文書管理方法及び文書管理システム
【課題】 文書が更新されることにより不要になる文書の廃棄を促す。
【解決手段】 サーバ１０は、クライアントが作成した文書データ（文書ＩＤ含む）、及びアクセス権（文書ＩＤに対応づけられたクライアントＩＤ）などを受信し、記憶すると共にアクセス権を有するクライアント（通知先）に対して文書登録通知を送信する。また、サーバ１０は、アクセス権を有するクライアントから文書データの送信要求があると文書データを送信する。さらに、サーバ１０は、アクセス権を有するクライアントから更新された文書データを受信すると、更新文書データを記憶し、文書更新通知を通知先であるクライアントに対して送信する。
【解決手段】 サーバ１０は、クライアントが作成した文書データ（文書ＩＤ含む）、及びアクセス権（文書ＩＤに対応づけられたクライアントＩＤ）などを受信し、記憶すると共にアクセス権を有するクライアント（通知先）に対して文書登録通知を送信する。また、サーバ１０は、アクセス権を有するクライアントから文書データの送信要求があると文書データを送信する。さらに、サーバ１０は、アクセス権を有するクライアントから更新された文書データを受信すると、更新文書データを記憶し、文書更新通知を通知先であるクライアントに対して送信する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、更新可能な文書を管理する文書管理方法及び文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
複数の文書を管理する文書管理装置として、廃棄日を指定されて登録された文書に対して、廃棄日と不要文書検索日とを比較することにより不要文書を判定し、判定された不要文書を削除することは公知である（特許文献１参照）。また、複製により作成された文書と、複製の元となった文書との関係を表すテーブルを格納し、複製履歴を表示することは公知である（特許文献２参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開平２−３１０６６８号公報
【特許文献２】特開平５−３２４４３８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来例においては、例えば文書の内容の一部を更新して新たな文書を作成した場合に、内容が類似している不要な文書が抑止されることなく保存されてしまうという問題があった。
【０００５】
そこで、本発明は、文書が更新されることにより不要になる文書の廃棄を促すことができる文書管理方法及び文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、本発明の第１の特徴とするところは、更新可能な文書データと、所定の情報を通知すべき通知先を示す通知先データとを記憶し、文書データが更新された場合に、所定の情報を前記通知先データに応じて通知先へ通知する文書管理方法にある。即ち、文書データが更新された場合に、所定の情報が通知先データに応じて通知されるので、文書が更新されることにより不要になる文書のユーザによる廃棄を促すことができる。
【０００７】
好適には、文書データが更新された場合に、文書データの更新及び文書データの廃棄指示の少なくともいずれかを前記通知先データに応じて通知先へ通知する。
【０００８】
また、好適には、文書データの複製が作成された場合、文書データの複製を作成した装置を、文書データが更新された場合に所定の情報を通知すべき通知先に加える。したがって、文書データの複製を作成した装置に対しても、文書データが更新された場合に、所定の情報が通知先データに応じて通知されるので、文書が更新されることにより不要になる文書のユーザによる廃棄を促すことができる。
【０００９】
また、本発明の第２の特徴とするところは、更新可能な文書データ、及び所定の情報を通知すべき通知先を示す通知先データを記憶する記憶手段と、この記憶手段が記憶する文書データを更新する文書データ更新手段と、前記記憶手段が記憶する文書データを前記文書データ更新手段が更新した場合に、前記記憶手段が記憶する通知先データに応じて所定の情報を通知先へ送信する送信手段と、前記送信手段が送信した所定の情報を通知先で受信する受信手段とを有する文書管理システムにある。即ち、記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、所定の情報が通知先データに応じて送受されるので、文書が更新されることにより不要になる文書のユーザによる廃棄を促すことができる。
【００１０】
好適には、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、前記送信手段は、前記記憶手段が記憶する文書データが更新されたことを示す情報を通知先へ送信する。
【００１１】
また、好適には、前記記憶手段が記憶する文書データの複製を作成する複製作成手段をさらに有し、前記複製作成手段が文書データの複製を作成した場合、前記記憶手段は、前記複製作成手段を通知先とする通知先データをさらに記憶する。したがって、複製作成手段が文書データの複製を作成しても、文書データが更新された場合に、所定の情報が通知先データに応じて通知されるので、文書が更新されることにより不要になる文書のユーザによる廃棄を促すことができる。
【００１２】
また、好適には、前記複製作成手段が文書データの複製を作成した後に、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、前記送信手段は、前記複製作成手段が作成した文書データの複製の破棄を指示する情報を、前記複製作成手段を通知先とする通知先データに応じて通知先へ送信する。したがって、複製作成手段が文書データの複製を作成しても、文書データが更新された場合に、文書データの複製の破棄が指示されるので、文書が更新されることにより不要になる文書の廃棄を促すことができる。
【００１３】
また、好適には、文書データの複製を削除する複製削除手段をさらに有し、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、前記複製削除手段は、前記複製作成手段が作成した文書データの複製を削除する。したがって、記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、ユーザが文書データの複製を削除しなくても、複製削除手段が文書データの複製を削除するので、文書の更新により生じた不要文書が保存されることを防止することができる。
【００１４】
また、好適には、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、前記送信手段は、前記記憶手段が記憶する通知先データに応じて、更新された文書を通知先へ送信する。即ち、記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、ユーザが指示することなく、通知先データに応じて更新された文書が送信される。
【００１５】
また、好適には、前記複製削除手段が文書データの複製を削除した場合、前記記憶手段は、前記複製削除手段が文書データの複製を削除した旨をさらに記憶する。また、好適には、前記複製削除手段が文書データの複製を削除した場合に、前記複製削除手段が文書データの複製を削除した旨を示す情報を出力する情報出力手段をさらに有する。また、好適には、前記情報出力手段の出力を制御する制御手段をさらに有する。したがって、文書データの複製の削除の管理を容易にすることができる。
【００１６】
また、好適には、前記記憶手段が記憶する文書データに応じて文書を印刷する印刷手段をさらに有し、前記印刷手段が文書を印刷した場合、前記記憶手段は、前記印刷手段を通知先とする通知先データをさらに記憶する。即ち、印刷された文書に対しても、記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、所定の情報が通知先データに応じて通知されるので、文書が更新されることにより不要になる文書のユーザによる廃棄を促すことができる。
【００１７】
また、好適には、前記印刷手段が文書を印刷した後に、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、前記送信手段は、前記印刷手段が印刷した文書の破棄を指示する情報を、前記印刷手段を通知先とする通知先データに応じて通知先へ送信する。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、文書が更新されることにより不要になる文書の廃棄を促すことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
次に本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
図１において、本発明の実施形態に係る文書管理システム１の構成が示されている。図１に示すように、文書管理システム１は、例えばネットワーク２を介して接続されたサーバ１０と、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）１２，１４，１６及びプリンタ１８などの複数のクライアントとを有する。
【００２０】
サーバ１０は、後述する文書管理データベース３を記憶する記憶装置及びＣＰＵ（共に図示せず）を具備すると共に、文書管理システム１を構成する複数のクライアントを管理・制御する。
【００２１】
ＰＣ１２，１４，１６それぞれは、固有のクライアントＩＤが設定されており、文書を作成及び更新（改版・上書き）等することができるようにされている。クライアントＩＤは、例えば各クライアントのＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス、メールアドレス又は電話番号（ＦＡＸ番号）などであってもよい。また、ＰＣ１２，１４，１６は、それぞれ例えば同じ機能を有し、サーバ１０の制御に応じて文書管理データベース３にアクセスすることができるようにされており、例えば作成した文書に文書固有のＩＤ（文書ＩＤ）を付して文書データを生成し、文書ＩＤにクライアントＩＤを対応づけることにより、文書データに対するクライアントのアクセス権を設定して、文書データ及び文書ＩＤに対応づけたクライアントＩＤをサーバ１０に対して送信する。
【００２２】
プリンタ１８は、例えばファクシミリ、複写機などの機能を具備する複合機であり、固有のクライアントＩＤが設定されている。また、プリンタ１８は、サーバ１０又はＰＣ１２，１４，１６の制御に応じて文書などの画像を印刷する。
このように、各クライアントには固有のクライアントＩＤが設定されており、文書データに含まれる文書ＩＤに対応付けられたクライアントＩＤを設定されているクライアントが文書データに対してアクセス権を有するように設定される。例えばＰＣ１２は、文書ＩＤに自己のクライアントＩＤ、ＰＣ１４のクライアントＩＤ及びプリンタ１８のクライアントＩＤを対応づけて、文書データと共にサーバ１０に対して送信することにより、ＰＣ１２が送信した文書に対してＰＣ１２，１４及びプリンタ１８にアクセス権を付与する。
【００２３】
図２において、サーバ１０内に記憶されている文書管理データベース３の構成が示されている。
図２に示すように、文書管理データベース３は、例えば第１の文書データベース３０及び第２の文書データベース３２から構成される。第１の文書データベース３０及び第２の文書データベース３２は、それぞれ文書データ記憶領域３００、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２及びログ情報記憶領域３０４を有する。
【００２４】
文書データ記憶領域３００は、例えばＰＣ１２，１４，１６から送信される文書データを記憶する。なお、ＰＣ１２，１４，１６から送信される文書データには、上述したように例えば文書ＩＤが含まれている。
アクセス権・通知先データ記憶領域３０２は、ＰＣ１２，１４，１６が文書データと共に送信するクライアントＩＤを文書ＩＤごとに対応させて記憶する。また、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２にクライアントＩＤを記憶されたクライアントは、文書ＩＤにより特定される文書データに対するアクセス権を有すると共に、サーバ１０の制御により、文書ＩＤにより特定される文書データが更新された場合に、文書データが更新された旨などを示す情報が通知されるべき通知先となる。つまり、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶されたクライアントＩＤは、文書ＩＤにより特定される文書データが更新された場合に情報を通知するための通知先データにもなっている。
第１の文書データベース３０及び第２の文書データベース３２のログ情報記憶領域３０４は、ＰＣ１２，１４，１６が文書管理データベース３に対してアクセスした履歴をそれぞれログ情報として記憶する。
【００２５】
次に、ＰＣ１２，１４，１６が実行する各動作について、ＰＣ１２，１４を例にして説明する。
図３は、ＰＣ１２が文書を作成し、文書管理データベース３に登録する処理（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
図３に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、ＰＣ１２は、ユーザの操作に応じて文書を作成する。
【００２６】
ステップ１０２（Ｓ１０２）において、ＰＣ１２は、Ｓ１００の処理で作成した文書、又は記憶している文書からサーバ１０に登録する文書をユーザの操作に応じて指定する。
【００２７】
ステップ１０４（Ｓ１０４）において、ＰＣ１２は、例えば文書管理データベース３の第１の文書データベース３０又は第２の文書データベース３２のいずれかを、ユーザの操作に応じて文書の登録先データベース（登録先ＤＢ）として指定する。
【００２８】
ステップ１０６（Ｓ１０６）において、ＰＣ１２は、ユーザの操作に応じてクライアントＩＤを指定することにより、文書管理システム１を構成する任意のクライアントに対し、登録する文書データに対するアクセス権を設定する。例えばＰＣ１２は、ＰＣ１２（自己）及びＰＣ１４のクライアントＩＤを指定することにより、登録する文書データに対するアクセス権をＰＣ１２，１４に対して設定する。
【００２９】
ステップ１０８（Ｓ１０８）において、ＰＣ１２は、Ｓ１００の処理で作成した文書に対して固有の文書ＩＤを生成し、文書ＩＤを含む文書データを生成する。
【００３０】
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、ＰＣ１２は、文書（文書ＩＤ含む）、アクセス権、登録先ＤＢ情報、及び文書を登録するクライアントを示す登録クライアントＩＤを示すデータをサーバ１０に対して送信する。
【００３１】
ステップ１１２（Ｓ１１２）において、ＰＣ１２は、Ｓ１１０の処理により送信したデータを受信したサーバ１０から、文書登録通知を受信する。
【００３２】
図４は、ＰＣ１２が作成した文書をＰＣ１４が取得する処理（Ｓ２０）を示すフローチャートである。
図４に示すように、ステップ２００（Ｓ２００）において、ＰＣ１４は、ユーザの操作に応じて取得すべき文書が登録されている登録先ＤＢを指定する。
【００３３】
ステップ２０２（Ｓ２０２）において、ＰＣ１４は、取得すべき文書が登録されている登録先ＤＢ情報、ＰＣ１４（自己）のクライアントＩＤ、取得すべき文書の文書ＩＤを示すデータを伴う文書データ送信要求をサーバ１０に対して送信する。
【００３４】
ステップ２０４（Ｓ２０４）において、ＰＣ１４は、サーバ１０からアクセス（取得）許可を受信したか否かを判定し、受信した場合にはＳ２０６の処理に進み、受信しない場合には処理を終了する。例えば、ＰＣ１２がＰＣ１４のクライアントＩＤを送信することにより、ＰＣ１４にアクセス権を付与している場合には、ＰＣ１４は、サーバ１０からアクセス（取得）許可を受信し、Ｓ２０６の処理に進む。
【００３５】
ステップ２０６（Ｓ２０６）において、ＰＣ１４は、サーバ１０から送信される文書データを受信することにより、ＰＣ１２が作成した文書の複製を取得する。
【００３６】
図５は、ＰＣ１２が作成し、ＰＣ１４が取得した文書を更新する処理（Ｓ３０）を示すフローチャートである。
図５に示すように、ステップ３００（Ｓ３００）において、ＰＣ１４は、Ｓ２０の処理などにより取得した文書をユーザの操作に応じて変更し、文書の改版・上書きを行う。
【００３７】
ステップ３０２（Ｓ３０２）において、ＰＣ１４は、Ｓ３００の処理で変更した文書を登録する登録先ＤＢをユーザの操作に応じて指定する。
【００３８】
ステップ３０４（Ｓ３０４）において、文書を更新登録する登録先ＤＢ情報、ＰＣ１４（自己）のクライアントＩＤ、更新登録する文書の文書ＩＤを示すデータをサーバ１０に対して送信し、文書データの更新要求を行う。
【００３９】
ステップ３０６（Ｓ３０６）において、ＰＣ１４は、サーバ１０からアクセス（更新）許可を受信したか否かを判定し、受信した場合にはＳ３０８の処理に進み、受信しない場合には処理を終了する。例えば、ＰＣ１２がＰＣ１４のクライアントＩＤを送信することにより、ＰＣ１４にアクセス権を付与している場合には、ＰＣ１４は、サーバ１０からアクセス（更新）許可を受信し、Ｓ３０８の処理に進む。
【００４０】
ステップ３０８（Ｓ３０８）において、ＰＣ１４は、更新文書データ（文書ＩＤ含む）をサーバ１０に対して送信する。
【００４１】
ステップ３１０（Ｓ３１０）において、ＰＣ１４は、Ｓ３０８の処理により送信したデータを受信したサーバ１０から、文書更新通知を受信する。
【００４２】
図６は、ＰＣ１２が作成した文書をＰＣ１２が廃棄（削除）する処理（Ｓ４０）を示すフローチャートである。
図６に示すように、ステップ４００（Ｓ４００）において、ＰＣ１２は、ユーザの操作に応じて廃棄すべき文書が登録されている登録先ＤＢを指定する。
【００４３】
ステップ４０２（Ｓ４０２）において、ＰＣ１２は、廃棄すべき文書が登録されている登録先ＤＢ情報、ＰＣ１２（自己）のクライアントＩＤ、廃棄すべき文書の文書ＩＤを示すデータをサーバ１０に対して送信し、旧文書データの廃棄要求を行う。
【００４４】
ステップ４０４（Ｓ４０４）において、ＰＣ１２は、サーバ１０からアクセス（削除）許可を受信したか否かを判定し、受信した場合にはＳ４０６の処理に進み、受信しない場合には処理を終了する。例えば、ＰＣ１２がＰＣ１２（自己）のクライアントＩＤを送信し、自己にアクセス権を付与している場合には、ＰＣ１２は、サーバ１０からアクセス（削除）許可を受信し、Ｓ４０６の処理に進む。
【００４５】
ステップ４０６（Ｓ４０６）において、ＰＣ１２は、指定した登録先ＤＢに登録されている旧（更新前）文書データをサーバ１０が廃棄するように、サーバ１０に対してデータ廃棄（削除）指示を送信する。
【００４６】
ステップ４０８（Ｓ４０８）において、ＰＣ１２は、Ｓ４０６の処理により送信した指示を受信したサーバ１０から、文書廃棄通知を受信する。
【００４７】
次に、サーバ１０が実行する各動作について説明する。
図７は、例えばＰＣ１２が送信した文書をサーバ１０が保存（記憶）する処理（Ｓ５０）を示すフローチャートである。
図７に示すように、ステップ５００（Ｓ５００）において、サーバ１０は、ＰＣ１２が送信した文書（文書ＩＤ含む）、アクセス権、登録先ＤＢ情報、及び文書を登録するクライアントを示す登録クライアントＩＤを示すデータを受信する。
【００４８】
ステップ５０２（Ｓ５０２）において、サーバ１０は、Ｓ５００の処理で受信した登録先ＤＢ情報に応じて、受信した文書データ（文書ＩＤ含む）を登録先ＤＢの文書データ記憶領域３００に保存する。
【００４９】
ステップ５０４（Ｓ５０４）において、サーバ１０は、Ｓ５００の処理で受信したアクセス権（文書ＩＤに対応づけられたクライアントＩＤ）を指定された登録先ＤＢのアクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶する。
【００５０】
ステップ５０６（Ｓ５０６）において、サーバ１０は、例えばＳ５００の処理で受信した各情報を相互に関連付ける。例えば、サーバ１０は、文書データと文書データの登録を要求したクライアントを示す登録クライアントＩＤとを関連付ける。
【００５１】
ステップ５０８（Ｓ５０８）において、サーバ１０は、ＰＣ１２が文書管理データベース３に対してアクセスした履歴をそれぞれログ情報として記憶する。
【００５２】
ステップ５１０（Ｓ５１０）において、アクセス権を有するクライアントを示すクライアントＩＤは、上述したように文書データが更新された場合に情報を通知するための通知先データにもなっているので、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶されているクライアントＩＤに対応するクライアントそれぞれに対し、サーバ１０は文書登録通知を送信する。なお、サーバ１０が送信する文書登録通知などの情報は、各クライアントの出力装置（ＰＣ１２，１４，１６の表示装置又はプリンタ１８が印刷する用紙）などに出力するようにしてもよい。
【００５３】
図８は、クライアントが文書管理データベース３に対してアクセス許可を申請した場合に、サーバ１０がクライアントのアクセス権の有無を判断する処理（アクセス権限処理：Ｓ６０）を示すフローチャートである。
図８に示すように、ステップ６００（Ｓ６００）において、サーバ１０は、クライアントからのアクセス許可申請の対象となる登録先ＤＢ情報、アクセス許可申請をしているクライアントのクライアントＩＤ及びアクセス許可申請の対象となる文書の文書ＩＤを示すデータを受信する。
【００５４】
ステップ６０２（Ｓ６０２）において、サーバ１０は、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶されている文書ＩＤごとのクライアントＩＤと、Ｓ６００の処理で受信したクライアントＩＤ及び文書ＩＤとを比較し、Ｓ６００の処理で受信したクライアントＩＤを設定されたクライアントが文書ＩＤにより特定される文書に対してアクセスを許可されているか否かを判定し、アクセスを許可されていない場合にはＳ６０４の処理に進み、アクセスを許可されている場合にはＳ６０６の処理に進む。
【００５５】
ステップ６０４（Ｓ６０４）において、サーバ１０は、文書管理データベース３に対してアクセス許可を申請したクライアントに対して、文書アクセスを許可しない（不許可である）通知を行う。
【００５６】
ステップ６０６（Ｓ６０６）において、サーバ１０は、文書管理データベース３に対してアクセス許可を申請したクライアントに対して、文書アクセスを許可する通知を行う。
【００５７】
ステップ６０８（Ｓ６０８）において、サーバ１０は、文書管理データベース３に対してアクセス許可を申請したクライアントに対して、文書データを送信する必要があるか否かを判定し、文書データを送信する必要がある場合にはＳ６１０の処理に進み、送信する必要がない場合にはＳ６１２の処理に進む。例えば、クライアントが文書データを取得するために、文書管理データベース３に対してアクセス許可を申請している場合には、サーバ１０はＳ６１０の処理に進む。
【００５８】
ステップ６１０（Ｓ６１０）において、サーバ１０は、アクセス許可を申請したクライアントに対して文書データの複製を送信する。
【００５９】
ステップ６１２（Ｓ６１２）において、サーバ１０は、ＰＣ１２が文書管理データベース３に対してアクセスした履歴をそれぞれログ情報として記憶する。
【００６０】
図９は、文書管理データベース３に記憶されている文書データをサーバ１０が更新する処理（Ｓ７０）を示すフローチャートである。
図９に示すように、Ｓ６０（図８参照）において、サーバ１０は、アクセス許可を申請したクライアントのアクセス権の有無を判断する処理（アクセス権限処理）を行う。
【００６１】
ステップ７００（Ｓ７００）において、サーバ１０は、文書ＩＤに基づいて更新対象の文書データを特定する。
【００６２】
ステップ７０２（Ｓ７０２）において、サーバ１０は、アクセス許可をしたクライアントから更新文書データ（文書ＩＤ含む）を受信する。
【００６３】
ステップ７０４（Ｓ７０４）において、サーバ１０は、Ｓ７０２の処理で受信した更新文書データ（文書ＩＤ含む）を文書データ記憶領域３００に保存する。
【００６４】
ステップ７０６（Ｓ７０６）において、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶されているクライアントＩＤに対応するクライアントそれぞれに対し、サーバ１０は、例えば文書更新通知又は旧（更新前）文書データの廃棄を指示する情報を送信する。
【００６５】
ステップ７０８（Ｓ７０８）において、アクセス許可をしたクライアントが文書管理データベース３に対してアクセスした履歴をそれぞれログ情報として記憶する。
【００６６】
図１０は、文書管理データベース３に記憶されている文書データをサーバ１０が廃棄する処理（Ｓ８０）を示すフローチャートである。
図１０に示すように、Ｓ６０（図８参照）において、サーバ１０は、アクセス許可を申請したクライアントのアクセス権の有無を判断する処理（アクセス権限処理）を行う。
【００６７】
ステップ８００（Ｓ８００）において、サーバ１０は、アクセス許可を申請したクライアントから文書データの廃棄（削除）指示を受信する。
【００６８】
ステップ８０２（Ｓ８０２）において、サーバ１０は、廃棄対象の文書データが更新済みか否かを判定し、更新済みでない場合にはＳ８０４の処理に進み、更新済みである場合にはＳ８０６の処理に進む。
【００６９】
ステップ８０４（Ｓ８０４）において、サーバ１０は、文書データの廃棄（削除）指示を送信したクライアントに対し、文書データの削除が不可である通知を行う。
【００７０】
ステップ８０６（Ｓ８０６）において、サーバ１０は、文書管理データベース３に記憶されている旧（更新前）文書データを削除する。
【００７１】
ステップ８０８（Ｓ８０８）において、サーバ１０は、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶されている通知先のクライアントに対し、文書廃棄通知を送信する。
【００７２】
ステップ８１０（Ｓ８１０）において、サーバ１０は、文書データの廃棄（削除）指示を送信したクライアントが文書管理データベース３に対してアクセスした履歴をそれぞれログ情報として記憶する。
【００７３】
次に、文書管理システム１の全体動作例について説明する。
図１１は、文書データが更新されることによって不要になった文書を文書管理システム１が廃棄する処理例を示す処理シーケンス図である。
図１１に示すように、例えばクライアントＡであるＰＣ１２は、文書作成・登録の処理を行うことにより、サーバ１０に対して、文書データ（文書ＩＤ含む）、アクセス権（文書ＩＤに対応づけられたクライアントＩＤ）、登録先ＤＢ情報、及び文書を登録するクライアントを示す登録クライアントＩＤを示すデータを送信する。例えばＰＣ１２は、文書データに対するアクセス権をＰＣ１２（自己）及びＰＣ１４に付与し、ＰＣ１２，１４が通知先となるようにクライアントＩＤを送信する。
【００７４】
サーバ１０は、ＰＣ１２からデータを受信すると、文書保存の処理を行うことにより、文書データ、文書データのアクセス権及びログ情報（アクセス履歴）を文書管理データベース３に記憶し、通知先であるＰＣ１２，１４に対して文書登録通知を送信する。
【００７５】
サーバ１０から文書登録通知を受信したＰＣ１４は、例えば文書データを取得して更新するために、アクセス許可申請の対象となる登録先ＤＢ情報、ＰＣ１４のクライアントＩＤ及びアクセス許可申請の対象となる文書の文書ＩＤを示すデータを伴う文書データ送信要求をサーバ１０に対して送信することにより、アクセス許可を申請する。
【００７６】
サーバ１０は、文書データの送信を要求するためのアクセス許可の申請を受信すると、アクセス権限処理を行うことにより、ＰＣ１４がアクセス権を有することを判定し、文書アクセス許可の通知及び文書データをＰＣ１４に対して送信する。
【００７７】
次に、ＰＣ１４は、受信した文書データを変更する文書更新の処理により、更新文書データをサーバ１０に対して送信する。
なお、ＰＣ１４は、ＰＣ１２が作成した文書データを受信する場合に、サーバ１０によりアクセス権限処理が行われているので、例えばサーバ１０がログ情報を用いることにより、新たにアクセス権限処理を行われることなく、サーバ１０に対して更新文書データを送信できるようにされてもよい。
【００７８】
サーバ１０は、ＰＣ１４から受信した更新文書データ文書更新処理を行い、更新文書データを文書管理データベース３に記憶し、例えば文書更新通知を通知先であるＰＣ１２，１４に対して送信する。
【００７９】
次に、サーバ１０から文書更新通知を受信したＰＣ１２は、文書管理データベース３に記憶されている旧（更新前）文書データを廃棄するために、アクセス許可申請の対象となる登録先ＤＢ情報、ＰＣ１２のクライアントＩＤ及びアクセス許可申請の対象となる文書の文書ＩＤを示すデータを伴う旧文書データの廃棄要求をサーバ１０に対して送信することにより、アクセス許可を申請する。
【００８０】
サーバ１０は、旧文書データを廃棄するためのアクセス許可の申請を受信すると、アクセス権限処理を行うことにより、ＰＣ１２がアクセス権を有することを判定し、文書アクセス許可の通知をＰＣ１２に対して送信する。
【００８１】
次に、ＰＣ１２は、文書管理データベース３に記憶されている旧（更新前）文書データをサーバ１０が廃棄するように、サーバ１０に対してデータ廃棄（削除）指示を送信する。
【００８２】
サーバ１０は、データ廃棄（削除）指示をＰＣ１２から受信すると、文書管理データベース３に記憶されている旧文書データを文書廃棄処理により廃棄し、文書廃棄通知を通知先であるＰＣ１２，１４に対して送信する。
【００８３】
なお、図１１に示した文書管理システム１の全体動作例においては、サーバ１０がＰＣ１２から文書廃棄指示を受信することにより、文書廃棄処理を行って旧文書データを廃棄する例を示したが、これに限定されることなく、例えばサーバ１０は、ＰＣ１４から更新文書データが送信されることにより、文書管理データベース３に記憶されている旧文書データを廃棄するようにしてもよいし、さらに、通知先であるＰＣ１２などに記憶されている旧文書データをサーバ１０が廃棄（削除）し、廃棄した結果をログ情報記憶領域３０４が記憶するようにしてもよい。
【００８４】
また、プリンタ１８がサーバ１０に対して文書データを要求して文書データに応じた文書を印刷した場合、文書管理システム１は、プリンタ１８のクライアントＩＤをアクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶し、文書データ記憶領域３００に記憶されている文書データが更新されると、プリンタ１８が文書更新通知などを印刷するようにされてもよい。また、文書データ記憶領域３００に記憶されている文書データが更新されると、通知先である各クライアントに対し、サーバ１０が更新された文書データを送信してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８５】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す構成図である。
【図２】サーバ内に記憶されている文書管理データベースの構成を示す構成図である。
【図３】ＰＣが文書を作成し、文書管理データベースに登録する処理（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
【図４】ＰＣが作成した文書をＰＣが取得する処理（Ｓ２０）を示すフローチャートである。
【図５】ＰＣが作成し、ＰＣが取得した文書を更新する処理（Ｓ３０）を示すフローチャートである。
【図６】ＰＣが作成した文書をＰＣが廃棄（削除）する処理（Ｓ４０）を示すフローチャートである。
【図７】ＰＣが送信した文書をサーバが保存（記憶）する処理（Ｓ５０）を示すフローチャートである。
【図８】クライアントが文書管理データベースに対してアクセス許可を申請した場合に、サーバがクライアントのアクセス権の有無を判断する処理（アクセス権限処理：Ｓ６０）を示すフローチャートである。
【図９】文書管理データベースに記憶されている文書データをサーバが更新する処理（Ｓ７０）を示すフローチャートである。
【図１０】文書管理データベースに記憶されている文書データをサーバが廃棄する処理（Ｓ８０）を示すフローチャートである。
【図１１】文書データが更新されることによって不要になった文書を文書管理システムが廃棄する処理例を示す処理シーケンス図である。
【符号の説明】
【００８６】
１・・・文書管理システム
１０・・・サーバ
１２，１４，１６・・・ＰＣ
１８・・・プリンタ
２・・・ネットワーク
３・・・文書管理データベース
３０・・・第１の文書データベース
３２・・・第２の文書データベース
３００・・・文書データ記憶領域
３０２・・・アクセス権・通知先データ記憶領域
３０３・・・ログ情報記憶領域
【技術分野】
【０００１】
本発明は、更新可能な文書を管理する文書管理方法及び文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
複数の文書を管理する文書管理装置として、廃棄日を指定されて登録された文書に対して、廃棄日と不要文書検索日とを比較することにより不要文書を判定し、判定された不要文書を削除することは公知である（特許文献１参照）。また、複製により作成された文書と、複製の元となった文書との関係を表すテーブルを格納し、複製履歴を表示することは公知である（特許文献２参照）。
【０００３】
【特許文献１】特開平２−３１０６６８号公報
【特許文献２】特開平５−３２４４３８号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来例においては、例えば文書の内容の一部を更新して新たな文書を作成した場合に、内容が類似している不要な文書が抑止されることなく保存されてしまうという問題があった。
【０００５】
そこで、本発明は、文書が更新されることにより不要になる文書の廃棄を促すことができる文書管理方法及び文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するため、本発明の第１の特徴とするところは、更新可能な文書データと、所定の情報を通知すべき通知先を示す通知先データとを記憶し、文書データが更新された場合に、所定の情報を前記通知先データに応じて通知先へ通知する文書管理方法にある。即ち、文書データが更新された場合に、所定の情報が通知先データに応じて通知されるので、文書が更新されることにより不要になる文書のユーザによる廃棄を促すことができる。
【０００７】
好適には、文書データが更新された場合に、文書データの更新及び文書データの廃棄指示の少なくともいずれかを前記通知先データに応じて通知先へ通知する。
【０００８】
また、好適には、文書データの複製が作成された場合、文書データの複製を作成した装置を、文書データが更新された場合に所定の情報を通知すべき通知先に加える。したがって、文書データの複製を作成した装置に対しても、文書データが更新された場合に、所定の情報が通知先データに応じて通知されるので、文書が更新されることにより不要になる文書のユーザによる廃棄を促すことができる。
【０００９】
また、本発明の第２の特徴とするところは、更新可能な文書データ、及び所定の情報を通知すべき通知先を示す通知先データを記憶する記憶手段と、この記憶手段が記憶する文書データを更新する文書データ更新手段と、前記記憶手段が記憶する文書データを前記文書データ更新手段が更新した場合に、前記記憶手段が記憶する通知先データに応じて所定の情報を通知先へ送信する送信手段と、前記送信手段が送信した所定の情報を通知先で受信する受信手段とを有する文書管理システムにある。即ち、記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、所定の情報が通知先データに応じて送受されるので、文書が更新されることにより不要になる文書のユーザによる廃棄を促すことができる。
【００１０】
好適には、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、前記送信手段は、前記記憶手段が記憶する文書データが更新されたことを示す情報を通知先へ送信する。
【００１１】
また、好適には、前記記憶手段が記憶する文書データの複製を作成する複製作成手段をさらに有し、前記複製作成手段が文書データの複製を作成した場合、前記記憶手段は、前記複製作成手段を通知先とする通知先データをさらに記憶する。したがって、複製作成手段が文書データの複製を作成しても、文書データが更新された場合に、所定の情報が通知先データに応じて通知されるので、文書が更新されることにより不要になる文書のユーザによる廃棄を促すことができる。
【００１２】
また、好適には、前記複製作成手段が文書データの複製を作成した後に、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、前記送信手段は、前記複製作成手段が作成した文書データの複製の破棄を指示する情報を、前記複製作成手段を通知先とする通知先データに応じて通知先へ送信する。したがって、複製作成手段が文書データの複製を作成しても、文書データが更新された場合に、文書データの複製の破棄が指示されるので、文書が更新されることにより不要になる文書の廃棄を促すことができる。
【００１３】
また、好適には、文書データの複製を削除する複製削除手段をさらに有し、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、前記複製削除手段は、前記複製作成手段が作成した文書データの複製を削除する。したがって、記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、ユーザが文書データの複製を削除しなくても、複製削除手段が文書データの複製を削除するので、文書の更新により生じた不要文書が保存されることを防止することができる。
【００１４】
また、好適には、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、前記送信手段は、前記記憶手段が記憶する通知先データに応じて、更新された文書を通知先へ送信する。即ち、記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、ユーザが指示することなく、通知先データに応じて更新された文書が送信される。
【００１５】
また、好適には、前記複製削除手段が文書データの複製を削除した場合、前記記憶手段は、前記複製削除手段が文書データの複製を削除した旨をさらに記憶する。また、好適には、前記複製削除手段が文書データの複製を削除した場合に、前記複製削除手段が文書データの複製を削除した旨を示す情報を出力する情報出力手段をさらに有する。また、好適には、前記情報出力手段の出力を制御する制御手段をさらに有する。したがって、文書データの複製の削除の管理を容易にすることができる。
【００１６】
また、好適には、前記記憶手段が記憶する文書データに応じて文書を印刷する印刷手段をさらに有し、前記印刷手段が文書を印刷した場合、前記記憶手段は、前記印刷手段を通知先とする通知先データをさらに記憶する。即ち、印刷された文書に対しても、記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、所定の情報が通知先データに応じて通知されるので、文書が更新されることにより不要になる文書のユーザによる廃棄を促すことができる。
【００１７】
また、好適には、前記印刷手段が文書を印刷した後に、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、前記送信手段は、前記印刷手段が印刷した文書の破棄を指示する情報を、前記印刷手段を通知先とする通知先データに応じて通知先へ送信する。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、文書が更新されることにより不要になる文書の廃棄を促すことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１９】
次に本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
図１において、本発明の実施形態に係る文書管理システム１の構成が示されている。図１に示すように、文書管理システム１は、例えばネットワーク２を介して接続されたサーバ１０と、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）１２，１４，１６及びプリンタ１８などの複数のクライアントとを有する。
【００２０】
サーバ１０は、後述する文書管理データベース３を記憶する記憶装置及びＣＰＵ（共に図示せず）を具備すると共に、文書管理システム１を構成する複数のクライアントを管理・制御する。
【００２１】
ＰＣ１２，１４，１６それぞれは、固有のクライアントＩＤが設定されており、文書を作成及び更新（改版・上書き）等することができるようにされている。クライアントＩＤは、例えば各クライアントのＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス、メールアドレス又は電話番号（ＦＡＸ番号）などであってもよい。また、ＰＣ１２，１４，１６は、それぞれ例えば同じ機能を有し、サーバ１０の制御に応じて文書管理データベース３にアクセスすることができるようにされており、例えば作成した文書に文書固有のＩＤ（文書ＩＤ）を付して文書データを生成し、文書ＩＤにクライアントＩＤを対応づけることにより、文書データに対するクライアントのアクセス権を設定して、文書データ及び文書ＩＤに対応づけたクライアントＩＤをサーバ１０に対して送信する。
【００２２】
プリンタ１８は、例えばファクシミリ、複写機などの機能を具備する複合機であり、固有のクライアントＩＤが設定されている。また、プリンタ１８は、サーバ１０又はＰＣ１２，１４，１６の制御に応じて文書などの画像を印刷する。
このように、各クライアントには固有のクライアントＩＤが設定されており、文書データに含まれる文書ＩＤに対応付けられたクライアントＩＤを設定されているクライアントが文書データに対してアクセス権を有するように設定される。例えばＰＣ１２は、文書ＩＤに自己のクライアントＩＤ、ＰＣ１４のクライアントＩＤ及びプリンタ１８のクライアントＩＤを対応づけて、文書データと共にサーバ１０に対して送信することにより、ＰＣ１２が送信した文書に対してＰＣ１２，１４及びプリンタ１８にアクセス権を付与する。
【００２３】
図２において、サーバ１０内に記憶されている文書管理データベース３の構成が示されている。
図２に示すように、文書管理データベース３は、例えば第１の文書データベース３０及び第２の文書データベース３２から構成される。第１の文書データベース３０及び第２の文書データベース３２は、それぞれ文書データ記憶領域３００、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２及びログ情報記憶領域３０４を有する。
【００２４】
文書データ記憶領域３００は、例えばＰＣ１２，１４，１６から送信される文書データを記憶する。なお、ＰＣ１２，１４，１６から送信される文書データには、上述したように例えば文書ＩＤが含まれている。
アクセス権・通知先データ記憶領域３０２は、ＰＣ１２，１４，１６が文書データと共に送信するクライアントＩＤを文書ＩＤごとに対応させて記憶する。また、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２にクライアントＩＤを記憶されたクライアントは、文書ＩＤにより特定される文書データに対するアクセス権を有すると共に、サーバ１０の制御により、文書ＩＤにより特定される文書データが更新された場合に、文書データが更新された旨などを示す情報が通知されるべき通知先となる。つまり、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶されたクライアントＩＤは、文書ＩＤにより特定される文書データが更新された場合に情報を通知するための通知先データにもなっている。
第１の文書データベース３０及び第２の文書データベース３２のログ情報記憶領域３０４は、ＰＣ１２，１４，１６が文書管理データベース３に対してアクセスした履歴をそれぞれログ情報として記憶する。
【００２５】
次に、ＰＣ１２，１４，１６が実行する各動作について、ＰＣ１２，１４を例にして説明する。
図３は、ＰＣ１２が文書を作成し、文書管理データベース３に登録する処理（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
図３に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、ＰＣ１２は、ユーザの操作に応じて文書を作成する。
【００２６】
ステップ１０２（Ｓ１０２）において、ＰＣ１２は、Ｓ１００の処理で作成した文書、又は記憶している文書からサーバ１０に登録する文書をユーザの操作に応じて指定する。
【００２７】
ステップ１０４（Ｓ１０４）において、ＰＣ１２は、例えば文書管理データベース３の第１の文書データベース３０又は第２の文書データベース３２のいずれかを、ユーザの操作に応じて文書の登録先データベース（登録先ＤＢ）として指定する。
【００２８】
ステップ１０６（Ｓ１０６）において、ＰＣ１２は、ユーザの操作に応じてクライアントＩＤを指定することにより、文書管理システム１を構成する任意のクライアントに対し、登録する文書データに対するアクセス権を設定する。例えばＰＣ１２は、ＰＣ１２（自己）及びＰＣ１４のクライアントＩＤを指定することにより、登録する文書データに対するアクセス権をＰＣ１２，１４に対して設定する。
【００２９】
ステップ１０８（Ｓ１０８）において、ＰＣ１２は、Ｓ１００の処理で作成した文書に対して固有の文書ＩＤを生成し、文書ＩＤを含む文書データを生成する。
【００３０】
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、ＰＣ１２は、文書（文書ＩＤ含む）、アクセス権、登録先ＤＢ情報、及び文書を登録するクライアントを示す登録クライアントＩＤを示すデータをサーバ１０に対して送信する。
【００３１】
ステップ１１２（Ｓ１１２）において、ＰＣ１２は、Ｓ１１０の処理により送信したデータを受信したサーバ１０から、文書登録通知を受信する。
【００３２】
図４は、ＰＣ１２が作成した文書をＰＣ１４が取得する処理（Ｓ２０）を示すフローチャートである。
図４に示すように、ステップ２００（Ｓ２００）において、ＰＣ１４は、ユーザの操作に応じて取得すべき文書が登録されている登録先ＤＢを指定する。
【００３３】
ステップ２０２（Ｓ２０２）において、ＰＣ１４は、取得すべき文書が登録されている登録先ＤＢ情報、ＰＣ１４（自己）のクライアントＩＤ、取得すべき文書の文書ＩＤを示すデータを伴う文書データ送信要求をサーバ１０に対して送信する。
【００３４】
ステップ２０４（Ｓ２０４）において、ＰＣ１４は、サーバ１０からアクセス（取得）許可を受信したか否かを判定し、受信した場合にはＳ２０６の処理に進み、受信しない場合には処理を終了する。例えば、ＰＣ１２がＰＣ１４のクライアントＩＤを送信することにより、ＰＣ１４にアクセス権を付与している場合には、ＰＣ１４は、サーバ１０からアクセス（取得）許可を受信し、Ｓ２０６の処理に進む。
【００３５】
ステップ２０６（Ｓ２０６）において、ＰＣ１４は、サーバ１０から送信される文書データを受信することにより、ＰＣ１２が作成した文書の複製を取得する。
【００３６】
図５は、ＰＣ１２が作成し、ＰＣ１４が取得した文書を更新する処理（Ｓ３０）を示すフローチャートである。
図５に示すように、ステップ３００（Ｓ３００）において、ＰＣ１４は、Ｓ２０の処理などにより取得した文書をユーザの操作に応じて変更し、文書の改版・上書きを行う。
【００３７】
ステップ３０２（Ｓ３０２）において、ＰＣ１４は、Ｓ３００の処理で変更した文書を登録する登録先ＤＢをユーザの操作に応じて指定する。
【００３８】
ステップ３０４（Ｓ３０４）において、文書を更新登録する登録先ＤＢ情報、ＰＣ１４（自己）のクライアントＩＤ、更新登録する文書の文書ＩＤを示すデータをサーバ１０に対して送信し、文書データの更新要求を行う。
【００３９】
ステップ３０６（Ｓ３０６）において、ＰＣ１４は、サーバ１０からアクセス（更新）許可を受信したか否かを判定し、受信した場合にはＳ３０８の処理に進み、受信しない場合には処理を終了する。例えば、ＰＣ１２がＰＣ１４のクライアントＩＤを送信することにより、ＰＣ１４にアクセス権を付与している場合には、ＰＣ１４は、サーバ１０からアクセス（更新）許可を受信し、Ｓ３０８の処理に進む。
【００４０】
ステップ３０８（Ｓ３０８）において、ＰＣ１４は、更新文書データ（文書ＩＤ含む）をサーバ１０に対して送信する。
【００４１】
ステップ３１０（Ｓ３１０）において、ＰＣ１４は、Ｓ３０８の処理により送信したデータを受信したサーバ１０から、文書更新通知を受信する。
【００４２】
図６は、ＰＣ１２が作成した文書をＰＣ１２が廃棄（削除）する処理（Ｓ４０）を示すフローチャートである。
図６に示すように、ステップ４００（Ｓ４００）において、ＰＣ１２は、ユーザの操作に応じて廃棄すべき文書が登録されている登録先ＤＢを指定する。
【００４３】
ステップ４０２（Ｓ４０２）において、ＰＣ１２は、廃棄すべき文書が登録されている登録先ＤＢ情報、ＰＣ１２（自己）のクライアントＩＤ、廃棄すべき文書の文書ＩＤを示すデータをサーバ１０に対して送信し、旧文書データの廃棄要求を行う。
【００４４】
ステップ４０４（Ｓ４０４）において、ＰＣ１２は、サーバ１０からアクセス（削除）許可を受信したか否かを判定し、受信した場合にはＳ４０６の処理に進み、受信しない場合には処理を終了する。例えば、ＰＣ１２がＰＣ１２（自己）のクライアントＩＤを送信し、自己にアクセス権を付与している場合には、ＰＣ１２は、サーバ１０からアクセス（削除）許可を受信し、Ｓ４０６の処理に進む。
【００４５】
ステップ４０６（Ｓ４０６）において、ＰＣ１２は、指定した登録先ＤＢに登録されている旧（更新前）文書データをサーバ１０が廃棄するように、サーバ１０に対してデータ廃棄（削除）指示を送信する。
【００４６】
ステップ４０８（Ｓ４０８）において、ＰＣ１２は、Ｓ４０６の処理により送信した指示を受信したサーバ１０から、文書廃棄通知を受信する。
【００４７】
次に、サーバ１０が実行する各動作について説明する。
図７は、例えばＰＣ１２が送信した文書をサーバ１０が保存（記憶）する処理（Ｓ５０）を示すフローチャートである。
図７に示すように、ステップ５００（Ｓ５００）において、サーバ１０は、ＰＣ１２が送信した文書（文書ＩＤ含む）、アクセス権、登録先ＤＢ情報、及び文書を登録するクライアントを示す登録クライアントＩＤを示すデータを受信する。
【００４８】
ステップ５０２（Ｓ５０２）において、サーバ１０は、Ｓ５００の処理で受信した登録先ＤＢ情報に応じて、受信した文書データ（文書ＩＤ含む）を登録先ＤＢの文書データ記憶領域３００に保存する。
【００４９】
ステップ５０４（Ｓ５０４）において、サーバ１０は、Ｓ５００の処理で受信したアクセス権（文書ＩＤに対応づけられたクライアントＩＤ）を指定された登録先ＤＢのアクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶する。
【００５０】
ステップ５０６（Ｓ５０６）において、サーバ１０は、例えばＳ５００の処理で受信した各情報を相互に関連付ける。例えば、サーバ１０は、文書データと文書データの登録を要求したクライアントを示す登録クライアントＩＤとを関連付ける。
【００５１】
ステップ５０８（Ｓ５０８）において、サーバ１０は、ＰＣ１２が文書管理データベース３に対してアクセスした履歴をそれぞれログ情報として記憶する。
【００５２】
ステップ５１０（Ｓ５１０）において、アクセス権を有するクライアントを示すクライアントＩＤは、上述したように文書データが更新された場合に情報を通知するための通知先データにもなっているので、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶されているクライアントＩＤに対応するクライアントそれぞれに対し、サーバ１０は文書登録通知を送信する。なお、サーバ１０が送信する文書登録通知などの情報は、各クライアントの出力装置（ＰＣ１２，１４，１６の表示装置又はプリンタ１８が印刷する用紙）などに出力するようにしてもよい。
【００５３】
図８は、クライアントが文書管理データベース３に対してアクセス許可を申請した場合に、サーバ１０がクライアントのアクセス権の有無を判断する処理（アクセス権限処理：Ｓ６０）を示すフローチャートである。
図８に示すように、ステップ６００（Ｓ６００）において、サーバ１０は、クライアントからのアクセス許可申請の対象となる登録先ＤＢ情報、アクセス許可申請をしているクライアントのクライアントＩＤ及びアクセス許可申請の対象となる文書の文書ＩＤを示すデータを受信する。
【００５４】
ステップ６０２（Ｓ６０２）において、サーバ１０は、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶されている文書ＩＤごとのクライアントＩＤと、Ｓ６００の処理で受信したクライアントＩＤ及び文書ＩＤとを比較し、Ｓ６００の処理で受信したクライアントＩＤを設定されたクライアントが文書ＩＤにより特定される文書に対してアクセスを許可されているか否かを判定し、アクセスを許可されていない場合にはＳ６０４の処理に進み、アクセスを許可されている場合にはＳ６０６の処理に進む。
【００５５】
ステップ６０４（Ｓ６０４）において、サーバ１０は、文書管理データベース３に対してアクセス許可を申請したクライアントに対して、文書アクセスを許可しない（不許可である）通知を行う。
【００５６】
ステップ６０６（Ｓ６０６）において、サーバ１０は、文書管理データベース３に対してアクセス許可を申請したクライアントに対して、文書アクセスを許可する通知を行う。
【００５７】
ステップ６０８（Ｓ６０８）において、サーバ１０は、文書管理データベース３に対してアクセス許可を申請したクライアントに対して、文書データを送信する必要があるか否かを判定し、文書データを送信する必要がある場合にはＳ６１０の処理に進み、送信する必要がない場合にはＳ６１２の処理に進む。例えば、クライアントが文書データを取得するために、文書管理データベース３に対してアクセス許可を申請している場合には、サーバ１０はＳ６１０の処理に進む。
【００５８】
ステップ６１０（Ｓ６１０）において、サーバ１０は、アクセス許可を申請したクライアントに対して文書データの複製を送信する。
【００５９】
ステップ６１２（Ｓ６１２）において、サーバ１０は、ＰＣ１２が文書管理データベース３に対してアクセスした履歴をそれぞれログ情報として記憶する。
【００６０】
図９は、文書管理データベース３に記憶されている文書データをサーバ１０が更新する処理（Ｓ７０）を示すフローチャートである。
図９に示すように、Ｓ６０（図８参照）において、サーバ１０は、アクセス許可を申請したクライアントのアクセス権の有無を判断する処理（アクセス権限処理）を行う。
【００６１】
ステップ７００（Ｓ７００）において、サーバ１０は、文書ＩＤに基づいて更新対象の文書データを特定する。
【００６２】
ステップ７０２（Ｓ７０２）において、サーバ１０は、アクセス許可をしたクライアントから更新文書データ（文書ＩＤ含む）を受信する。
【００６３】
ステップ７０４（Ｓ７０４）において、サーバ１０は、Ｓ７０２の処理で受信した更新文書データ（文書ＩＤ含む）を文書データ記憶領域３００に保存する。
【００６４】
ステップ７０６（Ｓ７０６）において、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶されているクライアントＩＤに対応するクライアントそれぞれに対し、サーバ１０は、例えば文書更新通知又は旧（更新前）文書データの廃棄を指示する情報を送信する。
【００６５】
ステップ７０８（Ｓ７０８）において、アクセス許可をしたクライアントが文書管理データベース３に対してアクセスした履歴をそれぞれログ情報として記憶する。
【００６６】
図１０は、文書管理データベース３に記憶されている文書データをサーバ１０が廃棄する処理（Ｓ８０）を示すフローチャートである。
図１０に示すように、Ｓ６０（図８参照）において、サーバ１０は、アクセス許可を申請したクライアントのアクセス権の有無を判断する処理（アクセス権限処理）を行う。
【００６７】
ステップ８００（Ｓ８００）において、サーバ１０は、アクセス許可を申請したクライアントから文書データの廃棄（削除）指示を受信する。
【００６８】
ステップ８０２（Ｓ８０２）において、サーバ１０は、廃棄対象の文書データが更新済みか否かを判定し、更新済みでない場合にはＳ８０４の処理に進み、更新済みである場合にはＳ８０６の処理に進む。
【００６９】
ステップ８０４（Ｓ８０４）において、サーバ１０は、文書データの廃棄（削除）指示を送信したクライアントに対し、文書データの削除が不可である通知を行う。
【００７０】
ステップ８０６（Ｓ８０６）において、サーバ１０は、文書管理データベース３に記憶されている旧（更新前）文書データを削除する。
【００７１】
ステップ８０８（Ｓ８０８）において、サーバ１０は、アクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶されている通知先のクライアントに対し、文書廃棄通知を送信する。
【００７２】
ステップ８１０（Ｓ８１０）において、サーバ１０は、文書データの廃棄（削除）指示を送信したクライアントが文書管理データベース３に対してアクセスした履歴をそれぞれログ情報として記憶する。
【００７３】
次に、文書管理システム１の全体動作例について説明する。
図１１は、文書データが更新されることによって不要になった文書を文書管理システム１が廃棄する処理例を示す処理シーケンス図である。
図１１に示すように、例えばクライアントＡであるＰＣ１２は、文書作成・登録の処理を行うことにより、サーバ１０に対して、文書データ（文書ＩＤ含む）、アクセス権（文書ＩＤに対応づけられたクライアントＩＤ）、登録先ＤＢ情報、及び文書を登録するクライアントを示す登録クライアントＩＤを示すデータを送信する。例えばＰＣ１２は、文書データに対するアクセス権をＰＣ１２（自己）及びＰＣ１４に付与し、ＰＣ１２，１４が通知先となるようにクライアントＩＤを送信する。
【００７４】
サーバ１０は、ＰＣ１２からデータを受信すると、文書保存の処理を行うことにより、文書データ、文書データのアクセス権及びログ情報（アクセス履歴）を文書管理データベース３に記憶し、通知先であるＰＣ１２，１４に対して文書登録通知を送信する。
【００７５】
サーバ１０から文書登録通知を受信したＰＣ１４は、例えば文書データを取得して更新するために、アクセス許可申請の対象となる登録先ＤＢ情報、ＰＣ１４のクライアントＩＤ及びアクセス許可申請の対象となる文書の文書ＩＤを示すデータを伴う文書データ送信要求をサーバ１０に対して送信することにより、アクセス許可を申請する。
【００７６】
サーバ１０は、文書データの送信を要求するためのアクセス許可の申請を受信すると、アクセス権限処理を行うことにより、ＰＣ１４がアクセス権を有することを判定し、文書アクセス許可の通知及び文書データをＰＣ１４に対して送信する。
【００７７】
次に、ＰＣ１４は、受信した文書データを変更する文書更新の処理により、更新文書データをサーバ１０に対して送信する。
なお、ＰＣ１４は、ＰＣ１２が作成した文書データを受信する場合に、サーバ１０によりアクセス権限処理が行われているので、例えばサーバ１０がログ情報を用いることにより、新たにアクセス権限処理を行われることなく、サーバ１０に対して更新文書データを送信できるようにされてもよい。
【００７８】
サーバ１０は、ＰＣ１４から受信した更新文書データ文書更新処理を行い、更新文書データを文書管理データベース３に記憶し、例えば文書更新通知を通知先であるＰＣ１２，１４に対して送信する。
【００７９】
次に、サーバ１０から文書更新通知を受信したＰＣ１２は、文書管理データベース３に記憶されている旧（更新前）文書データを廃棄するために、アクセス許可申請の対象となる登録先ＤＢ情報、ＰＣ１２のクライアントＩＤ及びアクセス許可申請の対象となる文書の文書ＩＤを示すデータを伴う旧文書データの廃棄要求をサーバ１０に対して送信することにより、アクセス許可を申請する。
【００８０】
サーバ１０は、旧文書データを廃棄するためのアクセス許可の申請を受信すると、アクセス権限処理を行うことにより、ＰＣ１２がアクセス権を有することを判定し、文書アクセス許可の通知をＰＣ１２に対して送信する。
【００８１】
次に、ＰＣ１２は、文書管理データベース３に記憶されている旧（更新前）文書データをサーバ１０が廃棄するように、サーバ１０に対してデータ廃棄（削除）指示を送信する。
【００８２】
サーバ１０は、データ廃棄（削除）指示をＰＣ１２から受信すると、文書管理データベース３に記憶されている旧文書データを文書廃棄処理により廃棄し、文書廃棄通知を通知先であるＰＣ１２，１４に対して送信する。
【００８３】
なお、図１１に示した文書管理システム１の全体動作例においては、サーバ１０がＰＣ１２から文書廃棄指示を受信することにより、文書廃棄処理を行って旧文書データを廃棄する例を示したが、これに限定されることなく、例えばサーバ１０は、ＰＣ１４から更新文書データが送信されることにより、文書管理データベース３に記憶されている旧文書データを廃棄するようにしてもよいし、さらに、通知先であるＰＣ１２などに記憶されている旧文書データをサーバ１０が廃棄（削除）し、廃棄した結果をログ情報記憶領域３０４が記憶するようにしてもよい。
【００８４】
また、プリンタ１８がサーバ１０に対して文書データを要求して文書データに応じた文書を印刷した場合、文書管理システム１は、プリンタ１８のクライアントＩＤをアクセス権・通知先データ記憶領域３０２に記憶し、文書データ記憶領域３００に記憶されている文書データが更新されると、プリンタ１８が文書更新通知などを印刷するようにされてもよい。また、文書データ記憶領域３００に記憶されている文書データが更新されると、通知先である各クライアントに対し、サーバ１０が更新された文書データを送信してもよい。
【図面の簡単な説明】
【００８５】
【図１】本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す構成図である。
【図２】サーバ内に記憶されている文書管理データベースの構成を示す構成図である。
【図３】ＰＣが文書を作成し、文書管理データベースに登録する処理（Ｓ１０）を示すフローチャートである。
【図４】ＰＣが作成した文書をＰＣが取得する処理（Ｓ２０）を示すフローチャートである。
【図５】ＰＣが作成し、ＰＣが取得した文書を更新する処理（Ｓ３０）を示すフローチャートである。
【図６】ＰＣが作成した文書をＰＣが廃棄（削除）する処理（Ｓ４０）を示すフローチャートである。
【図７】ＰＣが送信した文書をサーバが保存（記憶）する処理（Ｓ５０）を示すフローチャートである。
【図８】クライアントが文書管理データベースに対してアクセス許可を申請した場合に、サーバがクライアントのアクセス権の有無を判断する処理（アクセス権限処理：Ｓ６０）を示すフローチャートである。
【図９】文書管理データベースに記憶されている文書データをサーバが更新する処理（Ｓ７０）を示すフローチャートである。
【図１０】文書管理データベースに記憶されている文書データをサーバが廃棄する処理（Ｓ８０）を示すフローチャートである。
【図１１】文書データが更新されることによって不要になった文書を文書管理システムが廃棄する処理例を示す処理シーケンス図である。
【符号の説明】
【００８６】
１・・・文書管理システム
１０・・・サーバ
１２，１４，１６・・・ＰＣ
１８・・・プリンタ
２・・・ネットワーク
３・・・文書管理データベース
３０・・・第１の文書データベース
３２・・・第２の文書データベース
３００・・・文書データ記憶領域
３０２・・・アクセス権・通知先データ記憶領域
３０３・・・ログ情報記憶領域
【特許請求の範囲】
【請求項１】
更新可能な文書データと、所定の情報を通知すべき通知先を示す通知先データとを記憶し、文書データが更新された場合に、所定の情報を前記通知先データに応じて通知先へ通知することを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
文書データが更新された場合に、文書データの更新及び文書データの廃棄指示の少なくともいずれかを前記通知先データに応じて通知先へ通知することを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項３】
文書データの複製が作成された場合、文書データの複製を作成した装置を、文書データが更新された場合に所定の情報を通知すべき通知先に加えることを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理方法。
【請求項４】
更新可能な文書データ、及び所定の情報を通知すべき通知先を示す通知先データを記憶する記憶手段と、この記憶手段が記憶する文書データを更新する文書データ更新手段と、前記記憶手段が記憶する文書データを前記文書データ更新手段が更新した場合に、前記記憶手段が記憶する通知先データに応じて所定の情報を通知先へ送信する送信手段と、前記送信手段が送信した所定の情報を通知先で受信する受信手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、前記送信手段は、前記記憶手段が記憶する文書データが更新されたことを示す情報を通知先へ送信することを特徴とする請求項４記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記記憶手段が記憶する文書データの複製を作成する複製作成手段をさらに有し、前記複製作成手段が文書データの複製を作成した場合、前記記憶手段は、前記複製作成手段を通知先とする通知先データをさらに記憶することを特徴とする請求項４又は５記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記複製作成手段が文書データの複製を作成した後に、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、前記送信手段は、前記複製作成手段が作成した文書データの複製の破棄を指示する情報を、前記複製作成手段を通知先とする通知先データに応じて通知先へ送信することを特徴とする請求項６記載の文書管理システム。
【請求項８】
文書データの複製を削除する複製削除手段をさらに有し、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、前記複製削除手段は、前記複製作成手段が作成した文書データの複製を削除することを特徴とする請求項６又は７記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、前記送信手段は、前記記憶手段が記憶する通知先データに応じて、更新された文書を通知先へ送信することを特徴とする請求項８記載の文書管理システム。
【請求項１０】
前記複製削除手段が文書データの複製を削除した場合、前記記憶手段は、前記複製削除手段が文書データの複製を削除した旨をさらに記憶することを特徴とする請求項８又は９記載の文書管理システム。
【請求項１１】
前記複製削除手段が文書データの複製を削除した場合に、前記複製削除手段が文書データの複製を削除した旨を示す情報を出力する情報出力手段をさらに有することを特徴とする請求項８乃至１０いずれか記載の文書管理システム。
【請求項１２】
前記情報出力手段の出力を制御する制御手段をさらに有することを特徴とする請求項１１記載の文書管理システム。
【請求項１３】
前記記憶手段が記憶する文書データに応じて文書を印刷する印刷手段をさらに有し、前記印刷手段が文書を印刷した場合、前記記憶手段は、前記印刷手段を通知先とする通知先データをさらに記憶することを特徴とする請求項４又は５記載の文書管理システム。
【請求項１４】
前記印刷手段が文書を印刷した後に、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、前記送信手段は、前記印刷手段が印刷した文書の破棄を指示する情報を、前記印刷手段を通知先とする通知先データに応じて通知先へ送信することを特徴とする請求項１３記載の文書管理システム。
【請求項１】
更新可能な文書データと、所定の情報を通知すべき通知先を示す通知先データとを記憶し、文書データが更新された場合に、所定の情報を前記通知先データに応じて通知先へ通知することを特徴とする文書管理方法。
【請求項２】
文書データが更新された場合に、文書データの更新及び文書データの廃棄指示の少なくともいずれかを前記通知先データに応じて通知先へ通知することを特徴とする請求項１記載の文書管理方法。
【請求項３】
文書データの複製が作成された場合、文書データの複製を作成した装置を、文書データが更新された場合に所定の情報を通知すべき通知先に加えることを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理方法。
【請求項４】
更新可能な文書データ、及び所定の情報を通知すべき通知先を示す通知先データを記憶する記憶手段と、この記憶手段が記憶する文書データを更新する文書データ更新手段と、前記記憶手段が記憶する文書データを前記文書データ更新手段が更新した場合に、前記記憶手段が記憶する通知先データに応じて所定の情報を通知先へ送信する送信手段と、前記送信手段が送信した所定の情報を通知先で受信する受信手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項５】
前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、前記送信手段は、前記記憶手段が記憶する文書データが更新されたことを示す情報を通知先へ送信することを特徴とする請求項４記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記記憶手段が記憶する文書データの複製を作成する複製作成手段をさらに有し、前記複製作成手段が文書データの複製を作成した場合、前記記憶手段は、前記複製作成手段を通知先とする通知先データをさらに記憶することを特徴とする請求項４又は５記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記複製作成手段が文書データの複製を作成した後に、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、前記送信手段は、前記複製作成手段が作成した文書データの複製の破棄を指示する情報を、前記複製作成手段を通知先とする通知先データに応じて通知先へ送信することを特徴とする請求項６記載の文書管理システム。
【請求項８】
文書データの複製を削除する複製削除手段をさらに有し、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、前記複製削除手段は、前記複製作成手段が作成した文書データの複製を削除することを特徴とする請求項６又は７記載の文書管理システム。
【請求項９】
前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合に、前記送信手段は、前記記憶手段が記憶する通知先データに応じて、更新された文書を通知先へ送信することを特徴とする請求項８記載の文書管理システム。
【請求項１０】
前記複製削除手段が文書データの複製を削除した場合、前記記憶手段は、前記複製削除手段が文書データの複製を削除した旨をさらに記憶することを特徴とする請求項８又は９記載の文書管理システム。
【請求項１１】
前記複製削除手段が文書データの複製を削除した場合に、前記複製削除手段が文書データの複製を削除した旨を示す情報を出力する情報出力手段をさらに有することを特徴とする請求項８乃至１０いずれか記載の文書管理システム。
【請求項１２】
前記情報出力手段の出力を制御する制御手段をさらに有することを特徴とする請求項１１記載の文書管理システム。
【請求項１３】
前記記憶手段が記憶する文書データに応じて文書を印刷する印刷手段をさらに有し、前記印刷手段が文書を印刷した場合、前記記憶手段は、前記印刷手段を通知先とする通知先データをさらに記憶することを特徴とする請求項４又は５記載の文書管理システム。
【請求項１４】
前記印刷手段が文書を印刷した後に、前記記憶手段が記憶する文書データが更新された場合、前記送信手段は、前記印刷手段が印刷した文書の破棄を指示する情報を、前記印刷手段を通知先とする通知先データに応じて通知先へ送信することを特徴とする請求項１３記載の文書管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【公開番号】特開２００６−２６８４４７（Ｐ２００６−２６８４４７Ａ）
【公開日】平成１８年１０月５日（２００６．１０．５）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００５−８５７６４（Ｐ２００５−８５７６４）
【出願日】平成１７年３月２４日（２００５．３．２４）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１８年１０月５日（２００６．１０．５）
【国際特許分類】
【出願日】平成１７年３月２４日（２００５．３．２４）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
[ Back to top ]