文書管理システム、利用制限情報管理装置および利用制限情報管理プログラム
【課題】
他のイントラネットやインターネット上のクライアントで登録文書が操作されても、設定されたポリシーに基づいて、操作の検出、記録などの文書管理が行われる文書管理システム、利用制限情報管理装置および利用制限情報管理プログラムを提供する。
【解決手段】
イントラネットＢ７内のポリシーサーバ３はクライアント１０より登録される文書の利用制限情報を記憶し、記憶した利用制限情報をイントラネットＢ７以外に配置されるポリシーサーバ１、２に送信し、ポリシーサーバ１、２では、送信された利用制御情報を自装置内に記憶する。 そして、クライアント１０、１１、１２で行われる文書の利用に際して、クライアントは、ポリシーサーバ１、２、３のいずれかに接続して、接続先のポリシーサーバに記憶される利用制限情報に基づいて文書に対する利用を制限する。
他のイントラネットやインターネット上のクライアントで登録文書が操作されても、設定されたポリシーに基づいて、操作の検出、記録などの文書管理が行われる文書管理システム、利用制限情報管理装置および利用制限情報管理プログラムを提供する。
【解決手段】
イントラネットＢ７内のポリシーサーバ３はクライアント１０より登録される文書の利用制限情報を記憶し、記憶した利用制限情報をイントラネットＢ７以外に配置されるポリシーサーバ１、２に送信し、ポリシーサーバ１、２では、送信された利用制御情報を自装置内に記憶する。 そして、クライアント１０、１１、１２で行われる文書の利用に際して、クライアントは、ポリシーサーバ１、２、３のいずれかに接続して、接続先のポリシーサーバに記憶される利用制限情報に基づいて文書に対する利用を制限する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、利用制限情報管理装置および利用制限情報管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
昨今、企業内で取り扱われる文書に対して、セキュリティ管理の要望が強まっている。 電子の状態で管理されている文書は、様々な形でシステム外への持ち出しが容易となるからである。
【０００３】
例えば、ノートパソコンの社外への持ち出しや、電子文書が記憶された記憶媒体の社外への持ち出しや、電子メールによって社外へ送信されるなど、電子文書のシステム外への持ち出しは容易に行われる。
【０００４】
その為、機密文書の保護や文書使用履歴が追跡可能なトレーサビリティの提供といったセキュリティニーズの要望が高まっている。
【０００５】
特許文献１では、利用者がファイルシステムから文書をダウンロードする際に、利用者の識別子を文書に埋め込み、文書が漏洩したり、印刷されたりしたときにその識別子を確認することによって、誰が文書を漏洩させたかを検出する文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル処理プログラムが提案されている。
【０００６】
また、特許文献２では、管理対象の各ファイルの利用状況をより正確に把握するために、アクセス監視部が、記憶される文書が利用されることを検出したときに文書管理サーバへ通知情報を送信し、その後、文書管理サーバでログファイルが生成されて文書の利用状況情報が生成されるファイル管理システム、クライアント、ファイル管理サーバ、ファイル利用状況管理方法が提案されている。
【特許文献１】特開２００６−０４８１８８号公報
【特許文献２】特開２００５−２４２５５７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかし、特許文献１の発明では、閲覧の防止や漏洩の検出はできず、あくまで、漏洩された文書が発見されて始めて、漏洩者の特定が可能になる。
【０００８】
また、特許文献２の発明では、ファイル利用に関する不正利用の検出、通知、利用者の記録が実施されるが、他社のイントラネットやインターネット上のクライアントで操作されると、ファイアウォールによってクライアントから文書操作記録機能がファイル管理サーバに到達できないことがある。
【０００９】
その為、他のイントラネットやインターネット上のクライアントで登録文書が操作された場合には、登録文書の操作に関する不正利用の検出、通知、利用者の記録を実施することができなかった。
【００１０】
そこで、この発明は、文書登録が行われるイントラネットとは異なる他のイントラネットやインターネット上のクライアントで登録文書が操作されても、登録文書に設定されたポリシーに基づいて、不正利用の検出、利用者の記録などの文書管理が行われる文書管理システム、利用制限情報管理装置および利用制限情報管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的を達成する為、請求項１の文書管理システムは、複数の通信回線網と、前記複数の通信回線網内にそれぞれ設けられ、文書の利用制限情報を管理する利用制限情報管理装置と、前記通信回線網に接続され、前記利用制限情報管理装置で管理される前記利用制限情報に対応する文書を使用する使用者端末とを具備し、前記利用制限情報管理装置は、前記利用者端末から登録された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して記憶する記憶手段と、前記記憶手段に登録された文書の利用制限情報を他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置に送信する送信手段と、他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置から送信された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段とを備え、前記利用者端末は、前記文書の利用に際して、前記通信回線網内の利用制限情報管理装置に接続して、前記記憶手段に記憶された前記利用制限情報に基づいて当該文書に対する利用を制限する利用制限手段を備えるように構成される。
【００１２】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記複数の通信回線網は、それぞれファイアウォールを介して接続されるように構成される。
【００１３】
また、請求項３の発明は、請求項１または２に記載の発明において、前記記憶手段は、前記文書識別情報に対応して該文書を利用する利用者を識別する利用者識別情報を記憶し、前記利用制限手段は、前記利用者識別情報に対応して当該文書に対する利用を制限するように構成される。
【００１４】
また、請求項４の発明は、請求項１乃至３記載のいずれかの発明において、前記記憶手段は、前記文書識別情報に対応して該文書の使用要求を通知する通知先を記載した通知先情報を記憶し、利用制限情報管理装置は、前記通知先情報に基づき前記文書の使用要求を前記通知先に通知する通知手段を備えるように構成される。
【００１５】
また、請求項５の発明は、請求項１乃至４記載のいずれかの発明において、前記利用者端末は、前記利用制限情報管理装置の優先順位が設定された装置一覧情報にしたがって前記利用制限情報管理装置に対する接続を行い、前記利用制限手段は、接続できた利用制限情報管理装置の前記記憶手段に記憶された利用制限情報に基づいて、当該文書に対する操作を制限するように構成される。
【００１６】
また、請求項６の発明は、請求項１乃至５記載のいずれかの発明において、前記装置一覧情報は、前記利用者端末に設定されるように構成される。
【００１７】
また、請求項７の発明は、請求項１乃至６記載のいずれかの発明において、前記装置一覧情報は、前記利用制限情報管理装置に登録される文書に付与されて設定されるように構成される。
【００１８】
また、請求項８の発明は、請求項５の発明において、前記利用者端末から所定の情報を前記制限情報管理装置に対して送信し、該制限情報管理装置から該制限情報管理装置に設定された秘密鍵で該所定の情報を暗号化した情報を受信し、該受信した情報が前記制限情報管理装置に対応して設定された公開鍵で復号化できた場合に、前記制限情報管理装置に接続できたと判別するように構成される。
【００１９】
また、請求項９の発明は、請求項５の発明において、前記利用者端末から所定の情報を前記制限情報管理装置に対応して設定された公開鍵で暗号化した情報を該制限情報管理装置に対して送信し、該情報が該制限情報管理装置で該制限情報管理装置に設定された秘密鍵で復号化できた場合に前記制限情報管理装置に接続できたと判別するように構成される。
【００２０】
また、請求項１０の利用制限情報管理装置は、複数の通信回線網内にそれぞれ設けられ、使用者端末から登録された文書の利用制限情報を管理する利用制限情報管理装置であって、前記利用者端末から登録された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して記憶する記憶手段と、前記記憶手段に登録された文書の利用制限情報を他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置に送信する送信手段と、他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置から送信された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段とを備えるように構成される。
【００２１】
また、請求項１１の利用制限情報管理プログラムは、複数の通信回線網内にそれぞれ設けられ、使用者端末から登録された文書の利用制限情報を記憶管理する利用制限情報管理装置に設けられたコンピュータを前記利用者端末から登録された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して記憶する記憶手段と、前記記憶手段に登録された文書の利用制限情報を他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置に送信する送信手段と、他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置から送信された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段として機能させるように構成される。
【発明の効果】
【００２２】
請求項１の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、その文書の利用を制限することができるという効果を奏する。
【００２３】
請求項２の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外のファイアウォールで接続される他の通信回線網においても、その文書の利用を制限することができるという効果を奏する。
【００２４】
請求項３の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、その文書の利用を利用者に対応して制限することができるという効果を奏する。
【００２５】
請求項４の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、その文書の利用を制限することができ、更に、その文書の使用要求が行われた場合に予め指定した通知先にその使用要求を通知することができるという効果を奏する。
【００２６】
請求項５の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、予め設定された優先順位の利用制限情報管理装置により、その文書の利用制限が行われるという効果を奏する。
【００２７】
請求項６の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、利用者端末に予め設定される優先順位の高い利用制限情報管理装置により、その文書の利用制限が行われるという効果を奏する。
【００２８】
請求項７の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、その文書に付与される装置一覧情報に記載された優先順位の高い利用制限情報管理装置により、その文書の利用制限が行われるという効果を奏する。
【００２９】
請求項８の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、その文書の利用者端末での利用を制限情報管理装置で制限することができ、利用者端末と制限情報管理装置間の通信における制限情報管理装置の正当性を確認することができるという効果を奏する。
【００３０】
請求項９の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、その文書の利用者端末での利用を制限情報管理装置で制限することができ、制限情報管理装置のなりすましを防止できるという効果を奏する。
【００３１】
請求項１０および請求項１１の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網内の利用制限情報管理装置にその文書の利用制限情報を記憶させることができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３２】
以下、本発明に係わる文書管理システムの実施例について添付図面を参照して詳細に説明する。
【００３３】
図１は、文書管理システム２０について示した構成図である。
【００３４】
図１に示すように、文書管理システム２０は、インターネット５内にポリシーサーバ１とクライアント１１とスキャナ１５が配置されて、インターネット５と通信回線１８を介してイントラネットＡ−６（請求項の通信回線網に相当）が配置され、また、インターネット５（請求項の通信回線網に相当）と通信回線１７を介してイントラネットＢ−７（請求項の通信回線網に相当）が配置される。 クライアント１１は、移動可能なノートパソコンとは異なる設置型のパーソナルコンピュータである。
【００３５】
インターネット５とイントラネットＡ−６との間にはファイアウォール８が配置され、また、インターネット５とイントラネットＢ−７との間にはファイアウォール９が配置される。
【００３６】
そして、イントラネットＡ−６内には、文書操作端末であるクライアント１２と紙文書を電子的に読み取るスキャナ１６が配置される。 クライアント１２は、ノートパソコンとは異なる設置型のパーソナルコンピュータである。
【００３７】
また、イントラネットＢ−７内にも、文書操作端末であるクライアント１０と紙文書を電子的に読み取るスキャナ１４が配置される。
【００３８】
クライアント１０は、イントラネットＢ−７の外部に持ち出し可能なノートパソコンである。
【００３９】
クライアント１０は、持ち運び可能なノートパソコンであり、クライアント１１、１２が設置型のクライアント１１、１２であるとして説明を行うが、ノートパソコンのイントラネットＢ−７の外部に持ち出し可能な機能以外の文書管理システム２０内における文書管理に係わる機能については、クライアント１０、１１、１２は全て同じ機能を有するものとする。
【００４０】
ポリシーサーバ１、２、３（以下、ポリシーサーバ１、２、３を総称してポリシーサーバ４と呼ぶ）は、登録された文書に対して許容される操作内容等が記載されたポリシーなどを記憶するサーバであり、文書管理システム２０内において各種処理を行う。
【００４１】
クライアント１０、１１、１２（以下、クライアント１０、１１、１２を総称してクライアント１３と呼ぶ）は、ユーザが文書を操作する操作端末である。
【００４２】
スキャナ１４、１５、１６は、文書管理システム２０に紙文書を登録する際に、紙文書を電子的に読み取る読取装置である。
【００４３】
イントラネットＡ−６、Ｂ−７は、インターネット５と接続される、企業内に構築される通信手段である。
【００４４】
ファイアウォール８、９は、インターネット５から各イントラネットＡ−６、Ｂ−７内への進入を防ぐシステムである。 このファイアウォール８、９によってクライアント１３からポリシーサーバ４に対する問い合わせがブロックされる場合がある。
【００４５】
このような文書管理システム２０では、クライアント１３で、文書管理が所望される文書の登録が行われる。 文書の登録の処理は、クライアント１３で、登録される文書が暗号化され、文書ＩＤが付与されて記憶される。 また、文書登録されたときに設定されるポリシーは、文書管理システム２０内の全てのポリシーサーバ４に記憶される。 ポリシーは登録文書に対して許容される操作内容等を規定したものである。
【００４６】
文書管理装置２０では、クライアント１３に記憶される登録文書が、ノートパソコンによる移動や記憶媒体による持ち運びや電子メールによる送信などで、登録処理が行われたクライアント１３とは異なるクライアント１３で文書操作の要求がなされる場合がある。 例えば、登録処理はクライアント１０で行われた登録文書が、電子メールによってクライアント１２に送信されて、その登録文書がクライアント１２で操作の要求がなされる場合などである。 そのような場合にでも、文書管理システム２０では、登録処理時に設定されたポリシーに基づいて文書管理が行われ、登録文書に対する不正な使用の検出や操作の記録などが行われる。
【００４７】
次に、クライアント１３内に記憶されるアドレスリストについて図２を参照して説明する。
【００４８】
図２は、クライアント１３内に記憶されるアドレスリストを示した表である。
【００４９】
図２に示すように、アドレスリストには、登録文書の操作要求がなされたときに通信を行うポリシーサーバ４に関して記載されている。
【００５０】
具体的には、ポリシーサーバ４に対する通信の通信順番と、そのポリシーサーバ４のアドレスと公開鍵と、登録文書の操作要求がなされたときのポリシーサーバ４の処理内容とが記載されている。
【００５１】
例えば、接続順位が１位のポリシーサーバ４については、アドレス「222.333.444.5」、公開鍵「XXXXX」、処理内容「操作の記録、文書登録者への通知」が記載されている。 接続順位が２位のポリシーサーバ４についても同様に記載される。
【００５２】
登録文書の操作要求がなされたときのポリシーサーバ４の処理内容は、例えば、登録文書の操作の記録（後で図８を参照して詳しく説明する）や、登録文書に対する操作要求が行われたときに指定されたポリシーサーバ４もしくはクライアント１３に操作要求に関する通知を行うなどである。
【００５３】
アドレスリストは、登録文書がクライアント１３で操作要求される際に文書管理の為の通信を行うポリシーサーバが決定されるためと、クライアント１３で文書が登録される際に設定されるポリシーが送信されるポリシーサーバの決定などのために存在する。
【００５４】
アドレスリストは、クライアント１３毎に記憶されるだけでなく、登録される各登録文書毎に付与される構成が取られてもよい。 登録文書に付与されたアドレスリストとクライアント１３に記憶されたアドレスリストとの内容が異なる場合には、どちらかのアドレスリストを優先するように設定することもできる。 そして、設置型のクライアントと移動可能なノート型のクライアントとを別にして、それぞれのクライアントに記憶されるアドレスリストと登録文書に付与されるアドレスリストとの優先順位を細かく設定することもできる。
【００５５】
次に、ポリシーサーバ４に記憶される、登録文書に対して許容される操作内容等が記載されるポリシーについて記された文書管理テーブルについて図３を参照して説明を行う。
【００５６】
図３は、ポリシーサーバ４に記憶される、登録文書に対して許容される操作内容等が記載されるポリシーが記された文書管理テーブルを示す表である。 この文書管理テーブルに記されるポリシーに基づき、登録文書に対する不正使用の検出や通知などの文書管理が行われる。
【００５７】
図３に示すように文書管理テーブルには、各ポリシー毎に、文書ＩＤ、利用者ＩＤ／グループＩＤ、許可された操作、検出要求と通知先とが記載される。
【００５８】
「文書ＩＤ」は、ポリシーが適用される文書を識別する識別子である。 「利用者ＩＤ／グループＩＤ」は、文書の処理が許される利用者について示した情報であり、特定の利用者の利用者ＩＤが記される場合と、グループ全員にポリシーが適用されるグループＩＤが記される場合とがある。 また、「許可された操作」は、許容される操作内容が記される。 「検出要求と通知先」は、検出要求が有りになっていた場合には、ポリシーサーバは、その登録文書の操作要求があった場合に、操作要求があったことを指定の通知先に通知する。
【００５９】
このようなポリシーは、クライアント１３で文書登録が行われた時に設定されて、ポリシーサーバ４に送信され記憶される。
【００６０】
次に、文書登録が行われる際に設定されるポリシーがポリシーサーバ４に記憶される処理と登録文書の操作要求に関する処理とについて図４を参照して説明する。
【００６１】
図４は、文書登録が行われる際に設定されるポリシーがポリシーサーバ４に記憶される処理と登録文書の操作要求に関する処理とを示した構成図である。
【００６２】
文書管理システム２０内のイントラネットＢ−７内のクライアント１０で文書登録が行われて、イントラネットＡ−６内でクライアント１０により登録文書の操作要求が行われる例について説明する。
【００６３】
図４（ａ）に示すように、ノートパソコンであるクライアント１０において新たな文書登録の処理が行われると、登録された文書は暗号化されて文書ＩＤが付与されてクライアント１０内に記憶される。 クライアント１０内に記憶された文書は、文書の操作要求時にはポリシーサーバに操作についての許可或いは拒否の問い合わせが行われて、ユーザの権利の確認後始めて閲覧や印刷が許可されるように加工されている。
【００６４】
クライアント１０で新たな文書登録の処理が行われた時には、文書の記憶の後に、文書に適用されるポリシーがクライアント１０で生成されてポリシーサーバ３に送信される（クライアント１０に記憶されるアドレスリストには接続順位が１位のポリシーサーバはポリシーサーバ３と記される）。 仮に、クライアント１０が接続順位が１位のポリシーサーバ３にアクセスできなかった場合には、接続順位が２位と記載されるポリシーサーバにアクセスを試みるようにし、ポリシーサーバにアクセスできるまで接続順位を次々に下げてアクセスを試みる。 そして、アクセスできたポリシーサーバへポリシーが送信される。
【００６５】
クライアント１０からポリシーが送信されたポリシーサーバ３は、受信したポリシーの内容を自装置内に記憶する文書管理テーブル内に記述する。
【００６６】
更に、クライアント１０からポリシーを受信したポリシーサーバ３は、受信したポリシーを、文書管理システム２０内の他の全てのポリシーサーバ１、２に対して送信する。 その為に、文書管理システム２０内のポリシーサーバ４では、文書管理システム２０内の自装置以外のポリシーサーバ４のアドレスが予め記憶される。 例えば、ポリシーサーバ１では、ポリシーサーバ２、３のアドレスが予め記憶される。
【００６７】
ポリシーサーバ３からポリシーを受信したポリシーサーバ１、２は、受信したポリシーの内容を自装置内に記憶する文書管理テーブル内に記述する。
【００６８】
イントラネットＢ−７内のクライアント１０で文書登録が行われた後に、図４（ｂ）に示すように、ノートパソコンであるクライアント１０がイントラネットＡ−６に移動され、イントラネットＡ−６に接続してから登録文書の操作要求がなされる。 イントラネットＡ−６内で、ユーザより登録文書の操作要求がなされたクライアント１０は、クライアント１０内に記憶するアドレスリストに従って、優先順位の高い順からポリシーサーバにアクセスを試みる。 そして、仮に、イントラネットＡ−６に接続したクライアント１０が、優先順位の高いポリシーサーバに、ファイアウォール９に阻まれてアクセスできなくても、同じイントラネットＡ−６に接続するポリシーサーバ２にはファイアウォール９とは無関係にアクセスできる。 そして、イントラネットＡ−６に接続したクライアント１０は、ポリシーサーバ２もしくはポリシーサーバ１に接続して登録文書の操作要求についての許可或いは拒否の問い合わせを行う。
【００６９】
このようにして、クライアント１０が文書登録が行われたイントラネットＢ−７とは異なるイントラネットＡ−６内から登録文書の操作要求が行われても、ポリシーサーバ２もしくはポリシーサーバ１に操作の許可或いは拒否の問い合わせが可能となる。
【００７０】
図４では、ノートパソコンであるクライアント１０を例に説明したが、イントラネットＢ−７内のクライアント１０で登録された登録文書が電子メールや移動可能なＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリによってイントラネットＡ−６内のクライアント１２やインターネット５内のクライアント１１に移され、クライアント１１、１２からその登録文書の操作要求が行われた場合も、同様にポリシーサーバ２もしくはポリシーサーバ１に操作の許可或いは拒否の問い合わせが可能となる。
【００７１】
ポリシーサーバ２もしくはポリシーサーバ１に問い合わせが行われて、ポリシーに基づいて要求された操作の許可或いは拒否が確認され、登録文書に対する不正な使用の検出や操作の記録などが行われる。
【００７２】
それにより、ファイアウォール８、９を超えた他のイントラネットＡ−６（或いはインターネット５）内においても、登録文書の不正使用の検出や操作の記録などが可能となる。
【００７３】
次に、クライアント１３で文書が登録される処理について図５を参照して説明する。
【００７４】
図５は、クライアント１３で文書が登録される際の処理について示したフローチャートである。
【００７５】
まず、ユーザから文書の登録を要求されたクライアント１３では（ステップ５０１）、要求された文書をまず暗号化する（ステップ５０２）。 登録要求される文書はクライアント１３で操作可能な文書であればよく、クライアント１３から操作可能な各々の自装置以外の情報記憶装置に記憶される文書であってもよい。 また、紙文書の場合には、スキャナ１４、１５、１６に配置されて、読み取られた電子的な文書が、登録操作されるクライアント１３に暗号化されるなどにより登録される。
【００７６】
登録要求されたクライアント１３は、文書を暗号化した後に、識別子として該文書に一意な文書ＩＤを付与するために、それぞれのクライアント１３に記憶されるアドレスリストを参考にして決められるポリシーサーバに文書ＩＤの問い合わせを行う（ステップ５０３）。 一意な文書ＩＤの問い合わせを受けたポリシーサーバ４（ポリシーサーバ１、２、３のいずれか一つのポリシーサーバ）は、自装置に記憶する文書管理テーブルに記される文書ＩＤを基に、該文書管理テーブルに記されていない文書ＩＤを生成し、生成した文書ＩＤを、問い合わせを行ったクライアント１３に送信する。 なお、ポリシーサーバ４に記憶される文書管理テーブルにポリシーが記載される文書については、その文書に新たなポリシーを追加する要求がなされる場合があるが、その場合には、その文書の文書ＩＤが文書登録要求時（ステップ５０１）にクライアント１３に入力され、クライアント１３からポリシーサーバ４への文書ＩＤの問い合わせは行われない。
【００７７】
クライアント１３は、文書ＩＤの問い合わせを行ったポリシーサーバ４より送信された一意な文書ＩＤ、或いは、クライアント１３に入力された文書ＩＤ（新たなポリシーの追加の場合）を、登録要求されて暗号化した文書に付与する（ステップ５０４）。
【００７８】
さらに、接続先のポリシーサーバに関する記載であるアドレスリストが登録文書毎に付与される場合には、文書ＩＤが付与された文書にアドレスリストが付与される。
【００７９】
登録要求がされて、暗号化されて文書ＩＤが付与された文書、或いは、暗号化されて文書ＩＤが付与されてアドレスリストが付与された文書は、その文書が元あった場所に記憶される。 つまり、クライアント１３に記憶される文書に対して登録要求されると加工された文書はクライアント１３に記憶され、また、クライアント１３から操作可能な情報記憶装置に記憶される文書に対して登録要求がされると加工された文書はその情報記憶装置に記憶される。
【００８０】
文書が記憶されると、その登録文書に適用されるポリシーの生成が行われる（ステップ５０５）。 ポリシーの生成は、ユーザが登録要求を行ったクライアント１３に対して、文書の処理を許す利用者についての情報（「利用者ＩＤ／グループＩＤ」）と許容される操作内容（「許可された操作」）と「検出要求と通知先」とを入力して行われる。
【００８１】
ポリシーが生成されたクライアント１３では、次に、生成したポリシーを、自装置内に記憶するアドレスリストに基づく接続順位が１位のポリシーサーバ４に送信する（ステップ５０６）。 接続順位が１位のポリシーサーバにアクセスできない場合には、クライアント１３は、接続順位を一つずつ落としてアクセス可能なポリシーサーバ４を探し、アクセスできるポリシーサーバに生成したポリシーを送信する。
【００８２】
クライアント１３からポリシーが送られたポリシーサーバ４は、ポリシーを受信して（ステップ５０７）、そのポリシーの内容を自装置内に記憶する文書管理テーブルに記述する（ステップ５０８）。
【００８３】
文書管理テーブルには、ポリシーの「文書ＩＤ」「利用者ＩＤ／グループＩＤ」「検出要求と要求先」の内容が記述される。
【００８４】
そして、クライアント１３からポリシーを受信したポリシーサーバ４は、文書管理システム２０内の自装置以外の全てのポリシーサーバに対して、受信したポリシーを送信する（ステップ５０９）。 例えば、クライアント１３からポリシーを受信したポリシーサーバがポリシーサーバ３であった場合には、ポリシーサーバ３は、受信したポリシーをポリシーサーバ１、２に送信する。
【００８５】
ポリシーサーバ４（ポリシーサーバ１、２、３のいずれか）からポリシーが送られたポリシーサーバ４（ポリシーサーバ１、２、３のいずれか２つのポリシーサーバ）は、受信したポリシーの内容を、それぞれ自装置内に記憶する文書管理テーブルに記述する（ステップ５１０、５１１）。
【００８６】
このように、クライアント１３で文書の登録要求がなされると、文書は暗号化されて文書ＩＤが付与されて記憶され、該文書に適用されるポリシーが全てのポリシーサーバ４に送信される。
【００８７】
登録された文書の操作がクライアント１３で要求されたときは、クライアント１３は、権利を確認するためにポリシーサーバ４に、操作要求についての許可或いは拒否の問い合わせを行う。 その問い合わせに関して、実施例１では、クライアント１３とポリシーサーバ４との通信がＳＳＬ(Secure Socket Layer)によって保護された通信路によって行われる例で説明し、実施例２では、通信相手のポリシーサーバ４の公開鍵で暗号化されて行われる例で説明する。
【実施例１】
【００８８】
クライアント１３が操作要求の許可或いは拒否の問い合わせをポリシーサーバ４に行うが、その問い合わせがＳＳＬによって保護された通信路によって行われる例について図面を参照して説明を行う。
【００８９】
図６、７は、ユーザがクライアント１３（クライアント１０、１１、１２のいずれか）により登録文書への操作を要求した場合に、文書管理システム２０で行われる処理について示したフローチャートである。
【００９０】
文書管理システム２０内のクライアント１３は、自装置によって登録された登録文書を、自装置内に記憶する。 また、クライアント１３は、他のクライアント１３（クライアント１０、１１、１２のいずれか）によって登録された登録文書を、ＵＳＢメモリーによる持ち込みや電子メールの添付により、自装置内に記憶することができる。
【００９１】
ユーザは、クライアント１３から、クライアント１３内に記憶される登録文書の操作要求を行う。 操作要求は、登録文書の閲覧／印刷／変更などである。
【００９２】
文書登録される場所と登録文書の操作要求される場所がファイアウォール（ファイアウォール８或いは９）を挟んだ異なるイントラネットＡ−６、Ｂ−７（或いはインターネット５）であってもよい。
【００９３】
ユーザは、登録文書の操作要求を行う際に、クライアント１３に、操作対象の登録文書を特定する指示と、該登録文書に対する所望の操作内容とを指示する。
【００９４】
ユーザから登録文書の操作要求に関する指示を受け付けたクライアント１３は（ステップ６０１）、ユーザから指示された登録文書に付与された文書ＩＤを得、そして、クライアント１３にログインしたログインユーザより利用者ＩＤを得、そして、ユーザから指示された操作内容を得る（ステップ６０２）。
【００９５】
そして、クライアント１３は、自装置内に記憶するアドレスリストに基づいて、該アドレスリスト内の接続順位が１位のポリシーサーバ４に対してアクセスを試みる（ステップ６０３）。
【００９６】
１位のポリシーサーバ４にアクセスできなかった場合には（ステップ６０４でＮＯ）、アドレスリスト内の接続順位を一つ落として（ステップ６０５）、次の接続順位のポリシーサーバ４にアクセス試みをする（ステップ６０３）。 このようにして、クライアント１３がポリシーサーバ４にアクセスできない場合には、接続順位を下げながら次の順位のポリシーサーバ３０とアクセス試みを行って、このアクセス試みをアクセスできるまで続ける。
【００９７】
そして、クライアント１３がいずれかのポリシーサーバ３０とアクセスできた場合には（ステップ６０４でＹＥＳ）、ＳＳＬを構築するための認証用データを作成する（ステップ６０６）。 認証用データは、任意のデータであり、クライアント１３に一時記憶される。
【００９８】
そして、作成された認証用データはクライアント１３からアクセスできたポリシーサーバ３０に送信される（ステップ６０７）。
【００９９】
ポリシーサーバ３０は、クライアント１３から送信された認証用データを受信し（ステップ６０８）、自装置内に記憶する秘密鍵により、受信した認証用データの暗号化を行う（ステップ６０９）。 そして、ポリシーサーバ３０は、暗号化した認証用データを、認証用データを送信したクライアント１３に送信する（ステップ６１０）。
【０１００】
クライアント１３は、暗号化された認証用データを受信し、認証用データを送ったポリシーサーバの公開鍵で暗号化された認証用データの復号を試みる（ステップ６１１）。
【０１０１】
復号が成功して、復号されたデータがポリシーサーバ３０に送った認証用データと一致した場合に、ポリシーサーバ３０の正当性が確認され、ＳＳＬの通信路の構築が開始される（ステップ６１１）。
【０１０２】
ＳＳＬの通信路の構築は、まず、クライアント１３で秘密鍵と公開鍵のペアが作成され、ＳＳＬの通信路の相手方となるポリシーサーバ３０の公開鍵で先ほどのペアの内の公開鍵が暗号化される。 暗号化された公開鍵は、クライアント１３からポリシーサーバ３０に送られて、ポリシーサーバ３０で復号され、ポリシーサーバ３０に入手される。 この時点で、クライアント１３とポリシーサーバ３０は、お互いに、お互いの公開鍵を入手した状態になる。 そしてこれらの鍵が使用されて、クライアント１３とポリシーサーバ３０との間で、ＳＳＬによって保護された通信が行われる。
【０１０３】
ＳＳＬの通信路が構築されると、クライアント１３は、ステップ６０２で得た文書ＩＤ、利用者ＩＤ、操作内容を、ＳＳＬの通信路でポリシーサーバ３０に送信する（ステップ６１３）。
【０１０４】
ポリシーサーバ３０は、ＳＳＬの通信路で、ユーザの登録文書の操作要求に関する文書ＩＤ、利用者ＩＤ、操作内容の情報を受信すると、それらの情報に基づく登録文書の操作要求が許可されるか否かの確認を、自装置内に記憶する文書管理テーブルに基づいて行う（ステップ６１４）。 操作要求の許可、或いは拒否の確認は、クライアント１３から受信した登録文書の操作要求に関する文書ＩＤ、利用者ＩＤに基づき登録文書に適用されるポリシーが文書管理テーブルから検索され、検索されたポリシーに記載される「許可された操作」にユーザから要求された操作内容が記載されているか否かが確認される。 また、検索されたポリシーに記載される「検出要求と通知先」の内容も確認される。
【０１０５】
そして、ポリシーサーバ３０は、ＳＳＬの通信路で、ユーザが要求した操作要求の許可或いは拒否の通知をクライアント１３に送る（ステップ６１５）。 また、ポリシーサーバ３０は、先ほど検索されたポリシーに記載される「検出要求と通知先」の内容に基づいて、検出要求が記されてあった場合には、操作要求の内容とそれに対する許可或いは拒否とを、記される通知先へ通知する（ステップ６１５）。
【０１０６】
その後、ポリシーサーバ３０は、ユーザからの操作要求とそれに対する許可或いは拒否の結果とを自装置内に記憶する操作記録テーブルに記述する。
【０１０７】
ポリシーサーバ３０は、自装置内に、図８に示す操作記録テーブルを記憶する。 操作記録テーブルでは、ユーザの登録文書の操作要求に関する情報とそれに対する許可或いは拒否の結果とが記述される。 操作記録テーブルに記述される項目は、操作要求された登録文書の「文書ＩＤ」、「利用者ＩＤ／グループＩＤ」、「操作内容」、そして、許可或いは拒否が記される「結果」である。
【０１０８】
登録文書の操作要求が行われたクライアント１３では、ポリシーサーバからＳＳＬの通信路で、操作要求に対する許可或いは拒否の通知を受信する（ステップ６１７）。
【０１０９】
通知の結果が拒否であった場合には（ステップ６１８でＮＯ）、クライアント１３は、操作要求された登録文書とは異なる文書をユーザに表示し、登録文書の保護を行う（ステップ６１９）。
【０１１０】
また、通知の結果が許可であった場合には（ステップ６１８でＹＥＳ）、クライアント１３は、ユーザによって要求された操作を許可し、その操作が実行される（ステップ６２０）。
【０１１１】
このように、登録文書の操作要求が行われたクライアント１３とその操作要求について許可或いは拒否の確認を行うポリシーサーバ３０との間で、ＳＳＬによる通信路による通信が行われて、クライアント１３で要求された登録文書の操作が管理される。
【０１１２】
要求された操作の許可、拒否に係わらず、要求された操作内容と許可或いは拒否の結果とが、指定された通知先へ通知されるようになされるので、不正利用の検出や操作の記録などの文書管理が行われる。
【０１１３】
なお、ステップ６１７でポリシーサーバ３０からの通知が拒否の場合には、操作要求された登録文書とは異なる文書をユーザに表示するように説明したが、このユーザに表示する文書はポリシーサーバ３０から通知と共に送信された文書でも良いし、また、クライアント１３内に記憶される文書でも良い。
【実施例２】
【０１１４】
クライアント１３が操作要求の許可或いは拒否の問い合わせをポリシーサーバ３０に行うが、その問い合わせがポリシーサーバ３０の公開鍵で暗号化されて行われる例について図面を参照して説明を行う。 本実施例では、クライアント１３に登録文書が記憶される経緯や、文書登録される場所や、登録文書の操作要求される場所については、実施例１と同じであるので、説明は省略する。
【０１１５】
図９は、ユーザがクライアント１３（クライアント１０、１１、１２のいずれか）より登録文書への操作を要求した場合に、文書管理システム２０で行われる処理について示したフローチャートである。
【０１１６】
登録文書の操作要求を行うユーザは、クライアント１３に、操作対象である登録文書を特定する指示と、該登録文書に対する所望の操作内容とを指示する。
【０１１７】
ユーザから登録文書の操作要求に関する指示を受け付けたクライアント１３は（ステップ９０１）、ユーザから指示された登録文書に付与された文書ＩＤを得、そして、クライアント１３にログインしたログインユーザより利用者ＩＤを得、そして、ユーザから指示された操作内容を得る（ステップ９０２）。
【０１１８】
そして、クライアント１３は、自装置内に記憶するアドレスリストに基づいて、該アドレスリスト内の接続順位が１位のポリシーサーバ３０に対してアクセスを試みる（ステップ９０３）。
【０１１９】
１位のポリシーサーバ３０にアクセスできなかった場合には（ステップ９０４でＮＯ）、アドレスリスト内の接続順位を一つ落として（ステップ９０５）、次の接続順位のポリシーサーバ３０にアクセス試みをする（ステップ９０３）。 このようにして、クライアント１３がポリシーサーバ３０にアクセスできない場合には、接続順位を下げながら次の順位のポリシーサーバ３０とアクセス試みを行って、このアクセス試みをアクセスできるまで続ける。
【０１２０】
そして、クライアント１３がいずれかのポリシーサーバ３０とアクセスできた場合には（ステップ９０４でＹＥＳ）、クライアント１３は、ステップ６０２で得た文書ＩＤ、利用者ＩＤ、操作内容を、アクセスできたポリシーサーバ３０の公開鍵で暗号化して、暗号化したデータをアクセスできたポリシーサーバ３０に送信する（ステップ９０６）。
【０１２１】
ポリシーサーバ３０は、クライアント１３から暗号化されたデータを受信して（ステップ９０７）、自装置内に記憶する秘密鍵で、受信したデータの復号を行う（ステップ９０８）。 受信されたデータは、秘密鍵を有する正当なポリシーサーバ３０でないと復号されない。
【０１２２】
データの復号が行われると、ポリシーサーバ３０は、ユーザから操作要求が行われた登録文書についての文書ＩＤ、利用者ＩＤ、そしてユーザの所望の操作内容の情報を得る。
【０１２３】
そして、ポリシーサーバ３０は、ユーザからの操作要求が許可されるか否かの確認を、自装置内に記憶する文書管理テーブルに基づいて行う（ステップ９０９）。 操作要求の許可、或いは拒否の確認は、クライアント１３から受信した文書ＩＤ、利用者ＩＤ（ステップ９０８で入手）に基づいて登録文書に適用されるポリシーが文書管理テーブルから検索され、検索されたポリシーに記載される「許可された操作」にユーザから要求された操作内容が記されているか否かによって行われる。 また、検索されたポリシーに記載される「検出要求と通知先」の内容も確認される。
【０１２４】
そして、ポリシーサーバ３０は、ユーザが要求した操作要求の許可或いは拒否の通知を、自装置内に記憶する秘密鍵で暗号化して、操作要求されたクライアント１３に送る（ステップ９１０）。 また、ポリシーサーバ３０は、先ほど検索されたポリシーに記載される「検出要求と通知先」の内容に基づいて、検出要求が記されてあった場合には、操作要求の内容とそれに対する許可或いは拒否とを、記される通知先へ通知する（ステップ９１１）。
【０１２５】
その後、ポリシーサーバ３０は、ユーザからの操作要求とそれに対する許可或いは拒否の結果とを自装置内に記憶する操作記録テーブルに記述する。
【０１２６】
操作記録テーブルは、実施例１と同様であるため、それについての説明は省略する。
【０１２７】
登録文書の操作要求が行われたクライアント１３では、ポリシーサーバ３０から送信されたデータを、ポリシーサーバ３０の公開鍵で復号し、許可或いは拒否の通知を入手する（ステップ９１２）。
【０１２８】
通知の結果が拒否であった場合には（ステップ９１３でＮＯ）、クライアント１３は、操作要求された登録文書とは異なる文書をユーザに表示し、登録文書の保護を行う（ステップ９１４）。
【０１２９】
また、通知の結果が許可であった場合には（ステップ９１３でＹＥＳ）、クライアント１３は、ユーザによって要求された操作を許可し、その操作が実行される（ステップ９１５）。
【０１３０】
このように、登録文書の操作要求が行われたクライアント１３からポリシーサーバ３０に対して、その操作要求についての許可或いは拒否の問い合わせが、ポリシーサーバ３０の公開鍵によって暗号化されて送信される。
【０１３１】
要求された操作の許可、拒否に係わらず、要求された操作内容と許可或いは拒否の結果とが、指定された通知先へ通知されるようになされるので、不正利用の検出や操作の記録などの文書管理が行われる。
【０１３２】
なお、ステップ９１２でポリシーサーバ３０からの通知が拒否の場合には、操作要求された登録文書とは異なる文書をユーザに表示するように説明したが、このユーザに表示する文書はポリシーサーバ３０から通知と共に送信された文書でも良いし、また、クライアント１３内に記憶される文書でも良い。
【産業上の利用可能性】
【０１３３】
この発明は、文書管理システム、利用制限情報管理装置および利用制限情報管理プログラムにおいて利用可能である。
【０１３４】
この発明によれば、文書が登録されたクライアントとはファイアウォールによって隔てられたイントラネット或いはインターネット内のクライアントで登録文書が使用されても、登録時に記憶されたポリシーに基づいて文書管理が行われるようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【０１３５】
【図１】文書管理システム２０について示した構成図。
【図２】アドレスリストを示した表。
【図３】文書管理テーブルを示す表。
【図４】文書が登録されて、他のイントラネットで登録文書が使用される処理を示した構成図。
【図５】文書が登録される処理を示したフローチャート。
【図６】ユーザから登録文書の操作要求が行われる場合の処理を示したフローチャート。
【図７】ユーザから登録文書の操作要求が行われる場合の処理を示したフローチャート。
【図８】操作記録を示す表。
【図９】ユーザから登録文書の操作要求が行われる場合の処理を示したフローチャート。
【符号の説明】
【０１３６】
１、２、３ ポリシーサーバ
４ ポリシーサーバ
５ インターネット
６ イントラネットＡ
７ イントラネットＢ
８、９ ファイアウォール
１０ クライアント（ノートパソコン）
１１、１２ クライアント
１３ クライアント
１４、１５、１６ スキャナ
１７、１８ 通信回線
２０ 文書管理システム
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、利用制限情報管理装置および利用制限情報管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
昨今、企業内で取り扱われる文書に対して、セキュリティ管理の要望が強まっている。 電子の状態で管理されている文書は、様々な形でシステム外への持ち出しが容易となるからである。
【０００３】
例えば、ノートパソコンの社外への持ち出しや、電子文書が記憶された記憶媒体の社外への持ち出しや、電子メールによって社外へ送信されるなど、電子文書のシステム外への持ち出しは容易に行われる。
【０００４】
その為、機密文書の保護や文書使用履歴が追跡可能なトレーサビリティの提供といったセキュリティニーズの要望が高まっている。
【０００５】
特許文献１では、利用者がファイルシステムから文書をダウンロードする際に、利用者の識別子を文書に埋め込み、文書が漏洩したり、印刷されたりしたときにその識別子を確認することによって、誰が文書を漏洩させたかを検出する文書ファイル管理システム及び文書ファイル管理方法並びに文書ファイル処理プログラムが提案されている。
【０００６】
また、特許文献２では、管理対象の各ファイルの利用状況をより正確に把握するために、アクセス監視部が、記憶される文書が利用されることを検出したときに文書管理サーバへ通知情報を送信し、その後、文書管理サーバでログファイルが生成されて文書の利用状況情報が生成されるファイル管理システム、クライアント、ファイル管理サーバ、ファイル利用状況管理方法が提案されている。
【特許文献１】特開２００６−０４８１８８号公報
【特許文献２】特開２００５−２４２５５７号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかし、特許文献１の発明では、閲覧の防止や漏洩の検出はできず、あくまで、漏洩された文書が発見されて始めて、漏洩者の特定が可能になる。
【０００８】
また、特許文献２の発明では、ファイル利用に関する不正利用の検出、通知、利用者の記録が実施されるが、他社のイントラネットやインターネット上のクライアントで操作されると、ファイアウォールによってクライアントから文書操作記録機能がファイル管理サーバに到達できないことがある。
【０００９】
その為、他のイントラネットやインターネット上のクライアントで登録文書が操作された場合には、登録文書の操作に関する不正利用の検出、通知、利用者の記録を実施することができなかった。
【００１０】
そこで、この発明は、文書登録が行われるイントラネットとは異なる他のイントラネットやインターネット上のクライアントで登録文書が操作されても、登録文書に設定されたポリシーに基づいて、不正利用の検出、利用者の記録などの文書管理が行われる文書管理システム、利用制限情報管理装置および利用制限情報管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記目的を達成する為、請求項１の文書管理システムは、複数の通信回線網と、前記複数の通信回線網内にそれぞれ設けられ、文書の利用制限情報を管理する利用制限情報管理装置と、前記通信回線網に接続され、前記利用制限情報管理装置で管理される前記利用制限情報に対応する文書を使用する使用者端末とを具備し、前記利用制限情報管理装置は、前記利用者端末から登録された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して記憶する記憶手段と、前記記憶手段に登録された文書の利用制限情報を他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置に送信する送信手段と、他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置から送信された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段とを備え、前記利用者端末は、前記文書の利用に際して、前記通信回線網内の利用制限情報管理装置に接続して、前記記憶手段に記憶された前記利用制限情報に基づいて当該文書に対する利用を制限する利用制限手段を備えるように構成される。
【００１２】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記複数の通信回線網は、それぞれファイアウォールを介して接続されるように構成される。
【００１３】
また、請求項３の発明は、請求項１または２に記載の発明において、前記記憶手段は、前記文書識別情報に対応して該文書を利用する利用者を識別する利用者識別情報を記憶し、前記利用制限手段は、前記利用者識別情報に対応して当該文書に対する利用を制限するように構成される。
【００１４】
また、請求項４の発明は、請求項１乃至３記載のいずれかの発明において、前記記憶手段は、前記文書識別情報に対応して該文書の使用要求を通知する通知先を記載した通知先情報を記憶し、利用制限情報管理装置は、前記通知先情報に基づき前記文書の使用要求を前記通知先に通知する通知手段を備えるように構成される。
【００１５】
また、請求項５の発明は、請求項１乃至４記載のいずれかの発明において、前記利用者端末は、前記利用制限情報管理装置の優先順位が設定された装置一覧情報にしたがって前記利用制限情報管理装置に対する接続を行い、前記利用制限手段は、接続できた利用制限情報管理装置の前記記憶手段に記憶された利用制限情報に基づいて、当該文書に対する操作を制限するように構成される。
【００１６】
また、請求項６の発明は、請求項１乃至５記載のいずれかの発明において、前記装置一覧情報は、前記利用者端末に設定されるように構成される。
【００１７】
また、請求項７の発明は、請求項１乃至６記載のいずれかの発明において、前記装置一覧情報は、前記利用制限情報管理装置に登録される文書に付与されて設定されるように構成される。
【００１８】
また、請求項８の発明は、請求項５の発明において、前記利用者端末から所定の情報を前記制限情報管理装置に対して送信し、該制限情報管理装置から該制限情報管理装置に設定された秘密鍵で該所定の情報を暗号化した情報を受信し、該受信した情報が前記制限情報管理装置に対応して設定された公開鍵で復号化できた場合に、前記制限情報管理装置に接続できたと判別するように構成される。
【００１９】
また、請求項９の発明は、請求項５の発明において、前記利用者端末から所定の情報を前記制限情報管理装置に対応して設定された公開鍵で暗号化した情報を該制限情報管理装置に対して送信し、該情報が該制限情報管理装置で該制限情報管理装置に設定された秘密鍵で復号化できた場合に前記制限情報管理装置に接続できたと判別するように構成される。
【００２０】
また、請求項１０の利用制限情報管理装置は、複数の通信回線網内にそれぞれ設けられ、使用者端末から登録された文書の利用制限情報を管理する利用制限情報管理装置であって、前記利用者端末から登録された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して記憶する記憶手段と、前記記憶手段に登録された文書の利用制限情報を他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置に送信する送信手段と、他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置から送信された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段とを備えるように構成される。
【００２１】
また、請求項１１の利用制限情報管理プログラムは、複数の通信回線網内にそれぞれ設けられ、使用者端末から登録された文書の利用制限情報を記憶管理する利用制限情報管理装置に設けられたコンピュータを前記利用者端末から登録された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して記憶する記憶手段と、前記記憶手段に登録された文書の利用制限情報を他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置に送信する送信手段と、他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置から送信された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段として機能させるように構成される。
【発明の効果】
【００２２】
請求項１の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、その文書の利用を制限することができるという効果を奏する。
【００２３】
請求項２の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外のファイアウォールで接続される他の通信回線網においても、その文書の利用を制限することができるという効果を奏する。
【００２４】
請求項３の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、その文書の利用を利用者に対応して制限することができるという効果を奏する。
【００２５】
請求項４の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、その文書の利用を制限することができ、更に、その文書の使用要求が行われた場合に予め指定した通知先にその使用要求を通知することができるという効果を奏する。
【００２６】
請求項５の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、予め設定された優先順位の利用制限情報管理装置により、その文書の利用制限が行われるという効果を奏する。
【００２７】
請求項６の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、利用者端末に予め設定される優先順位の高い利用制限情報管理装置により、その文書の利用制限が行われるという効果を奏する。
【００２８】
請求項７の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、その文書に付与される装置一覧情報に記載された優先順位の高い利用制限情報管理装置により、その文書の利用制限が行われるという効果を奏する。
【００２９】
請求項８の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、その文書の利用者端末での利用を制限情報管理装置で制限することができ、利用者端末と制限情報管理装置間の通信における制限情報管理装置の正当性を確認することができるという効果を奏する。
【００３０】
請求項９の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網においても、その文書の利用者端末での利用を制限情報管理装置で制限することができ、制限情報管理装置のなりすましを防止できるという効果を奏する。
【００３１】
請求項１０および請求項１１の発明によれば、文書の利用制限情報の記憶が行われた通信回線網以外の他の通信回線網内の利用制限情報管理装置にその文書の利用制限情報を記憶させることができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３２】
以下、本発明に係わる文書管理システムの実施例について添付図面を参照して詳細に説明する。
【００３３】
図１は、文書管理システム２０について示した構成図である。
【００３４】
図１に示すように、文書管理システム２０は、インターネット５内にポリシーサーバ１とクライアント１１とスキャナ１５が配置されて、インターネット５と通信回線１８を介してイントラネットＡ−６（請求項の通信回線網に相当）が配置され、また、インターネット５（請求項の通信回線網に相当）と通信回線１７を介してイントラネットＢ−７（請求項の通信回線網に相当）が配置される。 クライアント１１は、移動可能なノートパソコンとは異なる設置型のパーソナルコンピュータである。
【００３５】
インターネット５とイントラネットＡ−６との間にはファイアウォール８が配置され、また、インターネット５とイントラネットＢ−７との間にはファイアウォール９が配置される。
【００３６】
そして、イントラネットＡ−６内には、文書操作端末であるクライアント１２と紙文書を電子的に読み取るスキャナ１６が配置される。 クライアント１２は、ノートパソコンとは異なる設置型のパーソナルコンピュータである。
【００３７】
また、イントラネットＢ−７内にも、文書操作端末であるクライアント１０と紙文書を電子的に読み取るスキャナ１４が配置される。
【００３８】
クライアント１０は、イントラネットＢ−７の外部に持ち出し可能なノートパソコンである。
【００３９】
クライアント１０は、持ち運び可能なノートパソコンであり、クライアント１１、１２が設置型のクライアント１１、１２であるとして説明を行うが、ノートパソコンのイントラネットＢ−７の外部に持ち出し可能な機能以外の文書管理システム２０内における文書管理に係わる機能については、クライアント１０、１１、１２は全て同じ機能を有するものとする。
【００４０】
ポリシーサーバ１、２、３（以下、ポリシーサーバ１、２、３を総称してポリシーサーバ４と呼ぶ）は、登録された文書に対して許容される操作内容等が記載されたポリシーなどを記憶するサーバであり、文書管理システム２０内において各種処理を行う。
【００４１】
クライアント１０、１１、１２（以下、クライアント１０、１１、１２を総称してクライアント１３と呼ぶ）は、ユーザが文書を操作する操作端末である。
【００４２】
スキャナ１４、１５、１６は、文書管理システム２０に紙文書を登録する際に、紙文書を電子的に読み取る読取装置である。
【００４３】
イントラネットＡ−６、Ｂ−７は、インターネット５と接続される、企業内に構築される通信手段である。
【００４４】
ファイアウォール８、９は、インターネット５から各イントラネットＡ−６、Ｂ−７内への進入を防ぐシステムである。 このファイアウォール８、９によってクライアント１３からポリシーサーバ４に対する問い合わせがブロックされる場合がある。
【００４５】
このような文書管理システム２０では、クライアント１３で、文書管理が所望される文書の登録が行われる。 文書の登録の処理は、クライアント１３で、登録される文書が暗号化され、文書ＩＤが付与されて記憶される。 また、文書登録されたときに設定されるポリシーは、文書管理システム２０内の全てのポリシーサーバ４に記憶される。 ポリシーは登録文書に対して許容される操作内容等を規定したものである。
【００４６】
文書管理装置２０では、クライアント１３に記憶される登録文書が、ノートパソコンによる移動や記憶媒体による持ち運びや電子メールによる送信などで、登録処理が行われたクライアント１３とは異なるクライアント１３で文書操作の要求がなされる場合がある。 例えば、登録処理はクライアント１０で行われた登録文書が、電子メールによってクライアント１２に送信されて、その登録文書がクライアント１２で操作の要求がなされる場合などである。 そのような場合にでも、文書管理システム２０では、登録処理時に設定されたポリシーに基づいて文書管理が行われ、登録文書に対する不正な使用の検出や操作の記録などが行われる。
【００４７】
次に、クライアント１３内に記憶されるアドレスリストについて図２を参照して説明する。
【００４８】
図２は、クライアント１３内に記憶されるアドレスリストを示した表である。
【００４９】
図２に示すように、アドレスリストには、登録文書の操作要求がなされたときに通信を行うポリシーサーバ４に関して記載されている。
【００５０】
具体的には、ポリシーサーバ４に対する通信の通信順番と、そのポリシーサーバ４のアドレスと公開鍵と、登録文書の操作要求がなされたときのポリシーサーバ４の処理内容とが記載されている。
【００５１】
例えば、接続順位が１位のポリシーサーバ４については、アドレス「222.333.444.5」、公開鍵「XXXXX」、処理内容「操作の記録、文書登録者への通知」が記載されている。 接続順位が２位のポリシーサーバ４についても同様に記載される。
【００５２】
登録文書の操作要求がなされたときのポリシーサーバ４の処理内容は、例えば、登録文書の操作の記録（後で図８を参照して詳しく説明する）や、登録文書に対する操作要求が行われたときに指定されたポリシーサーバ４もしくはクライアント１３に操作要求に関する通知を行うなどである。
【００５３】
アドレスリストは、登録文書がクライアント１３で操作要求される際に文書管理の為の通信を行うポリシーサーバが決定されるためと、クライアント１３で文書が登録される際に設定されるポリシーが送信されるポリシーサーバの決定などのために存在する。
【００５４】
アドレスリストは、クライアント１３毎に記憶されるだけでなく、登録される各登録文書毎に付与される構成が取られてもよい。 登録文書に付与されたアドレスリストとクライアント１３に記憶されたアドレスリストとの内容が異なる場合には、どちらかのアドレスリストを優先するように設定することもできる。 そして、設置型のクライアントと移動可能なノート型のクライアントとを別にして、それぞれのクライアントに記憶されるアドレスリストと登録文書に付与されるアドレスリストとの優先順位を細かく設定することもできる。
【００５５】
次に、ポリシーサーバ４に記憶される、登録文書に対して許容される操作内容等が記載されるポリシーについて記された文書管理テーブルについて図３を参照して説明を行う。
【００５６】
図３は、ポリシーサーバ４に記憶される、登録文書に対して許容される操作内容等が記載されるポリシーが記された文書管理テーブルを示す表である。 この文書管理テーブルに記されるポリシーに基づき、登録文書に対する不正使用の検出や通知などの文書管理が行われる。
【００５７】
図３に示すように文書管理テーブルには、各ポリシー毎に、文書ＩＤ、利用者ＩＤ／グループＩＤ、許可された操作、検出要求と通知先とが記載される。
【００５８】
「文書ＩＤ」は、ポリシーが適用される文書を識別する識別子である。 「利用者ＩＤ／グループＩＤ」は、文書の処理が許される利用者について示した情報であり、特定の利用者の利用者ＩＤが記される場合と、グループ全員にポリシーが適用されるグループＩＤが記される場合とがある。 また、「許可された操作」は、許容される操作内容が記される。 「検出要求と通知先」は、検出要求が有りになっていた場合には、ポリシーサーバは、その登録文書の操作要求があった場合に、操作要求があったことを指定の通知先に通知する。
【００５９】
このようなポリシーは、クライアント１３で文書登録が行われた時に設定されて、ポリシーサーバ４に送信され記憶される。
【００６０】
次に、文書登録が行われる際に設定されるポリシーがポリシーサーバ４に記憶される処理と登録文書の操作要求に関する処理とについて図４を参照して説明する。
【００６１】
図４は、文書登録が行われる際に設定されるポリシーがポリシーサーバ４に記憶される処理と登録文書の操作要求に関する処理とを示した構成図である。
【００６２】
文書管理システム２０内のイントラネットＢ−７内のクライアント１０で文書登録が行われて、イントラネットＡ−６内でクライアント１０により登録文書の操作要求が行われる例について説明する。
【００６３】
図４（ａ）に示すように、ノートパソコンであるクライアント１０において新たな文書登録の処理が行われると、登録された文書は暗号化されて文書ＩＤが付与されてクライアント１０内に記憶される。 クライアント１０内に記憶された文書は、文書の操作要求時にはポリシーサーバに操作についての許可或いは拒否の問い合わせが行われて、ユーザの権利の確認後始めて閲覧や印刷が許可されるように加工されている。
【００６４】
クライアント１０で新たな文書登録の処理が行われた時には、文書の記憶の後に、文書に適用されるポリシーがクライアント１０で生成されてポリシーサーバ３に送信される（クライアント１０に記憶されるアドレスリストには接続順位が１位のポリシーサーバはポリシーサーバ３と記される）。 仮に、クライアント１０が接続順位が１位のポリシーサーバ３にアクセスできなかった場合には、接続順位が２位と記載されるポリシーサーバにアクセスを試みるようにし、ポリシーサーバにアクセスできるまで接続順位を次々に下げてアクセスを試みる。 そして、アクセスできたポリシーサーバへポリシーが送信される。
【００６５】
クライアント１０からポリシーが送信されたポリシーサーバ３は、受信したポリシーの内容を自装置内に記憶する文書管理テーブル内に記述する。
【００６６】
更に、クライアント１０からポリシーを受信したポリシーサーバ３は、受信したポリシーを、文書管理システム２０内の他の全てのポリシーサーバ１、２に対して送信する。 その為に、文書管理システム２０内のポリシーサーバ４では、文書管理システム２０内の自装置以外のポリシーサーバ４のアドレスが予め記憶される。 例えば、ポリシーサーバ１では、ポリシーサーバ２、３のアドレスが予め記憶される。
【００６７】
ポリシーサーバ３からポリシーを受信したポリシーサーバ１、２は、受信したポリシーの内容を自装置内に記憶する文書管理テーブル内に記述する。
【００６８】
イントラネットＢ−７内のクライアント１０で文書登録が行われた後に、図４（ｂ）に示すように、ノートパソコンであるクライアント１０がイントラネットＡ−６に移動され、イントラネットＡ−６に接続してから登録文書の操作要求がなされる。 イントラネットＡ−６内で、ユーザより登録文書の操作要求がなされたクライアント１０は、クライアント１０内に記憶するアドレスリストに従って、優先順位の高い順からポリシーサーバにアクセスを試みる。 そして、仮に、イントラネットＡ−６に接続したクライアント１０が、優先順位の高いポリシーサーバに、ファイアウォール９に阻まれてアクセスできなくても、同じイントラネットＡ−６に接続するポリシーサーバ２にはファイアウォール９とは無関係にアクセスできる。 そして、イントラネットＡ−６に接続したクライアント１０は、ポリシーサーバ２もしくはポリシーサーバ１に接続して登録文書の操作要求についての許可或いは拒否の問い合わせを行う。
【００６９】
このようにして、クライアント１０が文書登録が行われたイントラネットＢ−７とは異なるイントラネットＡ−６内から登録文書の操作要求が行われても、ポリシーサーバ２もしくはポリシーサーバ１に操作の許可或いは拒否の問い合わせが可能となる。
【００７０】
図４では、ノートパソコンであるクライアント１０を例に説明したが、イントラネットＢ−７内のクライアント１０で登録された登録文書が電子メールや移動可能なＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリによってイントラネットＡ−６内のクライアント１２やインターネット５内のクライアント１１に移され、クライアント１１、１２からその登録文書の操作要求が行われた場合も、同様にポリシーサーバ２もしくはポリシーサーバ１に操作の許可或いは拒否の問い合わせが可能となる。
【００７１】
ポリシーサーバ２もしくはポリシーサーバ１に問い合わせが行われて、ポリシーに基づいて要求された操作の許可或いは拒否が確認され、登録文書に対する不正な使用の検出や操作の記録などが行われる。
【００７２】
それにより、ファイアウォール８、９を超えた他のイントラネットＡ−６（或いはインターネット５）内においても、登録文書の不正使用の検出や操作の記録などが可能となる。
【００７３】
次に、クライアント１３で文書が登録される処理について図５を参照して説明する。
【００７４】
図５は、クライアント１３で文書が登録される際の処理について示したフローチャートである。
【００７５】
まず、ユーザから文書の登録を要求されたクライアント１３では（ステップ５０１）、要求された文書をまず暗号化する（ステップ５０２）。 登録要求される文書はクライアント１３で操作可能な文書であればよく、クライアント１３から操作可能な各々の自装置以外の情報記憶装置に記憶される文書であってもよい。 また、紙文書の場合には、スキャナ１４、１５、１６に配置されて、読み取られた電子的な文書が、登録操作されるクライアント１３に暗号化されるなどにより登録される。
【００７６】
登録要求されたクライアント１３は、文書を暗号化した後に、識別子として該文書に一意な文書ＩＤを付与するために、それぞれのクライアント１３に記憶されるアドレスリストを参考にして決められるポリシーサーバに文書ＩＤの問い合わせを行う（ステップ５０３）。 一意な文書ＩＤの問い合わせを受けたポリシーサーバ４（ポリシーサーバ１、２、３のいずれか一つのポリシーサーバ）は、自装置に記憶する文書管理テーブルに記される文書ＩＤを基に、該文書管理テーブルに記されていない文書ＩＤを生成し、生成した文書ＩＤを、問い合わせを行ったクライアント１３に送信する。 なお、ポリシーサーバ４に記憶される文書管理テーブルにポリシーが記載される文書については、その文書に新たなポリシーを追加する要求がなされる場合があるが、その場合には、その文書の文書ＩＤが文書登録要求時（ステップ５０１）にクライアント１３に入力され、クライアント１３からポリシーサーバ４への文書ＩＤの問い合わせは行われない。
【００７７】
クライアント１３は、文書ＩＤの問い合わせを行ったポリシーサーバ４より送信された一意な文書ＩＤ、或いは、クライアント１３に入力された文書ＩＤ（新たなポリシーの追加の場合）を、登録要求されて暗号化した文書に付与する（ステップ５０４）。
【００７８】
さらに、接続先のポリシーサーバに関する記載であるアドレスリストが登録文書毎に付与される場合には、文書ＩＤが付与された文書にアドレスリストが付与される。
【００７９】
登録要求がされて、暗号化されて文書ＩＤが付与された文書、或いは、暗号化されて文書ＩＤが付与されてアドレスリストが付与された文書は、その文書が元あった場所に記憶される。 つまり、クライアント１３に記憶される文書に対して登録要求されると加工された文書はクライアント１３に記憶され、また、クライアント１３から操作可能な情報記憶装置に記憶される文書に対して登録要求がされると加工された文書はその情報記憶装置に記憶される。
【００８０】
文書が記憶されると、その登録文書に適用されるポリシーの生成が行われる（ステップ５０５）。 ポリシーの生成は、ユーザが登録要求を行ったクライアント１３に対して、文書の処理を許す利用者についての情報（「利用者ＩＤ／グループＩＤ」）と許容される操作内容（「許可された操作」）と「検出要求と通知先」とを入力して行われる。
【００８１】
ポリシーが生成されたクライアント１３では、次に、生成したポリシーを、自装置内に記憶するアドレスリストに基づく接続順位が１位のポリシーサーバ４に送信する（ステップ５０６）。 接続順位が１位のポリシーサーバにアクセスできない場合には、クライアント１３は、接続順位を一つずつ落としてアクセス可能なポリシーサーバ４を探し、アクセスできるポリシーサーバに生成したポリシーを送信する。
【００８２】
クライアント１３からポリシーが送られたポリシーサーバ４は、ポリシーを受信して（ステップ５０７）、そのポリシーの内容を自装置内に記憶する文書管理テーブルに記述する（ステップ５０８）。
【００８３】
文書管理テーブルには、ポリシーの「文書ＩＤ」「利用者ＩＤ／グループＩＤ」「検出要求と要求先」の内容が記述される。
【００８４】
そして、クライアント１３からポリシーを受信したポリシーサーバ４は、文書管理システム２０内の自装置以外の全てのポリシーサーバに対して、受信したポリシーを送信する（ステップ５０９）。 例えば、クライアント１３からポリシーを受信したポリシーサーバがポリシーサーバ３であった場合には、ポリシーサーバ３は、受信したポリシーをポリシーサーバ１、２に送信する。
【００８５】
ポリシーサーバ４（ポリシーサーバ１、２、３のいずれか）からポリシーが送られたポリシーサーバ４（ポリシーサーバ１、２、３のいずれか２つのポリシーサーバ）は、受信したポリシーの内容を、それぞれ自装置内に記憶する文書管理テーブルに記述する（ステップ５１０、５１１）。
【００８６】
このように、クライアント１３で文書の登録要求がなされると、文書は暗号化されて文書ＩＤが付与されて記憶され、該文書に適用されるポリシーが全てのポリシーサーバ４に送信される。
【００８７】
登録された文書の操作がクライアント１３で要求されたときは、クライアント１３は、権利を確認するためにポリシーサーバ４に、操作要求についての許可或いは拒否の問い合わせを行う。 その問い合わせに関して、実施例１では、クライアント１３とポリシーサーバ４との通信がＳＳＬ(Secure Socket Layer)によって保護された通信路によって行われる例で説明し、実施例２では、通信相手のポリシーサーバ４の公開鍵で暗号化されて行われる例で説明する。
【実施例１】
【００８８】
クライアント１３が操作要求の許可或いは拒否の問い合わせをポリシーサーバ４に行うが、その問い合わせがＳＳＬによって保護された通信路によって行われる例について図面を参照して説明を行う。
【００８９】
図６、７は、ユーザがクライアント１３（クライアント１０、１１、１２のいずれか）により登録文書への操作を要求した場合に、文書管理システム２０で行われる処理について示したフローチャートである。
【００９０】
文書管理システム２０内のクライアント１３は、自装置によって登録された登録文書を、自装置内に記憶する。 また、クライアント１３は、他のクライアント１３（クライアント１０、１１、１２のいずれか）によって登録された登録文書を、ＵＳＢメモリーによる持ち込みや電子メールの添付により、自装置内に記憶することができる。
【００９１】
ユーザは、クライアント１３から、クライアント１３内に記憶される登録文書の操作要求を行う。 操作要求は、登録文書の閲覧／印刷／変更などである。
【００９２】
文書登録される場所と登録文書の操作要求される場所がファイアウォール（ファイアウォール８或いは９）を挟んだ異なるイントラネットＡ−６、Ｂ−７（或いはインターネット５）であってもよい。
【００９３】
ユーザは、登録文書の操作要求を行う際に、クライアント１３に、操作対象の登録文書を特定する指示と、該登録文書に対する所望の操作内容とを指示する。
【００９４】
ユーザから登録文書の操作要求に関する指示を受け付けたクライアント１３は（ステップ６０１）、ユーザから指示された登録文書に付与された文書ＩＤを得、そして、クライアント１３にログインしたログインユーザより利用者ＩＤを得、そして、ユーザから指示された操作内容を得る（ステップ６０２）。
【００９５】
そして、クライアント１３は、自装置内に記憶するアドレスリストに基づいて、該アドレスリスト内の接続順位が１位のポリシーサーバ４に対してアクセスを試みる（ステップ６０３）。
【００９６】
１位のポリシーサーバ４にアクセスできなかった場合には（ステップ６０４でＮＯ）、アドレスリスト内の接続順位を一つ落として（ステップ６０５）、次の接続順位のポリシーサーバ４にアクセス試みをする（ステップ６０３）。 このようにして、クライアント１３がポリシーサーバ４にアクセスできない場合には、接続順位を下げながら次の順位のポリシーサーバ３０とアクセス試みを行って、このアクセス試みをアクセスできるまで続ける。
【００９７】
そして、クライアント１３がいずれかのポリシーサーバ３０とアクセスできた場合には（ステップ６０４でＹＥＳ）、ＳＳＬを構築するための認証用データを作成する（ステップ６０６）。 認証用データは、任意のデータであり、クライアント１３に一時記憶される。
【００９８】
そして、作成された認証用データはクライアント１３からアクセスできたポリシーサーバ３０に送信される（ステップ６０７）。
【００９９】
ポリシーサーバ３０は、クライアント１３から送信された認証用データを受信し（ステップ６０８）、自装置内に記憶する秘密鍵により、受信した認証用データの暗号化を行う（ステップ６０９）。 そして、ポリシーサーバ３０は、暗号化した認証用データを、認証用データを送信したクライアント１３に送信する（ステップ６１０）。
【０１００】
クライアント１３は、暗号化された認証用データを受信し、認証用データを送ったポリシーサーバの公開鍵で暗号化された認証用データの復号を試みる（ステップ６１１）。
【０１０１】
復号が成功して、復号されたデータがポリシーサーバ３０に送った認証用データと一致した場合に、ポリシーサーバ３０の正当性が確認され、ＳＳＬの通信路の構築が開始される（ステップ６１１）。
【０１０２】
ＳＳＬの通信路の構築は、まず、クライアント１３で秘密鍵と公開鍵のペアが作成され、ＳＳＬの通信路の相手方となるポリシーサーバ３０の公開鍵で先ほどのペアの内の公開鍵が暗号化される。 暗号化された公開鍵は、クライアント１３からポリシーサーバ３０に送られて、ポリシーサーバ３０で復号され、ポリシーサーバ３０に入手される。 この時点で、クライアント１３とポリシーサーバ３０は、お互いに、お互いの公開鍵を入手した状態になる。 そしてこれらの鍵が使用されて、クライアント１３とポリシーサーバ３０との間で、ＳＳＬによって保護された通信が行われる。
【０１０３】
ＳＳＬの通信路が構築されると、クライアント１３は、ステップ６０２で得た文書ＩＤ、利用者ＩＤ、操作内容を、ＳＳＬの通信路でポリシーサーバ３０に送信する（ステップ６１３）。
【０１０４】
ポリシーサーバ３０は、ＳＳＬの通信路で、ユーザの登録文書の操作要求に関する文書ＩＤ、利用者ＩＤ、操作内容の情報を受信すると、それらの情報に基づく登録文書の操作要求が許可されるか否かの確認を、自装置内に記憶する文書管理テーブルに基づいて行う（ステップ６１４）。 操作要求の許可、或いは拒否の確認は、クライアント１３から受信した登録文書の操作要求に関する文書ＩＤ、利用者ＩＤに基づき登録文書に適用されるポリシーが文書管理テーブルから検索され、検索されたポリシーに記載される「許可された操作」にユーザから要求された操作内容が記載されているか否かが確認される。 また、検索されたポリシーに記載される「検出要求と通知先」の内容も確認される。
【０１０５】
そして、ポリシーサーバ３０は、ＳＳＬの通信路で、ユーザが要求した操作要求の許可或いは拒否の通知をクライアント１３に送る（ステップ６１５）。 また、ポリシーサーバ３０は、先ほど検索されたポリシーに記載される「検出要求と通知先」の内容に基づいて、検出要求が記されてあった場合には、操作要求の内容とそれに対する許可或いは拒否とを、記される通知先へ通知する（ステップ６１５）。
【０１０６】
その後、ポリシーサーバ３０は、ユーザからの操作要求とそれに対する許可或いは拒否の結果とを自装置内に記憶する操作記録テーブルに記述する。
【０１０７】
ポリシーサーバ３０は、自装置内に、図８に示す操作記録テーブルを記憶する。 操作記録テーブルでは、ユーザの登録文書の操作要求に関する情報とそれに対する許可或いは拒否の結果とが記述される。 操作記録テーブルに記述される項目は、操作要求された登録文書の「文書ＩＤ」、「利用者ＩＤ／グループＩＤ」、「操作内容」、そして、許可或いは拒否が記される「結果」である。
【０１０８】
登録文書の操作要求が行われたクライアント１３では、ポリシーサーバからＳＳＬの通信路で、操作要求に対する許可或いは拒否の通知を受信する（ステップ６１７）。
【０１０９】
通知の結果が拒否であった場合には（ステップ６１８でＮＯ）、クライアント１３は、操作要求された登録文書とは異なる文書をユーザに表示し、登録文書の保護を行う（ステップ６１９）。
【０１１０】
また、通知の結果が許可であった場合には（ステップ６１８でＹＥＳ）、クライアント１３は、ユーザによって要求された操作を許可し、その操作が実行される（ステップ６２０）。
【０１１１】
このように、登録文書の操作要求が行われたクライアント１３とその操作要求について許可或いは拒否の確認を行うポリシーサーバ３０との間で、ＳＳＬによる通信路による通信が行われて、クライアント１３で要求された登録文書の操作が管理される。
【０１１２】
要求された操作の許可、拒否に係わらず、要求された操作内容と許可或いは拒否の結果とが、指定された通知先へ通知されるようになされるので、不正利用の検出や操作の記録などの文書管理が行われる。
【０１１３】
なお、ステップ６１７でポリシーサーバ３０からの通知が拒否の場合には、操作要求された登録文書とは異なる文書をユーザに表示するように説明したが、このユーザに表示する文書はポリシーサーバ３０から通知と共に送信された文書でも良いし、また、クライアント１３内に記憶される文書でも良い。
【実施例２】
【０１１４】
クライアント１３が操作要求の許可或いは拒否の問い合わせをポリシーサーバ３０に行うが、その問い合わせがポリシーサーバ３０の公開鍵で暗号化されて行われる例について図面を参照して説明を行う。 本実施例では、クライアント１３に登録文書が記憶される経緯や、文書登録される場所や、登録文書の操作要求される場所については、実施例１と同じであるので、説明は省略する。
【０１１５】
図９は、ユーザがクライアント１３（クライアント１０、１１、１２のいずれか）より登録文書への操作を要求した場合に、文書管理システム２０で行われる処理について示したフローチャートである。
【０１１６】
登録文書の操作要求を行うユーザは、クライアント１３に、操作対象である登録文書を特定する指示と、該登録文書に対する所望の操作内容とを指示する。
【０１１７】
ユーザから登録文書の操作要求に関する指示を受け付けたクライアント１３は（ステップ９０１）、ユーザから指示された登録文書に付与された文書ＩＤを得、そして、クライアント１３にログインしたログインユーザより利用者ＩＤを得、そして、ユーザから指示された操作内容を得る（ステップ９０２）。
【０１１８】
そして、クライアント１３は、自装置内に記憶するアドレスリストに基づいて、該アドレスリスト内の接続順位が１位のポリシーサーバ３０に対してアクセスを試みる（ステップ９０３）。
【０１１９】
１位のポリシーサーバ３０にアクセスできなかった場合には（ステップ９０４でＮＯ）、アドレスリスト内の接続順位を一つ落として（ステップ９０５）、次の接続順位のポリシーサーバ３０にアクセス試みをする（ステップ９０３）。 このようにして、クライアント１３がポリシーサーバ３０にアクセスできない場合には、接続順位を下げながら次の順位のポリシーサーバ３０とアクセス試みを行って、このアクセス試みをアクセスできるまで続ける。
【０１２０】
そして、クライアント１３がいずれかのポリシーサーバ３０とアクセスできた場合には（ステップ９０４でＹＥＳ）、クライアント１３は、ステップ６０２で得た文書ＩＤ、利用者ＩＤ、操作内容を、アクセスできたポリシーサーバ３０の公開鍵で暗号化して、暗号化したデータをアクセスできたポリシーサーバ３０に送信する（ステップ９０６）。
【０１２１】
ポリシーサーバ３０は、クライアント１３から暗号化されたデータを受信して（ステップ９０７）、自装置内に記憶する秘密鍵で、受信したデータの復号を行う（ステップ９０８）。 受信されたデータは、秘密鍵を有する正当なポリシーサーバ３０でないと復号されない。
【０１２２】
データの復号が行われると、ポリシーサーバ３０は、ユーザから操作要求が行われた登録文書についての文書ＩＤ、利用者ＩＤ、そしてユーザの所望の操作内容の情報を得る。
【０１２３】
そして、ポリシーサーバ３０は、ユーザからの操作要求が許可されるか否かの確認を、自装置内に記憶する文書管理テーブルに基づいて行う（ステップ９０９）。 操作要求の許可、或いは拒否の確認は、クライアント１３から受信した文書ＩＤ、利用者ＩＤ（ステップ９０８で入手）に基づいて登録文書に適用されるポリシーが文書管理テーブルから検索され、検索されたポリシーに記載される「許可された操作」にユーザから要求された操作内容が記されているか否かによって行われる。 また、検索されたポリシーに記載される「検出要求と通知先」の内容も確認される。
【０１２４】
そして、ポリシーサーバ３０は、ユーザが要求した操作要求の許可或いは拒否の通知を、自装置内に記憶する秘密鍵で暗号化して、操作要求されたクライアント１３に送る（ステップ９１０）。 また、ポリシーサーバ３０は、先ほど検索されたポリシーに記載される「検出要求と通知先」の内容に基づいて、検出要求が記されてあった場合には、操作要求の内容とそれに対する許可或いは拒否とを、記される通知先へ通知する（ステップ９１１）。
【０１２５】
その後、ポリシーサーバ３０は、ユーザからの操作要求とそれに対する許可或いは拒否の結果とを自装置内に記憶する操作記録テーブルに記述する。
【０１２６】
操作記録テーブルは、実施例１と同様であるため、それについての説明は省略する。
【０１２７】
登録文書の操作要求が行われたクライアント１３では、ポリシーサーバ３０から送信されたデータを、ポリシーサーバ３０の公開鍵で復号し、許可或いは拒否の通知を入手する（ステップ９１２）。
【０１２８】
通知の結果が拒否であった場合には（ステップ９１３でＮＯ）、クライアント１３は、操作要求された登録文書とは異なる文書をユーザに表示し、登録文書の保護を行う（ステップ９１４）。
【０１２９】
また、通知の結果が許可であった場合には（ステップ９１３でＹＥＳ）、クライアント１３は、ユーザによって要求された操作を許可し、その操作が実行される（ステップ９１５）。
【０１３０】
このように、登録文書の操作要求が行われたクライアント１３からポリシーサーバ３０に対して、その操作要求についての許可或いは拒否の問い合わせが、ポリシーサーバ３０の公開鍵によって暗号化されて送信される。
【０１３１】
要求された操作の許可、拒否に係わらず、要求された操作内容と許可或いは拒否の結果とが、指定された通知先へ通知されるようになされるので、不正利用の検出や操作の記録などの文書管理が行われる。
【０１３２】
なお、ステップ９１２でポリシーサーバ３０からの通知が拒否の場合には、操作要求された登録文書とは異なる文書をユーザに表示するように説明したが、このユーザに表示する文書はポリシーサーバ３０から通知と共に送信された文書でも良いし、また、クライアント１３内に記憶される文書でも良い。
【産業上の利用可能性】
【０１３３】
この発明は、文書管理システム、利用制限情報管理装置および利用制限情報管理プログラムにおいて利用可能である。
【０１３４】
この発明によれば、文書が登録されたクライアントとはファイアウォールによって隔てられたイントラネット或いはインターネット内のクライアントで登録文書が使用されても、登録時に記憶されたポリシーに基づいて文書管理が行われるようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【０１３５】
【図１】文書管理システム２０について示した構成図。
【図２】アドレスリストを示した表。
【図３】文書管理テーブルを示す表。
【図４】文書が登録されて、他のイントラネットで登録文書が使用される処理を示した構成図。
【図５】文書が登録される処理を示したフローチャート。
【図６】ユーザから登録文書の操作要求が行われる場合の処理を示したフローチャート。
【図７】ユーザから登録文書の操作要求が行われる場合の処理を示したフローチャート。
【図８】操作記録を示す表。
【図９】ユーザから登録文書の操作要求が行われる場合の処理を示したフローチャート。
【符号の説明】
【０１３６】
１、２、３ ポリシーサーバ
４ ポリシーサーバ
５ インターネット
６ イントラネットＡ
７ イントラネットＢ
８、９ ファイアウォール
１０ クライアント（ノートパソコン）
１１、１２ クライアント
１３ クライアント
１４、１５、１６ スキャナ
１７、１８ 通信回線
２０ 文書管理システム
【特許請求の範囲】
【請求項１】
複数の通信回線網と、
前記複数の通信回線網内にそれぞれ設けられ、文書の利用制限情報を管理する利用制限情報管理装置と、
前記通信回線網に接続され、前記利用制限情報管理装置で管理される前記利用制限情報に対応する文書を使用する使用者端末と
を具備し、
前記利用制限情報管理装置は、
前記利用者端末から登録された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に登録された文書の利用制限情報を他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置に送信する送信手段と、
他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置から送信された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段と
を備え、
前記利用者端末は、
前記文書の利用に際して、前記通信回線網内の利用制限情報管理装置に接続して、前記記憶手段に記憶された前記利用制限情報に基づいて当該文書に対する利用を制限する利用制限手段
を備える文書管理システム。
【請求項２】
前記複数の通信回線網は、
それぞれファイアウォールを介して接続される請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記記憶手段は、
前記文書識別情報に対応して該文書を利用する利用者を識別する利用者識別情報を記憶し、
前記利用制限手段は、
前記利用者識別情報に対応して当該文書に対する利用を制限する請求項１または２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記記憶手段は、
前記文書識別情報に対応して該文書の使用要求を通知する通知先を記載した通知先情報を記憶し、
利用制限情報管理装置は、
前記通知先情報に基づき前記文書の使用要求を前記通知先に通知する通知手段
を備える請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記利用者端末は、
前記利用制限情報管理装置の優先順位が設定された装置一覧情報にしたがって前記利用制限情報管理装置に対する接続を行い、
前記利用制限手段は、
接続できた利用制限情報管理装置の前記記憶手段に記憶された利用制限情報に基づいて、当該文書に対する操作を制限する請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記装置一覧情報は、
前記利用者端末に設定される請求項１乃至５のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記装置一覧情報は、
前記利用制限情報管理装置に登録される文書に付与されて設定される請求項１乃至６のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記利用者端末から所定の情報を前記制限情報管理装置に対して送信し、該制限情報管理装置から該制限情報管理装置に設定された秘密鍵で該所定の情報を暗号化した情報を受信し、該受信した情報が前記制限情報管理装置に対応して設定された公開鍵で復号化できた場合に、前記制限情報管理装置に接続できたと判別する請求項５記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記利用者端末から所定の情報を前記制限情報管理装置に対応して設定された公開鍵で暗号化した情報を該制限情報管理装置に対して送信し、該情報が該制限情報管理装置で該制限情報管理装置に設定された秘密鍵で復号化できた場合に前記制限情報管理装置に接続できたと判別する請求項５記載の文書管理システム。
【請求項１０】
複数の通信回線網内にそれぞれ設けられ、使用者端末から登録された文書の利用制限情報を管理する利用制限情報管理装置であって、
前記利用者端末から登録された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に登録された文書の利用制限情報を他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置に送信する送信手段と、
他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置から送信された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段と
を備える利用制限情報管理装置。
【請求項１１】
複数の通信回線網内にそれぞれ設けられ、使用者端末から登録された文書の利用制限情報を記憶管理する利用制限情報管理装置に設けられたコンピュータを
前記利用者端末から登録された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に登録された文書の利用制限情報を他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置に送信する送信手段と、
他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置から送信された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段と
して機能させる利用制限情報管理プログラム。
【請求項１】
複数の通信回線網と、
前記複数の通信回線網内にそれぞれ設けられ、文書の利用制限情報を管理する利用制限情報管理装置と、
前記通信回線網に接続され、前記利用制限情報管理装置で管理される前記利用制限情報に対応する文書を使用する使用者端末と
を具備し、
前記利用制限情報管理装置は、
前記利用者端末から登録された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に登録された文書の利用制限情報を他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置に送信する送信手段と、
他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置から送信された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段と
を備え、
前記利用者端末は、
前記文書の利用に際して、前記通信回線網内の利用制限情報管理装置に接続して、前記記憶手段に記憶された前記利用制限情報に基づいて当該文書に対する利用を制限する利用制限手段
を備える文書管理システム。
【請求項２】
前記複数の通信回線網は、
それぞれファイアウォールを介して接続される請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記記憶手段は、
前記文書識別情報に対応して該文書を利用する利用者を識別する利用者識別情報を記憶し、
前記利用制限手段は、
前記利用者識別情報に対応して当該文書に対する利用を制限する請求項１または２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記記憶手段は、
前記文書識別情報に対応して該文書の使用要求を通知する通知先を記載した通知先情報を記憶し、
利用制限情報管理装置は、
前記通知先情報に基づき前記文書の使用要求を前記通知先に通知する通知手段
を備える請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記利用者端末は、
前記利用制限情報管理装置の優先順位が設定された装置一覧情報にしたがって前記利用制限情報管理装置に対する接続を行い、
前記利用制限手段は、
接続できた利用制限情報管理装置の前記記憶手段に記憶された利用制限情報に基づいて、当該文書に対する操作を制限する請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記装置一覧情報は、
前記利用者端末に設定される請求項１乃至５のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記装置一覧情報は、
前記利用制限情報管理装置に登録される文書に付与されて設定される請求項１乃至６のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項８】
前記利用者端末から所定の情報を前記制限情報管理装置に対して送信し、該制限情報管理装置から該制限情報管理装置に設定された秘密鍵で該所定の情報を暗号化した情報を受信し、該受信した情報が前記制限情報管理装置に対応して設定された公開鍵で復号化できた場合に、前記制限情報管理装置に接続できたと判別する請求項５記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記利用者端末から所定の情報を前記制限情報管理装置に対応して設定された公開鍵で暗号化した情報を該制限情報管理装置に対して送信し、該情報が該制限情報管理装置で該制限情報管理装置に設定された秘密鍵で復号化できた場合に前記制限情報管理装置に接続できたと判別する請求項５記載の文書管理システム。
【請求項１０】
複数の通信回線網内にそれぞれ設けられ、使用者端末から登録された文書の利用制限情報を管理する利用制限情報管理装置であって、
前記利用者端末から登録された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に登録された文書の利用制限情報を他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置に送信する送信手段と、
他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置から送信された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段と
を備える利用制限情報管理装置。
【請求項１１】
複数の通信回線網内にそれぞれ設けられ、使用者端末から登録された文書の利用制限情報を記憶管理する利用制限情報管理装置に設けられたコンピュータを
前記利用者端末から登録された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に登録された文書の利用制限情報を他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置に送信する送信手段と、
他の通信回線網に設けられた利用制限情報管理装置から送信された文書の利用制限情報を該文書を識別する文書識別情報に対応して前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段と
して機能させる利用制限情報管理プログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【公開番号】特開２００８−２８７３３２（Ｐ２００８−２８７３３２Ａ）
【公開日】平成２０年１１月２７日（２００８．１１．２７）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００７−１２９２４２（Ｐ２００７−１２９２４２）
【出願日】平成１９年５月１５日（２００７．５．１５）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２０年１１月２７日（２００８．１１．２７）
【国際特許分類】
【出願日】平成１９年５月１５日（２００７．５．１５）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
[ Back to top ]