画像処理装置およびプログラム
【課題】内部記憶装置や専用の外部記憶装置を用いることなく、画像データの保存と保存した画像データの出力とを行うことができる画像処理装置を提供する。
【解決手段】複合機１０は、ＢＯＸを管理するための情報を登録するＢＯＸ管理テーブル３０に、メールサーバ内のメールボックスに対応する仮想ＢＯＸを登録し、そのメールボックス（メールアカウント）に対応する電子メールの送受信に必要な送信用情報および受信用情報を仮想ＢＯＸに関連付けて登録する。画像データの外部保存指示を受けた場合には、その画像データを電子メールに添付した画像添付メールを送信用情報を用いてメールサーバに送信し画像データの外部保存を行う。外部保存が行われた画像データの出力指示を受けた場合には、受信用情報を用いてメールサーバから画像添付メールを受信し、画像データを出力する。
【解決手段】複合機１０は、ＢＯＸを管理するための情報を登録するＢＯＸ管理テーブル３０に、メールサーバ内のメールボックスに対応する仮想ＢＯＸを登録し、そのメールボックス（メールアカウント）に対応する電子メールの送受信に必要な送信用情報および受信用情報を仮想ＢＯＸに関連付けて登録する。画像データの外部保存指示を受けた場合には、その画像データを電子メールに添付した画像添付メールを送信用情報を用いてメールサーバに送信し画像データの外部保存を行う。外部保存が行われた画像データの出力指示を受けた場合には、受信用情報を用いてメールサーバから画像添付メールを受信し、画像データを出力する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像データの保存と保存した画像データの出力とを行う画像処理装置、およびその画像処理装置に用いられるプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
複合機などの画像処理装置では、原稿のスキャンや通信相手からの受信などによって入力された画像データを内蔵のハードディスク装置に保存しておき、その内部保存した画像データをユーザの指示により読み出して出力できる機能や、入力された画像データを外部記憶装置に送信して保存しておき、その外部保存した画像データをユーザの指示により受信して出力できる機能が知られている（たとえば、特許文献１参照）。
【０００３】
画像データの外部保存に関しては、画像データ（イメージデータ）を電子メール形式（メールフォーマット）に変換し、所定のプロトコル（電子メールプロトコル）に従いネットワーク上の特定者のメール装置（ユーザの端末装置）に送信して保存する技術がある（たとえば、特許文献２参照）。
【０００４】
また、電子メールの受信に関しては、複数のユーザに共用されるインターネットファクシミリ端末装置において、登録されている全ユーザのメールＩＤおよびパスワードを用いて電子メールサーバから全ユーザの電子メールに関する情報（メッセージ情報）を取得して出力すると共に、ユーザの指示によりそのユーザ宛ての電子メールのみを受信して印刷する技術、すなわち、複数のユーザに共用される装置でユーザ毎に電子メールの受信および印刷を行う技術がある（たとえば、特許文献３参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−１５０８８２号公報
【特許文献２】特開平１１−５３５２７号公報
【特許文献３】特開２００２−７２６４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、画像データの内部保存は、ハードディスク装置を搭載していない低価格の画像処理装置などでは利用することができない。また、従来の画像データの外部保存は、専用の外部記憶装置が必要となりコストが嵩んでしまう。
【０００７】
電子メール形式に変換した画像データをネットワーク上のユーザの端末装置に送信して保存する場合は、ユーザが端末装置を操作して画像データを画像処理装置に送信（返信）しない限り、画像処理装置は端末装置から画像データを受信することができない。そのため、端末装置への画像データの外部保存は可能でも、画像処理装置がユーザの指示により端末装置から画像データを受信して出力することは不可能である。
【０００８】
複数のユーザに共用されるインターネットファクシミリ端末装置がユーザの指示で電子メールの受信および印刷をユーザ毎に行う技術は、他の装置から送信されたユーザ宛の電子メールを受信して印刷するものであり、この技術を画像データの外部保存に利用することはできない。
【０００９】
本発明は、上記の問題を解決しようとするものであり、内部記憶装置や専用の外部記憶装置を用いることなく、画像データの保存と保存した画像データの出力とを行うことができる画像処理装置およびプログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
【００１１】
［１］画像データを入力する入力部と、
画像データを出力する出力部と、
ネットワークに接続して通信を行う通信部と、
前記ネットワークに接続された電子メールサーバとの前記通信部を通じた電子メールの送受信に係る処理を行う電子メール処理部と、
電子メールの送信に必要な送信用情報を入力する送信用情報入力部と、
前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報を入力する受信用情報入力部と、
前記受信用情報入力部から入力された受信用情報を記憶する記憶部と、
操作部と、
制御部とを備え、
前記制御部は、
画像データの保存指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記入力部から入力された画像データを添付した電子メールである画像添付メールを前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて電子メールサーバに送信させて、該画像データの外部保存を行い、
前記外部保存が行われた画像データの出力指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記記憶部に記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールを受信させ、前記出力部に該画像添付メールに添付されている画像データを出力させる
ことを特徴とする画像処理装置。
【００１２】
上記発明では、電子メールの送信に必要な送信用情報の入力と、その送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報の入力とを受け付け、入力された受信用情報は記憶しておく。入力された画像データの保存指示を受けると、その画像データを添付した電子メールである画像添付メールを、入力された送信用情報を用いて電子メールサーバに送信することにより、電子メールサーバを利用した画像データの外部保存を行う。外部保存が行われた画像データの出力指示を受けると、記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールを受信し、この画像添付メールに付加されている画像データを出力する。
【００１３】
これにより、内部記憶装置や専用の外部記憶装置を用いることなく、電子メールサーバを利用して画像データの保存と保存した画像データの出力とを行うことができる。
【００１４】
［２］前記制御部は、前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を、該送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報に関連付けて前記記憶部に記憶し、
前記電子メール処理部は、前記記憶部に記憶されている送信用情報を前記画像添付メールの送信に用いる
ことを特徴とする［１］に記載の画像処理装置。
【００１５】
上記発明では、入力された送信用情報を記憶しておくことで繰り返し使用することができる。これにより、同じ送信用情報を再入力する手間が省けて利便性が向上する。
【００１６】
［３］画像データを保存する保存部を備え、
前記制御部は、前記外部保存の選択と前記保存指示を受けた場合には前記外部保存を行い、内部保存の選択と前記保存指示を受けた場合には前記外部保存を行わずに前記入力部から入力された画像データを前記保存部に保存する内部保存を行う
ことを特徴とする［１］または［２］に記載の画像処理装置。
【００１７】
上記発明では、画像データを電子メールサーバに保存する外部保存または画像処理装置内の保存部に保存する内部保存のいずれかが選択されて行われる。選択は、操作部での操作による手動選択と、操作部での操作によらない自動選択とを含む。
【００１８】
［４］前記外部保存の選択は、前記送信用情報が入力されていることであり、
前記内部保存の選択は、前記送信用情報が入力されていないことである
ことを特徴とする［３］に記載の画像処理装置。
【００１９】
上記発明では、送信用情報の入力と保存指示を受けた場合には外部保存を行い、送信用情報の非入力と保存指示を受けた場合には外部保存を行わずに内部保存を行う。すなわち、送信用情報が入力されているか否かに応じて外部保存と内部保存を切り替える。送信用情報を受信用情報に関連付けて記憶する［２］との組み合わせでは、送信用情報の記憶状態で保存指示を受けた場合には外部保存を行い、送信用情報の非記憶状態で保存指示を受けた場合には外部保存を行わずに内部保存を行う。すなわち、送信用情報が入力されて記憶されているか否かに応じて外部保存と内部保存を切り替える（自動選択）。
【００２０】
［５］前記制御部は、前記内部保存を行う画像データが前記保存部に保存できないと判断した場合には前記外部保存への切り替えを前記操作部で受け付ける
ことを特徴とする［３］または［４］に記載の画像処理装置。
【００２１】
上記発明では、内部保存を行う画像データが保存部に保存できない場合は、操作を継続して外部保存に切り替えることができる。この内部保存が不可となる場合は、たとえば、保存部の残容量が不足した場合（保存部の残容量が画像データの容量よりも小さい場合）、保存部にトラブルが発生した場合などを含む。外部保存への切り替えは、外部保存を行うための設定（外部保存を行うための新たな保存場所の設定）、既存の保存場所の選択、保存指示などを含む。この外部保存への切り替えに伴い、外部保存の提案（推奨）を行う、あるいは、内部保存のキャンセルを操作部で受け付けるなどしてもよい。
【００２２】
これにより、画像データの内部保存を行えない場合は簡単な操作で外部保存に切り替えることができる。
【００２３】
［６］前記制御部は、画像データ保存用のフォルダを前記保存部内に作成する作成指示を前記操作部で受け付け、
前記作成指示を受けたときに、前記保存部内に新たなフォルダを作成できないと判断した場合には前記外部保存への切り替えを前記操作部で受け付ける
ことを特徴とする［３］〜［５］のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【００２４】
上記発明では、画像データ保存用のフォルダ（内部保存用のフォルダ）を保存部内に新たに作成できない場合は、操作を継続して外部保存に切り替えることができる。このフォルダの新規作成が不可となる場合は、たとえば、保存部の残容量が不足した場合（保存部の残容量が所定の容量よりも少ない場合）、保存部にトラブルが発生した場合などを含む。外部保存への切り替えは、外部保存を行うための設定（外部保存を行うための新たな保存場所（外部保存用のフォルダ）の設定）を含む。この外部保存への切り替えに伴い、外部保存を行うための設定の提案（推奨）を行う、あるいは、内部保存用のフォルダの作成のキャンセルを操作部で受け付けるなどしてもよい。
【００２５】
これにより、内部保存用のフォルダを新たに作成できない場合は簡単な操作で外部保存に切り替えることができる。
【００２６】
［７］前記制御部は、前記外部保存を行う保存場所の識別情報を作成して前記記憶部に記憶し、前記入力された受信用情報を該識別情報に関連付けて前記記憶部に記憶する
ことを特徴とする［１］〜［６］のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【００２７】
上記発明では、画像データの外部保存を行う保存場所の画像処理装置内での管理を、識別情報を用いて行う。保存場所は、外部保存を行う画像データが実際に保存される場所である。保存場所は、電子メールサーバと、電子メールサーバ内に設けられた電子メール保管部（メールボックス）とを含む（サーバ単位／保管部単位）。
【００２８】
これにより、保存場所の識別が容易となり、保存場所に対する画像処理装置内での管理が容易となる。また、保存場所の識別情報に受信用情報を関連付けることで、受信用情報を用いて受信する画像添付メールの保存場所（受信先）の識別が容易となり、保存場所と受信用情報の対応関係の管理が容易となる。送信用情報を受信用情報に関連付けて記憶する［２］との組み合わせでは、保存場所の識別情報に送信用情報が受信用情報を介して関連付けられることで、送信用情報を用いて送信した画像添付メールの保存場所（送信先）の識別が容易となり、保存場所と送信用情報の対応関係の管理が容易となる。
【００２９】
画像データの外部保存または内部保存が選択的に行われる［３］との組み合わせでは、たとえば、内部保存を行うフォルダを識別情報を用いて管理する場合に、内部の保存先（フォルダ）と外部の保存先（保存場所）とを識別情報によって一元管理することが可能となり、保存先全体の管理が容易となる。この場合は、識別情報自体で内外の保存先を識別する、あるいは、識別情報に受信用情報や送信情報が関連付けられているか否かで内外の保存先を識別するなどが可能となる。
【００３０】
［８］表示部を備え、
前記電子メール処理部は、前記送信する画像添付メールにその添付した画像データを選択するための選択用情報を付加し、
前記制御部は、前記外部保存が行われた画像データの表示指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記記憶部に記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールに付加されている選択用情報を受信させ、該選択用情報を前記表示部に表示する
ことを特徴とする［１］〜［７］のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【００３１】
上記発明では、外部保存が行われた画像データを表示する場合に、画像添付メール（画像データ自体）を受信せずに画像添付メールに付加されている選択用情報を受信すればよいため、表示に掛かる受信の負荷を軽減できる。選択用情報は、たとえば、電子メールのヘッダに付加される件名に付加した画像データ名（ファイル名）、電子メールのヘッダに任意に付加した画像データ名（ファイル名）などを含む。
【００３２】
また、外部保存が行われた画像データが複数存在する場合は、それらの画像添付メールに付加されている選択用情報を受信して一覧表示することもできる。また、受信用情報を記憶する［１］および画像データの外部保存または内部保存が選択的に行われる［３］との組み合わせでは、受信用情報の記憶状態で表示指示を受けた場合には、上記の外部保存が行われた画像データ（選択用情報）の一覧表示を行い、受信用情報の非記憶状態で表示指示を受けた場合には、内部保存が行われた画像データ（選択用情報）の一覧表示を行うこともできる。すなわち、受信用情報が記憶されているか否かに応じて、保存されている画像データの表示を外部保存または内部保存に切り替えることもできる。（自動表示切替）。
【００３３】
［９］前記制御部は、前記出力指示を受ける画像データの選択を、前記表示部に表示した前記選択用情報に対する前記操作部での選択によって受け付ける
ことを特徴とする［８］に記載の画像処理装置。
【００３４】
上記発明では、表示された画像データの選択用情報を確認し、選択せずにその画像データを出力しない、または、選択してその画像データを出力することができる。選択用情報の一覧表示を行う場合には、一覧表示された中から所望の選択用情報を選択してその画像データを出力することができる。
【００３５】
また、［８］における受信用情報が記憶されているか否かに応じて、保存されている画像データの表示を外部保存または内部保存に切り替える場合との組み合わせ（［１］および［３］も含む組み合わせ）では、選択を受けて出力する画像データを、受信用情報の記憶状態であればその受信用情報を用いて電子メール処理部により電子メールサーバから取得し、受信用情報の非記憶状態であれば保存部から取得することもできる。すなわち、受信用情報が記憶されているか否かに応じて、選択を受けて出力する画像データの取得先を外部保存先（電子メールサーバ）または内部保存先（保存部）に切り替えることもできる。（自動取得切替）。
【００３６】
［１０］前記選択用情報は、前記画像データのサムネイル画像を含み、
前記電子メール処理部は、前記送信する画像添付メールのヘッダに前記サムネイル画像を付加する
ことを特徴とする［８］または［９］に記載の画像処理装置。
【００３７】
上記発明では、画像データのサムネイル画像が選択用情報として表示されるため、画像データ（ファイル）の内容把握と選択が行いやすくなる。また、電子メールサーバ内の電子メールのヘッダ情報は所定のコマンドによって取得でき、画像添付メールのヘッダに付加したサムネイル画像もその所定のコマンドによりヘッダ情報として取得し、抽出することができる。これにより、たとえば、サムネイル画像を画像添付メールのメール本体（メッセージ部）に付加したり、画像添付メールに別添付したりするような場合に比べて、サムネイル画像の取得処理を簡素化できる。
【００３８】
［１１］前記制御部は、画像データの前記出力を行う画像添付メールを電子メールサーバから削除するか否かの設定を前記操作部で受け付ける
ことを特徴とする［１］〜［１０］のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【００３９】
上記発明では、画像データの出力のために受信した画像添付メールを電子メールサーバから削除する場合と、削除せずに保存しておく場合とを設定で切り替えることができる。削除する設定では、画像データの出力のために受信した画像添付メールは電子メールサーバから自動削除される。削除しない設定では、画像データの再出力が可能となる。この外部保存されている画像データ（画像添付メール）の出力に伴う自動削除または継続保存が設定で切り替えられることにより、利便性が向上する。
【００４０】
［１２］前記制御部は、前記設定の内容を示す削除判断情報を前記受信用情報に関連付けて前記記憶部に記憶し、
前記電子メール処理部は、画像添付メールの前記受信に用いた受信用情報に関連付けられている削除判断情報が削除を示す場合には、該画像添付メールの削除命令を受信先の電子メールサーバに送信する
ことを特徴とする［１１］に記載の画像処理装置。
【００４１】
上記発明では、外部保存が行われた画像データ（画像添付メール）の出力に伴う削除／非削除の設定の内容を示す削除判断情報を受信用情報に関連付けて記憶し、この削除判断情報に基づいて画像データの削除／非削除を判断し実行する。これにより、外部保存が行われた画像データの削除管理を受信用情報毎（外部保存先毎）に行うことができる。
【００４２】
［１３］前記電子メール処理部は、前記設定が削除の場合は前記送信を行う画像添付メールに、画像データの前記出力を行う場合に当該画像添付メールを電子メールサーバから削除することを示す削除情報を付加し、前記受信した画像添付メールに前記削除情報が付加されている場合には、該画像添付メールの削除命令を受信先の電子メールサーバに送信する
ことを特徴とする［１１］に記載の画像処理装置。
【００４３】
上記発明では、外部保存が行われた画像データ（画像添付メール）の出力に伴う削除を示す削除情報を画像添付メールに付加し、この削除情報に基づいて画像データの削除／非削除を判断し実行する。これにより、外部保存が行われた画像データの削除管理を画像添付メール毎（画像データ毎）に行うことができる。
【００４４】
［１４］前記制御部は、
前記外部保存が行われた画像データを前記ネットワークに接続された他の画像処理装置と共有する共有設定を前記操作部で受けた場合には、前記記憶部に記憶されている受信用情報を前記通信部を通じて前記他の画像処理装置に送信し、
前記ネットワークに接続された他の画像処理装置から前記通信部を通じて受信用情報を受信した場合には、該受信用情報を前記記憶部に記憶し、前記出力指示を受けた場合の画像添付メールの受信に用いる共有受信用情報に設定する
ことを特徴とする［１］〜［１３］のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【００４５】
上記発明では、任意の画像処理装置から電子メールサーバに外部保存を行った画像データを他の画像処理装置で共有し出力可能とする場合に、共有元の画像処理装置で共有設定（共有先の画像処理装置に関する情報の入力など）を行うだけで、共有先の画像処理装置でその共有に関する設定（受信用情報の入力とその共有の設定）などを行わなくても自動で設定が行われる（共有受信用情報の設定）。これにより、共有に関する設定が容易になる。
【００４６】
［１５］前記制御部は、
前記共有設定で共有期限の指定を前記操作部で受けた場合には、前記他の画像処理装置に前記共有期限を示す共有期限情報も送信し、
前記ネットワークに接続された他の画像処理装置から受信用情報と共に共有期限情報を受信した場合には、該共有期限情報を共に受信した受信用情報に関連付けて前記記憶部に記憶し、該共有期限情報が示す共有期限に達した場合には、該共有期限情報と関連付けられている受信用情報の前記共有受信用情報としての設定を解除して該受信用情報と該共有期限情報とを前記記憶部から削除する
ことを特徴とする［１４］に記載の画像処理装置。
【００４７】
上記発明では、共有先の画像処理装置による共有設定で共有期限を指定した場合は、共有先の画像処理装置では共有期限に達すると自動で共有に関する設定が解除される。これにより、共有に関する設定の解除が容易になる。また、共有先の画像処理装置で不要となった共有に関する設定（共有受信用情報）が蓄積されることも防止できる。
【００４８】
［１６］前記送信用情報は、電子メールアドレスであり、
前記制御部は、前記送信用情報として入力された電子メールアドレスから前記受信用情報の一部を作成する
ことを特徴とする［１］〜［１５］のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【００４９】
上記発明では、送信用情報となる電子メールアドレスを入力すると、受信用情報の一部が自動で作成される。これにより、受信用情報の一部が入力不要となり、受信用情報の入力が容易になる。
【００５０】
［１７］画像データを入力する入力部と、
画像データを出力する出力部と、
ネットワークに接続して通信を行う通信部と、
前記ネットワークに接続された電子メールサーバとの前記通信部を通じた電子メールの送受信に係る処理を行う電子メール処理部と、
電子メールの送信に必要な送信用情報を入力する送信用情報入力部と、
前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報を入力する受信用情報入力部と、
前記受信用情報入力部から入力された受信用情報を記憶する記憶部と、
操作部と、
を備えた画像処理装置に、
画像データの保存指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記入力部から入力された画像データを添付した電子メールである画像添付メールを前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて電子メールサーバに送信させて、該画像データの外部保存を行う機能と、
前記外部保存が行われた画像データの出力指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記記憶部に記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールを受信させ、前記出力部に該画像添付メールに添付されている画像データを出力させる機能と、
を実現させるためのプログラム。
【発明の効果】
【００５１】
本発明の画像処理装置およびプログラムによれば、内部記憶装置や専用の外部記憶装置を用いることなく、画像データの保存と保存した画像データの出力とを行うことができる。したがって、内部記憶装置を搭載していない画像処理装置でも、あるいは、コストを掛けて専用の外部記憶装置を設けなくても、画像データの保存および利用が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００５２】
【図１】本発明の一実施形態に係る画像処理装置としての複合機による画像データの外部保存と利用の概要を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る複合機の構成を示すブロック図である。
【図３】複合機による電子メールの受信に係る処理で使用するコマンドの一例を示す図である。
【図４】複合機に記憶されるＢＯＸ管理テーブルの構成を示す図である。
【図５】複合機によるＢＯＸ作成の動作を示す流れ図である。
【図６】複合機の表示部に表示されたＢＯＸ作成用のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【図７】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ作成提案画面のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【図８】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ作成画面を示す図である。
【図９】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ新規作成時のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【図１０】複合機によるＢＯＸ保存の動作を示す流れ図である。
【図１１】複合機の表示部に表示されたＢＯＸ保存用のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【図１２】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ保存提案画面を示す図である。
【図１３】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ作成画面を示す図である。
【図１４】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ新規作成時のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【図１５】複合機によるＢＯＸ利用の動作を示す流れ図である。
【図１６】複合機の表示部に表示されたファイル名によるファイル一覧画面を示す図である。
【図１７】ファイル添付メールのヘッダに添付ファイルのファイル名を任意のヘッダ情報として付加した場合を示す図である。
【図１８】ファイル添付メールのヘッダに添付ファイルのサムネイル画像を任意のヘッダ情報として付加した場合を示す図である。
【図１９】複合機の表示部に表示されたファイル名とサムネイル画像によるファイル一覧画面を示す図である。
【図２０】出力後削除判断情報が記憶されたＢＯＸ管理テーブルの構成を示す図である。
【図２１】ファイル添付メールのヘッダに出力後削除情報を任意のヘッダ情報として付加した場合を示す図である。
【図２２】複合機による外部ＢＯＸ共有の共有元の動作を示す流れ図である。
【図２３】複合機の表示部に表示されたＢＯＸ設定用のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【図２４】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ共有設定画面を示す図である。
【図２５】複合機による外部ＢＯＸ共有の共有先の動作を示す流れ図である。
【図２６】共有ＢＯＸが登録されたＢＯＸ管理テーブルの構成を示す図である。
【図２７】複合機による共有ＢＯＸ利用の動作を示す流れ図である。
【図２８】複合機の表示部に表示されたＢＯＸ利用用のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００５３】
以下、図面に基づき本発明の実施形態を説明する。
【００５４】
図１は、本発明の一実施形態に係る画像処理装置としての複合機（ＭＦＰ；Multi Function Peripheral/Multi Function Printer）１０による画像データ（ファイル）の外部保存と利用の概要を示す図である。本実施形態では、複合機１０が会社（オフィス）で使用される場合を例に説明する。
【００５５】
社内に構築されたＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワーク２には、社員用（ユーザ用）の任意台の端末装置４と、社内用のメールサーバ（電子メールサーバ）５と、複数台の複合機１０とが接続されている。これらはネットワーク２を通じて互いに通信可能とされている。
【００５６】
メールサーバ５は、ネットワーク２を通じてインターネット３に常時接続され、電子メールプロトコルに従い自ネットワーク２内のユーザ（端末装置４および複合機１０を含む）に係る電子メールの送信および受信を行うコンピュータである。本実施形態では、自ネットワーク２内のユーザから送られてきた電子メールをその宛先となる自ネットワーク２や他ネットワークのユーザに送信する送信メールサーバとしての機能と、自ネットワーク２内のユーザ宛てに送られてきた電子メールを保管し、ユーザからのメール受信要求に応答する受信メールサーバとしての機能とを兼ね備えている。メールサーバ５は、たとえば、メール送信プロトコルはＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）に対応し、メール受信プロトコルはＰＯＰ３（Post Office Protocol 3）に対応しており、メール送信用のＳＭＴＰサーバとメール受信用のＰＯＰ３サーバの機能を兼ね備えている。
【００５７】
同様の機能を備えたメールサーバは、インターネット３上や他のイントラネット（ローカルネットワーク）上にも多数存在している。メールサーバ５は、社内のメールアカウントを用いたユーザによる電子メールの送受信に関与する。詳細には、自ネットワーク２内のユーザ間（自己送受信を含む）による電子メールの送受信は単独で行い、自ネットワーク２内のユーザと他ネットワークのユーザ間による電子メールの送受信はインターネット３上や他のイントラネット上のメールサーバ６、７、８・・・などと通信（連携）して行う。
【００５８】
端末装置４は、複合機１０に対してネットワーク２を通じてアクセスし、ドキュメントの印刷など各種作業の指示や操作の依頼などを行ったり、電子メールの送受信を行ったりする装置である。たとえば、パーソナルコンピュータ（Personal Computer；ＰＣ）に複合機１０のドライバプログラム（プリンタドライバ）と電子メールプログラム（メールクライアント）などを組み込んで構成される。
【００５９】
複合機１０は、原稿の画像を光学的に読み取ってその複製画像を記録紙に印刷して出力するコピー機能、読み取った原稿の画像データをファイルにして保存したり端末装置４へ送信したりするスキャン機能（ファイル保存／ファイル送信）、端末装置４から受信した印刷データに係る画像を記録紙に印刷して出力するプリンタ機能、画像データを送受信するファクシミリ機能、電子メールを送受信する電子メール機能、コピー、スキャン、プリント、ファクシミリ受信、受信メール添付などで入力された画像データのファイルをＢＯＸと呼ばれるフォルダに保存し、保存したファイルを印刷したり端末装置４へ送信したりして出力（利用）するＢＯＸ機能などを備えている。
【００６０】
ＢＯＸ機能には、自機内への保存を行う内部保存機能と、メールサーバを利用して保存を行う外部保存機能とが設けられている。内部保存では、自機内に作成したＢＯＸ（フォルダ）にファイルを保存する。外部保存では、メールサーバ内に作成されているユーザのメールボックスを外部保存用のＢＯＸとして利用し、そのメールボックスにファイル（ファイル添付メール（画像添付メール））を保存するようになっている。これらのＢＯＸについては、内部保存用は単に「ＢＯＸ」または「内部ＢＯＸ」と称し、外部保存用は「外部ＢＯＸ」（外部フォルダ）と称して呼び分ける。
【００６１】
外部ＢＯＸとして利用するのは、社内のメールサーバ５内に設けられたメールボックス５ａに限らない。無料電子メールサービスを提供するインターネットサービスプロバイダ（インターネット接続業者）のメールサーバなど、社外のメールサーバ内に設けられたメールボックスも利用可能である。たとえば、複合機１０がそのサービス提供者のメールアカウントを用いてそのサービス提供者のメールサーバ６内に設けられたメールボックス６ａを外部ＢＯＸとして利用する場合には、社内のメールサーバ５を介さずにメールサーバ６とファイル（ファイル添付メール（画像添付メール））をやり取りする。
【００６２】
本実施形態では、画像データ（ファイル）の外部保存を行う保存場所（外部保存先）は、メールサーバ内のメールボックスとなる。
【００６３】
またＢＯＸ機能には、自機の外部ＢＯＸを他の複合機１０で共有できるようにする外部ＢＯＸ共有機能が設けられている。共有される外部ＢＯＸは「共有ＢＯＸ」（共有フォルダ）と呼ぶ。
【００６４】
図２は、複合機１０の構成を示すブロック図である。
【００６５】
複合機１０は、制御部としてのＣＰＵ（Central Processing Unit）１１に、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３と、不揮発メモリ１４と、ファクシミリ通信部１５と、ネットワーク通信部１６と、スキャナ部１７と、画像記憶部１８と、画像処理部１９と、プリンタ部２０と、表示部２１と、操作部２２と、電子メール処理部２３とを接続して構成される。
【００６６】
ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２に格納されているプログラムに基づいて複合機１０の動作を制御する。ＲＡＭ１３には、ＣＰＵ１１によって実行される各種プログラムや各種の固定データが記憶されている。ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１がプログラムを実行する際に各種データを一時的に格納するワークメモリとして使用されるほか、画像データを一時的に保存するための画像メモリなどにも使用される。不揮発メモリ１４は、電源がオフされても記憶が保持されるメモリであり、装置固有の情報や各種の設定情報などが記憶される。
【００６７】
ファクシミリ通信部１５は、ファクシミリ機能を備えた外部装置と公衆回線を通じて画像データを送受信する。ネットワーク通信部１６は、端末装置４やメールサーバ５などとネットワーク２を通じて通信を行う。
【００６８】
スキャナ部１７は、原稿を光学的に読み取って画像データを取得する。スキャナ部１７は、たとえば、原稿に光を照射する光源と、その反射光を受けて原稿を幅方向に１ライン分読み取るラインイメージセンサと、ライン単位の読取位置を原稿の長さ方向に順次移動させる移動手段と、原稿からの反射光をラインイメージセンサに導いて結像させるレンズやミラーなどからなる光学経路と、ラインイメージセンサの出力するアナログ画像信号をデジタルの画像データに変換する変換部などを備えて構成される。
【００６９】
画像記憶部１８は、ハードディスク装置（Hard Disk Drive；ＨＤＤ）で構成されており、各種の保存データを格納するほか、入力された各種の画像データなども保存する。画像記憶部１８内には、画像データを保存するための内部保存用のＢＯＸ（フォルダ）が作成される。画像処理部１９は、画像データに対して、画像補正、回転、拡大／縮小、圧縮／伸張など各種の画像処理を施す。
【００７０】
プリンタ部２０は、画像データに基づく画像を電子写真プロセスによって記録紙上に形成して出力する。プリンタ部２０は、たとえば、記録紙の搬送装置と、感光体ドラムと、帯電装置と、入力される画像データに応じて点灯制御されるＬＤ（Laser Diode）と、ＬＤから射出されたレーザ光を感光体ドラム上で走査させる走査ユニットと、現像装置と、転写分離装置と、クリーニング装置と、定着装置とを有する、いわゆるレーザープリンタとして構成されている。レーザ光に代えてＬＥＤ（Light Emitting Diode）で感光体ドラムを照射するＬＥＤプリンタのほか他の方式のプリンタであってもかまわない。
【００７１】
表示部２１は、液晶ディスプレイなどで構成され、操作画面や設定画面などの各種の画面を表示する。操作部２２は、スタートボタン、ストップボタン、テンキーなどの各種のボタン類と、液晶ディスプレイの表面に設けられて押下された座標位置を検出するタッチパネルなどで構成され、ユーザが複合機１０に対して行う各種の操作を受け付ける。
【００７２】
電子メール処理部２３は、電子メールの送受信に係る各種の処理を行う。詳細には、電子メール処理部２３は、ＣＰＵ１１から画像外部保存命令を受けて、画像データのファイルを電子メールに添付しメール本体のヘッダに添付ファイルの選択用情報（ファイル名など）を付加したファイル添付メールを作成したり、ＣＰＵ１１から外部ＢＯＸ共有命令を受けて共有通知メールを作成したりするメール作成機能、作成したメールをネットワーク通信部１６を通じてメールサーバに送信するメール送信機能、ネットワーク通信部１６を通じてメールサーバと通信し、メールサーバ内のメールボックスに保管されているファイル添付メールのメッセージ番号（一覧）を取得するメッセージ番号取得機能、メールボックス内の指定したメッセージ番号のファイル添付メールのヘッダ情報（添付ファイルの選択用情報）を取得するヘッダ情報取得機能、メールボックス内の指定したメッセージ番号のファイル添付メールを受信するメール受信機能、メールボックス内の指定したメッセージ番号のファイル添付メールを削除するメール削除機能などを備えており、これらの機能によってファイル添付メールの送受信に係る各種の処理を行う。
【００７３】
図３は、電子メール処理部２３が電子メール（ファイル添付メール）の受信に係る処理で使用するコマンドの一例を示す図である。メール受信プロトコルがＰＯＰ３に対応している場合は、本図に示すＰＯＰ３のコマンドを使用する。
【００７４】
電子メール処理部２３は、
（１）「ＬＩＳＴ」コマンドを用いて、メールボックスに保管されているファイル添付メールのメッセージ番号の一覧を取得する。
（２）「ＴＯＰ」コマンドを用いて、（１）で取得したメッセージ番号一覧のうちの指定したメッセージ番号のファイル添付メールのヘッダ情報（添付ファイルの選択用情報）を取得する。
（３）「ＲＥＴＲ」コマンドを用いて、（１）で取得したメッセージ番号一覧のうちの指定したメッセージ番号のファイル添付メールを取得する。
（４）「ＤＥＬＥ」コマンドを用いて、（１）で取得したメッセージ番号一覧のうちの指定したメッセージ番号のファイル添付メールを削除する（削除命令）。
【００７５】
図２に示すように、ＣＰＵ１１は外部ＢＯＸに係る各種の機能を備えている。詳細には、ＣＰＵ１１は、外部ＢＯＸを作成する外部ＢＯＸ作成機能、画像データのファイルを外部ＢＯＸ（メールサーバ内のメールボックス）に保存する画像外部保存命令を電子メール処理部２３に出す画像外部保存機能、内部保存に係るＢＯＸ作成ジョブやＢＯＸ保存ジョブが実行不可である場合に、外部保存に係るＢＯＸ作成ジョブ（外部ＢＯＸ作成ジョブ）やＢＯＸ保存ジョブ（外部ＢＯＸ保存ジョブ）としてジョブを継続するか否かの選択を受け付けてジョブの継続またはキャンセルを行うジョブ継続選択機能、電子メール処理部２３がメールサーバから取得したファイル添付メールのヘッダ情報に含まれている添付ファイルの選択用情報を表示部２１に一覧表示し操作部２２を通じて出力するファイルの選択を受け付ける画像表示選択機能、他の複合機１０に共有させる外部ＢＯＸの情報をその共有先に電子メールで通知するための外部ＢＯＸ共有命令を電子メール処理部２３に出す外部ＢＯＸ共有機能、他の複合機１０の外部ＢＯＸを自機で共有する際にその共有ＢＯＸ（共有フォルダ）を作成する共有ＢＯＸ作成機能、共有を解除する共有ＢＯＸを削除する共有ＢＯＸ削除機能などを備えている。
【００７６】
外部ＢＯＸおよび共有ＢＯＸは、前述したようにメールサーバ内のメールボックスを利用したものである。ＣＰＵ１１が行う上記の外部ＢＯＸおよび共有ＢＯＸの作成は、メールサーバ内に新たにメールボックスを作成するのではなく、既存のメールボックスを外部ＢＯＸや共有ＢＯＸとして利用できるようにするものである。詳細には、複合機１０内に仮想のＢＯＸを作成してメールボックスと関連付けるものである。
【００７７】
具体的には、外部ＢＯＸの作成は、複合機１０が内部に仮想ＢＯＸ（ＢＯＸＩＤ（IDentification））を新規作成し、外部ＢＯＸとなるメールボックスを利用するためのメール送信用情報およびメール受信用情報などを含む属性情報をその仮想ＢＯＸに関連付けて登録するものである。共有ＢＯＸの作成は、共有元の複合機１０が共有させる仮想ＢＯＸと、その仮想ＢＯＸに関連付けて登録されている属性情報を共有先の複合機１０に通知し、共有先の複合機１０が通知された仮想ＢＯＸと属性情報を関連付けて機内に登録するものである。共有ＢＯＸの削除は、共有ＢＯＸとして登録した仮想ＢＯＸと、その仮想ＢＯＸに関連付けて登録されている属性情報を消去するものである。
【００７８】
図４は、ＢＯＸを管理するための情報が登録されるＢＯＸ管理テーブル３０を示す図である。本実施形態では、内部保存用と外部保存用のＢＯＸ（フォルダ）を１つのＢＯＸ管理テーブル３０で管理するようになっている。このＢＯＸ管理テーブル３０は不揮発メモリ１４に記憶されている。
【００７９】
ＢＯＸ管理テーブル３０には、フォルダ（ＢＯＸ）の管理番号となるフォルダ（ＢＯＸ）番号と、識別情報（ＢＯＸＩＤ）となるフォルダ（ＢＯＸ）名と、属性情報とが関連付けられて登録される。フォルダ（ＢＯＸ）名は、たとえば、ユーザ名を用いて作成される。本例では、内部保存用は“ユーザ名”＋“ＢＯＸ”で構成され、外部保存用は“ユーザ名”＋“仮想ＢＯＸ”で構成される。たとえば、図示のように、内部保存用としては「太郎ＢＯＸ」や「花子ＢＯＸ」などのフォルダ（ＢＯＸ）名が作成・登録され、外部保存用としては「太郎仮想ＢＯＸ」や「花子仮想ＢＯＸ」などのフォルダ（ＢＯＸ）名が作成・登録される。
【００８０】
外部ＢＯＸとして利用するメールボックスは、メールサーバ内に存在（実存）する。仮想ＢＯＸは、複合機１０の外部に実存する、メールサーバ内の既存のメールボックスを、外部保存用のＢＯＸとして自機内で管理するために便宜的（仮想的）に作成されるＢＯＸであり、実際にファイルを保存できるＢＯＸ（フォルダ）として自機内に作成されるものではない。この自機内に管理上作成される仮想ＢＯＸ（フォルダ名）は、ファイルの外部保存が実際に行われる保存場所となるメールボックスの識別情報（ＢＯＸＩＤ）である。この仮想ＢＯＸは、メールサーバ内に実存し外部ＢＯＸとして利用されるメールボックスとは、実体は異なるが実質的には同じものと言える。すなわち、仮想ＢＯＸと外部ＢＯＸは、厳密には異義であるが実質的には同義と言える（仮想ＢＯＸ≒外部ＢＯＸ（＝メールボックス））。
【００８１】
属性情報は、メールボックスを外部ＢＯＸとして利用可能とするための情報を含んでおり、仮想ＢＯＸのみに登録される。属性情報は、電子メールの受信に必要な受信用情報と、電子メールの送信に必要な送信用情報とを含んでいる。受信用情報は、メールサーバ情報と、ユーザＩＤと、パスワードである。メールサーバ情報は、メールサーバのＩＰ（Internet Protocol）アドレスやメールサーバのドメイン名である。送信用情報は、電子メールの宛先を示すメールアドレスである。
【００８２】
一般に電子メールを利用するユーザには、メールサーバへのアクセス権となるメールアカウントと、このメールアカウントと一対一対応のメールアドレスとが付与される。メールアカウントが付与されたユーザに対しては、一対のユーザＩＤとパスワードが割り当てられ、メールサーバ内にユーザＩＤ毎に受信メールを保管するためのユーザＩＤ名のメールボックスが作成される。
【００８３】
たとえば、図１に示した社内のメールサーバ５（ドメイン名「abc．com」＝ＩＰアドレス「10.15．13.153」）を通じて電子メールを利用する太郎社員にユーザＩＤとして「taro」が割り当てられた場合には、メールサーバ５内に「taro」という名称（ＩＤ）のメールボックスが作成される。また、社外の無料電子メールサービスを利用する花子社員にそのサービス提供者（インターネットサービスプロバイダ）がユーザＩＤとして「hanako」を割り当てた場合には、そのサービス提供者のメールサーバ６（ドメイン名「free.co.jp」）内に「hanako」という名称（ＩＤ）のメールボックスが作成される。
【００８４】
図３に示すように、メールアドレスは“ユーザＩＤ”＠“ドメイン名”で構成される。たとえば、太郎社員には社内の管理者から「taro@abc.com」などが付与され、花子社員には上記のサービス提供者から「hanako@free.co.jp」などが付与される。
【００８５】
一般に電子メールの送信では、相手先のメールサーバをメールアドレスのドメイン名から割り出す。通常、メールサーバはユーザ（電子メールプログラム）から送られてきた電子メール（送信メール）のヘッダに付加されているメールアドレスのドメイン名をＤＮＳ（Domain Name System）サーバに問い合わせてそのドメイン名に対応するＩＰアドレスを取得し、そのＩＰアドレスのメールサーバに電子メールを送信する。電子メールを受信したメールサーバは、受信メールのヘッダに付加されているメールアドレスのユーザＩＤに対応するメールボックスにその受信メールを格納して保管する。
【００８６】
一般に電子メールの受信では、メールサーバはユーザ（電子メールプログラム）からのメール受信要求でユーザＩＤとパスワードによる認証を行い、認証した場合はそのユーザＩＤのメールボックスに保管している電子メール（受信メール）の受信許可の応答を行い、認証しない場合は受信不許可（エラー通知）の応答を行う。
【００８７】
ＢＯＸ管理テーブル３０では、ファイルの外部保存を行うメールボックス（保存場所）の識別情報として作成した仮想ＢＯＸに、そのメールボックスを利用するためのメール受信用情報（メールサーバ情報と、ユーザＩＤ、パスワード）とメール送信用情報（メールアドレス）とを含む属性情報が関連付けられて登録される。
【００８８】
本例のＢＯＸ管理テーブル３０では、＃００１に太郎社員のＢＯＸ（内部ＢＯＸ）、＃００２に花子社員のＢＯＸ（内部ＢＯＸ）、＃００３に一郎社員のＢＯＸ（内部ＢＯＸ）が登録され、＃００４に太郎社員の仮想ＢＯＸ（社内のメールサーバ５を利用した外部ＢＯＸ）、＃００５に花子社員の仮想ＢＯＸ（社外のメールサーバ６を利用した外部ＢＯＸ）、＃００６に一郎社員の仮想ＢＯＸ（社内のメールサーバ５を利用した外部ＢＯＸ）が登録されている状態を示している。
【００８９】
なお、仮想ＢＯＸに使用するメールアカウント（メール受信用情報およびメール送信用情報）は、ユーザが端末装置４で電子メールを利用するためのメールアカウントとは異なるものにすることが望ましい。たとえば、社内のメールサーバ５を利用する場合は、管理者からユーザに端末装置４用として付与されたメールアカウント（ユーザの端末装置４の電子メールプログラムに設定されるメール受信用情報およびメール送信用情報）を共用せず、管理者から別のメールアカウントを取得して仮想ＢＯＸ用に使用することが望ましい。社外の無料電子メールサービスを利用する場合も同様に、そのサービス提供者（インターネットサービスプロバイダ）から端末装置４用とは別のメールアカウントを取得して仮想ＢＯＸ用に使用することが望ましい。また無料電子メールサービスは、Ｗｅｂブラウザを通じてアクセスするＷｅｂメールなどではなく、電子メールプログラム（電子メールプロトコル）によってアクセスするものを利用する。
【００９０】
次に、複合機１０の動作について説明する。
【００９１】
（ＢＯＸ作成）
図５は、複合機１０によるＢＯＸ作成の動作を示す流れ図である。本動作では、複合機１０の表示部２１に図６〜図９に例示するＢＯＸ作成に係る画面が表示されるが、本動作はこれらの画面も交えながら説明する。
【００９２】
複合機１０のＣＰＵ１１は、操作部２２でＢＯＸ作成以外の機能の選択を受けた場合には（ステップＳ１０１；Ｎｏ）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。操作部２２でＢＯＸ作成機能の選択を受けた場合には（ステップＳ１０１；Ｙｅｓ）、ＢＯＸ管理テーブル３０の登録情報を使用して表示部２１にＢＯＸ作成用（設定用）のＢＯＸ一覧画面を表示する（ステップＳ１０２）。図４に示したＢＯＸ管理テーブル３０において、たとえば、既に＃００１〜＃００５までのＢＯＸが登録されている場合には、図６に示すようなＢＯＸ一覧画面４０ａが表示部２１に表示される。
【００９３】
ＢＯＸ一覧画面４０ａには、本画面でＢＯＸが作成（設定）できる旨を示すメッセージ４１ａと、各種の表示項目が示された項目欄４２と、現在のＢＯＸを一覧表示したＢＯＸ一覧４３と、ＢＯＸ一覧４３に対するスクロール操作を受け付けるスクロール操作部４４と、作成するＢＯＸの種別として内部ＢＯＸの選択操作を受け付ける内部ＢＯＸ選択ボタン４５と、作成するＢＯＸの種別として外部ＢＯＸの選択操作を受け付ける外部ＢＯＸ選択ボタン４６と、選択された種別のＢＯＸの新規作成操作を受け付ける新規作成ボタン４７と、表示部２１の表示画面を前画面に戻す操作を受け付ける戻るボタン４８とが表示される。
【００９４】
項目欄４２に示される表示項目は、たとえば、ＢＯＸ番号（管理番号）を示す「ＢＯＸ＃」、ＢＯＸの種別（内部／外部）を示す「ＢＯＸ種別」、ＢＯＸ内に保存されているドキュメント（ファイル）の数を示す「ドキュメント数」、および「備考」などである。ＢＯＸ一覧４３では、表示された各ＢＯＸは、表示領域に対する押下操作を受けて個別に選択可能とされている。詳細には、押下操作を受けるたびに、非選択状態から選択状態へ、または、選択状態から非選択状態へ切り替えられるようになっている。
【００９５】
本例のＢＯＸ一覧画面４０ａでは、＃００１〜＃００５の計５つのＢＯＸがＢＯＸ一覧４３として表示されている。ＢＯＸ種別が「ＨＤＤ_＊＊＊」と表示されている＃００１〜＃００３は内部ＢＯＸであり、ＢＯＸ種別が「外部ＢＯＸ」と表示されている＃００４、＃００５は外部ＢＯＸである。外部ＢＯＸの備考には、図４のＢＯＸ管理テーブル３０にて関連付けて登録されているメールアドレスが表示される。
【００９６】
ユーザは、このＢＯＸ一覧画面４０ａを通じて、現在のＢＯＸと種別（内部／外部）、ＢＯＸ内のドキュメント数を確認することができ、メールアドレスのユーザＩＤから外部ＢＯＸの所有者を識別することができる。またユーザは、内部ＢＯＸ選択ボタン４５または外部ＢＯＸ選択ボタン４６を押下して作成したいＢＯＸの種別を選択し、新規作成ボタン４７を押下して新たな内部ＢＯＸまたは外部ＢＯＸを作成することができる。
【００９７】
図５のステップＳ１０２で表示したＢＯＸ一覧画面４０ａにより、戻るボタン４８の押下を受けた場合には（ステップＳ１０３；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１の表示画面をＢＯＸ一覧画面４０ａから前画面に戻し（ステップＳ１０４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【００９８】
ＢＯＸ一覧画面４０ａにより、内部ＢＯＸ選択ボタン４５または外部ＢＯＸ選択ボタン４６の押下と新規作成ボタン４７の押下によって、ＢＯＸの種別選択および作成指示を受けた場合には（ステップＳ１０３；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は選択された種別が内部ＢＯＸであれば（ステップＳ１０５；内部ＢＯＸ）、画像記憶部１８（内部ＨＤＤ）の残容量（空き容量）を確認する（ステップＳ１０６）。画像記憶部１８の残容量が所定の容量（閾値）以上の場合には（ステップＳ１０６；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は画像記憶部１８内にＢＯＸを作成する内部ＢＯＸ作成処理を実行し（ステップＳ１０７）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【００９９】
画像記憶部１８の残容量が所定の容量よりも少ない場合には（ステップＳ１０６；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１に外部ＢＯＸ作成提案画面を表示する（ステップＳ１０８）。図７に示すように、外部ＢＯＸ作成提案画面５０ａは、たとえばＢＯＸ一覧画面４０ａ上に別のウィンドウ画面としてポップアップ表示される。
【０１００】
外部ＢＯＸ作成提案画面５０ａには、複合機１０内の保存領域が少ないため内部ＢＯＸを新規に作成できないが、メールアドレス等の設定によりメールサーバに外部ＢＯＸを作成できる旨を示すメッセージ５１ａと、外部ＢＯＸの設定（作成）を受け付ける設定ボタン５２と、内部ＢＯＸの新規作成のキャンセルを受け付けるＣａｎｃｅｌボタン５３とが表示される。
【０１０１】
ユーザは、この外部ＢＯＸ作成提案画面５０ａを通じて、外部ＢＯＸの設定（作成）、または、内部ＢＯＸの新規作成のキャンセルを行うことができる。
【０１０２】
図５のステップＳ１０８で表示した外部ＢＯＸ作成提案画面５０ａにより、Ｃａｎｃｅｌボタン５３の押下を受けた場合には（ステップＳ１０９；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は内部ＢＯＸの新規作成をキャンセルし（ステップＳ１１０）、表示部２１の表示画面を外部ＢＯＸ作成提案画面５０ａおよびＢＯＸ一覧画面４０ａから前画面に戻して、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１０３】
外部ＢＯＸ作成提案画面５０ａにより、設定ボタン５２の押下を受けた場合には（ステップＳ１０９；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は表示部２１に外部ＢＯＸ作成画面を表示する（ステップＳ１１１）。図８に示すように、外部ＢＯＸ作成画面６０は、たとえばＢＯＸ一覧画面４０ａ上に別のウィンドウ画面としてポップアップ表示される。
【０１０４】
外部ＢＯＸ作成画面６０には、外部ＢＯＸに係る設定情報の入力および表示領域となる設定情報欄６１と、設定の確定を受け付けるＯＫボタン６２（確定ボタン）と、設定（外部ＢＯＸの新規作成）のキャンセルを受け付けるＣａｎｃｅｌボタン６３とが表示される。設定情報欄６１には、新たに作成される外部ＢＯＸのＢＯＸ番号（管理番号）が表示されるＢＯＸ番号欄（「ＢＯＸ＃」）と、当該外部ＢＯＸの所有者としてユーザが入力した氏名（ユーザ名）が表示される所有者欄（「所有者」）と、ユーザが入力した当該外部ＢＯＸの利用先となるメールボックスに対応するメールアドレスが表示されるメールアドレス欄（「Mail」）と、ユーザが入力した同メールボックスに対応するパスワードが表示されるパスワード欄（「Mail PassWd」）とが設けられている。ＢＯＸ番号欄には、現在のＢＯＸ数の次の番号（本例では「００６」）が表示される。
【０１０５】
ユーザは、この外部ＢＯＸ作成画面６０を通じて、新たに作成する外部ＢＯＸの設定情報の入力、設定の確定、または、外部ＢＯＸの新規作成のキャンセルを行うことができる。
【０１０６】
図５のステップＳ１１１で表示した外部ＢＯＸ作成画面６０により、Ｃａｎｃｅｌボタン６３の押下を受けた場合には（ステップＳ１１２；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は外部ＢＯＸの新規作成をキャンセルし（ステップＳ１１０）、表示部２１の表示画面を外部ＢＯＸ作成画面６０およびＢＯＸ一覧画面４０ａから前画面に戻して、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１０７】
外部ＢＯＸ作成画面６０により、設定情報の入力およびＯＫボタン６２の押下によって、外部ＢＯＸの設定および作成指示を受けた場合には（ステップＳ１１２；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は表示部２１に表示していた外部ＢＯＸ作成画面６０のポップアップ表示を消去し、外部ＢＯＸを作成して（ステップＳ１１３）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１０８】
また、ステップＳ１０５において選択された種別が外部ＢＯＸであれば（ステップＳ１０５；外部ＢＯＸ）、ステップＳ１１１へ移行してＣＰＵ１１は表示部２１に外部ＢＯＸ作成画面６０を表示し、以降のステップを同様に行う。
【０１０９】
ステップＳ１１３による外部ＢＯＸの作成では、ＣＰＵ１１は、図４に例示したＢＯＸ管理テーブル３０において、入力されたユーザ名を用いて作成した仮想ＢＯＸ（外部ＢＯＸ）を、既に登録されているＢＯＸの次のＢＯＸ番号（未登録の場合は「＃００１」）に登録する。更にこの仮想ＢＯＸに、入力されたメールアドレスと、同メールアドレスに含まれているドメイン名またはドメイン名から割り出したＩＰアドレスと、同メールアドレスに含まれているユーザＩＤと、入力されたパスワードとを関連付けて登録する。
【０１１０】
本例では、図８の外部ＢＯＸ作成画面６０で例示したユーザ名（所有者）“田中一郎”から「一郎仮想ＢＯＸ」を作成し、既に登録されている＃００１〜＃００５のＢＯＸの次のＢＯＸ番号となる＃００６に登録する。更にこの「一郎仮想ＢＯＸ」に、図８で例示した「ichiro@abc.com」と、このメールアドレスに含まれているドメイン名“abc.com”から割り出したＩＰアドレスである「10.15.13.153」（メールサーバ５のＩＰアドレス）と、このメールアドレスに含まれているユーザＩＤ「ichiro」と、パスワード「********」とを関連付けて登録する。
【０１１１】
本例の登録によって外部ＢＯＸが作成された場合には、図９に示すように、ＢＯＸ一覧画面４０ａには新たに＃００６の外部ＢＯＸが表示される。ユーザ（田中一郎社員）は、この新たに作成した外部ＢＯＸを複合機１０内のＢＯＸ（内部ＢＯＸ）と同様に画像データのファイルの保存先として利用できるようになる。
【０１１２】
（ＢＯＸ保存）
図１０は、複合機１０によるＢＯＸ保存の動作を示す流れ図である。本動作では、複合機１０の表示部２１に図１１〜図１４に例示するＢＯＸ保存に係る画面が表示されるが、本動作はこれらの画面も交えながら説明する。またここでは、原稿のスキャンによる画像データのファイルをＢＯＸに保存するジョブ（スキャンＢＯＸ保存ジョブ）を例に説明する。
【０１１３】
複合機１０のＣＰＵ１１は、操作部２２でＢＯＸ保存以外の機能の選択を受けた場合には（ステップＳ２０１；Ｎｏ）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。操作部２２でＢＯＸ保存機能の選択を受けた場合には（ステップＳ２０１；Ｙｅｓ）、ＢＯＸ管理テーブル３０の登録情報を使用して表示部２１にＢＯＸ保存用のＢＯＸ一覧画面を表示する（ステップＳ２０２）。図４に示したＢＯＸ管理テーブル３０において、たとえば、既に＃００１〜＃００５までのＢＯＸが登録されている場合には、図１１に示すようなＢＯＸ一覧画面４０ｂが表示部２１に表示される。
【０１１４】
ＢＯＸ一覧画面４０ｂには、図６で説明したＢＯＸ一覧画面４０ａと同じ項目欄４２、ＢＯＸ一覧４３（現在のＢＯＸ一覧）、スクロール操作部４４、および戻るボタン４８と、画像データのファイルを保存する保存先のＢＯＸの指定を促す旨を示すメッセージ４１ｂと、指定の確定を受け付けるＯＫボタン４９（確定ボタン）とが表示される。
【０１１５】
ユーザは、このＢＯＸ一覧画面４０ｂを通じて、現在のＢＯＸと種別（内部／外部）、ＢＯＸ内のドキュメント数を確認することができ、メールアドレスのユーザＩＤから外部ＢＯＸの所有者を識別することができる。またユーザは、ＢＯＸ一覧４３の中から自分の所有するＢＯＸを押下して選択し、ＯＫボタン４９を押下してファイルを保存するＢＯＸを指定することができる。なお、本図ではＢＯＸ一覧４３の中で＃００３の内部ＢＯＸが押下・選択されている状態を示している。
【０１１６】
図１０のステップＳ２０２で表示したＢＯＸ一覧画面４０ｂにより、戻るボタン４８の押下を受けた場合には（ステップＳ２０３；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１の表示画面をＢＯＸ一覧画面４０ｂから前画面に戻し（ステップＳ２０４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１１７】
ＢＯＸ一覧画面４０ｂにより、ＢＯＸ一覧４３の中のいずれかのＢＯＸの押下とＯＫボタン４９の押下によって、保存先のＢＯＸの選択および指定を受けたが（ステップＳ２０３；Ｙｅｓ）、スキャナ部１７への原稿のセットおよびスタートボタンの押下を受けずに所定時間が経過した場合には（ステップＳ２０４；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１の表示画面をＢＯＸ一覧画面４０ｂから前画面に戻し（ステップＳ２０４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１１８】
所定時間内にスキャナ部１７への原稿のセットおよびスタートボタンの押下を受けた場合には（ステップＳ２０４；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１はスキャナ部１７による原稿の読み取りを実行する（ステップＳ２０５）。そしてスキャナ部１７から出力された原稿の画像データをファイル化し、ＲＡＭ１３に一時保存する（画像データの取得）。
【０１１９】
指定されたのが内部ＢＯＸである場合には（ステップＳ２０６；内部ＢＯＸ（内部保存の選択と保存指示））、ＣＰＵ１１はファイル化した画像データの容量（ファイルサイズ）と画像記憶部１８（内部ＨＤＤ）の残容量（空き容量）を比較する。画像記憶部１８の残容量が画像データの容量以上の場合には（ステップＳ２０７；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１はその画像データ（ファイル）を指定の内部ＢＯＸに保存し（ステップＳ２０８）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１２０】
画像記憶部１８の残容量が画像データの容量よりも小さい場合には（ステップＳ２０７；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１に外部ＢＯＸ保存提案画面を表示する（ステップＳ２０９）。図１２に示すように、外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂは、たとえばＢＯＸ一覧画面４０ｂ上に別のウィンドウ画面としてポップアップ表示される。なお、図１０のステップＳ２０５による原稿の読み取りによって画像データの取得を完了すると、図１２に示すように、ＢＯＸ一覧画面４０ｂにはＢＯＸ保存を開始した旨を示すメッセージ４１ｃが表示される。
【０１２１】
外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂには、複合機１０内の保存領域が少ないため読み取った原稿の画像データを指定の内部ＢＯＸに保存できないが、メールアドレス等の設定によりメールサーバに外部ＢＯＸを作成して保存できる旨を示すメッセージ５１ｂと、外部ＢＯＸの設定（作成）を受け付ける設定ボタン５４と、本スキャンＢＯＸ（内部ＢＯＸ）保存ジョブのキャンセルを受け付けるＣａｎｃｅｌボタン５５とが表示される。
【０１２２】
ユーザは、この外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂを通じて、外部ＢＯＸの設定（作成）、または、本ジョブのキャンセルを行うことができる。
【０１２３】
図１０のステップＳ２０９で表示した外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂにより、Ｃａｎｃｅｌボタン５５の押下を受けた場合には（ステップＳ２１０；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は取得した画像データを指定の内部ＢＯＸに保存する本ジョブをキャンセルして破棄し（ステップＳ２１１）、表示部２１の表示画面を外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂおよびＢＯＸ一覧画面４０ｂから前画面に戻して、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１２４】
外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂにより、設定ボタン５４の押下を受けた場合には（ステップＳ２１０；Ｙｅｓ（外部保存の選択））、ＣＰＵ１１は表示部２１に外部ＢＯＸ作成画面を表示する（ステップＳ２１２）。図１３に示すように、外部ＢＯＸ作成画面６０は、ＢＯＸ作成動作で説明した画面（図８参照）と同じ画面がＢＯＸ一覧画面４０ｂ上に別のウィンドウ画面としてポップアップ表示される。また、外部ＢＯＸ作成画面６０が表示されるのに伴い、ＢＯＸ一覧画面４０ｂには外部ＢＯＸ作成画面６０で外部ＢＯＸが作成（設定）できる旨を示すメッセージ４１ａが表示される。
【０１２５】
ユーザは、この外部ＢＯＸ作成画面６０を通じて、新たに作成する外部ＢＯＸの設定情報の入力、設定の確定、または、本ジョブ（スキャンＢＯＸ保存ジョブ）のキャンセルを行うことができる。
【０１２６】
図１０のステップＳ２１２で表示した外部ＢＯＸ作成画面６０により、Ｃａｎｃｅｌボタン６３の押下を受けた場合には（ステップＳ２１０；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は取得した画像データを指定の内部ＢＯＸに保存する本ジョブをキャンセルして破棄し（ステップＳ２１１）、表示部２１の表示画面を外部ＢＯＸ作成画面６０およびＢＯＸ一覧画面４０ｂから前画面に戻して、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１２７】
外部ＢＯＸ作成画面６０により、設定情報の入力およびＯＫボタン６２の押下によって、外部ＢＯＸの設定および作成指示を受けた場合には（ステップＳ２１３；Ｙｅｓ（外部保存指示））、ＣＰＵ１１は外部ＢＯＸ作成画面６０のポップアップ表示を消去し、外部ＢＯＸを作成して本ジョブをスキャン外部ＢＯＸ保存ジョブとして継続する（ステップＳ２１４）。ここでの外部ＢＯＸの作成は、ＢＯＸ作成動作で説明した外部ＢＯＸの作成と同じ内容である（図５のステップＳ１１３参照）。
【０１２８】
図１３に例示した外部ＢＯＸ作成画面６０の設定情報は、図８と同じである。この場合も図４のＢＯＸ管理テーブル３０に例示したように、新たに作成された「一郎仮想ＢＯＸ」がＢＯＸ番号の＃００６に登録され、この「一郎仮想ＢＯＸ」に図示の属性情報が関連付けられて登録される。そして図１４に示すように、ＢＯＸ一覧画面４０ｂには新たに＃００６の外部ＢＯＸが表示され、この外部ＢＯＸに本ジョブの画像データ（ファイル）が保存されるようになる。
【０１２９】
図１０のステップＳ２１４による外部ＢＯＸの作成を終えると、ＣＰＵ１１はＢＯＸ管理テーブル３０からその外部ＢＯＸ（仮想ＢＯＸ）に関連付けて登録されているメールアドレスを読み出すと共に、ＲＡＭに保存されている画像データのファイルを読み出し、それらを画像外部保存命令と共に電子メール処理部２３に入力する（ステップＳ２１５）。
【０１３０】
電子メール処理部２３は、ＣＰＵ１１から画像外部保存命令を受けると、入力された画像データのファイルを添付した電子メールであるファイル添付メール（画像データ添付メール）を作成する（ステップＳ２１６）。詳細には、電子メールを新規作成し、その電子メールにＣＰＵ１１から入力された画像データのファイルを添付し、その電子メールのヘッダにおける差出人（From:）と宛先（To:）にはＣＰＵ１１から入力されたメールアドレスを記入し、件名（Subject:）には添付ファイルの選択用情報となるファイル名を記入し、更に添付ファイルのページ数をヘッダに記入して、上記のファイル添付メールを作成する（図１７参照）。また、メール本文または添付ファイルに印刷の設定を付加してもよい。
【０１３１】
電子メール処理部２３は、このファイル添付メールをネットワーク通信部１６を通じてメールサーバに送信し（ステップＳ２１７（画像データ外部保存））、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１３２】
また、ステップＳ２０６において指定されたＢＯＸが外部ＢＯＸであれば（ステップＳ２０６；外部ＢＯＸ（外部保存の選択と保存指示））、ステップＳ２１５へ移行する。この場合は、ＣＰＵ１１はＢＯＸ管理テーブル３０からその指定された外部ＢＯＸ（仮想ＢＯＸ）に関連付けて登録されているメールアドレスを読み出すと共に、ＲＡＭに保存されている画像データのファイルを読み出し、それらを画像外部保存命令と共に電子メール処理部２３に入力する。以降は電子メール処理部２３がステップＳ２１６およびステップＳ２１７を同様に行う。
【０１３３】
また、内部保存が不可となった場合は（ステップＳ２０７；Ｎｏ）、外部保存を提案するようにしている（ステップＳ２０９）。この提案は、たとえば、本ジョブを指示したユーザの外部ＢＯＸが未登録の場合は図１２に示した外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂを表示して外部ＢＯＸの新規作成（設定）を提案し、既登録の場合はそのユーザの外部ＢＯＸに本ジョブのファイルを保存できる旨のメッセージを示した外部ＢＯＸ保存提案画面を表示して外部保存への切り替えを提案するなどしてもよい。また、外部保存への切替指示を受けた場合は、そのユーザの外部ＢＯＸを保存先のＢＯＸに指定してステップＳ２１５へ移行する。この場合も、ＣＰＵ１１はＢＯＸ管理テーブル３０からその指定された外部ＢＯＸ（仮想ＢＯＸ）に関連付けて登録されているメールアドレスを読み出すと共に、ＲＡＭに保存されている画像データのファイルを読み出し、それらを画像外部保存命令と共に電子メール処理部２３に入力する。以降は電子メール処理部２３がステップＳ２１６およびステップＳ２１７を同様に行うようにすればよい。
【０１３４】
複合機１０からファイル添付メールを受信したメールサーバは、そのメール本体のヘッダに付加されている宛先のメールアドレスからユーザＩＤを識別し、そのユーザＩＤのメールボックスに受信したファイル添付メールを格納して保管する。複合機１０は、このようにしてメールサーバを利用した画像データの外部保存を行う。
【０１３５】
図８および図９に示したように、たとえば、田中一郎社員が複合機１０によるスキャンＢＯＸ保存ジョブで、外部ＢＯＸを作成するために自分のメールアドレスなどを入力した場合には、そのメールアドレスに対応する図１に示した社内のメールサーバ５内の自分のメールボックス（ユーザＩＤ：ichiro）がその外部ＢＯＸとして登録され利用されることになる。複合機１０がこのスキャンＢＯＸ保存ジョブで画像データ（ファイル）の外部保存を行うために送信したファイル添付メールは、メールサーバ５内のユーザＩＤ：ichiroのメールボックスに保管される。
【０１３６】
また、たとえば、花子社員が複合機１０によるスキャンＢＯＸ保存ジョブで、図１１のＢＯＸ一覧画面４０ｂに示す＃００５の既に登録している自分の外部ＢＯＸ（図４参照）を保存先として指定した場合には、複合機１０は原稿のスキャンで取得した画像データのファイルをその保存先として指定された外部ＢＯＸに保存する。すなわち、複合機１０がこのスキャンＢＯＸ保存ジョブで画像データ（ファイル）の外部保存を行うために送信したファイル添付メールは、図１に示した社外のメールサーバ６に受信されてその保存先となるユーザＩＤ：hanakoのメールボックスに保管される。
【０１３７】
（ＢＯＸ利用）
図１５は、複合機１０によるＢＯＸ利用（ＢＯＸ保存ファイル利用）の動作を示す流れ図である。本動作では、複合機１０の表示部２１に図１６に例示するファイル一覧画面が表示されるが、本動作はこれらの画面も交えながら説明する。
【０１３８】
複合機１０のＣＰＵ１１は、操作部２２でＢＯＸ利用以外の機能の選択を受けた場合には（ステップＳ２２１；Ｎｏ）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。操作部２２でＢＯＸ利用機能の選択を受けた場合には（ステップＳ２２１；Ｙｅｓ（表示指示））、ＢＯＸ管理テーブル３０の登録情報を使用して表示部２１にＢＯＸ利用用のＢＯＸ一覧画面を表示する（ステップＳ２２２）。この画面は、たとえば、図１１に示したＢＯＸ一覧画面４０ｂにおいて、メッセージ４１ｂが「利用するボックスを指定してください」など、利用先のＢＯＸの指定を促す旨を示すメッセージに変えられたＢＯＸ一覧画面として表示部２１に表示される。
【０１３９】
ユーザは、上記例のＢＯＸ一覧画面を通じて、現在のＢＯＸと種別（内部／外部）、ＢＯＸ内のドキュメント数を確認することができ、メールアドレスのユーザＩＤから外部ＢＯＸの所有者を識別することができる。またユーザは、ＢＯＸ一覧の中から自分の所有するうちの利用したいＢＯＸを押下して選択し、ＯＫボタンを押下して利用するＢＯＸを指定することができる。
【０１４０】
図１５のステップＳ２２２で表示したＢＯＸ一覧画面により、たとえば、戻るボタンの押下を受けた場合には（ステップＳ２２３；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１の表示画面をＢＯＸ一覧画面から前画面に戻し（ステップＳ２２４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１４１】
ＢＯＸ一覧画面により、たとえば、ＢＯＸ一覧の中のいずれかのＢＯＸの押下とＯＫボタンの押下によって、利用先のＢＯＸの選択および指定を受けた場合は（ステップＳ２２３；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は指定されたＢＯＸが内部ＢＯＸであれば（ステップＳ２２５；内部ＢＯＸ）、その内部ＢＯＸに保存されている画像データのファイルを利用可能にする内部ＢＯＸ利用処理を実行し（ステップＳ２３２）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１４２】
指定されたＢＯＸが外部ＢＯＸの場合には（ステップＳ２２５；外部ＢＯＸ）、電子メール処理部２３はＢＯＸ管理テーブル３０（図４参照）からその指定された外部ＢＯＸ（仮想ＢＯＸ）に関連付けて登録されているメール受信情報（メールサーバ情報、ユーザＩＤ、パスワード）を読み出し（ステップＳ２２６）、そのメール受信情報を用いてメールサーバにアクセスしてユーザＩＤのメールボックス内の全メール（ファイル添付メール）のヘッダ情報を取得する（ステップＳ２２７）。
【０１４３】
ヘッダ情報の取得は、メール受信プロトコルがＰＯＰ３に対応している場合には、図３で説明したＬＩＳＴコマンドとＴＯＰコマンドを用いて行う。すなわち、電子メール処理部２３はＬＩＳＴコマンドを用いて、メールボックスに保管されているファイル添付メールのメッセージ番号の一覧を取得し、ＴＯＰコマンドを用いて、取得したメッセージ番号一覧のうちの指定したメッセージ番号のファイル添付メールのヘッダ情報を取得する。
【０１４４】
ＣＰＵ１１は、電子メール処理部２３が取得したヘッダ情報からファイルの選択用情報となるファイル名と、ページ数を抽出し、そのファイル名とページ数を用いて図１６に示すようなファイル一覧画面７０aを表示部２１に表示する。
【０１４５】
ファイル一覧画面７０aには、利用するファイルの選択を促す旨を示すメッセージ７１と、本画面に表示されたファイルの保存先となる指定したＢＯＸ（本例では外部ＢＯＸ）に関するＢＯＸ情報７２と、各種の表示項目が示された項目欄７３と、指定したＢＯＸ（本例では外部ＢＯＸ）に保存されているファイルを一覧表示したファイル一覧７４と、ファイル一覧７４に対するスクロール操作を受け付けるスクロール操作部７５と、選択したファイルの出力種別としてプリント（印刷）の選択操作を受け付けるプリント選択ボタン７６と、選択したファイルの出力種別としてネット送信（端末装置４へのファイル送信など）の選択操作を受け付けるネット送信選択ボタン７７と、表示部２１の表示画面を前画面に戻す操作を受け付ける戻るボタン７８とが表示される。
【０１４６】
ＢＯＸ情報７２は、たとえば、ＢＯＸ一覧画面（図１１参照）で選択・指定したＢＯＸに表示されていたＢＯＸ番号（「ＢＯＸ＃：０４」など）、ＢＯＸ種別（「ＢＯＸ種別：外部ＢＯＸ」など）、ドキュメント数（「ドキュメント数：５」など）、備考（「備考：メールアドレス」など）などである。項目欄７３に示される表示項目は、たとえば、ファイルの管理番号（ファイル番号）を示す「番号」、「ファイル名」、「ページ数」などである。ファイル一覧７４では、表示された各ファイルは、表示領域に対する押下操作を受けて個別に選択可能とされている。詳細には、押下操作を受けるたびに、非選択状態から選択状態へ、または、選択状態から非選択状態へ切り替えられるようになっている。
【０１４７】
ユーザは、このファイル一覧画面７０ａを通じて、指定した外部ＢＯＸに保存されているファイルをファイル名（選択用情報）から識別することができ、ファイルのページ数を確認することができる。またユーザは、ファイル一覧７４の中から利用したいファイルを押下して選択し、選択したファイルの出力種別として、プリント選択ボタン７６を押下してプリントを選択する、または、ネット送信選択ボタン７７を押下してネット送信を選択することができる。
【０１４８】
図１５のステップＳ２２９で表示したファイル一覧画面７０ａにより、戻るボタン７８の押下を受けた場合には（ステップＳ２３０；Ｎｏ）、ステップＳ２２２へ戻り、ＣＰＵ１１は表示部２１の表示画面をファイル一覧画面７０ａから前画面のＢＯＸ一覧画面に戻してステップＳ２２２移行を同様に行う。
【０１４９】
ファイル一覧画面７０ａにより、ファイル一覧７４の中のいずれかのファイルの押下とプリント選択ボタン７６またはネット送信選択ボタン７７の押下によって、出力（利用）するファイルの選択および出力種別の選択を受け、スタートボタンの押下によって出力指示を受けた場合は（ステップＳ２３０；Ｙｅｓ）、選択されたファイルを選択された出力種別で出力し（ステップＳ２３１）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１５０】
ステップＳ２３１の詳細は、電子メール処理部２３は指定された外部ＢＯＸとなるメールサーバのメールボックスから、選択されたファイルが添付されているファイル添付メールを図３で説明したＲＥＴＲコマンドを用いて取得する。すなわち、電子メール処理部２３は選択されたファイルに対応するメッセージ番号を指定したＲＥＴＲコマンドをメールサーバに送信し、メールサーバからその指定したメッセージ番号のファイル添付メールを受信する。
【０１５１】
ＣＰＵ１１は、電子メール処理部２３が受信したファイル添付メールに添付されているファイルを、選択された出力種別で出力する。プリントが選択された場合には、プリンタ部２０によりそのファイルの画像を記録紙に印刷して出力する。また、メール本文または添付ファイルに印刷の設定が付加されている場合には、その設定に従って印刷を行う。ネット送信が選択された場合は、そのファイルをネットワーク通信部１６から送信先の端末装置４などへ送信して出力する。
【０１５２】
（選択用情報の変形例１）
図１６に示したように、ファイル一覧画面７０ａでは一覧表示されたファイルを選択（識別）するための選択用情報としてファイル名が表示される。このファイル名は、ファイル添付メールのヘッダに付加するヘッダ情報のうちの件名（Subject:）に記入する例を説明した。電子メールのヘッダには、規定されたヘッダ情報の他に任意のヘッダ情報を付加できるため、ファイル名は任意のヘッダ情報として付加することも可能である。
【０１５３】
図１７は、ファイル添付メール８０のヘッダに添付ファイルのファイル名を任意のヘッダ情報として付加した場合の一例を示す図である。ヘッダ情報は、“フィールド名”コロン（：）“フィールドボディ”の形式で構成される。たとえば、図示のようにフィールド名は“ImageName”とし、ファイル名が“SampleImage1”であれば、「ImageName:
SampleImage1」としたヘッダ情報８１をファイル添付メールのヘッダに付加するようにしてもよい。この場合のファイル一覧画面７０ａでは、外部ＢＯＸ(メールボックス)内のファイル添付メールから取得されたヘッダ情報の中から、フィールド名“ImageName”のフィールドボディがファイル名として抽出されファイル一覧７４に表示されるようになる。
【０１５４】
（選択用情報の変形例２）
任意に付加できるヘッダ情報を利用して、ファイル添付メールのヘッダに添付ファイルのサムネイル画像を付加することも可能である。図１８は、ファイル添付メール８２のヘッダに添付ファイルのサムネイル画像を任意のヘッダ情報として付加した場合の一例を示す図である。この場合もヘッダ情報の形式に従い、たとえば、フィールド名は“ThumbnailImageDate”とし、フィールドボディにサムネイル画像データを記入することで、添付ファイルのサムネイル画像をヘッダ情報８３として付加することができる。ファイル名は、図示のように件名（Subject:）に記入してもよいし、図１７に例示したように任意のヘッダ情報として付加してもよい。
【０１５５】
図１９は、ファイル一覧７９にファイル名とサムネイル画像が表示されファイル一覧画面７０ｂの一例を示す図である。本画面では、外部ＢＯＸ(メールボックス)内のファイル添付メールから取得されたヘッダ情報の中から、フィールド名“ThumbnailImageDate”のフィールドボディがサムネイル画像データとして抽出され、ファイル一覧７９にそのサムネイル画像がファイル名と共に選択用情報として表示されるようになる。表示された各ファイルは、サムネイル画像およびファイル名の表示領域に対する押下操作を受けて個別に選択できるようにしてもよいし、操作部２２におけるハードボタンを操作して個別に選択できるようにしてもよい。
【０１５６】
また、サムネイル画像はファイル添付メールのヘッダに付加する他に、ファイル添付メールに別途添付して送信したり、ファイル添付メールと関連付けた別のメールに添付して送信したりしてもよい。別のメールに添付する場合は、その別のメールのみを受信してファイル一覧画面にサムネイル画像を表示することができる。
【０１５７】
なお、一般の電子メールプログラムは、電子メールのヘッダに不知のフィールド名がある場合には読み飛ばす。そのため、複合機１０によって添付ファイルのファイル名やサムネイル画像が任意のヘッダ情報として付加された電子メール（ファイル添付メール）が、複合機１０以外の電子メールプログラムで開けないなどの不具合は起こらない。
【０１５８】
（外部ＢＯＸ保存ファイルの削除）
外部ＢＯＸとなるメールサーバのメールボックスからファイルの出力のために受信したファイル添付メールを、そのメールボックス（外部ＢＯＸ）から削除するか否かについては、たとえば、その設定画面を表示部２１に表示し操作部２２を通じて設定を受け付けるなどが可能である。また、この設定は外部ＢＯＸ単位やファイル単位で行うことが可能である。
【０１５９】
たとえば、外部ＢＯＸ単位の場合は、外部ＢＯＸ作成画面（図８および図１３参照）に出力後削除設定のメニューを表示し、新規作成する外部ＢＯＸに対する出力後削除または出力後非削除の設定を受け付ける。ＢＯＸ一覧画面（図６参照）を通じて選択された外部ＢＯＸの出力後削除設定画面をポップアップ表示し、その外部ＢＯＸに対する出力後削除または出力後非削除の設定を受け付けるなどする。この設定を受けると、ＣＰＵ１１は設定内容を示す出力後削除判断情報をＢＯＸ管理テーブルの仮想ＢＯＸに関連付けて記憶する。
【０１６０】
図２０は、出力後削除判断情報を記憶したＢＯＸ管理テーブル３１の一例を示す図である。出力後削除判断情報は、仮想ＢＯＸに属性情報として関連付けられて記憶される。たとえば、設定内容に応じて、出力後削除の場合には「削除」、出力後非削除の場合には「削除しない」などが記憶される。また、設定を受けていない場合には初期設定が記憶されてもよい。初期設定は、出力後削除および出力後非削除のいずれとしてもよい。
【０１６１】
ＣＰＵ１１は、ファイルの外部保存を行う仮想ＢＯＸ（外部ＢＯＸ）に関連付けられている出力後削除判断情報を確認し、「削除」の場合のみ、画像外部保存命令に出力後削除情報を加えて電子メール処理部２３に入力する。電子メール処理部２３は、ＣＰＵ１１からの画像外部保存命令に出力後削除情報を加えられていた場合のみ、ファイル添付メールのヘッダに出力後削除情報を任意のヘッダ情報として付加する。
【０１６２】
図２１は、ファイル添付メール８４のヘッダに出力後削除情報を任意のヘッダ情報として付加した場合の一例を示す図である。ヘッダ情報の形式に従い、たとえば「DeleteImageAfterOutPut: True」などの出力後にファイルを削除することを示す出力後削除情報８５をファイル添付メールのヘッダに付加する。これにより、ＢＯＸ管理テーブル３１における出力後削除判断情報が「削除」の外部ＢＯＸに保存されるファイル添付メールには出力後削除情報が付加され、「削除しない」の外部ＢＯＸに保存されるファイル添付メールには出力後削除情報が付加されないことになる。
【０１６３】
電子メール処理部２３は、外部ＢＯＸに保存されているファイルの出力のためにファイル添付メールをメールサーバから受信すると、そのファイル添付メールのヘッダに上記の出力後削除情報が付加されている場合のみ、ファイルの出力後に、そのファイル添付メールのメッセージ番号を指定した図３のＤＥＬＥコマンド（削除命令）を受信先のメールサーバに送信する。これを受けてメールサーバは、指定されたメッセージ番号のファイル添付メールをメールボックスから削除する。
【０１６４】
これにより、外部ＢＯＸに保存されたファイルの出力後削除／非削除が外部ＢＯＸ単位で切り替えられる。
【０１６５】
また、出力後削除／非削除をファイル単位で個別に設定する場合は、その設定をファイルの外部保存時に行う。たとえば、図１０のステップＳ２０２および図１１で説明したＢＯＸ一覧画面を通じて、ファイルの保存先に外部ＢＯＸが選択された場合には、そのファイルの出力後削除設定画面をポップアップ表示し、そのファイルに対する出力後削除または出力後非削除の設定を受け付ける。この設定画面は、ＢＯＸ一覧画面における外部ＢＯＸの選択に伴い自動的に表示してもよいし、外部ＢＯＸの選択後に別途その設定画面の表示操作を受けて表示してもよい。
【０１６６】
また、内部保存から外部保存に切り替えた場合も（図１０のステップＳ２０７；Ｎｏ→ステップＳ２０９）、同様にファイルの出力後削除設定画面をポップアップ表示し、そのファイルに対する出力後削除または出力後非削除の設定を受け付ける。この設定画面は、内部保存から外部保存への切り替えに伴い自動的に表示してもよいし、切り替え後に別途その設定画面の表示操作を受けて表示してもよい。
【０１６７】
このファイル単位の設定を受けると、ＣＰＵ１１は当該ファイルについては外部ＢＯＸ単位の設定よりもファイル単位の設定を優先し、この設定が「削除」の場合のみ、画像外部保存命令に出力後削除情報を加えて電子メール処理部２３に入力する。その後の電子メール処理部２３の動作は、外部ＢＯＸ単位の場合と同じである。
【０１６８】
これにより、外部ＢＯＸに保存されたファイルの出力後削除／非削除がファイル単位で切り替えられる。
【０１６９】
なお、上記の外部ＢＯＸ単位やファイル単位の削除動作は組み合わせずに、設定で切り替えられるようにする（選択）、あるいは、いずれか一方のみを行うようにしてもよい（固定）。
【０１７０】
また、外部ＢＯＸ単位の削除動作のみを行う構成では、ファイル添付メールに付加される出力後削除情報は使用せず、ＢＯＸ管理テーブルに記憶される出力後削除判断情報のみで判断することもできる。たとえば、電子メール処理部２３は、外部ＢＯＸに保存されているファイルの出力のためにファイル添付メールをメールサーバから受信すると、ＢＯＸ管理テーブルにおけるその外部ＢＯＸ（仮想ＢＯＸ）の出力後削除判断情報を確認し、「削除」の場合のみ、ファイルの出力後に、そのファイル添付メールの削除命令を受信先のメールサーバに送信するなどすればよい。これにより、ＢＯＸ管理テーブルに記憶される出力後削除判断情報のみでも外部ＢＯＸ単位の削除動作が可能である。また、ファイル単位の削除動作のみを行う構成では、ＢＯＸ管理テーブルに記憶される出力後削除判断情報は使用せず、ファイル添付メールに付加される出力後削除情報の有無で削除／非削除を判断することができ、そのファイル単位の削除動作が可能である。
【０１７１】
（外部ＢＯＸ共有）
図２２は、複合機１０による外部ＢＯＸ共有の共有元の動作を示す流れ図である。本動作では、複合機１０の表示部２１に図２３および図２４に例示する外部ＢＯＸ共有に係る画面が表示されるが、本動作はこれらの画面も交えながら説明する。
【０１７２】
複合機１０のＣＰＵ１１は、操作部２２でＢＯＸ設定以外の機能の選択を受けた場合には（ステップＳ３０１；Ｎｏ）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。操作部２２でＢＯＸ設定機能の選択を受けた場合には（ステップＳ３０１；Ｙｅｓ）、ＢＯＸ管理テーブル３０の登録情報を使用して表示部２１にＢＯＸ設定用のＢＯＸ一覧画面を表示する（ステップＳ３０２）。図４に示したＢＯＸ管理テーブル３０において、たとえば、既に＃００１〜＃００５までのＢＯＸが登録されている場合には、図２３に示すようなＢＯＸ一覧画面４０ｃが表示部２１に表示される。
【０１７３】
ＢＯＸ一覧画面４０ｃには、図６のＢＯＸ一覧画面４０ａで説明したメッセージ４１ａ、項目欄４２、ＢＯＸ一覧４３、スクロール操作部４４、内部ＢＯＸ選択ボタン４５、外部ＢＯＸ選択ボタン４６、新規作成ボタン４７、戻るボタン４８に加えて、選択された外部ＢＯＸの共有設定操作を受け付ける共有ボタン８６が表示される。
【０１７４】
ユーザは、このＢＯＸ一覧画面４０ｃを通じて、図６のＢＯＸ一覧画面４０ａで説明した内部ＢＯＸまたは外部ＢＯＸの新規作成の他に、ＢＯＸ一覧４３の中から自分の所有する外部ＢＯＸを押下して選択し、共有ボタン８６を押下して他の複合機１０と共有する外部ＢＯＸの共有設定を行うことができる。なお、本図ではＢＯＸ一覧４３の中で＃００５の外部ＢＯＸが押下・選択されている状態を示している。
【０１７５】
図２２のステップＳ３０２で表示したＢＯＸ一覧画面４０ｃにより、戻るボタン４８の押下を受けた場合には（ステップＳ３０３；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１の表示画面をＢＯＸ一覧画面４０ｃから前画面に戻し（ステップＳ３０４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１７６】
ＢＯＸ一覧画面４０ｃにより、内部ＢＯＸ選択ボタン４５または外部ＢＯＸ選択ボタン４６の押下と新規作成ボタン４７の押下によって、ＢＯＸの種別選択および作成指示を受けた場合には（ステップＳ３０３；Ｙｅｓ→ステップＳ３０５；ＢＯＸ作成）、ＣＰＵ１１はＢＯＸ作成処理を実行し（ステップＳ３０６）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。ＢＯＸ作成処理の動作の詳細は、図５で説明したステップＳ１０５以降の動作である。
【０１７７】
ＢＯＸ一覧画面４０ｃにより、ＢＯＸ一覧４３の中のいずれかの外部ＢＯＸの押下と共有ボタン８６の押下によって、共有する外部ＢＯＸの選択および共有設定指示を受けた場合には（ステップＳ３０５；ＢＯＸ共有）、ＣＰＵ１１は表示部２１に外部ＢＯＸ共有設定画面を表示する（ステップＳ３０７）。図２４に示すように、外部ＢＯＸ共有設定画面９０は、たとえばＢＯＸ一覧画面４０ｃ上に別のウィンドウ画面としてポップアップ表示される。
【０１７８】
外部ＢＯＸ共有設定画面９０には、外部ＢＯＸの共有先情報となる他の複合機１０のメールアドレスの入力を促す旨を示すメッセージ９１と、その共有先情報（メールアドレス）の入力および表示領域となる共有先情報欄９２と、設定の確定を受け付けるＯＫボタン９３（確定ボタン）と、設定のキャンセルを受け付けるＣａｎｃｅｌボタン９４とが表示される。本例の外部ＢＯＸ共有設定画面９０では複数の共有先が設定可能であり、共有先情報欄９２には、外部ＢＯＸの共有先の番号が表示される共有先番号欄（「＃」）と、ユーザが入力した共有先情報となる他の複合機１０のメールアドレスが表示されるメールアドレス欄（「共有するＭＦＰのメールアドレス」）とが複数設けられている。
【０１７９】
ユーザは、この外部ＢＯＸ共有設定画面９０を通じて、自分の外部ＢＯＸの共有設定に係る共有先情報（メールアドレス）の入力、設定の確定、または、設定のキャンセルを行うことができる。なお、本図では３つの共有先情報が入力・表示されている状態を示している。また、この共有設定では共有期限を設定することもできる。共有期限を設定する場合には、たとえば、操作部２２を通じて共有期限の日数（１０日間など）を別途入力してからＯＫボタン９３を押下して設定の確定を行う。
【０１８０】
図２２のステップＳ３０７で表示した外部ＢＯＸ共有設定画面９０により、Ｃａｎｃｅｌボタン９４の押下を受けた場合には（ステップＳ３０８；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は外部ＢＯＸの共有設定をキャンセルし、表示部２１の表示画面を外部ＢＯＸ共有設定画面９０およびＢＯＸ一覧画面４０ｃから前画面に戻して（ステップＳ３０４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１８１】
外部ＢＯＸ共有設定画面９０により、共有先情報のみの入力または共有期限を含む入力、およびＯＫボタン９３の押下によって、外部ＢＯＸの共有設定の確定および共有指示を受けた場合には（ステップＳ３０９８；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は表示部２１に表示していた外部ＢＯＸ共有設定画面９０のポップアップ表示を消去し、ＢＯＸ管理テーブル３０（図４参照）から選択された外部ＢＯＸ（仮想ＢＯＸ）のフォルダ（ＢＯＸ）名と、その外部ＢＯＸに関連付けて登録されている属性情報を読み出し、そのフォルダ（ＢＯＸ）名および属性情報と、入力された共有先情報（共有先の複合機１０のメールアドレス）と、共有期限が入力された場合にはその共有期限とを、外部ＢＯＸ共有命令と共に電子メール処理部２３に入力する（ステップＳ３０９）。
【０１８２】
電子メール処理部２３は、ＣＰＵ１１から外部ＢＯＸ共有命令を受けると、入力された共有先情報からそのメールアドレス宛ての外部ＢＯＸ共有通知メールを作成する（ステップＳ３１０）。詳細には、入力された共有先情報数分の電子メールを新規作成し、各電子メールのヘッダにおける宛先（To:）には共有先情報となるメールアドレスを記入し（複数の場合は１つずつ記入）、差出人（From:）には自機のメールアドレスを記入し、件名（Subject:）には「外部ＢＯＸ共有通知」などを記入し、メール本文にはフォルダ（ＢＯＸ）名と属性情報を記入し、共有期限が入力された場合には更にその共有期限も記入して、上記の外部ＢＯＸ共有通知メールを作成する。なお、件名に記入する情報はヘッダ情報として付加してもよい。また、メール本文に記入する各種の情報はファイルにしてメール本体に添付してもよい。
【０１８３】
電子メール処理部２３は、この外部ＢＯＸ共有通知メールをネットワーク通信部１６を通じてメールサーバ５に送信し（ステップＳ３１１（共有先へメール送信）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１８４】
図２５は、複合機１０による外部ＢＯＸ共有の共有先の動作を示す流れ図である。
【０１８５】
複合機１０のＣＰＵ１１は、電子メール処理部２３がメールサーバ５から自機宛ての電子メールを受信すると（ステップＳ４０１）、件名またはヘッダ情報を確認する。本メールが外部ＢＯＸ共有通知メールでない場合には（ステップＳ４０２；Ｎｏ）、電子メールの通常処理を実行し（ステップＳ４０３）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。本メールが外部ＢＯＸ共有通知メールである場合には（ステップＳ４０２；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は本メールのメール本文または添付ファイルからフォルダ（ＢＯＸ）名と属性情報を取得し、共有期限があればその共有期限も取得して、ＢＯＸ管理テーブルに共有ＢＯＸとして作成・登録し（ステップＳ４０４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１８６】
図２６は、共有ＢＯＸが作成・登録されたＢＯＸ管理テーブル３２の一例を示す図である。図２３および図２４に例示したように、共有元の複合機１０において、ＢＯＸ一覧画面４０ｃにおける＃００５の花子社員の外部ＢＯＸが共有設定された場合には、共有先の複合機１０のＢＯＸ管理テーブル３２には、たとえば、既に登録されている＃００１〜＃００４の次のＢＯＸ番号となる＃００５に、新たに作成された「花子仮想ＢＯＸ」が登録され、これに関連付けられて属性情報が登録される。また、共有元の複合機１０において、１０日間の共有期限が設定された場合には、ＢＯＸ管理テーブル３２にはその「１０日間」を示す共有期限も属性情報として登録される。
【０１８７】
（共有ＢＯＸ利用）
図２７は、複合機１０による共有ＢＯＸ利用（共有ＢＯＸを含むＢＯＸ保存ファイル利用）の動作を示す流れ図である。本動作では、複合機１０の表示部２１に図２８に例示するＢＯＸ一覧画面が表示されるが、本動作はこの画面も交えながら説明する。
【０１８８】
複合機１０のＣＰＵ１１は、操作部２２でＢＯＸ利用以外の機能の選択を受けた場合には（ステップＳ２２１；Ｎｏ）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。操作部２２でＢＯＸ利用機能の選択を受けた場合には（ステップＳ２２１；Ｙｅｓ）、ＢＯＸ管理テーブル３２に登録されている仮想ＢＯＸ（共有ＢＯＸ）の中で共有期限の切れているものが存在するか否かを確認する（ステップＳ２３３）。
【０１８９】
共有期限切れの仮想ＢＯＸが存在する場合には（ステップＳ２３３；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１はＢＯＸ管理テーブル３２からその仮想ＢＯＸのフォルダ（ＢＯＸ）名と属性情報を消去して、その仮想ＢＯＸを削除し（ステップＳ２３４）、ＢＯＸ管理テーブル３２の登録情報を使用して表示部２１にＢＯＸ利用用のＢＯＸ一覧画面を表示する（ステップＳ２２２）。共有期限切れの仮想ＢＯＸが存在しない場合には（ステップＳ２３３；Ｎｏ）、現状のＢＯＸ管理テーブル３２の登録情報を使用して表示部２１にＢＯＸ利用用のＢＯＸ一覧画面を表示する（ステップＳ２２２）。本動作におけるステップＳ２２２以降は、図１５で説明したステップＳ２２２以降と同じである。
【０１９０】
図２６に示したＢＯＸ管理テーブル３２において、＃００５の仮想ＢＯＸ（共有ＢＯＸ）の共有期限が切れていない場合には、図２８に示すようなＢＯＸ一覧画面４０ｄが表示部２１に表示される。ＢＯＸ一覧画面４０ｄには、図６で説明したＢＯＸ一覧画面４０ａと同じ項目欄４２、ＢＯＸ一覧４３（現在のＢＯＸ一覧）、スクロール操作部４４、および戻るボタン４８と、保存されている画像データのファイルを利用先のＢＯＸの指定を促す旨を示すメッセージ４１ｄと、指定の確定を受け付けるＯＫボタン４９（確定ボタン）とが表示される。
【０１９１】
このＢＯＸ一覧画面４０ｄにおけるＢＯＸ一覧４３では、当該複合機１０によって共有された外部ＢＯＸが＃００５に表示される。このＢＯＸ一覧画面４０ｄの場合も、＃００５の外部ＢＯＸ（共有ＢＯＸ）を押下して選択し、ＯＫボタン４９を押下することで、図１６や図１９に例示したようなファイル一覧画面７０ａ、７０ｂに遷移する。これにより、選択した外部ＢＯＸ内のファイルを共有元の複合機１０と同様に利用することができる。
【０１９２】
このように、本実施形態に係る複合機１０では、ＢＯＸを管理するための情報を登録するＢＯＸ管理テーブル３０に、メールサーバ内のメールボックスに対応する仮想ＢＯＸを登録し、そのメールボックス（メールアカウント）に対応する電子メールの送受信に必要な送信用情報および受信用情報を仮想ＢＯＸに関連付けて登録する（図４参照）。ファイル（画像データ）の外部保存指示を受けた場合には、そのファイル添付メール（画像添付メール）を送信用情報を用いてメールサーバに送信しファイルの外部保存を行う（図１０参照）。外部保存が行われたファイルの出力指示を受けた場合には、受信用情報を用いてメールサーバからファイル添付メールを受信し、ファイルを出力する（図１５参照）。
【０１９３】
これにより、専用の外部記憶装置を用いることなく、メールサーバを利用してファイルの保存と保存したファイルの出力とを行うことができる。また、ハードディスク装置（内部記憶装置）を搭載していない低価格の複合機などにおいても、同様にメールサーバを利用してファイルの保存と保存したファイルの出力とを行うことができる。すなわち、ハードディスク装置を搭載していなくても一般のＢＯＸ機能と同様の機能を利用することができる。したがって、コストを掛けて専用の外部記憶装置を設けなくても、あるいは、内部記憶装置を搭載していない画像処理装置でも、ファイルの保存および利用が可能となる。
【０１９４】
また、従来のＢＯＸ機能で複合機内に保存された画像は、他の複合機から取得することができない。これに対して本実施形態では、電子メール機能を備えネットワークに接続された複合機であれば、設置場所を問わずに複合機間で外部ＢＯＸを共有しその外部ＢＯＸに保存されているファイルを利用することができる。たとえば、普段使用している複合機の外部ＢＯＸを出張先の複合機で共有し、出張先でその外部ＢＯＸ内のファイルを利用するようなことも可能である。
【０１９５】
また、外部ＢＯＸに保存されているファイル（外部保存ファイル）は、電子メールプログラムを搭載しネットワークに接続された端末装置でも利用することができる。従来のＢＯＸ機能で複合機内に保存されたファイルは、専用のアプリケーションプログラムがないと端末装置（ＰＣ）から取得することができない。これに対して本実施形態では、専用のアプリケーションプログラムがなくても汎用の電子メールプログラムを搭載した端末装置であれば外部保存ファイルを取得することができる。
【０１９６】
また、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）ファイル転送機能は、ＦＴＰの知識が必要となるため、一般の人には敷居が高く利用しにくい。これに対して本実施形態では、ＦＴＰなどの特別な知識が必要ないため、一般の人でも簡単にファイルの外部保存を利用することができる。
【０１９７】
また、無料電子メールサービスのメールサーバもファイルの外部保存先（外部ＢＯＸ）として利用することができる。たとえば、一人のユーザが複数のメールアカウントを取得して複数の外部ＢＯＸを作成することも簡単にできるため、複数の外部ＢＯＸを使い分けるようなことも簡単にできる。
【０１９８】
一人のユーザが複数のメールアカウントを取得し、端末装置４内の１つの電子メールプログラムで、通常の電子メール送受信用と、外部保存ファイルの利用用とに使い分けることは可能である。汎用の電子メールプログラムには、複数のメールアカウントを設定する機能、メールアカウント毎に自動受信との同期／非同期（手動受信）を設定する機能、受信メールのメールサーバからの自動削除／非削除（保管）をメールアカウント毎に設定する機能などを備えているものがある。この電子メールプログラムにおいて、たとえば、通常の電子メール送受信用のアカウントは、自動受信と同期および受信メールの自動削除に設定し、外部保存ファイルの利用用のアカウントは、自動受信と非同期および受信メールの非削除に設定する。そして外部保存ファイルを利用したいときのみ、外部保存ファイルの利用用のアカウントの電子メールを手動受信するなどすれば、端末装置４内の１つの電子メールプログラムでも、通常の電子メール送受信と外部保存ファイルの利用を使い分けることが可能である。
【０１９９】
また、本実施形態の複合機１０は、ファイルの外部保存を行う保存場所（メールボックス）を複数登録することができ、その保存場所の複合機１０内での管理を、識別情報として作成した仮想ＢＯＸを用いて行う。これにより、保存場所の識別が容易となり、保存場所に対する複合機１０内での管理が容易となる。この仮想ＢＯＸに送信用情報および受信用情報を関連付けることで、送信用情報を用いて送信したファイル添付メールの保存場所（送信先）の識別も容易となり、保存場所と送信用情報の対応関係の管理も容易となる。併せて、受信用情報を用いて受信するファイル添付メールの保存場所（受信先）の識別も容易となり、保存場所と受信用情報の対応関係の管理も容易となる。
【０２００】
また、本実施形態の複合機１０では、内部の保存先（フォルダ）と外部の保存先（保存場所）とを識別情報（ＢＯＸＩＤ）によって一元管理しており（図４参照）、保存先全体の管理が容易となる。この場合は、識別情報自体で内外の保存先を識別する、あるいは、識別情報に受信用情報や送信情報が関連付けられているか否かで内外の保存先を識別するなどが可能となる。
【０２０１】
また、このような一元管理により、メールボックスを利用した外部の保存先を、内部の保存先と同様に扱えるユーザインターフェースを提供することができる（図６、図１１、図２８など参照）。これにより、ユーザはメールボックスを利用した外部の保存先を内部の保存先と同様に作成したり利用したりすることができ、利便性が向上する。たとえば、端末装置にてファイルを内蔵のハードディスク装置に保存したり、無料のメールボックスに保存したりする場合は、ユーザインターフェースが異なり操作が煩雑となるが、本実施形態の複合機１０であれば一つのユーザインターフェースで内部保存と外部保存を同様に操作でき、操作が簡単である。
【０２０２】
また本実施形態では、複合機１０内の画像記憶部１８の残容量が不足して内部ＢＯＸを新たに作成できない場合には、操作を継続して外部ＢＯＸの作成に切り替えることができる（図６〜図９参照）。これにより、内部ＢＯＸの新規作成が不可の場合は簡単な操作で外部ＢＯＸの作成に切り替えることができる。
【０２０３】
また本実施形態では、複合機１０内の画像記憶部１８の残容量が不足してファイルを内部ＢＯＸに保存できない場合には、操作を継続して外部ＢＯＸへの保存に切り替えることができる（図１１〜図１４参照）。これにより、内部保存が不可の場合は簡単な操作で外部保存に切り替えることができる。
【０２０４】
また本実施形態では、外部ＢＯＸに保存されているファイルを一覧表示する場合には、ファイル添付メールのヘッダ情報をファイルの選択用情報に用い、その選択用情報を一覧表示する。選択用情報に用いるヘッダ情報は、ヘッダに付加される件名に付加したファイル名、ヘッダに任意に付加したファイル名、ヘッダに任意に付加したサムネイル画像などである（図１７および図１８参照）。このようなファイル添付メールのヘッダ情報を用いて、外部保存ファイル（選択用情報）の一覧表示を行うことができる（図１６および図１９参照）。また、外部保存ファイルを表示する際は、ファイル添付メール自体を受信せずにヘッダ情報（選択用情報）を受信すればよいため、表示に掛かる受信の負荷を軽減できる。また、外部保存ファイルのサムネイル画像を選択用情報として表示する場合は、ファイルの内容把握と選択が行いやすくなる。また、サムネイル画像をファイル添付メールのヘッダに付加した場合でも、サムネイル画像をその所定のコマンドによりヘッダ情報として取得し、抽出することができる。
【０２０５】
また本実施形態では、外部保存ファイルの出力のために受信したファイル添付メールをメールサーバから削除する場合と、削除せずに保存しておく場合とを設定で切り替えることができる。削除する設定では、出力のために受信したファイル添付メールはメールサーバから自動削除される。削除しない設定では、外部保存ファイルの再出力が可能となる。この外部保存ファイルの出力に伴う自動削除または継続保存が設定で切り替えられることにより、利便性が向上する。
【０２０６】
また、外部保存ファイルの出力に伴う削除／非削除の設定内容を示す削除判断情報（出力後削除判断情報）をＢＯＸ管理テーブルの仮想ＢＯＸに関連付けて記憶する構成では（図２０参照）、外部保存ファイルの削除管理を仮想ＢＯＸ毎に行うことができる。外部保存ファイルの出力に伴う削除を示す削除情報をファイル添付メールに付加する構成では（図２１参照）、外部保存ファイルの削除管理をファイル毎に行うことができる。
【０２０７】
また本実施形態では、任意の複合機１０で作成・登録された外部ＢＯＸを他の複合機１０で共有する場合に、共有元の複合機１０で共有設定（共有先の複合機１０のメールアドレスの入力など）を行うだけで（図２２〜図２４参照）、共有先の複合機１０でその共有に関する設定（共有する外部ＢＯＸの属性情報の入力とその共有の設定）などを行わなくても自動で設定が行われる（図２５および図２６参照）。すなわち、共有元で共有設定された外部ＢＯＸおよびその属性情報と同じものが、共有先で共有ＢＯＸおよびその属性情報として自動で登録される。これにより、共有に関する設定が容易になる。
【０２０８】
また、共有元の複合機１０による共有設定で共有期限を指定した場合は、共有先の複合機１０では共有期限に達すると自動で共有に関する設定が解除される（図２６および図２７参照）。すなわち、共有先で登録されている共有期限に達した共有ＢＯＸおよびその属性情報が自動で削除される。これにより、共有に関する設定の解除が容易になる。また、共有先の複合機１０で不要となった共有ＢＯＸが蓄積されることも防止できる。
【０２０９】
また、外部ＢＯＸの作成（設定）では（図８および図１３参照）、送信用情報となるメールアドレスを入力すると、受信用情報の一部（メールサーバ情報およびユーザＩＤ）が自動で作成される（図４参照）。これにより、受信用情報の一部が入力不要となり、受信用情報の入力が容易になる。
【０２１０】
以上、本発明の実施形態を図面によって説明してきたが、具体的な構成は実施形態に示したものに限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。
【０２１１】
たとえば、実施形態に係る複合機は、画像データ（ファイル）の内部保存機能を備えた構成を例に説明したが、内部保存機能を備えていない構成としてもよい。
【０２１２】
画像データの外部保存を行う保存場所（外部保存先）となるメールサーバ内のメールボックス（外部ＢＯＸ）は、電子メールの送信用情報および受信用情報に対応しており、これらの情報単位で作成される。実施形態ではメールサーバ内のメールボックスを利用した保存場所を複合機内で管理するに当たり、保存場所（メールボックス＝外部ＢＯＸ）の識別情報となる仮想ＢＯＸを作成して管理するようにしているが、このような仮想ＢＯＸを作成せずに、送信用情報と受信用情報のみで管理することも可能である。
【０２１３】
また、画像データのメール添付送信による外部保存には電子メールの送信用情報が必要となり、外部保存された画像データの利用にはその送信用情報に対応する受信用情報が必要となる。この場合、画像データの外部保存を行うには複合機に送信用情報を入力する必要があるが、外部保存後はその送信用情報を必ずしも取っておく必要はない。外部保存された画像データを利用するには、その送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報を複合機に入力して取っておく必要がある。したがって、複合機内での保存場所（外部保存先）の管理は、受信用情報のみで行うことも可能である。
【０２１４】
また、本発明に係る画像処理装置は実施形態で説明した複合機に限らず、複写機やプリンタ機などの各種の画像処理装置を対象にすることができる。
【符号の説明】
【０２１５】
２…ネットワーク
３…インターネット
４…端末装置
５、６、７、８…メールサーバ
５ａ、６ａ…メールボックス
１０…複合機
１１…ＣＰＵ
１２…ＲＯＭ
１３…ＲＡＭ
１４…不揮発メモリ
１５…ファクシミリ通信部
１６…ネットワーク通信部
１７…スキャナ部
１８…画像記憶部
１９…画像処理部
２０…プリンタ部
２１…表示部
２２…操作部
２３…電子メール処理部
３０、３１、３２…ＢＯＸ管理テーブル
４０ａ、４０ｂ、４０ｃ、４０ｄ…ＢＯＸ一覧画面
４１ａ、４１ｂ、４１ｃ、４１ｄ…メッセージ
４２…項目欄
４３…ＢＯＸ一覧
４４…スクロール操作部
４５…内部ＢＯＸ選択ボタン
４６…外部ＢＯＸ選択ボタン
４７…新規作成ボタン
４８…戻るボタン
４９…ＯＫボタン
５０ａ…外部ＢＯＸ作成提案画面
５０ｂ…外部ＢＯＸ保存提案画面
５１ａ、５１ｂ…メッセージ
５２…設定ボタン
５３…Ｃａｎｃｅｌボタン
５４…設定ボタン
５５…Ｃａｎｃｅｌボタン
６０…外部ＢＯＸ作成画面
６１…設定情報欄
６２…ＯＫボタン
６３…Ｃａｎｃｅｌボタン
７０a、７０ｂ…ファイル一覧画面
７１…メッセージ
７２…ＢＯＸ情報
７３…項目欄
７４…ファイル一覧
７５…スクロール操作部
７６…プリント選択ボタン
７７…ネット送信選択ボタン
７８…戻るボタン
７９…ファイル一覧
８０、８２、８４…ファイル添付メール
８１、８３…ヘッダ情報
８５…出力後削除情報
８６…共有ボタン
９０…外部ＢＯＸ共有設定画面
９１…メッセージ
９２…共有先情報欄
９３…ＯＫボタン
９４…Ｃａｎｃｅｌボタン
【技術分野】
【０００１】
本発明は、画像データの保存と保存した画像データの出力とを行う画像処理装置、およびその画像処理装置に用いられるプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
複合機などの画像処理装置では、原稿のスキャンや通信相手からの受信などによって入力された画像データを内蔵のハードディスク装置に保存しておき、その内部保存した画像データをユーザの指示により読み出して出力できる機能や、入力された画像データを外部記憶装置に送信して保存しておき、その外部保存した画像データをユーザの指示により受信して出力できる機能が知られている（たとえば、特許文献１参照）。
【０００３】
画像データの外部保存に関しては、画像データ（イメージデータ）を電子メール形式（メールフォーマット）に変換し、所定のプロトコル（電子メールプロトコル）に従いネットワーク上の特定者のメール装置（ユーザの端末装置）に送信して保存する技術がある（たとえば、特許文献２参照）。
【０００４】
また、電子メールの受信に関しては、複数のユーザに共用されるインターネットファクシミリ端末装置において、登録されている全ユーザのメールＩＤおよびパスワードを用いて電子メールサーバから全ユーザの電子メールに関する情報（メッセージ情報）を取得して出力すると共に、ユーザの指示によりそのユーザ宛ての電子メールのみを受信して印刷する技術、すなわち、複数のユーザに共用される装置でユーザ毎に電子メールの受信および印刷を行う技術がある（たとえば、特許文献３参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
【特許文献１】特開２００７−１５０８８２号公報
【特許文献２】特開平１１−５３５２７号公報
【特許文献３】特開２００２−７２６４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、画像データの内部保存は、ハードディスク装置を搭載していない低価格の画像処理装置などでは利用することができない。また、従来の画像データの外部保存は、専用の外部記憶装置が必要となりコストが嵩んでしまう。
【０００７】
電子メール形式に変換した画像データをネットワーク上のユーザの端末装置に送信して保存する場合は、ユーザが端末装置を操作して画像データを画像処理装置に送信（返信）しない限り、画像処理装置は端末装置から画像データを受信することができない。そのため、端末装置への画像データの外部保存は可能でも、画像処理装置がユーザの指示により端末装置から画像データを受信して出力することは不可能である。
【０００８】
複数のユーザに共用されるインターネットファクシミリ端末装置がユーザの指示で電子メールの受信および印刷をユーザ毎に行う技術は、他の装置から送信されたユーザ宛の電子メールを受信して印刷するものであり、この技術を画像データの外部保存に利用することはできない。
【０００９】
本発明は、上記の問題を解決しようとするものであり、内部記憶装置や専用の外部記憶装置を用いることなく、画像データの保存と保存した画像データの出力とを行うことができる画像処理装置およびプログラムを提供することを目的としている。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
【００１１】
［１］画像データを入力する入力部と、
画像データを出力する出力部と、
ネットワークに接続して通信を行う通信部と、
前記ネットワークに接続された電子メールサーバとの前記通信部を通じた電子メールの送受信に係る処理を行う電子メール処理部と、
電子メールの送信に必要な送信用情報を入力する送信用情報入力部と、
前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報を入力する受信用情報入力部と、
前記受信用情報入力部から入力された受信用情報を記憶する記憶部と、
操作部と、
制御部とを備え、
前記制御部は、
画像データの保存指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記入力部から入力された画像データを添付した電子メールである画像添付メールを前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて電子メールサーバに送信させて、該画像データの外部保存を行い、
前記外部保存が行われた画像データの出力指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記記憶部に記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールを受信させ、前記出力部に該画像添付メールに添付されている画像データを出力させる
ことを特徴とする画像処理装置。
【００１２】
上記発明では、電子メールの送信に必要な送信用情報の入力と、その送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報の入力とを受け付け、入力された受信用情報は記憶しておく。入力された画像データの保存指示を受けると、その画像データを添付した電子メールである画像添付メールを、入力された送信用情報を用いて電子メールサーバに送信することにより、電子メールサーバを利用した画像データの外部保存を行う。外部保存が行われた画像データの出力指示を受けると、記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールを受信し、この画像添付メールに付加されている画像データを出力する。
【００１３】
これにより、内部記憶装置や専用の外部記憶装置を用いることなく、電子メールサーバを利用して画像データの保存と保存した画像データの出力とを行うことができる。
【００１４】
［２］前記制御部は、前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を、該送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報に関連付けて前記記憶部に記憶し、
前記電子メール処理部は、前記記憶部に記憶されている送信用情報を前記画像添付メールの送信に用いる
ことを特徴とする［１］に記載の画像処理装置。
【００１５】
上記発明では、入力された送信用情報を記憶しておくことで繰り返し使用することができる。これにより、同じ送信用情報を再入力する手間が省けて利便性が向上する。
【００１６】
［３］画像データを保存する保存部を備え、
前記制御部は、前記外部保存の選択と前記保存指示を受けた場合には前記外部保存を行い、内部保存の選択と前記保存指示を受けた場合には前記外部保存を行わずに前記入力部から入力された画像データを前記保存部に保存する内部保存を行う
ことを特徴とする［１］または［２］に記載の画像処理装置。
【００１７】
上記発明では、画像データを電子メールサーバに保存する外部保存または画像処理装置内の保存部に保存する内部保存のいずれかが選択されて行われる。選択は、操作部での操作による手動選択と、操作部での操作によらない自動選択とを含む。
【００１８】
［４］前記外部保存の選択は、前記送信用情報が入力されていることであり、
前記内部保存の選択は、前記送信用情報が入力されていないことである
ことを特徴とする［３］に記載の画像処理装置。
【００１９】
上記発明では、送信用情報の入力と保存指示を受けた場合には外部保存を行い、送信用情報の非入力と保存指示を受けた場合には外部保存を行わずに内部保存を行う。すなわち、送信用情報が入力されているか否かに応じて外部保存と内部保存を切り替える。送信用情報を受信用情報に関連付けて記憶する［２］との組み合わせでは、送信用情報の記憶状態で保存指示を受けた場合には外部保存を行い、送信用情報の非記憶状態で保存指示を受けた場合には外部保存を行わずに内部保存を行う。すなわち、送信用情報が入力されて記憶されているか否かに応じて外部保存と内部保存を切り替える（自動選択）。
【００２０】
［５］前記制御部は、前記内部保存を行う画像データが前記保存部に保存できないと判断した場合には前記外部保存への切り替えを前記操作部で受け付ける
ことを特徴とする［３］または［４］に記載の画像処理装置。
【００２１】
上記発明では、内部保存を行う画像データが保存部に保存できない場合は、操作を継続して外部保存に切り替えることができる。この内部保存が不可となる場合は、たとえば、保存部の残容量が不足した場合（保存部の残容量が画像データの容量よりも小さい場合）、保存部にトラブルが発生した場合などを含む。外部保存への切り替えは、外部保存を行うための設定（外部保存を行うための新たな保存場所の設定）、既存の保存場所の選択、保存指示などを含む。この外部保存への切り替えに伴い、外部保存の提案（推奨）を行う、あるいは、内部保存のキャンセルを操作部で受け付けるなどしてもよい。
【００２２】
これにより、画像データの内部保存を行えない場合は簡単な操作で外部保存に切り替えることができる。
【００２３】
［６］前記制御部は、画像データ保存用のフォルダを前記保存部内に作成する作成指示を前記操作部で受け付け、
前記作成指示を受けたときに、前記保存部内に新たなフォルダを作成できないと判断した場合には前記外部保存への切り替えを前記操作部で受け付ける
ことを特徴とする［３］〜［５］のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【００２４】
上記発明では、画像データ保存用のフォルダ（内部保存用のフォルダ）を保存部内に新たに作成できない場合は、操作を継続して外部保存に切り替えることができる。このフォルダの新規作成が不可となる場合は、たとえば、保存部の残容量が不足した場合（保存部の残容量が所定の容量よりも少ない場合）、保存部にトラブルが発生した場合などを含む。外部保存への切り替えは、外部保存を行うための設定（外部保存を行うための新たな保存場所（外部保存用のフォルダ）の設定）を含む。この外部保存への切り替えに伴い、外部保存を行うための設定の提案（推奨）を行う、あるいは、内部保存用のフォルダの作成のキャンセルを操作部で受け付けるなどしてもよい。
【００２５】
これにより、内部保存用のフォルダを新たに作成できない場合は簡単な操作で外部保存に切り替えることができる。
【００２６】
［７］前記制御部は、前記外部保存を行う保存場所の識別情報を作成して前記記憶部に記憶し、前記入力された受信用情報を該識別情報に関連付けて前記記憶部に記憶する
ことを特徴とする［１］〜［６］のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【００２７】
上記発明では、画像データの外部保存を行う保存場所の画像処理装置内での管理を、識別情報を用いて行う。保存場所は、外部保存を行う画像データが実際に保存される場所である。保存場所は、電子メールサーバと、電子メールサーバ内に設けられた電子メール保管部（メールボックス）とを含む（サーバ単位／保管部単位）。
【００２８】
これにより、保存場所の識別が容易となり、保存場所に対する画像処理装置内での管理が容易となる。また、保存場所の識別情報に受信用情報を関連付けることで、受信用情報を用いて受信する画像添付メールの保存場所（受信先）の識別が容易となり、保存場所と受信用情報の対応関係の管理が容易となる。送信用情報を受信用情報に関連付けて記憶する［２］との組み合わせでは、保存場所の識別情報に送信用情報が受信用情報を介して関連付けられることで、送信用情報を用いて送信した画像添付メールの保存場所（送信先）の識別が容易となり、保存場所と送信用情報の対応関係の管理が容易となる。
【００２９】
画像データの外部保存または内部保存が選択的に行われる［３］との組み合わせでは、たとえば、内部保存を行うフォルダを識別情報を用いて管理する場合に、内部の保存先（フォルダ）と外部の保存先（保存場所）とを識別情報によって一元管理することが可能となり、保存先全体の管理が容易となる。この場合は、識別情報自体で内外の保存先を識別する、あるいは、識別情報に受信用情報や送信情報が関連付けられているか否かで内外の保存先を識別するなどが可能となる。
【００３０】
［８］表示部を備え、
前記電子メール処理部は、前記送信する画像添付メールにその添付した画像データを選択するための選択用情報を付加し、
前記制御部は、前記外部保存が行われた画像データの表示指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記記憶部に記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールに付加されている選択用情報を受信させ、該選択用情報を前記表示部に表示する
ことを特徴とする［１］〜［７］のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【００３１】
上記発明では、外部保存が行われた画像データを表示する場合に、画像添付メール（画像データ自体）を受信せずに画像添付メールに付加されている選択用情報を受信すればよいため、表示に掛かる受信の負荷を軽減できる。選択用情報は、たとえば、電子メールのヘッダに付加される件名に付加した画像データ名（ファイル名）、電子メールのヘッダに任意に付加した画像データ名（ファイル名）などを含む。
【００３２】
また、外部保存が行われた画像データが複数存在する場合は、それらの画像添付メールに付加されている選択用情報を受信して一覧表示することもできる。また、受信用情報を記憶する［１］および画像データの外部保存または内部保存が選択的に行われる［３］との組み合わせでは、受信用情報の記憶状態で表示指示を受けた場合には、上記の外部保存が行われた画像データ（選択用情報）の一覧表示を行い、受信用情報の非記憶状態で表示指示を受けた場合には、内部保存が行われた画像データ（選択用情報）の一覧表示を行うこともできる。すなわち、受信用情報が記憶されているか否かに応じて、保存されている画像データの表示を外部保存または内部保存に切り替えることもできる。（自動表示切替）。
【００３３】
［９］前記制御部は、前記出力指示を受ける画像データの選択を、前記表示部に表示した前記選択用情報に対する前記操作部での選択によって受け付ける
ことを特徴とする［８］に記載の画像処理装置。
【００３４】
上記発明では、表示された画像データの選択用情報を確認し、選択せずにその画像データを出力しない、または、選択してその画像データを出力することができる。選択用情報の一覧表示を行う場合には、一覧表示された中から所望の選択用情報を選択してその画像データを出力することができる。
【００３５】
また、［８］における受信用情報が記憶されているか否かに応じて、保存されている画像データの表示を外部保存または内部保存に切り替える場合との組み合わせ（［１］および［３］も含む組み合わせ）では、選択を受けて出力する画像データを、受信用情報の記憶状態であればその受信用情報を用いて電子メール処理部により電子メールサーバから取得し、受信用情報の非記憶状態であれば保存部から取得することもできる。すなわち、受信用情報が記憶されているか否かに応じて、選択を受けて出力する画像データの取得先を外部保存先（電子メールサーバ）または内部保存先（保存部）に切り替えることもできる。（自動取得切替）。
【００３６】
［１０］前記選択用情報は、前記画像データのサムネイル画像を含み、
前記電子メール処理部は、前記送信する画像添付メールのヘッダに前記サムネイル画像を付加する
ことを特徴とする［８］または［９］に記載の画像処理装置。
【００３７】
上記発明では、画像データのサムネイル画像が選択用情報として表示されるため、画像データ（ファイル）の内容把握と選択が行いやすくなる。また、電子メールサーバ内の電子メールのヘッダ情報は所定のコマンドによって取得でき、画像添付メールのヘッダに付加したサムネイル画像もその所定のコマンドによりヘッダ情報として取得し、抽出することができる。これにより、たとえば、サムネイル画像を画像添付メールのメール本体（メッセージ部）に付加したり、画像添付メールに別添付したりするような場合に比べて、サムネイル画像の取得処理を簡素化できる。
【００３８】
［１１］前記制御部は、画像データの前記出力を行う画像添付メールを電子メールサーバから削除するか否かの設定を前記操作部で受け付ける
ことを特徴とする［１］〜［１０］のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【００３９】
上記発明では、画像データの出力のために受信した画像添付メールを電子メールサーバから削除する場合と、削除せずに保存しておく場合とを設定で切り替えることができる。削除する設定では、画像データの出力のために受信した画像添付メールは電子メールサーバから自動削除される。削除しない設定では、画像データの再出力が可能となる。この外部保存されている画像データ（画像添付メール）の出力に伴う自動削除または継続保存が設定で切り替えられることにより、利便性が向上する。
【００４０】
［１２］前記制御部は、前記設定の内容を示す削除判断情報を前記受信用情報に関連付けて前記記憶部に記憶し、
前記電子メール処理部は、画像添付メールの前記受信に用いた受信用情報に関連付けられている削除判断情報が削除を示す場合には、該画像添付メールの削除命令を受信先の電子メールサーバに送信する
ことを特徴とする［１１］に記載の画像処理装置。
【００４１】
上記発明では、外部保存が行われた画像データ（画像添付メール）の出力に伴う削除／非削除の設定の内容を示す削除判断情報を受信用情報に関連付けて記憶し、この削除判断情報に基づいて画像データの削除／非削除を判断し実行する。これにより、外部保存が行われた画像データの削除管理を受信用情報毎（外部保存先毎）に行うことができる。
【００４２】
［１３］前記電子メール処理部は、前記設定が削除の場合は前記送信を行う画像添付メールに、画像データの前記出力を行う場合に当該画像添付メールを電子メールサーバから削除することを示す削除情報を付加し、前記受信した画像添付メールに前記削除情報が付加されている場合には、該画像添付メールの削除命令を受信先の電子メールサーバに送信する
ことを特徴とする［１１］に記載の画像処理装置。
【００４３】
上記発明では、外部保存が行われた画像データ（画像添付メール）の出力に伴う削除を示す削除情報を画像添付メールに付加し、この削除情報に基づいて画像データの削除／非削除を判断し実行する。これにより、外部保存が行われた画像データの削除管理を画像添付メール毎（画像データ毎）に行うことができる。
【００４４】
［１４］前記制御部は、
前記外部保存が行われた画像データを前記ネットワークに接続された他の画像処理装置と共有する共有設定を前記操作部で受けた場合には、前記記憶部に記憶されている受信用情報を前記通信部を通じて前記他の画像処理装置に送信し、
前記ネットワークに接続された他の画像処理装置から前記通信部を通じて受信用情報を受信した場合には、該受信用情報を前記記憶部に記憶し、前記出力指示を受けた場合の画像添付メールの受信に用いる共有受信用情報に設定する
ことを特徴とする［１］〜［１３］のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【００４５】
上記発明では、任意の画像処理装置から電子メールサーバに外部保存を行った画像データを他の画像処理装置で共有し出力可能とする場合に、共有元の画像処理装置で共有設定（共有先の画像処理装置に関する情報の入力など）を行うだけで、共有先の画像処理装置でその共有に関する設定（受信用情報の入力とその共有の設定）などを行わなくても自動で設定が行われる（共有受信用情報の設定）。これにより、共有に関する設定が容易になる。
【００４６】
［１５］前記制御部は、
前記共有設定で共有期限の指定を前記操作部で受けた場合には、前記他の画像処理装置に前記共有期限を示す共有期限情報も送信し、
前記ネットワークに接続された他の画像処理装置から受信用情報と共に共有期限情報を受信した場合には、該共有期限情報を共に受信した受信用情報に関連付けて前記記憶部に記憶し、該共有期限情報が示す共有期限に達した場合には、該共有期限情報と関連付けられている受信用情報の前記共有受信用情報としての設定を解除して該受信用情報と該共有期限情報とを前記記憶部から削除する
ことを特徴とする［１４］に記載の画像処理装置。
【００４７】
上記発明では、共有先の画像処理装置による共有設定で共有期限を指定した場合は、共有先の画像処理装置では共有期限に達すると自動で共有に関する設定が解除される。これにより、共有に関する設定の解除が容易になる。また、共有先の画像処理装置で不要となった共有に関する設定（共有受信用情報）が蓄積されることも防止できる。
【００４８】
［１６］前記送信用情報は、電子メールアドレスであり、
前記制御部は、前記送信用情報として入力された電子メールアドレスから前記受信用情報の一部を作成する
ことを特徴とする［１］〜［１５］のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【００４９】
上記発明では、送信用情報となる電子メールアドレスを入力すると、受信用情報の一部が自動で作成される。これにより、受信用情報の一部が入力不要となり、受信用情報の入力が容易になる。
【００５０】
［１７］画像データを入力する入力部と、
画像データを出力する出力部と、
ネットワークに接続して通信を行う通信部と、
前記ネットワークに接続された電子メールサーバとの前記通信部を通じた電子メールの送受信に係る処理を行う電子メール処理部と、
電子メールの送信に必要な送信用情報を入力する送信用情報入力部と、
前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報を入力する受信用情報入力部と、
前記受信用情報入力部から入力された受信用情報を記憶する記憶部と、
操作部と、
を備えた画像処理装置に、
画像データの保存指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記入力部から入力された画像データを添付した電子メールである画像添付メールを前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて電子メールサーバに送信させて、該画像データの外部保存を行う機能と、
前記外部保存が行われた画像データの出力指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記記憶部に記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールを受信させ、前記出力部に該画像添付メールに添付されている画像データを出力させる機能と、
を実現させるためのプログラム。
【発明の効果】
【００５１】
本発明の画像処理装置およびプログラムによれば、内部記憶装置や専用の外部記憶装置を用いることなく、画像データの保存と保存した画像データの出力とを行うことができる。したがって、内部記憶装置を搭載していない画像処理装置でも、あるいは、コストを掛けて専用の外部記憶装置を設けなくても、画像データの保存および利用が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００５２】
【図１】本発明の一実施形態に係る画像処理装置としての複合機による画像データの外部保存と利用の概要を示す図である。
【図２】本発明の一実施形態に係る複合機の構成を示すブロック図である。
【図３】複合機による電子メールの受信に係る処理で使用するコマンドの一例を示す図である。
【図４】複合機に記憶されるＢＯＸ管理テーブルの構成を示す図である。
【図５】複合機によるＢＯＸ作成の動作を示す流れ図である。
【図６】複合機の表示部に表示されたＢＯＸ作成用のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【図７】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ作成提案画面のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【図８】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ作成画面を示す図である。
【図９】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ新規作成時のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【図１０】複合機によるＢＯＸ保存の動作を示す流れ図である。
【図１１】複合機の表示部に表示されたＢＯＸ保存用のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【図１２】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ保存提案画面を示す図である。
【図１３】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ作成画面を示す図である。
【図１４】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ新規作成時のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【図１５】複合機によるＢＯＸ利用の動作を示す流れ図である。
【図１６】複合機の表示部に表示されたファイル名によるファイル一覧画面を示す図である。
【図１７】ファイル添付メールのヘッダに添付ファイルのファイル名を任意のヘッダ情報として付加した場合を示す図である。
【図１８】ファイル添付メールのヘッダに添付ファイルのサムネイル画像を任意のヘッダ情報として付加した場合を示す図である。
【図１９】複合機の表示部に表示されたファイル名とサムネイル画像によるファイル一覧画面を示す図である。
【図２０】出力後削除判断情報が記憶されたＢＯＸ管理テーブルの構成を示す図である。
【図２１】ファイル添付メールのヘッダに出力後削除情報を任意のヘッダ情報として付加した場合を示す図である。
【図２２】複合機による外部ＢＯＸ共有の共有元の動作を示す流れ図である。
【図２３】複合機の表示部に表示されたＢＯＸ設定用のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【図２４】複合機の表示部に表示された外部ＢＯＸ共有設定画面を示す図である。
【図２５】複合機による外部ＢＯＸ共有の共有先の動作を示す流れ図である。
【図２６】共有ＢＯＸが登録されたＢＯＸ管理テーブルの構成を示す図である。
【図２７】複合機による共有ＢＯＸ利用の動作を示す流れ図である。
【図２８】複合機の表示部に表示されたＢＯＸ利用用のＢＯＸ一覧画面を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【００５３】
以下、図面に基づき本発明の実施形態を説明する。
【００５４】
図１は、本発明の一実施形態に係る画像処理装置としての複合機（ＭＦＰ；Multi Function Peripheral/Multi Function Printer）１０による画像データ（ファイル）の外部保存と利用の概要を示す図である。本実施形態では、複合機１０が会社（オフィス）で使用される場合を例に説明する。
【００５５】
社内に構築されたＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワーク２には、社員用（ユーザ用）の任意台の端末装置４と、社内用のメールサーバ（電子メールサーバ）５と、複数台の複合機１０とが接続されている。これらはネットワーク２を通じて互いに通信可能とされている。
【００５６】
メールサーバ５は、ネットワーク２を通じてインターネット３に常時接続され、電子メールプロトコルに従い自ネットワーク２内のユーザ（端末装置４および複合機１０を含む）に係る電子メールの送信および受信を行うコンピュータである。本実施形態では、自ネットワーク２内のユーザから送られてきた電子メールをその宛先となる自ネットワーク２や他ネットワークのユーザに送信する送信メールサーバとしての機能と、自ネットワーク２内のユーザ宛てに送られてきた電子メールを保管し、ユーザからのメール受信要求に応答する受信メールサーバとしての機能とを兼ね備えている。メールサーバ５は、たとえば、メール送信プロトコルはＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）に対応し、メール受信プロトコルはＰＯＰ３（Post Office Protocol 3）に対応しており、メール送信用のＳＭＴＰサーバとメール受信用のＰＯＰ３サーバの機能を兼ね備えている。
【００５７】
同様の機能を備えたメールサーバは、インターネット３上や他のイントラネット（ローカルネットワーク）上にも多数存在している。メールサーバ５は、社内のメールアカウントを用いたユーザによる電子メールの送受信に関与する。詳細には、自ネットワーク２内のユーザ間（自己送受信を含む）による電子メールの送受信は単独で行い、自ネットワーク２内のユーザと他ネットワークのユーザ間による電子メールの送受信はインターネット３上や他のイントラネット上のメールサーバ６、７、８・・・などと通信（連携）して行う。
【００５８】
端末装置４は、複合機１０に対してネットワーク２を通じてアクセスし、ドキュメントの印刷など各種作業の指示や操作の依頼などを行ったり、電子メールの送受信を行ったりする装置である。たとえば、パーソナルコンピュータ（Personal Computer；ＰＣ）に複合機１０のドライバプログラム（プリンタドライバ）と電子メールプログラム（メールクライアント）などを組み込んで構成される。
【００５９】
複合機１０は、原稿の画像を光学的に読み取ってその複製画像を記録紙に印刷して出力するコピー機能、読み取った原稿の画像データをファイルにして保存したり端末装置４へ送信したりするスキャン機能（ファイル保存／ファイル送信）、端末装置４から受信した印刷データに係る画像を記録紙に印刷して出力するプリンタ機能、画像データを送受信するファクシミリ機能、電子メールを送受信する電子メール機能、コピー、スキャン、プリント、ファクシミリ受信、受信メール添付などで入力された画像データのファイルをＢＯＸと呼ばれるフォルダに保存し、保存したファイルを印刷したり端末装置４へ送信したりして出力（利用）するＢＯＸ機能などを備えている。
【００６０】
ＢＯＸ機能には、自機内への保存を行う内部保存機能と、メールサーバを利用して保存を行う外部保存機能とが設けられている。内部保存では、自機内に作成したＢＯＸ（フォルダ）にファイルを保存する。外部保存では、メールサーバ内に作成されているユーザのメールボックスを外部保存用のＢＯＸとして利用し、そのメールボックスにファイル（ファイル添付メール（画像添付メール））を保存するようになっている。これらのＢＯＸについては、内部保存用は単に「ＢＯＸ」または「内部ＢＯＸ」と称し、外部保存用は「外部ＢＯＸ」（外部フォルダ）と称して呼び分ける。
【００６１】
外部ＢＯＸとして利用するのは、社内のメールサーバ５内に設けられたメールボックス５ａに限らない。無料電子メールサービスを提供するインターネットサービスプロバイダ（インターネット接続業者）のメールサーバなど、社外のメールサーバ内に設けられたメールボックスも利用可能である。たとえば、複合機１０がそのサービス提供者のメールアカウントを用いてそのサービス提供者のメールサーバ６内に設けられたメールボックス６ａを外部ＢＯＸとして利用する場合には、社内のメールサーバ５を介さずにメールサーバ６とファイル（ファイル添付メール（画像添付メール））をやり取りする。
【００６２】
本実施形態では、画像データ（ファイル）の外部保存を行う保存場所（外部保存先）は、メールサーバ内のメールボックスとなる。
【００６３】
またＢＯＸ機能には、自機の外部ＢＯＸを他の複合機１０で共有できるようにする外部ＢＯＸ共有機能が設けられている。共有される外部ＢＯＸは「共有ＢＯＸ」（共有フォルダ）と呼ぶ。
【００６４】
図２は、複合機１０の構成を示すブロック図である。
【００６５】
複合機１０は、制御部としてのＣＰＵ（Central Processing Unit）１１に、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３と、不揮発メモリ１４と、ファクシミリ通信部１５と、ネットワーク通信部１６と、スキャナ部１７と、画像記憶部１８と、画像処理部１９と、プリンタ部２０と、表示部２１と、操作部２２と、電子メール処理部２３とを接続して構成される。
【００６６】
ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２に格納されているプログラムに基づいて複合機１０の動作を制御する。ＲＡＭ１３には、ＣＰＵ１１によって実行される各種プログラムや各種の固定データが記憶されている。ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１がプログラムを実行する際に各種データを一時的に格納するワークメモリとして使用されるほか、画像データを一時的に保存するための画像メモリなどにも使用される。不揮発メモリ１４は、電源がオフされても記憶が保持されるメモリであり、装置固有の情報や各種の設定情報などが記憶される。
【００６７】
ファクシミリ通信部１５は、ファクシミリ機能を備えた外部装置と公衆回線を通じて画像データを送受信する。ネットワーク通信部１６は、端末装置４やメールサーバ５などとネットワーク２を通じて通信を行う。
【００６８】
スキャナ部１７は、原稿を光学的に読み取って画像データを取得する。スキャナ部１７は、たとえば、原稿に光を照射する光源と、その反射光を受けて原稿を幅方向に１ライン分読み取るラインイメージセンサと、ライン単位の読取位置を原稿の長さ方向に順次移動させる移動手段と、原稿からの反射光をラインイメージセンサに導いて結像させるレンズやミラーなどからなる光学経路と、ラインイメージセンサの出力するアナログ画像信号をデジタルの画像データに変換する変換部などを備えて構成される。
【００６９】
画像記憶部１８は、ハードディスク装置（Hard Disk Drive；ＨＤＤ）で構成されており、各種の保存データを格納するほか、入力された各種の画像データなども保存する。画像記憶部１８内には、画像データを保存するための内部保存用のＢＯＸ（フォルダ）が作成される。画像処理部１９は、画像データに対して、画像補正、回転、拡大／縮小、圧縮／伸張など各種の画像処理を施す。
【００７０】
プリンタ部２０は、画像データに基づく画像を電子写真プロセスによって記録紙上に形成して出力する。プリンタ部２０は、たとえば、記録紙の搬送装置と、感光体ドラムと、帯電装置と、入力される画像データに応じて点灯制御されるＬＤ（Laser Diode）と、ＬＤから射出されたレーザ光を感光体ドラム上で走査させる走査ユニットと、現像装置と、転写分離装置と、クリーニング装置と、定着装置とを有する、いわゆるレーザープリンタとして構成されている。レーザ光に代えてＬＥＤ（Light Emitting Diode）で感光体ドラムを照射するＬＥＤプリンタのほか他の方式のプリンタであってもかまわない。
【００７１】
表示部２１は、液晶ディスプレイなどで構成され、操作画面や設定画面などの各種の画面を表示する。操作部２２は、スタートボタン、ストップボタン、テンキーなどの各種のボタン類と、液晶ディスプレイの表面に設けられて押下された座標位置を検出するタッチパネルなどで構成され、ユーザが複合機１０に対して行う各種の操作を受け付ける。
【００７２】
電子メール処理部２３は、電子メールの送受信に係る各種の処理を行う。詳細には、電子メール処理部２３は、ＣＰＵ１１から画像外部保存命令を受けて、画像データのファイルを電子メールに添付しメール本体のヘッダに添付ファイルの選択用情報（ファイル名など）を付加したファイル添付メールを作成したり、ＣＰＵ１１から外部ＢＯＸ共有命令を受けて共有通知メールを作成したりするメール作成機能、作成したメールをネットワーク通信部１６を通じてメールサーバに送信するメール送信機能、ネットワーク通信部１６を通じてメールサーバと通信し、メールサーバ内のメールボックスに保管されているファイル添付メールのメッセージ番号（一覧）を取得するメッセージ番号取得機能、メールボックス内の指定したメッセージ番号のファイル添付メールのヘッダ情報（添付ファイルの選択用情報）を取得するヘッダ情報取得機能、メールボックス内の指定したメッセージ番号のファイル添付メールを受信するメール受信機能、メールボックス内の指定したメッセージ番号のファイル添付メールを削除するメール削除機能などを備えており、これらの機能によってファイル添付メールの送受信に係る各種の処理を行う。
【００７３】
図３は、電子メール処理部２３が電子メール（ファイル添付メール）の受信に係る処理で使用するコマンドの一例を示す図である。メール受信プロトコルがＰＯＰ３に対応している場合は、本図に示すＰＯＰ３のコマンドを使用する。
【００７４】
電子メール処理部２３は、
（１）「ＬＩＳＴ」コマンドを用いて、メールボックスに保管されているファイル添付メールのメッセージ番号の一覧を取得する。
（２）「ＴＯＰ」コマンドを用いて、（１）で取得したメッセージ番号一覧のうちの指定したメッセージ番号のファイル添付メールのヘッダ情報（添付ファイルの選択用情報）を取得する。
（３）「ＲＥＴＲ」コマンドを用いて、（１）で取得したメッセージ番号一覧のうちの指定したメッセージ番号のファイル添付メールを取得する。
（４）「ＤＥＬＥ」コマンドを用いて、（１）で取得したメッセージ番号一覧のうちの指定したメッセージ番号のファイル添付メールを削除する（削除命令）。
【００７５】
図２に示すように、ＣＰＵ１１は外部ＢＯＸに係る各種の機能を備えている。詳細には、ＣＰＵ１１は、外部ＢＯＸを作成する外部ＢＯＸ作成機能、画像データのファイルを外部ＢＯＸ（メールサーバ内のメールボックス）に保存する画像外部保存命令を電子メール処理部２３に出す画像外部保存機能、内部保存に係るＢＯＸ作成ジョブやＢＯＸ保存ジョブが実行不可である場合に、外部保存に係るＢＯＸ作成ジョブ（外部ＢＯＸ作成ジョブ）やＢＯＸ保存ジョブ（外部ＢＯＸ保存ジョブ）としてジョブを継続するか否かの選択を受け付けてジョブの継続またはキャンセルを行うジョブ継続選択機能、電子メール処理部２３がメールサーバから取得したファイル添付メールのヘッダ情報に含まれている添付ファイルの選択用情報を表示部２１に一覧表示し操作部２２を通じて出力するファイルの選択を受け付ける画像表示選択機能、他の複合機１０に共有させる外部ＢＯＸの情報をその共有先に電子メールで通知するための外部ＢＯＸ共有命令を電子メール処理部２３に出す外部ＢＯＸ共有機能、他の複合機１０の外部ＢＯＸを自機で共有する際にその共有ＢＯＸ（共有フォルダ）を作成する共有ＢＯＸ作成機能、共有を解除する共有ＢＯＸを削除する共有ＢＯＸ削除機能などを備えている。
【００７６】
外部ＢＯＸおよび共有ＢＯＸは、前述したようにメールサーバ内のメールボックスを利用したものである。ＣＰＵ１１が行う上記の外部ＢＯＸおよび共有ＢＯＸの作成は、メールサーバ内に新たにメールボックスを作成するのではなく、既存のメールボックスを外部ＢＯＸや共有ＢＯＸとして利用できるようにするものである。詳細には、複合機１０内に仮想のＢＯＸを作成してメールボックスと関連付けるものである。
【００７７】
具体的には、外部ＢＯＸの作成は、複合機１０が内部に仮想ＢＯＸ（ＢＯＸＩＤ（IDentification））を新規作成し、外部ＢＯＸとなるメールボックスを利用するためのメール送信用情報およびメール受信用情報などを含む属性情報をその仮想ＢＯＸに関連付けて登録するものである。共有ＢＯＸの作成は、共有元の複合機１０が共有させる仮想ＢＯＸと、その仮想ＢＯＸに関連付けて登録されている属性情報を共有先の複合機１０に通知し、共有先の複合機１０が通知された仮想ＢＯＸと属性情報を関連付けて機内に登録するものである。共有ＢＯＸの削除は、共有ＢＯＸとして登録した仮想ＢＯＸと、その仮想ＢＯＸに関連付けて登録されている属性情報を消去するものである。
【００７８】
図４は、ＢＯＸを管理するための情報が登録されるＢＯＸ管理テーブル３０を示す図である。本実施形態では、内部保存用と外部保存用のＢＯＸ（フォルダ）を１つのＢＯＸ管理テーブル３０で管理するようになっている。このＢＯＸ管理テーブル３０は不揮発メモリ１４に記憶されている。
【００７９】
ＢＯＸ管理テーブル３０には、フォルダ（ＢＯＸ）の管理番号となるフォルダ（ＢＯＸ）番号と、識別情報（ＢＯＸＩＤ）となるフォルダ（ＢＯＸ）名と、属性情報とが関連付けられて登録される。フォルダ（ＢＯＸ）名は、たとえば、ユーザ名を用いて作成される。本例では、内部保存用は“ユーザ名”＋“ＢＯＸ”で構成され、外部保存用は“ユーザ名”＋“仮想ＢＯＸ”で構成される。たとえば、図示のように、内部保存用としては「太郎ＢＯＸ」や「花子ＢＯＸ」などのフォルダ（ＢＯＸ）名が作成・登録され、外部保存用としては「太郎仮想ＢＯＸ」や「花子仮想ＢＯＸ」などのフォルダ（ＢＯＸ）名が作成・登録される。
【００８０】
外部ＢＯＸとして利用するメールボックスは、メールサーバ内に存在（実存）する。仮想ＢＯＸは、複合機１０の外部に実存する、メールサーバ内の既存のメールボックスを、外部保存用のＢＯＸとして自機内で管理するために便宜的（仮想的）に作成されるＢＯＸであり、実際にファイルを保存できるＢＯＸ（フォルダ）として自機内に作成されるものではない。この自機内に管理上作成される仮想ＢＯＸ（フォルダ名）は、ファイルの外部保存が実際に行われる保存場所となるメールボックスの識別情報（ＢＯＸＩＤ）である。この仮想ＢＯＸは、メールサーバ内に実存し外部ＢＯＸとして利用されるメールボックスとは、実体は異なるが実質的には同じものと言える。すなわち、仮想ＢＯＸと外部ＢＯＸは、厳密には異義であるが実質的には同義と言える（仮想ＢＯＸ≒外部ＢＯＸ（＝メールボックス））。
【００８１】
属性情報は、メールボックスを外部ＢＯＸとして利用可能とするための情報を含んでおり、仮想ＢＯＸのみに登録される。属性情報は、電子メールの受信に必要な受信用情報と、電子メールの送信に必要な送信用情報とを含んでいる。受信用情報は、メールサーバ情報と、ユーザＩＤと、パスワードである。メールサーバ情報は、メールサーバのＩＰ（Internet Protocol）アドレスやメールサーバのドメイン名である。送信用情報は、電子メールの宛先を示すメールアドレスである。
【００８２】
一般に電子メールを利用するユーザには、メールサーバへのアクセス権となるメールアカウントと、このメールアカウントと一対一対応のメールアドレスとが付与される。メールアカウントが付与されたユーザに対しては、一対のユーザＩＤとパスワードが割り当てられ、メールサーバ内にユーザＩＤ毎に受信メールを保管するためのユーザＩＤ名のメールボックスが作成される。
【００８３】
たとえば、図１に示した社内のメールサーバ５（ドメイン名「abc．com」＝ＩＰアドレス「10.15．13.153」）を通じて電子メールを利用する太郎社員にユーザＩＤとして「taro」が割り当てられた場合には、メールサーバ５内に「taro」という名称（ＩＤ）のメールボックスが作成される。また、社外の無料電子メールサービスを利用する花子社員にそのサービス提供者（インターネットサービスプロバイダ）がユーザＩＤとして「hanako」を割り当てた場合には、そのサービス提供者のメールサーバ６（ドメイン名「free.co.jp」）内に「hanako」という名称（ＩＤ）のメールボックスが作成される。
【００８４】
図３に示すように、メールアドレスは“ユーザＩＤ”＠“ドメイン名”で構成される。たとえば、太郎社員には社内の管理者から「taro@abc.com」などが付与され、花子社員には上記のサービス提供者から「hanako@free.co.jp」などが付与される。
【００８５】
一般に電子メールの送信では、相手先のメールサーバをメールアドレスのドメイン名から割り出す。通常、メールサーバはユーザ（電子メールプログラム）から送られてきた電子メール（送信メール）のヘッダに付加されているメールアドレスのドメイン名をＤＮＳ（Domain Name System）サーバに問い合わせてそのドメイン名に対応するＩＰアドレスを取得し、そのＩＰアドレスのメールサーバに電子メールを送信する。電子メールを受信したメールサーバは、受信メールのヘッダに付加されているメールアドレスのユーザＩＤに対応するメールボックスにその受信メールを格納して保管する。
【００８６】
一般に電子メールの受信では、メールサーバはユーザ（電子メールプログラム）からのメール受信要求でユーザＩＤとパスワードによる認証を行い、認証した場合はそのユーザＩＤのメールボックスに保管している電子メール（受信メール）の受信許可の応答を行い、認証しない場合は受信不許可（エラー通知）の応答を行う。
【００８７】
ＢＯＸ管理テーブル３０では、ファイルの外部保存を行うメールボックス（保存場所）の識別情報として作成した仮想ＢＯＸに、そのメールボックスを利用するためのメール受信用情報（メールサーバ情報と、ユーザＩＤ、パスワード）とメール送信用情報（メールアドレス）とを含む属性情報が関連付けられて登録される。
【００８８】
本例のＢＯＸ管理テーブル３０では、＃００１に太郎社員のＢＯＸ（内部ＢＯＸ）、＃００２に花子社員のＢＯＸ（内部ＢＯＸ）、＃００３に一郎社員のＢＯＸ（内部ＢＯＸ）が登録され、＃００４に太郎社員の仮想ＢＯＸ（社内のメールサーバ５を利用した外部ＢＯＸ）、＃００５に花子社員の仮想ＢＯＸ（社外のメールサーバ６を利用した外部ＢＯＸ）、＃００６に一郎社員の仮想ＢＯＸ（社内のメールサーバ５を利用した外部ＢＯＸ）が登録されている状態を示している。
【００８９】
なお、仮想ＢＯＸに使用するメールアカウント（メール受信用情報およびメール送信用情報）は、ユーザが端末装置４で電子メールを利用するためのメールアカウントとは異なるものにすることが望ましい。たとえば、社内のメールサーバ５を利用する場合は、管理者からユーザに端末装置４用として付与されたメールアカウント（ユーザの端末装置４の電子メールプログラムに設定されるメール受信用情報およびメール送信用情報）を共用せず、管理者から別のメールアカウントを取得して仮想ＢＯＸ用に使用することが望ましい。社外の無料電子メールサービスを利用する場合も同様に、そのサービス提供者（インターネットサービスプロバイダ）から端末装置４用とは別のメールアカウントを取得して仮想ＢＯＸ用に使用することが望ましい。また無料電子メールサービスは、Ｗｅｂブラウザを通じてアクセスするＷｅｂメールなどではなく、電子メールプログラム（電子メールプロトコル）によってアクセスするものを利用する。
【００９０】
次に、複合機１０の動作について説明する。
【００９１】
（ＢＯＸ作成）
図５は、複合機１０によるＢＯＸ作成の動作を示す流れ図である。本動作では、複合機１０の表示部２１に図６〜図９に例示するＢＯＸ作成に係る画面が表示されるが、本動作はこれらの画面も交えながら説明する。
【００９２】
複合機１０のＣＰＵ１１は、操作部２２でＢＯＸ作成以外の機能の選択を受けた場合には（ステップＳ１０１；Ｎｏ）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。操作部２２でＢＯＸ作成機能の選択を受けた場合には（ステップＳ１０１；Ｙｅｓ）、ＢＯＸ管理テーブル３０の登録情報を使用して表示部２１にＢＯＸ作成用（設定用）のＢＯＸ一覧画面を表示する（ステップＳ１０２）。図４に示したＢＯＸ管理テーブル３０において、たとえば、既に＃００１〜＃００５までのＢＯＸが登録されている場合には、図６に示すようなＢＯＸ一覧画面４０ａが表示部２１に表示される。
【００９３】
ＢＯＸ一覧画面４０ａには、本画面でＢＯＸが作成（設定）できる旨を示すメッセージ４１ａと、各種の表示項目が示された項目欄４２と、現在のＢＯＸを一覧表示したＢＯＸ一覧４３と、ＢＯＸ一覧４３に対するスクロール操作を受け付けるスクロール操作部４４と、作成するＢＯＸの種別として内部ＢＯＸの選択操作を受け付ける内部ＢＯＸ選択ボタン４５と、作成するＢＯＸの種別として外部ＢＯＸの選択操作を受け付ける外部ＢＯＸ選択ボタン４６と、選択された種別のＢＯＸの新規作成操作を受け付ける新規作成ボタン４７と、表示部２１の表示画面を前画面に戻す操作を受け付ける戻るボタン４８とが表示される。
【００９４】
項目欄４２に示される表示項目は、たとえば、ＢＯＸ番号（管理番号）を示す「ＢＯＸ＃」、ＢＯＸの種別（内部／外部）を示す「ＢＯＸ種別」、ＢＯＸ内に保存されているドキュメント（ファイル）の数を示す「ドキュメント数」、および「備考」などである。ＢＯＸ一覧４３では、表示された各ＢＯＸは、表示領域に対する押下操作を受けて個別に選択可能とされている。詳細には、押下操作を受けるたびに、非選択状態から選択状態へ、または、選択状態から非選択状態へ切り替えられるようになっている。
【００９５】
本例のＢＯＸ一覧画面４０ａでは、＃００１〜＃００５の計５つのＢＯＸがＢＯＸ一覧４３として表示されている。ＢＯＸ種別が「ＨＤＤ_＊＊＊」と表示されている＃００１〜＃００３は内部ＢＯＸであり、ＢＯＸ種別が「外部ＢＯＸ」と表示されている＃００４、＃００５は外部ＢＯＸである。外部ＢＯＸの備考には、図４のＢＯＸ管理テーブル３０にて関連付けて登録されているメールアドレスが表示される。
【００９６】
ユーザは、このＢＯＸ一覧画面４０ａを通じて、現在のＢＯＸと種別（内部／外部）、ＢＯＸ内のドキュメント数を確認することができ、メールアドレスのユーザＩＤから外部ＢＯＸの所有者を識別することができる。またユーザは、内部ＢＯＸ選択ボタン４５または外部ＢＯＸ選択ボタン４６を押下して作成したいＢＯＸの種別を選択し、新規作成ボタン４７を押下して新たな内部ＢＯＸまたは外部ＢＯＸを作成することができる。
【００９７】
図５のステップＳ１０２で表示したＢＯＸ一覧画面４０ａにより、戻るボタン４８の押下を受けた場合には（ステップＳ１０３；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１の表示画面をＢＯＸ一覧画面４０ａから前画面に戻し（ステップＳ１０４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【００９８】
ＢＯＸ一覧画面４０ａにより、内部ＢＯＸ選択ボタン４５または外部ＢＯＸ選択ボタン４６の押下と新規作成ボタン４７の押下によって、ＢＯＸの種別選択および作成指示を受けた場合には（ステップＳ１０３；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は選択された種別が内部ＢＯＸであれば（ステップＳ１０５；内部ＢＯＸ）、画像記憶部１８（内部ＨＤＤ）の残容量（空き容量）を確認する（ステップＳ１０６）。画像記憶部１８の残容量が所定の容量（閾値）以上の場合には（ステップＳ１０６；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は画像記憶部１８内にＢＯＸを作成する内部ＢＯＸ作成処理を実行し（ステップＳ１０７）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【００９９】
画像記憶部１８の残容量が所定の容量よりも少ない場合には（ステップＳ１０６；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１に外部ＢＯＸ作成提案画面を表示する（ステップＳ１０８）。図７に示すように、外部ＢＯＸ作成提案画面５０ａは、たとえばＢＯＸ一覧画面４０ａ上に別のウィンドウ画面としてポップアップ表示される。
【０１００】
外部ＢＯＸ作成提案画面５０ａには、複合機１０内の保存領域が少ないため内部ＢＯＸを新規に作成できないが、メールアドレス等の設定によりメールサーバに外部ＢＯＸを作成できる旨を示すメッセージ５１ａと、外部ＢＯＸの設定（作成）を受け付ける設定ボタン５２と、内部ＢＯＸの新規作成のキャンセルを受け付けるＣａｎｃｅｌボタン５３とが表示される。
【０１０１】
ユーザは、この外部ＢＯＸ作成提案画面５０ａを通じて、外部ＢＯＸの設定（作成）、または、内部ＢＯＸの新規作成のキャンセルを行うことができる。
【０１０２】
図５のステップＳ１０８で表示した外部ＢＯＸ作成提案画面５０ａにより、Ｃａｎｃｅｌボタン５３の押下を受けた場合には（ステップＳ１０９；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は内部ＢＯＸの新規作成をキャンセルし（ステップＳ１１０）、表示部２１の表示画面を外部ＢＯＸ作成提案画面５０ａおよびＢＯＸ一覧画面４０ａから前画面に戻して、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１０３】
外部ＢＯＸ作成提案画面５０ａにより、設定ボタン５２の押下を受けた場合には（ステップＳ１０９；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は表示部２１に外部ＢＯＸ作成画面を表示する（ステップＳ１１１）。図８に示すように、外部ＢＯＸ作成画面６０は、たとえばＢＯＸ一覧画面４０ａ上に別のウィンドウ画面としてポップアップ表示される。
【０１０４】
外部ＢＯＸ作成画面６０には、外部ＢＯＸに係る設定情報の入力および表示領域となる設定情報欄６１と、設定の確定を受け付けるＯＫボタン６２（確定ボタン）と、設定（外部ＢＯＸの新規作成）のキャンセルを受け付けるＣａｎｃｅｌボタン６３とが表示される。設定情報欄６１には、新たに作成される外部ＢＯＸのＢＯＸ番号（管理番号）が表示されるＢＯＸ番号欄（「ＢＯＸ＃」）と、当該外部ＢＯＸの所有者としてユーザが入力した氏名（ユーザ名）が表示される所有者欄（「所有者」）と、ユーザが入力した当該外部ＢＯＸの利用先となるメールボックスに対応するメールアドレスが表示されるメールアドレス欄（「Mail」）と、ユーザが入力した同メールボックスに対応するパスワードが表示されるパスワード欄（「Mail PassWd」）とが設けられている。ＢＯＸ番号欄には、現在のＢＯＸ数の次の番号（本例では「００６」）が表示される。
【０１０５】
ユーザは、この外部ＢＯＸ作成画面６０を通じて、新たに作成する外部ＢＯＸの設定情報の入力、設定の確定、または、外部ＢＯＸの新規作成のキャンセルを行うことができる。
【０１０６】
図５のステップＳ１１１で表示した外部ＢＯＸ作成画面６０により、Ｃａｎｃｅｌボタン６３の押下を受けた場合には（ステップＳ１１２；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は外部ＢＯＸの新規作成をキャンセルし（ステップＳ１１０）、表示部２１の表示画面を外部ＢＯＸ作成画面６０およびＢＯＸ一覧画面４０ａから前画面に戻して、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１０７】
外部ＢＯＸ作成画面６０により、設定情報の入力およびＯＫボタン６２の押下によって、外部ＢＯＸの設定および作成指示を受けた場合には（ステップＳ１１２；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は表示部２１に表示していた外部ＢＯＸ作成画面６０のポップアップ表示を消去し、外部ＢＯＸを作成して（ステップＳ１１３）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１０８】
また、ステップＳ１０５において選択された種別が外部ＢＯＸであれば（ステップＳ１０５；外部ＢＯＸ）、ステップＳ１１１へ移行してＣＰＵ１１は表示部２１に外部ＢＯＸ作成画面６０を表示し、以降のステップを同様に行う。
【０１０９】
ステップＳ１１３による外部ＢＯＸの作成では、ＣＰＵ１１は、図４に例示したＢＯＸ管理テーブル３０において、入力されたユーザ名を用いて作成した仮想ＢＯＸ（外部ＢＯＸ）を、既に登録されているＢＯＸの次のＢＯＸ番号（未登録の場合は「＃００１」）に登録する。更にこの仮想ＢＯＸに、入力されたメールアドレスと、同メールアドレスに含まれているドメイン名またはドメイン名から割り出したＩＰアドレスと、同メールアドレスに含まれているユーザＩＤと、入力されたパスワードとを関連付けて登録する。
【０１１０】
本例では、図８の外部ＢＯＸ作成画面６０で例示したユーザ名（所有者）“田中一郎”から「一郎仮想ＢＯＸ」を作成し、既に登録されている＃００１〜＃００５のＢＯＸの次のＢＯＸ番号となる＃００６に登録する。更にこの「一郎仮想ＢＯＸ」に、図８で例示した「ichiro@abc.com」と、このメールアドレスに含まれているドメイン名“abc.com”から割り出したＩＰアドレスである「10.15.13.153」（メールサーバ５のＩＰアドレス）と、このメールアドレスに含まれているユーザＩＤ「ichiro」と、パスワード「********」とを関連付けて登録する。
【０１１１】
本例の登録によって外部ＢＯＸが作成された場合には、図９に示すように、ＢＯＸ一覧画面４０ａには新たに＃００６の外部ＢＯＸが表示される。ユーザ（田中一郎社員）は、この新たに作成した外部ＢＯＸを複合機１０内のＢＯＸ（内部ＢＯＸ）と同様に画像データのファイルの保存先として利用できるようになる。
【０１１２】
（ＢＯＸ保存）
図１０は、複合機１０によるＢＯＸ保存の動作を示す流れ図である。本動作では、複合機１０の表示部２１に図１１〜図１４に例示するＢＯＸ保存に係る画面が表示されるが、本動作はこれらの画面も交えながら説明する。またここでは、原稿のスキャンによる画像データのファイルをＢＯＸに保存するジョブ（スキャンＢＯＸ保存ジョブ）を例に説明する。
【０１１３】
複合機１０のＣＰＵ１１は、操作部２２でＢＯＸ保存以外の機能の選択を受けた場合には（ステップＳ２０１；Ｎｏ）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。操作部２２でＢＯＸ保存機能の選択を受けた場合には（ステップＳ２０１；Ｙｅｓ）、ＢＯＸ管理テーブル３０の登録情報を使用して表示部２１にＢＯＸ保存用のＢＯＸ一覧画面を表示する（ステップＳ２０２）。図４に示したＢＯＸ管理テーブル３０において、たとえば、既に＃００１〜＃００５までのＢＯＸが登録されている場合には、図１１に示すようなＢＯＸ一覧画面４０ｂが表示部２１に表示される。
【０１１４】
ＢＯＸ一覧画面４０ｂには、図６で説明したＢＯＸ一覧画面４０ａと同じ項目欄４２、ＢＯＸ一覧４３（現在のＢＯＸ一覧）、スクロール操作部４４、および戻るボタン４８と、画像データのファイルを保存する保存先のＢＯＸの指定を促す旨を示すメッセージ４１ｂと、指定の確定を受け付けるＯＫボタン４９（確定ボタン）とが表示される。
【０１１５】
ユーザは、このＢＯＸ一覧画面４０ｂを通じて、現在のＢＯＸと種別（内部／外部）、ＢＯＸ内のドキュメント数を確認することができ、メールアドレスのユーザＩＤから外部ＢＯＸの所有者を識別することができる。またユーザは、ＢＯＸ一覧４３の中から自分の所有するＢＯＸを押下して選択し、ＯＫボタン４９を押下してファイルを保存するＢＯＸを指定することができる。なお、本図ではＢＯＸ一覧４３の中で＃００３の内部ＢＯＸが押下・選択されている状態を示している。
【０１１６】
図１０のステップＳ２０２で表示したＢＯＸ一覧画面４０ｂにより、戻るボタン４８の押下を受けた場合には（ステップＳ２０３；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１の表示画面をＢＯＸ一覧画面４０ｂから前画面に戻し（ステップＳ２０４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１１７】
ＢＯＸ一覧画面４０ｂにより、ＢＯＸ一覧４３の中のいずれかのＢＯＸの押下とＯＫボタン４９の押下によって、保存先のＢＯＸの選択および指定を受けたが（ステップＳ２０３；Ｙｅｓ）、スキャナ部１７への原稿のセットおよびスタートボタンの押下を受けずに所定時間が経過した場合には（ステップＳ２０４；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１の表示画面をＢＯＸ一覧画面４０ｂから前画面に戻し（ステップＳ２０４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１１８】
所定時間内にスキャナ部１７への原稿のセットおよびスタートボタンの押下を受けた場合には（ステップＳ２０４；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１はスキャナ部１７による原稿の読み取りを実行する（ステップＳ２０５）。そしてスキャナ部１７から出力された原稿の画像データをファイル化し、ＲＡＭ１３に一時保存する（画像データの取得）。
【０１１９】
指定されたのが内部ＢＯＸである場合には（ステップＳ２０６；内部ＢＯＸ（内部保存の選択と保存指示））、ＣＰＵ１１はファイル化した画像データの容量（ファイルサイズ）と画像記憶部１８（内部ＨＤＤ）の残容量（空き容量）を比較する。画像記憶部１８の残容量が画像データの容量以上の場合には（ステップＳ２０７；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１はその画像データ（ファイル）を指定の内部ＢＯＸに保存し（ステップＳ２０８）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１２０】
画像記憶部１８の残容量が画像データの容量よりも小さい場合には（ステップＳ２０７；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１に外部ＢＯＸ保存提案画面を表示する（ステップＳ２０９）。図１２に示すように、外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂは、たとえばＢＯＸ一覧画面４０ｂ上に別のウィンドウ画面としてポップアップ表示される。なお、図１０のステップＳ２０５による原稿の読み取りによって画像データの取得を完了すると、図１２に示すように、ＢＯＸ一覧画面４０ｂにはＢＯＸ保存を開始した旨を示すメッセージ４１ｃが表示される。
【０１２１】
外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂには、複合機１０内の保存領域が少ないため読み取った原稿の画像データを指定の内部ＢＯＸに保存できないが、メールアドレス等の設定によりメールサーバに外部ＢＯＸを作成して保存できる旨を示すメッセージ５１ｂと、外部ＢＯＸの設定（作成）を受け付ける設定ボタン５４と、本スキャンＢＯＸ（内部ＢＯＸ）保存ジョブのキャンセルを受け付けるＣａｎｃｅｌボタン５５とが表示される。
【０１２２】
ユーザは、この外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂを通じて、外部ＢＯＸの設定（作成）、または、本ジョブのキャンセルを行うことができる。
【０１２３】
図１０のステップＳ２０９で表示した外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂにより、Ｃａｎｃｅｌボタン５５の押下を受けた場合には（ステップＳ２１０；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は取得した画像データを指定の内部ＢＯＸに保存する本ジョブをキャンセルして破棄し（ステップＳ２１１）、表示部２１の表示画面を外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂおよびＢＯＸ一覧画面４０ｂから前画面に戻して、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１２４】
外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂにより、設定ボタン５４の押下を受けた場合には（ステップＳ２１０；Ｙｅｓ（外部保存の選択））、ＣＰＵ１１は表示部２１に外部ＢＯＸ作成画面を表示する（ステップＳ２１２）。図１３に示すように、外部ＢＯＸ作成画面６０は、ＢＯＸ作成動作で説明した画面（図８参照）と同じ画面がＢＯＸ一覧画面４０ｂ上に別のウィンドウ画面としてポップアップ表示される。また、外部ＢＯＸ作成画面６０が表示されるのに伴い、ＢＯＸ一覧画面４０ｂには外部ＢＯＸ作成画面６０で外部ＢＯＸが作成（設定）できる旨を示すメッセージ４１ａが表示される。
【０１２５】
ユーザは、この外部ＢＯＸ作成画面６０を通じて、新たに作成する外部ＢＯＸの設定情報の入力、設定の確定、または、本ジョブ（スキャンＢＯＸ保存ジョブ）のキャンセルを行うことができる。
【０１２６】
図１０のステップＳ２１２で表示した外部ＢＯＸ作成画面６０により、Ｃａｎｃｅｌボタン６３の押下を受けた場合には（ステップＳ２１０；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は取得した画像データを指定の内部ＢＯＸに保存する本ジョブをキャンセルして破棄し（ステップＳ２１１）、表示部２１の表示画面を外部ＢＯＸ作成画面６０およびＢＯＸ一覧画面４０ｂから前画面に戻して、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１２７】
外部ＢＯＸ作成画面６０により、設定情報の入力およびＯＫボタン６２の押下によって、外部ＢＯＸの設定および作成指示を受けた場合には（ステップＳ２１３；Ｙｅｓ（外部保存指示））、ＣＰＵ１１は外部ＢＯＸ作成画面６０のポップアップ表示を消去し、外部ＢＯＸを作成して本ジョブをスキャン外部ＢＯＸ保存ジョブとして継続する（ステップＳ２１４）。ここでの外部ＢＯＸの作成は、ＢＯＸ作成動作で説明した外部ＢＯＸの作成と同じ内容である（図５のステップＳ１１３参照）。
【０１２８】
図１３に例示した外部ＢＯＸ作成画面６０の設定情報は、図８と同じである。この場合も図４のＢＯＸ管理テーブル３０に例示したように、新たに作成された「一郎仮想ＢＯＸ」がＢＯＸ番号の＃００６に登録され、この「一郎仮想ＢＯＸ」に図示の属性情報が関連付けられて登録される。そして図１４に示すように、ＢＯＸ一覧画面４０ｂには新たに＃００６の外部ＢＯＸが表示され、この外部ＢＯＸに本ジョブの画像データ（ファイル）が保存されるようになる。
【０１２９】
図１０のステップＳ２１４による外部ＢＯＸの作成を終えると、ＣＰＵ１１はＢＯＸ管理テーブル３０からその外部ＢＯＸ（仮想ＢＯＸ）に関連付けて登録されているメールアドレスを読み出すと共に、ＲＡＭに保存されている画像データのファイルを読み出し、それらを画像外部保存命令と共に電子メール処理部２３に入力する（ステップＳ２１５）。
【０１３０】
電子メール処理部２３は、ＣＰＵ１１から画像外部保存命令を受けると、入力された画像データのファイルを添付した電子メールであるファイル添付メール（画像データ添付メール）を作成する（ステップＳ２１６）。詳細には、電子メールを新規作成し、その電子メールにＣＰＵ１１から入力された画像データのファイルを添付し、その電子メールのヘッダにおける差出人（From:）と宛先（To:）にはＣＰＵ１１から入力されたメールアドレスを記入し、件名（Subject:）には添付ファイルの選択用情報となるファイル名を記入し、更に添付ファイルのページ数をヘッダに記入して、上記のファイル添付メールを作成する（図１７参照）。また、メール本文または添付ファイルに印刷の設定を付加してもよい。
【０１３１】
電子メール処理部２３は、このファイル添付メールをネットワーク通信部１６を通じてメールサーバに送信し（ステップＳ２１７（画像データ外部保存））、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１３２】
また、ステップＳ２０６において指定されたＢＯＸが外部ＢＯＸであれば（ステップＳ２０６；外部ＢＯＸ（外部保存の選択と保存指示））、ステップＳ２１５へ移行する。この場合は、ＣＰＵ１１はＢＯＸ管理テーブル３０からその指定された外部ＢＯＸ（仮想ＢＯＸ）に関連付けて登録されているメールアドレスを読み出すと共に、ＲＡＭに保存されている画像データのファイルを読み出し、それらを画像外部保存命令と共に電子メール処理部２３に入力する。以降は電子メール処理部２３がステップＳ２１６およびステップＳ２１７を同様に行う。
【０１３３】
また、内部保存が不可となった場合は（ステップＳ２０７；Ｎｏ）、外部保存を提案するようにしている（ステップＳ２０９）。この提案は、たとえば、本ジョブを指示したユーザの外部ＢＯＸが未登録の場合は図１２に示した外部ＢＯＸ保存提案画面５０ｂを表示して外部ＢＯＸの新規作成（設定）を提案し、既登録の場合はそのユーザの外部ＢＯＸに本ジョブのファイルを保存できる旨のメッセージを示した外部ＢＯＸ保存提案画面を表示して外部保存への切り替えを提案するなどしてもよい。また、外部保存への切替指示を受けた場合は、そのユーザの外部ＢＯＸを保存先のＢＯＸに指定してステップＳ２１５へ移行する。この場合も、ＣＰＵ１１はＢＯＸ管理テーブル３０からその指定された外部ＢＯＸ（仮想ＢＯＸ）に関連付けて登録されているメールアドレスを読み出すと共に、ＲＡＭに保存されている画像データのファイルを読み出し、それらを画像外部保存命令と共に電子メール処理部２３に入力する。以降は電子メール処理部２３がステップＳ２１６およびステップＳ２１７を同様に行うようにすればよい。
【０１３４】
複合機１０からファイル添付メールを受信したメールサーバは、そのメール本体のヘッダに付加されている宛先のメールアドレスからユーザＩＤを識別し、そのユーザＩＤのメールボックスに受信したファイル添付メールを格納して保管する。複合機１０は、このようにしてメールサーバを利用した画像データの外部保存を行う。
【０１３５】
図８および図９に示したように、たとえば、田中一郎社員が複合機１０によるスキャンＢＯＸ保存ジョブで、外部ＢＯＸを作成するために自分のメールアドレスなどを入力した場合には、そのメールアドレスに対応する図１に示した社内のメールサーバ５内の自分のメールボックス（ユーザＩＤ：ichiro）がその外部ＢＯＸとして登録され利用されることになる。複合機１０がこのスキャンＢＯＸ保存ジョブで画像データ（ファイル）の外部保存を行うために送信したファイル添付メールは、メールサーバ５内のユーザＩＤ：ichiroのメールボックスに保管される。
【０１３６】
また、たとえば、花子社員が複合機１０によるスキャンＢＯＸ保存ジョブで、図１１のＢＯＸ一覧画面４０ｂに示す＃００５の既に登録している自分の外部ＢＯＸ（図４参照）を保存先として指定した場合には、複合機１０は原稿のスキャンで取得した画像データのファイルをその保存先として指定された外部ＢＯＸに保存する。すなわち、複合機１０がこのスキャンＢＯＸ保存ジョブで画像データ（ファイル）の外部保存を行うために送信したファイル添付メールは、図１に示した社外のメールサーバ６に受信されてその保存先となるユーザＩＤ：hanakoのメールボックスに保管される。
【０１３７】
（ＢＯＸ利用）
図１５は、複合機１０によるＢＯＸ利用（ＢＯＸ保存ファイル利用）の動作を示す流れ図である。本動作では、複合機１０の表示部２１に図１６に例示するファイル一覧画面が表示されるが、本動作はこれらの画面も交えながら説明する。
【０１３８】
複合機１０のＣＰＵ１１は、操作部２２でＢＯＸ利用以外の機能の選択を受けた場合には（ステップＳ２２１；Ｎｏ）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。操作部２２でＢＯＸ利用機能の選択を受けた場合には（ステップＳ２２１；Ｙｅｓ（表示指示））、ＢＯＸ管理テーブル３０の登録情報を使用して表示部２１にＢＯＸ利用用のＢＯＸ一覧画面を表示する（ステップＳ２２２）。この画面は、たとえば、図１１に示したＢＯＸ一覧画面４０ｂにおいて、メッセージ４１ｂが「利用するボックスを指定してください」など、利用先のＢＯＸの指定を促す旨を示すメッセージに変えられたＢＯＸ一覧画面として表示部２１に表示される。
【０１３９】
ユーザは、上記例のＢＯＸ一覧画面を通じて、現在のＢＯＸと種別（内部／外部）、ＢＯＸ内のドキュメント数を確認することができ、メールアドレスのユーザＩＤから外部ＢＯＸの所有者を識別することができる。またユーザは、ＢＯＸ一覧の中から自分の所有するうちの利用したいＢＯＸを押下して選択し、ＯＫボタンを押下して利用するＢＯＸを指定することができる。
【０１４０】
図１５のステップＳ２２２で表示したＢＯＸ一覧画面により、たとえば、戻るボタンの押下を受けた場合には（ステップＳ２２３；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１の表示画面をＢＯＸ一覧画面から前画面に戻し（ステップＳ２２４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１４１】
ＢＯＸ一覧画面により、たとえば、ＢＯＸ一覧の中のいずれかのＢＯＸの押下とＯＫボタンの押下によって、利用先のＢＯＸの選択および指定を受けた場合は（ステップＳ２２３；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は指定されたＢＯＸが内部ＢＯＸであれば（ステップＳ２２５；内部ＢＯＸ）、その内部ＢＯＸに保存されている画像データのファイルを利用可能にする内部ＢＯＸ利用処理を実行し（ステップＳ２３２）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１４２】
指定されたＢＯＸが外部ＢＯＸの場合には（ステップＳ２２５；外部ＢＯＸ）、電子メール処理部２３はＢＯＸ管理テーブル３０（図４参照）からその指定された外部ＢＯＸ（仮想ＢＯＸ）に関連付けて登録されているメール受信情報（メールサーバ情報、ユーザＩＤ、パスワード）を読み出し（ステップＳ２２６）、そのメール受信情報を用いてメールサーバにアクセスしてユーザＩＤのメールボックス内の全メール（ファイル添付メール）のヘッダ情報を取得する（ステップＳ２２７）。
【０１４３】
ヘッダ情報の取得は、メール受信プロトコルがＰＯＰ３に対応している場合には、図３で説明したＬＩＳＴコマンドとＴＯＰコマンドを用いて行う。すなわち、電子メール処理部２３はＬＩＳＴコマンドを用いて、メールボックスに保管されているファイル添付メールのメッセージ番号の一覧を取得し、ＴＯＰコマンドを用いて、取得したメッセージ番号一覧のうちの指定したメッセージ番号のファイル添付メールのヘッダ情報を取得する。
【０１４４】
ＣＰＵ１１は、電子メール処理部２３が取得したヘッダ情報からファイルの選択用情報となるファイル名と、ページ数を抽出し、そのファイル名とページ数を用いて図１６に示すようなファイル一覧画面７０aを表示部２１に表示する。
【０１４５】
ファイル一覧画面７０aには、利用するファイルの選択を促す旨を示すメッセージ７１と、本画面に表示されたファイルの保存先となる指定したＢＯＸ（本例では外部ＢＯＸ）に関するＢＯＸ情報７２と、各種の表示項目が示された項目欄７３と、指定したＢＯＸ（本例では外部ＢＯＸ）に保存されているファイルを一覧表示したファイル一覧７４と、ファイル一覧７４に対するスクロール操作を受け付けるスクロール操作部７５と、選択したファイルの出力種別としてプリント（印刷）の選択操作を受け付けるプリント選択ボタン７６と、選択したファイルの出力種別としてネット送信（端末装置４へのファイル送信など）の選択操作を受け付けるネット送信選択ボタン７７と、表示部２１の表示画面を前画面に戻す操作を受け付ける戻るボタン７８とが表示される。
【０１４６】
ＢＯＸ情報７２は、たとえば、ＢＯＸ一覧画面（図１１参照）で選択・指定したＢＯＸに表示されていたＢＯＸ番号（「ＢＯＸ＃：０４」など）、ＢＯＸ種別（「ＢＯＸ種別：外部ＢＯＸ」など）、ドキュメント数（「ドキュメント数：５」など）、備考（「備考：メールアドレス」など）などである。項目欄７３に示される表示項目は、たとえば、ファイルの管理番号（ファイル番号）を示す「番号」、「ファイル名」、「ページ数」などである。ファイル一覧７４では、表示された各ファイルは、表示領域に対する押下操作を受けて個別に選択可能とされている。詳細には、押下操作を受けるたびに、非選択状態から選択状態へ、または、選択状態から非選択状態へ切り替えられるようになっている。
【０１４７】
ユーザは、このファイル一覧画面７０ａを通じて、指定した外部ＢＯＸに保存されているファイルをファイル名（選択用情報）から識別することができ、ファイルのページ数を確認することができる。またユーザは、ファイル一覧７４の中から利用したいファイルを押下して選択し、選択したファイルの出力種別として、プリント選択ボタン７６を押下してプリントを選択する、または、ネット送信選択ボタン７７を押下してネット送信を選択することができる。
【０１４８】
図１５のステップＳ２２９で表示したファイル一覧画面７０ａにより、戻るボタン７８の押下を受けた場合には（ステップＳ２３０；Ｎｏ）、ステップＳ２２２へ戻り、ＣＰＵ１１は表示部２１の表示画面をファイル一覧画面７０ａから前画面のＢＯＸ一覧画面に戻してステップＳ２２２移行を同様に行う。
【０１４９】
ファイル一覧画面７０ａにより、ファイル一覧７４の中のいずれかのファイルの押下とプリント選択ボタン７６またはネット送信選択ボタン７７の押下によって、出力（利用）するファイルの選択および出力種別の選択を受け、スタートボタンの押下によって出力指示を受けた場合は（ステップＳ２３０；Ｙｅｓ）、選択されたファイルを選択された出力種別で出力し（ステップＳ２３１）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１５０】
ステップＳ２３１の詳細は、電子メール処理部２３は指定された外部ＢＯＸとなるメールサーバのメールボックスから、選択されたファイルが添付されているファイル添付メールを図３で説明したＲＥＴＲコマンドを用いて取得する。すなわち、電子メール処理部２３は選択されたファイルに対応するメッセージ番号を指定したＲＥＴＲコマンドをメールサーバに送信し、メールサーバからその指定したメッセージ番号のファイル添付メールを受信する。
【０１５１】
ＣＰＵ１１は、電子メール処理部２３が受信したファイル添付メールに添付されているファイルを、選択された出力種別で出力する。プリントが選択された場合には、プリンタ部２０によりそのファイルの画像を記録紙に印刷して出力する。また、メール本文または添付ファイルに印刷の設定が付加されている場合には、その設定に従って印刷を行う。ネット送信が選択された場合は、そのファイルをネットワーク通信部１６から送信先の端末装置４などへ送信して出力する。
【０１５２】
（選択用情報の変形例１）
図１６に示したように、ファイル一覧画面７０ａでは一覧表示されたファイルを選択（識別）するための選択用情報としてファイル名が表示される。このファイル名は、ファイル添付メールのヘッダに付加するヘッダ情報のうちの件名（Subject:）に記入する例を説明した。電子メールのヘッダには、規定されたヘッダ情報の他に任意のヘッダ情報を付加できるため、ファイル名は任意のヘッダ情報として付加することも可能である。
【０１５３】
図１７は、ファイル添付メール８０のヘッダに添付ファイルのファイル名を任意のヘッダ情報として付加した場合の一例を示す図である。ヘッダ情報は、“フィールド名”コロン（：）“フィールドボディ”の形式で構成される。たとえば、図示のようにフィールド名は“ImageName”とし、ファイル名が“SampleImage1”であれば、「ImageName:
SampleImage1」としたヘッダ情報８１をファイル添付メールのヘッダに付加するようにしてもよい。この場合のファイル一覧画面７０ａでは、外部ＢＯＸ(メールボックス)内のファイル添付メールから取得されたヘッダ情報の中から、フィールド名“ImageName”のフィールドボディがファイル名として抽出されファイル一覧７４に表示されるようになる。
【０１５４】
（選択用情報の変形例２）
任意に付加できるヘッダ情報を利用して、ファイル添付メールのヘッダに添付ファイルのサムネイル画像を付加することも可能である。図１８は、ファイル添付メール８２のヘッダに添付ファイルのサムネイル画像を任意のヘッダ情報として付加した場合の一例を示す図である。この場合もヘッダ情報の形式に従い、たとえば、フィールド名は“ThumbnailImageDate”とし、フィールドボディにサムネイル画像データを記入することで、添付ファイルのサムネイル画像をヘッダ情報８３として付加することができる。ファイル名は、図示のように件名（Subject:）に記入してもよいし、図１７に例示したように任意のヘッダ情報として付加してもよい。
【０１５５】
図１９は、ファイル一覧７９にファイル名とサムネイル画像が表示されファイル一覧画面７０ｂの一例を示す図である。本画面では、外部ＢＯＸ(メールボックス)内のファイル添付メールから取得されたヘッダ情報の中から、フィールド名“ThumbnailImageDate”のフィールドボディがサムネイル画像データとして抽出され、ファイル一覧７９にそのサムネイル画像がファイル名と共に選択用情報として表示されるようになる。表示された各ファイルは、サムネイル画像およびファイル名の表示領域に対する押下操作を受けて個別に選択できるようにしてもよいし、操作部２２におけるハードボタンを操作して個別に選択できるようにしてもよい。
【０１５６】
また、サムネイル画像はファイル添付メールのヘッダに付加する他に、ファイル添付メールに別途添付して送信したり、ファイル添付メールと関連付けた別のメールに添付して送信したりしてもよい。別のメールに添付する場合は、その別のメールのみを受信してファイル一覧画面にサムネイル画像を表示することができる。
【０１５７】
なお、一般の電子メールプログラムは、電子メールのヘッダに不知のフィールド名がある場合には読み飛ばす。そのため、複合機１０によって添付ファイルのファイル名やサムネイル画像が任意のヘッダ情報として付加された電子メール（ファイル添付メール）が、複合機１０以外の電子メールプログラムで開けないなどの不具合は起こらない。
【０１５８】
（外部ＢＯＸ保存ファイルの削除）
外部ＢＯＸとなるメールサーバのメールボックスからファイルの出力のために受信したファイル添付メールを、そのメールボックス（外部ＢＯＸ）から削除するか否かについては、たとえば、その設定画面を表示部２１に表示し操作部２２を通じて設定を受け付けるなどが可能である。また、この設定は外部ＢＯＸ単位やファイル単位で行うことが可能である。
【０１５９】
たとえば、外部ＢＯＸ単位の場合は、外部ＢＯＸ作成画面（図８および図１３参照）に出力後削除設定のメニューを表示し、新規作成する外部ＢＯＸに対する出力後削除または出力後非削除の設定を受け付ける。ＢＯＸ一覧画面（図６参照）を通じて選択された外部ＢＯＸの出力後削除設定画面をポップアップ表示し、その外部ＢＯＸに対する出力後削除または出力後非削除の設定を受け付けるなどする。この設定を受けると、ＣＰＵ１１は設定内容を示す出力後削除判断情報をＢＯＸ管理テーブルの仮想ＢＯＸに関連付けて記憶する。
【０１６０】
図２０は、出力後削除判断情報を記憶したＢＯＸ管理テーブル３１の一例を示す図である。出力後削除判断情報は、仮想ＢＯＸに属性情報として関連付けられて記憶される。たとえば、設定内容に応じて、出力後削除の場合には「削除」、出力後非削除の場合には「削除しない」などが記憶される。また、設定を受けていない場合には初期設定が記憶されてもよい。初期設定は、出力後削除および出力後非削除のいずれとしてもよい。
【０１６１】
ＣＰＵ１１は、ファイルの外部保存を行う仮想ＢＯＸ（外部ＢＯＸ）に関連付けられている出力後削除判断情報を確認し、「削除」の場合のみ、画像外部保存命令に出力後削除情報を加えて電子メール処理部２３に入力する。電子メール処理部２３は、ＣＰＵ１１からの画像外部保存命令に出力後削除情報を加えられていた場合のみ、ファイル添付メールのヘッダに出力後削除情報を任意のヘッダ情報として付加する。
【０１６２】
図２１は、ファイル添付メール８４のヘッダに出力後削除情報を任意のヘッダ情報として付加した場合の一例を示す図である。ヘッダ情報の形式に従い、たとえば「DeleteImageAfterOutPut: True」などの出力後にファイルを削除することを示す出力後削除情報８５をファイル添付メールのヘッダに付加する。これにより、ＢＯＸ管理テーブル３１における出力後削除判断情報が「削除」の外部ＢＯＸに保存されるファイル添付メールには出力後削除情報が付加され、「削除しない」の外部ＢＯＸに保存されるファイル添付メールには出力後削除情報が付加されないことになる。
【０１６３】
電子メール処理部２３は、外部ＢＯＸに保存されているファイルの出力のためにファイル添付メールをメールサーバから受信すると、そのファイル添付メールのヘッダに上記の出力後削除情報が付加されている場合のみ、ファイルの出力後に、そのファイル添付メールのメッセージ番号を指定した図３のＤＥＬＥコマンド（削除命令）を受信先のメールサーバに送信する。これを受けてメールサーバは、指定されたメッセージ番号のファイル添付メールをメールボックスから削除する。
【０１６４】
これにより、外部ＢＯＸに保存されたファイルの出力後削除／非削除が外部ＢＯＸ単位で切り替えられる。
【０１６５】
また、出力後削除／非削除をファイル単位で個別に設定する場合は、その設定をファイルの外部保存時に行う。たとえば、図１０のステップＳ２０２および図１１で説明したＢＯＸ一覧画面を通じて、ファイルの保存先に外部ＢＯＸが選択された場合には、そのファイルの出力後削除設定画面をポップアップ表示し、そのファイルに対する出力後削除または出力後非削除の設定を受け付ける。この設定画面は、ＢＯＸ一覧画面における外部ＢＯＸの選択に伴い自動的に表示してもよいし、外部ＢＯＸの選択後に別途その設定画面の表示操作を受けて表示してもよい。
【０１６６】
また、内部保存から外部保存に切り替えた場合も（図１０のステップＳ２０７；Ｎｏ→ステップＳ２０９）、同様にファイルの出力後削除設定画面をポップアップ表示し、そのファイルに対する出力後削除または出力後非削除の設定を受け付ける。この設定画面は、内部保存から外部保存への切り替えに伴い自動的に表示してもよいし、切り替え後に別途その設定画面の表示操作を受けて表示してもよい。
【０１６７】
このファイル単位の設定を受けると、ＣＰＵ１１は当該ファイルについては外部ＢＯＸ単位の設定よりもファイル単位の設定を優先し、この設定が「削除」の場合のみ、画像外部保存命令に出力後削除情報を加えて電子メール処理部２３に入力する。その後の電子メール処理部２３の動作は、外部ＢＯＸ単位の場合と同じである。
【０１６８】
これにより、外部ＢＯＸに保存されたファイルの出力後削除／非削除がファイル単位で切り替えられる。
【０１６９】
なお、上記の外部ＢＯＸ単位やファイル単位の削除動作は組み合わせずに、設定で切り替えられるようにする（選択）、あるいは、いずれか一方のみを行うようにしてもよい（固定）。
【０１７０】
また、外部ＢＯＸ単位の削除動作のみを行う構成では、ファイル添付メールに付加される出力後削除情報は使用せず、ＢＯＸ管理テーブルに記憶される出力後削除判断情報のみで判断することもできる。たとえば、電子メール処理部２３は、外部ＢＯＸに保存されているファイルの出力のためにファイル添付メールをメールサーバから受信すると、ＢＯＸ管理テーブルにおけるその外部ＢＯＸ（仮想ＢＯＸ）の出力後削除判断情報を確認し、「削除」の場合のみ、ファイルの出力後に、そのファイル添付メールの削除命令を受信先のメールサーバに送信するなどすればよい。これにより、ＢＯＸ管理テーブルに記憶される出力後削除判断情報のみでも外部ＢＯＸ単位の削除動作が可能である。また、ファイル単位の削除動作のみを行う構成では、ＢＯＸ管理テーブルに記憶される出力後削除判断情報は使用せず、ファイル添付メールに付加される出力後削除情報の有無で削除／非削除を判断することができ、そのファイル単位の削除動作が可能である。
【０１７１】
（外部ＢＯＸ共有）
図２２は、複合機１０による外部ＢＯＸ共有の共有元の動作を示す流れ図である。本動作では、複合機１０の表示部２１に図２３および図２４に例示する外部ＢＯＸ共有に係る画面が表示されるが、本動作はこれらの画面も交えながら説明する。
【０１７２】
複合機１０のＣＰＵ１１は、操作部２２でＢＯＸ設定以外の機能の選択を受けた場合には（ステップＳ３０１；Ｎｏ）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。操作部２２でＢＯＸ設定機能の選択を受けた場合には（ステップＳ３０１；Ｙｅｓ）、ＢＯＸ管理テーブル３０の登録情報を使用して表示部２１にＢＯＸ設定用のＢＯＸ一覧画面を表示する（ステップＳ３０２）。図４に示したＢＯＸ管理テーブル３０において、たとえば、既に＃００１〜＃００５までのＢＯＸが登録されている場合には、図２３に示すようなＢＯＸ一覧画面４０ｃが表示部２１に表示される。
【０１７３】
ＢＯＸ一覧画面４０ｃには、図６のＢＯＸ一覧画面４０ａで説明したメッセージ４１ａ、項目欄４２、ＢＯＸ一覧４３、スクロール操作部４４、内部ＢＯＸ選択ボタン４５、外部ＢＯＸ選択ボタン４６、新規作成ボタン４７、戻るボタン４８に加えて、選択された外部ＢＯＸの共有設定操作を受け付ける共有ボタン８６が表示される。
【０１７４】
ユーザは、このＢＯＸ一覧画面４０ｃを通じて、図６のＢＯＸ一覧画面４０ａで説明した内部ＢＯＸまたは外部ＢＯＸの新規作成の他に、ＢＯＸ一覧４３の中から自分の所有する外部ＢＯＸを押下して選択し、共有ボタン８６を押下して他の複合機１０と共有する外部ＢＯＸの共有設定を行うことができる。なお、本図ではＢＯＸ一覧４３の中で＃００５の外部ＢＯＸが押下・選択されている状態を示している。
【０１７５】
図２２のステップＳ３０２で表示したＢＯＸ一覧画面４０ｃにより、戻るボタン４８の押下を受けた場合には（ステップＳ３０３；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は表示部２１の表示画面をＢＯＸ一覧画面４０ｃから前画面に戻し（ステップＳ３０４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１７６】
ＢＯＸ一覧画面４０ｃにより、内部ＢＯＸ選択ボタン４５または外部ＢＯＸ選択ボタン４６の押下と新規作成ボタン４７の押下によって、ＢＯＸの種別選択および作成指示を受けた場合には（ステップＳ３０３；Ｙｅｓ→ステップＳ３０５；ＢＯＸ作成）、ＣＰＵ１１はＢＯＸ作成処理を実行し（ステップＳ３０６）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。ＢＯＸ作成処理の動作の詳細は、図５で説明したステップＳ１０５以降の動作である。
【０１７７】
ＢＯＸ一覧画面４０ｃにより、ＢＯＸ一覧４３の中のいずれかの外部ＢＯＸの押下と共有ボタン８６の押下によって、共有する外部ＢＯＸの選択および共有設定指示を受けた場合には（ステップＳ３０５；ＢＯＸ共有）、ＣＰＵ１１は表示部２１に外部ＢＯＸ共有設定画面を表示する（ステップＳ３０７）。図２４に示すように、外部ＢＯＸ共有設定画面９０は、たとえばＢＯＸ一覧画面４０ｃ上に別のウィンドウ画面としてポップアップ表示される。
【０１７８】
外部ＢＯＸ共有設定画面９０には、外部ＢＯＸの共有先情報となる他の複合機１０のメールアドレスの入力を促す旨を示すメッセージ９１と、その共有先情報（メールアドレス）の入力および表示領域となる共有先情報欄９２と、設定の確定を受け付けるＯＫボタン９３（確定ボタン）と、設定のキャンセルを受け付けるＣａｎｃｅｌボタン９４とが表示される。本例の外部ＢＯＸ共有設定画面９０では複数の共有先が設定可能であり、共有先情報欄９２には、外部ＢＯＸの共有先の番号が表示される共有先番号欄（「＃」）と、ユーザが入力した共有先情報となる他の複合機１０のメールアドレスが表示されるメールアドレス欄（「共有するＭＦＰのメールアドレス」）とが複数設けられている。
【０１７９】
ユーザは、この外部ＢＯＸ共有設定画面９０を通じて、自分の外部ＢＯＸの共有設定に係る共有先情報（メールアドレス）の入力、設定の確定、または、設定のキャンセルを行うことができる。なお、本図では３つの共有先情報が入力・表示されている状態を示している。また、この共有設定では共有期限を設定することもできる。共有期限を設定する場合には、たとえば、操作部２２を通じて共有期限の日数（１０日間など）を別途入力してからＯＫボタン９３を押下して設定の確定を行う。
【０１８０】
図２２のステップＳ３０７で表示した外部ＢＯＸ共有設定画面９０により、Ｃａｎｃｅｌボタン９４の押下を受けた場合には（ステップＳ３０８；Ｎｏ）、ＣＰＵ１１は外部ＢＯＸの共有設定をキャンセルし、表示部２１の表示画面を外部ＢＯＸ共有設定画面９０およびＢＯＸ一覧画面４０ｃから前画面に戻して（ステップＳ３０４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１８１】
外部ＢＯＸ共有設定画面９０により、共有先情報のみの入力または共有期限を含む入力、およびＯＫボタン９３の押下によって、外部ＢＯＸの共有設定の確定および共有指示を受けた場合には（ステップＳ３０９８；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は表示部２１に表示していた外部ＢＯＸ共有設定画面９０のポップアップ表示を消去し、ＢＯＸ管理テーブル３０（図４参照）から選択された外部ＢＯＸ（仮想ＢＯＸ）のフォルダ（ＢＯＸ）名と、その外部ＢＯＸに関連付けて登録されている属性情報を読み出し、そのフォルダ（ＢＯＸ）名および属性情報と、入力された共有先情報（共有先の複合機１０のメールアドレス）と、共有期限が入力された場合にはその共有期限とを、外部ＢＯＸ共有命令と共に電子メール処理部２３に入力する（ステップＳ３０９）。
【０１８２】
電子メール処理部２３は、ＣＰＵ１１から外部ＢＯＸ共有命令を受けると、入力された共有先情報からそのメールアドレス宛ての外部ＢＯＸ共有通知メールを作成する（ステップＳ３１０）。詳細には、入力された共有先情報数分の電子メールを新規作成し、各電子メールのヘッダにおける宛先（To:）には共有先情報となるメールアドレスを記入し（複数の場合は１つずつ記入）、差出人（From:）には自機のメールアドレスを記入し、件名（Subject:）には「外部ＢＯＸ共有通知」などを記入し、メール本文にはフォルダ（ＢＯＸ）名と属性情報を記入し、共有期限が入力された場合には更にその共有期限も記入して、上記の外部ＢＯＸ共有通知メールを作成する。なお、件名に記入する情報はヘッダ情報として付加してもよい。また、メール本文に記入する各種の情報はファイルにしてメール本体に添付してもよい。
【０１８３】
電子メール処理部２３は、この外部ＢＯＸ共有通知メールをネットワーク通信部１６を通じてメールサーバ５に送信し（ステップＳ３１１（共有先へメール送信）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１８４】
図２５は、複合機１０による外部ＢＯＸ共有の共有先の動作を示す流れ図である。
【０１８５】
複合機１０のＣＰＵ１１は、電子メール処理部２３がメールサーバ５から自機宛ての電子メールを受信すると（ステップＳ４０１）、件名またはヘッダ情報を確認する。本メールが外部ＢＯＸ共有通知メールでない場合には（ステップＳ４０２；Ｎｏ）、電子メールの通常処理を実行し（ステップＳ４０３）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。本メールが外部ＢＯＸ共有通知メールである場合には（ステップＳ４０２；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１は本メールのメール本文または添付ファイルからフォルダ（ＢＯＸ）名と属性情報を取得し、共有期限があればその共有期限も取得して、ＢＯＸ管理テーブルに共有ＢＯＸとして作成・登録し（ステップＳ４０４）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。
【０１８６】
図２６は、共有ＢＯＸが作成・登録されたＢＯＸ管理テーブル３２の一例を示す図である。図２３および図２４に例示したように、共有元の複合機１０において、ＢＯＸ一覧画面４０ｃにおける＃００５の花子社員の外部ＢＯＸが共有設定された場合には、共有先の複合機１０のＢＯＸ管理テーブル３２には、たとえば、既に登録されている＃００１〜＃００４の次のＢＯＸ番号となる＃００５に、新たに作成された「花子仮想ＢＯＸ」が登録され、これに関連付けられて属性情報が登録される。また、共有元の複合機１０において、１０日間の共有期限が設定された場合には、ＢＯＸ管理テーブル３２にはその「１０日間」を示す共有期限も属性情報として登録される。
【０１８７】
（共有ＢＯＸ利用）
図２７は、複合機１０による共有ＢＯＸ利用（共有ＢＯＸを含むＢＯＸ保存ファイル利用）の動作を示す流れ図である。本動作では、複合機１０の表示部２１に図２８に例示するＢＯＸ一覧画面が表示されるが、本動作はこの画面も交えながら説明する。
【０１８８】
複合機１０のＣＰＵ１１は、操作部２２でＢＯＸ利用以外の機能の選択を受けた場合には（ステップＳ２２１；Ｎｏ）、本動作を終了する（Ｅｎｄ）。操作部２２でＢＯＸ利用機能の選択を受けた場合には（ステップＳ２２１；Ｙｅｓ）、ＢＯＸ管理テーブル３２に登録されている仮想ＢＯＸ（共有ＢＯＸ）の中で共有期限の切れているものが存在するか否かを確認する（ステップＳ２３３）。
【０１８９】
共有期限切れの仮想ＢＯＸが存在する場合には（ステップＳ２３３；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ１１はＢＯＸ管理テーブル３２からその仮想ＢＯＸのフォルダ（ＢＯＸ）名と属性情報を消去して、その仮想ＢＯＸを削除し（ステップＳ２３４）、ＢＯＸ管理テーブル３２の登録情報を使用して表示部２１にＢＯＸ利用用のＢＯＸ一覧画面を表示する（ステップＳ２２２）。共有期限切れの仮想ＢＯＸが存在しない場合には（ステップＳ２３３；Ｎｏ）、現状のＢＯＸ管理テーブル３２の登録情報を使用して表示部２１にＢＯＸ利用用のＢＯＸ一覧画面を表示する（ステップＳ２２２）。本動作におけるステップＳ２２２以降は、図１５で説明したステップＳ２２２以降と同じである。
【０１９０】
図２６に示したＢＯＸ管理テーブル３２において、＃００５の仮想ＢＯＸ（共有ＢＯＸ）の共有期限が切れていない場合には、図２８に示すようなＢＯＸ一覧画面４０ｄが表示部２１に表示される。ＢＯＸ一覧画面４０ｄには、図６で説明したＢＯＸ一覧画面４０ａと同じ項目欄４２、ＢＯＸ一覧４３（現在のＢＯＸ一覧）、スクロール操作部４４、および戻るボタン４８と、保存されている画像データのファイルを利用先のＢＯＸの指定を促す旨を示すメッセージ４１ｄと、指定の確定を受け付けるＯＫボタン４９（確定ボタン）とが表示される。
【０１９１】
このＢＯＸ一覧画面４０ｄにおけるＢＯＸ一覧４３では、当該複合機１０によって共有された外部ＢＯＸが＃００５に表示される。このＢＯＸ一覧画面４０ｄの場合も、＃００５の外部ＢＯＸ（共有ＢＯＸ）を押下して選択し、ＯＫボタン４９を押下することで、図１６や図１９に例示したようなファイル一覧画面７０ａ、７０ｂに遷移する。これにより、選択した外部ＢＯＸ内のファイルを共有元の複合機１０と同様に利用することができる。
【０１９２】
このように、本実施形態に係る複合機１０では、ＢＯＸを管理するための情報を登録するＢＯＸ管理テーブル３０に、メールサーバ内のメールボックスに対応する仮想ＢＯＸを登録し、そのメールボックス（メールアカウント）に対応する電子メールの送受信に必要な送信用情報および受信用情報を仮想ＢＯＸに関連付けて登録する（図４参照）。ファイル（画像データ）の外部保存指示を受けた場合には、そのファイル添付メール（画像添付メール）を送信用情報を用いてメールサーバに送信しファイルの外部保存を行う（図１０参照）。外部保存が行われたファイルの出力指示を受けた場合には、受信用情報を用いてメールサーバからファイル添付メールを受信し、ファイルを出力する（図１５参照）。
【０１９３】
これにより、専用の外部記憶装置を用いることなく、メールサーバを利用してファイルの保存と保存したファイルの出力とを行うことができる。また、ハードディスク装置（内部記憶装置）を搭載していない低価格の複合機などにおいても、同様にメールサーバを利用してファイルの保存と保存したファイルの出力とを行うことができる。すなわち、ハードディスク装置を搭載していなくても一般のＢＯＸ機能と同様の機能を利用することができる。したがって、コストを掛けて専用の外部記憶装置を設けなくても、あるいは、内部記憶装置を搭載していない画像処理装置でも、ファイルの保存および利用が可能となる。
【０１９４】
また、従来のＢＯＸ機能で複合機内に保存された画像は、他の複合機から取得することができない。これに対して本実施形態では、電子メール機能を備えネットワークに接続された複合機であれば、設置場所を問わずに複合機間で外部ＢＯＸを共有しその外部ＢＯＸに保存されているファイルを利用することができる。たとえば、普段使用している複合機の外部ＢＯＸを出張先の複合機で共有し、出張先でその外部ＢＯＸ内のファイルを利用するようなことも可能である。
【０１９５】
また、外部ＢＯＸに保存されているファイル（外部保存ファイル）は、電子メールプログラムを搭載しネットワークに接続された端末装置でも利用することができる。従来のＢＯＸ機能で複合機内に保存されたファイルは、専用のアプリケーションプログラムがないと端末装置（ＰＣ）から取得することができない。これに対して本実施形態では、専用のアプリケーションプログラムがなくても汎用の電子メールプログラムを搭載した端末装置であれば外部保存ファイルを取得することができる。
【０１９６】
また、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）ファイル転送機能は、ＦＴＰの知識が必要となるため、一般の人には敷居が高く利用しにくい。これに対して本実施形態では、ＦＴＰなどの特別な知識が必要ないため、一般の人でも簡単にファイルの外部保存を利用することができる。
【０１９７】
また、無料電子メールサービスのメールサーバもファイルの外部保存先（外部ＢＯＸ）として利用することができる。たとえば、一人のユーザが複数のメールアカウントを取得して複数の外部ＢＯＸを作成することも簡単にできるため、複数の外部ＢＯＸを使い分けるようなことも簡単にできる。
【０１９８】
一人のユーザが複数のメールアカウントを取得し、端末装置４内の１つの電子メールプログラムで、通常の電子メール送受信用と、外部保存ファイルの利用用とに使い分けることは可能である。汎用の電子メールプログラムには、複数のメールアカウントを設定する機能、メールアカウント毎に自動受信との同期／非同期（手動受信）を設定する機能、受信メールのメールサーバからの自動削除／非削除（保管）をメールアカウント毎に設定する機能などを備えているものがある。この電子メールプログラムにおいて、たとえば、通常の電子メール送受信用のアカウントは、自動受信と同期および受信メールの自動削除に設定し、外部保存ファイルの利用用のアカウントは、自動受信と非同期および受信メールの非削除に設定する。そして外部保存ファイルを利用したいときのみ、外部保存ファイルの利用用のアカウントの電子メールを手動受信するなどすれば、端末装置４内の１つの電子メールプログラムでも、通常の電子メール送受信と外部保存ファイルの利用を使い分けることが可能である。
【０１９９】
また、本実施形態の複合機１０は、ファイルの外部保存を行う保存場所（メールボックス）を複数登録することができ、その保存場所の複合機１０内での管理を、識別情報として作成した仮想ＢＯＸを用いて行う。これにより、保存場所の識別が容易となり、保存場所に対する複合機１０内での管理が容易となる。この仮想ＢＯＸに送信用情報および受信用情報を関連付けることで、送信用情報を用いて送信したファイル添付メールの保存場所（送信先）の識別も容易となり、保存場所と送信用情報の対応関係の管理も容易となる。併せて、受信用情報を用いて受信するファイル添付メールの保存場所（受信先）の識別も容易となり、保存場所と受信用情報の対応関係の管理も容易となる。
【０２００】
また、本実施形態の複合機１０では、内部の保存先（フォルダ）と外部の保存先（保存場所）とを識別情報（ＢＯＸＩＤ）によって一元管理しており（図４参照）、保存先全体の管理が容易となる。この場合は、識別情報自体で内外の保存先を識別する、あるいは、識別情報に受信用情報や送信情報が関連付けられているか否かで内外の保存先を識別するなどが可能となる。
【０２０１】
また、このような一元管理により、メールボックスを利用した外部の保存先を、内部の保存先と同様に扱えるユーザインターフェースを提供することができる（図６、図１１、図２８など参照）。これにより、ユーザはメールボックスを利用した外部の保存先を内部の保存先と同様に作成したり利用したりすることができ、利便性が向上する。たとえば、端末装置にてファイルを内蔵のハードディスク装置に保存したり、無料のメールボックスに保存したりする場合は、ユーザインターフェースが異なり操作が煩雑となるが、本実施形態の複合機１０であれば一つのユーザインターフェースで内部保存と外部保存を同様に操作でき、操作が簡単である。
【０２０２】
また本実施形態では、複合機１０内の画像記憶部１８の残容量が不足して内部ＢＯＸを新たに作成できない場合には、操作を継続して外部ＢＯＸの作成に切り替えることができる（図６〜図９参照）。これにより、内部ＢＯＸの新規作成が不可の場合は簡単な操作で外部ＢＯＸの作成に切り替えることができる。
【０２０３】
また本実施形態では、複合機１０内の画像記憶部１８の残容量が不足してファイルを内部ＢＯＸに保存できない場合には、操作を継続して外部ＢＯＸへの保存に切り替えることができる（図１１〜図１４参照）。これにより、内部保存が不可の場合は簡単な操作で外部保存に切り替えることができる。
【０２０４】
また本実施形態では、外部ＢＯＸに保存されているファイルを一覧表示する場合には、ファイル添付メールのヘッダ情報をファイルの選択用情報に用い、その選択用情報を一覧表示する。選択用情報に用いるヘッダ情報は、ヘッダに付加される件名に付加したファイル名、ヘッダに任意に付加したファイル名、ヘッダに任意に付加したサムネイル画像などである（図１７および図１８参照）。このようなファイル添付メールのヘッダ情報を用いて、外部保存ファイル（選択用情報）の一覧表示を行うことができる（図１６および図１９参照）。また、外部保存ファイルを表示する際は、ファイル添付メール自体を受信せずにヘッダ情報（選択用情報）を受信すればよいため、表示に掛かる受信の負荷を軽減できる。また、外部保存ファイルのサムネイル画像を選択用情報として表示する場合は、ファイルの内容把握と選択が行いやすくなる。また、サムネイル画像をファイル添付メールのヘッダに付加した場合でも、サムネイル画像をその所定のコマンドによりヘッダ情報として取得し、抽出することができる。
【０２０５】
また本実施形態では、外部保存ファイルの出力のために受信したファイル添付メールをメールサーバから削除する場合と、削除せずに保存しておく場合とを設定で切り替えることができる。削除する設定では、出力のために受信したファイル添付メールはメールサーバから自動削除される。削除しない設定では、外部保存ファイルの再出力が可能となる。この外部保存ファイルの出力に伴う自動削除または継続保存が設定で切り替えられることにより、利便性が向上する。
【０２０６】
また、外部保存ファイルの出力に伴う削除／非削除の設定内容を示す削除判断情報（出力後削除判断情報）をＢＯＸ管理テーブルの仮想ＢＯＸに関連付けて記憶する構成では（図２０参照）、外部保存ファイルの削除管理を仮想ＢＯＸ毎に行うことができる。外部保存ファイルの出力に伴う削除を示す削除情報をファイル添付メールに付加する構成では（図２１参照）、外部保存ファイルの削除管理をファイル毎に行うことができる。
【０２０７】
また本実施形態では、任意の複合機１０で作成・登録された外部ＢＯＸを他の複合機１０で共有する場合に、共有元の複合機１０で共有設定（共有先の複合機１０のメールアドレスの入力など）を行うだけで（図２２〜図２４参照）、共有先の複合機１０でその共有に関する設定（共有する外部ＢＯＸの属性情報の入力とその共有の設定）などを行わなくても自動で設定が行われる（図２５および図２６参照）。すなわち、共有元で共有設定された外部ＢＯＸおよびその属性情報と同じものが、共有先で共有ＢＯＸおよびその属性情報として自動で登録される。これにより、共有に関する設定が容易になる。
【０２０８】
また、共有元の複合機１０による共有設定で共有期限を指定した場合は、共有先の複合機１０では共有期限に達すると自動で共有に関する設定が解除される（図２６および図２７参照）。すなわち、共有先で登録されている共有期限に達した共有ＢＯＸおよびその属性情報が自動で削除される。これにより、共有に関する設定の解除が容易になる。また、共有先の複合機１０で不要となった共有ＢＯＸが蓄積されることも防止できる。
【０２０９】
また、外部ＢＯＸの作成（設定）では（図８および図１３参照）、送信用情報となるメールアドレスを入力すると、受信用情報の一部（メールサーバ情報およびユーザＩＤ）が自動で作成される（図４参照）。これにより、受信用情報の一部が入力不要となり、受信用情報の入力が容易になる。
【０２１０】
以上、本発明の実施形態を図面によって説明してきたが、具体的な構成は実施形態に示したものに限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。
【０２１１】
たとえば、実施形態に係る複合機は、画像データ（ファイル）の内部保存機能を備えた構成を例に説明したが、内部保存機能を備えていない構成としてもよい。
【０２１２】
画像データの外部保存を行う保存場所（外部保存先）となるメールサーバ内のメールボックス（外部ＢＯＸ）は、電子メールの送信用情報および受信用情報に対応しており、これらの情報単位で作成される。実施形態ではメールサーバ内のメールボックスを利用した保存場所を複合機内で管理するに当たり、保存場所（メールボックス＝外部ＢＯＸ）の識別情報となる仮想ＢＯＸを作成して管理するようにしているが、このような仮想ＢＯＸを作成せずに、送信用情報と受信用情報のみで管理することも可能である。
【０２１３】
また、画像データのメール添付送信による外部保存には電子メールの送信用情報が必要となり、外部保存された画像データの利用にはその送信用情報に対応する受信用情報が必要となる。この場合、画像データの外部保存を行うには複合機に送信用情報を入力する必要があるが、外部保存後はその送信用情報を必ずしも取っておく必要はない。外部保存された画像データを利用するには、その送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報を複合機に入力して取っておく必要がある。したがって、複合機内での保存場所（外部保存先）の管理は、受信用情報のみで行うことも可能である。
【０２１４】
また、本発明に係る画像処理装置は実施形態で説明した複合機に限らず、複写機やプリンタ機などの各種の画像処理装置を対象にすることができる。
【符号の説明】
【０２１５】
２…ネットワーク
３…インターネット
４…端末装置
５、６、７、８…メールサーバ
５ａ、６ａ…メールボックス
１０…複合機
１１…ＣＰＵ
１２…ＲＯＭ
１３…ＲＡＭ
１４…不揮発メモリ
１５…ファクシミリ通信部
１６…ネットワーク通信部
１７…スキャナ部
１８…画像記憶部
１９…画像処理部
２０…プリンタ部
２１…表示部
２２…操作部
２３…電子メール処理部
３０、３１、３２…ＢＯＸ管理テーブル
４０ａ、４０ｂ、４０ｃ、４０ｄ…ＢＯＸ一覧画面
４１ａ、４１ｂ、４１ｃ、４１ｄ…メッセージ
４２…項目欄
４３…ＢＯＸ一覧
４４…スクロール操作部
４５…内部ＢＯＸ選択ボタン
４６…外部ＢＯＸ選択ボタン
４７…新規作成ボタン
４８…戻るボタン
４９…ＯＫボタン
５０ａ…外部ＢＯＸ作成提案画面
５０ｂ…外部ＢＯＸ保存提案画面
５１ａ、５１ｂ…メッセージ
５２…設定ボタン
５３…Ｃａｎｃｅｌボタン
５４…設定ボタン
５５…Ｃａｎｃｅｌボタン
６０…外部ＢＯＸ作成画面
６１…設定情報欄
６２…ＯＫボタン
６３…Ｃａｎｃｅｌボタン
７０a、７０ｂ…ファイル一覧画面
７１…メッセージ
７２…ＢＯＸ情報
７３…項目欄
７４…ファイル一覧
７５…スクロール操作部
７６…プリント選択ボタン
７７…ネット送信選択ボタン
７８…戻るボタン
７９…ファイル一覧
８０、８２、８４…ファイル添付メール
８１、８３…ヘッダ情報
８５…出力後削除情報
８６…共有ボタン
９０…外部ＢＯＸ共有設定画面
９１…メッセージ
９２…共有先情報欄
９３…ＯＫボタン
９４…Ｃａｎｃｅｌボタン
【特許請求の範囲】
【請求項１】
画像データを入力する入力部と、
画像データを出力する出力部と、
ネットワークに接続して通信を行う通信部と、
前記ネットワークに接続された電子メールサーバとの前記通信部を通じた電子メールの送受信に係る処理を行う電子メール処理部と、
電子メールの送信に必要な送信用情報を入力する送信用情報入力部と、
前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報を入力する受信用情報入力部と、
前記受信用情報入力部から入力された受信用情報を記憶する記憶部と、
操作部と、
制御部とを備え、
前記制御部は、
画像データの保存指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記入力部から入力された画像データを添付した電子メールである画像添付メールを前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて電子メールサーバに送信させて、該画像データの外部保存を行い、
前記外部保存が行われた画像データの出力指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記記憶部に記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールを受信させ、前記出力部に該画像添付メールに添付されている画像データを出力させる
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
前記制御部は、前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を、該送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報に関連付けて前記記憶部に記憶し、
前記電子メール処理部は、前記記憶部に記憶されている送信用情報を前記画像添付メールの送信に用いる
ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
【請求項３】
画像データを保存する保存部を備え、
前記制御部は、前記外部保存の選択と前記保存指示を受けた場合には前記外部保存を行い、内部保存の選択と前記保存指示を受けた場合には前記外部保存を行わずに前記入力部から入力された画像データを前記保存部に保存する内部保存を行う
ことを特徴とする請求項１または２に記載の画像処理装置。
【請求項４】
前記外部保存の選択は、前記送信用情報が入力されていることであり、
前記内部保存の選択は、前記送信用情報が入力されていないことである
ことを特徴とする請求項３に記載の画像処理装置。
【請求項５】
前記制御部は、前記内部保存を行う画像データが前記保存部に保存できないと判断した場合には前記外部保存への切り替えを前記操作部で受け付ける
ことを特徴とする請求項３または４に記載の画像処理装置。
【請求項６】
前記制御部は、画像データ保存用のフォルダを前記保存部内に作成する作成指示を前記操作部で受け付け、
前記作成指示を受けたときに、前記保存部内に新たなフォルダを作成できないと判断した場合には前記外部保存への切り替えを前記操作部で受け付ける
ことを特徴とする請求項３〜５のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項７】
前記制御部は、前記外部保存を行う保存場所の識別情報を作成して前記記憶部に記憶し、前記入力された受信用情報を該識別情報に関連付けて前記記憶部に記憶する
ことを特徴とする請求項１〜６のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項８】
表示部を備え、
前記電子メール処理部は、前記送信する画像添付メールにその添付した画像データを選択するための選択用情報を付加し、
前記制御部は、前記外部保存が行われた画像データの表示指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記記憶部に記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールに付加されている選択用情報を受信させ、該選択用情報を前記表示部に表示する
ことを特徴とする請求項１〜７のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項９】
前記制御部は、前記出力指示を受ける画像データの選択を、前記表示部に表示した前記選択用情報に対する前記操作部での選択によって受け付ける
ことを特徴とする請求項８に記載の画像処理装置。
【請求項１０】
前記選択用情報は、前記画像データのサムネイル画像を含み、
前記電子メール処理部は、前記送信する画像添付メールのヘッダに前記サムネイル画像を付加する
ことを特徴とする請求項８または９に記載の画像処理装置。
【請求項１１】
前記制御部は、画像データの前記出力を行う画像添付メールを電子メールサーバから削除するか否かの設定を前記操作部で受け付ける
ことを特徴とする請求項１〜１０のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項１２】
前記制御部は、前記設定の内容を示す削除判断情報を前記受信用情報に関連付けて前記記憶部に記憶し、
前記電子メール処理部は、画像添付メールの前記受信に用いた受信用情報に関連付けられている削除判断情報が削除を示す場合には、該画像添付メールの削除命令を受信先の電子メールサーバに送信する
ことを特徴とする請求項１１に記載の画像処理装置。
【請求項１３】
前記電子メール処理部は、前記設定が削除の場合は前記送信を行う画像添付メールに、画像データの前記出力を行う場合に当該画像添付メールを電子メールサーバから削除することを示す削除情報を付加し、前記受信した画像添付メールに前記削除情報が付加されている場合には、該画像添付メールの削除命令を受信先の電子メールサーバに送信する
ことを特徴とする請求項１１に記載の画像処理装置。
【請求項１４】
前記制御部は、
前記外部保存が行われた画像データを前記ネットワークに接続された他の画像処理装置と共有する共有設定を前記操作部で受けた場合には、前記記憶部に記憶されている受信用情報を前記通信部を通じて前記他の画像処理装置に送信し、
前記ネットワークに接続された他の画像処理装置から前記通信部を通じて受信用情報を受信した場合には、該受信用情報を前記記憶部に記憶し、前記出力指示を受けた場合の画像添付メールの受信に用いる共有受信用情報に設定する
ことを特徴とする請求項１〜１３のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項１５】
前記制御部は、
前記共有設定で共有期限の指定を前記操作部で受けた場合には、前記他の画像処理装置に前記共有期限を示す共有期限情報も送信し、
前記ネットワークに接続された他の画像処理装置から受信用情報と共に共有期限情報を受信した場合には、該共有期限情報を共に受信した受信用情報に関連付けて前記記憶部に記憶し、該共有期限情報が示す共有期限に達した場合には、該共有期限情報と関連付けられている受信用情報の前記共有受信用情報としての設定を解除して該受信用情報と該共有期限情報とを前記記憶部から削除する
ことを特徴とする請求項１４に記載の画像処理装置。
【請求項１６】
前記送信用情報は、電子メールアドレスであり、
前記制御部は、前記送信用情報として入力された電子メールアドレスから前記受信用情報の一部を作成する
ことを特徴とする請求項１〜１５のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項１７】
画像データを入力する入力部と、
画像データを出力する出力部と、
ネットワークに接続して通信を行う通信部と、
前記ネットワークに接続された電子メールサーバとの前記通信部を通じた電子メールの送受信に係る処理を行う電子メール処理部と、
電子メールの送信に必要な送信用情報を入力する送信用情報入力部と、
前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報を入力する受信用情報入力部と、
前記受信用情報入力部から入力された受信用情報を記憶する記憶部と、
操作部と、
を備えた画像処理装置に、
画像データの保存指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記入力部から入力された画像データを添付した電子メールである画像添付メールを前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて電子メールサーバに送信させて、該画像データの外部保存を行う機能と、
前記外部保存が行われた画像データの出力指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記記憶部に記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールを受信させ、前記出力部に該画像添付メールに添付されている画像データを出力させる機能と、
を実現させるためのプログラム。
【請求項１】
画像データを入力する入力部と、
画像データを出力する出力部と、
ネットワークに接続して通信を行う通信部と、
前記ネットワークに接続された電子メールサーバとの前記通信部を通じた電子メールの送受信に係る処理を行う電子メール処理部と、
電子メールの送信に必要な送信用情報を入力する送信用情報入力部と、
前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報を入力する受信用情報入力部と、
前記受信用情報入力部から入力された受信用情報を記憶する記憶部と、
操作部と、
制御部とを備え、
前記制御部は、
画像データの保存指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記入力部から入力された画像データを添付した電子メールである画像添付メールを前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて電子メールサーバに送信させて、該画像データの外部保存を行い、
前記外部保存が行われた画像データの出力指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記記憶部に記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールを受信させ、前記出力部に該画像添付メールに添付されている画像データを出力させる
ことを特徴とする画像処理装置。
【請求項２】
前記制御部は、前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を、該送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報に関連付けて前記記憶部に記憶し、
前記電子メール処理部は、前記記憶部に記憶されている送信用情報を前記画像添付メールの送信に用いる
ことを特徴とする請求項１に記載の画像処理装置。
【請求項３】
画像データを保存する保存部を備え、
前記制御部は、前記外部保存の選択と前記保存指示を受けた場合には前記外部保存を行い、内部保存の選択と前記保存指示を受けた場合には前記外部保存を行わずに前記入力部から入力された画像データを前記保存部に保存する内部保存を行う
ことを特徴とする請求項１または２に記載の画像処理装置。
【請求項４】
前記外部保存の選択は、前記送信用情報が入力されていることであり、
前記内部保存の選択は、前記送信用情報が入力されていないことである
ことを特徴とする請求項３に記載の画像処理装置。
【請求項５】
前記制御部は、前記内部保存を行う画像データが前記保存部に保存できないと判断した場合には前記外部保存への切り替えを前記操作部で受け付ける
ことを特徴とする請求項３または４に記載の画像処理装置。
【請求項６】
前記制御部は、画像データ保存用のフォルダを前記保存部内に作成する作成指示を前記操作部で受け付け、
前記作成指示を受けたときに、前記保存部内に新たなフォルダを作成できないと判断した場合には前記外部保存への切り替えを前記操作部で受け付ける
ことを特徴とする請求項３〜５のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項７】
前記制御部は、前記外部保存を行う保存場所の識別情報を作成して前記記憶部に記憶し、前記入力された受信用情報を該識別情報に関連付けて前記記憶部に記憶する
ことを特徴とする請求項１〜６のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項８】
表示部を備え、
前記電子メール処理部は、前記送信する画像添付メールにその添付した画像データを選択するための選択用情報を付加し、
前記制御部は、前記外部保存が行われた画像データの表示指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記記憶部に記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールに付加されている選択用情報を受信させ、該選択用情報を前記表示部に表示する
ことを特徴とする請求項１〜７のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項９】
前記制御部は、前記出力指示を受ける画像データの選択を、前記表示部に表示した前記選択用情報に対する前記操作部での選択によって受け付ける
ことを特徴とする請求項８に記載の画像処理装置。
【請求項１０】
前記選択用情報は、前記画像データのサムネイル画像を含み、
前記電子メール処理部は、前記送信する画像添付メールのヘッダに前記サムネイル画像を付加する
ことを特徴とする請求項８または９に記載の画像処理装置。
【請求項１１】
前記制御部は、画像データの前記出力を行う画像添付メールを電子メールサーバから削除するか否かの設定を前記操作部で受け付ける
ことを特徴とする請求項１〜１０のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項１２】
前記制御部は、前記設定の内容を示す削除判断情報を前記受信用情報に関連付けて前記記憶部に記憶し、
前記電子メール処理部は、画像添付メールの前記受信に用いた受信用情報に関連付けられている削除判断情報が削除を示す場合には、該画像添付メールの削除命令を受信先の電子メールサーバに送信する
ことを特徴とする請求項１１に記載の画像処理装置。
【請求項１３】
前記電子メール処理部は、前記設定が削除の場合は前記送信を行う画像添付メールに、画像データの前記出力を行う場合に当該画像添付メールを電子メールサーバから削除することを示す削除情報を付加し、前記受信した画像添付メールに前記削除情報が付加されている場合には、該画像添付メールの削除命令を受信先の電子メールサーバに送信する
ことを特徴とする請求項１１に記載の画像処理装置。
【請求項１４】
前記制御部は、
前記外部保存が行われた画像データを前記ネットワークに接続された他の画像処理装置と共有する共有設定を前記操作部で受けた場合には、前記記憶部に記憶されている受信用情報を前記通信部を通じて前記他の画像処理装置に送信し、
前記ネットワークに接続された他の画像処理装置から前記通信部を通じて受信用情報を受信した場合には、該受信用情報を前記記憶部に記憶し、前記出力指示を受けた場合の画像添付メールの受信に用いる共有受信用情報に設定する
ことを特徴とする請求項１〜１３のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項１５】
前記制御部は、
前記共有設定で共有期限の指定を前記操作部で受けた場合には、前記他の画像処理装置に前記共有期限を示す共有期限情報も送信し、
前記ネットワークに接続された他の画像処理装置から受信用情報と共に共有期限情報を受信した場合には、該共有期限情報を共に受信した受信用情報に関連付けて前記記憶部に記憶し、該共有期限情報が示す共有期限に達した場合には、該共有期限情報と関連付けられている受信用情報の前記共有受信用情報としての設定を解除して該受信用情報と該共有期限情報とを前記記憶部から削除する
ことを特徴とする請求項１４に記載の画像処理装置。
【請求項１６】
前記送信用情報は、電子メールアドレスであり、
前記制御部は、前記送信用情報として入力された電子メールアドレスから前記受信用情報の一部を作成する
ことを特徴とする請求項１〜１５のいずれか１項に記載の画像処理装置。
【請求項１７】
画像データを入力する入力部と、
画像データを出力する出力部と、
ネットワークに接続して通信を行う通信部と、
前記ネットワークに接続された電子メールサーバとの前記通信部を通じた電子メールの送受信に係る処理を行う電子メール処理部と、
電子メールの送信に必要な送信用情報を入力する送信用情報入力部と、
前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて送信された電子メールの受信に必要な受信用情報を入力する受信用情報入力部と、
前記受信用情報入力部から入力された受信用情報を記憶する記憶部と、
操作部と、
を備えた画像処理装置に、
画像データの保存指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記入力部から入力された画像データを添付した電子メールである画像添付メールを前記送信用情報入力部から入力された送信用情報を用いて電子メールサーバに送信させて、該画像データの外部保存を行う機能と、
前記外部保存が行われた画像データの出力指示を前記操作部で受けた場合に、前記電子メール処理部に前記記憶部に記憶されている受信用情報を用いて電子メールサーバから画像添付メールを受信させ、前記出力部に該画像添付メールに添付されている画像データを出力させる機能と、
を実現させるためのプログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２３】
【図２４】
【図２５】
【図２６】
【図２７】
【図２８】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２３】
【図２４】
【図２５】
【図２６】
【図２７】
【図２８】
【公開番号】特開２０１１−１３９１３２（Ｐ２０１１−１３９１３２Ａ）
【公開日】平成２３年７月１４日（２０１１．７．１４）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００９−２９６０５９（Ｐ２００９−２９６０５９）
【出願日】平成２１年１２月２５日（２００９．１２．２５）
【出願人】（３０３０００３７２）コニカミノルタビジネステクノロジーズ株式会社 (12,802)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２３年７月１４日（２０１１．７．１４）
【国際特許分類】
【出願日】平成２１年１２月２５日（２００９．１２．２５）
【出願人】（３０３０００３７２）コニカミノルタビジネステクノロジーズ株式会社 (12,802)
【Ｆターム（参考）】
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