印刷システムおよびその制御方法、プログラム、並びに画像形成装置
【課題】本発明は、ユーザが煩雑な作業をすることなく、回収対象となる印刷ジョブの文書（例えば、機密文書）の回収を容易に行うことができる印刷システムを提供する。
【解決手段】文書管理サーバ２０１では、文書出力機器３０１に送信する印刷ジョブの機密性を判定し、判定された機密性を含む印刷ジョブの管理情報を保存する。一方、文書出力機器３０１では、ユーザを識別するためのユーザ情報の入力を受け付けて文書管理サーバ２０１に送信し、該ユーザ情報に対応する印刷ジョブの管理情報を受信し、該管理情報に応じて画面表示を行う。そして、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされたときは管理情報に示された未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされたときは管理情報に示された未回収の印刷ジョブを表示する。
【解決手段】文書管理サーバ２０１では、文書出力機器３０１に送信する印刷ジョブの機密性を判定し、判定された機密性を含む印刷ジョブの管理情報を保存する。一方、文書出力機器３０１では、ユーザを識別するためのユーザ情報の入力を受け付けて文書管理サーバ２０１に送信し、該ユーザ情報に対応する印刷ジョブの管理情報を受信し、該管理情報に応じて画面表示を行う。そして、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされたときは管理情報に示された未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされたときは管理情報に示された未回収の印刷ジョブを表示する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷システムおよびその制御方法、プログラム、並びに画像形成装置に関し、特に、ネットワークを介して文書の印刷出力を行う印刷システムおよびその制御方法、プログラム、並びに画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、個人情報の流出など、企業が機密として管理すべき情報が外部に流出する情報漏洩事件が頻発している。そのため、機密情報の流出を防止または抑止するためのセキュリティシステムが必要とされている。
【０００３】
コンピュータによって管理される電子情報は、セキュリティ技術の向上により流出防止が図られているが、電子情報を印刷することにより得られる紙文書（印刷物）については依然として外部へ流出する場合がある。そこで、出力された機密文書の回収状況を管理することで機密文書の漏洩を抑止する方法として、例えば、特許文献１に記載された認証印刷システムが提案されている。この認証印刷システムは、機密文書の回収がなされていない場合、文書出力者の退出を認めないように動作するものである。
【特許文献１】特開２００８−１２３１７９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来技術では、ユーザが再認証を行うことで、印刷された機密文書の回収がなされたと判断していることから、実際には未回収であるにも関わらず、再認証が行われることで回収済みとなり、機密文書を適切に回収することが困難である。
【０００５】
また、上記従来技術では、退出時に入力させた回収確認コードが一致した場合には回収済みとしてしまうため、本当に回収していない機密文書についても未回収となってしまい、機密文書の回収忘れを防ぐことが困難である。
【０００６】
さらに、上記従来技術では、機密文書として取り扱う必要のない一般の文書まで回収確認を行わせるので、ユーザに煩雑な作業を強いることになる。また、多くの印刷がされる企業においては、回収確認作業によって印刷業務が滞ってしまうという問題がある。
【０００７】
そこで、本発明は、ユーザが煩雑な作業をすることなく、回収対象となる印刷ジョブの文書（例えば、機密文書）の回収を容易に行うことができる印刷システムおよびその制御方法、プログラム、並びに画像形成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、請求項１記載の印刷システムは、印刷ジョブを画像形成装置に送信する情報処理装置と、受信した印刷ジョブを印刷出力する画像形成装置とを備える印刷システムであって、前記画像形成装置は、ユーザを特定するための特定情報の入力を受け付ける特定情報入力手段と、前記受け付けた特定情報が認証されることによって決定されるユーザ情報を前記情報処理装置に送信するユーザ情報送信手段と、前記送信したユーザ情報に対応する印刷ジョブの管理情報を前記情報処理装置から受信する管理情報受信手段と、前記管理情報に応じて画面表示を行う表示手段とを備え、前記表示手段は、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる未出力情報に従って未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる回収情報に従って未回収の印刷ジョブを表示することを特徴とし、前記情報処理装置は、回収対象となる印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を保存する管理情報保存手段と、前記画像形成装置から受信したユーザ情報に対応する印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を送信する管理情報送信手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
上記目的を達成するために、請求項１１記載の印刷システムの制御方法は、印刷ジョブを画像形成装置に送信する情報処理装置と、受信した印刷ジョブを印刷出力する画像形成装置とを備える印刷システムの制御方法であって、回収対象となる印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を前記情報処理装置に保存する管理情報保存工程と、ユーザを特定するための特定情報の入力を受け付けて前記画像形成装置から前記情報処理装置に送信する管理情報送信工程と、前記画像形成装置から受信したユーザ情報に対応する前記印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を当該画像形成装置に返信する管理情報返信工程と、前記画像形成装置が受信した管理情報に応じて画面表示を行う表示工程とを備え、前記表示工程では、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる未出力情報に従って未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる回収情報に従って未回収の印刷ジョブを表示することを特徴とする。
【００１０】
上記目的を達成するために、請求項１３記載の画像形成装置は、情報処理装置から受信した印刷ジョブを印刷出力する画像形成装置であって、回収対象となる印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を保存する管理情報保存手段と、ユーザを特定するための特定情報の入力を受け付ける特定情報入力手段と、入力された特定情報が認証されることによって決定されるユーザ情報に対応する前記印刷ジョブの管理情報を取得する管理情報取得手段と、前記取得した管理情報に応じて画面表示を行う表示手段とを備え、前記表示手段は、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる未出力情報に従って未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる回収情報に従って未回収の印刷ジョブを表示することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、ユーザが煩雑な作業をすることなく、回収対象となる印刷ジョブの文書（例えば、機密文書）の回収を容易に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。
【００１３】
図１は、本発明の実施形態に係る印刷システムの構成例を示す図である。
【００１４】
図１において、本発明の実施形態に係る印刷システムでは、ユーザが使用するユーザ用ＰＣ（Personal Computer）１０１（情報処理装置）と、文書管理サーバ２０１（情報処理装置）と、プリンタや複合機等の画像形成機能を有する文書出力機器３０１（画像形成装置）と、管理者用ＰＣ４０１（情報処理装置）とがＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク１０４を介して互いに接続されている。
【００１５】
印刷システムを構成する各種装置については、図示例に限定されず、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。例えば、文書管理サーバ２０１の機能（印刷ジョブの蓄積や管理機能）をユーザ用ＰＣ１０１または文書出力機器３０１に持たせ、文書管理サーバ２０１を省略したシステムであってもよい。
【００１６】
図２は、図１の印刷システムにおける文書出力（文書ファイルの印刷）の流れを示す図である。
【００１７】
まず、ユーザは、ユーザ用ＰＣ１０１を操作して文書ファイルの印刷指示を与える。ユーザ用ＰＣ１０１はプリンタドライバを備え、該プリンタドライバにより提供されるＵＩ（User Interface）上でのユーザからの印刷設定を受け付けて、文書管理サーバ２０１に印刷ジョブを送信する。
【００１８】
プリンタドライバでは、送信する印刷ジョブで出力される文書（印刷物）をユーザに回収させるか否か、即ち該出力される文書が機密性のある文書であるか否かを、そのＵＩ上で印刷ジョブに設定することが可能である。回収が必要（機密性がある）と設定された印刷ジョブについては後述する文書回収処理が行われる。回収が必要と設定された印刷ジョブは、プリンタドライバにより、そのファイル名の先頭に「＿ｘ＿」（ｘ：自然数）という文字列が付与される。
【００１９】
なお、プリンタドライバが、ユーザからの印刷設定に応じて、回収が必要とされる印刷ジョブのファイル名に所定の文字列を付けるように構成しているが、ユーザ自身が付与するようにしてもよい。また、本実施の形態では、ファイル名に付与された文字列に応じて、回収を必要とするか否かを判断するように構成したが、プリンタドライバにより、印刷ジョブのヘッダー情報に回収の必要性の有無を設定情報として記憶する構成であってもよい。この場合、設定情報に回収の必要有りを示す情報があった場合には、後述する文書回収処理を行うようにする。
【００２０】
印刷ジョブを受信した文書管理サーバ２０１は、所定のプリンタ（ここでは文書出力機器３０１）へ印刷ジョブを送信（転送）する。また、文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１から出力された文書の回収が速やかに行われない場合、回収を促す旨の通知（未回収通知）をユーザ用ＰＣ１０１に行う。回収を促す旨の通知（未回収通知）は、例えば、メール送信で行われても、メッセージボックスを画面表示しても、どのような方法であってもよい。また、長期間、出力文書の回収がなされないまたは大量の出力文書が未回収である場合には、管理者用ＰＣ４０１に出力制限通知を行うと共に、機密文書の出力制限を実施する。
【００２１】
文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１から印刷ジョブを受信し、必要に応じてユーザ認証を行った後に、文書の印刷出力を実行する。文書出力機器３０１では、出力文書を誤回収した可能性のあるユーザの検索や、出力文書の回収時に他のユーザが出力した出力文書の存在をユーザに通知することができ、出力文書の誤回収を防ぐことが可能である。
【００２２】
また、文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１に対して文書出力の完了通知を行ったり、文書管理サーバ２０１から文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）を取得して所定の画面表示を行う。
【００２３】
図３は、図１の印刷システムにおける文書管理サーバ２０１のハードウェア構成の概略を示すブロック図である。なお、文書管理サーバ２０１、ユーザ用ＰＣ１０１、及び管理者用ＰＣ４０１は略同一構成を有することから文書管理サーバ２０１についてのみ説明する。
【００２４】
図３において、文書管理サーバ２０１は、ＣＰＵ２１と、ＲＡＭ２２と、ＲＯＭ２３と、ＬＡＮアダプタ２４と、ビデオアダプタ２５と、キーボード２６と、マウス２７等のポインティングデバイスと、ハードディスク２８と、記憶媒体ドライブ２９とを備え、これらがシステムバス２０を介して互いに接続されている。システムバス２０は、例えば、ＰＣＩバス、ＡＧＰバス、メモリバス等で構成される。なお、図示例では、各バス間の接続用チップやキーボードインタフェースやいわゆるＳＣＳＩやＡＴＡＰＩのような入出力用インターフェースは省略されている。
【００２５】
ＣＰＵ２１は、オペレーションシステムのプログラム、各種アプリケーションプログラムに基づいて四則演算や比較演算等の各種の演算、ハードウェアの制御を行う。ＲＡＭ２２には、ハードディスク２８や記憶媒体ドライブ２９に装着されたＣＤ−ＲＯＭやＣＤ−Ｒ等の記憶媒体から読み出されたオペレーションシステムのプログラムやアプリケーションプログラム等が記憶され、これらのプログラムはＣＰＵ２１の制御の下に実行される。
【００２６】
ＲＯＭ２３には、オペレーションシステムと協働してハードディスク等への入出力を司るいわゆるＢＩＯＳ等が記憶される。ＬＡＮアダプタ２４は、ＣＰＵ２１によって制御されるオペレーションシステムの通信プログラムと協働してネットワークを介した外部との通信を行う。ビデオアダプタ２５は、不図示のディスプレイ装置に出力する画像信号を生成する。キーボード２６やマウス２７は、装置への指示を入力するために用いられる。
【００２７】
ハードディスク２８には、オペレーティングシステムや各種アプリケーションの保存の他にユーザ情報、文書情報、設定情報、認証情報、印刷システムに必要な情報が記憶されている。記憶媒体ドライブ２９は、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−Ｒ／Ｗ、ＤＶＤ等の記憶媒体を装着してアプリケーションプログラムをハードディスク２８にインストールするのに用いる。なお、ＣＤ−ＲＯＭに限らずＣＤ−Ｒ、ＣＤ−Ｒ／Ｗ用ドライブ、ＭＯドライブ、ＤＶＤ＋−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＡＭドライブ等を用いてもよい。
【００２８】
図４は、文書出力機器３０１のハードウェア構成の概略を示すブロック図である。
【００２９】
図４において、文書出力機器３０１は、ＣＰＵ３１と、ＲＡＭ３２と、ＲＯＭ３３と、ＬＡＮアダプタ３４と、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５と、通信回線Ｉ／Ｆ３６と、スキャンエンジン３７と、ハードディスク３８と、ＩＤカードリーダ３９と、プリントエンジン４０とを備え、これらがシステムバス３０を介して互いに接続されている。
【００３０】
液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５は、表示機能とデータ入力機能とを有するタッチパネルで構成される。通信回線Ｉ／Ｆ３６は、電話回線とのインターフェースを司る。スキャンエンジン３７は、原稿を光学的に読み取りデジタル画像データに変換して入力する。ＩＤカードリーダ３９は、各ユーザが個別に持つＩＤカードの記憶内容を読み取ってＩＤ情報を取得するための読取装置であり、例えば、ＩＤカードリーダ３９に挿入されたＩＤカードからＩＤ情報を読み取る接触型の読取装置である。プリントエンジン４０は、スキャンエンジン３７から入力されたデジタル画像データや文書管理サーバ２０１から受信した印刷ジョブを印刷文書（印刷物）として出力する。ハードディスク３８には、システムプログラム等の他に、文書管理サーバ２０１へ文書情報を転送する転送プログラムが記憶されている。
【００３１】
次に、文書管理サーバ２０１にて実行される印刷ジョブの機密性判断処理について説明する。本実施の形態では、文書管理サーバ２０１が、ユーザ用ＰＣ１０１からネットワーク１０４を介して受信した印刷ジョブの機密性を判断した後に、文書出力機器３０１に該印刷ジョブの転送を行っている。なお、以下に説明する処理は、実際には、文書管理サーバ２０１内のＣＰＵ２１または文書出力機器３０１内のＣＰＵ３１が、ＲＯＭ２３，３３またはハードディスク２８，３８から読み出した制御プログラムを実行することによりなされる処理である。
【００３２】
図５は、文書管理サーバ２０１にて実行される印刷ジョブの機密性判断処理を示すフローチャートである。
【００３３】
図５において、文書管理サーバ２０１は、ユーザ用ＰＣ１０１から印刷ジョブを受信（ステップＳ４０１）すると、該印刷ジョブのファイル名から機密性のある印刷ジョブか否かを判断する（ステップＳ４０２）。ここでは、印刷ジョブのファイル名の先頭文字列に「＿ｘ＿」（ｘ：自然数）があるか否かに応じて、該印刷ジョブが回収対象である機密性のある印刷ジョブか否かが判定される（第１の回収ジョブ判定）。ファイル名の先頭文字列に「＿ｘ＿」（ｘ：自然数）があった場合、機密性のある印刷ジョブ（以下、「機密印刷ジョブ」と呼ぶ）と判定される（機密区分の判定）。なお、ｘの大小によって機密性レベルが決定される（機密性レベルの決定方法については後述する）。一方、ファイル名の先頭文字列に「＿ｘ＿」がなかった場合、機密性の無い印刷ジョブ（以下、「通常印刷ジョブ」と呼ぶ）と判定される。
【００３４】
通常印刷ジョブと判定された場合（ステップＳ４０２でＮＯ）、文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１に対して、印刷ジョブ情報を送信する（ステップＳ４０９）。印刷ジョブ情報は、出力文書ＩＤ（印刷ジョブＩＤ）、ファイル名、ファイル保存先パス（出力文書ファイルパス）、及び印刷を指示したユーザのユーザＩＤ等が含まれる。出力文書ＩＤは、出力文書（印刷ジョブ）を一意に識別するための識別情報である。文書管理サーバ２０１は、印刷ジョブを受信すると、該印刷ジョブに対応する出力文書ＩＤを生成する。ファイル名は、印刷ジョブのファイル名である。ファイル保存先パス（出力文書ファイルパス）は、印刷ジョブファイルの保存先を示すパスである。ユーザＩＤは、印刷ジョブ送信ユーザのユーザＩＤで、印刷ジョブ内の管理情報に記憶されている情報である。
【００３５】
本実施の形態では、文書管理サーバ２０１に対して、１つの文書出力機器３０１が接続されているが、複数の文書出力機器が接続されるように構成されていてもよい。この場合、各文書出力機器に対して印刷ジョブ情報が送信される。
【００３６】
次に、文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１に対して、文書（印刷ジョブ）の出力指示を送信する（ステップＳ４１０）。出力指示の送信とは、印刷ジョブを送信することであり、ユーザ用ＰＣ１０１のプリンタドライバで指定された文書出力機器３０１に対してステップＳ４０１で受信した印刷ジョブが送信される。つづいて、文書管理サーバ２０１は、当該サーバ２０１が保存・管理するユーザ情報、文書情報の更新処理を実行する（ステップＳ４１１）。ユーザ情報の概略構成を図１７（ａ）に示し、文書情報の概略構成を図１７（ｂ）に示す。図１７（ａ）〜図１７（ｃ）に示す各種情報は、文書管理サーバ２０１内で保存・管理されている情報である。
【００３７】
図１７（ａ）において、ユーザ情報１６０１は、ユーザを識別するためのユーザＩＤと、出力文書ＩＤと、管理者により設定される文書出力の出力制限フラグと、文書出力機器で出力された機密文書のジョブ数から回収された文書の数を引いた出力文書数と、ユーザ名とで構成される。
【００３８】
図１７（ｂ）において、文書情報１６０２は、出力文書ＩＤと、出力文書ファイルパス（ファイル保存先パス）と、出力日時と、出力フラグと、機密性レベルと、通知回数と、回収フラグと、回収日時と、ファイル名とで構成される。出力日時は、文書出力機器が文書を印刷出力した日時である。出力フラグは、文書出力機器から文書の印刷出力が実行されたか否かを示すフラグである。機密性レベルとは、文書（印刷ジョブ）の機密性のレベルを示すフラグであり、０：一般文書（通常印刷ジョブ）、１：出力時認証不要機密文書（即時出力可能印刷ジョブ）、２：出力時認証機密文書（認証出力印刷ジョブ）のいずれかが登録される。即時出力可能印刷ジョブは、通常印刷ジョブより機密性レベルが高く、即時出力が可能な印刷ジョブを意味する。認証出力印刷ジョブは、即時出力可能印刷ジョブより機密性レベルが高く、即時出力が不可能な印刷ジョブを意味する。通知回数は、文書が出力された後から設定時間が経過する毎に行われたユーザへの通知の回数である。回収フラグは、文書回収を必要とするか否かを示すフラグ（回収ジョブ判定するためのフラグ）であり、ＯＮ：回収済み（回収不要）、ＯＦＦ：未回収（回収要）のいずれかが登録される。回収日時は、文書が回収された日時である。ファイル名は、上述したように、印刷ジョブのファイル名である。
【００３９】
図１７（ｃ）に示す設定情報は、ユーザへの文書回収を促す通知を行う通知間隔が登録される設定時間と、文書の出力制限を実行するまでのユーザへの通知限度回数が登録される設定回数と、出力制限を実行するまでのユーザの出力文書限度数が登録される設定文書数とで構成される。図１７（ａ）に示すユーザ情報、図１７（ｂ）に示す文書情報、及び図１７（ｃ）に示す設定情報を文書管理情報（印刷ジョブ管理情報）と総称する。
【００４０】
図５に戻り、ステップＳ４１１の文書情報の更新処理では、ユーザ情報１６０１の出力文書ＩＤには、出力した文書のＩＤ（印刷ジョブＩＤ）が登録され、出力文書数の値が増やされる。そして、文書情報１６０２の出力文書ＩＤに印刷ジョブＩＤが登録されると共に、出力日時に出力したときの日時が登録される。出力フラグには「出力済み」が登録され、機密性レベルには「０」が登録される。更に、回収フラグには「回収済み」が登録される。なお、回収済みとは、回収を必要としない一般文書であることを示す情報であり、このタイミングで回収済みとして処理をする。
【００４１】
ステップＳ４０２において、機密印刷ジョブと判定された場合（ステップＳ４０２でＹＥＳ）、文書管理サーバ２０１は、該機密印刷ジョブが即時出力可能な印刷ジョブ（機密性レベルの低い印刷ジョブ）かどうかを判定する（ステップＳ４０３）。つまり、ステップＳ４０３は、認証に応じて印刷することが可能となる印刷ジョブか否かを判定する認証印刷判定を行う。ここで即時出力可能な印刷ジョブか否かの判定を行うのは、全ての出力文書を回収対象とするのではユーザの負荷が高くなってしまうので、それを軽減するためである。即時出力可能な印刷ジョブか否かの判定には、印刷ジョブのファイル名の先頭文字列にある「＿ｘ＿」の「ｘ」部分を用いる。例えば、ｘが２（ファイル名の先頭文字列が「＿２＿」）であった場合は、認証出力印刷ジョブと判定される。一方、ｘが１であった場合、即時出力可能印刷ジョブと判定される。
【００４２】
ステップＳ４０３において、即時出力印刷ジョブと判定された場合（ステップＳ４０３でＹＥＳ）、文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１に対して、印刷ジョブ情報を送信する（ステップＳ４０６）と共に、文書の出力指示を送信する（ステップＳ４０７）。印刷ジョブ情報は、ステップＳ４０９と同様に、出力文書ＩＤ、ファイル名、ファイル保存先パス、及びユーザＩＤが含まれる。出力指示の送信とは、印刷ジョブを送信することであり、ユーザ用ＰＣ１０１のプリンタドライバで指定された文書出力機器３０１に対してステップＳ４０１で受信した印刷ジョブが送信される。
【００４３】
次に、文書管理サーバ２０１は、ユーザ情報、文書情報の更新処理を実行する（ステップＳ４０８）。ステップＳ４０８の文書情報の更新処理では、ユーザ情報１６０１の出力文書ＩＤには、出力した文書のＩＤ（印刷ジョブＩＤ）が登録され、出力文書数が増やされる。そして、文書情報１６０２の出力文書ＩＤに印刷ジョブＩＤが登録されると共に、出力日時に登録がなされる。出力フラグには「出力済み」が登録され、機密性レベルには「１」が登録される。回収フラグには「未回収」が登録される。
【００４４】
一方、ステップＳ４０３において、認証出力印刷ジョブと判定された場合（ステップＳ４０３でＮＯ）、文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１に対して、印刷ジョブ情報を送信し（ステップＳ４０４）、ユーザ情報、文書情報の更新処理を実行する（ステップＳ４０５）。ステップＳ４０５の文書情報の更新処理では、ユーザ情報１６０１の出力文書ＩＤには、出力した文書のＩＤ（印刷ジョブＩＤ）が登録され、出力文書数の値が増やされる。そして、文書情報１６０２の出力文書ＩＤに印刷ジョブＩＤが登録されると共に、ファイル名が登録される。出力フラグには「未出力」が登録され、機密性レベルには「２」が登録される。回収フラグは空（ＮＵＬＬ）のままとする。
【００４５】
なお、上記処理では、機密性判断の基準にファイル名を用いているが、用途や目的に応じて様々な基準が用いられる可能性があることは言うまでもない。
【００４６】
次に、文書出力機器３０１における印刷ジョブの出力処理について説明する。
【００４７】
図６は、文書出力機器３０１にて実行される印刷ジョブの出力処理を示すフローチャートである。
【００４８】
図６において、文書出力機器３０１は、起動時に初期画面として、図２０（ａ）に示す画面１＿１９００を液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５に表示する（ステップＳ５０１）。次に、文書管理サーバ２０１から印刷ジョブ情報を受信し（ステップＳ５０２）、該印刷ジョブ情報をＲＡＭ３２またはハードディスク３８に格納する。格納された印刷ジョブ情報は、図１８に示すように、出力文書ＩＤ、ファイル保存先パス、ファイル名、及びユーザＩＤが含まれる。
【００４９】
次に、文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１から文書の出力指示を受信したか否かを判断し（ステップＳ５０３）、文書出力指示を受信した場合（ステップＳ５０３でＹＥＳ）、印刷ジョブの出力（文書出力）を行う。
【００５０】
一方、文書出力指示を受信しなかった場合（ステップＳ５０３でＮＯ）、文書出力機器３０１は、ユーザからのユーザ情報の入力を受け付ける（ステップＳ５０４）。具体的には、ユーザがＩＤカードをＩＤカードリーダ３９にかざし、文書出力機器３０１がＩＤカードリーダ３９からＩＤカード内に記憶されているカードＩＤ（ユーザを特定するための特定情報）を取得する（特定情報入力）。そして、文書出力機器３０１は、受け付けた特定情報を文書管理サーバ２０１へ送信してユーザ認証を行い、ユーザ認証が成功したか否かを判断する（ステップＳ５０５）。なお、特定情報をカードＩＤ以外の生体情報（例えば、指紋や掌形、網膜等）とすることも可能であり、この場合、ＩＤカードリーダ３９は生体情報を読み取る生体情報読取装置に置き換える。
【００５１】
文書管理サーバ２０１は、ハードディスク２８等に保存・管理されている認証情報（図１９参照）を参照し、文書出力機器３０１から受信したユーザ情報のカードＩＤ（特定情報）に対応するユーザＩＤ（ユーザ情報）があれば、ユーザ認証完了と判断して、ユーザ認証が成功した旨の通知を文書出力機器３０１に送信する。一方、カードＩＤに対応するユーザＩＤがない場合は、ユーザ認証不成功との通知が文書出力機器３０１に送信される。
【００５２】
ステップＳ５０５において、ユーザ認証が成功したと判断した場合（ステップＳ５０５でＹＥＳ）、文書出力機器３０１は、認証されたユーザＩＤに基づいて文書出力機器３０１内に格納されている印刷ジョブ情報を取得し、さらに印刷ジョブ情報の出力文書ＩＤに基づいて文書管理サーバ２０１へ文書状況の問い合わせを行う（ステップＳ５０６）。具体的には、文書出力機器３０１は、出力文書ＩＤを文書管理サーバ２０１に送信する。
【００５３】
文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１から受信した出力文書ＩＤに基づいて文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）を参照し、該出力文書ＩＤの回収状況（回収フラグが回収済みか、未回収かの回収情報）や出力状況（出力フラグが出力済みか、未出力かの未出力情報）、出力制限状況（出力制限フラグが出力制限ありか、なしか）を文書出力機器３０１に送信する。なお、ここでは、認証されたユーザＩＤに対応する全ての出力文書ＩＤの問い合わせを行うものとする。
【００５４】
文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１から文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）を受信し（ステップＳ５０７）、該文書管理情報に応じて図２１（ａ）〜図２１（ｄ）に示すような異なる画面表示を行う（ステップＳ５０８）。ステップＳ５０８の詳細については後述する。
【００５５】
上記処理では、ユーザ認証方法としてＩＤカード認証を想定しているが、用途や目的に応じて様々な手段が持ちいたれる可能性があることは言うまでもない。
【００５６】
次に、図７のステップＳ５０８において、文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）に応じて異なる画面表示を行う際の文書出力機器３０１のフラグ設定処理について図７を参照して説明する。
【００５７】
図７は、文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）に応じて異なる画面表示を行う際の文書出力機器３０１のフラグ設定処理を示すフローチャートである。
【００５８】
図７において、文書出力機器３０１は、まず、フラグＡ，Ｂ，Ｃを初期化（すべてＯＦＦ）する（ステップＳ６００）。フラグＡは、出力待ちの印刷ジョブが存在するか否かを示す未出力文書存在フラグである。フラグＢは、回収待ちの印刷ジョブが存在するか否かを示す未回収文書存在フラグである。フラグＣは、ユーザが出力制限中か否かを示す出力制限フラグである。なお、フラグＣは、図１７（ａ）に示すユーザ情報の出力制限フラグに従って、文書出力機器３０１内に格納されるものである。
【００５９】
次に、文書出力機器３０１は、出力待ちの印刷ジョブが存在するか否かを判断する（ステップＳ６０１）。ここでは、受信した文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）において、認証したユーザＩＤに対応する出力文書ＩＤの出力フラグに「未出力」の印刷ジョブがあるか否かの判定を行う。これは、ユーザ用ＰＣ１０１から印刷ジョブを送信されたにもかかわらず、文書出力機器３０１から文書の出力が完了していない印刷ジョブがあるということである。出力待ちジョブが存在する場合には、フラグＡをＯＮとする（ステップＳ６０２）一方、そうでない場合は（ステップＳ６０１でＮＯ）、そのままステップＳ６０２へ進む。
【００６０】
ステップＳ６０２では、文書出力機器３０１は、回収待ちジョブ（未回収文書）が存在するか否かを判断する。ここでは、受信した文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）において、認証したユーザＩＤに対応する出力文書ＩＤの回収フラグに「未回収」の印刷ジョブがあるかの判定を行う。回収待ちジョブが存在する場合には、フラグＢをＯＮとする（ステップＳ６０４）一方、そうでない場合は（ステップＳ６０３でＮＯ）、そのままステップＳ６０３へ進む。
【００６１】
ステップＳ６０３では、文書出力機器３０１は、ユーザが出力制限中か否かを判断する。ここでは、受信した文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）において、認証したユーザＩＤに対応する出力制限フラグが「ＯＮ（出力制限あり）」か、または「ＯＦＦ（出力制限なし）」かの判定を行う。ユーザが文書の回収を長期間していない、または回収されていない文書が多い場合には、出力制限フラグがＯＮになっている。ユーザが出力制限中（出力制限フラグがＯＮ）である場合には、フラグＣをＯＮにする（ステップＳ６０６）一方、そうでない場合は（ステップＳ６０５でＮＯ）、ステップＳ６０７へ進む。
【００６２】
ステップＳ６０７では、文書出力機器３０１は、フラグＡ〜ＣのＯＮ／ＯＦＦ状態に応じて所定の画面表示を行う（ステップＳ６０７）。上記フラグ設定処理により設定されたフラグＡ〜ＣのＯＮ／ＯＦＦ状態に対して文書出力機器３０１で表示される画面の種類を図８に示す。
【００６３】
フラグＡ：ＯＦＦ、Ｂ：ＯＦＦ、Ｃ：ＯＦＦの場合
全てのフラグがＯＦＦであるということは、認証したユーザが現在機密文書について出力回収の必要性がないユーザであるといえる。この場合、文書出力機器３０１は、図２０（ｂ）に示す標準画面（画面２＿１９０１）を表示して、本システムを終了する。標準画面は、文書出力機器３０１が標準で備えている表示画面であり、コピー機能やＦＡＸ機能、ファイルの送信機能などの操作を行うことのできる画面である。
【００６４】
Ａ：ＯＮ、Ｂ：ＯＦＦ、Ｃ：ＯＦＦの場合
フラグＡのみがＯＮということは、認証したユーザに出力待ち文書があって、未回収文書がない場合である。この場合、文書出力機器３０１は、図２１（ａ）に示す画面３＿１９０２を表示する。画面３＿１９０２には、出力ボタン１９１２と、標準ボタン１９１３と、終了ボタン１９１４とが配置されている。
【００６５】
Ａ：ＯＮ、Ｂ：ＯＮ、Ｃ：ＯＦＦの場合
フラグＡ及びフラグＢがＯＮということは、認証したユーザに出力待ち文書があり、且つ未回収文書もある場合である。この場合、文書出力機器３０１は、図２１（ｂ）に示す画面４＿１９０３を表示する。画面４＿１９０３には、出力ボタン１９１５と、回収ボタン１９１６と、標準ボタン１９１７と、終了ボタン１９１８とが配置されている。
【００６６】
Ａ：ＯＦＦ、Ｂ：ＯＮ、Ｃ：ＯＦＦの場合
フラグＢのみＯＮということは、認証したユーザに出力待ち文書はないが、未回収文書がある場合である。この場合、文書出力機器３０１は、図２１（ｃ）に示す画面５＿１９０４を表示する。画面５＿１９０４には、回収ボタン１９２０と、標準ボタン１９２１と、終了ボタン１９２２とが配置されている。
【００６７】
Ａ：ＯＮ、Ｂ：ＯＮ、Ｃ：ＯＮまたはＡ：ＯＦＦ、Ｂ：ＯＮ、Ｃ：ＯＮの場合
フラグＣがＯＮであるとき、つまり出力制限中であるということは、認証したユーザに未回収文書があり、且つ正常な回収がなされていない場合である。この場合、文書出力機器３０１は、図２１（ｄ）に示す画面６＿１９０５を表示する。画面６＿１９０５には、回収ボタン１９２３と、標準ボタン１９２４と、「出力制限中です。文書を回収してください。」との表示と、終了ボタン１９２５とが配置されている。このように、該当するユーザが出力制限中である場合は、出力ボタンの表示を非表示とする。
【００６８】
次に、上述した画面３〜６上でユーザから各種操作を受け付けたときの文書出力機器３０１の文書出力処理について説明する。
【００６９】
図９〜図１１は、文書出力機器３０１にて実行される文書出力処理のフローチャートである。なお、本処理では、同一の処理を行うステップには、同一のステップ番号を付して、その説明の一部を省略する。
【００７０】
図９〜図１１において、文書出力機器３０１は、画面３〜６のいずれかを表示している際に（ステップＳ６１１、Ｓ６１３、Ｓ６１５）、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５から終了操作を受け付けた場合（ステップＳ７０１でＹＥＳ）、画面１＿１９００を表示して（ステップＳ７０２）、本処理を終了する。終了操作とは、終了ボタン１９１４，１９１８，１９２２，１９２５の押下を意味する。一方、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５から標準操作を受け付けた場合（ステップＳ７０３でＹＥＳ）、画面２＿１９０１を表示して（ステップＳ７０４）、本処理を終了する。標準操作とは、標準ボタン１９１３，１９１７，１９２１，１９２４の押下を意味する。
【００７１】
図９において、文書出力機器３０１は、画面３＿１９０２の表示時（ステップＳ６１１）に出力操作（出力ボタン１９１２の押下）を受け付けた場合（ステップＳ７０５）、文書管理サーバ２０１から、認証したユーザが指示した印刷ジョブ（認証したユーザのユーザＩＤに対応する出力文書ＩＤの印刷ジョブ）を検索し、出力フラグが「未出力」の印刷ジョブ情報（出力文書ＩＤ、ファイル名）を取得し、未出力文書リスト（未出力印刷ジョブリスト）を作成する（ステップＳ７０６）。そして、文書出力処理を実行して（ステップＳ７０７）、本処理を終了する。文書出力処理の詳細については後述する。未出力文書リストとは、ユーザが指示した印刷ジョブであって、出力フラグが未出力の印刷ジョブの印刷ジョブ情報の一覧である。
【００７２】
図１０において、文書出力機器３０１は、画面４＿１９０３の表示時（ステップＳ６１３）に出力操作（出力ボタン１９１５の押下）を受け付けた場合（ステップＳ７１２で出力操作）、上述したステップＳ７０６、Ｓ７０７を実行して、本処理を終了する。一方、回収操作（回収ボタン１９１６の押下）を受け付けた場合（ステップＳ７１２で回収操作）、文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１から、認証したユーザが指示した印刷ジョブを検索し、回収フラグが「未回収」の印刷ジョブ情報（出力文書ＩＤ、ファイル名、出力日時）を取得し、未回収文書リスト（未回収印刷ジョブリスト）を作成する（ステップＳ７１５）。そして、文書回収処理を実行して（ステップＳ７１６）、本処理を終了する。上記処理により、未回収の文書があった場合でも、ユーザが未回収の印刷ジョブを検索することで、文書回収を容易に行うことが可能となる。なお、文書回収処理の詳細については後述する。未回収文書リストとは、文書管理サーバ２０１から、ユーザが指示した印刷ジョブであって、回収フラグが未回収の印刷ジョブの出力文書ＩＤ、ファイル名、出力日時を含む印刷ジョブ情報の一覧である。
【００７３】
図１１において、文書出力機器３０１は、画面５または画面６の表示時（ステップＳ６１５）に回収操作（回収ボタン１９２０または１９２３の押下）を受け付けた場合（ステップＳ７２１）、上述したステップＳ７１５、Ｓ７１６を実行して本処理を終了する。
【００７４】
上記各処理により、機密文書の回収忘れを防止し、回収が必要な機密文書のみを回収させることができる。
【００７５】
次に、図９及び図１０におけるステップＳ７０７の文書出力処理の詳細について説明する。
【００７６】
図１２は、図９及び図１０におけるステップＳ７０７の文書出力処理の詳細を示すフローチャートである。
【００７７】
図１２において、文書出力機器３０１は、ステップＳ７０６で作成した未出力文書リストを読み込み（ステップＳ８０１）、図２２（ａ）に示す画面７＿２００１を表示する（ステップＳ８０２）。画面７＿２００１には、未出力文書（未出力印刷ジョブ）の文書情報２０１０が一覧表示される。文書情報２０１０は、出力フラグが未出力の印刷ジョブの印刷ジョブ情報（未出力の印刷ジョブの出力文書ＩＤ、ファイル名）である。また、画面７＿２００１には、出力ボタン２０１１と、戻るボタン２０１２とが表示される。
【００７８】
ユーザにより戻る操作（戻るボタン２０１２の押下）を受け付けた場合は（ステップＳ８０３で戻る操作）、文書出力機器３０１は、画面７に遷移する前の画面を表示し（ステップＳ８０４）、リターンする。一方、ユーザから、出力する文書の選択と、文書出力操作（出力ボタン２０１１の押下）を受け付けると（ステップＳ８０３で出力操作）、文書出力機器３０１は、選択された文書の出力を行う（ステップＳ８０５）。この文書の出力では、文書出力機器３０１は、出力文書ＩＤを文書管理サーバ２０１に送信する。そして、文書管理サーバ２０１は出力文書ＩＤを受信して、その受信した出力文書ＩＤに対応する印刷ジョブを文書出力機器３０１に送信する。文書出力機器３０１は、その送信された印刷ジョブを受信することで、プリントエンジン４０を介して文書出力（印刷）を行う。
【００７９】
ステップＳ８０６では、文書出力機器３０１は、出力完了となった印刷ジョブの出力文書ＩＤを文書管理サーバ２０１へ送信する（文書出力完了送信）。文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１から出力文書ＩＤを受信すると、図１５に示す文書情報更新処理を実行する。
【００８０】
図１５において、文書管理サーバ２０１は、出力文書ＩＤを受信すると（ステップＳ１１０１）、図１７（ａ）〜図１７（ｃ）に示す文書管理情報を更新する（ステップＳ１１０２）。具体的には、出力完了した印刷ジョブの出力文書ＩＤに対応する出力フラグを「出力済み」にし、出力日時の値を更新し、回収フラグを「未回収」に更新し、出力文書数（出力した印刷ジョブの数）を増やす。
【００８１】
図１２に戻り、ステップＳ８０７では、文書出力機器３０１は、文書出力の完了後（文書情報の更新完了後）に、図２２（ｂ）に示す画面８＿２００２を表示する。画面８＿２００２には、「出力した文書を回収しますか？」の表示と共に、回収ボタン２０１３と、終了ボタン２０１４が表示されている。
【００８２】
次に、文書出力機器３０１は、画面８＿２００２上でユーザから終了操作（終了ボタン２０１４の押下）を受け付けた場合（ステップＳ８０８で終了操作）、画面１＿１９００を表示して（ステップＳ８１１）、リターンする。一方、回収操作（回収ボタン２０１３の押下）を受け付けた場合（ステップＳ８０８で回収操作）、上述したステップＳ７１５、Ｓ７１６を実行して、リターンする。
【００８３】
次に、図１０〜図１２におけるステップＳ７１６の文書回収処理の詳細について説明する。
【００８４】
図１３ａ〜図１３ｂは、図１０〜図１２におけるステップＳ７１６の文書回収処理の詳細を示すフローチャートである。
【００８５】
図１３ａにおいて、文書出力機器３０１は、作成した未回収文書リストを読み込み（ステップＳ９０１）、図２２（ｃ）に示す画面９＿２００３を表示する（ステップＳ９０２）。画面９＿２００３には、未回収文書の文書情報２０１５が一覧表示される。文書情報２０１５は、未回収文書リストにおける印刷ジョブ（回収フラグが未回収の印刷ジョブ）の出力文書ＩＤ、ファイル名、出力日時を含む印刷ジョブ情報である。また、画面９＿２００３には、検索ボタン２０１６と、回収ボタン２０１７と、戻るボタン２０１８とが表示される。
【００８６】
ユーザにより戻る操作（戻るボタン２０１８の押下）を受け付けた場合（ステップＳ９０３でＹＥＳ）、文書出力機器３０１は、画面９に遷移する前の画面を表示し（ステップＳ９０４）、リターンする。一方、ユーザから、回収する文書の選択と、検索操作（検索ボタン２０１６の押下）を受け付けると（ステップＳ９０５で検索操作）、文書出力機器３０１は、選択された回収文書の出力日時と検索操作実施日時（現在日時）を文書管理サーバ２０１から取得し、その間に通常文書（ステップＳ５０６で出力した文書）の出力を行ったユーザ、即時出力印刷ジョブ・認証出力印刷ジョブ（ステップＳ５０６又はＳ８０５で出力した文書）の回収を行ったユーザのユーザ情報（ユーザＩＤ、ユーザ名、文書回収日時）を文書管理サーバ２０１から取得し、それらに基づいてユーザリスト（回収可能性者検索リスト）を作成する（ステップＳ９０６）。ユーザリストは、図１７（ａ）に示す、選択された文書の回収を行った可能性のあるユーザのユーザＩＤ、ユーザ名、文書回収日時を含むユーザ情報の一覧である。
【００８７】
ここで、ステップＳ９０６の具体例を以下に説明する。
【００８８】
下記のような場合、仮に１５：００にユーザＡから検索操作を受け付けたときは（ステップＳ９０５で検索操作）、文書出力機器３０１は、１３：００〜１５：００の間に通常印刷ジョブの出力または即時出力印刷ジョブ・認証出力印刷ジョブの回収を行ったユーザを検索する。具体的には、文書情報を参照して、回収日時が１３：００〜１５：００の間に文書を出力しているユーザのリストを作成する。この結果、ユーザＢ，Ｆがリストとして作成され、ユーザＢ，Ｆという他のユーザが誤回収してしまった文書について容易に捜索することができ、確実な文書管理を実現することが可能である。
【００８９】
現在日時１５：００
ユーザＡ： １３：００に即時出力印刷ジョブを出力（未回収）
ユーザＢ： １４：００に通常印刷ジョブを出力
ユーザＣ： １２：００に通常印刷ジョブを出力
ユーザＤ： １３：３０に認証出力印刷ジョブを送信（未出力）
ユーザＥ： １４：１５に即時出力印刷ジョブを出力（未回収）
ユーザＦ： １１：００に即時出力印刷ジョブを出力、１４：４０に即時出力印刷ジョブを回収
図１３ａに戻り、ステップＳ９０７では、文書出力機器３０１は、作成した回収可能性検索リストを読み込み、そして、図２２（ｄ）に示す画面１０＿２００４を表示する（ステップＳ９０８）。画面１０＿２００４には、ユーザＩＤ、ユーザ名、及び文書回収日時を含む回収可能性検索リスト２０１９と、戻るボタン２０２０とが表示される。次に、ユーザから、戻る操作（戻るボタン２０２０の押下）を受け付けると（ステップＳ９０９）、文書出力機器３０１は、画面１０に遷移する前の画面を表示し（ステップＳ９１０）、リターンする。
【００９０】
一方、ステップＳ９０５において、ユーザから、回収する文書の回収操作（回収ボタン２０１７の押下）を受け付けて文書の回収が完了したと判断した場合（ステップＳ９０５で回収操作）、ステップＳ９１１へ進む。ステップＳ９１１では、文書出力機器３０１は、文書回収完了となった印刷ジョブの出力文書ＩＤを文書管理サーバ２０１へ送信し（文書回収完了送信）、図１３ａのステップＳ９１２へ進む。文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１から出力文書ＩＤを受信すると、図１５に示す文書情報更新処理を実行する。
【００９１】
図１５において、文書管理サーバ２０１は、出力文書ＩＤを受信すると（ステップＳ１１０１）、図１７（ａ）〜図１７（ｃ）に示す文書管理情報を更新する（ステップＳ１１０２）。具体的には、文書管理サーバ２０１は、文書回収完了した印刷ジョブの出力文書ＩＤに対応する回収フラグを「回収済み」にし、回収日時の値を更新し、出力文書数（出力した印刷ジョブの数）を減らす。
【００９２】
図１３ｂにおいて、ステップＳ９１２では、文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１に対して、ユーザが出力制限中か否かの確認を行い、出力制限中だった場合には（ステップＳ９１２でＹＥＳ）、ステップＳ９１３〜Ｓ９１５の出力制限解除処理を実行する。出力制限解除処理の詳細については後述する。
【００９３】
一方、ステップＳ９１２において、ユーザが出力制限中でなかった場合（出力制限フラグがＯＦＦ）には（ステップＳ９１２でＮＯ）、文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１に、登録されている全ての文書のうち現在回収フラグが未回収になっている他のユーザの文書（印刷ジョブ）が存在するかを問い合わせる（ステップＳ９１６）（第２の回収ジョブ判定）。問い合わせた結果、他のユーザの未回収文書が存在する場合には（ステップＳ９１６で）、図２３（ａ）に示す画面１１＿２１０１を表示する（ステップＳ９１８）。画面１１＿２１０１には、「他ユーザの出力文書があります。注意してください。」の表示と共に、リセットボタン２１０３と、終了ボタン２１０４が表示されている。
【００９４】
一方、ステップＳ９１６において、他のユーザの未回収文書が存在しない場合には（ステップＳ９１６でＮＯ）、図２３（ｂ）に示す画面１２＿２１０２を表示する（ステップＳ９１７)。画面１２＿２１０２には、「文書回収完了」の表示と共に、リセットボタン２１０５と、終了ボタン２１０６が表示されている。
【００９５】
画面１１＿２１０１または画面１２＿２１０２上でリセット操作（リセットボタンの押下）を受け付けた場合（ステップＳ９２９でＹＥＳ）、文書出力機器３０１は、ユーザがこれまでに出力した通常文書並びに文書管理サーバ２０１に保存されている全ユーザの文書管理情報（図１７（ａ）〜図１７（ｃ））の中で回収フラグが未回収の文書のうちもっとも古い出力日時以前に回収が完了している機密文書の情報を文書管理サーバ２０１及び文書出力機器３０１内から削除（非機密文書リセット）する（ステップＳ９２０）。なお、画面１２＿２１０２上でリセットボタン２１０５が押下されると、「非機密文書ジョブのリセットが完了しました。」との表示がなされる。
【００９６】
一方、画面１１＿２１０１または画面１２＿２１０２で終了操作（終了ボタンの押下）を受け付けた場合（ステップＳ９２１でＮＯ）、文書出力機器３０１は、画面１＿１９００を表示する（ステップＳ９２２）。
【００９７】
次に、出力制限処理について説明する。出力制限は、機密文書の性質から本システムが実行する文書管理機能である。この機能は、ユーザによる機密文書の長期放置、大量放置が発生した際に機密文書の回収がなされない場合、さらなる機密文書の出力を認めないという機能である。
【００９８】
図１４は、文書管理サーバ２０１にて実行される出力制限処理を示すフローチャートである。
【００９９】
図１４において、文書管理サーバ２０１は、出力完了となった印刷ジョブの出力文書ＩＤを文書出力機器３０１から受信（ステップＳ１００１）した後、図１５に示す文書情報更新処理を実行する（ステップＳ１００２）。次に、文書管理サーバ２０１は、出力完了となった印刷ジョブの機密性レベル（図１７（ｂ）の文書情報１６０２における機密性レベル）を確認し（ステップＳ１００３）、機密印刷ジョブか通常印刷ジョブかを判断する。印刷ジョブが通常印刷ジョブの場合は（機密性レベルが０）、出力制限対象外となるので本処理を終了する。一方、印刷ジョブが機密印刷ジョブと判断された場合は（機密性レベルが１または２）、ステップＳ１００４に進む。
【０１００】
ステップＳ１００４では、文書管理サーバ２０１は、図１７（ａ）〜図１７（ｃ）に示す文書管理情報を参照して、未回収文書数（回収フラグが未回収の文書の数）と設定文書数を比較して、未回収文書数が設定文書数を越えたか否かを判定する。未回収文書数が設定文書数を越えていた場合（ステップＳ１００４でＹＥＳ）、文書管理サーバ２０１は、ユーザ情報１６０１の出力制限フラグをＯＮにする（ステップＳ１００５）。そして、該当するユーザの出力制限を設定すると共に、文書管理サーバ２０１から管理者用ＰＣ４０１へ通知が実行される（ステップＳ１００６）。
【０１０１】
ステップＳ１００４において、未回収文書数が設定文書数を越えていない場合（ステップＳ１００４でＮＯ）、文書管理サーバ２０１は、設定情報１６０３の設定時間経過ごとに文書情報１６０２の回収フラグを確認し（ステップＳ１００７〜Ｓ１００９）、回収されていない場合（ステップＳ１００９で未回収）、ユーザ用ＰＣ１０１へ文書の回収を促す通知を行い、文書情報１６０２の通知回数の値を増やす（ステップＳ１０１０，Ｓ１０１２）。この通知回数が設定情報１６０３の設定回数を超えた場合には（ステップＳ１０１１でＹＥＳ）、ユーザ情報１６０１の出力制限フラグをＯＮにする（ステップＳ１０１３）。そして、該当するユーザの出力制限を設定すると共に、文書管理サーバ２０１から管理者用ＰＣ４０１へ通知が実行される（ステップＳ１０１４）。
【０１０２】
上記処理により、各ユーザに対して機密文書管理が適正に行うように徹底することができ、円滑なセキュリティシステムの運用が可能となる。
【０１０３】
次に、出力制限解除処理について図１３ｂ及び図１６を参照して説明する。出力制限の解除は、機密文書の回収がされた場合、所定の条件が満たされていたときに解除される。
【０１０４】
図１３ｂにおいて、文書出力機器３０１は、ユーザが出力制限中（出力制限フラグがＯＮ）だった場合には（ステップＳ９１２でＹＥＳ）、出力制限解除条件を満たしているか否かを判断する。出力制限解除条件の１つは、該ユーザが指示を行った印刷ジョブの未回収文書数が設定文書数を越えていないことである。未回収文書が設定文書数を越えているか否かを確認する方法として、文書管理サーバ２０１へ該ユーザが指示した文書の回収フラグを問い合わせして未回収文書数の確認を実施する。未回収文書数が設定文書数を越えている場合（ステップＳ９１３でＹＥＳ）、文書出力機器３０１は、出力制限解除処理を終了し、文書回収処理（ステップＳ９１６）へ合流する。
【０１０５】
一方、未回収文書数が設定文書数を越えていない場合（ステップＳ９１３でＮＯ）、文書出力機器３０１は、ユーザが指示した未回収文書の通知回数が設定回数を下回っているか否か、つまり、長期に未回収である文書があるか否かを文書管理サーバ２０１へ問い合わせして判断する（ステップＳ９１４）。
【０１０６】
長期未回収である文書がある場合（ステップＳ９１４でＹＥＳ）、出力制限解除処理を終了し、文書回収処理（ステップＳ９１６）へ合流する。一方、長期未回収である文書がない場合（ステップＳ９１４でＮＯ）、文書出力機器３０１は、出力解除条件を満たしていると判断し、文書管理サーバ２０１へ出力制限解除通知（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグをＯＮからＯＦＦに変更するための命令）を送信する(ステップＳ９１５)。文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１から出力制限解除通知を受信すると、ユーザ情報１６０１における出力制限フラグをＯＮからＯＦＦに変更する。
【０１０７】
上記処理により、システム管理者が行う作業の負担を軽減し、システムの円滑な運用を図ることができる。
【０１０８】
以上説明したように、上記実施形態によれば、ユーザが煩雑な作業をすることなく、回収対象となる印刷ジョブの文書（例えば、機密文書）の回収を容易に行うことができる。また、機密文書の回収忘れを防止すると共に、ユーザが再認証を行っても回収済みとならず、印刷された機密文書を適切に回収することができる。
【０１０９】
また、本発明の目的は、以下の処理を実行することによっても達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１１０】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、次のものを用いることができる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等である。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【０１１１】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【０１１２】
更に、前述した実施形態の機能が以下の処理によって実現される場合も本発明に含まれる。即ち、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行う場合である。
【０１１３】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した各実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現する場合も含まれる。この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、またはインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【０１１４】
上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。
【図面の簡単な説明】
【０１１５】
【図１】本発明の実施形態に係る印刷システムの構成例を示す図である。
【図２】図１の印刷システムにおける文書出力の流れを示す図である。
【図３】印刷システムにおける文書管理サーバのハードウェア構成の概略を示すブロック図である。
【図４】印刷システムにおける文書出力機器のハードウェア構成の概略を示すブロック図である。
【図５】文書管理サーバにて実行される印刷ジョブの機密性判断処理を示すフローチャートである。
【図６】文書出力機器にて実行される印刷ジョブの出力処理を示すフローチャートである。
【図７】文書管理情報に応じて画面表示を行う際の文書出力機器のフラグ設定処理を示すフローチャートである。
【図８】フラグ設定処理により設定されたフラグＡ〜ＣのＯＮ／ＯＦＦ状態に対して文書出力機器で表示される画面の種類を示す図である。
【図９】画面３でのユーザ操作受け付け時の文書出力機器の動作処理の一例を示すフローチャートである。
【図１０】画面４でのユーザ操作受け付け時の文書出力機器の動作処理の一例を示すフローチャートである。
【図１１】画面５または６でのユーザ操作受け付け時の文書出力機器の動作処理の一例を示すフローチャートである。
【図１２】図９及び図１０におけるステップＳ７０７の文書出力処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１３ａ】図１０〜図１２におけるステップＳ７１６の文書回収処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１３ｂ】図１０〜図１２におけるステップＳ７１６の文書回収処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１４】文書管理サーバにて実行される出力制限処理を示すフローチャートである。
【図１５】文書管理サーバにて実行される文書管理情報更新処理のフローチャートである。
【図１６】文書管理サーバにて実行される出力制限解除処理のフローチャートである。
【図１７】文書管理サーバで保存・管理されている文書管理情報（印刷ジョブ管理情報）の一例を示す図であり、（ａ）はユーザ情報、（ｂ）は文書情報、（ｃ）は設定情報を示す。
【図１８】文書出力機器で保存・管理されている印刷ジョブ情報の一例を示す図である。
【図１９】文書管理サーバで保存・管理されている認証情報の一例を示す図である。
【図２０】文書出力機器で表示される画面の一例を示す図であり、（ａ）は初期画面、（ｂ）は標準画面である。
【図２１】文書出力機器で表示される画面の一例を示す図であり、（ａ）は図９の処理時、（ｂ）は図１０の処理時、（ｃ）及び（ｄ）は図１１の処理時に表示される。
【図２２】文書出力機器で表示される画面の一例を示す図であり、（ａ）及び（ｂ）は図１２の処理時、（ｃ）及び（ｄ）は図１３ａの処理時に表示される。
【図２３】文書出力機器で表示される画面の一例を示す図であり、（ａ）及び（ｂ）は図１３ｂの処理時に表示される。
【符号の説明】
【０１１６】
２１，３１ ＣＰＵ
２２，３２ ＲＡＭ
２３，３３ ＲＯＭ
２９，３８ ハードディスク
４０ プリントエンジン
１０１ ユーザ用ＰＣ
２０１ 文書管理サーバ
３０１ 文書出力機器
４０１ 管理者用ＰＣ
【技術分野】
【０００１】
本発明は、印刷システムおよびその制御方法、プログラム、並びに画像形成装置に関し、特に、ネットワークを介して文書の印刷出力を行う印刷システムおよびその制御方法、プログラム、並びに画像形成装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、個人情報の流出など、企業が機密として管理すべき情報が外部に流出する情報漏洩事件が頻発している。そのため、機密情報の流出を防止または抑止するためのセキュリティシステムが必要とされている。
【０００３】
コンピュータによって管理される電子情報は、セキュリティ技術の向上により流出防止が図られているが、電子情報を印刷することにより得られる紙文書（印刷物）については依然として外部へ流出する場合がある。そこで、出力された機密文書の回収状況を管理することで機密文書の漏洩を抑止する方法として、例えば、特許文献１に記載された認証印刷システムが提案されている。この認証印刷システムは、機密文書の回収がなされていない場合、文書出力者の退出を認めないように動作するものである。
【特許文献１】特開２００８−１２３１７９号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、上記従来技術では、ユーザが再認証を行うことで、印刷された機密文書の回収がなされたと判断していることから、実際には未回収であるにも関わらず、再認証が行われることで回収済みとなり、機密文書を適切に回収することが困難である。
【０００５】
また、上記従来技術では、退出時に入力させた回収確認コードが一致した場合には回収済みとしてしまうため、本当に回収していない機密文書についても未回収となってしまい、機密文書の回収忘れを防ぐことが困難である。
【０００６】
さらに、上記従来技術では、機密文書として取り扱う必要のない一般の文書まで回収確認を行わせるので、ユーザに煩雑な作業を強いることになる。また、多くの印刷がされる企業においては、回収確認作業によって印刷業務が滞ってしまうという問題がある。
【０００７】
そこで、本発明は、ユーザが煩雑な作業をすることなく、回収対象となる印刷ジョブの文書（例えば、機密文書）の回収を容易に行うことができる印刷システムおよびその制御方法、プログラム、並びに画像形成装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
上記目的を達成するために、請求項１記載の印刷システムは、印刷ジョブを画像形成装置に送信する情報処理装置と、受信した印刷ジョブを印刷出力する画像形成装置とを備える印刷システムであって、前記画像形成装置は、ユーザを特定するための特定情報の入力を受け付ける特定情報入力手段と、前記受け付けた特定情報が認証されることによって決定されるユーザ情報を前記情報処理装置に送信するユーザ情報送信手段と、前記送信したユーザ情報に対応する印刷ジョブの管理情報を前記情報処理装置から受信する管理情報受信手段と、前記管理情報に応じて画面表示を行う表示手段とを備え、前記表示手段は、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる未出力情報に従って未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる回収情報に従って未回収の印刷ジョブを表示することを特徴とし、前記情報処理装置は、回収対象となる印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を保存する管理情報保存手段と、前記画像形成装置から受信したユーザ情報に対応する印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を送信する管理情報送信手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】
上記目的を達成するために、請求項１１記載の印刷システムの制御方法は、印刷ジョブを画像形成装置に送信する情報処理装置と、受信した印刷ジョブを印刷出力する画像形成装置とを備える印刷システムの制御方法であって、回収対象となる印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を前記情報処理装置に保存する管理情報保存工程と、ユーザを特定するための特定情報の入力を受け付けて前記画像形成装置から前記情報処理装置に送信する管理情報送信工程と、前記画像形成装置から受信したユーザ情報に対応する前記印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を当該画像形成装置に返信する管理情報返信工程と、前記画像形成装置が受信した管理情報に応じて画面表示を行う表示工程とを備え、前記表示工程では、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる未出力情報に従って未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる回収情報に従って未回収の印刷ジョブを表示することを特徴とする。
【００１０】
上記目的を達成するために、請求項１３記載の画像形成装置は、情報処理装置から受信した印刷ジョブを印刷出力する画像形成装置であって、回収対象となる印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を保存する管理情報保存手段と、ユーザを特定するための特定情報の入力を受け付ける特定情報入力手段と、入力された特定情報が認証されることによって決定されるユーザ情報に対応する前記印刷ジョブの管理情報を取得する管理情報取得手段と、前記取得した管理情報に応じて画面表示を行う表示手段とを備え、前記表示手段は、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる未出力情報に従って未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる回収情報に従って未回収の印刷ジョブを表示することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１１】
本発明によれば、ユーザが煩雑な作業をすることなく、回収対象となる印刷ジョブの文書（例えば、機密文書）の回収を容易に行うことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１２】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。
【００１３】
図１は、本発明の実施形態に係る印刷システムの構成例を示す図である。
【００１４】
図１において、本発明の実施形態に係る印刷システムでは、ユーザが使用するユーザ用ＰＣ（Personal Computer）１０１（情報処理装置）と、文書管理サーバ２０１（情報処理装置）と、プリンタや複合機等の画像形成機能を有する文書出力機器３０１（画像形成装置）と、管理者用ＰＣ４０１（情報処理装置）とがＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク１０４を介して互いに接続されている。
【００１５】
印刷システムを構成する各種装置については、図示例に限定されず、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。例えば、文書管理サーバ２０１の機能（印刷ジョブの蓄積や管理機能）をユーザ用ＰＣ１０１または文書出力機器３０１に持たせ、文書管理サーバ２０１を省略したシステムであってもよい。
【００１６】
図２は、図１の印刷システムにおける文書出力（文書ファイルの印刷）の流れを示す図である。
【００１７】
まず、ユーザは、ユーザ用ＰＣ１０１を操作して文書ファイルの印刷指示を与える。ユーザ用ＰＣ１０１はプリンタドライバを備え、該プリンタドライバにより提供されるＵＩ（User Interface）上でのユーザからの印刷設定を受け付けて、文書管理サーバ２０１に印刷ジョブを送信する。
【００１８】
プリンタドライバでは、送信する印刷ジョブで出力される文書（印刷物）をユーザに回収させるか否か、即ち該出力される文書が機密性のある文書であるか否かを、そのＵＩ上で印刷ジョブに設定することが可能である。回収が必要（機密性がある）と設定された印刷ジョブについては後述する文書回収処理が行われる。回収が必要と設定された印刷ジョブは、プリンタドライバにより、そのファイル名の先頭に「＿ｘ＿」（ｘ：自然数）という文字列が付与される。
【００１９】
なお、プリンタドライバが、ユーザからの印刷設定に応じて、回収が必要とされる印刷ジョブのファイル名に所定の文字列を付けるように構成しているが、ユーザ自身が付与するようにしてもよい。また、本実施の形態では、ファイル名に付与された文字列に応じて、回収を必要とするか否かを判断するように構成したが、プリンタドライバにより、印刷ジョブのヘッダー情報に回収の必要性の有無を設定情報として記憶する構成であってもよい。この場合、設定情報に回収の必要有りを示す情報があった場合には、後述する文書回収処理を行うようにする。
【００２０】
印刷ジョブを受信した文書管理サーバ２０１は、所定のプリンタ（ここでは文書出力機器３０１）へ印刷ジョブを送信（転送）する。また、文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１から出力された文書の回収が速やかに行われない場合、回収を促す旨の通知（未回収通知）をユーザ用ＰＣ１０１に行う。回収を促す旨の通知（未回収通知）は、例えば、メール送信で行われても、メッセージボックスを画面表示しても、どのような方法であってもよい。また、長期間、出力文書の回収がなされないまたは大量の出力文書が未回収である場合には、管理者用ＰＣ４０１に出力制限通知を行うと共に、機密文書の出力制限を実施する。
【００２１】
文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１から印刷ジョブを受信し、必要に応じてユーザ認証を行った後に、文書の印刷出力を実行する。文書出力機器３０１では、出力文書を誤回収した可能性のあるユーザの検索や、出力文書の回収時に他のユーザが出力した出力文書の存在をユーザに通知することができ、出力文書の誤回収を防ぐことが可能である。
【００２２】
また、文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１に対して文書出力の完了通知を行ったり、文書管理サーバ２０１から文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）を取得して所定の画面表示を行う。
【００２３】
図３は、図１の印刷システムにおける文書管理サーバ２０１のハードウェア構成の概略を示すブロック図である。なお、文書管理サーバ２０１、ユーザ用ＰＣ１０１、及び管理者用ＰＣ４０１は略同一構成を有することから文書管理サーバ２０１についてのみ説明する。
【００２４】
図３において、文書管理サーバ２０１は、ＣＰＵ２１と、ＲＡＭ２２と、ＲＯＭ２３と、ＬＡＮアダプタ２４と、ビデオアダプタ２５と、キーボード２６と、マウス２７等のポインティングデバイスと、ハードディスク２８と、記憶媒体ドライブ２９とを備え、これらがシステムバス２０を介して互いに接続されている。システムバス２０は、例えば、ＰＣＩバス、ＡＧＰバス、メモリバス等で構成される。なお、図示例では、各バス間の接続用チップやキーボードインタフェースやいわゆるＳＣＳＩやＡＴＡＰＩのような入出力用インターフェースは省略されている。
【００２５】
ＣＰＵ２１は、オペレーションシステムのプログラム、各種アプリケーションプログラムに基づいて四則演算や比較演算等の各種の演算、ハードウェアの制御を行う。ＲＡＭ２２には、ハードディスク２８や記憶媒体ドライブ２９に装着されたＣＤ−ＲＯＭやＣＤ−Ｒ等の記憶媒体から読み出されたオペレーションシステムのプログラムやアプリケーションプログラム等が記憶され、これらのプログラムはＣＰＵ２１の制御の下に実行される。
【００２６】
ＲＯＭ２３には、オペレーションシステムと協働してハードディスク等への入出力を司るいわゆるＢＩＯＳ等が記憶される。ＬＡＮアダプタ２４は、ＣＰＵ２１によって制御されるオペレーションシステムの通信プログラムと協働してネットワークを介した外部との通信を行う。ビデオアダプタ２５は、不図示のディスプレイ装置に出力する画像信号を生成する。キーボード２６やマウス２７は、装置への指示を入力するために用いられる。
【００２７】
ハードディスク２８には、オペレーティングシステムや各種アプリケーションの保存の他にユーザ情報、文書情報、設定情報、認証情報、印刷システムに必要な情報が記憶されている。記憶媒体ドライブ２９は、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−Ｒ／Ｗ、ＤＶＤ等の記憶媒体を装着してアプリケーションプログラムをハードディスク２８にインストールするのに用いる。なお、ＣＤ−ＲＯＭに限らずＣＤ−Ｒ、ＣＤ−Ｒ／Ｗ用ドライブ、ＭＯドライブ、ＤＶＤ＋−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＡＭドライブ等を用いてもよい。
【００２８】
図４は、文書出力機器３０１のハードウェア構成の概略を示すブロック図である。
【００２９】
図４において、文書出力機器３０１は、ＣＰＵ３１と、ＲＡＭ３２と、ＲＯＭ３３と、ＬＡＮアダプタ３４と、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５と、通信回線Ｉ／Ｆ３６と、スキャンエンジン３７と、ハードディスク３８と、ＩＤカードリーダ３９と、プリントエンジン４０とを備え、これらがシステムバス３０を介して互いに接続されている。
【００３０】
液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５は、表示機能とデータ入力機能とを有するタッチパネルで構成される。通信回線Ｉ／Ｆ３６は、電話回線とのインターフェースを司る。スキャンエンジン３７は、原稿を光学的に読み取りデジタル画像データに変換して入力する。ＩＤカードリーダ３９は、各ユーザが個別に持つＩＤカードの記憶内容を読み取ってＩＤ情報を取得するための読取装置であり、例えば、ＩＤカードリーダ３９に挿入されたＩＤカードからＩＤ情報を読み取る接触型の読取装置である。プリントエンジン４０は、スキャンエンジン３７から入力されたデジタル画像データや文書管理サーバ２０１から受信した印刷ジョブを印刷文書（印刷物）として出力する。ハードディスク３８には、システムプログラム等の他に、文書管理サーバ２０１へ文書情報を転送する転送プログラムが記憶されている。
【００３１】
次に、文書管理サーバ２０１にて実行される印刷ジョブの機密性判断処理について説明する。本実施の形態では、文書管理サーバ２０１が、ユーザ用ＰＣ１０１からネットワーク１０４を介して受信した印刷ジョブの機密性を判断した後に、文書出力機器３０１に該印刷ジョブの転送を行っている。なお、以下に説明する処理は、実際には、文書管理サーバ２０１内のＣＰＵ２１または文書出力機器３０１内のＣＰＵ３１が、ＲＯＭ２３，３３またはハードディスク２８，３８から読み出した制御プログラムを実行することによりなされる処理である。
【００３２】
図５は、文書管理サーバ２０１にて実行される印刷ジョブの機密性判断処理を示すフローチャートである。
【００３３】
図５において、文書管理サーバ２０１は、ユーザ用ＰＣ１０１から印刷ジョブを受信（ステップＳ４０１）すると、該印刷ジョブのファイル名から機密性のある印刷ジョブか否かを判断する（ステップＳ４０２）。ここでは、印刷ジョブのファイル名の先頭文字列に「＿ｘ＿」（ｘ：自然数）があるか否かに応じて、該印刷ジョブが回収対象である機密性のある印刷ジョブか否かが判定される（第１の回収ジョブ判定）。ファイル名の先頭文字列に「＿ｘ＿」（ｘ：自然数）があった場合、機密性のある印刷ジョブ（以下、「機密印刷ジョブ」と呼ぶ）と判定される（機密区分の判定）。なお、ｘの大小によって機密性レベルが決定される（機密性レベルの決定方法については後述する）。一方、ファイル名の先頭文字列に「＿ｘ＿」がなかった場合、機密性の無い印刷ジョブ（以下、「通常印刷ジョブ」と呼ぶ）と判定される。
【００３４】
通常印刷ジョブと判定された場合（ステップＳ４０２でＮＯ）、文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１に対して、印刷ジョブ情報を送信する（ステップＳ４０９）。印刷ジョブ情報は、出力文書ＩＤ（印刷ジョブＩＤ）、ファイル名、ファイル保存先パス（出力文書ファイルパス）、及び印刷を指示したユーザのユーザＩＤ等が含まれる。出力文書ＩＤは、出力文書（印刷ジョブ）を一意に識別するための識別情報である。文書管理サーバ２０１は、印刷ジョブを受信すると、該印刷ジョブに対応する出力文書ＩＤを生成する。ファイル名は、印刷ジョブのファイル名である。ファイル保存先パス（出力文書ファイルパス）は、印刷ジョブファイルの保存先を示すパスである。ユーザＩＤは、印刷ジョブ送信ユーザのユーザＩＤで、印刷ジョブ内の管理情報に記憶されている情報である。
【００３５】
本実施の形態では、文書管理サーバ２０１に対して、１つの文書出力機器３０１が接続されているが、複数の文書出力機器が接続されるように構成されていてもよい。この場合、各文書出力機器に対して印刷ジョブ情報が送信される。
【００３６】
次に、文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１に対して、文書（印刷ジョブ）の出力指示を送信する（ステップＳ４１０）。出力指示の送信とは、印刷ジョブを送信することであり、ユーザ用ＰＣ１０１のプリンタドライバで指定された文書出力機器３０１に対してステップＳ４０１で受信した印刷ジョブが送信される。つづいて、文書管理サーバ２０１は、当該サーバ２０１が保存・管理するユーザ情報、文書情報の更新処理を実行する（ステップＳ４１１）。ユーザ情報の概略構成を図１７（ａ）に示し、文書情報の概略構成を図１７（ｂ）に示す。図１７（ａ）〜図１７（ｃ）に示す各種情報は、文書管理サーバ２０１内で保存・管理されている情報である。
【００３７】
図１７（ａ）において、ユーザ情報１６０１は、ユーザを識別するためのユーザＩＤと、出力文書ＩＤと、管理者により設定される文書出力の出力制限フラグと、文書出力機器で出力された機密文書のジョブ数から回収された文書の数を引いた出力文書数と、ユーザ名とで構成される。
【００３８】
図１７（ｂ）において、文書情報１６０２は、出力文書ＩＤと、出力文書ファイルパス（ファイル保存先パス）と、出力日時と、出力フラグと、機密性レベルと、通知回数と、回収フラグと、回収日時と、ファイル名とで構成される。出力日時は、文書出力機器が文書を印刷出力した日時である。出力フラグは、文書出力機器から文書の印刷出力が実行されたか否かを示すフラグである。機密性レベルとは、文書（印刷ジョブ）の機密性のレベルを示すフラグであり、０：一般文書（通常印刷ジョブ）、１：出力時認証不要機密文書（即時出力可能印刷ジョブ）、２：出力時認証機密文書（認証出力印刷ジョブ）のいずれかが登録される。即時出力可能印刷ジョブは、通常印刷ジョブより機密性レベルが高く、即時出力が可能な印刷ジョブを意味する。認証出力印刷ジョブは、即時出力可能印刷ジョブより機密性レベルが高く、即時出力が不可能な印刷ジョブを意味する。通知回数は、文書が出力された後から設定時間が経過する毎に行われたユーザへの通知の回数である。回収フラグは、文書回収を必要とするか否かを示すフラグ（回収ジョブ判定するためのフラグ）であり、ＯＮ：回収済み（回収不要）、ＯＦＦ：未回収（回収要）のいずれかが登録される。回収日時は、文書が回収された日時である。ファイル名は、上述したように、印刷ジョブのファイル名である。
【００３９】
図１７（ｃ）に示す設定情報は、ユーザへの文書回収を促す通知を行う通知間隔が登録される設定時間と、文書の出力制限を実行するまでのユーザへの通知限度回数が登録される設定回数と、出力制限を実行するまでのユーザの出力文書限度数が登録される設定文書数とで構成される。図１７（ａ）に示すユーザ情報、図１７（ｂ）に示す文書情報、及び図１７（ｃ）に示す設定情報を文書管理情報（印刷ジョブ管理情報）と総称する。
【００４０】
図５に戻り、ステップＳ４１１の文書情報の更新処理では、ユーザ情報１６０１の出力文書ＩＤには、出力した文書のＩＤ（印刷ジョブＩＤ）が登録され、出力文書数の値が増やされる。そして、文書情報１６０２の出力文書ＩＤに印刷ジョブＩＤが登録されると共に、出力日時に出力したときの日時が登録される。出力フラグには「出力済み」が登録され、機密性レベルには「０」が登録される。更に、回収フラグには「回収済み」が登録される。なお、回収済みとは、回収を必要としない一般文書であることを示す情報であり、このタイミングで回収済みとして処理をする。
【００４１】
ステップＳ４０２において、機密印刷ジョブと判定された場合（ステップＳ４０２でＹＥＳ）、文書管理サーバ２０１は、該機密印刷ジョブが即時出力可能な印刷ジョブ（機密性レベルの低い印刷ジョブ）かどうかを判定する（ステップＳ４０３）。つまり、ステップＳ４０３は、認証に応じて印刷することが可能となる印刷ジョブか否かを判定する認証印刷判定を行う。ここで即時出力可能な印刷ジョブか否かの判定を行うのは、全ての出力文書を回収対象とするのではユーザの負荷が高くなってしまうので、それを軽減するためである。即時出力可能な印刷ジョブか否かの判定には、印刷ジョブのファイル名の先頭文字列にある「＿ｘ＿」の「ｘ」部分を用いる。例えば、ｘが２（ファイル名の先頭文字列が「＿２＿」）であった場合は、認証出力印刷ジョブと判定される。一方、ｘが１であった場合、即時出力可能印刷ジョブと判定される。
【００４２】
ステップＳ４０３において、即時出力印刷ジョブと判定された場合（ステップＳ４０３でＹＥＳ）、文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１に対して、印刷ジョブ情報を送信する（ステップＳ４０６）と共に、文書の出力指示を送信する（ステップＳ４０７）。印刷ジョブ情報は、ステップＳ４０９と同様に、出力文書ＩＤ、ファイル名、ファイル保存先パス、及びユーザＩＤが含まれる。出力指示の送信とは、印刷ジョブを送信することであり、ユーザ用ＰＣ１０１のプリンタドライバで指定された文書出力機器３０１に対してステップＳ４０１で受信した印刷ジョブが送信される。
【００４３】
次に、文書管理サーバ２０１は、ユーザ情報、文書情報の更新処理を実行する（ステップＳ４０８）。ステップＳ４０８の文書情報の更新処理では、ユーザ情報１６０１の出力文書ＩＤには、出力した文書のＩＤ（印刷ジョブＩＤ）が登録され、出力文書数が増やされる。そして、文書情報１６０２の出力文書ＩＤに印刷ジョブＩＤが登録されると共に、出力日時に登録がなされる。出力フラグには「出力済み」が登録され、機密性レベルには「１」が登録される。回収フラグには「未回収」が登録される。
【００４４】
一方、ステップＳ４０３において、認証出力印刷ジョブと判定された場合（ステップＳ４０３でＮＯ）、文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１に対して、印刷ジョブ情報を送信し（ステップＳ４０４）、ユーザ情報、文書情報の更新処理を実行する（ステップＳ４０５）。ステップＳ４０５の文書情報の更新処理では、ユーザ情報１６０１の出力文書ＩＤには、出力した文書のＩＤ（印刷ジョブＩＤ）が登録され、出力文書数の値が増やされる。そして、文書情報１６０２の出力文書ＩＤに印刷ジョブＩＤが登録されると共に、ファイル名が登録される。出力フラグには「未出力」が登録され、機密性レベルには「２」が登録される。回収フラグは空（ＮＵＬＬ）のままとする。
【００４５】
なお、上記処理では、機密性判断の基準にファイル名を用いているが、用途や目的に応じて様々な基準が用いられる可能性があることは言うまでもない。
【００４６】
次に、文書出力機器３０１における印刷ジョブの出力処理について説明する。
【００４７】
図６は、文書出力機器３０１にて実行される印刷ジョブの出力処理を示すフローチャートである。
【００４８】
図６において、文書出力機器３０１は、起動時に初期画面として、図２０（ａ）に示す画面１＿１９００を液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５に表示する（ステップＳ５０１）。次に、文書管理サーバ２０１から印刷ジョブ情報を受信し（ステップＳ５０２）、該印刷ジョブ情報をＲＡＭ３２またはハードディスク３８に格納する。格納された印刷ジョブ情報は、図１８に示すように、出力文書ＩＤ、ファイル保存先パス、ファイル名、及びユーザＩＤが含まれる。
【００４９】
次に、文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１から文書の出力指示を受信したか否かを判断し（ステップＳ５０３）、文書出力指示を受信した場合（ステップＳ５０３でＹＥＳ）、印刷ジョブの出力（文書出力）を行う。
【００５０】
一方、文書出力指示を受信しなかった場合（ステップＳ５０３でＮＯ）、文書出力機器３０１は、ユーザからのユーザ情報の入力を受け付ける（ステップＳ５０４）。具体的には、ユーザがＩＤカードをＩＤカードリーダ３９にかざし、文書出力機器３０１がＩＤカードリーダ３９からＩＤカード内に記憶されているカードＩＤ（ユーザを特定するための特定情報）を取得する（特定情報入力）。そして、文書出力機器３０１は、受け付けた特定情報を文書管理サーバ２０１へ送信してユーザ認証を行い、ユーザ認証が成功したか否かを判断する（ステップＳ５０５）。なお、特定情報をカードＩＤ以外の生体情報（例えば、指紋や掌形、網膜等）とすることも可能であり、この場合、ＩＤカードリーダ３９は生体情報を読み取る生体情報読取装置に置き換える。
【００５１】
文書管理サーバ２０１は、ハードディスク２８等に保存・管理されている認証情報（図１９参照）を参照し、文書出力機器３０１から受信したユーザ情報のカードＩＤ（特定情報）に対応するユーザＩＤ（ユーザ情報）があれば、ユーザ認証完了と判断して、ユーザ認証が成功した旨の通知を文書出力機器３０１に送信する。一方、カードＩＤに対応するユーザＩＤがない場合は、ユーザ認証不成功との通知が文書出力機器３０１に送信される。
【００５２】
ステップＳ５０５において、ユーザ認証が成功したと判断した場合（ステップＳ５０５でＹＥＳ）、文書出力機器３０１は、認証されたユーザＩＤに基づいて文書出力機器３０１内に格納されている印刷ジョブ情報を取得し、さらに印刷ジョブ情報の出力文書ＩＤに基づいて文書管理サーバ２０１へ文書状況の問い合わせを行う（ステップＳ５０６）。具体的には、文書出力機器３０１は、出力文書ＩＤを文書管理サーバ２０１に送信する。
【００５３】
文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１から受信した出力文書ＩＤに基づいて文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）を参照し、該出力文書ＩＤの回収状況（回収フラグが回収済みか、未回収かの回収情報）や出力状況（出力フラグが出力済みか、未出力かの未出力情報）、出力制限状況（出力制限フラグが出力制限ありか、なしか）を文書出力機器３０１に送信する。なお、ここでは、認証されたユーザＩＤに対応する全ての出力文書ＩＤの問い合わせを行うものとする。
【００５４】
文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１から文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）を受信し（ステップＳ５０７）、該文書管理情報に応じて図２１（ａ）〜図２１（ｄ）に示すような異なる画面表示を行う（ステップＳ５０８）。ステップＳ５０８の詳細については後述する。
【００５５】
上記処理では、ユーザ認証方法としてＩＤカード認証を想定しているが、用途や目的に応じて様々な手段が持ちいたれる可能性があることは言うまでもない。
【００５６】
次に、図７のステップＳ５０８において、文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）に応じて異なる画面表示を行う際の文書出力機器３０１のフラグ設定処理について図７を参照して説明する。
【００５７】
図７は、文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）に応じて異なる画面表示を行う際の文書出力機器３０１のフラグ設定処理を示すフローチャートである。
【００５８】
図７において、文書出力機器３０１は、まず、フラグＡ，Ｂ，Ｃを初期化（すべてＯＦＦ）する（ステップＳ６００）。フラグＡは、出力待ちの印刷ジョブが存在するか否かを示す未出力文書存在フラグである。フラグＢは、回収待ちの印刷ジョブが存在するか否かを示す未回収文書存在フラグである。フラグＣは、ユーザが出力制限中か否かを示す出力制限フラグである。なお、フラグＣは、図１７（ａ）に示すユーザ情報の出力制限フラグに従って、文書出力機器３０１内に格納されるものである。
【００５９】
次に、文書出力機器３０１は、出力待ちの印刷ジョブが存在するか否かを判断する（ステップＳ６０１）。ここでは、受信した文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）において、認証したユーザＩＤに対応する出力文書ＩＤの出力フラグに「未出力」の印刷ジョブがあるか否かの判定を行う。これは、ユーザ用ＰＣ１０１から印刷ジョブを送信されたにもかかわらず、文書出力機器３０１から文書の出力が完了していない印刷ジョブがあるということである。出力待ちジョブが存在する場合には、フラグＡをＯＮとする（ステップＳ６０２）一方、そうでない場合は（ステップＳ６０１でＮＯ）、そのままステップＳ６０２へ進む。
【００６０】
ステップＳ６０２では、文書出力機器３０１は、回収待ちジョブ（未回収文書）が存在するか否かを判断する。ここでは、受信した文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）において、認証したユーザＩＤに対応する出力文書ＩＤの回収フラグに「未回収」の印刷ジョブがあるかの判定を行う。回収待ちジョブが存在する場合には、フラグＢをＯＮとする（ステップＳ６０４）一方、そうでない場合は（ステップＳ６０３でＮＯ）、そのままステップＳ６０３へ進む。
【００６１】
ステップＳ６０３では、文書出力機器３０１は、ユーザが出力制限中か否かを判断する。ここでは、受信した文書管理情報（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグ、図１７（ｂ）の文書情報１６０２における出力フラグと回収フラグ）において、認証したユーザＩＤに対応する出力制限フラグが「ＯＮ（出力制限あり）」か、または「ＯＦＦ（出力制限なし）」かの判定を行う。ユーザが文書の回収を長期間していない、または回収されていない文書が多い場合には、出力制限フラグがＯＮになっている。ユーザが出力制限中（出力制限フラグがＯＮ）である場合には、フラグＣをＯＮにする（ステップＳ６０６）一方、そうでない場合は（ステップＳ６０５でＮＯ）、ステップＳ６０７へ進む。
【００６２】
ステップＳ６０７では、文書出力機器３０１は、フラグＡ〜ＣのＯＮ／ＯＦＦ状態に応じて所定の画面表示を行う（ステップＳ６０７）。上記フラグ設定処理により設定されたフラグＡ〜ＣのＯＮ／ＯＦＦ状態に対して文書出力機器３０１で表示される画面の種類を図８に示す。
【００６３】
フラグＡ：ＯＦＦ、Ｂ：ＯＦＦ、Ｃ：ＯＦＦの場合
全てのフラグがＯＦＦであるということは、認証したユーザが現在機密文書について出力回収の必要性がないユーザであるといえる。この場合、文書出力機器３０１は、図２０（ｂ）に示す標準画面（画面２＿１９０１）を表示して、本システムを終了する。標準画面は、文書出力機器３０１が標準で備えている表示画面であり、コピー機能やＦＡＸ機能、ファイルの送信機能などの操作を行うことのできる画面である。
【００６４】
Ａ：ＯＮ、Ｂ：ＯＦＦ、Ｃ：ＯＦＦの場合
フラグＡのみがＯＮということは、認証したユーザに出力待ち文書があって、未回収文書がない場合である。この場合、文書出力機器３０１は、図２１（ａ）に示す画面３＿１９０２を表示する。画面３＿１９０２には、出力ボタン１９１２と、標準ボタン１９１３と、終了ボタン１９１４とが配置されている。
【００６５】
Ａ：ＯＮ、Ｂ：ＯＮ、Ｃ：ＯＦＦの場合
フラグＡ及びフラグＢがＯＮということは、認証したユーザに出力待ち文書があり、且つ未回収文書もある場合である。この場合、文書出力機器３０１は、図２１（ｂ）に示す画面４＿１９０３を表示する。画面４＿１９０３には、出力ボタン１９１５と、回収ボタン１９１６と、標準ボタン１９１７と、終了ボタン１９１８とが配置されている。
【００６６】
Ａ：ＯＦＦ、Ｂ：ＯＮ、Ｃ：ＯＦＦの場合
フラグＢのみＯＮということは、認証したユーザに出力待ち文書はないが、未回収文書がある場合である。この場合、文書出力機器３０１は、図２１（ｃ）に示す画面５＿１９０４を表示する。画面５＿１９０４には、回収ボタン１９２０と、標準ボタン１９２１と、終了ボタン１９２２とが配置されている。
【００６７】
Ａ：ＯＮ、Ｂ：ＯＮ、Ｃ：ＯＮまたはＡ：ＯＦＦ、Ｂ：ＯＮ、Ｃ：ＯＮの場合
フラグＣがＯＮであるとき、つまり出力制限中であるということは、認証したユーザに未回収文書があり、且つ正常な回収がなされていない場合である。この場合、文書出力機器３０１は、図２１（ｄ）に示す画面６＿１９０５を表示する。画面６＿１９０５には、回収ボタン１９２３と、標準ボタン１９２４と、「出力制限中です。文書を回収してください。」との表示と、終了ボタン１９２５とが配置されている。このように、該当するユーザが出力制限中である場合は、出力ボタンの表示を非表示とする。
【００６８】
次に、上述した画面３〜６上でユーザから各種操作を受け付けたときの文書出力機器３０１の文書出力処理について説明する。
【００６９】
図９〜図１１は、文書出力機器３０１にて実行される文書出力処理のフローチャートである。なお、本処理では、同一の処理を行うステップには、同一のステップ番号を付して、その説明の一部を省略する。
【００７０】
図９〜図１１において、文書出力機器３０１は、画面３〜６のいずれかを表示している際に（ステップＳ６１１、Ｓ６１３、Ｓ６１５）、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５から終了操作を受け付けた場合（ステップＳ７０１でＹＥＳ）、画面１＿１９００を表示して（ステップＳ７０２）、本処理を終了する。終了操作とは、終了ボタン１９１４，１９１８，１９２２，１９２５の押下を意味する。一方、液晶パネル＆Ｉ／Ｆ３５から標準操作を受け付けた場合（ステップＳ７０３でＹＥＳ）、画面２＿１９０１を表示して（ステップＳ７０４）、本処理を終了する。標準操作とは、標準ボタン１９１３，１９１７，１９２１，１９２４の押下を意味する。
【００７１】
図９において、文書出力機器３０１は、画面３＿１９０２の表示時（ステップＳ６１１）に出力操作（出力ボタン１９１２の押下）を受け付けた場合（ステップＳ７０５）、文書管理サーバ２０１から、認証したユーザが指示した印刷ジョブ（認証したユーザのユーザＩＤに対応する出力文書ＩＤの印刷ジョブ）を検索し、出力フラグが「未出力」の印刷ジョブ情報（出力文書ＩＤ、ファイル名）を取得し、未出力文書リスト（未出力印刷ジョブリスト）を作成する（ステップＳ７０６）。そして、文書出力処理を実行して（ステップＳ７０７）、本処理を終了する。文書出力処理の詳細については後述する。未出力文書リストとは、ユーザが指示した印刷ジョブであって、出力フラグが未出力の印刷ジョブの印刷ジョブ情報の一覧である。
【００７２】
図１０において、文書出力機器３０１は、画面４＿１９０３の表示時（ステップＳ６１３）に出力操作（出力ボタン１９１５の押下）を受け付けた場合（ステップＳ７１２で出力操作）、上述したステップＳ７０６、Ｓ７０７を実行して、本処理を終了する。一方、回収操作（回収ボタン１９１６の押下）を受け付けた場合（ステップＳ７１２で回収操作）、文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１から、認証したユーザが指示した印刷ジョブを検索し、回収フラグが「未回収」の印刷ジョブ情報（出力文書ＩＤ、ファイル名、出力日時）を取得し、未回収文書リスト（未回収印刷ジョブリスト）を作成する（ステップＳ７１５）。そして、文書回収処理を実行して（ステップＳ７１６）、本処理を終了する。上記処理により、未回収の文書があった場合でも、ユーザが未回収の印刷ジョブを検索することで、文書回収を容易に行うことが可能となる。なお、文書回収処理の詳細については後述する。未回収文書リストとは、文書管理サーバ２０１から、ユーザが指示した印刷ジョブであって、回収フラグが未回収の印刷ジョブの出力文書ＩＤ、ファイル名、出力日時を含む印刷ジョブ情報の一覧である。
【００７３】
図１１において、文書出力機器３０１は、画面５または画面６の表示時（ステップＳ６１５）に回収操作（回収ボタン１９２０または１９２３の押下）を受け付けた場合（ステップＳ７２１）、上述したステップＳ７１５、Ｓ７１６を実行して本処理を終了する。
【００７４】
上記各処理により、機密文書の回収忘れを防止し、回収が必要な機密文書のみを回収させることができる。
【００７５】
次に、図９及び図１０におけるステップＳ７０７の文書出力処理の詳細について説明する。
【００７６】
図１２は、図９及び図１０におけるステップＳ７０７の文書出力処理の詳細を示すフローチャートである。
【００７７】
図１２において、文書出力機器３０１は、ステップＳ７０６で作成した未出力文書リストを読み込み（ステップＳ８０１）、図２２（ａ）に示す画面７＿２００１を表示する（ステップＳ８０２）。画面７＿２００１には、未出力文書（未出力印刷ジョブ）の文書情報２０１０が一覧表示される。文書情報２０１０は、出力フラグが未出力の印刷ジョブの印刷ジョブ情報（未出力の印刷ジョブの出力文書ＩＤ、ファイル名）である。また、画面７＿２００１には、出力ボタン２０１１と、戻るボタン２０１２とが表示される。
【００７８】
ユーザにより戻る操作（戻るボタン２０１２の押下）を受け付けた場合は（ステップＳ８０３で戻る操作）、文書出力機器３０１は、画面７に遷移する前の画面を表示し（ステップＳ８０４）、リターンする。一方、ユーザから、出力する文書の選択と、文書出力操作（出力ボタン２０１１の押下）を受け付けると（ステップＳ８０３で出力操作）、文書出力機器３０１は、選択された文書の出力を行う（ステップＳ８０５）。この文書の出力では、文書出力機器３０１は、出力文書ＩＤを文書管理サーバ２０１に送信する。そして、文書管理サーバ２０１は出力文書ＩＤを受信して、その受信した出力文書ＩＤに対応する印刷ジョブを文書出力機器３０１に送信する。文書出力機器３０１は、その送信された印刷ジョブを受信することで、プリントエンジン４０を介して文書出力（印刷）を行う。
【００７９】
ステップＳ８０６では、文書出力機器３０１は、出力完了となった印刷ジョブの出力文書ＩＤを文書管理サーバ２０１へ送信する（文書出力完了送信）。文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１から出力文書ＩＤを受信すると、図１５に示す文書情報更新処理を実行する。
【００８０】
図１５において、文書管理サーバ２０１は、出力文書ＩＤを受信すると（ステップＳ１１０１）、図１７（ａ）〜図１７（ｃ）に示す文書管理情報を更新する（ステップＳ１１０２）。具体的には、出力完了した印刷ジョブの出力文書ＩＤに対応する出力フラグを「出力済み」にし、出力日時の値を更新し、回収フラグを「未回収」に更新し、出力文書数（出力した印刷ジョブの数）を増やす。
【００８１】
図１２に戻り、ステップＳ８０７では、文書出力機器３０１は、文書出力の完了後（文書情報の更新完了後）に、図２２（ｂ）に示す画面８＿２００２を表示する。画面８＿２００２には、「出力した文書を回収しますか？」の表示と共に、回収ボタン２０１３と、終了ボタン２０１４が表示されている。
【００８２】
次に、文書出力機器３０１は、画面８＿２００２上でユーザから終了操作（終了ボタン２０１４の押下）を受け付けた場合（ステップＳ８０８で終了操作）、画面１＿１９００を表示して（ステップＳ８１１）、リターンする。一方、回収操作（回収ボタン２０１３の押下）を受け付けた場合（ステップＳ８０８で回収操作）、上述したステップＳ７１５、Ｓ７１６を実行して、リターンする。
【００８３】
次に、図１０〜図１２におけるステップＳ７１６の文書回収処理の詳細について説明する。
【００８４】
図１３ａ〜図１３ｂは、図１０〜図１２におけるステップＳ７１６の文書回収処理の詳細を示すフローチャートである。
【００８５】
図１３ａにおいて、文書出力機器３０１は、作成した未回収文書リストを読み込み（ステップＳ９０１）、図２２（ｃ）に示す画面９＿２００３を表示する（ステップＳ９０２）。画面９＿２００３には、未回収文書の文書情報２０１５が一覧表示される。文書情報２０１５は、未回収文書リストにおける印刷ジョブ（回収フラグが未回収の印刷ジョブ）の出力文書ＩＤ、ファイル名、出力日時を含む印刷ジョブ情報である。また、画面９＿２００３には、検索ボタン２０１６と、回収ボタン２０１７と、戻るボタン２０１８とが表示される。
【００８６】
ユーザにより戻る操作（戻るボタン２０１８の押下）を受け付けた場合（ステップＳ９０３でＹＥＳ）、文書出力機器３０１は、画面９に遷移する前の画面を表示し（ステップＳ９０４）、リターンする。一方、ユーザから、回収する文書の選択と、検索操作（検索ボタン２０１６の押下）を受け付けると（ステップＳ９０５で検索操作）、文書出力機器３０１は、選択された回収文書の出力日時と検索操作実施日時（現在日時）を文書管理サーバ２０１から取得し、その間に通常文書（ステップＳ５０６で出力した文書）の出力を行ったユーザ、即時出力印刷ジョブ・認証出力印刷ジョブ（ステップＳ５０６又はＳ８０５で出力した文書）の回収を行ったユーザのユーザ情報（ユーザＩＤ、ユーザ名、文書回収日時）を文書管理サーバ２０１から取得し、それらに基づいてユーザリスト（回収可能性者検索リスト）を作成する（ステップＳ９０６）。ユーザリストは、図１７（ａ）に示す、選択された文書の回収を行った可能性のあるユーザのユーザＩＤ、ユーザ名、文書回収日時を含むユーザ情報の一覧である。
【００８７】
ここで、ステップＳ９０６の具体例を以下に説明する。
【００８８】
下記のような場合、仮に１５：００にユーザＡから検索操作を受け付けたときは（ステップＳ９０５で検索操作）、文書出力機器３０１は、１３：００〜１５：００の間に通常印刷ジョブの出力または即時出力印刷ジョブ・認証出力印刷ジョブの回収を行ったユーザを検索する。具体的には、文書情報を参照して、回収日時が１３：００〜１５：００の間に文書を出力しているユーザのリストを作成する。この結果、ユーザＢ，Ｆがリストとして作成され、ユーザＢ，Ｆという他のユーザが誤回収してしまった文書について容易に捜索することができ、確実な文書管理を実現することが可能である。
【００８９】
現在日時１５：００
ユーザＡ： １３：００に即時出力印刷ジョブを出力（未回収）
ユーザＢ： １４：００に通常印刷ジョブを出力
ユーザＣ： １２：００に通常印刷ジョブを出力
ユーザＤ： １３：３０に認証出力印刷ジョブを送信（未出力）
ユーザＥ： １４：１５に即時出力印刷ジョブを出力（未回収）
ユーザＦ： １１：００に即時出力印刷ジョブを出力、１４：４０に即時出力印刷ジョブを回収
図１３ａに戻り、ステップＳ９０７では、文書出力機器３０１は、作成した回収可能性検索リストを読み込み、そして、図２２（ｄ）に示す画面１０＿２００４を表示する（ステップＳ９０８）。画面１０＿２００４には、ユーザＩＤ、ユーザ名、及び文書回収日時を含む回収可能性検索リスト２０１９と、戻るボタン２０２０とが表示される。次に、ユーザから、戻る操作（戻るボタン２０２０の押下）を受け付けると（ステップＳ９０９）、文書出力機器３０１は、画面１０に遷移する前の画面を表示し（ステップＳ９１０）、リターンする。
【００９０】
一方、ステップＳ９０５において、ユーザから、回収する文書の回収操作（回収ボタン２０１７の押下）を受け付けて文書の回収が完了したと判断した場合（ステップＳ９０５で回収操作）、ステップＳ９１１へ進む。ステップＳ９１１では、文書出力機器３０１は、文書回収完了となった印刷ジョブの出力文書ＩＤを文書管理サーバ２０１へ送信し（文書回収完了送信）、図１３ａのステップＳ９１２へ進む。文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１から出力文書ＩＤを受信すると、図１５に示す文書情報更新処理を実行する。
【００９１】
図１５において、文書管理サーバ２０１は、出力文書ＩＤを受信すると（ステップＳ１１０１）、図１７（ａ）〜図１７（ｃ）に示す文書管理情報を更新する（ステップＳ１１０２）。具体的には、文書管理サーバ２０１は、文書回収完了した印刷ジョブの出力文書ＩＤに対応する回収フラグを「回収済み」にし、回収日時の値を更新し、出力文書数（出力した印刷ジョブの数）を減らす。
【００９２】
図１３ｂにおいて、ステップＳ９１２では、文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１に対して、ユーザが出力制限中か否かの確認を行い、出力制限中だった場合には（ステップＳ９１２でＹＥＳ）、ステップＳ９１３〜Ｓ９１５の出力制限解除処理を実行する。出力制限解除処理の詳細については後述する。
【００９３】
一方、ステップＳ９１２において、ユーザが出力制限中でなかった場合（出力制限フラグがＯＦＦ）には（ステップＳ９１２でＮＯ）、文書出力機器３０１は、文書管理サーバ２０１に、登録されている全ての文書のうち現在回収フラグが未回収になっている他のユーザの文書（印刷ジョブ）が存在するかを問い合わせる（ステップＳ９１６）（第２の回収ジョブ判定）。問い合わせた結果、他のユーザの未回収文書が存在する場合には（ステップＳ９１６で）、図２３（ａ）に示す画面１１＿２１０１を表示する（ステップＳ９１８）。画面１１＿２１０１には、「他ユーザの出力文書があります。注意してください。」の表示と共に、リセットボタン２１０３と、終了ボタン２１０４が表示されている。
【００９４】
一方、ステップＳ９１６において、他のユーザの未回収文書が存在しない場合には（ステップＳ９１６でＮＯ）、図２３（ｂ）に示す画面１２＿２１０２を表示する（ステップＳ９１７)。画面１２＿２１０２には、「文書回収完了」の表示と共に、リセットボタン２１０５と、終了ボタン２１０６が表示されている。
【００９５】
画面１１＿２１０１または画面１２＿２１０２上でリセット操作（リセットボタンの押下）を受け付けた場合（ステップＳ９２９でＹＥＳ）、文書出力機器３０１は、ユーザがこれまでに出力した通常文書並びに文書管理サーバ２０１に保存されている全ユーザの文書管理情報（図１７（ａ）〜図１７（ｃ））の中で回収フラグが未回収の文書のうちもっとも古い出力日時以前に回収が完了している機密文書の情報を文書管理サーバ２０１及び文書出力機器３０１内から削除（非機密文書リセット）する（ステップＳ９２０）。なお、画面１２＿２１０２上でリセットボタン２１０５が押下されると、「非機密文書ジョブのリセットが完了しました。」との表示がなされる。
【００９６】
一方、画面１１＿２１０１または画面１２＿２１０２で終了操作（終了ボタンの押下）を受け付けた場合（ステップＳ９２１でＮＯ）、文書出力機器３０１は、画面１＿１９００を表示する（ステップＳ９２２）。
【００９７】
次に、出力制限処理について説明する。出力制限は、機密文書の性質から本システムが実行する文書管理機能である。この機能は、ユーザによる機密文書の長期放置、大量放置が発生した際に機密文書の回収がなされない場合、さらなる機密文書の出力を認めないという機能である。
【００９８】
図１４は、文書管理サーバ２０１にて実行される出力制限処理を示すフローチャートである。
【００９９】
図１４において、文書管理サーバ２０１は、出力完了となった印刷ジョブの出力文書ＩＤを文書出力機器３０１から受信（ステップＳ１００１）した後、図１５に示す文書情報更新処理を実行する（ステップＳ１００２）。次に、文書管理サーバ２０１は、出力完了となった印刷ジョブの機密性レベル（図１７（ｂ）の文書情報１６０２における機密性レベル）を確認し（ステップＳ１００３）、機密印刷ジョブか通常印刷ジョブかを判断する。印刷ジョブが通常印刷ジョブの場合は（機密性レベルが０）、出力制限対象外となるので本処理を終了する。一方、印刷ジョブが機密印刷ジョブと判断された場合は（機密性レベルが１または２）、ステップＳ１００４に進む。
【０１００】
ステップＳ１００４では、文書管理サーバ２０１は、図１７（ａ）〜図１７（ｃ）に示す文書管理情報を参照して、未回収文書数（回収フラグが未回収の文書の数）と設定文書数を比較して、未回収文書数が設定文書数を越えたか否かを判定する。未回収文書数が設定文書数を越えていた場合（ステップＳ１００４でＹＥＳ）、文書管理サーバ２０１は、ユーザ情報１６０１の出力制限フラグをＯＮにする（ステップＳ１００５）。そして、該当するユーザの出力制限を設定すると共に、文書管理サーバ２０１から管理者用ＰＣ４０１へ通知が実行される（ステップＳ１００６）。
【０１０１】
ステップＳ１００４において、未回収文書数が設定文書数を越えていない場合（ステップＳ１００４でＮＯ）、文書管理サーバ２０１は、設定情報１６０３の設定時間経過ごとに文書情報１６０２の回収フラグを確認し（ステップＳ１００７〜Ｓ１００９）、回収されていない場合（ステップＳ１００９で未回収）、ユーザ用ＰＣ１０１へ文書の回収を促す通知を行い、文書情報１６０２の通知回数の値を増やす（ステップＳ１０１０，Ｓ１０１２）。この通知回数が設定情報１６０３の設定回数を超えた場合には（ステップＳ１０１１でＹＥＳ）、ユーザ情報１６０１の出力制限フラグをＯＮにする（ステップＳ１０１３）。そして、該当するユーザの出力制限を設定すると共に、文書管理サーバ２０１から管理者用ＰＣ４０１へ通知が実行される（ステップＳ１０１４）。
【０１０２】
上記処理により、各ユーザに対して機密文書管理が適正に行うように徹底することができ、円滑なセキュリティシステムの運用が可能となる。
【０１０３】
次に、出力制限解除処理について図１３ｂ及び図１６を参照して説明する。出力制限の解除は、機密文書の回収がされた場合、所定の条件が満たされていたときに解除される。
【０１０４】
図１３ｂにおいて、文書出力機器３０１は、ユーザが出力制限中（出力制限フラグがＯＮ）だった場合には（ステップＳ９１２でＹＥＳ）、出力制限解除条件を満たしているか否かを判断する。出力制限解除条件の１つは、該ユーザが指示を行った印刷ジョブの未回収文書数が設定文書数を越えていないことである。未回収文書が設定文書数を越えているか否かを確認する方法として、文書管理サーバ２０１へ該ユーザが指示した文書の回収フラグを問い合わせして未回収文書数の確認を実施する。未回収文書数が設定文書数を越えている場合（ステップＳ９１３でＹＥＳ）、文書出力機器３０１は、出力制限解除処理を終了し、文書回収処理（ステップＳ９１６）へ合流する。
【０１０５】
一方、未回収文書数が設定文書数を越えていない場合（ステップＳ９１３でＮＯ）、文書出力機器３０１は、ユーザが指示した未回収文書の通知回数が設定回数を下回っているか否か、つまり、長期に未回収である文書があるか否かを文書管理サーバ２０１へ問い合わせして判断する（ステップＳ９１４）。
【０１０６】
長期未回収である文書がある場合（ステップＳ９１４でＹＥＳ）、出力制限解除処理を終了し、文書回収処理（ステップＳ９１６）へ合流する。一方、長期未回収である文書がない場合（ステップＳ９１４でＮＯ）、文書出力機器３０１は、出力解除条件を満たしていると判断し、文書管理サーバ２０１へ出力制限解除通知（図１７（ａ）のユーザ情報１６０１における出力制限フラグをＯＮからＯＦＦに変更するための命令）を送信する(ステップＳ９１５)。文書管理サーバ２０１は、文書出力機器３０１から出力制限解除通知を受信すると、ユーザ情報１６０１における出力制限フラグをＯＮからＯＦＦに変更する。
【０１０７】
上記処理により、システム管理者が行う作業の負担を軽減し、システムの円滑な運用を図ることができる。
【０１０８】
以上説明したように、上記実施形態によれば、ユーザが煩雑な作業をすることなく、回収対象となる印刷ジョブの文書（例えば、機密文書）の回収を容易に行うことができる。また、機密文書の回収忘れを防止すると共に、ユーザが再認証を行っても回収済みとならず、印刷された機密文書を適切に回収することができる。
【０１０９】
また、本発明の目的は、以下の処理を実行することによっても達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１１０】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、次のものを用いることができる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等である。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
【０１１１】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【０１１２】
更に、前述した実施形態の機能が以下の処理によって実現される場合も本発明に含まれる。即ち、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行う場合である。
【０１１３】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した各実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現する場合も含まれる。この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、またはインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【０１１４】
上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。
【図面の簡単な説明】
【０１１５】
【図１】本発明の実施形態に係る印刷システムの構成例を示す図である。
【図２】図１の印刷システムにおける文書出力の流れを示す図である。
【図３】印刷システムにおける文書管理サーバのハードウェア構成の概略を示すブロック図である。
【図４】印刷システムにおける文書出力機器のハードウェア構成の概略を示すブロック図である。
【図５】文書管理サーバにて実行される印刷ジョブの機密性判断処理を示すフローチャートである。
【図６】文書出力機器にて実行される印刷ジョブの出力処理を示すフローチャートである。
【図７】文書管理情報に応じて画面表示を行う際の文書出力機器のフラグ設定処理を示すフローチャートである。
【図８】フラグ設定処理により設定されたフラグＡ〜ＣのＯＮ／ＯＦＦ状態に対して文書出力機器で表示される画面の種類を示す図である。
【図９】画面３でのユーザ操作受け付け時の文書出力機器の動作処理の一例を示すフローチャートである。
【図１０】画面４でのユーザ操作受け付け時の文書出力機器の動作処理の一例を示すフローチャートである。
【図１１】画面５または６でのユーザ操作受け付け時の文書出力機器の動作処理の一例を示すフローチャートである。
【図１２】図９及び図１０におけるステップＳ７０７の文書出力処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１３ａ】図１０〜図１２におけるステップＳ７１６の文書回収処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１３ｂ】図１０〜図１２におけるステップＳ７１６の文書回収処理の詳細を示すフローチャートである。
【図１４】文書管理サーバにて実行される出力制限処理を示すフローチャートである。
【図１５】文書管理サーバにて実行される文書管理情報更新処理のフローチャートである。
【図１６】文書管理サーバにて実行される出力制限解除処理のフローチャートである。
【図１７】文書管理サーバで保存・管理されている文書管理情報（印刷ジョブ管理情報）の一例を示す図であり、（ａ）はユーザ情報、（ｂ）は文書情報、（ｃ）は設定情報を示す。
【図１８】文書出力機器で保存・管理されている印刷ジョブ情報の一例を示す図である。
【図１９】文書管理サーバで保存・管理されている認証情報の一例を示す図である。
【図２０】文書出力機器で表示される画面の一例を示す図であり、（ａ）は初期画面、（ｂ）は標準画面である。
【図２１】文書出力機器で表示される画面の一例を示す図であり、（ａ）は図９の処理時、（ｂ）は図１０の処理時、（ｃ）及び（ｄ）は図１１の処理時に表示される。
【図２２】文書出力機器で表示される画面の一例を示す図であり、（ａ）及び（ｂ）は図１２の処理時、（ｃ）及び（ｄ）は図１３ａの処理時に表示される。
【図２３】文書出力機器で表示される画面の一例を示す図であり、（ａ）及び（ｂ）は図１３ｂの処理時に表示される。
【符号の説明】
【０１１６】
２１，３１ ＣＰＵ
２２，３２ ＲＡＭ
２３，３３ ＲＯＭ
２９，３８ ハードディスク
４０ プリントエンジン
１０１ ユーザ用ＰＣ
２０１ 文書管理サーバ
３０１ 文書出力機器
４０１ 管理者用ＰＣ
【特許請求の範囲】
【請求項１】
印刷ジョブを画像形成装置に送信する情報処理装置と、受信した印刷ジョブを印刷出力する画像形成装置とを備える印刷システムであって、
前記画像形成装置は、
ユーザを特定するための特定情報の入力を受け付ける特定情報入力手段と、
前記受け付けた特定情報が認証されることによって決定されるユーザ情報を前記情報処理装置に送信するユーザ情報送信手段と、
前記送信したユーザ情報に対応する印刷ジョブの管理情報を前記情報処理装置から受信する管理情報受信手段と、
前記管理情報に応じて画面表示を行う表示手段とを備え、
前記表示手段は、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる未出力情報に従って未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる回収情報に従って未回収の印刷ジョブを表示することを特徴とし、
前記情報処理装置は、
回収対象となる印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を保存する管理情報保存手段と、
前記画像形成装置から受信したユーザ情報に対応する印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を送信する管理情報送信手段とを備えることを特徴とする印刷システム。
【請求項２】
前記表示手段は、前記受信した管理情報に含まれる未出力情報に従って、前記印刷ジョブが未出力である場合、前記印刷ジョブの出力指示を受け付ける出力指示手段が配置された画面を表示し、
前記受信した管理情報に含まれる回収情報に従って、前記印刷ジョブで出力された文書が未回収である場合、前記印刷ジョブの回収指示を受け付ける回収指示手段が配置された画面を表示することを特徴とする請求項１記載の印刷システム。
【請求項３】
前記情報処理装置は、
回収対象となる印刷ジョブか否かを判定する第１の回収ジョブ判定手段をさらに備え、
前記管理情報保存手段は、前記第１の回収ジョブ判定手段により回収すべきと判定された印刷ジョブの管理情報を未回収となるように登録し、前記画像形成装置から回収完了した印刷ジョブの識別情報を受信したときは、当該管理情報の未回収を回収済みに更新することを特徴とする請求項１または２記載の印刷システム。
【請求項４】
前記画像形成装置は、前記表示手段に表示された未回収の印刷ジョブに対して回収操作を受け付け、前記回収操作を受け付けた印刷ジョブを回収済みとすべく前記情報処理装置に回収完了を送信することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の印刷システム。
【請求項５】
前記画像形成装置は、前記回収操作を受け付けたときは、他のユーザの未回収の印刷ジョブがあるか否かを判定する第２の回収ジョブ判定手段と、
他のユーザの未回収の印刷ジョブがあるときは、他のユーザの未回収の印刷ジョブがある旨の通知を行う通知手段とをさらに備えることを特徴とする請求項４記載の印刷システム。
【請求項６】
前記未回収ジョブ表示手段は、未回収の印刷ジョブの検索指示を受け付ける検索指示手段が配置された画面を表示し、
前記画像形成装置は、前記検索指示手段により未回収の印刷ジョブの検索指示を受け付けたときは、該未回収の印刷ジョブの出力日時と検索指示を受け付けた日時を取得すると共に、出力日時と操作日時の間に出力および回収を行ったユーザのユーザ情報を取得して表示する回収可能性検索リスト表示手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の印刷システム。
【請求項７】
前記情報処理装置は、予め設定された間隔でユーザへの回収を促す通知を行う回収通知手段と、
前記通知した回数が設定回数を越えたか否かを判定する通知回数判定手段と、
前記通知した回数が設定回数を超えたとき、該当するユーザが指示した印刷ジョブの出力を制限すること示す情報を前記管理情報に設定すると共に、前記画像形成装置に通知する出力制限通知手段とを更に備え、
前記画像形成装置は、前記出力制限通知手段による通知を受信すると、前記出力指示手段を非表示とする画面を前記表示手段に表示することを特徴とする請求項２乃至６のいずれか１項に記載の印刷システム。
【請求項８】
前記回収通知手段は、予め設定された設定時間経過ごとに前記管理情報における未回収か否かを示す情報を確認し、未回収の場合に前記通知を行うことを特徴とする請求項７記載の印刷システム。
【請求項９】
前記第１の回収ジョブ判定手段は、外部装置のプリンタドライバで指定された機密区分に従って、回収対象の印刷ジョブか否かを判定することを特徴とする請求項３乃至８のいずれか１項に記載の印刷システム。
【請求項１０】
前記情報処理装置は、
認証に応じて印刷することが可能となる印刷ジョブか否かを判定する認証印刷判定手段をさらに備え、
前記表示手段で表示する未出力の印刷ジョブは、前記認証印刷判定手段で認証に応じて印刷することが可能となる印刷ジョブと判定された印刷ジョブであることを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１項に記載の印刷システム。
【請求項１１】
印刷ジョブを画像形成装置に送信する情報処理装置と、受信した印刷ジョブを印刷出力する画像形成装置とを備える印刷システムの制御方法であって、
回収対象となる印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を前記情報処理装置に保存する管理情報保存工程と、
ユーザを特定するための特定情報の入力を受け付けて前記画像形成装置から前記情報処理装置に送信する管理情報送信工程と、
前記画像形成装置から受信したユーザ情報に対応する前記印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を当該画像形成装置に返信する管理情報返信工程と、
前記画像形成装置が受信した管理情報に応じて画面表示を行う表示工程とを備え、
前記表示工程では、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる未出力情報に従って未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる回収情報に従って未回収の印刷ジョブを表示することを特徴とする制御方法。
【請求項１２】
請求項１１記載の制御方法をコンピュータに実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラム。
【請求項１３】
情報処理装置から受信した印刷ジョブを印刷出力する画像形成装置であって、
回収対象となる印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を保存する管理情報保存手段と、
ユーザを特定するための特定情報の入力を受け付ける特定情報入力手段と、
入力された特定情報が認証されることによって決定されるユーザ情報に対応する前記印刷ジョブの管理情報を取得する管理情報取得手段と、
前記取得した管理情報に応じて画面表示を行う表示手段とを備え、
前記表示手段は、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる未出力情報に従って未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる回収情報に従って未回収の印刷ジョブを表示することを特徴とする画像形成装置。
【請求項１】
印刷ジョブを画像形成装置に送信する情報処理装置と、受信した印刷ジョブを印刷出力する画像形成装置とを備える印刷システムであって、
前記画像形成装置は、
ユーザを特定するための特定情報の入力を受け付ける特定情報入力手段と、
前記受け付けた特定情報が認証されることによって決定されるユーザ情報を前記情報処理装置に送信するユーザ情報送信手段と、
前記送信したユーザ情報に対応する印刷ジョブの管理情報を前記情報処理装置から受信する管理情報受信手段と、
前記管理情報に応じて画面表示を行う表示手段とを備え、
前記表示手段は、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる未出力情報に従って未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる回収情報に従って未回収の印刷ジョブを表示することを特徴とし、
前記情報処理装置は、
回収対象となる印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を保存する管理情報保存手段と、
前記画像形成装置から受信したユーザ情報に対応する印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を送信する管理情報送信手段とを備えることを特徴とする印刷システム。
【請求項２】
前記表示手段は、前記受信した管理情報に含まれる未出力情報に従って、前記印刷ジョブが未出力である場合、前記印刷ジョブの出力指示を受け付ける出力指示手段が配置された画面を表示し、
前記受信した管理情報に含まれる回収情報に従って、前記印刷ジョブで出力された文書が未回収である場合、前記印刷ジョブの回収指示を受け付ける回収指示手段が配置された画面を表示することを特徴とする請求項１記載の印刷システム。
【請求項３】
前記情報処理装置は、
回収対象となる印刷ジョブか否かを判定する第１の回収ジョブ判定手段をさらに備え、
前記管理情報保存手段は、前記第１の回収ジョブ判定手段により回収すべきと判定された印刷ジョブの管理情報を未回収となるように登録し、前記画像形成装置から回収完了した印刷ジョブの識別情報を受信したときは、当該管理情報の未回収を回収済みに更新することを特徴とする請求項１または２記載の印刷システム。
【請求項４】
前記画像形成装置は、前記表示手段に表示された未回収の印刷ジョブに対して回収操作を受け付け、前記回収操作を受け付けた印刷ジョブを回収済みとすべく前記情報処理装置に回収完了を送信することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の印刷システム。
【請求項５】
前記画像形成装置は、前記回収操作を受け付けたときは、他のユーザの未回収の印刷ジョブがあるか否かを判定する第２の回収ジョブ判定手段と、
他のユーザの未回収の印刷ジョブがあるときは、他のユーザの未回収の印刷ジョブがある旨の通知を行う通知手段とをさらに備えることを特徴とする請求項４記載の印刷システム。
【請求項６】
前記未回収ジョブ表示手段は、未回収の印刷ジョブの検索指示を受け付ける検索指示手段が配置された画面を表示し、
前記画像形成装置は、前記検索指示手段により未回収の印刷ジョブの検索指示を受け付けたときは、該未回収の印刷ジョブの出力日時と検索指示を受け付けた日時を取得すると共に、出力日時と操作日時の間に出力および回収を行ったユーザのユーザ情報を取得して表示する回収可能性検索リスト表示手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の印刷システム。
【請求項７】
前記情報処理装置は、予め設定された間隔でユーザへの回収を促す通知を行う回収通知手段と、
前記通知した回数が設定回数を越えたか否かを判定する通知回数判定手段と、
前記通知した回数が設定回数を超えたとき、該当するユーザが指示した印刷ジョブの出力を制限すること示す情報を前記管理情報に設定すると共に、前記画像形成装置に通知する出力制限通知手段とを更に備え、
前記画像形成装置は、前記出力制限通知手段による通知を受信すると、前記出力指示手段を非表示とする画面を前記表示手段に表示することを特徴とする請求項２乃至６のいずれか１項に記載の印刷システム。
【請求項８】
前記回収通知手段は、予め設定された設定時間経過ごとに前記管理情報における未回収か否かを示す情報を確認し、未回収の場合に前記通知を行うことを特徴とする請求項７記載の印刷システム。
【請求項９】
前記第１の回収ジョブ判定手段は、外部装置のプリンタドライバで指定された機密区分に従って、回収対象の印刷ジョブか否かを判定することを特徴とする請求項３乃至８のいずれか１項に記載の印刷システム。
【請求項１０】
前記情報処理装置は、
認証に応じて印刷することが可能となる印刷ジョブか否かを判定する認証印刷判定手段をさらに備え、
前記表示手段で表示する未出力の印刷ジョブは、前記認証印刷判定手段で認証に応じて印刷することが可能となる印刷ジョブと判定された印刷ジョブであることを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１項に記載の印刷システム。
【請求項１１】
印刷ジョブを画像形成装置に送信する情報処理装置と、受信した印刷ジョブを印刷出力する画像形成装置とを備える印刷システムの制御方法であって、
回収対象となる印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を前記情報処理装置に保存する管理情報保存工程と、
ユーザを特定するための特定情報の入力を受け付けて前記画像形成装置から前記情報処理装置に送信する管理情報送信工程と、
前記画像形成装置から受信したユーザ情報に対応する前記印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を当該画像形成装置に返信する管理情報返信工程と、
前記画像形成装置が受信した管理情報に応じて画面表示を行う表示工程とを備え、
前記表示工程では、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる未出力情報に従って未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる回収情報に従って未回収の印刷ジョブを表示することを特徴とする制御方法。
【請求項１２】
請求項１１記載の制御方法をコンピュータに実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラム。
【請求項１３】
情報処理装置から受信した印刷ジョブを印刷出力する画像形成装置であって、
回収対象となる印刷ジョブの未出力情報及び回収情報を含む管理情報を保存する管理情報保存手段と、
ユーザを特定するための特定情報の入力を受け付ける特定情報入力手段と、
入力された特定情報が認証されることによって決定されるユーザ情報に対応する前記印刷ジョブの管理情報を取得する管理情報取得手段と、
前記取得した管理情報に応じて画面表示を行う表示手段とを備え、
前記表示手段は、表示画面上で印刷ジョブの出力指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる未出力情報に従って未出力の印刷ジョブを表示し、印刷ジョブの回収指示がなされた場合には、前記管理情報に含まれる回収情報に従って未回収の印刷ジョブを表示することを特徴とする画像形成装置。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３ａ】
【図１３ｂ】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２３】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３ａ】
【図１３ｂ】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２３】
【公開番号】特開２０１０−９７３８１（Ｐ２０１０−９７３８１Ａ）
【公開日】平成２２年４月３０日（２０１０．４．３０）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−２６７２５３（Ｐ２００８−２６７２５３）
【出願日】平成２０年１０月１６日（２００８．１０．１６）
【出願人】（５９２１３５２０３）キヤノンＩＴソリューションズ株式会社 (528)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２２年４月３０日（２０１０．４．３０）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年１０月１６日（２００８．１０．１６）
【出願人】（５９２１３５２０３）キヤノンＩＴソリューションズ株式会社 (528)
【Ｆターム（参考）】
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