書類管理システム
【課題】電子化された書類と紙媒体による書類との間の対応関係を確実に把握できるようにする。
【解決手段】個別に取り扱い可能な有形媒体に情報を記録した有形書類である実書類に付され、前記実書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体であるＩＣチップ１と、実書類を収納する実ファイルと、前記実ファイルに収納した実書類に付されたＩＣチップ１に記憶した書類識別子を読み取る書類識別子取得要素であるＩＣチップ読取器とを利用する書類管理システムに、前記ＩＣチップ読取器から書類識別子を受け付ける書類識別子取得手段である書類存在検知手段３０１と、実書類に対応する電子情報を含む無形書類である電子化書類を記憶する無形書類記憶手段である電子化書類記憶手段と、電子化書類の属性情報と前記書類識別子を含む書類識別レコードとを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段５０５と、前記書類存在検知手段３０１が取得した書類識別子と前記書類対応テーブル記憶手段５０５の記憶内容とを照合する照合手段５０７とを備える。
【解決手段】個別に取り扱い可能な有形媒体に情報を記録した有形書類である実書類に付され、前記実書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体であるＩＣチップ１と、実書類を収納する実ファイルと、前記実ファイルに収納した実書類に付されたＩＣチップ１に記憶した書類識別子を読み取る書類識別子取得要素であるＩＣチップ読取器とを利用する書類管理システムに、前記ＩＣチップ読取器から書類識別子を受け付ける書類識別子取得手段である書類存在検知手段３０１と、実書類に対応する電子情報を含む無形書類である電子化書類を記憶する無形書類記憶手段である電子化書類記憶手段と、電子化書類の属性情報と前記書類識別子を含む書類識別レコードとを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段５０５と、前記書類存在検知手段３０１が取得した書類識別子と前記書類対応テーブル記憶手段５０５の記憶内容とを照合する照合手段５０７とを備える。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類の整理及び検索を行う書類管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、書類の整理を行うには、書類をファイル等に収納するとともに、ファイルに書類の内容を示すタイトルを印字したラベルを付して、ラベルが外部から見える状態で書棚等に収納する態様が広く用いられている。また、このラベルの印字内容、すなわちファイルに付したタイトルをラベル印字装置に接続したパソコン等に分類して格納し、管理を行う手法が考えられている。（例えば、特許文献１参照。）
【特許文献１】特開２０００−３３５１６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところが、時間の経過に伴い、ファイルや書類の数が増大するなどによりファイルの所在位置やファイルと個々の書類との関連がわかりにくくなり、求める書類に対応するファイルの所在やタイトルに基づき求める書類を得ることが困難になる不具合が起こり得る。さらに、書類を電子化した態様で保存することや書類を電子化した態様で予め作成し、電子化した書類を印字装置などにより紙媒体に印刷することが広く行われているが、書類の数が増大すると、電子化した書類に対応する紙媒体による書類の有無や電子化した書類と紙媒体による書類との対応関係もまたわかりにくくなる不具合が生じ得る。
【０００４】
本発明は、以上に述べた課題を解決し、電子化した書類と紙媒体による書類との対応関係を確実に把握できるようにする書類管理システムを提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
すなわち本発明に係る書類管理システムは、個別に取り扱い可能な有形媒体に情報を記録した有形書類に付され、前記有形書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、有形書類を収納する書類収納要素と、前記書類収納要素に収納した有形書類に付された書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を読み取る書類識別子取得要素とを利用する書類管理システムであって、前記書類識別子取得要素から書類識別子を受け付ける書類識別子取得手段と、有形書類に対応する電子情報を含む無形書類を記憶する無形書類記憶手段と、無形書類の属性情報と前記書類識別子を含む書類識別レコードとを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子と前記書類対応テーブル記憶手段の記憶内容とを照合する照合手段とを有することを特徴とする。
【０００６】
このようなものであれば、前記照合手段による照合の結果に基づき、有形書類と無形書類との対応関係を容易に確認することができるようになる。すなわち、有形書類を収納している前記書類収納要素ごとに該書類収納要素に収納されている有形書類と前記電子フォルダ内に記憶されている無形書類との対応関係を確認することや、これらの対応関係がわかりやすくなるように前記無形書類記憶手段内における無形書類の記憶態様を再構築することができるようになる。
【０００７】
有形書類を収納している前記書類収納要素ごとに該書類収納要素に収納されている有形書類と前記電子フォルダ内に記憶されている無形書類との対応関係を確認するためには、前記書類収納要素に収納要素識別子を対応付け、前記無形書類記憶手段内に前記書類収納要素と対応付けて電子フォルダを形成しているとともに、前記照合手段による照合を前記電子フォルダごとに行うようにしているものが望ましい。このようなものであれば、書類識別子取得要素を設けた書類収納要素と前記電子フォルダとを対応付けることにより、前記電子フォルダ内に記憶している無形書類の所在をわかりやすくすることができるからである。
【０００８】
また、前記照合手段による照合の結果に基づき、前記電子フォルダ内の無形書類を、前記書類収納要素に収納された有形書類に対応付けられているものとそうでないものとを判別可能に可視化表示する判別結果可視化表示手段をさらに具備するものであれば、例えば対応する有形書類を作成して前記書類収納要素に保管されている無形書類と、まだ対応する有形書類が作成されていない編集作業中の無形書類とをわかりやすく区別することができる。
【０００９】
さらに、前記判別結果可視化表示手段が、前記書類収納要素に収納された有形書類に対応付けられているとともに前記無形書類記憶手段内の他の領域に記憶されている無形書類を、他の無形書類と判別可能に可視化表示することを特徴とするものであれば、前記無形書類の前記電子フォルダ内への移動を促し、部署の再編等により有形書類を収納する書類収納要素が変更された場合に、無形書類の格納態様を有形書類の格納態様に合わせてわかりやすく整理し直すよう導くことができる。
【００１０】
加えて、前記無形書類記憶手段内の他の領域に記憶されている無形書類に対し、前記電子フォルダ内に前記無形書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段をさらに設けているものであれば、有形書類を他の書類収納要素に移動させても、該書類収納要素に対応する電子フォルダ内に前記無形書類へのアクセスを可能にするためのアイコンが形成されるので、所定の書類収納要素に収納された有形書類に対応するアイコンを同一の電子フォルダを示すウインドウ内に一覧表示させることができるようになる。
【００１１】
一方、前記書類収納要素に収納要素識別子を対応付けているとともに、前記無形書類記憶手段内に前記書類収納要素と対応付けて電子フォルダを形成する電子フォルダ形成手段をさらに具備するものであれば、前記無形書類記憶手段内における無形書類の記憶態様とは別個に、収納先の書類収納要素ごとに電子フォルダを形成するので、無形書類の記憶態様がどのようなものであっても、この無形書類に対応する有形書類の分類に一致させて電子フォルダが形成されることになり、有形書類と無形書類との関連付けを整理することができるようになる。
【００１２】
さらに、前記照合手段による照合の結果に基づき、前記電子フォルダ形成手段により形成された電子フォルダ内に前記有形書類に関連付けられている無形書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段をさらに具備するものであれば、前記電子フォルダに対応する書類収納要素内に収納された有形書類に対して、前記電子フォルダ内に対応する無形書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成し、前記電子フォルダを示すウインドウ内に該当する無形書類を一覧表示させることができるようになる。
【００１３】
加えて、前記書類収納要素に収納した有形書類の書類識別子を記憶する書類識別子仮記憶手段をさらに具備するとともに、所定のタイミングで前記書類識別子取得要素が前記書類識別子仮記憶手段に記憶した書類識別子を取得するようにしているものであれば、書類収納要素を収納箇所に配置してから、前記書類収納要素に収納された有形書類の書類識別子と該有形書類に対応付けられた無形書類の属性情報との間の照合が終了するまでの時間を短縮できるようになる。
【００１４】
そして、前記照合手段による照合の結果に基づき、前記有形書類に対応付けられていない無形書類を格納する電子フォルダを形成しているものであれば、有形書類に対応付けられた無形書類を格納する電子フォルダと前記有形書類に対応付けられていない無形書類を格納する電子フォルダとを完全に分離して無形書類の管理を容易にすることができるようになる。また、例えば、対応する有形書類が存在しない無形書類を不要であるものとみなして破棄する判断の材料を提供することもできるようになる。
【００１５】
なお、本実施形態において、「有形書類」とは、紙媒体に文字等を記録した一般的な書類だけでなく、紙媒体に記録された図面、絵画、写真等を含むとともに、さらにＣＤ−ＲＯＭやフレキシブルディスク等に代表されるいわゆるリムーバブルメディアと呼ばれる種類の電子記憶媒体に電子化した情報を記録したものをも含む概念である。
【発明の効果】
【００１６】
本発明は、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を少なくとも含む書類識別レコードを書類識別子記憶手段に記憶しておくとともに、書類対応テーブル記憶手段に前記書類識別レコードと電子化された書類の属性情報とを対応付けて記憶するので、電子化された書類の属性情報から前記書類識別レコードを介して紙媒体による書類を確認でき、これらの間の対応関係を確実に把握できるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下に本発明の一実施形態について述べる。
【００１８】
本実施形態に係る物品管理システムたる書類管理システムＳは、オフィス内において、書類の管理に用いられ、図１に概略図を示すように、紙媒体による有形書類（以下「実書類」と称する）を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体たるＩＣチップ１と、書類識別子に基づき実書類の管理を行う物品管理装置たる書類管理装置２と、実書類を収納する書類収納要素たるファイルＦに設けられ、収納要素識別子たる通知装置識別子に対応付けられた第１の書類存在検知装置３と、書類識別子取得要素である受信器４ｃを利用して前記第１の書類存在検知装置３から前記ファイルＦに収納された実書類の書類識別子を受け取る第２の書類存在検知装置４と、これら書類管理装置２、第１の書類存在検知装置３、及び第２の書類存在検知装置４と連携して用いられ、オペレーションシステム（以下ＯＳと称する）として例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳが搭載された無形書類管理装置たるパーソナルコンピュータ（以下「パソコン」と記す）５とを具備する。
【００１９】
次に、この書類管理システムの各要素について述べる。
【００２０】
前記ＩＣチップ１は、本実施形態では図２に示すように、書類識別子たる１２８ビットの数字を書き換え不能に記憶した記憶部１０１と、２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波を受信する受信器１０２と、この電磁波を電力に変換する動力変換回路１０４と、前記書類識別子を含む信号を電磁波として発信する発信器１０３とを備えている。また、本実施形態では、前記書類識別子はこのＩＣチップ１に記憶された１２８ビットの数字、すなわち図３に示すような３２桁の１６進数として表現される数字であり、全てのＩＣチップ１はそれぞれ異なる数字を記憶している。すなわち、それぞれの書類には、全て異なる書類識別子が付与されている。また、本実施形態では、このＩＣチップ１は書類に確実に付帯されるべく、図４に示すように、書類を綴じる媒体である書類綴じ媒体たるステープルＰ（ステープラの針とも称せられるもの）の内面の略中央部に脱離不能に接着している。また、前記ステープルＰは、書類にＩＣチップ１を付帯させる基材であり、電磁波を受信してＩＣチップ１に伝えるアンテナとしての機能を有する。そして、このステープルＰは前記書類管理装置２により供給される。
【００２１】
書類管理装置２は、図５に示すように、四角錐の下半部を取り出した形状をなしていて、図６に示すように、ＣＰＵ２ａと、内部メモリ２ｂと、画面出力装置２ｃと、選択入力装置２ｄと、受信器２ｅと、前記ＩＣチップ１を接着したステープルＰにより書類を綴じる書類綴じ部２ｆと、ＩＣチップ読取器２ｇと、タイマ２ｈと、発信器２ｉとを有する。前記選択入力装置２ｄは、図５に示すように、第１選択ダイヤル２ｄ１と、第２選択ダイヤル２ｄ２と、選択ボタン２ｄ３とを有する。前記ＩＣチップ読取器２ｇは、本実施形態では２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波をＩＣチップ１に向けて送信する送信部２ｇ１と、ＩＣチップ１からの電磁波信号を受信する受信部２ｇ２とを有し、実書類を綴じたステープルＰに接着している前記ＩＣチップ１に記憶された書類識別子を読み取る。そして、前記内部メモリ２ｂの第１の所定領域に記憶した書類管理プログラムをＣＰＵ２ａが実行することにより、上述したハードウェア全てが協働し、機能ブロックとして、図７に示すように、書類識別子記憶手段２０１、書類綴じ手段２０２、書類識別子読取手段２０３、書類情報入力手段２０４、識別レコード登録手段２０５、通知装置登録受付手段２０６、通知装置登録情報送信手段２０７、及び書類登録情報送信手段２０８を有する。また、前記書類識別子記憶手段２０１内に設けられ、書類管理プログラムにより管理されるフォルダ（以下「管理装置フォルダ」と称する）ｆは、本実施形態では書類存在検知装置３を取り付けたファイルＦに対応付けられていて、その内部に前記書類存在検知装置３に付された通知装置識別子を記憶している。
【００２２】
前記第１の書類存在検知装置３は、図８に示すように太陽電池３ｘを動力源とし、図８及び図９に示すように、ＣＰＵ３ａ、内部メモリ３ｂ、書類識別子取得要素たるＩＣチップ読取器３ｃ、送信器３ｄ、受信器３ｅ及び傾斜センサ３ｆ等を備えている。そして、前記内部メモリ３ｂの所定領域に記憶した制御プログラムをＣＰＵ３ａが実行し、この第１の書類存在通知装置３を構成する以上に述べたハードウェアが協働することにより、機能ブロックとして、図７に示すように、書類存在検知手段３０１、装置識別子記憶手段３０２、書類識別子仮記憶手段３０３、送信指示手段３０４、及び送信手段３０５を有する。
【００２３】
前記第２の書類存在検知装置４は、クレードルＣに設けられた図示しない電源ケーブルを介して電力を供給され、図１０に示すように、ＣＰＵ４ａ、内部メモリ４ｂ、送信器４ｃ、受信器４ｄ、タッチセンサ４ｅ、及び入出力インタフェース４ｆを備えている。そして、前記内部メモリ４ｂの所定領域に記憶した制御プログラムをＣＰＵ４ａが実行し、この第２の書類存在通知装置４を構成する以上に述べたハードウェアが協働することにより、機能ブロックとして、図７に示すように、書類配置検知手段４０１、受信手段４０２、及び書類存在通知手段４０３を有する。
【００２４】
前記パソコン５は、図１１に示すように、ＣＰＵ５ａ、内部メモリ５ｂ、外部記憶装置５ｃ、日付タイマ５ｄ、入出力インタフェース５ｅ等を有するとともに、前記入出力インタフェース５ｅに画面出力装置５ｆ、キーボードやマウス等の入力装置５ｇ等に代表される周辺機器を接続している。前記外部記憶装置５ｃの所定領域には、パソコン５をＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムとして作動させるプログラム、及びパソコン５を機能拡張用システムとして作動させるプログラムが記憶されている。そして、これらプログラムを前記ＣＰＵ５ａが実行することにより、以上に述べたこのパソコン３を構成するハードウェアが協働して、図１２に概念図を示すように、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システム及び機能拡張用システムが作動する。Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳ及びＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファイル管理システムとして周知のものを含み、市販のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳ搭載パソコンにおけるＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳの基本機能を有する。そして、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムは、前記外部記憶装置５ｃの所定領域を利用して実書類に対応する電子情報を含む無形書類（以下「電子化書類」と称する）を記憶する無形書類記憶手段たる電子化書類記憶手段（図示略）としても機能していて、前記Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファイル管理システムにより電子化された書類を管理している。一方、機能拡張用システムは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システム上において作動するプログラムであり、図７に示すように、第１の受信手段５０１、第２の受信手段５０２、フォルダ生成手段５０３、装置識別子対応付け手段５０４、書類対応テーブル記憶手段５０５、照合手段５０６、アイコン可視化表示手段５０７、及び書類アクセス可能化手段５０８として機能する。
【００２５】
以下に書類管理装置２の各機能ブロックについて前記図７を参照して説明する。
【００２６】
書類識別子記憶手段２０１は、前記内部メモリ２ｂのメモリ空間の第２の所定領域に形成していて、本実施形態では図１３に示すように書類の内容の分野を示す名前が付されたフォルダ（以下管理装置フォルダと称する）ｆを複数有する。そして、それぞれの管理装置フォルダｆに、前記書類識別子と書類情報とを含む書類識別レコードを図１４に示すように格納するようにしている。前記書類情報は、日付を示す日付情報と、書類の作成者の氏名、書類の題名を含む文字情報とを含む書類情報とを含む。
【００２７】
書類綴じ手段２０２は、前記書類綴じ部２ｆの機能を利用して、前記ＩＣチップ１を接着したステープルＰにより書類を綴じる。具体的には、書類管理装置２に形成した図４に示す書類挿入口２ｘに書類が挿入されたことを検知した際に、この書類を綴じる。
【００２８】
書類識別子読取手段２０３は、書類が綴じられたことを受けて、書類を綴じたステープルＰに接着している前記ＩＣチップ１に記憶された書類識別子を第１のＩＣチップ読取器２ｇの機能を利用して読み取り取得する。具体的には、前記送信器２ｇ１が前記ＩＣチップ１に動力を供給し、前記ＩＣチップ１からの書類識別子を含み電磁波として送信される信号を受信器２ｇ２が受信する。そして、受信した信号に対応する書類識別子を読み取り取得する。
【００２９】
書類情報入力手段２０４は、画面出力装置２ｃ、選択入力装置２ｄ、及びタイマ２ｈの機能を利用して、ユーザによる書類情報の入力を促すとともに、入力された書類情報を取得する。具体的には、例えば図１５に示すように、画面出力装置２ｃに五十音図とカーソルとを出力し、前記カーソルを前記選択入力装置２ｄの第１選択ダイヤル２ｄ１及び第２選択ダイヤル２ｄ２を用いて移動させ、前記五十音図から、カナ文字を前記選択入力装置２ｄの選択ボタン２ｄ３を用いて選択すること等によりユーザが書類情報中の文字情報の入力を行い、入力された文字情報を取得する。さらに、文字情報の入力が行われた際に、タイマ２ｈから、日付情報を取得する。なお、カーソルは、図１５では文字の地色が変化している部分として示している。
【００３０】
識別レコード登録手段２０５は、前記書類識別子読取手段２０３が読み取り取得した書類識別子と、前記書類情報入力手段２０４が取得した書類情報とを組にした書類識別レコードを生成し、生成した書類識別レコードを前記書類識別子記憶手段２０１に記憶する。具体的には、管理装置フォルダｆの一覧を図１６に示すように可視化して前記画面出力装置２ｃに出力し、書類の内容に対応する分野を示す名前が付された管理装置フォルダｆの選択入力を、選択入力装置２ｄにより受け付けて、前記書類識別レコードを、選択された管理装置フォルダｆに図１４に示すように格納するようにしている。また、本実施形態では、書類の内容に対応する分野を示す適切な名前が付された管理装置フォルダｆが存在しない場合に備えて、管理装置フォルダｆの新規作成を示すコマンドを受け付けるようにも構成している。新規作成された管理装置フォルダｆの名前の入力は、上述した文字情報の入力と同様の方法で受け付けるようにしている。
【００３１】
通知装置登録受付手段２０６は、前記第１の書類存在通知装置３に付帯する第２のＩＣチップ６から微弱電波による信号を介して通知装置識別子を取得するとともに、前記書類識別子記憶手段２０１内に前記通知装置識別子のみを記憶した新規の管理装置フォルダｆを生成する。
【００３２】
前記通知装置登録情報送信手段２０７は、前記通知装置登録受付手段２０６が前記新規の管理装置フォルダｆを生成したことを受けて、前記新規の管理装置フォルダｆの名称及び前記新規の管理装置フォルダｆ内に記憶されている通知装置識別子を含む通知装置登録情報をパソコン５に送信する。
【００３３】
前記書類登録情報送信手段２０８は、前記書類識別子読取手段２０３が実書類に付された書類識別子を読み取って取得し、前記書類情報入力手段２０４が前記書類識別子に対応する書類情報を受け付けて識別レコード登録手段２０５により書類識別レコードが生成されたことを受けて、前記書類識別レコード及び該書類識別レコードが格納されている管理装置フォルダｆ内にともに記憶されている通知装置識別子を含む書類登録情報をパソコン５に送信する。
【００３４】
さらに、前記第１の書類存在検知装置３の各機能ブロックについて前記図７を参照して以下に説明する。
【００３５】
前記書類存在検知手段３０１は、請求項中の書類識別子取得手段として機能し、図１７に示すように、さらに動力電磁波発信部３０１ａと、信号受信部３０１ｂとを有する。動力電磁波発信部３０１ａは、少なくとも所定のタイミング、例えば前記ファイルＦにＩＣチップ１を付した実書類が新たに収納された時点や前記ファイルＦから実書類が取り出され、前記傾斜センサ３ｆが作動した時点において、ＩＣチップ読取器３ｃを介してＩＣチップ１が信号を発する際の動力となる２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波を発信する。信号受信部３０１ｂは、前記ＩＣチップ１が発する前記書類識別子を示す信号を含む電磁波をＩＣチップ読取器３ｃを介して受信する。
【００３６】
装置識別子記憶手段３０２は、前記内部メモリ３ｂの所定領域に前記通知装置識別子を記憶している。
【００３７】
書類識別子仮記憶手段３０３は、前記書類存在検知手段３０１が受信した信号に含まれる書類識別子を、前記内部メモリ３ｂの所定領域に記憶している。
【００３８】
前記送信指示手段３０４は、所定のタイミング、例えばこの第１の書類存在通知装置３を設けた実ファイルＦがクレードルＣの区画に配置された際に、第２の書類存在通知装置４から受信器３ｅを介して送信指示信号を受け付ける。
【００３９】
前記送信手段３０５は、前記送信指示手段３０４が送信指示信号を受け付けた際に、前記書類識別子仮記憶手段３０３に記憶している書類識別子、及び前記装置識別子記憶手段３０２に記憶している通知装置識別子を含む微弱電磁波による信号を、送信器３ｄを介して第２の書類存在検知装置４に送信する。
【００４０】
次に、前記第２の書類存在検知装置４の各機能ブロックについて前記図７を参照して以下に説明する。
【００４１】
前記書類配置検知手段４０１は、第１の書類存在通知装置３を設けた実ファイルＦがクレードルＣの区画に配置されるのを前記タッチセンサ４ｄが検知した際に、微弱電磁波により前記第１の書類存在検知装置３に向け送信器４ｃを介して送信指示信号を発する。
【００４２】
前記受信手段４０２は、ファイルＦがクレードルＣの区画に配置されたことをタッチセンサ４ｅが検知した際に、前記第１の書類存在検知装置３の送信手段３０５から、前記ファイルＦに収納された書類の書類識別子及び前記装置識別子記憶手段３０２に記憶している通知装置識別子を含む信号を、受信器４ｄの機能を利用して受信する。
【００４３】
前記書類存在通知手段４０３は、前記受信手段４０２が受け取った書類識別子及び通知装置識別子を含む収納書類情報を、入出力インタフェース４ｆを介してパソコン５に送信する。
【００４４】
また、パソコン５の各機能ブロックについて前記図７を参照して以下に説明する。
【００４５】
第１の受信手段５０１は、入出力インタフェース５ｅを介して書類管理装置２から前記通知装置登録情報及び前記書類登録情報を受信する。
【００４６】
第２の受信手段５０２は、入出力インタフェース５ｅを介して第２の書類存在通知装置４から前記収納書類情報を受信する。
【００４７】
フォルダ生成手段５０３は、請求項中の電子フォルダ生成手段として機能し、前記第１の受信手段５０１が前記通知装置登録情報を受信したことを受けて、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムに働きかけて前記電子化書類記憶手段内にＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファイル管理システムにより管理される電子フォルダ（以下ＰＣフォルダと称する）を新規に生成させる。
【００４８】
装置識別子対応付け手段５０４は、本実施形態では、前記フォルダ生成手段５０３を介して生成されたＰＣフォルダと、前記第１の受信手段５０１が受信した通知装置登録情報に含まれる通知装置識別子とを対応付けて、前記ＰＣフォルダの属性を示すＰＣフォルダ属性情報、本実施形態ではＰＣフォルダに付されたＩＤ番号と前記通知装置識別子とを含むフォルダ対応レコードを生成し、このフォルダ対応レコードの集合であるフォルダ対応テーブルを図１８の（ａ）に示すような態様で外部記憶装置５ｃの所定領域に記憶している。なお、上述したように、第１の書類存在通知装置３は通知装置識別子に対応付けられていて、また、書類管理装置２において前記通知装置識別子は管理装置フォルダｆと対応付けられているので、前記ＰＣフォルダは前記第１の書類存在通知装置３とも対応付けられている。さらに、前記ＰＣフォルダは、前記第１の書類存在通知装置３を取り付けた実ファイルＦとも対応付けられている。すなわち、通知装置識別子は、請求項中の収納要素識別子としての機能を有する。
【００４９】
書類対応テーブル記憶手段５０５は、本実施形態では、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳにより管理されている無形書類（以下電子化書類）と前記第１の受信手段５０１が受信した前記書類登録情報が示す書類識別レコードとを対応付けて、前記電子化書類の属性を示す電子化書類属性情報、本実施形態では電子化書類に付されたＩＤ番号と、前記書類識別レコードに含まれる書類識別子と、前記電子化書類に対応する実書類を収納している実ファイルＦに取り付けられた前記第１の書類存在通知装置３を示す通知装置識別子とを少なくとも含む書類対応レコードを生成し、この書類対応レコードの集合である書類対応テーブルを図１８の（ｂ）に示すような態様で外部記憶装置５ｃの所定領域に記憶している。
【００５０】
なお、前記ＰＣフォルダ属性情報と該フォルダのパス等他の属性を示す情報とは、図示しないフォルダ属性対応情報記憶手段に対応付けて格納している。また、前記電子化書類属性情報と該電子化書類のパス等他の属性を示す情報とは、図示しない電子化書類属性対応情報記憶手段に対応付けて格納している。そして、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システム上においてこれらフォルダ又は電子化書類を移動した場合に、前記フォルダ属性対応情報記憶手段及び電子化書類属性対応情報記憶手段の記憶内容を前記移動に対応して変更する対応情報変更手段をさらに設けている。
【００５１】
照合手段５０６は、第２の受信手段５０２が前記収納書類情報を受信した際に、前記収納書類情報が示す書類識別子に対応する書類対応レコードが、前記書類対応テーブル記憶手段５０５に記憶されているか否かを照合する。
【００５２】
アイコン可視化表示手段５０７は、装置識別子対応付け手段５０３により管理装置フォルダｆに対応付けられたＰＣフォルダを示すアイコンｉ１を、画面出力装置５ｆにより出力される画面上において、図１９に示すように、その他のＰＣフォルダと区別可能な態様で可視化表示するとともに、照合手段５０６による照合結果に基づき、書類識別レコードに対応付けられた電子化書類を示すアイコンｉ２及び電子化書類を示すアイコンと区別可能な態様で可視化表示する。なお、前記図１９では、管理装置フォルダｆに対応付けられたＰＣフォルダを示すアイコンｉ１及び書類識別レコードに対応付けられた電子化書類を示すアイコンｉ２には、例えば丸の中にＲを記した登録済み識別符号ｍを付している。すなわち、このアイコン可視化表示手段５０７は、請求項中の判別結果可視化表示手段としての機能を有する。
【００５３】
前記書類アクセス可能化手段５０８は、前記ＰＣフォルダ内に、外部記憶装置５ｃの前記ＰＣフォルダ以外の領域に記憶されている電子化書類にアクセス可能とすべく、該電子化書類のショートカットを前記ＰＣフォルダ内に作成する。
【００５４】
しかして、この書類管理システムでは、ユーザは、書類管理装置２の通知装置登録受付手段２０６を介して実ファイルＦに設けられる書類存在通知装置４に付された通知装置識別子と、書類管理装置２内に設けられる管理装置フォルダｆと対応付けて登録するとともに、前記通知装置識別子に対応付けられるＰＣフォルダをパソコン３のフォルダ生成手段５０３により生成し、この対応付けられるＰＣフォルダを装置識別子対応付け手段５０４によりパソコン５内に記憶するようにしている。
【００５５】
以下に、実ファイルＦを書類管理装置２及びパソコン５に登録する手順を示す。まず、書類管理装置２が行う処理の流れを図２０を参照して示す。
【００５６】
はじめに、通知装置登録受付手段２０６を介して、第１の書類存在通知装置３に付された第２のＩＣチップ６に記憶された通知装置識別子を受け付ける（Ｓ１０１）。
【００５７】
次に、通知装置登録受付手段２０６は、管理装置フォルダｆを新規に作成してその名前の入力を受け付け（Ｓ１０２）、該管理装置フォルダｆと前記通知装置識別子とを対応付けて書類識別子記憶手段２０１に記憶する（Ｓ１０３）。
【００５８】
そして、通知装置登録情報送信手段２０７を介して前記通知装置登録情報をパソコン５に送信する（Ｓ１０４）。
【００５９】
一方、パソコン５は、フローチャートを図２１に示すような処理を行う。
【００６０】
まず、第１の受信手段５０１を介して、書類管理装置２から前記通知装置登録情報を受信する（Ｓ２０１）。
【００６１】
次いで、フォルダ生成手段５０３を介して新たなＰＣフォルダを作成する（Ｓ２０２）。
【００６２】
それから、装置識別子対応付け手段５０４により前記通知装置登録情報が示す通知装置識別子と新たに作成されたＰＣフォルダのＰＣフォルダ属性情報とを対応付けて記憶する（Ｓ２０３）。
【００６３】
また、この書類管理システムでは、ユーザは、前記書類綴じ部２ｆの機能を利用して、前記ＩＣチップ１を接着したステープルＰにより実書類を綴じ、書類管理装置２に前記ＩＣチップ１に記憶させた書類識別子を読み取らせるとともに、書類管理装置２に前記実書類を示す書類情報を入力して、前記書類識別子と前記書類情報とを含む書類識別レコードを書類管理装置２の書類識別子記憶手段２０１に記憶させるようにしているとともに、前記書類識別レコードをパソコン５の書類対応テーブル記憶手段５０５により電子化書類と対応付けるようにしている。
【００６４】
ここで、ユーザが以上の操作を行う際に書類管理装置２が行う処理についてフローチャートである図２２を参照しつつ述べる。
【００６５】
まず、予め書類識別子を書き換え不能に格納したＩＣチップ１を脱離不能に接着したステープルＰを受け付ける（Ｓ３０１）。次いで、書類管理装置２に設けた書類挿入口２ｘに書類を受け付けたか否かを判定し（Ｓ３０２）、書類を受け付けている場合には、さらにこの書類を前記ステープルＰを用いて綴じ込んだか否かを判定する（Ｓ３０３）。書類を綴じ込んだ場合には、前記ＩＣチップ１に記憶された書類識別子を読み取る（Ｓ３０４）。さらに、この書類の作成者の氏名及びこの書類の題名、すなわち文字情報をかな文字入力により受け付けるとともに日付情報を取得してこれら文字情報と日付情報とから書類情報を生成し（Ｓ３０５）、これら書類識別子と書類情報とを対にした書類識別レコードを生成する（Ｓ３０６）。そして、管理装置フォルダｆの一覧画面を出力して、前記書類識別レコードを格納する格納先の管理装置フォルダｆを選択するコマンド、又は管理装置フォルダｆの新規作成を行うコマンドを選択入力させ（Ｓ３０７）、入力されたコマンドが管理装置フォルダｆを選択するコマンドであるか管理装置フォルダｆの新規作成を行うコマンドであるかを判定する（Ｓ３０８）。入力されたコマンドが管理装置フォルダｆを選択するコマンドである場合には、選択された管理装置フォルダｆに前記書類識別レコードを格納し（Ｓ３０９）、前記実書類に対応する書類識別レコード及び該書類識別レコードが記憶された管理装置フォルダｆを示す書類登録情報を書類登録情報送信手段２０８を介してパソコン５に送信する（Ｓ３１２）。一方、フォルダｆの新規作成を行うコマンドが入力された場合には、管理装置フォルダｆの名前のかな文字による入力を受け付け（Ｓ３１０）、前記書類識別レコードを新規に作成した管理装置フォルダｆに格納する（Ｓ３１１）。そして、前記実書類に対応する書類識別レコード及び該書類識別レコードが記憶された管理装置フォルダｆを示す書類登録情報を書類登録情報送信手段２０８を介してパソコン５に送信する（Ｓ３１２）。
【００６６】
一方、この処理を受けて、パソコン５が行う処理をフローチャートである図２３を参照して以下に述べる。
【００６７】
まず、第１の受信手段５０１を介して、書類管理装置２から前記書類登録情報を受信し（Ｓ４０１）、対応する電子化書類の指定を促すダイアログを表示する（Ｓ４０２）。
【００６８】
次いで、書類対応テーブル記憶手段５０５により、前記書類登録情報に含まれる通知装置識別子に対応するＰＣフォルダ内に記憶された電子化書類のリスト、他フォルダ内の電子化書類を前記書類識別レコードに対応付ける対象として指定するためのボタン（以下「対応付け指示ボタン」と称する）、及びパソコン内の電子化書類とは前記書類識別レコードとの対応付けを行わないことを示すキャンセルボタンを前記ウインドウ内に表示する（Ｓ４０３）。
【００６９】
それから、前記ＰＣフォルダ内の電子化書類が指定されたか否かを判定し（Ｓ４０４）、前記ステップＳ４０４における判定の結果が「真」であった場合には書類対応テーブル記憶手段５０５により前記電子化書類の電子化書類属性情報、前記書類識別レコードに含まれる書類識別子、及び前記電子化書類に対応する実書類を収納している実ファイルＦに取り付けられた前記第１の書類存在通知装置３を示す通知装置識別子を含む書類対応レコードを生成して格納する（Ｓ４０５）。一方、前記ステップＳ４０４における判定の結果が「偽」であった場合には、続いて「対応付け指示ボタン」に対するアクセスがあったか否かを判定し（Ｓ４０６）、前記ステップＳ４０６における判定の結果が「真」であった場合には、他フォルダ内の電子化書類の指定を受け付け（Ｓ４０７）、前記管理装置フォルダｆに対応するＰＣフォルダ内に該電子化書類のショートカットを作成し（Ｓ４０８）、書類対応テーブル記憶手段５０５により前記電子化書類の電子化書類属性情報、前記書類識別レコードに含まれる書類識別子、及び前記電子化書類に対応する実書類を収納している実ファイルＦに取り付けられた前記第１の書類存在通知装置３を示す通知装置識別子を含む書類対応レコードを生成して格納する（Ｓ４０９）。一方、前記ステップＳ４０６における判定の結果が「偽」であった場合には、キャンセルボタンに対するアクセスがあったか否かを判定し（Ｓ４１０）、前記ステップＳ４１０における判定の結果が「真」であった場合には処理を終了する。前記ステップＳ４１０における判定の結果が「偽」であった場合には、前記ＰＣフォルダ内の電子化書類が指定されたか否かを判定するステップに戻る（Ｓ４０４）。
【００７０】
そして、本実施形態では、ファイルＦからの実書類の出し入れがあった場合に、前記第１の書類存在通知装置３がファイルＦ内の書類に付された書類識別子を取得して前記第２の書類存在通知装置４に送信し、前記第２の書類存在通知装置４は前記収納書類情報をパソコン５に送信する。そして、パソコン５は、受信した書類識別子と前記書類対応テーブル記憶手段５０５の記憶内容とを照合手段５０６により照合し、この照合の結果に基づき、前記ファイルＦに対応するＰＣフォルダ内の電子化書類の一覧を、前記ファイルＦ内の実書類に対応付けられたものとそうでないものとを判別可能に可視化表示する。
【００７１】
この際に前記第１の書類存在通知装置３が行う処理を図２４を参照して以下に述べる。まず、傾斜センサ３ｆからの信号を受けて、書類存在検知手段３０１が実書類に付されたＩＣチップ１から書類識別子を取得する（Ｓ５０１）。次いで、取得した書類識別子を書類識別子仮記憶手段３０３に記憶する（Ｓ５０２）。そして、第２の書類存在識別装置４からの書類識別子要求信号を受けて、書類識別子仮記憶手段３０３に記憶した書類識別子及び装置識別子記憶手段３０２に記憶した通知装置識別子を前記第２の書類存在通知装置４に送信する（Ｓ５０３）。
【００７２】
前記第２の書類存在通知装置４は、図２５に示すように、受信手段４０２を介して前記書類識別子及び通知装置識別子を受信し（Ｓ６０１）、書類存在通知手段４０３が前記書類識別子及び通知装置識別子をパソコン５に送信する（Ｓ６０２）。
【００７３】
パソコン５は、図２６に示すように、まず前記書類識別子及び通知装置識別子を含む収納書類情報を第２の受信手段５０２が受信する（Ｓ７０１）。次いで、受信した前記書類識別子と、前記通知装置識別子に対応付けられたＰＣフォルダ内の電子化書類とを照合手段５０６により照合する（Ｓ７０２）。そして、アイコン可視化表示手段５０７により、前記ファイルＦに対応するＰＣフォルダ内の電子化書類の一覧を、前記ファイルＦ内の実書類に対応付けられたものとそうでないものとを判別可能に可視化表示する（Ｓ７０３）。続いて、書類アクセス可能化手段５０８は、前記書類識別子に対応する電子化書類を示す書類対応レコードを書類対応テーブル記憶手段５０５内から検索し（Ｓ７０４）、該当する書類対応レコードがあれば検索結果である書類対応レコードに対応する電子化書類のショートカットを前記ＰＣフォルダ内に作成する（Ｓ７０５）。なお、書類アクセス可能化手段５０８により、ショートカットを作成する替わりに、前記電子化書類のコピーを作成してもよく、また、前記電子化書類を前記ＰＣフォルダ内に移動させて該電子化書類を示すアイコンを形成するようにしてもよい。さらに、前記電子化書類と同一内容で書き換えを禁止する属性を付した電子化書類を前記ＰＣフォルダ内に作成するようにしてもよい。
【００７４】
以上に述べたように、本発明に係る書類管理システムによれば、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子と前記書類対応テーブル記憶手段の記憶内容とを照合する照合手段による照合の結果に基づき、実書類と電子化書類との対応関係を容易に確認することができる。すなわち、実書類を収納している前記ファイルＦごとに該ファイルＦに収納されている実書類と前記電子フォルダ内に記憶されている電子化書類との対応関係を確認することや、これらの対応関係がわかりやすくなるように前記電子化書類記憶手段内における電子化書類の記憶態様を再構築することができるようになる。
【００７５】
また、前記ファイルＦに通知装置識別子を付した第１の書類存在検知装置３を対応付け、前記電子化書類記憶手段内に前記ファイルＦと対応付けてＰＣフォルダを形成しているとともに、前記照合手段による照合を前記ＰＣフォルダごとに行うようにしているので、ＩＣチップ読取器３ｃを有する第１の書類存在通知装置３と前記ＰＣフォルダとを対応付けることにより、前記ＰＣフォルダ内に記憶している電子化書類の所在をわかりやすくすることができる。すなわち、実書類を収納している前記ファイルＦごとに該ファイルＦに収納されている実書類と前記ＰＣフォルダ内に記憶されている電子化書類との対応関係を確認することができる。
【００７６】
また、前記照合手段５０６による照合の結果に基づき、前記ＰＣフォルダ内の電子化書類を、アイコン可視化表示手段５０７を介して前記実ファイルＦに収納された実書類に対応付けられているものとそうでないものとを判別可能に可視化表示しているので、対応する実書類を作成して前記実ファイルＦに保管されている電子化書類と、まだ対応する実書類が作成されていない編集作業中の電子化書類とをわかりやすく区別することができる。
【００７７】
加えて、前記電子化書類記憶手段内の他の領域に記憶されている電子化書類に対し、前記ＰＣフォルダ内に前記電子化書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段５０８をさらに設けているので、所定のファイルＦに収納された実書類に対応するアイコンを同一のＰＣフォルダの内容を示すウインドウ内に一覧表示させることができるようになる。
【００７８】
なお、本発明は以上に述べた実施形態に限られない。
【００７９】
例えば、上述した実施形態において、ステップＳ２０１〜Ｓ２０３を省略するとともに、ステップＳ７０１〜Ｓ７０４に替えてパソコン５が以下のような処理を行うようにしてもよい。
【００８０】
まず前記書類識別子及び通知装置識別子を含む信号を第２の受信手段５０２が受信する。次いで、前記フォルダ生成手段５０３によりＰＣフォルダを形成するとともに、形成されたＰＣフォルダの属性を示すＰＣフォルダ属性情報、例えばＰＣフォルダに付されたＩＤ番号と前記通知装置識別子とを含むフォルダ対応レコードを装置識別子対応付け手段５０４により生成し、フォルダ対応レコードを外部記憶装置５ｃの所定領域に記憶する。そして、照合手段５０７は、書類対応テーブル記憶手段５０５の記憶内容に基づき前記書類識別子に対応する電子化書類を検索し、該当する電子化書類があれば書類アクセス可能化手段５０８により該電子化書類のショートカットを前記ＰＣフォルダ内に作成する。この場合、前記フォルダ生成手段５０３及び装置識別子対応付け手段５０４は、協働して請求項中における電子フォルダ形成手段として機能している。
【００８１】
このようなものであれば、前記電子化書類記憶手段内における電子化書類の記憶態様とは別個に、対応する実書類の収納先のファイルＦごとに電子フォルダを形成するので、電子化書類の記憶態様がどのようなものであっても、この電子化書類に対応する実書類の分類に一致させて電子フォルダが形成されることになり、実書類と電子化書類との関連付けを整理することができるようになる。
【００８２】
また、前記判別結果可視化表示手段が、前記ファイルＦに収納された実書類に対応付けられているとともに前記電子化書類記憶手段内の他の領域に記憶されている電子化書類を、他の電子化書類と判別可能に可視化表示することを特徴とするものであれば、前記電子化書類の前記電子フォルダ内への移動を促し、部署の再編等により実書類を収納するファイルＦが変更された場合に、電子化書類の格納態様を実書類の格納態様に合わせてわかりやすく整理し直すよう導くことができる。
【００８３】
前記照合手段による照合の結果に基づき、前記有形書類に対応付けられていない無形書類を格納する電子フォルダを形成しているものであれば、有形書類に対応付けられた無形書類を格納する電子フォルダと前記有形書類に対応付けられていない無形書類を格納する電子フォルダとを完全に分離して無形書類の管理を容易にすることができるようになる。また、例えば、対応する有形書類が存在しない無形書類を不要であるものとみなして破棄する判断の材料を提供することもできるようになる。
【００８４】
ＩＣチップに代表される書類識別子記憶媒体は、ステープル以外であっても、書類を綴じる機能を備えているものであればどのようなものに設けてもよい。例えば、書類識別子記憶媒体をダブルクリップやゼムクリップ等に設ける態様が考えられる。
【００８５】
前記書類識別子と対応付けられた電子化された書類を示すアイコンを他の電子化された書類を示すアイコンと区別可能に可視化表示するアイコン可視化表示手段を設ける代わりに、前記書類識別子と対応付けられた電子化された書類を示すアイコンのみを表示させる命令を受け付ける表示切替指示手段を設ける態様も考えられる。このようにしても、前記書類識別子と対応付けられた電子化された書類と他の書類を区別して管理することができるようになる。
【００８６】
さらに、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳを搭載したパソコンに替えて、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）ＯＳ、Ｍａｃｉｎｔｏｓｈ（登録商標）ＯＳ、及びＴＲＯＮ（登録商標）ＯＳに代表される他のＯＳを搭載したパソコンを用いるようにしてもよく、また、ＵＮＩＸ（登録商標）ＯＳを搭載した情報処理装置等を電子化書類管理装置として用いてもよい。
【００８７】
書類の出し入れの検知は、上述した傾斜センサを用いるもの以外にも、例えば実ファイルに棚やクレードル等との接触を検知するタッチセンサを設け、このタッチセンサにより実ファイルと棚やクレードル等との接触が解除されたことを検知した場合に書類の出し入れが行われたものとして検知書類識別子の取得を行うようにする態様や、実ファイルが書類を綴じるバインダ状のものであればその開閉を検知するセンサを設け、前記開閉を検知した場合に書類の出し入れが行われたものとして検知書類識別子の取得を行うようにする態様等が考えられる。
【００８８】
そして、上述した実施形態において、書類管理装置から所望の実書類に対応する書類識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報を前記第１の書類存在通知装置に送信するとともに、前記第１の書類存在通知装置が前記検知要求情報に対応する書類識別子が付された実書類がこの第１の書類存在通知装置が設けられた実ファイルに収納されているか否かを判別し、この判別の結果が「真」であれば書類存在通知信号を光、音、振動等の認識可能な手段により出力するようにするとなおよい。具体的には、例えば書類管理装置に前記検知要求情報の入力を受け付ける入力受付手段と、前記入力受付手段が受け付けた検知要求情報を前記第１の書類存在通知装置に送信する検知要求情報送信手段とを設けるとともに、前記第１の書類存在通知装置に、前記検知要求情報を受信する検知要求情報受信手段、前記実ファイル内の実書類に付された書類識別子を含む信号を取得する第２の書類存在検知手段、前記第２の書類存在検知手段が取得した信号に前記検知要求情報受信手段が受信した検知要求情報に対応する書類識別子が含まれるか否かを判別する判別手段、及び前記判別手段による判別の結果が「真」である場合に書類存在通知信号を出力する第２の書類存在通知手段を設けるとよい。このように構成すれば、検知要求情報の入力を受けて、検知要求情報に対応する書類識別子が付された実ファイル等の書類収納要素に設けられた第１の書類存在通知装置が書類存在通知信号を出力するので、所望の書類を容易に探し出すことができる。なお、前記第２の書類存在検知手段は上述した実施形態における書類存在検知手段を兼用してもよい。また、検知要求情報を受信するたびごとに前記第２の書類存在検知手段を作動させる代わりに、前記判別手段による判別を、書類識別子仮記憶手段の記憶内容に基づき行うようにしてもよい。
【００８９】
前段の態様において、検知要求情報は、書類管理装置に直接入力するのでなく、パソコンに検知要求情報を入力し、入力された検知要求情報をパソコンから書類管理装置を経由して第１の書類存在通知装置に向けて送信するようにしてもよい。具体的には、例えば前記パソコンの機能ブロックとして、実書類に対応付けられた電子化書類を示すアイコンに対して入力装置を介した選択入力、例えばマウスの右クリック等が行われた場合に、画面出力装置を介してに示すような操作メニューを表示するメニュー表示手段と、前記メニュー表示手段により表示されたメニューのうち、実書類の検索を要求する操作が選択された際に、前記アイコンにより示される管理装置フォルダに対応付けられた第１の書類存在通知装置又は前記アイコンにより示される書類識別レコードに対応付けられた実書類の検索を要求する信号を、入出力インタフェースを介して書類管理装置に送信する検知要求手段とを設ける一方、書類管理装置には前記検知要求手段から検知要求情報を受信する検知要求情報受信手段を設け、この検知要求情報受信手段が受信した検知要求情報を前記検知要求情報送信手段を介して第１の書類存在通知装置に向けて送信するようにするとよい。
【００９０】
加えて、書類管理装置に、前記書類識別子読取手段が読み取り取得した書類識別子を含む書類識別レコードに対応する可視化要求情報を発信する可視化要求手段を設けるとともに、パソコンに前記可視化要求情報が示す書類識別子に対応する電子化された書類を可視化表示する電子化書類可視化表示手段を設けてもよい。このようにすれば、実書類に付した書類識別子を書類管理装置に読み取らせ、前記可視化要求手段及び前記電子化書類可視化表示手段を順次作動させることにより対応する電子化書類を可視化表示させ、例えば該電子化書類をパソコン上において編集する作業を開始する際の手間を大幅に軽減できるようになる。
【００９１】
その他、本発明の趣旨を損ねない範囲で種々に変形してよい。
【図面の簡単な説明】
【００９２】
【図１】本発明の第１実施形態に係る書類管理システムの概略図。
【図２】同実施形態に係るＩＣチップの構成を示す図。
【図３】同実施形態に係る書類識別子、書類情報、及び書類識別レコードを示す概略図。
【図４】同実施形態に係るＩＣチップを接着したステープルを示す図。
【図５】同実施形態に係る書類管理装置の概略図。
【図６】同実施形態に係る書類管理装置の機器構成図。
【図７】同実施形態に係る書類管理システムの機能ブロック図。
【図８】同実施形態に係る第１の書類存在通知装置の概略図。
【図９】同実施形態に係る第１の書類存在通知装置の機器構成図。
【図１０】同実施形態に係る第２の書類存在通知装置の機器構成図。
【図１１】同実施形態に係るパソコンの機器構成図。
【図１２】同実施形態に係るパソコンの内部構成を示す概略図。
【図１３】同実施形態に係る書類識別子記憶手段の内部構成を示す概略図。
【図１４】同実施形態に係る書類識別レコードの記憶態様を示す概略図。
【図１５】同実施形態に係る書類識別レコードの入力の際の画面出力装置の出力の一例を示す図。
【図１６】同実施形態に係る書類識別レコードの入力の際の画面出力装置の出力の一例を示す図。
【図１７】同実施形態に係る書類存在検知手段の内部構成を示す概略図。
【図１８】同実施形態に係るフォルダ対応テーブル及び書類対応テーブルの記憶態様を示す概略図。
【図１９】同実施形態に係るＰＣフォルダ及び電子化書類を示すアイコンの画面表示の態様を示す図。
【図２０】同実施形態に係る書類存在通知装置と管理装置フォルダとを対応付ける際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャート。
【図２１】同実施形態に係る管理装置フォルダに対応付けられたＰＣフォルダを生成する際にパソコンが行う処理を示すフローチャート。
【図２２】同実施形態に係る実書類を綴じこむ際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャート。
【図２３】同実施形態に係る実書類と電子化書類とを対応付ける際にパソコンが行う処理を示すフローチャート。
【図２４】同実施形態に係る実書類の実ファイルからの出し入れを行う際に第１の書類存在通知装置が行う処理を示すフローチャート。
【図２５】同実施形態に係る実書類の実ファイルからの出し入れを行う際に第２の書類存在通知装置が行う処理を示すフローチャート。
【図２６】同実施形態に係る実書類の実ファイルからの出し入れを行う際にパソコンが行う処理を示すフローチャート。
【符号の説明】
【００９３】
Ｓ…書類管理システム
１…ＩＣチップ（書類識別子記憶媒体）
３ｃ…ＩＣチップ読取器（書類識別子取得要素）
３０１…書類存在検知手段（書類識別子取得手段）
３０３…書類識別子仮記憶手段
５０３…フォルダ形成手段（電子フォルダ形成手段）
５０５…書類対応テーブル記憶手段
５０６…照合手段
５０７…アイコン可視化表示手段（判別結果可視化表示手段）
５０８…書類アクセス可能化手段
Ｆ…実ファイル（書類収納要素）
【技術分野】
【０００１】
本発明は、書類の整理及び検索を行う書類管理システムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、書類の整理を行うには、書類をファイル等に収納するとともに、ファイルに書類の内容を示すタイトルを印字したラベルを付して、ラベルが外部から見える状態で書棚等に収納する態様が広く用いられている。また、このラベルの印字内容、すなわちファイルに付したタイトルをラベル印字装置に接続したパソコン等に分類して格納し、管理を行う手法が考えられている。（例えば、特許文献１参照。）
【特許文献１】特開２０００−３３５１６３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
ところが、時間の経過に伴い、ファイルや書類の数が増大するなどによりファイルの所在位置やファイルと個々の書類との関連がわかりにくくなり、求める書類に対応するファイルの所在やタイトルに基づき求める書類を得ることが困難になる不具合が起こり得る。さらに、書類を電子化した態様で保存することや書類を電子化した態様で予め作成し、電子化した書類を印字装置などにより紙媒体に印刷することが広く行われているが、書類の数が増大すると、電子化した書類に対応する紙媒体による書類の有無や電子化した書類と紙媒体による書類との対応関係もまたわかりにくくなる不具合が生じ得る。
【０００４】
本発明は、以上に述べた課題を解決し、電子化した書類と紙媒体による書類との対応関係を確実に把握できるようにする書類管理システムを提供するものである。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
すなわち本発明に係る書類管理システムは、個別に取り扱い可能な有形媒体に情報を記録した有形書類に付され、前記有形書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、有形書類を収納する書類収納要素と、前記書類収納要素に収納した有形書類に付された書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を読み取る書類識別子取得要素とを利用する書類管理システムであって、前記書類識別子取得要素から書類識別子を受け付ける書類識別子取得手段と、有形書類に対応する電子情報を含む無形書類を記憶する無形書類記憶手段と、無形書類の属性情報と前記書類識別子を含む書類識別レコードとを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子と前記書類対応テーブル記憶手段の記憶内容とを照合する照合手段とを有することを特徴とする。
【０００６】
このようなものであれば、前記照合手段による照合の結果に基づき、有形書類と無形書類との対応関係を容易に確認することができるようになる。すなわち、有形書類を収納している前記書類収納要素ごとに該書類収納要素に収納されている有形書類と前記電子フォルダ内に記憶されている無形書類との対応関係を確認することや、これらの対応関係がわかりやすくなるように前記無形書類記憶手段内における無形書類の記憶態様を再構築することができるようになる。
【０００７】
有形書類を収納している前記書類収納要素ごとに該書類収納要素に収納されている有形書類と前記電子フォルダ内に記憶されている無形書類との対応関係を確認するためには、前記書類収納要素に収納要素識別子を対応付け、前記無形書類記憶手段内に前記書類収納要素と対応付けて電子フォルダを形成しているとともに、前記照合手段による照合を前記電子フォルダごとに行うようにしているものが望ましい。このようなものであれば、書類識別子取得要素を設けた書類収納要素と前記電子フォルダとを対応付けることにより、前記電子フォルダ内に記憶している無形書類の所在をわかりやすくすることができるからである。
【０００８】
また、前記照合手段による照合の結果に基づき、前記電子フォルダ内の無形書類を、前記書類収納要素に収納された有形書類に対応付けられているものとそうでないものとを判別可能に可視化表示する判別結果可視化表示手段をさらに具備するものであれば、例えば対応する有形書類を作成して前記書類収納要素に保管されている無形書類と、まだ対応する有形書類が作成されていない編集作業中の無形書類とをわかりやすく区別することができる。
【０００９】
さらに、前記判別結果可視化表示手段が、前記書類収納要素に収納された有形書類に対応付けられているとともに前記無形書類記憶手段内の他の領域に記憶されている無形書類を、他の無形書類と判別可能に可視化表示することを特徴とするものであれば、前記無形書類の前記電子フォルダ内への移動を促し、部署の再編等により有形書類を収納する書類収納要素が変更された場合に、無形書類の格納態様を有形書類の格納態様に合わせてわかりやすく整理し直すよう導くことができる。
【００１０】
加えて、前記無形書類記憶手段内の他の領域に記憶されている無形書類に対し、前記電子フォルダ内に前記無形書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段をさらに設けているものであれば、有形書類を他の書類収納要素に移動させても、該書類収納要素に対応する電子フォルダ内に前記無形書類へのアクセスを可能にするためのアイコンが形成されるので、所定の書類収納要素に収納された有形書類に対応するアイコンを同一の電子フォルダを示すウインドウ内に一覧表示させることができるようになる。
【００１１】
一方、前記書類収納要素に収納要素識別子を対応付けているとともに、前記無形書類記憶手段内に前記書類収納要素と対応付けて電子フォルダを形成する電子フォルダ形成手段をさらに具備するものであれば、前記無形書類記憶手段内における無形書類の記憶態様とは別個に、収納先の書類収納要素ごとに電子フォルダを形成するので、無形書類の記憶態様がどのようなものであっても、この無形書類に対応する有形書類の分類に一致させて電子フォルダが形成されることになり、有形書類と無形書類との関連付けを整理することができるようになる。
【００１２】
さらに、前記照合手段による照合の結果に基づき、前記電子フォルダ形成手段により形成された電子フォルダ内に前記有形書類に関連付けられている無形書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段をさらに具備するものであれば、前記電子フォルダに対応する書類収納要素内に収納された有形書類に対して、前記電子フォルダ内に対応する無形書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成し、前記電子フォルダを示すウインドウ内に該当する無形書類を一覧表示させることができるようになる。
【００１３】
加えて、前記書類収納要素に収納した有形書類の書類識別子を記憶する書類識別子仮記憶手段をさらに具備するとともに、所定のタイミングで前記書類識別子取得要素が前記書類識別子仮記憶手段に記憶した書類識別子を取得するようにしているものであれば、書類収納要素を収納箇所に配置してから、前記書類収納要素に収納された有形書類の書類識別子と該有形書類に対応付けられた無形書類の属性情報との間の照合が終了するまでの時間を短縮できるようになる。
【００１４】
そして、前記照合手段による照合の結果に基づき、前記有形書類に対応付けられていない無形書類を格納する電子フォルダを形成しているものであれば、有形書類に対応付けられた無形書類を格納する電子フォルダと前記有形書類に対応付けられていない無形書類を格納する電子フォルダとを完全に分離して無形書類の管理を容易にすることができるようになる。また、例えば、対応する有形書類が存在しない無形書類を不要であるものとみなして破棄する判断の材料を提供することもできるようになる。
【００１５】
なお、本実施形態において、「有形書類」とは、紙媒体に文字等を記録した一般的な書類だけでなく、紙媒体に記録された図面、絵画、写真等を含むとともに、さらにＣＤ−ＲＯＭやフレキシブルディスク等に代表されるいわゆるリムーバブルメディアと呼ばれる種類の電子記憶媒体に電子化した情報を記録したものをも含む概念である。
【発明の効果】
【００１６】
本発明は、前記書類識別子取得手段が受け付けた書類識別子を少なくとも含む書類識別レコードを書類識別子記憶手段に記憶しておくとともに、書類対応テーブル記憶手段に前記書類識別レコードと電子化された書類の属性情報とを対応付けて記憶するので、電子化された書類の属性情報から前記書類識別レコードを介して紙媒体による書類を確認でき、これらの間の対応関係を確実に把握できるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下に本発明の一実施形態について述べる。
【００１８】
本実施形態に係る物品管理システムたる書類管理システムＳは、オフィス内において、書類の管理に用いられ、図１に概略図を示すように、紙媒体による有形書類（以下「実書類」と称する）を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体たるＩＣチップ１と、書類識別子に基づき実書類の管理を行う物品管理装置たる書類管理装置２と、実書類を収納する書類収納要素たるファイルＦに設けられ、収納要素識別子たる通知装置識別子に対応付けられた第１の書類存在検知装置３と、書類識別子取得要素である受信器４ｃを利用して前記第１の書類存在検知装置３から前記ファイルＦに収納された実書類の書類識別子を受け取る第２の書類存在検知装置４と、これら書類管理装置２、第１の書類存在検知装置３、及び第２の書類存在検知装置４と連携して用いられ、オペレーションシステム（以下ＯＳと称する）として例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳが搭載された無形書類管理装置たるパーソナルコンピュータ（以下「パソコン」と記す）５とを具備する。
【００１９】
次に、この書類管理システムの各要素について述べる。
【００２０】
前記ＩＣチップ１は、本実施形態では図２に示すように、書類識別子たる１２８ビットの数字を書き換え不能に記憶した記憶部１０１と、２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波を受信する受信器１０２と、この電磁波を電力に変換する動力変換回路１０４と、前記書類識別子を含む信号を電磁波として発信する発信器１０３とを備えている。また、本実施形態では、前記書類識別子はこのＩＣチップ１に記憶された１２８ビットの数字、すなわち図３に示すような３２桁の１６進数として表現される数字であり、全てのＩＣチップ１はそれぞれ異なる数字を記憶している。すなわち、それぞれの書類には、全て異なる書類識別子が付与されている。また、本実施形態では、このＩＣチップ１は書類に確実に付帯されるべく、図４に示すように、書類を綴じる媒体である書類綴じ媒体たるステープルＰ（ステープラの針とも称せられるもの）の内面の略中央部に脱離不能に接着している。また、前記ステープルＰは、書類にＩＣチップ１を付帯させる基材であり、電磁波を受信してＩＣチップ１に伝えるアンテナとしての機能を有する。そして、このステープルＰは前記書類管理装置２により供給される。
【００２１】
書類管理装置２は、図５に示すように、四角錐の下半部を取り出した形状をなしていて、図６に示すように、ＣＰＵ２ａと、内部メモリ２ｂと、画面出力装置２ｃと、選択入力装置２ｄと、受信器２ｅと、前記ＩＣチップ１を接着したステープルＰにより書類を綴じる書類綴じ部２ｆと、ＩＣチップ読取器２ｇと、タイマ２ｈと、発信器２ｉとを有する。前記選択入力装置２ｄは、図５に示すように、第１選択ダイヤル２ｄ１と、第２選択ダイヤル２ｄ２と、選択ボタン２ｄ３とを有する。前記ＩＣチップ読取器２ｇは、本実施形態では２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波をＩＣチップ１に向けて送信する送信部２ｇ１と、ＩＣチップ１からの電磁波信号を受信する受信部２ｇ２とを有し、実書類を綴じたステープルＰに接着している前記ＩＣチップ１に記憶された書類識別子を読み取る。そして、前記内部メモリ２ｂの第１の所定領域に記憶した書類管理プログラムをＣＰＵ２ａが実行することにより、上述したハードウェア全てが協働し、機能ブロックとして、図７に示すように、書類識別子記憶手段２０１、書類綴じ手段２０２、書類識別子読取手段２０３、書類情報入力手段２０４、識別レコード登録手段２０５、通知装置登録受付手段２０６、通知装置登録情報送信手段２０７、及び書類登録情報送信手段２０８を有する。また、前記書類識別子記憶手段２０１内に設けられ、書類管理プログラムにより管理されるフォルダ（以下「管理装置フォルダ」と称する）ｆは、本実施形態では書類存在検知装置３を取り付けたファイルＦに対応付けられていて、その内部に前記書類存在検知装置３に付された通知装置識別子を記憶している。
【００２２】
前記第１の書類存在検知装置３は、図８に示すように太陽電池３ｘを動力源とし、図８及び図９に示すように、ＣＰＵ３ａ、内部メモリ３ｂ、書類識別子取得要素たるＩＣチップ読取器３ｃ、送信器３ｄ、受信器３ｅ及び傾斜センサ３ｆ等を備えている。そして、前記内部メモリ３ｂの所定領域に記憶した制御プログラムをＣＰＵ３ａが実行し、この第１の書類存在通知装置３を構成する以上に述べたハードウェアが協働することにより、機能ブロックとして、図７に示すように、書類存在検知手段３０１、装置識別子記憶手段３０２、書類識別子仮記憶手段３０３、送信指示手段３０４、及び送信手段３０５を有する。
【００２３】
前記第２の書類存在検知装置４は、クレードルＣに設けられた図示しない電源ケーブルを介して電力を供給され、図１０に示すように、ＣＰＵ４ａ、内部メモリ４ｂ、送信器４ｃ、受信器４ｄ、タッチセンサ４ｅ、及び入出力インタフェース４ｆを備えている。そして、前記内部メモリ４ｂの所定領域に記憶した制御プログラムをＣＰＵ４ａが実行し、この第２の書類存在通知装置４を構成する以上に述べたハードウェアが協働することにより、機能ブロックとして、図７に示すように、書類配置検知手段４０１、受信手段４０２、及び書類存在通知手段４０３を有する。
【００２４】
前記パソコン５は、図１１に示すように、ＣＰＵ５ａ、内部メモリ５ｂ、外部記憶装置５ｃ、日付タイマ５ｄ、入出力インタフェース５ｅ等を有するとともに、前記入出力インタフェース５ｅに画面出力装置５ｆ、キーボードやマウス等の入力装置５ｇ等に代表される周辺機器を接続している。前記外部記憶装置５ｃの所定領域には、パソコン５をＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムとして作動させるプログラム、及びパソコン５を機能拡張用システムとして作動させるプログラムが記憶されている。そして、これらプログラムを前記ＣＰＵ５ａが実行することにより、以上に述べたこのパソコン３を構成するハードウェアが協働して、図１２に概念図を示すように、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システム及び機能拡張用システムが作動する。Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳ及びＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファイル管理システムとして周知のものを含み、市販のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳ搭載パソコンにおけるＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳの基本機能を有する。そして、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムは、前記外部記憶装置５ｃの所定領域を利用して実書類に対応する電子情報を含む無形書類（以下「電子化書類」と称する）を記憶する無形書類記憶手段たる電子化書類記憶手段（図示略）としても機能していて、前記Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファイル管理システムにより電子化された書類を管理している。一方、機能拡張用システムは、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システム上において作動するプログラムであり、図７に示すように、第１の受信手段５０１、第２の受信手段５０２、フォルダ生成手段５０３、装置識別子対応付け手段５０４、書類対応テーブル記憶手段５０５、照合手段５０６、アイコン可視化表示手段５０７、及び書類アクセス可能化手段５０８として機能する。
【００２５】
以下に書類管理装置２の各機能ブロックについて前記図７を参照して説明する。
【００２６】
書類識別子記憶手段２０１は、前記内部メモリ２ｂのメモリ空間の第２の所定領域に形成していて、本実施形態では図１３に示すように書類の内容の分野を示す名前が付されたフォルダ（以下管理装置フォルダと称する）ｆを複数有する。そして、それぞれの管理装置フォルダｆに、前記書類識別子と書類情報とを含む書類識別レコードを図１４に示すように格納するようにしている。前記書類情報は、日付を示す日付情報と、書類の作成者の氏名、書類の題名を含む文字情報とを含む書類情報とを含む。
【００２７】
書類綴じ手段２０２は、前記書類綴じ部２ｆの機能を利用して、前記ＩＣチップ１を接着したステープルＰにより書類を綴じる。具体的には、書類管理装置２に形成した図４に示す書類挿入口２ｘに書類が挿入されたことを検知した際に、この書類を綴じる。
【００２８】
書類識別子読取手段２０３は、書類が綴じられたことを受けて、書類を綴じたステープルＰに接着している前記ＩＣチップ１に記憶された書類識別子を第１のＩＣチップ読取器２ｇの機能を利用して読み取り取得する。具体的には、前記送信器２ｇ１が前記ＩＣチップ１に動力を供給し、前記ＩＣチップ１からの書類識別子を含み電磁波として送信される信号を受信器２ｇ２が受信する。そして、受信した信号に対応する書類識別子を読み取り取得する。
【００２９】
書類情報入力手段２０４は、画面出力装置２ｃ、選択入力装置２ｄ、及びタイマ２ｈの機能を利用して、ユーザによる書類情報の入力を促すとともに、入力された書類情報を取得する。具体的には、例えば図１５に示すように、画面出力装置２ｃに五十音図とカーソルとを出力し、前記カーソルを前記選択入力装置２ｄの第１選択ダイヤル２ｄ１及び第２選択ダイヤル２ｄ２を用いて移動させ、前記五十音図から、カナ文字を前記選択入力装置２ｄの選択ボタン２ｄ３を用いて選択すること等によりユーザが書類情報中の文字情報の入力を行い、入力された文字情報を取得する。さらに、文字情報の入力が行われた際に、タイマ２ｈから、日付情報を取得する。なお、カーソルは、図１５では文字の地色が変化している部分として示している。
【００３０】
識別レコード登録手段２０５は、前記書類識別子読取手段２０３が読み取り取得した書類識別子と、前記書類情報入力手段２０４が取得した書類情報とを組にした書類識別レコードを生成し、生成した書類識別レコードを前記書類識別子記憶手段２０１に記憶する。具体的には、管理装置フォルダｆの一覧を図１６に示すように可視化して前記画面出力装置２ｃに出力し、書類の内容に対応する分野を示す名前が付された管理装置フォルダｆの選択入力を、選択入力装置２ｄにより受け付けて、前記書類識別レコードを、選択された管理装置フォルダｆに図１４に示すように格納するようにしている。また、本実施形態では、書類の内容に対応する分野を示す適切な名前が付された管理装置フォルダｆが存在しない場合に備えて、管理装置フォルダｆの新規作成を示すコマンドを受け付けるようにも構成している。新規作成された管理装置フォルダｆの名前の入力は、上述した文字情報の入力と同様の方法で受け付けるようにしている。
【００３１】
通知装置登録受付手段２０６は、前記第１の書類存在通知装置３に付帯する第２のＩＣチップ６から微弱電波による信号を介して通知装置識別子を取得するとともに、前記書類識別子記憶手段２０１内に前記通知装置識別子のみを記憶した新規の管理装置フォルダｆを生成する。
【００３２】
前記通知装置登録情報送信手段２０７は、前記通知装置登録受付手段２０６が前記新規の管理装置フォルダｆを生成したことを受けて、前記新規の管理装置フォルダｆの名称及び前記新規の管理装置フォルダｆ内に記憶されている通知装置識別子を含む通知装置登録情報をパソコン５に送信する。
【００３３】
前記書類登録情報送信手段２０８は、前記書類識別子読取手段２０３が実書類に付された書類識別子を読み取って取得し、前記書類情報入力手段２０４が前記書類識別子に対応する書類情報を受け付けて識別レコード登録手段２０５により書類識別レコードが生成されたことを受けて、前記書類識別レコード及び該書類識別レコードが格納されている管理装置フォルダｆ内にともに記憶されている通知装置識別子を含む書類登録情報をパソコン５に送信する。
【００３４】
さらに、前記第１の書類存在検知装置３の各機能ブロックについて前記図７を参照して以下に説明する。
【００３５】
前記書類存在検知手段３０１は、請求項中の書類識別子取得手段として機能し、図１７に示すように、さらに動力電磁波発信部３０１ａと、信号受信部３０１ｂとを有する。動力電磁波発信部３０１ａは、少なくとも所定のタイミング、例えば前記ファイルＦにＩＣチップ１を付した実書類が新たに収納された時点や前記ファイルＦから実書類が取り出され、前記傾斜センサ３ｆが作動した時点において、ＩＣチップ読取器３ｃを介してＩＣチップ１が信号を発する際の動力となる２．４５ＧＨｚ帯域の電磁波を発信する。信号受信部３０１ｂは、前記ＩＣチップ１が発する前記書類識別子を示す信号を含む電磁波をＩＣチップ読取器３ｃを介して受信する。
【００３６】
装置識別子記憶手段３０２は、前記内部メモリ３ｂの所定領域に前記通知装置識別子を記憶している。
【００３７】
書類識別子仮記憶手段３０３は、前記書類存在検知手段３０１が受信した信号に含まれる書類識別子を、前記内部メモリ３ｂの所定領域に記憶している。
【００３８】
前記送信指示手段３０４は、所定のタイミング、例えばこの第１の書類存在通知装置３を設けた実ファイルＦがクレードルＣの区画に配置された際に、第２の書類存在通知装置４から受信器３ｅを介して送信指示信号を受け付ける。
【００３９】
前記送信手段３０５は、前記送信指示手段３０４が送信指示信号を受け付けた際に、前記書類識別子仮記憶手段３０３に記憶している書類識別子、及び前記装置識別子記憶手段３０２に記憶している通知装置識別子を含む微弱電磁波による信号を、送信器３ｄを介して第２の書類存在検知装置４に送信する。
【００４０】
次に、前記第２の書類存在検知装置４の各機能ブロックについて前記図７を参照して以下に説明する。
【００４１】
前記書類配置検知手段４０１は、第１の書類存在通知装置３を設けた実ファイルＦがクレードルＣの区画に配置されるのを前記タッチセンサ４ｄが検知した際に、微弱電磁波により前記第１の書類存在検知装置３に向け送信器４ｃを介して送信指示信号を発する。
【００４２】
前記受信手段４０２は、ファイルＦがクレードルＣの区画に配置されたことをタッチセンサ４ｅが検知した際に、前記第１の書類存在検知装置３の送信手段３０５から、前記ファイルＦに収納された書類の書類識別子及び前記装置識別子記憶手段３０２に記憶している通知装置識別子を含む信号を、受信器４ｄの機能を利用して受信する。
【００４３】
前記書類存在通知手段４０３は、前記受信手段４０２が受け取った書類識別子及び通知装置識別子を含む収納書類情報を、入出力インタフェース４ｆを介してパソコン５に送信する。
【００４４】
また、パソコン５の各機能ブロックについて前記図７を参照して以下に説明する。
【００４５】
第１の受信手段５０１は、入出力インタフェース５ｅを介して書類管理装置２から前記通知装置登録情報及び前記書類登録情報を受信する。
【００４６】
第２の受信手段５０２は、入出力インタフェース５ｅを介して第２の書類存在通知装置４から前記収納書類情報を受信する。
【００４７】
フォルダ生成手段５０３は、請求項中の電子フォルダ生成手段として機能し、前記第１の受信手段５０１が前記通知装置登録情報を受信したことを受けて、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システムに働きかけて前記電子化書類記憶手段内にＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ファイル管理システムにより管理される電子フォルダ（以下ＰＣフォルダと称する）を新規に生成させる。
【００４８】
装置識別子対応付け手段５０４は、本実施形態では、前記フォルダ生成手段５０３を介して生成されたＰＣフォルダと、前記第１の受信手段５０１が受信した通知装置登録情報に含まれる通知装置識別子とを対応付けて、前記ＰＣフォルダの属性を示すＰＣフォルダ属性情報、本実施形態ではＰＣフォルダに付されたＩＤ番号と前記通知装置識別子とを含むフォルダ対応レコードを生成し、このフォルダ対応レコードの集合であるフォルダ対応テーブルを図１８の（ａ）に示すような態様で外部記憶装置５ｃの所定領域に記憶している。なお、上述したように、第１の書類存在通知装置３は通知装置識別子に対応付けられていて、また、書類管理装置２において前記通知装置識別子は管理装置フォルダｆと対応付けられているので、前記ＰＣフォルダは前記第１の書類存在通知装置３とも対応付けられている。さらに、前記ＰＣフォルダは、前記第１の書類存在通知装置３を取り付けた実ファイルＦとも対応付けられている。すなわち、通知装置識別子は、請求項中の収納要素識別子としての機能を有する。
【００４９】
書類対応テーブル記憶手段５０５は、本実施形態では、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳにより管理されている無形書類（以下電子化書類）と前記第１の受信手段５０１が受信した前記書類登録情報が示す書類識別レコードとを対応付けて、前記電子化書類の属性を示す電子化書類属性情報、本実施形態では電子化書類に付されたＩＤ番号と、前記書類識別レコードに含まれる書類識別子と、前記電子化書類に対応する実書類を収納している実ファイルＦに取り付けられた前記第１の書類存在通知装置３を示す通知装置識別子とを少なくとも含む書類対応レコードを生成し、この書類対応レコードの集合である書類対応テーブルを図１８の（ｂ）に示すような態様で外部記憶装置５ｃの所定領域に記憶している。
【００５０】
なお、前記ＰＣフォルダ属性情報と該フォルダのパス等他の属性を示す情報とは、図示しないフォルダ属性対応情報記憶手段に対応付けて格納している。また、前記電子化書類属性情報と該電子化書類のパス等他の属性を示す情報とは、図示しない電子化書類属性対応情報記憶手段に対応付けて格納している。そして、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）システム上においてこれらフォルダ又は電子化書類を移動した場合に、前記フォルダ属性対応情報記憶手段及び電子化書類属性対応情報記憶手段の記憶内容を前記移動に対応して変更する対応情報変更手段をさらに設けている。
【００５１】
照合手段５０６は、第２の受信手段５０２が前記収納書類情報を受信した際に、前記収納書類情報が示す書類識別子に対応する書類対応レコードが、前記書類対応テーブル記憶手段５０５に記憶されているか否かを照合する。
【００５２】
アイコン可視化表示手段５０７は、装置識別子対応付け手段５０３により管理装置フォルダｆに対応付けられたＰＣフォルダを示すアイコンｉ１を、画面出力装置５ｆにより出力される画面上において、図１９に示すように、その他のＰＣフォルダと区別可能な態様で可視化表示するとともに、照合手段５０６による照合結果に基づき、書類識別レコードに対応付けられた電子化書類を示すアイコンｉ２及び電子化書類を示すアイコンと区別可能な態様で可視化表示する。なお、前記図１９では、管理装置フォルダｆに対応付けられたＰＣフォルダを示すアイコンｉ１及び書類識別レコードに対応付けられた電子化書類を示すアイコンｉ２には、例えば丸の中にＲを記した登録済み識別符号ｍを付している。すなわち、このアイコン可視化表示手段５０７は、請求項中の判別結果可視化表示手段としての機能を有する。
【００５３】
前記書類アクセス可能化手段５０８は、前記ＰＣフォルダ内に、外部記憶装置５ｃの前記ＰＣフォルダ以外の領域に記憶されている電子化書類にアクセス可能とすべく、該電子化書類のショートカットを前記ＰＣフォルダ内に作成する。
【００５４】
しかして、この書類管理システムでは、ユーザは、書類管理装置２の通知装置登録受付手段２０６を介して実ファイルＦに設けられる書類存在通知装置４に付された通知装置識別子と、書類管理装置２内に設けられる管理装置フォルダｆと対応付けて登録するとともに、前記通知装置識別子に対応付けられるＰＣフォルダをパソコン３のフォルダ生成手段５０３により生成し、この対応付けられるＰＣフォルダを装置識別子対応付け手段５０４によりパソコン５内に記憶するようにしている。
【００５５】
以下に、実ファイルＦを書類管理装置２及びパソコン５に登録する手順を示す。まず、書類管理装置２が行う処理の流れを図２０を参照して示す。
【００５６】
はじめに、通知装置登録受付手段２０６を介して、第１の書類存在通知装置３に付された第２のＩＣチップ６に記憶された通知装置識別子を受け付ける（Ｓ１０１）。
【００５７】
次に、通知装置登録受付手段２０６は、管理装置フォルダｆを新規に作成してその名前の入力を受け付け（Ｓ１０２）、該管理装置フォルダｆと前記通知装置識別子とを対応付けて書類識別子記憶手段２０１に記憶する（Ｓ１０３）。
【００５８】
そして、通知装置登録情報送信手段２０７を介して前記通知装置登録情報をパソコン５に送信する（Ｓ１０４）。
【００５９】
一方、パソコン５は、フローチャートを図２１に示すような処理を行う。
【００６０】
まず、第１の受信手段５０１を介して、書類管理装置２から前記通知装置登録情報を受信する（Ｓ２０１）。
【００６１】
次いで、フォルダ生成手段５０３を介して新たなＰＣフォルダを作成する（Ｓ２０２）。
【００６２】
それから、装置識別子対応付け手段５０４により前記通知装置登録情報が示す通知装置識別子と新たに作成されたＰＣフォルダのＰＣフォルダ属性情報とを対応付けて記憶する（Ｓ２０３）。
【００６３】
また、この書類管理システムでは、ユーザは、前記書類綴じ部２ｆの機能を利用して、前記ＩＣチップ１を接着したステープルＰにより実書類を綴じ、書類管理装置２に前記ＩＣチップ１に記憶させた書類識別子を読み取らせるとともに、書類管理装置２に前記実書類を示す書類情報を入力して、前記書類識別子と前記書類情報とを含む書類識別レコードを書類管理装置２の書類識別子記憶手段２０１に記憶させるようにしているとともに、前記書類識別レコードをパソコン５の書類対応テーブル記憶手段５０５により電子化書類と対応付けるようにしている。
【００６４】
ここで、ユーザが以上の操作を行う際に書類管理装置２が行う処理についてフローチャートである図２２を参照しつつ述べる。
【００６５】
まず、予め書類識別子を書き換え不能に格納したＩＣチップ１を脱離不能に接着したステープルＰを受け付ける（Ｓ３０１）。次いで、書類管理装置２に設けた書類挿入口２ｘに書類を受け付けたか否かを判定し（Ｓ３０２）、書類を受け付けている場合には、さらにこの書類を前記ステープルＰを用いて綴じ込んだか否かを判定する（Ｓ３０３）。書類を綴じ込んだ場合には、前記ＩＣチップ１に記憶された書類識別子を読み取る（Ｓ３０４）。さらに、この書類の作成者の氏名及びこの書類の題名、すなわち文字情報をかな文字入力により受け付けるとともに日付情報を取得してこれら文字情報と日付情報とから書類情報を生成し（Ｓ３０５）、これら書類識別子と書類情報とを対にした書類識別レコードを生成する（Ｓ３０６）。そして、管理装置フォルダｆの一覧画面を出力して、前記書類識別レコードを格納する格納先の管理装置フォルダｆを選択するコマンド、又は管理装置フォルダｆの新規作成を行うコマンドを選択入力させ（Ｓ３０７）、入力されたコマンドが管理装置フォルダｆを選択するコマンドであるか管理装置フォルダｆの新規作成を行うコマンドであるかを判定する（Ｓ３０８）。入力されたコマンドが管理装置フォルダｆを選択するコマンドである場合には、選択された管理装置フォルダｆに前記書類識別レコードを格納し（Ｓ３０９）、前記実書類に対応する書類識別レコード及び該書類識別レコードが記憶された管理装置フォルダｆを示す書類登録情報を書類登録情報送信手段２０８を介してパソコン５に送信する（Ｓ３１２）。一方、フォルダｆの新規作成を行うコマンドが入力された場合には、管理装置フォルダｆの名前のかな文字による入力を受け付け（Ｓ３１０）、前記書類識別レコードを新規に作成した管理装置フォルダｆに格納する（Ｓ３１１）。そして、前記実書類に対応する書類識別レコード及び該書類識別レコードが記憶された管理装置フォルダｆを示す書類登録情報を書類登録情報送信手段２０８を介してパソコン５に送信する（Ｓ３１２）。
【００６６】
一方、この処理を受けて、パソコン５が行う処理をフローチャートである図２３を参照して以下に述べる。
【００６７】
まず、第１の受信手段５０１を介して、書類管理装置２から前記書類登録情報を受信し（Ｓ４０１）、対応する電子化書類の指定を促すダイアログを表示する（Ｓ４０２）。
【００６８】
次いで、書類対応テーブル記憶手段５０５により、前記書類登録情報に含まれる通知装置識別子に対応するＰＣフォルダ内に記憶された電子化書類のリスト、他フォルダ内の電子化書類を前記書類識別レコードに対応付ける対象として指定するためのボタン（以下「対応付け指示ボタン」と称する）、及びパソコン内の電子化書類とは前記書類識別レコードとの対応付けを行わないことを示すキャンセルボタンを前記ウインドウ内に表示する（Ｓ４０３）。
【００６９】
それから、前記ＰＣフォルダ内の電子化書類が指定されたか否かを判定し（Ｓ４０４）、前記ステップＳ４０４における判定の結果が「真」であった場合には書類対応テーブル記憶手段５０５により前記電子化書類の電子化書類属性情報、前記書類識別レコードに含まれる書類識別子、及び前記電子化書類に対応する実書類を収納している実ファイルＦに取り付けられた前記第１の書類存在通知装置３を示す通知装置識別子を含む書類対応レコードを生成して格納する（Ｓ４０５）。一方、前記ステップＳ４０４における判定の結果が「偽」であった場合には、続いて「対応付け指示ボタン」に対するアクセスがあったか否かを判定し（Ｓ４０６）、前記ステップＳ４０６における判定の結果が「真」であった場合には、他フォルダ内の電子化書類の指定を受け付け（Ｓ４０７）、前記管理装置フォルダｆに対応するＰＣフォルダ内に該電子化書類のショートカットを作成し（Ｓ４０８）、書類対応テーブル記憶手段５０５により前記電子化書類の電子化書類属性情報、前記書類識別レコードに含まれる書類識別子、及び前記電子化書類に対応する実書類を収納している実ファイルＦに取り付けられた前記第１の書類存在通知装置３を示す通知装置識別子を含む書類対応レコードを生成して格納する（Ｓ４０９）。一方、前記ステップＳ４０６における判定の結果が「偽」であった場合には、キャンセルボタンに対するアクセスがあったか否かを判定し（Ｓ４１０）、前記ステップＳ４１０における判定の結果が「真」であった場合には処理を終了する。前記ステップＳ４１０における判定の結果が「偽」であった場合には、前記ＰＣフォルダ内の電子化書類が指定されたか否かを判定するステップに戻る（Ｓ４０４）。
【００７０】
そして、本実施形態では、ファイルＦからの実書類の出し入れがあった場合に、前記第１の書類存在通知装置３がファイルＦ内の書類に付された書類識別子を取得して前記第２の書類存在通知装置４に送信し、前記第２の書類存在通知装置４は前記収納書類情報をパソコン５に送信する。そして、パソコン５は、受信した書類識別子と前記書類対応テーブル記憶手段５０５の記憶内容とを照合手段５０６により照合し、この照合の結果に基づき、前記ファイルＦに対応するＰＣフォルダ内の電子化書類の一覧を、前記ファイルＦ内の実書類に対応付けられたものとそうでないものとを判別可能に可視化表示する。
【００７１】
この際に前記第１の書類存在通知装置３が行う処理を図２４を参照して以下に述べる。まず、傾斜センサ３ｆからの信号を受けて、書類存在検知手段３０１が実書類に付されたＩＣチップ１から書類識別子を取得する（Ｓ５０１）。次いで、取得した書類識別子を書類識別子仮記憶手段３０３に記憶する（Ｓ５０２）。そして、第２の書類存在識別装置４からの書類識別子要求信号を受けて、書類識別子仮記憶手段３０３に記憶した書類識別子及び装置識別子記憶手段３０２に記憶した通知装置識別子を前記第２の書類存在通知装置４に送信する（Ｓ５０３）。
【００７２】
前記第２の書類存在通知装置４は、図２５に示すように、受信手段４０２を介して前記書類識別子及び通知装置識別子を受信し（Ｓ６０１）、書類存在通知手段４０３が前記書類識別子及び通知装置識別子をパソコン５に送信する（Ｓ６０２）。
【００７３】
パソコン５は、図２６に示すように、まず前記書類識別子及び通知装置識別子を含む収納書類情報を第２の受信手段５０２が受信する（Ｓ７０１）。次いで、受信した前記書類識別子と、前記通知装置識別子に対応付けられたＰＣフォルダ内の電子化書類とを照合手段５０６により照合する（Ｓ７０２）。そして、アイコン可視化表示手段５０７により、前記ファイルＦに対応するＰＣフォルダ内の電子化書類の一覧を、前記ファイルＦ内の実書類に対応付けられたものとそうでないものとを判別可能に可視化表示する（Ｓ７０３）。続いて、書類アクセス可能化手段５０８は、前記書類識別子に対応する電子化書類を示す書類対応レコードを書類対応テーブル記憶手段５０５内から検索し（Ｓ７０４）、該当する書類対応レコードがあれば検索結果である書類対応レコードに対応する電子化書類のショートカットを前記ＰＣフォルダ内に作成する（Ｓ７０５）。なお、書類アクセス可能化手段５０８により、ショートカットを作成する替わりに、前記電子化書類のコピーを作成してもよく、また、前記電子化書類を前記ＰＣフォルダ内に移動させて該電子化書類を示すアイコンを形成するようにしてもよい。さらに、前記電子化書類と同一内容で書き換えを禁止する属性を付した電子化書類を前記ＰＣフォルダ内に作成するようにしてもよい。
【００７４】
以上に述べたように、本発明に係る書類管理システムによれば、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子と前記書類対応テーブル記憶手段の記憶内容とを照合する照合手段による照合の結果に基づき、実書類と電子化書類との対応関係を容易に確認することができる。すなわち、実書類を収納している前記ファイルＦごとに該ファイルＦに収納されている実書類と前記電子フォルダ内に記憶されている電子化書類との対応関係を確認することや、これらの対応関係がわかりやすくなるように前記電子化書類記憶手段内における電子化書類の記憶態様を再構築することができるようになる。
【００７５】
また、前記ファイルＦに通知装置識別子を付した第１の書類存在検知装置３を対応付け、前記電子化書類記憶手段内に前記ファイルＦと対応付けてＰＣフォルダを形成しているとともに、前記照合手段による照合を前記ＰＣフォルダごとに行うようにしているので、ＩＣチップ読取器３ｃを有する第１の書類存在通知装置３と前記ＰＣフォルダとを対応付けることにより、前記ＰＣフォルダ内に記憶している電子化書類の所在をわかりやすくすることができる。すなわち、実書類を収納している前記ファイルＦごとに該ファイルＦに収納されている実書類と前記ＰＣフォルダ内に記憶されている電子化書類との対応関係を確認することができる。
【００７６】
また、前記照合手段５０６による照合の結果に基づき、前記ＰＣフォルダ内の電子化書類を、アイコン可視化表示手段５０７を介して前記実ファイルＦに収納された実書類に対応付けられているものとそうでないものとを判別可能に可視化表示しているので、対応する実書類を作成して前記実ファイルＦに保管されている電子化書類と、まだ対応する実書類が作成されていない編集作業中の電子化書類とをわかりやすく区別することができる。
【００７７】
加えて、前記電子化書類記憶手段内の他の領域に記憶されている電子化書類に対し、前記ＰＣフォルダ内に前記電子化書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段５０８をさらに設けているので、所定のファイルＦに収納された実書類に対応するアイコンを同一のＰＣフォルダの内容を示すウインドウ内に一覧表示させることができるようになる。
【００７８】
なお、本発明は以上に述べた実施形態に限られない。
【００７９】
例えば、上述した実施形態において、ステップＳ２０１〜Ｓ２０３を省略するとともに、ステップＳ７０１〜Ｓ７０４に替えてパソコン５が以下のような処理を行うようにしてもよい。
【００８０】
まず前記書類識別子及び通知装置識別子を含む信号を第２の受信手段５０２が受信する。次いで、前記フォルダ生成手段５０３によりＰＣフォルダを形成するとともに、形成されたＰＣフォルダの属性を示すＰＣフォルダ属性情報、例えばＰＣフォルダに付されたＩＤ番号と前記通知装置識別子とを含むフォルダ対応レコードを装置識別子対応付け手段５０４により生成し、フォルダ対応レコードを外部記憶装置５ｃの所定領域に記憶する。そして、照合手段５０７は、書類対応テーブル記憶手段５０５の記憶内容に基づき前記書類識別子に対応する電子化書類を検索し、該当する電子化書類があれば書類アクセス可能化手段５０８により該電子化書類のショートカットを前記ＰＣフォルダ内に作成する。この場合、前記フォルダ生成手段５０３及び装置識別子対応付け手段５０４は、協働して請求項中における電子フォルダ形成手段として機能している。
【００８１】
このようなものであれば、前記電子化書類記憶手段内における電子化書類の記憶態様とは別個に、対応する実書類の収納先のファイルＦごとに電子フォルダを形成するので、電子化書類の記憶態様がどのようなものであっても、この電子化書類に対応する実書類の分類に一致させて電子フォルダが形成されることになり、実書類と電子化書類との関連付けを整理することができるようになる。
【００８２】
また、前記判別結果可視化表示手段が、前記ファイルＦに収納された実書類に対応付けられているとともに前記電子化書類記憶手段内の他の領域に記憶されている電子化書類を、他の電子化書類と判別可能に可視化表示することを特徴とするものであれば、前記電子化書類の前記電子フォルダ内への移動を促し、部署の再編等により実書類を収納するファイルＦが変更された場合に、電子化書類の格納態様を実書類の格納態様に合わせてわかりやすく整理し直すよう導くことができる。
【００８３】
前記照合手段による照合の結果に基づき、前記有形書類に対応付けられていない無形書類を格納する電子フォルダを形成しているものであれば、有形書類に対応付けられた無形書類を格納する電子フォルダと前記有形書類に対応付けられていない無形書類を格納する電子フォルダとを完全に分離して無形書類の管理を容易にすることができるようになる。また、例えば、対応する有形書類が存在しない無形書類を不要であるものとみなして破棄する判断の材料を提供することもできるようになる。
【００８４】
ＩＣチップに代表される書類識別子記憶媒体は、ステープル以外であっても、書類を綴じる機能を備えているものであればどのようなものに設けてもよい。例えば、書類識別子記憶媒体をダブルクリップやゼムクリップ等に設ける態様が考えられる。
【００８５】
前記書類識別子と対応付けられた電子化された書類を示すアイコンを他の電子化された書類を示すアイコンと区別可能に可視化表示するアイコン可視化表示手段を設ける代わりに、前記書類識別子と対応付けられた電子化された書類を示すアイコンのみを表示させる命令を受け付ける表示切替指示手段を設ける態様も考えられる。このようにしても、前記書類識別子と対応付けられた電子化された書類と他の書類を区別して管理することができるようになる。
【００８６】
さらに、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）ＯＳを搭載したパソコンに替えて、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）ＯＳ、Ｍａｃｉｎｔｏｓｈ（登録商標）ＯＳ、及びＴＲＯＮ（登録商標）ＯＳに代表される他のＯＳを搭載したパソコンを用いるようにしてもよく、また、ＵＮＩＸ（登録商標）ＯＳを搭載した情報処理装置等を電子化書類管理装置として用いてもよい。
【００８７】
書類の出し入れの検知は、上述した傾斜センサを用いるもの以外にも、例えば実ファイルに棚やクレードル等との接触を検知するタッチセンサを設け、このタッチセンサにより実ファイルと棚やクレードル等との接触が解除されたことを検知した場合に書類の出し入れが行われたものとして検知書類識別子の取得を行うようにする態様や、実ファイルが書類を綴じるバインダ状のものであればその開閉を検知するセンサを設け、前記開閉を検知した場合に書類の出し入れが行われたものとして検知書類識別子の取得を行うようにする態様等が考えられる。
【００８８】
そして、上述した実施形態において、書類管理装置から所望の実書類に対応する書類識別レコードの一部又は全部に対応する検知要求情報を前記第１の書類存在通知装置に送信するとともに、前記第１の書類存在通知装置が前記検知要求情報に対応する書類識別子が付された実書類がこの第１の書類存在通知装置が設けられた実ファイルに収納されているか否かを判別し、この判別の結果が「真」であれば書類存在通知信号を光、音、振動等の認識可能な手段により出力するようにするとなおよい。具体的には、例えば書類管理装置に前記検知要求情報の入力を受け付ける入力受付手段と、前記入力受付手段が受け付けた検知要求情報を前記第１の書類存在通知装置に送信する検知要求情報送信手段とを設けるとともに、前記第１の書類存在通知装置に、前記検知要求情報を受信する検知要求情報受信手段、前記実ファイル内の実書類に付された書類識別子を含む信号を取得する第２の書類存在検知手段、前記第２の書類存在検知手段が取得した信号に前記検知要求情報受信手段が受信した検知要求情報に対応する書類識別子が含まれるか否かを判別する判別手段、及び前記判別手段による判別の結果が「真」である場合に書類存在通知信号を出力する第２の書類存在通知手段を設けるとよい。このように構成すれば、検知要求情報の入力を受けて、検知要求情報に対応する書類識別子が付された実ファイル等の書類収納要素に設けられた第１の書類存在通知装置が書類存在通知信号を出力するので、所望の書類を容易に探し出すことができる。なお、前記第２の書類存在検知手段は上述した実施形態における書類存在検知手段を兼用してもよい。また、検知要求情報を受信するたびごとに前記第２の書類存在検知手段を作動させる代わりに、前記判別手段による判別を、書類識別子仮記憶手段の記憶内容に基づき行うようにしてもよい。
【００８９】
前段の態様において、検知要求情報は、書類管理装置に直接入力するのでなく、パソコンに検知要求情報を入力し、入力された検知要求情報をパソコンから書類管理装置を経由して第１の書類存在通知装置に向けて送信するようにしてもよい。具体的には、例えば前記パソコンの機能ブロックとして、実書類に対応付けられた電子化書類を示すアイコンに対して入力装置を介した選択入力、例えばマウスの右クリック等が行われた場合に、画面出力装置を介してに示すような操作メニューを表示するメニュー表示手段と、前記メニュー表示手段により表示されたメニューのうち、実書類の検索を要求する操作が選択された際に、前記アイコンにより示される管理装置フォルダに対応付けられた第１の書類存在通知装置又は前記アイコンにより示される書類識別レコードに対応付けられた実書類の検索を要求する信号を、入出力インタフェースを介して書類管理装置に送信する検知要求手段とを設ける一方、書類管理装置には前記検知要求手段から検知要求情報を受信する検知要求情報受信手段を設け、この検知要求情報受信手段が受信した検知要求情報を前記検知要求情報送信手段を介して第１の書類存在通知装置に向けて送信するようにするとよい。
【００９０】
加えて、書類管理装置に、前記書類識別子読取手段が読み取り取得した書類識別子を含む書類識別レコードに対応する可視化要求情報を発信する可視化要求手段を設けるとともに、パソコンに前記可視化要求情報が示す書類識別子に対応する電子化された書類を可視化表示する電子化書類可視化表示手段を設けてもよい。このようにすれば、実書類に付した書類識別子を書類管理装置に読み取らせ、前記可視化要求手段及び前記電子化書類可視化表示手段を順次作動させることにより対応する電子化書類を可視化表示させ、例えば該電子化書類をパソコン上において編集する作業を開始する際の手間を大幅に軽減できるようになる。
【００９１】
その他、本発明の趣旨を損ねない範囲で種々に変形してよい。
【図面の簡単な説明】
【００９２】
【図１】本発明の第１実施形態に係る書類管理システムの概略図。
【図２】同実施形態に係るＩＣチップの構成を示す図。
【図３】同実施形態に係る書類識別子、書類情報、及び書類識別レコードを示す概略図。
【図４】同実施形態に係るＩＣチップを接着したステープルを示す図。
【図５】同実施形態に係る書類管理装置の概略図。
【図６】同実施形態に係る書類管理装置の機器構成図。
【図７】同実施形態に係る書類管理システムの機能ブロック図。
【図８】同実施形態に係る第１の書類存在通知装置の概略図。
【図９】同実施形態に係る第１の書類存在通知装置の機器構成図。
【図１０】同実施形態に係る第２の書類存在通知装置の機器構成図。
【図１１】同実施形態に係るパソコンの機器構成図。
【図１２】同実施形態に係るパソコンの内部構成を示す概略図。
【図１３】同実施形態に係る書類識別子記憶手段の内部構成を示す概略図。
【図１４】同実施形態に係る書類識別レコードの記憶態様を示す概略図。
【図１５】同実施形態に係る書類識別レコードの入力の際の画面出力装置の出力の一例を示す図。
【図１６】同実施形態に係る書類識別レコードの入力の際の画面出力装置の出力の一例を示す図。
【図１７】同実施形態に係る書類存在検知手段の内部構成を示す概略図。
【図１８】同実施形態に係るフォルダ対応テーブル及び書類対応テーブルの記憶態様を示す概略図。
【図１９】同実施形態に係るＰＣフォルダ及び電子化書類を示すアイコンの画面表示の態様を示す図。
【図２０】同実施形態に係る書類存在通知装置と管理装置フォルダとを対応付ける際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャート。
【図２１】同実施形態に係る管理装置フォルダに対応付けられたＰＣフォルダを生成する際にパソコンが行う処理を示すフローチャート。
【図２２】同実施形態に係る実書類を綴じこむ際に書類管理装置が行う処理を示すフローチャート。
【図２３】同実施形態に係る実書類と電子化書類とを対応付ける際にパソコンが行う処理を示すフローチャート。
【図２４】同実施形態に係る実書類の実ファイルからの出し入れを行う際に第１の書類存在通知装置が行う処理を示すフローチャート。
【図２５】同実施形態に係る実書類の実ファイルからの出し入れを行う際に第２の書類存在通知装置が行う処理を示すフローチャート。
【図２６】同実施形態に係る実書類の実ファイルからの出し入れを行う際にパソコンが行う処理を示すフローチャート。
【符号の説明】
【００９３】
Ｓ…書類管理システム
１…ＩＣチップ（書類識別子記憶媒体）
３ｃ…ＩＣチップ読取器（書類識別子取得要素）
３０１…書類存在検知手段（書類識別子取得手段）
３０３…書類識別子仮記憶手段
５０３…フォルダ形成手段（電子フォルダ形成手段）
５０５…書類対応テーブル記憶手段
５０６…照合手段
５０７…アイコン可視化表示手段（判別結果可視化表示手段）
５０８…書類アクセス可能化手段
Ｆ…実ファイル（書類収納要素）
【特許請求の範囲】
【請求項１】
個別に取り扱い可能な有形媒体に情報を記録した有形書類に付され、前記有形書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、有形書類を収納する書類収納要素と、前記書類収納要素に収納した有形書類に付された書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を読み取る書類識別子取得要素とを利用する書類管理システムであって、
前記書類識別子取得要素から書類識別子を受け付ける書類識別子取得手段と、有形書類に対応する電子情報を含む無形書類を記憶する無形書類記憶手段と、無形書類の属性情報と前記書類識別子を含む書類識別レコードとを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子と前記書類対応テーブル記憶手段の記憶内容とを照合する照合手段とを有することを特徴とする書類管理システム。
【請求項２】
前記書類収納要素に収納要素識別子を対応付け、前記無形書類記憶手段内に前記書類収納要素と対応付けて電子フォルダを形成しているとともに、前記照合手段による照合を前記電子フォルダごとに行うようにしていることを特徴とする請求項１記載の書類管理システム。
【請求項３】
前記照合手段による照合の結果に基づき、前記電子フォルダ内の無形書類を、前記書類収納要素に収納された有形書類に対応付けられているものとそうでないものとを判別可能に可視化表示する判別結果可視化表示手段をさらに具備することを特徴とする請求項２記載の書類管理システム。
【請求項４】
前記判別結果可視化表示手段が、前記書類収納要素に収納された有形書類に対応付けられているとともに前記無形書類記憶手段内の他の領域に記憶されている無形書類を、他の無形書類と判別可能に可視化表示することを特徴とする請求項３記載の書類管理システム。
【請求項５】
前記無形書類記憶手段内の他の領域に記憶されている無形書類に対し、前記電子フォルダ内に前記無形書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段をさらに設けていることを特徴とする請求項３又は４記載の書類管理システム。
【請求項６】
前記書類収納要素に収納要素識別子を対応付けているとともに、前記無形書類記憶手段内に前記書類収納要素と対応付けて電子フォルダを形成する電子フォルダ形成手段をさらに具備することを特徴とする請求項１記載の書類管理システム。
【請求項７】
前記照合手段による照合の結果に基づき、前記電子フォルダ形成手段により形成された電子フォルダ内に前記有形書類に対応付けられている無形書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段をさらに具備することを特徴とする請求項６記載の書類管理システム。
【請求項８】
前記書類収納要素に収納した有形書類の書類識別子を記憶する書類識別子仮記憶手段をさらに具備するとともに、所定のタイミングで前記書類識別子取得要素が前記書類識別子仮記憶手段に記憶した書類識別子を取得するようにしていることを特徴とする請求項２、３、４、５、６又は７記載の書類管理システム。
【請求項９】
前記照合手段による照合の結果に基づき、前記有形書類に対応付けられていない無形書類を格納する電子フォルダを形成していることを特徴とする請求項１、２、３、４、５、６、７又は８記載の書類管理システム。
【請求項１】
個別に取り扱い可能な有形媒体に情報を記録した有形書類に付され、前記有形書類を識別する書類識別子を記憶した書類識別子記憶媒体と、有形書類を収納する書類収納要素と、前記書類収納要素に収納した有形書類に付された書類識別子記憶媒体に記憶した書類識別子を読み取る書類識別子取得要素とを利用する書類管理システムであって、
前記書類識別子取得要素から書類識別子を受け付ける書類識別子取得手段と、有形書類に対応する電子情報を含む無形書類を記憶する無形書類記憶手段と、無形書類の属性情報と前記書類識別子を含む書類識別レコードとを対応付けて記憶する書類対応テーブル記憶手段と、前記書類識別子取得手段が取得した書類識別子と前記書類対応テーブル記憶手段の記憶内容とを照合する照合手段とを有することを特徴とする書類管理システム。
【請求項２】
前記書類収納要素に収納要素識別子を対応付け、前記無形書類記憶手段内に前記書類収納要素と対応付けて電子フォルダを形成しているとともに、前記照合手段による照合を前記電子フォルダごとに行うようにしていることを特徴とする請求項１記載の書類管理システム。
【請求項３】
前記照合手段による照合の結果に基づき、前記電子フォルダ内の無形書類を、前記書類収納要素に収納された有形書類に対応付けられているものとそうでないものとを判別可能に可視化表示する判別結果可視化表示手段をさらに具備することを特徴とする請求項２記載の書類管理システム。
【請求項４】
前記判別結果可視化表示手段が、前記書類収納要素に収納された有形書類に対応付けられているとともに前記無形書類記憶手段内の他の領域に記憶されている無形書類を、他の無形書類と判別可能に可視化表示することを特徴とする請求項３記載の書類管理システム。
【請求項５】
前記無形書類記憶手段内の他の領域に記憶されている無形書類に対し、前記電子フォルダ内に前記無形書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段をさらに設けていることを特徴とする請求項３又は４記載の書類管理システム。
【請求項６】
前記書類収納要素に収納要素識別子を対応付けているとともに、前記無形書類記憶手段内に前記書類収納要素と対応付けて電子フォルダを形成する電子フォルダ形成手段をさらに具備することを特徴とする請求項１記載の書類管理システム。
【請求項７】
前記照合手段による照合の結果に基づき、前記電子フォルダ形成手段により形成された電子フォルダ内に前記有形書類に対応付けられている無形書類へのアクセスを可能にするためのアイコンを形成する書類アクセス可能化手段をさらに具備することを特徴とする請求項６記載の書類管理システム。
【請求項８】
前記書類収納要素に収納した有形書類の書類識別子を記憶する書類識別子仮記憶手段をさらに具備するとともに、所定のタイミングで前記書類識別子取得要素が前記書類識別子仮記憶手段に記憶した書類識別子を取得するようにしていることを特徴とする請求項２、３、４、５、６又は７記載の書類管理システム。
【請求項９】
前記照合手段による照合の結果に基づき、前記有形書類に対応付けられていない無形書類を格納する電子フォルダを形成していることを特徴とする請求項１、２、３、４、５、６、７又は８記載の書類管理システム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２３】
【図２４】
【図２５】
【図２６】
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【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２３】
【図２４】
【図２５】
【図２６】
【公開番号】特開２００６−４４８８４（Ｐ２００６−４４８８４Ａ）
【公開日】平成１８年２月１６日（２００６．２．１６）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００４−２２８６６５（Ｐ２００４−２２８６６５）
【出願日】平成１６年８月４日（２００４．８．４）
【出願人】（０００００１３５１）コクヨ株式会社 (961)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１８年２月１６日（２００６．２．１６）
【国際特許分類】
【出願日】平成１６年８月４日（２００４．８．４）
【出願人】（０００００１３５１）コクヨ株式会社 (961)
【Ｆターム（参考）】
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