情報処理装置、承認支援システム及びプログラム
【課題】第２の利用者がログインする直前に第１の利用者により入力されたデータに応じた作業の承認を、第２の利用者が他のデータよりも容易に行えるよう支援する。
【解決手段】サーバー装置は、作業者であるユーザーがログインしているときに、承認を必要とする作業に応じたデータの入力が画像形成装置により受け付けられると、そのデータを取得して記憶部に書き込む。また、サーバー装置は、承認者であるユーザーがログインすると、記憶部に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定し、特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認処理画面の画面データを作成して、画像形成装置に送信する。
【解決手段】サーバー装置は、作業者であるユーザーがログインしているときに、承認を必要とする作業に応じたデータの入力が画像形成装置により受け付けられると、そのデータを取得して記憶部に書き込む。また、サーバー装置は、承認者であるユーザーがログインすると、記憶部に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定し、特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認処理画面の画面データを作成して、画像形成装置に送信する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、承認支援システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
業務における一連の手続きを管理、支援するシステムが知られている。例えば、特許文献１には、利用者が実行すべきワークフローのプロセスを示すワークリストを表示する技術が開示されている。また、特許文献２には、サーバから承認依頼のデータが送られてきたときに、承認依頼が発生していることを表すアイコンを表示する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−１００３６１号公報
【特許文献２】特開２００７−２２６７３０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、第２の利用者がログインする直前に第１の利用者により入力されたデータに応じた作業の承認を、第２の利用者が他のデータよりも容易に行えるよう支援することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明の請求項１に係る情報処理装置は、第１の利用者がログインしているときに、承認を必要とする作業に応じたデータの入力が入力装置により受け付けられると、入力が受け付けられた当該データを取得して記憶手段に書き込む書込手段と、第２の利用者がログインすると、前記記憶手段に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する特定手段と、前記特定手段により特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面の画面データを作成する作成手段と、前記作成手段により作成された画面データを前記入力装置に送信する送信手段とを備えることを特徴とする。
【０００６】
本発明の請求項２に係る情報処理装置は、請求項１に記載の構成において、利用者を識別する利用者識別情報と、当該利用者がログイン及びログアウトした時刻とが対応付けられた利用情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された利用情報に基づいて、前記第２の利用者よりも前にログインした第１の利用者のうち最後にログインした第１の利用者がログアウトした時刻から、当該第２の利用者がログインした時刻までの時間を算出する算出手段とを備え、前記作成手段は、前記算出手段により算出された時間が予め決められた時間内である場合には、前記承認待ち画面の画面データを作成することを特徴とする。
【０００７】
本発明の請求項３に係る情報処理装置は、請求項２に記載の構成において、前記作成手段は、前記算出手段により算出された時間が前記予め決められた時間を越えている場合には、前記承認待ち画面を表示するか否かの選択を受け付ける選択受付画面の画面データを作成することを特徴とする。
【０００８】
本発明の請求項４に係る情報処理装置は、請求項２又は３に記載の構成において、前記算出手段は、前記最後にログインした第１の利用者がログアウトしてから前記第２の利用者がログインするまでの期間に、前記入力装置が前記データの入力以外の処理に利用された場合には、当該最後にログインした第１の利用者がログアウトした時刻から当該第２の利用者がログインした時刻までの時間から、当該処理の時間を差し引いた時間を算出することを特徴とする。
【０００９】
本発明の請求項５に係る情報処理装置は、請求項１に記載の構成において、利用者を識別する利用者識別情報と、当該利用者がログイン及びログアウトした時刻とが対応付けられた利用情報を取得する取得手段を備え、前記特定手段は、前記取得手段により取得された利用情報に基づいて、前記第２の利用者がログインした時刻から予め設定された時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者がログインしている間に前記記憶手段に書き込まれたデータを特定することを特徴とする。
【００１０】
本発明の請求項６に係る情報処理装置は、請求項５に記載の構成において、前記特定手段は、前記第１の利用者がログアウトしてから前記第２の利用者がログインするまでの期間に、前記入力装置が前記データの入力以外の処理に利用された場合には、前記第２の利用者がログインした時刻から前記予め設定された時間と当該処理の時間とを加算した時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者がログインしている間に前記記憶手段に書き込まれたデータを特定することを特徴とする。
【００１１】
本発明の請求項７に係る情報処理装置は、請求項５又は６に記載の構成において、前記特定手段は、前記第２の利用者がログインした時刻から予め設定された時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者が連続してログインしている場合には、各々の当該ログインが行われている間に前記記憶手段に書き込まれた複数のデータを特定することを特徴とする。
【００１２】
本発明の請求項８に係る承認支援システムは、第１の利用者がログインしているときに、承認を必要とする作業に応じたデータの入力を受け付ける入力受付手段を有する入力装置と、前記入力受付手段により入力が受け付けられたデータを取得して、記憶手段に書き込む書込手段と、第２の利用者がログインすると、前記記憶手段に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する特定手段と、前記特定手段により特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面の画面データを作成する作成手段と、前記作成手段により作成された画面データを前記入力装置に送信する送信手段とを有する情報処理装置とを備え、前記入力装置は、前記送信手段から送信された画面データを受信する受信手段と、前記受信手段により受信された画面データに応じた画面を表示する表示手段とを有することを特徴とする。
【００１３】
本発明の請求項９に係る承認支援システムは、請求項８に記載の構成において、前記入力受付手段は、前記承認を必要とする作業に関する画像を読み取り、当該画像を表す画像データの入力を受け付けることを特徴とする。
【００１４】
本発明の請求項１０に係るプログラムは、コンピューターを、第１の利用者がログインしているときに、承認を必要とする作業に応じたデータの入力が入力装置により受け付けられると、入力が受け付けられた当該データを取得して記憶手段に書き込む書込手段と、第２の利用者がログインすると、前記記憶手段に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する特定手段と、前記特定手段により特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面の画面データを作成する作成手段と、前記作成手段により作成された画面データを前記入力装置に送信する送信手段として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１５】
請求項１，８，１０に係る発明によれば、第２の利用者がログインする直前に第１の利用者により入力されたデータに応じた作業の承認を、他のデータに比べて第２の利用者が容易に行えるよう支援することができる。
請求項２に係る発明によれば、第１の利用者がログアウトした時刻から第２の利用者がログインした時刻までの時間が予め決められた時間内である場合に、その第１の作業者により入力されたデータに応じた作業の承認を、第２の利用者が容易に行えるよう支援することができる。
請求項３に係る発明によれば、第１の利用者がログアウトした時刻から第２の利用者がログインした時刻までの時間が予め決められた時間を超えている場合には、その第１の作業者により入力されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面を表示するか否かを、第２の利用者が選択することができる。
請求項４に係る発明によれば、第１の利用者がログアウトしてから第２の利用者がログインするまでの間に、入力装置が、承認を必要とする作業を示すデータの入力以外の処理に利用された場合には、その処理の時間を不算入として扱うことができる。
請求項５に係る発明によれば、第２の利用者がログインした時刻から予め決められた時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者がログインしている間に書き込まれたデータに応じた作業の承認を、第２の利用者が容易に行えるよう支援することができる。
請求項６に係る発明によれば、第１の利用者がログアウトしてから第２の利用者がログインするまでの間に、入力装置が、承認を必要とする作業を示すデータの入力以外の処理に利用された場合には、その処理の時間を予め設定された時間から除外して扱うことができる。
請求項７に係る発明によれば、第２の利用者がログインした時刻から予め決められた時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者が連続してログインしている場合には、連続して行われたそれらのログインの間に書き込まれたデータに応じた作業の承認を、第２の利用者が容易に行えるよう支援することができる。
請求項９に係る発明によれば、承認を必要とする作業に関する画像を読み取らせることにより、承認を必要とする作業に応じたデータの入力をすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】実施形態に係るワークフローシステムの構成を示す図。
【図２】サーバー装置の構成を示すブロック図。
【図３】画像形成装置の構成を示すブロック図。
【図４】ログイン管理情報の一例を示す図。
【図５】ワークフローシステムの処理を示すシーケンス図。
【図６】承認処理画面の一例を示す図。
【図７】問い合わせ画面の一例を示す図。
【図８】変形例に係る対応テーブルの一例を示す図。
【図９】変形例に係る優先承認待ちデータを特定する処理を説明する図。
【図１０】変形例に係る優先承認待ちデータを特定する処理を説明する図。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
［構成］
まず、本実施形態に係るワークフローシステム１の構成について説明する。図１は、ワークフローシステム１の構成を示す図である。同図に示すように、ワークフローシステム１は、サーバー装置１０と、画像形成装置２０とを備えている。サーバー装置１０と画像形成装置２０とは、ＬＡＮ（Local Area Network）などの通信回線３０を介して接続されている。
【００１８】
（サーバー装置の構成）
図２は、サーバー装置１０の構成を示すブロック図である。同図に示すように、サーバー装置１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、メモリー１２と、通信部１３と、記憶部１４とを備えている。ＣＰＵ１１は、メモリー１２に記憶されているプログラムを実行することにより、サーバー装置１０の各部を制御する。メモリー１２は、例えばＲＯＭ（Read Only Memory）とＲＡＭ（Random Access Memory）とを備えており、ＣＰＵ１１により実行されるプログラムやデータを記憶する。通信部１３は、通信回線３０を介して接続された画像形成装置２０との通信を確立し、データの送受信を行う。記憶部１４は、例えばハードディスクを備えており、各種のデータを記憶する。
【００１９】
（画像形成装置の構成）
図３は、画像形成装置２０の構成を示すブロック図である。同図に示すように、画像形成装置２０は、ＣＰＵ２１と、メモリー２２と、通信部２３と、記憶部２４と、表示操作部２５と、画像読取部２６と、画像形成部２７とを備えている。ＣＰＵ２１は、メモリー２２に記憶されているプログラムを実行することにより、画像形成装置２０の各部を制御する。メモリー２２は、例えばＲＯＭとＲＡＭとを備えており、ＣＰＵ２１によって実行されるプログラムやデータを記憶する。通信部２３は、通信回線３０を介して接続されたサーバー装置１０との通信を確立し、データの送受信を行う。記憶部２４は、例えばハードディスクを備えており、ログイン処理に用いる認証情報Ｎと、ログインの履歴を管理するためのログイン管理情報Ｌ（利用情報の一例）などを記憶する。認証情報Ｎには、画像形成装置２０の利用が許可された利用者のユーザー名とパスワードとが記述されている。表示操作部２５は、例えばタッチパネルを備えており、ＣＰＵ２１の制御に応じた画像を表示するとともに、利用者の操作に応じた操作信号をＣＰＵ２１に入力する。画像読取部２６は、例えばスキャナ装置を備えており、画像を光学的に読み取って画像データに変換する。画像形成部２７は、例えば電子写真方式で画像を形成するプリンター装置を備えており、画像データに応じた画像を用紙に形成して出力する。また、画像形成装置２０は、ブラウザ機能を有しており、サーバー装置１０から送信されてきた画面データを解釈して各種の画面を表示したり、この画面において入力されたデータをサーバー装置１０に送信したりする。
【００２０】
ここで、記憶部２４に記憶されているログイン管理情報Ｌについて詳細に説明する。図４は、ログイン管理情報Ｌの一例を示す図である。同図に示すように、ログイン管理情報Ｌには、「日付」と、「時刻」と、「状態」と、「ユーザー名」（利用者識別情報の一例）と、「装置ＩＤ」とが対応付けられている。「日付」は、利用者がログイン又はログアウトした日付を表す情報である。「時刻」は、利用者がログイン又はログアウトした時刻を示す情報である。ログインとは、利用者の識別を経て、画像形成装置２０の利用を開始する動作のことである。ログアウトとは、画像形成装置２０の利用を終了する動作のことである。「状態」は、ログイン又はログアウトのいずれかの状態を示す情報である。「ユーザー名」は、ログインした利用者の名前を示す情報である。「装置ＩＤ」は、利用者がログインした装置を識別する情報である。ここでは、画像形成装置２０に「ＭＦＰ−００１」という装置ＩＤが割り当てられているものとする。例えば、図に示すログイン管理情報Ｌでは、日付「２００９／０３／２４」と、時刻「１０：２０：００」と、状態「ログイン」と、ユーザー名「ユーザーＡ」と、装置ＩＤ「ＭＦＰ−００１」とが対応付けられている。これは、「ユーザーＡ」が、「２００９／０３／２４」の「１０：２０：００」に画像形成装置２０にログインしたことを表している。
【００２１】
［動作］
次に、本実施形態に係るワークフローシステム１の動作について説明する。図５は、ワークフローシステム１の処理を示すシーケンス図である。作業者であるユーザーＡ（第１の利用者の一例）は、画像形成装置２０の表示操作部２５を操作して、自分のユーザー名及びパスワードを入力し、ログインを指示する。ここでは、ユーザーＡにより、「ユーザーＡ」というユーザー名と、「＊＊＊＊＊」というパスワードとが入力されたものとする。ユーザー名及びパスワードが入力されると、ＣＰＵ２１は、これを記憶部２４に記憶されている認証情報Ｎと照合して、ユーザー名及びパスワードが一致するか否かを判定する（ステップＳ１１）。この判定において、ＣＰＵ２１は、ユーザー名及びパスワードが一致しない場合には（ステップＳ１１：ＮＯ）、ログインに失敗したことを表すメッセージを表示操作部２５に表示して、この処理を終了する。
【００２２】
一方、ステップＳ１１の判定において、ＣＰＵ２１は、ユーザー名及びパスワードが一致する場合には（ステップＳ１１：ＹＥＳ）、ログイン処理を行う（ステップＳ１２）。このとき、ＣＰＵ２１は、記憶部２４に記憶されているログイン管理情報Ｌを更新する。例えば、作業者であるユーザーＡがログインした日時が「２００９／０３／２４」の「１０：２０：００」である場合、ＣＰＵ２１は、図４に示すように、日付「２００９／０３／２４」と、時刻「１０：２０：００」と、状態「ログイン」と、ユーザー名「ユーザーＡ」と、装置ＩＤ「ＭＦＰ−００１」とをログイン管理情報Ｌに追加する。そして、ＣＰＵ２１は、更新したログイン管理情報Ｌを記憶部２４から読み出し、通信部２３からサーバー装置１０に送信する。サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、画像形成装置２０から送信されてきたログイン管理情報Ｌを通信部１３により受信すると、受信したログイン管理情報Ｌを記憶部１４に記憶させる。つまり、ＣＰＵ１１は、利用者を識別する「ユーザー名」と、その利用者がログイン及びログアウトした時刻とが対応付けられたログイン管理情報Ｌを取得する。
【００２３】
続いて、作業者であるユーザーＡは、表示操作部２５を操作して、承認を依頼する作業のデータの登録を指示する。ここでは、ユーザーＡが、見積作業の承認を作業者として依頼する場合を想定する。この場合、ユーザーＡは、見積書を画像読取部２６にセットした後、表示操作部２５に表示された作業メニューから「見積書の登録」を選択し、スキャン処理に必要な値や見積書の登録作業に必要な項目の値を入力し、スキャンの実行を指示する。この見積書には、購入品目「部材１」と、数量「１０００個」と、見積り納期日「２００９／４／１０」などの情報が記載されている。スキャンの実行が指示されると、画像読取部２６は、見積書を読み取り、画像データＤ１に変換する。つまり、画像読取部２６は、作業者がログインしているときに、その作業者の操作により承認を必要とする作業に関する画像を読み取り、その画像を表す画像データの入力を受け付ける。これにより、承認の対象となる見積書を示す画像データＤ１が生成される（ステップＳ１３）。続いて、ＣＰＵ２１は、画像読取部２６からこの画像データＤ１を取得し、取得した画像データＤ１を通信部２３からサーバー装置１０に送信する（ステップＳ１４）。
【００２４】
サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、画像形成装置２０から送信されてきた画像データＤ１を通信部１３により受信すると、受信した画像データＤ１を承認待ちデータとして記憶部１４に記憶させる（ステップＳ１５）。つまり、ＣＰＵ１１は、画像形成装置２０により入力が受け付けられたデータを取得して、記憶部１４に書き込む。なお、以下の説明では、記憶部１４にデータを記憶させることを「登録する」という。このとき、ＣＰＵ１１は、取得した画像データＤ１に対しＯＣＲ処理を行い、見積書に記載された「購入品目」「数量」「見積り納期日」などの情報を抽出し、画像データＤ１に対応付けて、画像データＤ１を識別する「データ名」と、画像データＤ１が生成された日時を示す「登録時刻」と、画像データＤ１を登録した作業者の名前を示す「依頼者名」と、ＯＣＲ処理にて抽出した「購入品目」「数量」「見積り納期日」とを記憶させる。「依頼者名」には、記憶部１４のログイン管理情報Ｌに記述されているログイン中のユーザー名が用いられる。なお、「登録時刻」に用いられる日時は画像データＤ１が生成された日時に限らず、例えば画像データＤ１が記憶部１４に記憶された日時が用いられてもよい。例えば、画像データＤ１のデータ名が「見積書」であり、画像データＤ１が生成された日時が「２００９／３／２４ １０：３０：００」である場合、ＣＰＵ１１は、データ名「見積書」と、登録時刻「２００９／３／２４ １０：３０：００」と、依頼者名「ユーザーＡ」と、購入品目「部材１」と、数量「１０００個」と、見積り納期日「２００９／４／１０」とを画像データＤ１に対応付けて記憶させる。
【００２５】
続いて、ユーザーＡは、表示操作部２５を操作して、ログアウトを指示する。ログアウトが指示されると、ＣＰＵ２１は、ログアウト処理を行う（ステップＳ１６）。このとき、ＣＰＵ２１は、記憶部２４に記憶されているログイン管理情報Ｌを更新する。例えば、ユーザーＡがログアウトした日時が「２００９／０３／２４」の「１０：３０：００」である場合、ＣＰＵ２１は、図４に示すように、日付「２００９／０３／２４」と、時刻「１０：３０：００」と、状態「ログアウト」と、ユーザー名「ユーザーＡ」と、装置ＩＤ「ＭＦＰ−００１」とをログイン管理情報Ｌに追加する。
【００２６】
続いて、ユーザーＡは、承認者であるユーザーＸ（第２の利用者の一例）に直接声をかけるか電話をして、見積書の承認を依頼する。この場合、承認者であるユーザーＸは、画像形成装置２０の表示操作部２５を操作して、自分のユーザー名及びパスワードを入力し、ログインを指示する。ここでは、ユーザーＸにより、「ユーザーＸ」というユーザー名と、「＊＊＊＊＊」というパスワードとが入力されたものとする。ユーザー名及びパスワードが入力されると、ＣＰＵ２１は、これを記憶部２４に記憶されている認証情報Ｎと照合して、ユーザー名及びパスワードが一致するか否かを判定する（ステップＳ１７）。この判定において、ＣＰＵ２１は、ユーザー名及びパスワードが一致しない場合には（ステップＳ１７：ＮＯ）、ログインに失敗したことを表すメッセージを表示操作部２５に表示して、この処理を終了する。
【００２７】
一方、ステップＳ１７の判定において、ＣＰＵ２１は、ユーザー名及びパスワードが一致する場合には（ステップＳ１７：ＹＥＳ）、ログイン処理を行う（ステップＳ１８）。このとき、ＣＰＵ２１は、上述と同様に、記憶部２４に記憶されているログイン管理情報Ｌを更新する。例えば、ユーザーＸがログインした日時が「２００９／０３／２４」の「１０：３１：００」である場合、ＣＰＵ２１は、図４に示すように、日付「２００９／０３／２４」と、時刻「１０：３１：００」と、状態「ログイン」と、ユーザー名「ユーザーＸ」と、装置ＩＤである「ＭＦＰ−００１」とをログイン管理情報Ｌに追加する。そして、ＣＰＵ２１は、更新したログイン管理情報Ｌを記憶部２４から読み出し、通信部２３からサーバー装置１０に送信する。サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、画像形成装置２０から送信されてきたログイン管理情報Ｌを通信部１３により受信すると、受信したログイン管理情報Ｌを記憶部１４に記憶させる。
【００２８】
続いて、ＣＰＵ２１は、ログインした承認者による承認待ちの作業に関する情報の取得要求を通信部２３からサーバー装置１０に送信する（ステップＳ１９）。サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、画像形成装置２０から送信されてきた取得要求を通信部１３により受信すると、記憶部１４に記憶されているログイン管理情報Ｌに基づいて、承認者がログインする直前にログアウトした作業者により登録された承認待ちデータを優先承認待ちデータとして特定する（ステップＳ２０）。例えば、図４に示すように、承認者であるユーザーＸがログインする直前にユーザーＡがログアウトしている場合、ＣＰＵ１１は、このユーザーＡがログインしていた「１０：２０：００」から「１０：３０：００」までの期間に記憶部１４に登録された承認待ちデータを優先承認待ちデータとして特定する。この場合、優先承認待ちデータには、記憶部１４に書き込まれた複数の承認待ちデータのうち、少なくとも最後に書き込まれた承認待ちデータが含まれることになる。つまり、ＣＰＵ１１は、承認者がログインすると、記憶部１４に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する。
【００２９】
続いて、ＣＰＵ１１は、記憶部１４に記憶されているログイン管理情報Ｌに基づいて、優先承認待ちデータを登録した作業者がログアウトした時刻から、承認者がログインした時刻までの時間を算出し、算出した時間が予め決められた時間内であるか否かを判定する（ステップＳ２１）。つまり、ＣＰＵ１１は、取得されたログイン管理情報Ｌに基づいて、承認者よりも前にログインした作業者のうち最後にログインした作業者がログアウトした時刻から、承認者がログインした時刻までの時間を算出する。ここでは、予め決められた時間が３分である場合を想定する。この予め決められた時間は、例えばワークフローシステム１が構築される時に予め決められていてもよいし、利用者の操作により設定されてもよい。例えば、図４に示すように、ユーザーＡがログアウトした時刻が「１０：３０：００」であり、承認者であるユーザーＸがログインした時刻が「１０：３１：００」である場合には、「１０：３０：００」から「１０：３１：００」までの時間、すなわち１分が算出される。この場合、算出された時間が３分以内であるため、予め決められた時間内であると判定される。一方、例えば作業者がログアウトした時刻から承認者がログインした時刻までの時間が３分よりも長い場合には、算出した時間が予め決められた時間を越えていると判定される。
【００３０】
ステップＳ２１の判定において、ＣＰＵ１１は、算出した時間が予め決められた時間内である場合には（ステップＳ２１：ＹＥＳ）、優先承認待ちデータに応じた作業の承認を受け付ける承認処理画面Ｐ（承認待ち画面の一例）の画面データを作成する（ステップＳ２２）。例えば、ユーザーＡのログイン中に上述した画像データＤ１だけが登録された場合、上述したステップＳ２０では画像データＤ１が優先承認待ちデータとして特定される。図６（ａ）は、このときに作成される承認処理画面Ｐの一例を示す図である。同図に示すように、この承認処理画面Ｐには、優先承認待ちデータである画像データＤ１に対応付けられたデータ名「見積書」及び依頼者名「ユーザーＡ」が配置されており、ユーザーＡにより作成された見積書が承認待ちであることを示している。つまり、ＣＰＵ１１は、算出された時間が予め決められた時間内である場合には、特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認処理画面Ｐの画面データを作成する。さらに、この承認処理画面Ｐには、承認処理の実行を指示する承認ボタンＢ１が配置されている。この承認ボタンＢ１が押下されると、ユーザーＡにより作成された見積書の承認処理が実行される。
【００３１】
また、優先承認待ちデータが複数ある場合、ＣＰＵ１１は、複数の優先承認待ちデータのうち登録日時が最も新しい優先承認待ちデータを選択し、選択した優先承認待ちデータに応じた作業の承認を受け付ける承認処理画面Ｐの画面データを作成する。例えば、ユーザーＡのログイン中に画像データＤ０が登録され、続いて画像データＤ１が登録された場合、上述したステップＳ２０では、画像データＤ０と画像データＤ１とが優先承認待ちデータとして特定される。この場合、ＣＰＵ１１は、画像データＤ０と画像データＤ１のうち登録日時が新しい画像データＤ１を選択する。図６（ｂ）は、このときに作成される承認処理画面Ｐの一例を示す図である。同図に示すように、この承認処理画面Ｐには、画像データＤ１に対応付けられたデータ名「見積書」及び依頼者名「ユーザーＡ」と、承認処理の実行を指示する承認ボタンＢ１とが配置されている。さらに、この承認処理画面Ｐには、画像データＤ１以外の優先承認待ちデータ、すなわち画像データＤ２の承認処理画面の表示を指示する「その他ジョブ」という操作ボタンＢ２が配置されている。この操作ボタンＢ２が押下されると、画像データＤ２に対応する作業の承認を受け付ける承認処理画面が表示される。
【００３２】
一方、ステップＳ２１の判定において、ＣＰＵ１１は、算出した時間が予め決められた時間を越えている場合には（ステップＳ２１：ＮＯ）、優先承認待ちデータの承認処理画面Ｐを表示するか否かを問い合せる問い合せ画面Ｑ（選択受付画面の一例）の画面データを作成する（ステップＳ２３）。図７は、このとき作成される問い合わせ画面Ｑの一例を示す図である。同図に示すように、この問い合わせ画面Ｑには、上述した承認処理画面Ｐを表示するか否かの選択を受け付ける操作ボタンＢ３，Ｂ４が配置されている。つまり、ＣＰＵ１１は、算出された時間が予め決められた時間を越えている場合には、特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認処理画面Ｐを表示するか否かの選択を受け付ける問い合わせ画面Ｑの画面データを作成する。この問い合せ画面Ｑにおいて、「はい」という操作ボタンＢ３が押下されると、図６（ａ）又は図６（ｂ）に示すような承認処理画面Ｐが表示される。一方、問い合わせ画面Ｑにおいて、「いいえ」という操作ボタンＢ４が押下されると、例えば記憶部１４に記憶されている承認待ちデータにおいて、「登録時刻」が最も古い承認待ちデータに応じた作業の承認を受け付ける承認処理画面が表示される。
【００３３】
続いて、ＣＰＵ１１は、ステップＳ２２又はＳ２３にて作成された画面データを通信部１３から画像形成装置２０に送信する（ステップＳ２４）。つまり、通信部１３は、作成された画面データを画像形成装置２０に送信する。画像形成装置２０のＣＰＵ２１は、サーバー装置１０から送信されてきた画面データを通信部２３により受信すると、受信した画面データに応じた画面を表示操作部２５に表示させる（ステップＳ２５）。つまり、通信部２３は、サーバー装置１０から送信された画面データを受信し、表示操作部２５は、受信された画面データに応じた画面を表示する。例えば、図６（ａ）に示す承認処理画面Ｐが表示された場合、承認者であるユーザーＸは、ユーザーＡが作成した見積書の内容を確認する。そして、ユーザーＸは、表示操作部２５を操作して、承認処理画面Ｐに配置されている承認ボタンＢ１を押下して、承認を行う。一方、図７に示す問い合わせ画面Ｑが表示された場合、ユーザーＸは、表示操作部２５を操作して、操作ボタンＢ３又はＢ４を押下する。表示操作部２５が操作されると、画像形成装置２０のＣＰＵ２１は、その操作内容を通信部２３からサーバー装置１０に送信する。例えば、問い合せ画面Ｑにおいて「はい」という操作ボタンＢ３が押下された場合、サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、上述したステップＳ２２に進み、上述した承認処理画面Ｐの画面データを作成して、画像形成装置２０に送信する。画像形成装置２０のＣＰＵ２１は、サーバー装置１０から送信されてきた画面データを通信部２３により受信すると、受信した画面データに応じた承認処理画面Ｐを表示操作部２５に表示させる。
【００３４】
［変形例］
以上が実施形態の説明であるが、この実施形態の内容は以下のように変形し得る。また、以下の各変形例を適宜組み合わせてもよい。
（変形例１）
上述した実施形態において、優先承認待ちデータを登録した作業者がログアウトした時刻から、承認者がログインした時刻までの時間が予め決められた時間を越えている場合に、超過した時間が短いときには、上述した問い合わせ画面Ｑを表示し、超過した時間が長いときには、承認者がログインした後に表示される画面として予め決められた通常画面を表示してもよい。この場合、サーバー装置１０の記憶部１４には、「時間区分」と「表示画面」とが対応付けられた対応テーブルＴが記憶される。図８は、対応テーブルＴの一例を示す図である。例えば、図に示す対応テーブルＴでは、時間区分「〜３分」と、表示画面「優先承認待ちデータの承認処理画面」とが対応付けられている。これは、優先承認待ちデータを登録した作業者がログアウトした時刻から、承認者がログインした時刻までの時間が３分以内である場合に、上述した承認処理画面Ｐを表示することを示している。
【００３５】
この場合、サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、上述と同様に、優先承認待ちデータを登録した作業者がログアウトした時刻から、承認者がログインした時刻までの時間を算出すると、記憶部１４に記憶されている対応テーブルＴに基づいて、算出された時間が含まれる時間区分を判別する。例えば、算出された時間が１分である場合、ＣＰＵ１１は、図８に示す対応テーブルＴにおいて、「〜３分」という時間区分を判別する。この場合、ＣＰＵ１１は、上述したステップＳ２２に進み、承認処理画面Ｐの画面データを作成して、画像形成装置２０に送信する。これにより、図６（ａ）又は図６（ｂ）に示すような承認処理画面Ｐが表示される。また、算出された時間が５分である場合、ＣＰＵ１１は、図８に示す対応テーブルＴにおいて、「３〜１０分」という時間区分を判別する。この場合、ＣＰＵ１１は、上述したステップＳ２３に進み、問い合わせ画面Ｑの画面データを作成して、画像形成装置２０に送信する。これにより、図７に示すような問い合わせ画面Ｑが表示される。また、算出された時間が１５分である場合、ＣＰＵ１１は、図８に示した対応テーブルＴにおいて、「１０分〜」という時間区分を判別する。この場合、ＣＰＵ１１は、承認者がログインした後に表示される画面として予め決められた通常画面の画面データを作成し、作成した画面データを通信部１３から画像形成装置２０に送信する。これにより、承認者がログインした後に通常表示される通常画面が表示される。この通常画面には、例えば記憶部１４に記憶されている承認待ちデータの一覧が配置されてもよい。
【００３６】
（変形例２）
上述した実施形態では、承認者がログインする直前にログアウトした作業者により登録された承認待ちデータを優先承認待ちデータとして特定していたが、優先承認待ちデータの特定条件はこれに限らない。例えば、承認者がログアウトした時刻から設定時間だけ遡った期間内にログインした作業者により登録された承認待ちデータを、優先承認待ちデータとして特定してもよい。この場合、サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、記憶部１４に記憶されているログイン管理情報Ｌに基づいて、承認者がログインした時刻から設定時間だけ遡った期間内にログアウトした作業者がいるか否かを判定する。例えば、図９に示すように、承認者である「ユーザーＸ」がログインした時刻から設定時間だけ遡った期間内に作業者である「ユーザーＡ」がログアウトしている場合、ＣＰＵ１１は、承認者がログインした時刻から設定時間だけ遡った期間内にログアウトした作業者がいると判定する。この場合、ＣＰＵ１１は、その作業者がログインしている間に登録された承認待ちデータを優先承認待ちデータとして特定する。例えば、図９に示すように、「ユーザーＡ」がログインしている間に画像データＤ１が登録された場合には、この画像データＤ１が優先承認待ちデータとして特定される。つまり、ＣＰＵ１１は、取得されたログイン管理情報Ｌに基づいて、承認者がログインした時刻から予め設定された時間だけ遡った期間内にログアウトした作業者がログインしている間に記憶部１４に書き込まれたデータを特定する。
【００３７】
（変形例３）
上述した実施形態において、作業者がログアウトしてから承認者がログインするまでの期間に、別の利用者がログインしてコピー処理に画像形成装置２０が利用された場合には、コピー処理の時間を不算入として扱ってもよい。例えば、コピー処理の時間が３０秒である場合、ＣＰＵ１１は、優先承認待ちデータを登録した作業者であるユーザーＡがログアウトした時刻から、承認者であるユーザーＸがログインした時刻までの時間から承認者でも作業者でもない利用者がログインしていた３０秒を差し引いた時間を算出する。つまり、ＣＰＵ１１は、承認者より前にログインしていた作業者のうち最後にログインした作業者がログアウトしてから承認者がログインするまでの期間に、画像形成装置２０がデータの入力以外の処理に利用された場合には、その作業者がログアウトした時刻から承認者がログインした時刻までの時間から、その処理の時間を差し引いた時間を算出する。なお、処理の時間を不算入として扱う対象はコピー処理に限らない。例えば、承認を必要としない内容の画像を示す画像データをサーバー装置１０に登録する処理であってもよいし、画像形成装置２０がＦＡＸ機能を有している場合には、ＦＡＸ処理であってもよい。
【００３８】
また、上述した変形例２において、作業者がログアウトしてから承認者がログインするまでの期間に、画像形成装置２０がコピー処理に利用された場合には、コピー処理の時間を上述した設定時間から除外して扱ってもよい。例えば、設定時間が３分であり、コピー処理に利用された時間が１分である場合には、承認者がログインした時刻から設定時間３分とコピー処理の時間１分とを加算した時間である４分だけ遡った期間内にログアウトした作業者により登録されたデータを優先承認待ちデータとして特定する。つまり、ＣＰＵ１１は、作業者がログアウトしてから承認者がログインするまでの期間に、画像形成装置２０がデータの入力以外の処理に利用された場合には、承認者がログインした時刻から予め設定された時間とその処理の時間とを加算した時間だけ遡った期間内にログアウトした作業者がログインしている間に記憶部１４に書き込まれたデータを特定する。
【００３９】
（変形例４）
上述した変形例２において、ユーザーＡが短い時間間隔で連続してログインしていた場合には、これらの複数のログイン期間を１つのログイン期間として扱ってもよい。この場合、サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、上述と同様に、記憶部１４に記憶されているログイン管理情報Ｌに基づいて、承認者が画像形成装置２０ａにログインした時刻から、設定時間だけ遡った期間内に画像形成装置２０ａをログアウトした作業者を特定し、さらに特定した作業者が連続して画像形成装置２０ａにログインしているか否かを判定する。例えば、図９に示すように、承認者である「ユーザーＸ」がログインした時刻から設定時間だけ遡った期間内に「ユーザーＡ」がログアウトしており、その１つ前のログインを別の作業者である「ユーザーＢ」が行っている場合には、ＣＰＵ１１は、「ユーザーＡ」が連続してログインいないと判定する。この場合、ＣＰＵ１１は、上述した変形例２と同様に優先承認待ちデータを特定する。
【００４０】
一方、図１０に示すように、承認者である「ユーザーＸ」がログインした時刻から設定時間だけ遡った期間内に「ユーザーＡ」がログアウトしており、その１つ前のログインも「ユーザーＡ」が行っており、さらに、ユーザーＡがいったんログアウトした時刻からユーザーＡが再びログインした時刻までの時間ｔが閾値よりも短いときには、ＣＰＵ１１は、「ユーザーＡ」が画像形成装置２０ａに連続してログインしていると判定する。この場合、ＣＰＵ１１は、先のログイン中に登録された画像データＤ１と、後のログイン中に登録された画像データＤ２とを優先承認待ちデータとして特定する。つまり、ＣＰＵ１１は、承認者がログインした時刻から予め設定された時間だけ遡った期間内にログアウトした作業者が連続してログインしている場合には、各々のログインが行われている間に記憶部１４に書き込まれた複数のデータを特定する。
【００４１】
（変形例５）
上述した実施形態では、画像形成装置２０が１台である構成を例に挙げて説明したが、画像形成装置２０が複数台あり、作業者と承認者とが異なる画像形成装置２０を利用してもよい。この場合、サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、承認者がログインした時刻よりも前に記憶部１４に登録された承認待ちデータのうち最後に登録された画像データを、優先承認待ちデータとして特定する。
【００４２】
（変形例６）
上述した実施形態では、見積書を承認する例を挙げて説明したが、承認の対象となるものはこれに限らない。例えば、ＦＡＸを送信する作業が承認の対象であってもよい。この場合、ユーザーＡは、画像形成装置２０の表示操作部２５を操作して、宛先となるＦＡＸ番号を指定し、ＦＡＸを送信する作業の承認を依頼する。ＣＰＵ２１は、表示操作部２５の操作により指定されたＦＡＸ番号宛にＦＡＸを送信する作業を示すデータを作成し、作成したデータを通信部２３からサーバー装置１０に送信する。この場合、上述した承認処理画面Ｐは、指定されたＦＡＸ番号宛にＦＡＸを送信する作業の承認を優先して受け付ける。承認者は、ＦＡＸ番号に間違いがないかを確認すると、表示操作部２５を操作して、このＦＡＸを送信する作業の承認を行う。
【００４３】
（変形例７）
上述した実施形態において、サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、承認待ちデータを記憶部１４に記憶させた後、承認待ちデータの登録を完了したことを通知する登録通知メッセージを通信部１３から画像形成装置２０に送信してもよい。画像形成装置２０のＣＰＵ２１は、サーバー装置１０から送信されてきた登録通知メッセージを受信部２３により受信すると、受信した登録通知メッセージを表示操作部２５に表示させる。このとき、登録通知メッセージは、例えばポップアップ形式で表示されてもよい。また、サーバー装置１０と画像形成装置２０との間で電子メールの送受信を行うことができる場合には、ＣＰＵ１１は、登録通知メッセージを電子メールにより画像形成装置２０に送信してもよい。
【００４４】
（変形例８）
上述した実施形態では、優先承認待ちデータが複数ある場合に、複数の優先承認待ちデータのうち登録日時が最も新しい優先承認待ちデータに応じた作業の承認を受け付ける承認処理画面Ｐの画面データを作成する例を挙げて説明したが、承認処理画面Ｐの内容はこれに限らない。例えば、承認処理画面Ｐが、各々の優先承認待ちデータに応じた作業が承認待ちであることを示すものであってもよい。この場合、承認処理画面Ｐには、例えば各々の優先承認待ちデータに対応付けられた「データ名」及び「依頼者名」が配列される。
【００４５】
（変形例９）
上述した実施形態では、画像形成装置２０がログイン処理及びログアウト処理を行う構成を例に挙げて説明したが、これらの処理をサーバー装置１０が行ってもよい。この場合、サーバー装置１０の記憶部１４には、上述した認証情報Ｎ及びログイン管理情報Ｌが記憶される。そして、画像形成装置２０のＣＰＵ２１は、表示操作部２５の操作によりユーザー名及びパスワードが入力されると、入力されたユーザー名及びパスワードを通信部２３によりサーバー装置１０に送信する。サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、画像形成装置２０から送信されてきたユーザー名及びパスワードを通信部１３により受信すると、これを記憶部１４に記憶されている認証情報Ｎと照合して、ユーザー名及びパスワードが一致するか否かを判定し、一致すると判定した場合にはログイン処理を行う。また、ＣＰＵ１１は、ログイン処理又はログアウト処理を行うときに、記憶部１４に記憶されているログイン管理情報Ｌの更新を行う。
【００４６】
（変形例１０）
上述した実施形態では、入力装置を画像形成装置２０に適用した例を挙げて説明したが、入力装置をその他の装置に適用することも可能である。例えば、入力装置をパーソナルコンピューター装置に適用してもよい。
【００４７】
（変形例１１）
上述した実施形態において、画像形成装置２０のＣＰＵ２１にて行なわれる処理は、ＣＰＵ２１と他のハードウェアとの協働によって行われてもよいし、ＣＰＵ２１に代えて１又は複数のハードウェアが行ってもよい。また、画像形成装置２０のＣＰＵ２１又はサーバー装置１０のＣＰＵ１１によって行われる処理は、単一のプログラムによって実現されてもよいし、複数のプログラムによって実現されてもよい。また、サーバー装置１０のＣＰＵ１１，画像形成装置２０のＣＰＵ２１によって実行される各プログラムは、磁気テープや磁気ディスクなどの磁気記録媒体、光ディスクなどの光記録媒体、光磁気記録媒体、半導体メモリーなどの、コンピューターが読み取り可能な記録媒体に記憶された状態で提供し得る。また、このプログラムを、インターネットなどの通信回線経由でダウンロードさせることも可能である。
【符号の説明】
【００４８】
１…ワークフローシステム、１０…サーバー装置、１１…ＣＰＵ、１２…メモリー、１３…通信部、１４…記憶部、２０…画像形成装置、２１…ＣＰＵ、２２…メモリー、２３…通信部、２４…記憶部、２５…表示操作部、２６…画像読取部、２７…画像形成部。
【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理装置、承認支援システム及びプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
業務における一連の手続きを管理、支援するシステムが知られている。例えば、特許文献１には、利用者が実行すべきワークフローのプロセスを示すワークリストを表示する技術が開示されている。また、特許文献２には、サーバから承認依頼のデータが送られてきたときに、承認依頼が発生していることを表すアイコンを表示する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
【特許文献１】特開２００５−１００３６１号公報
【特許文献２】特開２００７−２２６７３０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
本発明は、第２の利用者がログインする直前に第１の利用者により入力されたデータに応じた作業の承認を、第２の利用者が他のデータよりも容易に行えるよう支援することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
本発明の請求項１に係る情報処理装置は、第１の利用者がログインしているときに、承認を必要とする作業に応じたデータの入力が入力装置により受け付けられると、入力が受け付けられた当該データを取得して記憶手段に書き込む書込手段と、第２の利用者がログインすると、前記記憶手段に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する特定手段と、前記特定手段により特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面の画面データを作成する作成手段と、前記作成手段により作成された画面データを前記入力装置に送信する送信手段とを備えることを特徴とする。
【０００６】
本発明の請求項２に係る情報処理装置は、請求項１に記載の構成において、利用者を識別する利用者識別情報と、当該利用者がログイン及びログアウトした時刻とが対応付けられた利用情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された利用情報に基づいて、前記第２の利用者よりも前にログインした第１の利用者のうち最後にログインした第１の利用者がログアウトした時刻から、当該第２の利用者がログインした時刻までの時間を算出する算出手段とを備え、前記作成手段は、前記算出手段により算出された時間が予め決められた時間内である場合には、前記承認待ち画面の画面データを作成することを特徴とする。
【０００７】
本発明の請求項３に係る情報処理装置は、請求項２に記載の構成において、前記作成手段は、前記算出手段により算出された時間が前記予め決められた時間を越えている場合には、前記承認待ち画面を表示するか否かの選択を受け付ける選択受付画面の画面データを作成することを特徴とする。
【０００８】
本発明の請求項４に係る情報処理装置は、請求項２又は３に記載の構成において、前記算出手段は、前記最後にログインした第１の利用者がログアウトしてから前記第２の利用者がログインするまでの期間に、前記入力装置が前記データの入力以外の処理に利用された場合には、当該最後にログインした第１の利用者がログアウトした時刻から当該第２の利用者がログインした時刻までの時間から、当該処理の時間を差し引いた時間を算出することを特徴とする。
【０００９】
本発明の請求項５に係る情報処理装置は、請求項１に記載の構成において、利用者を識別する利用者識別情報と、当該利用者がログイン及びログアウトした時刻とが対応付けられた利用情報を取得する取得手段を備え、前記特定手段は、前記取得手段により取得された利用情報に基づいて、前記第２の利用者がログインした時刻から予め設定された時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者がログインしている間に前記記憶手段に書き込まれたデータを特定することを特徴とする。
【００１０】
本発明の請求項６に係る情報処理装置は、請求項５に記載の構成において、前記特定手段は、前記第１の利用者がログアウトしてから前記第２の利用者がログインするまでの期間に、前記入力装置が前記データの入力以外の処理に利用された場合には、前記第２の利用者がログインした時刻から前記予め設定された時間と当該処理の時間とを加算した時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者がログインしている間に前記記憶手段に書き込まれたデータを特定することを特徴とする。
【００１１】
本発明の請求項７に係る情報処理装置は、請求項５又は６に記載の構成において、前記特定手段は、前記第２の利用者がログインした時刻から予め設定された時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者が連続してログインしている場合には、各々の当該ログインが行われている間に前記記憶手段に書き込まれた複数のデータを特定することを特徴とする。
【００１２】
本発明の請求項８に係る承認支援システムは、第１の利用者がログインしているときに、承認を必要とする作業に応じたデータの入力を受け付ける入力受付手段を有する入力装置と、前記入力受付手段により入力が受け付けられたデータを取得して、記憶手段に書き込む書込手段と、第２の利用者がログインすると、前記記憶手段に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する特定手段と、前記特定手段により特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面の画面データを作成する作成手段と、前記作成手段により作成された画面データを前記入力装置に送信する送信手段とを有する情報処理装置とを備え、前記入力装置は、前記送信手段から送信された画面データを受信する受信手段と、前記受信手段により受信された画面データに応じた画面を表示する表示手段とを有することを特徴とする。
【００１３】
本発明の請求項９に係る承認支援システムは、請求項８に記載の構成において、前記入力受付手段は、前記承認を必要とする作業に関する画像を読み取り、当該画像を表す画像データの入力を受け付けることを特徴とする。
【００１４】
本発明の請求項１０に係るプログラムは、コンピューターを、第１の利用者がログインしているときに、承認を必要とする作業に応じたデータの入力が入力装置により受け付けられると、入力が受け付けられた当該データを取得して記憶手段に書き込む書込手段と、第２の利用者がログインすると、前記記憶手段に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する特定手段と、前記特定手段により特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面の画面データを作成する作成手段と、前記作成手段により作成された画面データを前記入力装置に送信する送信手段として機能させるためのプログラムである。
【発明の効果】
【００１５】
請求項１，８，１０に係る発明によれば、第２の利用者がログインする直前に第１の利用者により入力されたデータに応じた作業の承認を、他のデータに比べて第２の利用者が容易に行えるよう支援することができる。
請求項２に係る発明によれば、第１の利用者がログアウトした時刻から第２の利用者がログインした時刻までの時間が予め決められた時間内である場合に、その第１の作業者により入力されたデータに応じた作業の承認を、第２の利用者が容易に行えるよう支援することができる。
請求項３に係る発明によれば、第１の利用者がログアウトした時刻から第２の利用者がログインした時刻までの時間が予め決められた時間を超えている場合には、その第１の作業者により入力されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面を表示するか否かを、第２の利用者が選択することができる。
請求項４に係る発明によれば、第１の利用者がログアウトしてから第２の利用者がログインするまでの間に、入力装置が、承認を必要とする作業を示すデータの入力以外の処理に利用された場合には、その処理の時間を不算入として扱うことができる。
請求項５に係る発明によれば、第２の利用者がログインした時刻から予め決められた時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者がログインしている間に書き込まれたデータに応じた作業の承認を、第２の利用者が容易に行えるよう支援することができる。
請求項６に係る発明によれば、第１の利用者がログアウトしてから第２の利用者がログインするまでの間に、入力装置が、承認を必要とする作業を示すデータの入力以外の処理に利用された場合には、その処理の時間を予め設定された時間から除外して扱うことができる。
請求項７に係る発明によれば、第２の利用者がログインした時刻から予め決められた時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者が連続してログインしている場合には、連続して行われたそれらのログインの間に書き込まれたデータに応じた作業の承認を、第２の利用者が容易に行えるよう支援することができる。
請求項９に係る発明によれば、承認を必要とする作業に関する画像を読み取らせることにより、承認を必要とする作業に応じたデータの入力をすることができる。
【図面の簡単な説明】
【００１６】
【図１】実施形態に係るワークフローシステムの構成を示す図。
【図２】サーバー装置の構成を示すブロック図。
【図３】画像形成装置の構成を示すブロック図。
【図４】ログイン管理情報の一例を示す図。
【図５】ワークフローシステムの処理を示すシーケンス図。
【図６】承認処理画面の一例を示す図。
【図７】問い合わせ画面の一例を示す図。
【図８】変形例に係る対応テーブルの一例を示す図。
【図９】変形例に係る優先承認待ちデータを特定する処理を説明する図。
【図１０】変形例に係る優先承認待ちデータを特定する処理を説明する図。
【発明を実施するための形態】
【００１７】
［構成］
まず、本実施形態に係るワークフローシステム１の構成について説明する。図１は、ワークフローシステム１の構成を示す図である。同図に示すように、ワークフローシステム１は、サーバー装置１０と、画像形成装置２０とを備えている。サーバー装置１０と画像形成装置２０とは、ＬＡＮ（Local Area Network）などの通信回線３０を介して接続されている。
【００１８】
（サーバー装置の構成）
図２は、サーバー装置１０の構成を示すブロック図である。同図に示すように、サーバー装置１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、メモリー１２と、通信部１３と、記憶部１４とを備えている。ＣＰＵ１１は、メモリー１２に記憶されているプログラムを実行することにより、サーバー装置１０の各部を制御する。メモリー１２は、例えばＲＯＭ（Read Only Memory）とＲＡＭ（Random Access Memory）とを備えており、ＣＰＵ１１により実行されるプログラムやデータを記憶する。通信部１３は、通信回線３０を介して接続された画像形成装置２０との通信を確立し、データの送受信を行う。記憶部１４は、例えばハードディスクを備えており、各種のデータを記憶する。
【００１９】
（画像形成装置の構成）
図３は、画像形成装置２０の構成を示すブロック図である。同図に示すように、画像形成装置２０は、ＣＰＵ２１と、メモリー２２と、通信部２３と、記憶部２４と、表示操作部２５と、画像読取部２６と、画像形成部２７とを備えている。ＣＰＵ２１は、メモリー２２に記憶されているプログラムを実行することにより、画像形成装置２０の各部を制御する。メモリー２２は、例えばＲＯＭとＲＡＭとを備えており、ＣＰＵ２１によって実行されるプログラムやデータを記憶する。通信部２３は、通信回線３０を介して接続されたサーバー装置１０との通信を確立し、データの送受信を行う。記憶部２４は、例えばハードディスクを備えており、ログイン処理に用いる認証情報Ｎと、ログインの履歴を管理するためのログイン管理情報Ｌ（利用情報の一例）などを記憶する。認証情報Ｎには、画像形成装置２０の利用が許可された利用者のユーザー名とパスワードとが記述されている。表示操作部２５は、例えばタッチパネルを備えており、ＣＰＵ２１の制御に応じた画像を表示するとともに、利用者の操作に応じた操作信号をＣＰＵ２１に入力する。画像読取部２６は、例えばスキャナ装置を備えており、画像を光学的に読み取って画像データに変換する。画像形成部２７は、例えば電子写真方式で画像を形成するプリンター装置を備えており、画像データに応じた画像を用紙に形成して出力する。また、画像形成装置２０は、ブラウザ機能を有しており、サーバー装置１０から送信されてきた画面データを解釈して各種の画面を表示したり、この画面において入力されたデータをサーバー装置１０に送信したりする。
【００２０】
ここで、記憶部２４に記憶されているログイン管理情報Ｌについて詳細に説明する。図４は、ログイン管理情報Ｌの一例を示す図である。同図に示すように、ログイン管理情報Ｌには、「日付」と、「時刻」と、「状態」と、「ユーザー名」（利用者識別情報の一例）と、「装置ＩＤ」とが対応付けられている。「日付」は、利用者がログイン又はログアウトした日付を表す情報である。「時刻」は、利用者がログイン又はログアウトした時刻を示す情報である。ログインとは、利用者の識別を経て、画像形成装置２０の利用を開始する動作のことである。ログアウトとは、画像形成装置２０の利用を終了する動作のことである。「状態」は、ログイン又はログアウトのいずれかの状態を示す情報である。「ユーザー名」は、ログインした利用者の名前を示す情報である。「装置ＩＤ」は、利用者がログインした装置を識別する情報である。ここでは、画像形成装置２０に「ＭＦＰ−００１」という装置ＩＤが割り当てられているものとする。例えば、図に示すログイン管理情報Ｌでは、日付「２００９／０３／２４」と、時刻「１０：２０：００」と、状態「ログイン」と、ユーザー名「ユーザーＡ」と、装置ＩＤ「ＭＦＰ−００１」とが対応付けられている。これは、「ユーザーＡ」が、「２００９／０３／２４」の「１０：２０：００」に画像形成装置２０にログインしたことを表している。
【００２１】
［動作］
次に、本実施形態に係るワークフローシステム１の動作について説明する。図５は、ワークフローシステム１の処理を示すシーケンス図である。作業者であるユーザーＡ（第１の利用者の一例）は、画像形成装置２０の表示操作部２５を操作して、自分のユーザー名及びパスワードを入力し、ログインを指示する。ここでは、ユーザーＡにより、「ユーザーＡ」というユーザー名と、「＊＊＊＊＊」というパスワードとが入力されたものとする。ユーザー名及びパスワードが入力されると、ＣＰＵ２１は、これを記憶部２４に記憶されている認証情報Ｎと照合して、ユーザー名及びパスワードが一致するか否かを判定する（ステップＳ１１）。この判定において、ＣＰＵ２１は、ユーザー名及びパスワードが一致しない場合には（ステップＳ１１：ＮＯ）、ログインに失敗したことを表すメッセージを表示操作部２５に表示して、この処理を終了する。
【００２２】
一方、ステップＳ１１の判定において、ＣＰＵ２１は、ユーザー名及びパスワードが一致する場合には（ステップＳ１１：ＹＥＳ）、ログイン処理を行う（ステップＳ１２）。このとき、ＣＰＵ２１は、記憶部２４に記憶されているログイン管理情報Ｌを更新する。例えば、作業者であるユーザーＡがログインした日時が「２００９／０３／２４」の「１０：２０：００」である場合、ＣＰＵ２１は、図４に示すように、日付「２００９／０３／２４」と、時刻「１０：２０：００」と、状態「ログイン」と、ユーザー名「ユーザーＡ」と、装置ＩＤ「ＭＦＰ−００１」とをログイン管理情報Ｌに追加する。そして、ＣＰＵ２１は、更新したログイン管理情報Ｌを記憶部２４から読み出し、通信部２３からサーバー装置１０に送信する。サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、画像形成装置２０から送信されてきたログイン管理情報Ｌを通信部１３により受信すると、受信したログイン管理情報Ｌを記憶部１４に記憶させる。つまり、ＣＰＵ１１は、利用者を識別する「ユーザー名」と、その利用者がログイン及びログアウトした時刻とが対応付けられたログイン管理情報Ｌを取得する。
【００２３】
続いて、作業者であるユーザーＡは、表示操作部２５を操作して、承認を依頼する作業のデータの登録を指示する。ここでは、ユーザーＡが、見積作業の承認を作業者として依頼する場合を想定する。この場合、ユーザーＡは、見積書を画像読取部２６にセットした後、表示操作部２５に表示された作業メニューから「見積書の登録」を選択し、スキャン処理に必要な値や見積書の登録作業に必要な項目の値を入力し、スキャンの実行を指示する。この見積書には、購入品目「部材１」と、数量「１０００個」と、見積り納期日「２００９／４／１０」などの情報が記載されている。スキャンの実行が指示されると、画像読取部２６は、見積書を読み取り、画像データＤ１に変換する。つまり、画像読取部２６は、作業者がログインしているときに、その作業者の操作により承認を必要とする作業に関する画像を読み取り、その画像を表す画像データの入力を受け付ける。これにより、承認の対象となる見積書を示す画像データＤ１が生成される（ステップＳ１３）。続いて、ＣＰＵ２１は、画像読取部２６からこの画像データＤ１を取得し、取得した画像データＤ１を通信部２３からサーバー装置１０に送信する（ステップＳ１４）。
【００２４】
サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、画像形成装置２０から送信されてきた画像データＤ１を通信部１３により受信すると、受信した画像データＤ１を承認待ちデータとして記憶部１４に記憶させる（ステップＳ１５）。つまり、ＣＰＵ１１は、画像形成装置２０により入力が受け付けられたデータを取得して、記憶部１４に書き込む。なお、以下の説明では、記憶部１４にデータを記憶させることを「登録する」という。このとき、ＣＰＵ１１は、取得した画像データＤ１に対しＯＣＲ処理を行い、見積書に記載された「購入品目」「数量」「見積り納期日」などの情報を抽出し、画像データＤ１に対応付けて、画像データＤ１を識別する「データ名」と、画像データＤ１が生成された日時を示す「登録時刻」と、画像データＤ１を登録した作業者の名前を示す「依頼者名」と、ＯＣＲ処理にて抽出した「購入品目」「数量」「見積り納期日」とを記憶させる。「依頼者名」には、記憶部１４のログイン管理情報Ｌに記述されているログイン中のユーザー名が用いられる。なお、「登録時刻」に用いられる日時は画像データＤ１が生成された日時に限らず、例えば画像データＤ１が記憶部１４に記憶された日時が用いられてもよい。例えば、画像データＤ１のデータ名が「見積書」であり、画像データＤ１が生成された日時が「２００９／３／２４ １０：３０：００」である場合、ＣＰＵ１１は、データ名「見積書」と、登録時刻「２００９／３／２４ １０：３０：００」と、依頼者名「ユーザーＡ」と、購入品目「部材１」と、数量「１０００個」と、見積り納期日「２００９／４／１０」とを画像データＤ１に対応付けて記憶させる。
【００２５】
続いて、ユーザーＡは、表示操作部２５を操作して、ログアウトを指示する。ログアウトが指示されると、ＣＰＵ２１は、ログアウト処理を行う（ステップＳ１６）。このとき、ＣＰＵ２１は、記憶部２４に記憶されているログイン管理情報Ｌを更新する。例えば、ユーザーＡがログアウトした日時が「２００９／０３／２４」の「１０：３０：００」である場合、ＣＰＵ２１は、図４に示すように、日付「２００９／０３／２４」と、時刻「１０：３０：００」と、状態「ログアウト」と、ユーザー名「ユーザーＡ」と、装置ＩＤ「ＭＦＰ−００１」とをログイン管理情報Ｌに追加する。
【００２６】
続いて、ユーザーＡは、承認者であるユーザーＸ（第２の利用者の一例）に直接声をかけるか電話をして、見積書の承認を依頼する。この場合、承認者であるユーザーＸは、画像形成装置２０の表示操作部２５を操作して、自分のユーザー名及びパスワードを入力し、ログインを指示する。ここでは、ユーザーＸにより、「ユーザーＸ」というユーザー名と、「＊＊＊＊＊」というパスワードとが入力されたものとする。ユーザー名及びパスワードが入力されると、ＣＰＵ２１は、これを記憶部２４に記憶されている認証情報Ｎと照合して、ユーザー名及びパスワードが一致するか否かを判定する（ステップＳ１７）。この判定において、ＣＰＵ２１は、ユーザー名及びパスワードが一致しない場合には（ステップＳ１７：ＮＯ）、ログインに失敗したことを表すメッセージを表示操作部２５に表示して、この処理を終了する。
【００２７】
一方、ステップＳ１７の判定において、ＣＰＵ２１は、ユーザー名及びパスワードが一致する場合には（ステップＳ１７：ＹＥＳ）、ログイン処理を行う（ステップＳ１８）。このとき、ＣＰＵ２１は、上述と同様に、記憶部２４に記憶されているログイン管理情報Ｌを更新する。例えば、ユーザーＸがログインした日時が「２００９／０３／２４」の「１０：３１：００」である場合、ＣＰＵ２１は、図４に示すように、日付「２００９／０３／２４」と、時刻「１０：３１：００」と、状態「ログイン」と、ユーザー名「ユーザーＸ」と、装置ＩＤである「ＭＦＰ−００１」とをログイン管理情報Ｌに追加する。そして、ＣＰＵ２１は、更新したログイン管理情報Ｌを記憶部２４から読み出し、通信部２３からサーバー装置１０に送信する。サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、画像形成装置２０から送信されてきたログイン管理情報Ｌを通信部１３により受信すると、受信したログイン管理情報Ｌを記憶部１４に記憶させる。
【００２８】
続いて、ＣＰＵ２１は、ログインした承認者による承認待ちの作業に関する情報の取得要求を通信部２３からサーバー装置１０に送信する（ステップＳ１９）。サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、画像形成装置２０から送信されてきた取得要求を通信部１３により受信すると、記憶部１４に記憶されているログイン管理情報Ｌに基づいて、承認者がログインする直前にログアウトした作業者により登録された承認待ちデータを優先承認待ちデータとして特定する（ステップＳ２０）。例えば、図４に示すように、承認者であるユーザーＸがログインする直前にユーザーＡがログアウトしている場合、ＣＰＵ１１は、このユーザーＡがログインしていた「１０：２０：００」から「１０：３０：００」までの期間に記憶部１４に登録された承認待ちデータを優先承認待ちデータとして特定する。この場合、優先承認待ちデータには、記憶部１４に書き込まれた複数の承認待ちデータのうち、少なくとも最後に書き込まれた承認待ちデータが含まれることになる。つまり、ＣＰＵ１１は、承認者がログインすると、記憶部１４に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する。
【００２９】
続いて、ＣＰＵ１１は、記憶部１４に記憶されているログイン管理情報Ｌに基づいて、優先承認待ちデータを登録した作業者がログアウトした時刻から、承認者がログインした時刻までの時間を算出し、算出した時間が予め決められた時間内であるか否かを判定する（ステップＳ２１）。つまり、ＣＰＵ１１は、取得されたログイン管理情報Ｌに基づいて、承認者よりも前にログインした作業者のうち最後にログインした作業者がログアウトした時刻から、承認者がログインした時刻までの時間を算出する。ここでは、予め決められた時間が３分である場合を想定する。この予め決められた時間は、例えばワークフローシステム１が構築される時に予め決められていてもよいし、利用者の操作により設定されてもよい。例えば、図４に示すように、ユーザーＡがログアウトした時刻が「１０：３０：００」であり、承認者であるユーザーＸがログインした時刻が「１０：３１：００」である場合には、「１０：３０：００」から「１０：３１：００」までの時間、すなわち１分が算出される。この場合、算出された時間が３分以内であるため、予め決められた時間内であると判定される。一方、例えば作業者がログアウトした時刻から承認者がログインした時刻までの時間が３分よりも長い場合には、算出した時間が予め決められた時間を越えていると判定される。
【００３０】
ステップＳ２１の判定において、ＣＰＵ１１は、算出した時間が予め決められた時間内である場合には（ステップＳ２１：ＹＥＳ）、優先承認待ちデータに応じた作業の承認を受け付ける承認処理画面Ｐ（承認待ち画面の一例）の画面データを作成する（ステップＳ２２）。例えば、ユーザーＡのログイン中に上述した画像データＤ１だけが登録された場合、上述したステップＳ２０では画像データＤ１が優先承認待ちデータとして特定される。図６（ａ）は、このときに作成される承認処理画面Ｐの一例を示す図である。同図に示すように、この承認処理画面Ｐには、優先承認待ちデータである画像データＤ１に対応付けられたデータ名「見積書」及び依頼者名「ユーザーＡ」が配置されており、ユーザーＡにより作成された見積書が承認待ちであることを示している。つまり、ＣＰＵ１１は、算出された時間が予め決められた時間内である場合には、特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認処理画面Ｐの画面データを作成する。さらに、この承認処理画面Ｐには、承認処理の実行を指示する承認ボタンＢ１が配置されている。この承認ボタンＢ１が押下されると、ユーザーＡにより作成された見積書の承認処理が実行される。
【００３１】
また、優先承認待ちデータが複数ある場合、ＣＰＵ１１は、複数の優先承認待ちデータのうち登録日時が最も新しい優先承認待ちデータを選択し、選択した優先承認待ちデータに応じた作業の承認を受け付ける承認処理画面Ｐの画面データを作成する。例えば、ユーザーＡのログイン中に画像データＤ０が登録され、続いて画像データＤ１が登録された場合、上述したステップＳ２０では、画像データＤ０と画像データＤ１とが優先承認待ちデータとして特定される。この場合、ＣＰＵ１１は、画像データＤ０と画像データＤ１のうち登録日時が新しい画像データＤ１を選択する。図６（ｂ）は、このときに作成される承認処理画面Ｐの一例を示す図である。同図に示すように、この承認処理画面Ｐには、画像データＤ１に対応付けられたデータ名「見積書」及び依頼者名「ユーザーＡ」と、承認処理の実行を指示する承認ボタンＢ１とが配置されている。さらに、この承認処理画面Ｐには、画像データＤ１以外の優先承認待ちデータ、すなわち画像データＤ２の承認処理画面の表示を指示する「その他ジョブ」という操作ボタンＢ２が配置されている。この操作ボタンＢ２が押下されると、画像データＤ２に対応する作業の承認を受け付ける承認処理画面が表示される。
【００３２】
一方、ステップＳ２１の判定において、ＣＰＵ１１は、算出した時間が予め決められた時間を越えている場合には（ステップＳ２１：ＮＯ）、優先承認待ちデータの承認処理画面Ｐを表示するか否かを問い合せる問い合せ画面Ｑ（選択受付画面の一例）の画面データを作成する（ステップＳ２３）。図７は、このとき作成される問い合わせ画面Ｑの一例を示す図である。同図に示すように、この問い合わせ画面Ｑには、上述した承認処理画面Ｐを表示するか否かの選択を受け付ける操作ボタンＢ３，Ｂ４が配置されている。つまり、ＣＰＵ１１は、算出された時間が予め決められた時間を越えている場合には、特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認処理画面Ｐを表示するか否かの選択を受け付ける問い合わせ画面Ｑの画面データを作成する。この問い合せ画面Ｑにおいて、「はい」という操作ボタンＢ３が押下されると、図６（ａ）又は図６（ｂ）に示すような承認処理画面Ｐが表示される。一方、問い合わせ画面Ｑにおいて、「いいえ」という操作ボタンＢ４が押下されると、例えば記憶部１４に記憶されている承認待ちデータにおいて、「登録時刻」が最も古い承認待ちデータに応じた作業の承認を受け付ける承認処理画面が表示される。
【００３３】
続いて、ＣＰＵ１１は、ステップＳ２２又はＳ２３にて作成された画面データを通信部１３から画像形成装置２０に送信する（ステップＳ２４）。つまり、通信部１３は、作成された画面データを画像形成装置２０に送信する。画像形成装置２０のＣＰＵ２１は、サーバー装置１０から送信されてきた画面データを通信部２３により受信すると、受信した画面データに応じた画面を表示操作部２５に表示させる（ステップＳ２５）。つまり、通信部２３は、サーバー装置１０から送信された画面データを受信し、表示操作部２５は、受信された画面データに応じた画面を表示する。例えば、図６（ａ）に示す承認処理画面Ｐが表示された場合、承認者であるユーザーＸは、ユーザーＡが作成した見積書の内容を確認する。そして、ユーザーＸは、表示操作部２５を操作して、承認処理画面Ｐに配置されている承認ボタンＢ１を押下して、承認を行う。一方、図７に示す問い合わせ画面Ｑが表示された場合、ユーザーＸは、表示操作部２５を操作して、操作ボタンＢ３又はＢ４を押下する。表示操作部２５が操作されると、画像形成装置２０のＣＰＵ２１は、その操作内容を通信部２３からサーバー装置１０に送信する。例えば、問い合せ画面Ｑにおいて「はい」という操作ボタンＢ３が押下された場合、サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、上述したステップＳ２２に進み、上述した承認処理画面Ｐの画面データを作成して、画像形成装置２０に送信する。画像形成装置２０のＣＰＵ２１は、サーバー装置１０から送信されてきた画面データを通信部２３により受信すると、受信した画面データに応じた承認処理画面Ｐを表示操作部２５に表示させる。
【００３４】
［変形例］
以上が実施形態の説明であるが、この実施形態の内容は以下のように変形し得る。また、以下の各変形例を適宜組み合わせてもよい。
（変形例１）
上述した実施形態において、優先承認待ちデータを登録した作業者がログアウトした時刻から、承認者がログインした時刻までの時間が予め決められた時間を越えている場合に、超過した時間が短いときには、上述した問い合わせ画面Ｑを表示し、超過した時間が長いときには、承認者がログインした後に表示される画面として予め決められた通常画面を表示してもよい。この場合、サーバー装置１０の記憶部１４には、「時間区分」と「表示画面」とが対応付けられた対応テーブルＴが記憶される。図８は、対応テーブルＴの一例を示す図である。例えば、図に示す対応テーブルＴでは、時間区分「〜３分」と、表示画面「優先承認待ちデータの承認処理画面」とが対応付けられている。これは、優先承認待ちデータを登録した作業者がログアウトした時刻から、承認者がログインした時刻までの時間が３分以内である場合に、上述した承認処理画面Ｐを表示することを示している。
【００３５】
この場合、サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、上述と同様に、優先承認待ちデータを登録した作業者がログアウトした時刻から、承認者がログインした時刻までの時間を算出すると、記憶部１４に記憶されている対応テーブルＴに基づいて、算出された時間が含まれる時間区分を判別する。例えば、算出された時間が１分である場合、ＣＰＵ１１は、図８に示す対応テーブルＴにおいて、「〜３分」という時間区分を判別する。この場合、ＣＰＵ１１は、上述したステップＳ２２に進み、承認処理画面Ｐの画面データを作成して、画像形成装置２０に送信する。これにより、図６（ａ）又は図６（ｂ）に示すような承認処理画面Ｐが表示される。また、算出された時間が５分である場合、ＣＰＵ１１は、図８に示す対応テーブルＴにおいて、「３〜１０分」という時間区分を判別する。この場合、ＣＰＵ１１は、上述したステップＳ２３に進み、問い合わせ画面Ｑの画面データを作成して、画像形成装置２０に送信する。これにより、図７に示すような問い合わせ画面Ｑが表示される。また、算出された時間が１５分である場合、ＣＰＵ１１は、図８に示した対応テーブルＴにおいて、「１０分〜」という時間区分を判別する。この場合、ＣＰＵ１１は、承認者がログインした後に表示される画面として予め決められた通常画面の画面データを作成し、作成した画面データを通信部１３から画像形成装置２０に送信する。これにより、承認者がログインした後に通常表示される通常画面が表示される。この通常画面には、例えば記憶部１４に記憶されている承認待ちデータの一覧が配置されてもよい。
【００３６】
（変形例２）
上述した実施形態では、承認者がログインする直前にログアウトした作業者により登録された承認待ちデータを優先承認待ちデータとして特定していたが、優先承認待ちデータの特定条件はこれに限らない。例えば、承認者がログアウトした時刻から設定時間だけ遡った期間内にログインした作業者により登録された承認待ちデータを、優先承認待ちデータとして特定してもよい。この場合、サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、記憶部１４に記憶されているログイン管理情報Ｌに基づいて、承認者がログインした時刻から設定時間だけ遡った期間内にログアウトした作業者がいるか否かを判定する。例えば、図９に示すように、承認者である「ユーザーＸ」がログインした時刻から設定時間だけ遡った期間内に作業者である「ユーザーＡ」がログアウトしている場合、ＣＰＵ１１は、承認者がログインした時刻から設定時間だけ遡った期間内にログアウトした作業者がいると判定する。この場合、ＣＰＵ１１は、その作業者がログインしている間に登録された承認待ちデータを優先承認待ちデータとして特定する。例えば、図９に示すように、「ユーザーＡ」がログインしている間に画像データＤ１が登録された場合には、この画像データＤ１が優先承認待ちデータとして特定される。つまり、ＣＰＵ１１は、取得されたログイン管理情報Ｌに基づいて、承認者がログインした時刻から予め設定された時間だけ遡った期間内にログアウトした作業者がログインしている間に記憶部１４に書き込まれたデータを特定する。
【００３７】
（変形例３）
上述した実施形態において、作業者がログアウトしてから承認者がログインするまでの期間に、別の利用者がログインしてコピー処理に画像形成装置２０が利用された場合には、コピー処理の時間を不算入として扱ってもよい。例えば、コピー処理の時間が３０秒である場合、ＣＰＵ１１は、優先承認待ちデータを登録した作業者であるユーザーＡがログアウトした時刻から、承認者であるユーザーＸがログインした時刻までの時間から承認者でも作業者でもない利用者がログインしていた３０秒を差し引いた時間を算出する。つまり、ＣＰＵ１１は、承認者より前にログインしていた作業者のうち最後にログインした作業者がログアウトしてから承認者がログインするまでの期間に、画像形成装置２０がデータの入力以外の処理に利用された場合には、その作業者がログアウトした時刻から承認者がログインした時刻までの時間から、その処理の時間を差し引いた時間を算出する。なお、処理の時間を不算入として扱う対象はコピー処理に限らない。例えば、承認を必要としない内容の画像を示す画像データをサーバー装置１０に登録する処理であってもよいし、画像形成装置２０がＦＡＸ機能を有している場合には、ＦＡＸ処理であってもよい。
【００３８】
また、上述した変形例２において、作業者がログアウトしてから承認者がログインするまでの期間に、画像形成装置２０がコピー処理に利用された場合には、コピー処理の時間を上述した設定時間から除外して扱ってもよい。例えば、設定時間が３分であり、コピー処理に利用された時間が１分である場合には、承認者がログインした時刻から設定時間３分とコピー処理の時間１分とを加算した時間である４分だけ遡った期間内にログアウトした作業者により登録されたデータを優先承認待ちデータとして特定する。つまり、ＣＰＵ１１は、作業者がログアウトしてから承認者がログインするまでの期間に、画像形成装置２０がデータの入力以外の処理に利用された場合には、承認者がログインした時刻から予め設定された時間とその処理の時間とを加算した時間だけ遡った期間内にログアウトした作業者がログインしている間に記憶部１４に書き込まれたデータを特定する。
【００３９】
（変形例４）
上述した変形例２において、ユーザーＡが短い時間間隔で連続してログインしていた場合には、これらの複数のログイン期間を１つのログイン期間として扱ってもよい。この場合、サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、上述と同様に、記憶部１４に記憶されているログイン管理情報Ｌに基づいて、承認者が画像形成装置２０ａにログインした時刻から、設定時間だけ遡った期間内に画像形成装置２０ａをログアウトした作業者を特定し、さらに特定した作業者が連続して画像形成装置２０ａにログインしているか否かを判定する。例えば、図９に示すように、承認者である「ユーザーＸ」がログインした時刻から設定時間だけ遡った期間内に「ユーザーＡ」がログアウトしており、その１つ前のログインを別の作業者である「ユーザーＢ」が行っている場合には、ＣＰＵ１１は、「ユーザーＡ」が連続してログインいないと判定する。この場合、ＣＰＵ１１は、上述した変形例２と同様に優先承認待ちデータを特定する。
【００４０】
一方、図１０に示すように、承認者である「ユーザーＸ」がログインした時刻から設定時間だけ遡った期間内に「ユーザーＡ」がログアウトしており、その１つ前のログインも「ユーザーＡ」が行っており、さらに、ユーザーＡがいったんログアウトした時刻からユーザーＡが再びログインした時刻までの時間ｔが閾値よりも短いときには、ＣＰＵ１１は、「ユーザーＡ」が画像形成装置２０ａに連続してログインしていると判定する。この場合、ＣＰＵ１１は、先のログイン中に登録された画像データＤ１と、後のログイン中に登録された画像データＤ２とを優先承認待ちデータとして特定する。つまり、ＣＰＵ１１は、承認者がログインした時刻から予め設定された時間だけ遡った期間内にログアウトした作業者が連続してログインしている場合には、各々のログインが行われている間に記憶部１４に書き込まれた複数のデータを特定する。
【００４１】
（変形例５）
上述した実施形態では、画像形成装置２０が１台である構成を例に挙げて説明したが、画像形成装置２０が複数台あり、作業者と承認者とが異なる画像形成装置２０を利用してもよい。この場合、サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、承認者がログインした時刻よりも前に記憶部１４に登録された承認待ちデータのうち最後に登録された画像データを、優先承認待ちデータとして特定する。
【００４２】
（変形例６）
上述した実施形態では、見積書を承認する例を挙げて説明したが、承認の対象となるものはこれに限らない。例えば、ＦＡＸを送信する作業が承認の対象であってもよい。この場合、ユーザーＡは、画像形成装置２０の表示操作部２５を操作して、宛先となるＦＡＸ番号を指定し、ＦＡＸを送信する作業の承認を依頼する。ＣＰＵ２１は、表示操作部２５の操作により指定されたＦＡＸ番号宛にＦＡＸを送信する作業を示すデータを作成し、作成したデータを通信部２３からサーバー装置１０に送信する。この場合、上述した承認処理画面Ｐは、指定されたＦＡＸ番号宛にＦＡＸを送信する作業の承認を優先して受け付ける。承認者は、ＦＡＸ番号に間違いがないかを確認すると、表示操作部２５を操作して、このＦＡＸを送信する作業の承認を行う。
【００４３】
（変形例７）
上述した実施形態において、サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、承認待ちデータを記憶部１４に記憶させた後、承認待ちデータの登録を完了したことを通知する登録通知メッセージを通信部１３から画像形成装置２０に送信してもよい。画像形成装置２０のＣＰＵ２１は、サーバー装置１０から送信されてきた登録通知メッセージを受信部２３により受信すると、受信した登録通知メッセージを表示操作部２５に表示させる。このとき、登録通知メッセージは、例えばポップアップ形式で表示されてもよい。また、サーバー装置１０と画像形成装置２０との間で電子メールの送受信を行うことができる場合には、ＣＰＵ１１は、登録通知メッセージを電子メールにより画像形成装置２０に送信してもよい。
【００４４】
（変形例８）
上述した実施形態では、優先承認待ちデータが複数ある場合に、複数の優先承認待ちデータのうち登録日時が最も新しい優先承認待ちデータに応じた作業の承認を受け付ける承認処理画面Ｐの画面データを作成する例を挙げて説明したが、承認処理画面Ｐの内容はこれに限らない。例えば、承認処理画面Ｐが、各々の優先承認待ちデータに応じた作業が承認待ちであることを示すものであってもよい。この場合、承認処理画面Ｐには、例えば各々の優先承認待ちデータに対応付けられた「データ名」及び「依頼者名」が配列される。
【００４５】
（変形例９）
上述した実施形態では、画像形成装置２０がログイン処理及びログアウト処理を行う構成を例に挙げて説明したが、これらの処理をサーバー装置１０が行ってもよい。この場合、サーバー装置１０の記憶部１４には、上述した認証情報Ｎ及びログイン管理情報Ｌが記憶される。そして、画像形成装置２０のＣＰＵ２１は、表示操作部２５の操作によりユーザー名及びパスワードが入力されると、入力されたユーザー名及びパスワードを通信部２３によりサーバー装置１０に送信する。サーバー装置１０のＣＰＵ１１は、画像形成装置２０から送信されてきたユーザー名及びパスワードを通信部１３により受信すると、これを記憶部１４に記憶されている認証情報Ｎと照合して、ユーザー名及びパスワードが一致するか否かを判定し、一致すると判定した場合にはログイン処理を行う。また、ＣＰＵ１１は、ログイン処理又はログアウト処理を行うときに、記憶部１４に記憶されているログイン管理情報Ｌの更新を行う。
【００４６】
（変形例１０）
上述した実施形態では、入力装置を画像形成装置２０に適用した例を挙げて説明したが、入力装置をその他の装置に適用することも可能である。例えば、入力装置をパーソナルコンピューター装置に適用してもよい。
【００４７】
（変形例１１）
上述した実施形態において、画像形成装置２０のＣＰＵ２１にて行なわれる処理は、ＣＰＵ２１と他のハードウェアとの協働によって行われてもよいし、ＣＰＵ２１に代えて１又は複数のハードウェアが行ってもよい。また、画像形成装置２０のＣＰＵ２１又はサーバー装置１０のＣＰＵ１１によって行われる処理は、単一のプログラムによって実現されてもよいし、複数のプログラムによって実現されてもよい。また、サーバー装置１０のＣＰＵ１１，画像形成装置２０のＣＰＵ２１によって実行される各プログラムは、磁気テープや磁気ディスクなどの磁気記録媒体、光ディスクなどの光記録媒体、光磁気記録媒体、半導体メモリーなどの、コンピューターが読み取り可能な記録媒体に記憶された状態で提供し得る。また、このプログラムを、インターネットなどの通信回線経由でダウンロードさせることも可能である。
【符号の説明】
【００４８】
１…ワークフローシステム、１０…サーバー装置、１１…ＣＰＵ、１２…メモリー、１３…通信部、１４…記憶部、２０…画像形成装置、２１…ＣＰＵ、２２…メモリー、２３…通信部、２４…記憶部、２５…表示操作部、２６…画像読取部、２７…画像形成部。
【特許請求の範囲】
【請求項１】
第１の利用者による承認を必要とする作業に応じたデータの入力が入力装置により受け付けられると、入力が受け付けられた当該データを取得して記憶手段に書き込む書込手段と、
第２の利用者がログインすると、前記記憶手段に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する特定手段と、
前記特定手段により特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面の画面データを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成された画面データを前記入力装置に送信する送信手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
利用者を識別する利用者識別情報と、当該利用者がログイン及びログアウトした時刻とが対応付けられた利用情報を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された利用情報に基づいて、前記第２の利用者よりも前にログインした第１の利用者のうち最後にログインした第１の利用者がログアウトした時刻から、当該第２の利用者がログインした時刻までの時間を算出する算出手段とを備え、
前記作成手段は、前記算出手段により算出された時間が予め決められた時間内である場合には、前記承認待ち画面の画面データを作成する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記作成手段は、前記算出手段により算出された時間が前記予め決められた時間を越えている場合には、前記承認待ち画面を表示するか否かの選択を受け付ける選択受付画面の画面データを作成する
ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記算出手段は、前記最後にログインした第１の利用者がログアウトしてから前記第２の利用者がログインするまでの期間に、前記入力装置が前記データの入力以外の処理に利用された場合には、当該最後にログインした第１の利用者がログアウトした時刻から当該第２の利用者がログインした時刻までの時間から、当該処理の時間を差し引いた時間を算出する
ことを特徴とする請求項２又は３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
利用者を識別する利用者識別情報と、当該利用者がログイン及びログアウトした時刻とが対応付けられた利用情報を取得する取得手段を備え、
前記特定手段は、前記取得手段により取得された利用情報に基づいて、前記第２の利用者がログインした時刻から予め設定された時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者がログインしている間に前記記憶手段に書き込まれたデータを特定する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記特定手段は、前記第１の利用者がログアウトしてから前記第２の利用者がログインするまでの期間に、前記入力装置が前記データの入力以外の処理に利用された場合には、前記第２の利用者がログインした時刻から前記予め設定された時間と当該処理の時間とを加算した時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者がログインしている間に前記記憶手段に書き込まれたデータを特定する
ことを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記特定手段は、前記第２の利用者がログインした時刻から予め設定された時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者が連続してログインしている場合には、各々の当該ログインが行われている間に前記記憶手段に書き込まれた複数のデータを特定する
ことを特徴とする請求項５又は６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
第１の利用者による承認を必要とする作業に応じたデータの入力を受け付ける入力受付手段
を有する入力装置と、
前記入力受付手段により入力が受け付けられたデータを取得して、記憶手段に書き込む書込手段と、
第２の利用者がログインすると、前記記憶手段に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する特定手段と、
前記特定手段により特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面の画面データを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成された画面データを前記入力装置に送信する送信手段と
を有する情報処理装置とを備え、
前記入力装置は、
前記送信手段から送信された画面データを受信する受信手段と、
前記受信手段により受信された画面データに応じた画面を表示する表示手段とを有する
ことを特徴とする承認支援システム。
【請求項９】
前記入力受付手段は、前記承認を必要とする作業に関する画像を読み取り、当該画像を表す画像データの入力を受け付ける
ことを特徴とする請求項８に記載の承認支援システム。
【請求項１０】
コンピューターを、
第１の利用者がログインしているときに、承認を必要とする作業に応じたデータの入力が入力装置により受け付けられると、入力が受け付けられた当該データを取得して記憶手段に書き込む書込手段と、
第２の利用者がログインすると、前記記憶手段に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する特定手段と、
前記特定手段により特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面の画面データを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成された画面データを前記入力装置に送信する送信手段
として機能させるためのプログラム。
【請求項１】
第１の利用者による承認を必要とする作業に応じたデータの入力が入力装置により受け付けられると、入力が受け付けられた当該データを取得して記憶手段に書き込む書込手段と、
第２の利用者がログインすると、前記記憶手段に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する特定手段と、
前記特定手段により特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面の画面データを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成された画面データを前記入力装置に送信する送信手段と
を備えることを特徴とする情報処理装置。
【請求項２】
利用者を識別する利用者識別情報と、当該利用者がログイン及びログアウトした時刻とが対応付けられた利用情報を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された利用情報に基づいて、前記第２の利用者よりも前にログインした第１の利用者のうち最後にログインした第１の利用者がログアウトした時刻から、当該第２の利用者がログインした時刻までの時間を算出する算出手段とを備え、
前記作成手段は、前記算出手段により算出された時間が予め決められた時間内である場合には、前記承認待ち画面の画面データを作成する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】
前記作成手段は、前記算出手段により算出された時間が前記予め決められた時間を越えている場合には、前記承認待ち画面を表示するか否かの選択を受け付ける選択受付画面の画面データを作成する
ことを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
【請求項４】
前記算出手段は、前記最後にログインした第１の利用者がログアウトしてから前記第２の利用者がログインするまでの期間に、前記入力装置が前記データの入力以外の処理に利用された場合には、当該最後にログインした第１の利用者がログアウトした時刻から当該第２の利用者がログインした時刻までの時間から、当該処理の時間を差し引いた時間を算出する
ことを特徴とする請求項２又は３に記載の情報処理装置。
【請求項５】
利用者を識別する利用者識別情報と、当該利用者がログイン及びログアウトした時刻とが対応付けられた利用情報を取得する取得手段を備え、
前記特定手段は、前記取得手段により取得された利用情報に基づいて、前記第２の利用者がログインした時刻から予め設定された時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者がログインしている間に前記記憶手段に書き込まれたデータを特定する
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項６】
前記特定手段は、前記第１の利用者がログアウトしてから前記第２の利用者がログインするまでの期間に、前記入力装置が前記データの入力以外の処理に利用された場合には、前記第２の利用者がログインした時刻から前記予め設定された時間と当該処理の時間とを加算した時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者がログインしている間に前記記憶手段に書き込まれたデータを特定する
ことを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
【請求項７】
前記特定手段は、前記第２の利用者がログインした時刻から予め設定された時間だけ遡った期間内にログアウトした第１の利用者が連続してログインしている場合には、各々の当該ログインが行われている間に前記記憶手段に書き込まれた複数のデータを特定する
ことを特徴とする請求項５又は６に記載の情報処理装置。
【請求項８】
第１の利用者による承認を必要とする作業に応じたデータの入力を受け付ける入力受付手段
を有する入力装置と、
前記入力受付手段により入力が受け付けられたデータを取得して、記憶手段に書き込む書込手段と、
第２の利用者がログインすると、前記記憶手段に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する特定手段と、
前記特定手段により特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面の画面データを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成された画面データを前記入力装置に送信する送信手段と
を有する情報処理装置とを備え、
前記入力装置は、
前記送信手段から送信された画面データを受信する受信手段と、
前記受信手段により受信された画面データに応じた画面を表示する表示手段とを有する
ことを特徴とする承認支援システム。
【請求項９】
前記入力受付手段は、前記承認を必要とする作業に関する画像を読み取り、当該画像を表す画像データの入力を受け付ける
ことを特徴とする請求項８に記載の承認支援システム。
【請求項１０】
コンピューターを、
第１の利用者がログインしているときに、承認を必要とする作業に応じたデータの入力が入力装置により受け付けられると、入力が受け付けられた当該データを取得して記憶手段に書き込む書込手段と、
第２の利用者がログインすると、前記記憶手段に書き込まれた複数のデータのうち少なくとも最後に書き込まれたデータを特定する特定手段と、
前記特定手段により特定されたデータに応じた作業が承認待ちであることを示す承認待ち画面の画面データを作成する作成手段と、
前記作成手段により作成された画面データを前記入力装置に送信する送信手段
として機能させるためのプログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【公開番号】特開２０１１−２８３３７（Ｐ２０１１−２８３３７Ａ）
【公開日】平成２３年２月１０日（２０１１．２．１０）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００９−１７０５２５（Ｐ２００９−１７０５２５）
【出願日】平成２１年７月２１日（２００９．７．２１）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２３年２月１０日（２０１１．２．１０）
【国際特許分類】
【出願日】平成２１年７月２１日（２００９．７．２１）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
[ Back to top ]