を生成する装置である。ここで、紙文書とは、印字媒体が紙とは限らず、樹脂などの他の材料であっても良い。この画像の中には当該紙文書を識別する識別情報となる文書ＩＤを符号化した記号であるバーコードなどのコードシンボルも含まれている。文書管理装置３は、文書生成装置２によって生成された紙文書に関して種々の管理処理を行う装置である。文書廃棄装置４は、文書生成装置２によって生成された紙文書や他の紙文書の廃棄処理を行う装置である。
【００２７】
図２は、文書生成装置２の構成を示すブロック図である。文書生成装置２は、例えばデジタル複写機やデジタル複合機（多機能型複写機）などにより実現されるものである。この文書生成装置２は、操作パネル１１と、画像読取装置１２と、画像処理装置１３と、画像形成装置１４と、制御装置１５と、通信インターフェース１６とを備えている。
【００２８】
操作パネル１１は、文書生成装置２を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインターフェースとなる。操作パネル５は、例えば、各種のボタン、スイッチ、キー等を有する入力部と、タッチパネル付きの液晶ディスプレイからなる表示部とによって構成される。
【００２９】
画像読取装置１２は、読み取り対象となる原稿の画像を光学的に読み取る。この画像読取装置１２は、フラットベット・スキャナであり、透明な原稿台（プラテンガラス）にセットされた原稿面に光を照射して、当該原稿面からの反射光をミラー、レンズ等の結像光学系を介して読み取りセンサ（ＣＣＤセンサ等）の受光面で結像させることにより、原稿画像に対応した画像データを生成する。その際、原稿面は、結像光学系の移動によって読み取り走査される。
【００３０】
画像処理装置１３は、画像読取装置１２で読み取られた原稿の画像データに所定の画像処理（例えば、色変換、色補正、階調補正、拡大縮小、画像回転、スクリーン生成などの処理）を施す。
【００３１】
画像形成装置１４は、画像読取装置１２で読み取られかつ画像処理装置１３で画像処理された画像データを用紙等の印字媒体に印刷出力するものである。この画像形成装置１４は、例えば、電子写真方式に基づいて画像データの印刷を行う。
【００３２】
制御装置１５は、文書生成に係る種々の処理動作を制御する。この文書生成制御部９は、マイクロコンピュータを備え、各種制御プログラムにしたがって、操作パネル１１、画像読取装置１２、画像処理装置１３及び画像形成装置１４の各種処理動作を制御する。
【００３３】
通信インターフェース１６は、文書生成装置２がネットワーク５上で他の装置（文書管理装置３、文書廃棄装置４を含む）とデータの送受信を行う。通信インターフェース１６を用いたデータの送受信は、制御装置１５によって制御される。
【００３４】
図３は、文書管理装置３の構成を示す機能ブロック図である。文書管理装置３は、例えばパーソナルコンピュータを用いて構成され、当該パーソナルコンピュータが各種プログラムに基づいて動作することにより、次のような各種処理を実行する。この文書管理装置３は、ユーザインターフェース部２１と、バーコード解析部２２と、検索部２３と、データベース部２４と、文書管理制御部２５と、通信インターフェース２６とを備えている。
【００３５】
ユーザインターフェース部２１は、文書管理装置３を使用するユーザが各種の情報を入力し、また、ユーザに対して各種の情報を表示するためのユーザインターフェースである。このユーザインターフェース部２１は、例えば、キーボード、マウス等の入力装置と、液晶ディスプレイ等の表示装置とによって構成される。
【００３６】
バーコード解析部２２は、画像データに含まれるコードシンボルを解析して復号処理するものである。バーコード解析部２２が解析するコードシンボルは、文書生成装置２で作成した紙文書に含まれるコードシンボルである。このコードシンボル、例えばバーコードは、少なくとも前述の文書ＩＤが符号化されている。一般に、バーコードは、一次元方向にのみ情報をもつ一次元バーコードと、二次元方向に情報をもつ二次元バーコードに大別されるが、どちらのバーコードも利用可能である。ただし、文書ＩＤの他に、種々の情報を１つのバーコードに符号化したい場合は、より多くのデータを符号化できる二次元バーコードを用いることが望ましい。以下では、コードシンボルの例としてバーコードの例で説明する。
【００３７】
検索部２３は、データベース部２４に蓄積されたデータの検索を行う。データベース部２４は、各種紙文書を管理するためのデータベースを構築している。このデータベース部２４は、種々のデータを蓄積するものである。データベース部２４は、例えば、ハードディスク装置内等に構築される。
【００３８】
文書管理制御部２５は、紙文書の文書管理に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書管理制御部２５は、マイクロコンピュータを備え、各種制御プログラムにしたがって、ユーザインターフェース部２１、バーコード解析部２２、検索部２３及びデータベース部２４の各種処理動作を制御する。
【００３９】
通信インターフェース２６は、文書管理装置３がネットワーク５上で他の装置（文書生成装置２、文書廃棄装置４を含む）とデータの送受信を行う。通信インターフェース２６を用いたデータの送受信は、文書管理制御部２５によって制御される。
【００４０】
図４は、手差し送りタイプの文書廃棄装置４の機構を説明する概略図である。この文書廃棄装置４は、例えばシュレッダー装置である。
【００４１】
文書トレイ４８は、廃棄の対象となる紙文書が載置されるトレイである。文書トレイ４８は、ストッパー３４に向かって漸次位置が低くなるように、水平面に対して斜めに傾斜した状態で形成されている。文書トレイ４８の奥側（低位側）は、インサートセンサ３１、バーコードリーダー３２、金属センサ３３、ストッパー３５、搬送ローラ３６とともに、カバー部材４２（図５参照）によって覆い隠されている。
【００４２】
インサートセンサ３１は、文書トレイ４８の所定の読み取り位置まで紙文書が差し込まれたことを検知する。インサートセンサ３１は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成され、当該インサートセンサ３１のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となる。
【００４３】
バーコードリーダー３２は、廃棄対象となる紙文書のバーコード記録部分に対して、光源から照射された光の反射光を、レンズを介してエリアセンサで受光することにより、紙文書のバーコードの画像をエリアセンサ１６に取り込む構成となっている。バーコード記録部分とは、文書の面内でバーコードが記録される部分をいい、その位置（領域）は紙文書の所定位置に予め規定されている。
【００４４】
金属センサ３３は、廃棄対象となる紙文書に含まれている金属を検出するセンサである。金属センサ３３は、例えば、コイルに電流を流して磁力線が発生させ、コイルに金属が近づくと発生した磁力線が影響を受けるため、コイルに流れる電流が変化するので、その変化をとらえることにより金属を探知することができる。金属センサ３３は、文書トレイ４８で紙文書が差し込まれる方向の左右の紙文書の端から端までのどの位置にある金属でも検出できるようにするのが望ましい。
【００４５】
ストッパー３５は、例えば長尺状の板状構造をなすもので、インサートセンサ３１と搬送ローラ３５との間に設けられている。ストッパー３５は、搬送ローラ３５，３６によって紙文書を搬送する文書搬送路３７の入口部分で、当該文書搬送路３７を開閉する。ストッパー３５はソレノイドその他の所定のアクチュエータにより上下に駆動され、ストッパー３５を閉じた状態では、文書トレイ４８から搬送ローラ３５に至る文書の通路を遮断するように、ストッパー３５が通路上に突出した状態で配置される。したがって、文書トレイ４８に載置した紙文書を奥側に差し込むようにすると、当該紙文書の先端がストッパー３５に突き当たる。これに対して、ストッパー３５を開いた状態では、文書トレイ４８から搬送ローラ３５に至る紙文書の通路から退避するように、ストッパー２０が通路上から引っ込んだ状態で配置される。したがって、文書トレイ４８に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該紙文書の先端が搬送ローラ３５のニップ部分に突き当たる。
【００４６】
図５は文書トレイ４８を上方から見た図である。文書トレイ４８には、紙文書１０１を手差しで差し込むときの差し込み方向（矢印方向）に対して、その両側に挿入ガイド３８，３９が設けられている。挿入ガイド３８は固定状態で設けられるものであるが、挿入ガイド３９は必要に応じて文書の幅方向（図５の上下方向）に移動可能である。この例では、廃棄の対象となる紙文書１０１は、その先端側コーナー部分にバーコード記録部分１０２を配置する向きで文書トレイ４８の矢印方向に差し込まれる。このとき、差し込み方向と直交する方向で紙文書１０１の位置を決めるために、紙文書１０１の一方の側端を挿入ガイド３８のガイド面に当接させて沿わせる。
【００４７】
これにより、ユーザの手差しによって紙文書１０１の先端をストッパー３４に突き当てた状態では、バーコードリーダー３２によるコード読み取りエリア４０内にバーコード記録部分１０２が位置決め配置される。また、金属センサ３３による金属読み取りエリア４１内に紙文書１０１の上端から下端までが配置される。文書の差し込み方向において、インサートセンサ１８はストッパー２０の手前（直近）に配置されている。このため、ユーザによって手差しされた紙文書１０１の先端がストッパー３４に突き当たるときには、その直前でインサートセンサ３１がオフ状態からオン状態に切り替わる。このことから、インサートセンサ３１がオンするタイミングは、紙文書１０１のバーコード記録部分１０２がコード読み取りエリア４０内に配置されるタイミングを示すものとなる。
【００４８】
図４に戻り、搬送ローラ３５は、ストッパー３４の開放によって差し込まれた文書をニップ（挟持）しつつ回転することにより、当該紙文書を文書搬送路３７に沿って搬送する。文書搬送路３７は、図示しない搬送案内部材（シュート等）を備えている。搬送ローラ３６は、搬送ローラ３５によって搬送された紙文書をニップしつつ回転することにより、当該紙文書を文書搬送路３７に沿ってシュレッダー４２へと搬送する。
【００４９】
パスセンサ４３は、搬送ローラ３６からシュレッダー４２に至る文書搬送路３７の途中（ほぼ中間点）で紙文書の通過を検知するものである。パスセンサ４３は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該パスセンサ４３のセンシング位置に紙文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となる。したがって、パスセンサ４３のセンシング位置を紙文書の先端が通過すると、それと同時にパスセンサ４３がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、パスセンサ４３のセンシング位置を紙文書の後端が通過すると、それと同時にパスセンサ４３がオン状態からオフ状態に切り替わる。
【００５０】
シュレッダー４２は、搬送ローラ３６によって送り込まれた紙文書を一方向（矢印方向）に引き込みながら細断（シュレッド）する装置である。このシュレッダー４２は、複数枚の紙文書（例えば、Ａ４サイズの普通紙で２０枚程度の束）を一括でシュレッド処理することが可能である。また、シュレッダー４２は、ステープル針でステープル処理された文書であっても、そのままの状態（ステープル針を外さない状態）でシュレッド処理することが可能である。
【００５１】
搬送ローラ３５と搬送ローラ３６の中間位置で、文書搬送路３７から別の文書搬送路４４が分岐している。所定のアクチュエータにより駆動される切替爪４５を回転することにより、搬送ローラ３５で搬送される紙文書は文書搬送路３７に搬出するか、文書搬送路４４に搬出するかを切り替えることができる。文書搬送路４４に搬出された紙文書は搬送ローラ４６により文書廃棄装置４の筐体の外部に設けられた排紙トレイ４７に排出される。
【００５２】
パスセンサ４９３は、搬送ローラ３５から排紙トレイ４７に至る文書搬送路３７の途中（搬送ローラ４９の手前）で紙文書の通過を検知する。パスセンサ４９は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該パスセンサ４９のセンシング位置に紙文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となる。したがって、パスセンサ４９のセンシング位置を紙文書の先端が通過すると、それと同時にパスセンサ４９がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、パスセンサ４９のセンシング位置を紙文書の後端が通過すると、それと同時にパスセンサ４９がオン状態からオフ状態に切り替わる。
【００５３】
図６は、文書廃棄装置４の電気的な接続のブロック図である。文書廃棄装置４は、各種演算を行い、各部を集中的に制御するＣＰＵ５１と、ＣＰＵ５１が実行する制御プログラム５２を格納したＲＯＭ５３と、ＣＰＵ５１の作業エリアとなるＲＡＭ５４とがバス５５により接続されている。バス５５には、所定のインターフェースを介して、各種センサ５６（ここでは、便宜上、文書廃棄装置４で使用しているインサートセンサ３１、バーコードリーダー３３、金属センサ３３などのセンサを包括して各種センサ５６としている）と、各種アクチュエータ５７（ここでは、便宜上、ストッパー３４、搬送ローラ３５，３６などを駆動する各種のソレノイドやモータを包括して各種アクチュエータ５７としている）と、ネットワーク５を介して文書管理装置などと通信を行う通信インターフェース５８と、ユーザを認証する認証装置５９と、各種操作キーやメッセージを表示するディスプレイが設けられた操作パネル６０と、が接続されている。
【００５４】
ＣＰＵ５１は、制御プログラム５２に基づいて後述するような処理を実行するが、この制御プログラム５２は最初からＲＯＭ５３に格納されているものであっても良いし、後で、光ディスク、光磁気ディスクなどの記憶媒体に格納されている制御プログラム５２を所定の読取装置で読み取り、文書廃棄装置４に設けた不揮発性メモリや磁気記憶装置にセットアップするようにしても良い。あるいは、制御プログラム５２を搬送波の形態で所定のサーバ装置などからダウンロードし、不揮発性メモリや磁気記憶装置にセットアップするようにしても良い。
【００５５】
認証装置５９は、文書廃棄装置４のユーザが紙文書を廃棄する権限を有する管理者などであるか否かユーザ認証を行うための装置である。このようなユーザ認証としてパスワードの入力を要求するときには認証装置５９は入力キーを備えた入力装置を備えている。ユーザ認証としてＩＤカードの読み取りを要求するときには認証装置５９はカードリーダを備えている。さらに、ユーザ認証として指紋認証、手のひら静脈認証、虹彩認証などの生体認証を要求するときには認証装置５９は指紋、手のひら、虹彩などの生体の一部を読み取る読取装置を備えている。なお、認証に必要なパスワードや生体情報などは文書管理装置３において登録しておき、文書廃棄装置４から問い合わせるようにしてもよいし、パスワードや生体情報などの照合自体も文書管理装置３で行うようにしてもよい。
【００５６】
次に、文書管理システム１が実行する処理について説明する。
【００５７】
図７は、文書生成装置２が実行する処理について説明するフローチャートである。操作パネル１１の操作により、新たな紙文書の作成の指示がなされたときは（ステップＳ１のＹ）、文書管理装置３に新たな文書ＩＤの付与を要求し、新たな文書ＩＤの付与を受ける（ステップＳ２）。そして、画像読取装置１２に配置されている原稿を読み取り（ステップＳ３）、画像処理装置１３で色変換、色補正などの所定の画像処理を行なう（ステップＳ４）。このとき、画像処理装置１３では、ステップＳ２で付与された文書ＩＤを符号化したバーコードの画像を読み取り原稿の画像データの所定位置に付加する処理を行う。そして、画像形成装置１４で画像形成を行なって（ステップＳ５）、紙文書の作成を行う。これにより、作成された紙文書の所定位置には文書ＩＤを符号化したバーコードの画像が表示される。そして、文書管理装置３に新たな文書ＩＤを送信する（ステップＳ６）。
【００５８】
図８は、このようにして作成した紙文書１０１の例を示す平面図である。この例で、紙文書１０１の左上の欄外にはバーコード１０２が表示されている。これは、前述のとおりに付与されたものである。この紙文書１０１の用紙には、極細の金属製のワイヤ１０３が当該用紙全体にわたり漉き込んである。
【００５９】
図９は、同じく紙文書１０１の例を示す平面図である。この紙文書１０１では、ワイヤ１０３が当該用紙に漉き込まれていない点で図８の紙文書１０１とは相違する。
【００６０】
すなわち、文書管理装置３で印字媒体として使用する用紙は、ワイヤ１０３が当該用紙に漉き込まれているものといないものの２種類が用意され、この２種類を使い分けている。つまり、当該紙文書１０１がいずれは文書廃棄装置４により廃棄するべき秘密性の高い文書であるときは、ワイヤ１０３が漉き込まれている用紙を使用し、当該紙文書１０１が文書廃棄装置４により廃棄する必要のない秘密性の低い文書であるときはワイヤ１０３が漉き込まれていない用紙を使用する。２種類の用紙を使い分けるのは最終的に廃棄するか否かを識別するためであるため、当該紙文書１０１がいずれは文書廃棄装置４により廃棄する文書であるときは、ワイヤ１０３が漉き込まれていない用紙を使用し、当該紙文書１０１は文書廃棄装置４により廃棄ふる必要のない文書であるときはワイヤ１０３が漉き込まれている用紙を使用するようにしてもよい。
【００６１】
図１０は、文書管理装置３のデータベース部２４に登録されている文書管理データベース６１の説明図である。文書管理データベース６１は紙文書の作成から最終的な廃棄までのドキュメントライフサイクルの全体を管理するためのデータベースである。文書管理データベース６１は、紙文書の文書ＩＤ６２、当該紙文書の作成年月日６３、当該紙文書の持ち出しの可否６４、当該紙文書の廃棄可能年月日６５、当該紙文書の廃棄年月日６６、当該紙文書の廃棄者６７などの情報が互いに関連付けて登録されている。
【００６２】
「持ち出しの可否６４」に「否」とあるのは当該紙文書が秘密性の高い文書であり、文書管理システム１が設置されている部屋以外への持ち出しが禁止されていることを示す。この文書は秘密文書であるため、最終的には文書廃棄装置４で廃棄して情報の漏洩を防止する必要がある。「持ち出しの可否６４」に「可」とあるのは当該紙文書の秘密性が低いため、文書管理システム１が設置されている部屋以外への持ち出してもよいものであることを示し、情報の漏洩を防止する必要性が低いため、文書廃棄装置４で廃棄しなくてもよい紙文書である。「廃棄可能年月日６５」は「持ち出しの可否６４」に「否」が登録されているときに当該紙文書が廃棄可能となる年月日が登録される。例えば、紙文書の中には法律により保管義務期間が決められているものがあり、この保管義務期間から何時以降は廃棄可能かということがわかるので、これにより廃棄可能年月日６５を登録する。
【００６３】
図１１は、文書管理装置３が実行する処理のフローチャートである。文書管理装置３は、ユーザインターフェース２１を介してのユーザからの要求や、文書生成装置２、文書排気装置４からの要求があったときは（ステップＳ１１のＹ）、当該要求のあった情報を要求先に送信する（ステップＳ１２）。また、文書管理データベース６１その他への情報の登録要求があったときは（ステップＳ１３のＹ）、要求のあった情報を文書管理データベース６１その他に登録する（ステップＳ１４）。
【００６４】
図１２は、文書廃棄装置４が実行する処理のフローチャートである。まず、操作パネル６０の操作により紙文書の廃棄要求があったときは（ステップＳ２１のＹ）、搬送ローラ３５、３６はオフにして（ステップＳ２２）、インサートセンサ３１がオンで、紙文書が文書トレイ４８に差し込まれているか否かを判断する（ステップＳ２３）。インサートセンサ３１がオンで、紙文書が文書トレイ４８に差し込まれているときは（ステップＳ２３のＹ）、バーコードリーダー３２でバーコード１０２の読み取りを行い、また、金属センサ３３でワイヤ１０３の検出を行ない、さらには、認証装置５９によりユーザが文書廃棄装置４で紙文書の廃棄を行う権限を有する管理者等か否かの認証を行う（ステップＳ２４）。認証処理は、前述のとおり文書管理装置３に認証データを問合せて廃棄装置４で行っても良いし、認証データの照合自体を文書管理装置３で行っても良い。
【００６５】
バーコードリーダー３２でバーコード１０２の読み取りができなかったときは（ステップＳ２５のＮ）、操作パネル６０のディスプレイにバーコード１０２の読み取りができない旨のメッセージを表示して、ユーザに報知する（ステップＳ２６）。
【００６６】
バーコードリーダー３２でバーコード１０２の読み取りができたときは（ステップＳ２５のＹ）、バーコードリーダー３２でバーコード１０２を復号した情報、金属センサ３３によるワイヤ１０３の検出の有無、及び認証装置５９によりユーザが文書廃棄装置４で紙文書の廃棄を行う権限を有する者であるとの認証がされたか否かの結果に基づいて、紙文書の廃棄を行うか否かを判断する（この判断の具体例は後述）（ステップＳ２７）。
【００６７】
紙文書の廃棄を行うと判断したときは（ステップＳ２７のＹ）、切替爪４５を駆動して文書搬送路３７を選択し（ステップＳ２８）、搬送ローラ３５，３６を駆動させて（ステップＳ２９）、シュレッダー４２を駆動させる（ステップＳ３０）。文書トレイ４８の紙文書をシュレッダー４２に向けて搬送され、シュレッダー４２で粉砕されて廃棄される。そして、パスセンサ４３がオフ状態からオン状態に切り替わり、次にオン状態からオフ状態に切り替わったことにより、紙文書がシュレッダー４２に搬送されたことを検出し（ステップＳ３１のＹ）、紙文書の廃棄の実行を確認したときは、搬送ローラ３５，３６、シュレッダー４２の駆動をオフする（ステップＳ３２）。そして、ステップＳ２４においてバーコードリーダー３２でよみとったバーコード１０２や認証情報などの情報を文書管理装置３に送信する（ステップＳ３３）。これにより、文書管理装置３では当該廃棄された文書の文書ＩＤを特定し、文書管理データベース６１を参照して当該文書ＩＤ６１と関連付けて廃棄年月日６６に当該紙文書が廃棄された年月日を登録し、廃棄者６７に廃棄を行った管理者などの指名を登録する。
【００６８】
一方、紙文書の廃棄を行なわないと判断したときは（ステップＳ２７のＮ）、切替爪４５を駆動して文書搬送路４４を選択し（ステップＳ３４）、搬送ローラ３５，４６を駆動させる（ステップＳ３５）。これにより、紙文書が排紙トレイ４７に排出される。パスセンサ４９がオフ状態からオン状態に切り替わり、次にオン状態からオフ状態に切り替わったことにより、紙文書が排紙トレイ４７に搬送されたことを検出したときは（ステップＳ３６のＹ）、操作パネル６０のディスプレイに当該紙文書の廃棄は許可されていないというメッセージを表示して、ユーザに報知する（ステップＳ３７）。また、このような禁止されている紙文書廃棄の試みがなされたことを、ネットワーク４を介してシステム管理者などの端末装置（図示せず）に報知するようにしても良い。そして、搬送ローラ３５，４６の駆動をオフする（ステップＳ３８）。
【００６９】
次に、紙文書の廃棄を行うか否かの判断（ステップＳ２７）について説明する。ここでは、次の（１）〜（４）の判断を行なう。
【００７０】
（１）紙文書についてワイヤ１０３の有無の検知により、最終的には廃棄すべき秘密性の高い紙文書か（ワイヤ１０３を検知した場合）、廃棄する必要のない秘密性低い紙文書か（ワイヤ１０３を検知した場合）の判断を行なう。
【００７１】
（２）読み取ったバーコード１０２を復号して文書ＩＤ６２を特定し、文書管理装置３に問い合わせ、文書管理データベース６１に登録されている当該文書ＩＤ６２に対応する持ち出しの可否６４、廃棄可能年月日６５から紙文書の廃棄の可否を判断する。すなわち、持ち出しの可否６４が可であるときは、当該紙文書は廃棄する必要のない秘密性の低い文書であり、持ち出してもよいものである。持ち出しの可否６４が否であるときは、持ち出してはいけない秘密性の高いものであり、当該紙文書は最終的には廃棄する必要のあるものである。この持ち出しの可否６４が否であるときは、廃棄可能年月日６５に廃棄が許可されることになる年月日が記録されているので、この年月日に達しているときは、当該紙文書は廃棄してよいが、この年月日に達していないときは、当該紙文書はいまだ廃棄せずに保管しなければならない。この判断は、文書ＩＤ６２を送信して文書管理装置３に行なわせて結果を返信させるようにしてもよいし、文書管理装置３に当該文書ＩＤ６２に対応する持ち出しの可否６４、廃棄可能年月日６５のデータを送信させて、文書廃棄装置４で行なってもよい。
【００７２】
（３）認証装置５９により、当該紙文書を廃棄しようとしているユーザが紙文書を廃棄する権限を有している管理者などか否かを判断する。この判断も、文書廃棄装置４で行なってもよいし、認証装置５９で入力されたパスワードや生体情報などを文書管理装置３に送信して、文書管理装置３で行なって結果を返信させるようにしてもよい。
【００７３】
（４）そして、以上の（１）〜（３）の各判断のすべてで当該文書を廃棄しても良いと判断されたときは、紙文書の廃棄を行うと判断し（ステップＳ２７のＹ）、（１）〜（３）の各判断のいずれかひとつで当該文書を廃棄してはいけないと判断されたときは、紙文書の廃棄を行なわないと判断する（ステップＳ２７のＮ）。
【００７４】
さらに具体的な例を挙げて説明する。
【００７５】
（１）でワイヤ１０３の有無の検知により当該紙文書を廃棄してはいけないと判断したときは、（２）（３）における判断に関わらず、当該紙文書を廃棄しない。
【００７６】
（１）でワイヤ１０３の有無の検知により当該紙文書を廃棄してよいと判断しても、（２）で持ち出しの可否６４が可であったときは、当該紙文書を廃棄しない。
【００７７】
（１）でワイヤ１０３の有無の検知により当該紙文書を廃棄してよいと判断しても、（２）で持ち出しの可否６４が否で、廃棄可能年月日６５に至っていないときは、当該紙文書を廃棄しない。
【００７８】
（１）でワイヤ１０３の有無の検知により当該紙文書を廃棄してよいと判断し、（２）で持ち出しの可否６４が否で、廃棄可能年月日６５に至っているときでも、（３）で当該紙文書を廃棄してはいけないと判断したときは、当該紙文書を廃棄しない。
【００７９】
（１）でワイヤ１０３の有無の検知により当該紙文書を廃棄してよいと判断し、（２）で持ち出しの可否６４が否で、廃棄可能年月日６５に至っており、かつ、（３）で当該紙文書を廃棄してよいと判断したときに限り、当該紙文書を廃棄する。
【００８０】
このように、紙文書のバーコード１０２により、当該紙文書は廃棄してよい文書か否かを判断することができる。また、ワイヤ１０３の有無の検知により当該紙文書が廃棄してよい文書か否かを判断することができる。紙文書のバーコード１０２は当該バーコード１０２部分のみを当該紙文書から切除してしまえば容易に除外することができ、他のバーコード１０２を貼り付けるなどして偽装すれば、廃棄が禁止される紙文書も廃棄できるが、ワイヤ１０３は紙文書の用紙中の全体にはじめから漉き込んでおくことが可能であり、これにより紙文書の一部が削除されても当該紙文書の廃棄の有無を的確に判断でき、廃棄できない紙文書も廃棄できるかのように偽装することはできない。また、ワイヤ１０３を紙文書に含めているので、当該紙文書を管理する部屋の出口に金属探知機を設けておけば、紙文書の不正な持ち出しのチェックができる。
【００８１】
一方、ワイヤ１０３のみでは紙文書を廃棄してよいか否かのみの判断しかできないのに対し、紙文書のバーコード１０２には前述した当該紙文書の文書ＩＤ６２、その他の様々な情報を符号化することが可能となり、多様な情報から紙文書の廃棄の有無をきめ細かに判断することが可能となる。
【００８２】
前述の例では、文書ＩＤ６２に関連付けられた持ち出しの可否６４、廃棄可能年月日６５の各情報により文書廃棄の可否を判断しているが、これ以外にも様々な情報を文書ＩＤ６２に関連付けて文書データベース６１に登録し、あるいは、バーコード１０２に符号化することにより、多様な情報から紙文書の廃棄の有無をきめ細かに判断するようにしてもよい。
【００８３】
さらに、紙文書を廃棄しようとしている人物が紙文書の廃棄を許可されている管理者などであるか否かを認証するようにしているので、紙文書の廃棄の権限のない者が紙文書の廃棄を行うことを防止することができる。
【００８４】
なお、前述の例では文書廃棄装置４はネットワーク５に接続されているが、文書廃棄装置４はネットワーク５に接続されていなくともよい。この場合は、文書廃棄装置４に廃棄した紙文書から廃棄前に読み取った文書ＩＤ６２と廃棄の年月日の情報を記憶する記憶装置と、当該記憶装置からデータを読み取る通信インターフェースを設けるようにすれば良い。
【図面の簡単な説明】
【００８５】
【図１】本発明の一実施の形態である文書管理装置の全体構成を示すブロック図である。
【図２】文書生成装置の構成を示すブロック図である。
【図３】文書管理装置の構成を示す機能ブロック図である。
【図４】手差し送りタイプの文書廃棄装置の機構を説明する概略図である。
【図５】文書廃棄装置の上部の平面図である。
【図６】文書廃棄装置の電気的な接続を示すブロック図である。
【図７】文書生成装置が実行する処理について説明するフローチャートである。
【図８】紙文書の例を示す平面図である。
【図９】紙文書の例を示す平面図である。
【図１０】文書管理テーブルの説明図である。
【図１１】文書管理装置が実行する処理について説明するフローチャートである。
【図１２】文書廃棄装置が実行する処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【００８６】
１ 文書管理システム
２ 文書生成装置
３ 文書管理装置
４ 文書廃棄装置
３２ バーコードリーダー
３３ 金属センサ
３４ ストッパー
４２ シュレッダー
５９ 認証装置
１０１ 紙文書
１０２ バーコード
１０３ ワイヤ
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書廃棄装置、文書管理システム及び文書廃棄制御プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
特許文献１には、廃棄すべき文書を文書廃棄装置に投入するだけで、当該文書の廃棄及び当該文書の画像のファイリングを行うことができるようにした技術について開示されている。特許文献１では、かかる技術によれば、文書の廃棄処理及び保存・管理を容易かつ効率的に行うことが可能であり、かつ、廃棄文書は裁断され判読不可能となるので、秘密文書の廃棄及びファイリングが可能であるとしている。
【特許文献１】特開平１１‐３３９０２４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
近年、個人情報保護法、ｅ文書法の施行など情報セキュリティを求める法規制が強化されており、文書に対するセキュリティの要求がますます高まっている。企業、官庁などの組織内の秘密情報の漏洩の主たる原因は盗難、紛失、置き忘れなどによるものであり、組織内部の不正や犯罪によるものも増加傾向にある。
【０００４】
こうした情報セキュリティの要請の高まりの中、電子化された文書に関しては様々な対策がなされている。そのため、近年においては、Ｗｅｂ経由で情報が漏洩したり、あるいは、パソコン本体から情報が盗み出されたりなど、電子化された文書が情報漏えいの経路となるケースよりも、むしろ紙文書から情報が漏えいするケースの方が目立つようになっている。
【０００５】
そのため、紙などの印字媒体に印刷、手書きなどにより記録された文書である紙文書（必ずしも印字媒体が紙とは限らない）について、その作成から最終的に廃棄されるまでのドキュメントライフサイクルの全体を厳重に管理するための方策が必要となる。すなわち、秘密性の高い紙文書は、組織内の特定のエリア内でのみ使用するようにし、当該エリア内からの持ち出しを禁止し、保存しておく必要がなくなったときは当該エリア内においてシュレッダーで判読不能に粉砕することで廃棄して、当該紙文書から情報が漏洩しないようにする必要がある。このように、ドキュメントライフサイクルの最終段階では秘密の紙文書は確実に廃棄することが必須である。
【０００６】
しかしながら、紙文書の廃棄に際しては、どの紙文書を廃棄してよいか、いつの時点で紙文書を廃棄してよいか、誰が廃棄してよいかについての管理が重要となる。すなわち、これらを厳重に管理しないと廃棄すべきでない重要な秘密文書を誤って廃棄してしまう事故が発生してしまう恐れがある。
【０００７】
本発明の目的は、紙文書の廃棄の可否を厳重に管理して、重要な紙文書を誤って廃棄することを未然に防止できるようにすることである。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
請求項１に記載の発明は、印字媒体（紙、樹脂その他の様々な材料で形成されたものを含む）に記録された文書に設けられている金属の有無を検出する金属検出器と、情報を符号化した記号であって前記文書に表示されているものを読み取る記号読取器と、前記文書の廃棄の指示を受け付ける指示受付部と、前記文書を廃棄する文書廃棄部と、前記金属検出器による金属の検出の有無により前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第１の判定手段と、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第２の判定手段と、前記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でいずれも前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したことを条件に、前記文書廃棄部に前記文書を廃棄させる制御を行う文書廃棄制御手段と、を備えている文書廃棄装置である。
【０００９】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有しているか否かの認証を行う認証手段をさらに備え、前記文書廃棄制御手段は、記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でそれぞれ前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したこと、及び前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していると認証したことを条件に前記文書を前記文書廃棄部で廃棄する、ようにしている。
【００１０】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の発明において、前記第２の判定手段は、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断し、当該文書が持ち出し禁止でかつ廃棄可能期限を過ぎていることを条件に前記文書廃棄部での前記文書の廃棄を可能と判定する、ようにしている。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３の何れかの一項に記載の発明において、前記第１の判定手段と前記第２の判定手段のいずれかで前記文書廃棄部での前記文書を廃棄してはいけないと判定し、又は前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していないと判定したときは、当該文書は廃棄できない旨を報知する報知手段をさらに備えている。
【００１２】
請求項５に記載の発明は、情報を符号化した記号を含む画像の形成を印字媒体（紙、樹脂その他の様々な材料で形成されたものを含む）に対して行なって文書を作成する文書生成装置と、前記記号に基づいて前記文書の廃棄の可否を判断し廃棄可能な前記文書を廃棄する文書廃棄装置と、前記文書生成装置及び前記文書廃棄装置と通信手段を介して接続され前記記号に基づいて前記文書の管理を行う文書管理装置と、を備え、前記文書廃棄装置は、廃棄しようとする前記文書に設けられている金属の有無を検出する金属検出器と、前記文書に表示されている前記記号を読み取る記号読取器と、前記文書の廃棄の指示を受け付ける指示受付部と、前記文書を廃棄する文書廃棄部と、前記金属検出器による金属の検出の有無により前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第１の判定手段と、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第２の判定手段と、前記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でいずれも前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したことを条件に、前記文書廃棄部に前記文書を廃棄させる制御を行う文書廃棄制御手段と、を備えている、文書管理システムである。
【００１３】
請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の文書管理システムにおいて、前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有しているか否かの認証を行う認証手段をさらに備え、前記文書廃棄制御手段は、記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でそれぞれ前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したこと、及び前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していると認証したことを条件に前記文書を前記文書廃棄部で廃棄する。
【００１４】
請求項７に記載の発明は、請求項５又は６に記載の文書管理システムにおいて、前記第２の判定手段は、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断し、当該文書が持ち出し禁止でかつ廃棄可能期限を過ぎていることを条件に前記文書廃棄部での前記文書の廃棄を可能と判定する。
【００１５】
請求項８に記載の発明は、請求項５〜７のいずれかの一項に記載の文書管理システムにおいて、前記第１の判定手段と前記第２の判定手段のいずれかで前記文書廃棄部での前記文書を廃棄してはいけないと判定し、又は前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していないと判定したときは、当該文書は廃棄できない旨を報知する報知手段をさらに備えている。
【００１６】
請求項９に記載の発明は、印字媒体（紙、樹脂その他の様々な材料で形成されたものを含む）に記録された文書に設けられている金属の有無を検出する金属検出器による金属の検出の有無により前記文書を廃棄する文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第１の判定手段と、情報を符号化した記号であって前記文書に表示されているものを読み取る記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第２の判定手段と、前記文書の廃棄の指示を受け付ける指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でいずれも前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したことを条件に、前記文書廃棄部に前記文書を廃棄させる制御を行う文書廃棄制御手段と、をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能な文書廃棄制御プログラムである。
【００１７】
請求項１０に記載の発明は、請求項９に記載の文書廃棄制御プログラムにおいて、前記文書廃棄制御手段は、記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でそれぞれ前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したこと、及び、前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が前記文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有しているか否かの認証を行う認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していると認証したことを条件に前記文書を前記文書廃棄部で廃棄する。
【００１８】
請求項１１に記載の発明は、請求項９又は１０に記載の文書廃棄制御プログラムにおいて、前記第２の判定手段は、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断し、当該文書が持ち出し禁止でかつ廃棄可能期限を過ぎていることを条件に前記文書廃棄部での前記文書の廃棄を可能と判定する。
【００１９】
請求項１２に記載の発明は、請求項９〜１１のいずれかの一項に記載の文書廃棄制御プログラムにおいて、前記第１の判定手段と前記第２の判定手段のいずれかで前記文書廃棄部での前記文書を廃棄してはいけないと判定し、又は前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していないと判定したときは、当該文書は廃棄できない旨を報知する報知手段をさらに備えている。
【発明の効果】
【００２０】
（１）（５）（９）の発明によれば、文書の記号に符号化された当該文書を識別する識別情報などの情報から当該文書が廃棄してよい文書か否かを判断することができる。また、当該文書に金属が含まれているか否かにより当該文書が廃棄してよい文書か否かを判断することができる。文書の記号は当該記号部分のみを当該文書から切除してしまえば容易に除外することができるので、この点では当該文書の廃棄に関する管理について万全を欠くことになるが、文書に含める金属は例えば極細のワイヤにして文書の用紙中の全体にはじめから漉き込んでおくことが可能であり、文書の一部が削除されても当該文書の廃棄の有無を的確に判断でき、文書の廃棄に関する管理について万全となる。また、文書に金属を含めておけば、当該文書を管理する部屋の出口に金属探知機を設けておけば、文書の不正な持ち出しをチェックすることもできる。一方、金属の有無のみでは文書を廃棄してよいか否かのみの判断しかできないのに対し、文書の記号には当該文書を識別する識別情報その他の様々な情報を含めることが可能となり、記号に符号化された多様な情報から文書の廃棄の有無をきめ細かに判断することが可能となる。このように、文書に表示されている記号と、含まれている金属との両方から文書の廃棄の可否を判断することにより、両者の欠点が互いに補完されて、文書の廃棄の可否を厳重に管理することが可能となり、重要な文書を誤って廃棄することを未然に防止できる。
【００２１】
（２）（６）（１０）の発明によれば、さらに文書を廃棄しようとしている人物が文書の廃棄を許可されている管理者などであるか否かを認証することが可能となるので、文書の廃棄の権限のない者が文書の廃棄を行うことを防止し、文書の廃棄の可否を厳重に管理して、重要な文書を権限のない者が誤って廃棄することを未然に防止できる。
【００２２】
（３）（７）（１１）の発明によれば、文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断することができるので、単に文書を廃棄してよいか否かのみならず、廃棄してよいとしてもいつになったら廃棄してよいかまで判断するので、文書の廃棄の可否をきめ細かに設定することが可能となり、文書の廃棄の可否を厳重に管理して、重要な文書を誤って廃棄することを未然に防止できる。
【００２３】
（４）（８）（１２）の発明によれば、廃棄不可の文書を廃棄しようとしたときに当該事実を報知することにより、誤って文書を廃棄しようとしている人物に注意を喚起したり、あるいは、所定の管理者に廃棄不可の文書を廃棄しようとの試みがなされたことを知らせたりすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
次に、本発明の一実施の形態について説明する。
【００２５】
図１は、本実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。図示した文書管理システム１は、文書生成装置２と、文書管理装置３と、文書廃棄装置４とがＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワーク５を介して接続されている。
【００２６】
文書生成装置２は、紙などの印字媒体に画像形成することにより紙文書を生成する装置である。ここで、紙文書とは、印字媒体が紙とは限らず、樹脂などの他の材料であっても良い。この画像の中には当該紙文書を識別する識別情報となる文書ＩＤを符号化した記号であるバーコードなどのコードシンボルも含まれている。文書管理装置３は、文書生成装置２によって生成された紙文書に関して種々の管理処理を行う装置である。文書廃棄装置４は、文書生成装置２によって生成された紙文書や他の紙文書の廃棄処理を行う装置である。
【００２７】
図２は、文書生成装置２の構成を示すブロック図である。文書生成装置２は、例えばデジタル複写機やデジタル複合機（多機能型複写機）などにより実現されるものである。この文書生成装置２は、操作パネル１１と、画像読取装置１２と、画像処理装置１３と、画像形成装置１４と、制御装置１５と、通信インターフェース１６とを備えている。
【００２８】
操作パネル１１は、文書生成装置２を使用するユーザが各種の情報を入力したり、ユーザに対して各種の情報を表示したりするためのユーザインターフェースとなる。操作パネル５は、例えば、各種のボタン、スイッチ、キー等を有する入力部と、タッチパネル付きの液晶ディスプレイからなる表示部とによって構成される。
【００２９】
画像読取装置１２は、読み取り対象となる原稿の画像を光学的に読み取る。この画像読取装置１２は、フラットベット・スキャナであり、透明な原稿台（プラテンガラス）にセットされた原稿面に光を照射して、当該原稿面からの反射光をミラー、レンズ等の結像光学系を介して読み取りセンサ（ＣＣＤセンサ等）の受光面で結像させることにより、原稿画像に対応した画像データを生成する。その際、原稿面は、結像光学系の移動によって読み取り走査される。
【００３０】
画像処理装置１３は、画像読取装置１２で読み取られた原稿の画像データに所定の画像処理（例えば、色変換、色補正、階調補正、拡大縮小、画像回転、スクリーン生成などの処理）を施す。
【００３１】
画像形成装置１４は、画像読取装置１２で読み取られかつ画像処理装置１３で画像処理された画像データを用紙等の印字媒体に印刷出力するものである。この画像形成装置１４は、例えば、電子写真方式に基づいて画像データの印刷を行う。
【００３２】
制御装置１５は、文書生成に係る種々の処理動作を制御する。この文書生成制御部９は、マイクロコンピュータを備え、各種制御プログラムにしたがって、操作パネル１１、画像読取装置１２、画像処理装置１３及び画像形成装置１４の各種処理動作を制御する。
【００３３】
通信インターフェース１６は、文書生成装置２がネットワーク５上で他の装置（文書管理装置３、文書廃棄装置４を含む）とデータの送受信を行う。通信インターフェース１６を用いたデータの送受信は、制御装置１５によって制御される。
【００３４】
図３は、文書管理装置３の構成を示す機能ブロック図である。文書管理装置３は、例えばパーソナルコンピュータを用いて構成され、当該パーソナルコンピュータが各種プログラムに基づいて動作することにより、次のような各種処理を実行する。この文書管理装置３は、ユーザインターフェース部２１と、バーコード解析部２２と、検索部２３と、データベース部２４と、文書管理制御部２５と、通信インターフェース２６とを備えている。
【００３５】
ユーザインターフェース部２１は、文書管理装置３を使用するユーザが各種の情報を入力し、また、ユーザに対して各種の情報を表示するためのユーザインターフェースである。このユーザインターフェース部２１は、例えば、キーボード、マウス等の入力装置と、液晶ディスプレイ等の表示装置とによって構成される。
【００３６】
バーコード解析部２２は、画像データに含まれるコードシンボルを解析して復号処理するものである。バーコード解析部２２が解析するコードシンボルは、文書生成装置２で作成した紙文書に含まれるコードシンボルである。このコードシンボル、例えばバーコードは、少なくとも前述の文書ＩＤが符号化されている。一般に、バーコードは、一次元方向にのみ情報をもつ一次元バーコードと、二次元方向に情報をもつ二次元バーコードに大別されるが、どちらのバーコードも利用可能である。ただし、文書ＩＤの他に、種々の情報を１つのバーコードに符号化したい場合は、より多くのデータを符号化できる二次元バーコードを用いることが望ましい。以下では、コードシンボルの例としてバーコードの例で説明する。
【００３７】
検索部２３は、データベース部２４に蓄積されたデータの検索を行う。データベース部２４は、各種紙文書を管理するためのデータベースを構築している。このデータベース部２４は、種々のデータを蓄積するものである。データベース部２４は、例えば、ハードディスク装置内等に構築される。
【００３８】
文書管理制御部２５は、紙文書の文書管理に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書管理制御部２５は、マイクロコンピュータを備え、各種制御プログラムにしたがって、ユーザインターフェース部２１、バーコード解析部２２、検索部２３及びデータベース部２４の各種処理動作を制御する。
【００３９】
通信インターフェース２６は、文書管理装置３がネットワーク５上で他の装置（文書生成装置２、文書廃棄装置４を含む）とデータの送受信を行う。通信インターフェース２６を用いたデータの送受信は、文書管理制御部２５によって制御される。
【００４０】
図４は、手差し送りタイプの文書廃棄装置４の機構を説明する概略図である。この文書廃棄装置４は、例えばシュレッダー装置である。
【００４１】
文書トレイ４８は、廃棄の対象となる紙文書が載置されるトレイである。文書トレイ４８は、ストッパー３４に向かって漸次位置が低くなるように、水平面に対して斜めに傾斜した状態で形成されている。文書トレイ４８の奥側（低位側）は、インサートセンサ３１、バーコードリーダー３２、金属センサ３３、ストッパー３５、搬送ローラ３６とともに、カバー部材４２（図５参照）によって覆い隠されている。
【００４２】
インサートセンサ３１は、文書トレイ４８の所定の読み取り位置まで紙文書が差し込まれたことを検知する。インサートセンサ３１は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成され、当該インサートセンサ３１のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となる。
【００４３】
バーコードリーダー３２は、廃棄対象となる紙文書のバーコード記録部分に対して、光源から照射された光の反射光を、レンズを介してエリアセンサで受光することにより、紙文書のバーコードの画像をエリアセンサ１６に取り込む構成となっている。バーコード記録部分とは、文書の面内でバーコードが記録される部分をいい、その位置（領域）は紙文書の所定位置に予め規定されている。
【００４４】
金属センサ３３は、廃棄対象となる紙文書に含まれている金属を検出するセンサである。金属センサ３３は、例えば、コイルに電流を流して磁力線が発生させ、コイルに金属が近づくと発生した磁力線が影響を受けるため、コイルに流れる電流が変化するので、その変化をとらえることにより金属を探知することができる。金属センサ３３は、文書トレイ４８で紙文書が差し込まれる方向の左右の紙文書の端から端までのどの位置にある金属でも検出できるようにするのが望ましい。
【００４５】
ストッパー３５は、例えば長尺状の板状構造をなすもので、インサートセンサ３１と搬送ローラ３５との間に設けられている。ストッパー３５は、搬送ローラ３５，３６によって紙文書を搬送する文書搬送路３７の入口部分で、当該文書搬送路３７を開閉する。ストッパー３５はソレノイドその他の所定のアクチュエータにより上下に駆動され、ストッパー３５を閉じた状態では、文書トレイ４８から搬送ローラ３５に至る文書の通路を遮断するように、ストッパー３５が通路上に突出した状態で配置される。したがって、文書トレイ４８に載置した紙文書を奥側に差し込むようにすると、当該紙文書の先端がストッパー３５に突き当たる。これに対して、ストッパー３５を開いた状態では、文書トレイ４８から搬送ローラ３５に至る紙文書の通路から退避するように、ストッパー２０が通路上から引っ込んだ状態で配置される。したがって、文書トレイ４８に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該紙文書の先端が搬送ローラ３５のニップ部分に突き当たる。
【００４６】
図５は文書トレイ４８を上方から見た図である。文書トレイ４８には、紙文書１０１を手差しで差し込むときの差し込み方向（矢印方向）に対して、その両側に挿入ガイド３８，３９が設けられている。挿入ガイド３８は固定状態で設けられるものであるが、挿入ガイド３９は必要に応じて文書の幅方向（図５の上下方向）に移動可能である。この例では、廃棄の対象となる紙文書１０１は、その先端側コーナー部分にバーコード記録部分１０２を配置する向きで文書トレイ４８の矢印方向に差し込まれる。このとき、差し込み方向と直交する方向で紙文書１０１の位置を決めるために、紙文書１０１の一方の側端を挿入ガイド３８のガイド面に当接させて沿わせる。
【００４７】
これにより、ユーザの手差しによって紙文書１０１の先端をストッパー３４に突き当てた状態では、バーコードリーダー３２によるコード読み取りエリア４０内にバーコード記録部分１０２が位置決め配置される。また、金属センサ３３による金属読み取りエリア４１内に紙文書１０１の上端から下端までが配置される。文書の差し込み方向において、インサートセンサ１８はストッパー２０の手前（直近）に配置されている。このため、ユーザによって手差しされた紙文書１０１の先端がストッパー３４に突き当たるときには、その直前でインサートセンサ３１がオフ状態からオン状態に切り替わる。このことから、インサートセンサ３１がオンするタイミングは、紙文書１０１のバーコード記録部分１０２がコード読み取りエリア４０内に配置されるタイミングを示すものとなる。
【００４８】
図４に戻り、搬送ローラ３５は、ストッパー３４の開放によって差し込まれた文書をニップ（挟持）しつつ回転することにより、当該紙文書を文書搬送路３７に沿って搬送する。文書搬送路３７は、図示しない搬送案内部材（シュート等）を備えている。搬送ローラ３６は、搬送ローラ３５によって搬送された紙文書をニップしつつ回転することにより、当該紙文書を文書搬送路３７に沿ってシュレッダー４２へと搬送する。
【００４９】
パスセンサ４３は、搬送ローラ３６からシュレッダー４２に至る文書搬送路３７の途中（ほぼ中間点）で紙文書の通過を検知するものである。パスセンサ４３は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該パスセンサ４３のセンシング位置に紙文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となる。したがって、パスセンサ４３のセンシング位置を紙文書の先端が通過すると、それと同時にパスセンサ４３がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、パスセンサ４３のセンシング位置を紙文書の後端が通過すると、それと同時にパスセンサ４３がオン状態からオフ状態に切り替わる。
【００５０】
シュレッダー４２は、搬送ローラ３６によって送り込まれた紙文書を一方向（矢印方向）に引き込みながら細断（シュレッド）する装置である。このシュレッダー４２は、複数枚の紙文書（例えば、Ａ４サイズの普通紙で２０枚程度の束）を一括でシュレッド処理することが可能である。また、シュレッダー４２は、ステープル針でステープル処理された文書であっても、そのままの状態（ステープル針を外さない状態）でシュレッド処理することが可能である。
【００５１】
搬送ローラ３５と搬送ローラ３６の中間位置で、文書搬送路３７から別の文書搬送路４４が分岐している。所定のアクチュエータにより駆動される切替爪４５を回転することにより、搬送ローラ３５で搬送される紙文書は文書搬送路３７に搬出するか、文書搬送路４４に搬出するかを切り替えることができる。文書搬送路４４に搬出された紙文書は搬送ローラ４６により文書廃棄装置４の筐体の外部に設けられた排紙トレイ４７に排出される。
【００５２】
パスセンサ４９３は、搬送ローラ３５から排紙トレイ４７に至る文書搬送路３７の途中（搬送ローラ４９の手前）で紙文書の通過を検知する。パスセンサ４９は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該パスセンサ４９のセンシング位置に紙文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となる。したがって、パスセンサ４９のセンシング位置を紙文書の先端が通過すると、それと同時にパスセンサ４９がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、パスセンサ４９のセンシング位置を紙文書の後端が通過すると、それと同時にパスセンサ４９がオン状態からオフ状態に切り替わる。
【００５３】
図６は、文書廃棄装置４の電気的な接続のブロック図である。文書廃棄装置４は、各種演算を行い、各部を集中的に制御するＣＰＵ５１と、ＣＰＵ５１が実行する制御プログラム５２を格納したＲＯＭ５３と、ＣＰＵ５１の作業エリアとなるＲＡＭ５４とがバス５５により接続されている。バス５５には、所定のインターフェースを介して、各種センサ５６（ここでは、便宜上、文書廃棄装置４で使用しているインサートセンサ３１、バーコードリーダー３３、金属センサ３３などのセンサを包括して各種センサ５６としている）と、各種アクチュエータ５７（ここでは、便宜上、ストッパー３４、搬送ローラ３５，３６などを駆動する各種のソレノイドやモータを包括して各種アクチュエータ５７としている）と、ネットワーク５を介して文書管理装置などと通信を行う通信インターフェース５８と、ユーザを認証する認証装置５９と、各種操作キーやメッセージを表示するディスプレイが設けられた操作パネル６０と、が接続されている。
【００５４】
ＣＰＵ５１は、制御プログラム５２に基づいて後述するような処理を実行するが、この制御プログラム５２は最初からＲＯＭ５３に格納されているものであっても良いし、後で、光ディスク、光磁気ディスクなどの記憶媒体に格納されている制御プログラム５２を所定の読取装置で読み取り、文書廃棄装置４に設けた不揮発性メモリや磁気記憶装置にセットアップするようにしても良い。あるいは、制御プログラム５２を搬送波の形態で所定のサーバ装置などからダウンロードし、不揮発性メモリや磁気記憶装置にセットアップするようにしても良い。
【００５５】
認証装置５９は、文書廃棄装置４のユーザが紙文書を廃棄する権限を有する管理者などであるか否かユーザ認証を行うための装置である。このようなユーザ認証としてパスワードの入力を要求するときには認証装置５９は入力キーを備えた入力装置を備えている。ユーザ認証としてＩＤカードの読み取りを要求するときには認証装置５９はカードリーダを備えている。さらに、ユーザ認証として指紋認証、手のひら静脈認証、虹彩認証などの生体認証を要求するときには認証装置５９は指紋、手のひら、虹彩などの生体の一部を読み取る読取装置を備えている。なお、認証に必要なパスワードや生体情報などは文書管理装置３において登録しておき、文書廃棄装置４から問い合わせるようにしてもよいし、パスワードや生体情報などの照合自体も文書管理装置３で行うようにしてもよい。
【００５６】
次に、文書管理システム１が実行する処理について説明する。
【００５７】
図７は、文書生成装置２が実行する処理について説明するフローチャートである。操作パネル１１の操作により、新たな紙文書の作成の指示がなされたときは（ステップＳ１のＹ）、文書管理装置３に新たな文書ＩＤの付与を要求し、新たな文書ＩＤの付与を受ける（ステップＳ２）。そして、画像読取装置１２に配置されている原稿を読み取り（ステップＳ３）、画像処理装置１３で色変換、色補正などの所定の画像処理を行なう（ステップＳ４）。このとき、画像処理装置１３では、ステップＳ２で付与された文書ＩＤを符号化したバーコードの画像を読み取り原稿の画像データの所定位置に付加する処理を行う。そして、画像形成装置１４で画像形成を行なって（ステップＳ５）、紙文書の作成を行う。これにより、作成された紙文書の所定位置には文書ＩＤを符号化したバーコードの画像が表示される。そして、文書管理装置３に新たな文書ＩＤを送信する（ステップＳ６）。
【００５８】
図８は、このようにして作成した紙文書１０１の例を示す平面図である。この例で、紙文書１０１の左上の欄外にはバーコード１０２が表示されている。これは、前述のとおりに付与されたものである。この紙文書１０１の用紙には、極細の金属製のワイヤ１０３が当該用紙全体にわたり漉き込んである。
【００５９】
図９は、同じく紙文書１０１の例を示す平面図である。この紙文書１０１では、ワイヤ１０３が当該用紙に漉き込まれていない点で図８の紙文書１０１とは相違する。
【００６０】
すなわち、文書管理装置３で印字媒体として使用する用紙は、ワイヤ１０３が当該用紙に漉き込まれているものといないものの２種類が用意され、この２種類を使い分けている。つまり、当該紙文書１０１がいずれは文書廃棄装置４により廃棄するべき秘密性の高い文書であるときは、ワイヤ１０３が漉き込まれている用紙を使用し、当該紙文書１０１が文書廃棄装置４により廃棄する必要のない秘密性の低い文書であるときはワイヤ１０３が漉き込まれていない用紙を使用する。２種類の用紙を使い分けるのは最終的に廃棄するか否かを識別するためであるため、当該紙文書１０１がいずれは文書廃棄装置４により廃棄する文書であるときは、ワイヤ１０３が漉き込まれていない用紙を使用し、当該紙文書１０１は文書廃棄装置４により廃棄ふる必要のない文書であるときはワイヤ１０３が漉き込まれている用紙を使用するようにしてもよい。
【００６１】
図１０は、文書管理装置３のデータベース部２４に登録されている文書管理データベース６１の説明図である。文書管理データベース６１は紙文書の作成から最終的な廃棄までのドキュメントライフサイクルの全体を管理するためのデータベースである。文書管理データベース６１は、紙文書の文書ＩＤ６２、当該紙文書の作成年月日６３、当該紙文書の持ち出しの可否６４、当該紙文書の廃棄可能年月日６５、当該紙文書の廃棄年月日６６、当該紙文書の廃棄者６７などの情報が互いに関連付けて登録されている。
【００６２】
「持ち出しの可否６４」に「否」とあるのは当該紙文書が秘密性の高い文書であり、文書管理システム１が設置されている部屋以外への持ち出しが禁止されていることを示す。この文書は秘密文書であるため、最終的には文書廃棄装置４で廃棄して情報の漏洩を防止する必要がある。「持ち出しの可否６４」に「可」とあるのは当該紙文書の秘密性が低いため、文書管理システム１が設置されている部屋以外への持ち出してもよいものであることを示し、情報の漏洩を防止する必要性が低いため、文書廃棄装置４で廃棄しなくてもよい紙文書である。「廃棄可能年月日６５」は「持ち出しの可否６４」に「否」が登録されているときに当該紙文書が廃棄可能となる年月日が登録される。例えば、紙文書の中には法律により保管義務期間が決められているものがあり、この保管義務期間から何時以降は廃棄可能かということがわかるので、これにより廃棄可能年月日６５を登録する。
【００６３】
図１１は、文書管理装置３が実行する処理のフローチャートである。文書管理装置３は、ユーザインターフェース２１を介してのユーザからの要求や、文書生成装置２、文書排気装置４からの要求があったときは（ステップＳ１１のＹ）、当該要求のあった情報を要求先に送信する（ステップＳ１２）。また、文書管理データベース６１その他への情報の登録要求があったときは（ステップＳ１３のＹ）、要求のあった情報を文書管理データベース６１その他に登録する（ステップＳ１４）。
【００６４】
図１２は、文書廃棄装置４が実行する処理のフローチャートである。まず、操作パネル６０の操作により紙文書の廃棄要求があったときは（ステップＳ２１のＹ）、搬送ローラ３５、３６はオフにして（ステップＳ２２）、インサートセンサ３１がオンで、紙文書が文書トレイ４８に差し込まれているか否かを判断する（ステップＳ２３）。インサートセンサ３１がオンで、紙文書が文書トレイ４８に差し込まれているときは（ステップＳ２３のＹ）、バーコードリーダー３２でバーコード１０２の読み取りを行い、また、金属センサ３３でワイヤ１０３の検出を行ない、さらには、認証装置５９によりユーザが文書廃棄装置４で紙文書の廃棄を行う権限を有する管理者等か否かの認証を行う（ステップＳ２４）。認証処理は、前述のとおり文書管理装置３に認証データを問合せて廃棄装置４で行っても良いし、認証データの照合自体を文書管理装置３で行っても良い。
【００６５】
バーコードリーダー３２でバーコード１０２の読み取りができなかったときは（ステップＳ２５のＮ）、操作パネル６０のディスプレイにバーコード１０２の読み取りができない旨のメッセージを表示して、ユーザに報知する（ステップＳ２６）。
【００６６】
バーコードリーダー３２でバーコード１０２の読み取りができたときは（ステップＳ２５のＹ）、バーコードリーダー３２でバーコード１０２を復号した情報、金属センサ３３によるワイヤ１０３の検出の有無、及び認証装置５９によりユーザが文書廃棄装置４で紙文書の廃棄を行う権限を有する者であるとの認証がされたか否かの結果に基づいて、紙文書の廃棄を行うか否かを判断する（この判断の具体例は後述）（ステップＳ２７）。
【００６７】
紙文書の廃棄を行うと判断したときは（ステップＳ２７のＹ）、切替爪４５を駆動して文書搬送路３７を選択し（ステップＳ２８）、搬送ローラ３５，３６を駆動させて（ステップＳ２９）、シュレッダー４２を駆動させる（ステップＳ３０）。文書トレイ４８の紙文書をシュレッダー４２に向けて搬送され、シュレッダー４２で粉砕されて廃棄される。そして、パスセンサ４３がオフ状態からオン状態に切り替わり、次にオン状態からオフ状態に切り替わったことにより、紙文書がシュレッダー４２に搬送されたことを検出し（ステップＳ３１のＹ）、紙文書の廃棄の実行を確認したときは、搬送ローラ３５，３６、シュレッダー４２の駆動をオフする（ステップＳ３２）。そして、ステップＳ２４においてバーコードリーダー３２でよみとったバーコード１０２や認証情報などの情報を文書管理装置３に送信する（ステップＳ３３）。これにより、文書管理装置３では当該廃棄された文書の文書ＩＤを特定し、文書管理データベース６１を参照して当該文書ＩＤ６１と関連付けて廃棄年月日６６に当該紙文書が廃棄された年月日を登録し、廃棄者６７に廃棄を行った管理者などの指名を登録する。
【００６８】
一方、紙文書の廃棄を行なわないと判断したときは（ステップＳ２７のＮ）、切替爪４５を駆動して文書搬送路４４を選択し（ステップＳ３４）、搬送ローラ３５，４６を駆動させる（ステップＳ３５）。これにより、紙文書が排紙トレイ４７に排出される。パスセンサ４９がオフ状態からオン状態に切り替わり、次にオン状態からオフ状態に切り替わったことにより、紙文書が排紙トレイ４７に搬送されたことを検出したときは（ステップＳ３６のＹ）、操作パネル６０のディスプレイに当該紙文書の廃棄は許可されていないというメッセージを表示して、ユーザに報知する（ステップＳ３７）。また、このような禁止されている紙文書廃棄の試みがなされたことを、ネットワーク４を介してシステム管理者などの端末装置（図示せず）に報知するようにしても良い。そして、搬送ローラ３５，４６の駆動をオフする（ステップＳ３８）。
【００６９】
次に、紙文書の廃棄を行うか否かの判断（ステップＳ２７）について説明する。ここでは、次の（１）〜（４）の判断を行なう。
【００７０】
（１）紙文書についてワイヤ１０３の有無の検知により、最終的には廃棄すべき秘密性の高い紙文書か（ワイヤ１０３を検知した場合）、廃棄する必要のない秘密性低い紙文書か（ワイヤ１０３を検知した場合）の判断を行なう。
【００７１】
（２）読み取ったバーコード１０２を復号して文書ＩＤ６２を特定し、文書管理装置３に問い合わせ、文書管理データベース６１に登録されている当該文書ＩＤ６２に対応する持ち出しの可否６４、廃棄可能年月日６５から紙文書の廃棄の可否を判断する。すなわち、持ち出しの可否６４が可であるときは、当該紙文書は廃棄する必要のない秘密性の低い文書であり、持ち出してもよいものである。持ち出しの可否６４が否であるときは、持ち出してはいけない秘密性の高いものであり、当該紙文書は最終的には廃棄する必要のあるものである。この持ち出しの可否６４が否であるときは、廃棄可能年月日６５に廃棄が許可されることになる年月日が記録されているので、この年月日に達しているときは、当該紙文書は廃棄してよいが、この年月日に達していないときは、当該紙文書はいまだ廃棄せずに保管しなければならない。この判断は、文書ＩＤ６２を送信して文書管理装置３に行なわせて結果を返信させるようにしてもよいし、文書管理装置３に当該文書ＩＤ６２に対応する持ち出しの可否６４、廃棄可能年月日６５のデータを送信させて、文書廃棄装置４で行なってもよい。
【００７２】
（３）認証装置５９により、当該紙文書を廃棄しようとしているユーザが紙文書を廃棄する権限を有している管理者などか否かを判断する。この判断も、文書廃棄装置４で行なってもよいし、認証装置５９で入力されたパスワードや生体情報などを文書管理装置３に送信して、文書管理装置３で行なって結果を返信させるようにしてもよい。
【００７３】
（４）そして、以上の（１）〜（３）の各判断のすべてで当該文書を廃棄しても良いと判断されたときは、紙文書の廃棄を行うと判断し（ステップＳ２７のＹ）、（１）〜（３）の各判断のいずれかひとつで当該文書を廃棄してはいけないと判断されたときは、紙文書の廃棄を行なわないと判断する（ステップＳ２７のＮ）。
【００７４】
さらに具体的な例を挙げて説明する。
【００７５】
（１）でワイヤ１０３の有無の検知により当該紙文書を廃棄してはいけないと判断したときは、（２）（３）における判断に関わらず、当該紙文書を廃棄しない。
【００７６】
（１）でワイヤ１０３の有無の検知により当該紙文書を廃棄してよいと判断しても、（２）で持ち出しの可否６４が可であったときは、当該紙文書を廃棄しない。
【００７７】
（１）でワイヤ１０３の有無の検知により当該紙文書を廃棄してよいと判断しても、（２）で持ち出しの可否６４が否で、廃棄可能年月日６５に至っていないときは、当該紙文書を廃棄しない。
【００７８】
（１）でワイヤ１０３の有無の検知により当該紙文書を廃棄してよいと判断し、（２）で持ち出しの可否６４が否で、廃棄可能年月日６５に至っているときでも、（３）で当該紙文書を廃棄してはいけないと判断したときは、当該紙文書を廃棄しない。
【００７９】
（１）でワイヤ１０３の有無の検知により当該紙文書を廃棄してよいと判断し、（２）で持ち出しの可否６４が否で、廃棄可能年月日６５に至っており、かつ、（３）で当該紙文書を廃棄してよいと判断したときに限り、当該紙文書を廃棄する。
【００８０】
このように、紙文書のバーコード１０２により、当該紙文書は廃棄してよい文書か否かを判断することができる。また、ワイヤ１０３の有無の検知により当該紙文書が廃棄してよい文書か否かを判断することができる。紙文書のバーコード１０２は当該バーコード１０２部分のみを当該紙文書から切除してしまえば容易に除外することができ、他のバーコード１０２を貼り付けるなどして偽装すれば、廃棄が禁止される紙文書も廃棄できるが、ワイヤ１０３は紙文書の用紙中の全体にはじめから漉き込んでおくことが可能であり、これにより紙文書の一部が削除されても当該紙文書の廃棄の有無を的確に判断でき、廃棄できない紙文書も廃棄できるかのように偽装することはできない。また、ワイヤ１０３を紙文書に含めているので、当該紙文書を管理する部屋の出口に金属探知機を設けておけば、紙文書の不正な持ち出しのチェックができる。
【００８１】
一方、ワイヤ１０３のみでは紙文書を廃棄してよいか否かのみの判断しかできないのに対し、紙文書のバーコード１０２には前述した当該紙文書の文書ＩＤ６２、その他の様々な情報を符号化することが可能となり、多様な情報から紙文書の廃棄の有無をきめ細かに判断することが可能となる。
【００８２】
前述の例では、文書ＩＤ６２に関連付けられた持ち出しの可否６４、廃棄可能年月日６５の各情報により文書廃棄の可否を判断しているが、これ以外にも様々な情報を文書ＩＤ６２に関連付けて文書データベース６１に登録し、あるいは、バーコード１０２に符号化することにより、多様な情報から紙文書の廃棄の有無をきめ細かに判断するようにしてもよい。
【００８３】
さらに、紙文書を廃棄しようとしている人物が紙文書の廃棄を許可されている管理者などであるか否かを認証するようにしているので、紙文書の廃棄の権限のない者が紙文書の廃棄を行うことを防止することができる。
【００８４】
なお、前述の例では文書廃棄装置４はネットワーク５に接続されているが、文書廃棄装置４はネットワーク５に接続されていなくともよい。この場合は、文書廃棄装置４に廃棄した紙文書から廃棄前に読み取った文書ＩＤ６２と廃棄の年月日の情報を記憶する記憶装置と、当該記憶装置からデータを読み取る通信インターフェースを設けるようにすれば良い。
【図面の簡単な説明】
【００８５】
【図１】本発明の一実施の形態である文書管理装置の全体構成を示すブロック図である。
【図２】文書生成装置の構成を示すブロック図である。
【図３】文書管理装置の構成を示す機能ブロック図である。
【図４】手差し送りタイプの文書廃棄装置の機構を説明する概略図である。
【図５】文書廃棄装置の上部の平面図である。
【図６】文書廃棄装置の電気的な接続を示すブロック図である。
【図７】文書生成装置が実行する処理について説明するフローチャートである。
【図８】紙文書の例を示す平面図である。
【図９】紙文書の例を示す平面図である。
【図１０】文書管理テーブルの説明図である。
【図１１】文書管理装置が実行する処理について説明するフローチャートである。
【図１２】文書廃棄装置が実行する処理のフローチャートである。
【符号の説明】
【００８６】
１ 文書管理システム
２ 文書生成装置
３ 文書管理装置
４ 文書廃棄装置
３２ バーコードリーダー
３３ 金属センサ
３４ ストッパー
４２ シュレッダー
５９ 認証装置
１０１ 紙文書
１０２ バーコード
１０３ ワイヤ
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印字媒体に記録された文書に設けられている金属の有無を検出する金属検出器と、
情報を符号化した記号であって前記文書に表示されているものを読み取る記号読取器と、
前記文書の廃棄の指示を受け付ける指示受付部と、
前記文書を廃棄する文書廃棄部と、
前記金属検出器による金属の検出の有無により前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第１の判定手段と、
前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第２の判定手段と、
前記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でいずれも前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したことを条件に、前記文書廃棄部に前記文書を廃棄させる制御を行う文書廃棄制御手段と、
を備えている文書廃棄装置。
【請求項２】
前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有しているか否かの認証を行う認証手段をさらに備え、
前記文書廃棄制御手段は、記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でそれぞれ前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したこと、及び前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していると認証したことを条件に前記文書を前記文書廃棄部で廃棄する、
請求項１に記載の文書廃棄装置。
【請求項３】
前記第２の判定手段は、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断し、当該文書が持ち出し禁止でかつ廃棄可能期限を過ぎていることを条件に前記文書廃棄部での前記文書の廃棄を可能と判定する、請求項１又は２に記載の文書廃棄装置。
【請求項４】
前記第１の判定手段と前記第２の判定手段のいずれかで前記文書廃棄部での前記文書を廃棄してはいけないと判定し、又は前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していないと判定したときは、当該文書は廃棄できない旨を報知する報知手段をさらに備えている請求項１〜３のいずれかの一項に記載の文書廃棄装置。
【請求項５】
情報を符号化した記号を含む画像の形成を印字媒体に対して行なって文書を作成する文書生成装置と、
前記記号に基づいて前記文書の廃棄の可否を判断し廃棄可能な前記文書を廃棄する文書廃棄装置と、
前記文書生成装置及び前記文書廃棄装置と通信手段を介して接続され前記記号に基づいて前記文書の管理を行う文書管理装置と、
を備え、
前記文書廃棄装置は、
廃棄しようとする前記文書に設けられている金属の有無を検出する金属検出器と、
前記文書に表示されている前記記号を読み取る記号読取器と、
前記文書の廃棄の指示を受け付ける指示受付部と、
前記文書を廃棄する文書廃棄部と、
前記金属検出器による金属の検出の有無により前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第１の判定手段と、
前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第２の判定手段と、
前記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でいずれも前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したことを条件に、前記文書廃棄部に前記文書を廃棄させる制御を行う文書廃棄制御手段と、
を備えている、
文書管理システム。
【請求項６】
前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有しているか否かの認証を行う認証手段をさらに備え、
前記文書廃棄制御手段は、記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でそれぞれ前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したこと、及び前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していると認証したことを条件に前記文書を前記文書廃棄部で廃棄する、
請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記第２の判定手段は、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断し、当該文書が持ち出し禁止でかつ廃棄可能期限を過ぎていることを条件に前記文書廃棄部での前記文書の廃棄を可能と判定する、請求項５又は６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記第１の判定手段と前記第２の判定手段のいずれかで前記文書廃棄部での前記文書を廃棄してはいけないと判定し、又は前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していないと判定したときは、当該文書は廃棄できない旨を報知する報知手段をさらに備えている請求項５〜７のいずれかの一項に記載の文書管理システム。
【請求項９】
印字媒体に記録された文書に設けられている金属の有無を検出する金属検出器による金属の検出の有無により前記文書を廃棄する文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第１の判定手段と、
情報を符号化した記号であって前記文書に表示されているものを読み取る記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第２の判定手段と、
前記文書の廃棄の指示を受け付ける指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でいずれも前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したことを条件に、前記文書廃棄部に前記文書を廃棄させる制御を行う文書廃棄制御手段と、
をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能な文書廃棄制御プログラム。
【請求項１０】
前記文書廃棄制御手段は、記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でそれぞれ前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したこと、及び、前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が前記文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有しているか否かの認証を行う認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していると認証したことを条件に前記文書を前記文書廃棄部で廃棄する、請求項９に記載の文書廃棄制御プログラム。
【請求項１１】
前記第２の判定手段は、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断し、当該文書が持ち出し禁止でかつ廃棄可能期限を過ぎていることを条件に前記文書廃棄部での前記文書の廃棄を可能と判定する、請求項９又は１０に記載の文書廃棄制御プログラム。
【請求項１２】
前記第１の判定手段と前記第２の判定手段のいずれかで前記文書廃棄部での前記文書を廃棄してはいけないと判定し、又は前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していないと判定したときは、当該文書は廃棄できない旨を報知する報知手段をさらに備えている請求項９〜１１のいずれかの一項に記載の文書廃棄制御プログラム。
【請求項１】
印字媒体に記録された文書に設けられている金属の有無を検出する金属検出器と、
情報を符号化した記号であって前記文書に表示されているものを読み取る記号読取器と、
前記文書の廃棄の指示を受け付ける指示受付部と、
前記文書を廃棄する文書廃棄部と、
前記金属検出器による金属の検出の有無により前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第１の判定手段と、
前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第２の判定手段と、
前記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でいずれも前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したことを条件に、前記文書廃棄部に前記文書を廃棄させる制御を行う文書廃棄制御手段と、
を備えている文書廃棄装置。
【請求項２】
前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有しているか否かの認証を行う認証手段をさらに備え、
前記文書廃棄制御手段は、記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でそれぞれ前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したこと、及び前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していると認証したことを条件に前記文書を前記文書廃棄部で廃棄する、
請求項１に記載の文書廃棄装置。
【請求項３】
前記第２の判定手段は、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断し、当該文書が持ち出し禁止でかつ廃棄可能期限を過ぎていることを条件に前記文書廃棄部での前記文書の廃棄を可能と判定する、請求項１又は２に記載の文書廃棄装置。
【請求項４】
前記第１の判定手段と前記第２の判定手段のいずれかで前記文書廃棄部での前記文書を廃棄してはいけないと判定し、又は前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していないと判定したときは、当該文書は廃棄できない旨を報知する報知手段をさらに備えている請求項１〜３のいずれかの一項に記載の文書廃棄装置。
【請求項５】
情報を符号化した記号を含む画像の形成を印字媒体に対して行なって文書を作成する文書生成装置と、
前記記号に基づいて前記文書の廃棄の可否を判断し廃棄可能な前記文書を廃棄する文書廃棄装置と、
前記文書生成装置及び前記文書廃棄装置と通信手段を介して接続され前記記号に基づいて前記文書の管理を行う文書管理装置と、
を備え、
前記文書廃棄装置は、
廃棄しようとする前記文書に設けられている金属の有無を検出する金属検出器と、
前記文書に表示されている前記記号を読み取る記号読取器と、
前記文書の廃棄の指示を受け付ける指示受付部と、
前記文書を廃棄する文書廃棄部と、
前記金属検出器による金属の検出の有無により前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第１の判定手段と、
前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第２の判定手段と、
前記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でいずれも前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したことを条件に、前記文書廃棄部に前記文書を廃棄させる制御を行う文書廃棄制御手段と、
を備えている、
文書管理システム。
【請求項６】
前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有しているか否かの認証を行う認証手段をさらに備え、
前記文書廃棄制御手段は、記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でそれぞれ前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したこと、及び前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していると認証したことを条件に前記文書を前記文書廃棄部で廃棄する、
請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記第２の判定手段は、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断し、当該文書が持ち出し禁止でかつ廃棄可能期限を過ぎていることを条件に前記文書廃棄部での前記文書の廃棄を可能と判定する、請求項５又は６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記第１の判定手段と前記第２の判定手段のいずれかで前記文書廃棄部での前記文書を廃棄してはいけないと判定し、又は前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していないと判定したときは、当該文書は廃棄できない旨を報知する報知手段をさらに備えている請求項５〜７のいずれかの一項に記載の文書管理システム。
【請求項９】
印字媒体に記録された文書に設けられている金属の有無を検出する金属検出器による金属の検出の有無により前記文書を廃棄する文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第１の判定手段と、
情報を符号化した記号であって前記文書に表示されているものを読み取る記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書廃棄部での前記文書を廃棄の可否を判定する第２の判定手段と、
前記文書の廃棄の指示を受け付ける指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でいずれも前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したことを条件に、前記文書廃棄部に前記文書を廃棄させる制御を行う文書廃棄制御手段と、
をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能な文書廃棄制御プログラム。
【請求項１０】
前記文書廃棄制御手段は、記指示受付部で前記文書の廃棄の指示を受け付けたときは、前記第１の判定手段及び前記第２の判定手段でそれぞれ前記文書廃棄部での前記文書を廃棄可能と判定したこと、及び、前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が前記文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有しているか否かの認証を行う認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していると認証したことを条件に前記文書を前記文書廃棄部で廃棄する、請求項９に記載の文書廃棄制御プログラム。
【請求項１１】
前記第２の判定手段は、前記記号読取器により読み取った記号に基づいて前記文書の持ち出しの可否及び当該持ち出しの可否で持ち出し禁止のときの当該文書の廃棄可能期限を判断し、当該文書が持ち出し禁止でかつ廃棄可能期限を過ぎていることを条件に前記文書廃棄部での前記文書の廃棄を可能と判定する、請求項９又は１０に記載の文書廃棄制御プログラム。
【請求項１２】
前記第１の判定手段と前記第２の判定手段のいずれかで前記文書廃棄部での前記文書を廃棄してはいけないと判定し、又は前記認証手段で前記指示受付部により前記文書の廃棄の指示を行う者が文書廃棄部での文書の廃棄を行う権限を有していないと判定したときは、当該文書は廃棄できない旨を報知する報知手段をさらに備えている請求項９〜１１のいずれかの一項に記載の文書廃棄制御プログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【公開番号】特開２００９−２１９９７６（Ｐ２００９−２１９９７６Ａ）
【公開日】平成２１年１０月１日（２００９．１０．１）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−６５５７３（Ｐ２００８−６５５７３）
【出願日】平成２０年３月１４日（２００８．３．１４）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２１年１０月１日（２００９．１０．１）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年３月１４日（２００８．３．１４）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
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