データ管理システム及びデータ管理方法
【課題】 ＲＭＳを用いてアクセス権がデータ管理システムに管理されているデータに対するアクセス権の有無をユーザが簡単に確認できるデータ管理システム及びデータ管理方法を提供する。
【解決手段】 ポリシー管理サーバ１２００を用いてアクセス権が設定されたデータを管理する文書サーバ１１００及びクライアント１０００で管理する。文書サーバ１２００内に保持されているデータ関する情報を参照して当該データにポリシーが設定されているか否かを判定し、当該ポリシーを発行したポリシー管理サーバの情報を取得する。次いで、当該データに対するユーザのアクセス権の情報をポリシー管理サーバ１２００に対して問い合わせ、ユーザのアクセス権の情報を取得する。そして、データに関する情報を当該データに対するユーザのアクセス権の情報ととともに画面上に一覧表示する。
【解決手段】 ポリシー管理サーバ１２００を用いてアクセス権が設定されたデータを管理する文書サーバ１１００及びクライアント１０００で管理する。文書サーバ１２００内に保持されているデータ関する情報を参照して当該データにポリシーが設定されているか否かを判定し、当該ポリシーを発行したポリシー管理サーバの情報を取得する。次いで、当該データに対するユーザのアクセス権の情報をポリシー管理サーバ１２００に対して問い合わせ、ユーザのアクセス権の情報を取得する。そして、データに関する情報を当該データに対するユーザのアクセス権の情報ととともに画面上に一覧表示する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ＲＭＳ（Rights Management System）を用いてアクセス権が管理されているデータへのユーザのアクセス権を管理するデータ管理システム及びデータ管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、文書や画像等のデータを管理するシステム（以下、「データ管理システム」という。）においては、各データに関するアクセス権をユーザごとに設定する。そして、アクセス時にユーザのアクセス権を判定し、操作の許可又は拒否を行う。ここで言うアクセス権の例としては、参照権、読み取り権、書き込み権、削除権等がある。また、ユーザとアクセス権の組み合わせを複数束ねたものを「ポリシー」と呼び、文書等のデータに対してポリシーを付与することで、アクセス権設定の労力を削減する手法がある。
【０００３】
さらに、複数の文書サーバの文書について、アクセス権と共に一覧表示する手法がある（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１の手法によれば、複数の文書サーバに跨った検索結果を、アクセス権と共に一覧表示することができる。
【０００４】
上述したような従来のデータ管理システムによるアクセス権管理は、データ管理システム内部の文書にのみ有効である。そのため、データ管理システム外部の文書については、例えば文書を暗号化し、アクセス時に認証を行い、アクセス権を確認してから復号化する手法がとられている。
【０００５】
また、認証・認可（アクセス権管理）は、専用のサーバに対して行うことが多い。この専用サーバにおけるアクセス権管理は、前述したポリシーを持って行われることが多い。そこで、以下では専用サーバを「ポリシー管理サーバ」と呼ぶ。そして、このようなポリシー管理サーバを用いた、アクセス権管理を実現したシステムをＲＭＳ（Rights Management System）と呼ぶ。
【０００６】
尚、ＲＭＳを用いてアクセス権管理されている文書をデータ管理システムに格納することは可能である。
【特許文献１】特開２００５−０８５１１３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１で開示されているような従来のデータ管理システムでは、文書一覧表示画面等のユーザインタフェース（ＵＩ）を介してＲＭＳで管理されているアクセス権を確認することはできなかった。そのため、ユーザは自分がアクセスできる文書を簡単に確認することができなかった。そこで、ユーザは、１つ１つ文書にアクセスしてポリシー管理サーバにアクセスの可否を問い合わせることでアクセス権を確認する必要があり、利便性が大変悪かった。
【０００８】
上記課題が発生する原因は、データ管理システムがポリシー管理サーバに問い合わせるにあたってポリシー管理サーバのユーザ認証情報が必要であるためである。この原因を解消するためには、ユーザに対して、ポリシー管理サーバへの認証情報を要求し、一時的に概認証情報を記録する必要がある。そこで、概認証情報をもってポリシー管理サーバのアクセス権を取得し、その結果をＵＩを介して一覧表示する。
【０００９】
本発明は、このような事情を考慮して、ＲＭＳを用いてアクセス権がデータ管理システムに管理されているデータに対するアクセス権の有無をユーザが簡単に確認できるデータ管理システム及びデータ管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記課題を解決するために、本発明は、ポリシー管理サーバを用いてアクセス権が設定されたデータを管理するデータ管理システムであって、
前記データを該データに関する情報と共に保持する保持手段と、
前記データに関する情報を参照して該データにアクセス権が設定されているか否かを判定する判定手段と、
前記データにアクセス権が設定されている場合、前記アクセス権を設定したポリシー管理サーバの情報を取得する第１の取得手段と、
前記データに対するユーザのアクセス権の情報を前記ポリシー管理サーバの情報を参照して該ポリシー管理サーバに対して問い合わせる問い合わせ手段と、
前記ポリシー管理サーバから前記データに対する前記ユーザのアクセス権の情報を取得する第２の取得手段と、
前記データに関する情報を該データに対する前記ユーザのアクセス権の情報ととともに表示する表示手段と
を備えることを特徴とする。
【００１１】
また、上記課題を解決するために、本発明は、ポリシー管理サーバを用いてアクセス権が設定されたデータを該データに関する情報と共に保持する保持手段を備えて管理するシステムにおけるデータ管理方法であって、
前記データに関する情報を参照して該データにアクセス権が設定されているか否かを判定する判定工程と、
前記データにアクセス権が設定されている場合、前記アクセス権を設定したポリシー管理サーバの情報を取得する第１の取得工程と、
前記データに対するユーザのアクセス権の情報を前記ポリシー管理サーバの情報を参照して該ポリシー管理サーバに対して問い合わせる問い合わせ工程と、
前記ポリシー管理サーバから前記データに対する前記ユーザのアクセス権の情報を取得する第２の取得工程と、
前記データに関する情報を該データに対する前記ユーザのアクセス権の情報ととともに表示装置に表示する表示工程と
を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、ＲＭＳを用いてアクセス権がデータ管理システムに管理されているデータに対するアクセス権の有無をユーザが簡単に確認でき、ユーザの利便性を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明のデータ管理システムにおけるデータ管理方法の好適な実施形態について、文書データを管理する文書管理システム及び画像を管理し形成する画像形成装置の実施形態によって説明する。
【００１４】
≪第１の実施形態≫
本実施形態では、文書データを管理する文書管理システムを例に挙げて、本発明の一実施形態について詳細に説明する。
【００１５】
図１は、本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムとポリシー管理サーバの構成を説明するためのブロック図である。本実施形態に係る文書管理システムは、パーソナルコンピュータのオペレーティングシステム（ＯＳ）上で動作するクライアント１０００と文書サーバ１１００とから構成される。なお、文書サーバ１１００には複数のクライアントが接続される構成でも良いものとする。また、文書サーバ１１００とクライアント１０００が情報処理装置内に統合されたデータ管理装置として構成しても良い。そして、文書管理システムは、アプリケーションを用いて、不図示のスキャナ（原稿読取装置）等のデバイスやＯＳ上のファイルから文書を取り込み、文書を複数のユーザで管理することを目的としている。ポリシー管理サーバ１２００は、文書管理システムとは別に、文書に対してのアクセス制御を行うための「ポリシー」という制御データを管理する。なお、ポリシー管理サーバが複数存在しても良い。本実施形態において、クライアント１０００と文書サーバ１１００とポリシー管理サーバはイーサネット（登録商標）等で構成されるＬＡＮなどのネットワークで接続されているものとする。
【００１６】
＜クライアント１０００＞
まず、クライアント１０００の細部構成について説明する。クライアント１０００は、大きく分けて、文書入出力処理部とシステム内部処理部とに分けることができる。
【００１７】
［文書入出力処理部］
まず、クライアントシステム内に配置される文書入出力や操作を行う文書入出力処理部について説明する。
【００１８】
図１に示すように、１００１はユーザインタフェース部である。ユーザはユーザインタフェース部１００１を介して、文書サーバ１１００に対して文書の登録や、文書サーバ１１００からの文書の獲得、或いは文書の検索といった各種操作を行う。
【００１９】
ユーザインタフェース部１００１から操作された情報は、コマンド制御部１００２で解析され、適切な処理が行われる。また必要であれば、文書サーバ１１００との通信を行うためのコマンドがここで作成される。
【００２０】
スキャナ等のデバイス（不図示）の制御は、デバイス制御部１００３によって行われる。デバイス制御部１００３は、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理をする。
【００２１】
ファイルシステム等ＯＳでの管理の下で保存された文書ファイルは、文書データをインポートする形態で、ファイル制御部１００４において文書管理システムへ入力処理させることができる。また、文書サーバ１１００上で管理するファイルをＯＳ上にエクスポートする処理もここで行われる。
【００２２】
外部モジュール通信部１００５は、外部アプリケーションとの通信を行い、文書サーバ１１００内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取るといった処理を行う。例えば、ＭＡＰＩ（Messaging Application Program Interface）に対応したメーラーに文書サーバで管理している文書を渡したりする処理がここで行われる。
【００２３】
［システム内部処理部］
次に、クライアント１０００内に配置される各種処理部について説明する。文書管理制御部１００６は、上述した入出力処理部より渡されたファイルやコマンドに応じた処理を行う。内部データ保存部１００７はテンポラリデータを保存する。すなわち、画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバとの通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する場所である。
【００２４】
通信制御部１００８は、文書サーバ１１００やポリシー管理サーバ１２００と通信するための制御を行う。本実施形態での通信制御部１００８は、文書サーバ１１００やポリシー管理サーバ１２００の処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はＯＳに用意されたものを使用している。
【００２５】
＜文書サーバ１１００＞
次に、文書サーバ１１００の細部構成について説明する。文書サーバ１１００は、大きく分けて、システム内部処理部とデータベース処理部とに分けることができる。
【００２６】
［システム内部処理部］
まず、文書サーバ１１００のシステム内に配置される各種処理部について説明する。
【００２７】
通信制御部１１０１は、クライアント１０００の通信制御部１００８や、ポリシー管理サーバの通信制御部１２０１と通信するたの制御を行う。尚、文書サーバ１１００の通信制御部１００８は、複数のクライアントの通信制御部と同時通信を行うことが可能である。
【００２８】
文書管理処理部１１０２は、クライアント１０００からの指示に応じた文書サーバ１１００側での処理を制御する。内部データ保存部１１０３は、テンポラリデータを保存する。すなわち、内部データ保存部１１０３は、クライアント１０００との通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する場所である。また、内部データ保存部１１０３には、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報のキャッシュも保存される。
【００２９】
検索制御部１１０４は、クライアント１０００から依頼された検索のための処理を行ったり、登録された文書の検索用インデックス作成のための処理を行ったりする。ポリシーデータ処理部１１０５は、文書に付与されているポリシーの有無を判定したり、ポリシーデータをポリシー管理サーバ１２００に対して送信・確認するための処理を行う。さらに、ポリシーデータ処理部１１０５は、ポリシー管理サーバ１２００から受け取った利用可能な権限リスト等を処理し、文書管理処理部１１０２へポリシーの確認結果等を返す部分でもある。尚、ポリシーデータ処理部１１０５は、ポリシー管理サーバ１２００の仕様に依存する。
【００３０】
［データベース処理部］
次に、文書サーバ１２００のシステム内に配置されるデータベース処理部について説明する。
【００３１】
データベース制御部１１０６は、データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース、属性データベース、全文検索用データベースに対応する文書を保存する処理を行う。また、データベース制御部１１０６は、クライアント１０００からの要求に応じて、それぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアント１０００に渡す文書を作成する処理を行う。
【００３２】
ボリュームデータベース１１０７は、文書の実体が保存されるデータベースである。尚、ボリュームデータベース１１０７は概念的なものであって、実体がＯＳのファイルシステムであってもよい。属性データベース１１０８は、文書の名前や作成日付、コメント等の属性に関する情報が保存されるデータベースである。また、属性データベース１１０８には、文書ごとのアクセス権管理者、アクセスＩＤ、ポリシー管理サーバ１２００の情報、ポリシーＩＤ、及びポリシー管理サーバ１２００のポリシー情報のキャッシュも保存される。
【００３３】
全文検索用データベース１１０９は、登録された文書から抽出されたテキストデータをインデックス情報にしたデータが登録される。クライアント１０００で全文検索が行われると、全文検索用データベース１１０９内が検索される。
【００３４】
＜ポリシー管理サーバ１２００＞
次に、ポリシー管理サーバ１２００に配置されるポリシー管理処理部について説明する。
【００３５】
通信制御部１２０１は、文書サーバ１１００のシステム内の通信制御部１１０１等と通信のための制御を行う。尚、ポリシー管理サーバ１２００の通信制御部１２０１は、複数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。
【００３６】
ポリシー管理制御部１２０２は、通信制御部１２０１より渡されたコマンドに応じて処理を行う。ポリシー発行部１２０３は、ポリシーの作成を行う。データベース制御部１２０４は、データベースに保存するデータを作成し、ポリシー管理データベース１２０５に保存する処理を行う。また、要求に応じてそれぞれのポリシー管理データベース１２０５からデータを取り出し、クライアント１０００に渡す文書を作成する処理を行う。ポリシー管理用データベース１２０５は、ポリシー情報や、ポリシー管理サーバ１２００で管理するユーザ情報が保存されるデータベースである。
【００３７】
＜文書データ及びそれに関する情報等＞
図２は、文書サーバ１１００内の属性データベース１１０８に登録されている文書に関する情報のデータ構造概念図である。
【００３８】
図２において、２００１は属性データベースのルートを示しており、当該データベース内に登録される全ての登録データはルート２００１の子データである。２００２はフォルダデータを示しており、ユーザがデータを格納するためのフォルダのデータである。フォルダデータ２００２は、フォルダＩＤとフォルダ属性情報、親フォルダＩＤから成り立っている。尚、フォルダは複数存在することができるので、最上位に存在するフォルダは、その数分だけ、２００３に示すようにルートの直下に接続される子データとして登録される。また、最上位のフォルダの親フォルダはルート２００１になる。
【００３９】
２００４は文書データを示しており、格納されるフォルダの子データとして存在する。文書データは、文書ＩＤと文書属性情報、検索インデックスＩＤ、ボリュームデータＩＤ、親フォルダＩＤからなり、文書属性情報として、文書名や更新日時、コメントデータ等のデータを保存している。検索インデックスＩＤは、全文検索データベースが文書を区別するために用いるＩＤであり、検索エンジンにキーワードの検索を指示すると該当する検索ＩＤが返される。ボリュームデータＩＤは、ボリュームデータベースに登録されたＩＤであり、ＩＤを利用して文書に関連した情報を各データベースから引き出すことが可能である。文書データもフォルダの下に複数存在することができるので、その数分だけ２００５に示すように登録される。
【００４０】
図３は、文書管理システムが保持する文書属性情報の一部を示す図である。図３に示される情報は、属性データベース１１０８に保存される。
【００４１】
図３において、文書ＩＤは、文書に付与されたＩＤであり、文書管理システム全体でユニークな値である。親フォルダＩＤは、それらの文書が含まれるフォルダのＩＤである。尚、文書名は、当該文書の文書名が用いられる。
【００４２】
アクセス権管理者は、当該文書に対するアクセス権を制御する主体であり、ここでは文書管理システム又はポリシー管理サーバ１２００のいずれかの値を取る。アクセス権ＩＤは、当該文書に対するアクセス権が文書管理システム１２００で制御される場合に設定される。ポリシー管理サーバ情報は、当該文書に対するアクセス権が外部のポリシー管理サーバを用いて制御される場合に設定される、当該ポリシー管理サーバのＩＰアドレスである。ポリシーＩＤは、当該文書に対するアクセス権が外部のポリシー管理サーバを用いて制御される場合に設定される、当該ポリシー管理サーバにおけるポリシーＩＤである。ポリシーＩＤを用いることで、ポリシー管理サーバ内で管理する複数のポリシーの中からポリシーを特定することができる。
【００４３】
図４は、文書管理システムが保持するアクセス権情報を示す図である。図４に示すアクセス権情報は、属性データベース１１０８に保存される。当該文書に対するアクセス権が、文書管理システムで制御される場合、文書管理システムはこの情報を参照する。尚、アクセス権は、削除権、書き込み権、読み込み権、参照権の４種類とし、この順にアクセス権が強いものとする。すなわち、削除権は、書き込み権、読み込み権、参照権を包含するものとする。
【００４４】
また、アクセス権ＩＤとユーザＩＤの組み合わせが、アクセス権情報に存在しない場合、ユーザは当該アクセス権ＩＤが付与された文書について、一切のアクセス権を保持していないものとする。
【００４５】
図５は、文書管理システムが保持するポリシー管理サーバ１２００のポリシー情報のキャッシュを示す図である。図５に示すキャッシュは、属性データベース１１０８に保存される。本キャッシュは、ポリシー管理サーバ１２００が保持するポリシー情報の部分的なコピーであり、ポリシー情報を取得するごとに追加する。また、ポリシー管理サーバ１２００から、ポリシーの変更が通知された場合、該当するポリシー情報のキャッシュを削除する。
【００４６】
図６は、文書管理システムが保持するポリシー管理サーバ１２００への認証情報のキャッシュである。本情報は、テンポラリデータを保存する内部データ保存部１１０３に保存される。本情報は、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報を、繰り返しユーザに要求しないようにするために用いられる。
【００４７】
認証情報は、クレデンシャルとして持つ場合と、ユーザ名とパスワードの組で持つ場合がある。認証情報をクレデンシャルとして持つ場合、認証情報の有効期限は、ポリシー管理サーバ１２００の管理制御部１２０２で制御される。一方、認証情報をユーザ名とパスワードの組で持つ場合、認証情報の有効期限は、文書管理システムの文書管理制御部１１０２で制御される。本実施形態において、クレデンシャルとは、ユーザがポリシー管理サーバに対して認証を行う場合に用いられる何らかの情報である。クレデンシャルとして、例えば、当該ユーザを証明するための情報や、ポリシー管理サーバと認証のためのセッションを行う場合に用いられる暗号鍵や署名情報等が含まれる。図６ではパスワードをクレデンシャルとは別の項目として管理しているが、パスワードもクレデンシャルの一つとして管理するようにしても良い。
【００４８】
また、本情報には、ポリシー管理サーバ１２００への認証が成功した時点で情報が追加される。そして、本情報は、認証が無効になった時点で該当する情報が削除される。
【００４９】
＜文書登録処理＞
図７は、文書の登録時の基本処理手順を説明するためのフローチャートである。本実施形態は、ポリシー情報の記録処理を行うという特徴がある。これは、文書の一覧表示等の際に、ポリシー情報の抽出を行うことによる処理速度の劣化を抑えるための実装である。図７のフローチャートは文書サーバ１１００のＣＰＵ（不図示）に実行される。
【００５０】
まず、文書管理制御部１１０２は、文書をボリュームデータベース１１０６へ格納する（ステップＳ７０１）。次いで、文書管理制御部１１０２は、文書に文書ＩＤを割り当て、図２で示した文書属性情報、検索インデックスＩＤ、ボリュームデータＩＤ、親フォルダＩＤを、属性データベース１１０８へ格納する（ステップＳ７０２）。
【００５１】
そして、ポリシーデータ制御部１１０４は、当該文書にポリシーが付与されているか否かを判定するための情報を取得する（ステップＳ７０３）。ポリシーが付与されているか否かを判定するための情報は、例えば、当該文書にポリシーの有無を示すフラグが設けられていればそれを参照すればよい。また、当該文書中に参照すべきポリシー管理サーバのＩＰアドレスなどが記述されているか否かを参照しても良い。また、ポリシー管理サーバで用いられるべき当該文書を特定する識別子が当該文書中に記述されているかを参照しても良い。そして、その取得結果を判定する（ステップＳ７０４）。その結果、当該文書にポリシーが付与されている場合（Ｙｅｓ）はステップＳ７０５に進み、付与されていない場合（Ｎｏ）はステップＳ７０６に進む。
【００５２】
ステップＳ７０５において、ポリシーデータ制御部１１０４は、当該文書のポリシー管理サーバ情報を取得する。そして取得したポリシー管理サーバ情報に基づいてポリシー管理サーバ１２００にアクセスし、当該文書のポリシーＩＤを取得する。更に当該ポリシーＩＤに対応するアクセス権情報も取得する。ここで、ポリシーＩＤとポリシーＩＤに対応するアクセス権情報の両者を取得せずにどちらか一方を取得するのみでも良い。そして、ステップＳ７０６に進む。
【００５３】
ステップＳ７０６において、文書管理制御部１１０２は、図３に示したアクセス権管理者、アクセス権ＩＤ、ポリシー管理サーバ情報、ポリシーＩＤを、属性データベース１１０８へ格納する。
【００５４】
尚、実施形態によっては、ポリシー情報の抽出を前もって行う必要がない場合もあり得る。その場合は、上記ステップＳ７０３〜Ｓ７０６の処理は、後述するフォルダ内文書の一覧表示処理の中、或いは他の任意のタイミングで実行しても構わない。
【００５５】
＜文書リスト表示処理＞
図８は、フォルダ内文書の一覧表示処理の基本処理手順を説明するためのフローチャートである。本実施形態は、文書サーバ１１００がポリシー管理サーバ１２００との通信を行い、ポリシーが付加された文書のアクセス権を取得する。そして、取得したアクセス権情報を含むフォルダ内文書の一覧をクライアント１０００のユーザインタフェース１００１上に文書名等と関連付けて表示する。本フローチャートにおいてステップＳ８０１〜ステップＳ８１６は文書サーバ１１００の不図示のＣＰＵが実行し、ステップＳ８１７はクライアント１０００の不図示のＣＰＵが実行する。
【００５６】
まず、文書管理制御部１１０２は、一覧表示を行うフォルダに属する文書リストを取得する（ステップＳ８０１）。この時、データベース制御部１１０６を通して、属性データベース１１０８から当該文書リストを取得する。以下、属性データベース１１０８内の情報を取得する場合は、同様の処理を行う。そして、ステップＳ８０３〜ステップＳ８１６の処理を、ステップＳ８０１で得られた文書リスト中の各文書について繰り返す。
【００５７】
ステップＳ８０３において、文書管理制御部１１０２は、当該文書のアクセス権管理者を取得して、アクセス権管理者を判断する。その結果、アクセス権管理者がポリシー管理サーバの場合はステップＳ８０４に進む。一方、アクセス権管理者が文書管理システムの場合はステップＳ８１４へ進む。
【００５８】
ステップＳ８０４において、文書管理制御部１１０２は、当該文書のポリシー管理サーバ情報とポリシーＩＤを取得する。次いで、文書管理制御部１１０２は、当該ポリシーに対する操作ユーザのアクセス権が、アクセス権情報に登録されているか否かを判定する（ステップＳ８０５）。その結果、アクセス権が登録されている場合（Ｙｅｓ）はステップＳ８１５に進む。一方、アクセス権が登録されていない場合（Ｎｏ）はステップＳ８０６に進む。尚、ステップＳ８０４及び後述するステップＳ８１３は、ポリシー管理サーバ１２００へのアクセス権の問い合わせ回数を抑えることで、通信量の削減及び応答性の向上を図ることを目的としている。
【００５９】
ステップＳ８０６において、文書管理制御部１１０２は、操作ユーザのポリシー管理サーバ１２００の認証情報が、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報のキャッシュに登録されているか否かを判定する。その結果、登録されている場合はステップＳ８０９に進む。一方、登録されていない場合はステップＳ８０７に進む。尚、ステップＳ８０６及び後述するステップＳ８１１、ステップＳ８１２は、ユーザへの認証情報要求の回数を削減し、利便性の向上を図ることを目的としている。
【００６０】
ステップＳ８０７において、文書管理制御部１１０２は、通信制御部１１０１を通じて、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報をユーザに対して要求する。この要求は、最終的にクライアント１０００のユーザインタフェース１００１に伝わり、ユーザに対する問い合わせとなる。
【００６１】
次いで、ステップＳ８０８において、クライアント１０００のユーザインタフェース１００１は、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報を受け取る。そして、ポリシーデータ処理部１１０４は、当該文書の操作ユーザに対するアクセス権を問い合わせる（ステップＳ８０９）。これは、通信制御部１１０１を通してのポリシー管理サーバ１２００への問い合わせである。この時、ステップＳ８０８で入力された認証情報、又はステップＳ８０６でキャッシュから取得した認証情報を添えて問い合わせる。
【００６２】
さらに、ステップＳ８１０において、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ８０９での問い合わせが成功したかどうかを判定する。その結果、問い合わせが成功した場合（Ｙｅｓ）はステップＳ８１２に進み、問い合わせが失敗した場合（Ｎｏ）はステップＳ８１１へ進む。ステップＳ８１１では、操作ユーザのポリシー管理サーバ１２００の認証情報が、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報のキャッシュに登録されている場合に、文書管理制御部１１０２は当該情報を削除する。当該認証情報が既に無効である可能性が高いからである。そして、ステップＳ８０７の処理に戻る。
【００６３】
一方、ステップＳ８１２において、文書管理制御部１１０２は、ポリシー管理サーバ１２００の認証情報を、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報のキャッシュに登録する。次いで、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ８０９の問い合わせで取得した当該ポリシーに対する操作ユーザのアクセス権を、アクセス権情報に登録する（ステップＳ８１３）。そして、ステップＳ８１５に進む。
【００６４】
ステップＳ８１４では、文書管理制御部１１０２は、アクセス権情報から操作ユーザの当該文書に対するアクセス権を取得し、ステップＳ８１５に進む。
【００６５】
ステップＳ８１５において、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ８０５又はステップＳ８０９又はステップＳ８１４で取得した当該文書のアクセス権を、テンポラリデータを保存する内部データ保存部１１０３に記録する。
【００６６】
上述したステップＳ８０３〜ステップＳ８１５の処理を、ステップＳ８０１で得られた文書リスト中の各文書について繰り返す。
【００６７】
その後、ステップＳ８１７において、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ８１５で記録したテンポラリデータを参照して、フォルダ内文書及びそのアクセス権の一覧表示を行う。この時、アクセス権がない文書については表示しない。
【００６８】
図２７に、図８のフローを実行することによってクライアント１０００のユーザインタフェース１００１に表示されるフォルダ内文書の一覧表示例を示す。
【００６９】
文書一覧表示２７００は、項目として、文書名２７０２、文書のサイズ２７０４、ポリシー２７０６、更新日２７０８を有している。この文書一覧表示２７００には他の項目を表示しても良いし、どの項目を表示するかを予めユーザの指示により設定するようにしても良い。
【００７０】
図８のフローチャートを実行することによって文書サーバ１１００がポリシー管理サーバ１２００から取得したアクセス権情報は、ポリシー２７０６に表示される。
【００７１】
≪第２の実施形態≫
次に、ネットワークに接続されたサーバにアクセスする機能を有し、文書に関連付けされたアクセス権に従って画像を形成するデータ管理装置としての画像処理装置を備えるデータ管理システムを例に挙げて説明する。
【００７２】
近年、個人情報保護法等の法規制により、企業は取り扱うさまざまなビジネス情報の漏洩防止対策の必要に迫られている。電子文書は情報のやりとりにおいて大変便利である反面、流通性の高さから情報漏洩のリスクも大きい。
【００７３】
電子文書の作成に用いられるアプリケーションの利用によって、さらに詳細に電子文書に対する有効期限やアクセス権を設定することが可能となった。例えば、ＰＤＦ（Portable Document Format）等の電子文書においては、電子文書の参照や変更だけでなく、電子文書の有効期限、電子文書の印刷やその印刷仕様に対するアクセス権も設定することができる。ここで、有効期限とは、電子文書にアクセスできる期限のことを示す。また、ここで、印刷のアクセス権とは、電子文書を扱うユーザに対して、印刷の許可や禁止の制御を行うことを示し、印刷仕様のアクセス権とは、例えば、印刷時に必ず透かし印刷を行うといった制御を示す。また、ユーザ認証システムと連携することで、電子文書を利用するユーザの設定も、より詳細に行うことが可能である。
【００７４】
このような電子文書に適用されるアクセス権等の情報を管理する方法の１つとして、集中管理方式がある。集中管理方式とは、ネットワーク上のサーバにアクセス権情報データベースを持たせ、そのサーバにより、電子文書に対するアクセス権情報を一括で管理する方法である。この方法では、特に、電子文書の作成者は電子文書の配信後いつでもセキュリティポリシーの変更が可能なため、電子文書がどこにあっても企業はアクセスの管理と監視ができる。
【００７５】
この場合、各電子文書には、サーバ上に保持されたアクセス情報に対応するライセンス情報（例えば、当該文書を特定する文書ＩＤなど）、及びサーバを特定する情報（サーバのＩＰアドレスなど）が保持されている。電子文書を利用する際には、ライセンス情報に基づいてサーバに保持されているアクセス権情報を取得し、電子文書にアクセス権を適用する。電子文書がコピーされて配布された場合、コピー文書は同様のライセンス情報を持つので、アクセス権が変更された場合でも、コピー先の全ての文書に同等のアクセス権を付与させることが可能である。電子文書の集中管理方式では、アクセス権を動的に変更することが可能であるが、サーバが存在するネットワークに接続されていることが条件となる。
【００７６】
また、従来から、ホストコンピュータからネットワークを介して送られてきたＰＤＬデータをビットマップに展開した画像データを、次のようにしてプリントアウトできる機能（いわゆるボックス機能）を備えた画像処理装置が知られている。このような画像処理装置の一つにデジタル複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）がある。当該装置では、装置内のハードディスク等の不揮発性メモリに文書（画像データ）を保存し、それらの文書の一覧を操作パネルに表示してユーザが任意の文書（画像データ）を選択することによってメモリから選択された文書を読み出す。ボックス機能は、画像処理装置のスキャナ（原稿読取装置）が原稿画像を読み取って得られた文書（画像データ）をハードディスクなどに保存する機能も有している。
【００７７】
また、このような画像処理装置には、ステイプル、パンチ穴開け、折り、製本とじ等のフィニッシング機能を搭載したフィニッシャを接続することができるものがある。このような画像処理装置では、それらのフィニッシング機能の設定や両面等の画像の割り付け等を、入力された画像データの保存と同時にジョブ情報としてメモリに保存する。そして、画像の入力とは非同期にこれらのジョブ情報に基づいてプリント出力するボックス機能を備えている。このような画像処理装置では、ユーザ毎や部署毎に使用できるように複数の記憶領域（以下、「ボックス」と称す）をハードディスク内に用意する。そして、ユーザは任意のボックスを指定して画像データとジョブ情報を一まとめにしたジョブ文書（以下、文書とも言う）として保存させることができる。
【００７８】
上述した電子文書のアクセス管理は、電子文書を利用したり、記憶したりすることができる全ての機器に対して行えなくてはならない。すなわち従来、大容量のハードディスク（ＨＤＤ）を備えた画像処理装置があるが、その画像処理装置内に保存された電子文書（画像データ）に対しても同様にアクセス権が付与される必要がある。
【００７９】
画像処理装置は、ネットワークを介してホストコンピュータからＰＤＬ（ページ記述言語）データを受け取り、ＰＤＬデータからビットマップ画像（画像データ）に展開し、ボックスに記憶する。その際、画像データの属性情報として、アクセス権情報やライセンス情報を保持することで、画像形成装置において、画像データの印刷等の処理時に、画像データに対してアクセス権を適用させることが可能である。
【００８０】
すなわち、上述した電子文書のアクセス管理のメリットをいかすために、上記アクセス権の情報を管理するシステムと、オフィスの中心的な役割を果たす画像処理装置であるデジタル複合機とのコラボレーションが望まれている。
【００８１】
しかしながら、ユーザが画像処理装置のボックスに保存された文書を使用するために、操作パネル等で一覧表示した時に、各電子文書に対する各種の操作・アクセスに制限あるかどうかが、ユーザにわかりにくく混乱を招いた。そのため、ユーザの作業効率が低下してしまう恐れがあった。
【００８２】
また、ボックスに保存される電子文書の全てが必ずしもアクセス管理されている訳ではなく、文書によっては自由にアクセスすることを許しているものも存在し、アクセス管理されているものとされていないものの区別がつきにくい、という問題点があった。
【００８３】
さらに、電子文書の作成者が電子文書の配信後に有効期限を延長したような場合に、ユーザにとってはあるタイミングで失効（有効期限切れ）していた文書が、その後復活していることになるが、復活していることを容易に知りたい、という課題があった。
【００８４】
そこで、画像処理装置の操作パネル上にボックスの文書の一覧を表示する際に、各文書のアクセス権等の情報に応じて、アクセス可否等の制限を合わせて表示し、あらかじめユーザにアクセス制限を認識できるようにする。これにより、ユーザの作業効率を向上する画像処理装置を提供することを目的とする。また、最新のアクセス情報を効率良く反映させた文書の一覧表示が可能な画像処理装置を提供する。
【００８５】
本実施形態では、コピー機能、プリント機能、ファクシミリ機能等の複数の機能（モードともいう）を具備したデジタル複合機能装置としての画像処理装置、及び、当該装置を備える画像処理システム（以下、システムと言う）の場合を例にとって説明する。
【００８６】
図９は、本発明の第２の実施形態に係る画像形成システムの概略構成を示すブロック図である。図９に示すように、本実施形態に係る画像処理システムは、画像処理装置１０１、ホストコンピュータ１０２、ユーザ認証サーバ１０３及びセキュリティポリシーサーバ１０４がネットワーク１０５を介して互いに接続している。
【００８７】
ホストコンピュータ１０２を用いて、ユーザは電子文書の作成や編集、電子文書に対する有効期限やアクセス権情報の設定を行うことが可能である。また、ホストコンピュータ１０２は、作成した電子文書の印刷用のジョブデータを、ネットワーク１０５を介して画像処理装置１０１へ送信することもできる。
【００８８】
また、ユーザ認証サーバ１０３は、ユーザ情報を保持するデータベースを持ち、ホストコンピュータ１０２若しくは画像処理装置１０１にログインを試みるユーザの正当性を確認して、ユーザ認証を行う。ホストコンピュータ１０２若しくは画像処理装置１０１においてユーザのログイン要求があった場合、ホストコンピュータ１０２若しくは画像処理装置１０１は、ユーザ認証サーバ１０３にユーザ情報を送信してユーザの認証を要求する。ユーザ認証サーバ１０３において、当該ユーザ情報の正当性が確認されれば、ユーザはホストコンピュータ１０２若しくは画像処理装置１０１にログオンが可能となる。
【００８９】
図２１は、セキュリティポリシーサーバ１０４が保持するアクセス権情報を説明するための図であり、電子文書自体には電子文書のライセンス情報が保持されている。図２１に示すように、アクセス権情報は、文書ライセンスＩＤ１３０１、ユーザ名１３０２及びアクセス権１３０３で構成されている。
【００９０】
文書ライセンスＩＤ１３０１は、各電子文書のライセンス情報に含まれる、文書を識別するためのＩＤであり、文書ＩＤとも称する。ユーザ名１３０２は、文書を利用するユーザに対して一意に付けられる名前を示し、ユーザ認証サーバ１０３で管理されている。アクセス権１３０３は、ユーザ毎に設定される。ここで、本実施形態では、ユーザ毎にアクセス権を設定しているが、ユーザが属するグループに対してアクセス権を設定しても良い。アクセス権１３０３では、電子文書の参照、変更、削除、コピー、印刷の操作に対する許可／禁止、及び有効期限が規定されている。図２１の丸印「○」がついている欄が「許可」を示している。
【００９１】
尚、列挙されていないユーザに対しては、その文書に対するアクセス権が全く無いことを示す。例えば、図２１において、文書ライセンスＩＤが＃００００３の文書に対して、ユーザＢはアクセス権が一切無いことになる。
【００９２】
図２２は、ライセンス情報の一例を示す図である。セキュリティポリシーサーバ１０４に保持されているアクセス権情報は、電子文書のライセンスＩＤごとに管理されている。そして、電子文書を利用する際は、電子文書が保持しているライセンス情報に基づいて、セキュリティポリシーサーバ１０４に当該電子文書に対するアクセス権情報の取得を要求する。
【００９３】
尚、電子文書自体にライセンス情報だけでなく、アクセス権情報も合わせて保持するようにしておいても構わない。その場合、例えば、何らかの要因により、アクセス権情報を管理するサーバにアクセスできないケースで、電子文書自体に保持されているアクセス権情報を代用するようなシステムとすることも可能となる。
【００９４】
画像処理装置１０１は、コピーモードやプリントモードやファクシミリモード等の複数のモード（複数の機能）を具備している。そして、画像処理装置１０１は、自装置のスキャナエンジンで読み取ったジョブデータを自装置が具備するハードディスク等の記憶ユニットを介して、自装置が具備するプリンタエンジンでプリント処理させることができる。また、画像処理装置１０１は、ホストコンピュータ１０２から出力されたジョブデータ、不図示の他の画像処理装置から出力されたジョブデータ、或いは不図示のインターネットファクシミリ装置から出力されたデータ等も同様に処理することができる。さらに、画像処理装置１０１は、上記ジョブデータを、自装置が具備する通信ユニットを介して他装置へ転送処理したり、各種出力処理の実行が可能な構成となっている。
【００９５】
また、画像処理装置１０１は自身が有するスキャナ（原稿読取装置）で読み取った原稿画像をプリント処理したりハードディスクに記憶させることができる。さらに、画像処理装置１０１は、自装置のスキャナエンジンに、複数枚の原稿を自動的に先頭ページ側から連続的に順次読み取り可能な自動原稿給送装置（いわゆる、ＡＤＦ）を具備する。さらにまた、画像処理装置１０１は、自装置のプリンタエンジンに、複数の給紙部（給紙カセット）を具備する。そして、各給紙部毎に、異なるメディアタイプ（例えば、記録紙サイズ、記録紙の種類等が異なるタイプ）の記録紙を収納可能とする。そして、選択的に、ユーザ所望の給紙部からシートを給送し、プリンタエンジンにて印刷することを可能にしている。
【００９６】
さらにまた、画像処理装置１０１は、プリンタエンジンで印刷した記録紙の仕分け処理を行う、いわゆるソート機能や、記録紙に対してステイプル処理を行うステイプル機能を具備する。さらにまた、画像処理装置１０１は、プリンタエンジンで印刷された記録紙に対して穴あけ処理（「穿孔処理」、「パンチ処理」ともいう。）を行うパンチ機能や、プリンタ部で印刷された記録紙の折処理や製本処理を行うサドルステッチ機能を具備する。そして、画像処理装置１０１は、上述した各種のシート処理機能を実行するための、シート加工処理装置としてのフィニッシャをプリンタエンジンに具備している。
【００９７】
図１０は、画像処理装置１０１の内部構成を示すブロック図である。図１０において、２０１は装置全体の制御と各種の計算を行うＣＰＵ、２０２は装置全体を制御するプログラムを格納するＲＯＭ、２０３はＣＰＵ２０１のワークエリアとして使われたり、バッファとして使われるＲＡＭである。また、図１０において、２０４は電源ＯＦＦしても保存するデータや画像データを大量に記憶するＨＤＤ、２０５はネットワーク１０５とのインタフェースとなる通信インタフェース（通信Ｉ／Ｆ）である。
【００９８】
さらに、図１０において、２０６は原稿文書から画像の読み込み処理を行うスキャナエンジン、２０７は画像データを記録紙等の記録媒体に印刷する処理を行うプリンタエンジンである。さらにまた、図１０において、２０８はタッチパネル形式の液晶パネルや各種キー等を備え、ユーザへの情報を表示したり、ユーザからの指示入力を受け付ける操作パネル、２０９は上記構成要素を接続し互いのデータの送受を行う内部バスである。
【００９９】
図１１は、本発明の第２の実施形態に係る画像処理装置１０１の操作パネル２０８のキー配列例を示す図である。図１１に示すように、操作パネル２０８には、テンキー３０１、スタートキー３０２、タッチパネル形式の液晶画面３０３、コピーモードキー３０４、ボックスモードキー３０５、送信／ファクスモードキー３０６、拡張モードキー３０７が備わる。
【０１００】
テンキー３０１は、数値の入力を行うときに使用される。スタートキー３０２は、コピーの開始やスキャンの開始を指示するときに用いられるキーである。モードキー３０４〜３０７は、後述する液晶画面３０３に表示される様々な機能画面を呼び出すときにも使用される。コピーモードキー３０４は、コピー機能を選択するときに使用される。ボックスモードキー３０５は、複数の機能の中からボックス機能を選択するときに使用される。
【０１０１】
ボックス機能とは、ユーザ個人や部署毎に画像形成装置内のＨＤＤに記憶領域（これを「ボックス」という。）を与えておき、そこにＰＤＬデータを展開した画像データやスキャンした画像データを保存する。そして、ユーザが任意のタイミングでそれらの画像データを印刷する等の各種処理が可能な機能である。送信／ファクスモードキー３０６は、原稿やジョブデータ等のデータをネットワークを介してホストコンピュータや他の装置に送信する時に使用される。拡張モードキー３０７は、ＰＤＬデータに対する操作を行うときに使用される。
【０１０２】
３０８はＩＤキーであり、複写機を使用する場合にユーザ認証用のＩＤの入力モードに移行するときに使用する。液晶画面３０３は、ＬＣＤにタッチセンサを組み合わせたＬＣＤタッチパネルとして機能し、各モード毎に個別の設定画面が表示される。そして、ユーザが液晶画面３０３上に表示されたキー等に触れることで、各種の詳細な設定を行うことが可能である。また、液晶画面３０３に表示される画面によって、ユーザはそれぞれ実行させたジョブの動作状況を見ることができる。
【０１０３】
尚、操作パネル２０８は、タッチパネル形式のＵＩに限らず、例えばプリンタドライバのように、マウス操作等、ポインティングデバイスによりキー操作可能な構成でもよい。いずれにしても、各種情報を表示する表示機能としての役目と、各種ユーザからの指示を入力する操作指示機能としての役目を兼用できるような構成であればよい。
【０１０４】
図１２は、ＨＤＤ２０４内の画像データ格納領域の論理的な使用方法の一例を示す図である。本実施形態においては、ＨＤＤ２０４内の画像データ格納領域を、使用用途に応じて、テンポラリ領域４０１、ボックス領域４０２とに分けて使用する。
【０１０５】
テンポラリ領域４０１は、例えば、画像データの出力順序を変えたり、複数部出力においても一回のスキャンで出力ができるようにしたりする記憶領域である。また、テンポラリ領域４０１は、データをボックス領域等に保存する前に一時的に保存したり、ＰＤＬ展開済の画像データやスキャナからの画像データ等を一時的に保存する記憶領域でもある。そして、いずれも処理の終了後には、テンポラリ領域に保存されたデータは消去される。
【０１０６】
ボックス領域４０２は、ボックス機能を使用するための記憶領域であり、図１２に示すように、さらに小さな複数の記憶領域（ボックス）４０３〜４０６に分割されている。ボックス４０３〜４０６は、各ユーザや会社等の部署毎に割り当てられている。ユーザは、ボックスを指定することで、ＰＤＬジョブやスキャンジョブを各ボックスにジョブ文書として保存することができる。ジョブ文書と一緒に、そのジョブ文書のジョブ情報やライセンス情報も保存される。
【０１０７】
そして、ユーザは、操作パネル２０８においてボックスモードキー３０５を押下することによってボックス機能を選択する。そして、実際にボックスの中のジョブ文書（ファイル）を確認したり、ジョブ設定の変更やプリント出力やジョブ転送等の各種処理を行うことができる。
【０１０８】
図１３は、ユーザが電子文書を画像処理装置１０１のボックスへ格納する際の処理手順を説明するためのフローチャートである。図１３では、矩形５０１、５０２で処理が分けられており、５０１はホストコンピュータ１０２での処理、５０２は画像処理装置１０１での処理を示す。
【０１０９】
まず、ホストコンピュータ１０２において、ユーザが電子文書の利用を要求すると（ステップＳ５０１）、ホストコンピュータ１０２では、図２０に示すようなユーザ名とパスワードの入力を促す画面を表示する。
【０１１０】
図２０は、ホストコンピュータ１０２の画面上に表示される入力指示画面の一例を示す図である。そして、ユーザは、自分のユーザ名とパスワードを当該画面に入力する（ステップＳ５０２）。これにより、ホストコンピュータ１０２は、ユーザ認証サーバ１０３へユーザの正当性の確認を求める（ステップＳ５０３）。その結果、正当性が確認された場合（Ｙｅｓ）は、ユーザのログインが成功する。また、ログインに成功しなければ（Ｎｏ）、ホストコンピュータ１０２は、ログインできない旨のエラーメッセージで表示し（ステップＳ５０５）、終了する。
【０１１１】
ログインに成功すると、ホストコンピュータ１０２は、文書に付随するライセンス情報をセキュリティポリシーサーバ１０４へ送信し（ステップＳ５０６）、そのライセンス情報に対応するアクセス権情報を取得する（ステップＳ５０７）。
【０１１２】
次いで、ユーザは、ホストコンピュータ１０２において、ユーザが画像処理装置１０１へ電子文書のボックス格納を要求する（ステップＳ５０８）。そして、ホストコンピュータ１０２は、ステップＳ５０７で取得したアクセス権情報から、当該ユーザの印刷に対する有効期限及びアクセス権を確認する（ステップＳ５０９）。
【０１１３】
その結果、有効期限を過ぎている、或いは当該ユーザに印刷が許可されていない場合は印刷可能でないとして（Ｎｏ）、ホストコンピュータ１０２はその旨をエラーメッセージで表示し（ステップＳ５１０）、終了する。一方、有効期限内であり、かつ当該ユーザに印刷が許可されている場合は印刷可能であるとして（Ｙｅｓ）、ホストコンピュータ１０２は当該ユーザのアクセス権に従い印刷データを生成する（ステップＳ５１１）。印刷データが生成されると、印刷データは電子文書に付随したライセンス情報と共に画像処理装置１０１に送信される（ステップＳ５１２）。
【０１１４】
画像処理装置１０１は、受信したジョブがボックスへの格納ジョブであることを判別して、印刷データを画像データに変換する（ステップＳ５１３）。そして、印刷データと共に送られてきたライセンス情報を添付して、ユーザに指定されたボックスへ保存する（ステップＳ５１４）。
【０１１５】
図１４は、操作パネル２０８のボックスモードキー３０５を押下した場合に液晶画面３０３上に表示される画面の一例を示す図である。この画面はユーザにボックスを選択させるための画面である。図１４において、６０１はそのボックス番号、ボックス名、あるいは、そのボックス内のジョブ文書がＨＤＤ２０４のボックス領域４０２に対してどの程度の容量を占めているかというような各種情報を表示する。また、６０２及び６０３は、それぞれ上下スクロールキーであり、６０１で表示される数を超える数のボックスが登録されている場合に、画面をスクロールするために使用する。６０４は戻るキーであり、初期画面に戻るときに押下される。
【０１１６】
ユーザが、図１４に示す液晶画面３０３上に表示された画面上のボックス番号のいずれかを押下すると、図１５に示すボックス内画面に表示が遷移し、当該ユーザが各ボックス内のジョブ文書にアクセスできるようになる。
【０１１７】
図１５は、操作パネル２０８の液晶画面３０３上に表示されるボックス内画面の一例である。図１５において、７０１はボックス内に記憶されているジョブ文書のリストであり、各ジョブ文書のジョブ文書名が一覧表示される。その際、各ジョブ文書の有効期限やアクセス権がチェックされ、それに応じて一覧表示に反映される。
【０１１８】
まず、各ジョブ文書がアクセス管理されているかどうかが表示される。すなわち、アクセス管理されているジョブ文書には、「アクセス管理」マークが表示される。例えば、図１５において、「組織図_2004」と「組織図_2005」と「企画案」とが、アクセス管理されていることがわかる。一方、「忘年会」と「懇親会」には「アクセス管理」マークは表示されておらず、これらはアクセス管理されていないことがわかる。アクセス管理されていないジョブ文書は、誰でも自由にアクセス可能である。
【０１１９】
また、有効期限が過ぎているジョブ文書があれば、そのジョブ文書には「失効」マークが表示された上、グレイアウトされる。例えば、図１５において「組織図_2004」というジョブ文書は有効期限が過ぎているため、「失効」マークが付加され、かつ、グレイアウトされている。
【０１２０】
また、有効期限内ではあるが当該ユーザがアクセス権を持たないジョブ文書があれば、そのジョブ文書はグレイアウトされる。図１５において「企画案」というジョブ文書がこれに該当する。尚、グレイアウト表示されているジョブ文書をユーザは選択することはできない。
【０１２１】
また、所望するジョブ文書を選択するためには、当該ジョブ文書のジョブ文書名を押下する。これにより、現在選択されているジョブ文書が白黒反転表示される。例えば、図１５において「懇親会」というジョブ文書が白黒反転表示されており、この「懇親会」が選択されているジョブ文書であることを示している。尚、トグル表示動作になっており、一度選択したジョブ文書名をもう一度押下すると選択が解除されるようにしてもよい。
【０１２２】
また、図１５において、７０２はスキャンキーであり、現在開いているボックスにスキャナから画像をジョブ文書として入力する場合に使用し、図示していないスキャンの設定画面に遷移する。さらに、７０３はプリントキーであり、７０１で選択しているジョブ文書をプリントする場合に使用し、図示していないプリントの設定画面に遷移する。
【０１２３】
さらに、７０４は設定変更キーであり、選択されたジョブ文書のプリント設定を変更するためのキーである。但し、設定変更キー７０４は、選択されたジョブ文書が１つの場合にのみ押下することが可能であるとする。尚、設定変更キー７０４における設定変更項目には、プリント部数やプリントモードの追加がある。
【０１２４】
一方、７０５は消去キーであり、７０１で選択しているジョブ文書を消去する場合に使用する。また、７０６は更新キーであり、セキュリティポリシーサーバ１０４からアクセス情報を入手し直して７０１に表示されているジョブ文書のリストの表示内容を最新の情報にアップデートする場合に使用する。さらに、７０７と７０８はそれぞれ上下スクロールキーであり、７０１の表示を超える数のジョブ文書が登録されている場合に、画面７０１をスクロールするために使用する。７０９は戻るキーであり、図１４に示す画面に戻るときに使用される。
【０１２５】
図１６は、ユーザがボックスに保存した画像の印刷を行う処理手順を説明するためのフローチャートである。本フローチャートは画像処理装置１０１のＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２或いはＨＤＤ２０４に格納されたプログラムをＲＡＭ２０３にロードして実行することによって実現される。ユーザが画像処理装置１０１において、ＩＤキー３０８を押下して機器の利用を要求すると（ステップＳ８０１）、操作パネル２０８上に図２０に示すようなユーザ名とパスワードの入力を促す画面が表示される。
【０１２６】
ユーザが自分のユーザ名とパスワードを入力すると（ステップＳ８０２）、画像処理装置１０１は、これに基づいてユーザ認証サーバ１０３へユーザの正当性の確認を問い合わせる（ステップＳ８０３）。そして、正当性が確認されたか否かでログインの成否を判断する（ステップＳ８０４）。すなわち、正当性が確認された場合はユーザのログインが成功したと判断し（Ｙｅｓ）、ステップＳ８０６に進む。一方、ログインに成功しなければ（Ｎｏ）、画像処理装置１０１は、ユーザにログインできない旨をエラーメッセージで表示し（ステップＳ８０５）、終了する。
【０１２７】
ログインに成功した場合（Ｙｅｓ）、画像処理装置１０１は、当該ユーザに対して機器の使用を認め、操作パネル２０８に初期画面を表示する。そして、ユーザが、ボックスモードキー３０５を押下すると、画像処理装置１０１の操作パネルの液晶画面は図１４に示したようなボックス選択画面になる。さらに、ユーザが液晶画面上で、処理を行うボックスを選択すると（ステップＳ８０６）、そのボックス内の全ジョブ文書のアクセス情報をサーバから取得する（ステップＳ８０７）。このアクセス情報をサーバから取得する処理の詳細については後述する。
【０１２８】
そして、取得したアクセス情報を参照しながら、図１５に示すような、選択されたボックス内のジョブ文書の一覧を表示する（ステップＳ８０８）。尚、このジョブ文書の一覧を表示する処理の詳細についても後述する。そして、ユーザは、操作パネル２０８に表示された図１５のジョブ文書選択画面において、処理を行うジョブ文書を選択して白黒反転表示させる（ステップＳ８０９）。そして、プリントキー７０３を押下して、ジョブ文書の印刷要求を行う（ステップＳ８１０）。これにより、画像処理装置１０１は、取得済みのアクセス権情報を参照し、当該ユーザの印刷に対するアクセス権の可否と有効期限を調べる（ステップＳ８１１）。
【０１２９】
その結果、ログインしたユーザが印刷のアクセス権を持たなかったり有効期限が過ぎている場合は印刷不可能と判断し（Ｎｏ）、画像処理装置１０１は印刷が許可されていない旨をエラーメッセージで表示し（ステップＳ８１２）、終了する。一方、印刷が許可されている場合（Ｙｅｓ）、画像処理装置１０１は、印刷を行う（ステップＳ８１３）。
【０１３０】
次に、図１６のステップＳ８０７のアクセス情報の取得処理の詳細について図１７を用いて説明する。図１７は、ユーザが選択したボックス内の全ジョブ文書のアクセス情報をサーバから取得する処理手順を説明するためのフローチャートである。
【０１３１】
ユーザが選択したボックス内のジョブ文書のうち、最初のジョブ文書に着目する（ステップＳ９０１）。そして、アクセス情報格納テーブルを参照して、そのジョブ文書がアクセス管理されているかどうか、すなわちライセンスＩＤが存在するかどうかを調べる（ステップＳ９０２）。ここで、ライセンスＩＤが「なし」の場合（Ｎｏ）は、そのジョブ文書がアクセス管理されていないことを示すので、当該ボックス内の全ジョブ文書について処理を行ったかどうかを確認する（ステップＳ９０６）。そして、ステップＳ９０６で処理が完了していた場合（Ｙｅｓ）は、処理を終了する。一方、まだ残っているジョブ文書がある場合（Ｙｅｓ）は、次のジョブ文書に着目し（ステップＳ９０７）、上述したステップＳ９０２の処理から繰り返す。
【０１３２】
また、ステップＳ９０２において、ライセンスＩＤが存在している場合（Ｙｅｓ）は、アクセス管理されていることを示すので、そのジョブ文書と共に保持されたライセンス情報をセキュリティポリシーサーバ１０４へ送信する（ステップＳ９０３）。次いで、文書とユーザに対応するアクセス権情報を取得する（ステップＳ９０４）。そして、取得したアクセス権情報を、アクセス情報格納テーブルに格納する（ステップＳ９０５）。
【０１３３】
そして、当該ボックス内の全ジョブ文書について処理を行ったかどうかを確認し（ステップＳ９０６）、完了していた場合は処理を終了する。一方、まだ残っているジョブ文書がある場合（Ｙｅｓ）は、次のジョブ文書に着目し（ステップＳ９０７）、上述したステップＳ９０２の処理から繰り返す。
【０１３４】
このアクセス情報の取得処理により、ユーザが選択したボックス内の全ジョブ文書について、サーバからアクセス情報を取得し、アクセス情報格納テーブルに最新の情報が格納されることになる。
【０１３５】
図１９は、アクセス情報格納テーブルの一例を示す図である。図１９では、ボックス番号２に格納されているジョブ文書のアクセス情報を示している。図１９に示すように、アクセス情報格納テーブルは、ボックス番号１１０１、ジョブ文書名１１０２、文書ライセンスＩＤ１１０３、ユーザ名１１０４、アクセス権１１０５の各領域で構成されている。
【０１３６】
文書ライセンスＩＤ１１０３は、各電子文書のライセンス情報に含まれる、文書を識別するためのＩＤである。ここで、電子文書によっては、そもそもアクセス管理されていない文書も存在し、アクセス管理されていない文書の場合には「なし」が格納されている。
【０１３７】
ユーザ名１１０４は、文書を利用するユーザに対して一意に付けられる名前を示し、ユーザ認証サーバ１０３で管理されている。アクセス権１１０５は、ユーザ毎に設定される。本実施形態では、ユーザ毎にアクセス権を設定しているが、ユーザが属するグループに対してアクセス権を設定しても良い。アクセス権１１０５では、電子文書の参照、変更、削除、コピー、印刷の操作に対する許可／禁止、及び有効期限が規定されている。図１９の丸印「○」がついている欄が「許可」を示している。
【０１３８】
尚、列挙されていないユーザに対しては、その文書に対するアクセス権が全く無いことを示す。例えば、図１９において、文書ライセンスＩＤが＃００００３の文書に対して、ユーザＢはアクセス権が一切無いことになる。
【０１３９】
次に、図１６のステップＳ８０８のジョブ文書の一覧表示の細部処理手順について説明する。図１８は、選択されたボックス内のジョブ文書の一覧を表示する処理を説明するためのフローチャートである。この処理では、図１７でアクセス情報格納テーブルに格納されたアクセス情報を参照して、動作することになる。
【０１４０】
まず、ユーザが選択したボックス内のジョブ文書のうち、最初のジョブ文書に着目する（ステップＳ１００１）。そして、その着目したジョブ文書名を操作パネルに表示する（ステップＳ１００２）。そして、当該テーブルからそのジョブ文書の情報を参照して（ステップＳ１００３）、そのジョブ文書がアクセス管理されているかどうか、すなわちライセンスＩＤが存在するかどうかを調べる（ステップＳ１００４）。ここで、ライセンスＩＤが「なし」の場合は、そのジョブ文書がアクセス管理されていないことを示す。そこで、当該ボックス内の全ジョブ文書について処理を行ったかどうかを確認し（ステップＳ１００５）、完了していた場合（Ｙｅｓ）は処理を終了する。一方、まだ残っているジョブ文書がある場合（Ｎｏ）は、次のジョブ文書に着目し（ステップＳ１００６）、上述したステップＳ１００２の処理から繰り返す。
【０１４１】
一方、ステップＳ１００４においてライセンスＩＤが存在している場合（Ｙｅｓ）は、アクセス管理されていることを示すので、「アクセス管理」マークをジョブ文書名の右となりに表示する（ステップＳ１００７）。そして、有効期限内かどうかを調べる（ステップＳ１００８）。その結果、有効期限内である場合（Ｙｅｓ）は、当該ユーザが何らかのアクセス権を有しているかどうかを調べる（ステップＳ１００９）。そして、参照・変更・削除・コピー・印刷のうち少なくとも１つ以上のアクセス権を有している場合（Ｙｅｓ）はステップＳ１００５に進み、全ジョブ文書について処理を行ったか否かの確認をする。
【０１４２】
一方、ステップＳ１００８において有効期限が過ぎていた場合（Ｎｏ）は、「失効」マークをジョブ文書名の左となりに表示し（ステップＳ１０１０）、さらに、ジョブ文書名とアクセス管理マークをグレイアウト表示する（ステップＳ１０１１）。その後、ステップＳ１００５に進み、全ジョブ文書について処理を行ったか否かの確認をする。
【０１４３】
また一方、ステップＳ１００９において、当該ユーザがアクセス権を全く有していない場合（Ｎｏ）はステップＳ１０１１に進み、そのジョブ文書名とアクセス管理マークをグレイアウト表示する処理に進む。
【０１４４】
このジョブ文書の一覧表示処理により、ユーザが選択したボックス内の全ジョブ文書について次のような表示が可能である。すなわち、アクセス情報格納テーブルの情報に応じて、「アクセス管理」マーク、グレイアウト、「失効」マーク等の表示が付加されたジョブ文書の一覧が表示される。
【０１４５】
上述したように、第２の実施形態では、ジョブ文書の一覧表示を行う前に、ユーザが選択したボックス内の全ジョブ文書のアクセス情報をサーバから取得する例を示したが、これに限定されることはない。例えば、一定時間ごとに、全ボックス内の全ジョブ文書のアクセス情報をサーバから取得しておくようにしても構わない。そこで、以下では、上記実施形態の変形例について説明する。
【０１４６】
変形例では、ジョブ文書のアクセス情報の取得は、一定期間ごとに行われる図２４の全ジョブ文書のアクセス情報の取得処理において行われることになる。そのため、前述した図１６のフローチャートが図２５のフローチャートに置き換わり、ステップＳ８０７の「アクセス情報の取得」が不要となる。
【０１４７】
図２３は、本発明の第２の実施形態の変形例における画像処理装置１０１の機能概略構成図である。図２３において、タイマー部１５０４は、一定時間ごとにアクセス情報更新部１５０３に起動（トリガ）をかける。タイマー部１５０４に起動をかけられたアクセス情報更新部１５０３は、通信Ｉ／Ｆ２０５を介してセキュリティサーバと通信し、全ジョブ文書のアクセス情報の取得処理を行う。この処理については、図２４を用いて後述する。
【０１４８】
取得されたアクセス情報は、アクセス情報格納テーブル１５０２に格納される。ユーザが操作パネル２０８を操作してボックスを選択すると、文書一覧表示部１５０１は、アクセス情報格納テーブル１５０２のアクセス情報を参照して、選択されたボックス内の全ジョブ文書の一覧を操作パネル２０８に表示する。
なお、操作パネル２０８の更新キー７０６が押下された場合に、文書一覧表示部１５０１は、アクセス情報更新部１５０３に対して更新要求を発行し、それに応じて、アクセス情報更新部は、上記のような全ジョブ文書のアクセス情報の取得処理を行う。
【０１４９】
以上により、一定時間ごとにアクセス情報格納テーブル１５０２の内容は、最新の情報に更新されることになり、ユーザが文書一覧を表示した際にはアクセス情報格納テーブルのアクセス情報に応じて、文書一覧が表示されることになる。
【０１５０】
次に、図２４を用いて、タイマー部１５０４によって一定時間ごとに起動をかけられたアクセス情報更新部１５０３が行う、全ジョブ文書のアクセス情報の取得処理を説明する。図２４は、全ジョブ文書のアクセス情報の取得処理を詳細に説明するためのフローチャートである。
【０１５１】
まず、最初のボックスに着目し（ステップＳ１６０１）、そのボックスの全文書のアクセス情報の取得を行う（ステップＳ１６０２）。尚、当該アクセス情報の取得処理は、既に図１７を用いて説明しているため省略する。
【０１５２】
次に、全ボックスについて上記処理を行ったかどうか確認し（ステップＳ１６０３）、全ボックスについて処理を行っている場合（Ｙｅｓ）は本処理を終了する。一方、処理を行っていないボックスが残っている場合（Ｎｏ）は、次のボックスに着目し（ステップＳ１６０４）、ステップＳ１６０２の処理から繰り返す。
【０１５３】
以上によって、一定時間ごとに、全ボックスの全ジョブ文書のアクセス情報が、アクセス情報格納テーブル１５０２に格納されることになる。
【０１５４】
次に、ユーザがボックスに保存した画像の印刷を行う処理について説明する。図２５は、画像処理装置１０１のボックスに格納されている画像の印刷処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
【０１５５】
ユーザが画像処理装置１０１において、ＩＤキー３０８を押下して機器の利用を要求すると（ステップＳ１７０１）、操作パネル２０８上に図２０に示すようなユーザ名とパスワードの入力を促す画面が表示される。そして、ユーザが自分のユーザ名とパスワードを入力すると（ステップＳ１７０２）と、画像処理装置１０１は、これに基づいてユーザ認証サーバ１０３へユーザの正当性の確認を求める（ステップＳ１７０３）。そして、正当性が確認されたか否かでユーザのログインが成功かどうかを判断する（ステップＳ１７０４）。
【０１５６】
その結果、ログインに成功しない場合（Ｎｏ）は、画像処理装置１０１は、ユーザにログインできない旨をエラーメッセージで表示し（ステップＳ１７０５）、処理を終了する。一方、ログインに成功した場合（Ｙｅｓ）は、画像処理装置１０１は、当該ユーザに対して機器の使用を認め、操作パネル２０８に初期画面を表示する。ユーザがボックスモードキー３０５を押下すると、画像処理装置１０１の操作パネルの液晶画面は図１４に示したようなボックス選択画面になる。そして、ユーザが液晶画面上で処理を行うボックスを選択すると（ステップＳ１７０６）、アクセス情報格納テーブル１５０３のアクセス情報を参照しながら、図１５に示す選択されたボックス内のジョブ文書の一覧を表示する（ステップＳ１７０７）。尚、このジョブ文書の一覧を表示する処理については、既に図１８を用いて説明したので省略する。
【０１５７】
そして、ユーザが操作パネル２０８に表示された図１５のジョブ文書選択画面において、処理を行うジョブ文書を選択して白黒反転表示させる（ステップＳ１７０８）。そして、プリントキー７０３を押下して、ジョブ文書の印刷要求を行う（ステップＳ１７０９）。これにより、画像処理装置１０１は、取得済みのアクセス権情報を参照し、当該ユーザの印刷に対するアクセス権の可否と有効期限を調べる（ステップＳ１７１０）。そして、ログインしたユーザが印刷のアクセス権を持たなかったり有効期限が過ぎている場合、画像処理装置１０１は印刷が許可されていない旨をエラーメッセージで表示し（ステップＳ１７１１）、終了する。一方、印刷が許可されている場合は、画像処理装置１０１は、印刷を行う（ステップＳ１７１２）。
【０１５８】
以上より、選択されたボックスのジョブ文書の一覧が表示されることになる。本実施形態では、ステップＳ１７０６のボックス選択時に、その場でセキュリティサーバにアクセス情報取得の問い合わせを行わないため、その処理に要する時間が短縮される、というメリットがある。
【０１５９】
上述した図１６のステップＳ８０９や図２５のステップＳ１７０８において、ユーザが処理を行うジョブ文書を選択した際に、選択されたジョブ文書のアクセス権に応じて、操作不可能なキーをグレイアウトして押せないようにすることもできる。これにより、より一層ユーザの作業効率が向上する。例えば、図２６は、ユーザＣが液晶画面３０３上に表示された「組織図_2005」を選択した場合の表示例を示す図である。ユーザＣは、「組織図_2005」に対して「参照」、「印刷」のみが可能である。この場合、ユーザＣが指示することができない設定変更キー７０４と消去キー７０５がグレイアウトされ、押せなくなっていることがわかる。
【０１６０】
また、上記実施形態では、各文書のライセンスＩＤにアクセス情報が適用される例を示したが、それに限定されることはない。例えば、各文書ごとにアクセス情報が適用されるのではなく、各文書のライセンスＩＤにどのセキュリティポリシーＩＤが適用されているかが管理される形態でも構わない。セキュリティポリシーの内容を変更すれば、それが適用されている全文書に反映される。すなわち、複数の文書に、同一のセキュリティポリシーを適用することが可能である。
【０１６１】
本実施形態によれば、文書リストプリント（ボックスに保存されているジョブ文書の一覧の印刷）する際に、画像データの実体のＩＤ（実データＩＤ）も一緒に印刷するよう動作する。そのため、一度のジョブ投入により複数のボックスに格納された同一の文書が、どのボックスのどの文書なのかをユーザが容易に判断することができる。さらに、画像データの実データＩＤを指定して、その画像データに対してリンクを張っている全てのジョブ文書を一括削除するよう動作する。これらによって、ユーザが誤った文書を複数のボックスに投入してしまった後にユーザが行うことになるリカバリ作業（削除作業）の効率が向上する。
【０１６２】
＜その他の実施形態＞
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体（記録媒体）等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１６３】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１６４】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０１６５】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【０１６６】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、以下のようなものがある。フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）。
【０１６７】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。すなわち、ホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをダウンロードする。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１６８】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布する。そして、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１６９】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他にも、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１７０】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後にも前述した実施形態の機能が実現される。すなわち、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行うことによっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１７１】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムとポリシー管理サーバの構成を説明するためのブロック図である。
【図２】文書サーバ１１００内の属性データベース１１０７に登録されている文書に関する情報のデータ構造概念図である。
【図３】文書管理システムが保持する文書属性情報の一部を示す図である。
【図４】文書管理システムが保持するアクセス権情報を示す図である。
【図５】文書管理システムが保持するポリシー管理サーバ１２００のポリシー情報のキャッシュを示す図である。
【図６】文書管理システムが保持するポリシー管理サーバ１２００への認証情報のキャッシュである。
【図７】文書の登録時の基本処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図８】フォルダ内文書の一覧表示処理の基本処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図９】本発明の第２の実施形態に係る画像形成システムの概略構成を示すブロック図である。
【図１０】画像処理装置１０１の内部構成を示すブロック図である。
【図１１】本発明の第２の実施形態に係る画像処理装置１０１の操作パネル２０８のキー配列例を示す図である。
【図１２】ＨＤＤ２０４内の画像データ格納領域の論理的な使用方法の一例を示す図である。
【図１３】ユーザが電子文書を画像処理装置１０１のボックスへ格納する際の処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図１４】操作パネル２０８のボックスモードキー３０５を押下した場合に液晶画面３０３上に表示される画面の一例を示す図である。
【図１５】操作パネル２０８の液晶画面３０３上に表示されるボックス内画面の一例である。
【図１６】ユーザがボックスに保存した画像の印刷を行う処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図１７】ユーザが選択したボックス内の全ジョブ文書のアクセス情報をサーバから取得する処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図１８】選択されたボックス内のジョブ文書の一覧を表示する処理を説明するためのフローチャートである。
【図１９】アクセス情報格納テーブルの一例を示す図である。
【図２０】ホストコンピュータ１０２の画面上に表示される入力指示画面の一例を示す図である。
【図２１】セキュリティポリシーサーバ１０４が保持するアクセス権情報を説明するための図である。
【図２２】ライセンス情報の一例を示す図である。
【図２３】本発明の第２の実施形態の変形例における画像処理装置１０１の機能概略構成図である。
【図２４】全ジョブ文書のアクセス情報の取得処理を詳細に説明するためのフローチャートである。
【図２５】画像処理装置１０１のボックスに格納されている画像の印刷処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
【図２６】ユーザＣが液晶画面３０３上に表示された「組織図_2005」を選択した場合の表示例を示す図である。
【図２７】図８のフローを実行することによってクライアント１０００のユーザインタフェース１００１に表示されるフォルダ内文書の一覧表示例を示す図である。
【符号の説明】
【０１７２】
１０００ クライアント
１００１ ユーザインタフェース部
１００２ コマンド制御部
１００３ デバイス制御部
１００４ ファイル制御部
１００５ 外部モジュール通信部
１００６、１１０２ 文書管理制御部
１００７、１１０３ 内部データ保存部
１００８、１１０１、１２０１ 通信制御部
１１００ 文書サーバ
１１０４ 検索制御部
１１０５ ポリシーデータ処理部
１１０６、１２０４ データベース制御部
１１０７ ボリュームデータベース
１１０８ 属性データベース
１１０９ 全文検索用データベース
１２００ ポリシー管理サーバ
１２０２ ポリシー管理制御部
１２０３ ポリシー発行部
１２０５ ポリシー管理用データベース
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ＲＭＳ（Rights Management System）を用いてアクセス権が管理されているデータへのユーザのアクセス権を管理するデータ管理システム及びデータ管理方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
一般に、文書や画像等のデータを管理するシステム（以下、「データ管理システム」という。）においては、各データに関するアクセス権をユーザごとに設定する。そして、アクセス時にユーザのアクセス権を判定し、操作の許可又は拒否を行う。ここで言うアクセス権の例としては、参照権、読み取り権、書き込み権、削除権等がある。また、ユーザとアクセス権の組み合わせを複数束ねたものを「ポリシー」と呼び、文書等のデータに対してポリシーを付与することで、アクセス権設定の労力を削減する手法がある。
【０００３】
さらに、複数の文書サーバの文書について、アクセス権と共に一覧表示する手法がある（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１の手法によれば、複数の文書サーバに跨った検索結果を、アクセス権と共に一覧表示することができる。
【０００４】
上述したような従来のデータ管理システムによるアクセス権管理は、データ管理システム内部の文書にのみ有効である。そのため、データ管理システム外部の文書については、例えば文書を暗号化し、アクセス時に認証を行い、アクセス権を確認してから復号化する手法がとられている。
【０００５】
また、認証・認可（アクセス権管理）は、専用のサーバに対して行うことが多い。この専用サーバにおけるアクセス権管理は、前述したポリシーを持って行われることが多い。そこで、以下では専用サーバを「ポリシー管理サーバ」と呼ぶ。そして、このようなポリシー管理サーバを用いた、アクセス権管理を実現したシステムをＲＭＳ（Rights Management System）と呼ぶ。
【０００６】
尚、ＲＭＳを用いてアクセス権管理されている文書をデータ管理システムに格納することは可能である。
【特許文献１】特開２００５−０８５１１３号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００７】
しかしながら、特許文献１で開示されているような従来のデータ管理システムでは、文書一覧表示画面等のユーザインタフェース（ＵＩ）を介してＲＭＳで管理されているアクセス権を確認することはできなかった。そのため、ユーザは自分がアクセスできる文書を簡単に確認することができなかった。そこで、ユーザは、１つ１つ文書にアクセスしてポリシー管理サーバにアクセスの可否を問い合わせることでアクセス権を確認する必要があり、利便性が大変悪かった。
【０００８】
上記課題が発生する原因は、データ管理システムがポリシー管理サーバに問い合わせるにあたってポリシー管理サーバのユーザ認証情報が必要であるためである。この原因を解消するためには、ユーザに対して、ポリシー管理サーバへの認証情報を要求し、一時的に概認証情報を記録する必要がある。そこで、概認証情報をもってポリシー管理サーバのアクセス権を取得し、その結果をＵＩを介して一覧表示する。
【０００９】
本発明は、このような事情を考慮して、ＲＭＳを用いてアクセス権がデータ管理システムに管理されているデータに対するアクセス権の有無をユーザが簡単に確認できるデータ管理システム及びデータ管理方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１０】
上記課題を解決するために、本発明は、ポリシー管理サーバを用いてアクセス権が設定されたデータを管理するデータ管理システムであって、
前記データを該データに関する情報と共に保持する保持手段と、
前記データに関する情報を参照して該データにアクセス権が設定されているか否かを判定する判定手段と、
前記データにアクセス権が設定されている場合、前記アクセス権を設定したポリシー管理サーバの情報を取得する第１の取得手段と、
前記データに対するユーザのアクセス権の情報を前記ポリシー管理サーバの情報を参照して該ポリシー管理サーバに対して問い合わせる問い合わせ手段と、
前記ポリシー管理サーバから前記データに対する前記ユーザのアクセス権の情報を取得する第２の取得手段と、
前記データに関する情報を該データに対する前記ユーザのアクセス権の情報ととともに表示する表示手段と
を備えることを特徴とする。
【００１１】
また、上記課題を解決するために、本発明は、ポリシー管理サーバを用いてアクセス権が設定されたデータを該データに関する情報と共に保持する保持手段を備えて管理するシステムにおけるデータ管理方法であって、
前記データに関する情報を参照して該データにアクセス権が設定されているか否かを判定する判定工程と、
前記データにアクセス権が設定されている場合、前記アクセス権を設定したポリシー管理サーバの情報を取得する第１の取得工程と、
前記データに対するユーザのアクセス権の情報を前記ポリシー管理サーバの情報を参照して該ポリシー管理サーバに対して問い合わせる問い合わせ工程と、
前記ポリシー管理サーバから前記データに対する前記ユーザのアクセス権の情報を取得する第２の取得工程と、
前記データに関する情報を該データに対する前記ユーザのアクセス権の情報ととともに表示装置に表示する表示工程と
を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１２】
本発明によれば、ＲＭＳを用いてアクセス権がデータ管理システムに管理されているデータに対するアクセス権の有無をユーザが簡単に確認でき、ユーザの利便性を向上させることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１３】
以下、図面を参照して、本発明のデータ管理システムにおけるデータ管理方法の好適な実施形態について、文書データを管理する文書管理システム及び画像を管理し形成する画像形成装置の実施形態によって説明する。
【００１４】
≪第１の実施形態≫
本実施形態では、文書データを管理する文書管理システムを例に挙げて、本発明の一実施形態について詳細に説明する。
【００１５】
図１は、本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムとポリシー管理サーバの構成を説明するためのブロック図である。本実施形態に係る文書管理システムは、パーソナルコンピュータのオペレーティングシステム（ＯＳ）上で動作するクライアント１０００と文書サーバ１１００とから構成される。なお、文書サーバ１１００には複数のクライアントが接続される構成でも良いものとする。また、文書サーバ１１００とクライアント１０００が情報処理装置内に統合されたデータ管理装置として構成しても良い。そして、文書管理システムは、アプリケーションを用いて、不図示のスキャナ（原稿読取装置）等のデバイスやＯＳ上のファイルから文書を取り込み、文書を複数のユーザで管理することを目的としている。ポリシー管理サーバ１２００は、文書管理システムとは別に、文書に対してのアクセス制御を行うための「ポリシー」という制御データを管理する。なお、ポリシー管理サーバが複数存在しても良い。本実施形態において、クライアント１０００と文書サーバ１１００とポリシー管理サーバはイーサネット（登録商標）等で構成されるＬＡＮなどのネットワークで接続されているものとする。
【００１６】
＜クライアント１０００＞
まず、クライアント１０００の細部構成について説明する。クライアント１０００は、大きく分けて、文書入出力処理部とシステム内部処理部とに分けることができる。
【００１７】
［文書入出力処理部］
まず、クライアントシステム内に配置される文書入出力や操作を行う文書入出力処理部について説明する。
【００１８】
図１に示すように、１００１はユーザインタフェース部である。ユーザはユーザインタフェース部１００１を介して、文書サーバ１１００に対して文書の登録や、文書サーバ１１００からの文書の獲得、或いは文書の検索といった各種操作を行う。
【００１９】
ユーザインタフェース部１００１から操作された情報は、コマンド制御部１００２で解析され、適切な処理が行われる。また必要であれば、文書サーバ１１００との通信を行うためのコマンドがここで作成される。
【００２０】
スキャナ等のデバイス（不図示）の制御は、デバイス制御部１００３によって行われる。デバイス制御部１００３は、デバイス側から文書データを吸い上げたり、デバイス側から送信されるデータを受け取ったりする処理をする。
【００２１】
ファイルシステム等ＯＳでの管理の下で保存された文書ファイルは、文書データをインポートする形態で、ファイル制御部１００４において文書管理システムへ入力処理させることができる。また、文書サーバ１１００上で管理するファイルをＯＳ上にエクスポートする処理もここで行われる。
【００２２】
外部モジュール通信部１００５は、外部アプリケーションとの通信を行い、文書サーバ１１００内の文書を外部アプリケーションに渡したり、外部アプリケーションから文書を受け取るといった処理を行う。例えば、ＭＡＰＩ（Messaging Application Program Interface）に対応したメーラーに文書サーバで管理している文書を渡したりする処理がここで行われる。
【００２３】
［システム内部処理部］
次に、クライアント１０００内に配置される各種処理部について説明する。文書管理制御部１００６は、上述した入出力処理部より渡されたファイルやコマンドに応じた処理を行う。内部データ保存部１００７はテンポラリデータを保存する。すなわち、画像処理を行う過程で作成されるデータや、サーバとの通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する場所である。
【００２４】
通信制御部１００８は、文書サーバ１１００やポリシー管理サーバ１２００と通信するための制御を行う。本実施形態での通信制御部１００８は、文書サーバ１１００やポリシー管理サーバ１２００の処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はＯＳに用意されたものを使用している。
【００２５】
＜文書サーバ１１００＞
次に、文書サーバ１１００の細部構成について説明する。文書サーバ１１００は、大きく分けて、システム内部処理部とデータベース処理部とに分けることができる。
【００２６】
［システム内部処理部］
まず、文書サーバ１１００のシステム内に配置される各種処理部について説明する。
【００２７】
通信制御部１１０１は、クライアント１０００の通信制御部１００８や、ポリシー管理サーバの通信制御部１２０１と通信するたの制御を行う。尚、文書サーバ１１００の通信制御部１００８は、複数のクライアントの通信制御部と同時通信を行うことが可能である。
【００２８】
文書管理処理部１１０２は、クライアント１０００からの指示に応じた文書サーバ１１００側での処理を制御する。内部データ保存部１１０３は、テンポラリデータを保存する。すなわち、内部データ保存部１１０３は、クライアント１０００との通信の過程で作成されるデータ等を一時的に保存する場所である。また、内部データ保存部１１０３には、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報のキャッシュも保存される。
【００２９】
検索制御部１１０４は、クライアント１０００から依頼された検索のための処理を行ったり、登録された文書の検索用インデックス作成のための処理を行ったりする。ポリシーデータ処理部１１０５は、文書に付与されているポリシーの有無を判定したり、ポリシーデータをポリシー管理サーバ１２００に対して送信・確認するための処理を行う。さらに、ポリシーデータ処理部１１０５は、ポリシー管理サーバ１２００から受け取った利用可能な権限リスト等を処理し、文書管理処理部１１０２へポリシーの確認結果等を返す部分でもある。尚、ポリシーデータ処理部１１０５は、ポリシー管理サーバ１２００の仕様に依存する。
【００３０】
［データベース処理部］
次に、文書サーバ１２００のシステム内に配置されるデータベース処理部について説明する。
【００３１】
データベース制御部１１０６は、データベースに保存するデータを作成し、ボリュームデータベース、属性データベース、全文検索用データベースに対応する文書を保存する処理を行う。また、データベース制御部１１０６は、クライアント１０００からの要求に応じて、それぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアント１０００に渡す文書を作成する処理を行う。
【００３２】
ボリュームデータベース１１０７は、文書の実体が保存されるデータベースである。尚、ボリュームデータベース１１０７は概念的なものであって、実体がＯＳのファイルシステムであってもよい。属性データベース１１０８は、文書の名前や作成日付、コメント等の属性に関する情報が保存されるデータベースである。また、属性データベース１１０８には、文書ごとのアクセス権管理者、アクセスＩＤ、ポリシー管理サーバ１２００の情報、ポリシーＩＤ、及びポリシー管理サーバ１２００のポリシー情報のキャッシュも保存される。
【００３３】
全文検索用データベース１１０９は、登録された文書から抽出されたテキストデータをインデックス情報にしたデータが登録される。クライアント１０００で全文検索が行われると、全文検索用データベース１１０９内が検索される。
【００３４】
＜ポリシー管理サーバ１２００＞
次に、ポリシー管理サーバ１２００に配置されるポリシー管理処理部について説明する。
【００３５】
通信制御部１２０１は、文書サーバ１１００のシステム内の通信制御部１１０１等と通信のための制御を行う。尚、ポリシー管理サーバ１２００の通信制御部１２０１は、複数のクライアントの通信制御部と同時に通信を行うことが可能になっている。
【００３６】
ポリシー管理制御部１２０２は、通信制御部１２０１より渡されたコマンドに応じて処理を行う。ポリシー発行部１２０３は、ポリシーの作成を行う。データベース制御部１２０４は、データベースに保存するデータを作成し、ポリシー管理データベース１２０５に保存する処理を行う。また、要求に応じてそれぞれのポリシー管理データベース１２０５からデータを取り出し、クライアント１０００に渡す文書を作成する処理を行う。ポリシー管理用データベース１２０５は、ポリシー情報や、ポリシー管理サーバ１２００で管理するユーザ情報が保存されるデータベースである。
【００３７】
＜文書データ及びそれに関する情報等＞
図２は、文書サーバ１１００内の属性データベース１１０８に登録されている文書に関する情報のデータ構造概念図である。
【００３８】
図２において、２００１は属性データベースのルートを示しており、当該データベース内に登録される全ての登録データはルート２００１の子データである。２００２はフォルダデータを示しており、ユーザがデータを格納するためのフォルダのデータである。フォルダデータ２００２は、フォルダＩＤとフォルダ属性情報、親フォルダＩＤから成り立っている。尚、フォルダは複数存在することができるので、最上位に存在するフォルダは、その数分だけ、２００３に示すようにルートの直下に接続される子データとして登録される。また、最上位のフォルダの親フォルダはルート２００１になる。
【００３９】
２００４は文書データを示しており、格納されるフォルダの子データとして存在する。文書データは、文書ＩＤと文書属性情報、検索インデックスＩＤ、ボリュームデータＩＤ、親フォルダＩＤからなり、文書属性情報として、文書名や更新日時、コメントデータ等のデータを保存している。検索インデックスＩＤは、全文検索データベースが文書を区別するために用いるＩＤであり、検索エンジンにキーワードの検索を指示すると該当する検索ＩＤが返される。ボリュームデータＩＤは、ボリュームデータベースに登録されたＩＤであり、ＩＤを利用して文書に関連した情報を各データベースから引き出すことが可能である。文書データもフォルダの下に複数存在することができるので、その数分だけ２００５に示すように登録される。
【００４０】
図３は、文書管理システムが保持する文書属性情報の一部を示す図である。図３に示される情報は、属性データベース１１０８に保存される。
【００４１】
図３において、文書ＩＤは、文書に付与されたＩＤであり、文書管理システム全体でユニークな値である。親フォルダＩＤは、それらの文書が含まれるフォルダのＩＤである。尚、文書名は、当該文書の文書名が用いられる。
【００４２】
アクセス権管理者は、当該文書に対するアクセス権を制御する主体であり、ここでは文書管理システム又はポリシー管理サーバ１２００のいずれかの値を取る。アクセス権ＩＤは、当該文書に対するアクセス権が文書管理システム１２００で制御される場合に設定される。ポリシー管理サーバ情報は、当該文書に対するアクセス権が外部のポリシー管理サーバを用いて制御される場合に設定される、当該ポリシー管理サーバのＩＰアドレスである。ポリシーＩＤは、当該文書に対するアクセス権が外部のポリシー管理サーバを用いて制御される場合に設定される、当該ポリシー管理サーバにおけるポリシーＩＤである。ポリシーＩＤを用いることで、ポリシー管理サーバ内で管理する複数のポリシーの中からポリシーを特定することができる。
【００４３】
図４は、文書管理システムが保持するアクセス権情報を示す図である。図４に示すアクセス権情報は、属性データベース１１０８に保存される。当該文書に対するアクセス権が、文書管理システムで制御される場合、文書管理システムはこの情報を参照する。尚、アクセス権は、削除権、書き込み権、読み込み権、参照権の４種類とし、この順にアクセス権が強いものとする。すなわち、削除権は、書き込み権、読み込み権、参照権を包含するものとする。
【００４４】
また、アクセス権ＩＤとユーザＩＤの組み合わせが、アクセス権情報に存在しない場合、ユーザは当該アクセス権ＩＤが付与された文書について、一切のアクセス権を保持していないものとする。
【００４５】
図５は、文書管理システムが保持するポリシー管理サーバ１２００のポリシー情報のキャッシュを示す図である。図５に示すキャッシュは、属性データベース１１０８に保存される。本キャッシュは、ポリシー管理サーバ１２００が保持するポリシー情報の部分的なコピーであり、ポリシー情報を取得するごとに追加する。また、ポリシー管理サーバ１２００から、ポリシーの変更が通知された場合、該当するポリシー情報のキャッシュを削除する。
【００４６】
図６は、文書管理システムが保持するポリシー管理サーバ１２００への認証情報のキャッシュである。本情報は、テンポラリデータを保存する内部データ保存部１１０３に保存される。本情報は、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報を、繰り返しユーザに要求しないようにするために用いられる。
【００４７】
認証情報は、クレデンシャルとして持つ場合と、ユーザ名とパスワードの組で持つ場合がある。認証情報をクレデンシャルとして持つ場合、認証情報の有効期限は、ポリシー管理サーバ１２００の管理制御部１２０２で制御される。一方、認証情報をユーザ名とパスワードの組で持つ場合、認証情報の有効期限は、文書管理システムの文書管理制御部１１０２で制御される。本実施形態において、クレデンシャルとは、ユーザがポリシー管理サーバに対して認証を行う場合に用いられる何らかの情報である。クレデンシャルとして、例えば、当該ユーザを証明するための情報や、ポリシー管理サーバと認証のためのセッションを行う場合に用いられる暗号鍵や署名情報等が含まれる。図６ではパスワードをクレデンシャルとは別の項目として管理しているが、パスワードもクレデンシャルの一つとして管理するようにしても良い。
【００４８】
また、本情報には、ポリシー管理サーバ１２００への認証が成功した時点で情報が追加される。そして、本情報は、認証が無効になった時点で該当する情報が削除される。
【００４９】
＜文書登録処理＞
図７は、文書の登録時の基本処理手順を説明するためのフローチャートである。本実施形態は、ポリシー情報の記録処理を行うという特徴がある。これは、文書の一覧表示等の際に、ポリシー情報の抽出を行うことによる処理速度の劣化を抑えるための実装である。図７のフローチャートは文書サーバ１１００のＣＰＵ（不図示）に実行される。
【００５０】
まず、文書管理制御部１１０２は、文書をボリュームデータベース１１０６へ格納する（ステップＳ７０１）。次いで、文書管理制御部１１０２は、文書に文書ＩＤを割り当て、図２で示した文書属性情報、検索インデックスＩＤ、ボリュームデータＩＤ、親フォルダＩＤを、属性データベース１１０８へ格納する（ステップＳ７０２）。
【００５１】
そして、ポリシーデータ制御部１１０４は、当該文書にポリシーが付与されているか否かを判定するための情報を取得する（ステップＳ７０３）。ポリシーが付与されているか否かを判定するための情報は、例えば、当該文書にポリシーの有無を示すフラグが設けられていればそれを参照すればよい。また、当該文書中に参照すべきポリシー管理サーバのＩＰアドレスなどが記述されているか否かを参照しても良い。また、ポリシー管理サーバで用いられるべき当該文書を特定する識別子が当該文書中に記述されているかを参照しても良い。そして、その取得結果を判定する（ステップＳ７０４）。その結果、当該文書にポリシーが付与されている場合（Ｙｅｓ）はステップＳ７０５に進み、付与されていない場合（Ｎｏ）はステップＳ７０６に進む。
【００５２】
ステップＳ７０５において、ポリシーデータ制御部１１０４は、当該文書のポリシー管理サーバ情報を取得する。そして取得したポリシー管理サーバ情報に基づいてポリシー管理サーバ１２００にアクセスし、当該文書のポリシーＩＤを取得する。更に当該ポリシーＩＤに対応するアクセス権情報も取得する。ここで、ポリシーＩＤとポリシーＩＤに対応するアクセス権情報の両者を取得せずにどちらか一方を取得するのみでも良い。そして、ステップＳ７０６に進む。
【００５３】
ステップＳ７０６において、文書管理制御部１１０２は、図３に示したアクセス権管理者、アクセス権ＩＤ、ポリシー管理サーバ情報、ポリシーＩＤを、属性データベース１１０８へ格納する。
【００５４】
尚、実施形態によっては、ポリシー情報の抽出を前もって行う必要がない場合もあり得る。その場合は、上記ステップＳ７０３〜Ｓ７０６の処理は、後述するフォルダ内文書の一覧表示処理の中、或いは他の任意のタイミングで実行しても構わない。
【００５５】
＜文書リスト表示処理＞
図８は、フォルダ内文書の一覧表示処理の基本処理手順を説明するためのフローチャートである。本実施形態は、文書サーバ１１００がポリシー管理サーバ１２００との通信を行い、ポリシーが付加された文書のアクセス権を取得する。そして、取得したアクセス権情報を含むフォルダ内文書の一覧をクライアント１０００のユーザインタフェース１００１上に文書名等と関連付けて表示する。本フローチャートにおいてステップＳ８０１〜ステップＳ８１６は文書サーバ１１００の不図示のＣＰＵが実行し、ステップＳ８１７はクライアント１０００の不図示のＣＰＵが実行する。
【００５６】
まず、文書管理制御部１１０２は、一覧表示を行うフォルダに属する文書リストを取得する（ステップＳ８０１）。この時、データベース制御部１１０６を通して、属性データベース１１０８から当該文書リストを取得する。以下、属性データベース１１０８内の情報を取得する場合は、同様の処理を行う。そして、ステップＳ８０３〜ステップＳ８１６の処理を、ステップＳ８０１で得られた文書リスト中の各文書について繰り返す。
【００５７】
ステップＳ８０３において、文書管理制御部１１０２は、当該文書のアクセス権管理者を取得して、アクセス権管理者を判断する。その結果、アクセス権管理者がポリシー管理サーバの場合はステップＳ８０４に進む。一方、アクセス権管理者が文書管理システムの場合はステップＳ８１４へ進む。
【００５８】
ステップＳ８０４において、文書管理制御部１１０２は、当該文書のポリシー管理サーバ情報とポリシーＩＤを取得する。次いで、文書管理制御部１１０２は、当該ポリシーに対する操作ユーザのアクセス権が、アクセス権情報に登録されているか否かを判定する（ステップＳ８０５）。その結果、アクセス権が登録されている場合（Ｙｅｓ）はステップＳ８１５に進む。一方、アクセス権が登録されていない場合（Ｎｏ）はステップＳ８０６に進む。尚、ステップＳ８０４及び後述するステップＳ８１３は、ポリシー管理サーバ１２００へのアクセス権の問い合わせ回数を抑えることで、通信量の削減及び応答性の向上を図ることを目的としている。
【００５９】
ステップＳ８０６において、文書管理制御部１１０２は、操作ユーザのポリシー管理サーバ１２００の認証情報が、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報のキャッシュに登録されているか否かを判定する。その結果、登録されている場合はステップＳ８０９に進む。一方、登録されていない場合はステップＳ８０７に進む。尚、ステップＳ８０６及び後述するステップＳ８１１、ステップＳ８１２は、ユーザへの認証情報要求の回数を削減し、利便性の向上を図ることを目的としている。
【００６０】
ステップＳ８０７において、文書管理制御部１１０２は、通信制御部１１０１を通じて、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報をユーザに対して要求する。この要求は、最終的にクライアント１０００のユーザインタフェース１００１に伝わり、ユーザに対する問い合わせとなる。
【００６１】
次いで、ステップＳ８０８において、クライアント１０００のユーザインタフェース１００１は、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報を受け取る。そして、ポリシーデータ処理部１１０４は、当該文書の操作ユーザに対するアクセス権を問い合わせる（ステップＳ８０９）。これは、通信制御部１１０１を通してのポリシー管理サーバ１２００への問い合わせである。この時、ステップＳ８０８で入力された認証情報、又はステップＳ８０６でキャッシュから取得した認証情報を添えて問い合わせる。
【００６２】
さらに、ステップＳ８１０において、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ８０９での問い合わせが成功したかどうかを判定する。その結果、問い合わせが成功した場合（Ｙｅｓ）はステップＳ８１２に進み、問い合わせが失敗した場合（Ｎｏ）はステップＳ８１１へ進む。ステップＳ８１１では、操作ユーザのポリシー管理サーバ１２００の認証情報が、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報のキャッシュに登録されている場合に、文書管理制御部１１０２は当該情報を削除する。当該認証情報が既に無効である可能性が高いからである。そして、ステップＳ８０７の処理に戻る。
【００６３】
一方、ステップＳ８１２において、文書管理制御部１１０２は、ポリシー管理サーバ１２００の認証情報を、ポリシー管理サーバ１２００への認証情報のキャッシュに登録する。次いで、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ８０９の問い合わせで取得した当該ポリシーに対する操作ユーザのアクセス権を、アクセス権情報に登録する（ステップＳ８１３）。そして、ステップＳ８１５に進む。
【００６４】
ステップＳ８１４では、文書管理制御部１１０２は、アクセス権情報から操作ユーザの当該文書に対するアクセス権を取得し、ステップＳ８１５に進む。
【００６５】
ステップＳ８１５において、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ８０５又はステップＳ８０９又はステップＳ８１４で取得した当該文書のアクセス権を、テンポラリデータを保存する内部データ保存部１１０３に記録する。
【００６６】
上述したステップＳ８０３〜ステップＳ８１５の処理を、ステップＳ８０１で得られた文書リスト中の各文書について繰り返す。
【００６７】
その後、ステップＳ８１７において、文書管理制御部１１０２は、ステップＳ８１５で記録したテンポラリデータを参照して、フォルダ内文書及びそのアクセス権の一覧表示を行う。この時、アクセス権がない文書については表示しない。
【００６８】
図２７に、図８のフローを実行することによってクライアント１０００のユーザインタフェース１００１に表示されるフォルダ内文書の一覧表示例を示す。
【００６９】
文書一覧表示２７００は、項目として、文書名２７０２、文書のサイズ２７０４、ポリシー２７０６、更新日２７０８を有している。この文書一覧表示２７００には他の項目を表示しても良いし、どの項目を表示するかを予めユーザの指示により設定するようにしても良い。
【００７０】
図８のフローチャートを実行することによって文書サーバ１１００がポリシー管理サーバ１２００から取得したアクセス権情報は、ポリシー２７０６に表示される。
【００７１】
≪第２の実施形態≫
次に、ネットワークに接続されたサーバにアクセスする機能を有し、文書に関連付けされたアクセス権に従って画像を形成するデータ管理装置としての画像処理装置を備えるデータ管理システムを例に挙げて説明する。
【００７２】
近年、個人情報保護法等の法規制により、企業は取り扱うさまざまなビジネス情報の漏洩防止対策の必要に迫られている。電子文書は情報のやりとりにおいて大変便利である反面、流通性の高さから情報漏洩のリスクも大きい。
【００７３】
電子文書の作成に用いられるアプリケーションの利用によって、さらに詳細に電子文書に対する有効期限やアクセス権を設定することが可能となった。例えば、ＰＤＦ（Portable Document Format）等の電子文書においては、電子文書の参照や変更だけでなく、電子文書の有効期限、電子文書の印刷やその印刷仕様に対するアクセス権も設定することができる。ここで、有効期限とは、電子文書にアクセスできる期限のことを示す。また、ここで、印刷のアクセス権とは、電子文書を扱うユーザに対して、印刷の許可や禁止の制御を行うことを示し、印刷仕様のアクセス権とは、例えば、印刷時に必ず透かし印刷を行うといった制御を示す。また、ユーザ認証システムと連携することで、電子文書を利用するユーザの設定も、より詳細に行うことが可能である。
【００７４】
このような電子文書に適用されるアクセス権等の情報を管理する方法の１つとして、集中管理方式がある。集中管理方式とは、ネットワーク上のサーバにアクセス権情報データベースを持たせ、そのサーバにより、電子文書に対するアクセス権情報を一括で管理する方法である。この方法では、特に、電子文書の作成者は電子文書の配信後いつでもセキュリティポリシーの変更が可能なため、電子文書がどこにあっても企業はアクセスの管理と監視ができる。
【００７５】
この場合、各電子文書には、サーバ上に保持されたアクセス情報に対応するライセンス情報（例えば、当該文書を特定する文書ＩＤなど）、及びサーバを特定する情報（サーバのＩＰアドレスなど）が保持されている。電子文書を利用する際には、ライセンス情報に基づいてサーバに保持されているアクセス権情報を取得し、電子文書にアクセス権を適用する。電子文書がコピーされて配布された場合、コピー文書は同様のライセンス情報を持つので、アクセス権が変更された場合でも、コピー先の全ての文書に同等のアクセス権を付与させることが可能である。電子文書の集中管理方式では、アクセス権を動的に変更することが可能であるが、サーバが存在するネットワークに接続されていることが条件となる。
【００７６】
また、従来から、ホストコンピュータからネットワークを介して送られてきたＰＤＬデータをビットマップに展開した画像データを、次のようにしてプリントアウトできる機能（いわゆるボックス機能）を備えた画像処理装置が知られている。このような画像処理装置の一つにデジタル複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）がある。当該装置では、装置内のハードディスク等の不揮発性メモリに文書（画像データ）を保存し、それらの文書の一覧を操作パネルに表示してユーザが任意の文書（画像データ）を選択することによってメモリから選択された文書を読み出す。ボックス機能は、画像処理装置のスキャナ（原稿読取装置）が原稿画像を読み取って得られた文書（画像データ）をハードディスクなどに保存する機能も有している。
【００７７】
また、このような画像処理装置には、ステイプル、パンチ穴開け、折り、製本とじ等のフィニッシング機能を搭載したフィニッシャを接続することができるものがある。このような画像処理装置では、それらのフィニッシング機能の設定や両面等の画像の割り付け等を、入力された画像データの保存と同時にジョブ情報としてメモリに保存する。そして、画像の入力とは非同期にこれらのジョブ情報に基づいてプリント出力するボックス機能を備えている。このような画像処理装置では、ユーザ毎や部署毎に使用できるように複数の記憶領域（以下、「ボックス」と称す）をハードディスク内に用意する。そして、ユーザは任意のボックスを指定して画像データとジョブ情報を一まとめにしたジョブ文書（以下、文書とも言う）として保存させることができる。
【００７８】
上述した電子文書のアクセス管理は、電子文書を利用したり、記憶したりすることができる全ての機器に対して行えなくてはならない。すなわち従来、大容量のハードディスク（ＨＤＤ）を備えた画像処理装置があるが、その画像処理装置内に保存された電子文書（画像データ）に対しても同様にアクセス権が付与される必要がある。
【００７９】
画像処理装置は、ネットワークを介してホストコンピュータからＰＤＬ（ページ記述言語）データを受け取り、ＰＤＬデータからビットマップ画像（画像データ）に展開し、ボックスに記憶する。その際、画像データの属性情報として、アクセス権情報やライセンス情報を保持することで、画像形成装置において、画像データの印刷等の処理時に、画像データに対してアクセス権を適用させることが可能である。
【００８０】
すなわち、上述した電子文書のアクセス管理のメリットをいかすために、上記アクセス権の情報を管理するシステムと、オフィスの中心的な役割を果たす画像処理装置であるデジタル複合機とのコラボレーションが望まれている。
【００８１】
しかしながら、ユーザが画像処理装置のボックスに保存された文書を使用するために、操作パネル等で一覧表示した時に、各電子文書に対する各種の操作・アクセスに制限あるかどうかが、ユーザにわかりにくく混乱を招いた。そのため、ユーザの作業効率が低下してしまう恐れがあった。
【００８２】
また、ボックスに保存される電子文書の全てが必ずしもアクセス管理されている訳ではなく、文書によっては自由にアクセスすることを許しているものも存在し、アクセス管理されているものとされていないものの区別がつきにくい、という問題点があった。
【００８３】
さらに、電子文書の作成者が電子文書の配信後に有効期限を延長したような場合に、ユーザにとってはあるタイミングで失効（有効期限切れ）していた文書が、その後復活していることになるが、復活していることを容易に知りたい、という課題があった。
【００８４】
そこで、画像処理装置の操作パネル上にボックスの文書の一覧を表示する際に、各文書のアクセス権等の情報に応じて、アクセス可否等の制限を合わせて表示し、あらかじめユーザにアクセス制限を認識できるようにする。これにより、ユーザの作業効率を向上する画像処理装置を提供することを目的とする。また、最新のアクセス情報を効率良く反映させた文書の一覧表示が可能な画像処理装置を提供する。
【００８５】
本実施形態では、コピー機能、プリント機能、ファクシミリ機能等の複数の機能（モードともいう）を具備したデジタル複合機能装置としての画像処理装置、及び、当該装置を備える画像処理システム（以下、システムと言う）の場合を例にとって説明する。
【００８６】
図９は、本発明の第２の実施形態に係る画像形成システムの概略構成を示すブロック図である。図９に示すように、本実施形態に係る画像処理システムは、画像処理装置１０１、ホストコンピュータ１０２、ユーザ認証サーバ１０３及びセキュリティポリシーサーバ１０４がネットワーク１０５を介して互いに接続している。
【００８７】
ホストコンピュータ１０２を用いて、ユーザは電子文書の作成や編集、電子文書に対する有効期限やアクセス権情報の設定を行うことが可能である。また、ホストコンピュータ１０２は、作成した電子文書の印刷用のジョブデータを、ネットワーク１０５を介して画像処理装置１０１へ送信することもできる。
【００８８】
また、ユーザ認証サーバ１０３は、ユーザ情報を保持するデータベースを持ち、ホストコンピュータ１０２若しくは画像処理装置１０１にログインを試みるユーザの正当性を確認して、ユーザ認証を行う。ホストコンピュータ１０２若しくは画像処理装置１０１においてユーザのログイン要求があった場合、ホストコンピュータ１０２若しくは画像処理装置１０１は、ユーザ認証サーバ１０３にユーザ情報を送信してユーザの認証を要求する。ユーザ認証サーバ１０３において、当該ユーザ情報の正当性が確認されれば、ユーザはホストコンピュータ１０２若しくは画像処理装置１０１にログオンが可能となる。
【００８９】
図２１は、セキュリティポリシーサーバ１０４が保持するアクセス権情報を説明するための図であり、電子文書自体には電子文書のライセンス情報が保持されている。図２１に示すように、アクセス権情報は、文書ライセンスＩＤ１３０１、ユーザ名１３０２及びアクセス権１３０３で構成されている。
【００９０】
文書ライセンスＩＤ１３０１は、各電子文書のライセンス情報に含まれる、文書を識別するためのＩＤであり、文書ＩＤとも称する。ユーザ名１３０２は、文書を利用するユーザに対して一意に付けられる名前を示し、ユーザ認証サーバ１０３で管理されている。アクセス権１３０３は、ユーザ毎に設定される。ここで、本実施形態では、ユーザ毎にアクセス権を設定しているが、ユーザが属するグループに対してアクセス権を設定しても良い。アクセス権１３０３では、電子文書の参照、変更、削除、コピー、印刷の操作に対する許可／禁止、及び有効期限が規定されている。図２１の丸印「○」がついている欄が「許可」を示している。
【００９１】
尚、列挙されていないユーザに対しては、その文書に対するアクセス権が全く無いことを示す。例えば、図２１において、文書ライセンスＩＤが＃００００３の文書に対して、ユーザＢはアクセス権が一切無いことになる。
【００９２】
図２２は、ライセンス情報の一例を示す図である。セキュリティポリシーサーバ１０４に保持されているアクセス権情報は、電子文書のライセンスＩＤごとに管理されている。そして、電子文書を利用する際は、電子文書が保持しているライセンス情報に基づいて、セキュリティポリシーサーバ１０４に当該電子文書に対するアクセス権情報の取得を要求する。
【００９３】
尚、電子文書自体にライセンス情報だけでなく、アクセス権情報も合わせて保持するようにしておいても構わない。その場合、例えば、何らかの要因により、アクセス権情報を管理するサーバにアクセスできないケースで、電子文書自体に保持されているアクセス権情報を代用するようなシステムとすることも可能となる。
【００９４】
画像処理装置１０１は、コピーモードやプリントモードやファクシミリモード等の複数のモード（複数の機能）を具備している。そして、画像処理装置１０１は、自装置のスキャナエンジンで読み取ったジョブデータを自装置が具備するハードディスク等の記憶ユニットを介して、自装置が具備するプリンタエンジンでプリント処理させることができる。また、画像処理装置１０１は、ホストコンピュータ１０２から出力されたジョブデータ、不図示の他の画像処理装置から出力されたジョブデータ、或いは不図示のインターネットファクシミリ装置から出力されたデータ等も同様に処理することができる。さらに、画像処理装置１０１は、上記ジョブデータを、自装置が具備する通信ユニットを介して他装置へ転送処理したり、各種出力処理の実行が可能な構成となっている。
【００９５】
また、画像処理装置１０１は自身が有するスキャナ（原稿読取装置）で読み取った原稿画像をプリント処理したりハードディスクに記憶させることができる。さらに、画像処理装置１０１は、自装置のスキャナエンジンに、複数枚の原稿を自動的に先頭ページ側から連続的に順次読み取り可能な自動原稿給送装置（いわゆる、ＡＤＦ）を具備する。さらにまた、画像処理装置１０１は、自装置のプリンタエンジンに、複数の給紙部（給紙カセット）を具備する。そして、各給紙部毎に、異なるメディアタイプ（例えば、記録紙サイズ、記録紙の種類等が異なるタイプ）の記録紙を収納可能とする。そして、選択的に、ユーザ所望の給紙部からシートを給送し、プリンタエンジンにて印刷することを可能にしている。
【００９６】
さらにまた、画像処理装置１０１は、プリンタエンジンで印刷した記録紙の仕分け処理を行う、いわゆるソート機能や、記録紙に対してステイプル処理を行うステイプル機能を具備する。さらにまた、画像処理装置１０１は、プリンタエンジンで印刷された記録紙に対して穴あけ処理（「穿孔処理」、「パンチ処理」ともいう。）を行うパンチ機能や、プリンタ部で印刷された記録紙の折処理や製本処理を行うサドルステッチ機能を具備する。そして、画像処理装置１０１は、上述した各種のシート処理機能を実行するための、シート加工処理装置としてのフィニッシャをプリンタエンジンに具備している。
【００９７】
図１０は、画像処理装置１０１の内部構成を示すブロック図である。図１０において、２０１は装置全体の制御と各種の計算を行うＣＰＵ、２０２は装置全体を制御するプログラムを格納するＲＯＭ、２０３はＣＰＵ２０１のワークエリアとして使われたり、バッファとして使われるＲＡＭである。また、図１０において、２０４は電源ＯＦＦしても保存するデータや画像データを大量に記憶するＨＤＤ、２０５はネットワーク１０５とのインタフェースとなる通信インタフェース（通信Ｉ／Ｆ）である。
【００９８】
さらに、図１０において、２０６は原稿文書から画像の読み込み処理を行うスキャナエンジン、２０７は画像データを記録紙等の記録媒体に印刷する処理を行うプリンタエンジンである。さらにまた、図１０において、２０８はタッチパネル形式の液晶パネルや各種キー等を備え、ユーザへの情報を表示したり、ユーザからの指示入力を受け付ける操作パネル、２０９は上記構成要素を接続し互いのデータの送受を行う内部バスである。
【００９９】
図１１は、本発明の第２の実施形態に係る画像処理装置１０１の操作パネル２０８のキー配列例を示す図である。図１１に示すように、操作パネル２０８には、テンキー３０１、スタートキー３０２、タッチパネル形式の液晶画面３０３、コピーモードキー３０４、ボックスモードキー３０５、送信／ファクスモードキー３０６、拡張モードキー３０７が備わる。
【０１００】
テンキー３０１は、数値の入力を行うときに使用される。スタートキー３０２は、コピーの開始やスキャンの開始を指示するときに用いられるキーである。モードキー３０４〜３０７は、後述する液晶画面３０３に表示される様々な機能画面を呼び出すときにも使用される。コピーモードキー３０４は、コピー機能を選択するときに使用される。ボックスモードキー３０５は、複数の機能の中からボックス機能を選択するときに使用される。
【０１０１】
ボックス機能とは、ユーザ個人や部署毎に画像形成装置内のＨＤＤに記憶領域（これを「ボックス」という。）を与えておき、そこにＰＤＬデータを展開した画像データやスキャンした画像データを保存する。そして、ユーザが任意のタイミングでそれらの画像データを印刷する等の各種処理が可能な機能である。送信／ファクスモードキー３０６は、原稿やジョブデータ等のデータをネットワークを介してホストコンピュータや他の装置に送信する時に使用される。拡張モードキー３０７は、ＰＤＬデータに対する操作を行うときに使用される。
【０１０２】
３０８はＩＤキーであり、複写機を使用する場合にユーザ認証用のＩＤの入力モードに移行するときに使用する。液晶画面３０３は、ＬＣＤにタッチセンサを組み合わせたＬＣＤタッチパネルとして機能し、各モード毎に個別の設定画面が表示される。そして、ユーザが液晶画面３０３上に表示されたキー等に触れることで、各種の詳細な設定を行うことが可能である。また、液晶画面３０３に表示される画面によって、ユーザはそれぞれ実行させたジョブの動作状況を見ることができる。
【０１０３】
尚、操作パネル２０８は、タッチパネル形式のＵＩに限らず、例えばプリンタドライバのように、マウス操作等、ポインティングデバイスによりキー操作可能な構成でもよい。いずれにしても、各種情報を表示する表示機能としての役目と、各種ユーザからの指示を入力する操作指示機能としての役目を兼用できるような構成であればよい。
【０１０４】
図１２は、ＨＤＤ２０４内の画像データ格納領域の論理的な使用方法の一例を示す図である。本実施形態においては、ＨＤＤ２０４内の画像データ格納領域を、使用用途に応じて、テンポラリ領域４０１、ボックス領域４０２とに分けて使用する。
【０１０５】
テンポラリ領域４０１は、例えば、画像データの出力順序を変えたり、複数部出力においても一回のスキャンで出力ができるようにしたりする記憶領域である。また、テンポラリ領域４０１は、データをボックス領域等に保存する前に一時的に保存したり、ＰＤＬ展開済の画像データやスキャナからの画像データ等を一時的に保存する記憶領域でもある。そして、いずれも処理の終了後には、テンポラリ領域に保存されたデータは消去される。
【０１０６】
ボックス領域４０２は、ボックス機能を使用するための記憶領域であり、図１２に示すように、さらに小さな複数の記憶領域（ボックス）４０３〜４０６に分割されている。ボックス４０３〜４０６は、各ユーザや会社等の部署毎に割り当てられている。ユーザは、ボックスを指定することで、ＰＤＬジョブやスキャンジョブを各ボックスにジョブ文書として保存することができる。ジョブ文書と一緒に、そのジョブ文書のジョブ情報やライセンス情報も保存される。
【０１０７】
そして、ユーザは、操作パネル２０８においてボックスモードキー３０５を押下することによってボックス機能を選択する。そして、実際にボックスの中のジョブ文書（ファイル）を確認したり、ジョブ設定の変更やプリント出力やジョブ転送等の各種処理を行うことができる。
【０１０８】
図１３は、ユーザが電子文書を画像処理装置１０１のボックスへ格納する際の処理手順を説明するためのフローチャートである。図１３では、矩形５０１、５０２で処理が分けられており、５０１はホストコンピュータ１０２での処理、５０２は画像処理装置１０１での処理を示す。
【０１０９】
まず、ホストコンピュータ１０２において、ユーザが電子文書の利用を要求すると（ステップＳ５０１）、ホストコンピュータ１０２では、図２０に示すようなユーザ名とパスワードの入力を促す画面を表示する。
【０１１０】
図２０は、ホストコンピュータ１０２の画面上に表示される入力指示画面の一例を示す図である。そして、ユーザは、自分のユーザ名とパスワードを当該画面に入力する（ステップＳ５０２）。これにより、ホストコンピュータ１０２は、ユーザ認証サーバ１０３へユーザの正当性の確認を求める（ステップＳ５０３）。その結果、正当性が確認された場合（Ｙｅｓ）は、ユーザのログインが成功する。また、ログインに成功しなければ（Ｎｏ）、ホストコンピュータ１０２は、ログインできない旨のエラーメッセージで表示し（ステップＳ５０５）、終了する。
【０１１１】
ログインに成功すると、ホストコンピュータ１０２は、文書に付随するライセンス情報をセキュリティポリシーサーバ１０４へ送信し（ステップＳ５０６）、そのライセンス情報に対応するアクセス権情報を取得する（ステップＳ５０７）。
【０１１２】
次いで、ユーザは、ホストコンピュータ１０２において、ユーザが画像処理装置１０１へ電子文書のボックス格納を要求する（ステップＳ５０８）。そして、ホストコンピュータ１０２は、ステップＳ５０７で取得したアクセス権情報から、当該ユーザの印刷に対する有効期限及びアクセス権を確認する（ステップＳ５０９）。
【０１１３】
その結果、有効期限を過ぎている、或いは当該ユーザに印刷が許可されていない場合は印刷可能でないとして（Ｎｏ）、ホストコンピュータ１０２はその旨をエラーメッセージで表示し（ステップＳ５１０）、終了する。一方、有効期限内であり、かつ当該ユーザに印刷が許可されている場合は印刷可能であるとして（Ｙｅｓ）、ホストコンピュータ１０２は当該ユーザのアクセス権に従い印刷データを生成する（ステップＳ５１１）。印刷データが生成されると、印刷データは電子文書に付随したライセンス情報と共に画像処理装置１０１に送信される（ステップＳ５１２）。
【０１１４】
画像処理装置１０１は、受信したジョブがボックスへの格納ジョブであることを判別して、印刷データを画像データに変換する（ステップＳ５１３）。そして、印刷データと共に送られてきたライセンス情報を添付して、ユーザに指定されたボックスへ保存する（ステップＳ５１４）。
【０１１５】
図１４は、操作パネル２０８のボックスモードキー３０５を押下した場合に液晶画面３０３上に表示される画面の一例を示す図である。この画面はユーザにボックスを選択させるための画面である。図１４において、６０１はそのボックス番号、ボックス名、あるいは、そのボックス内のジョブ文書がＨＤＤ２０４のボックス領域４０２に対してどの程度の容量を占めているかというような各種情報を表示する。また、６０２及び６０３は、それぞれ上下スクロールキーであり、６０１で表示される数を超える数のボックスが登録されている場合に、画面をスクロールするために使用する。６０４は戻るキーであり、初期画面に戻るときに押下される。
【０１１６】
ユーザが、図１４に示す液晶画面３０３上に表示された画面上のボックス番号のいずれかを押下すると、図１５に示すボックス内画面に表示が遷移し、当該ユーザが各ボックス内のジョブ文書にアクセスできるようになる。
【０１１７】
図１５は、操作パネル２０８の液晶画面３０３上に表示されるボックス内画面の一例である。図１５において、７０１はボックス内に記憶されているジョブ文書のリストであり、各ジョブ文書のジョブ文書名が一覧表示される。その際、各ジョブ文書の有効期限やアクセス権がチェックされ、それに応じて一覧表示に反映される。
【０１１８】
まず、各ジョブ文書がアクセス管理されているかどうかが表示される。すなわち、アクセス管理されているジョブ文書には、「アクセス管理」マークが表示される。例えば、図１５において、「組織図_2004」と「組織図_2005」と「企画案」とが、アクセス管理されていることがわかる。一方、「忘年会」と「懇親会」には「アクセス管理」マークは表示されておらず、これらはアクセス管理されていないことがわかる。アクセス管理されていないジョブ文書は、誰でも自由にアクセス可能である。
【０１１９】
また、有効期限が過ぎているジョブ文書があれば、そのジョブ文書には「失効」マークが表示された上、グレイアウトされる。例えば、図１５において「組織図_2004」というジョブ文書は有効期限が過ぎているため、「失効」マークが付加され、かつ、グレイアウトされている。
【０１２０】
また、有効期限内ではあるが当該ユーザがアクセス権を持たないジョブ文書があれば、そのジョブ文書はグレイアウトされる。図１５において「企画案」というジョブ文書がこれに該当する。尚、グレイアウト表示されているジョブ文書をユーザは選択することはできない。
【０１２１】
また、所望するジョブ文書を選択するためには、当該ジョブ文書のジョブ文書名を押下する。これにより、現在選択されているジョブ文書が白黒反転表示される。例えば、図１５において「懇親会」というジョブ文書が白黒反転表示されており、この「懇親会」が選択されているジョブ文書であることを示している。尚、トグル表示動作になっており、一度選択したジョブ文書名をもう一度押下すると選択が解除されるようにしてもよい。
【０１２２】
また、図１５において、７０２はスキャンキーであり、現在開いているボックスにスキャナから画像をジョブ文書として入力する場合に使用し、図示していないスキャンの設定画面に遷移する。さらに、７０３はプリントキーであり、７０１で選択しているジョブ文書をプリントする場合に使用し、図示していないプリントの設定画面に遷移する。
【０１２３】
さらに、７０４は設定変更キーであり、選択されたジョブ文書のプリント設定を変更するためのキーである。但し、設定変更キー７０４は、選択されたジョブ文書が１つの場合にのみ押下することが可能であるとする。尚、設定変更キー７０４における設定変更項目には、プリント部数やプリントモードの追加がある。
【０１２４】
一方、７０５は消去キーであり、７０１で選択しているジョブ文書を消去する場合に使用する。また、７０６は更新キーであり、セキュリティポリシーサーバ１０４からアクセス情報を入手し直して７０１に表示されているジョブ文書のリストの表示内容を最新の情報にアップデートする場合に使用する。さらに、７０７と７０８はそれぞれ上下スクロールキーであり、７０１の表示を超える数のジョブ文書が登録されている場合に、画面７０１をスクロールするために使用する。７０９は戻るキーであり、図１４に示す画面に戻るときに使用される。
【０１２５】
図１６は、ユーザがボックスに保存した画像の印刷を行う処理手順を説明するためのフローチャートである。本フローチャートは画像処理装置１０１のＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２或いはＨＤＤ２０４に格納されたプログラムをＲＡＭ２０３にロードして実行することによって実現される。ユーザが画像処理装置１０１において、ＩＤキー３０８を押下して機器の利用を要求すると（ステップＳ８０１）、操作パネル２０８上に図２０に示すようなユーザ名とパスワードの入力を促す画面が表示される。
【０１２６】
ユーザが自分のユーザ名とパスワードを入力すると（ステップＳ８０２）、画像処理装置１０１は、これに基づいてユーザ認証サーバ１０３へユーザの正当性の確認を問い合わせる（ステップＳ８０３）。そして、正当性が確認されたか否かでログインの成否を判断する（ステップＳ８０４）。すなわち、正当性が確認された場合はユーザのログインが成功したと判断し（Ｙｅｓ）、ステップＳ８０６に進む。一方、ログインに成功しなければ（Ｎｏ）、画像処理装置１０１は、ユーザにログインできない旨をエラーメッセージで表示し（ステップＳ８０５）、終了する。
【０１２７】
ログインに成功した場合（Ｙｅｓ）、画像処理装置１０１は、当該ユーザに対して機器の使用を認め、操作パネル２０８に初期画面を表示する。そして、ユーザが、ボックスモードキー３０５を押下すると、画像処理装置１０１の操作パネルの液晶画面は図１４に示したようなボックス選択画面になる。さらに、ユーザが液晶画面上で、処理を行うボックスを選択すると（ステップＳ８０６）、そのボックス内の全ジョブ文書のアクセス情報をサーバから取得する（ステップＳ８０７）。このアクセス情報をサーバから取得する処理の詳細については後述する。
【０１２８】
そして、取得したアクセス情報を参照しながら、図１５に示すような、選択されたボックス内のジョブ文書の一覧を表示する（ステップＳ８０８）。尚、このジョブ文書の一覧を表示する処理の詳細についても後述する。そして、ユーザは、操作パネル２０８に表示された図１５のジョブ文書選択画面において、処理を行うジョブ文書を選択して白黒反転表示させる（ステップＳ８０９）。そして、プリントキー７０３を押下して、ジョブ文書の印刷要求を行う（ステップＳ８１０）。これにより、画像処理装置１０１は、取得済みのアクセス権情報を参照し、当該ユーザの印刷に対するアクセス権の可否と有効期限を調べる（ステップＳ８１１）。
【０１２９】
その結果、ログインしたユーザが印刷のアクセス権を持たなかったり有効期限が過ぎている場合は印刷不可能と判断し（Ｎｏ）、画像処理装置１０１は印刷が許可されていない旨をエラーメッセージで表示し（ステップＳ８１２）、終了する。一方、印刷が許可されている場合（Ｙｅｓ）、画像処理装置１０１は、印刷を行う（ステップＳ８１３）。
【０１３０】
次に、図１６のステップＳ８０７のアクセス情報の取得処理の詳細について図１７を用いて説明する。図１７は、ユーザが選択したボックス内の全ジョブ文書のアクセス情報をサーバから取得する処理手順を説明するためのフローチャートである。
【０１３１】
ユーザが選択したボックス内のジョブ文書のうち、最初のジョブ文書に着目する（ステップＳ９０１）。そして、アクセス情報格納テーブルを参照して、そのジョブ文書がアクセス管理されているかどうか、すなわちライセンスＩＤが存在するかどうかを調べる（ステップＳ９０２）。ここで、ライセンスＩＤが「なし」の場合（Ｎｏ）は、そのジョブ文書がアクセス管理されていないことを示すので、当該ボックス内の全ジョブ文書について処理を行ったかどうかを確認する（ステップＳ９０６）。そして、ステップＳ９０６で処理が完了していた場合（Ｙｅｓ）は、処理を終了する。一方、まだ残っているジョブ文書がある場合（Ｙｅｓ）は、次のジョブ文書に着目し（ステップＳ９０７）、上述したステップＳ９０２の処理から繰り返す。
【０１３２】
また、ステップＳ９０２において、ライセンスＩＤが存在している場合（Ｙｅｓ）は、アクセス管理されていることを示すので、そのジョブ文書と共に保持されたライセンス情報をセキュリティポリシーサーバ１０４へ送信する（ステップＳ９０３）。次いで、文書とユーザに対応するアクセス権情報を取得する（ステップＳ９０４）。そして、取得したアクセス権情報を、アクセス情報格納テーブルに格納する（ステップＳ９０５）。
【０１３３】
そして、当該ボックス内の全ジョブ文書について処理を行ったかどうかを確認し（ステップＳ９０６）、完了していた場合は処理を終了する。一方、まだ残っているジョブ文書がある場合（Ｙｅｓ）は、次のジョブ文書に着目し（ステップＳ９０７）、上述したステップＳ９０２の処理から繰り返す。
【０１３４】
このアクセス情報の取得処理により、ユーザが選択したボックス内の全ジョブ文書について、サーバからアクセス情報を取得し、アクセス情報格納テーブルに最新の情報が格納されることになる。
【０１３５】
図１９は、アクセス情報格納テーブルの一例を示す図である。図１９では、ボックス番号２に格納されているジョブ文書のアクセス情報を示している。図１９に示すように、アクセス情報格納テーブルは、ボックス番号１１０１、ジョブ文書名１１０２、文書ライセンスＩＤ１１０３、ユーザ名１１０４、アクセス権１１０５の各領域で構成されている。
【０１３６】
文書ライセンスＩＤ１１０３は、各電子文書のライセンス情報に含まれる、文書を識別するためのＩＤである。ここで、電子文書によっては、そもそもアクセス管理されていない文書も存在し、アクセス管理されていない文書の場合には「なし」が格納されている。
【０１３７】
ユーザ名１１０４は、文書を利用するユーザに対して一意に付けられる名前を示し、ユーザ認証サーバ１０３で管理されている。アクセス権１１０５は、ユーザ毎に設定される。本実施形態では、ユーザ毎にアクセス権を設定しているが、ユーザが属するグループに対してアクセス権を設定しても良い。アクセス権１１０５では、電子文書の参照、変更、削除、コピー、印刷の操作に対する許可／禁止、及び有効期限が規定されている。図１９の丸印「○」がついている欄が「許可」を示している。
【０１３８】
尚、列挙されていないユーザに対しては、その文書に対するアクセス権が全く無いことを示す。例えば、図１９において、文書ライセンスＩＤが＃００００３の文書に対して、ユーザＢはアクセス権が一切無いことになる。
【０１３９】
次に、図１６のステップＳ８０８のジョブ文書の一覧表示の細部処理手順について説明する。図１８は、選択されたボックス内のジョブ文書の一覧を表示する処理を説明するためのフローチャートである。この処理では、図１７でアクセス情報格納テーブルに格納されたアクセス情報を参照して、動作することになる。
【０１４０】
まず、ユーザが選択したボックス内のジョブ文書のうち、最初のジョブ文書に着目する（ステップＳ１００１）。そして、その着目したジョブ文書名を操作パネルに表示する（ステップＳ１００２）。そして、当該テーブルからそのジョブ文書の情報を参照して（ステップＳ１００３）、そのジョブ文書がアクセス管理されているかどうか、すなわちライセンスＩＤが存在するかどうかを調べる（ステップＳ１００４）。ここで、ライセンスＩＤが「なし」の場合は、そのジョブ文書がアクセス管理されていないことを示す。そこで、当該ボックス内の全ジョブ文書について処理を行ったかどうかを確認し（ステップＳ１００５）、完了していた場合（Ｙｅｓ）は処理を終了する。一方、まだ残っているジョブ文書がある場合（Ｎｏ）は、次のジョブ文書に着目し（ステップＳ１００６）、上述したステップＳ１００２の処理から繰り返す。
【０１４１】
一方、ステップＳ１００４においてライセンスＩＤが存在している場合（Ｙｅｓ）は、アクセス管理されていることを示すので、「アクセス管理」マークをジョブ文書名の右となりに表示する（ステップＳ１００７）。そして、有効期限内かどうかを調べる（ステップＳ１００８）。その結果、有効期限内である場合（Ｙｅｓ）は、当該ユーザが何らかのアクセス権を有しているかどうかを調べる（ステップＳ１００９）。そして、参照・変更・削除・コピー・印刷のうち少なくとも１つ以上のアクセス権を有している場合（Ｙｅｓ）はステップＳ１００５に進み、全ジョブ文書について処理を行ったか否かの確認をする。
【０１４２】
一方、ステップＳ１００８において有効期限が過ぎていた場合（Ｎｏ）は、「失効」マークをジョブ文書名の左となりに表示し（ステップＳ１０１０）、さらに、ジョブ文書名とアクセス管理マークをグレイアウト表示する（ステップＳ１０１１）。その後、ステップＳ１００５に進み、全ジョブ文書について処理を行ったか否かの確認をする。
【０１４３】
また一方、ステップＳ１００９において、当該ユーザがアクセス権を全く有していない場合（Ｎｏ）はステップＳ１０１１に進み、そのジョブ文書名とアクセス管理マークをグレイアウト表示する処理に進む。
【０１４４】
このジョブ文書の一覧表示処理により、ユーザが選択したボックス内の全ジョブ文書について次のような表示が可能である。すなわち、アクセス情報格納テーブルの情報に応じて、「アクセス管理」マーク、グレイアウト、「失効」マーク等の表示が付加されたジョブ文書の一覧が表示される。
【０１４５】
上述したように、第２の実施形態では、ジョブ文書の一覧表示を行う前に、ユーザが選択したボックス内の全ジョブ文書のアクセス情報をサーバから取得する例を示したが、これに限定されることはない。例えば、一定時間ごとに、全ボックス内の全ジョブ文書のアクセス情報をサーバから取得しておくようにしても構わない。そこで、以下では、上記実施形態の変形例について説明する。
【０１４６】
変形例では、ジョブ文書のアクセス情報の取得は、一定期間ごとに行われる図２４の全ジョブ文書のアクセス情報の取得処理において行われることになる。そのため、前述した図１６のフローチャートが図２５のフローチャートに置き換わり、ステップＳ８０７の「アクセス情報の取得」が不要となる。
【０１４７】
図２３は、本発明の第２の実施形態の変形例における画像処理装置１０１の機能概略構成図である。図２３において、タイマー部１５０４は、一定時間ごとにアクセス情報更新部１５０３に起動（トリガ）をかける。タイマー部１５０４に起動をかけられたアクセス情報更新部１５０３は、通信Ｉ／Ｆ２０５を介してセキュリティサーバと通信し、全ジョブ文書のアクセス情報の取得処理を行う。この処理については、図２４を用いて後述する。
【０１４８】
取得されたアクセス情報は、アクセス情報格納テーブル１５０２に格納される。ユーザが操作パネル２０８を操作してボックスを選択すると、文書一覧表示部１５０１は、アクセス情報格納テーブル１５０２のアクセス情報を参照して、選択されたボックス内の全ジョブ文書の一覧を操作パネル２０８に表示する。
なお、操作パネル２０８の更新キー７０６が押下された場合に、文書一覧表示部１５０１は、アクセス情報更新部１５０３に対して更新要求を発行し、それに応じて、アクセス情報更新部は、上記のような全ジョブ文書のアクセス情報の取得処理を行う。
【０１４９】
以上により、一定時間ごとにアクセス情報格納テーブル１５０２の内容は、最新の情報に更新されることになり、ユーザが文書一覧を表示した際にはアクセス情報格納テーブルのアクセス情報に応じて、文書一覧が表示されることになる。
【０１５０】
次に、図２４を用いて、タイマー部１５０４によって一定時間ごとに起動をかけられたアクセス情報更新部１５０３が行う、全ジョブ文書のアクセス情報の取得処理を説明する。図２４は、全ジョブ文書のアクセス情報の取得処理を詳細に説明するためのフローチャートである。
【０１５１】
まず、最初のボックスに着目し（ステップＳ１６０１）、そのボックスの全文書のアクセス情報の取得を行う（ステップＳ１６０２）。尚、当該アクセス情報の取得処理は、既に図１７を用いて説明しているため省略する。
【０１５２】
次に、全ボックスについて上記処理を行ったかどうか確認し（ステップＳ１６０３）、全ボックスについて処理を行っている場合（Ｙｅｓ）は本処理を終了する。一方、処理を行っていないボックスが残っている場合（Ｎｏ）は、次のボックスに着目し（ステップＳ１６０４）、ステップＳ１６０２の処理から繰り返す。
【０１５３】
以上によって、一定時間ごとに、全ボックスの全ジョブ文書のアクセス情報が、アクセス情報格納テーブル１５０２に格納されることになる。
【０１５４】
次に、ユーザがボックスに保存した画像の印刷を行う処理について説明する。図２５は、画像処理装置１０１のボックスに格納されている画像の印刷処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
【０１５５】
ユーザが画像処理装置１０１において、ＩＤキー３０８を押下して機器の利用を要求すると（ステップＳ１７０１）、操作パネル２０８上に図２０に示すようなユーザ名とパスワードの入力を促す画面が表示される。そして、ユーザが自分のユーザ名とパスワードを入力すると（ステップＳ１７０２）と、画像処理装置１０１は、これに基づいてユーザ認証サーバ１０３へユーザの正当性の確認を求める（ステップＳ１７０３）。そして、正当性が確認されたか否かでユーザのログインが成功かどうかを判断する（ステップＳ１７０４）。
【０１５６】
その結果、ログインに成功しない場合（Ｎｏ）は、画像処理装置１０１は、ユーザにログインできない旨をエラーメッセージで表示し（ステップＳ１７０５）、処理を終了する。一方、ログインに成功した場合（Ｙｅｓ）は、画像処理装置１０１は、当該ユーザに対して機器の使用を認め、操作パネル２０８に初期画面を表示する。ユーザがボックスモードキー３０５を押下すると、画像処理装置１０１の操作パネルの液晶画面は図１４に示したようなボックス選択画面になる。そして、ユーザが液晶画面上で処理を行うボックスを選択すると（ステップＳ１７０６）、アクセス情報格納テーブル１５０３のアクセス情報を参照しながら、図１５に示す選択されたボックス内のジョブ文書の一覧を表示する（ステップＳ１７０７）。尚、このジョブ文書の一覧を表示する処理については、既に図１８を用いて説明したので省略する。
【０１５７】
そして、ユーザが操作パネル２０８に表示された図１５のジョブ文書選択画面において、処理を行うジョブ文書を選択して白黒反転表示させる（ステップＳ１７０８）。そして、プリントキー７０３を押下して、ジョブ文書の印刷要求を行う（ステップＳ１７０９）。これにより、画像処理装置１０１は、取得済みのアクセス権情報を参照し、当該ユーザの印刷に対するアクセス権の可否と有効期限を調べる（ステップＳ１７１０）。そして、ログインしたユーザが印刷のアクセス権を持たなかったり有効期限が過ぎている場合、画像処理装置１０１は印刷が許可されていない旨をエラーメッセージで表示し（ステップＳ１７１１）、終了する。一方、印刷が許可されている場合は、画像処理装置１０１は、印刷を行う（ステップＳ１７１２）。
【０１５８】
以上より、選択されたボックスのジョブ文書の一覧が表示されることになる。本実施形態では、ステップＳ１７０６のボックス選択時に、その場でセキュリティサーバにアクセス情報取得の問い合わせを行わないため、その処理に要する時間が短縮される、というメリットがある。
【０１５９】
上述した図１６のステップＳ８０９や図２５のステップＳ１７０８において、ユーザが処理を行うジョブ文書を選択した際に、選択されたジョブ文書のアクセス権に応じて、操作不可能なキーをグレイアウトして押せないようにすることもできる。これにより、より一層ユーザの作業効率が向上する。例えば、図２６は、ユーザＣが液晶画面３０３上に表示された「組織図_2005」を選択した場合の表示例を示す図である。ユーザＣは、「組織図_2005」に対して「参照」、「印刷」のみが可能である。この場合、ユーザＣが指示することができない設定変更キー７０４と消去キー７０５がグレイアウトされ、押せなくなっていることがわかる。
【０１６０】
また、上記実施形態では、各文書のライセンスＩＤにアクセス情報が適用される例を示したが、それに限定されることはない。例えば、各文書ごとにアクセス情報が適用されるのではなく、各文書のライセンスＩＤにどのセキュリティポリシーＩＤが適用されているかが管理される形態でも構わない。セキュリティポリシーの内容を変更すれば、それが適用されている全文書に反映される。すなわち、複数の文書に、同一のセキュリティポリシーを適用することが可能である。
【０１６１】
本実施形態によれば、文書リストプリント（ボックスに保存されているジョブ文書の一覧の印刷）する際に、画像データの実体のＩＤ（実データＩＤ）も一緒に印刷するよう動作する。そのため、一度のジョブ投入により複数のボックスに格納された同一の文書が、どのボックスのどの文書なのかをユーザが容易に判断することができる。さらに、画像データの実データＩＤを指定して、その画像データに対してリンクを張っている全てのジョブ文書を一括削除するよう動作する。これらによって、ユーザが誤った文書を複数のボックスに投入してしまった後にユーザが行うことになるリカバリ作業（削除作業）の効率が向上する。
【０１６２】
＜その他の実施形態＞
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体（記録媒体）等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１６３】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１６４】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０１６５】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【０１６６】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、以下のようなものがある。フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）。
【０１６７】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。すなわち、ホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをダウンロードする。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１６８】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布する。そして、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１６９】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他にも、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１７０】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後にも前述した実施形態の機能が実現される。すなわち、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行うことによっても前述した実施形態の機能が実現される。
【図面の簡単な説明】
【０１７１】
【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書管理システムとポリシー管理サーバの構成を説明するためのブロック図である。
【図２】文書サーバ１１００内の属性データベース１１０７に登録されている文書に関する情報のデータ構造概念図である。
【図３】文書管理システムが保持する文書属性情報の一部を示す図である。
【図４】文書管理システムが保持するアクセス権情報を示す図である。
【図５】文書管理システムが保持するポリシー管理サーバ１２００のポリシー情報のキャッシュを示す図である。
【図６】文書管理システムが保持するポリシー管理サーバ１２００への認証情報のキャッシュである。
【図７】文書の登録時の基本処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図８】フォルダ内文書の一覧表示処理の基本処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図９】本発明の第２の実施形態に係る画像形成システムの概略構成を示すブロック図である。
【図１０】画像処理装置１０１の内部構成を示すブロック図である。
【図１１】本発明の第２の実施形態に係る画像処理装置１０１の操作パネル２０８のキー配列例を示す図である。
【図１２】ＨＤＤ２０４内の画像データ格納領域の論理的な使用方法の一例を示す図である。
【図１３】ユーザが電子文書を画像処理装置１０１のボックスへ格納する際の処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図１４】操作パネル２０８のボックスモードキー３０５を押下した場合に液晶画面３０３上に表示される画面の一例を示す図である。
【図１５】操作パネル２０８の液晶画面３０３上に表示されるボックス内画面の一例である。
【図１６】ユーザがボックスに保存した画像の印刷を行う処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図１７】ユーザが選択したボックス内の全ジョブ文書のアクセス情報をサーバから取得する処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図１８】選択されたボックス内のジョブ文書の一覧を表示する処理を説明するためのフローチャートである。
【図１９】アクセス情報格納テーブルの一例を示す図である。
【図２０】ホストコンピュータ１０２の画面上に表示される入力指示画面の一例を示す図である。
【図２１】セキュリティポリシーサーバ１０４が保持するアクセス権情報を説明するための図である。
【図２２】ライセンス情報の一例を示す図である。
【図２３】本発明の第２の実施形態の変形例における画像処理装置１０１の機能概略構成図である。
【図２４】全ジョブ文書のアクセス情報の取得処理を詳細に説明するためのフローチャートである。
【図２５】画像処理装置１０１のボックスに格納されている画像の印刷処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
【図２６】ユーザＣが液晶画面３０３上に表示された「組織図_2005」を選択した場合の表示例を示す図である。
【図２７】図８のフローを実行することによってクライアント１０００のユーザインタフェース１００１に表示されるフォルダ内文書の一覧表示例を示す図である。
【符号の説明】
【０１７２】
１０００ クライアント
１００１ ユーザインタフェース部
１００２ コマンド制御部
１００３ デバイス制御部
１００４ ファイル制御部
１００５ 外部モジュール通信部
１００６、１１０２ 文書管理制御部
１００７、１１０３ 内部データ保存部
１００８、１１０１、１２０１ 通信制御部
１１００ 文書サーバ
１１０４ 検索制御部
１１０５ ポリシーデータ処理部
１１０６、１２０４ データベース制御部
１１０７ ボリュームデータベース
１１０８ 属性データベース
１１０９ 全文検索用データベース
１２００ ポリシー管理サーバ
１２０２ ポリシー管理制御部
１２０３ ポリシー発行部
１２０５ ポリシー管理用データベース
【特許請求の範囲】
【請求項１】
ポリシー管理サーバを用いてアクセス権が設定されたデータを管理するデータ管理システムであって、
前記データを該データに関する情報と共に保持する保持手段と、
前記データに関する情報を参照して該データにアクセス権が設定されているか否かを判定する判定手段と、
前記データにアクセス権が設定されている場合、前記アクセス権を設定したポリシー管理サーバの情報を取得する第１の取得手段と、
前記データに対するユーザのアクセス権の情報を前記ポリシー管理サーバの情報を参照して該ポリシー管理サーバに対して問い合わせる問い合わせ手段と、
前記ポリシー管理サーバから前記データに対する前記ユーザのアクセス権の情報を取得する第２の取得手段と、
前記データに関する情報を該データに対する前記ユーザのアクセス権の情報ととともに表示する表示手段と
を備えることを特徴とするデータ管理システム。
【請求項２】
前記保持手段が、複数のデータを保持し、
前記判定手段は、前記複数のデータのそれぞれに対してアクセス権が設定されているか否かを判定し、
前記表示手段は、アクセス権が設定されている複数のデータに関する情報をそれぞれのデータに対する前記ユーザのアクセス権の情報とともに表示する
ことを特徴とする請求項１に記載のデータ管理システム。
【請求項３】
前記問い合わせ手段が、前記ポリシー管理サーバに対して前記データに対する複数のユーザについてのそれぞれのアクセス権の情報を問い合わせ、
前記第２の取得手段が、前記ポリシー管理サーバから前記データに対する前記複数のユーザのそれぞれのアクセス権の情報を取得し、
前記表示手段が、前記データに関する情報を該データに対する前記複数のユーザのそれぞれのアクセス権の情報ととともに表示する
ことを特徴とする請求項１又は２に記載のデータ管理システム。
【請求項４】
過去に取得されたポリシー管理サーバの情報を記録する第１の記録手段をさらに備え、
前記第１の取得手段が、前記データに関する情報を用いて前記第１の記録手段から前記ポリシー管理サーバの情報を検索する
ことを特徴とする請求項１から３までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項５】
前記ポリシー管理サーバから取得した前記データに対するユーザのアクセス権の情報を記録する第２の記録手段と、
前記第２の取得手段によるユーザのアクセス情報の取得に代えて、前記第２の記録手段から前記データに対する前記ユーザのアクセス権の情報を検索する検索手段と
をさらに備えることを特徴とする請求項１から４までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項６】
前記ポリシー管理サーバから所定アクセス権の情報の変更通知を受信する受信手段と、
前記変更通知がされた前記所定ポリシーが設定されたデータに対するユーザのアクセス権の情報を前記第２の記録手段から削除する削除手段と
をさらに備えることを特徴とする請求項５に記載のデータ管理システム。
【請求項７】
所定ユーザに該ユーザの情報を入力させる入力手段と、
入力された前記ユーザの情報に基づいて該ユーザを認証する認証手段をさらに備え、
前記問い合わせ手段が、前記認証手段によって認証された前記ユーザの前記データに対するアクセス権の情報を前記ポリシー管理サーバに対して問い合わせる
ことを特徴とする請求項１から６に記載のデータ管理システム。
【請求項８】
前記保持手段に保持されている前記データを出力する出力手段をさらに備え、
前記入力手段は、前記出力手段による前記データの出力を前記ユーザが要求した場合に、該ユーザの情報を入力させる
ことを特徴とする請求項７に記載のデータ管理システム。
【請求項９】
前記入力手段は、前記保持手段に保持されたアクセス管理されているデータに対するアクセスを前記ユーザから要求された場合に、前記ユーザの情報を入力させることを特徴とする請求項７に記載のデータ管理システム。
【請求項１０】
前記アクセス権の情報には前記データの有効期間に関する情報が含まれており、
前記表示手段は、前記データのアクセス権の情報の表示形態を該データの有効期間に関する情報に基づいて変えて表示する
ことを特徴とする請求項１から９までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項１１】
前記表示手段は、有効期間外のデータについて該データの名称表示位置の近傍に該データが失効していることを示す指標を付加して表示することを特徴とする請求項１０に記載のデータ管理システム。
【請求項１２】
前記表示手段は、有効期間外のデータの名称を有効期限内のデータの名称とは異なる形態で表示することを特徴とする請求項１０に記載のデータ管理システム。
【請求項１３】
前記保持手段によって保持された前記データに関する情報には、該データにアクセス権が設定されていることを示すライセンス情報が含まれており、
前記第２の取得手段は、前記データに関する情報に該データのライセンス情報が含まれる場合に、前記アクセス権の情報を取得し、
前記表示手段は、前記データに関する情報にライセンス情報が含まれているか否かに応じて、該データの名称の表示形態を変えて表示する
ことを特徴とする請求項１から１２までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項１４】
前記第２の取得手段は、ネットワークを介して接続された前記ポリシー管理サーバから、前記データのアクセス権の情報を取得することを特徴とする請求項１から１３までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項１５】
前記第２の取得手段は、前記表示手段が前記保持手段に保持されている前記データを表示するタイミングで、該データのアクセス権の情報を取得することを特徴とする請求項１４に記載のデータ管理システム。
【請求項１６】
前記第２の取得手段は、一定時間経過ごとに前記データのアクセス権の情報を取得することを特徴とする請求項１４に記載のデータ管理システム。
【請求項１７】
前記データは、外部装置から入力されたデータであることを特徴とする請求項１から１６までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項１８】
前記データは、外部装置から入力された印刷データを変換したデータであることを特徴とする請求項１７に記載のデータ管理システム。
【請求項１９】
前記データは、自システム内の原稿読み取り装置が原稿を読み取って生成したデータであることを特徴とする請求項１から１７までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項２０】
前記データが文書データであって、
前記アクセス権の情報が、前記文書データの削除権、書き込み権、読み込み権、或いは参照権のいずれの種類であるかを示す情報であることを特徴とする請求項１から１９までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項２１】
前記データが画像データであって、
前記アクセス権の情報が、前記画像データの参照、該画像データの内容の変更、該画像データの削除、該画像データのコピー、該画像データの印刷を許可する情報のいずれかの種類であるかを示す情報であることを特徴とする請求項１から１９までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項２２】
前記保持手段に保持された前記画像データを画像形成して出力する画像形成手段をさらに備えることを特徴とする請求項２１に記載のデータ管理システム。
【請求項２３】
ポリシー管理サーバを用いてアクセス権が設定されたデータを該データに関する情報と共に保持する保持手段を備えて管理するシステムにおけるデータ管理方法であって、
前記データに関する情報を参照して該データにアクセス権が設定されているか否かを判定する判定工程と、
前記データにアクセス権が設定されている場合、前記アクセス権を設定したポリシー管理サーバの情報を取得する第１の取得工程と、
前記データに対するユーザのアクセス権の情報を前記ポリシー管理サーバの情報を参照して該ポリシー管理サーバに対して問い合わせる問い合わせ工程と、
前記ポリシー管理サーバから前記データに対する前記ユーザのアクセス権の情報を取得する第２の取得工程と、
前記データに関する情報を該データに対する前記ユーザのアクセス権の情報ととともに表示装置に表示する表示工程と
を有することを特徴とするデータ管理方法。
【請求項１】
ポリシー管理サーバを用いてアクセス権が設定されたデータを管理するデータ管理システムであって、
前記データを該データに関する情報と共に保持する保持手段と、
前記データに関する情報を参照して該データにアクセス権が設定されているか否かを判定する判定手段と、
前記データにアクセス権が設定されている場合、前記アクセス権を設定したポリシー管理サーバの情報を取得する第１の取得手段と、
前記データに対するユーザのアクセス権の情報を前記ポリシー管理サーバの情報を参照して該ポリシー管理サーバに対して問い合わせる問い合わせ手段と、
前記ポリシー管理サーバから前記データに対する前記ユーザのアクセス権の情報を取得する第２の取得手段と、
前記データに関する情報を該データに対する前記ユーザのアクセス権の情報ととともに表示する表示手段と
を備えることを特徴とするデータ管理システム。
【請求項２】
前記保持手段が、複数のデータを保持し、
前記判定手段は、前記複数のデータのそれぞれに対してアクセス権が設定されているか否かを判定し、
前記表示手段は、アクセス権が設定されている複数のデータに関する情報をそれぞれのデータに対する前記ユーザのアクセス権の情報とともに表示する
ことを特徴とする請求項１に記載のデータ管理システム。
【請求項３】
前記問い合わせ手段が、前記ポリシー管理サーバに対して前記データに対する複数のユーザについてのそれぞれのアクセス権の情報を問い合わせ、
前記第２の取得手段が、前記ポリシー管理サーバから前記データに対する前記複数のユーザのそれぞれのアクセス権の情報を取得し、
前記表示手段が、前記データに関する情報を該データに対する前記複数のユーザのそれぞれのアクセス権の情報ととともに表示する
ことを特徴とする請求項１又は２に記載のデータ管理システム。
【請求項４】
過去に取得されたポリシー管理サーバの情報を記録する第１の記録手段をさらに備え、
前記第１の取得手段が、前記データに関する情報を用いて前記第１の記録手段から前記ポリシー管理サーバの情報を検索する
ことを特徴とする請求項１から３までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項５】
前記ポリシー管理サーバから取得した前記データに対するユーザのアクセス権の情報を記録する第２の記録手段と、
前記第２の取得手段によるユーザのアクセス情報の取得に代えて、前記第２の記録手段から前記データに対する前記ユーザのアクセス権の情報を検索する検索手段と
をさらに備えることを特徴とする請求項１から４までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項６】
前記ポリシー管理サーバから所定アクセス権の情報の変更通知を受信する受信手段と、
前記変更通知がされた前記所定ポリシーが設定されたデータに対するユーザのアクセス権の情報を前記第２の記録手段から削除する削除手段と
をさらに備えることを特徴とする請求項５に記載のデータ管理システム。
【請求項７】
所定ユーザに該ユーザの情報を入力させる入力手段と、
入力された前記ユーザの情報に基づいて該ユーザを認証する認証手段をさらに備え、
前記問い合わせ手段が、前記認証手段によって認証された前記ユーザの前記データに対するアクセス権の情報を前記ポリシー管理サーバに対して問い合わせる
ことを特徴とする請求項１から６に記載のデータ管理システム。
【請求項８】
前記保持手段に保持されている前記データを出力する出力手段をさらに備え、
前記入力手段は、前記出力手段による前記データの出力を前記ユーザが要求した場合に、該ユーザの情報を入力させる
ことを特徴とする請求項７に記載のデータ管理システム。
【請求項９】
前記入力手段は、前記保持手段に保持されたアクセス管理されているデータに対するアクセスを前記ユーザから要求された場合に、前記ユーザの情報を入力させることを特徴とする請求項７に記載のデータ管理システム。
【請求項１０】
前記アクセス権の情報には前記データの有効期間に関する情報が含まれており、
前記表示手段は、前記データのアクセス権の情報の表示形態を該データの有効期間に関する情報に基づいて変えて表示する
ことを特徴とする請求項１から９までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項１１】
前記表示手段は、有効期間外のデータについて該データの名称表示位置の近傍に該データが失効していることを示す指標を付加して表示することを特徴とする請求項１０に記載のデータ管理システム。
【請求項１２】
前記表示手段は、有効期間外のデータの名称を有効期限内のデータの名称とは異なる形態で表示することを特徴とする請求項１０に記載のデータ管理システム。
【請求項１３】
前記保持手段によって保持された前記データに関する情報には、該データにアクセス権が設定されていることを示すライセンス情報が含まれており、
前記第２の取得手段は、前記データに関する情報に該データのライセンス情報が含まれる場合に、前記アクセス権の情報を取得し、
前記表示手段は、前記データに関する情報にライセンス情報が含まれているか否かに応じて、該データの名称の表示形態を変えて表示する
ことを特徴とする請求項１から１２までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項１４】
前記第２の取得手段は、ネットワークを介して接続された前記ポリシー管理サーバから、前記データのアクセス権の情報を取得することを特徴とする請求項１から１３までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項１５】
前記第２の取得手段は、前記表示手段が前記保持手段に保持されている前記データを表示するタイミングで、該データのアクセス権の情報を取得することを特徴とする請求項１４に記載のデータ管理システム。
【請求項１６】
前記第２の取得手段は、一定時間経過ごとに前記データのアクセス権の情報を取得することを特徴とする請求項１４に記載のデータ管理システム。
【請求項１７】
前記データは、外部装置から入力されたデータであることを特徴とする請求項１から１６までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項１８】
前記データは、外部装置から入力された印刷データを変換したデータであることを特徴とする請求項１７に記載のデータ管理システム。
【請求項１９】
前記データは、自システム内の原稿読み取り装置が原稿を読み取って生成したデータであることを特徴とする請求項１から１７までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項２０】
前記データが文書データであって、
前記アクセス権の情報が、前記文書データの削除権、書き込み権、読み込み権、或いは参照権のいずれの種類であるかを示す情報であることを特徴とする請求項１から１９までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項２１】
前記データが画像データであって、
前記アクセス権の情報が、前記画像データの参照、該画像データの内容の変更、該画像データの削除、該画像データのコピー、該画像データの印刷を許可する情報のいずれかの種類であるかを示す情報であることを特徴とする請求項１から１９までのいずれか１項に記載のデータ管理システム。
【請求項２２】
前記保持手段に保持された前記画像データを画像形成して出力する画像形成手段をさらに備えることを特徴とする請求項２１に記載のデータ管理システム。
【請求項２３】
ポリシー管理サーバを用いてアクセス権が設定されたデータを該データに関する情報と共に保持する保持手段を備えて管理するシステムにおけるデータ管理方法であって、
前記データに関する情報を参照して該データにアクセス権が設定されているか否かを判定する判定工程と、
前記データにアクセス権が設定されている場合、前記アクセス権を設定したポリシー管理サーバの情報を取得する第１の取得工程と、
前記データに対するユーザのアクセス権の情報を前記ポリシー管理サーバの情報を参照して該ポリシー管理サーバに対して問い合わせる問い合わせ工程と、
前記ポリシー管理サーバから前記データに対する前記ユーザのアクセス権の情報を取得する第２の取得工程と、
前記データに関する情報を該データに対する前記ユーザのアクセス権の情報ととともに表示装置に表示する表示工程と
を有することを特徴とするデータ管理方法。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２３】
【図２４】
【図２５】
【図２６】
【図２７】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図１８】
【図１９】
【図２０】
【図２１】
【図２２】
【図２３】
【図２４】
【図２５】
【図２６】
【図２７】
【公開番号】特開２００７−１４０８４６（Ｐ２００７−１４０８４６Ａ）
【公開日】平成１９年６月７日（２００７．６．７）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００５−３３３０７２（Ｐ２００５−３３３０７２）
【出願日】平成１７年１１月１７日（２００５．１１．１７）
【出願人】（０００００１００７）キヤノン株式会社 (59,756)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１９年６月７日（２００７．６．７）
【国際特許分類】
【出願日】平成１７年１１月１７日（２００５．１１．１７）
【出願人】（０００００１００７）キヤノン株式会社 (59,756)
【Ｆターム（参考）】
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