文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法、及び文書管理プログラム
【課題】格納先が付与された文書をスキャンして文書管理する場合に、改ざんチェックを行う。
【解決手段】文書管理システムであって、画像形成装置は、文書識別情報を含むメタデータが付与された紙文書を読み込む読込手段と、読み込まれた紙文書の画像データを文書管理装置に配信する配信手段とを備え、文書管理装置は、画像形成装置から受信した画像データからメタデータを抽出する抽出手段と、画像データにおいて、抽出されたメタデータに含まれる文書識別情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識手段と、文字認識された前記画像データの文書データと、前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合手段と、抽出された前記メタデータに照合結果を含め、メタデータに関連付けて前記画像データを記憶する画像記憶手段とを備える。
【解決手段】文書管理システムであって、画像形成装置は、文書識別情報を含むメタデータが付与された紙文書を読み込む読込手段と、読み込まれた紙文書の画像データを文書管理装置に配信する配信手段とを備え、文書管理装置は、画像形成装置から受信した画像データからメタデータを抽出する抽出手段と、画像データにおいて、抽出されたメタデータに含まれる文書識別情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識手段と、文字認識された前記画像データの文書データと、前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合手段と、抽出された前記メタデータに照合結果を含め、メタデータに関連付けて前記画像データを記憶する画像記憶手段とを備える。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法、及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子文書の管理を行うには、文書管理サーバを自社に立てて専用ソフトをインストールして運用するケースが考えられていた。文書管理では、一般にＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のエクスプローラと同じようにフォルダ階層を構成し、そのフォルダ内に文書を保存する。
【０００３】
文書の登録方法として、パーソナルコンピュータ上での手動登録だけでなく、登録する先をバーコードに記録させ、このバーコードを印刷したものと紙文書を合わせてＭＦＰ（Multifunction Peripheral）にスキャンさせることで登録する方法が考えられている。
【０００４】
また、ＳａａＳ型の文書管理サーバを用いる文書管理サービスが既に知られている。この文書管理サーバでは、文書の登録先の情報を記憶させたバーコードのシートを作成することができ、紙文書の一番上にこのバーコードシートを置いてＭＦＰでスキャンさせることで、意図したフォルダに文書を登録する。
【０００５】
例えば、特許文献１（特開２００７−１６６５９５）には、出力後の紙文書を業務との関連を持たせた状態で管理する目的で、文書のテンプレートとこれに基づいたメタデータを埋め込んだ文書を生成する手段と、この文書データを紙文書として印刷する印刷手段と、印刷された文書から埋め込まれたメタデータを取り出す手段と、取り出したメタデータに基づいて処理が変更されるシステムが開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来技術では、紙文書を印刷し、そこに捺印して再度スキャン・登録をすることで文書を更新する場合、紙に付与された情報を基にその文書を更新するだけでなく、中身が改ざんされていないかを確認する必要がある場合もある。例えば、他社との契約書や見積もり書の場合、契約書などに付与されたバーコードに文書ＩＤが入っており、そのバーコードを切り取り、別の文書に貼り付けてスキャンする。この場合、改ざんチェックをしないと、別の文書が登録されてしまうという問題点がある。
【０００７】
そこで、本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、格納先が付与された文書をスキャンして文書管理する場合に、改ざんチェックを行うことができる文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法、及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明における一態様の文書管理システムは、画像形成装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムであって、前記画像形成装置は、文書識別情報及びテンプレート識別情報を含むメタデータが付与された紙文書を読み込む読込手段と、読み込まれた前記紙文書の画像データを前記文書管理装置に配信する配信手段とを備え、前記文書管理装置は、指定領域を含む文書のテンプレートを文書識別情報に関連付けて記憶するテンプレート記憶手段と、前記テンプレートに基づいて作成された文書データを文書識別情報に関連付けて記憶する文書記憶手段と、前記画像形成装置から受信した画像データからメタデータを抽出する抽出手段と、前記画像データにおいて、抽出された前記メタデータに含まれるテンプレート識別情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識手段と、文字認識された前記画像データの文書データと、前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、前記指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合手段と、抽出された前記メタデータに照合結果を含め、該メタデータに関連付けて前記画像データを記憶する画像記憶手段とを備える。
【０００９】
また、本発明における他の態様の文書管理装置は、画像形成装置とネットワークを介して接続された文書管理装置であって、指定領域を含む文書のテンプレートを文書識別情報に関連付けて記憶するテンプレート記憶手段と、前記テンプレートに基づいて作成された文書データを文書識別情報に関連付けて記憶する文書記憶手段と、前記画像形成装置から受信された、文書識別情報及びテンプレート識別情報を含むメタデータが付与された画像データから前記メタデータを抽出する抽出手段と、前記画像データにおいて、抽出された前記メタデータに含まれるテンプレート識別情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識手段と、文字認識された前記画像データの文書データと、抽出された前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、前記指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合手段と、抽出された前記メタデータに照合結果を含め、該メタデータに関連付けて前記画像データを記憶する画像記憶手段とを備える。
【００１０】
また、本発明における他の態様の文書管理方法は、画像形成装置とネットワークを介して接続され、指定領域を含む文書のテンプレートを文書識別情報に関連付けて記憶するテンプレート記憶手段と、前記テンプレートに基づいて作成された文書データを文書識別情報に関連付けて記憶する文書記憶手段とを備える文書管理装置における文書管理方法であって、前記画像形成装置から受信された、文書識別情報及びテンプレート識別情報を含むメタデータが付与された画像データから前記メタデータを抽出する抽出ステップと、前記画像データにおいて、抽出された前記メタデータに含まれるテンプレート識別情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識ステップと、文字認識された前記画像データの文書データと、抽出された前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、前記指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合ステップと、抽出された前記メタデータに照合結果を含め、該メタデータに関連付けて画像記憶手段に前記画像データを記憶する記憶ステップとを有する。
【００１１】
また、本発明の文書管理装置は、コンピュータにより実行可能なプログラムにより実現することができ、また、プログラムを記録した記録媒体をコンピュータに読み取らせて実現することも可能である。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、格納先が付与された文書をスキャンして文書管理する場合に、改ざんチェックを行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本実施例における文書管理システムの一例を示す図。
【図２】本実施例におけるＭＦＰのハードウェアの一例を示すブロック図。
【図３】本実施例における文書管理サーバのハードウェアの一例を示すブロック図。
【図４】実施例１における文書管理システムの各装置の機能の一例を示すブロック図。
【図５】領域指定（その１）の一例を示す図。
【図６】領域指定（その２）の一例を示す図。
【図７】領域指定（その３）の一例を示す図。
【図８】メタデータの一例を示す図。
【図９】文書管理システムを利用した具体例を示す図。
【図１０】文書のテンプレート登録処理の一例を示すフローチャート。
【図１１】文書データの登録処理の一例を示すフローチャート。
【図１２】文書の印刷処理の一例を示すフローチャート。
【図１３】原本保証処理の一例を示すフローチャート。
【図１４】実施例２における文書管理サーバ側の機能の一例を示すブロック図。
【図１５】各データのデータ構造の一例を示す図。
【図１６】チェック領域のデータ構造（その１）を示す図。
【図１７】チェック領域のデータ構造（その２）を示す図。
【図１８】チェック領域のデータ構造（その３）を示す図。
【図１９】チェック領域のデータ構造（その４）を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、添付図面を参照して、本発明にかかる実施例を詳細に説明する。
【００１５】
また、以下に示す実施例では、画像データを入力、出力する装置として、プリンタ機能、スキャナ機能、コピー機能、ファクシミリ機能を一つの筐体に搭載した複合機（ＭＦＰ：Multifunction Peripheral）を例にあげて説明しているが、これに限定されるものではなく、画像データを入力、出力可能であれば、スキャナ装置、ファクシミリ装置などいずれにも適用することができる。
【００１６】
＜システムとハードウェア＞
図１は、以下に示す本実施例における文書管理システムの一例を示す図である。図１に示すように、文書管理システム１０は、ネットワークを介してＭＦＰ１０１、ＭＦＰ１０３、情報処理装置１０５、文書管理サーバ１０７、文書処理サーバ１０９などが接続されている。
【００１７】
図１に示す文書管理システム１０では、ＭＦＰ１０１から送信された画像データを、文書管理サーバ１０７が取得し、管理する。この画像データには、文書の格納先が変換されたバーコードが付与されている。画像データは、バーコードが示す格納先に格納される。
【００１８】
また、文書管理サーバ１０７は、他のＭＦＰ１０３からも画像データを取得し、バーコードが示す格納先に画像データを格納する。文書管理サーバ１０７は、取得した画像データに処理を加えたい場合は、文書処理サーバ１０９などに処理を依頼することもできる。なお、文書管理システム１０に接続される装置は、上記に限られない。
【００１９】
本実施例におけるＭＦＰ１０１、１０３のハードウェアについて説明する。図２は、以下に示す本実施例におけるＭＦＰのハードウェアの一例を示すブロック図である。図２に示すように、ＭＦＰ１０１は、制御部２０１、主記憶部２０３、補助記憶部２０５、外部記憶装置Ｉ／Ｆ部２０７、ネットワークＩ／Ｆ部２１１、操作部２１３、表示部２１５、エンジン部２１７を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【００２０】
制御部２０１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部２０１は、主記憶部２０３や補助記憶部２０５に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【００２１】
主記憶部２０３は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部２０１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【００２２】
補助記憶部２０５は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【００２３】
外部記憶装置Ｉ／Ｆ部２０７は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記憶媒体２０９（例えば、フラッシュメモリ、ＳＤカードなど）とＭＦＰ１０１とのインタフェースである。
【００２４】
また、記憶媒体２０９に、所定のプログラムを格納し、この記憶媒体２０９に格納されたプログラムは外部記憶装置Ｉ／Ｆ部２０７を介してＭＦＰ１０１にインストールされ、インストールされた所定のプログラムはＭＦＰ１０１により実行可能となる。
【００２５】
ネットワークＩ／Ｆ部２１１は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器とＭＦＰ１０１とのインタフェースである。
【００２６】
操作部２１３や表示部２１５は、キースイッチ（ハードキー）とタッチパネル機能（ＧＵＩのソフトウェアキーを含む：Graphical User Interface）を備えたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とから構成され、ＭＦＰ１０１が有する機能を利用する際のＵＩ（User Interface）として機能する表示及び／又は入力装置である。
【００２７】
エンジン部２１７は、画像データの入出力ユニットとして、紙原稿の読み取り転写紙への印刷を行う。エンジン部２１７は、スキャナエンジンなども備える。ＭＦＰ１０３は、図２に示すハードウェアと同様の構成を有する。
【００２８】
次に、本実施例における文書管理サーバ１０７のハードウェアについて説明する。図３は、以下に示す本実施例における文書管理サーバ１０７のハードウェアの一例を示すブロック図である。図３に示すように、文書管理サーバ１０７は、制御部３０１、主記憶部３０３、補助記憶部３０５、外部記憶装置Ｉ／Ｆ部３０７、ネットワークＩ／Ｆ部３１１を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【００２９】
制御部３０１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部３０１は、主記憶部３０３に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【００３０】
主記憶部３０３は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部３０１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【００３１】
補助記憶部３０５は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【００３２】
外部記憶装置Ｉ／Ｆ部３０７は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記憶媒体２０９（例えば、フラッシュメモリなど）と文書管理サーバ１０７とのインタフェースである。
【００３３】
また、記憶媒体２０９に、所定のプログラムを格納し、この記憶媒体２０９に格納されたプログラムは外部記憶装置Ｉ／Ｆ部３０７を介して文書管理サーバ１０７にインストールされ、インストールされた所定のプログラムは文書管理サーバ１０７により実行可能となる。
【００３４】
ネットワークＩ／Ｆ部３１１は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と文書間理サーバ１０７とのインタフェースである。
【００３５】
また、文書管理サーバ１０７は、入力部や表示部を備えてもよい。入力部は、カーソルキー、数字入力及び各種機能キー等を備えたキーボード、表示部の表示画面上でキーの選択等を行うためのマウスやスライスパット等を有する。また、入力部は、ユーザが制御部３０１に操作指示を与えたり、データを入力したりするためのユーザインタフェースである。
【００３６】
表示部は、ＣＲＴやＬＣＤ等により構成され、制御部３０１から入力される表示データに応じた表示が行われる。文書処理サーバ１０９は、図３に示すハードウェアと同様の構成を有する。
【００３７】
［実施例１］
次に、上記文書管理システム１０を前提にした実施例１について説明する。まず、文書管理システム１０の各装置の機能について説明する。
【００３８】
＜機能＞
図４は、実施例１における文書管理システム１０の各装置の機能の一例を示すブロック図である。情報処理装置１０５は、文書作成部５０１、Ｗｅｂブラウザ５０７を含む。文書作成部５０１は、テンプレート作成部５０３、文書データ作成部５０５を含む。
【００３９】
テンプレート作成部５０３は、Ｗｅｂブラウザ５０７を用いて文書管理サーバ１０７にアクセスし、テンプレート作成ツールなどを用いて文書のテンプレートを作成する。文書のテンプレートは、契約書や帳票などの紙文書のテンプレートである。テンプレート作成部５０３は、このテンプレートに対するメタデータの項目を設定する。項目は、例えば、ファイル名や、データを配信する場合の格納先、改ざんチェックを行うための対象領域（チェック領域ともいう）などである。また、テンプレート作成部５０３は、格納先が変換されたバーコードの位置又は埋込領域をメタデータとして設定してもよい。
【００４０】
図５〜７を用いて、領域を指定する場合の例について説明する。図５は、領域指定（その１）の一例を示す図である。図５に示す例は、マウスのドラッグで長方形や円・楕円を指定する例である。「Ｆｒｅｅｈａｎｄ」の場合は、書き込まれた線によって閉じられた領域の内部を対象領域とする。領域指定が完了した場合、ユーザは選択完了を押下することで、対象領域（チェック領域）が確定する。
【００４１】
図６は、領域指定（その２）の一例を示す図である。文書データが複数ページある場合、プレビューの左右のボタンを表示し、ページ移動ができるようになっている。よって、ページ毎に領域指定することが可能になり、指定された領域の情報は、ページ毎にメタデータとして記憶される。
【００４２】
図７は、領域指定（その３）の一例を示す図である。図７に示す例では、タッチパネルの場合の領域指定の例である。この場合、指で２点を指定させ、その２点を対角線とする長方形を作成したり、１点目を中心とし、１点目と２点目の距離を半径とする円を作成したりして領域指定することができる。これにより、タッチパネルを有するモバイルでも領域指定することができるようになる。
【００４３】
図４に戻り、文書データ作成部５０５は、Ｗｅｂブラウザ５０７を用いて文書管理サーバ１０７にアクセスし、格納されている文書のテンプレートを用いて文書データを作成する。文書データ作成部５０５は、作成した文書データを文書管理サーバ１０７に送信する。
【００４４】
文書データ作成部５０５は、作成された文書データのメタデータを設定する。文書データ作成部５０５は、設定されているメタデータの項目毎に、入力値を設定する。入力値は、例えば、格納先を示すファイルパスなどである。Ｗｅｂブラウザ５０７は、インターネットに接続する。
【００４５】
ＭＦＰ１０１は、印刷部４０１、オペレーションパネル部４０３、スキャン部４０５、スキャン配信部４０７を含む。印刷部４０１は、文書データを用紙に印刷する。文書データは、文書管理サーバ１０７から取得してもよい。
【００４６】
オペレーションパネル部４０３は、Ｗｅｂブラウザの表示などのユーザインタフェースとしての機能を有する。スキャン部４０５は、紙文書をスキャンして画像データを生成する。スキャン配信部４０７は、スキャン部４０５により生成された画像データを文書管理サーバ１０７に配信する。
【００４７】
ＭＦＰ１０３は、ＭＦＰ１０１と同様の機能を持つ。印刷部６０１は印刷部４０１と、オペレーションパネル部６０３はオペレーションパネル部４０３と、スキャン部６０５はスキャン部４０５と、スキャン配信部６０７はスキャン配信部４０７と同様の機能を有する。
【００４８】
文書管理サーバ１０７は、テンプレート記憶部７０１、文書記憶部７０３、印刷データ作成部７０５、メタデータ記憶部７０７、テキスト記憶部７０９、照合部７１１、メタデータ暗号部７１３、メタデータ復号部７１５を含む。
【００４９】
テンプレート記憶部７０１は、契約書や帳票などの文書のテンプレートを記憶する。このテンプレートは、テンプレート作成手段５０３により作成されたテンプレートであってもよいし、文書管理サーバ１０７で作成されたプリセットのテンプレートなどであってもよい。テンプレートには、テンプレートＩＤが付与されている。テンプレート記憶部７０１は、改ざんチェック用に指定された対象領域をテンプレートに関連付けて保持する。
【００５０】
文書記憶部７０３は、テンプレートを用いて作成された文書データを記憶する。文書データは、文書データＩＤ、用いたテンプレートのテンプレートＩＤが関連付けられる。文書記憶部７０３は、フォルダの階層構造でデータを管理してもよい。
【００５１】
例えば、文書記憶部７０３は、各社毎にフォルダを作成したり、文書データのタイプ毎にフォルダを作成したりして文書データを記憶・管理する。文書データのタイプとは、例えば、契約書、見積書、納品書などである。
【００５２】
また、文書記憶部７０１は、配信された画像データを記憶する画像記憶手段でもある。文書記憶部７０３に記憶される文書データや画像データは、文書ＩＤなどでメタデータと関連付けられている。
【００５３】
印刷データ作成部７０５は、ＭＦＰ１０１などから文書の印刷指示があった場合に、文書データに対応する印刷データを作成する。このとき、印刷データ作成部７０５は、印刷対象の文書データにメタデータが付与されている場合は、所定のメタデータを暗号化・変換する指示をメタデータ暗号部７１３に行う。印刷データ作成部７０５は、メタデータ暗号部７１３から変換されたメタデータを取得した場合、変換されたメタデータを印刷データの所定の位置に付与する。変換されたメタデータとは、例えばバーコードやＱＲコードである。
【００５４】
メタデータ記憶部７０７は、文書データ毎に、バーコードなどに埋め込まれる格納先を示す格納情報や文書ＩＤ、文書データの基となるテンプレートのテンプレートＩＤ、文書名、チェック領域の情報などをメタデータとして記憶する。
【００５５】
図８は、メタデータの一例を示す図である。図８に示すメタデータは、文書データ毎に文書名、文書ＩＤ、テンプレートＩＤ、格納情報Ａ、格納情報Ｂなどである。図８に示す例では、格納先のフォルダは、会社毎に分ける例である。Ａ社から文書データや画像データが送られてきた場合はフォルダＡに記憶し、Ｂ社から文書データや画像データが送られてきた場合はフォルダＢに記憶する。
【００５６】
図４に戻り、テキスト記憶部７０９は、文書データのうちチェック領域と同じ領域に含まれるテキストデータを、文書ＩＤとともに記憶する。
【００５７】
照合部７１１は、ＭＦＰから画像データが文書記憶部７０３に記憶された場合、画像データに付与されているバーコードの解析を行うようメタデータ復号部７１５に指示する。照合部７１１は、メタデータ復号部７１５からバーコードが解析されたメタデータを取得した場合、メタデータ内の文書ＩＤを取得し、この文書ＩＤに対応する文書データをテキスト記憶部７０９から取得する。
【００５８】
照合部７１１は、画像データのメタデータに含まれるテンプレートＩＤを取得し、このテンプレートＩＤに対応するチェック領域を特定する。また、照合部７１１は、メタデータに含まれる文書ＩＤから文書データを特定し、この文書データに関連付けられているテンプレートＩＤを特定し、このテンプレートＩＤに対応するチェック領域を特定してもよい。
【００５９】
照合部７１１は、特定したチェック領域と同じ領域における画像データに対し、ＯＣＲ処理を行うようＯＣＲ処理部８０１に指示する。照合部７１１は、ＯＣＲ処理部８０１からチェック領域に対する文書データ（テキスト）を取得すると、テキスト記憶部７０９から取得した同じ文書ＩＤの文書データと、画像データ内のチェック領域に対する文書データとを照合する。照合部７１１は、照合結果をメタデータに含める。
【００６０】
テキスト記憶部７０９は、画像データからＯＣＲ処理された文書データを記憶してもよい。これにより、印刷元の文書データと、スキャン後の画像データからＯＣＲ処理した文書データとを管理することができる。
【００６１】
照合部７１１は、文書記憶部７０３内の予め設定された所定のフォルダに画像データが記憶された場合に、前述した照合処理を行うようにしてもよい。所定のフォルダとは、契約書などの改ざんチェックが必要な画像データを記憶するフォルダである。これにより、画像データの格納先に応じて、必要な画像データにだけ照合処理を行うことができる。
【００６２】
照合部７１１は、印刷元の文書データを作成したユーザ（Ａ社）に対して、照合結果を通知してもよい。照合部７１１は、スキャンした画像データを配信したユーザ（Ｂ社）に対しても照合結果を通知するようにしてもよい。このとき、通知する相手のアドレスなどは、照合部７１１が予め保持しておいてもよいし、メタデータに含まれるアドレスに通知するようにしてもよい。
【００６３】
また、照合部７１１は、スキャンされた画像データの格納先のフォルダに応じて、照合結果の通知先を変えるようにしてもよい。例えば、契約書フォルダに画像データが格納された場合、印刷元のＡ社のみに照合結果が通知され、納品書フォルダに画像データが格納された場合、印刷元のＡ社と、配信元のＢ社それぞれに照合結果が通知されてもよい。所定のフォルダに通知先のアドレスなどを対応付けておけばよい。
【００６４】
これにより、スキャンされた画像データの格納先に応じて、必要な相手先にのみ照合結果を通知することができる。
【００６５】
メタデータ暗号部７１３は、印刷データを作成する際に、メタデータをバーコードやＱＲコードなどに暗号化・変換し、印刷データ作成部７０５に出力する。
【００６６】
メタデータ復号部７１５は、バーコードやＱＲコードを復号し、メタデータを抽出し、抽出したメタデータを照合部７１１に出力する。なお、メタデータ復号部７１５は、スキャンデータの処理を行う別の装置で行われてもよい。
【００６７】
文書処理サーバ１０９は、ＯＣＲ処理部８０１を含む。ＯＣＲ処理部８０１は、照合部７１１から画像データを取得すると、ＯＣＲ処理を行って文字認識し、文書データに変換する。ＯＣＲ処理部８０１は、文字認識された文書データを照合部７１１に送信する。なお、ＯＣＲ処理部８０１は、文書管理サーバ１０７に備えられてもよい。
【００６８】
なお、照合部７１１は、照合する文書データのテンプレートＩＤが分かればチェック領域が分かるので、文書記憶部７０３に記憶された文書データから、チェック領域と同じ領域の文書データを取得できる。すなわち、チェック領域における文書データを保持するテキスト記憶部７０９は、必ずしも必要ではない。
【００６９】
＜具体例＞
次に、文書管理システム１０を利用した業務の具体例について説明する。図９は、文書管理システム１０を利用した具体例を示す図である。まず、Ａ社のユーザが、Ｂ社との取引に使用する契約書や帳票などの紙文書を作成するためのテンプレートを作成する。テンプレートの作成は、テンプレート作成部５０３を用いて行う。
【００７０】
次に、テンプレート作成部５０３は、作成したテンプレートを保存するために、Ｗｅｂブラウザ５０７を通じてインターネットに接続し、テンプレート記憶部７０１に接続する。
【００７１】
テンプレート作成部５０３は、テンプレート記憶部７０１にテンプレートを記憶し、そのテンプレートを使用して作成された文書を記憶する際に記録するメタデータの項目の設定を行う。また、テンプレート作成部５０３は、そのテンプレートを使用して作成された文書の画像データをＯＣＲ処理する際に、ＯＣＲ処理の対象とするチェック領域の設定を行う。
【００７２】
次に、ユーザは、文書データ作成部５０５により、登録したテンプレートを使用して、文書を作成する。文書作成部５０５は、Ｗｅｂブラウザ５０７を介して、文書記憶部７０３にアクセスし、作成した文書の文書データを文書記憶部７０３に記憶する。このとき、文書データ作成部５０５は、テンプレート作成時に設定されたメタデータの項目をユーザに設定させ、ユーザが入力した値をメタデータ記憶部７０７に記憶する。文書管理サーバ１０７では、文書記憶部７０３に記録された文書データのチェック領域のテキストデータを作成し、テキストデータをテキスト記憶部７０９に記憶する。保存したテキストデータは、照合部７１１により使用される。
【００７３】
次に、Ａ社のユーザが、作成した文書をＢ社と共有する場合、ＭＦＰ１０１のオペレーションパネル部４０３に表示されるＷｅｂブラウザ（ＭＦＰブラウザ）から、文書管理サーバ１０に接続し、印刷対象の文書を開く。
【００７４】
次に、対象文書の印刷をユーザが指示すると、文書管理サーバ１０７のメタデータ暗号部７１３では、印刷対象の文書に対応するメタデータを、印刷時に付与するバーコードなどに暗号化・変換する。印刷データ作成部７０５は、メタデータ暗号部７１３により変換されたバーコードを付与した形の印刷データを作成する。文書管理サーバ１０７は、この印刷データを印刷指示のあったＭＦＰ１０１に送信する。ＭＦＰ１０１は、受信した印刷データを印刷部４０１が印刷する。Ａ社のユーザは、印刷された紙文書を郵送などでＢ社に渡す。
【００７５】
次に、紙文書を受け取ったＢ社では、紙文書に対して署名や押印といった加工を行う。そして、加工後の紙文書をＢ社内のＭＦＰ１０３にスキャンさせ、ＭＦＰ１０３のスキャン配信部６０７が、スキャンした紙文書の画像データを文書管理サーバ１０７に送信する。
【００７６】
文書管理サーバ１０７は、ＭＦＰ１０３から画像データを受信し、まず、メタデータ復号部７１５により画像データに付与されているバーコードを読み取らせる。メタデータ復号部７１５は、バーコードからメタデータを抽出する。このメタデータには、文書のテンプレートＩＤや印刷された文書のＩＤ、文書記憶部７０３内のフォルダを示す格納情報などの情報が含まれている。文書管理サーバ１０７は、メタデータに含まれる格納情報が示すフォルダに、取得した画像データを記憶する。このとき、画像データは、文書ＩＤなどで、メタデータと関連付けられている。
【００７７】
次に、照合部７１１は、文書のテンプレートＩＤに基づき、画像データのチェック領域と同一の領域に対して、ＯＣＲ処理を施すようＯＣＲ処理部８０１に指示する。照合部７１１は、ＯＣＲ処理部８０１から取得したチェック領域に対する文書データと、この文書ＩＤに対応する、文書記憶部７０３に記憶されている文書データとを照合する。
【００７８】
照合部７１１は、照合結果（一致、又は不一致）を、取得された画像データと印刷した元文書とのメタデータに付与する。照合結果が一致していれば、原本保証がされていることを示す。また、照合部７１１は、所定のユーザに照合結果を通知する。
【００７９】
これにより、Ａ社のユーザは、印刷元の文書のメタデータを確認することで、Ｂ社によりスキャンされた画像データと印刷元の文書との内容の同一性を確認することができる。
【００８０】
＜動作＞
次に、実施例１における文書管理システムの動作について説明する。以下、文書のテンプレート登録処理、文書データの登録処理、文書の印刷処理、原本保証処理の順に説明する。
【００８１】
（文書のテンプレート登録処理）
図１０は、文書のテンプレート登録処理の一例を示すフローチャートである。図１０に示すステップＳ１０１で、ユーザが、テンプレート作成手段５０３を用いて、文書を作成するためのテンプレートを自社内のシステムやパーソナルコンピュータなどで作成する。
【００８２】
ステップＳ１０２で、ユーザが、パーソナルコンピュータ上のＷｅｂブラウザ５０７を使用して文書管理サーバ１０７に接続し、作成したテンプレートをテンプレート記憶部７０１にアップロードする。
【００８３】
ステップＳ１０３で、ユーザは、テンプレート作成部５０３を用いて、登録された文書テンプレートファイルから画像データを作成し、テンプレート作成部５０３はＯＣＲ処理の対象領域をユーザに指定させるための画面を作成する。テンプレート作成部５０３は、ユーザがテンプレートの登録のために開いているＷｅｂブラウザ５０７に、この画面を表示する。ユーザは、表示された画面上で、ＯＣＲ処理の対象領域（チェック領域）を設定する。チェック領域は、ＯＣＲ対象外の領域であってもよい。
【００８４】
ステップＳ１０４で、テンプレート作成部５０３は、テンプレートの画像データとＯＣＲ処理の対象領域を重ねた画像を作成する。テンプレート作成部５０３は、作成した画面を、メタデータの暗号化データ（例えばバーコード）を配置する領域を設定する画面として、ユーザが開いているＷｅｂブラウザ５０７に表示する。ユーザは、Ｗｅｂブラウザ５０７に表示された画像で、メタデータの暗号化データの配置領域を指定する。ここで指定する領域は、ＯＣＲ処理の対象外から選択する。
【００８５】
ステップＳ１０５で、文書管理サーバ１０７は、テンプレートの画像データと、ユーザが指定したメタデータの配置領域と、文書のテンプレートＩＤと、ＯＣＲ処理領域（チェック領域）とをセットにして、文書テンプレートとしてテンプレート記憶部７０１に保存する。
【００８６】
これにより、文書のテンプレートを作成したユーザが、改ざんチェックを行いたい領域を自由に設定することができる。また、文書のテンプレートを作成したユーザが、メタデータの配置領域も設定することができる。
【００８７】
（文書データの登録処理）
図１１は、文書データの登録処理の一例を示すフローチャートである。図１１に示すステップＳ２０１で、ユーザは、文書データ作成部５０５を用いて、図１０の処理で登録した文書テンプレートを使用し、自社の情報処理装置（例えばＰＣ）等で文書データを作成する。情報処理装置１０５は、Ｗｅｂブラウザ５０７を使用して文書管理サーバ１０７に接続する。
【００８８】
ステップＳ２０２で、文書記憶部７０３は、文書の登録に必要なメタデータの入力画面をＷｅｂブラウザ５０７に表示する。このメタデータには、文書のテンプレートが何か（テンプレートＩＤ）、この文書を扱う会社（アカウント）がどこかといった情報と、文書名、スキャン画像のデータの配信先（格納先）などの文書管理で登録するメタデータが含まれる。
【００８９】
ステップＳ２０３で、メタデータ記憶部７０７は、ユーザが入力したメタデータを文書データと関連付けて記憶し、文書記憶部７０３は、メタデータと関連付けて文書データを記憶する。
【００９０】
ステップＳ２０４で、文書データ作成部５０５により作成された文書データのうち、このテンプレートＩＤに対応するチェック領域の文書データをテキスト記憶部７０９に記憶する。
【００９１】
これにより、文書データの作成時に、この文書の印刷データをスキャンするときに、どこに配信するかをメタデータに含めておくことができる。
【００９２】
（文書の印刷処理）
図１２は、文書の印刷処理の一例を示すフローチャートである。図１２に示すステップＳ３０１で、ユーザは、ＭＦＰ１０１に搭載されているＷｅｂブラウザ５０７を使用して、文書管理サーバ１０７の文書記憶部７０３に接続し、印刷対象の文書を選択する。ユーザは、印刷対象の文書を選択した後、その文書に対し、印刷指示を出す。
【００９３】
ステップＳ３０２で、印刷指示を受けた文書管理サーバ１０７は、文書に付与するメタデータの暗号化データ（例えばバーコード）をメタデータ暗号部７１３で作成する。また、印刷データ作成部７０５は、指示された文書データの画像データに、メタデータの配置領域に暗号化されたメタデータを付与した、印刷用のデータを作成する。
【００９４】
ステップＳ３０３で、文書管理サーバ１０７は、作成した印刷データを、印刷指示のあったＭＦＰ１０１に送信する。
【００９５】
ステップ３０４で、ＭＦＰ１０１の印刷部４０１は、受信した印刷データを印刷する。これにより、メタデータが付与された文書データ（例えば契約書）を印刷することができる。
【００９６】
（原本保証処理）
図１３は、原本保証処理の一例を示すフローチャートである。図１３に示す処理の前に、図１２の処理で印刷された紙文書を例えばＡ社からＢ社に郵送などで渡す。Ｂ社では文書の内容を確認し、紙文書に署名や押印といった加工を施す。
【００９７】
図１３に示すステップＳ４０１で、ＭＦＰ１０３のスキャン部６０５は、署名や押印といった処理が施された紙文書をスキャンする。
【００９８】
ステップＳ４０２で、スキャン配信部６０７は、スキャンされた画像データを、文書管理サーバ１０７に送信する。
【００９９】
ステップＳ４０３で、文書管理サーバ１０７は、画像データを受信する。メタデータ復号部７１５は、受信された画像データから、格納先のＰａｔｈや文書テンプレートのＩＤ、印刷時の元データのＩＤといったメタデータを、復号し、抽出する。
【０１００】
ステップＳ４０４で、文書記憶部７０３は、メタデータ復号部７１５により抽出された格納先のパスが示すフォルダに画像データを記憶する。
【０１０１】
ステップＳ４０５で、照合部７１１は、スキャンされた画像データと、文書テンプレートＩＤから画像データのＯＣＲ処理の対象領域（チェック領域）を判別し、ＯＣＲ処理部８０１にＯＣＲ処理を要求する。
【０１０２】
ステップＳ４０６で、照合部７１１は、ＯＣＲ処理部８０１から処理した結果を取得し、テキスト記憶部７０９に記憶する。
【０１０３】
ステップＳ４０７で、照合部７１１は、文書ＩＤに基づき、テキスト記憶部７０９から印刷元の文書データと、画像データのチェック領域の文書データとを取得し、これらが同一か否かを検証する。
【０１０４】
ステップＳ４０８で、照合部７１１は、照合結果が同一か否かを判定する。ステップＳ４０８の判定結果がＹＥＳ（同一）であればステップＳ４０９に進み、判定結果がＮＯ（不一致）であればステップＳ４１０に進む。
【０１０５】
ステップＳ４０９で、照合部７１１は、文書データが一致する場合、ＯＣＲ対象領域（基本的には署名や押印以外の場所）に改竄がないということなので、スキャンされて記憶された画像データのメタデータと、印刷元の文書データのメタデータに原本を保証する旨を追加する。
【０１０６】
ステップＳ４１０で、照合部７１１は、全文データが一致しない場合、ＯＣＲ対象領域（基本的には署名や押印以外の場所）に改ざんがあるということなので、スキャンされて記憶された画像データのメタデータと、印刷元の文書のメタデータに原本保証ができない旨を追加する。
【０１０７】
これにより、ユーザは、画像データ、又は文書データのメタデータを参照すれば、それらの文書に対して改ざんがあるか否かを判別することができる。
【０１０８】
以上、実施例１によれば、格納先が付与された文書をスキャンして文書管理する場合に、改ざんチェックを行うことができる。また、実施例１によれば、所定のフォルダに格納されたか否かにより、照合処理を行うか否かを決定することもできる。また、実施例１によれば、照合結果をユーザに通知することもできる。
【０１０９】
また、ＭＦＰ１０１、１０３の印刷部４０１、６０１及びスキャン部４０５、６０５は、例えば制御部２０１及びエンジン部２１７により実現され、オペレーションパネル部４０３、６０３は、例えば操作部２１３及び表示部２１５により実現されうる。スキャン配信部４０７、６０７は、例えば制御部２０１及びネットワークＩ／Ｆ部２１１により実現されうる。
【０１１０】
文書管理サーバ１０７のテンプレート記憶部７０１、文書記憶部７０３、メタデータ記憶部７０７、テキスト記憶部７０９は、例えば主記憶部３０３及び／又は補助記憶部３０５により実現され、印刷データ作成部７０５、照合部７１１、メタデータ暗号部７１３、メタデータ復号部７１５は、例えば制御部３０１及び主記憶部３０３などにより実現されうる。
【０１１１】
［実施例２］
次に、実施例２における文書管理サーバ側の構成について説明する。文書管理サーバ側では、文書管理やＯＣＲ処理やバーコード処理をそれぞれの装置に行わせてもよい。
【０１１２】
＜機能＞
図１４は、実施例２における文書管理サーバ側の機能の一例を示すブロック図である。図１４に示す例では、ＭＦＰ１０３は、取得した画像データ（例えば、スキャン画像）に対し、文書管理サーバ１０７に配信する。
【０１１３】
図１４に示すように文書管理サーバ側では、例えば、ファイアウォール９０１、ユーザマネジメント９０２、ストレージ９０３、タスクフロント９０４、タスクマスタ９０５、タスクキュー９０６、ＯＣＲワーカー９０７、バーコードワーカー９０８、サービスログ９０９、Ｗｅｂサービス９１０の機能を有する。
【０１１４】
ファイアウォール９０１は、不正アクセスを検出するためのファイアウォールでもあり、さらに、負荷分散を行うためのロードバランサーでもある。ロードバランサーは、外部ネットワークからの要求を一元的に管理し、同等の機能を持つ複数のサーバに要求を転送する機能を有する。
【０１１５】
ユーザマネジメント９０２は、タスクフロント９０４、ストレージ９０３、サービスログ９０９にシングルサインオンできる機能を提供するアプリケーションである。
【０１１６】
ストレージ９０３は、各種アプリケーションが共通で使用できる格納手段である。ストレージ９０３は、文書管理サーバ１０７において、処理前ファイル、処理済ファイルを一時的に格納するウェブアプリケーションの役割を担う。例えば、印刷元の文書データを保持したり、スキャンされた画像データを保持したりする。ストレージ９０３は、実施例１におけるテンプレート記憶部７０１、文書記憶部７０３、メタデータ記憶部７０７、テキスト記憶部７０９に対応する。
【０１１７】
タスクフロント９０４は、ＭＦＰ１０３から、画像データや画像データに対するタスクのタスク情報を受け付けたり、ＭＦＰ１０３にタスクの処理結果情報を返したりするウェブアプリケーションである。
【０１１８】
タスクマスタ９０５は、タスクフロント９０４や他のアプリケーションから例えばＯＣＲなどの処理タスクを受け付けるウェブアプリケーションである。また、タスクマスタ９０５は、タスクキュー９０６、タスクワーカー（ＯＣＲワーカー９０７、バーコードワーカー９０８など）を管理する。タスクマスタ９０５は、ストレージ９０３に記憶されている印刷元の文書データと、ＯＣＲワーカー９０７により文字認識された文書データとの照合を行う。例えば、タスクマスタ９０５は、実施例１における照合部７１１に対応する。
【０１１９】
タスクキュー９０６は、ＭＦＰ１０３から受信した画像データに対する処理タスクを先入れ先出し（ＦＩＦＯ）により保存する。
【０１２０】
ＯＣＲワーカー９０７は、タスクマスタ９０５から仕事を受け取り、ＯＣＲのタスクを処理するサービスプログラムである。これにより、画像データのチェック領域に対して文字認識処理を行うことができる。ＯＣＲワーカー９０７は、実施例１におけるＯＣＲ処理部８０１に対応する。
【０１２１】
バーコードワーカー９０８は、タスクマスタ９０５から仕事を受け取り、バーコード読取のタスクを処理するサービスプログラムである。これにより、画像データに付与されたバーコードからメタデータを取得することができる。バーコードワーカー９０８は、実施例１におけるメタデータ暗号部７１３、メタデータ復号部７１５に対応する。
【０１２２】
サービスログ９０９は、各種アプリケーションのログを一括して保存するウェブアプリケーションである。画像処理サービスでは、例えばＯＣＲタスクのログを閲覧することができる。
【０１２３】
Ｗｅｂサービス９１０は、インターネット上で提供されていて、ＸＭＬベースのプロトコルでアクセスできる機能を有する。
【０１２４】
以上、実施例２では、前述した構成により、ＯＣＲ処理やバーコード処理の負荷分散を行って文書管理サーバ１０７側を実現してもよい。
【０１２５】
［変形例］
次に、変形例における文書管理サーバについて説明する。変形例における文書管理サーバでは、ファイルのデータ構造やメタデータのデータ構造に特徴がある。その特徴とは、ファイルの階層構造に意味を持たせてデータを管理する。
【０１２６】
図１５は、各データのデータ構造の一例を示す図である。図１５に示す例では、フォルダ定義データは、フォルダ定義データの識別子、組織ＩＤ、フォルダ階層のタイトル、フォルダ階層の階層毎の定義、各階層のフォルダに付与され、該階層の定義に関連するメタデータの定義などを含む。
【０１２７】
なお、図１５に示す例では、複数の組織のデータを管理するために組織ＩＤを付与するが、組織が一つの場合は、組織ＩＤはなくてもよい。メタデータには、文字列を示すメタデータ「ｓｔａｇ（ｓｔｒｉｎｇ−ｔａｇ）」と年月日を示すメタデータ「ｄｔａｇ（ｄａｔａ−ｔａｇ）」とがある。「ｌａｙｅｒ＿０＿ｔａｇｓ」１００１では、第０階層のメタデータを定義している。「ｓｔａｇ＿０」１００３では、例えば文字系列のメタデータ「Ｃｏｕｎｔｒｙ」が定義されている。メタデータは、他にも「ｎｔａｇ（ｎｕｍｂｅｒ ｔａｇ）」や「ｂｔａｇ（ｂｏｏｌｅａｎ ｔａｇ）」などがあってもよい。
【０１２８】
フォルダデータは、フォルダ毎に、フォルダＩＤ、組織ＩＤ、フォルダ定義データの識別子、親フォルダの識別子、どの階層かを示すレベル、各階層の定義に対応するデータ、フォルダに付与されるメタデータの定義に対応するメタデータなどを含む。なお、フォルダデータの各階層は、自階層だけでなく自階層以上の階層のフォルダ定義に対応するデータも保持してもよい。例えば、階層（ｌｅｖｅｌ）が「２」のフォルダデータとして、「ｌａｙｅｒ＿０」の「ＪＰ」、「ｌａｙｅｒ＿１」の「２００９．０１」、「ｌａｙｅｒ＿２」の「契約書」が保持されている。これにより、上位階層のフォルダの定義に対応するデータを取得する際、親フォルダを辿らなくても容易かつ高速に取得可能となる。また、階層の定義に対応するデータが、その階層のフォルダの名称とされてもよい。
【０１２９】
ファイルデータは、ファイルＩＤ、組織ＩＤ、どのフォルダに保存されているかを示すフォルダＩＤ、ファイルのタイトル、ファイルが格納されている位置を示すＵＲＬ、ファイルサイズ、ファイルのメタデータなどを含む。なお、ファイルのメタデータは、フォルダのメタデータと識別可能である。例えば、ファイルのメタデータには、「ｅ＿ｓｔａｇ」というように、ファイルのメタデータを示す「ｅ＿」が付与されている。これにより、フォルダのメタデータとファイルのメタデータとを区別して管理、検索などをすることができる。なお、フォルダに付与されるメタデータは、そのフォルダに保存されるファイルに対応付けられる。
【０１３０】
上記のようなデータ構造を文書管理サーバが保持する場合、文書管理サーバでＯＣＲ処理対象のチェック領域の情報を保持するデータ構造について説明する。
【０１３１】
図１６は、チェック領域のデータ構造（その１）を示す図である。図１６に示すように、チェック領域と文書データとの関連付けに、「ｅｎｔｒｙ」のＩＤを使用したが、フォルダＩＤや文書タイプなどを用いてもよい。「ｉｎｔｅｒｐｏｌａｔｉｏｎｓ」は、改ざんチェック用の対象領域（チェック領域）である。
【０１３２】
「ｒｅｇｉｏｎ＿ｔｙｐｅ」及び「ｒｅｇｉｏｎ＿ｖａｌｕｅ」により、チェック領域を特定することができる。「ｒｅｇｉｏｎ＿ｔｙｐｅ」は、チェック領域のタイプを示す。チェック領域のタイプとは、長方形「ｒｅｃｔａｎｇｌｅ」、円「ｃｉｒｃｌｅ」、フリーハンド「ｆｒｅｅ」を示す。また、チェック領域は、ＯＣＲ対象領域ではなく、ＯＣＲ対象外の領域を指定してもよい。
【０１３３】
図１７は、チェック領域のデータ構造（その２）を示す図である。図１７に示す例では、同一文書の複数のページに対し、異なるチェック領域を設定することができる。図１７に示すように、複数のページに異なるチェック領域を複数設定する場合は、「ｉｎｔｅｒｐｏｌａｔｉｏｎｓ」行を複数作成すればよい。「ｉｎｔｅｒｐｏｌａｔｉｏｎｓ」の１行で１領域とする。
【０１３４】
図１７に示す例では、ファイルＩＤ「１」の文書データの１ページ目には、長方形のチェック領域が設定され、２ページ目には円のチェック領域が設定されることを示す。
【０１３５】
図１８は、チェック領域のデータ構造（その３）を示す図である。図１８に示す例では、チェック領域を１つのＳｔｒｉｎｇの値で定義した例を示す。また、ページ毎にチェック領域を指定する場合、「ｒｅｇｉｏｎ＿ｃｏｎｆｉｇ」にページ毎のチェック領域を記入する。また、１ページに複数のチェック領域を指定する場合、「ｒｅｇｉｏｎ＿ｃｏｎｆｉｇ」に複数のチェック領域を記入する。「ｒｅｇｉｏｎ＿ｃｏｎｆｉｇ」は、ＸＭＬ形式やＪＳＯＮ形式で記入すればよい。
【０１３６】
また、複数のチェック領域を１つのグループとし、このグループを１つの文書に割り当てる方法もある。
【０１３７】
図１９は、チェック領域のデータ構造（その４）を示す図である。図１９に示す例では、「ｉｎｔｅｒｐｏｌａｔｉｏｎｓ」が「ｅｎｔｒｉｅｓ」に関連付けられている。この例では、「ｉｎｔｅｒｐｏｌａｔｉｏｎｓ」のＩＤが「ｅｎｔｒｉｅｓ」のメタデータとして含まれている。また、「ｉｎｔｅｒｐｏｌａｔｉｏｎｓ」に回転角度のカラムを持たせ、自由に対象領域を回転させてもよい。以上に示したデータ構造により、文書管理サーバは、チェック領域を管理してもよい。
【０１３８】
各実施例の文書管理サーバで実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。
【０１３９】
また、各実施例の文書管理サーバで実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、各実施例の文書管理サーバで実行されるプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
【０１４０】
各実施例の文書管理サーバで実行されるプログラムは、前述した各部を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が補助記憶部３０５からプログラムを読み出して実行することにより上記各部のうち１又は複数の各部が主記憶部３０３上にロードされ、１又は複数の各部が主記憶部３０３上に生成されるようになっている。
【０１４１】
なお、本発明は、上記実施例そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記実施例に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成することができる。例えば、実施例に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施例にわたる構成要素を適宜組み合わせても良い。
【符号の説明】
【０１４２】
１０ 文書管理システム
１０１、１０３ ＭＦＰ
１０５ 情報処理装置
２０７ 文書管理サーバ
２０９ 文書処理サーバ
２０１ 制御部
２０３ 主記憶部
２０５ 補助記憶部
２１１ ネットワークＩ／Ｆ部
２１３ 操作部
２１５ 表示部
２１７ エンジン部
３０１ 制御部
３０３ 主記憶部
３０５ 補助記憶部
３１１ ネットワークＩ／Ｆ部
３１３ 入力部
３１５ 表示部
４０１、６０１ 印刷部
４０３、６０３ オペレーションパネル部
４０５、６０５ スキャン部
４０７、６０７ スキャン配信部
５０１ 文書作成部
５０３ テンプレート作成部
５０５ 文書データ作成部
５０７ Ｗｅｂブラウザ
７０１ テンプレート記憶部
７０３ 文書記憶部
７０５ 印刷データ作成部
７０７ メタデータ記憶部
７０９ テキスト記憶部
７１１ 照合部
７１３ メタデータ暗号部
７１５ メタデータ復号部
８０１ ＯＣＲ処理部
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１４３】
【特許文献１】特開２００７−１６６５９５号公報
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法、及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、電子文書の管理を行うには、文書管理サーバを自社に立てて専用ソフトをインストールして運用するケースが考えられていた。文書管理では、一般にＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のエクスプローラと同じようにフォルダ階層を構成し、そのフォルダ内に文書を保存する。
【０００３】
文書の登録方法として、パーソナルコンピュータ上での手動登録だけでなく、登録する先をバーコードに記録させ、このバーコードを印刷したものと紙文書を合わせてＭＦＰ（Multifunction Peripheral）にスキャンさせることで登録する方法が考えられている。
【０００４】
また、ＳａａＳ型の文書管理サーバを用いる文書管理サービスが既に知られている。この文書管理サーバでは、文書の登録先の情報を記憶させたバーコードのシートを作成することができ、紙文書の一番上にこのバーコードシートを置いてＭＦＰでスキャンさせることで、意図したフォルダに文書を登録する。
【０００５】
例えば、特許文献１（特開２００７−１６６５９５）には、出力後の紙文書を業務との関連を持たせた状態で管理する目的で、文書のテンプレートとこれに基づいたメタデータを埋め込んだ文書を生成する手段と、この文書データを紙文書として印刷する印刷手段と、印刷された文書から埋め込まれたメタデータを取り出す手段と、取り出したメタデータに基づいて処理が変更されるシステムが開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、従来技術では、紙文書を印刷し、そこに捺印して再度スキャン・登録をすることで文書を更新する場合、紙に付与された情報を基にその文書を更新するだけでなく、中身が改ざんされていないかを確認する必要がある場合もある。例えば、他社との契約書や見積もり書の場合、契約書などに付与されたバーコードに文書ＩＤが入っており、そのバーコードを切り取り、別の文書に貼り付けてスキャンする。この場合、改ざんチェックをしないと、別の文書が登録されてしまうという問題点がある。
【０００７】
そこで、本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、格納先が付与された文書をスキャンして文書管理する場合に、改ざんチェックを行うことができる文書管理システム、文書管理装置、文書管理方法、及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００８】
本発明における一態様の文書管理システムは、画像形成装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムであって、前記画像形成装置は、文書識別情報及びテンプレート識別情報を含むメタデータが付与された紙文書を読み込む読込手段と、読み込まれた前記紙文書の画像データを前記文書管理装置に配信する配信手段とを備え、前記文書管理装置は、指定領域を含む文書のテンプレートを文書識別情報に関連付けて記憶するテンプレート記憶手段と、前記テンプレートに基づいて作成された文書データを文書識別情報に関連付けて記憶する文書記憶手段と、前記画像形成装置から受信した画像データからメタデータを抽出する抽出手段と、前記画像データにおいて、抽出された前記メタデータに含まれるテンプレート識別情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識手段と、文字認識された前記画像データの文書データと、前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、前記指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合手段と、抽出された前記メタデータに照合結果を含め、該メタデータに関連付けて前記画像データを記憶する画像記憶手段とを備える。
【０００９】
また、本発明における他の態様の文書管理装置は、画像形成装置とネットワークを介して接続された文書管理装置であって、指定領域を含む文書のテンプレートを文書識別情報に関連付けて記憶するテンプレート記憶手段と、前記テンプレートに基づいて作成された文書データを文書識別情報に関連付けて記憶する文書記憶手段と、前記画像形成装置から受信された、文書識別情報及びテンプレート識別情報を含むメタデータが付与された画像データから前記メタデータを抽出する抽出手段と、前記画像データにおいて、抽出された前記メタデータに含まれるテンプレート識別情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識手段と、文字認識された前記画像データの文書データと、抽出された前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、前記指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合手段と、抽出された前記メタデータに照合結果を含め、該メタデータに関連付けて前記画像データを記憶する画像記憶手段とを備える。
【００１０】
また、本発明における他の態様の文書管理方法は、画像形成装置とネットワークを介して接続され、指定領域を含む文書のテンプレートを文書識別情報に関連付けて記憶するテンプレート記憶手段と、前記テンプレートに基づいて作成された文書データを文書識別情報に関連付けて記憶する文書記憶手段とを備える文書管理装置における文書管理方法であって、前記画像形成装置から受信された、文書識別情報及びテンプレート識別情報を含むメタデータが付与された画像データから前記メタデータを抽出する抽出ステップと、前記画像データにおいて、抽出された前記メタデータに含まれるテンプレート識別情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識ステップと、文字認識された前記画像データの文書データと、抽出された前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、前記指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合ステップと、抽出された前記メタデータに照合結果を含め、該メタデータに関連付けて画像記憶手段に前記画像データを記憶する記憶ステップとを有する。
【００１１】
また、本発明の文書管理装置は、コンピュータにより実行可能なプログラムにより実現することができ、また、プログラムを記録した記録媒体をコンピュータに読み取らせて実現することも可能である。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、格納先が付与された文書をスキャンして文書管理する場合に、改ざんチェックを行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【００１３】
【図１】本実施例における文書管理システムの一例を示す図。
【図２】本実施例におけるＭＦＰのハードウェアの一例を示すブロック図。
【図３】本実施例における文書管理サーバのハードウェアの一例を示すブロック図。
【図４】実施例１における文書管理システムの各装置の機能の一例を示すブロック図。
【図５】領域指定（その１）の一例を示す図。
【図６】領域指定（その２）の一例を示す図。
【図７】領域指定（その３）の一例を示す図。
【図８】メタデータの一例を示す図。
【図９】文書管理システムを利用した具体例を示す図。
【図１０】文書のテンプレート登録処理の一例を示すフローチャート。
【図１１】文書データの登録処理の一例を示すフローチャート。
【図１２】文書の印刷処理の一例を示すフローチャート。
【図１３】原本保証処理の一例を示すフローチャート。
【図１４】実施例２における文書管理サーバ側の機能の一例を示すブロック図。
【図１５】各データのデータ構造の一例を示す図。
【図１６】チェック領域のデータ構造（その１）を示す図。
【図１７】チェック領域のデータ構造（その２）を示す図。
【図１８】チェック領域のデータ構造（その３）を示す図。
【図１９】チェック領域のデータ構造（その４）を示す図。
【発明を実施するための形態】
【００１４】
以下、添付図面を参照して、本発明にかかる実施例を詳細に説明する。
【００１５】
また、以下に示す実施例では、画像データを入力、出力する装置として、プリンタ機能、スキャナ機能、コピー機能、ファクシミリ機能を一つの筐体に搭載した複合機（ＭＦＰ：Multifunction Peripheral）を例にあげて説明しているが、これに限定されるものではなく、画像データを入力、出力可能であれば、スキャナ装置、ファクシミリ装置などいずれにも適用することができる。
【００１６】
＜システムとハードウェア＞
図１は、以下に示す本実施例における文書管理システムの一例を示す図である。図１に示すように、文書管理システム１０は、ネットワークを介してＭＦＰ１０１、ＭＦＰ１０３、情報処理装置１０５、文書管理サーバ１０７、文書処理サーバ１０９などが接続されている。
【００１７】
図１に示す文書管理システム１０では、ＭＦＰ１０１から送信された画像データを、文書管理サーバ１０７が取得し、管理する。この画像データには、文書の格納先が変換されたバーコードが付与されている。画像データは、バーコードが示す格納先に格納される。
【００１８】
また、文書管理サーバ１０７は、他のＭＦＰ１０３からも画像データを取得し、バーコードが示す格納先に画像データを格納する。文書管理サーバ１０７は、取得した画像データに処理を加えたい場合は、文書処理サーバ１０９などに処理を依頼することもできる。なお、文書管理システム１０に接続される装置は、上記に限られない。
【００１９】
本実施例におけるＭＦＰ１０１、１０３のハードウェアについて説明する。図２は、以下に示す本実施例におけるＭＦＰのハードウェアの一例を示すブロック図である。図２に示すように、ＭＦＰ１０１は、制御部２０１、主記憶部２０３、補助記憶部２０５、外部記憶装置Ｉ／Ｆ部２０７、ネットワークＩ／Ｆ部２１１、操作部２１３、表示部２１５、エンジン部２１７を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【００２０】
制御部２０１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部２０１は、主記憶部２０３や補助記憶部２０５に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【００２１】
主記憶部２０３は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部２０１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【００２２】
補助記憶部２０５は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【００２３】
外部記憶装置Ｉ／Ｆ部２０７は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記憶媒体２０９（例えば、フラッシュメモリ、ＳＤカードなど）とＭＦＰ１０１とのインタフェースである。
【００２４】
また、記憶媒体２０９に、所定のプログラムを格納し、この記憶媒体２０９に格納されたプログラムは外部記憶装置Ｉ／Ｆ部２０７を介してＭＦＰ１０１にインストールされ、インストールされた所定のプログラムはＭＦＰ１０１により実行可能となる。
【００２５】
ネットワークＩ／Ｆ部２１１は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器とＭＦＰ１０１とのインタフェースである。
【００２６】
操作部２１３や表示部２１５は、キースイッチ（ハードキー）とタッチパネル機能（ＧＵＩのソフトウェアキーを含む：Graphical User Interface）を備えたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とから構成され、ＭＦＰ１０１が有する機能を利用する際のＵＩ（User Interface）として機能する表示及び／又は入力装置である。
【００２７】
エンジン部２１７は、画像データの入出力ユニットとして、紙原稿の読み取り転写紙への印刷を行う。エンジン部２１７は、スキャナエンジンなども備える。ＭＦＰ１０３は、図２に示すハードウェアと同様の構成を有する。
【００２８】
次に、本実施例における文書管理サーバ１０７のハードウェアについて説明する。図３は、以下に示す本実施例における文書管理サーバ１０７のハードウェアの一例を示すブロック図である。図３に示すように、文書管理サーバ１０７は、制御部３０１、主記憶部３０３、補助記憶部３０５、外部記憶装置Ｉ／Ｆ部３０７、ネットワークＩ／Ｆ部３１１を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
【００２９】
制御部３０１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部３０１は、主記憶部３０３に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
【００３０】
主記憶部３０３は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部３０１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
【００３１】
補助記憶部３０５は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
【００３２】
外部記憶装置Ｉ／Ｆ部３０７は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記憶媒体２０９（例えば、フラッシュメモリなど）と文書管理サーバ１０７とのインタフェースである。
【００３３】
また、記憶媒体２０９に、所定のプログラムを格納し、この記憶媒体２０９に格納されたプログラムは外部記憶装置Ｉ／Ｆ部３０７を介して文書管理サーバ１０７にインストールされ、インストールされた所定のプログラムは文書管理サーバ１０７により実行可能となる。
【００３４】
ネットワークＩ／Ｆ部３１１は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と文書間理サーバ１０７とのインタフェースである。
【００３５】
また、文書管理サーバ１０７は、入力部や表示部を備えてもよい。入力部は、カーソルキー、数字入力及び各種機能キー等を備えたキーボード、表示部の表示画面上でキーの選択等を行うためのマウスやスライスパット等を有する。また、入力部は、ユーザが制御部３０１に操作指示を与えたり、データを入力したりするためのユーザインタフェースである。
【００３６】
表示部は、ＣＲＴやＬＣＤ等により構成され、制御部３０１から入力される表示データに応じた表示が行われる。文書処理サーバ１０９は、図３に示すハードウェアと同様の構成を有する。
【００３７】
［実施例１］
次に、上記文書管理システム１０を前提にした実施例１について説明する。まず、文書管理システム１０の各装置の機能について説明する。
【００３８】
＜機能＞
図４は、実施例１における文書管理システム１０の各装置の機能の一例を示すブロック図である。情報処理装置１０５は、文書作成部５０１、Ｗｅｂブラウザ５０７を含む。文書作成部５０１は、テンプレート作成部５０３、文書データ作成部５０５を含む。
【００３９】
テンプレート作成部５０３は、Ｗｅｂブラウザ５０７を用いて文書管理サーバ１０７にアクセスし、テンプレート作成ツールなどを用いて文書のテンプレートを作成する。文書のテンプレートは、契約書や帳票などの紙文書のテンプレートである。テンプレート作成部５０３は、このテンプレートに対するメタデータの項目を設定する。項目は、例えば、ファイル名や、データを配信する場合の格納先、改ざんチェックを行うための対象領域（チェック領域ともいう）などである。また、テンプレート作成部５０３は、格納先が変換されたバーコードの位置又は埋込領域をメタデータとして設定してもよい。
【００４０】
図５〜７を用いて、領域を指定する場合の例について説明する。図５は、領域指定（その１）の一例を示す図である。図５に示す例は、マウスのドラッグで長方形や円・楕円を指定する例である。「Ｆｒｅｅｈａｎｄ」の場合は、書き込まれた線によって閉じられた領域の内部を対象領域とする。領域指定が完了した場合、ユーザは選択完了を押下することで、対象領域（チェック領域）が確定する。
【００４１】
図６は、領域指定（その２）の一例を示す図である。文書データが複数ページある場合、プレビューの左右のボタンを表示し、ページ移動ができるようになっている。よって、ページ毎に領域指定することが可能になり、指定された領域の情報は、ページ毎にメタデータとして記憶される。
【００４２】
図７は、領域指定（その３）の一例を示す図である。図７に示す例では、タッチパネルの場合の領域指定の例である。この場合、指で２点を指定させ、その２点を対角線とする長方形を作成したり、１点目を中心とし、１点目と２点目の距離を半径とする円を作成したりして領域指定することができる。これにより、タッチパネルを有するモバイルでも領域指定することができるようになる。
【００４３】
図４に戻り、文書データ作成部５０５は、Ｗｅｂブラウザ５０７を用いて文書管理サーバ１０７にアクセスし、格納されている文書のテンプレートを用いて文書データを作成する。文書データ作成部５０５は、作成した文書データを文書管理サーバ１０７に送信する。
【００４４】
文書データ作成部５０５は、作成された文書データのメタデータを設定する。文書データ作成部５０５は、設定されているメタデータの項目毎に、入力値を設定する。入力値は、例えば、格納先を示すファイルパスなどである。Ｗｅｂブラウザ５０７は、インターネットに接続する。
【００４５】
ＭＦＰ１０１は、印刷部４０１、オペレーションパネル部４０３、スキャン部４０５、スキャン配信部４０７を含む。印刷部４０１は、文書データを用紙に印刷する。文書データは、文書管理サーバ１０７から取得してもよい。
【００４６】
オペレーションパネル部４０３は、Ｗｅｂブラウザの表示などのユーザインタフェースとしての機能を有する。スキャン部４０５は、紙文書をスキャンして画像データを生成する。スキャン配信部４０７は、スキャン部４０５により生成された画像データを文書管理サーバ１０７に配信する。
【００４７】
ＭＦＰ１０３は、ＭＦＰ１０１と同様の機能を持つ。印刷部６０１は印刷部４０１と、オペレーションパネル部６０３はオペレーションパネル部４０３と、スキャン部６０５はスキャン部４０５と、スキャン配信部６０７はスキャン配信部４０７と同様の機能を有する。
【００４８】
文書管理サーバ１０７は、テンプレート記憶部７０１、文書記憶部７０３、印刷データ作成部７０５、メタデータ記憶部７０７、テキスト記憶部７０９、照合部７１１、メタデータ暗号部７１３、メタデータ復号部７１５を含む。
【００４９】
テンプレート記憶部７０１は、契約書や帳票などの文書のテンプレートを記憶する。このテンプレートは、テンプレート作成手段５０３により作成されたテンプレートであってもよいし、文書管理サーバ１０７で作成されたプリセットのテンプレートなどであってもよい。テンプレートには、テンプレートＩＤが付与されている。テンプレート記憶部７０１は、改ざんチェック用に指定された対象領域をテンプレートに関連付けて保持する。
【００５０】
文書記憶部７０３は、テンプレートを用いて作成された文書データを記憶する。文書データは、文書データＩＤ、用いたテンプレートのテンプレートＩＤが関連付けられる。文書記憶部７０３は、フォルダの階層構造でデータを管理してもよい。
【００５１】
例えば、文書記憶部７０３は、各社毎にフォルダを作成したり、文書データのタイプ毎にフォルダを作成したりして文書データを記憶・管理する。文書データのタイプとは、例えば、契約書、見積書、納品書などである。
【００５２】
また、文書記憶部７０１は、配信された画像データを記憶する画像記憶手段でもある。文書記憶部７０３に記憶される文書データや画像データは、文書ＩＤなどでメタデータと関連付けられている。
【００５３】
印刷データ作成部７０５は、ＭＦＰ１０１などから文書の印刷指示があった場合に、文書データに対応する印刷データを作成する。このとき、印刷データ作成部７０５は、印刷対象の文書データにメタデータが付与されている場合は、所定のメタデータを暗号化・変換する指示をメタデータ暗号部７１３に行う。印刷データ作成部７０５は、メタデータ暗号部７１３から変換されたメタデータを取得した場合、変換されたメタデータを印刷データの所定の位置に付与する。変換されたメタデータとは、例えばバーコードやＱＲコードである。
【００５４】
メタデータ記憶部７０７は、文書データ毎に、バーコードなどに埋め込まれる格納先を示す格納情報や文書ＩＤ、文書データの基となるテンプレートのテンプレートＩＤ、文書名、チェック領域の情報などをメタデータとして記憶する。
【００５５】
図８は、メタデータの一例を示す図である。図８に示すメタデータは、文書データ毎に文書名、文書ＩＤ、テンプレートＩＤ、格納情報Ａ、格納情報Ｂなどである。図８に示す例では、格納先のフォルダは、会社毎に分ける例である。Ａ社から文書データや画像データが送られてきた場合はフォルダＡに記憶し、Ｂ社から文書データや画像データが送られてきた場合はフォルダＢに記憶する。
【００５６】
図４に戻り、テキスト記憶部７０９は、文書データのうちチェック領域と同じ領域に含まれるテキストデータを、文書ＩＤとともに記憶する。
【００５７】
照合部７１１は、ＭＦＰから画像データが文書記憶部７０３に記憶された場合、画像データに付与されているバーコードの解析を行うようメタデータ復号部７１５に指示する。照合部７１１は、メタデータ復号部７１５からバーコードが解析されたメタデータを取得した場合、メタデータ内の文書ＩＤを取得し、この文書ＩＤに対応する文書データをテキスト記憶部７０９から取得する。
【００５８】
照合部７１１は、画像データのメタデータに含まれるテンプレートＩＤを取得し、このテンプレートＩＤに対応するチェック領域を特定する。また、照合部７１１は、メタデータに含まれる文書ＩＤから文書データを特定し、この文書データに関連付けられているテンプレートＩＤを特定し、このテンプレートＩＤに対応するチェック領域を特定してもよい。
【００５９】
照合部７１１は、特定したチェック領域と同じ領域における画像データに対し、ＯＣＲ処理を行うようＯＣＲ処理部８０１に指示する。照合部７１１は、ＯＣＲ処理部８０１からチェック領域に対する文書データ（テキスト）を取得すると、テキスト記憶部７０９から取得した同じ文書ＩＤの文書データと、画像データ内のチェック領域に対する文書データとを照合する。照合部７１１は、照合結果をメタデータに含める。
【００６０】
テキスト記憶部７０９は、画像データからＯＣＲ処理された文書データを記憶してもよい。これにより、印刷元の文書データと、スキャン後の画像データからＯＣＲ処理した文書データとを管理することができる。
【００６１】
照合部７１１は、文書記憶部７０３内の予め設定された所定のフォルダに画像データが記憶された場合に、前述した照合処理を行うようにしてもよい。所定のフォルダとは、契約書などの改ざんチェックが必要な画像データを記憶するフォルダである。これにより、画像データの格納先に応じて、必要な画像データにだけ照合処理を行うことができる。
【００６２】
照合部７１１は、印刷元の文書データを作成したユーザ（Ａ社）に対して、照合結果を通知してもよい。照合部７１１は、スキャンした画像データを配信したユーザ（Ｂ社）に対しても照合結果を通知するようにしてもよい。このとき、通知する相手のアドレスなどは、照合部７１１が予め保持しておいてもよいし、メタデータに含まれるアドレスに通知するようにしてもよい。
【００６３】
また、照合部７１１は、スキャンされた画像データの格納先のフォルダに応じて、照合結果の通知先を変えるようにしてもよい。例えば、契約書フォルダに画像データが格納された場合、印刷元のＡ社のみに照合結果が通知され、納品書フォルダに画像データが格納された場合、印刷元のＡ社と、配信元のＢ社それぞれに照合結果が通知されてもよい。所定のフォルダに通知先のアドレスなどを対応付けておけばよい。
【００６４】
これにより、スキャンされた画像データの格納先に応じて、必要な相手先にのみ照合結果を通知することができる。
【００６５】
メタデータ暗号部７１３は、印刷データを作成する際に、メタデータをバーコードやＱＲコードなどに暗号化・変換し、印刷データ作成部７０５に出力する。
【００６６】
メタデータ復号部７１５は、バーコードやＱＲコードを復号し、メタデータを抽出し、抽出したメタデータを照合部７１１に出力する。なお、メタデータ復号部７１５は、スキャンデータの処理を行う別の装置で行われてもよい。
【００６７】
文書処理サーバ１０９は、ＯＣＲ処理部８０１を含む。ＯＣＲ処理部８０１は、照合部７１１から画像データを取得すると、ＯＣＲ処理を行って文字認識し、文書データに変換する。ＯＣＲ処理部８０１は、文字認識された文書データを照合部７１１に送信する。なお、ＯＣＲ処理部８０１は、文書管理サーバ１０７に備えられてもよい。
【００６８】
なお、照合部７１１は、照合する文書データのテンプレートＩＤが分かればチェック領域が分かるので、文書記憶部７０３に記憶された文書データから、チェック領域と同じ領域の文書データを取得できる。すなわち、チェック領域における文書データを保持するテキスト記憶部７０９は、必ずしも必要ではない。
【００６９】
＜具体例＞
次に、文書管理システム１０を利用した業務の具体例について説明する。図９は、文書管理システム１０を利用した具体例を示す図である。まず、Ａ社のユーザが、Ｂ社との取引に使用する契約書や帳票などの紙文書を作成するためのテンプレートを作成する。テンプレートの作成は、テンプレート作成部５０３を用いて行う。
【００７０】
次に、テンプレート作成部５０３は、作成したテンプレートを保存するために、Ｗｅｂブラウザ５０７を通じてインターネットに接続し、テンプレート記憶部７０１に接続する。
【００７１】
テンプレート作成部５０３は、テンプレート記憶部７０１にテンプレートを記憶し、そのテンプレートを使用して作成された文書を記憶する際に記録するメタデータの項目の設定を行う。また、テンプレート作成部５０３は、そのテンプレートを使用して作成された文書の画像データをＯＣＲ処理する際に、ＯＣＲ処理の対象とするチェック領域の設定を行う。
【００７２】
次に、ユーザは、文書データ作成部５０５により、登録したテンプレートを使用して、文書を作成する。文書作成部５０５は、Ｗｅｂブラウザ５０７を介して、文書記憶部７０３にアクセスし、作成した文書の文書データを文書記憶部７０３に記憶する。このとき、文書データ作成部５０５は、テンプレート作成時に設定されたメタデータの項目をユーザに設定させ、ユーザが入力した値をメタデータ記憶部７０７に記憶する。文書管理サーバ１０７では、文書記憶部７０３に記録された文書データのチェック領域のテキストデータを作成し、テキストデータをテキスト記憶部７０９に記憶する。保存したテキストデータは、照合部７１１により使用される。
【００７３】
次に、Ａ社のユーザが、作成した文書をＢ社と共有する場合、ＭＦＰ１０１のオペレーションパネル部４０３に表示されるＷｅｂブラウザ（ＭＦＰブラウザ）から、文書管理サーバ１０に接続し、印刷対象の文書を開く。
【００７４】
次に、対象文書の印刷をユーザが指示すると、文書管理サーバ１０７のメタデータ暗号部７１３では、印刷対象の文書に対応するメタデータを、印刷時に付与するバーコードなどに暗号化・変換する。印刷データ作成部７０５は、メタデータ暗号部７１３により変換されたバーコードを付与した形の印刷データを作成する。文書管理サーバ１０７は、この印刷データを印刷指示のあったＭＦＰ１０１に送信する。ＭＦＰ１０１は、受信した印刷データを印刷部４０１が印刷する。Ａ社のユーザは、印刷された紙文書を郵送などでＢ社に渡す。
【００７５】
次に、紙文書を受け取ったＢ社では、紙文書に対して署名や押印といった加工を行う。そして、加工後の紙文書をＢ社内のＭＦＰ１０３にスキャンさせ、ＭＦＰ１０３のスキャン配信部６０７が、スキャンした紙文書の画像データを文書管理サーバ１０７に送信する。
【００７６】
文書管理サーバ１０７は、ＭＦＰ１０３から画像データを受信し、まず、メタデータ復号部７１５により画像データに付与されているバーコードを読み取らせる。メタデータ復号部７１５は、バーコードからメタデータを抽出する。このメタデータには、文書のテンプレートＩＤや印刷された文書のＩＤ、文書記憶部７０３内のフォルダを示す格納情報などの情報が含まれている。文書管理サーバ１０７は、メタデータに含まれる格納情報が示すフォルダに、取得した画像データを記憶する。このとき、画像データは、文書ＩＤなどで、メタデータと関連付けられている。
【００７７】
次に、照合部７１１は、文書のテンプレートＩＤに基づき、画像データのチェック領域と同一の領域に対して、ＯＣＲ処理を施すようＯＣＲ処理部８０１に指示する。照合部７１１は、ＯＣＲ処理部８０１から取得したチェック領域に対する文書データと、この文書ＩＤに対応する、文書記憶部７０３に記憶されている文書データとを照合する。
【００７８】
照合部７１１は、照合結果（一致、又は不一致）を、取得された画像データと印刷した元文書とのメタデータに付与する。照合結果が一致していれば、原本保証がされていることを示す。また、照合部７１１は、所定のユーザに照合結果を通知する。
【００７９】
これにより、Ａ社のユーザは、印刷元の文書のメタデータを確認することで、Ｂ社によりスキャンされた画像データと印刷元の文書との内容の同一性を確認することができる。
【００８０】
＜動作＞
次に、実施例１における文書管理システムの動作について説明する。以下、文書のテンプレート登録処理、文書データの登録処理、文書の印刷処理、原本保証処理の順に説明する。
【００８１】
（文書のテンプレート登録処理）
図１０は、文書のテンプレート登録処理の一例を示すフローチャートである。図１０に示すステップＳ１０１で、ユーザが、テンプレート作成手段５０３を用いて、文書を作成するためのテンプレートを自社内のシステムやパーソナルコンピュータなどで作成する。
【００８２】
ステップＳ１０２で、ユーザが、パーソナルコンピュータ上のＷｅｂブラウザ５０７を使用して文書管理サーバ１０７に接続し、作成したテンプレートをテンプレート記憶部７０１にアップロードする。
【００８３】
ステップＳ１０３で、ユーザは、テンプレート作成部５０３を用いて、登録された文書テンプレートファイルから画像データを作成し、テンプレート作成部５０３はＯＣＲ処理の対象領域をユーザに指定させるための画面を作成する。テンプレート作成部５０３は、ユーザがテンプレートの登録のために開いているＷｅｂブラウザ５０７に、この画面を表示する。ユーザは、表示された画面上で、ＯＣＲ処理の対象領域（チェック領域）を設定する。チェック領域は、ＯＣＲ対象外の領域であってもよい。
【００８４】
ステップＳ１０４で、テンプレート作成部５０３は、テンプレートの画像データとＯＣＲ処理の対象領域を重ねた画像を作成する。テンプレート作成部５０３は、作成した画面を、メタデータの暗号化データ（例えばバーコード）を配置する領域を設定する画面として、ユーザが開いているＷｅｂブラウザ５０７に表示する。ユーザは、Ｗｅｂブラウザ５０７に表示された画像で、メタデータの暗号化データの配置領域を指定する。ここで指定する領域は、ＯＣＲ処理の対象外から選択する。
【００８５】
ステップＳ１０５で、文書管理サーバ１０７は、テンプレートの画像データと、ユーザが指定したメタデータの配置領域と、文書のテンプレートＩＤと、ＯＣＲ処理領域（チェック領域）とをセットにして、文書テンプレートとしてテンプレート記憶部７０１に保存する。
【００８６】
これにより、文書のテンプレートを作成したユーザが、改ざんチェックを行いたい領域を自由に設定することができる。また、文書のテンプレートを作成したユーザが、メタデータの配置領域も設定することができる。
【００８７】
（文書データの登録処理）
図１１は、文書データの登録処理の一例を示すフローチャートである。図１１に示すステップＳ２０１で、ユーザは、文書データ作成部５０５を用いて、図１０の処理で登録した文書テンプレートを使用し、自社の情報処理装置（例えばＰＣ）等で文書データを作成する。情報処理装置１０５は、Ｗｅｂブラウザ５０７を使用して文書管理サーバ１０７に接続する。
【００８８】
ステップＳ２０２で、文書記憶部７０３は、文書の登録に必要なメタデータの入力画面をＷｅｂブラウザ５０７に表示する。このメタデータには、文書のテンプレートが何か（テンプレートＩＤ）、この文書を扱う会社（アカウント）がどこかといった情報と、文書名、スキャン画像のデータの配信先（格納先）などの文書管理で登録するメタデータが含まれる。
【００８９】
ステップＳ２０３で、メタデータ記憶部７０７は、ユーザが入力したメタデータを文書データと関連付けて記憶し、文書記憶部７０３は、メタデータと関連付けて文書データを記憶する。
【００９０】
ステップＳ２０４で、文書データ作成部５０５により作成された文書データのうち、このテンプレートＩＤに対応するチェック領域の文書データをテキスト記憶部７０９に記憶する。
【００９１】
これにより、文書データの作成時に、この文書の印刷データをスキャンするときに、どこに配信するかをメタデータに含めておくことができる。
【００９２】
（文書の印刷処理）
図１２は、文書の印刷処理の一例を示すフローチャートである。図１２に示すステップＳ３０１で、ユーザは、ＭＦＰ１０１に搭載されているＷｅｂブラウザ５０７を使用して、文書管理サーバ１０７の文書記憶部７０３に接続し、印刷対象の文書を選択する。ユーザは、印刷対象の文書を選択した後、その文書に対し、印刷指示を出す。
【００９３】
ステップＳ３０２で、印刷指示を受けた文書管理サーバ１０７は、文書に付与するメタデータの暗号化データ（例えばバーコード）をメタデータ暗号部７１３で作成する。また、印刷データ作成部７０５は、指示された文書データの画像データに、メタデータの配置領域に暗号化されたメタデータを付与した、印刷用のデータを作成する。
【００９４】
ステップＳ３０３で、文書管理サーバ１０７は、作成した印刷データを、印刷指示のあったＭＦＰ１０１に送信する。
【００９５】
ステップ３０４で、ＭＦＰ１０１の印刷部４０１は、受信した印刷データを印刷する。これにより、メタデータが付与された文書データ（例えば契約書）を印刷することができる。
【００９６】
（原本保証処理）
図１３は、原本保証処理の一例を示すフローチャートである。図１３に示す処理の前に、図１２の処理で印刷された紙文書を例えばＡ社からＢ社に郵送などで渡す。Ｂ社では文書の内容を確認し、紙文書に署名や押印といった加工を施す。
【００９７】
図１３に示すステップＳ４０１で、ＭＦＰ１０３のスキャン部６０５は、署名や押印といった処理が施された紙文書をスキャンする。
【００９８】
ステップＳ４０２で、スキャン配信部６０７は、スキャンされた画像データを、文書管理サーバ１０７に送信する。
【００９９】
ステップＳ４０３で、文書管理サーバ１０７は、画像データを受信する。メタデータ復号部７１５は、受信された画像データから、格納先のＰａｔｈや文書テンプレートのＩＤ、印刷時の元データのＩＤといったメタデータを、復号し、抽出する。
【０１００】
ステップＳ４０４で、文書記憶部７０３は、メタデータ復号部７１５により抽出された格納先のパスが示すフォルダに画像データを記憶する。
【０１０１】
ステップＳ４０５で、照合部７１１は、スキャンされた画像データと、文書テンプレートＩＤから画像データのＯＣＲ処理の対象領域（チェック領域）を判別し、ＯＣＲ処理部８０１にＯＣＲ処理を要求する。
【０１０２】
ステップＳ４０６で、照合部７１１は、ＯＣＲ処理部８０１から処理した結果を取得し、テキスト記憶部７０９に記憶する。
【０１０３】
ステップＳ４０７で、照合部７１１は、文書ＩＤに基づき、テキスト記憶部７０９から印刷元の文書データと、画像データのチェック領域の文書データとを取得し、これらが同一か否かを検証する。
【０１０４】
ステップＳ４０８で、照合部７１１は、照合結果が同一か否かを判定する。ステップＳ４０８の判定結果がＹＥＳ（同一）であればステップＳ４０９に進み、判定結果がＮＯ（不一致）であればステップＳ４１０に進む。
【０１０５】
ステップＳ４０９で、照合部７１１は、文書データが一致する場合、ＯＣＲ対象領域（基本的には署名や押印以外の場所）に改竄がないということなので、スキャンされて記憶された画像データのメタデータと、印刷元の文書データのメタデータに原本を保証する旨を追加する。
【０１０６】
ステップＳ４１０で、照合部７１１は、全文データが一致しない場合、ＯＣＲ対象領域（基本的には署名や押印以外の場所）に改ざんがあるということなので、スキャンされて記憶された画像データのメタデータと、印刷元の文書のメタデータに原本保証ができない旨を追加する。
【０１０７】
これにより、ユーザは、画像データ、又は文書データのメタデータを参照すれば、それらの文書に対して改ざんがあるか否かを判別することができる。
【０１０８】
以上、実施例１によれば、格納先が付与された文書をスキャンして文書管理する場合に、改ざんチェックを行うことができる。また、実施例１によれば、所定のフォルダに格納されたか否かにより、照合処理を行うか否かを決定することもできる。また、実施例１によれば、照合結果をユーザに通知することもできる。
【０１０９】
また、ＭＦＰ１０１、１０３の印刷部４０１、６０１及びスキャン部４０５、６０５は、例えば制御部２０１及びエンジン部２１７により実現され、オペレーションパネル部４０３、６０３は、例えば操作部２１３及び表示部２１５により実現されうる。スキャン配信部４０７、６０７は、例えば制御部２０１及びネットワークＩ／Ｆ部２１１により実現されうる。
【０１１０】
文書管理サーバ１０７のテンプレート記憶部７０１、文書記憶部７０３、メタデータ記憶部７０７、テキスト記憶部７０９は、例えば主記憶部３０３及び／又は補助記憶部３０５により実現され、印刷データ作成部７０５、照合部７１１、メタデータ暗号部７１３、メタデータ復号部７１５は、例えば制御部３０１及び主記憶部３０３などにより実現されうる。
【０１１１】
［実施例２］
次に、実施例２における文書管理サーバ側の構成について説明する。文書管理サーバ側では、文書管理やＯＣＲ処理やバーコード処理をそれぞれの装置に行わせてもよい。
【０１１２】
＜機能＞
図１４は、実施例２における文書管理サーバ側の機能の一例を示すブロック図である。図１４に示す例では、ＭＦＰ１０３は、取得した画像データ（例えば、スキャン画像）に対し、文書管理サーバ１０７に配信する。
【０１１３】
図１４に示すように文書管理サーバ側では、例えば、ファイアウォール９０１、ユーザマネジメント９０２、ストレージ９０３、タスクフロント９０４、タスクマスタ９０５、タスクキュー９０６、ＯＣＲワーカー９０７、バーコードワーカー９０８、サービスログ９０９、Ｗｅｂサービス９１０の機能を有する。
【０１１４】
ファイアウォール９０１は、不正アクセスを検出するためのファイアウォールでもあり、さらに、負荷分散を行うためのロードバランサーでもある。ロードバランサーは、外部ネットワークからの要求を一元的に管理し、同等の機能を持つ複数のサーバに要求を転送する機能を有する。
【０１１５】
ユーザマネジメント９０２は、タスクフロント９０４、ストレージ９０３、サービスログ９０９にシングルサインオンできる機能を提供するアプリケーションである。
【０１１６】
ストレージ９０３は、各種アプリケーションが共通で使用できる格納手段である。ストレージ９０３は、文書管理サーバ１０７において、処理前ファイル、処理済ファイルを一時的に格納するウェブアプリケーションの役割を担う。例えば、印刷元の文書データを保持したり、スキャンされた画像データを保持したりする。ストレージ９０３は、実施例１におけるテンプレート記憶部７０１、文書記憶部７０３、メタデータ記憶部７０７、テキスト記憶部７０９に対応する。
【０１１７】
タスクフロント９０４は、ＭＦＰ１０３から、画像データや画像データに対するタスクのタスク情報を受け付けたり、ＭＦＰ１０３にタスクの処理結果情報を返したりするウェブアプリケーションである。
【０１１８】
タスクマスタ９０５は、タスクフロント９０４や他のアプリケーションから例えばＯＣＲなどの処理タスクを受け付けるウェブアプリケーションである。また、タスクマスタ９０５は、タスクキュー９０６、タスクワーカー（ＯＣＲワーカー９０７、バーコードワーカー９０８など）を管理する。タスクマスタ９０５は、ストレージ９０３に記憶されている印刷元の文書データと、ＯＣＲワーカー９０７により文字認識された文書データとの照合を行う。例えば、タスクマスタ９０５は、実施例１における照合部７１１に対応する。
【０１１９】
タスクキュー９０６は、ＭＦＰ１０３から受信した画像データに対する処理タスクを先入れ先出し（ＦＩＦＯ）により保存する。
【０１２０】
ＯＣＲワーカー９０７は、タスクマスタ９０５から仕事を受け取り、ＯＣＲのタスクを処理するサービスプログラムである。これにより、画像データのチェック領域に対して文字認識処理を行うことができる。ＯＣＲワーカー９０７は、実施例１におけるＯＣＲ処理部８０１に対応する。
【０１２１】
バーコードワーカー９０８は、タスクマスタ９０５から仕事を受け取り、バーコード読取のタスクを処理するサービスプログラムである。これにより、画像データに付与されたバーコードからメタデータを取得することができる。バーコードワーカー９０８は、実施例１におけるメタデータ暗号部７１３、メタデータ復号部７１５に対応する。
【０１２２】
サービスログ９０９は、各種アプリケーションのログを一括して保存するウェブアプリケーションである。画像処理サービスでは、例えばＯＣＲタスクのログを閲覧することができる。
【０１２３】
Ｗｅｂサービス９１０は、インターネット上で提供されていて、ＸＭＬベースのプロトコルでアクセスできる機能を有する。
【０１２４】
以上、実施例２では、前述した構成により、ＯＣＲ処理やバーコード処理の負荷分散を行って文書管理サーバ１０７側を実現してもよい。
【０１２５】
［変形例］
次に、変形例における文書管理サーバについて説明する。変形例における文書管理サーバでは、ファイルのデータ構造やメタデータのデータ構造に特徴がある。その特徴とは、ファイルの階層構造に意味を持たせてデータを管理する。
【０１２６】
図１５は、各データのデータ構造の一例を示す図である。図１５に示す例では、フォルダ定義データは、フォルダ定義データの識別子、組織ＩＤ、フォルダ階層のタイトル、フォルダ階層の階層毎の定義、各階層のフォルダに付与され、該階層の定義に関連するメタデータの定義などを含む。
【０１２７】
なお、図１５に示す例では、複数の組織のデータを管理するために組織ＩＤを付与するが、組織が一つの場合は、組織ＩＤはなくてもよい。メタデータには、文字列を示すメタデータ「ｓｔａｇ（ｓｔｒｉｎｇ−ｔａｇ）」と年月日を示すメタデータ「ｄｔａｇ（ｄａｔａ−ｔａｇ）」とがある。「ｌａｙｅｒ＿０＿ｔａｇｓ」１００１では、第０階層のメタデータを定義している。「ｓｔａｇ＿０」１００３では、例えば文字系列のメタデータ「Ｃｏｕｎｔｒｙ」が定義されている。メタデータは、他にも「ｎｔａｇ（ｎｕｍｂｅｒ ｔａｇ）」や「ｂｔａｇ（ｂｏｏｌｅａｎ ｔａｇ）」などがあってもよい。
【０１２８】
フォルダデータは、フォルダ毎に、フォルダＩＤ、組織ＩＤ、フォルダ定義データの識別子、親フォルダの識別子、どの階層かを示すレベル、各階層の定義に対応するデータ、フォルダに付与されるメタデータの定義に対応するメタデータなどを含む。なお、フォルダデータの各階層は、自階層だけでなく自階層以上の階層のフォルダ定義に対応するデータも保持してもよい。例えば、階層（ｌｅｖｅｌ）が「２」のフォルダデータとして、「ｌａｙｅｒ＿０」の「ＪＰ」、「ｌａｙｅｒ＿１」の「２００９．０１」、「ｌａｙｅｒ＿２」の「契約書」が保持されている。これにより、上位階層のフォルダの定義に対応するデータを取得する際、親フォルダを辿らなくても容易かつ高速に取得可能となる。また、階層の定義に対応するデータが、その階層のフォルダの名称とされてもよい。
【０１２９】
ファイルデータは、ファイルＩＤ、組織ＩＤ、どのフォルダに保存されているかを示すフォルダＩＤ、ファイルのタイトル、ファイルが格納されている位置を示すＵＲＬ、ファイルサイズ、ファイルのメタデータなどを含む。なお、ファイルのメタデータは、フォルダのメタデータと識別可能である。例えば、ファイルのメタデータには、「ｅ＿ｓｔａｇ」というように、ファイルのメタデータを示す「ｅ＿」が付与されている。これにより、フォルダのメタデータとファイルのメタデータとを区別して管理、検索などをすることができる。なお、フォルダに付与されるメタデータは、そのフォルダに保存されるファイルに対応付けられる。
【０１３０】
上記のようなデータ構造を文書管理サーバが保持する場合、文書管理サーバでＯＣＲ処理対象のチェック領域の情報を保持するデータ構造について説明する。
【０１３１】
図１６は、チェック領域のデータ構造（その１）を示す図である。図１６に示すように、チェック領域と文書データとの関連付けに、「ｅｎｔｒｙ」のＩＤを使用したが、フォルダＩＤや文書タイプなどを用いてもよい。「ｉｎｔｅｒｐｏｌａｔｉｏｎｓ」は、改ざんチェック用の対象領域（チェック領域）である。
【０１３２】
「ｒｅｇｉｏｎ＿ｔｙｐｅ」及び「ｒｅｇｉｏｎ＿ｖａｌｕｅ」により、チェック領域を特定することができる。「ｒｅｇｉｏｎ＿ｔｙｐｅ」は、チェック領域のタイプを示す。チェック領域のタイプとは、長方形「ｒｅｃｔａｎｇｌｅ」、円「ｃｉｒｃｌｅ」、フリーハンド「ｆｒｅｅ」を示す。また、チェック領域は、ＯＣＲ対象領域ではなく、ＯＣＲ対象外の領域を指定してもよい。
【０１３３】
図１７は、チェック領域のデータ構造（その２）を示す図である。図１７に示す例では、同一文書の複数のページに対し、異なるチェック領域を設定することができる。図１７に示すように、複数のページに異なるチェック領域を複数設定する場合は、「ｉｎｔｅｒｐｏｌａｔｉｏｎｓ」行を複数作成すればよい。「ｉｎｔｅｒｐｏｌａｔｉｏｎｓ」の１行で１領域とする。
【０１３４】
図１７に示す例では、ファイルＩＤ「１」の文書データの１ページ目には、長方形のチェック領域が設定され、２ページ目には円のチェック領域が設定されることを示す。
【０１３５】
図１８は、チェック領域のデータ構造（その３）を示す図である。図１８に示す例では、チェック領域を１つのＳｔｒｉｎｇの値で定義した例を示す。また、ページ毎にチェック領域を指定する場合、「ｒｅｇｉｏｎ＿ｃｏｎｆｉｇ」にページ毎のチェック領域を記入する。また、１ページに複数のチェック領域を指定する場合、「ｒｅｇｉｏｎ＿ｃｏｎｆｉｇ」に複数のチェック領域を記入する。「ｒｅｇｉｏｎ＿ｃｏｎｆｉｇ」は、ＸＭＬ形式やＪＳＯＮ形式で記入すればよい。
【０１３６】
また、複数のチェック領域を１つのグループとし、このグループを１つの文書に割り当てる方法もある。
【０１３７】
図１９は、チェック領域のデータ構造（その４）を示す図である。図１９に示す例では、「ｉｎｔｅｒｐｏｌａｔｉｏｎｓ」が「ｅｎｔｒｉｅｓ」に関連付けられている。この例では、「ｉｎｔｅｒｐｏｌａｔｉｏｎｓ」のＩＤが「ｅｎｔｒｉｅｓ」のメタデータとして含まれている。また、「ｉｎｔｅｒｐｏｌａｔｉｏｎｓ」に回転角度のカラムを持たせ、自由に対象領域を回転させてもよい。以上に示したデータ構造により、文書管理サーバは、チェック領域を管理してもよい。
【０１３８】
各実施例の文書管理サーバで実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。
【０１３９】
また、各実施例の文書管理サーバで実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、各実施例の文書管理サーバで実行されるプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
【０１４０】
各実施例の文書管理サーバで実行されるプログラムは、前述した各部を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が補助記憶部３０５からプログラムを読み出して実行することにより上記各部のうち１又は複数の各部が主記憶部３０３上にロードされ、１又は複数の各部が主記憶部３０３上に生成されるようになっている。
【０１４１】
なお、本発明は、上記実施例そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記実施例に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成することができる。例えば、実施例に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施例にわたる構成要素を適宜組み合わせても良い。
【符号の説明】
【０１４２】
１０ 文書管理システム
１０１、１０３ ＭＦＰ
１０５ 情報処理装置
２０７ 文書管理サーバ
２０９ 文書処理サーバ
２０１ 制御部
２０３ 主記憶部
２０５ 補助記憶部
２１１ ネットワークＩ／Ｆ部
２１３ 操作部
２１５ 表示部
２１７ エンジン部
３０１ 制御部
３０３ 主記憶部
３０５ 補助記憶部
３１１ ネットワークＩ／Ｆ部
３１３ 入力部
３１５ 表示部
４０１、６０１ 印刷部
４０３、６０３ オペレーションパネル部
４０５、６０５ スキャン部
４０７、６０７ スキャン配信部
５０１ 文書作成部
５０３ テンプレート作成部
５０５ 文書データ作成部
５０７ Ｗｅｂブラウザ
７０１ テンプレート記憶部
７０３ 文書記憶部
７０５ 印刷データ作成部
７０７ メタデータ記憶部
７０９ テキスト記憶部
７１１ 照合部
７１３ メタデータ暗号部
７１５ メタデータ復号部
８０１ ＯＣＲ処理部
【先行技術文献】
【特許文献】
【０１４３】
【特許文献１】特開２００７−１６６５９５号公報
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像形成装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムであって、
前記画像形成装置は、
文書識別情報及びテンプレート識別情報を含むメタデータが付与された紙文書を読み込む読込手段と、
読み込まれた前記紙文書の画像データを前記文書管理装置に配信する配信手段と
を備え、
前記文書管理装置は、
指定領域を含む文書のテンプレートをテンプレート識別情報に関連付けて記憶するテンプレート記憶手段と、
前記テンプレートに基づいて作成された文書データを文書識別情報に関連付けて記憶する文書記憶手段と、
前記画像形成装置から受信した画像データからメタデータを抽出する抽出手段と、
前記画像データにおいて、抽出された前記メタデータに含まれるテンプレート識別情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識手段と、
文字認識された前記画像データの文書データと、前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、前記指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合手段と、
抽出された前記メタデータに照合結果を含め、該メタデータに関連付けて前記画像データを記憶する画像記憶手段と
を備える文書管理システム。
【請求項２】
前記メタデータは、前記文書管理装置の格納先を示す格納情報を含み、
前記画像記憶手段は、前記格納情報が示す格納先に前記画像データを記憶し、
前記照合手段は、
前記格納情報が示す格納先に応じて、前記照合手段により照合を行うか否かを決定する請求項１記載の文書管理ステム。
【請求項３】
前記照合手段は、
前記格納情報が示す格納先に応じて、前記照合結果を通知する相手先を決定する請求項２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書管理システムは、情報処理装置とネットワークを介して接続され、
前記情報処理装置は、
文字認識を行う前記指定領域、及び前記メタデータを付与する領域を含む前記テンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
前記テンプレートに基づいて文書データを作成する文書作成手段と、
作成された前記テンプレート及び前記文書データを前記文書管理装置に送信する送信手段と、
を備える請求項１乃至３いずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
画像形成装置とネットワークを介して接続された文書管理装置であって、
指定領域を含む文書のテンプレートを文書識別情報に関連付けて記憶するテンプレート記憶手段と、
前記テンプレートに基づいて作成された文書データを文書識別情報に関連付けて記憶する文書記憶手段と、
前記画像形成装置から受信された、文書識別情報及びテンプレート識別情報を含むメタデータが付与された画像データから前記メタデータを抽出する抽出手段と、
前記画像データにおいて、抽出された前記メタデータに含まれるテンプレート情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識手段と、
文字認識された前記画像データの文書データと、抽出された前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、前記指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合手段と、
抽出された前記メタデータに照合結果を含め、該メタデータに関連付けて前記画像データを記憶する画像記憶手段と
を備える文書管理装置。
【請求項６】
前記メタデータは、前記文書管理装置の格納先を示す格納情報を含み、
前記画像記憶手段は、前記格納情報が示す格納先に前記画像データを記憶し、
前記照合手段は、
前記格納情報が示す格納先に応じて、前記照合手段により照合を行うか否かを決定する請求項５記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記照合手段は、
前記格納情報が示す格納先に応じて、前記照合結果を通知する相手先を決定する請求項６記載の文書管理装置。
【請求項８】
画像形成装置とネットワークを介して接続され、指定領域を含む文書のテンプレートを文書識別情報に関連付けて記憶するテンプレート記憶手段と、前記テンプレートに基づいて作成された文書データを文書識別情報に関連付けて記憶する文書記憶手段とを備える文書管理装置における文書管理方法であって、
前記画像形成装置から受信された、文書識別情報及びテンプレート識別情報を含むメタデータが付与された画像データから前記メタデータを抽出する抽出ステップと、
前記画像データにおいて、抽出された前記メタデータに含まれるテンプレート識別情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識ステップと、
文字認識された前記画像データの文書データと、抽出された前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、前記指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合ステップと、
抽出された前記メタデータに照合結果を含め、該メタデータに関連付けて画像記憶手段に前記画像データを記憶する記憶ステップと
を有する文書管理方法。
【請求項９】
請求項８記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
【請求項１】
画像形成装置と文書管理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムであって、
前記画像形成装置は、
文書識別情報及びテンプレート識別情報を含むメタデータが付与された紙文書を読み込む読込手段と、
読み込まれた前記紙文書の画像データを前記文書管理装置に配信する配信手段と
を備え、
前記文書管理装置は、
指定領域を含む文書のテンプレートをテンプレート識別情報に関連付けて記憶するテンプレート記憶手段と、
前記テンプレートに基づいて作成された文書データを文書識別情報に関連付けて記憶する文書記憶手段と、
前記画像形成装置から受信した画像データからメタデータを抽出する抽出手段と、
前記画像データにおいて、抽出された前記メタデータに含まれるテンプレート識別情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識手段と、
文字認識された前記画像データの文書データと、前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、前記指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合手段と、
抽出された前記メタデータに照合結果を含め、該メタデータに関連付けて前記画像データを記憶する画像記憶手段と
を備える文書管理システム。
【請求項２】
前記メタデータは、前記文書管理装置の格納先を示す格納情報を含み、
前記画像記憶手段は、前記格納情報が示す格納先に前記画像データを記憶し、
前記照合手段は、
前記格納情報が示す格納先に応じて、前記照合手段により照合を行うか否かを決定する請求項１記載の文書管理ステム。
【請求項３】
前記照合手段は、
前記格納情報が示す格納先に応じて、前記照合結果を通知する相手先を決定する請求項２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書管理システムは、情報処理装置とネットワークを介して接続され、
前記情報処理装置は、
文字認識を行う前記指定領域、及び前記メタデータを付与する領域を含む前記テンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
前記テンプレートに基づいて文書データを作成する文書作成手段と、
作成された前記テンプレート及び前記文書データを前記文書管理装置に送信する送信手段と、
を備える請求項１乃至３いずれか一項に記載の文書管理システム。
【請求項５】
画像形成装置とネットワークを介して接続された文書管理装置であって、
指定領域を含む文書のテンプレートを文書識別情報に関連付けて記憶するテンプレート記憶手段と、
前記テンプレートに基づいて作成された文書データを文書識別情報に関連付けて記憶する文書記憶手段と、
前記画像形成装置から受信された、文書識別情報及びテンプレート識別情報を含むメタデータが付与された画像データから前記メタデータを抽出する抽出手段と、
前記画像データにおいて、抽出された前記メタデータに含まれるテンプレート情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識手段と、
文字認識された前記画像データの文書データと、抽出された前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、前記指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合手段と、
抽出された前記メタデータに照合結果を含め、該メタデータに関連付けて前記画像データを記憶する画像記憶手段と
を備える文書管理装置。
【請求項６】
前記メタデータは、前記文書管理装置の格納先を示す格納情報を含み、
前記画像記憶手段は、前記格納情報が示す格納先に前記画像データを記憶し、
前記照合手段は、
前記格納情報が示す格納先に応じて、前記照合手段により照合を行うか否かを決定する請求項５記載の文書管理装置。
【請求項７】
前記照合手段は、
前記格納情報が示す格納先に応じて、前記照合結果を通知する相手先を決定する請求項６記載の文書管理装置。
【請求項８】
画像形成装置とネットワークを介して接続され、指定領域を含む文書のテンプレートを文書識別情報に関連付けて記憶するテンプレート記憶手段と、前記テンプレートに基づいて作成された文書データを文書識別情報に関連付けて記憶する文書記憶手段とを備える文書管理装置における文書管理方法であって、
前記画像形成装置から受信された、文書識別情報及びテンプレート識別情報を含むメタデータが付与された画像データから前記メタデータを抽出する抽出ステップと、
前記画像データにおいて、抽出された前記メタデータに含まれるテンプレート識別情報が示すテンプレートの指定領域と同一領域に対し、文字認識を行う文字認識ステップと、
文字認識された前記画像データの文書データと、抽出された前記メタデータに含まれる文書識別情報が示す文書データにおける、前記指定領域と同一領域の文書データとの照合を行う照合ステップと、
抽出された前記メタデータに照合結果を含め、該メタデータに関連付けて画像記憶手段に前記画像データを記憶する記憶ステップと
を有する文書管理方法。
【請求項９】
請求項８記載の文書管理方法をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【公開番号】特開２０１２−８９４２（Ｐ２０１２−８９４２Ａ）
【公開日】平成２４年１月１２日（２０１２．１．１２）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２０１０−１４６４３８（Ｐ２０１０−１４６４３８）
【出願日】平成２２年６月２８日（２０１０．６．２８）
【公序良俗違反の表示】
（特許庁注：以下のものは登録商標）
１．ＱＲコード
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２４年１月１２日（２０１２．１．１２）
【国際特許分類】
【出願日】平成２２年６月２８日（２０１０．６．２８）
【公序良俗違反の表示】
（特許庁注：以下のものは登録商標）
１．ＱＲコード
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
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