文書管理システム
【課題】誤って文書が廃棄されることを防止することを技術的課題とする。
【解決手段】文書（２０）に付与された文書識別情報（２０ａ）と前記文書（２０）の保管期間とを少なくとも含む管理情報を記憶する文書管理情報記憶手段と、文書（２０）に付与された文書識別情報（２０ａ）を読取る識別情報読取部材（２４）と、前記識別情報読取部材（２４）で読取られた文書識別情報（２０ａ）に基づいて、前記文書（２０）が所定の読取り条件を満たす場合に、前記文書（２０）の画像を読取る文書読取部材（２９）と、前記文書（２０）が所定の廃棄条件を満たす場合に、文書廃棄部材（３４）を制御して前記文書（２０）を廃棄する文書廃棄部材制御手段と、前記文書読取部材（２９）によって読取られた前記文書（２０）の画像を記憶する文書画像記憶手段と、を備えた文書管理システム（Ｓ）。
【解決手段】文書（２０）に付与された文書識別情報（２０ａ）と前記文書（２０）の保管期間とを少なくとも含む管理情報を記憶する文書管理情報記憶手段と、文書（２０）に付与された文書識別情報（２０ａ）を読取る識別情報読取部材（２４）と、前記識別情報読取部材（２４）で読取られた文書識別情報（２０ａ）に基づいて、前記文書（２０）が所定の読取り条件を満たす場合に、前記文書（２０）の画像を読取る文書読取部材（２９）と、前記文書（２０）が所定の廃棄条件を満たす場合に、文書廃棄部材（３４）を制御して前記文書（２０）を廃棄する文書廃棄部材制御手段と、前記文書読取部材（２９）によって読取られた前記文書（２０）の画像を記憶する文書画像記憶手段と、を備えた文書管理システム（Ｓ）。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を管理する文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、企業のオフィスや市役所などの公共機関では、部外秘や社外秘などの機密文書を扱うことが多い。こうした機密文書の原本は、第三者への漏洩を防止するために、厳重な管理のもとで保管される。また、不要になった機密文書は、シュレッダなどを用いて廃棄される。
このような、文書の保管や廃棄等の管理に関する技術として、下記の特許文献１ないし特許文献４記載の技術が公知である。
【０００３】
特許文献１（特開２００５−１９０３６５号）には、印刷文書に対する文書ＩＤと印刷した用紙を識別する用紙ＩＤと印刷枚数をデータベースに登録して、印刷した文書の履歴を管理する出力文書管理システムが記載されている。特許文献１記載の技術では、予め用紙ＩＤが付与された専用の用紙を使用し、プリンタにより用紙に印刷する時点から文書の管理を開始しており、用紙に固有の用紙ＩＤによって、出力から廃棄までの紙文書の履歴を追跡可能としている。また、特許文献１記載の技術では、印刷した文書に対して、閲覧が許可される期間を設定することが可能となっており、未破棄文書を抽出し、当該未破棄文書の出力からの経過期間と、閲覧許可期間を比較し、許可されている期間を超過している場合には機密文書を保持しているユーザに破棄するように通知するという技術が開示されている。
【０００４】
特許文献２（特開平１１−３３９０２４号公報）には、廃棄する文書を取り込む文書取込手段と、前記文書取込手段により取り込まれた文書の画像を読み取り、読み取った画像から画像データを生成する画像データ生成手段と、前記画像データ生成手段により生成された画像データをネットワークへ送信する送信手段と、前記文書取込手段により取り込まれた文書を貯蓄する文書貯蓄手段と、を有する文書廃棄装置と、前記ネットワークに接続され、前記ネットワークから前記文書廃棄装置の送信手段により送信された画像データを受信する受信手段と、前記受信手段により受信された画像データを蓄積する蓄積手段と、前記蓄積手段により蓄積された画像データを表示・印刷する等、再利用する再利用手段と、を有する文書管理装置とからなる文書廃棄支援システムが開示されている。特許文献２記載の技術では、廃棄された文書を再利用するために廃棄文書の画像データを蓄積してファイリングしておく技術である。特許文献２記載の技術は、今後一切利用されない文書であると判断して廃棄した文書が後々再度必要となることが多いために、結果的に文書の廃棄という重大な決断を下すことができずに、文書が廃棄できずにたまってしまうという課題を解決するための発明である。
【０００５】
特許文献３（特開２００２−３４２３２９号公報）には、廃棄される文書を再利用するために、廃棄される書類を読取って蓄積し、蓄積情報を利用して廃棄された画像データの検索可能とする技術が記載されている。すなわち、特許文献３には、廃棄される書類を電子化してファイリングする技術が記載されている。
特許文献４（特開２００３−６２４７６号公報）には、廃棄処理する書類から書類記載情報を取得し（読取り）、利用者の選択に応じて、書類記載情報を保管し、閲覧可能とする技術が記載されている。すなわち、特許文献４には、廃棄される書類を電子化して、利用者の選択に応じてファイリングする技術が記載されている。
【０００６】
【特許文献１】特開２００５−１９０３６５号公報（「００７４」〜「００７８」）
【特許文献２】特開平１１−３３９０２４号公報 （「００６２」、「００６７」）
【特許文献３】特開２００２−３４２３２９号公報（「００１１」〜「００１３」）
【特許文献４】特開２００３−６２４７６号公報（「００９４」、「０１３６」）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は前記事情に鑑み、誤って文書が廃棄されることを防止することを第１の技術的課題とする。
また、文書を後から確認可能とすることを第２の技術的課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
前記技術的課題を解決するために請求項１に記載の文書管理システムは、
文書に付与された文書を識別するための情報と前記文書の廃棄に関する情報とを少なくとも含む文書管理情報の管理を行う文書管理手段と、
文書に付与された文書を識別するための情報を読取る識別情報読取部材と、
前記識別情報読取部材で読取られた文書識別情報に基づいて、文書の保管期間が経過しているか否かを判別する保管期間判別手段と、
前記保管期間判別手段により、文書の保管期間が経過したと判別された場合に当該文書を廃棄するように制御する手段と、
前記保管期間判別手段により、文書の保管期間が経過していないと判別された場合に当該文書を容器に収容するとともに、少なくとも当該文書を識別するための情報を含む廃棄失敗情報を前記文書管理手段に送信する廃棄失敗情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする。
【０００９】
前記技術的課題を解決するために請求項２に記載の文書管理システムは、
文書に付与された文書を識別するための情報と前記文書の廃棄に関する情報とを少なくとも含む文書管理情報の管理を行う文書管理手段と、
文書に付与された文書を識別するための情報を読取る識別情報読取部材と、
文書を廃棄する廃棄者を特定する廃棄者認証手段と、
前記廃棄者認証手段により特定された廃棄者が、文書を廃棄する権限があるか否かを判別する廃棄権限判別手段と、
前記廃棄権限判別手段により、前記廃棄者が、文書を廃棄する権限があると判別した場合に当該文書を廃棄するように制御する手段と、
前記廃棄権限判別手段により、前記廃棄者が、文書を廃棄する権限がないと判別した場合に当該文書を容器に収容するとともに、少なくとも当該文書を識別するための情報および前記廃棄者の識別情報とを含む廃棄失敗情報を前記文書管理手段に送信する廃棄失敗情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする。
【００１０】
前記技術的課題を解決するために請求項３に記載の文書管理システムは、
文書に付与された文書を識別するための情報と前記文書の廃棄に関する情報とを少なくとも含む文書管理情報の管理を行う文書管理手段と、
文書に付与された文書を識別するための情報を読取る識別情報読取部材と、
文書に、文書を識別するための情報が含まれていない場合に、当該文書を廃棄するように制御する手段と、
文書に、文書を識別するための情報が含まれていない場合に、当該文書を容器に収容するとともに、少なくとも廃棄に失敗した廃棄失敗日の情報を含む廃棄失敗情報を前記文書管理手段に送信する廃棄失敗情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項１ないし３のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書を収容する容器が、施錠手段により施錠されていることを特徴とする。
【００１２】
請求項５に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書の画像を読取る文書読取り部材と、
前記文書読取り部材により読取られた前記画像を記憶する廃棄文書画像記憶手段と、
を備え、
前記文書が、保管期間が経過していないと判別された場合に、前記文書読取り部材が、前記文書の画像を読取ることを特徴とする。
【００１３】
請求項６に記載の発明は、請求項２に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書の画像を読取る文書読取り部材と、
前記文書読取り部材により読取られた前記画像を記憶する廃棄文書画像記憶手段と、
を備え、
前記廃棄者に廃棄権限がないと判別された場合に、前記文書読取り部材が、前記文書の画像を読取ることを特徴とする。
【００１４】
請求項７に記載の発明は、請求項３に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書の画像を読取る文書読取り部材と、
前記文書読取り部材により読取られた前記画像を記憶する廃棄文書画像記憶手段と、
を備え、
前記文書に、前記文書を識別するための情報が含まれていない場合に、前記文書読取り部材が、前記文書の画像を読取ることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
請求項１に記載の発明によれば、保管期間が経過していない場合に、誤って文書を廃棄することを防止できる。
請求項２に記載の発明によれば、廃棄権限がない廃棄者によって、誤って文書が廃棄されることを防止できる。
請求項３に記載の発明によれば、文書を識別するための情報が付与されていない文書を、誤って廃棄することを防止できる。
請求項４に記載の発明によれば、施錠されていない場合に比べて、容器から文書が取り出されて、誤って文書が廃棄されることが防止できる。
【００１６】
請求項５に記載の発明によれば、保管期間が経過していない文書が廃棄されようとした場合に、画像が読み取られ、後から文書を確認することができる。
請求項６に記載の発明によれば、廃棄権限がない廃棄者により文書が廃棄されようとした場合に、画像が読み取られ、後から文書を確認することができる。
請求項７に記載の発明によれば、文書を識別するための情報が含まれていない文書が廃棄されようとした場合に、画像が読み取られ、後から文書を確認することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
次に図面を参照しながら、本発明の実施の形態の具体例（実施例）を説明するが、本発明は以下の実施例に限定されるものではない。
なお、以下の図面を使用した説明において、理解の容易のために説明に必要な部材以外の図示は適宜省略されている。
【実施例１】
【００１８】
図１は本発明の実施例１の文書管理システムの全体説明図である。
図１において、実施例１の文書管理システムＳでは、インターネット回線１やローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）２を含む通信回線の一例であるネットワークＮを有する。前記ローカルエリアネットワーク２は、ルーターＲを介してインターネット回線１に接続されている。実施例１では、前記ローカルエリアネットワーク２には、廃棄者が使用する廃棄者端末３や、文書管理システムＳの管理者が使用する管理者端末４、監査等で廃棄の確認を証明する必要がある証明相手が使用する端末である証明相手使用端末６、文書の廃棄を行う文書廃棄装置７、画像情報の印刷が可能な画像形成装置８、文書管理システムＳで管理される文書の文書管理情報が管理される管理装置の一例である文書管理情報サーバ９が接続されており、相互に情報の送受信が可能である。
また、前記インターネット回線１には、時刻認証を行うための正確な時刻情報を提供する時刻認証局の時刻認証端末１１が接続されている。また、前記インターネット回線１には、廃棄者、管理者、証明相手等の利用者や、文書廃棄装置７から送受信する際に暗号化または復号化に使用される公開鍵情報を提供する公開鍵提供端末１２が接続されている。なお、前記時刻認証局として、従来公知のいわゆるタイムスタンプ局を利用可能であり、公開鍵提供端末として、従来公知の認証機関の公開鍵サーバを利用可能である。
【００１９】
前記各端末３，４，６や文書管理情報サーバ９は、コンピュータ装置により構成されており、コンピュータ本体Ｈ１と、ディスプレイＨ２と、キーボードＨ３やマウスＨ４等の入力装置、図示しないＨＤドライブ（ハードディスクドライブ）、ＣＤドライブ（コンパクトディスクドライブ）等により構成されている。前記端末等３，４，６，９には、コンピュータ装置の基本動作を制御する基本ソフト（オペレーティングシステム）や、文書作成ソフトウェアや作図ソフトウェア、電子メール送受信用のソフトウェア等のアプリケーションプログラム、画像形成装置８を制御するためのソフトウェアの一例であるドライバ等が組み込まれている。
前記画像形成装置８は、印刷用紙を給紙するための複数の給紙容器８ａと、印刷された用紙が排紙される排紙容器８ｂとを有している。なお、前記画像形成装置８は、プリンタ、ＦＡＸ、ネットワークスキャナ、複写機の機能を併せ持つ、従来公知の電子写真方式の複合機（例えば、特開２００４−２８７２９７号公報等参照）を使用可能であり、種々の画像形成装置を採用可能である。
【００２０】
図２は実施例１の文書廃棄装置の説明図であり、図２Ａは全体説明図、図２Ｂは平面図である。
図１、図２において、前記文書廃棄装置７は、作業者が入力等を行う入力部材１９が前面に支持されており、入力部材１９には、使用者認証用の認証情報記憶部材の一例であるＩＣカードが挿入されて、読取られるカード挿入口１９ａや、表示部１９ｂ、入力釦１９ｃ等が設けられている。前記文書廃棄装置７の上面には、廃棄される文書２０が収容される廃棄文書収容部２１を有する。前記廃棄文書収容部２１は、用紙搬送方向下流側に向かうにつれて下方に傾斜して形成されており、下端部には、廃棄される文書の前端縁が突き当てられる用紙突き当て部２２が支持されている。前記用紙突き当て部２２は、廃棄文書収容部２１の上面よりも上方に突出して文書の前端縁が突き当てられる突出位置（図２の実線参照）と、廃棄文書収容部２１の上面よりも下方に移動して文書が搬送可能となる搬送位置（図２の破線参照）と、の間で移動可能に構成されている。
前記用紙突き当て部２２の用紙搬送方向上流側には、用紙突き当て部２２まで文書が挿入されたことを検知する用紙検知部材の一例である用紙センサ２３が支持されている。前記用紙センサ２３の上方には、廃棄される文書２０に付与された文書識別画像２０ａを読取るための識別画像読取り部材２４が配置されている。実施例１の文書管理システムＳでは、前記文書識別画像２０ａとして、従来公知の２次元コードが採用されており、前記識別画像読取部材２４として文書識別画像２０ａを読取る光学系、いわゆる、コードリーダが使用されている。
【００２１】
前記識別画像読取部材２４の用紙搬送方向上流側には、廃棄文書収容部２１に収容された文書の上面に接触して回転し、廃棄文書２０を給紙する給紙部材２６が配置されている。実施例１の給紙部材２６は、昇降可能に構成されており、文書の上面に接触、離隔可能に構成されている。
前記給紙部材２６の下方の廃棄文書収容部２１上面には、廃棄文書２０が複数枚ある場合に１枚ずつに分離して捌く捌き部材２７が支持されている。実施例１の捌き部材２７は、捌き部材の一例であるパッド状の捌きパッドにより構成されている。
前記用紙突き当て部材２２の用紙搬送方向下流側には、廃棄される文書を搬送する搬送部材２８が支持されている。前記搬送部材２８の用紙搬送方向下流側には、廃棄される文書の画像を読取る文書読取装置２９が支持されている。実施例１の文書読取装置２９は、上下一対の文書読取部材２９ａ，２９ｂを有し、廃棄される文書の表裏両面を一度に読取り可能に構成されている。実施例１の前記文書読取部材２９ａ，２９ｂは、従来公知のいわゆるスキャナにより構成されている。
【００２２】
前記文書読取装置２９の下方には、用紙搬送路３１が形成されている。前記用紙搬送路３１は、細断、廃棄される文書が搬送される廃棄文書搬送路３１ａと、廃棄されない文書が搬送される非廃棄文書搬送路３１ｂとを有し、廃棄文書搬送路３１ａと非廃棄文書搬送路３１ｂとの分岐部には、廃棄文書搬送路３１ａおよび非廃棄文書搬送路３１ｂのいずれかに文書を案内する分岐案内部材３２が配置されている。
前記廃棄文書搬送路３１ａに搬送された廃棄文書２０は、廃棄搬送部材３３により搬送され、文書廃棄部材の一例としての細断装置３４により細断され、廃棄文書収容容器３６に収容され、廃棄される。
前記非廃棄文書搬送路３１ｂに搬送された文書２０は、非廃棄搬送部材３７により搬送され、廃棄文書収容部の一例である非廃棄文書収容容器３８に収容され、回収される。なお、実施例１の非廃棄文書収容容器３８は、廃棄されるべきでない文書が廃棄されようとした時に搬送されて収容される容器であり、非廃棄文書収容容器３８は図示しない施錠装置により施錠され、権限のある管理者等しか解錠できないように設定されている。
【００２３】
（実施例１の制御部の説明）
（管理装置の制御部の説明）
図３は実施例１の管理装置の制御部分が備えている各機能をブロック図（機能ブロック図）で示した図である。
図３において、管理装置９のコンピュータ本体Ｈ１は、外部との信号の入出力および入出力信号レベルの調節等を行うＩ／Ｏ（入出力インターフェース）、必要な処理を行うためのプログラムおよびデータ等が記憶されたＲＯＭ（リードオンリーメモリ）、必要なデータを一時的に記憶するためのＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）、ハードディスクやＲＯＭ等に記憶されたプログラムに応じた処理を行うＣＰＵ（中央演算処理装置）、ならびにクロック発振器等を有している。
前記構成の管理装置９は、前記ハードディスクやＲＯＭ等に記憶されたプログラムを実行することにより種々の機能を実現することができる。
【００２４】
前記管理装置９の前記ハードディスクドライブには、管理装置９の基本動作を制御する基本ソフト（オペレーティングシステム）ＯＳや、文書作成ソフトウェアや作図ソフトウェア等のアプリケーションプログラムＡＰ、文書管理プログラムＰ１が記憶されている。以下、従来公知のオペレーティングシステムＯＳやアプリケーションプログラムＡＰを除く各機能（制御手段）を説明する。
【００２５】
前記文書管理プログラムＰ１は、文書管理手段１０１と、管理装置用秘密鍵記憶手段１０２と、情報受信手段１０３と、未登録識別情報抽出手段１０４と、管理情報有無判別手段１０５と、情報送信手段１０６と、を有し、ネットワークＮに接続された各端末３，４，６や文書廃棄装置７等との間で情報の送受信をして、文書の作成や、廃棄等がされたことを管理する。
前記文書管理手段１０１は、文書管理情報記憶手段１０１Ａを有し、各端末３，４，６や文書廃棄装置７から送信された文書の作成や廃棄に関する情報に応じて、文書情報の新規登録、更新等の管理を行う。
【００２６】
図４は、実施例１の文書管理情報の説明図である。
前記文書管理情報記憶手段１０１Ａは、文書識別情報記憶手段１０１Ａ１と、文書作成時刻記憶手段１０１Ａ２と、保管期限記憶手段１０１Ａ３と、文書作成者記憶手段１０１Ａ４と、廃棄権限記憶手段の一例としての文書管理者記憶手段１０１Ａ５と、廃棄時刻記憶手段１０１Ａ６と、廃棄者記憶手段１０１Ａ７と、廃棄文書画像記憶手段１０１Ａ８と、廃棄失敗情報記憶手段１０１Ａ９と、を有し、文書の作成や廃棄を管理する文書管理情報を記憶する。図４において、実施例１の文書管理情報記憶手段１０１Ａに記憶される文書管理情報は、文書識別情報の一例である処理ＩＤと、文書が作成された時刻である文書作成時刻の一例である文書作成日と、文書の保管期限と、文書を作成した文書作成者の識別情報の一例である文書作成者ＩＤと、文書の管理者の識別情報の一例である文書管理者ＩＤと、管理される文書の種類である文書種類と、読取られた文書の画像情報の一例である文書画像データと、文書が廃棄された廃棄時刻の一例である文書廃棄日と、文書が廃棄された文書廃棄装置７を特定する廃棄装置識別情報の一例である文書廃棄装置ＩＤと、文書を廃棄した文書廃棄者の識別情報の一例である文書廃棄者ＩＤと、廃棄された文書の画像情報の一例である廃棄文書画像データと、文書の廃棄に失敗した情報である廃棄失敗情報とが、各記憶手段１０１Ａ１〜１０１Ａ９により記憶される。なお、実施例１の廃棄失敗情報には、廃棄失敗者の識別情報の一例である廃棄失敗者ＩＤと、廃棄に失敗した際に使用されていた廃棄装置の識別情報の一例である廃棄失敗装置ＩＤと、廃棄に失敗した廃棄失敗時刻の一例としての廃棄失敗日とが含まれる。なお、実施例１では、文書管理システムＳを利用する各利用者（廃棄者、管理者、証明相手等）に個別に識別情報としての３桁の数字のＩＤが設定されており、利用者の権限が強くなるのに応じて、ＩＤの百番台の数字が大きくなるように設定されている。すなわち、ＩＤが「１××」の利用者よりもＩＤが「２××」の利用者の方が、文書管理システムＳ上での権限が強く設定されている。
【００２７】
前記管理装置用秘密鍵記憶手段１０２は、管理装置９に対して固有に設定された管理装置用秘密鍵を記憶する。実施例１の管理装置用秘密鍵は、従来公知の暗号化通信を行うために使用されるものであり、情報の送受信時に改竄等されないために暗号化したり、復号化する際に使用される。
前記情報受信手段１０３は、未登録識別情報送信要求受信手段１０３Ａと、管理情報受信手段１０３Ｂと、管理情報送信要求受信手段１０３Ｃと、文書廃棄情報受信手段１０３Ｄと、廃棄失敗情報受信手段１０３Ｅと、を有し、ネットワークＮに接続された各装置から送信された情報を受信する。
前記未登録識別情報送信要求受信手段１０３Ａは、管理対象の文書が作成される際に各端末３，４，６から送信された未登録の識別情報の送信要求を受信する。
【００２８】
前記管理情報受信手段１０３Ｂは、各端末３，４，６で新たに作成された文書の管理情報を受信する。実施例１の管理情報受信手段１０３Ｂは、前記管理情報として、処理ＩＤと、文書作成日と、文書保管期限と、文書作成者ＩＤと文書管理者ＩＤとを含む新規登録用の管理情報を受信する。
前記管理情報送信要求受信手段１０３Ｃは、文書を廃棄する前に管理情報を確認するために各端末３，４，６から送信された管理情報の送信要求を受信する。
前記文書廃棄情報受信手段１０３Ｄは、廃棄情報復号化手段１０３Ｄ１と、証明情報作成手段１０３Ｄ２と、公開鍵取得手段１０３Ｄ３と、証明情報復号化手段１０３Ｄ４と、廃棄情報判別手段１０３Ｄ５とを有し、文書廃棄装置７から送信された文書の廃棄に関する文書廃棄情報を受信する。なお、実施例１の文書廃棄情報受信手段１０３Ｄは、文書廃棄日と、文書廃棄装置ＩＤと、文書廃棄者と、廃棄文書画像データ（ある場合）と、を含む廃棄情報を受信する。また、実施例１の文書廃棄情報受信手段１０３Ｄは、公開鍵提供端末１２により提供される管理装置９用の秘密鍵に対応する公開鍵により廃棄情報が暗号化され、且つ、廃棄情報に基づく証明情報を廃棄装置７用の秘密鍵で暗号化した電子署名の一例としてのデジタル署名が付加されたデジタル署名付廃棄情報を受信する。
【００２９】
前記廃棄情報復号化手段１０３Ｄ１は、受信した電子署名付廃棄情報の一例としてのデジタル署名付廃棄情報に含まれる廃棄情報を、管理装置９用の秘密鍵で復号化する。
前記証明情報作成手段１０３Ｄ２は、復号化された廃棄情報から証明情報を作成する。実施例１の証明情報作成手段１０３Ｄ２は、従来公知のいわゆるハッシュ関数を使用して、前記証明情報の一例としてのハッシュ値を演算、作成する。
前記公開鍵取得手段１０３Ｄ３は、公開鍵提供端末１２から、廃棄情報の送信元である廃棄装置７の公開鍵を取得する。
前記証明情報復号化手段１０３Ｄ４は、取得した公開鍵を使用して、デジタル署名付廃棄情報に含まれるデジタル署名を復号化する。すなわち、廃棄装置７において、廃棄装置７の秘密鍵で暗号化されたハッシュ値である前記デジタル署名を復号化して、ハッシュ値を取得する。
前記廃棄情報判別手段１０３Ｄ５は、受信した廃棄情報が改竄されていないか否かを判別する。実施例１の廃棄情報判別手段１０３Ｄ５は、証明情報作成手段１０３Ｄ２で作成された証明情報としてのハッシュ値と、証明情報復号化手段１０３Ｄ４により取得したハッシュ値とが一致するか否かを判別することにより、受信した廃棄情報が改竄されていないか否かを判別する。
【００３０】
前記廃棄失敗情報受信手段１０３Ｅは、廃棄装置７において、文書の廃棄に失敗した場合に送信される前記廃棄失敗情報を受信する。
前記未登録識別情報抽出手段１０４は、前記管理情報を参照して未登録の文書識別情報である未登録の処理ＩＤを抽出する。
前記管理情報有無判別手段１０５は、管理情報の送信要求を受信した場合に、管理情報を参照して、受信した処理ＩＤに対応する管理情報が登録されているか否かを判別する。
前記情報送信手段１０６は、未登録識別情報送信手段１０６Ａと、管理情報送信手段１０６Ｂとを有し、ネットワークＮに接続された各装置３〜８に情報を送信する。
前記未登録識別情報送信手段１０６Ａは、前記未登録の識別情報の送信要求に応じて、未登録の識別情報である処理ＩＤを送信する。
前記管理情報送信手段１０６Ｂは、管理情報の送信要求に応じて、対応する処理ＩＤが存在する場合には管理情報を送信し、対応する処理ＩＤが無い場合にはその旨の情報を送信する。
【００３１】
（廃棄者端末の制御部の説明）
図５は実施例１の廃棄者端末の制御部分が備えている各機能をブロック図（機能ブロック図）で示した図である。
図５において、廃棄者端末３のコンピュータ本体Ｈ１は、外部との信号の入出力および入出力信号レベルの調節等を行うＩ／Ｏ（入出力インターフェース）、必要な処理を行うためのプログラムおよびデータ等が記憶されたＲＯＭ（リードオンリーメモリ）、必要なデータを一時的に記憶するためのＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）、ハードディスクやＲＯＭ等に記憶されたプログラムに応じた処理を行うＣＰＵ（中央演算処理装置）、ならびにクロック発振器等を有している。
前記構成の廃棄者端末３は、前記ハードディスクやＲＯＭ等に記憶されたプログラムを実行することにより種々の機能を実現することができる。
【００３２】
前記廃棄者端末３の前記ハードディスクドライブには、廃棄者端末３の基本動作を制御する基本ソフト（オペレーティングシステム）ＯＳや、文書作成ソフトウェアや作図ソフトウェア等のアプリケーションプログラムＡＰ、管理情報作成手段２０１、廃棄者用秘密鍵記憶手段２０２、廃棄情報受信手段２０３等が記憶されている。以下、従来公知のオペレーティングシステムＯＳやアプリケーションプログラムＡＰを除く各機能（制御手段）を説明する。
なお、実施例１の文書管理システムＳでは、他の端末４，６も前記廃棄者端末３と同様に構成されているので詳細な説明および図示は省略する。
実施例１の廃棄者端末３の管理情報作成手段２０１は、管理情報登録画像表示手段２０１Ａと、未登録識別情報送信要求手段２０１Ｂと、未登録識別情報受信手段２０１Ｃと、文書識別画像作成手段２０１Ｄと、文書印刷手段２０１Ｅと、管理情報読取り手段２０１Ｆと、時刻情報取得手段２０１Ｇと、管理情報送信手段２０１Ｈとを有し、文書管理システムＳで新たに管理される文書を印刷し、文書に関する管理情報を作成する。
【００３３】
図６は実施例１の管理情報登録画像の説明図である。
図７は実施例１の領収書の一例の説明図であり、図７Ａは領収書が貼り付けられる前の状態の説明図、図７Ｂは領収書が貼り付けられた後の説明図である。
前記管理情報登録画像表示手段２０１Ａは、廃棄者となる可能性のある端末３の利用者が新規の管理情報の作成、登録を行うための管理情報新規登録画像４１（図６参照）をディスプレイＨ２に表示する。図６において、管理情報新規登録画像４１は、管理される文書毎に固有に設定される文書識別情報の一例としての処理ＩＤが表示される処理ＩＤ表示欄４１ａと、作成される文書の管理者を入力する文書管理者入力欄４１ｂと、文書を作成する文書作成者である端末３の利用者である廃棄者が表示される文書作成者入力欄４１ｃと、作成される文書の種類を設定する文書種類設定欄４１ｄと、文書の印刷を実行するための印刷指示画像の一例である「印刷」アイコン４１ｅと、画像形成装置８の画像読取装置により管理される文書の画像の読み込みを開始するための読取り開始画像の一例である「スキャン」アイコン４１ｆとを有する。
【００３４】
なお、実施例１の管理情報登録新規画像４１では、処理ＩＤには、管理装置９に記憶された管理情報で未登録の処理ＩＤが自動的に表示される。また、文書作成者欄４１ｃには、端末３の利用者情報、すなわち、端末３のログイン情報に基づいて、文書作成者ＩＤが表示される。また、実施例１の文書管理システムＳでは、作成可能な文書は、書種類設定欄４１ｄに示すように、保管期間が１０年に設定された商業帳票、保管期間が７年の領収書、保管期間が５年の注文書、保管期間が１０年の技術レポート、保管期間が１年の会議議事録、保管期間が「永久」か「なし」に設定可能なその他の文書に設定されている。また、図７において、実施例１の書類設定欄４１ｄで領収書が選択された場合、図７Ａに示す領収書貼り付け欄２０ｂを有する文書２０が作成され、領収書４６が貼付された状態でスキャンアイコン４１ｆの入力がされ、画像形成装置８の読取装置、いわゆる、ネットワークスキャナで読取ることで貼付された領収書４６の内容を前記文書画像データとして取り込むことができる。
【００３５】
前記未登録識別情報送信要求手段２０１Ｂは、新規登録文書用の処理ＩＤとしての未登録識別情報の送信要求を管理装置９に対して送信する。
前記未登録識別情報受信手段２０１Ｃは、管理装置９から送信された未登録識別情報としての未登録処理ＩＤを受信する。
前記文書識別画像作成手段２０１Ｄは、文書２０に印刷される処理ＩＤに応じた文書識別画像２０ａを作成する。実施例１の文書識別画像作成手段２０１Ｄは、文書識別画像２０ａの一例としての二次元コードを作成する。
前記文書印刷手段２０１Ｅは、前記管理情報登録新規画像４１への入力に応じた文書の画像情報を画像形成装置８に送信して文書の印刷を行う。
前記管理情報読取り手段２０１Ｆは、管理情報登録新規画像４１で「スキャン」アイコン４１ｆが選択された場合に、登録する文書の画像情報を含む管理情報を読取る。実施例１の管理情報読取り手段２０１Ｆは、ネットワークＮを介して接続された画像形成装置８から領収書等の読取り画像データを取り込むことにより、管理情報を取得する。
【００３６】
時刻情報取得手段２０１Ｇは、文書を作成した時刻を取得する。実施例１の時刻情報取得手段２０１Ｇは、時刻認証局の時刻認証端末１１との間で情報の送受信を行って、正確な文書作成時刻を取得する。具体的には、端末３から管理情報のハッシュ値を送信し、これに応じて時刻認証端末１１から送信された時刻情報とハッシュ値とを含む暗号化情報を受信して、時刻認証端末１１に固有に設定された公開鍵で復号化し、送信した管理情報のハッシュ値と比較することで、改竄等の無い正確な文書作成時刻を取得している。
前記管理情報送信手段２０１Ｈは、新たに作成された管理情報を管理装置９に送信する
前記廃棄者用秘密鍵記憶手段２０２は、廃棄者となる可能性のある利用者毎に固有に設定された廃棄者用秘密鍵を記憶する。実施例１の廃棄者用秘密鍵は、従来公知の暗号化通信を行うために使用されるものであり、情報の送受信時に改竄等されないために暗号化したり、復号化する際に使用される。
【００３７】
前記廃棄情報受信手段２０３は、廃棄情報復号化手段２０３Ａと、証明情報作成手段２０３Ｂと、公開鍵取得手段２０３Ｃと、証明情報復号化手段２０３Ｄと、廃棄情報判別手段２０３Ｅとを有し、文書廃棄装置７から送信された文書の廃棄に関する文書廃棄情報を受信する。なお、実施例１の廃棄情報受信手段２０３は、文書廃棄日と、文書廃棄装置ＩＤと、文書廃棄者と、廃棄者の設定に応じた付加情報（廃棄文書画像データ等）と、を含む廃棄情報を受信する。また、実施例１の廃棄情報受信手段２０３は、公開鍵提供端末１２により提供される廃棄者９用の秘密鍵に対応する公開鍵により廃棄情報が暗号化され、且つ、廃棄情報に基づく証明情報を廃棄装置７用の秘密鍵で暗号化したデジタル署名が付加されたデジタル署名付廃棄情報を受信する。
【００３８】
前記廃棄情報復号化手段２０３Ａは、受信したデジタル署名付廃棄情報に含まれる廃棄情報を、廃棄者用の秘密鍵で復号化する。
前記証明情報作成手段２０３Ｂは、復号化された廃棄情報から証明情報を作成する。実施例１の証明情報作成手段２０３Ｂは、従来公知のいわゆるハッシュ関数を使用して、前記証明情報の一例としてのハッシュ値を演算、作成する。
前記公開鍵取得手段２０３Ｃは、公開鍵提供端末１２から、廃棄情報の送信元である廃棄装置７の公開鍵を取得する。
前記証明情報復号化手段２０３Ｄは、取得した公開鍵を使用して、デジタル署名付廃棄情報に含まれるデジタル署名を復号化する。すなわち、廃棄装置７において、廃棄装置７の秘密鍵で暗号化されたハッシュ値である前記デジタル署名を復号化して、ハッシュ値を取得する。
前記廃棄情報判別手段２０３Ｅは、受信した廃棄情報が改竄されていないか否かを判別する。実施例１の廃棄情報判別手段２０３Ｅは、証明情報作成手段２０３Ｂで作成された証明情報としてのハッシュ値と、証明情報復号化手段２０３Ｄにより取得したハッシュ値とが一致するか否かを判別することにより、受信した廃棄情報が改竄されていないか否かを判別する。
【００３９】
（文書廃棄装置の制御部の説明）
図８は実施例１の文書廃棄装置の制御部分が備えている各機能をブロック図（機能ブロック図）で示した図である。
図８において、文書廃棄装置７は、外部との信号の入出力および入出力信号レベルの調節等を行うＩ／Ｏ（入出力インターフェース）、必要な処理を行うためのプログラムおよびデータ等が記憶されたＲＯＭ（リードオンリーメモリ）、必要なデータを一時的に記憶するためのＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）、ハードディスクやＲＯＭ等に記憶されたプログラムに応じた処理を行うＣＰＵ（中央演算処理装置）、ならびにクロック発振器等を有するマイクロコンピュータにより構成されている。
前記構成の文書廃棄装置７は、前記ハードディスクやＲＯＭ等に記憶されたプログラムを実行することにより種々の機能を実現することができる。
以下、前記文書廃棄装置７の廃棄装置制御プログラムＰ２の各機能（制御手段）を説明する。
【００４０】
図９は、実施例１の廃棄装置の初期画像の一例の説明図である。
廃棄装置制御プログラムＰ２の初期画像表示手段３０１は、入力部材１９の表示部１９ｂに、廃棄装置７の利用者認証用の認証用画像の一例としての初期画像５１（図９参照）を表示する。図９において、実施例１の初期画像５１は、パスワード入力欄５１ａと、パスワード入力用画像５１ｂと、利用者認証を実行する認証実行画像の一例としての「ログイン」アイコン５１ｃとを有する。
廃棄者認証手段３０２は、初期画像５１のパスワード入力欄５１ａに入力されたパスワードと、カード挿入口１９ａに挿入されたＩＣカードに記憶された認証情報から、廃棄装置７の利用者である廃棄者の認証を行う。実施例１の廃棄者認証手段３０２では、ＩＣカードにパスワードが記憶されており、パスワード入力欄５１ａに入力されたパスワードと、ＩＣカードから読取ったパスワードとを照合することで認証を行う。
【００４１】
図１０は実施例１の廃棄装置のメニュー画像の一例の説明図である。
図８、図１０において、メニュー画像表示手段３０３は、廃棄装置７の各種操作の一覧が表示されるメニュー画像５６（図１０参照）を、表示部１９ｂに表示する。図１０において、実施例１のメニュー画像５６は、認証された利用者である廃棄者名が表示される利用者表示欄５６ａと、廃棄する際の各種設定を行う廃棄設定画像の一例である「廃棄設定」アイコン５６ｂと、廃棄を実行するための廃棄実行画像の一例である「廃棄実行」アイコン５６ｃと、廃棄装置７の使用を終了するための使用終了画像の一例である「ログアウト」アイコン５６ｄとを有する。
図８において、廃棄設定手段３０４は、廃棄設定画像表示手段３０４Ａと、設定権限判別手段３０４Ｂと、廃棄者用設定手段３０４Ｃと、証明者用設定手段３０４Ｄと、管理者用設定手段３０４Ｅとを有し、ユーザの入力に応じて廃棄する際の各種設定を行う。
【００４２】
図１１は実施例１の廃棄設定画像の一例の説明図である。
前記廃棄設定画像表示手段３０４Ａは、廃棄する際に廃棄文書に関する廃棄情報が送信される送信対象の一例である被送信者について、廃棄設定を行う被送信者を選択するための廃棄設定画像６１（図１１参照）を表示部１９ｂに表示する。図１１において、廃棄設定画像６１は、廃棄者名が表示される廃棄者表示欄６１ａと、廃棄者に関する設定を行うための廃棄者設定開始画像の一例としての「廃棄者設定」アイコン６１ｂ、廃棄したことを証明したい証明相手に関する設定を行うための証明相手設定開始画像の一例としての「証明相手設定」アイコン６１ｃ、廃棄される文書の管理者に関する設定を行うための管理者設定開始画像の一例としての「管理者設定」アイコン６１ｄと、設定を終了するための「設定終了」アイコン６１ｅとを有する。
前記設定権限判別手段３０４Ｂは、認証された廃棄者に、各被送信者用の設定を変更、登録する権限があるか否かを判別する。実施例１の設定権限判別手段３０４Ｂでは、例えば、ＩＣカードに記憶された認証情報に基づいて、利用者のＩＤが「３××」以上で証明相手の設定を行う権限があり、ＩＤが「５××」以上で管理者の設定を行う権限があると判別する。
【００４３】
図１２は実施例１の廃棄者用の設定画像の一例の説明図である。
前記廃棄者用設定手段３０４Ｃは、利用者の入力部材１９への入力に応じて、廃棄者に関する廃棄情報の送信の設定を行う。実施例１の廃棄者用設定手段３０４Ｃでは、表示部１９ｂに、図１２に示すような廃棄者用設定画像６６を表示して、利用者の入力に応じた設定内容を記憶する。図１２において、廃棄者用設定画像６６は、廃棄者名が表示される廃棄者表示欄６６ａと、廃棄情報を廃棄者の端末に送信するか否かを設定するための廃棄情報送信有無設定欄６６ｂと、送信先を設定するための送信先入力欄６６ｃと、廃棄情報に文書種類情報を含めるか否かを設定するための文書種類有無設定欄６６ｄと、廃棄情報に読取り文字情報としての読取りキーワードを含めるか否かを設定するためのキーワード有無設定欄６６ｅと、廃棄情報に廃棄した文書の全体画像を含めるか否かを設定するための全体画像有無設定欄６６ｆと、文書種類と読取りキーワードと全体画像を送信する優先順位を設定するための優先順位設定欄６６ｇと、設定を終了するための設定終了画像の一例としての「設定終了」アイコン６６ｈとを有する。実施例１では、送信先や優先順位は、入力部材１９の入力釦１９ｃにより入力される。また、実施例１の廃棄情報には、文書種類、読取りキーワード、全体画像のいずれか１つが含まれるように設定される。
【００４４】
前記証明者用設定手段３０４Ｄは、利用者の入力部材１９への入力に応じて、証明相手に関する廃棄情報の送信の設定を行う。なお、証明者用設定手段３０４Ｄは、図１２の廃棄者用設定画像６６において、廃棄者が証明相手に変更されただけで同様の画像が表示され、同様に設定されるため、画像の図示や詳細な説明は省略する。
前記管理者用設定手段３０４Ｅは、利用者の入力部材１９への入力に応じて、管理者に関する廃棄情報の送信の設定を行う。なお、管理者設定手段３０４Ｅは、図１２の廃棄者用設定画像６６において、廃棄者が管理者に変更されただけで同様の画像が表示され、同様に設定されるため、画像の図示や詳細な説明は省略する。
図８において、廃棄実行手段３０５は、下記の各手段３０５Ａ〜３０５Ｘ、および画像取得フラグＦＬ１を有し、廃棄者の入力に応じて文書の廃棄を実行する。
【００４５】
図１３は実施例１の文書セット催促画像の一例の説明図である。
文書セット催促画像表示手段３０５Ａは、文書の廃棄を実行する際に、廃棄する文書を廃棄文書収容部２１にセットする（収容する）ように催促する文書セット催促画像７１（図１３参照）を表示部１９ｂに表示する。図１３において、文書セット催促画像７１は、廃棄者名が表示される廃棄者表示欄７１ａと、廃棄する文書をセットするように促す催促画像７１ｂとを有する。
識別情報読取部材制御手段３０５Ｂは、識別情報読取部材２４の駆動を制御して、廃棄文書収容部２１に収容された文書に付与された文書識別情報を読取る。実施例１では、文書識別情報としての処理ＩＤが変換された識別画像としての二次元コードを読取る。
前記文書読取部材制御手段３０５Ｃは、文書読取部材２９や搬送部材２８，３３，３７等の駆動を制御して、廃棄される文書の画像を読取る。
文書廃棄部材制御手段３０５Ｄは、文書廃棄部材の一例である細断装置３４の駆動を制御して、文書を細断して廃棄する。
【００４６】
文書識別画像復号化手段３０５Ｅは、前記識別情報読取部材２４で読取られた識別画像としての二次元コードを復号化して、文書識別情報としての処理ＩＤを取得する。
文書識別情報有無判別手段３０５Ｆは、識別情報読取部材２４で、読取った画像に文書識別情報が含まれているか否かを判別する。すなわち、廃棄される文書に文書識別情報が付与されているか否かを判別する。
管理情報送信要求手段３０５Ｇは、文書識別情報としての処理ＩＤが取得できた場合に、管理装置９に対して、処理ＩＤに対応する管理情報の送信を要求する管理情報送信要求を送信する。
管理情報受信手段３０５Ｈは、管理情報送信要求に応じて管理装置９から送信された管理情報を受信する。
【００４７】
保管期間経過判別手段３０５Ｊは、受信した管理情報に基づいて、廃棄される文書の保管期間が経過しているか否かを判別する。実施例１の保管期限経過判別手段３０５Ｊは、図示しない内蔵時計と、管理情報に含まれる保管期間の情報とに基づいて、保管期間が経過しているか否かを判別する。
廃棄権限識別手段３０５Ｋは、利用者である廃棄者の権限を識別する。実施例１の廃棄権限識別手段３０５Ｋは、カード挿入口１９ａに挿入されたＩＣカードに記憶されたＩＤ、例えば「１××」等に基づいて、権限を識別する。
廃棄文書権限識別手段３０５Ｌは、受信した管理情報に基づいて、廃棄される文書に廃棄権限が設定されている場合に、廃棄権限を識別する。実施例１の廃棄文書権限識別手段３０５Ｌは、管理情報に文書管理者が設定されている場合に、管理者のＩＤ、例えば、「３××」に基づいて、権限を識別する。
廃棄権限判別手段３０５Ｍは、廃棄者に文書を廃棄する権限があるか否かを判別する。実施例１の廃棄権限判別手段３０５Ｍは、廃棄者のＩＤの３桁目の数値が管理者のＩＤの３桁目の数値以上であるか否かを判別することで、廃棄する権限があるか否かを判別する。
【００４８】
図１４は実施例１の廃棄開始時に表示される廃棄開始画像の説明図である。
廃棄実行時画像表示手段３０５Ｎは、廃棄開始画像表示手段３０５Ｎ１と、廃棄失敗画像表示手段３０５Ｎ２とを有し、各判別結果に応じて、表示部１９ｂに画像を表示する。
前記廃棄開始画像表示手段３０５Ｎ１は、処理ＩＤの有無や、保管期間、権限等により、廃棄が行われる場合に、図１４に示す廃棄を開始するための廃棄開始画像７６を表示する。図１４において、廃棄開始画像７６は、廃棄者名が表示される廃棄者表示欄７６ａと、廃棄者に文書の最終確認を促す最終確認催促画像７６ｂと、廃棄を開始するための廃棄開始用画像の一例である「廃棄開始」アイコン７６ｃとを有する。
【００４９】
図１５は実施例１の廃棄失敗時に表示される廃棄失敗画像の一例の説明図である。
廃棄失敗画像表示手段３０５Ｎ２は、処理ＩＤの有無や、保管期間、権限等により、文書の廃棄ができず、廃棄に失敗した場合に、図１５に示す廃棄の失敗を告知する廃棄失敗画像８１を表示部１９ｂに表示する。図１５において、実施例１の廃棄失敗画像８１は、廃棄者名が表示される廃棄者表示欄８１ａと、文書が廃棄できなかったことを告知する廃棄失敗告知画像８１ｂとを有する。
廃棄時刻情報取得手段３０５Ｐは、文書を廃棄した文書廃棄時刻を取得する。実施例１の廃棄時刻情報取得手段３０５Ｐは、前記時刻情報取得手段２０１Ｇと同様に、時刻認証局の時刻認証端末１１との間で情報の送受信を行って、正確な文書廃棄時刻を取得する。具体的には、文書廃棄装置７から廃棄情報のハッシュ値を送信し、これに応じて時刻認証端末１１から送信された時刻情報とハッシュ値とを含む暗号化情報を受信して、時刻認証局の公開鍵で復号化し、送信した管理情報のハッシュ値と比較することで、改竄等の無い正確な文書廃棄時刻を取得している。
【００５０】
送信用廃棄情報作成手段３０５Ｑは、送信設定判別手段３０５Ｑ１と、文書種類情報取得手段３０５Ｑ２と、文字認識手段３０５Ｑ３と、登録キーワード抽出手段３０５Ｑ４とを有し、管理装置９に送信される廃棄情報や、設定に応じて各端末３，４，６に送信される廃棄情報を作成する。なお、実施例１の送信用廃棄情報作成手段３０５Ｑでは、廃棄に失敗した場合には、廃棄情報の代わりに廃棄失敗情報が作成される。また、実施例１では、管理装置９に送信される前記廃棄情報または廃棄失敗情報は管理情報を更新するための所定の形式の情報が作成される。さらに、各端末３，４，６に送信される廃棄情報等は、従来公知の電子メールの形式の情報が作成され、廃棄された文書に関する廃棄情報等を確認するための情報として使用できる。
前記送信設定判別手段３０５Ｑ１は、前記廃棄設定手段３０４で設定された廃棄設定を判別し、廃棄情報の送信の有無や画像読取りの有無等を判別する。
前記文書種類情報取得手段３０５Ｑ２は、管理情報に基づいて、文書の種類（商業帳票や領収書等）を取得する。
前記文字認識手段３０５Ｑ３は、廃棄される文書中に含まれる予め設定された特定のキーワードを抽出するために、読取った文書の画像の文字認識処理を実行する。なお、前記文字認識処理は、従来公知のＯＣＲ（Optical Character Reader）処理を採用可能である。
【００５１】
前記登録キーワード抽出手段３０５Ｑ４は、廃棄文書に処理ＩＤが読みとれなかった場合や、処理ＩＤが付与されていなかった場合に、文字認識処理後の廃棄文書の画像情報に予め設定された特定のキーワードが含まれていないか否かを判別する。したがって、例えば、画像情報から「領収書」や「領収証」、「レシート」等のキーワードが抽出された場合には、文書書類を「領収書」と判別でき、「技術レポート」や「技術報告書」、「テクニカルレポート」等のキーワードが抽出された場合には、文書種類を「技術レポート」と判別できる。
文書廃棄装置用秘密鍵記憶手段３０５Ｒは、文書廃棄装置７に固有に設定された文書廃棄装置用秘密鍵の情報を記憶する。実施例１の文書廃棄装置用秘密鍵は、従来公知の暗号化通信を行うために使用されるものであり、情報の送受信時に改竄等されないために暗号化したり、復号化する際に使用される。
【００５２】
証明情報作成手段３０５Ｓは、作成された廃棄情報から証明情報を作成する。実施例１の証明情報作成手段３０５Ｓは、証明情報作成手段２０３Ｂと同様に、従来公知のいわゆるハッシュ関数を使用して、前記証明情報の一例としてのハッシュ値を演算、作成する。
電子署名手段の一例としてのデジタル署名手段３０５Ｔは、文書廃棄装置用秘密鍵を使用して、前記証明情報の一例としてのハッシュ値を暗号化することで、文書廃棄装置７で情報が作成されたことを証明するためのデジタル署名情報を作成する。
被送信者用公開鍵取得手段３０５Ｕは、廃棄情報を暗号化して送信する被送信先に応じた被送信者用の公開鍵を、公開鍵提供端末１２から取得する。
廃棄情報暗号化手段３０５Ｖは、取得した被送信先の公開鍵を使用して、作成された廃棄情報を暗号化して、暗号化廃棄情報を作成する。
廃棄情報送信手段３０５Ｗは、作成された廃棄情報にデジタル署名を付与したデジタル署名付暗号化廃棄情報を送信対象に送信する。
廃棄失敗情報送信手段３０５Ｘは、作成された前記廃棄失敗情報を送信対象に送信する。
画像取得フラグＦＬ１は、初期値は「０」であり、廃棄される文書の画像情報を取得するものと判別された場合に「１」となり、画像情報が不要な場合は「０」となる。
【００５３】
（実施例１のフローチャートの説明）
次に、実施例１の文書管理システムＳの管理装置９や廃棄者端末３、文書廃棄装置７の処理の流れをフローチャートを使用して説明するが、画像形成装置８が受信した画像情報に応じて印刷を実行する処理や、各端末３，４，６で廃棄情報を電子メールで受信する処理、時刻認証端末１１や公開鍵提供端末１２等の処理については、従来公知であるため、図示及び詳細な説明を省略する。
【００５４】
（廃棄者端末３のフローチャートの説明）
図１６は実施例１の廃棄者端末での管理情報作成処理のフローチャートである。
図１６のフローチャートの各ＳＴ（ステップ）の処理は、コンピュータ本体Ｈ１のハードディスク等に記憶された管理情報作成プログラムとしての管理情報作成手段２０１に従って行われる。また、この処理は廃棄者端末３の他の各種処理と並行してマルチタスクで実行される。
図１６に示すフローチャートは廃棄者端末３において、管理情報作成プログラムが起動したときに開始される。
なお、管理者端末４や証明相手使用端末６の管理情報作成プログラムも同様であるため、詳細な説明及び図示は省略する。
【００５５】
図１６のＳＴ１において、管理装置９に対して未登録処理ＩＤに関する問合せ、すなわち、未登録処理ＩＤの送信要求を行う。そして、ＳＴ２に進む。
ＳＴ２において、管理装置９から送信された未登録処理ＩＤを受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２を繰り返す。
ＳＴ３において、未登録処理ＩＤや利用者の情報等に応じた管理情報新規登録画像４１をディスプレイＨ２に表示する。そして、ＳＴ４に進む。
ＳＴ４において、管理情報新規登録画像４１において「印刷」アイコン４１ｅを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ５に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１５に進む。
ＳＴ５において、処理ＩＤの識別画像を作成する。すなわち、処理ＩＤを二次元コード２０ａに変換する。そして、ＳＴ６に進む。
ＳＴ６において、二次元コード２０ａを含む文書２０を印刷する。すなわち、画像形成装置８に文書の画像を送信する。そして、ＳＴ７に進む。
ＳＴ７において、文書の種類は領収書であったか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ４に戻り、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ８に進む。
【００５６】
ＳＴ８において、印刷した文書情報の証明情報としてのハッシュ値を取得する。そして、ＳＴ９に進む。
ＳＴ９において、時刻認証局であるタイムスタンプ局にハッシュ値を送信する。そして、ＳＴ１０に進む。
ＳＴ１０において、タイムスタンプ局から送信された時刻情報の一例であるタイムスタンプデータを受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１１に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１０を繰り返す。
ＳＴ１１において、受信した暗号化時刻情報をタイムスタンプ局の公開鍵で復号化し、送信したハッシュ値と比較する。そして、ＳＴ１２に進む。
ＳＴ１２において、ハッシュ値が一致したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１に進む。
【００５７】
ＳＴ１３において、受信した時刻情報に基づく文書作成日と、管理情報新規登録画像４１で設定された文書種類または保管期間の情報とから、保管が必要な保管期限の日を算出する。そして、ＳＴ１４に進む。
ＳＴ１４において、管理情報新規登録画像４１で登録された処理ＩＤや、文書種類、文書作成日、文書作成者、保管期限等を含む管理情報を管理装置９に送信する。そして、ＳＴ４に戻る。
ＳＴ１５において、管理情報新規登録画像４１で「スキャン」アイコン４１ｆの入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１６に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２３に進む。
ＳＴ１６において、領収書４６が貼付される等した読取り対象の文書２０を読取る。すなわち、画像形成装置８で読取られた画像情報を取得する。そして、ＳＴ１７に進む。
【００５８】
ＳＴ１７において、読取った文書に二次元コードが付加されているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１に進む。
ＳＴ１８において、二次元コードを復号化して処理ＩＤを取得する。そして、ＳＴ１９に進む。
ＳＴ１９において、処理ＩＤが抽出されたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２０に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１に進む。
ＳＴ２０において、読取った文書の画像情報、すなわち読取りデータのハッシュ値を取得する。そして、ＳＴ９に進む。
ＳＴ２１において、判別結果に応じたエラー表示画像をディスプレイＨ２に表示する。そして、ＳＴ２２に進む。
ＳＴ２２において、エラーが解除されたか否か、すなわち、利用者がエラーの内容を確認して、何らかの入力をしたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ４に戻り、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２２を繰り返す。
【００５９】
ＳＴ２３において、管理情報の新規登録を終了する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ図１６の管理情報作成処理を終了し、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２４に進む。
ＳＴ２４において、管理情報新規登録画像４１において、その他の入力がされたか否か、例えば、各欄への入力等がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２５に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ４に戻る。
ＳＴ２５において、入力に応じて管理情報新規登録画像４１を更新する。そして、ＳＴ４に戻る。
【００６０】
（管理装置９のフローチャートの説明）
図１７は実施例１の管理装置での文書管理処理のフローチャートである。
図１７のフローチャートの各ＳＴ（ステップ）の処理は、コンピュータ本体Ｈ１のハードディスク等に記憶された文書管理プログラムＰ１に従って行われる。また、この処理は管理装置９の他の各種処理と並行してマルチタスクで実行される。
図１７に示すフローチャートは管理装置９において、文書管理プログラムＰ１が起動されたときに開始される。
【００６１】
図１７のＳＴ５１において、各端末３，４，６から送信された未登録ＩＤの送信要求を受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ５２に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ５４に進む。
ＳＴ５２において、登録されている管理情報の処理ＩＤの中で最も大きな値を取得する。そして、ＳＴ５３に進む。
ＳＴ５３において、取得した処理ＩＤの値の次の値を未登録処理ＩＤとして送信する。そして、ＳＴ５１に戻る。
ＳＴ５４において、各端末３，４，６から送信された管理情報を受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ５５に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ５６に進む。
ＳＴ５５において、受信した管理情報を新規登録する。そして、ＳＴ５１に戻る。
【００６２】
ＳＴ５６において、文書廃棄装置７から送信された管理情報の送信要求を受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ５７に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ６０に進む。
ＳＴ５７において、受信した処理ＩＤに対応する管理情報が存在するか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ５８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ５９に進む。
ＳＴ５８において、処理ＩＤに該当する管理情報を文書廃棄装置７に送信する。そして、ＳＴ５１に戻る。
ＳＴ５９において、管理情報が存在しないことを文書廃棄装置７に送信する。そして、ＳＴ５１に戻る。
【００６３】
ＳＴ６０において、文書廃棄装置７から送信された廃棄情報を受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ６１に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ６８に進む。
ＳＴ６１において、次の処理（１）、（２）を実行して、ＳＴ６２に進む。
（１）文書廃棄装置７の秘密鍵で暗号化されたデジタル署名を、文書廃棄装置７の公開鍵で復号化して、ハッシュ値を取得する。
（２）管理装置９の公開鍵で暗号化された廃棄情報を、管理装置９の秘密鍵で復号化して、廃棄情報を取得する。
ＳＴ６２において、復号化した廃棄情報から証明情報であるハッシュ値を作成する。そして、ＳＴ６３に進む。
【００６４】
ＳＴ６３において、デジタル署名を復号化して取得したハッシュ値と、廃棄情報から作成されたハッシュ値とが一致するか否かを判別する。ノー（Ｎ）の場合はＳＴ６４に進み、イエス（Ｙ）の場合はＳＴ６５に進む。
ＳＴ６４において、廃棄情報が改竄されている可能性があるため、廃棄情報を廃棄する。そして、ＳＴ５１に戻る。
ＳＴ６５において、受信した廃棄情報に処理ＩＤが含まれているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ６６に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ６７に進む。
ＳＴ６６において、対応する処理ＩＤの廃棄情報を更新する。そして、ＳＴ５１に戻る。
ＳＴ６７において、廃棄情報に処理ＩＤを付与して新規登録する。そして、ＳＴ５１に戻る。
【００６５】
ＳＴ６８において、文書廃棄装置７から送信された廃棄失敗情報を受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ６９に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ５１に戻る。
ＳＴ６９において、受信した廃棄失敗情報に処理ＩＤが含まれているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ７０に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ７１に進む。
ＳＴ７０において、対応する処理ＩＤの廃棄失敗情報を更新する。そして、ＳＴ５１に戻る。
ＳＴ７１において、処理ＩＤを付与して新規登録する。そして、ＳＴ５１に戻る。
【００６６】
（文書廃棄装置７のフローチャートの説明）
図１８は実施例１の文書廃棄装置のメインフローチャートである。
図１８のフローチャートの各ＳＴ（ステップ）の処理は、文書廃棄装置７のハードディスク等に記憶されたプログラムＰ２に従って行われる。また、この処理は文書廃棄装置７の他の各種処理と並行してマルチタスクで実行される。
図１８に示すフローチャートは文書廃棄装置７の電源がオンにされた時に開始される。
【００６７】
図１８のＳＴ１０１において、表示部１９ｂに初期画像５１を表示し、ＳＴ１０２に進む。
ＳＴ１０２において、パスワード入力用画像５１ｂや入力釦１９ｃによりパスワードの入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１０３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１０４に進む。
ＳＴ１０３において、入力に応じて初期画像５１を更新する。そして、ＳＴ１０２に戻る。
ＳＴ１０４において、初期画像５１において、「ログイン」アイコン５１ｃの入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１０５に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１０２に戻る。
【００６８】
ＳＴ１０５において、カード挿入口１９ａにＩＣカードが挿入されているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１０６に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１１５に進む。
ＳＴ１０６において、ＩＣカードから利用者の名前、すなわち、廃棄者名や、権限、パスワード等の利用者情報を取得する。そして、ＳＴ１０７に進む。
ＳＴ１０７において、初期画像５１で入力されたパスワードと、ＩＣカードに記憶されたパスワードとが一致したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１０８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１１５に進む。
ＳＴ１０８において、認証された廃棄者名に応じたメニュー画像５６を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１０９に進む。
【００６９】
ＳＴ１０９において、「ログアウト」アイコン５６ｄを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１１０に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１１１に進む。
ＳＴ１１０において、利用者の認証を解除するログアウト処理を実行して、ＳＴ１０１に戻る。
ＳＴ１１１において、メニュー画像５６において、「廃棄設定」アイコン５６ｂの入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１１２に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１１３に進む。
ＳＴ１１２において、廃棄者や証明相手、管理者に廃棄情報の送信をするか否か等の設定を行う廃棄設定処理（後述する図１９のサブルーチン参照）を実行して、ＳＴ１０９に戻る。
【００７０】
ＳＴ１１３において、メニュー画像５６において、「廃棄実行」アイコン５６ｃの入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１１４に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１０９に進む。
ＳＴ１１４において、文書の廃棄を行う文書廃棄実行処理（後述する図２０，図２１のサブルーチン参照）を実行してＳＴ１０９に戻る。
ＳＴ１１５において、判別された内容に応じたエラー画像を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１１６に進む。
ＳＴ１１６において、エラーの内容を利用者が確認した入力がされたか否かを判別する。ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１１６を繰り返し、イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１０１に戻る。
【００７１】
（廃棄設定処理（ＳＴ１１２のサブルーチン）のフローチャートの説明）
図１９は実施例１の廃棄設定処理のフローチャートであり、図１８のＳＴ１１２のサブルーチンの説明図である。
図１９のＳＴ１３１において、廃棄設定画像６１を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１３２に進む。
【００７２】
ＳＴ１３２において、「廃棄者設定」アイコン６１ｂを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１３３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１３９に進む。
ＳＴ１３３において、ログインユーザ、すなわち、認証されている廃棄者に廃棄者の設定を修正する権限があるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１３４に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１５３に進む。
ＳＴ１３４において、廃棄者用設定画像６６を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１３５に進む。
ＳＴ１３５において、「設定終了」アイコン６６ｈを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１３６に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１３７に進む。
ＳＴ１３６において、廃棄者用設定画像６６で設定された設定内容を記憶する。そして、ＳＴ１３１に戻る。
ＳＴ１３７において、廃棄者用設定画像６６の各設定を変更する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１３８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１３５に戻る。
ＳＴ１３８において、入力に応じて、廃棄者用設定画像６６を更新し、ＳＴ１３５に戻る。
【００７３】
ＳＴ１３９において、「証明相手設定」アイコン６１ｃを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１４０に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１４６に進む。
ＳＴ１４０において、ログインユーザ、すなわち、認証されている廃棄者に証明相手の設定を修正する権限があるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１４１に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１５３に進む。
ＳＴ１４１において、廃棄者用設定画像６６と同様の証明用設定画像を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１４２に進む。
ＳＴ１４２において、「設定終了」アイコン６６ｈを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１４３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１４４に進む。
ＳＴ１４３において、証明相手用設定画像で設定された設定内容を記憶する。そして、ＳＴ１３１に戻る。
ＳＴ１４４において、証明相手用設定画像の各設定を変更する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１４５に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１４２に戻る。
ＳＴ１４５において、入力に応じて、証明相手用設定画像を更新し、ＳＴ１４２に戻る。
【００７４】
ＳＴ１４６において、「管理者設定」アイコン６１ｄを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１４７に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１５４に進む。
ＳＴ１４７において、ログインユーザ、すなわち、認証されている廃棄者に管理者の設定を修正する権限があるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１４８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１５３に進む。
ＳＴ１４８において、廃棄者用設定画像６６と同様の管理者用設定画像を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１４９に進む。
ＳＴ１４９において、「設定終了」アイコン６６ｈを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１５０に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１５１に進む。
ＳＴ１５０において、管理者用設定画像で設定された設定内容を記憶する。そして、ＳＴ１３１に戻る。
ＳＴ１５１において、証明相手用設定画像の各設定を変更する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１５２に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１４９に戻る。
ＳＴ１５２において、入力に応じて、証明相手用設定画像を更新し、ＳＴ１４９に戻る。
【００７５】
ＳＴ１５３において、廃棄者には設定を行うための権限が無いことを告知するエラー表示が表示部１９ｂに表示される。そして、ＳＴ１３１に戻る。
ＳＴ１５４において、廃棄設定画像６１において、「設定終了」アイコン６１ｅを選択する入力がされたか否かを判別する。ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１３２に戻り、イエス（Ｙ）の場合はＳＴ図１９の廃棄設定処理を終了して、図１８のメインフローチャートに戻る。
【００７６】
（廃棄実行処理（ＳＴ１１４のサブルーチン）のフローチャートの説明）
図２０は実施例１の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、図１８のＳＴ１１４のサブルーチンである。
図２１は実施例１の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、図２０の続きの図である。
図２０のＳＴ１６１において、次の処理（１）、（２）を実行し、ＳＴ１６２に進む。（１）文書セットを促す画像である文書セット催促画像７１を表示部１９ｂに表示する。（２）画像取得フラグＦＬ１を「０」とする。
ＳＴ１６２において、用紙センサ２３により文書が検出されたか否かを判別する。ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１６２を繰り返し、イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１６３に進む。
ＳＴ１６３において、識別情報読取部材２４により、文書２０に付与された二次元コードを読取る。そして、ＳＴ１６４に進む。
【００７７】
ＳＴ１６４において、識別情報読取部材２４により読取った部分に二次元コードが存在するか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１６５に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１７３に進む。
ＳＴ１６５において、読取った二次元コードを復号化して、処理ＩＤを取得する。そして、ＳＴ１６６に進む。
ＳＴ１６６において、処理ＩＤを管理装置９に送信して、管理情報の送信を要求する。そして、ＳＴ１６７に進む。 ＳＴ１６７において、管理情報を受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１６８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１６７を繰り返す。
ＳＴ１６８において、受信した管理情報を記憶する。そして、ＳＴ１６９に進む。
【００７８】
ＳＴ１６９において、受信した管理情報に基づいて、保管期限が経過しているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１７０に進み、ノー（Ｎ）の場合は図２１のＳＴ１９５に進む。
ＳＴ１７０において、受信した管理情報に基づいて、廃棄される文書に廃棄権限が設定されているか否か、すなわち、実施例１では管理者が設定されているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１７１に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１７４に進む。
ＳＴ１７１において、ログインユーザ、すなわち、認証された廃棄者に廃棄権限があるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合（権限がある場合）はＳＴ１７２に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ図２１のＳＴ１９５に進む。
ＳＴ１７２において、廃棄設定情報のいずれかに廃棄情報の送信設定がされているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１７３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１７４に進む。
ＳＴ１７３において、画像取得フラグＦＬ１を「１」とする。そして、ＳＴ１７４に進む。
【００７９】
ＳＴ１７４において、廃棄準備が完了し、廃棄を開始するために最終確認をするように促す廃棄開始画像７６を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１７５に進む。
ＳＴ１７５において、廃棄開始画像７６において、「廃棄開始」アイコン７６ｃを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１７６に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１７５を繰り返す。
ＳＴ１７６において、文書廃棄装置７の各部材の駆動を開始して、文書を細断装置３４で細断する廃棄を開始する。そして、ＳＴ１７７に進む。
ＳＴ１７７において、画像取得フラグＦＬ１が「１」であるか否かを判別する。すなわち、読取り条件を満足する場合の一例としての二次元コードが無い場合、または保管期間が経過し且つ権限有る場合であるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１７８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１８２に進む。
【００８０】
ＳＴ１７８において、読取り条件および廃棄条件を満たす場合には、画像読取装置２９を駆動して文書２０の画像を読取る。そして、ＳＴ１７９に進む。
ＳＴ１７９において、廃棄処理が完了したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１８０に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１７９を繰り返す。
ＳＴ１８０において、文書廃棄装置７の駆動を停止する。そして、ＳＴ１８１に進む。
ＳＴ１８１において、時刻認証端末１１との間で情報の送受信をして廃棄時刻の正確な時刻情報であるタイムスタンプを取得する。そして、ＳＴ１８２に進む。
ＳＴ１８２において、読取り画像や、廃棄者、文書廃棄日、文書が廃棄された文書廃棄装置７を特定する廃棄装置識別情報の一例としての廃棄装置ＩＤを含む画像付の廃棄情報を作成する。そして、ＳＴ１８７に進む。
【００８１】
ＳＴ１８３において、読取り条件を満たさず且つ廃棄条件を満たす場合には、廃棄処理が完了したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１８４に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１８３を繰り返す。
ＳＴ１８４において、文書廃棄装置７の駆動を停止する。そして、ＳＴ１８５に進む。
ＳＴ１８５において、時刻認証端末１１との間で情報の送受信をして廃棄時刻の正確な時刻情報であるタイムスタンプを取得する。そして、ＳＴ１８６に進む。
ＳＴ１８６において、廃棄者、文書廃棄日、文書廃棄装置７の識別情報を含む廃棄情報を作成する。そして、ＳＴ１８７に進む。
ＳＴ１８７において、次の処理（１）〜（３）を実行して、ＳＴ１８８に進む。
（１）作成された廃棄情報の証明情報の一例であるハッシュ値を作成して、ハッシュ値を文書廃棄装置７の秘密鍵で暗号化する。すなわち、デジタル署名を作成する。
（２）廃棄情報を送信対象の一例である管理装置９の公開鍵で暗号化する。
（３）管理装置９にデジタル署名付暗号化廃棄情報を送信する。
【００８２】
図２１のＳＴ１８８において、廃棄設定情報に基づいて、管理者への廃棄情報を送信する設定がされているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１８９に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１９１に進む。
ＳＴ１８９において、送信先、すなわち、送信対象の一例である被送信者として管理者を設定する。そして、ＳＴ１９０に進む。
ＳＴ１９０において、設定に応じて廃棄情報を送信する廃棄情報送信処理（後述する図２２のサブルーチン参照）を実行して、ＳＴ１９１に進む。
ＳＴ１９１において、廃棄設定情報に基づいて、証明相手への廃棄情報を送信する設定がされているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１９２に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１９４に進む。
【００８３】
ＳＴ１９２において、送信先、すなわち、送信対象の一例である被送信者として証明相手を設定する。そして、ＳＴ１９３に進む。
ＳＴ１９３において、設定に応じて廃棄情報を送信する廃棄情報送信処理（後述する図２２のサブルーチン参照）を実行して、ＳＴ１９４に進む。
ＳＴ１９４において、廃棄設定情報に基づいて、廃棄者への廃棄情報を送信する設定がされているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１９５に進み、ノー（Ｎ）の場合は図２０，図２１の廃棄実行処理を終了して、図１８のメインフローチャートに戻る。
ＳＴ１９５において、送信先、すなわち、送信対象の一例である被送信者として廃棄者を設定する。そして、ＳＴ１９６に進む。
ＳＴ１９６において、設定に応じて廃棄情報を送信する廃棄情報送信処理（後述する図２２のサブルーチン参照）を実行する。そして、図２０，図２１の廃棄実行処理を終了して、図１８のメインフローチャートに戻る。
【００８４】
ＳＴ１９７において、廃棄条件を満たさない場合の一例である保管期限を経過していない場合または廃棄権限が無い場合には、文書を廃棄することができないことを告知する廃棄失敗画像８１を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１９８に進む。
ＳＴ１９８において、文書廃棄装置７を駆動して、分岐案内部材３２により廃棄できない文書を非廃棄文書収容容器３８に搬送、収容する。そして、ＳＴ１９９に進む。
ＳＴ１９９において、次の処理（１）、（２）を実行し、図２０，図２１の廃棄実行処理を終了して、図１８のメインフローチャートに戻る。
（１）認証された廃棄者の識別情報と、文書の廃棄に失敗した文書廃棄装置を特定する廃棄失敗装置ＩＤ、廃棄に失敗した時刻の情報の一例であり内蔵時計から取得可能な廃棄失敗日の情報と、文書に処理ＩＤが付与されている場合には処理ＩＤと、を含む廃棄失敗情報を、送信対象の一例である管理装置９に送信する。
（２）送信対象の一例である管理者端末４に同じ廃棄失敗情報を送信する。
【００８５】
（廃棄情報送信処理（ＳＴ１９０，ＳＴ１９３，ＳＴ１９６のサブルーチン）のフローチャートの説明）
図２２は実施例１の廃棄情報送信処理のフローチャートであり、図２１のＳＴ１９０、ＳＴ１９３，ＳＴ１９６のサブルーチンのフローチャートである。
図２２のＳＴ２１１において、廃棄設定に基づいて、送信先（廃棄者、証明相手または管理者）への廃棄情報を送信する際の優先順位の第１位は、「文書種類」であるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２１２に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２２２に進む。
ＳＴ２１２において、受信している管理情報に文書種類の情報が無いか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合、即ち、文書種類の情報無い場合はＳＴ２１３に進み、ノー（Ｎ）の場合、すなわち、文書種類の情報がある場合はＳＴ２１４に進む。
ＳＴ２１３において、読取った全体画像の文字認識処理を実行する。そして、ＳＴ２１７に進む。
【００８６】
ＳＴ２１４において、文書廃棄者や文書廃棄日、文書種類等を含む廃棄情報を作成する。そして、ＳＴ２１５に進む。
ＳＴ２１５において、次の処理（１）、（２）を実行し、ＳＴ２１６に進む。
（１）作成された廃棄情報のハッシュ値を作成し、文書廃棄装置７の秘密鍵で暗号化し、デジタル署名を作成する。
（２）作成された廃棄情報を送信先の公開鍵で暗号化し、暗号化廃棄情報を作成する。
ＳＴ２１６において、デジタル署名付暗号化廃棄情報を設定された送信先に送信する。そして、図２２の廃棄情報送信処理を終了し、図２１の廃棄実行処理に戻る。
【００８７】
ＳＴ２１７において、廃棄設定に基づいて、次の優先順位の設定があるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２１８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１９に進む。
ＳＴ２１８において、次の優先順位の設定は、「全体画像」であるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２１９に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２２０に進む。
ＳＴ２１９において、全体画像を含む廃棄情報を作成し、ＳＴ２１５に進む。
ＳＴ２２０において、文字認識処理済画像に、予め設定された特定のキーワードが含まれているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２２１に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１７に戻る。
ＳＴ２２１において、読取ったキーワードを含む廃棄情報を作成して、ＳＴ２１５に進む。
【００８８】
ＳＴ２２２において、廃棄設定に基づいて、優先順位が１位に「キーワード」が設定されているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２２３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１９に進む。
ＳＴ２２３において、全体画像の文字認識処理を実行する。そして、ＳＴ２２４に進む。
ＳＴ２２４において、文字認識処理済画像にキーワードが含まれているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２２１に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２２５に進む。
ＳＴ２２５において、廃棄設定に基づいて、次の優先順位の設定があるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２２６に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１９に進む。
ＳＴ２２６において、次の優先順位の設定は、「全体画像」であるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２１９に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２２７に進む。
ＳＴ２２７において、管理情報に文書種類の情報がないか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合、即ち、文書種類の情報無い場合はＳＴ２１９に進み、ノー（Ｎ）の場合、すなわち、文書種類の情報がある場合はＳＴ２１４に進む。
【００８９】
（実施例１の作用）
前記構成を備えた実施例１の文書管理システムＳでは、新規に作成された文書２０は、識別画像２０ａが付与されて出力され、保管されると共に、保管期限や文書の管理者等の情報が管理情報として登録され、管理される。
文書が廃棄される場合、文書２０に識別画像２０ａが付与され管理情報で管理されている場合には、管理情報を参照する。一般に、経理関係の機密文書（請求書、領収書、精算書等）には、当該機密文書を保管しておかなければならない期間が指定されるものが多く、従来は、機密文書を廃棄する場合は、廃棄対象の機密文書が本当に廃棄してよいものかどうかを原本台帳などで確認しているが、実施例１の文書管理システムＳでは、保管期限や廃棄者の権限が自動的に確認される。
そして、まだ保管期限になっていない場合や廃棄者に権限がない場合のように誤って廃棄されようとしている場合には、文書２０の廃棄は行われず、非廃棄文書収容容器３８に回収される。
【００９０】
また、文書に識別画像２０ａが付与されておらず管理情報が無い文書が廃棄されようとしている場合には、正しく廃棄されているのか、誤って廃棄されそうになっているのかが不明であるため、廃棄文書を後に確認可能にするために文書の全体画像が読取られ、管理装置に登録、管理される。
さらに、実施例１の文書管理システムＳでは、設定に応じて、廃棄者や証明相手、管理者に廃棄されたこと、及び、廃棄された内容に関する廃棄情報が送信される。このとき、時刻認証端末１１との交信により正確な廃棄時刻が含まれ、且つ、改竄等がされないように安全性が高い暗号化およびデジタル署名がされた廃棄情報が送信される。また、廃棄情報には、設定に応じて文書種類、読取りキーワード、全体画像のいずれかが含まれる。
【実施例２】
【００９１】
図２３は本発明の実施例２の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、実施例１の図２０に対応する図である。
次に本発明の実施例２の文書管理システムＳの説明を行うが、この実施例２の説明において、前記実施例１の構成要素に対応する構成要素には同一の符号を付して、その詳細な説明を省略する。この実施例２は、下記の点で前記実施例１と相違しているが、他の点では前記実施例１と同様に構成されている。
図２３において、実施例２の廃棄実行処理では、ＳＴ１６９およびＳＴ１７１においてノー（Ｎ）の場合にＳＴ１９７ではなく、ＳＴ１７３に進む以外は、実施例１の場合と同様である。この場合、ＳＴ１９７〜ＳＴ１９９は実質的に不要となり、省略される。
【００９２】
（実施例２の作用）
前記構成を備えた実施例２の文書管理システムＳでは、保管期限が過ぎていない場合や廃棄者に権限が無くても廃棄されるが、誤って廃棄された場合に後でそれがどのような文書であったのかを確認できるよう、文書の全体画像の読取が行われ、管理情報に登録される。すなわち、実施例２では、廃棄条件は自動的に満足し、読取り条件は、二次元コードがある場合、保管期限が経過していない場合、廃棄権限がない場合、廃棄情報の送信設定がある場合に満足するように設定されている。
【実施例３】
【００９３】
図２４は本発明の実施例３の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、実施例１の図２０に対応する図である。
図２５は本発明の実施例３の廃棄実行処理の続きのフローチャートの説明図であり、実施例１の図２１に対応する図である。
次に本発明の実施例３の画像形成装置の説明を行うが、この実施例３の説明において、前記実施例１の構成要素に対応する構成要素には同一の符号を付して、その詳細な説明を省略する。この実施例３は、下記の点で前記実施例１と相違しているが、他の点では前記実施例１と同様に構成されている。
図２４において、実施例３の廃棄実行処理では、ＳＴ１６４でノー（Ｎ）の場合はＳＴ１７３ではなく、ＳＴ１９７に進む。
【００９４】
図２５において、ＳＴ１９７の処理が行われた後、ＳＴ２５１に進む。
図２５のＳＴ２５１において、次の処理（１）、（２）が実行され、ＳＴ１９８に進む。
（１）文書廃棄装置７の各部材の駆動を開始して、文書の搬送を開始する。
（２）画像読取装置２９を駆動して文書２０の画像を読取る。
ＳＴ１９８の処理がされた後、ＳＴ２５２に進む。
ＳＴ２５２において、時刻認証端末１１との間で情報の送受信をして廃棄失敗時刻の正確な時刻情報であるタイムスタンプを取得する。そして、ＳＴ２５３に進む。
ＳＴ２５３において、画像情報、認証された利用者である廃棄失敗者の識別情報の一例である廃棄失敗者ＩＤ、廃棄失敗日、廃棄に失敗した文書廃棄装置７を特定する識別情報の一例である廃棄失敗装置ＩＤとを含む廃棄失敗情報を作成する。そして、ＳＴ２５４に進む。
【００９５】
ＳＴ２５４において、次の処理（１）〜（３）を実行して、ＳＴ２５５に進む。
（１）作成された廃棄失敗情報の証明情報の一例であるハッシュ値を作成して、ハッシュ値を文書廃棄装置７の秘密鍵で暗号化する。すなわち、デジタル署名を作成する。
（２）廃棄失敗情報を管理装置９の公開鍵で暗号化する。
（３）管理装置９にデジタル署名付暗号化廃棄失敗情報を送信する。
ＳＴ２５５において、次の処理（１）〜（３）を実行して、図２４，図２５の廃棄実行処理を終了する。
（１）作成された廃棄失敗情報の証明情報の一例であるハッシュ値を作成して、ハッシュ値を文書廃棄装置７の秘密鍵で暗号化する。すなわち、デジタル署名を作成する。
（２）廃棄失敗情報を管理者用の公開鍵で暗号化する。
（３）管理者端末４にデジタル署名付暗号化廃棄失敗情報を送信する。
【００９６】
なお、実施例３の管理装置９では、実施例１の場合と異なり、暗号化された廃棄失敗情報を受信するが、暗号化された廃棄情報と同様の処理で廃棄失敗情報も復号化および改竄等の有無の判別が行われる。なお、この処理については、簡単であるため、説明およびフローチャートの図示は省略する。
【００９７】
（実施例３の作用）
前記構成を備えた実施例３の文書管理システムＳでは、文書２０の識別情報である二次元コード２０ａが付与されておらず、管理情報が登録されていない場合にも、誤った廃棄を防止するために廃棄は行われない。そして、管理情報が登録されていない場合や、保管期限が経過していない場合、廃棄権限がない場合には、廃棄に失敗した文書２０の保全のために画像情報が読取られる。読取られた画像情報は、廃棄失敗情報に含まれた状態で暗号化され、管理装置９および管理者に送信される。すなわち、実施例３では、廃棄条件は、保管期限が経過し且つ廃棄権限が設定されていない場合、保管期限が経過し且つ廃棄権限が設定され且つ廃棄検眼があり且つ廃棄情報の送信設定がされている場合に満たすように設定されている。一方、読取り条件は、保管期限が経過し且つ廃棄権限が設定され且つ廃棄検眼があり且つ廃棄情報の送信設定がされている場合に満たすように設定されている。
【００９８】
（変更例）
以上、本発明の実施例を詳述したが、本発明は、前記実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内で、種々の変更を行うことが可能である。本発明の変更例（Ｈ01）〜（Ｈ012）を下記に例示する。
（Ｈ01）前記実施例において、ネットワークＮの構成は、ローカルエリアネットワーク２とインターネット１とからなるものを例示したが、これに限定されず、イントラネットのみまたはインターネットのみとしたり、専用線を使用して接続等の任意の構成の回線とすることが可能である。例えば、時刻認証端末１１は公開鍵提供端末１２インターネット上に限定されず、イントラネットに接続された構成とすることも可能である。
【００９９】
（Ｈ02）前記実施例において、情報の送受信をする際に、暗号化をすることが望ましいが、暗号化を省略することも可能である。なお、実施例において、暗号化しなかった管理情報の送信要求や実施例１の廃棄失敗情報の送信等においても、情報を暗号化して送受信することも当然可能である。
また、前記暗号化技術として、秘密鍵と公開鍵とを利用したが、暗号化技術は、この技術に限定されず、例えば、全て秘密鍵で暗号化したり、共通鍵を利用して送受信したり、あるいはパスワードを設定する等、任意の暗号化技術で暗号化することが可能である。
（Ｈ03）前記実施例において、廃棄情報を設定に応じて送信する際に、文書種類や読取りキーワードが検出されなかった場合に、読取り画像の送信が設定されていない場合でも、読取り画像を送信するようにしたが、読取り画像を送信しないように構成することも可能である。
【０１００】
（Ｈ04）前記実施例において、文書廃棄装置は、細断装置と非廃棄文書収容容器とを有する構成としたが、この構成に限定されず、非廃棄文書収容容器を省略したり、廃棄できない文書を排出する排出トレイを設け、廃棄できない文書は廃棄者に返却するように構成することも可能である。
（Ｈ05）前記実施例において、文書管理システムＳとして、管理装置９、端末３，４，６、文書廃棄装置７、スキャナを有する画像形成装置８等を有する構成を例示したが、これに限定されず、例えば、管理者端末４と管理装置９を共通化したり、文書廃棄装置７に管理装置９の機能を内蔵したり、端末３，４，６を共通化したり、文書廃棄装置７に貼付された領収書等を読取るためのスキャナおよび読取り終わった文書を排出する排出トレイを設けたり等任意の構成を採用可能である。このほかにも、時刻認証端末１１を省略して管理装置９の内蔵時計で時刻を取得したり、公開鍵提供端末１２で提供される公開鍵を管理装置９に記憶させて公開鍵提供端末１２を省略することも可能である。すなわち、各装置３〜１２の持つ機能は、集約させたり、分散させることが可能である。
【０１０１】
（Ｈ06）前記実施例において、各画像等は設計や設定、仕様に応じて、レイアウトや項目の削除、追加等、自由に変更可能である。
（Ｈ07）前記実施例において、文書識別情報として、二次元コードを例示したが、これに限定されず、いわゆるバーコードや、数字の文書識別情報等、任意の文書識別情報を採用することが可能である。また、このようなコードではなく、たとえば紙繊維のパターンを使った用紙の識別情報や、印刷画像に微細な濃度変化をつけることによって画像に埋め込まれた識別情報を、文書識別情報として用いることも可能である。
（Ｈ08）前記実施例において、保管期限や廃棄権限、文書識別情報、利用者による設定の有無に応じて、廃棄の許可や不許可、画像読取の有無等を判別する構成を例示したが、判別条件はこれらに限定されず、例えば、４つの中のいずれか１つまたは２つもしくは３つとしたり、さらに追加の判別条件を設定することも可能である。例えば、判別条件として時間帯を採用し、廃棄時刻が就業時間外は不許可としたり、判別条件として利用者毎に廃棄可能枚数を設定し、廃棄可能枚数を超えると廃棄できなくする等することができる。
【０１０２】
（Ｈ09）前記実施例において、１枚ずつ廃棄を行う毎に廃棄情報の送信等を行っていたが、これに限定されず、複数枚を連続廃棄したり、各頁の文書識別情報を順次読取って廃棄または保管することも可能である。
（Ｈ010）前記実施例において、文書に管理情報が無い場合や、保管期限が過ぎていない場合、廃棄者に権限が無い場合に、廃棄される文書の全体画像を読取り、登録する構成を例示したが、これに限定されず、文書がどの文書なのかがわかる程度の部分画像やキーワード画像とすることも可能である。なお、画像を読取る際に、カラーの文書をモノクロ画像として読取ったり、印刷による再製が可能な比較的高い解像度でなく、後から確認可能な程度の低い解像度で読取ることも可能である。
（Ｈ011）前記実施例において、保管期間が経過したか否かの判別は、保管期限の日と廃棄が実行される現在の日とを比較したが、これに限定されず、例えば、文書の作成日から現在の日までの経過期間を求め、予め設定されている保管期間と比較する等、任意の判別方法で判別することが可能である。
（Ｈ012）前記実施例において、廃棄失敗情報を送信する送信対象として、管理装置や管理者を例示したが、これに限定されず、廃棄失敗情報を送信対象としての廃棄者や証明相手に送信可能とすることも可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１０３】
【図１】図１は本発明の実施例１の文書管理システムの全体説明図である。
【図２】図２は実施例１の文書廃棄装置の説明図であり、図２Ａは全体説明図、図２Ｂは平面図である。
【図３】図３は実施例１の管理装置の制御部分が備えている各機能をブロック図（機能ブロック図）で示した図である。
【図４】図４は、実施例１の文書管理情報の説明図である。
【図５】図５は実施例１の廃棄者端末の制御部分が備えている各機能をブロック図（機能ブロック図）で示した図である。
【図６】図６は実施例１の管理情報登録画像の説明図である。
【図７】図７は実施例１の領収書の一例の説明図であり、図７Ａは領収書が貼り付けられる前の状態の説明図、図７Ｂは領収書が貼り付けられた後の説明図である。
【図８】図８は実施例１の文書廃棄装置の制御部分が備えている各機能をブロック図（機能ブロック図）で示した図である。
【図９】図９は、実施例１の廃棄装置の初期画像の一例の説明図である。
【図１０】図１０は実施例１の廃棄装置のメニュー画像の一例の説明図である。
【図１１】図１１は実施例１の廃棄設定画像の一例の説明図である。
【図１２】図１２は実施例１の廃棄者用の設定画像の一例の説明図である。
【図１３】図１３は実施例１の文書セット催促画像の一例の説明図である。
【図１４】図１４は実施例１の廃棄開始時に表示される廃棄開始画像の説明図である。
【図１５】図１５は実施例１の廃棄失敗時に表示される廃棄失敗画像の一例の説明図である。
【図１６】図１６は実施例１の廃棄者端末での管理情報作成処理のフローチャートである。
【図１７】図１７は実施例１の管理装置での文書管理処理のフローチャートである。
【図１８】図１８は実施例１の文書廃棄装置のメインフローチャートである。
【図１９】図１９は実施例１の廃棄設定処理のフローチャートであり、図１８のＳＴ１１２のサブルーチンの説明図である。
【図２０】図２０は実施例１の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、図１８のＳＴ１１４のサブルーチンである。
【図２１】図２１は実施例１の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、図２０の続きの図である。
【図２２】図２２は実施例１の廃棄情報送信処理のフローチャートであり、図２１のＳＴ１９０、ＳＴ１９３，ＳＴ１９６のサブルーチンのフローチャートである。
【図２３】図２３は本発明の実施例２の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、実施例１の図２０に対応する図である。
【図２４】図２４は本発明の実施例３の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、実施例１の図２０に対応する図である。
【図２５】図２５は本発明の実施例３の廃棄実行処理の続きのフローチャートの説明図であり、実施例１の図２１に対応する図である。
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書を管理する文書管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、企業のオフィスや市役所などの公共機関では、部外秘や社外秘などの機密文書を扱うことが多い。こうした機密文書の原本は、第三者への漏洩を防止するために、厳重な管理のもとで保管される。また、不要になった機密文書は、シュレッダなどを用いて廃棄される。
このような、文書の保管や廃棄等の管理に関する技術として、下記の特許文献１ないし特許文献４記載の技術が公知である。
【０００３】
特許文献１（特開２００５−１９０３６５号）には、印刷文書に対する文書ＩＤと印刷した用紙を識別する用紙ＩＤと印刷枚数をデータベースに登録して、印刷した文書の履歴を管理する出力文書管理システムが記載されている。特許文献１記載の技術では、予め用紙ＩＤが付与された専用の用紙を使用し、プリンタにより用紙に印刷する時点から文書の管理を開始しており、用紙に固有の用紙ＩＤによって、出力から廃棄までの紙文書の履歴を追跡可能としている。また、特許文献１記載の技術では、印刷した文書に対して、閲覧が許可される期間を設定することが可能となっており、未破棄文書を抽出し、当該未破棄文書の出力からの経過期間と、閲覧許可期間を比較し、許可されている期間を超過している場合には機密文書を保持しているユーザに破棄するように通知するという技術が開示されている。
【０００４】
特許文献２（特開平１１−３３９０２４号公報）には、廃棄する文書を取り込む文書取込手段と、前記文書取込手段により取り込まれた文書の画像を読み取り、読み取った画像から画像データを生成する画像データ生成手段と、前記画像データ生成手段により生成された画像データをネットワークへ送信する送信手段と、前記文書取込手段により取り込まれた文書を貯蓄する文書貯蓄手段と、を有する文書廃棄装置と、前記ネットワークに接続され、前記ネットワークから前記文書廃棄装置の送信手段により送信された画像データを受信する受信手段と、前記受信手段により受信された画像データを蓄積する蓄積手段と、前記蓄積手段により蓄積された画像データを表示・印刷する等、再利用する再利用手段と、を有する文書管理装置とからなる文書廃棄支援システムが開示されている。特許文献２記載の技術では、廃棄された文書を再利用するために廃棄文書の画像データを蓄積してファイリングしておく技術である。特許文献２記載の技術は、今後一切利用されない文書であると判断して廃棄した文書が後々再度必要となることが多いために、結果的に文書の廃棄という重大な決断を下すことができずに、文書が廃棄できずにたまってしまうという課題を解決するための発明である。
【０００５】
特許文献３（特開２００２−３４２３２９号公報）には、廃棄される文書を再利用するために、廃棄される書類を読取って蓄積し、蓄積情報を利用して廃棄された画像データの検索可能とする技術が記載されている。すなわち、特許文献３には、廃棄される書類を電子化してファイリングする技術が記載されている。
特許文献４（特開２００３−６２４７６号公報）には、廃棄処理する書類から書類記載情報を取得し（読取り）、利用者の選択に応じて、書類記載情報を保管し、閲覧可能とする技術が記載されている。すなわち、特許文献４には、廃棄される書類を電子化して、利用者の選択に応じてファイリングする技術が記載されている。
【０００６】
【特許文献１】特開２００５−１９０３６５号公報（「００７４」〜「００７８」）
【特許文献２】特開平１１−３３９０２４号公報 （「００６２」、「００６７」）
【特許文献３】特開２００２−３４２３２９号公報（「００１１」〜「００１３」）
【特許文献４】特開２００３−６２４７６号公報（「００９４」、「０１３６」）
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
本発明は前記事情に鑑み、誤って文書が廃棄されることを防止することを第１の技術的課題とする。
また、文書を後から確認可能とすることを第２の技術的課題とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
前記技術的課題を解決するために請求項１に記載の文書管理システムは、
文書に付与された文書を識別するための情報と前記文書の廃棄に関する情報とを少なくとも含む文書管理情報の管理を行う文書管理手段と、
文書に付与された文書を識別するための情報を読取る識別情報読取部材と、
前記識別情報読取部材で読取られた文書識別情報に基づいて、文書の保管期間が経過しているか否かを判別する保管期間判別手段と、
前記保管期間判別手段により、文書の保管期間が経過したと判別された場合に当該文書を廃棄するように制御する手段と、
前記保管期間判別手段により、文書の保管期間が経過していないと判別された場合に当該文書を容器に収容するとともに、少なくとも当該文書を識別するための情報を含む廃棄失敗情報を前記文書管理手段に送信する廃棄失敗情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする。
【０００９】
前記技術的課題を解決するために請求項２に記載の文書管理システムは、
文書に付与された文書を識別するための情報と前記文書の廃棄に関する情報とを少なくとも含む文書管理情報の管理を行う文書管理手段と、
文書に付与された文書を識別するための情報を読取る識別情報読取部材と、
文書を廃棄する廃棄者を特定する廃棄者認証手段と、
前記廃棄者認証手段により特定された廃棄者が、文書を廃棄する権限があるか否かを判別する廃棄権限判別手段と、
前記廃棄権限判別手段により、前記廃棄者が、文書を廃棄する権限があると判別した場合に当該文書を廃棄するように制御する手段と、
前記廃棄権限判別手段により、前記廃棄者が、文書を廃棄する権限がないと判別した場合に当該文書を容器に収容するとともに、少なくとも当該文書を識別するための情報および前記廃棄者の識別情報とを含む廃棄失敗情報を前記文書管理手段に送信する廃棄失敗情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする。
【００１０】
前記技術的課題を解決するために請求項３に記載の文書管理システムは、
文書に付与された文書を識別するための情報と前記文書の廃棄に関する情報とを少なくとも含む文書管理情報の管理を行う文書管理手段と、
文書に付与された文書を識別するための情報を読取る識別情報読取部材と、
文書に、文書を識別するための情報が含まれていない場合に、当該文書を廃棄するように制御する手段と、
文書に、文書を識別するための情報が含まれていない場合に、当該文書を容器に収容するとともに、少なくとも廃棄に失敗した廃棄失敗日の情報を含む廃棄失敗情報を前記文書管理手段に送信する廃棄失敗情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項１ないし３のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書を収容する容器が、施錠手段により施錠されていることを特徴とする。
【００１２】
請求項５に記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書の画像を読取る文書読取り部材と、
前記文書読取り部材により読取られた前記画像を記憶する廃棄文書画像記憶手段と、
を備え、
前記文書が、保管期間が経過していないと判別された場合に、前記文書読取り部材が、前記文書の画像を読取ることを特徴とする。
【００１３】
請求項６に記載の発明は、請求項２に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書の画像を読取る文書読取り部材と、
前記文書読取り部材により読取られた前記画像を記憶する廃棄文書画像記憶手段と、
を備え、
前記廃棄者に廃棄権限がないと判別された場合に、前記文書読取り部材が、前記文書の画像を読取ることを特徴とする。
【００１４】
請求項７に記載の発明は、請求項３に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書の画像を読取る文書読取り部材と、
前記文書読取り部材により読取られた前記画像を記憶する廃棄文書画像記憶手段と、
を備え、
前記文書に、前記文書を識別するための情報が含まれていない場合に、前記文書読取り部材が、前記文書の画像を読取ることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１５】
請求項１に記載の発明によれば、保管期間が経過していない場合に、誤って文書を廃棄することを防止できる。
請求項２に記載の発明によれば、廃棄権限がない廃棄者によって、誤って文書が廃棄されることを防止できる。
請求項３に記載の発明によれば、文書を識別するための情報が付与されていない文書を、誤って廃棄することを防止できる。
請求項４に記載の発明によれば、施錠されていない場合に比べて、容器から文書が取り出されて、誤って文書が廃棄されることが防止できる。
【００１６】
請求項５に記載の発明によれば、保管期間が経過していない文書が廃棄されようとした場合に、画像が読み取られ、後から文書を確認することができる。
請求項６に記載の発明によれば、廃棄権限がない廃棄者により文書が廃棄されようとした場合に、画像が読み取られ、後から文書を確認することができる。
請求項７に記載の発明によれば、文書を識別するための情報が含まれていない文書が廃棄されようとした場合に、画像が読み取られ、後から文書を確認することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
次に図面を参照しながら、本発明の実施の形態の具体例（実施例）を説明するが、本発明は以下の実施例に限定されるものではない。
なお、以下の図面を使用した説明において、理解の容易のために説明に必要な部材以外の図示は適宜省略されている。
【実施例１】
【００１８】
図１は本発明の実施例１の文書管理システムの全体説明図である。
図１において、実施例１の文書管理システムＳでは、インターネット回線１やローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）２を含む通信回線の一例であるネットワークＮを有する。前記ローカルエリアネットワーク２は、ルーターＲを介してインターネット回線１に接続されている。実施例１では、前記ローカルエリアネットワーク２には、廃棄者が使用する廃棄者端末３や、文書管理システムＳの管理者が使用する管理者端末４、監査等で廃棄の確認を証明する必要がある証明相手が使用する端末である証明相手使用端末６、文書の廃棄を行う文書廃棄装置７、画像情報の印刷が可能な画像形成装置８、文書管理システムＳで管理される文書の文書管理情報が管理される管理装置の一例である文書管理情報サーバ９が接続されており、相互に情報の送受信が可能である。
また、前記インターネット回線１には、時刻認証を行うための正確な時刻情報を提供する時刻認証局の時刻認証端末１１が接続されている。また、前記インターネット回線１には、廃棄者、管理者、証明相手等の利用者や、文書廃棄装置７から送受信する際に暗号化または復号化に使用される公開鍵情報を提供する公開鍵提供端末１２が接続されている。なお、前記時刻認証局として、従来公知のいわゆるタイムスタンプ局を利用可能であり、公開鍵提供端末として、従来公知の認証機関の公開鍵サーバを利用可能である。
【００１９】
前記各端末３，４，６や文書管理情報サーバ９は、コンピュータ装置により構成されており、コンピュータ本体Ｈ１と、ディスプレイＨ２と、キーボードＨ３やマウスＨ４等の入力装置、図示しないＨＤドライブ（ハードディスクドライブ）、ＣＤドライブ（コンパクトディスクドライブ）等により構成されている。前記端末等３，４，６，９には、コンピュータ装置の基本動作を制御する基本ソフト（オペレーティングシステム）や、文書作成ソフトウェアや作図ソフトウェア、電子メール送受信用のソフトウェア等のアプリケーションプログラム、画像形成装置８を制御するためのソフトウェアの一例であるドライバ等が組み込まれている。
前記画像形成装置８は、印刷用紙を給紙するための複数の給紙容器８ａと、印刷された用紙が排紙される排紙容器８ｂとを有している。なお、前記画像形成装置８は、プリンタ、ＦＡＸ、ネットワークスキャナ、複写機の機能を併せ持つ、従来公知の電子写真方式の複合機（例えば、特開２００４−２８７２９７号公報等参照）を使用可能であり、種々の画像形成装置を採用可能である。
【００２０】
図２は実施例１の文書廃棄装置の説明図であり、図２Ａは全体説明図、図２Ｂは平面図である。
図１、図２において、前記文書廃棄装置７は、作業者が入力等を行う入力部材１９が前面に支持されており、入力部材１９には、使用者認証用の認証情報記憶部材の一例であるＩＣカードが挿入されて、読取られるカード挿入口１９ａや、表示部１９ｂ、入力釦１９ｃ等が設けられている。前記文書廃棄装置７の上面には、廃棄される文書２０が収容される廃棄文書収容部２１を有する。前記廃棄文書収容部２１は、用紙搬送方向下流側に向かうにつれて下方に傾斜して形成されており、下端部には、廃棄される文書の前端縁が突き当てられる用紙突き当て部２２が支持されている。前記用紙突き当て部２２は、廃棄文書収容部２１の上面よりも上方に突出して文書の前端縁が突き当てられる突出位置（図２の実線参照）と、廃棄文書収容部２１の上面よりも下方に移動して文書が搬送可能となる搬送位置（図２の破線参照）と、の間で移動可能に構成されている。
前記用紙突き当て部２２の用紙搬送方向上流側には、用紙突き当て部２２まで文書が挿入されたことを検知する用紙検知部材の一例である用紙センサ２３が支持されている。前記用紙センサ２３の上方には、廃棄される文書２０に付与された文書識別画像２０ａを読取るための識別画像読取り部材２４が配置されている。実施例１の文書管理システムＳでは、前記文書識別画像２０ａとして、従来公知の２次元コードが採用されており、前記識別画像読取部材２４として文書識別画像２０ａを読取る光学系、いわゆる、コードリーダが使用されている。
【００２１】
前記識別画像読取部材２４の用紙搬送方向上流側には、廃棄文書収容部２１に収容された文書の上面に接触して回転し、廃棄文書２０を給紙する給紙部材２６が配置されている。実施例１の給紙部材２６は、昇降可能に構成されており、文書の上面に接触、離隔可能に構成されている。
前記給紙部材２６の下方の廃棄文書収容部２１上面には、廃棄文書２０が複数枚ある場合に１枚ずつに分離して捌く捌き部材２７が支持されている。実施例１の捌き部材２７は、捌き部材の一例であるパッド状の捌きパッドにより構成されている。
前記用紙突き当て部材２２の用紙搬送方向下流側には、廃棄される文書を搬送する搬送部材２８が支持されている。前記搬送部材２８の用紙搬送方向下流側には、廃棄される文書の画像を読取る文書読取装置２９が支持されている。実施例１の文書読取装置２９は、上下一対の文書読取部材２９ａ，２９ｂを有し、廃棄される文書の表裏両面を一度に読取り可能に構成されている。実施例１の前記文書読取部材２９ａ，２９ｂは、従来公知のいわゆるスキャナにより構成されている。
【００２２】
前記文書読取装置２９の下方には、用紙搬送路３１が形成されている。前記用紙搬送路３１は、細断、廃棄される文書が搬送される廃棄文書搬送路３１ａと、廃棄されない文書が搬送される非廃棄文書搬送路３１ｂとを有し、廃棄文書搬送路３１ａと非廃棄文書搬送路３１ｂとの分岐部には、廃棄文書搬送路３１ａおよび非廃棄文書搬送路３１ｂのいずれかに文書を案内する分岐案内部材３２が配置されている。
前記廃棄文書搬送路３１ａに搬送された廃棄文書２０は、廃棄搬送部材３３により搬送され、文書廃棄部材の一例としての細断装置３４により細断され、廃棄文書収容容器３６に収容され、廃棄される。
前記非廃棄文書搬送路３１ｂに搬送された文書２０は、非廃棄搬送部材３７により搬送され、廃棄文書収容部の一例である非廃棄文書収容容器３８に収容され、回収される。なお、実施例１の非廃棄文書収容容器３８は、廃棄されるべきでない文書が廃棄されようとした時に搬送されて収容される容器であり、非廃棄文書収容容器３８は図示しない施錠装置により施錠され、権限のある管理者等しか解錠できないように設定されている。
【００２３】
（実施例１の制御部の説明）
（管理装置の制御部の説明）
図３は実施例１の管理装置の制御部分が備えている各機能をブロック図（機能ブロック図）で示した図である。
図３において、管理装置９のコンピュータ本体Ｈ１は、外部との信号の入出力および入出力信号レベルの調節等を行うＩ／Ｏ（入出力インターフェース）、必要な処理を行うためのプログラムおよびデータ等が記憶されたＲＯＭ（リードオンリーメモリ）、必要なデータを一時的に記憶するためのＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）、ハードディスクやＲＯＭ等に記憶されたプログラムに応じた処理を行うＣＰＵ（中央演算処理装置）、ならびにクロック発振器等を有している。
前記構成の管理装置９は、前記ハードディスクやＲＯＭ等に記憶されたプログラムを実行することにより種々の機能を実現することができる。
【００２４】
前記管理装置９の前記ハードディスクドライブには、管理装置９の基本動作を制御する基本ソフト（オペレーティングシステム）ＯＳや、文書作成ソフトウェアや作図ソフトウェア等のアプリケーションプログラムＡＰ、文書管理プログラムＰ１が記憶されている。以下、従来公知のオペレーティングシステムＯＳやアプリケーションプログラムＡＰを除く各機能（制御手段）を説明する。
【００２５】
前記文書管理プログラムＰ１は、文書管理手段１０１と、管理装置用秘密鍵記憶手段１０２と、情報受信手段１０３と、未登録識別情報抽出手段１０４と、管理情報有無判別手段１０５と、情報送信手段１０６と、を有し、ネットワークＮに接続された各端末３，４，６や文書廃棄装置７等との間で情報の送受信をして、文書の作成や、廃棄等がされたことを管理する。
前記文書管理手段１０１は、文書管理情報記憶手段１０１Ａを有し、各端末３，４，６や文書廃棄装置７から送信された文書の作成や廃棄に関する情報に応じて、文書情報の新規登録、更新等の管理を行う。
【００２６】
図４は、実施例１の文書管理情報の説明図である。
前記文書管理情報記憶手段１０１Ａは、文書識別情報記憶手段１０１Ａ１と、文書作成時刻記憶手段１０１Ａ２と、保管期限記憶手段１０１Ａ３と、文書作成者記憶手段１０１Ａ４と、廃棄権限記憶手段の一例としての文書管理者記憶手段１０１Ａ５と、廃棄時刻記憶手段１０１Ａ６と、廃棄者記憶手段１０１Ａ７と、廃棄文書画像記憶手段１０１Ａ８と、廃棄失敗情報記憶手段１０１Ａ９と、を有し、文書の作成や廃棄を管理する文書管理情報を記憶する。図４において、実施例１の文書管理情報記憶手段１０１Ａに記憶される文書管理情報は、文書識別情報の一例である処理ＩＤと、文書が作成された時刻である文書作成時刻の一例である文書作成日と、文書の保管期限と、文書を作成した文書作成者の識別情報の一例である文書作成者ＩＤと、文書の管理者の識別情報の一例である文書管理者ＩＤと、管理される文書の種類である文書種類と、読取られた文書の画像情報の一例である文書画像データと、文書が廃棄された廃棄時刻の一例である文書廃棄日と、文書が廃棄された文書廃棄装置７を特定する廃棄装置識別情報の一例である文書廃棄装置ＩＤと、文書を廃棄した文書廃棄者の識別情報の一例である文書廃棄者ＩＤと、廃棄された文書の画像情報の一例である廃棄文書画像データと、文書の廃棄に失敗した情報である廃棄失敗情報とが、各記憶手段１０１Ａ１〜１０１Ａ９により記憶される。なお、実施例１の廃棄失敗情報には、廃棄失敗者の識別情報の一例である廃棄失敗者ＩＤと、廃棄に失敗した際に使用されていた廃棄装置の識別情報の一例である廃棄失敗装置ＩＤと、廃棄に失敗した廃棄失敗時刻の一例としての廃棄失敗日とが含まれる。なお、実施例１では、文書管理システムＳを利用する各利用者（廃棄者、管理者、証明相手等）に個別に識別情報としての３桁の数字のＩＤが設定されており、利用者の権限が強くなるのに応じて、ＩＤの百番台の数字が大きくなるように設定されている。すなわち、ＩＤが「１××」の利用者よりもＩＤが「２××」の利用者の方が、文書管理システムＳ上での権限が強く設定されている。
【００２７】
前記管理装置用秘密鍵記憶手段１０２は、管理装置９に対して固有に設定された管理装置用秘密鍵を記憶する。実施例１の管理装置用秘密鍵は、従来公知の暗号化通信を行うために使用されるものであり、情報の送受信時に改竄等されないために暗号化したり、復号化する際に使用される。
前記情報受信手段１０３は、未登録識別情報送信要求受信手段１０３Ａと、管理情報受信手段１０３Ｂと、管理情報送信要求受信手段１０３Ｃと、文書廃棄情報受信手段１０３Ｄと、廃棄失敗情報受信手段１０３Ｅと、を有し、ネットワークＮに接続された各装置から送信された情報を受信する。
前記未登録識別情報送信要求受信手段１０３Ａは、管理対象の文書が作成される際に各端末３，４，６から送信された未登録の識別情報の送信要求を受信する。
【００２８】
前記管理情報受信手段１０３Ｂは、各端末３，４，６で新たに作成された文書の管理情報を受信する。実施例１の管理情報受信手段１０３Ｂは、前記管理情報として、処理ＩＤと、文書作成日と、文書保管期限と、文書作成者ＩＤと文書管理者ＩＤとを含む新規登録用の管理情報を受信する。
前記管理情報送信要求受信手段１０３Ｃは、文書を廃棄する前に管理情報を確認するために各端末３，４，６から送信された管理情報の送信要求を受信する。
前記文書廃棄情報受信手段１０３Ｄは、廃棄情報復号化手段１０３Ｄ１と、証明情報作成手段１０３Ｄ２と、公開鍵取得手段１０３Ｄ３と、証明情報復号化手段１０３Ｄ４と、廃棄情報判別手段１０３Ｄ５とを有し、文書廃棄装置７から送信された文書の廃棄に関する文書廃棄情報を受信する。なお、実施例１の文書廃棄情報受信手段１０３Ｄは、文書廃棄日と、文書廃棄装置ＩＤと、文書廃棄者と、廃棄文書画像データ（ある場合）と、を含む廃棄情報を受信する。また、実施例１の文書廃棄情報受信手段１０３Ｄは、公開鍵提供端末１２により提供される管理装置９用の秘密鍵に対応する公開鍵により廃棄情報が暗号化され、且つ、廃棄情報に基づく証明情報を廃棄装置７用の秘密鍵で暗号化した電子署名の一例としてのデジタル署名が付加されたデジタル署名付廃棄情報を受信する。
【００２９】
前記廃棄情報復号化手段１０３Ｄ１は、受信した電子署名付廃棄情報の一例としてのデジタル署名付廃棄情報に含まれる廃棄情報を、管理装置９用の秘密鍵で復号化する。
前記証明情報作成手段１０３Ｄ２は、復号化された廃棄情報から証明情報を作成する。実施例１の証明情報作成手段１０３Ｄ２は、従来公知のいわゆるハッシュ関数を使用して、前記証明情報の一例としてのハッシュ値を演算、作成する。
前記公開鍵取得手段１０３Ｄ３は、公開鍵提供端末１２から、廃棄情報の送信元である廃棄装置７の公開鍵を取得する。
前記証明情報復号化手段１０３Ｄ４は、取得した公開鍵を使用して、デジタル署名付廃棄情報に含まれるデジタル署名を復号化する。すなわち、廃棄装置７において、廃棄装置７の秘密鍵で暗号化されたハッシュ値である前記デジタル署名を復号化して、ハッシュ値を取得する。
前記廃棄情報判別手段１０３Ｄ５は、受信した廃棄情報が改竄されていないか否かを判別する。実施例１の廃棄情報判別手段１０３Ｄ５は、証明情報作成手段１０３Ｄ２で作成された証明情報としてのハッシュ値と、証明情報復号化手段１０３Ｄ４により取得したハッシュ値とが一致するか否かを判別することにより、受信した廃棄情報が改竄されていないか否かを判別する。
【００３０】
前記廃棄失敗情報受信手段１０３Ｅは、廃棄装置７において、文書の廃棄に失敗した場合に送信される前記廃棄失敗情報を受信する。
前記未登録識別情報抽出手段１０４は、前記管理情報を参照して未登録の文書識別情報である未登録の処理ＩＤを抽出する。
前記管理情報有無判別手段１０５は、管理情報の送信要求を受信した場合に、管理情報を参照して、受信した処理ＩＤに対応する管理情報が登録されているか否かを判別する。
前記情報送信手段１０６は、未登録識別情報送信手段１０６Ａと、管理情報送信手段１０６Ｂとを有し、ネットワークＮに接続された各装置３〜８に情報を送信する。
前記未登録識別情報送信手段１０６Ａは、前記未登録の識別情報の送信要求に応じて、未登録の識別情報である処理ＩＤを送信する。
前記管理情報送信手段１０６Ｂは、管理情報の送信要求に応じて、対応する処理ＩＤが存在する場合には管理情報を送信し、対応する処理ＩＤが無い場合にはその旨の情報を送信する。
【００３１】
（廃棄者端末の制御部の説明）
図５は実施例１の廃棄者端末の制御部分が備えている各機能をブロック図（機能ブロック図）で示した図である。
図５において、廃棄者端末３のコンピュータ本体Ｈ１は、外部との信号の入出力および入出力信号レベルの調節等を行うＩ／Ｏ（入出力インターフェース）、必要な処理を行うためのプログラムおよびデータ等が記憶されたＲＯＭ（リードオンリーメモリ）、必要なデータを一時的に記憶するためのＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）、ハードディスクやＲＯＭ等に記憶されたプログラムに応じた処理を行うＣＰＵ（中央演算処理装置）、ならびにクロック発振器等を有している。
前記構成の廃棄者端末３は、前記ハードディスクやＲＯＭ等に記憶されたプログラムを実行することにより種々の機能を実現することができる。
【００３２】
前記廃棄者端末３の前記ハードディスクドライブには、廃棄者端末３の基本動作を制御する基本ソフト（オペレーティングシステム）ＯＳや、文書作成ソフトウェアや作図ソフトウェア等のアプリケーションプログラムＡＰ、管理情報作成手段２０１、廃棄者用秘密鍵記憶手段２０２、廃棄情報受信手段２０３等が記憶されている。以下、従来公知のオペレーティングシステムＯＳやアプリケーションプログラムＡＰを除く各機能（制御手段）を説明する。
なお、実施例１の文書管理システムＳでは、他の端末４，６も前記廃棄者端末３と同様に構成されているので詳細な説明および図示は省略する。
実施例１の廃棄者端末３の管理情報作成手段２０１は、管理情報登録画像表示手段２０１Ａと、未登録識別情報送信要求手段２０１Ｂと、未登録識別情報受信手段２０１Ｃと、文書識別画像作成手段２０１Ｄと、文書印刷手段２０１Ｅと、管理情報読取り手段２０１Ｆと、時刻情報取得手段２０１Ｇと、管理情報送信手段２０１Ｈとを有し、文書管理システムＳで新たに管理される文書を印刷し、文書に関する管理情報を作成する。
【００３３】
図６は実施例１の管理情報登録画像の説明図である。
図７は実施例１の領収書の一例の説明図であり、図７Ａは領収書が貼り付けられる前の状態の説明図、図７Ｂは領収書が貼り付けられた後の説明図である。
前記管理情報登録画像表示手段２０１Ａは、廃棄者となる可能性のある端末３の利用者が新規の管理情報の作成、登録を行うための管理情報新規登録画像４１（図６参照）をディスプレイＨ２に表示する。図６において、管理情報新規登録画像４１は、管理される文書毎に固有に設定される文書識別情報の一例としての処理ＩＤが表示される処理ＩＤ表示欄４１ａと、作成される文書の管理者を入力する文書管理者入力欄４１ｂと、文書を作成する文書作成者である端末３の利用者である廃棄者が表示される文書作成者入力欄４１ｃと、作成される文書の種類を設定する文書種類設定欄４１ｄと、文書の印刷を実行するための印刷指示画像の一例である「印刷」アイコン４１ｅと、画像形成装置８の画像読取装置により管理される文書の画像の読み込みを開始するための読取り開始画像の一例である「スキャン」アイコン４１ｆとを有する。
【００３４】
なお、実施例１の管理情報登録新規画像４１では、処理ＩＤには、管理装置９に記憶された管理情報で未登録の処理ＩＤが自動的に表示される。また、文書作成者欄４１ｃには、端末３の利用者情報、すなわち、端末３のログイン情報に基づいて、文書作成者ＩＤが表示される。また、実施例１の文書管理システムＳでは、作成可能な文書は、書種類設定欄４１ｄに示すように、保管期間が１０年に設定された商業帳票、保管期間が７年の領収書、保管期間が５年の注文書、保管期間が１０年の技術レポート、保管期間が１年の会議議事録、保管期間が「永久」か「なし」に設定可能なその他の文書に設定されている。また、図７において、実施例１の書類設定欄４１ｄで領収書が選択された場合、図７Ａに示す領収書貼り付け欄２０ｂを有する文書２０が作成され、領収書４６が貼付された状態でスキャンアイコン４１ｆの入力がされ、画像形成装置８の読取装置、いわゆる、ネットワークスキャナで読取ることで貼付された領収書４６の内容を前記文書画像データとして取り込むことができる。
【００３５】
前記未登録識別情報送信要求手段２０１Ｂは、新規登録文書用の処理ＩＤとしての未登録識別情報の送信要求を管理装置９に対して送信する。
前記未登録識別情報受信手段２０１Ｃは、管理装置９から送信された未登録識別情報としての未登録処理ＩＤを受信する。
前記文書識別画像作成手段２０１Ｄは、文書２０に印刷される処理ＩＤに応じた文書識別画像２０ａを作成する。実施例１の文書識別画像作成手段２０１Ｄは、文書識別画像２０ａの一例としての二次元コードを作成する。
前記文書印刷手段２０１Ｅは、前記管理情報登録新規画像４１への入力に応じた文書の画像情報を画像形成装置８に送信して文書の印刷を行う。
前記管理情報読取り手段２０１Ｆは、管理情報登録新規画像４１で「スキャン」アイコン４１ｆが選択された場合に、登録する文書の画像情報を含む管理情報を読取る。実施例１の管理情報読取り手段２０１Ｆは、ネットワークＮを介して接続された画像形成装置８から領収書等の読取り画像データを取り込むことにより、管理情報を取得する。
【００３６】
時刻情報取得手段２０１Ｇは、文書を作成した時刻を取得する。実施例１の時刻情報取得手段２０１Ｇは、時刻認証局の時刻認証端末１１との間で情報の送受信を行って、正確な文書作成時刻を取得する。具体的には、端末３から管理情報のハッシュ値を送信し、これに応じて時刻認証端末１１から送信された時刻情報とハッシュ値とを含む暗号化情報を受信して、時刻認証端末１１に固有に設定された公開鍵で復号化し、送信した管理情報のハッシュ値と比較することで、改竄等の無い正確な文書作成時刻を取得している。
前記管理情報送信手段２０１Ｈは、新たに作成された管理情報を管理装置９に送信する
前記廃棄者用秘密鍵記憶手段２０２は、廃棄者となる可能性のある利用者毎に固有に設定された廃棄者用秘密鍵を記憶する。実施例１の廃棄者用秘密鍵は、従来公知の暗号化通信を行うために使用されるものであり、情報の送受信時に改竄等されないために暗号化したり、復号化する際に使用される。
【００３７】
前記廃棄情報受信手段２０３は、廃棄情報復号化手段２０３Ａと、証明情報作成手段２０３Ｂと、公開鍵取得手段２０３Ｃと、証明情報復号化手段２０３Ｄと、廃棄情報判別手段２０３Ｅとを有し、文書廃棄装置７から送信された文書の廃棄に関する文書廃棄情報を受信する。なお、実施例１の廃棄情報受信手段２０３は、文書廃棄日と、文書廃棄装置ＩＤと、文書廃棄者と、廃棄者の設定に応じた付加情報（廃棄文書画像データ等）と、を含む廃棄情報を受信する。また、実施例１の廃棄情報受信手段２０３は、公開鍵提供端末１２により提供される廃棄者９用の秘密鍵に対応する公開鍵により廃棄情報が暗号化され、且つ、廃棄情報に基づく証明情報を廃棄装置７用の秘密鍵で暗号化したデジタル署名が付加されたデジタル署名付廃棄情報を受信する。
【００３８】
前記廃棄情報復号化手段２０３Ａは、受信したデジタル署名付廃棄情報に含まれる廃棄情報を、廃棄者用の秘密鍵で復号化する。
前記証明情報作成手段２０３Ｂは、復号化された廃棄情報から証明情報を作成する。実施例１の証明情報作成手段２０３Ｂは、従来公知のいわゆるハッシュ関数を使用して、前記証明情報の一例としてのハッシュ値を演算、作成する。
前記公開鍵取得手段２０３Ｃは、公開鍵提供端末１２から、廃棄情報の送信元である廃棄装置７の公開鍵を取得する。
前記証明情報復号化手段２０３Ｄは、取得した公開鍵を使用して、デジタル署名付廃棄情報に含まれるデジタル署名を復号化する。すなわち、廃棄装置７において、廃棄装置７の秘密鍵で暗号化されたハッシュ値である前記デジタル署名を復号化して、ハッシュ値を取得する。
前記廃棄情報判別手段２０３Ｅは、受信した廃棄情報が改竄されていないか否かを判別する。実施例１の廃棄情報判別手段２０３Ｅは、証明情報作成手段２０３Ｂで作成された証明情報としてのハッシュ値と、証明情報復号化手段２０３Ｄにより取得したハッシュ値とが一致するか否かを判別することにより、受信した廃棄情報が改竄されていないか否かを判別する。
【００３９】
（文書廃棄装置の制御部の説明）
図８は実施例１の文書廃棄装置の制御部分が備えている各機能をブロック図（機能ブロック図）で示した図である。
図８において、文書廃棄装置７は、外部との信号の入出力および入出力信号レベルの調節等を行うＩ／Ｏ（入出力インターフェース）、必要な処理を行うためのプログラムおよびデータ等が記憶されたＲＯＭ（リードオンリーメモリ）、必要なデータを一時的に記憶するためのＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）、ハードディスクやＲＯＭ等に記憶されたプログラムに応じた処理を行うＣＰＵ（中央演算処理装置）、ならびにクロック発振器等を有するマイクロコンピュータにより構成されている。
前記構成の文書廃棄装置７は、前記ハードディスクやＲＯＭ等に記憶されたプログラムを実行することにより種々の機能を実現することができる。
以下、前記文書廃棄装置７の廃棄装置制御プログラムＰ２の各機能（制御手段）を説明する。
【００４０】
図９は、実施例１の廃棄装置の初期画像の一例の説明図である。
廃棄装置制御プログラムＰ２の初期画像表示手段３０１は、入力部材１９の表示部１９ｂに、廃棄装置７の利用者認証用の認証用画像の一例としての初期画像５１（図９参照）を表示する。図９において、実施例１の初期画像５１は、パスワード入力欄５１ａと、パスワード入力用画像５１ｂと、利用者認証を実行する認証実行画像の一例としての「ログイン」アイコン５１ｃとを有する。
廃棄者認証手段３０２は、初期画像５１のパスワード入力欄５１ａに入力されたパスワードと、カード挿入口１９ａに挿入されたＩＣカードに記憶された認証情報から、廃棄装置７の利用者である廃棄者の認証を行う。実施例１の廃棄者認証手段３０２では、ＩＣカードにパスワードが記憶されており、パスワード入力欄５１ａに入力されたパスワードと、ＩＣカードから読取ったパスワードとを照合することで認証を行う。
【００４１】
図１０は実施例１の廃棄装置のメニュー画像の一例の説明図である。
図８、図１０において、メニュー画像表示手段３０３は、廃棄装置７の各種操作の一覧が表示されるメニュー画像５６（図１０参照）を、表示部１９ｂに表示する。図１０において、実施例１のメニュー画像５６は、認証された利用者である廃棄者名が表示される利用者表示欄５６ａと、廃棄する際の各種設定を行う廃棄設定画像の一例である「廃棄設定」アイコン５６ｂと、廃棄を実行するための廃棄実行画像の一例である「廃棄実行」アイコン５６ｃと、廃棄装置７の使用を終了するための使用終了画像の一例である「ログアウト」アイコン５６ｄとを有する。
図８において、廃棄設定手段３０４は、廃棄設定画像表示手段３０４Ａと、設定権限判別手段３０４Ｂと、廃棄者用設定手段３０４Ｃと、証明者用設定手段３０４Ｄと、管理者用設定手段３０４Ｅとを有し、ユーザの入力に応じて廃棄する際の各種設定を行う。
【００４２】
図１１は実施例１の廃棄設定画像の一例の説明図である。
前記廃棄設定画像表示手段３０４Ａは、廃棄する際に廃棄文書に関する廃棄情報が送信される送信対象の一例である被送信者について、廃棄設定を行う被送信者を選択するための廃棄設定画像６１（図１１参照）を表示部１９ｂに表示する。図１１において、廃棄設定画像６１は、廃棄者名が表示される廃棄者表示欄６１ａと、廃棄者に関する設定を行うための廃棄者設定開始画像の一例としての「廃棄者設定」アイコン６１ｂ、廃棄したことを証明したい証明相手に関する設定を行うための証明相手設定開始画像の一例としての「証明相手設定」アイコン６１ｃ、廃棄される文書の管理者に関する設定を行うための管理者設定開始画像の一例としての「管理者設定」アイコン６１ｄと、設定を終了するための「設定終了」アイコン６１ｅとを有する。
前記設定権限判別手段３０４Ｂは、認証された廃棄者に、各被送信者用の設定を変更、登録する権限があるか否かを判別する。実施例１の設定権限判別手段３０４Ｂでは、例えば、ＩＣカードに記憶された認証情報に基づいて、利用者のＩＤが「３××」以上で証明相手の設定を行う権限があり、ＩＤが「５××」以上で管理者の設定を行う権限があると判別する。
【００４３】
図１２は実施例１の廃棄者用の設定画像の一例の説明図である。
前記廃棄者用設定手段３０４Ｃは、利用者の入力部材１９への入力に応じて、廃棄者に関する廃棄情報の送信の設定を行う。実施例１の廃棄者用設定手段３０４Ｃでは、表示部１９ｂに、図１２に示すような廃棄者用設定画像６６を表示して、利用者の入力に応じた設定内容を記憶する。図１２において、廃棄者用設定画像６６は、廃棄者名が表示される廃棄者表示欄６６ａと、廃棄情報を廃棄者の端末に送信するか否かを設定するための廃棄情報送信有無設定欄６６ｂと、送信先を設定するための送信先入力欄６６ｃと、廃棄情報に文書種類情報を含めるか否かを設定するための文書種類有無設定欄６６ｄと、廃棄情報に読取り文字情報としての読取りキーワードを含めるか否かを設定するためのキーワード有無設定欄６６ｅと、廃棄情報に廃棄した文書の全体画像を含めるか否かを設定するための全体画像有無設定欄６６ｆと、文書種類と読取りキーワードと全体画像を送信する優先順位を設定するための優先順位設定欄６６ｇと、設定を終了するための設定終了画像の一例としての「設定終了」アイコン６６ｈとを有する。実施例１では、送信先や優先順位は、入力部材１９の入力釦１９ｃにより入力される。また、実施例１の廃棄情報には、文書種類、読取りキーワード、全体画像のいずれか１つが含まれるように設定される。
【００４４】
前記証明者用設定手段３０４Ｄは、利用者の入力部材１９への入力に応じて、証明相手に関する廃棄情報の送信の設定を行う。なお、証明者用設定手段３０４Ｄは、図１２の廃棄者用設定画像６６において、廃棄者が証明相手に変更されただけで同様の画像が表示され、同様に設定されるため、画像の図示や詳細な説明は省略する。
前記管理者用設定手段３０４Ｅは、利用者の入力部材１９への入力に応じて、管理者に関する廃棄情報の送信の設定を行う。なお、管理者設定手段３０４Ｅは、図１２の廃棄者用設定画像６６において、廃棄者が管理者に変更されただけで同様の画像が表示され、同様に設定されるため、画像の図示や詳細な説明は省略する。
図８において、廃棄実行手段３０５は、下記の各手段３０５Ａ〜３０５Ｘ、および画像取得フラグＦＬ１を有し、廃棄者の入力に応じて文書の廃棄を実行する。
【００４５】
図１３は実施例１の文書セット催促画像の一例の説明図である。
文書セット催促画像表示手段３０５Ａは、文書の廃棄を実行する際に、廃棄する文書を廃棄文書収容部２１にセットする（収容する）ように催促する文書セット催促画像７１（図１３参照）を表示部１９ｂに表示する。図１３において、文書セット催促画像７１は、廃棄者名が表示される廃棄者表示欄７１ａと、廃棄する文書をセットするように促す催促画像７１ｂとを有する。
識別情報読取部材制御手段３０５Ｂは、識別情報読取部材２４の駆動を制御して、廃棄文書収容部２１に収容された文書に付与された文書識別情報を読取る。実施例１では、文書識別情報としての処理ＩＤが変換された識別画像としての二次元コードを読取る。
前記文書読取部材制御手段３０５Ｃは、文書読取部材２９や搬送部材２８，３３，３７等の駆動を制御して、廃棄される文書の画像を読取る。
文書廃棄部材制御手段３０５Ｄは、文書廃棄部材の一例である細断装置３４の駆動を制御して、文書を細断して廃棄する。
【００４６】
文書識別画像復号化手段３０５Ｅは、前記識別情報読取部材２４で読取られた識別画像としての二次元コードを復号化して、文書識別情報としての処理ＩＤを取得する。
文書識別情報有無判別手段３０５Ｆは、識別情報読取部材２４で、読取った画像に文書識別情報が含まれているか否かを判別する。すなわち、廃棄される文書に文書識別情報が付与されているか否かを判別する。
管理情報送信要求手段３０５Ｇは、文書識別情報としての処理ＩＤが取得できた場合に、管理装置９に対して、処理ＩＤに対応する管理情報の送信を要求する管理情報送信要求を送信する。
管理情報受信手段３０５Ｈは、管理情報送信要求に応じて管理装置９から送信された管理情報を受信する。
【００４７】
保管期間経過判別手段３０５Ｊは、受信した管理情報に基づいて、廃棄される文書の保管期間が経過しているか否かを判別する。実施例１の保管期限経過判別手段３０５Ｊは、図示しない内蔵時計と、管理情報に含まれる保管期間の情報とに基づいて、保管期間が経過しているか否かを判別する。
廃棄権限識別手段３０５Ｋは、利用者である廃棄者の権限を識別する。実施例１の廃棄権限識別手段３０５Ｋは、カード挿入口１９ａに挿入されたＩＣカードに記憶されたＩＤ、例えば「１××」等に基づいて、権限を識別する。
廃棄文書権限識別手段３０５Ｌは、受信した管理情報に基づいて、廃棄される文書に廃棄権限が設定されている場合に、廃棄権限を識別する。実施例１の廃棄文書権限識別手段３０５Ｌは、管理情報に文書管理者が設定されている場合に、管理者のＩＤ、例えば、「３××」に基づいて、権限を識別する。
廃棄権限判別手段３０５Ｍは、廃棄者に文書を廃棄する権限があるか否かを判別する。実施例１の廃棄権限判別手段３０５Ｍは、廃棄者のＩＤの３桁目の数値が管理者のＩＤの３桁目の数値以上であるか否かを判別することで、廃棄する権限があるか否かを判別する。
【００４８】
図１４は実施例１の廃棄開始時に表示される廃棄開始画像の説明図である。
廃棄実行時画像表示手段３０５Ｎは、廃棄開始画像表示手段３０５Ｎ１と、廃棄失敗画像表示手段３０５Ｎ２とを有し、各判別結果に応じて、表示部１９ｂに画像を表示する。
前記廃棄開始画像表示手段３０５Ｎ１は、処理ＩＤの有無や、保管期間、権限等により、廃棄が行われる場合に、図１４に示す廃棄を開始するための廃棄開始画像７６を表示する。図１４において、廃棄開始画像７６は、廃棄者名が表示される廃棄者表示欄７６ａと、廃棄者に文書の最終確認を促す最終確認催促画像７６ｂと、廃棄を開始するための廃棄開始用画像の一例である「廃棄開始」アイコン７６ｃとを有する。
【００４９】
図１５は実施例１の廃棄失敗時に表示される廃棄失敗画像の一例の説明図である。
廃棄失敗画像表示手段３０５Ｎ２は、処理ＩＤの有無や、保管期間、権限等により、文書の廃棄ができず、廃棄に失敗した場合に、図１５に示す廃棄の失敗を告知する廃棄失敗画像８１を表示部１９ｂに表示する。図１５において、実施例１の廃棄失敗画像８１は、廃棄者名が表示される廃棄者表示欄８１ａと、文書が廃棄できなかったことを告知する廃棄失敗告知画像８１ｂとを有する。
廃棄時刻情報取得手段３０５Ｐは、文書を廃棄した文書廃棄時刻を取得する。実施例１の廃棄時刻情報取得手段３０５Ｐは、前記時刻情報取得手段２０１Ｇと同様に、時刻認証局の時刻認証端末１１との間で情報の送受信を行って、正確な文書廃棄時刻を取得する。具体的には、文書廃棄装置７から廃棄情報のハッシュ値を送信し、これに応じて時刻認証端末１１から送信された時刻情報とハッシュ値とを含む暗号化情報を受信して、時刻認証局の公開鍵で復号化し、送信した管理情報のハッシュ値と比較することで、改竄等の無い正確な文書廃棄時刻を取得している。
【００５０】
送信用廃棄情報作成手段３０５Ｑは、送信設定判別手段３０５Ｑ１と、文書種類情報取得手段３０５Ｑ２と、文字認識手段３０５Ｑ３と、登録キーワード抽出手段３０５Ｑ４とを有し、管理装置９に送信される廃棄情報や、設定に応じて各端末３，４，６に送信される廃棄情報を作成する。なお、実施例１の送信用廃棄情報作成手段３０５Ｑでは、廃棄に失敗した場合には、廃棄情報の代わりに廃棄失敗情報が作成される。また、実施例１では、管理装置９に送信される前記廃棄情報または廃棄失敗情報は管理情報を更新するための所定の形式の情報が作成される。さらに、各端末３，４，６に送信される廃棄情報等は、従来公知の電子メールの形式の情報が作成され、廃棄された文書に関する廃棄情報等を確認するための情報として使用できる。
前記送信設定判別手段３０５Ｑ１は、前記廃棄設定手段３０４で設定された廃棄設定を判別し、廃棄情報の送信の有無や画像読取りの有無等を判別する。
前記文書種類情報取得手段３０５Ｑ２は、管理情報に基づいて、文書の種類（商業帳票や領収書等）を取得する。
前記文字認識手段３０５Ｑ３は、廃棄される文書中に含まれる予め設定された特定のキーワードを抽出するために、読取った文書の画像の文字認識処理を実行する。なお、前記文字認識処理は、従来公知のＯＣＲ（Optical Character Reader）処理を採用可能である。
【００５１】
前記登録キーワード抽出手段３０５Ｑ４は、廃棄文書に処理ＩＤが読みとれなかった場合や、処理ＩＤが付与されていなかった場合に、文字認識処理後の廃棄文書の画像情報に予め設定された特定のキーワードが含まれていないか否かを判別する。したがって、例えば、画像情報から「領収書」や「領収証」、「レシート」等のキーワードが抽出された場合には、文書書類を「領収書」と判別でき、「技術レポート」や「技術報告書」、「テクニカルレポート」等のキーワードが抽出された場合には、文書種類を「技術レポート」と判別できる。
文書廃棄装置用秘密鍵記憶手段３０５Ｒは、文書廃棄装置７に固有に設定された文書廃棄装置用秘密鍵の情報を記憶する。実施例１の文書廃棄装置用秘密鍵は、従来公知の暗号化通信を行うために使用されるものであり、情報の送受信時に改竄等されないために暗号化したり、復号化する際に使用される。
【００５２】
証明情報作成手段３０５Ｓは、作成された廃棄情報から証明情報を作成する。実施例１の証明情報作成手段３０５Ｓは、証明情報作成手段２０３Ｂと同様に、従来公知のいわゆるハッシュ関数を使用して、前記証明情報の一例としてのハッシュ値を演算、作成する。
電子署名手段の一例としてのデジタル署名手段３０５Ｔは、文書廃棄装置用秘密鍵を使用して、前記証明情報の一例としてのハッシュ値を暗号化することで、文書廃棄装置７で情報が作成されたことを証明するためのデジタル署名情報を作成する。
被送信者用公開鍵取得手段３０５Ｕは、廃棄情報を暗号化して送信する被送信先に応じた被送信者用の公開鍵を、公開鍵提供端末１２から取得する。
廃棄情報暗号化手段３０５Ｖは、取得した被送信先の公開鍵を使用して、作成された廃棄情報を暗号化して、暗号化廃棄情報を作成する。
廃棄情報送信手段３０５Ｗは、作成された廃棄情報にデジタル署名を付与したデジタル署名付暗号化廃棄情報を送信対象に送信する。
廃棄失敗情報送信手段３０５Ｘは、作成された前記廃棄失敗情報を送信対象に送信する。
画像取得フラグＦＬ１は、初期値は「０」であり、廃棄される文書の画像情報を取得するものと判別された場合に「１」となり、画像情報が不要な場合は「０」となる。
【００５３】
（実施例１のフローチャートの説明）
次に、実施例１の文書管理システムＳの管理装置９や廃棄者端末３、文書廃棄装置７の処理の流れをフローチャートを使用して説明するが、画像形成装置８が受信した画像情報に応じて印刷を実行する処理や、各端末３，４，６で廃棄情報を電子メールで受信する処理、時刻認証端末１１や公開鍵提供端末１２等の処理については、従来公知であるため、図示及び詳細な説明を省略する。
【００５４】
（廃棄者端末３のフローチャートの説明）
図１６は実施例１の廃棄者端末での管理情報作成処理のフローチャートである。
図１６のフローチャートの各ＳＴ（ステップ）の処理は、コンピュータ本体Ｈ１のハードディスク等に記憶された管理情報作成プログラムとしての管理情報作成手段２０１に従って行われる。また、この処理は廃棄者端末３の他の各種処理と並行してマルチタスクで実行される。
図１６に示すフローチャートは廃棄者端末３において、管理情報作成プログラムが起動したときに開始される。
なお、管理者端末４や証明相手使用端末６の管理情報作成プログラムも同様であるため、詳細な説明及び図示は省略する。
【００５５】
図１６のＳＴ１において、管理装置９に対して未登録処理ＩＤに関する問合せ、すなわち、未登録処理ＩＤの送信要求を行う。そして、ＳＴ２に進む。
ＳＴ２において、管理装置９から送信された未登録処理ＩＤを受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２を繰り返す。
ＳＴ３において、未登録処理ＩＤや利用者の情報等に応じた管理情報新規登録画像４１をディスプレイＨ２に表示する。そして、ＳＴ４に進む。
ＳＴ４において、管理情報新規登録画像４１において「印刷」アイコン４１ｅを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ５に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１５に進む。
ＳＴ５において、処理ＩＤの識別画像を作成する。すなわち、処理ＩＤを二次元コード２０ａに変換する。そして、ＳＴ６に進む。
ＳＴ６において、二次元コード２０ａを含む文書２０を印刷する。すなわち、画像形成装置８に文書の画像を送信する。そして、ＳＴ７に進む。
ＳＴ７において、文書の種類は領収書であったか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ４に戻り、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ８に進む。
【００５６】
ＳＴ８において、印刷した文書情報の証明情報としてのハッシュ値を取得する。そして、ＳＴ９に進む。
ＳＴ９において、時刻認証局であるタイムスタンプ局にハッシュ値を送信する。そして、ＳＴ１０に進む。
ＳＴ１０において、タイムスタンプ局から送信された時刻情報の一例であるタイムスタンプデータを受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１１に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１０を繰り返す。
ＳＴ１１において、受信した暗号化時刻情報をタイムスタンプ局の公開鍵で復号化し、送信したハッシュ値と比較する。そして、ＳＴ１２に進む。
ＳＴ１２において、ハッシュ値が一致したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１に進む。
【００５７】
ＳＴ１３において、受信した時刻情報に基づく文書作成日と、管理情報新規登録画像４１で設定された文書種類または保管期間の情報とから、保管が必要な保管期限の日を算出する。そして、ＳＴ１４に進む。
ＳＴ１４において、管理情報新規登録画像４１で登録された処理ＩＤや、文書種類、文書作成日、文書作成者、保管期限等を含む管理情報を管理装置９に送信する。そして、ＳＴ４に戻る。
ＳＴ１５において、管理情報新規登録画像４１で「スキャン」アイコン４１ｆの入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１６に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２３に進む。
ＳＴ１６において、領収書４６が貼付される等した読取り対象の文書２０を読取る。すなわち、画像形成装置８で読取られた画像情報を取得する。そして、ＳＴ１７に進む。
【００５８】
ＳＴ１７において、読取った文書に二次元コードが付加されているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１に進む。
ＳＴ１８において、二次元コードを復号化して処理ＩＤを取得する。そして、ＳＴ１９に進む。
ＳＴ１９において、処理ＩＤが抽出されたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２０に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１に進む。
ＳＴ２０において、読取った文書の画像情報、すなわち読取りデータのハッシュ値を取得する。そして、ＳＴ９に進む。
ＳＴ２１において、判別結果に応じたエラー表示画像をディスプレイＨ２に表示する。そして、ＳＴ２２に進む。
ＳＴ２２において、エラーが解除されたか否か、すなわち、利用者がエラーの内容を確認して、何らかの入力をしたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ４に戻り、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２２を繰り返す。
【００５９】
ＳＴ２３において、管理情報の新規登録を終了する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ図１６の管理情報作成処理を終了し、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２４に進む。
ＳＴ２４において、管理情報新規登録画像４１において、その他の入力がされたか否か、例えば、各欄への入力等がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２５に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ４に戻る。
ＳＴ２５において、入力に応じて管理情報新規登録画像４１を更新する。そして、ＳＴ４に戻る。
【００６０】
（管理装置９のフローチャートの説明）
図１７は実施例１の管理装置での文書管理処理のフローチャートである。
図１７のフローチャートの各ＳＴ（ステップ）の処理は、コンピュータ本体Ｈ１のハードディスク等に記憶された文書管理プログラムＰ１に従って行われる。また、この処理は管理装置９の他の各種処理と並行してマルチタスクで実行される。
図１７に示すフローチャートは管理装置９において、文書管理プログラムＰ１が起動されたときに開始される。
【００６１】
図１７のＳＴ５１において、各端末３，４，６から送信された未登録ＩＤの送信要求を受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ５２に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ５４に進む。
ＳＴ５２において、登録されている管理情報の処理ＩＤの中で最も大きな値を取得する。そして、ＳＴ５３に進む。
ＳＴ５３において、取得した処理ＩＤの値の次の値を未登録処理ＩＤとして送信する。そして、ＳＴ５１に戻る。
ＳＴ５４において、各端末３，４，６から送信された管理情報を受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ５５に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ５６に進む。
ＳＴ５５において、受信した管理情報を新規登録する。そして、ＳＴ５１に戻る。
【００６２】
ＳＴ５６において、文書廃棄装置７から送信された管理情報の送信要求を受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ５７に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ６０に進む。
ＳＴ５７において、受信した処理ＩＤに対応する管理情報が存在するか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ５８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ５９に進む。
ＳＴ５８において、処理ＩＤに該当する管理情報を文書廃棄装置７に送信する。そして、ＳＴ５１に戻る。
ＳＴ５９において、管理情報が存在しないことを文書廃棄装置７に送信する。そして、ＳＴ５１に戻る。
【００６３】
ＳＴ６０において、文書廃棄装置７から送信された廃棄情報を受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ６１に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ６８に進む。
ＳＴ６１において、次の処理（１）、（２）を実行して、ＳＴ６２に進む。
（１）文書廃棄装置７の秘密鍵で暗号化されたデジタル署名を、文書廃棄装置７の公開鍵で復号化して、ハッシュ値を取得する。
（２）管理装置９の公開鍵で暗号化された廃棄情報を、管理装置９の秘密鍵で復号化して、廃棄情報を取得する。
ＳＴ６２において、復号化した廃棄情報から証明情報であるハッシュ値を作成する。そして、ＳＴ６３に進む。
【００６４】
ＳＴ６３において、デジタル署名を復号化して取得したハッシュ値と、廃棄情報から作成されたハッシュ値とが一致するか否かを判別する。ノー（Ｎ）の場合はＳＴ６４に進み、イエス（Ｙ）の場合はＳＴ６５に進む。
ＳＴ６４において、廃棄情報が改竄されている可能性があるため、廃棄情報を廃棄する。そして、ＳＴ５１に戻る。
ＳＴ６５において、受信した廃棄情報に処理ＩＤが含まれているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ６６に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ６７に進む。
ＳＴ６６において、対応する処理ＩＤの廃棄情報を更新する。そして、ＳＴ５１に戻る。
ＳＴ６７において、廃棄情報に処理ＩＤを付与して新規登録する。そして、ＳＴ５１に戻る。
【００６５】
ＳＴ６８において、文書廃棄装置７から送信された廃棄失敗情報を受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ６９に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ５１に戻る。
ＳＴ６９において、受信した廃棄失敗情報に処理ＩＤが含まれているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ７０に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ７１に進む。
ＳＴ７０において、対応する処理ＩＤの廃棄失敗情報を更新する。そして、ＳＴ５１に戻る。
ＳＴ７１において、処理ＩＤを付与して新規登録する。そして、ＳＴ５１に戻る。
【００６６】
（文書廃棄装置７のフローチャートの説明）
図１８は実施例１の文書廃棄装置のメインフローチャートである。
図１８のフローチャートの各ＳＴ（ステップ）の処理は、文書廃棄装置７のハードディスク等に記憶されたプログラムＰ２に従って行われる。また、この処理は文書廃棄装置７の他の各種処理と並行してマルチタスクで実行される。
図１８に示すフローチャートは文書廃棄装置７の電源がオンにされた時に開始される。
【００６７】
図１８のＳＴ１０１において、表示部１９ｂに初期画像５１を表示し、ＳＴ１０２に進む。
ＳＴ１０２において、パスワード入力用画像５１ｂや入力釦１９ｃによりパスワードの入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１０３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１０４に進む。
ＳＴ１０３において、入力に応じて初期画像５１を更新する。そして、ＳＴ１０２に戻る。
ＳＴ１０４において、初期画像５１において、「ログイン」アイコン５１ｃの入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１０５に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１０２に戻る。
【００６８】
ＳＴ１０５において、カード挿入口１９ａにＩＣカードが挿入されているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１０６に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１１５に進む。
ＳＴ１０６において、ＩＣカードから利用者の名前、すなわち、廃棄者名や、権限、パスワード等の利用者情報を取得する。そして、ＳＴ１０７に進む。
ＳＴ１０７において、初期画像５１で入力されたパスワードと、ＩＣカードに記憶されたパスワードとが一致したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１０８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１１５に進む。
ＳＴ１０８において、認証された廃棄者名に応じたメニュー画像５６を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１０９に進む。
【００６９】
ＳＴ１０９において、「ログアウト」アイコン５６ｄを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１１０に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１１１に進む。
ＳＴ１１０において、利用者の認証を解除するログアウト処理を実行して、ＳＴ１０１に戻る。
ＳＴ１１１において、メニュー画像５６において、「廃棄設定」アイコン５６ｂの入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１１２に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１１３に進む。
ＳＴ１１２において、廃棄者や証明相手、管理者に廃棄情報の送信をするか否か等の設定を行う廃棄設定処理（後述する図１９のサブルーチン参照）を実行して、ＳＴ１０９に戻る。
【００７０】
ＳＴ１１３において、メニュー画像５６において、「廃棄実行」アイコン５６ｃの入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１１４に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１０９に進む。
ＳＴ１１４において、文書の廃棄を行う文書廃棄実行処理（後述する図２０，図２１のサブルーチン参照）を実行してＳＴ１０９に戻る。
ＳＴ１１５において、判別された内容に応じたエラー画像を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１１６に進む。
ＳＴ１１６において、エラーの内容を利用者が確認した入力がされたか否かを判別する。ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１１６を繰り返し、イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１０１に戻る。
【００７１】
（廃棄設定処理（ＳＴ１１２のサブルーチン）のフローチャートの説明）
図１９は実施例１の廃棄設定処理のフローチャートであり、図１８のＳＴ１１２のサブルーチンの説明図である。
図１９のＳＴ１３１において、廃棄設定画像６１を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１３２に進む。
【００７２】
ＳＴ１３２において、「廃棄者設定」アイコン６１ｂを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１３３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１３９に進む。
ＳＴ１３３において、ログインユーザ、すなわち、認証されている廃棄者に廃棄者の設定を修正する権限があるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１３４に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１５３に進む。
ＳＴ１３４において、廃棄者用設定画像６６を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１３５に進む。
ＳＴ１３５において、「設定終了」アイコン６６ｈを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１３６に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１３７に進む。
ＳＴ１３６において、廃棄者用設定画像６６で設定された設定内容を記憶する。そして、ＳＴ１３１に戻る。
ＳＴ１３７において、廃棄者用設定画像６６の各設定を変更する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１３８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１３５に戻る。
ＳＴ１３８において、入力に応じて、廃棄者用設定画像６６を更新し、ＳＴ１３５に戻る。
【００７３】
ＳＴ１３９において、「証明相手設定」アイコン６１ｃを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１４０に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１４６に進む。
ＳＴ１４０において、ログインユーザ、すなわち、認証されている廃棄者に証明相手の設定を修正する権限があるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１４１に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１５３に進む。
ＳＴ１４１において、廃棄者用設定画像６６と同様の証明用設定画像を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１４２に進む。
ＳＴ１４２において、「設定終了」アイコン６６ｈを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１４３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１４４に進む。
ＳＴ１４３において、証明相手用設定画像で設定された設定内容を記憶する。そして、ＳＴ１３１に戻る。
ＳＴ１４４において、証明相手用設定画像の各設定を変更する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１４５に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１４２に戻る。
ＳＴ１４５において、入力に応じて、証明相手用設定画像を更新し、ＳＴ１４２に戻る。
【００７４】
ＳＴ１４６において、「管理者設定」アイコン６１ｄを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１４７に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１５４に進む。
ＳＴ１４７において、ログインユーザ、すなわち、認証されている廃棄者に管理者の設定を修正する権限があるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１４８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１５３に進む。
ＳＴ１４８において、廃棄者用設定画像６６と同様の管理者用設定画像を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１４９に進む。
ＳＴ１４９において、「設定終了」アイコン６６ｈを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１５０に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１５１に進む。
ＳＴ１５０において、管理者用設定画像で設定された設定内容を記憶する。そして、ＳＴ１３１に戻る。
ＳＴ１５１において、証明相手用設定画像の各設定を変更する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１５２に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１４９に戻る。
ＳＴ１５２において、入力に応じて、証明相手用設定画像を更新し、ＳＴ１４９に戻る。
【００７５】
ＳＴ１５３において、廃棄者には設定を行うための権限が無いことを告知するエラー表示が表示部１９ｂに表示される。そして、ＳＴ１３１に戻る。
ＳＴ１５４において、廃棄設定画像６１において、「設定終了」アイコン６１ｅを選択する入力がされたか否かを判別する。ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１３２に戻り、イエス（Ｙ）の場合はＳＴ図１９の廃棄設定処理を終了して、図１８のメインフローチャートに戻る。
【００７６】
（廃棄実行処理（ＳＴ１１４のサブルーチン）のフローチャートの説明）
図２０は実施例１の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、図１８のＳＴ１１４のサブルーチンである。
図２１は実施例１の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、図２０の続きの図である。
図２０のＳＴ１６１において、次の処理（１）、（２）を実行し、ＳＴ１６２に進む。（１）文書セットを促す画像である文書セット催促画像７１を表示部１９ｂに表示する。（２）画像取得フラグＦＬ１を「０」とする。
ＳＴ１６２において、用紙センサ２３により文書が検出されたか否かを判別する。ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１６２を繰り返し、イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１６３に進む。
ＳＴ１６３において、識別情報読取部材２４により、文書２０に付与された二次元コードを読取る。そして、ＳＴ１６４に進む。
【００７７】
ＳＴ１６４において、識別情報読取部材２４により読取った部分に二次元コードが存在するか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１６５に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１７３に進む。
ＳＴ１６５において、読取った二次元コードを復号化して、処理ＩＤを取得する。そして、ＳＴ１６６に進む。
ＳＴ１６６において、処理ＩＤを管理装置９に送信して、管理情報の送信を要求する。そして、ＳＴ１６７に進む。 ＳＴ１６７において、管理情報を受信したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１６８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１６７を繰り返す。
ＳＴ１６８において、受信した管理情報を記憶する。そして、ＳＴ１６９に進む。
【００７８】
ＳＴ１６９において、受信した管理情報に基づいて、保管期限が経過しているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１７０に進み、ノー（Ｎ）の場合は図２１のＳＴ１９５に進む。
ＳＴ１７０において、受信した管理情報に基づいて、廃棄される文書に廃棄権限が設定されているか否か、すなわち、実施例１では管理者が設定されているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１７１に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１７４に進む。
ＳＴ１７１において、ログインユーザ、すなわち、認証された廃棄者に廃棄権限があるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合（権限がある場合）はＳＴ１７２に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ図２１のＳＴ１９５に進む。
ＳＴ１７２において、廃棄設定情報のいずれかに廃棄情報の送信設定がされているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１７３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１７４に進む。
ＳＴ１７３において、画像取得フラグＦＬ１を「１」とする。そして、ＳＴ１７４に進む。
【００７９】
ＳＴ１７４において、廃棄準備が完了し、廃棄を開始するために最終確認をするように促す廃棄開始画像７６を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１７５に進む。
ＳＴ１７５において、廃棄開始画像７６において、「廃棄開始」アイコン７６ｃを選択する入力がされたか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１７６に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１７５を繰り返す。
ＳＴ１７６において、文書廃棄装置７の各部材の駆動を開始して、文書を細断装置３４で細断する廃棄を開始する。そして、ＳＴ１７７に進む。
ＳＴ１７７において、画像取得フラグＦＬ１が「１」であるか否かを判別する。すなわち、読取り条件を満足する場合の一例としての二次元コードが無い場合、または保管期間が経過し且つ権限有る場合であるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１７８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１８２に進む。
【００８０】
ＳＴ１７８において、読取り条件および廃棄条件を満たす場合には、画像読取装置２９を駆動して文書２０の画像を読取る。そして、ＳＴ１７９に進む。
ＳＴ１７９において、廃棄処理が完了したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１８０に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１７９を繰り返す。
ＳＴ１８０において、文書廃棄装置７の駆動を停止する。そして、ＳＴ１８１に進む。
ＳＴ１８１において、時刻認証端末１１との間で情報の送受信をして廃棄時刻の正確な時刻情報であるタイムスタンプを取得する。そして、ＳＴ１８２に進む。
ＳＴ１８２において、読取り画像や、廃棄者、文書廃棄日、文書が廃棄された文書廃棄装置７を特定する廃棄装置識別情報の一例としての廃棄装置ＩＤを含む画像付の廃棄情報を作成する。そして、ＳＴ１８７に進む。
【００８１】
ＳＴ１８３において、読取り条件を満たさず且つ廃棄条件を満たす場合には、廃棄処理が完了したか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１８４に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１８３を繰り返す。
ＳＴ１８４において、文書廃棄装置７の駆動を停止する。そして、ＳＴ１８５に進む。
ＳＴ１８５において、時刻認証端末１１との間で情報の送受信をして廃棄時刻の正確な時刻情報であるタイムスタンプを取得する。そして、ＳＴ１８６に進む。
ＳＴ１８６において、廃棄者、文書廃棄日、文書廃棄装置７の識別情報を含む廃棄情報を作成する。そして、ＳＴ１８７に進む。
ＳＴ１８７において、次の処理（１）〜（３）を実行して、ＳＴ１８８に進む。
（１）作成された廃棄情報の証明情報の一例であるハッシュ値を作成して、ハッシュ値を文書廃棄装置７の秘密鍵で暗号化する。すなわち、デジタル署名を作成する。
（２）廃棄情報を送信対象の一例である管理装置９の公開鍵で暗号化する。
（３）管理装置９にデジタル署名付暗号化廃棄情報を送信する。
【００８２】
図２１のＳＴ１８８において、廃棄設定情報に基づいて、管理者への廃棄情報を送信する設定がされているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１８９に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１９１に進む。
ＳＴ１８９において、送信先、すなわち、送信対象の一例である被送信者として管理者を設定する。そして、ＳＴ１９０に進む。
ＳＴ１９０において、設定に応じて廃棄情報を送信する廃棄情報送信処理（後述する図２２のサブルーチン参照）を実行して、ＳＴ１９１に進む。
ＳＴ１９１において、廃棄設定情報に基づいて、証明相手への廃棄情報を送信する設定がされているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１９２に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ１９４に進む。
【００８３】
ＳＴ１９２において、送信先、すなわち、送信対象の一例である被送信者として証明相手を設定する。そして、ＳＴ１９３に進む。
ＳＴ１９３において、設定に応じて廃棄情報を送信する廃棄情報送信処理（後述する図２２のサブルーチン参照）を実行して、ＳＴ１９４に進む。
ＳＴ１９４において、廃棄設定情報に基づいて、廃棄者への廃棄情報を送信する設定がされているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ１９５に進み、ノー（Ｎ）の場合は図２０，図２１の廃棄実行処理を終了して、図１８のメインフローチャートに戻る。
ＳＴ１９５において、送信先、すなわち、送信対象の一例である被送信者として廃棄者を設定する。そして、ＳＴ１９６に進む。
ＳＴ１９６において、設定に応じて廃棄情報を送信する廃棄情報送信処理（後述する図２２のサブルーチン参照）を実行する。そして、図２０，図２１の廃棄実行処理を終了して、図１８のメインフローチャートに戻る。
【００８４】
ＳＴ１９７において、廃棄条件を満たさない場合の一例である保管期限を経過していない場合または廃棄権限が無い場合には、文書を廃棄することができないことを告知する廃棄失敗画像８１を表示部１９ｂに表示する。そして、ＳＴ１９８に進む。
ＳＴ１９８において、文書廃棄装置７を駆動して、分岐案内部材３２により廃棄できない文書を非廃棄文書収容容器３８に搬送、収容する。そして、ＳＴ１９９に進む。
ＳＴ１９９において、次の処理（１）、（２）を実行し、図２０，図２１の廃棄実行処理を終了して、図１８のメインフローチャートに戻る。
（１）認証された廃棄者の識別情報と、文書の廃棄に失敗した文書廃棄装置を特定する廃棄失敗装置ＩＤ、廃棄に失敗した時刻の情報の一例であり内蔵時計から取得可能な廃棄失敗日の情報と、文書に処理ＩＤが付与されている場合には処理ＩＤと、を含む廃棄失敗情報を、送信対象の一例である管理装置９に送信する。
（２）送信対象の一例である管理者端末４に同じ廃棄失敗情報を送信する。
【００８５】
（廃棄情報送信処理（ＳＴ１９０，ＳＴ１９３，ＳＴ１９６のサブルーチン）のフローチャートの説明）
図２２は実施例１の廃棄情報送信処理のフローチャートであり、図２１のＳＴ１９０、ＳＴ１９３，ＳＴ１９６のサブルーチンのフローチャートである。
図２２のＳＴ２１１において、廃棄設定に基づいて、送信先（廃棄者、証明相手または管理者）への廃棄情報を送信する際の優先順位の第１位は、「文書種類」であるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２１２に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２２２に進む。
ＳＴ２１２において、受信している管理情報に文書種類の情報が無いか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合、即ち、文書種類の情報無い場合はＳＴ２１３に進み、ノー（Ｎ）の場合、すなわち、文書種類の情報がある場合はＳＴ２１４に進む。
ＳＴ２１３において、読取った全体画像の文字認識処理を実行する。そして、ＳＴ２１７に進む。
【００８６】
ＳＴ２１４において、文書廃棄者や文書廃棄日、文書種類等を含む廃棄情報を作成する。そして、ＳＴ２１５に進む。
ＳＴ２１５において、次の処理（１）、（２）を実行し、ＳＴ２１６に進む。
（１）作成された廃棄情報のハッシュ値を作成し、文書廃棄装置７の秘密鍵で暗号化し、デジタル署名を作成する。
（２）作成された廃棄情報を送信先の公開鍵で暗号化し、暗号化廃棄情報を作成する。
ＳＴ２１６において、デジタル署名付暗号化廃棄情報を設定された送信先に送信する。そして、図２２の廃棄情報送信処理を終了し、図２１の廃棄実行処理に戻る。
【００８７】
ＳＴ２１７において、廃棄設定に基づいて、次の優先順位の設定があるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２１８に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１９に進む。
ＳＴ２１８において、次の優先順位の設定は、「全体画像」であるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２１９に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２２０に進む。
ＳＴ２１９において、全体画像を含む廃棄情報を作成し、ＳＴ２１５に進む。
ＳＴ２２０において、文字認識処理済画像に、予め設定された特定のキーワードが含まれているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２２１に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１７に戻る。
ＳＴ２２１において、読取ったキーワードを含む廃棄情報を作成して、ＳＴ２１５に進む。
【００８８】
ＳＴ２２２において、廃棄設定に基づいて、優先順位が１位に「キーワード」が設定されているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２２３に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１９に進む。
ＳＴ２２３において、全体画像の文字認識処理を実行する。そして、ＳＴ２２４に進む。
ＳＴ２２４において、文字認識処理済画像にキーワードが含まれているか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２２１に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２２５に進む。
ＳＴ２２５において、廃棄設定に基づいて、次の優先順位の設定があるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２２６に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２１９に進む。
ＳＴ２２６において、次の優先順位の設定は、「全体画像」であるか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合はＳＴ２１９に進み、ノー（Ｎ）の場合はＳＴ２２７に進む。
ＳＴ２２７において、管理情報に文書種類の情報がないか否かを判別する。イエス（Ｙ）の場合、即ち、文書種類の情報無い場合はＳＴ２１９に進み、ノー（Ｎ）の場合、すなわち、文書種類の情報がある場合はＳＴ２１４に進む。
【００８９】
（実施例１の作用）
前記構成を備えた実施例１の文書管理システムＳでは、新規に作成された文書２０は、識別画像２０ａが付与されて出力され、保管されると共に、保管期限や文書の管理者等の情報が管理情報として登録され、管理される。
文書が廃棄される場合、文書２０に識別画像２０ａが付与され管理情報で管理されている場合には、管理情報を参照する。一般に、経理関係の機密文書（請求書、領収書、精算書等）には、当該機密文書を保管しておかなければならない期間が指定されるものが多く、従来は、機密文書を廃棄する場合は、廃棄対象の機密文書が本当に廃棄してよいものかどうかを原本台帳などで確認しているが、実施例１の文書管理システムＳでは、保管期限や廃棄者の権限が自動的に確認される。
そして、まだ保管期限になっていない場合や廃棄者に権限がない場合のように誤って廃棄されようとしている場合には、文書２０の廃棄は行われず、非廃棄文書収容容器３８に回収される。
【００９０】
また、文書に識別画像２０ａが付与されておらず管理情報が無い文書が廃棄されようとしている場合には、正しく廃棄されているのか、誤って廃棄されそうになっているのかが不明であるため、廃棄文書を後に確認可能にするために文書の全体画像が読取られ、管理装置に登録、管理される。
さらに、実施例１の文書管理システムＳでは、設定に応じて、廃棄者や証明相手、管理者に廃棄されたこと、及び、廃棄された内容に関する廃棄情報が送信される。このとき、時刻認証端末１１との交信により正確な廃棄時刻が含まれ、且つ、改竄等がされないように安全性が高い暗号化およびデジタル署名がされた廃棄情報が送信される。また、廃棄情報には、設定に応じて文書種類、読取りキーワード、全体画像のいずれかが含まれる。
【実施例２】
【００９１】
図２３は本発明の実施例２の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、実施例１の図２０に対応する図である。
次に本発明の実施例２の文書管理システムＳの説明を行うが、この実施例２の説明において、前記実施例１の構成要素に対応する構成要素には同一の符号を付して、その詳細な説明を省略する。この実施例２は、下記の点で前記実施例１と相違しているが、他の点では前記実施例１と同様に構成されている。
図２３において、実施例２の廃棄実行処理では、ＳＴ１６９およびＳＴ１７１においてノー（Ｎ）の場合にＳＴ１９７ではなく、ＳＴ１７３に進む以外は、実施例１の場合と同様である。この場合、ＳＴ１９７〜ＳＴ１９９は実質的に不要となり、省略される。
【００９２】
（実施例２の作用）
前記構成を備えた実施例２の文書管理システムＳでは、保管期限が過ぎていない場合や廃棄者に権限が無くても廃棄されるが、誤って廃棄された場合に後でそれがどのような文書であったのかを確認できるよう、文書の全体画像の読取が行われ、管理情報に登録される。すなわち、実施例２では、廃棄条件は自動的に満足し、読取り条件は、二次元コードがある場合、保管期限が経過していない場合、廃棄権限がない場合、廃棄情報の送信設定がある場合に満足するように設定されている。
【実施例３】
【００９３】
図２４は本発明の実施例３の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、実施例１の図２０に対応する図である。
図２５は本発明の実施例３の廃棄実行処理の続きのフローチャートの説明図であり、実施例１の図２１に対応する図である。
次に本発明の実施例３の画像形成装置の説明を行うが、この実施例３の説明において、前記実施例１の構成要素に対応する構成要素には同一の符号を付して、その詳細な説明を省略する。この実施例３は、下記の点で前記実施例１と相違しているが、他の点では前記実施例１と同様に構成されている。
図２４において、実施例３の廃棄実行処理では、ＳＴ１６４でノー（Ｎ）の場合はＳＴ１７３ではなく、ＳＴ１９７に進む。
【００９４】
図２５において、ＳＴ１９７の処理が行われた後、ＳＴ２５１に進む。
図２５のＳＴ２５１において、次の処理（１）、（２）が実行され、ＳＴ１９８に進む。
（１）文書廃棄装置７の各部材の駆動を開始して、文書の搬送を開始する。
（２）画像読取装置２９を駆動して文書２０の画像を読取る。
ＳＴ１９８の処理がされた後、ＳＴ２５２に進む。
ＳＴ２５２において、時刻認証端末１１との間で情報の送受信をして廃棄失敗時刻の正確な時刻情報であるタイムスタンプを取得する。そして、ＳＴ２５３に進む。
ＳＴ２５３において、画像情報、認証された利用者である廃棄失敗者の識別情報の一例である廃棄失敗者ＩＤ、廃棄失敗日、廃棄に失敗した文書廃棄装置７を特定する識別情報の一例である廃棄失敗装置ＩＤとを含む廃棄失敗情報を作成する。そして、ＳＴ２５４に進む。
【００９５】
ＳＴ２５４において、次の処理（１）〜（３）を実行して、ＳＴ２５５に進む。
（１）作成された廃棄失敗情報の証明情報の一例であるハッシュ値を作成して、ハッシュ値を文書廃棄装置７の秘密鍵で暗号化する。すなわち、デジタル署名を作成する。
（２）廃棄失敗情報を管理装置９の公開鍵で暗号化する。
（３）管理装置９にデジタル署名付暗号化廃棄失敗情報を送信する。
ＳＴ２５５において、次の処理（１）〜（３）を実行して、図２４，図２５の廃棄実行処理を終了する。
（１）作成された廃棄失敗情報の証明情報の一例であるハッシュ値を作成して、ハッシュ値を文書廃棄装置７の秘密鍵で暗号化する。すなわち、デジタル署名を作成する。
（２）廃棄失敗情報を管理者用の公開鍵で暗号化する。
（３）管理者端末４にデジタル署名付暗号化廃棄失敗情報を送信する。
【００９６】
なお、実施例３の管理装置９では、実施例１の場合と異なり、暗号化された廃棄失敗情報を受信するが、暗号化された廃棄情報と同様の処理で廃棄失敗情報も復号化および改竄等の有無の判別が行われる。なお、この処理については、簡単であるため、説明およびフローチャートの図示は省略する。
【００９７】
（実施例３の作用）
前記構成を備えた実施例３の文書管理システムＳでは、文書２０の識別情報である二次元コード２０ａが付与されておらず、管理情報が登録されていない場合にも、誤った廃棄を防止するために廃棄は行われない。そして、管理情報が登録されていない場合や、保管期限が経過していない場合、廃棄権限がない場合には、廃棄に失敗した文書２０の保全のために画像情報が読取られる。読取られた画像情報は、廃棄失敗情報に含まれた状態で暗号化され、管理装置９および管理者に送信される。すなわち、実施例３では、廃棄条件は、保管期限が経過し且つ廃棄権限が設定されていない場合、保管期限が経過し且つ廃棄権限が設定され且つ廃棄検眼があり且つ廃棄情報の送信設定がされている場合に満たすように設定されている。一方、読取り条件は、保管期限が経過し且つ廃棄権限が設定され且つ廃棄検眼があり且つ廃棄情報の送信設定がされている場合に満たすように設定されている。
【００９８】
（変更例）
以上、本発明の実施例を詳述したが、本発明は、前記実施例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内で、種々の変更を行うことが可能である。本発明の変更例（Ｈ01）〜（Ｈ012）を下記に例示する。
（Ｈ01）前記実施例において、ネットワークＮの構成は、ローカルエリアネットワーク２とインターネット１とからなるものを例示したが、これに限定されず、イントラネットのみまたはインターネットのみとしたり、専用線を使用して接続等の任意の構成の回線とすることが可能である。例えば、時刻認証端末１１は公開鍵提供端末１２インターネット上に限定されず、イントラネットに接続された構成とすることも可能である。
【００９９】
（Ｈ02）前記実施例において、情報の送受信をする際に、暗号化をすることが望ましいが、暗号化を省略することも可能である。なお、実施例において、暗号化しなかった管理情報の送信要求や実施例１の廃棄失敗情報の送信等においても、情報を暗号化して送受信することも当然可能である。
また、前記暗号化技術として、秘密鍵と公開鍵とを利用したが、暗号化技術は、この技術に限定されず、例えば、全て秘密鍵で暗号化したり、共通鍵を利用して送受信したり、あるいはパスワードを設定する等、任意の暗号化技術で暗号化することが可能である。
（Ｈ03）前記実施例において、廃棄情報を設定に応じて送信する際に、文書種類や読取りキーワードが検出されなかった場合に、読取り画像の送信が設定されていない場合でも、読取り画像を送信するようにしたが、読取り画像を送信しないように構成することも可能である。
【０１００】
（Ｈ04）前記実施例において、文書廃棄装置は、細断装置と非廃棄文書収容容器とを有する構成としたが、この構成に限定されず、非廃棄文書収容容器を省略したり、廃棄できない文書を排出する排出トレイを設け、廃棄できない文書は廃棄者に返却するように構成することも可能である。
（Ｈ05）前記実施例において、文書管理システムＳとして、管理装置９、端末３，４，６、文書廃棄装置７、スキャナを有する画像形成装置８等を有する構成を例示したが、これに限定されず、例えば、管理者端末４と管理装置９を共通化したり、文書廃棄装置７に管理装置９の機能を内蔵したり、端末３，４，６を共通化したり、文書廃棄装置７に貼付された領収書等を読取るためのスキャナおよび読取り終わった文書を排出する排出トレイを設けたり等任意の構成を採用可能である。このほかにも、時刻認証端末１１を省略して管理装置９の内蔵時計で時刻を取得したり、公開鍵提供端末１２で提供される公開鍵を管理装置９に記憶させて公開鍵提供端末１２を省略することも可能である。すなわち、各装置３〜１２の持つ機能は、集約させたり、分散させることが可能である。
【０１０１】
（Ｈ06）前記実施例において、各画像等は設計や設定、仕様に応じて、レイアウトや項目の削除、追加等、自由に変更可能である。
（Ｈ07）前記実施例において、文書識別情報として、二次元コードを例示したが、これに限定されず、いわゆるバーコードや、数字の文書識別情報等、任意の文書識別情報を採用することが可能である。また、このようなコードではなく、たとえば紙繊維のパターンを使った用紙の識別情報や、印刷画像に微細な濃度変化をつけることによって画像に埋め込まれた識別情報を、文書識別情報として用いることも可能である。
（Ｈ08）前記実施例において、保管期限や廃棄権限、文書識別情報、利用者による設定の有無に応じて、廃棄の許可や不許可、画像読取の有無等を判別する構成を例示したが、判別条件はこれらに限定されず、例えば、４つの中のいずれか１つまたは２つもしくは３つとしたり、さらに追加の判別条件を設定することも可能である。例えば、判別条件として時間帯を採用し、廃棄時刻が就業時間外は不許可としたり、判別条件として利用者毎に廃棄可能枚数を設定し、廃棄可能枚数を超えると廃棄できなくする等することができる。
【０１０２】
（Ｈ09）前記実施例において、１枚ずつ廃棄を行う毎に廃棄情報の送信等を行っていたが、これに限定されず、複数枚を連続廃棄したり、各頁の文書識別情報を順次読取って廃棄または保管することも可能である。
（Ｈ010）前記実施例において、文書に管理情報が無い場合や、保管期限が過ぎていない場合、廃棄者に権限が無い場合に、廃棄される文書の全体画像を読取り、登録する構成を例示したが、これに限定されず、文書がどの文書なのかがわかる程度の部分画像やキーワード画像とすることも可能である。なお、画像を読取る際に、カラーの文書をモノクロ画像として読取ったり、印刷による再製が可能な比較的高い解像度でなく、後から確認可能な程度の低い解像度で読取ることも可能である。
（Ｈ011）前記実施例において、保管期間が経過したか否かの判別は、保管期限の日と廃棄が実行される現在の日とを比較したが、これに限定されず、例えば、文書の作成日から現在の日までの経過期間を求め、予め設定されている保管期間と比較する等、任意の判別方法で判別することが可能である。
（Ｈ012）前記実施例において、廃棄失敗情報を送信する送信対象として、管理装置や管理者を例示したが、これに限定されず、廃棄失敗情報を送信対象としての廃棄者や証明相手に送信可能とすることも可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１０３】
【図１】図１は本発明の実施例１の文書管理システムの全体説明図である。
【図２】図２は実施例１の文書廃棄装置の説明図であり、図２Ａは全体説明図、図２Ｂは平面図である。
【図３】図３は実施例１の管理装置の制御部分が備えている各機能をブロック図（機能ブロック図）で示した図である。
【図４】図４は、実施例１の文書管理情報の説明図である。
【図５】図５は実施例１の廃棄者端末の制御部分が備えている各機能をブロック図（機能ブロック図）で示した図である。
【図６】図６は実施例１の管理情報登録画像の説明図である。
【図７】図７は実施例１の領収書の一例の説明図であり、図７Ａは領収書が貼り付けられる前の状態の説明図、図７Ｂは領収書が貼り付けられた後の説明図である。
【図８】図８は実施例１の文書廃棄装置の制御部分が備えている各機能をブロック図（機能ブロック図）で示した図である。
【図９】図９は、実施例１の廃棄装置の初期画像の一例の説明図である。
【図１０】図１０は実施例１の廃棄装置のメニュー画像の一例の説明図である。
【図１１】図１１は実施例１の廃棄設定画像の一例の説明図である。
【図１２】図１２は実施例１の廃棄者用の設定画像の一例の説明図である。
【図１３】図１３は実施例１の文書セット催促画像の一例の説明図である。
【図１４】図１４は実施例１の廃棄開始時に表示される廃棄開始画像の説明図である。
【図１５】図１５は実施例１の廃棄失敗時に表示される廃棄失敗画像の一例の説明図である。
【図１６】図１６は実施例１の廃棄者端末での管理情報作成処理のフローチャートである。
【図１７】図１７は実施例１の管理装置での文書管理処理のフローチャートである。
【図１８】図１８は実施例１の文書廃棄装置のメインフローチャートである。
【図１９】図１９は実施例１の廃棄設定処理のフローチャートであり、図１８のＳＴ１１２のサブルーチンの説明図である。
【図２０】図２０は実施例１の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、図１８のＳＴ１１４のサブルーチンである。
【図２１】図２１は実施例１の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、図２０の続きの図である。
【図２２】図２２は実施例１の廃棄情報送信処理のフローチャートであり、図２１のＳＴ１９０、ＳＴ１９３，ＳＴ１９６のサブルーチンのフローチャートである。
【図２３】図２３は本発明の実施例２の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、実施例１の図２０に対応する図である。
【図２４】図２４は本発明の実施例３の廃棄実行処理のフローチャートの説明図であり、実施例１の図２０に対応する図である。
【図２５】図２５は本発明の実施例３の廃棄実行処理の続きのフローチャートの説明図であり、実施例１の図２１に対応する図である。
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書に付与された文書を識別するための情報と前記文書の廃棄に関する情報とを少なくとも含む文書管理情報の管理を行う文書管理手段と、
文書に付与された文書を識別するための情報を読取る識別情報読取部材と、
前記識別情報読取部材で読取られた文書識別情報に基づいて、文書の保管期間が経過しているか否かを判別する保管期間判別手段と、
前記保管期間判別手段により、文書の保管期間が経過したと判別された場合に当該文書を廃棄するように制御する手段と、
前記保管期間判別手段により、文書の保管期間が経過していないと判別された場合に当該文書を容器に収容するとともに、少なくとも当該文書を識別するための情報を含む廃棄失敗情報を前記文書管理手段に送信する廃棄失敗情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書に付与された文書を識別するための情報と前記文書の廃棄に関する情報とを少なくとも含む文書管理情報の管理を行う文書管理手段と、
文書に付与された文書を識別するための情報を読取る識別情報読取部材と、
文書を廃棄する廃棄者を特定する廃棄者認証手段と、
前記廃棄者認証手段により特定された廃棄者が、文書を廃棄する権限があるか否かを判別する廃棄権限判別手段と、
前記廃棄権限判別手段により、前記廃棄者が、文書を廃棄する権限があると判別した場合に当該文書を廃棄するように制御する手段と、
前記廃棄権限判別手段により、前記廃棄者が、文書を廃棄する権限がないと判別した場合に当該文書を容器に収容するとともに、少なくとも当該文書を識別するための情報および前記廃棄者の識別情報とを含む廃棄失敗情報を前記文書管理手段に送信する廃棄失敗情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
文書に付与された文書を識別するための情報と前記文書の廃棄に関する情報とを少なくとも含む文書管理情報の管理を行う文書管理手段と、
文書に付与された文書を識別するための情報を読取る識別情報読取部材と、
文書に、文書を識別するための情報が含まれていない場合に、当該文書を廃棄するように制御する手段と、
文書に、文書を識別するための情報が含まれていない場合に、当該文書を容器に収容するとともに、少なくとも廃棄に失敗した廃棄失敗日の情報を含む廃棄失敗情報を前記文書管理手段に送信する廃棄失敗情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
前記文書を収容する容器が、施錠手段により施錠されていることを特徴とする請求項１ないし３のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書の画像を読取る文書読取り部材と、
前記文書読取り部材により読取られた前記画像を記憶する廃棄文書画像記憶手段と、
を備え、
前記文書が、保管期間が経過していないと判別された場合に、前記文書読取り部材が、前記文書の画像を読取ることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書の画像を読取る文書読取り部材と、
前記文書読取り部材により読取られた前記画像を記憶する廃棄文書画像記憶手段と、
を備え、
前記廃棄者に廃棄権限がないと判別された場合に、前記文書読取り部材が、前記文書の画像を読取ることを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記文書の画像を読取る文書読取り部材と、
前記文書読取り部材により読取られた前記画像を記憶する廃棄文書画像記憶手段と、
を備え、
前記文書に、前記文書を識別するための情報が含まれていない場合に、前記文書読取り部材が、前記文書の画像を読取ることを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項１】
文書に付与された文書を識別するための情報と前記文書の廃棄に関する情報とを少なくとも含む文書管理情報の管理を行う文書管理手段と、
文書に付与された文書を識別するための情報を読取る識別情報読取部材と、
前記識別情報読取部材で読取られた文書識別情報に基づいて、文書の保管期間が経過しているか否かを判別する保管期間判別手段と、
前記保管期間判別手段により、文書の保管期間が経過したと判別された場合に当該文書を廃棄するように制御する手段と、
前記保管期間判別手段により、文書の保管期間が経過していないと判別された場合に当該文書を容器に収容するとともに、少なくとも当該文書を識別するための情報を含む廃棄失敗情報を前記文書管理手段に送信する廃棄失敗情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
文書に付与された文書を識別するための情報と前記文書の廃棄に関する情報とを少なくとも含む文書管理情報の管理を行う文書管理手段と、
文書に付与された文書を識別するための情報を読取る識別情報読取部材と、
文書を廃棄する廃棄者を特定する廃棄者認証手段と、
前記廃棄者認証手段により特定された廃棄者が、文書を廃棄する権限があるか否かを判別する廃棄権限判別手段と、
前記廃棄権限判別手段により、前記廃棄者が、文書を廃棄する権限があると判別した場合に当該文書を廃棄するように制御する手段と、
前記廃棄権限判別手段により、前記廃棄者が、文書を廃棄する権限がないと判別した場合に当該文書を容器に収容するとともに、少なくとも当該文書を識別するための情報および前記廃棄者の識別情報とを含む廃棄失敗情報を前記文書管理手段に送信する廃棄失敗情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項３】
文書に付与された文書を識別するための情報と前記文書の廃棄に関する情報とを少なくとも含む文書管理情報の管理を行う文書管理手段と、
文書に付与された文書を識別するための情報を読取る識別情報読取部材と、
文書に、文書を識別するための情報が含まれていない場合に、当該文書を廃棄するように制御する手段と、
文書に、文書を識別するための情報が含まれていない場合に、当該文書を容器に収容するとともに、少なくとも廃棄に失敗した廃棄失敗日の情報を含む廃棄失敗情報を前記文書管理手段に送信する廃棄失敗情報送信手段と、
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
【請求項４】
前記文書を収容する容器が、施錠手段により施錠されていることを特徴とする請求項１ないし３のいずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書の画像を読取る文書読取り部材と、
前記文書読取り部材により読取られた前記画像を記憶する廃棄文書画像記憶手段と、
を備え、
前記文書が、保管期間が経過していないと判別された場合に、前記文書読取り部材が、前記文書の画像を読取ることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書の画像を読取る文書読取り部材と、
前記文書読取り部材により読取られた前記画像を記憶する廃棄文書画像記憶手段と、
を備え、
前記廃棄者に廃棄権限がないと判別された場合に、前記文書読取り部材が、前記文書の画像を読取ることを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記文書の画像を読取る文書読取り部材と、
前記文書読取り部材により読取られた前記画像を記憶する廃棄文書画像記憶手段と、
を備え、
前記文書に、前記文書を識別するための情報が含まれていない場合に、前記文書読取り部材が、前記文書の画像を読取ることを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２３】
【図２４】
【図２５】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２３】
【図２４】
【図２５】
【公開番号】特開２００９−３０３２３７（Ｐ２００９−３０３２３７Ａ）
【公開日】平成２１年１２月２４日（２００９．１２．２４）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００９−１９７７１８（Ｐ２００９−１９７７１８）
【出願日】平成２１年８月２８日（２００９．８．２８）
【分割の表示】特願２００７−２６３６４７（Ｐ２００７−２６３６４７）の分割
【原出願日】平成１８年１０月１３日（２００６．１０．１３）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２１年１２月２４日（２００９．１２．２４）
【国際特許分類】
【出願日】平成２１年８月２８日（２００９．８．２８）
【分割の表示】特願２００７−２６３６４７（Ｐ２００７−２６３６４７）の分割
【原出願日】平成１８年１０月１３日（２００６．１０．１３）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
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