電子文書管理システム
【課題】文書画像に電子署名、タイムスタンプおよびパスワードを付与し、自動的に分類保存する電子文書管理システムを提供する。
【解決手段】電子文書を格納する文書フォルダと、ユーザにより登録された文書管理情報を格納する文書管理データベースとを備え、文書管理情報により電子署名、タイムスタンプ付与等の処理を行い、指定された文書フォルダへの保存を行うことができる電子文書管理サーバと、電子文書管理サーバから送信された文書管理情報名を表示し、利用者がその文書管理情報名を選択できる操作パネル部とを備えて、利用者により選択された文書管理情報名と電子文書とを文書管理サーバに送信する画像読取装置とから構成され、電子文書管理サーバは画像読取装置から送信される文書管理情報名で指定される文書管理情報により電子文書を処理し保存する。
【解決手段】電子文書を格納する文書フォルダと、ユーザにより登録された文書管理情報を格納する文書管理データベースとを備え、文書管理情報により電子署名、タイムスタンプ付与等の処理を行い、指定された文書フォルダへの保存を行うことができる電子文書管理サーバと、電子文書管理サーバから送信された文書管理情報名を表示し、利用者がその文書管理情報名を選択できる操作パネル部とを備えて、利用者により選択された文書管理情報名と電子文書とを文書管理サーバに送信する画像読取装置とから構成され、電子文書管理サーバは画像読取装置から送信される文書管理情報名で指定される文書管理情報により電子文書を処理し保存する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類・文書の画像情報を読み取り、文書管理サーバに登録する電子文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、オフィス等において大量に作成あるいは提供される紙文書の保管スペースを節約すると共に、必要なときに必要な文書を効率よく取り出せるようにするために、電子文書管理システムが開発され、多く利用されるようになっている。このような電子文書管理システムでは、少なくとも文書の画像情報を読み込むスキャナ（イメージスキャナ）と、そのスキャナで読み込んだ電子文書をハードディスク等のストレージに保存し、その保存した電子文書を検索する機能を持つ文書管理サーバと、スキャナによって読み込んだ文書や文書管理サーバで検索した電子文書の画像を表示する端末とからなり、電子文書を保存する際に検索するための文書属性情報を電子文書に付与するのが一般的である。そして、このような文書属性情報を付与する方法の一つとして、紙文書の画像情報をスキャナで読取って保存する際、あらかじめ記入した文書属性抽出シートを紙文書の表紙にして同時に読取らせることにより電子文書に文書名、作成日、作成者、キーワード等の複数の文書属性情報を付与していた。
【０００３】
そこで、文書属性抽出シートの画像読取りにおいて、文書属性情報の一つの項目でも読取りミスが発生すれば、電子文書に誤った文書属性情報が付与されるため、あらかじめ文書管理サーバに文書属性情報を入力しておき、文書属性情報に紐付けされた識別子を印刷した識別用書類をあらかじめ用意し、スキャナで紙文書を画像読取りさせる際に併せて上記識別用書類も画像読取りすることで電子文書に文書属性情報を確実に付与する方法が提案されている。（例えば、特許文献１）
【特許文献１】特開２００５−１２２３２４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来の技術によって紙文書を分類、保存する場合、識別用書類が必要であり、また新規に分類する場合、新たに識別用書類を印刷しなければならない。
【０００５】
また、複数利用者による電子文書の登録を想定すると、複数利用者間の電子文書名の重複にも対応しなくてはならない。
【０００６】
また、ｅ文書法の施行などにより紙証憑等の電子化が加速する中、電子文書の原本性確保のために電子署名やタイムスタンプを電子文書に付与でき、また登録文書のセキュリティ確保のためにアクセス制限用パスワードを電子文書に設定できることが要望されているが、本人以外の電子証明書の利用を防止でき、かつ電子文書の改竄防止のためスキャン後の電子文書に自動的に電子署名が付与できることが望ましい。
【０００７】
また、紙文書をＯＡファイルに綴じるとき、仕分け名が記載されたインデックスを用いて仕分けすることが一般的に行われているが、電子文書の登録においても同様の手法で仕分けできることが望ましい。
【０００８】
本発明は、このような従来の課題を解決するものであり、識別用書類を使用せず、複数利用者による環境で電子文書を自動保存でき、また電子文書に対して電子署名やタイムスタンプあるいはパスワードなどを自動的かつ安全に付与でき、さらに従来のＯＡファイルを用いたファイリングと同じ手法で文書登録が実現できる電子文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明は、上記目的を達成するために、電子文書管理システムを、電子文書を格納するディレクトリ構成の文書フォルダと、文書管理情報を格納する文書管理データベース（ＤＢ）とを備えて、前記電子文書について、前記文書管理情報により指定された処理を行い、指定された前記文書フォルダへの保存を行うことができる電子文書管理サーバと、紙文書の画像情報を光学的に読み込み電子文書に変換するスキャナ部と、前記電子文書管理サーバから送信された文書管理情報名を表示しかつ利用者がその文書管理情報名を指示して選択できる操作パネル部とを備えて、利用者により選択された前記文書管理情報名と変換された電子文書とを前記文書管理サーバに送信する画像読取装置とが含まれて構成され、前記電子文書管理サーバは前記画像読取装置から送信された前記文書管理情報名で指示される前記文書管理情報により前記電子文書を処理し、保存することを特徴としたものとする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明は、電子文書管理システムにおいて、電子文書管理サーバに登録された文書管理情報名が画像読取装置の操作パネルに表示され、利用者は処理内容に対応した文書管理情報名を操作パネルから選択できることにより、識別用の書類を特に用いることなく紙文書の自動分類、保存を行うことができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
本発明の実施の第１の形態は、電子文書を格納するディレクトリ構成の文書フォルダと、文書管理情報を格納する文書管理データベース（ＤＢ）とを備えて、前記電子文書について、前記文書管理情報により指定された処理を行い、指定された前記文書フォルダへの保存を行うことができる電子文書管理サーバと、紙文書の画像情報を光学的に読み込み電子文書に変換するスキャナ部と、前記電子文書管理サーバから送信された文書管理情報名を表示しかつ利用者がその文書管理情報名を指示して選択できるタッチパネルその他の操作パネル部とを備えて、利用者により選択された前記文書管理情報名と変換された前記電子文書とを前記文書管理サーバに送信する画像読取装置とが含まれて構成され、前記電子文書管理サーバは前記画像読取装置から送信された前記文書管理情報名で指示される前記文書管理情報により前記電子文書を処理し、保存することを特徴とする電子文書管理システムである。
【００１２】
このような構成によって、電子文書管理システムにおいて、電子文書管理サーバに登録された文書管理情報名が画像読取装置の操作パネルに表示され、利用者は処理内容に対応した文書管理情報名を操作パネルから選択できることにより、識別用の書類を特に用いることなく紙文書の自動分類、保存を行うことができる。
【００１３】
本発明の実施の第２の形態は、実施の第１の形態の電子文書管理システムにおいて、画像読取装置は、例えばカードリーダを備え、カードから読まれるカード識別情報（ＩＤ）により、利用者を識別してその識別情報を前記電子文書管理サーバに送信する機能を有し、また前記電子文書管理サーバは送信された前記カードＩＤにより前期文書管理ＤＢから前記文書管理情報を選択し、選択された前記文書管理情報の文書管理情報名を前記画像読取装置に送信することを特徴とするものである。
【００１４】
このような構成によって、電子文書管理システムにおいて、画像読取装置はカードリーダにより利用者を特定し、電子文書管理サーバに登録された文書管理情報から特定された利用者に属する文書管理情報名のみを選択して画像読取装置の操作パネルに表示できることにより、利用者間のファイル名の重複等にも対応可能で複数ユーザの利用が可能となる。
【００１５】
本発明の実施の第３の形態は、電子文書管理システムにおいて、前記文書管理情報には、ファイル名拡張情報を含み、前記電子文書管理サーバが生成するユニークな番号あるいは登録日時をファイル名拡張情報名として、指定される文書名（文書ファイル名）に付加することを特徴とするものである。
【００１６】
このような構成によって、電子文書管理システムにおいて、あらかじめ指定されたファイル名に文書管理サーバが生成するユニークな連番あるいは登録日時を付加できることにより、文書ファイル名の重複を回避でき、更に利用者が容易に検索できる文書ファイル名を設定できる。
【００１７】
本発明の実施の第４の形態は、電子文書管理システムにおいて、前記文書管理情報にパスワード情報を含み、前記電子文書端末から前記管理情報を印刷させたときにはパスワード情報を非印刷にし、文書管理情報によりパスワードの付与が設定されている場合には、電子文書管理サーバが電子文書にパスワードを設定することを特徴とするものである。
【００１８】
このような構成によって、電子文書管理システムにおいて、電子文書に自動的にパスワードを付与できることにより、紙文書の保存時に手間をかけずに電子文書にアクセス制限を設定することができ、また登録画面の印刷はパスワード情報が非表示となるので、パスワードの漏洩を防止できる。
【００１９】
本発明の実施の第５の形態は、電子文書管理システムにおいて、前記文書管理情報には、電子文書に対する電子署名付与情報を含み、文書管理情報により電子署名の付与が設定されている場合には、前記電子文書管理サーバに格納された電子証明書を前記カードＩＤに対応する証明書の発行先名によって選択し、電子文書に電子署名を付与することを特徴とするものである。
【００２０】
このような構成によって、電子文書管理システムにおいて、電子文書に自動的に電子署名を付与できることにより、紙文書の保存時に手間をかけずに電子文書の非改ざん性保証を実現することができる。また実施の第２の形態に記載のカードにより特定されるカードＩＤにより電子証明書にアクセスするので、第三者による電子証明書の使用を防止することができる。また電子署名が自動的に付与されることにより、文書の電子化で懸念されるスキャン後のデータ改ざんを防止できる。
【００２１】
本発明の実施の第６の形態は、電子文書管理システムにおいて、前記文書管理情報には、電子文書に対するタイムスタンプ付与情報を含み、文書管理情報によりタイムスタンプの付与が設定されている場合には、電子文書管理サーバがタイムスタンプ局にアクセスしてタイムスタンプトークンを取得し、電子文書に時刻証明の情報を付与することを特徴とするものである。
【００２２】
このような構成によって、電子文書管理システムにおいて、電子文書に自動的にタイムスタンプを付与できることにより、紙文書の保存時に手間をかけずに電子文書の存在証明を実現することができる。
【実施例】
【００２３】
以下、本発明の実施例を図面を参照しながら説明する。
【００２４】
図１は、本発明に係る電子文書管理システムの構成を示す図である。
【００２５】
図１において電子文書管理システム１は、利用者が操作する電子文書端末３および画像読取装置４と、電子文書管理サーバ２とから構成され、それぞれの装置はローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）６により接続されている。
【００２６】
利用者は、文書管理情報を新規登録する場合、電子文書端末３から文書管理情報を入力し、電子文書管理サーバ２に登録する。次に画像読取装置４の集積回路（ＩＣ）カードリーダ５にＩＣカードを翳して認証を行った後、登録シート選択を行うと、利用者の登録した文書管理情報名のリストが操作パネル上のタッチパネルに表示される。そして紙文書を画像読取装置４にセットし、画像読取装置４の操作パネルから文書管理情報名を選択した後、スタートボタンを押すと紙文書は電子化され、電子文書と文書管理情報名およびカードＩＤが電子文書管理サーバ２に送信される。
【００２７】
電子文書管理サーバ２は、受信した電子文書に対して、受信したカードＩＤおよび文書管理情報名から特定される一連の処理を行った後、ツリー状のディレクトリ構成とされた所定の文書フォルダに保存する。
【００２８】
このように電子文書管理システム１の処理は、電子文書端末３及び電子文書管理サーバ２による文書管理情報登録処理と、画像読取装置４及び電子文書管理サーバ２による文書登録処理とから構成される。
【００２９】
そこで、最初に文書管理情報登録処理の実施例について説明し、次に文書登録処理の実施例について説明する。
【００３０】
（文書管理情報登録処理の例）
図２は、電子文書管理システム１における電子文書端末３のブロック図である。
【００３１】
図２において、電子文書端末３は、プログラムを実行する中央処理ユニット（ＣＰＵ）１０と、主メモリやワークエリア等として機能するランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）１１と、プログラムおよびデータを記憶するハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１２と、ＬＡＮ６を通してパケット通信を行うＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ Ｃａｒｄ）１３と、利用者がデータを入力するためのキーボード（ＫＢ）１５およびマウス１４と、処理結果を表示するためのビデオアダプター１６およびディスプレイ１７とから構成される。
【００３２】
図３は電子文書端末３において電子文書管理サーバ２へログインするとき、利用者の認証認可を行うためにディスプレイ１７に表示される画面である。
【００３３】
図３において、利用者のアカウントＩＤ（ｑｑｇｚ３ｗｚ）とパスワード（＊＊＊＊＊＊＊＊）を入力し、ログインボタン２０を押すと、上記アカウントＩＤとパスワードが電子文書管理サーバ２に送信され、認可されると電子文書管理サーバ２にログインすることができる。
【００３４】
図４は文書端末装置３においてログイン後の画面から選択した文書登録シートを開いたときの文書登録管理画面である。本実施例の文書登録シートはフォーム形式のＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルを用いて実現している。なお、フォームとしてＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）やＥｘｃｅｌ（商品名）を用いることも可能である。
【００３５】
図４の文書登録画面において、入力画面は、データを入力するためのフォームフィールドと呼ばれるテキストボックス、コンボボックスおよびチェックボックスと所定の処理を実行するボタンから構成される。
【００３６】
以下、文書管理情報の登録について説明する。
【００３７】
登録シート名には、文書登録シートの名前（特許２）を入力し、この名前が画像読取装置４の操作パネル上に文書管理情報名として表示される。
【００３８】
文書フォルダ名には、電子文書の保存先のフォルダ名（特許￥文書管理。ここで‘￥’はフォルダのディレクトリ構成におけるパスを表すための区切り記号）を入力し、コンボボックス３０で上記フォルダを個人フォルダ内に作成する“個人”、あるいは共有フォルダ内に作成する“共有”のいずれかを選択する。
【００３９】
利用者名には、利用者の名前（田中一郎）を入力する。カードＩＤには、利用者が画像読取装置４で利用する認証用ＩＣカードのＩＤ（７６３４５）を入力する。
【００４０】
ファイル名には電子文書の保存ファイル名（特許明細）を入力し、コンボボックス３１から“なし”、“＋連番”、“＋日時”の一つを選択する。“＋連番”が選択されると、電子文書管理サーバ２に保存される電子文書のファイル名は、入力されたファイル名と電子文書管理サーバ２が生成するユニークな番号が連結されて生成される。また“＋日時”が選択されると、電子文書管理サーバ２に保存される電子文書のファイル名は、入力されたファイル名と年月日および時刻が連結されて生成される。
【００４１】
文書形式は、コンボボックス３２で“ＰＤＦ”あるいは“テキスト付ＰＤＦ”から選択する。テキスト付ＰＤＦは、紙文書のイメージを文書レイアウト解析後、文字認識を行い、ＰＤＦ文書のイメージ文字にテキスト文字を透明色で重ねた文書形式で文字検索が可能である。
【００４２】
パスワードは、チェックボックス３３にチェックを入力することで入力されたパスワード（ＺＳＡＤＥＦ１３５）によりＰＤＦ文書のアクセス制限を行う。
【００４３】
電子署名は、チェックボックス３４にチェックを入力することで、ＰＤＦ文書に電子署名が付与される。
【００４４】
タイムスタンプは、チェックボックス３５にチェックを入力することで、コンボボックス３６で選択されたタイムスタンプ局（ＬＯＣＡＬ）からタイムスタンプトークンを取得し、ＰＤＦ文書に付与される。
【００４５】
サーバ登録ボタン３７は、上記ボックスから入力されたフォームフィールドの値を電子文書管理サーバ２に送信するためのボタンで、サーバ登録ボタン３７が押されると、ボタン操作時の処理を記述したＪａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔが実行され、フォームフィールド名およびそれらの値と電子文書管理サーバ２側の処理スクリプト名とを文書管理情報登録メッセージとして電子文書管理サーバ２に送信する。ここで、処理スクリプト名は、それによって指示できる処理スクリプトの名前であり、処理スクリプト（単にスクリプトとも呼ぶ）は例えば文書管理情報の登録処理などについて電子文書管理サーバが行うべき指定する処理の手順が記されたデータである。
【００４６】
印刷ボタン３８は、登録画面を印刷するためのボタンで、印刷ボタン３８が押されるとボタン操作時の処理を記述したＪａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔが実行され画面印刷を行う。なお、他人にパスワードが漏洩するのを防止するため、パスワード情報は印刷されない設定となっている。
【００４７】
クリアボタン３９は、上記フォームフィールドの値をクリアし、登録画面を初期状態にする。
【００４８】
図５は、電子文書管理システム１における文書管理情報登録処理に係る電子文書管理サーバ２の文書管理情報登録処理部のブロック図である。ここで、図５の実線部分が、文書管理情報登録処理に係わる部分である。
【００４９】
図５において、文書管理情報登録処理は、電子文書管理サーバ２において、通信プロトコルの処理とメッセージやレスポンスの取り出しおよび送り出しを行うネットワーク制御部４０と、電子文書端末３から受信した文書管理情報登録メッセージを処理し、文書管理ＤＢ４２に文書管理情報を登録する文書管理情報登録部４１と、文書フォルダ４３との構成により実行される。
【００５０】
図６は、図４の文書登録画面におけるサーバ登録ボタン３７を押したときに、電子文書管理サーバ２に送信される文書管理情報登録メッセージ（ａ）と電子文書管理サーバ２から送信される文書管理情報登録レスポンスの情報（ｂ）とを表したものである。
【００５１】
図６において、文書管理情報登録メッセージは、文書管理情報の登録処理を行う処理スクリプトと各フォームフィールド名およびそれらの値から構成される。また、文書管理情報登録レスポンスは、登録処理に対する電子文書管理サーバ２からのレスポンスで、同じカードＩＤ（７６３４５）と登録シート名（特許２）がすでに文書管理ＤＢ４２に登録されている場合、“登録シート名が重複”のメッセージが電子文書端末３に送信される。
【００５２】
図７は、電子文書管理サーバ２のフォルダおよびファイルの構成図である。
【００５３】
図７において、ルートディレクトリ６０の下に、文書管理情報の登録処理を行うスクリプト“文書管理．ａｓｐ”６１と、図５の文書管理ＤＢ４２に対応する文書管理ＤＢ６２と、図５の文書フォルダ４３に対応する文書フォルダ６３が配置され、文書フォルダ６３の下に図４の文書登録画面で表示される文書登録シート．ｐｄｆを含む登録シートフォルダ６４と、個人フォルダ６５が配置される。そして個人フォルダ６５の下に、カードＩＤ（７６３４５）をフォルダ名として持つ利用者の文書フォルダ６６と共有の文書フォルダ６７が配置される。そして利用者の文書フォルダ６５あるいは共有の文書フォルダ６７の下に、図４の文書登録画面から入力された文書フォルダ名（特許￥文書管理）のパスおよびフォルダが生成される。
【００５４】
図８は、図７の文書管理ＤＢ６２のデータ構造を示す図である。
【００５５】
図８において、行方向の５種類の文書管理情報に対し、列方向に文書登録画面から入力された文書管理情報の各フィールド値が記録されている。例えば、図４の文書登録画面で登録された文書管理情報は、行７０に示される通り、登録シート名が“特許２”、文書フォルダ名が“特許￥文書管理”、文書フォルダ種別が“個人”、利用者名が“田中一郎”、カードＩＤが“７６３４５”、ファイル名が“特許明細”、ファイル名拡張が“＋連番”、文書形式が“テキスト付ＰＤＦ”、パスワードが“ＺＳＡＤＥＦ１３５”、パスワード付与が“あり”、電子署名付与が“あり”、タイムスタンプ局が“ＬＯＣＡＬ”、タイムスタンプ付与が“あり”が、文書管理ＤＢ６２に記録されている。
【００５６】
次に図９の文書管理情報登録処理フローチャートを用いて、文書管理情報登録処理について説明する。
【００５７】
ステップ２０１で利用者は電子文書端末３のＷｅｂブラウザの画面から電子文書管理サーバ２のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）を入力し、電子文書管理サーバ２への接続要求を行う。
【００５８】
電子文書管理サーバ２は、接続要求を受けると、ステップ２０２でログイン画面データを電子文書端末３に送信し、電子文書端末３は、一例として図３に示される認証認可の画面を表示する。ステップ２０３で利用者が有効なアカウントＩＤとパスワードを入力し、ログインボタン２０を押すと、アカウントＩＤとパスワードは電子文書管理サーバ２に送信され、ステップ２０４で認証、認可処理後にログインが許可されると、文書登録シートフォルダ情報が電子文書端末３に送信され、文書登録シートファイル名が表示される。ステップ２０５で利用者が文書登録シートファイルを選択し開くと、図４の文書登録画面が表示される。ステップ２０６で各フォームフィールドに入力した後、サーバ登録ボタン３７を押すと、図６に示す文書管理情報登録メッセージが電子文書管理サーバ２に送信される。
【００５９】
電子文書管理サーバ２は、図６に示す文書管理情報登録メッセージを受信すると指定された処理スクリプトリト（文書管理．ａｓｐ）を起動し、文書管理情報登録処理を開始する。電子文書管理サーバ２は、ステップ２０７で受信した文書管理情報登録メッセージの中の“カードＩＤ”と“登録シート名”が一致する文書管理情報が文書管理ＤＢ６２に存在していないかを調べ、もし存在していればステップ２０９で図６に示す文書管理情報登録レスポンスとして、“登録シート名が重複”のエラーメッセージを電子文書端末３に送信する。ステップ２１２で電子文書端末３はエラーメッセージを受け取ると、“登録シート名が重複”のエラー表示を行い、利用者に入力内容の修正を促す。一方、存在していなければ、ステップ２１３で文書管理情報登録メッセージの中の文書フォルダ種別を調べ、“個人”であれば、ステップ２１４で文書管理情報登録メッセージの中のカードＩＤ（７６３４５）と同名のフォルダを図７の個人フォルダ６５の下から検索し、同名のフォルダの下に、文書管理情報登録メッセージの文書フォルダ名のパスおよびフォルダ（特許￥文書管理）を生成する。一方、文書フォルダ種別が“共有”であれば、ステップ２１５で図７に示す共有フォルダ６７の下に上記と同様にパスおよびフォルダを生成する。パスおよびフォルダの生成終了後、ステップ２１６で文書管理情報登録メッセージの情報を文書管理ＤＢ６２に文書管理情報として登録する。上記登録処理が終了すると、ステップ２１７で完了メッセージ文書管理情報登録レスポンスとして電子文書端末３に送信する。
【００６０】
（文書登録処理の例）
次に文書登録処理の実施例について説明する。
【００６１】
図１０は、図１の電子文書管理システム１における画像読取装置４のブロック図である。
【００６２】
図１０において、画像読取装置４は、プログラムを実行するＣＰＵ８０と、主メモリやワークエリア等として機能するＲＡＭ８１と、プログラムおよびデータを記憶する不揮発性メモリ８２と、イメージ情報を記憶する画像メモリ８３とＬＡＮ６を通してパケット通信を行うＮＩＣ８４と、イメージ情報のデータ圧縮処理を行うコーデック（ＣＯＤＥＣ）８５と、ＣＰＵ８０と入出力デバイス間のシリアル通信を行うシリアルインタフェース（Ｉ／Ｆ）８６と、スキャナ８９とスキャナ制御部８８から構成されるスキャナ部８７と、表示パネル及びタッチセンサから構成されるタッチパネル９３とキースイッチ９２とそれらのデバイスを制御するパネルコントローラ９１から構成される操作パネル部９０と、非接触型ＩＣカードリーダ９４とから構成される。
【００６３】
図１１は、図１０の画像読取装置４における操作パネル部９０の外観である。
【００６４】
操作パネル１０１は、タッチパネル９３とキースイッチ９２から構成されている。スタートボタン１０２と文書登録ボタン１０３はキースイッチ９２で、タッチパネル１０８には、スキャンボタン１０７とシート選択ボタン１０４と文書登録シート名１０５が表示され、スクロールボタン１０６により登録シート名をスクロールすることができる。
【００６５】
図１２は、画像読取装置４と電子文書管理サーバ２におけるメッセージ及びレスポンスの情報を表したものである。
【００６６】
画像読取装置４のシート選択ボタン１０４とスタートボタン１０２を押すと、文書管理情報要求メッセージが画像読取装置４から電子文書管理サーバ２に送信される。文書管理情報要求メッセージは、処理コマンド（ＧｅｔＳｈｅｅｔＬｉｓｔ）と認証カードのカードＩＤ（７６３４５）から構成されている。また文書管理情報要求レスポンスは、電子文書管理サーバ２から送信される登録シート名（組織、特許１、特許２）および登録シート数（３）から構成されている。
【００６７】
また、画像読取装置４のスキャンボタン１０７とスタートボタン１０２を押すと、文書登録メッセージが画像読取装置４から電子文書管理サーバ２に送信される。文書登録メッセージは、処理コマンド（ＰｕｔＤｏｃｕｍｅｎｔ）と認証カードのカードＩＤ（７６３４５）、登録シート名（特許１）、および文書データ（Ｄｏｃ．ｔｉｆｆ）から構成されている。また文書登録レスポンスは、電子文書管理サーバ２から送信される完了メッセージから構成されている。
【００６８】
図１３は証明書管理ＤＢ４８（図１４）のデータ構造を示す図である。カードＩＤと電子証明書レポジトリ４９に保存されている電子証明書の証明書発行先名が対応し、利用者の所有する認証用カードのカードＩＤでのみ電子証明書にアクセスすることができる。
【００６９】
図１４は、電子文書管理システム１における文書登録処理に係る電子文書管理サーバ２の文書登録処理部のブロック図である。ここで、図１４の実線部分が、文書登録処理に係わる部分である。
【００７０】
図１４において、文書登録処理は、電子文書管理サーバ２において、通信プロトコルの処理とメッセージやレスポンスの取り出しおよび送り出しを行うネットワーク制御部４０と、文書管理情報要求メッセージのカードＩＤから文書管理情報を検索して登録シート数および登録シート名を画像読取装置４に送信する処理と、文書登録メッセージのカードＩＤ、登録シート名および文書データから、ＰＤＦ処理部４５、文書レイアウト解析＆文字認識部４６、電子署名処理部４７およびタイムスタンプ処理部５０を制御して電子文書を生成し、所定の文書フォルダ４３に電子文書を保存する処理を行う文書登録処理部４４と、ＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ Ｉｍａｇｅ Ｆｉｌｅ Ｆｏｒｍａｔ）で表された文書データからＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ Ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ Ｅｘｐｅｒｔｓ Ｇｒｏｕｐ）方式のデータ（ＪＰＥＧデータと呼ぶ）の抽出とＰＤＦデータの生成およびＰＤＦに操作制限を加えるためのパスワードを設定するＰＤＦ処理部４５と、ＪＰＥＧデータの復号処理および復号後の文書イメージから文字領域切り出しおよび文字認識処理を行い、テキストデータとテキスト位置情報をＰＤＦ処理部４５に送る文書レイアウト解析＆文字認識部４６と、カードＩＤから証明書管理ＤＢ４８に記録された証明書発行先名を検索して証明書発行先名と一致する証明書を電子証明書レポジトリ４９から取得し、ＰＤＦデータに対して電子署名を行う電子署名処理部４７と、指定されたタイムスタンプ局に対してアクセスしてタイムスタンプトークンを取得し、タイムスタンプトークンをＰＤＦデータに埋め込むタイムスタンプ処理部５０との構成により実行される。
【００７１】
次に図１５および図１６の文書登録処理フローチャートを用いて、文書登録処理について説明する。
【００７２】
ステップ３０１で利用者が認証用ＩＣカードをＩＣカードリーダ９４に翳すと、ＩＣカードは電磁誘導により電力を供給されて動作を開始し、ＩＣカードリーダ９４から電磁波により繰り返し送信されているカード・コマンドに反応し、記憶されているカードＩＤをＩＣカードリーダ９４に送信する。
【００７３】
そして画像読取装置４は、受信したカードＩＤをＲＡＭ８１に一時保存する。ステップ３０２で上記カードＩＤは不揮発性メモリ６２に保存されているユーザＩＤと比較され、一致するユーザＩＤがあれば画像読取装置の操作を許可する。ステップ３０３で文書登録ボタン１０３が押されると、文書登録画面がタッチパネル１０８に表示され、シート選択ボタン１０４を押した後、スタートボタン１０２を押すと、ＲＡＭ８１に保存されているカードＩＤは、文書管理情報要求メッセージの処理コマンド（ＧｅｔＳｈｅｅｔＬｉｓｔ）のパラメータとして電子文書管理サーバ２に送信される。
【００７４】
ステップ３０４で電子文書管理サーバ２は受信した文書管理情報登録メッセージのカードＩＤと一致する登録シート名を文書管理ＤＢ６２から検索し、一致する登録シート数と登録シート名を文書管理情報要求レスポンスとして画像読取装置４に送信する。
【００７５】
ステップ３０５で画像読取装置４は、受信した登録シート名をタッチパネル１０８に表示する。ステップ３０６で利用者は紙文書を画像読取装置４のスキャナ８９にセットし、登録シート名１０５をタッチパネル１０８から選択後にスキャンボタン１０７およびスタートボタン１０２を押すと、画像読取装置４は文書登録処理を開始する。ステップ３０７でスキャナ部８７によりページ単位でディジタル化された紙文書のディジタル画像データは、シリアルＩ／Ｆ８６を通して画像メモリ８３に一時的に保存される。コーデック８５は画像メモリ８３に保存されているディジタル画像データをＪＰＥＧフォーマットで圧縮した後、ＴＩＦＦに変換する。生成されたＴＩＦＦの文書データ（Ｄｏｃ．ｔｉｆｆ）は、処理コマンド（ＰｕｔＤｏｃｕｍｅｎｔ）、カードＩＤ（７６３４５）および登録シート名（特許１）とともに文書登録メッセージとして電子文書管理サーバ２に送信される。
【００７６】
そしてステップ３０８で電子文書管理サーバ２の文書登録処理部４４は、文書登録メッセージのカードＩＤ（７６３４５）および登録シート名（特許１）が一致する文書管理情報を文書管理ＤＢ６２から取り出し、ステップ３０９で文書登録メッセージの文書データ（Ｄｏｃ．ｔｉｆｆ）をＰＤＦ処理部４５に転送する。ステップ３１０でＰＤＦ処理部４５は、文書データ（Ｄｏｃ．ｔｉｆｆ）のページに含まれるＪＰＥＧデータを抽出し、ＪＰＥＧデータをオブジェクトとするＰＤＦデータを生成する。
【００７７】
ステップ３１１で文書登録処理部４４は、前記文書管理情報の文書形式が“テキスト付ＰＤＦ”に指定されていれば、ステップ３１２で前記ＪＰＥＧデータを文書レイアウト解析＆文字認識部４６に転送する。文書レイアウト解析＆文字認識部４６は、ＪＰＥＧデータの復号処理を行い、復号後の文書イメージからレイアウト解析処理により文字領域を切り出して文字認識処理を行った後、文字コードおよび文字位置をＰＤＦ処理部４５に転送する。ＰＤＦ処理部４５は、前記文字コードを文字位置情報と文字を透明色に設定する情報とともに前記ＪＰＥＧデータから生成されたＰＤＦデータに埋め込む処理を行う。
【００７８】
一方、文書形式が“ＰＤＦ”に指定されていれば、上記の文字コードを埋め込む処理はスキップされる。ステップ３１３で文書登録処理部４４は、文書管理情報のパスワード付与が“あり”に指定されていれば、パスワードをＰＤＦ処理部４５に転送し、ステップ３１４でＰＤＦ処理部４５は、パスワードを暗号鍵としてＰＤＦデータの隠蔽すべき部分を暗号化し、パスワードによるＰＤＦデータへのアクセス制限を設ける。
【００７９】
一方、文書管理情報のパスワード付与が“なし”に指定されていれば、暗号化の処理はスキップされる。
【００８０】
ステップ３１５で文書登録書処理部４４は、文書管理情報の電子署名付与が“あり”に指定されていれば、証明書管理ＤＢ４８から文書管理情報のカードＩＤに対応する証明書発行先名を取り出し、電子署名処理部４７に転送する。ステップ３１６で電子署名処理部４７は、前記証明書発行先名と一致する電子証明書を電子証明書レポジトリ４９から取り出し、電子署名の対象となるＰＤＦデータのハッシュ値を計算し、ハッシュ値を電子証明書の秘密鍵で暗号化した署名値を公開鍵証明書とともにＰＤＦデータに埋め込む処理を行う。
【００８１】
ステップ３１７で文書登録書処理部４４は、文書管理情報のタイムスタンプ付与が“あり”に指定されていれば、ＰＤＦデータをタイムスタンプ処理部５０に転送する。ステップ３１８でタイムスタンプ処理部５０は、文書管理情報で指定されたタイムスタンプ局に対してタイムスタンプトークン要求メッセージとＰＤＦデータから計算されたハッシュ値を送信し、タイムスタンプ局から送信されたタイムスタンプトークンをＰＤＦデータに埋め込む処理を行う。
【００８２】
ステップ３１９で文書登録書処理部４４は、文書管理情報のファイル名拡張が“＋連番”に指定されているとステップ３２０の処理を行う。一方指定されていない場合には、ステップ３２２にスキップする。
【００８３】
ステップ３２０で文書登録書処理部４４は、文書フォルダ種別が“個人”の場合には、個人フォルダ６５の下のカードＩＤと同名のフォルダ（例えば図７のフォルダ６６“７６３４５”）を選択し、文書フォルダ種別が“共有”の場合には、共有フォルダ６７を選択する。
【００８４】
そして選択された上記フォルダの下から文書フォルダ名で指定されたパスおよびフォルダ（例えば特許￥文書管理）を選択し、文書管理情報のファイル名（例えば特許明細）と連番から構成されるファイル名を持つ文書ファイルを検索する。検索した結果、上記該当する文書ファイルが見つかれば、選択された文書ファイルに付与された連番の中の最大値に１を加算した連番を求め、上記ファイル名と連番を連結したファイル名を生成する。一方、検索した結果、上記該当する文書ファイルがなければ、連番として初期値（例えば０００１）を割り当て、上記ファイル名と初期値を連結したファイル名（例えば特許明細０００１）を生成する。
【００８５】
次にステップ３２１で文書登録書処理部４４は、上記ファイル名（例えば特許明細０００１）にファイル拡張子名ｐｄｆを付加して上記フォルダ（例えば特許￥文書管理）にＰＤＦデータを保存する。保存が完了すると、ステップ３２５で完了メッセージを文書登録レスポンスとして画像読取装置４に送信する。
【００８６】
ステップ３２２で文書登録書処理部４４は、文書管理情報のファイル名拡張が“＋日時”に指定されていると、ステップ３２３の処理を行う。一方指定されていない場合には、ステップ３２４にスキップする。
【００８７】
ステップ３２３で文書登録書処理部４４は、文書フォルダ種別が“個人”の場合には、個人フォルダ６５の下に配置さカードＩＤと同名のフォルダを選択し、文書フォルダ種別が“共有”の場合には、共有フォルダ６７を選択する。そして選択された上記フォルダの下から文書フォルダ名で指定されたパスおよびフォルダ（例えば特許￥文書管理）を選択する。次に文書管理情報のファイル名（例えば特許明細）と、文書管理サーバ２内部のカレンダーおよび時計から取得した年月日と時刻を連結したファイル名（例えば特許明細２００６．４．１．１６．４０）を生成し、上記ファイル名にファイル拡張子名ｐｄｆを付加して上記フォルダ（例えば特許￥文書管理）にＰＤＦファイルを保存する。保存が完了すると、ステップ３２５で完了メッセージを文書登録レスポンスとして画像読取装置４に送信する。
【００８８】
ステップ３２４で文書登録書処理部４４は、文書フォルダ種別が“個人”の場合には、個人フォルダ６５の下のカードＩＤと同名のフォルダを選択し、文書フォルダ種別が“共有”の場合には、共有フォルダ６７を選択する。そして選択された上記フォルダの下から文書フォルダ名で指定されたパスおよびフォルダを選択し、文書管理情報のファイル名にファイル拡張子名ｐｄｆを付加して上記フォルダにＰＤＦファイルを保存する。保存が完了すると、ステップ３２５で完了メッセージを文書登録レスポンスとして画像読取装置４に送信する。画像読取装置４はステップ３２６で文書管理サーバ２より完了メッセージを受信すると文書登録処理は終了する。
【産業上の利用可能性】
【００８９】
本発明の電子文書管理システムに対し、その画像読取装置としてデジタル複合機などが利用できる。
【図面の簡単な説明】
【００９０】
【図１】本発明に係る電子文書管理システムの構成を示す図
【図２】電子文書端末３のブロック図
【図３】電子文書端末３における利用者の認証認可を行うため画面を示す図
【図４】電子文書端末３における文書登録管理画面を示す図
【図５】電子文書管理サーバ２の文書管理情報登録処理部の部分ブロック図
【図６】電子文書端末３−電子文書管理サーバ２間のメッセージ及びレスポンスを表した図
【図７】電子文書管理サーバ２のフォルダおよびファイルの構成図
【図８】図７のフォルダ構成図における文書管理ＤＢ６２のデータ構造を示す図
【図９】電子文書端末３と電子文書管理サーバ２とにおける文書管理情報登録処理のフローチャート
【図１０】画像読取装置４のブロック図
【図１１】画像読取装置４の操作パネルの外観を示す図
【図１２】画像読取装置４−電子文書管理サーバ２間のメッセージ及びレスポンスを表した図
【図１３】電子文書管理サーバ２の証明書管理ＤＢ４８のデータ構造を示す図
【図１４】電子文書管理サーバ２の文書登録処理部の部分ブロック図
【図１５】画像読取装置４と電子文書管理サーバ２とにおける文書登録処理前半のフローチャート
【図１６】画像読取装置４と電子文書管理サーバ２とにおける文書登録処理後半のフローチャート
【符号の説明】
【００９１】
１ 電子文書管理システム
２ 電子文書管理サーバ
３ 電子文書端末
４ 画像読取装置
５ カードリーダ
６ ＬＡＮ
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類・文書の画像情報を読み取り、文書管理サーバに登録する電子文書管理システムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
近年、オフィス等において大量に作成あるいは提供される紙文書の保管スペースを節約すると共に、必要なときに必要な文書を効率よく取り出せるようにするために、電子文書管理システムが開発され、多く利用されるようになっている。このような電子文書管理システムでは、少なくとも文書の画像情報を読み込むスキャナ（イメージスキャナ）と、そのスキャナで読み込んだ電子文書をハードディスク等のストレージに保存し、その保存した電子文書を検索する機能を持つ文書管理サーバと、スキャナによって読み込んだ文書や文書管理サーバで検索した電子文書の画像を表示する端末とからなり、電子文書を保存する際に検索するための文書属性情報を電子文書に付与するのが一般的である。そして、このような文書属性情報を付与する方法の一つとして、紙文書の画像情報をスキャナで読取って保存する際、あらかじめ記入した文書属性抽出シートを紙文書の表紙にして同時に読取らせることにより電子文書に文書名、作成日、作成者、キーワード等の複数の文書属性情報を付与していた。
【０００３】
そこで、文書属性抽出シートの画像読取りにおいて、文書属性情報の一つの項目でも読取りミスが発生すれば、電子文書に誤った文書属性情報が付与されるため、あらかじめ文書管理サーバに文書属性情報を入力しておき、文書属性情報に紐付けされた識別子を印刷した識別用書類をあらかじめ用意し、スキャナで紙文書を画像読取りさせる際に併せて上記識別用書類も画像読取りすることで電子文書に文書属性情報を確実に付与する方法が提案されている。（例えば、特許文献１）
【特許文献１】特開２００５−１２２３２４号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来の技術によって紙文書を分類、保存する場合、識別用書類が必要であり、また新規に分類する場合、新たに識別用書類を印刷しなければならない。
【０００５】
また、複数利用者による電子文書の登録を想定すると、複数利用者間の電子文書名の重複にも対応しなくてはならない。
【０００６】
また、ｅ文書法の施行などにより紙証憑等の電子化が加速する中、電子文書の原本性確保のために電子署名やタイムスタンプを電子文書に付与でき、また登録文書のセキュリティ確保のためにアクセス制限用パスワードを電子文書に設定できることが要望されているが、本人以外の電子証明書の利用を防止でき、かつ電子文書の改竄防止のためスキャン後の電子文書に自動的に電子署名が付与できることが望ましい。
【０００７】
また、紙文書をＯＡファイルに綴じるとき、仕分け名が記載されたインデックスを用いて仕分けすることが一般的に行われているが、電子文書の登録においても同様の手法で仕分けできることが望ましい。
【０００８】
本発明は、このような従来の課題を解決するものであり、識別用書類を使用せず、複数利用者による環境で電子文書を自動保存でき、また電子文書に対して電子署名やタイムスタンプあるいはパスワードなどを自動的かつ安全に付与でき、さらに従来のＯＡファイルを用いたファイリングと同じ手法で文書登録が実現できる電子文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
本発明は、上記目的を達成するために、電子文書管理システムを、電子文書を格納するディレクトリ構成の文書フォルダと、文書管理情報を格納する文書管理データベース（ＤＢ）とを備えて、前記電子文書について、前記文書管理情報により指定された処理を行い、指定された前記文書フォルダへの保存を行うことができる電子文書管理サーバと、紙文書の画像情報を光学的に読み込み電子文書に変換するスキャナ部と、前記電子文書管理サーバから送信された文書管理情報名を表示しかつ利用者がその文書管理情報名を指示して選択できる操作パネル部とを備えて、利用者により選択された前記文書管理情報名と変換された電子文書とを前記文書管理サーバに送信する画像読取装置とが含まれて構成され、前記電子文書管理サーバは前記画像読取装置から送信された前記文書管理情報名で指示される前記文書管理情報により前記電子文書を処理し、保存することを特徴としたものとする。
【発明の効果】
【００１０】
本発明は、電子文書管理システムにおいて、電子文書管理サーバに登録された文書管理情報名が画像読取装置の操作パネルに表示され、利用者は処理内容に対応した文書管理情報名を操作パネルから選択できることにより、識別用の書類を特に用いることなく紙文書の自動分類、保存を行うことができるという効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１１】
本発明の実施の第１の形態は、電子文書を格納するディレクトリ構成の文書フォルダと、文書管理情報を格納する文書管理データベース（ＤＢ）とを備えて、前記電子文書について、前記文書管理情報により指定された処理を行い、指定された前記文書フォルダへの保存を行うことができる電子文書管理サーバと、紙文書の画像情報を光学的に読み込み電子文書に変換するスキャナ部と、前記電子文書管理サーバから送信された文書管理情報名を表示しかつ利用者がその文書管理情報名を指示して選択できるタッチパネルその他の操作パネル部とを備えて、利用者により選択された前記文書管理情報名と変換された前記電子文書とを前記文書管理サーバに送信する画像読取装置とが含まれて構成され、前記電子文書管理サーバは前記画像読取装置から送信された前記文書管理情報名で指示される前記文書管理情報により前記電子文書を処理し、保存することを特徴とする電子文書管理システムである。
【００１２】
このような構成によって、電子文書管理システムにおいて、電子文書管理サーバに登録された文書管理情報名が画像読取装置の操作パネルに表示され、利用者は処理内容に対応した文書管理情報名を操作パネルから選択できることにより、識別用の書類を特に用いることなく紙文書の自動分類、保存を行うことができる。
【００１３】
本発明の実施の第２の形態は、実施の第１の形態の電子文書管理システムにおいて、画像読取装置は、例えばカードリーダを備え、カードから読まれるカード識別情報（ＩＤ）により、利用者を識別してその識別情報を前記電子文書管理サーバに送信する機能を有し、また前記電子文書管理サーバは送信された前記カードＩＤにより前期文書管理ＤＢから前記文書管理情報を選択し、選択された前記文書管理情報の文書管理情報名を前記画像読取装置に送信することを特徴とするものである。
【００１４】
このような構成によって、電子文書管理システムにおいて、画像読取装置はカードリーダにより利用者を特定し、電子文書管理サーバに登録された文書管理情報から特定された利用者に属する文書管理情報名のみを選択して画像読取装置の操作パネルに表示できることにより、利用者間のファイル名の重複等にも対応可能で複数ユーザの利用が可能となる。
【００１５】
本発明の実施の第３の形態は、電子文書管理システムにおいて、前記文書管理情報には、ファイル名拡張情報を含み、前記電子文書管理サーバが生成するユニークな番号あるいは登録日時をファイル名拡張情報名として、指定される文書名（文書ファイル名）に付加することを特徴とするものである。
【００１６】
このような構成によって、電子文書管理システムにおいて、あらかじめ指定されたファイル名に文書管理サーバが生成するユニークな連番あるいは登録日時を付加できることにより、文書ファイル名の重複を回避でき、更に利用者が容易に検索できる文書ファイル名を設定できる。
【００１７】
本発明の実施の第４の形態は、電子文書管理システムにおいて、前記文書管理情報にパスワード情報を含み、前記電子文書端末から前記管理情報を印刷させたときにはパスワード情報を非印刷にし、文書管理情報によりパスワードの付与が設定されている場合には、電子文書管理サーバが電子文書にパスワードを設定することを特徴とするものである。
【００１８】
このような構成によって、電子文書管理システムにおいて、電子文書に自動的にパスワードを付与できることにより、紙文書の保存時に手間をかけずに電子文書にアクセス制限を設定することができ、また登録画面の印刷はパスワード情報が非表示となるので、パスワードの漏洩を防止できる。
【００１９】
本発明の実施の第５の形態は、電子文書管理システムにおいて、前記文書管理情報には、電子文書に対する電子署名付与情報を含み、文書管理情報により電子署名の付与が設定されている場合には、前記電子文書管理サーバに格納された電子証明書を前記カードＩＤに対応する証明書の発行先名によって選択し、電子文書に電子署名を付与することを特徴とするものである。
【００２０】
このような構成によって、電子文書管理システムにおいて、電子文書に自動的に電子署名を付与できることにより、紙文書の保存時に手間をかけずに電子文書の非改ざん性保証を実現することができる。また実施の第２の形態に記載のカードにより特定されるカードＩＤにより電子証明書にアクセスするので、第三者による電子証明書の使用を防止することができる。また電子署名が自動的に付与されることにより、文書の電子化で懸念されるスキャン後のデータ改ざんを防止できる。
【００２１】
本発明の実施の第６の形態は、電子文書管理システムにおいて、前記文書管理情報には、電子文書に対するタイムスタンプ付与情報を含み、文書管理情報によりタイムスタンプの付与が設定されている場合には、電子文書管理サーバがタイムスタンプ局にアクセスしてタイムスタンプトークンを取得し、電子文書に時刻証明の情報を付与することを特徴とするものである。
【００２２】
このような構成によって、電子文書管理システムにおいて、電子文書に自動的にタイムスタンプを付与できることにより、紙文書の保存時に手間をかけずに電子文書の存在証明を実現することができる。
【実施例】
【００２３】
以下、本発明の実施例を図面を参照しながら説明する。
【００２４】
図１は、本発明に係る電子文書管理システムの構成を示す図である。
【００２５】
図１において電子文書管理システム１は、利用者が操作する電子文書端末３および画像読取装置４と、電子文書管理サーバ２とから構成され、それぞれの装置はローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）６により接続されている。
【００２６】
利用者は、文書管理情報を新規登録する場合、電子文書端末３から文書管理情報を入力し、電子文書管理サーバ２に登録する。次に画像読取装置４の集積回路（ＩＣ）カードリーダ５にＩＣカードを翳して認証を行った後、登録シート選択を行うと、利用者の登録した文書管理情報名のリストが操作パネル上のタッチパネルに表示される。そして紙文書を画像読取装置４にセットし、画像読取装置４の操作パネルから文書管理情報名を選択した後、スタートボタンを押すと紙文書は電子化され、電子文書と文書管理情報名およびカードＩＤが電子文書管理サーバ２に送信される。
【００２７】
電子文書管理サーバ２は、受信した電子文書に対して、受信したカードＩＤおよび文書管理情報名から特定される一連の処理を行った後、ツリー状のディレクトリ構成とされた所定の文書フォルダに保存する。
【００２８】
このように電子文書管理システム１の処理は、電子文書端末３及び電子文書管理サーバ２による文書管理情報登録処理と、画像読取装置４及び電子文書管理サーバ２による文書登録処理とから構成される。
【００２９】
そこで、最初に文書管理情報登録処理の実施例について説明し、次に文書登録処理の実施例について説明する。
【００３０】
（文書管理情報登録処理の例）
図２は、電子文書管理システム１における電子文書端末３のブロック図である。
【００３１】
図２において、電子文書端末３は、プログラムを実行する中央処理ユニット（ＣＰＵ）１０と、主メモリやワークエリア等として機能するランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）１１と、プログラムおよびデータを記憶するハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１２と、ＬＡＮ６を通してパケット通信を行うＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ Ｃａｒｄ）１３と、利用者がデータを入力するためのキーボード（ＫＢ）１５およびマウス１４と、処理結果を表示するためのビデオアダプター１６およびディスプレイ１７とから構成される。
【００３２】
図３は電子文書端末３において電子文書管理サーバ２へログインするとき、利用者の認証認可を行うためにディスプレイ１７に表示される画面である。
【００３３】
図３において、利用者のアカウントＩＤ（ｑｑｇｚ３ｗｚ）とパスワード（＊＊＊＊＊＊＊＊）を入力し、ログインボタン２０を押すと、上記アカウントＩＤとパスワードが電子文書管理サーバ２に送信され、認可されると電子文書管理サーバ２にログインすることができる。
【００３４】
図４は文書端末装置３においてログイン後の画面から選択した文書登録シートを開いたときの文書登録管理画面である。本実施例の文書登録シートはフォーム形式のＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）ファイルを用いて実現している。なお、フォームとしてＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）やＥｘｃｅｌ（商品名）を用いることも可能である。
【００３５】
図４の文書登録画面において、入力画面は、データを入力するためのフォームフィールドと呼ばれるテキストボックス、コンボボックスおよびチェックボックスと所定の処理を実行するボタンから構成される。
【００３６】
以下、文書管理情報の登録について説明する。
【００３７】
登録シート名には、文書登録シートの名前（特許２）を入力し、この名前が画像読取装置４の操作パネル上に文書管理情報名として表示される。
【００３８】
文書フォルダ名には、電子文書の保存先のフォルダ名（特許￥文書管理。ここで‘￥’はフォルダのディレクトリ構成におけるパスを表すための区切り記号）を入力し、コンボボックス３０で上記フォルダを個人フォルダ内に作成する“個人”、あるいは共有フォルダ内に作成する“共有”のいずれかを選択する。
【００３９】
利用者名には、利用者の名前（田中一郎）を入力する。カードＩＤには、利用者が画像読取装置４で利用する認証用ＩＣカードのＩＤ（７６３４５）を入力する。
【００４０】
ファイル名には電子文書の保存ファイル名（特許明細）を入力し、コンボボックス３１から“なし”、“＋連番”、“＋日時”の一つを選択する。“＋連番”が選択されると、電子文書管理サーバ２に保存される電子文書のファイル名は、入力されたファイル名と電子文書管理サーバ２が生成するユニークな番号が連結されて生成される。また“＋日時”が選択されると、電子文書管理サーバ２に保存される電子文書のファイル名は、入力されたファイル名と年月日および時刻が連結されて生成される。
【００４１】
文書形式は、コンボボックス３２で“ＰＤＦ”あるいは“テキスト付ＰＤＦ”から選択する。テキスト付ＰＤＦは、紙文書のイメージを文書レイアウト解析後、文字認識を行い、ＰＤＦ文書のイメージ文字にテキスト文字を透明色で重ねた文書形式で文字検索が可能である。
【００４２】
パスワードは、チェックボックス３３にチェックを入力することで入力されたパスワード（ＺＳＡＤＥＦ１３５）によりＰＤＦ文書のアクセス制限を行う。
【００４３】
電子署名は、チェックボックス３４にチェックを入力することで、ＰＤＦ文書に電子署名が付与される。
【００４４】
タイムスタンプは、チェックボックス３５にチェックを入力することで、コンボボックス３６で選択されたタイムスタンプ局（ＬＯＣＡＬ）からタイムスタンプトークンを取得し、ＰＤＦ文書に付与される。
【００４５】
サーバ登録ボタン３７は、上記ボックスから入力されたフォームフィールドの値を電子文書管理サーバ２に送信するためのボタンで、サーバ登録ボタン３７が押されると、ボタン操作時の処理を記述したＪａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔが実行され、フォームフィールド名およびそれらの値と電子文書管理サーバ２側の処理スクリプト名とを文書管理情報登録メッセージとして電子文書管理サーバ２に送信する。ここで、処理スクリプト名は、それによって指示できる処理スクリプトの名前であり、処理スクリプト（単にスクリプトとも呼ぶ）は例えば文書管理情報の登録処理などについて電子文書管理サーバが行うべき指定する処理の手順が記されたデータである。
【００４６】
印刷ボタン３８は、登録画面を印刷するためのボタンで、印刷ボタン３８が押されるとボタン操作時の処理を記述したＪａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔが実行され画面印刷を行う。なお、他人にパスワードが漏洩するのを防止するため、パスワード情報は印刷されない設定となっている。
【００４７】
クリアボタン３９は、上記フォームフィールドの値をクリアし、登録画面を初期状態にする。
【００４８】
図５は、電子文書管理システム１における文書管理情報登録処理に係る電子文書管理サーバ２の文書管理情報登録処理部のブロック図である。ここで、図５の実線部分が、文書管理情報登録処理に係わる部分である。
【００４９】
図５において、文書管理情報登録処理は、電子文書管理サーバ２において、通信プロトコルの処理とメッセージやレスポンスの取り出しおよび送り出しを行うネットワーク制御部４０と、電子文書端末３から受信した文書管理情報登録メッセージを処理し、文書管理ＤＢ４２に文書管理情報を登録する文書管理情報登録部４１と、文書フォルダ４３との構成により実行される。
【００５０】
図６は、図４の文書登録画面におけるサーバ登録ボタン３７を押したときに、電子文書管理サーバ２に送信される文書管理情報登録メッセージ（ａ）と電子文書管理サーバ２から送信される文書管理情報登録レスポンスの情報（ｂ）とを表したものである。
【００５１】
図６において、文書管理情報登録メッセージは、文書管理情報の登録処理を行う処理スクリプトと各フォームフィールド名およびそれらの値から構成される。また、文書管理情報登録レスポンスは、登録処理に対する電子文書管理サーバ２からのレスポンスで、同じカードＩＤ（７６３４５）と登録シート名（特許２）がすでに文書管理ＤＢ４２に登録されている場合、“登録シート名が重複”のメッセージが電子文書端末３に送信される。
【００５２】
図７は、電子文書管理サーバ２のフォルダおよびファイルの構成図である。
【００５３】
図７において、ルートディレクトリ６０の下に、文書管理情報の登録処理を行うスクリプト“文書管理．ａｓｐ”６１と、図５の文書管理ＤＢ４２に対応する文書管理ＤＢ６２と、図５の文書フォルダ４３に対応する文書フォルダ６３が配置され、文書フォルダ６３の下に図４の文書登録画面で表示される文書登録シート．ｐｄｆを含む登録シートフォルダ６４と、個人フォルダ６５が配置される。そして個人フォルダ６５の下に、カードＩＤ（７６３４５）をフォルダ名として持つ利用者の文書フォルダ６６と共有の文書フォルダ６７が配置される。そして利用者の文書フォルダ６５あるいは共有の文書フォルダ６７の下に、図４の文書登録画面から入力された文書フォルダ名（特許￥文書管理）のパスおよびフォルダが生成される。
【００５４】
図８は、図７の文書管理ＤＢ６２のデータ構造を示す図である。
【００５５】
図８において、行方向の５種類の文書管理情報に対し、列方向に文書登録画面から入力された文書管理情報の各フィールド値が記録されている。例えば、図４の文書登録画面で登録された文書管理情報は、行７０に示される通り、登録シート名が“特許２”、文書フォルダ名が“特許￥文書管理”、文書フォルダ種別が“個人”、利用者名が“田中一郎”、カードＩＤが“７６３４５”、ファイル名が“特許明細”、ファイル名拡張が“＋連番”、文書形式が“テキスト付ＰＤＦ”、パスワードが“ＺＳＡＤＥＦ１３５”、パスワード付与が“あり”、電子署名付与が“あり”、タイムスタンプ局が“ＬＯＣＡＬ”、タイムスタンプ付与が“あり”が、文書管理ＤＢ６２に記録されている。
【００５６】
次に図９の文書管理情報登録処理フローチャートを用いて、文書管理情報登録処理について説明する。
【００５７】
ステップ２０１で利用者は電子文書端末３のＷｅｂブラウザの画面から電子文書管理サーバ２のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）を入力し、電子文書管理サーバ２への接続要求を行う。
【００５８】
電子文書管理サーバ２は、接続要求を受けると、ステップ２０２でログイン画面データを電子文書端末３に送信し、電子文書端末３は、一例として図３に示される認証認可の画面を表示する。ステップ２０３で利用者が有効なアカウントＩＤとパスワードを入力し、ログインボタン２０を押すと、アカウントＩＤとパスワードは電子文書管理サーバ２に送信され、ステップ２０４で認証、認可処理後にログインが許可されると、文書登録シートフォルダ情報が電子文書端末３に送信され、文書登録シートファイル名が表示される。ステップ２０５で利用者が文書登録シートファイルを選択し開くと、図４の文書登録画面が表示される。ステップ２０６で各フォームフィールドに入力した後、サーバ登録ボタン３７を押すと、図６に示す文書管理情報登録メッセージが電子文書管理サーバ２に送信される。
【００５９】
電子文書管理サーバ２は、図６に示す文書管理情報登録メッセージを受信すると指定された処理スクリプトリト（文書管理．ａｓｐ）を起動し、文書管理情報登録処理を開始する。電子文書管理サーバ２は、ステップ２０７で受信した文書管理情報登録メッセージの中の“カードＩＤ”と“登録シート名”が一致する文書管理情報が文書管理ＤＢ６２に存在していないかを調べ、もし存在していればステップ２０９で図６に示す文書管理情報登録レスポンスとして、“登録シート名が重複”のエラーメッセージを電子文書端末３に送信する。ステップ２１２で電子文書端末３はエラーメッセージを受け取ると、“登録シート名が重複”のエラー表示を行い、利用者に入力内容の修正を促す。一方、存在していなければ、ステップ２１３で文書管理情報登録メッセージの中の文書フォルダ種別を調べ、“個人”であれば、ステップ２１４で文書管理情報登録メッセージの中のカードＩＤ（７６３４５）と同名のフォルダを図７の個人フォルダ６５の下から検索し、同名のフォルダの下に、文書管理情報登録メッセージの文書フォルダ名のパスおよびフォルダ（特許￥文書管理）を生成する。一方、文書フォルダ種別が“共有”であれば、ステップ２１５で図７に示す共有フォルダ６７の下に上記と同様にパスおよびフォルダを生成する。パスおよびフォルダの生成終了後、ステップ２１６で文書管理情報登録メッセージの情報を文書管理ＤＢ６２に文書管理情報として登録する。上記登録処理が終了すると、ステップ２１７で完了メッセージ文書管理情報登録レスポンスとして電子文書端末３に送信する。
【００６０】
（文書登録処理の例）
次に文書登録処理の実施例について説明する。
【００６１】
図１０は、図１の電子文書管理システム１における画像読取装置４のブロック図である。
【００６２】
図１０において、画像読取装置４は、プログラムを実行するＣＰＵ８０と、主メモリやワークエリア等として機能するＲＡＭ８１と、プログラムおよびデータを記憶する不揮発性メモリ８２と、イメージ情報を記憶する画像メモリ８３とＬＡＮ６を通してパケット通信を行うＮＩＣ８４と、イメージ情報のデータ圧縮処理を行うコーデック（ＣＯＤＥＣ）８５と、ＣＰＵ８０と入出力デバイス間のシリアル通信を行うシリアルインタフェース（Ｉ／Ｆ）８６と、スキャナ８９とスキャナ制御部８８から構成されるスキャナ部８７と、表示パネル及びタッチセンサから構成されるタッチパネル９３とキースイッチ９２とそれらのデバイスを制御するパネルコントローラ９１から構成される操作パネル部９０と、非接触型ＩＣカードリーダ９４とから構成される。
【００６３】
図１１は、図１０の画像読取装置４における操作パネル部９０の外観である。
【００６４】
操作パネル１０１は、タッチパネル９３とキースイッチ９２から構成されている。スタートボタン１０２と文書登録ボタン１０３はキースイッチ９２で、タッチパネル１０８には、スキャンボタン１０７とシート選択ボタン１０４と文書登録シート名１０５が表示され、スクロールボタン１０６により登録シート名をスクロールすることができる。
【００６５】
図１２は、画像読取装置４と電子文書管理サーバ２におけるメッセージ及びレスポンスの情報を表したものである。
【００６６】
画像読取装置４のシート選択ボタン１０４とスタートボタン１０２を押すと、文書管理情報要求メッセージが画像読取装置４から電子文書管理サーバ２に送信される。文書管理情報要求メッセージは、処理コマンド（ＧｅｔＳｈｅｅｔＬｉｓｔ）と認証カードのカードＩＤ（７６３４５）から構成されている。また文書管理情報要求レスポンスは、電子文書管理サーバ２から送信される登録シート名（組織、特許１、特許２）および登録シート数（３）から構成されている。
【００６７】
また、画像読取装置４のスキャンボタン１０７とスタートボタン１０２を押すと、文書登録メッセージが画像読取装置４から電子文書管理サーバ２に送信される。文書登録メッセージは、処理コマンド（ＰｕｔＤｏｃｕｍｅｎｔ）と認証カードのカードＩＤ（７６３４５）、登録シート名（特許１）、および文書データ（Ｄｏｃ．ｔｉｆｆ）から構成されている。また文書登録レスポンスは、電子文書管理サーバ２から送信される完了メッセージから構成されている。
【００６８】
図１３は証明書管理ＤＢ４８（図１４）のデータ構造を示す図である。カードＩＤと電子証明書レポジトリ４９に保存されている電子証明書の証明書発行先名が対応し、利用者の所有する認証用カードのカードＩＤでのみ電子証明書にアクセスすることができる。
【００６９】
図１４は、電子文書管理システム１における文書登録処理に係る電子文書管理サーバ２の文書登録処理部のブロック図である。ここで、図１４の実線部分が、文書登録処理に係わる部分である。
【００７０】
図１４において、文書登録処理は、電子文書管理サーバ２において、通信プロトコルの処理とメッセージやレスポンスの取り出しおよび送り出しを行うネットワーク制御部４０と、文書管理情報要求メッセージのカードＩＤから文書管理情報を検索して登録シート数および登録シート名を画像読取装置４に送信する処理と、文書登録メッセージのカードＩＤ、登録シート名および文書データから、ＰＤＦ処理部４５、文書レイアウト解析＆文字認識部４６、電子署名処理部４７およびタイムスタンプ処理部５０を制御して電子文書を生成し、所定の文書フォルダ４３に電子文書を保存する処理を行う文書登録処理部４４と、ＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ Ｉｍａｇｅ Ｆｉｌｅ Ｆｏｒｍａｔ）で表された文書データからＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ Ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ Ｅｘｐｅｒｔｓ Ｇｒｏｕｐ）方式のデータ（ＪＰＥＧデータと呼ぶ）の抽出とＰＤＦデータの生成およびＰＤＦに操作制限を加えるためのパスワードを設定するＰＤＦ処理部４５と、ＪＰＥＧデータの復号処理および復号後の文書イメージから文字領域切り出しおよび文字認識処理を行い、テキストデータとテキスト位置情報をＰＤＦ処理部４５に送る文書レイアウト解析＆文字認識部４６と、カードＩＤから証明書管理ＤＢ４８に記録された証明書発行先名を検索して証明書発行先名と一致する証明書を電子証明書レポジトリ４９から取得し、ＰＤＦデータに対して電子署名を行う電子署名処理部４７と、指定されたタイムスタンプ局に対してアクセスしてタイムスタンプトークンを取得し、タイムスタンプトークンをＰＤＦデータに埋め込むタイムスタンプ処理部５０との構成により実行される。
【００７１】
次に図１５および図１６の文書登録処理フローチャートを用いて、文書登録処理について説明する。
【００７２】
ステップ３０１で利用者が認証用ＩＣカードをＩＣカードリーダ９４に翳すと、ＩＣカードは電磁誘導により電力を供給されて動作を開始し、ＩＣカードリーダ９４から電磁波により繰り返し送信されているカード・コマンドに反応し、記憶されているカードＩＤをＩＣカードリーダ９４に送信する。
【００７３】
そして画像読取装置４は、受信したカードＩＤをＲＡＭ８１に一時保存する。ステップ３０２で上記カードＩＤは不揮発性メモリ６２に保存されているユーザＩＤと比較され、一致するユーザＩＤがあれば画像読取装置の操作を許可する。ステップ３０３で文書登録ボタン１０３が押されると、文書登録画面がタッチパネル１０８に表示され、シート選択ボタン１０４を押した後、スタートボタン１０２を押すと、ＲＡＭ８１に保存されているカードＩＤは、文書管理情報要求メッセージの処理コマンド（ＧｅｔＳｈｅｅｔＬｉｓｔ）のパラメータとして電子文書管理サーバ２に送信される。
【００７４】
ステップ３０４で電子文書管理サーバ２は受信した文書管理情報登録メッセージのカードＩＤと一致する登録シート名を文書管理ＤＢ６２から検索し、一致する登録シート数と登録シート名を文書管理情報要求レスポンスとして画像読取装置４に送信する。
【００７５】
ステップ３０５で画像読取装置４は、受信した登録シート名をタッチパネル１０８に表示する。ステップ３０６で利用者は紙文書を画像読取装置４のスキャナ８９にセットし、登録シート名１０５をタッチパネル１０８から選択後にスキャンボタン１０７およびスタートボタン１０２を押すと、画像読取装置４は文書登録処理を開始する。ステップ３０７でスキャナ部８７によりページ単位でディジタル化された紙文書のディジタル画像データは、シリアルＩ／Ｆ８６を通して画像メモリ８３に一時的に保存される。コーデック８５は画像メモリ８３に保存されているディジタル画像データをＪＰＥＧフォーマットで圧縮した後、ＴＩＦＦに変換する。生成されたＴＩＦＦの文書データ（Ｄｏｃ．ｔｉｆｆ）は、処理コマンド（ＰｕｔＤｏｃｕｍｅｎｔ）、カードＩＤ（７６３４５）および登録シート名（特許１）とともに文書登録メッセージとして電子文書管理サーバ２に送信される。
【００７６】
そしてステップ３０８で電子文書管理サーバ２の文書登録処理部４４は、文書登録メッセージのカードＩＤ（７６３４５）および登録シート名（特許１）が一致する文書管理情報を文書管理ＤＢ６２から取り出し、ステップ３０９で文書登録メッセージの文書データ（Ｄｏｃ．ｔｉｆｆ）をＰＤＦ処理部４５に転送する。ステップ３１０でＰＤＦ処理部４５は、文書データ（Ｄｏｃ．ｔｉｆｆ）のページに含まれるＪＰＥＧデータを抽出し、ＪＰＥＧデータをオブジェクトとするＰＤＦデータを生成する。
【００７７】
ステップ３１１で文書登録処理部４４は、前記文書管理情報の文書形式が“テキスト付ＰＤＦ”に指定されていれば、ステップ３１２で前記ＪＰＥＧデータを文書レイアウト解析＆文字認識部４６に転送する。文書レイアウト解析＆文字認識部４６は、ＪＰＥＧデータの復号処理を行い、復号後の文書イメージからレイアウト解析処理により文字領域を切り出して文字認識処理を行った後、文字コードおよび文字位置をＰＤＦ処理部４５に転送する。ＰＤＦ処理部４５は、前記文字コードを文字位置情報と文字を透明色に設定する情報とともに前記ＪＰＥＧデータから生成されたＰＤＦデータに埋め込む処理を行う。
【００７８】
一方、文書形式が“ＰＤＦ”に指定されていれば、上記の文字コードを埋め込む処理はスキップされる。ステップ３１３で文書登録処理部４４は、文書管理情報のパスワード付与が“あり”に指定されていれば、パスワードをＰＤＦ処理部４５に転送し、ステップ３１４でＰＤＦ処理部４５は、パスワードを暗号鍵としてＰＤＦデータの隠蔽すべき部分を暗号化し、パスワードによるＰＤＦデータへのアクセス制限を設ける。
【００７９】
一方、文書管理情報のパスワード付与が“なし”に指定されていれば、暗号化の処理はスキップされる。
【００８０】
ステップ３１５で文書登録書処理部４４は、文書管理情報の電子署名付与が“あり”に指定されていれば、証明書管理ＤＢ４８から文書管理情報のカードＩＤに対応する証明書発行先名を取り出し、電子署名処理部４７に転送する。ステップ３１６で電子署名処理部４７は、前記証明書発行先名と一致する電子証明書を電子証明書レポジトリ４９から取り出し、電子署名の対象となるＰＤＦデータのハッシュ値を計算し、ハッシュ値を電子証明書の秘密鍵で暗号化した署名値を公開鍵証明書とともにＰＤＦデータに埋め込む処理を行う。
【００８１】
ステップ３１７で文書登録書処理部４４は、文書管理情報のタイムスタンプ付与が“あり”に指定されていれば、ＰＤＦデータをタイムスタンプ処理部５０に転送する。ステップ３１８でタイムスタンプ処理部５０は、文書管理情報で指定されたタイムスタンプ局に対してタイムスタンプトークン要求メッセージとＰＤＦデータから計算されたハッシュ値を送信し、タイムスタンプ局から送信されたタイムスタンプトークンをＰＤＦデータに埋め込む処理を行う。
【００８２】
ステップ３１９で文書登録書処理部４４は、文書管理情報のファイル名拡張が“＋連番”に指定されているとステップ３２０の処理を行う。一方指定されていない場合には、ステップ３２２にスキップする。
【００８３】
ステップ３２０で文書登録書処理部４４は、文書フォルダ種別が“個人”の場合には、個人フォルダ６５の下のカードＩＤと同名のフォルダ（例えば図７のフォルダ６６“７６３４５”）を選択し、文書フォルダ種別が“共有”の場合には、共有フォルダ６７を選択する。
【００８４】
そして選択された上記フォルダの下から文書フォルダ名で指定されたパスおよびフォルダ（例えば特許￥文書管理）を選択し、文書管理情報のファイル名（例えば特許明細）と連番から構成されるファイル名を持つ文書ファイルを検索する。検索した結果、上記該当する文書ファイルが見つかれば、選択された文書ファイルに付与された連番の中の最大値に１を加算した連番を求め、上記ファイル名と連番を連結したファイル名を生成する。一方、検索した結果、上記該当する文書ファイルがなければ、連番として初期値（例えば０００１）を割り当て、上記ファイル名と初期値を連結したファイル名（例えば特許明細０００１）を生成する。
【００８５】
次にステップ３２１で文書登録書処理部４４は、上記ファイル名（例えば特許明細０００１）にファイル拡張子名ｐｄｆを付加して上記フォルダ（例えば特許￥文書管理）にＰＤＦデータを保存する。保存が完了すると、ステップ３２５で完了メッセージを文書登録レスポンスとして画像読取装置４に送信する。
【００８６】
ステップ３２２で文書登録書処理部４４は、文書管理情報のファイル名拡張が“＋日時”に指定されていると、ステップ３２３の処理を行う。一方指定されていない場合には、ステップ３２４にスキップする。
【００８７】
ステップ３２３で文書登録書処理部４４は、文書フォルダ種別が“個人”の場合には、個人フォルダ６５の下に配置さカードＩＤと同名のフォルダを選択し、文書フォルダ種別が“共有”の場合には、共有フォルダ６７を選択する。そして選択された上記フォルダの下から文書フォルダ名で指定されたパスおよびフォルダ（例えば特許￥文書管理）を選択する。次に文書管理情報のファイル名（例えば特許明細）と、文書管理サーバ２内部のカレンダーおよび時計から取得した年月日と時刻を連結したファイル名（例えば特許明細２００６．４．１．１６．４０）を生成し、上記ファイル名にファイル拡張子名ｐｄｆを付加して上記フォルダ（例えば特許￥文書管理）にＰＤＦファイルを保存する。保存が完了すると、ステップ３２５で完了メッセージを文書登録レスポンスとして画像読取装置４に送信する。
【００８８】
ステップ３２４で文書登録書処理部４４は、文書フォルダ種別が“個人”の場合には、個人フォルダ６５の下のカードＩＤと同名のフォルダを選択し、文書フォルダ種別が“共有”の場合には、共有フォルダ６７を選択する。そして選択された上記フォルダの下から文書フォルダ名で指定されたパスおよびフォルダを選択し、文書管理情報のファイル名にファイル拡張子名ｐｄｆを付加して上記フォルダにＰＤＦファイルを保存する。保存が完了すると、ステップ３２５で完了メッセージを文書登録レスポンスとして画像読取装置４に送信する。画像読取装置４はステップ３２６で文書管理サーバ２より完了メッセージを受信すると文書登録処理は終了する。
【産業上の利用可能性】
【００８９】
本発明の電子文書管理システムに対し、その画像読取装置としてデジタル複合機などが利用できる。
【図面の簡単な説明】
【００９０】
【図１】本発明に係る電子文書管理システムの構成を示す図
【図２】電子文書端末３のブロック図
【図３】電子文書端末３における利用者の認証認可を行うため画面を示す図
【図４】電子文書端末３における文書登録管理画面を示す図
【図５】電子文書管理サーバ２の文書管理情報登録処理部の部分ブロック図
【図６】電子文書端末３−電子文書管理サーバ２間のメッセージ及びレスポンスを表した図
【図７】電子文書管理サーバ２のフォルダおよびファイルの構成図
【図８】図７のフォルダ構成図における文書管理ＤＢ６２のデータ構造を示す図
【図９】電子文書端末３と電子文書管理サーバ２とにおける文書管理情報登録処理のフローチャート
【図１０】画像読取装置４のブロック図
【図１１】画像読取装置４の操作パネルの外観を示す図
【図１２】画像読取装置４−電子文書管理サーバ２間のメッセージ及びレスポンスを表した図
【図１３】電子文書管理サーバ２の証明書管理ＤＢ４８のデータ構造を示す図
【図１４】電子文書管理サーバ２の文書登録処理部の部分ブロック図
【図１５】画像読取装置４と電子文書管理サーバ２とにおける文書登録処理前半のフローチャート
【図１６】画像読取装置４と電子文書管理サーバ２とにおける文書登録処理後半のフローチャート
【符号の説明】
【００９１】
１ 電子文書管理システム
２ 電子文書管理サーバ
３ 電子文書端末
４ 画像読取装置
５ カードリーダ
６ ＬＡＮ
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を格納するディレクトリ構成の文書フォルダと、文書管理情報を格納する文書管理データベース（ＤＢ）とを備えて、前記電子文書について、前記文書管理情報により指定された処理を行い、指定された前記文書フォルダへの保存を行うことができる電子文書管理サーバと、紙文書の画像情報を光学的に読み込み電子文書に変換するスキャナ部と、前記電子文書管理サーバから送信された文書管理情報名を表示しかつ利用者がその文書管理情報名を指示して選択できる操作パネル部とを備えて、利用者により選択された前記文書管理情報名と変換された前記電子文書とを前記文書管理サーバに送信する画像読取装置とが含まれて構成され、
前記電子文書管理サーバは前記画像読取装置から送信された前記文書管理情報名で指示される前記文書管理情報により前記電子文書を処理し、保存することを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項２】
前記画像読取装置は利用者を識別してその識別情報を前記電子文書管理サーバに送信する機能を有し、また前記電子文書管理サーバは送信された前記識別情報により前期文書管理ＤＢから前記文書管理情報を選択し、選択された前記文書管理情報の文書管理情報名を前記画像読取装置に送信することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記文書管理情報には、ファイル名拡張情報を含み、前記電子文書管理サーバが生成するユニークな番号あるいは登録日時をファイル名拡張情報として、指定される文書名に付加することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記文書管理情報には、パスワード情報を含み、前記電子文書端末から前記管理情報を印刷させたときにはパスワード情報を非印刷にし、文書管理情報によりパスワードの付与が設定されている場合には、電子文書管理サーバが電子文書にパスワードを設定することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
前記文書管理情報には、電子文書に対する電子署名付与情報を含み、文書管理情報により電子署名の付与が設定されている場合には、前記電子文書管理サーバに格納された電子証明書を前記識別情報に対応する証明書の発行先名によって選択し、電子文書に電子署名を付与することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項６】
前記文書管理情報には、電子文書に対するタイムスタンプ付与情報を含み、文書管理情報によりタイムスタンプの付与が設定されている場合には、電子文書管理サーバがタイムスタンプ局にアクセスしてタイムスタンプトークンを入手し、電子文書に時刻証明の情報を付与することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項７】
文書管理情報を文書管理データベースに登録する登録ステップと、
紙文書の画像情報を光学的に読み込み電子文書に変換する読込みステップと、
登録された文書管理情報名を操作パネルに表示する表示ステップと、
前記表示ステップにおいて表示された文書管理情報名を利用者に操作パネルから指示させ選択させる選択ステップと、
前記選択ステップにおいて利用者により選択された前記文書管理情報名と、前記変換ステップにおいて変換された前記電子文書とを対応付けする対応ステップと、
前記対応ステップにおいて対応付けされた前記電子文書を前記文書管理情報名で指定される前記文書管理情報により処理し又は文書フォルダに保存する処理ステップとを有したことを特徴とする電子文書管理方法。
【請求項１】
電子文書を格納するディレクトリ構成の文書フォルダと、文書管理情報を格納する文書管理データベース（ＤＢ）とを備えて、前記電子文書について、前記文書管理情報により指定された処理を行い、指定された前記文書フォルダへの保存を行うことができる電子文書管理サーバと、紙文書の画像情報を光学的に読み込み電子文書に変換するスキャナ部と、前記電子文書管理サーバから送信された文書管理情報名を表示しかつ利用者がその文書管理情報名を指示して選択できる操作パネル部とを備えて、利用者により選択された前記文書管理情報名と変換された前記電子文書とを前記文書管理サーバに送信する画像読取装置とが含まれて構成され、
前記電子文書管理サーバは前記画像読取装置から送信された前記文書管理情報名で指示される前記文書管理情報により前記電子文書を処理し、保存することを特徴とする電子文書管理システム。
【請求項２】
前記画像読取装置は利用者を識別してその識別情報を前記電子文書管理サーバに送信する機能を有し、また前記電子文書管理サーバは送信された前記識別情報により前期文書管理ＤＢから前記文書管理情報を選択し、選択された前記文書管理情報の文書管理情報名を前記画像読取装置に送信することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項３】
前記文書管理情報には、ファイル名拡張情報を含み、前記電子文書管理サーバが生成するユニークな番号あるいは登録日時をファイル名拡張情報として、指定される文書名に付加することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項４】
前記文書管理情報には、パスワード情報を含み、前記電子文書端末から前記管理情報を印刷させたときにはパスワード情報を非印刷にし、文書管理情報によりパスワードの付与が設定されている場合には、電子文書管理サーバが電子文書にパスワードを設定することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項５】
前記文書管理情報には、電子文書に対する電子署名付与情報を含み、文書管理情報により電子署名の付与が設定されている場合には、前記電子文書管理サーバに格納された電子証明書を前記識別情報に対応する証明書の発行先名によって選択し、電子文書に電子署名を付与することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項６】
前記文書管理情報には、電子文書に対するタイムスタンプ付与情報を含み、文書管理情報によりタイムスタンプの付与が設定されている場合には、電子文書管理サーバがタイムスタンプ局にアクセスしてタイムスタンプトークンを入手し、電子文書に時刻証明の情報を付与することを特徴とする請求項１に記載の電子文書管理システム。
【請求項７】
文書管理情報を文書管理データベースに登録する登録ステップと、
紙文書の画像情報を光学的に読み込み電子文書に変換する読込みステップと、
登録された文書管理情報名を操作パネルに表示する表示ステップと、
前記表示ステップにおいて表示された文書管理情報名を利用者に操作パネルから指示させ選択させる選択ステップと、
前記選択ステップにおいて利用者により選択された前記文書管理情報名と、前記変換ステップにおいて変換された前記電子文書とを対応付けする対応ステップと、
前記対応ステップにおいて対応付けされた前記電子文書を前記文書管理情報名で指定される前記文書管理情報により処理し又は文書フォルダに保存する処理ステップとを有したことを特徴とする電子文書管理方法。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【公開番号】特開２００７−２９３６４２（Ｐ２００７−２９３６４２Ａ）
【公開日】平成１９年１１月８日（２００７．１１．８）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００６−１２１４７８（Ｐ２００６−１２１４７８）
【出願日】平成１８年４月２６日（２００６．４．２６）
【出願人】（０００００５８２１）松下電器産業株式会社 (73,050)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１９年１１月８日（２００７．１１．８）
【国際特許分類】
【出願日】平成１８年４月２６日（２００６．４．２６）
【出願人】（０００００５８２１）松下電器産業株式会社 (73,050)
【Ｆターム（参考）】
[ Back to top ]