文書管理システム
【課題】改ざん防止の必要性のない文書データや不具合のある文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩む不都合を避けることができるようにする。
【解決手段】文書管理クライアント３でのユーザの操作に応じて、文書データを蓄積する文書管理サーバ１にて該当する文書データを取り出し、その文書データの内容を文書管理クライアント３にてユーザに閲覧させて、ユーザの操作により改ざん防止を実行するか否かを指示させ、ここで改ざん防止を実行する指示があると、文書管理サーバ１にて改ざん防止処理が実行されるものとする。
【解決手段】文書管理クライアント３でのユーザの操作に応じて、文書データを蓄積する文書管理サーバ１にて該当する文書データを取り出し、その文書データの内容を文書管理クライアント３にてユーザに閲覧させて、ユーザの操作により改ざん防止を実行するか否かを指示させ、ここで改ざん防止を実行する指示があると、文書管理サーバ１にて改ざん防止処理が実行されるものとする。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を電子化して管理する文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、ｅ−文書法の施行により、従来、紙で保存が義務付けられていた文書の電子化が容認されるようになり、電子化された多数の文書を蓄積して一元管理する文書管理システムにおいても、管理対象となる文書データに対して、改ざんがなく真正であることを公式に証明する公証性を与えることが要望されている。
【０００３】
このような文書データに公証性を与える技術としては、従来、文書原稿の読み取りにより生成した画像データにその作成者や作成日時などの管理情報を電子透かしとして付加した上で蓄積する方法が知られている（特許文献１参照）。また文書原稿を読み取った後に時刻認証サーバにタイムスタンプを発行させてそのタイムスタンプと共に文書データを蓄積する方法が知られている（特許文献２参照）。
【特許文献１】特開２００２−９４７７０号公報（第１図、第２図）
【特許文献２】特開２００５−１２３９８０号公報（第１図、第４図）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかるに、文書管理システムで蓄積管理する文書データには、例えば重要性の低いものや適宜に編集するものなど、改ざん防止の必要性のないものもあり、また落丁や２重読取などの不具合があるために破棄すべき文書データで、改ざん防止が無駄になるものもある。
【０００５】
しかしながら、前記従来の技術では、文書管理システムへの文書の登録により一律に改ざん防止が実施されるため、第三者機関による有料のサービスを利用する場合には、改ざん防止の必要性のない文書データや不具合のある文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩む不都合が生じる。
【０００６】
本発明は、このような従来技術の問題点を解消するべく案出されたものであり、その主な目的は、改ざん防止の必要性のない文書データや不具合のある文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩む不都合を避けることができるように構成された文書管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、文書データが蓄積されるデータ蓄積手段と、文書データの改ざん防止処理を実行する改ざん防止処理手段と、ユーザの操作に応じて該当する文書データを前記データ蓄積手段から取り出す文書取得手段と、この文書取得手段で取得した文書データの内容をユーザに閲覧させて、ユーザの操作により改ざん防止を実施するか否かを指示させる文書確認手段と、この文書確認手段により改ざん防止を実施する指示があると、前記改ざん防止処理手段に改ざん防止処理を実行させる制御手段とを有する構成とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、改ざん防止を実施する文書データを改ざん防止の必要性に応じてユーザが適宜に取捨選択することができ、また文書データに不具合のないことを確認した上で改ざん防止処理を行わせることができるため、改ざん防止の必要性のない文書データや不具合のある文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩むことを避けることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
上記課題を解決するためになされた第１の発明は、文書データが蓄積されるデータ蓄積手段と、文書データの改ざん防止処理を実行する改ざん防止処理手段と、ユーザの操作に応じて該当する文書データを前記データ蓄積手段から取り出す文書取得手段と、この文書取得手段で取得した文書データの内容をユーザに閲覧させて、ユーザの操作により改ざん防止を実施するか否かを指示させる文書確認手段と、この文書確認手段により改ざん防止を実施する指示があると、前記改ざん防止処理手段に改ざん防止処理を実行させる制御手段とを有する構成とする。
【００１０】
これによると、改ざん防止を実施する文書データを改ざん防止の必要性に応じてユーザが適宜に取捨選択することができ、また文書データに不具合のないことを確認した上で改ざん防止処理を行わせることができるため、改ざん防止の必要性のない文書データや不具合のある文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩むことを避けることができる。
【００１１】
その上、文書データに不具合のないことを確認した上で改ざん防止処理が行われ、最終的にデータ蓄積手段に蓄積される前に不具合のある文書データが排除されるため、文書データを確実に不具合のない状態で蓄積することができる。
【００１２】
前記課題を解決するためになされた第２の発明は、前記第１の発明において、文書データの処理権限を有するユーザに関する個人識別情報を文書データに対応させて登録する管理情報登録手段と、ユーザから個人識別情報を取得するユーザ認証手段とを有し、前記文書取得手段が、前記ユーザ認証手段で取得した個人識別情報に基づいて前記管理情報登録手段を参照して、ユーザが処理権限を有する文書データを取り出す構成とする。
【００１３】
これによると、操作するユーザが処理権限を有する文書データに対してのみ文書の確認及び改ざん防止の指示が行われるため、改ざん防止が不正にあるいは誤って行われることを避けることができる。
【００１４】
前記課題を解決するためになされた第３の発明は、前記第１の発明において、前記文書確認手段が、前記改ざん防止処理手段で行われる改ざん防止処理として、電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方を実施するか、あるいはいずれも実施しないかをユーザに指示させる構成とする。
【００１５】
これによると、文書の種類などに応じて適切な改ざん防止を実施することができる。
【００１６】
この場合、電子署名は、文書データまたはそのダイジェストデータを所要の暗号鍵（例えば装置の秘密鍵）で暗号化したものであり、対応する復号鍵（例えば装置の公開鍵）で復号化することにより文書データの真正を検証することができる。またタイムスタンプ（時刻証明書）は、文書データまたはそのダイジェストデータに時刻情報を付与して所要の暗号鍵（例えば時刻認証機関の秘密鍵）で暗号化したものであり、対応する復号鍵（例えば時刻認証機関の公開鍵）で復号化することにより改ざんのない作成日時を取得することができる。
【００１７】
前記課題を解決するためになされた第４の発明は、前記第１の発明において、文書登録時にユーザの操作により改ざん防止が必要か否かを指定させる改ざん防止指定手段と、この改ざん防止指定手段により取得した改ざん防止に関する指定情報、及び前記改ざん防止処理手段で行われた改ざん防止処理の結果情報に基づいて、文書データごとに改ざん防止が必要か否か及び改ざん防止が実施済みか否かに関する情報が登録される管理情報登録手段とを有し、前記文書取得手段が、前記管理情報登録手段に登録された情報に基づいて改ざん防止が必要で且つ未だ改ざん防止が実施されていない文書データを取り出す構成とする。
【００１８】
これによると、ユーザは改ざん防止が必要で且つ未だ改ざん防止がなされていない文書のみ確認すれば良く、利便性が向上する。
【００１９】
前記課題を解決するためになされた第５の発明は、文書データが蓄積されるデータ蓄積手段と、文書データの改ざん防止処理を実行する改ざん防止処理手段と、文書登録時にユーザの操作により改ざん防止が必要か否かを指定させる改ざん防止指定手段と、この改ざん防止指定手段により改ざん防止が必要ないとの指定があると、前記改ざん防止処理手段に改ざん防止処理を実行させない制御手段とを有する構成とする。
【００２０】
これによると、改ざん防止を実施する文書データを改ざん防止の必要性に応じてユーザが適宜に取捨選択することができるため、改ざん防止の必要性のない文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩むことを避けることができる。
【００２１】
前記課題を解決するためになされた第６の発明は、前記第４もしくは第５の発明において、前記改ざん防止指定手段が、前記改ざん防止処理手段で行われる改ざん防止処理として、電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方が必要か、あるいはいずれも必要ないかをユーザに指定させる構成とする。
【００２２】
これによると、文書の種類などに応じて適切な改ざん防止を実施することができる。
【００２３】
前記課題を解決するためになされた第７の発明は、前記第１の発明において、互いにネットワーク接続されたサーバ装置とクライアント装置とを有し、前記サーバ装置が、前記データ蓄積手段、改ざん防止処理手段、文書取得手段、及び制御手段を備え、前記クライアント装置が、前記文書確認手段を備えた構成とする。
【００２４】
これによると、操作性に優れ且つ高解像度表示が可能な表示装置を備えたＰＣなどのクライアント装置にて、文書データの内容を確認することができるため、ユーザの利便性を高めることができる。
【００２５】
前記課題を解決するためになされた第８の発明は、前記第１の発明において、文書の画像を読み取って文書データを生成する画像読取装置を有し、この画像読取装置が、前記データ蓄積手段、改ざん防止処理手段、文書取得手段、文書確認手段、及び制御手段を備えた構成とする。
【００２６】
これによると、文書管理システムが画像読取装置のみで構築されるため、システム構成を簡素化して、文書管理に要する費用を削減することができる。
【００２７】
この場合、画像読取装置は、例えば画像読取機能のみを有するスキャナ装置、また画像読取機能を備えた画像形成装置である複写機、ファクシミリ装置、及び複合機などである。
【００２８】
前記課題を解決するためになされた第９の発明は、前記第１の発明において、前記データ蓄積手段に蓄積された文書データを、書き換え不能な大容量記憶媒体に保存するデータ書込手段を有する構成とする。
【００２９】
これによると、データ蓄積手段に蓄積された文書データを定期的に大容量記憶媒体に保存することで、装置の故障により文書データが消失することを避けることができ、文書データを長期間安全に保存することができる。特に、大容量記憶媒体には、文書確認手段により不具合のないことを確認された文書データが保存されるため、大容量記憶媒体が無駄になる不都合を避けることができる。
【００３０】
この場合、データ書込手段は、汎用性の高い大容量記憶媒体であるＤＶＤ−Ｒメディアに書込処理を行うＤＶＤ−Ｒドライブが好適である。
【００３１】
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照しながら説明する。
【００３２】
図１は、本発明による文書管理システムを示すシステム構成図である。この文書管理システムは、電子化された文書を蓄積すると共に蓄積された文書を一元的に管理する文書管理サーバ（サーバ装置）１と、スキャナ機能により文書原稿を読み取って文書管理サーバ１に登録する複合機２と、文書管理サーバ１に蓄積された文書を閲覧する文書管理クライアント（クライアント装置）３とを有している。文書管理サーバ１、複合機２、及び文書管理クライアント３はＬＡＮを介して相互に接続されている。
【００３３】
特に文書管理サーバ１では、文書データを長期間保存する間に故意にあるいは誤って文書データが改変されることがないように改ざん防止が実施された状態で文書データが蓄積され、改ざん防止処理として、電子署名やタイムスタンプを作成する処理が行われる。この文書管理サーバ１は、タイムスタンプ（時刻証明書）を発行する時刻認証サーバ４と、ＬＡＮ、ゲートウェイ５、及びＩＰ網を介して接続されている。
【００３４】
図２は、図１に示した文書管理サーバ１の概略構成を示すブロック図である。文書管理サーバ１は、ＣＰＵ（制御手段）１１と、メモリ１２と、ハードディスク（データ蓄積手段）１３と、ＤＶＤ−Ｒドライブ（データ書込手段）１４と、操作パネル管理部１５と、署名処理部（改ざん防止処理手段）１６と、タイムスタンプ処理部（改ざん防止処理手段）１７と、ユーザ管理部１８と、文書管理データベース部（文書取得手段、管理情報登録手段）１９と、ネットワークインタフェース２０とを有している。
【００３５】
ハードディスク１３では、複合機２での文書原稿の読み取りにより取得した文書データが蓄積され、特に文書データの改ざん防止を実施した場合には、その文書データに関する改ざん防止データ、すなわち電子署名及びタイムスタンプが文書データと共に蓄積される。
【００３６】
ＤＶＤ−Ｒドライブ１４は、書き換え不能な大容量記憶媒体であるＤＶＤ−Ｒメディアに書込処理を行うものであり、装置の故障に備えて、ハードディスク１３に蓄積された文書データ及びその文書データに関する改ざん防止データ、すなわち電子署名及びタイムスタンプが定期的に保存される。
【００３７】
署名処理部１６は、電子署名を作成するものであり、この電子署名は、文書データのダイジェストデータ（例えばハッシュ関数により得られるハッシュ値）を、文書管理サーバ１が保持する秘密鍵で暗号化して作成される。またこの電子署名の作成にあたっては、その真正を証明する電子証明書が認証機関から予め発行され、この電子証明書から取り出された公開鍵により電子署名を復号化することで文書データの改ざんの有無を検証することができる。
【００３８】
タイムスタンプ処理部１７は、時刻認証サーバ４に対して文書データのダイジェストデータ（例えばハッシュ関数により得られるハッシュ値）を送信して、タイムスタンプ（時刻証明書）の発行を要求するものである。時刻認証サーバ４では、図示しない時刻配信局から時刻の認証を受け、文書管理サーバ１から取得したダイジェストデータに時刻情報を付与したものを、時刻認証サーバ４の秘密鍵で暗号化することでタイムスタンプが作成され、タイムスタンプを時刻認証サーバ４の公開鍵で復号化することにより改ざんのない作成日時を取得することができる。
【００３９】
ユーザ管理部１８は、複合機２を使用する際や文書管理クライアント３から文書管理サーバ１にアクセスする際に行われるユーザ認証に必要なユーザ名（個人識別情報）及びパスワードなどのユーザ情報を管理するものであり、複合機２及び文書管理クライアント３でユーザ認証が行われる際に、そのユーザ認証に要するユーザ情報を複合機２及び文書管理クライアント３に提供する。
【００４０】
図３は、図１に示した複合機２の概略構成を示すブロック図である。複合機２は、ＣＰＵ２１と、メモリ２２と、画像メモリ２３と、操作パネル（改ざん防止指定手段）２４と、ファクシミリ制御部２５と、スキャナ制御部２６と、プリンタ制御部２７と、操作パネル制御部２８と、ネットワークインタフェース２９と、ユーザ認証部（ユーザ認証手段）３０とを有している。
【００４１】
この複合機２では、文書原稿の画像を光学的に読み取ることにより生成した画像情報が格納された文書データが所定のファイル形式（例えばTIFF、PDFなど）で作成され、この文書データがネットワークインタフェース２９及びＬＡＮを介して文書管理サーバ１に送信されて登録される。
【００４２】
またこの複合機２では、文書原稿の画像を読み取って文書管理サーバ１に登録する文書登録時に、改ざん防止処理として、電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方が必要か、あるいはいずれも必要ないかを操作パネル２４を用いてユーザに指定させ、これにより取得した改ざん防止に関する指定情報が文書管理サーバ１に送信されて登録される。
【００４３】
ユーザ認証部３０では、操作するユーザが複合機２の使用権限を有する者か否かを検証するユーザ認証が行われ、操作パネル２４を用いてユーザにユーザ名及びパスワードを入力させ、この入力内容が文書管理サーバ１のユーザ管理部１８の登録内容と一致してユーザ認証が成功した場合にのみ、複合機２の使用が許可される。
【００４４】
またこのユーザ認証部３０でユーザ認証が成功した場合、取得したユーザ名（個人識別情報）が、文書の処理権限を有するユーザとして文書管理サーバ１に登録される。
【００４５】
図４は、図１に示した文書管理クライアント３の概略構成を示すブロック図である。文書管理クライアント３は、ＣＰＵ３１と、メモリ３２と、ＣＲＴ（表示手段）３３と、キーボード３４と、マウス３５と、表示制御部３６と、操作制御部３７と、ネットワークインタフェース３８と、ユーザ認証部（ユーザ認証手段）３９とを有している。
【００４６】
この文書管理クライアント（文書確認手段）３では、文書管理サーバ１に登録された文書データを取得して、その文書データの内容をＣＲＴ３３に表示させて、文書データに不具合があるか否かをユーザに確認させる文書確認が行われ、このとき、改ざん防止処理として、電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方を実施するか、あるいはいずれも実施しないかをユーザに指示させ、これに応じて文書管理サーバ１で電子署名やタイムスタンプの作成処理が実行される。
【００４７】
この文書確認では、文書管理サーバ１に登録された文書データのうち、未処理の文書、すなわち複合機２での文書登録時に改ざん防止が必要との指定がなされているのに未だ処理が実施されていない文書データが、文書管理サーバ１の文書管理データベース部１９にて検索されて、その文書データの内容が文書管理クライアント３のＣＲＴ３３に表示され、ユーザは未処理の文書を容易に確認することができる。
【００４８】
ユーザ認証部３９では、操作するユーザが文書管理サーバ１にアクセスする権限を有する者か否かを検証するユーザ認証が行われ、キーボード３４を用いてユーザにユーザ名及びパスワードを入力させ、この入力内容が文書管理サーバ１のユーザ管理部１８の登録内容と一致してユーザ認証が成功した場合にのみ、文書管理サーバ１へのアクセスが許可される。
【００４９】
図５は、図２に示した文書管理サーバ１の文書管理データベース部１９の登録内容を示している。文書管理データベース部１９では、文書管理クライアント３での検索指示に応じて、未処理の文書、すなわち改ざん防止が必要との指定があるにもかかわらず未だ改ざん防止が実施されていない文書を検索するための文書管理データベースが構築されている。
【００５０】
この文書管理データベースでは、文書名に対応させて、登録ユーザ、及び改ざん防止としての電子署名及びタイムスタンプの各処理が必要か否か、及びこれらの処理が必要な場合に既に処理がなされているか否かに関する情報が登録されている。
【００５１】
文書名は、ハードディスク１３に保存された文書データの識別情報、例えばファイル名である。登録ユーザは、文書の処理権限を有するユーザの識別名称（個人識別情報）、すなわち複合機２にて文書原稿を読み取って文書管理サーバ１に登録する文書登録時にユーザ認証部３０で取得したユーザ名である。
【００５２】
電子署名及びタイムスタンプに関する情報は、複合機２での文書登録時に行われる指定操作により取得した改ざん防止に関する指定情報と、文書管理クライアント３での文書確認時に行われる改ざん防止の指示を受けて実行された改ざん防止処理の結果情報とに基づくものであり、複合機２での文書登録時に必要ないとの指定があれば「不要」となり、文書登録時に必要との指定があり、且つ未だ処理が実施されていない場合には「未処理」となり、処理が実施されていれば「処理済み」となる。
【００５３】
図６は、図３に示した複合機２の操作パネル２４に表示されるメニュー画面を示している。このメニュー画面は、操作パネル２４上の所要のボタン操作でスキャナモード（文書の画像を読み取るモード）を選択することで表示される。なお、複合機２の操作パネル２４の表示部はタッチパネルディスプレイで構成されている。
【００５４】
このメニュー画面では、「ｅ−文書」のボタン６１を操作することで、読み取った文書を文書管理サーバ１に登録する「ｅ−文書保存」に関するジョブを選択するボタンがジョブ表示選択部６２に表示される。これらのジョブは、ユーザにより予め設定されたものである。
【００５５】
ここでは、改ざん防止として電子署名のみを実施する「ｅ−文書保存（署名あり）」、改ざん防止として電子署名及びタイムスタンプの双方を実施する「ｅ−文書保存（署名，タイムスタンプ）」、改ざん防止を実施しない「ｅ−文書保存（署名なし）」、改ざん防止としてタイムスタンプのみを実施する「ｅ−文書保存（タイムスタンプあり）」の各ジョブを選択するボタン６３〜６６が表示されている。
【００５６】
ここで、ユーザが所要のボタン６３〜６６を操作した上で、操作パネル２４上の図示しないスタートボタンを操作すると、文書の画像を読み取る動作が開始されて文書データが作成され、また操作されたボタン６３〜６６に応じて、改ざん防止に関する指定情報、すなわち電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方が必要か、あるいはいずれも必要ないかを指定する情報が作成され、この改ざん防止に関する指定情報と文書データとが文書管理サーバ１に送信されて、文書管理サーバ１のハードディスク１３に保存され、また文書管理データベース部１９に登録される。
【００５７】
図７・図８は、図４に示した文書管理クライアント３のＣＲＴ３３に表示される文書検索画面を示している。この文書検索画面は、文書管理クライアント３にてｅ−文書のアプリケーションを起動させて図示しないメニュー画面で文書検索を選択することで表示される。
【００５８】
図７に示す文書検索画面では、検索方法を選択する検索方法表示選択部７１が表示され、ここで、未処理の文書を検索する「しかかり検索」のボタン７２を操作すると、検索条件を選択する検索条件選択部７３が表示され、ここで、「自分のみ」を選択して、検索ボタン７４を操作すると、ユーザが処理権限を有する文書、すなわちユーザが複合機２にてユーザ認証を経て読み取りを行った文書で、且つ未処理の文書、すなわち改ざん防止処理が必要との指定があるにもかかわらず未だ改ざん防止処理が行われていない文書を検索する処理が実行される。
【００５９】
このしかかり検索により該当する文書が見つかると、一覧表示選択部７５に該当する文書に関するファイル名、登録日時、ユーザ名、並びに電子署名及びタイムスタンプの要不要及び有無が表示される。この一覧表示選択部７５にて所要の文書を選択して「選択ファイル表示」のボタン７６を操作すると、一覧表示選択部７５が、図８に示すように、文書の画像を表示する文書表示部８１に切り替わり、ここで文書の内容を確認することができる。
【００６０】
図８に示す文書検索画面では、改ざん防止処理の方式及び文書の削除を選択する処理方法表示選択部８２が表示され、ここでは、電子署名のみを実施する「電子署名」、タイムスタンプのみを実施する「タイムスタンプ」、電子署名及びタイムスタンプの双方を実施する「電子署名＋タイムスタンプ」、文書を削除する「削除」の各ボタン８３〜８６が表示され、文書表示部８１に表示された文書の内容を確認して不具合がなければ、「電子署名」、「タイムスタンプ」、及び「電子署名＋タイムスタンプ」のいずれかのボタン８３〜８５を操作して、所要の改ざん防止を実施させる。他方、落丁などの不具合があれば、「削除」のボタン８６を操作して該当する文書データを削除し、再度、原稿の読み取りからやり直す。
【００６１】
またこの文書検索画面では、「一覧表示」のボタン８７が表示され、このボタン８７を操作すると、図７に示した文書検索画面に戻り、ここで別の文書を選択することで別の文書の確認に移ることができる。
【００６２】
図９は、図１に示した複合機２及び文書管理サーバ１で行われる文書登録の手順を示すフロー図である。まず複合機２においてユーザが名前とパスワードを入力して、操作するユーザが複合機２の使用権限を有するか否かのユーザ認証がユーザ認証部３０にて行われ（ステップ１０１）、このとき文書管理サーバ１においてユーザ管理部１８にて読み出されたユーザ情報が複合機２に送信され（ステップ２０１）、そのユーザ情報に基づいて複合機２においてユーザ認証が行われる。
【００６３】
このユーザ認証が成功した後、ユーザが操作パネル２４上の所要のボタンを操作すると、このボタン操作に応じた画面の作成要求が文書管理サーバ１に対して行われ、これに応じて文書管理サーバ１の操作パネル管理部１５において画面を作成する処理が行われて、その画面情報が複合機２に送信され（ステップ２０２）、複合機２では文書管理サーバ１から取得した画面情報に基づいて操作パネル２４の表示部に所要の画面が表示される。
【００６４】
これにより複合機２において操作パネル２４の表示部に図６に示したメニュー画面が表示され（ステップ１０２）、このメニュー画面でユーザによりジョブを選択する操作が行われ（ステップ１０３）、ここで選択されたジョブに応じて、改ざん防止に関する指定情報、すなわち電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方が必要か、あるいはいずれも必要ないかを指定する情報が作成される。
【００６５】
そして原稿の画像を読み取る処理が行われ（ステップ１０４）、これにより取得した文書データ、ユーザ認証（ステップ１０１）で取得したユーザ名、及びパネル操作（ステップ１０３）で取得した改ざん防止に関する指定情報が文書管理サーバ１に送信され（ステップ１０５）、文書管理サーバ１において受信した文書データがハードディスク１３に保存され、またユーザ名及び改ざん防止に関する指定情報を文書管理データベースに登録する処理が文書管理データベース部１９にて行われる（ステップ２０３）。
【００６６】
図１０は、図１に示した文書管理クライアント３及び文書管理サーバ１で行われる文書確認及び改ざん防止処理の手順を示すフロー図である。まず文書管理クライアント３においてｅ−文書のアプリケーションを起動させて表示される図示しないユーザ認証画面でユーザが名前とパスワードを入力してユーザ認証がユーザ認証部３９にて行われ（ステップ３０１）、このとき文書管理サーバ１においてユーザ管理部１８にて読み出されたユーザ情報が複合機２に送信され（ステップ４０１）、そのユーザ情報に基づいて複合機２においてユーザ認証が行われる。
【００６７】
このユーザ認証が成功した後、ユーザが所要の操作を行うと、図７に示した文書検索画面が表示され、この文書検索画面でユーザが所要の検索条件を選択して検索を指示するとステップ３０２）、指定された検索条件に基づいて文書管理サーバ１の文書管理データベース部１９にて文書検索が行われ（ステップ４０２）、該当する文書が見つかるとその文書データあるいは文書データを所要の解像度に縮小処理したサムネイル画像データが文書管理クライアント３に送信される（ステップ４０３）。
【００６８】
これにより文書管理クライアント３において図８に示した文書検索画面の文書表示部８１に文書の画像が表示され（ステップ３０３）、ユーザは落丁や２重読取などの不具合があるか否かを確認して、所要の改ざん防止処理の方式及び文書の削除に関する指示を行う、すなわち不具合がなければ所要の改ざん防止を実施させるボタン８３〜８５を操作し、不具合があれば削除のボタン８６を操作し（ステップ３０４）、操作されたボタン８３〜８６に応じた指示情報が文書管理サーバ１に送信される。
【００６９】
文書管理サーバ１においては文書管理クライアント３からの指示情報を受信すると（ステップ４０４）、その指示内容に応じて（ステップ４０５）、電子署名及びタイムスタンプを作成する処理が署名処理部１６及びタイムスタンプ処理部１７にて行われる（ステップ４０６〜４０９）。また指示内容が文書の削除であれば文書をハードディスク１３及び文書管理データベース部１９から削除する処理が行われる（ステップ４１０）。
【００７０】
図１１は、本発明による文書管理システムの別の例を示すブロック図である。ここでは、複合機（画像読取装置）１１１が、前記の例での複合機２と同様に、ＣＰＵ（制御手段）２１と、メモリ２２と、画像メモリ２３と、操作パネル（改ざん防止指定手段）２４と、ファクシミリ制御部２５と、スキャナ制御部２６と、プリンタ制御部２７と、操作パネル制御部２８と、ネットワークインタフェース２９と、ユーザ認証部（ユーザ認証手段）３０とを有している。
【００７１】
またこの複合機１１１は、前記の例での文書管理サーバ１に設けられたハードディスク（データ蓄積手段）１３と、ＤＶＤ−Ｒドライブ（データ書込手段）１４と、署名処理部（改ざん防止処理手段）１６と、タイムスタンプ処理部（改ざん防止処理手段）１７と、ユーザ管理部１８と、文書管理データベース部（文書取得手段、管理情報登録手段）１９とを有している。
【００７２】
さらにこの複合機１１１では、前記の例での文書管理クライアント３と同様に、文書データの内容をユーザに閲覧させて、文書データに不具合があるか否かをユーザに確認させる文書確認を行うことができ、操作パネル（文書確認手段）２４の表示部に文書の画像が表示され、操作パネル２４のボタン操作により改ざん防止処理の方式及び文書の削除に関する指示を行うことができる。
【００７３】
この構成では、文書管理システムが複合機１１１のみで構築されるため、システム構成を簡素化して、文書管理に要する費用を削減することができる。
【００７４】
なお、前記の例では、複合機２のユーザ認証部３０及び文書管理クライアント３のユーザ認証部３９でのユーザ認証時に、ユーザにユーザ名及びパスワードを入力させるものとしたが、このようなユーザ認証方法に限定されるものではなく、例えばユーザが所持するＩＤカードをカードリーダに読み取らせて、操作するユーザを特定する構成としても良い。また操作するユーザを生体認証により特定する構成も可能である。
【００７５】
また、前記の例では、画像読取装置（複合機２）にて文書原稿の画像を読み取って文書管理サーバ１に登録するものとしたが、文書管理サーバ１に登録される文書データはこのような文書データに限定されるものではなく、例えば文書管理クライアント３にて所要のアプリケーションで作成された文書データや、外部から取得した文書データも可能である。
【産業上の利用可能性】
【００７６】
本発明にかかる文書管理システムは、改ざん防止の必要性のない文書データや不具合のある文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩む不都合を避けることができる効果を有し、文書を電子化して管理する文書管理システムなどとして有用である。
【図面の簡単な説明】
【００７７】
【図１】本発明による文書管理システムを示すシステム構成図
【図２】図１に示した文書管理サーバの概略構成を示すブロック図
【図３】図１に示した複合機の概略構成を示すブロック図
【図４】図１に示した文書管理クライアントの概略構成を示すブロック図
【図５】図２に示した文書管理サーバの文書管理データベース部の登録内容を示す図
【図６】図３に示した複合機の操作パネルに表示されるメニュー画面を示す図
【図７】図４に示した文書管理クライアントのＣＲＴに表示される文書検索画面を示す図
【図８】図４に示した文書管理クライアントのＣＲＴに表示される文書検索画面を示す図
【図９】図１に示した複合機及び文書管理サーバで行われる文書登録の手順を示すフロー図
【図１０】図１に示した文書管理クライアント及び文書管理サーバで行われる文書確認及び改ざん防止処理の手順を示すフロー図
【図１１】本発明による文書管理システムの別の例を示すブロック図
【符号の説明】
【００７８】
１ 文書管理サーバ（サーバ装置）
２ 複合機
３ 文書管理クライアント（文書確認手段、クライアント装置）
４ 時刻認証サーバ
１１ ＣＰＵ（制御手段）
１３ ハードディスク（データ蓄積手段）
１４ ＤＶＤ−Ｒドライブ（データ書込手段）
１６ 署名処理部（改ざん防止処理手段）
１７ タイムスタンプ処理部（改ざん防止処理手段）
１９ 文書管理データベース部（文書取得手段、管理情報登録手段）
２４ 操作パネル（改ざん防止指定手段）
３０ ユーザ認証部（ユーザ認証手段）
３９ ユーザ認証部（ユーザ認証手段）
６２ ジョブ表示選択部
６３〜６６ ボタン
７１ 検索方法表示選択部
７３ 検索条件選択部
７５ 一覧表示選択部
８１ 文書表示部
８２ 処理方法表示選択部
８３〜８６ ボタン
１１１ 複合機（画像読取装置）
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を電子化して管理する文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、ｅ−文書法の施行により、従来、紙で保存が義務付けられていた文書の電子化が容認されるようになり、電子化された多数の文書を蓄積して一元管理する文書管理システムにおいても、管理対象となる文書データに対して、改ざんがなく真正であることを公式に証明する公証性を与えることが要望されている。
【０００３】
このような文書データに公証性を与える技術としては、従来、文書原稿の読み取りにより生成した画像データにその作成者や作成日時などの管理情報を電子透かしとして付加した上で蓄積する方法が知られている（特許文献１参照）。また文書原稿を読み取った後に時刻認証サーバにタイムスタンプを発行させてそのタイムスタンプと共に文書データを蓄積する方法が知られている（特許文献２参照）。
【特許文献１】特開２００２−９４７７０号公報（第１図、第２図）
【特許文献２】特開２００５−１２３９８０号公報（第１図、第４図）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかるに、文書管理システムで蓄積管理する文書データには、例えば重要性の低いものや適宜に編集するものなど、改ざん防止の必要性のないものもあり、また落丁や２重読取などの不具合があるために破棄すべき文書データで、改ざん防止が無駄になるものもある。
【０００５】
しかしながら、前記従来の技術では、文書管理システムへの文書の登録により一律に改ざん防止が実施されるため、第三者機関による有料のサービスを利用する場合には、改ざん防止の必要性のない文書データや不具合のある文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩む不都合が生じる。
【０００６】
本発明は、このような従来技術の問題点を解消するべく案出されたものであり、その主な目的は、改ざん防止の必要性のない文書データや不具合のある文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩む不都合を避けることができるように構成された文書管理システムを提供することにある。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、文書データが蓄積されるデータ蓄積手段と、文書データの改ざん防止処理を実行する改ざん防止処理手段と、ユーザの操作に応じて該当する文書データを前記データ蓄積手段から取り出す文書取得手段と、この文書取得手段で取得した文書データの内容をユーザに閲覧させて、ユーザの操作により改ざん防止を実施するか否かを指示させる文書確認手段と、この文書確認手段により改ざん防止を実施する指示があると、前記改ざん防止処理手段に改ざん防止処理を実行させる制御手段とを有する構成とする。
【発明の効果】
【０００８】
本発明によれば、改ざん防止を実施する文書データを改ざん防止の必要性に応じてユーザが適宜に取捨選択することができ、また文書データに不具合のないことを確認した上で改ざん防止処理を行わせることができるため、改ざん防止の必要性のない文書データや不具合のある文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩むことを避けることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
上記課題を解決するためになされた第１の発明は、文書データが蓄積されるデータ蓄積手段と、文書データの改ざん防止処理を実行する改ざん防止処理手段と、ユーザの操作に応じて該当する文書データを前記データ蓄積手段から取り出す文書取得手段と、この文書取得手段で取得した文書データの内容をユーザに閲覧させて、ユーザの操作により改ざん防止を実施するか否かを指示させる文書確認手段と、この文書確認手段により改ざん防止を実施する指示があると、前記改ざん防止処理手段に改ざん防止処理を実行させる制御手段とを有する構成とする。
【００１０】
これによると、改ざん防止を実施する文書データを改ざん防止の必要性に応じてユーザが適宜に取捨選択することができ、また文書データに不具合のないことを確認した上で改ざん防止処理を行わせることができるため、改ざん防止の必要性のない文書データや不具合のある文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩むことを避けることができる。
【００１１】
その上、文書データに不具合のないことを確認した上で改ざん防止処理が行われ、最終的にデータ蓄積手段に蓄積される前に不具合のある文書データが排除されるため、文書データを確実に不具合のない状態で蓄積することができる。
【００１２】
前記課題を解決するためになされた第２の発明は、前記第１の発明において、文書データの処理権限を有するユーザに関する個人識別情報を文書データに対応させて登録する管理情報登録手段と、ユーザから個人識別情報を取得するユーザ認証手段とを有し、前記文書取得手段が、前記ユーザ認証手段で取得した個人識別情報に基づいて前記管理情報登録手段を参照して、ユーザが処理権限を有する文書データを取り出す構成とする。
【００１３】
これによると、操作するユーザが処理権限を有する文書データに対してのみ文書の確認及び改ざん防止の指示が行われるため、改ざん防止が不正にあるいは誤って行われることを避けることができる。
【００１４】
前記課題を解決するためになされた第３の発明は、前記第１の発明において、前記文書確認手段が、前記改ざん防止処理手段で行われる改ざん防止処理として、電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方を実施するか、あるいはいずれも実施しないかをユーザに指示させる構成とする。
【００１５】
これによると、文書の種類などに応じて適切な改ざん防止を実施することができる。
【００１６】
この場合、電子署名は、文書データまたはそのダイジェストデータを所要の暗号鍵（例えば装置の秘密鍵）で暗号化したものであり、対応する復号鍵（例えば装置の公開鍵）で復号化することにより文書データの真正を検証することができる。またタイムスタンプ（時刻証明書）は、文書データまたはそのダイジェストデータに時刻情報を付与して所要の暗号鍵（例えば時刻認証機関の秘密鍵）で暗号化したものであり、対応する復号鍵（例えば時刻認証機関の公開鍵）で復号化することにより改ざんのない作成日時を取得することができる。
【００１７】
前記課題を解決するためになされた第４の発明は、前記第１の発明において、文書登録時にユーザの操作により改ざん防止が必要か否かを指定させる改ざん防止指定手段と、この改ざん防止指定手段により取得した改ざん防止に関する指定情報、及び前記改ざん防止処理手段で行われた改ざん防止処理の結果情報に基づいて、文書データごとに改ざん防止が必要か否か及び改ざん防止が実施済みか否かに関する情報が登録される管理情報登録手段とを有し、前記文書取得手段が、前記管理情報登録手段に登録された情報に基づいて改ざん防止が必要で且つ未だ改ざん防止が実施されていない文書データを取り出す構成とする。
【００１８】
これによると、ユーザは改ざん防止が必要で且つ未だ改ざん防止がなされていない文書のみ確認すれば良く、利便性が向上する。
【００１９】
前記課題を解決するためになされた第５の発明は、文書データが蓄積されるデータ蓄積手段と、文書データの改ざん防止処理を実行する改ざん防止処理手段と、文書登録時にユーザの操作により改ざん防止が必要か否かを指定させる改ざん防止指定手段と、この改ざん防止指定手段により改ざん防止が必要ないとの指定があると、前記改ざん防止処理手段に改ざん防止処理を実行させない制御手段とを有する構成とする。
【００２０】
これによると、改ざん防止を実施する文書データを改ざん防止の必要性に応じてユーザが適宜に取捨選択することができるため、改ざん防止の必要性のない文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩むことを避けることができる。
【００２１】
前記課題を解決するためになされた第６の発明は、前記第４もしくは第５の発明において、前記改ざん防止指定手段が、前記改ざん防止処理手段で行われる改ざん防止処理として、電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方が必要か、あるいはいずれも必要ないかをユーザに指定させる構成とする。
【００２２】
これによると、文書の種類などに応じて適切な改ざん防止を実施することができる。
【００２３】
前記課題を解決するためになされた第７の発明は、前記第１の発明において、互いにネットワーク接続されたサーバ装置とクライアント装置とを有し、前記サーバ装置が、前記データ蓄積手段、改ざん防止処理手段、文書取得手段、及び制御手段を備え、前記クライアント装置が、前記文書確認手段を備えた構成とする。
【００２４】
これによると、操作性に優れ且つ高解像度表示が可能な表示装置を備えたＰＣなどのクライアント装置にて、文書データの内容を確認することができるため、ユーザの利便性を高めることができる。
【００２５】
前記課題を解決するためになされた第８の発明は、前記第１の発明において、文書の画像を読み取って文書データを生成する画像読取装置を有し、この画像読取装置が、前記データ蓄積手段、改ざん防止処理手段、文書取得手段、文書確認手段、及び制御手段を備えた構成とする。
【００２６】
これによると、文書管理システムが画像読取装置のみで構築されるため、システム構成を簡素化して、文書管理に要する費用を削減することができる。
【００２７】
この場合、画像読取装置は、例えば画像読取機能のみを有するスキャナ装置、また画像読取機能を備えた画像形成装置である複写機、ファクシミリ装置、及び複合機などである。
【００２８】
前記課題を解決するためになされた第９の発明は、前記第１の発明において、前記データ蓄積手段に蓄積された文書データを、書き換え不能な大容量記憶媒体に保存するデータ書込手段を有する構成とする。
【００２９】
これによると、データ蓄積手段に蓄積された文書データを定期的に大容量記憶媒体に保存することで、装置の故障により文書データが消失することを避けることができ、文書データを長期間安全に保存することができる。特に、大容量記憶媒体には、文書確認手段により不具合のないことを確認された文書データが保存されるため、大容量記憶媒体が無駄になる不都合を避けることができる。
【００３０】
この場合、データ書込手段は、汎用性の高い大容量記憶媒体であるＤＶＤ−Ｒメディアに書込処理を行うＤＶＤ−Ｒドライブが好適である。
【００３１】
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照しながら説明する。
【００３２】
図１は、本発明による文書管理システムを示すシステム構成図である。この文書管理システムは、電子化された文書を蓄積すると共に蓄積された文書を一元的に管理する文書管理サーバ（サーバ装置）１と、スキャナ機能により文書原稿を読み取って文書管理サーバ１に登録する複合機２と、文書管理サーバ１に蓄積された文書を閲覧する文書管理クライアント（クライアント装置）３とを有している。文書管理サーバ１、複合機２、及び文書管理クライアント３はＬＡＮを介して相互に接続されている。
【００３３】
特に文書管理サーバ１では、文書データを長期間保存する間に故意にあるいは誤って文書データが改変されることがないように改ざん防止が実施された状態で文書データが蓄積され、改ざん防止処理として、電子署名やタイムスタンプを作成する処理が行われる。この文書管理サーバ１は、タイムスタンプ（時刻証明書）を発行する時刻認証サーバ４と、ＬＡＮ、ゲートウェイ５、及びＩＰ網を介して接続されている。
【００３４】
図２は、図１に示した文書管理サーバ１の概略構成を示すブロック図である。文書管理サーバ１は、ＣＰＵ（制御手段）１１と、メモリ１２と、ハードディスク（データ蓄積手段）１３と、ＤＶＤ−Ｒドライブ（データ書込手段）１４と、操作パネル管理部１５と、署名処理部（改ざん防止処理手段）１６と、タイムスタンプ処理部（改ざん防止処理手段）１７と、ユーザ管理部１８と、文書管理データベース部（文書取得手段、管理情報登録手段）１９と、ネットワークインタフェース２０とを有している。
【００３５】
ハードディスク１３では、複合機２での文書原稿の読み取りにより取得した文書データが蓄積され、特に文書データの改ざん防止を実施した場合には、その文書データに関する改ざん防止データ、すなわち電子署名及びタイムスタンプが文書データと共に蓄積される。
【００３６】
ＤＶＤ−Ｒドライブ１４は、書き換え不能な大容量記憶媒体であるＤＶＤ−Ｒメディアに書込処理を行うものであり、装置の故障に備えて、ハードディスク１３に蓄積された文書データ及びその文書データに関する改ざん防止データ、すなわち電子署名及びタイムスタンプが定期的に保存される。
【００３７】
署名処理部１６は、電子署名を作成するものであり、この電子署名は、文書データのダイジェストデータ（例えばハッシュ関数により得られるハッシュ値）を、文書管理サーバ１が保持する秘密鍵で暗号化して作成される。またこの電子署名の作成にあたっては、その真正を証明する電子証明書が認証機関から予め発行され、この電子証明書から取り出された公開鍵により電子署名を復号化することで文書データの改ざんの有無を検証することができる。
【００３８】
タイムスタンプ処理部１７は、時刻認証サーバ４に対して文書データのダイジェストデータ（例えばハッシュ関数により得られるハッシュ値）を送信して、タイムスタンプ（時刻証明書）の発行を要求するものである。時刻認証サーバ４では、図示しない時刻配信局から時刻の認証を受け、文書管理サーバ１から取得したダイジェストデータに時刻情報を付与したものを、時刻認証サーバ４の秘密鍵で暗号化することでタイムスタンプが作成され、タイムスタンプを時刻認証サーバ４の公開鍵で復号化することにより改ざんのない作成日時を取得することができる。
【００３９】
ユーザ管理部１８は、複合機２を使用する際や文書管理クライアント３から文書管理サーバ１にアクセスする際に行われるユーザ認証に必要なユーザ名（個人識別情報）及びパスワードなどのユーザ情報を管理するものであり、複合機２及び文書管理クライアント３でユーザ認証が行われる際に、そのユーザ認証に要するユーザ情報を複合機２及び文書管理クライアント３に提供する。
【００４０】
図３は、図１に示した複合機２の概略構成を示すブロック図である。複合機２は、ＣＰＵ２１と、メモリ２２と、画像メモリ２３と、操作パネル（改ざん防止指定手段）２４と、ファクシミリ制御部２５と、スキャナ制御部２６と、プリンタ制御部２７と、操作パネル制御部２８と、ネットワークインタフェース２９と、ユーザ認証部（ユーザ認証手段）３０とを有している。
【００４１】
この複合機２では、文書原稿の画像を光学的に読み取ることにより生成した画像情報が格納された文書データが所定のファイル形式（例えばTIFF、PDFなど）で作成され、この文書データがネットワークインタフェース２９及びＬＡＮを介して文書管理サーバ１に送信されて登録される。
【００４２】
またこの複合機２では、文書原稿の画像を読み取って文書管理サーバ１に登録する文書登録時に、改ざん防止処理として、電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方が必要か、あるいはいずれも必要ないかを操作パネル２４を用いてユーザに指定させ、これにより取得した改ざん防止に関する指定情報が文書管理サーバ１に送信されて登録される。
【００４３】
ユーザ認証部３０では、操作するユーザが複合機２の使用権限を有する者か否かを検証するユーザ認証が行われ、操作パネル２４を用いてユーザにユーザ名及びパスワードを入力させ、この入力内容が文書管理サーバ１のユーザ管理部１８の登録内容と一致してユーザ認証が成功した場合にのみ、複合機２の使用が許可される。
【００４４】
またこのユーザ認証部３０でユーザ認証が成功した場合、取得したユーザ名（個人識別情報）が、文書の処理権限を有するユーザとして文書管理サーバ１に登録される。
【００４５】
図４は、図１に示した文書管理クライアント３の概略構成を示すブロック図である。文書管理クライアント３は、ＣＰＵ３１と、メモリ３２と、ＣＲＴ（表示手段）３３と、キーボード３４と、マウス３５と、表示制御部３６と、操作制御部３７と、ネットワークインタフェース３８と、ユーザ認証部（ユーザ認証手段）３９とを有している。
【００４６】
この文書管理クライアント（文書確認手段）３では、文書管理サーバ１に登録された文書データを取得して、その文書データの内容をＣＲＴ３３に表示させて、文書データに不具合があるか否かをユーザに確認させる文書確認が行われ、このとき、改ざん防止処理として、電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方を実施するか、あるいはいずれも実施しないかをユーザに指示させ、これに応じて文書管理サーバ１で電子署名やタイムスタンプの作成処理が実行される。
【００４７】
この文書確認では、文書管理サーバ１に登録された文書データのうち、未処理の文書、すなわち複合機２での文書登録時に改ざん防止が必要との指定がなされているのに未だ処理が実施されていない文書データが、文書管理サーバ１の文書管理データベース部１９にて検索されて、その文書データの内容が文書管理クライアント３のＣＲＴ３３に表示され、ユーザは未処理の文書を容易に確認することができる。
【００４８】
ユーザ認証部３９では、操作するユーザが文書管理サーバ１にアクセスする権限を有する者か否かを検証するユーザ認証が行われ、キーボード３４を用いてユーザにユーザ名及びパスワードを入力させ、この入力内容が文書管理サーバ１のユーザ管理部１８の登録内容と一致してユーザ認証が成功した場合にのみ、文書管理サーバ１へのアクセスが許可される。
【００４９】
図５は、図２に示した文書管理サーバ１の文書管理データベース部１９の登録内容を示している。文書管理データベース部１９では、文書管理クライアント３での検索指示に応じて、未処理の文書、すなわち改ざん防止が必要との指定があるにもかかわらず未だ改ざん防止が実施されていない文書を検索するための文書管理データベースが構築されている。
【００５０】
この文書管理データベースでは、文書名に対応させて、登録ユーザ、及び改ざん防止としての電子署名及びタイムスタンプの各処理が必要か否か、及びこれらの処理が必要な場合に既に処理がなされているか否かに関する情報が登録されている。
【００５１】
文書名は、ハードディスク１３に保存された文書データの識別情報、例えばファイル名である。登録ユーザは、文書の処理権限を有するユーザの識別名称（個人識別情報）、すなわち複合機２にて文書原稿を読み取って文書管理サーバ１に登録する文書登録時にユーザ認証部３０で取得したユーザ名である。
【００５２】
電子署名及びタイムスタンプに関する情報は、複合機２での文書登録時に行われる指定操作により取得した改ざん防止に関する指定情報と、文書管理クライアント３での文書確認時に行われる改ざん防止の指示を受けて実行された改ざん防止処理の結果情報とに基づくものであり、複合機２での文書登録時に必要ないとの指定があれば「不要」となり、文書登録時に必要との指定があり、且つ未だ処理が実施されていない場合には「未処理」となり、処理が実施されていれば「処理済み」となる。
【００５３】
図６は、図３に示した複合機２の操作パネル２４に表示されるメニュー画面を示している。このメニュー画面は、操作パネル２４上の所要のボタン操作でスキャナモード（文書の画像を読み取るモード）を選択することで表示される。なお、複合機２の操作パネル２４の表示部はタッチパネルディスプレイで構成されている。
【００５４】
このメニュー画面では、「ｅ−文書」のボタン６１を操作することで、読み取った文書を文書管理サーバ１に登録する「ｅ−文書保存」に関するジョブを選択するボタンがジョブ表示選択部６２に表示される。これらのジョブは、ユーザにより予め設定されたものである。
【００５５】
ここでは、改ざん防止として電子署名のみを実施する「ｅ−文書保存（署名あり）」、改ざん防止として電子署名及びタイムスタンプの双方を実施する「ｅ−文書保存（署名，タイムスタンプ）」、改ざん防止を実施しない「ｅ−文書保存（署名なし）」、改ざん防止としてタイムスタンプのみを実施する「ｅ−文書保存（タイムスタンプあり）」の各ジョブを選択するボタン６３〜６６が表示されている。
【００５６】
ここで、ユーザが所要のボタン６３〜６６を操作した上で、操作パネル２４上の図示しないスタートボタンを操作すると、文書の画像を読み取る動作が開始されて文書データが作成され、また操作されたボタン６３〜６６に応じて、改ざん防止に関する指定情報、すなわち電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方が必要か、あるいはいずれも必要ないかを指定する情報が作成され、この改ざん防止に関する指定情報と文書データとが文書管理サーバ１に送信されて、文書管理サーバ１のハードディスク１３に保存され、また文書管理データベース部１９に登録される。
【００５７】
図７・図８は、図４に示した文書管理クライアント３のＣＲＴ３３に表示される文書検索画面を示している。この文書検索画面は、文書管理クライアント３にてｅ−文書のアプリケーションを起動させて図示しないメニュー画面で文書検索を選択することで表示される。
【００５８】
図７に示す文書検索画面では、検索方法を選択する検索方法表示選択部７１が表示され、ここで、未処理の文書を検索する「しかかり検索」のボタン７２を操作すると、検索条件を選択する検索条件選択部７３が表示され、ここで、「自分のみ」を選択して、検索ボタン７４を操作すると、ユーザが処理権限を有する文書、すなわちユーザが複合機２にてユーザ認証を経て読み取りを行った文書で、且つ未処理の文書、すなわち改ざん防止処理が必要との指定があるにもかかわらず未だ改ざん防止処理が行われていない文書を検索する処理が実行される。
【００５９】
このしかかり検索により該当する文書が見つかると、一覧表示選択部７５に該当する文書に関するファイル名、登録日時、ユーザ名、並びに電子署名及びタイムスタンプの要不要及び有無が表示される。この一覧表示選択部７５にて所要の文書を選択して「選択ファイル表示」のボタン７６を操作すると、一覧表示選択部７５が、図８に示すように、文書の画像を表示する文書表示部８１に切り替わり、ここで文書の内容を確認することができる。
【００６０】
図８に示す文書検索画面では、改ざん防止処理の方式及び文書の削除を選択する処理方法表示選択部８２が表示され、ここでは、電子署名のみを実施する「電子署名」、タイムスタンプのみを実施する「タイムスタンプ」、電子署名及びタイムスタンプの双方を実施する「電子署名＋タイムスタンプ」、文書を削除する「削除」の各ボタン８３〜８６が表示され、文書表示部８１に表示された文書の内容を確認して不具合がなければ、「電子署名」、「タイムスタンプ」、及び「電子署名＋タイムスタンプ」のいずれかのボタン８３〜８５を操作して、所要の改ざん防止を実施させる。他方、落丁などの不具合があれば、「削除」のボタン８６を操作して該当する文書データを削除し、再度、原稿の読み取りからやり直す。
【００６１】
またこの文書検索画面では、「一覧表示」のボタン８７が表示され、このボタン８７を操作すると、図７に示した文書検索画面に戻り、ここで別の文書を選択することで別の文書の確認に移ることができる。
【００６２】
図９は、図１に示した複合機２及び文書管理サーバ１で行われる文書登録の手順を示すフロー図である。まず複合機２においてユーザが名前とパスワードを入力して、操作するユーザが複合機２の使用権限を有するか否かのユーザ認証がユーザ認証部３０にて行われ（ステップ１０１）、このとき文書管理サーバ１においてユーザ管理部１８にて読み出されたユーザ情報が複合機２に送信され（ステップ２０１）、そのユーザ情報に基づいて複合機２においてユーザ認証が行われる。
【００６３】
このユーザ認証が成功した後、ユーザが操作パネル２４上の所要のボタンを操作すると、このボタン操作に応じた画面の作成要求が文書管理サーバ１に対して行われ、これに応じて文書管理サーバ１の操作パネル管理部１５において画面を作成する処理が行われて、その画面情報が複合機２に送信され（ステップ２０２）、複合機２では文書管理サーバ１から取得した画面情報に基づいて操作パネル２４の表示部に所要の画面が表示される。
【００６４】
これにより複合機２において操作パネル２４の表示部に図６に示したメニュー画面が表示され（ステップ１０２）、このメニュー画面でユーザによりジョブを選択する操作が行われ（ステップ１０３）、ここで選択されたジョブに応じて、改ざん防止に関する指定情報、すなわち電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方が必要か、あるいはいずれも必要ないかを指定する情報が作成される。
【００６５】
そして原稿の画像を読み取る処理が行われ（ステップ１０４）、これにより取得した文書データ、ユーザ認証（ステップ１０１）で取得したユーザ名、及びパネル操作（ステップ１０３）で取得した改ざん防止に関する指定情報が文書管理サーバ１に送信され（ステップ１０５）、文書管理サーバ１において受信した文書データがハードディスク１３に保存され、またユーザ名及び改ざん防止に関する指定情報を文書管理データベースに登録する処理が文書管理データベース部１９にて行われる（ステップ２０３）。
【００６６】
図１０は、図１に示した文書管理クライアント３及び文書管理サーバ１で行われる文書確認及び改ざん防止処理の手順を示すフロー図である。まず文書管理クライアント３においてｅ−文書のアプリケーションを起動させて表示される図示しないユーザ認証画面でユーザが名前とパスワードを入力してユーザ認証がユーザ認証部３９にて行われ（ステップ３０１）、このとき文書管理サーバ１においてユーザ管理部１８にて読み出されたユーザ情報が複合機２に送信され（ステップ４０１）、そのユーザ情報に基づいて複合機２においてユーザ認証が行われる。
【００６７】
このユーザ認証が成功した後、ユーザが所要の操作を行うと、図７に示した文書検索画面が表示され、この文書検索画面でユーザが所要の検索条件を選択して検索を指示するとステップ３０２）、指定された検索条件に基づいて文書管理サーバ１の文書管理データベース部１９にて文書検索が行われ（ステップ４０２）、該当する文書が見つかるとその文書データあるいは文書データを所要の解像度に縮小処理したサムネイル画像データが文書管理クライアント３に送信される（ステップ４０３）。
【００６８】
これにより文書管理クライアント３において図８に示した文書検索画面の文書表示部８１に文書の画像が表示され（ステップ３０３）、ユーザは落丁や２重読取などの不具合があるか否かを確認して、所要の改ざん防止処理の方式及び文書の削除に関する指示を行う、すなわち不具合がなければ所要の改ざん防止を実施させるボタン８３〜８５を操作し、不具合があれば削除のボタン８６を操作し（ステップ３０４）、操作されたボタン８３〜８６に応じた指示情報が文書管理サーバ１に送信される。
【００６９】
文書管理サーバ１においては文書管理クライアント３からの指示情報を受信すると（ステップ４０４）、その指示内容に応じて（ステップ４０５）、電子署名及びタイムスタンプを作成する処理が署名処理部１６及びタイムスタンプ処理部１７にて行われる（ステップ４０６〜４０９）。また指示内容が文書の削除であれば文書をハードディスク１３及び文書管理データベース部１９から削除する処理が行われる（ステップ４１０）。
【００７０】
図１１は、本発明による文書管理システムの別の例を示すブロック図である。ここでは、複合機（画像読取装置）１１１が、前記の例での複合機２と同様に、ＣＰＵ（制御手段）２１と、メモリ２２と、画像メモリ２３と、操作パネル（改ざん防止指定手段）２４と、ファクシミリ制御部２５と、スキャナ制御部２６と、プリンタ制御部２７と、操作パネル制御部２８と、ネットワークインタフェース２９と、ユーザ認証部（ユーザ認証手段）３０とを有している。
【００７１】
またこの複合機１１１は、前記の例での文書管理サーバ１に設けられたハードディスク（データ蓄積手段）１３と、ＤＶＤ−Ｒドライブ（データ書込手段）１４と、署名処理部（改ざん防止処理手段）１６と、タイムスタンプ処理部（改ざん防止処理手段）１７と、ユーザ管理部１８と、文書管理データベース部（文書取得手段、管理情報登録手段）１９とを有している。
【００７２】
さらにこの複合機１１１では、前記の例での文書管理クライアント３と同様に、文書データの内容をユーザに閲覧させて、文書データに不具合があるか否かをユーザに確認させる文書確認を行うことができ、操作パネル（文書確認手段）２４の表示部に文書の画像が表示され、操作パネル２４のボタン操作により改ざん防止処理の方式及び文書の削除に関する指示を行うことができる。
【００７３】
この構成では、文書管理システムが複合機１１１のみで構築されるため、システム構成を簡素化して、文書管理に要する費用を削減することができる。
【００７４】
なお、前記の例では、複合機２のユーザ認証部３０及び文書管理クライアント３のユーザ認証部３９でのユーザ認証時に、ユーザにユーザ名及びパスワードを入力させるものとしたが、このようなユーザ認証方法に限定されるものではなく、例えばユーザが所持するＩＤカードをカードリーダに読み取らせて、操作するユーザを特定する構成としても良い。また操作するユーザを生体認証により特定する構成も可能である。
【００７５】
また、前記の例では、画像読取装置（複合機２）にて文書原稿の画像を読み取って文書管理サーバ１に登録するものとしたが、文書管理サーバ１に登録される文書データはこのような文書データに限定されるものではなく、例えば文書管理クライアント３にて所要のアプリケーションで作成された文書データや、外部から取得した文書データも可能である。
【産業上の利用可能性】
【００７６】
本発明にかかる文書管理システムは、改ざん防止の必要性のない文書データや不具合のある文書データに対する改ざん防止処理により無駄に費用が嵩む不都合を避けることができる効果を有し、文書を電子化して管理する文書管理システムなどとして有用である。
【図面の簡単な説明】
【００７７】
【図１】本発明による文書管理システムを示すシステム構成図
【図２】図１に示した文書管理サーバの概略構成を示すブロック図
【図３】図１に示した複合機の概略構成を示すブロック図
【図４】図１に示した文書管理クライアントの概略構成を示すブロック図
【図５】図２に示した文書管理サーバの文書管理データベース部の登録内容を示す図
【図６】図３に示した複合機の操作パネルに表示されるメニュー画面を示す図
【図７】図４に示した文書管理クライアントのＣＲＴに表示される文書検索画面を示す図
【図８】図４に示した文書管理クライアントのＣＲＴに表示される文書検索画面を示す図
【図９】図１に示した複合機及び文書管理サーバで行われる文書登録の手順を示すフロー図
【図１０】図１に示した文書管理クライアント及び文書管理サーバで行われる文書確認及び改ざん防止処理の手順を示すフロー図
【図１１】本発明による文書管理システムの別の例を示すブロック図
【符号の説明】
【００７８】
１ 文書管理サーバ（サーバ装置）
２ 複合機
３ 文書管理クライアント（文書確認手段、クライアント装置）
４ 時刻認証サーバ
１１ ＣＰＵ（制御手段）
１３ ハードディスク（データ蓄積手段）
１４ ＤＶＤ−Ｒドライブ（データ書込手段）
１６ 署名処理部（改ざん防止処理手段）
１７ タイムスタンプ処理部（改ざん防止処理手段）
１９ 文書管理データベース部（文書取得手段、管理情報登録手段）
２４ 操作パネル（改ざん防止指定手段）
３０ ユーザ認証部（ユーザ認証手段）
３９ ユーザ認証部（ユーザ認証手段）
６２ ジョブ表示選択部
６３〜６６ ボタン
７１ 検索方法表示選択部
７３ 検索条件選択部
７５ 一覧表示選択部
８１ 文書表示部
８２ 処理方法表示選択部
８３〜８６ ボタン
１１１ 複合機（画像読取装置）
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書データが蓄積されるデータ蓄積手段と、
文書データの改ざん防止処理を実行する改ざん防止処理手段と、
ユーザの操作に応じて該当する文書データを前記データ蓄積手段から取り出す文書取得手段と、
この文書取得手段で取得した文書データの内容をユーザに閲覧させて、ユーザの操作により改ざん防止を実施するか否かを指示させる文書確認手段と、
この文書確認手段により改ざん防止を実施する指示があると、前記改ざん防止処理手段に改ざん防止処理を実行させる制御手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書データの処理権限を有するユーザに関する個人識別情報を文書データに対応させて登録する管理情報登録手段と、
ユーザから個人識別情報を取得するユーザ認証手段とを有し、
前記文書取得手段が、前記ユーザ認証手段で取得した個人識別情報に基づいて前記管理情報登録手段を参照して、ユーザが処理権限を有する文書データを取り出すことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書確認手段が、前記改ざん防止処理手段で行われる改ざん防止処理として、電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方を実施するか、あるいはいずれも実施しないかをユーザに指示させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
文書登録時にユーザの操作により改ざん防止が必要か否かを指定させる改ざん防止指定手段と、
この改ざん防止指定手段により取得した改ざん防止に関する指定情報、及び前記改ざん防止処理手段で行われた改ざん防止処理の結果情報に基づいて、文書データごとに改ざん防止が必要か否か及び改ざん防止が実施済みか否かに関する情報が登録される管理情報登録手段とを有し、
前記文書取得手段が、前記管理情報登録手段に登録された情報に基づいて改ざん防止が必要で且つ未だ改ざん防止が実施されていない文書データを取り出すことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項５】
文書データが蓄積されるデータ蓄積手段と、
文書データの改ざん防止処理を実行する改ざん防止処理手段と、
文書登録時にユーザの操作により改ざん防止が必要か否かを指定させる改ざん防止指定手段と、
この改ざん防止指定手段により改ざん防止が必要ないとの指定があると、前記改ざん防止処理手段に改ざん防止処理を実行させない制御手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
前記改ざん防止指定手段が、前記改ざん防止処理手段で行われる改ざん防止処理として、電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方が必要か、あるいはいずれも必要ないかをユーザに指定させることを特徴とする請求項４もしくは請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
互いにネットワーク接続されたサーバ装置とクライアント装置とを有し、
前記サーバ装置が、前記データ蓄積手段、改ざん防止処理手段、文書取得手段、及び制御手段を備え、
前記クライアント装置が、前記文書確認手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項８】
文書の画像を読み取って文書データを生成する画像読取装置を有し、
この画像読取装置が、前記データ蓄積手段、改ざん防止処理手段、文書取得手段、文書確認手段、及び制御手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記データ蓄積手段に蓄積された文書データを、書き換え不能な大容量記憶媒体に保存するデータ書込手段を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項１】
文書データが蓄積されるデータ蓄積手段と、
文書データの改ざん防止処理を実行する改ざん防止処理手段と、
ユーザの操作に応じて該当する文書データを前記データ蓄積手段から取り出す文書取得手段と、
この文書取得手段で取得した文書データの内容をユーザに閲覧させて、ユーザの操作により改ざん防止を実施するか否かを指示させる文書確認手段と、
この文書確認手段により改ざん防止を実施する指示があると、前記改ざん防止処理手段に改ざん防止処理を実行させる制御手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書データの処理権限を有するユーザに関する個人識別情報を文書データに対応させて登録する管理情報登録手段と、
ユーザから個人識別情報を取得するユーザ認証手段とを有し、
前記文書取得手段が、前記ユーザ認証手段で取得した個人識別情報に基づいて前記管理情報登録手段を参照して、ユーザが処理権限を有する文書データを取り出すことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記文書確認手段が、前記改ざん防止処理手段で行われる改ざん防止処理として、電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方を実施するか、あるいはいずれも実施しないかをユーザに指示させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項４】
文書登録時にユーザの操作により改ざん防止が必要か否かを指定させる改ざん防止指定手段と、
この改ざん防止指定手段により取得した改ざん防止に関する指定情報、及び前記改ざん防止処理手段で行われた改ざん防止処理の結果情報に基づいて、文書データごとに改ざん防止が必要か否か及び改ざん防止が実施済みか否かに関する情報が登録される管理情報登録手段とを有し、
前記文書取得手段が、前記管理情報登録手段に登録された情報に基づいて改ざん防止が必要で且つ未だ改ざん防止が実施されていない文書データを取り出すことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項５】
文書データが蓄積されるデータ蓄積手段と、
文書データの改ざん防止処理を実行する改ざん防止処理手段と、
文書登録時にユーザの操作により改ざん防止が必要か否かを指定させる改ざん防止指定手段と、
この改ざん防止指定手段により改ざん防止が必要ないとの指定があると、前記改ざん防止処理手段に改ざん防止処理を実行させない制御手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項６】
前記改ざん防止指定手段が、前記改ざん防止処理手段で行われる改ざん防止処理として、電子署名及びタイムスタンプのいずれか一方または双方が必要か、あるいはいずれも必要ないかをユーザに指定させることを特徴とする請求項４もしくは請求項５に記載の文書管理システム。
【請求項７】
互いにネットワーク接続されたサーバ装置とクライアント装置とを有し、
前記サーバ装置が、前記データ蓄積手段、改ざん防止処理手段、文書取得手段、及び制御手段を備え、
前記クライアント装置が、前記文書確認手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項８】
文書の画像を読み取って文書データを生成する画像読取装置を有し、
この画像読取装置が、前記データ蓄積手段、改ざん防止処理手段、文書取得手段、文書確認手段、及び制御手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記データ蓄積手段に蓄積された文書データを、書き換え不能な大容量記憶媒体に保存するデータ書込手段を有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【公開番号】特開２００８−９７５１７（Ｐ２００８−９７５１７Ａ）
【公開日】平成２０年４月２４日（２００８．４．２４）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００６−２８１５１０（Ｐ２００６−２８１５１０）
【出願日】平成１８年１０月１６日（２００６．１０．１６）
【出願人】（０００００５８２１）松下電器産業株式会社 (73,050)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２０年４月２４日（２００８．４．２４）
【国際特許分類】
【出願日】平成１８年１０月１６日（２００６．１０．１６）
【出願人】（０００００５８２１）松下電器産業株式会社 (73,050)
【Ｆターム（参考）】
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