電子文書管理システム、閲覧端末装置および電子文書管理プログラム
【課題】
ネットワーク接続の可否に関係なく、電子文書の漏洩、パスワードの漏洩に対処できる電子文書管理システム、閲覧端末装置および電子文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】
電子文書３０は、パスワード保存部３４に文書閲覧の有効期限が記録され、管理サーバ１０は、電子文書のパスワードをパスワード保存部１８に記憶する。そして、電子文書３０の操作端末２０が管理サーバ１０と接続するときには、パスワード保存部１８に記憶されるパスワードとパスワード認証が行われ、電子文書３０の操作端末４０が管理サーバ１０と接続しないときには、パスワード保存部３４に記録される有効期限によって文書閲覧の許可、不許可の判断が行われる。
ネットワーク接続の可否に関係なく、電子文書の漏洩、パスワードの漏洩に対処できる電子文書管理システム、閲覧端末装置および電子文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】
電子文書３０は、パスワード保存部３４に文書閲覧の有効期限が記録され、管理サーバ１０は、電子文書のパスワードをパスワード保存部１８に記憶する。そして、電子文書３０の操作端末２０が管理サーバ１０と接続するときには、パスワード保存部１８に記憶されるパスワードとパスワード認証が行われ、電子文書３０の操作端末４０が管理サーバ１０と接続しないときには、パスワード保存部３４に記録される有効期限によって文書閲覧の許可、不許可の判断が行われる。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理システム、閲覧端末装置および電子文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、文書の電子化が進み、現在の企業活動には電子文書は不可欠なものとなっている。
【０００３】
文書には昔より秘密とされるものがあり、関係者以外には漏れては困る文書も存在する。
【０００４】
そこで、電子文書にパスワードを設定して関係者以外はその電子文書が閲覧できないようにするセキュリティ技術が存在する。
【０００５】
このような電子文書のセキュリティ技術として、特許文献１には、電子文書に閲覧情報のタグを付け、きめ細かなアクセス制御を可能にする文書管理システムが提案されている。
【０００６】
また、特許文献２には、ネットワークでの使用に限られるが、タイムスタンプを使って有効期限を制御する電子文書において、タイムスタンプが切れる際に自動更新される時刻認証要求機能付き通信装置が提案されている。
【０００７】
また、特許文献３には、電子化された文書に対して、ユーザ毎に利用権が設定され、暗号化による認証処理と利用者の操作履歴を残すことで、電子化された文書のライフサイクル全般にわたる不正流出、不正利用を防止する文書管理システムが提案されている。
【特許文献１】特開２０００−２３５５６９号公報
【特許文献２】特開２００７−２１４７１６号公報
【特許文献３】特開２００６−０９９３４８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
電子文書のセキュリティ技術については上記のような技術があるが、ネットワーク接続の可否に関係なく、電子文書の漏洩、パスワードの漏洩に対処したセキュリティ技術はなかった。
【０００９】
そこで、ネットワーク接続の可否に関係なく、電子文書の漏洩、パスワードの漏洩に対処できる電子文書管理システム、閲覧端末装置および電子文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成する為に、請求項１の発明の電子文書管理システムは、電子文書を閲覧する閲覧端末装置と、前記電子文書を管理する管理装置とを具備し、 前記電子文書は、暗証情報と該暗証情報の確認の有効期限情報を保持し、前記管理装置は、前記電子文書に対応して前記暗証情報を記憶管理する管理手段を具備し、前記閲覧端末装置は、暗証情報の入力を受け付ける受付手段と、該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている該電子文書に対応する暗証情報と一致しないときは該電子文書の閲覧を禁止し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記有効期限を過ぎているときは該電子文書の閲覧を禁止する閲覧禁止手段とを具備するように構成される。
【００１１】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記閲覧端末装置は、該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている該電子文書に対応する暗証情報と一致したときに該電子文書の閲覧を許可し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記有効期限内であって、かつ前記受付手段で受け付けた暗証番号が該電子文書に保持されている暗証情報と一致するときに該電子文書の閲覧を許可する閲覧許可手段を具備するように構成される。
【００１２】
また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記閲覧端末装置は、該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、前記閲覧許可手段により前記電子文書の閲覧を許可したときは、該電子文書に保持されている暗証情報の確認の有効期限情報を更新する有効期限情報更新手段を具備するように構成される。
【００１３】
また、請求項４の発明は、請求項１または２の発明において、前記閲覧端末装置は、該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、該電子文書に保持されている暗証情報が前記管理手段に記憶管理されている暗証情報と一致しないときは、該電子文書に保持されている暗証情報を前記管理手段に記憶管理されている暗証情報で更新する暗証情報更新手段を具備するように構成される。
【００１４】
また、請求項５の発明は、請求項１または２の発明において、前記閲覧端末装置は、該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、前記閲覧許可手段により前記電子文書の閲覧を許可したときは、該電子文書に保持されている暗証情報の確認の有効期限情報を更新する有効期限情報更新手段と、該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、該電子文書に保持されている暗証情報が前記管理手段に記憶管理されている暗証情報と一致しないときは、該電子文書に保持されている暗証情報を前記管理手段に記憶管理されている暗証情報で更新する暗証情報更新手段とを具備するように構成される。
【００１５】
また、請求項６の発明の閲覧端末装置は、電子文書に対応して暗証情報を記憶管理する管理手段を有する管理装置に切り離し自在に接続される閲覧端末装置であって、暗証情報の入力を受け付ける受付手段と、電子文書の暗証情報を記憶管理する管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている暗証情報と一致しないときは該電子文書の閲覧を禁止し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記暗証情報の確認の有効期限を過ぎているときは該電子文書の閲覧を禁止する閲覧禁止手段とを具備するように構成される。
【００１６】
また、請求項７の発明の電子文書管理プログラムは、コンピュータを、暗証情報の入力を受け付ける受付手段、電子文書の暗証情報を記憶管理する管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている暗証情報と一致しないときは該電子文書の閲覧を禁止し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記暗証情報の確認の有効期限を過ぎているときは該電子文書の閲覧を禁止する閲覧禁止手段として機能させるように構成される。
【発明の効果】
【００１７】
請求項１の発明によれば、閲覧端末の管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【００１８】
請求項２の発明によれば、閲覧端末の管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【００１９】
請求項３の発明によれば、閲覧端末の管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【００２０】
請求項４の発明によれば、閲覧端末の管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【００２１】
請求項５の発明によれば、閲覧端末の管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【００２２】
請求項６の発明によれば、閲覧端末装置の管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【００２３】
請求項７の発明によれば、管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
以下、本発明の実施例について添付図面を参照して詳細に説明する。
【００２５】
まず、本発明に係わる電子文書管理システムの構成について図１を参照して説明を行う。
【００２６】
図１は、電子文書管理システム１の構成を示した模式図である。
【００２７】
図１に示すように、電子文書管理システム１は、管理サーバ１０、管理サーバ１０と通信可能に接続されるクライアント端末２０、管理サーバ１０と通信不可能なクライアント端末４０を備える。
【００２８】
管理サーバ１０と接続されるクライアント端末２０は、管理サーバに対して複数接続されてもよく、また、管理サーバ１０との通信形態は特に問わない。
【００２９】
管理サーバ１０は、パーソナルコンピュータ等により構成され、表示部１１、操作部１２、制御部１３、記憶部１４を備える。
【００３０】
表示部１１は、液晶ディスプレイ等で構成され、管理者に情報を表示する。
【００３１】
操作部１２は、キーボードやマウス等で構成され、管理者が、パスワード変更等の情報入力時に使用される。
【００３２】
制御部１３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）で構成され、管理サーバ１０の統括的な制御を行い、電子文書管理に係わる各種制御を行う。
【００３３】
また、制御部１３は、機能的にパスワード確認情報制御部１５、パスワード書き換え部１６、パスワード参照部１７を備える。
【００３４】
パスワード確認情報制御部１５は、電子文書管理に関する統括的な制御を行う。
【００３５】
パスワード書き換え部１６は、記憶部１４内のパスワード保存部１８に記憶される電子文書のパスワードの書き換えを行う。
【００３６】
パスワード参照部１７は、指定された電子文書のパスワードを、記憶部１４内のパスワード保存部１８より参照する。
【００３７】
そして、記憶部１４は、ハードディスクなどの記憶装置で構成され、電子文書３０に設定されるパスワードをパスワード保存部１８で記憶する。
【００３８】
管理サーバ１０と接続されるクライアント端末２０も、パーソナルコンピュータ等により構成される。
【００３９】
クライアント端末２０は、表示部２１、操作部２２、制御部２３、記憶部２４を備える。
【００４０】
表示部２１は、液晶ディスプレイ等で構成され、クライアント端末２０の操作者に情報を表示する。
【００４１】
操作部２２は、キーボードやマウスで構成され、クライアント端末２０の操作者より、入力される情報を受け付ける。
【００４２】
制御部２３は、ＣＰＵで構成され、クライアント端末２０の統括的な制御を行う。
【００４３】
記憶部２４は、ハードディスクなどの記憶装置で構成され、電子文書３０の閲覧、編集が行われる文書操作アプリケーション３５を記憶する。
【００４４】
文書操作アプリケーション３５は、例えば、マイクロソフト社のワードがあげられる。
【００４５】
また、記憶部２４は、その文書操作アプリケーション３５によって編集されて保存される電子文書３０を記憶する。
【００４６】
文書操作アプリケーション３５は、パスワード確認情報制御部３１、パスワード書き換え部３２、パスワード参照部３３を有する。
【００４７】
電子文書３０は、パスワード保存部３４を有する。
【００４８】
パスワード確認情報制御部３１は、クライアント端末３０或いは４０から入力されるパスワードを受け付け、閲覧許可或いは閲覧不可の判断に関する処理の統括的な制御を行う。
【００４９】
また、パスワード確認情報制御部３１は、パスワード書き換え部３２とパスワード参照部３３を制御し、電子文書３０に対する閲覧許可、不許可の決定等を行う。
【００５０】
パスワード書き換え部３２は、パスワード保存部３４に保存される内容の書き換えを行う。
【００５１】
パスワード参照部３３は、パスワード保存部３４に保存される内容を参照して、パスワード確認情報制御部３１に参照した内容を送る。
【００５２】
管理サーバ１０と通信不可能なクライアント端末４０も、パーソナルコンピュータ等により構成される。
【００５３】
クライアント端末４０は、表示部４１、操作部４２、制御部４３、記憶部４４を備える。
【００５４】
表示部４１は、液晶ディスプレイ等で構成され、クライアント端末４０の操作者に情報を表示する。
【００５５】
操作部４２は、キーボードやマウスで構成され、クライアント端末４０の操作者より、入力される情報を受け付ける。
【００５６】
制御部４３は、ＣＰＵで構成され、クライアント端末４０の統括的な制御を行う。
【００５７】
記憶部４４は、ハードディスクなどの記憶装置で構成され、電子文書３０の閲覧、編集が行われる文書操作アプリケーション３５を記憶する。
【００５８】
また、記憶部４４は、その文書操作アプリケーション３５によって編集されて保存される電子文書３０を記憶する。
【００５９】
このように構成される電子文書管理システム１では、クライアント端末３０で編集された電子文書３０にパスワード等が設定され、管理サーバ１０でそのパスワードが記憶される。
【００６０】
また、電子文書３０には、パスワードの他に、電子文書３０が最後に管理サーバ３０にアクセスしてから閲覧できる期間を示す文書閲覧期間が設定される。 文書閲覧期間は、電子文書３０が有するパスワード保存部３４に記録される。
【００６１】
次に、管理サーバ１０のパスワード保存部１８と電子文書のパスワード保存部３４とについて図２を参照して説明を行う。
【００６２】
図２は、管理サーバ１０のパスワード保存部１８と電子文書のパスワード保存部３４とについて示した表であり、図２（ａ）は管理サーバ１０のパスワード保存部１８に記憶される内容を示した表であり、図２（ｂ）は電子文書のパスワード保存部３４に記録される内容について示した表である。
【００６３】
図２（ａ）に示すように、文書管理サーバ１０のパスワード保存部１８は、電子文書３０の文書名毎にパスワードを記憶する。
【００６４】
図２（ｂ）に示すように、電子文書のパスワード保存部３４には、文書名毎に、その電子文書３０に設定されるパスワード、文書閲覧期間が記録され、また、その電子文書３０が再度に管理サーバ１０にアクセスした日時であるサーバ確認日時が記録される。
【００６５】
パスワード保存部３４に記録されるサーバ確認日時に文書閲覧期間を加算した日時が、電子文書が閲覧できる有効期限の日時となる。
【００６６】
次に、電子文書３０の新規登録時やパスワード変更時に行われる処理について図３を参照して説明する。
【００６７】
図３は、電子文書３０の新規登録時やパスワード変更時に行われる処理について示したフローチャートである。
【００６８】
クライアント端末３０で、文書操作アプリケーション３５によって電子文書３０が新たに生成されると、生成された電子文書３０に文書名とパスワードと文書閲覧期間が、所望の値が入力されて設定される。
【００６９】
設定された文書名とパスワードと文書閲覧期間は、電子文書のパスワード保存部３４に記録される。
【００７０】
生成された電子文書３０の新規登録に関する要求が管理サーバ１０に行われると、管理サーバ１０は、生成された電子文書３０の文書名は新規文書か否かをパスワード保存部１８を参照して確認し、新規文書である場合には（ステップ３０１でＹＥＳ）、新規文書の文書名とパスワードが管理サーバ１０のパスワード保存部１８に記憶される。
【００７１】
また、管理サーバ１０において、管理者が登録されている電子文書３０のパスワードを変更する場合には（ステップ３０１でＮＯ）、操作部１２が操作されて、パスワード保存部１８に保存される所望の電子文書３０のパスワードが新しいパスワードに書き換えられて記憶される（ステップ３０３）。
【００７２】
既に登録されている電子文書３０のパスワードの変更は、管理サーバ１０の操作部１２が操作されて行われるだけでなく、クライアント端末２０の操作部２２からの操作によってパスワードの変更が行われるようにも構成できる。 その際は、クライアント端末２０から管理サーバ１０に、電子文書３０の文書名と新しいパスワードとが送信されて、パスワード保存部１８に新しいパスワードが記憶される。
【００７３】
次に、管理サーバ１０に登録された電子文書３０に閲覧要求がされた場合に行われる処理について図４を参照して説明する。
【００７４】
図４は、登録された電子文書３０に閲覧要求がされる処理について示したフローチャートである。
【００７５】
電子文書３０は管理サーバ１０に通信可能なクライアント端末２０で操作される以外に、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリなどによって移されて、管理サーバ１０と通信できないクライアント端末４０でも操作が行われる。
【００７６】
電子文書３０の閲覧、編集が行われる文書操作アプリケーション３５を有するクライアント端末２０或いはクライアント端末４０で、電子文書３０の閲覧を要求するユーザはパスワードを入力して閲覧要求を行う。
【００７７】
すると、閲覧要求が行われた端末は、自装置が管理サーバ１０に通信可能な否かを確認し、自装置が管理サーバ１０と通信可能なクライアント端末２０であった場合には（ステップ４０１でＹＥＳ）、クライアント端末２０は、管理サーバ１０と通信して、管理サーバ１０のパスワード保存部１８に記憶される閲覧要求が行われた電子文書のパスワードを取得する（ステップ４０２）。
【００７８】
電子文書３０のパスワード確認情報制御部３１は、管理サーバ１０より取得したパスワードと閲覧要求が行われた電子文書３０のパスワード保存部３４に記録されるパスワードとが同じが否かを検証する（ステップ４０３）。
【００７９】
もし、電子文書３０のパスワード保存部３４に記録されるパスワードが管理サーバ１０より取得したパスワードと違っていた場合には、電子文書のパスワード保存部３４に記録されるパスワードを、管理サーバ１０より取得したパスワードに変更して記憶する（ステップ４０４）。
【００８０】
そして、閲覧要求が行われた際に入力されたパスワードが、管理サーバ１０より取得したパスワードと同じか否かが電子文書３１のパスワード確認情報制御部３１により確認される（ステップ４０５）。
【００８１】
閲覧要求の際に入力されたパスワードが、管理サーバ１０より取得したパスワードと同じであった場合には（ステップ４０５でＹＥＳ）、電子文書３０のパスワード保存部３４に記録されるサーバ確認日時をパスワード書き換え部３２が更新して（ステップ４０６）、パスワード確認情報制御部３１が閲覧許可の決定をし（ステップ４０７）、ユーザに閲覧許可が表示部２１より表示される。
【００８２】
またステップ４０５で、閲覧要求の際に入力されたパスワードが、管理サーバ１０より取得したパスワードと異なっていた場合には（ステップ４０５でＮＯ）、パスワード確認情報制御部３１が閲覧不可の決定をし（ステップ４０８）、ユーザに閲覧不許可が表示部２１より表示される。
【００８３】
またステップ４０１で、閲覧要求が行われた端末が、管理サーバ１０と通信できないクライアント端末４０であった場合には（ステップ４０１でＮＯ）、電子文書３０のパスワード保存部３４に保存される文書閲覧期間とサーバ確認日時が参照され、サーバ確認日時に文書閲覧期間を加算した日時である有効期限が算出され、クライアント端末４０内に備えられる時計によって示される現在日時が算出された有効期限内であるか否かがパスワード確認情報制御部３１によって確認される（ステップ４０９）。
【００８４】
有効期限内である場合には（ステップ４０９でＹＥＳ）、パスワード確認情報制御部３１が、電子文書３０のパスワード保存部３４よりパスワードを取得して（ステップ４１０）、閲覧要求が行われた際に入力されたパスワードと同じで正しいか否かを確認する（ステップ４１１）。
【００８５】
ステップ４１１でパスワードが正しかった場合には（ステップ４１１でＹＥＳ）、パスワード確認情報制御部３１が閲覧許可の決定をし（ステップ４０７）、表示部４１より閲覧許可の表示が行われる。
【００８６】
また、ステップ４１１でパスワードが間違った場合には（ステップ４１１でＮＯ）、パスワード確認情報制御部３１が閲覧不許可の決定をし（ステップ４０８）、表示部４１より閲覧不許可の表示が行われる。
【００８７】
また、ステップ４０９で有効期限内でなかった場合には、パスワード認証が行われる前にパスワード確認情報制御部３１によって閲覧不許可の決定が行われ、表示部４１より閲覧不許可の表示が行われる。
【００８８】
このように、有効期限内だとパスワード認証が行われ、有効期限外だとパスワード認証の前に閲覧不許可の決定が行われるので、パスワード保存部３４に記録される文書閲覧期間とサーバ確認日時とによって構成される有効期限は、管理サーバ１０と通信できない場合にパスワード認証が行われる有効期限とも言える。
【００８９】
このように、電子文書３０の操作は、管理サーバ１０と通信可能なクライアント端末２０で閲覧要求される場合には、上記のように管理サーバ１０に記憶されるパスワードの認証が行われ、また、管理サーバ１０と通信不可能なクライアント端末４０で閲覧要求される場合には、上記のように有効期限の確認が行われる。
【００９０】
次に、図４のフローチャートにおいて、管理サーバ１０と通信可能なクライアント端末２０より電子文書３０の閲覧要求が行われる処理について、図５を参照して説明を行う。
【００９１】
図５は、管理サーバ１０と通信可能なクライアント端末２０より電子文書３０の閲覧要求が行われる処理をしめした模式図である。
【００９２】
クライアント端末２０を操作するユーザはクライアント端末２０の操作部２２より、電子文書３０の閲覧要求を行う。
【００９３】
そして、ユーザは、クライアント端末２０の操作部２２よりパスワードを入力する（参照番号５０１）。
【００９４】
電子文書３０のパスワード確認情報制御部３１は、管理サーバ１０のパスワード確認情報制御部１５に電子文書３０の文書名を送信して認証要求を行う（参照番号５０２）。
【００９５】
管理サーバ１０のパスワード確認情報制御部１５は、電子文書３０のパスワード確認情報制御部３１から認証要求された電子文書３０のパスワードを、送信された文書名に基づいてパスワード参照部１７にパスワード保存部１８から探させ、見つけられたパスワードがクライアント端末２０に送られる（参照番号５０３、図４のステップ４０２）。
【００９６】
そこで、電子文書３０のパスワード保存部３４に記録されるパスワードが、管理サーバ１０から送られるパスワードと違っていた場合には（図４のステップ４０３でＮＯ）、電子文書３０のパスワード書き換え部３２によって、パスワード保存部３４に記録されるパスワードが書き換えられる（参照番号５０４、図４のステップ４０４）。
【００９７】
そして、閲覧要求時に入力されたパスワード（参照番号５０１）と、管理サーバ１０より送られたパスワードとが同じであった場合には（図４のステップ４０５でＹＥＳ）、パスワード書き換え部３２によって電子文書３０のパスワード保存部３４のサーバ確認日時が書き換えられる（参照番号５０５、図４のステップ４０６）。
【００９８】
そして、ユーザは電子文書の閲覧許可を与えられる（参照番号５０６）。
【００９９】
次に、盗難者によって電子文書のパスワードが盗難された場合の状況について図６を参照して説明する。
【０１００】
図６は、盗難者が電子文書３０へ閲覧要求を行う様子を示した模式図であり、図６（ａ）は盗難者が管理サーバ１０と通信可能なクライアント端末１０から盗難したパスワードを使って閲覧要求を行う様子を示した模式図であり、図６（ｂ）は盗難者が管理サーバ１０と通信できないクライアント端末４０から盗難したパスワードを使って閲覧要求を行う様子を示した模式図である。
【０１０１】
電子文書管理システム１では、電子文書３０のパスワードを管理サーバ１０において変更できるので、電子文書３０のパスワードが盗難（漏洩）されたことが判明した時点で、管理サーバ１０に保存されるパスワードの変更が行われる。
【０１０２】
そして、パスワードの盗難者が、クライアント端末２０から、盗難したパスワードを使用して電子文書３０に閲覧要求を行っても、管理サーバ１０に保存されるパスワードと盗難者が入力するパスワードが異なるので、図６（ａ）に示すように、盗難者は電子文書３０に閲覧することはできない。
【０１０３】
また、盗難者が、管理サーバ１０と通信不可能なクライアント端末４０から、電子文書３０への閲覧要求を行おうとする場合には、電子文書３０には、そのパスワード保存部３４に有効期限が設定されているので、有効期限外での閲覧要求は却下される。
【０１０４】
尚、電子文書管理システム１におけるパスワード確認による処理は、電子文書３０への閲覧要求だけでなく、電子文書３０への編集要求であってもよい。 その際には、図４のステップ４０７は編集許可と読み直し、ステップ４０８は編集不可と読み直す。
【０１０５】
尚、管理サーバ１０は、表示部１１、操作部１２を有するように説明したが、管理サーバ１０は表示部１１、操作部１２を有しない構成で、管理サーバ１０と接続される端末から操作されるような構成であってもよい。
【０１０６】
尚、電子文書管理システム１は、管理サーバ１０だけで構成されて、電子文書３０が管理サーバ１０で使用される構成であってもよい。
【０１０７】
尚、電子文書管理システム１は、電子文書３０への閲覧要求のチェックだけでなく、蓄積された印刷データへの印刷要求のチェックに対しても適用できる。 その際には、印刷データが、電子文書３０と同様にパスワード確認情報制御部、パスワード書き換え部、パスワード参照部、パスワード保存部を有して、管理サーバ１０の制御部１３、記憶部１４と同様の機能により印刷データに対する印刷要求のチェックが行われる。
【産業上の利用可能性】
【０１０８】
この発明は、電子文書管理システム、閲覧端末装置および電子文書管理プログラムにおいて利用可能である。
【０１０９】
本発明の電子文書管理プログラムを通信手段で提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録して提供することもできる。
【図面の簡単な説明】
【０１１０】
【図１】電子文書管理システム１の構成を示した模式図。
【図２】管理サーバ１０のパスワード保存部１８、電子文書のパスワード保存部３４に記録される内容を示した表。
【図３】電子文書３０の新規登録時やパスワード変更時に行われる処理について示したフローチャート。
【図４】登録された電子文書３０に閲覧要求がされる処理について示したフローチャート。
【図５】電子文書３０の閲覧要求が行われる処理を示した模式図。
【図６】電子文書のパスワードが盗難された場合の状況について示した模式図。
【符号の説明】
【０１１１】
１ 電子文書管理システム
１０ 管理サーバ
１３ 制御部
１４ 記憶部
１５ パスワード確認情報制御部
１６ パスワード書き換え部
１７ パスワード参照部
１８ パスワード保存部
２０ パーソナルコンピュータ
２３ 制御部
２４ 記憶部
３０ 電子文書
３１ パスワード確認情報制御部３１
３２ パスワード書き換え部
３３ パスワード参照部
３４ パスワード保存部
３５ 文書操作アプリケーション
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書管理システム、閲覧端末装置および電子文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、文書の電子化が進み、現在の企業活動には電子文書は不可欠なものとなっている。
【０００３】
文書には昔より秘密とされるものがあり、関係者以外には漏れては困る文書も存在する。
【０００４】
そこで、電子文書にパスワードを設定して関係者以外はその電子文書が閲覧できないようにするセキュリティ技術が存在する。
【０００５】
このような電子文書のセキュリティ技術として、特許文献１には、電子文書に閲覧情報のタグを付け、きめ細かなアクセス制御を可能にする文書管理システムが提案されている。
【０００６】
また、特許文献２には、ネットワークでの使用に限られるが、タイムスタンプを使って有効期限を制御する電子文書において、タイムスタンプが切れる際に自動更新される時刻認証要求機能付き通信装置が提案されている。
【０００７】
また、特許文献３には、電子化された文書に対して、ユーザ毎に利用権が設定され、暗号化による認証処理と利用者の操作履歴を残すことで、電子化された文書のライフサイクル全般にわたる不正流出、不正利用を防止する文書管理システムが提案されている。
【特許文献１】特開２０００−２３５５６９号公報
【特許文献２】特開２００７−２１４７１６号公報
【特許文献３】特開２００６−０９９３４８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
電子文書のセキュリティ技術については上記のような技術があるが、ネットワーク接続の可否に関係なく、電子文書の漏洩、パスワードの漏洩に対処したセキュリティ技術はなかった。
【０００９】
そこで、ネットワーク接続の可否に関係なく、電子文書の漏洩、パスワードの漏洩に対処できる電子文書管理システム、閲覧端末装置および電子文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記目的を達成する為に、請求項１の発明の電子文書管理システムは、電子文書を閲覧する閲覧端末装置と、前記電子文書を管理する管理装置とを具備し、 前記電子文書は、暗証情報と該暗証情報の確認の有効期限情報を保持し、前記管理装置は、前記電子文書に対応して前記暗証情報を記憶管理する管理手段を具備し、前記閲覧端末装置は、暗証情報の入力を受け付ける受付手段と、該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている該電子文書に対応する暗証情報と一致しないときは該電子文書の閲覧を禁止し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記有効期限を過ぎているときは該電子文書の閲覧を禁止する閲覧禁止手段とを具備するように構成される。
【００１１】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記閲覧端末装置は、該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている該電子文書に対応する暗証情報と一致したときに該電子文書の閲覧を許可し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記有効期限内であって、かつ前記受付手段で受け付けた暗証番号が該電子文書に保持されている暗証情報と一致するときに該電子文書の閲覧を許可する閲覧許可手段を具備するように構成される。
【００１２】
また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記閲覧端末装置は、該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、前記閲覧許可手段により前記電子文書の閲覧を許可したときは、該電子文書に保持されている暗証情報の確認の有効期限情報を更新する有効期限情報更新手段を具備するように構成される。
【００１３】
また、請求項４の発明は、請求項１または２の発明において、前記閲覧端末装置は、該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、該電子文書に保持されている暗証情報が前記管理手段に記憶管理されている暗証情報と一致しないときは、該電子文書に保持されている暗証情報を前記管理手段に記憶管理されている暗証情報で更新する暗証情報更新手段を具備するように構成される。
【００１４】
また、請求項５の発明は、請求項１または２の発明において、前記閲覧端末装置は、該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、前記閲覧許可手段により前記電子文書の閲覧を許可したときは、該電子文書に保持されている暗証情報の確認の有効期限情報を更新する有効期限情報更新手段と、該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、該電子文書に保持されている暗証情報が前記管理手段に記憶管理されている暗証情報と一致しないときは、該電子文書に保持されている暗証情報を前記管理手段に記憶管理されている暗証情報で更新する暗証情報更新手段とを具備するように構成される。
【００１５】
また、請求項６の発明の閲覧端末装置は、電子文書に対応して暗証情報を記憶管理する管理手段を有する管理装置に切り離し自在に接続される閲覧端末装置であって、暗証情報の入力を受け付ける受付手段と、電子文書の暗証情報を記憶管理する管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている暗証情報と一致しないときは該電子文書の閲覧を禁止し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記暗証情報の確認の有効期限を過ぎているときは該電子文書の閲覧を禁止する閲覧禁止手段とを具備するように構成される。
【００１６】
また、請求項７の発明の電子文書管理プログラムは、コンピュータを、暗証情報の入力を受け付ける受付手段、電子文書の暗証情報を記憶管理する管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている暗証情報と一致しないときは該電子文書の閲覧を禁止し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記暗証情報の確認の有効期限を過ぎているときは該電子文書の閲覧を禁止する閲覧禁止手段として機能させるように構成される。
【発明の効果】
【００１７】
請求項１の発明によれば、閲覧端末の管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【００１８】
請求項２の発明によれば、閲覧端末の管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【００１９】
請求項３の発明によれば、閲覧端末の管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【００２０】
請求項４の発明によれば、閲覧端末の管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【００２１】
請求項５の発明によれば、閲覧端末の管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【００２２】
請求項６の発明によれば、閲覧端末装置の管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【００２３】
請求項７の発明によれば、管理装置への接続可否に関らず、電子文書のセキュリティ管理が行われる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２４】
以下、本発明の実施例について添付図面を参照して詳細に説明する。
【００２５】
まず、本発明に係わる電子文書管理システムの構成について図１を参照して説明を行う。
【００２６】
図１は、電子文書管理システム１の構成を示した模式図である。
【００２７】
図１に示すように、電子文書管理システム１は、管理サーバ１０、管理サーバ１０と通信可能に接続されるクライアント端末２０、管理サーバ１０と通信不可能なクライアント端末４０を備える。
【００２８】
管理サーバ１０と接続されるクライアント端末２０は、管理サーバに対して複数接続されてもよく、また、管理サーバ１０との通信形態は特に問わない。
【００２９】
管理サーバ１０は、パーソナルコンピュータ等により構成され、表示部１１、操作部１２、制御部１３、記憶部１４を備える。
【００３０】
表示部１１は、液晶ディスプレイ等で構成され、管理者に情報を表示する。
【００３１】
操作部１２は、キーボードやマウス等で構成され、管理者が、パスワード変更等の情報入力時に使用される。
【００３２】
制御部１３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）で構成され、管理サーバ１０の統括的な制御を行い、電子文書管理に係わる各種制御を行う。
【００３３】
また、制御部１３は、機能的にパスワード確認情報制御部１５、パスワード書き換え部１６、パスワード参照部１７を備える。
【００３４】
パスワード確認情報制御部１５は、電子文書管理に関する統括的な制御を行う。
【００３５】
パスワード書き換え部１６は、記憶部１４内のパスワード保存部１８に記憶される電子文書のパスワードの書き換えを行う。
【００３６】
パスワード参照部１７は、指定された電子文書のパスワードを、記憶部１４内のパスワード保存部１８より参照する。
【００３７】
そして、記憶部１４は、ハードディスクなどの記憶装置で構成され、電子文書３０に設定されるパスワードをパスワード保存部１８で記憶する。
【００３８】
管理サーバ１０と接続されるクライアント端末２０も、パーソナルコンピュータ等により構成される。
【００３９】
クライアント端末２０は、表示部２１、操作部２２、制御部２３、記憶部２４を備える。
【００４０】
表示部２１は、液晶ディスプレイ等で構成され、クライアント端末２０の操作者に情報を表示する。
【００４１】
操作部２２は、キーボードやマウスで構成され、クライアント端末２０の操作者より、入力される情報を受け付ける。
【００４２】
制御部２３は、ＣＰＵで構成され、クライアント端末２０の統括的な制御を行う。
【００４３】
記憶部２４は、ハードディスクなどの記憶装置で構成され、電子文書３０の閲覧、編集が行われる文書操作アプリケーション３５を記憶する。
【００４４】
文書操作アプリケーション３５は、例えば、マイクロソフト社のワードがあげられる。
【００４５】
また、記憶部２４は、その文書操作アプリケーション３５によって編集されて保存される電子文書３０を記憶する。
【００４６】
文書操作アプリケーション３５は、パスワード確認情報制御部３１、パスワード書き換え部３２、パスワード参照部３３を有する。
【００４７】
電子文書３０は、パスワード保存部３４を有する。
【００４８】
パスワード確認情報制御部３１は、クライアント端末３０或いは４０から入力されるパスワードを受け付け、閲覧許可或いは閲覧不可の判断に関する処理の統括的な制御を行う。
【００４９】
また、パスワード確認情報制御部３１は、パスワード書き換え部３２とパスワード参照部３３を制御し、電子文書３０に対する閲覧許可、不許可の決定等を行う。
【００５０】
パスワード書き換え部３２は、パスワード保存部３４に保存される内容の書き換えを行う。
【００５１】
パスワード参照部３３は、パスワード保存部３４に保存される内容を参照して、パスワード確認情報制御部３１に参照した内容を送る。
【００５２】
管理サーバ１０と通信不可能なクライアント端末４０も、パーソナルコンピュータ等により構成される。
【００５３】
クライアント端末４０は、表示部４１、操作部４２、制御部４３、記憶部４４を備える。
【００５４】
表示部４１は、液晶ディスプレイ等で構成され、クライアント端末４０の操作者に情報を表示する。
【００５５】
操作部４２は、キーボードやマウスで構成され、クライアント端末４０の操作者より、入力される情報を受け付ける。
【００５６】
制御部４３は、ＣＰＵで構成され、クライアント端末４０の統括的な制御を行う。
【００５７】
記憶部４４は、ハードディスクなどの記憶装置で構成され、電子文書３０の閲覧、編集が行われる文書操作アプリケーション３５を記憶する。
【００５８】
また、記憶部４４は、その文書操作アプリケーション３５によって編集されて保存される電子文書３０を記憶する。
【００５９】
このように構成される電子文書管理システム１では、クライアント端末３０で編集された電子文書３０にパスワード等が設定され、管理サーバ１０でそのパスワードが記憶される。
【００６０】
また、電子文書３０には、パスワードの他に、電子文書３０が最後に管理サーバ３０にアクセスしてから閲覧できる期間を示す文書閲覧期間が設定される。 文書閲覧期間は、電子文書３０が有するパスワード保存部３４に記録される。
【００６１】
次に、管理サーバ１０のパスワード保存部１８と電子文書のパスワード保存部３４とについて図２を参照して説明を行う。
【００６２】
図２は、管理サーバ１０のパスワード保存部１８と電子文書のパスワード保存部３４とについて示した表であり、図２（ａ）は管理サーバ１０のパスワード保存部１８に記憶される内容を示した表であり、図２（ｂ）は電子文書のパスワード保存部３４に記録される内容について示した表である。
【００６３】
図２（ａ）に示すように、文書管理サーバ１０のパスワード保存部１８は、電子文書３０の文書名毎にパスワードを記憶する。
【００６４】
図２（ｂ）に示すように、電子文書のパスワード保存部３４には、文書名毎に、その電子文書３０に設定されるパスワード、文書閲覧期間が記録され、また、その電子文書３０が再度に管理サーバ１０にアクセスした日時であるサーバ確認日時が記録される。
【００６５】
パスワード保存部３４に記録されるサーバ確認日時に文書閲覧期間を加算した日時が、電子文書が閲覧できる有効期限の日時となる。
【００６６】
次に、電子文書３０の新規登録時やパスワード変更時に行われる処理について図３を参照して説明する。
【００６７】
図３は、電子文書３０の新規登録時やパスワード変更時に行われる処理について示したフローチャートである。
【００６８】
クライアント端末３０で、文書操作アプリケーション３５によって電子文書３０が新たに生成されると、生成された電子文書３０に文書名とパスワードと文書閲覧期間が、所望の値が入力されて設定される。
【００６９】
設定された文書名とパスワードと文書閲覧期間は、電子文書のパスワード保存部３４に記録される。
【００７０】
生成された電子文書３０の新規登録に関する要求が管理サーバ１０に行われると、管理サーバ１０は、生成された電子文書３０の文書名は新規文書か否かをパスワード保存部１８を参照して確認し、新規文書である場合には（ステップ３０１でＹＥＳ）、新規文書の文書名とパスワードが管理サーバ１０のパスワード保存部１８に記憶される。
【００７１】
また、管理サーバ１０において、管理者が登録されている電子文書３０のパスワードを変更する場合には（ステップ３０１でＮＯ）、操作部１２が操作されて、パスワード保存部１８に保存される所望の電子文書３０のパスワードが新しいパスワードに書き換えられて記憶される（ステップ３０３）。
【００７２】
既に登録されている電子文書３０のパスワードの変更は、管理サーバ１０の操作部１２が操作されて行われるだけでなく、クライアント端末２０の操作部２２からの操作によってパスワードの変更が行われるようにも構成できる。 その際は、クライアント端末２０から管理サーバ１０に、電子文書３０の文書名と新しいパスワードとが送信されて、パスワード保存部１８に新しいパスワードが記憶される。
【００７３】
次に、管理サーバ１０に登録された電子文書３０に閲覧要求がされた場合に行われる処理について図４を参照して説明する。
【００７４】
図４は、登録された電子文書３０に閲覧要求がされる処理について示したフローチャートである。
【００７５】
電子文書３０は管理サーバ１０に通信可能なクライアント端末２０で操作される以外に、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリなどによって移されて、管理サーバ１０と通信できないクライアント端末４０でも操作が行われる。
【００７６】
電子文書３０の閲覧、編集が行われる文書操作アプリケーション３５を有するクライアント端末２０或いはクライアント端末４０で、電子文書３０の閲覧を要求するユーザはパスワードを入力して閲覧要求を行う。
【００７７】
すると、閲覧要求が行われた端末は、自装置が管理サーバ１０に通信可能な否かを確認し、自装置が管理サーバ１０と通信可能なクライアント端末２０であった場合には（ステップ４０１でＹＥＳ）、クライアント端末２０は、管理サーバ１０と通信して、管理サーバ１０のパスワード保存部１８に記憶される閲覧要求が行われた電子文書のパスワードを取得する（ステップ４０２）。
【００７８】
電子文書３０のパスワード確認情報制御部３１は、管理サーバ１０より取得したパスワードと閲覧要求が行われた電子文書３０のパスワード保存部３４に記録されるパスワードとが同じが否かを検証する（ステップ４０３）。
【００７９】
もし、電子文書３０のパスワード保存部３４に記録されるパスワードが管理サーバ１０より取得したパスワードと違っていた場合には、電子文書のパスワード保存部３４に記録されるパスワードを、管理サーバ１０より取得したパスワードに変更して記憶する（ステップ４０４）。
【００８０】
そして、閲覧要求が行われた際に入力されたパスワードが、管理サーバ１０より取得したパスワードと同じか否かが電子文書３１のパスワード確認情報制御部３１により確認される（ステップ４０５）。
【００８１】
閲覧要求の際に入力されたパスワードが、管理サーバ１０より取得したパスワードと同じであった場合には（ステップ４０５でＹＥＳ）、電子文書３０のパスワード保存部３４に記録されるサーバ確認日時をパスワード書き換え部３２が更新して（ステップ４０６）、パスワード確認情報制御部３１が閲覧許可の決定をし（ステップ４０７）、ユーザに閲覧許可が表示部２１より表示される。
【００８２】
またステップ４０５で、閲覧要求の際に入力されたパスワードが、管理サーバ１０より取得したパスワードと異なっていた場合には（ステップ４０５でＮＯ）、パスワード確認情報制御部３１が閲覧不可の決定をし（ステップ４０８）、ユーザに閲覧不許可が表示部２１より表示される。
【００８３】
またステップ４０１で、閲覧要求が行われた端末が、管理サーバ１０と通信できないクライアント端末４０であった場合には（ステップ４０１でＮＯ）、電子文書３０のパスワード保存部３４に保存される文書閲覧期間とサーバ確認日時が参照され、サーバ確認日時に文書閲覧期間を加算した日時である有効期限が算出され、クライアント端末４０内に備えられる時計によって示される現在日時が算出された有効期限内であるか否かがパスワード確認情報制御部３１によって確認される（ステップ４０９）。
【００８４】
有効期限内である場合には（ステップ４０９でＹＥＳ）、パスワード確認情報制御部３１が、電子文書３０のパスワード保存部３４よりパスワードを取得して（ステップ４１０）、閲覧要求が行われた際に入力されたパスワードと同じで正しいか否かを確認する（ステップ４１１）。
【００８５】
ステップ４１１でパスワードが正しかった場合には（ステップ４１１でＹＥＳ）、パスワード確認情報制御部３１が閲覧許可の決定をし（ステップ４０７）、表示部４１より閲覧許可の表示が行われる。
【００８６】
また、ステップ４１１でパスワードが間違った場合には（ステップ４１１でＮＯ）、パスワード確認情報制御部３１が閲覧不許可の決定をし（ステップ４０８）、表示部４１より閲覧不許可の表示が行われる。
【００８７】
また、ステップ４０９で有効期限内でなかった場合には、パスワード認証が行われる前にパスワード確認情報制御部３１によって閲覧不許可の決定が行われ、表示部４１より閲覧不許可の表示が行われる。
【００８８】
このように、有効期限内だとパスワード認証が行われ、有効期限外だとパスワード認証の前に閲覧不許可の決定が行われるので、パスワード保存部３４に記録される文書閲覧期間とサーバ確認日時とによって構成される有効期限は、管理サーバ１０と通信できない場合にパスワード認証が行われる有効期限とも言える。
【００８９】
このように、電子文書３０の操作は、管理サーバ１０と通信可能なクライアント端末２０で閲覧要求される場合には、上記のように管理サーバ１０に記憶されるパスワードの認証が行われ、また、管理サーバ１０と通信不可能なクライアント端末４０で閲覧要求される場合には、上記のように有効期限の確認が行われる。
【００９０】
次に、図４のフローチャートにおいて、管理サーバ１０と通信可能なクライアント端末２０より電子文書３０の閲覧要求が行われる処理について、図５を参照して説明を行う。
【００９１】
図５は、管理サーバ１０と通信可能なクライアント端末２０より電子文書３０の閲覧要求が行われる処理をしめした模式図である。
【００９２】
クライアント端末２０を操作するユーザはクライアント端末２０の操作部２２より、電子文書３０の閲覧要求を行う。
【００９３】
そして、ユーザは、クライアント端末２０の操作部２２よりパスワードを入力する（参照番号５０１）。
【００９４】
電子文書３０のパスワード確認情報制御部３１は、管理サーバ１０のパスワード確認情報制御部１５に電子文書３０の文書名を送信して認証要求を行う（参照番号５０２）。
【００９５】
管理サーバ１０のパスワード確認情報制御部１５は、電子文書３０のパスワード確認情報制御部３１から認証要求された電子文書３０のパスワードを、送信された文書名に基づいてパスワード参照部１７にパスワード保存部１８から探させ、見つけられたパスワードがクライアント端末２０に送られる（参照番号５０３、図４のステップ４０２）。
【００９６】
そこで、電子文書３０のパスワード保存部３４に記録されるパスワードが、管理サーバ１０から送られるパスワードと違っていた場合には（図４のステップ４０３でＮＯ）、電子文書３０のパスワード書き換え部３２によって、パスワード保存部３４に記録されるパスワードが書き換えられる（参照番号５０４、図４のステップ４０４）。
【００９７】
そして、閲覧要求時に入力されたパスワード（参照番号５０１）と、管理サーバ１０より送られたパスワードとが同じであった場合には（図４のステップ４０５でＹＥＳ）、パスワード書き換え部３２によって電子文書３０のパスワード保存部３４のサーバ確認日時が書き換えられる（参照番号５０５、図４のステップ４０６）。
【００９８】
そして、ユーザは電子文書の閲覧許可を与えられる（参照番号５０６）。
【００９９】
次に、盗難者によって電子文書のパスワードが盗難された場合の状況について図６を参照して説明する。
【０１００】
図６は、盗難者が電子文書３０へ閲覧要求を行う様子を示した模式図であり、図６（ａ）は盗難者が管理サーバ１０と通信可能なクライアント端末１０から盗難したパスワードを使って閲覧要求を行う様子を示した模式図であり、図６（ｂ）は盗難者が管理サーバ１０と通信できないクライアント端末４０から盗難したパスワードを使って閲覧要求を行う様子を示した模式図である。
【０１０１】
電子文書管理システム１では、電子文書３０のパスワードを管理サーバ１０において変更できるので、電子文書３０のパスワードが盗難（漏洩）されたことが判明した時点で、管理サーバ１０に保存されるパスワードの変更が行われる。
【０１０２】
そして、パスワードの盗難者が、クライアント端末２０から、盗難したパスワードを使用して電子文書３０に閲覧要求を行っても、管理サーバ１０に保存されるパスワードと盗難者が入力するパスワードが異なるので、図６（ａ）に示すように、盗難者は電子文書３０に閲覧することはできない。
【０１０３】
また、盗難者が、管理サーバ１０と通信不可能なクライアント端末４０から、電子文書３０への閲覧要求を行おうとする場合には、電子文書３０には、そのパスワード保存部３４に有効期限が設定されているので、有効期限外での閲覧要求は却下される。
【０１０４】
尚、電子文書管理システム１におけるパスワード確認による処理は、電子文書３０への閲覧要求だけでなく、電子文書３０への編集要求であってもよい。 その際には、図４のステップ４０７は編集許可と読み直し、ステップ４０８は編集不可と読み直す。
【０１０５】
尚、管理サーバ１０は、表示部１１、操作部１２を有するように説明したが、管理サーバ１０は表示部１１、操作部１２を有しない構成で、管理サーバ１０と接続される端末から操作されるような構成であってもよい。
【０１０６】
尚、電子文書管理システム１は、管理サーバ１０だけで構成されて、電子文書３０が管理サーバ１０で使用される構成であってもよい。
【０１０７】
尚、電子文書管理システム１は、電子文書３０への閲覧要求のチェックだけでなく、蓄積された印刷データへの印刷要求のチェックに対しても適用できる。 その際には、印刷データが、電子文書３０と同様にパスワード確認情報制御部、パスワード書き換え部、パスワード参照部、パスワード保存部を有して、管理サーバ１０の制御部１３、記憶部１４と同様の機能により印刷データに対する印刷要求のチェックが行われる。
【産業上の利用可能性】
【０１０８】
この発明は、電子文書管理システム、閲覧端末装置および電子文書管理プログラムにおいて利用可能である。
【０１０９】
本発明の電子文書管理プログラムを通信手段で提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録して提供することもできる。
【図面の簡単な説明】
【０１１０】
【図１】電子文書管理システム１の構成を示した模式図。
【図２】管理サーバ１０のパスワード保存部１８、電子文書のパスワード保存部３４に記録される内容を示した表。
【図３】電子文書３０の新規登録時やパスワード変更時に行われる処理について示したフローチャート。
【図４】登録された電子文書３０に閲覧要求がされる処理について示したフローチャート。
【図５】電子文書３０の閲覧要求が行われる処理を示した模式図。
【図６】電子文書のパスワードが盗難された場合の状況について示した模式図。
【符号の説明】
【０１１１】
１ 電子文書管理システム
１０ 管理サーバ
１３ 制御部
１４ 記憶部
１５ パスワード確認情報制御部
１６ パスワード書き換え部
１７ パスワード参照部
１８ パスワード保存部
２０ パーソナルコンピュータ
２３ 制御部
２４ 記憶部
３０ 電子文書
３１ パスワード確認情報制御部３１
３２ パスワード書き換え部
３３ パスワード参照部
３４ パスワード保存部
３５ 文書操作アプリケーション
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を閲覧する閲覧端末装置と、
前記電子文書を管理する管理装置と
を具備し、
前記電子文書は、
暗証情報と該暗証情報の確認の有効期限情報を保持し、
前記管理装置は、
前記電子文書に対応して前記暗証情報を記憶管理する管理手段
を具備し、
前記閲覧端末装置は、
暗証情報の入力を受け付ける受付手段と、
該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている該電子文書に対応する暗証情報と一致しないときは該電子文書の閲覧を禁止し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記有効期限を過ぎているときは該電子文書の閲覧を禁止する閲覧禁止手段と
を具備する電子文書管理システム。
【請求項２】
前記閲覧端末装置は、
該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている該電子文書に対応する暗証情報と一致したときに該電子文書の閲覧を許可し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記有効期限内であって、かつ前記受付手段で受け付けた暗証番号が該電子文書に保持されている暗証情報と一致するときに該電子文書の閲覧を許可する閲覧許可手段
を具備する請求項１記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記閲覧端末装置は、
該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、前記閲覧許可手段により前記電子文書の閲覧を許可したときは、該電子文書に保持されている暗証情報の確認の有効期限情報を更新する有効期限情報更新手段
を具備する請求項１または２記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記閲覧端末装置は、
該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、該電子文書に保持されている暗証情報が前記管理手段に記憶管理されている暗証情報と一致しないときは、該電子文書に保持されている暗証情報を前記管理手段に記憶管理されている暗証情報で更新する暗証情報更新手段
を具備する請求項１または２記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
前記閲覧端末装置は、
該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、前記閲覧許可手段により前記電子文書の閲覧を許可したときは、該電子文書に保持されている暗証情報の確認の有効期限情報を更新する有効期限情報更新手段と、
該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、該電子文書に保持されている暗証情報が前記管理手段に記憶管理されている暗証情報と一致しないときは、該電子文書に保持されている暗証情報を前記管理手段に記憶管理されている暗証情報で更新する暗証情報更新手段と
を具備する請求項１または２記載の電子文書管理システム。
【請求項６】
電子文書に対応して暗証情報を記憶管理する管理手段を有する管理装置に切り離し自在に接続される閲覧端末装置であって、
暗証情報の入力を受け付ける受付手段と、
電子文書の暗証情報を記憶管理する管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている暗証情報と一致しないときは該電子文書の閲覧を禁止し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記暗証情報の確認の有効期限を過ぎているときは該電子文書の閲覧を禁止する閲覧禁止手段と
を具備する閲覧端末装置。
【請求項７】
コンピュータを、
暗証情報の入力を受け付ける受付手段、
電子文書の暗証情報を記憶管理する管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理装置で記憶管理されている暗証情報と一致しないときは該電子文書の閲覧を禁止し、前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記暗証情報の確認の有効期限を過ぎているときは該電子文書の閲覧を禁止する閲覧禁止手段
として機能させる電子文書管理プログラム。
【請求項１】
電子文書を閲覧する閲覧端末装置と、
前記電子文書を管理する管理装置と
を具備し、
前記電子文書は、
暗証情報と該暗証情報の確認の有効期限情報を保持し、
前記管理装置は、
前記電子文書に対応して前記暗証情報を記憶管理する管理手段
を具備し、
前記閲覧端末装置は、
暗証情報の入力を受け付ける受付手段と、
該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている該電子文書に対応する暗証情報と一致しないときは該電子文書の閲覧を禁止し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記有効期限を過ぎているときは該電子文書の閲覧を禁止する閲覧禁止手段と
を具備する電子文書管理システム。
【請求項２】
前記閲覧端末装置は、
該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている該電子文書に対応する暗証情報と一致したときに該電子文書の閲覧を許可し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記有効期限内であって、かつ前記受付手段で受け付けた暗証番号が該電子文書に保持されている暗証情報と一致するときに該電子文書の閲覧を許可する閲覧許可手段
を具備する請求項１記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記閲覧端末装置は、
該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、前記閲覧許可手段により前記電子文書の閲覧を許可したときは、該電子文書に保持されている暗証情報の確認の有効期限情報を更新する有効期限情報更新手段
を具備する請求項１または２記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記閲覧端末装置は、
該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、該電子文書に保持されている暗証情報が前記管理手段に記憶管理されている暗証情報と一致しないときは、該電子文書に保持されている暗証情報を前記管理手段に記憶管理されている暗証情報で更新する暗証情報更新手段
を具備する請求項１または２記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
前記閲覧端末装置は、
該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、前記閲覧許可手段により前記電子文書の閲覧を許可したときは、該電子文書に保持されている暗証情報の確認の有効期限情報を更新する有効期限情報更新手段と、
該閲覧端末が前記管理装置に接続されている場合で、該電子文書に保持されている暗証情報が前記管理手段に記憶管理されている暗証情報と一致しないときは、該電子文書に保持されている暗証情報を前記管理手段に記憶管理されている暗証情報で更新する暗証情報更新手段と
を具備する請求項１または２記載の電子文書管理システム。
【請求項６】
電子文書に対応して暗証情報を記憶管理する管理手段を有する管理装置に切り離し自在に接続される閲覧端末装置であって、
暗証情報の入力を受け付ける受付手段と、
電子文書の暗証情報を記憶管理する管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理手段で記憶管理されている暗証情報と一致しないときは該電子文書の閲覧を禁止し、該閲覧端末が前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記暗証情報の確認の有効期限を過ぎているときは該電子文書の閲覧を禁止する閲覧禁止手段と
を具備する閲覧端末装置。
【請求項７】
コンピュータを、
暗証情報の入力を受け付ける受付手段、
電子文書の暗証情報を記憶管理する管理装置に接続されている場合、前記受付手段で受け付けた暗証番号が前記管理装置で記憶管理されている暗証情報と一致しないときは該電子文書の閲覧を禁止し、前記管理装置に接続されていない場合、該電子文書に保持されている前記暗証情報の確認の有効期限を過ぎているときは該電子文書の閲覧を禁止する閲覧禁止手段
として機能させる電子文書管理プログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【公開番号】特開２０１０−６７０４３（Ｐ２０１０−６７０４３Ａ）
【公開日】平成２２年３月２５日（２０１０．３．２５）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−２３３３４７（Ｐ２００８−２３３３４７）
【出願日】平成２０年９月１１日（２００８．９．１１）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２２年３月２５日（２０１０．３．２５）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年９月１１日（２００８．９．１１）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
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