管理システム、管理方法及びプログラム
【課題】 サービス提供後に確実にログオフすることができる管理システム、管理方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】まず、複合機のLCDに機能選択画面を表示して、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面で各機能が選択されると、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。ユーザからログイン情報が入力され、認証がOKであると、複合機1は、各機能を実行する。そして、各機能が終了すると、強制的にログオフされる。
【解決手段】まず、複合機のLCDに機能選択画面を表示して、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面で各機能が選択されると、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。ユーザからログイン情報が入力され、認証がOKであると、複合機1は、各機能を実行する。そして、各機能が終了すると、強制的にログオフされる。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、管理システム、管理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
近年、様々な装置に格納されている文書を一括管理するためのドキュメント管理サーバが提案され、実用化されている。
例えば、特許文献1には、画像処理装置(例えば、MFP( Multi Function Peripheral ))等のアプリケーション装置とドキュメント管理サーバとがネットワークを介して接続された構成の文書管理システムが開示されている。このドキュメント管理システムによれば、ユーザは、MFPを操作して、そのMFPに与えられた権限の範囲内で、ドキュメントを管理(参照、表示、印刷、登録、削除)することができる。
【特許文献1】特開2004−171571号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0003】
ところで、特許文献1に開示されている文書管理システムが提供するサービスを利用するユーザは、本システムにログインして所望のサービスを利用した後、本システムからログオフする。
【0004】
しかし、ユーザによっては、所望のサービスを利用した後に、本システムからログオフすることを忘れてしまう場合がある。かかる場合に、次の別のユーザが本システムのサービスを利用すると、このサービス利用料金がログオフを忘れた前のユーザに課金されてしまうという問題がある。このため、ユーザにサービスを提供した後には、確実にログオフさせることが求められている。
【0005】
本発明は、上記実状に鑑みてなされたものであり、サービス提供後に確実にログオフすることができる管理システム、管理方法及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0006】
上記目的を達成するため、本発明の第1の観点にかかる管理システムは、
情報端末と管理サーバとを備える管理システムであって、
前記情報端末は、
表示パネルと、
ユーザが所望するサービスを選択させる選択画面を前記表示パネルに表示し、ユーザにサービスを選択させる選択手段と、
前記選択手段によりサービスが選択されると、前記表示パネルにログイン画面を表示し、ユーザにログイン情報を入力させるログイン情報入力手段と、
前記ログイン情報入力手段により入力されたログイン情報を前記管理サーバに送信する送信手段と、
前記管理サーバからログイン結果に関する情報を受信し、当該受信した情報からユーザが正当なユーザであると認められると、前記選択手段により選択されたサービスをユーザに提供するサービス提供手段と、を備え、
前記管理サーバは、前記サービス提供手段によりサービスが提供されると、当該ユーザの本システムへのアクセスを終了させるログオフ手段を備える、ことを特徴とする。
【0007】
前記ログオフ手段によりユーザの本システムへのアクセスを強制的に終了させた後、前記選択画面を前記表示パネルに表示し、再びユーザにサービスを選択させる再選択手段を、さらに備えてもよい。
【0008】
本発明の第2の観点にかかる管理方法は、
ユーザが所望するサービスを選択させる選択画面を情報端末の表示パネルに表示し、ユーザにサービスを選択させる選択ステップと、
前記選択ステップでサービスが選択されると、前記表示パネルにログイン画面を表示し、ユーザにログイン情報を入力させるログイン情報入力ステップと、
前記ログイン情報入力ステップで入力されたログイン情報を前記管理サーバに送信する送信ステップと、
前記管理サーバからログイン結果に関する情報を受信し、当該受信した情報からユーザが正当なユーザであると認められると、前記選択ステップで選択されたサービスをユーザに提供するサービス提供ステップと、
前記サービス提供ステップでサービスが提供されると、当該ユーザの本システムへのアクセスを終了させるログオフステップと、
を備える、ことを特徴とする。
【0009】
本発明の第3の観点にかかるプログラムは、
情報端末と管理サーバとを備える管理システムとして機能させるプログラムでって、
コンピュータを
ユーザが所望するサービスを選択させる選択画面を前記情報端末の表示パネルに表示し、ユーザにサービスを選択させる選択手段、
前記選択手段によりサービスが選択されると、前記表示パネルにログイン画面を表示し、ユーザにログイン情報を入力させるログイン情報入力手段、
前記ログイン情報入力手段により入力されたログイン情報を前記管理サーバに送信する送信手段、
前記管理サーバからログイン結果に関する情報を受信し、当該受信した情報からユーザが正当なユーザであると認められると、前記選択手段により選択されたサービスをユーザに提供するサービス提供手段、
前記サービス提供手段によりサービスが提供されると、当該ユーザの本システムへのアクセスを終了させるログオフ手段、
として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【0010】
本発明によれば、サービス提供後に確実にログオフすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0011】
本実施形態では、本発明に係る情報端末装置は、複合機(例えば、印刷、複写、ファクシミリ、通信機能等を併せ持った装置)の形態をとっている。したがって、以下の説明においては、本発明に係る情報端末装置を複合機1と表現する。
【0012】
図1は、本発明の実施の形態に係る複合機1を用いたドキュメント管理システムの概略図である。
【0013】
このドキュメント管理システムは、ドキュメント管理サーバ5が、複合機(MFP)1やネットワーク4を介して接続されたコンピュータ3(図面上ではPCと表記)とに接続されて、情報のやり取りを行うことにより、電子化されたドキュメントや電子ファイルを管理するシステムである。本システムにより、例えば企業、官公庁などの多数の従業員を有する団体に対して、ドキュメント管理システムを提供できる。そして、本システムを利用する会員となった団体(会員団体)は、その従業員(ユーザ)に対してネットワークを介したドキュメント操作の利用機会(例えば、参照、登録、取り出し、印刷など)を提供でき、また、その会員団体の管理者は各ユーザの利用状況を把握することができる。さらに、ドキュメント管理システムのサービス提供者は、ユーザの利用状況をまとめ、会員団体に対してサービスの利用料を請求することができる。
【0014】
ここで、ネットワーク4は、一般的な通信手段を用いることが可能である。本実施形態において、一般的に使用されているTCP/IP(トランスミッション・コントロール・プロトコル/インターネット・プロトコル)が使用される。なお、他のプロトコルが使用されてもよい。また、ネットワークは、ローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワーク(VPN)やワイヤレス接続のような通信手段も同じように使用可能である。
【0015】
本実施の形態に係る複合機1は、プリンタユニット、スキャナユニットなどの複数の機能を備えた複合機である。しかしながら、スキャナ、コピー機、プリンタ、ファクシミリ等の単体でもよく、それらが組み合わさったものでもよい。また、複合機1は、後述する各機能(例えば、参照、印刷、登録、削除など)を操作するための各種情報を表示できる表示手段を備える。本実施形態においては、ユーザの手操作を認識するタッチパネルディスプレイが採用される。さらに、複合機1は、外部記録メディアが装着され、複合機1との情報をやり取りを可能とするメディアスロットを備える。本メディアスロットは、例えば、USBメモリ、メモリカード、CD‐ROMなどのCD(Compact Disk)メディア、DVD−ROMなどのDVD(Digital Versatile Disk)メディア等の記録媒体を読み込み可能とする。
【0016】
また、複合機1には、ダウンロードしたファイルを「参照」したり「印刷」したりするために、それに対応するアプリケーションがインストールされている。ダウンロード後、対応するアプリケーションは、ファイルを読み込み、1次表示データを生成する。さらに、複合機1には画像プロセッサが搭載され、入手した1次表示データを複合機1の表示手段に適当する2次表示データに変換し、表示手段上に表示する。
【0017】
なお、複合機1は、オフィス内に配置されることはもちろん、例えば、サテライトオフィス、コンビニエンスストア、郵便局などの、外出先に置かれていてもよい。要は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ5に接続できるようであればよい。
【0018】
次に、複合機1の構成について、図2を用いて説明する。
【0019】
制御部10は、CPU(Central Processing Unit)等から構成されており、複合機1の全体の制御を行う。また、制御部10は、HDD13等にあらかじめインストールされた所定のアプリケーション(例えば、スプレッドシート表示アプリケーション、文書表示アプリケーション等)を起動して、前記電子ファイルに対する動作(例えば、参照、印刷等)を実行することができる。尚、制御部10が機能する動作の詳細については、後述する。
【0020】
RAM(Random Access Memory)11は、制御部10が行う処理に必要なデータ(例えば、電子ファイルのデータ等)を一時的に格納する揮発性メモリである。
【0021】
ROM(Read Only Memory)12は、制御部10が複合機1の全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。例えば、ROM12は、制御部10がネットワーク4に接続されたドキュメント管理サーバ5に対して所定の電子ファイルを送信することを要求し、当該電子ファイルを受け取るための制御を行うプログラム等が格納されている。
【0022】
I/F(InterFace)15は、タッチパネル23等の入力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、タッチパネル23の所定の場所に手で触れる等によって、複合機1に対して必要な情報を入力することができる。
また、I/F15は、LCD(Liquid Crystal Display)22等の出力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、LCD22に表示される画像やメッセージ等を見ることによって、複合機1の動作状態(具体的には、例えば、印刷設定の詳細、表示設定の詳細、エラーメッセージ等)を知ることができる。ここで、LCD22は、ドットマトリクスタイプの表示素子であり、任意の文字、記号、数字、図形を表示することが可能である。ただし、一般的に、中サイズの画面サイズを有する。
尚、I/F15は、キーボード、マウス等の入力装置を含んでいてもよい。
【0023】
外部メディアI/F14は、CDメディア、DVDメディア、USBメモリ、メモリカード等の各種保存媒体を用いてデータの読み書きを行うための各種装置とのインタフェースである。
【0024】
HDD(Hard Disk Drive)13は、制御部10が所定の動作をするために必要なデータ等を格納する。例えば、HDD13は、電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を格納する。また、HDD13は、複合機1が電子ファイルに対する各種の動作(例えば、参照、印刷など)を実行するための所定のソフトウェアアプリケーションが格納されている。そして、制御部10は、HDD13に格納された当該所定のソフトウェアアプリケーションを読み出してRAM11に展開し、当該所定のソフトウェアアプリケーションを用いて電子ファイルに対する各種の動作を実行することができる。尚、本実施の形態では、前記所定のソフトウェアアプリケーションはHDD13に格納されるが、ROM12に格納されていてもよい。
【0025】
通信部16は、NIC(Network Interface Card)やモデムから構成され、ネットワーク4と電話回線網(ファクシミリ回線網)6とに接続するためのインタフェースと、を備え、ネットワーク4との間で、TCP/IPプロトコルに基づく通信を行い、また、電話回線網との間でファクシミリ通信を行う。通信部16は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。なお、ファクシミリ機能を備えない複合機1については、電話回線網6に接続されなくてもよい。
【0026】
システムバス17は、制御部10、RAM11、ROM12、HDD13、外部メディアI/F14、I/F15、通信部16、印刷部18、及び、スキャナ部19との間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
【0027】
印刷部18は、電子ファイルのデータ等を印刷する印刷装置を含む。すなわち、ユーザは、例えば前記タッチパネル等の入力装置を用いて操作することによって、所望の電子ファイルのデータを印刷することができる。また、印刷部18は、紙の文書・絵・写真などを複写(コピー)する機能を持つ装置を含む。
【0028】
スキャナ部19は、紙の文書・絵・写真などを読み込み、デジタルデータに変換して保存できるスキャナを含む。
【0029】
尚、本実施の形態に係る複合機1は、具体的には、図3に示すように、給紙部、プリントエンジン等を備え印刷・複写ができる印刷部18、スキャナの機能を持つスキャナ部19を備え、本図には示されていないが、ファクシミリ・通信の機能を持つ通信部16を備えている。
【0030】
図1に示すドキュメント管理サーバ5は、ネットワーク4を介して複合機1、コンピュータ3とに接続され、複合機1、コンピュータ3からのドキュメント操作に関する要求に応じて各種のドキュメント管理を行う。また、ドキュメント管理サーバ5は、図5のように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャなどに接続され、ドキュメント操作に関する要求に基づき情報のやり取りが行われる。
【0031】
より詳細に説明すると、ドキュメント管理サーバ5は、図4に示すように、制御部110、RAM111、ROM112、ファイル格納部113、管理情報格納部114、表示部115、通信部116、及び、バス117を備える。
【0032】
制御部110は、CPU(Central Processing Unit)等から構成されており、ドキュメント管理サーバ5の全体の制御を行う。特に、本実施の形態においては、図5に示すように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能する。各マネージャの具体的内容については、後述する。
【0033】
RAM(Random Access Memory)111は、制御部110が行う処理に必要なデータ(例えば、電子ファイルやメールののデータ等)を一時的に格納する揮発性メモリである。
【0034】
ROM(Read Only Memory)112は、制御部110がドキュメント管理サーバ5全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。この実施の形態では、ROM112は、制御部10が、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、アクセス制限マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能するための動作プログラム等が格納されている。
【0035】
ファイル格納部113は、ハードディスク装置などから構成され、このドキュメント管理サーバ5が管理するドキュメント(文書、表、図など)を格納する。
【0036】
管理情報格納部114は、ハードディスク装置等から構成され、このドキュメント管理サーバ5の管理情報を格納する。たとえば、図8に示すように、あらかじめ利用登録しているユーザのユーザID(ユーザ識別情報)をキーとして、パスワード、氏名、所属団体、請求先、使用履歴情報などが、1又は複数のレコードに登録されている。
【0037】
ここで、ユーザIDは、利用者を特定する識別情報である。パスワードは、ユーザ(複合機1又はPC2を正に利用しようとしている者)の認証情報である。氏名は、そのユーザの氏名である。所属団体は、そのユーザの所属団体に関する情報である。請求先は、そのユーザの利用料を請求する相手を特定する情報である。ニックネームは、例えば、電子メールの本文に挿入され、電子メールの送信者を判別可能とするための情報である。即ち、複合機1とPC3からの依頼に基づいてドキュメント管理サーバ5が電子メールを送信すると、電子メールの送信欄には、ドキュメント管理サーバ5の電子メールアドレスが設定され、受信者は本来の送信者(その電子メールが送られてくる原因を作った人)を特定できない。そこで、本実施の形態では、ドキュメント管理サーバ5がメール本文中に、このニックネームを挿入し、送信者がわかるようにする。なお、ニックネームは、メールアドレスや本名でもよい。請求先は、そのユーザの使用料の請求先である。e−mailアドレスは、データやファイルの送信した際、その結果(特に、失敗)を通知するアドレスである。連絡先は、電話番号、ファクシミリ番号、個人のe−mailアドレスなどである。
また、使用履歴情報は、そのユーザの利用履歴である。課金情報は、そのユーザのシステム使用料に関する情報である。
【0038】
表示部115は、LCD(Liquid Crystal Display)等の出力装置を含む。
入力部116は、任意のデータ・情報を入力する。
通信部117は、NIC(Network Interface Card)等から構成されており、ドキュメント管理サーバ5をネットワーク4に接続するためのインタフェースである。通信部117は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。
【0039】
システムバス118は、制御部110、RAM111、ROM112、ファイル格納部113、管理情報格納部114、表示部115、入力部116、通信部117、の間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
【0040】
次に、制御部110が、ROM112に格納されているプログラムを実行することにより実現する、図5に示す各マネージャの機能を説明する。
【0041】
コンテンツマネージャは、図6に示すように、1つあるいは複数のストレージテバイス(ファイル格納部113)に接続でき、電子ファイル(ファイル)を保管できる。各ファイルは、ストレージデバイスに作成されるフォルダ内に保管される。フォルダは、ファイル操作や閲覧制限に関するアクセス権によりいくつかの種類のフォルダを備えてもよい。また、保管している各ファイルに対して、「受領確認」「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの各種の通知サービスを設定できる。
【0042】
会員リストマネージャは、図8(a)に示すように、管理情報格納部114に会員内の全てのユーザ情報を示す企業会員リストと、会員内の各ユーザがそれぞれ設定できる個人グループ帳とを保管する。
【0043】
企業会員リストには、図8(b)に示すように、全ての会員(ユーザ)についてそれぞれ、ユーザID、パスワード、氏名、所属団体(企業等)、ニックネーム、請求先、Eメールアドレス、連絡先(住所、電話番号、ファックス番号、ネットワークアドレス(例えば、ノーツメールアドレスを指す))などが保管される。また、個人グループ帳には、図7に示すように、複数のグループ化されたリスト(グループリスト)が登録可能である。各グループリストには、図7に示すように、企業会員リストに登録された会員情報をコピーしたり、コンピュータなどを使用してユーザがインプットしたりして、氏名、所属団体、連絡先などの任意の情報を保管することができる。
【0044】
認証マネージャは、複合機1、コンピュータ3からログイン情報を入力し、ユーザIDとパスワードの対がユーザ情報に登録されているか否かを判別することにより、ユーザの認証を行う。さらに、認証結果を返答する。
【0045】
アクセス制限マネージャは、ユーザからのファイルやフォルダのアクセスを制限する。ユーザからファイルやフォルダの参照要求があると、当該ユーザに許可されたフォルダおよびファイルのみを情報端末に送信する。
【0046】
コンピュータ3等のモニタで表示されるフォルダ名は、例えば、図6のように、「企業フォルダ」、「マイフォルダ」である。しかしながら、コンテンツマネージャには、必ずしも当該名前で保管しておく必要はない。すなわち、「企業フォルダ」を「企業コード(例:COM0001)」で、「マイフォルダ」を「ユーザID(例:USER0001)」で、保管していてもよい。その場合、コンピュータ3等にファイル名やフォルダ名を送信するときに、名前を変換する変換手段を設ければよい。このように構成することにより、コンピュータ3等でファイル名やフォルダ名を見やすくすることができる。
【0047】
メール送信マネージャは、ユーザの指示やコンテンツマネージャからの指示に従ってメールを作成し、メールサーバを介してユーザに通知する。
【0048】
ファイル履歴マネージャは、ファイルの履歴を保管し、管理する。
ログ管理マネージャは、ネットワーク4を介して複合機1、コンピュータ3と接続可能であり、後述するサービスの利用に係る履歴を例えば、図8(c)に示すように、保管する。本履歴情報は、請求システムマネージャに送信される。
請求システムマネージャは、上述したログ管理マネージャからの履歴情報を元に、例えば、決済期間内の、ユーザ別の使用履歴を判別し、図8(d)に示すような内容に応じた単価などを参照して請求情報を作成する。
【0049】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルの管理について、図6を用いて説明する。
【0050】
ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、ストレージデバイス(ファイル格納部)内のフォルダ内に電子ファイル(ファイル)を保管する。また、ユーザ又は管理者は、フォルダ内にもフォルダを作成することができ、登録するファイルを例えば用途別に分類することできる。なお、ストレージデバイス内には、本実施形態では、「企業フォルダ」、「グループフォルダ」、「マイフォルダ」を作成可能とする。
【0051】
企業フォルダは、会員リスト上にある全ユーザがこのフォルダ内のファイルを操作することができる。よって、会員の全ユーザがファイルを共有できる。
【0052】
グループフォルダは、会員内のユーザからフォルダ利用者を選択し、ファイルやフォルダを操作することができる。すなわち、全ユーザが当該フォルダを操作できるわけではない。このグループフォルダは、管理者が最初に作成して、同時に(又はその後で)利用できるユーザを設定し、その後は、利用できるユーザは自由にフォルダやファイルを作成したり削除したりすることができる。
【0053】
マイフォルダは、会員内のユーザのみで利用するためのフォルダである。このフォルダは、初めてコンピュータ3を使ってログインしたときに、自動的にストレージデバイス内に作成される。マイフォルダ内においては、ユーザ本人のみファイルやフォルダの操作が可能である。なお、マイフォルダは、初期状態において予め作成しておいてもよい。しかしながら、本実施形態においては、ドキュメント管理サーバ5に初めてログインしたときに、マイフォルダの作成を行うようにしている。なお、本実施形態においては、初めてのログインはコンピュータ3からのみを許可し、複合機1からのログインを許可しないようにしている。
【0054】
さらに、コンテンツマネージャは、保管している各ファイルに対して、「受領確認」、「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの通知サービスを設定できる。「受領確認」の設定がされていると、設定したファイルのACL(アクセスコントロールリスト)に設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「登録状況お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルの操作を検出したとき、当該ファイルのACLに設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「自分お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザIDを設定する。そして、当該ファイルの操作を検出したとき、「自分お知らせメール」を設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。
【0055】
ここで、前記ACLは、例えば図6(b)に示すような情報を含んでいる。本図の場合、アクセス権限を設定する電子ファイル(又は電子フォルダ)のファイルID(又はフォルダID)と、アクセス制限の内容を示す情報を含む。
【0056】
なお、コンテンツマネージャは、保管するファイルに対応するサムネイル表示用のファイルを作成し、保管しておいてもよい。このように構成することにより、後述する「参照」機能の利用時において、まずサムネイル表示用のファイルを複合機1、コンピュータ3に転送し、表示するように構成することで、ユーザが間違えてファイルを選択したことによる無駄なダウンロードを防げる。
なお、上述したファイルの操作は、以下説明するアクセス制限手段によりアクセス権が設定可能である。
【0057】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、ファイルやフォルダのセキュリティとアクセス権について説明する。
【0058】
ドキュメント管理サーバ5のアクセス制限マネージャは、前記ACL(アクセスコントロールリスト)に基づき電子フォルダや電子ファイルの利用者を制限する。アクセス制限マネージャにより、電子フォルダや電子ファイルの閲覧、修正、登録、削除、印刷(これらを1つ、またはまとめて操作という)を制限できる。このように、アクセス権を持つ利用者を個別に設定することで、電子フォルダや電子ファイルの共有や閲覧ができる利用者を制限したり、文書の改ざんを防ぐことができる。なお、アクセス制限マネージャは、各電子フォルダ、各電子ファイルそれぞれのアクセス権を、前記ACLに設定しておき、それに基づいてアクセスを制限する。
【0059】
本実施形態においては、初期状態において、企業フォルダや企業フォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権が、会員内のユーザ全員に与えられる。また、マイフォルダやマイフォルダ内にあるファイルの操作に係るアクセス権は、当該ユーザのみに与えられる。さらに、グループフォルダやグループフォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権は、当該グループに登録されたユーザのみに与えられる。
【0060】
アクセス制限マネージャは、新しい電子フォルダや電子ファイルを作成した場合、上位電子フォルダの前記ACLを自動的に引き継ぐよう設定する。また、企業フォルダ内の電子ファイルに関する前記ACLは、複合機1、コンピュータ3が備える入力手段からの設定情報の入力により、1つ又は複数のユーザヘアクセス権を付与するように設定できる。
【0061】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、メール送信について説明する。
【0062】
ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャは、コンテンツマネージャからのメール送信依頼や、ユーザからのメール配信依頼に基づき、ユーザや入力したアドレスに対してメールを送信する。なお、送信はメールサーバを介して行われる。メール送信マネージャは、「メール配信」、「受領確認」、「登録状況お知らせメール」、及び、「自分お知らせメール」の各機能を備える。以下、詳述する。
【0063】
図9(a)は、「メール配信」機能を説明するフローチャートである。
「メール配信」とは、複合機1、コンピュータ3からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ5から、会員内のユーザやその他のEメールアドレス(非会員)宛てに、ファイルの登録時(更新時を含む)や会員のいずれかが参照した時にファイル自体を添付してその旨を通知する機能である。複合機1、コンピュータ3は、後述する「登録」(更新を含む)処理、「参照」時において、タッチパネル23を操作する等して、「メール配信」のオプションをONに設定し(ステップS1101;Yes)、送信を希望するアドレス情報を入力する(ステップS1102)。アドレス情報は、ドキュメント管理サーバ5の会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択して入力してもよいし、ユーザが手動操作で入力してもよい。次に、複合機1、コンピュータ3からドキュメント管理サーバ5に対し、「登録」処理、「参照」処理の完了を通知するとともに、「メール配信」の送信依頼と送信先のアドレスを通知する(ステップS1103)。ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャは、当該「メール配信」のオプション設定の通知を受ける(ステップS1104)と、選択されたアドレス宛てにファイル自体を添付したメールを送信すべく、ファイル添付メールを作成して送信する(ステップS1105)。
【0064】
なお、メール本文には、図9(b)に例示するように、メールを送信する契機となったイベントを特定するメッセージ(例えば、Aさんにより添付ドキュメントが新規に登録された、Bさんにより下記ドキュメントが更新された、Cさんにより添付ファイルが参照された、等のメッセージ)を記入する。
【0065】
図10(a)は、「受信確認設定」機能を説明するフローチャートである。また、図11(a)は、「受信確認実行」処理を説明するフローチャートである。
【0066】
「受領確認」機能とは、複合機1、コンピュータ3からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ5から、ドキュメント管理サーバ5が保管しているファイルへのリンク情報を含むメールを送付し、当該メールの受信者がリンク先にアクセスしたときに、受領確認メールを「受領確認」の設定者に対して送付する機能である。
【0067】
複合機1、コンピュータ3は、ファイルの「登録」(更新を含む)、「参照」等の処理内で、「受領確認」のオプションをONに設定(ステップS1201;Yes)できる。
【0068】
複合機1、コンピュータ3は「受領確認」の設定がONに設定されたことをドキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1202)。ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャは、「受領確認」のオプション設定の通知を受けると(ステップS1203)、会員リストマネージャにアクセスして、(1)「受領確認」を設定した設定者の名前を、ログイン時のIDから取得し(ステップS1204)、(2)当該ファイルのACL(アクセスコントロールリスト)に設定されたユーザ(このドキュメントをアクセスすることが認められているユーザ)のアドレスを取得する(ステップS1205)。次に、「受領確認」を設定した設定者の名前、および当該ファイルへのリンク先情報などを追加して図10(b)に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのACLに設定されたユーザのアドレスに対し送信する(ステップS1206)。さらに、ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「受領確認」が設定されたファイルに対して、「受領確認」を設定したユーザのユーザIDを保管する。
【0069】
一方、受領確認付きメールを受信したユーザ(ACLの設定に基づいて、「受領確認」の設定者と同一団体に属すものになる)が、リンク先情報をクリックすると、そのコンピュータはこれを検出し(ステップS1301)、コンピュータ3はキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1302)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、そのファイルをリンク先の端末に送信する共に当該ファイルヘアクセスしたことを検知すると(ステップS1303)、メール送信マネージャに通知する。メール送信マネージャは、「受領確認」を設定したユーザのユーザIDをキーに、会員リストマネージャにアクセスして、当該ファイルヘアクセスしたユーザの名前を入手し(ステップS1304)、送信するメール内にファイルにアクセスしたユーザの名前を挿入して、例えば、図11(b)に示すようなメールを作成し、「受領確認」を設定したユーザのアドレスに送付する(ステップS1305)。メールサーバは、「受信確認」設定をONにしているユーザにメールを配信する。
【0070】
図12(a)は、「登録状況お知らせメール設定」処理を説明するフローチャートである。
「登録状況お知らせメール」とは,ファイルが操作されたときに、当該ファイルのACLに設定された各ユーザのアドレス宛てに、その旨を通知する機能である。
【0071】
複合機1、コンピュータ3は、「登録」、「参照」時の処理時において、「登録状況お知らせメール」のオプションをONに設定する(ステップS1401;Yes)ことができる。コンピュータ3は当該ファイルの「登録状況お知らせメール」設定がONにセットされたことをドキュメント管理サーバに通知する(ステップS1402)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対して、当該オプションの設定情報を保管する(ステップS1403)。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新(ファイルの上書き、削除などを含む)、があるか否かをウォッチングする(ステップS1404)。
或いは、ファイルの更新があったときに、「登録状況お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップS1404に進むようにしてもよい。
【0072】
「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対してファイルの更新を検知すると(ステップS1404;Yes)、「登録状況お知らせメール」を送信すべく、メール送信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザIDを通知する。次に、メール送信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、(1)ファイルの更新を行ったユーザのユーザIDに対応する名前およびアドレス、および(2)当該ファイルのACLに設定されたユーザのアドレスを入手し(ステップS1405)、送信するメール内に当該名前と、当該ファイルのリンク先を挿入して図12(b)に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのACLに設定されたユーザのアドレスに対してメールを送信する(ステップS1406)。なお、ACLに設定されたユーザのうち、「登録状況お知らせメール」の受信設定をONにしているユーザに対してメールを配信するようにしてもよい。ただし、削除等、重要な更新については無条件に全員に通知することが望ましい。
【0073】
図13(a)は、「自分お知らせメール設定」処理を説明するフローチャートである。
「自分お知らせメール」とは、ファイルが操作されると、そのファイルに関しあらかじめ設定されているユーザのアドレス宛てにファイルが更新されたことを通知する機能である。複合機1、コンピュータ3は、設定処理において、ファイルを特定して、「自分お知らせメール」のオプションをONに認定することができる。コンピュータ3は、この設定がなされたことを検知し(ステップS1501;Yes)当該ファイルの「自分お知らせメール」設定がONになったことをドキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1502)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザIDを保管する(ステップS1503)。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新(ファイルの上書き、削除などを含む)、があるか否かをウォッチングする(ステップS1504)。或いは、ファイルの更新があったときに、「自分お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップS1505に進むようにしてもよい。
【0074】
「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、ファイルの更新を検知すると(ステップS1504;Yes)、「自分お知らせメール」を送信すべく、メール送信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザIDを通知する。次に、メール送信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、(1)ファイルの更新を行ったユーザのユーザIDに対応する名前およびアドレス、および(2)「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスを入手し(ステップS1505)、送信するメール内に当該名前と当該ファイルのリンク先を挿入してメールを作成する。そして、「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスに対してメールを送信送信する(ステップS1506)。前記ユーザは当該メールを受信して、対象の電子ファイルが更新されたことを知る。
【0075】
本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、会員や非会員に関わらず、ファイル自体を添付して通知するよう構成したが、その他の構成でもよい。すなわち、ドキュメント管理サーバ5は、送信先のアドレス情報を受信すると、会員か、非会員かを判断し、会員であれば、リンク付きメールを送付し、非会員であれば、ファイル自体を添付して通知するようにしてもよい。
【0076】
また、本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、複合機1、コンピュータ3が会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択するようにした。しかしながら、送付先が会員である場合は、少なくとも会員のIDや名前を入手するのみでよく、このように構成するとデータの入手が効率化できる。その場合、ドキュメント管理サーバ5は、会員リストマネージャにアクセスして、会員のIDや名前から会員のEメールアドレスを入手してから、当該Eメールアドレスに送信すればよい。
【0077】
さらに、本実施形態では、「受領確認」のオプションを設定すると、メール送信マネージャは会員リストマネージャにアクセスし、予め設定された前記ACLに基づき、「受領確認」付きメールを送信する。このように構成することにより、簡単な操作により、関係者に対してファイルの確認を依頼することができ、ファイルがアクセスされたか否かを知ることができる。
【0078】
また、本実施形態では、「メール配信」による送信先と、「受領確認」による送信先とは異なるよう構成している。すなわち、「メール配信」では会員、非会員を問わずにメールを送信できるが、「受領確認」では会員のみにメールを送信できる。このように構成することにより、非会員がファイルのリンク先が記されたメールを受領したときに、当該リンク先のファイルを閲覧できるように構成する必要がなくなる。よって、セキュリティが確保できる。また、非会員によるファイルのアクセスを禁止するよう構成した場合には、非会員から受領確認を得ることはできなくなる、という不具合がない。このように、本実施例では、セキェリティや操作の面から優れているといえる。
【0079】
さらに、対象ファイルには、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」とが両方設定できる。しかしながら、両方設定している場合、両方のメールを送信するようにすると、同じ趣旨のメールを多数送信することになり、ネットワークに負荷がかかる。そこで、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」との両方が設定されている場合は、一のメールしか送信しないように構成してもよい。また、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」のメールの内容を同一にすれば、一のメールしか送信しないように構成したとしてもユーザの混乱が防げる。
【0080】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、ファイルの履歴管理について図14を参照して説明する。
【0081】
ドキュメント管理サーバ5のファイル履歴マネージャは、「履歴管理する」モードが設定されている場合、ファイルの履歴を保存し、管理する。即ち、ファイル履歴マネージャにより、複合機1、コンピュータ3上で表示されるファイル名は同じでありながら、保存した回数に対応した各版のファイルが自動的に保管される。なお、以下の説明では、最新のファイルをバージョン0とする。ユーザは、各版の参照、取り出し、印刷などが可能である。一方、「履歴管理しない」モードが設定されている場合には、履歴の管理を行わず、最新のファイルのみが保存される。なお、ファイルの履歴を管理するか否かは、ファイルの登録時や更新時に設定できる。本実施形態においては、初期状態においては、履歴管理をしないに設定されている。また、後述されるとおり、コンピュータ3からは各履歴のファイル操作が可能だが、複合機1からは各履歴のファイル操作を禁止している。
【0082】
ファイルの履歴管理と、ファイルをメール送信する際の動作の関係を以下に説明する。
ファイル履歴マネージャでファイルの履歴を保存している場合、「メール配信」でユーザにファイルを通知(送信)することができる。複合機1を操作してファイル送信を指示した場合と、コンピュータ3を操作てファイル送信を指示した場合とで、ドキュメント管理サーバ5の動作が異なる。
【0083】
<複合機1からの指示>
○参照時(表示時)、メール配信を行う場合:(ファイルの内容を表示して、表示したファイルを送信する場合)
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイルを添付する。例えば、履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信し、履歴管理ONで最新バージョン以外のバージョンが存在するときでも、常に最新のバージョン0のファイルを送付する。
【0084】
○登録時、メール配信を行う場合:(ファイルを新たに登録して、登録したファイル送信する場合)
参照時と同じ。
【0085】
<コンピュータ3からの操作>
○参照時、バージョンを指定しないでメール配信を行う場合:
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイルを添付する。例えば、履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信する。また、履歴管理ONで最新バージョン以外のバージョンが作成されたときにも、最新のバージョンのファイルを送付する。
【0086】
○参照時、バージョンを指定してメール配信を行う場合:
配信するメールに指定されたバージョン(例えば、0(最新)、1(1つ前)、2、3など)のファイルを添付して送信する。
【0087】
○登録時、メール配信を行う場合:
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイル、即ち、今回登録したファイルを添付する。履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされたり、履歴管理ONで他のバージョンが作成されたときでも、今回登録した最新のバージョンのファイルを送付する。
【0088】
このように構成することにより、会員内のユーザは、ファイル履歴マネージャで履歴管理をしている特定のバージョンを指定して、所定のユーザに通知することができる。また、常に最新バージョンを通知することもできる。また、特定の情報端末装置(例えば、複合機1)からは履歴管理を行えないようにしたことで、長く占有されることを防ぐ。
【0089】
本実施形態においては、最新のバージョンで通知した場合、一部のファイルが削除されている場合には、残っているうちの最新のバージョンが開く。ただし、全てのバージョンのファイルが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。また、最新以外の特定のバージョンを特定してファイルを送信し、特定のバージョンが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。しかしながら、ファイルの削除を検知したときには、当該メールの送信先に、ファイルが削除された旨のメールを送信するよう構成してもよい。このようにすれば、情報端末からドキュメント管理サーバ5への不要なアクセスが防げる。
また、バージョンを指定して通知した場合においても、当該バージョンが削除されている場合は 最新バージョンを表示するように構成してもよい。
【0090】
次に、複合機1からドキュメント管理サーバ5の各機能を利用する手順を説明する。
まず、初期状態から本システムへの接続処理を説明する。図15は、接続処理を説明するフローチャートである。
【0091】
(オープニング)
複合機1は、電源をONして立ち上がったとき、表示手段(LCD22)にオープニング画面を表示してユーザからの操作を待つ。また、本オープニング画面は、他の画面に移った状態で数分間何ら操作が入力できなかった場合や、各機能の終了を入力した場合に表示される。本実施形態では、図16(a)に示すように、サービスの開始を指示するためのTouchHereボタン(開始ボタン)が画面中央部に配置され、ユーザの入力を待機している。
【0092】
(機能選択)
開始ボタンが押圧されると、制御部10は、図15のフローの処理を開始する。まず、制御部10は、図16(b)に示すように、LCD22に機能選択画面を表示して(ステップS1501)、ユーザからの入力を待つ。本実施形態においては、機能選択画面で各機能を選択すると(ステップS1502;Yes)、図16(c)に示すように、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。各機能ボタンへの押圧を入力すると、ネットワーク4を介してドキュメント管理サーバ5に機能選択情報を通知する。
【0093】
(ログイン)
各機能ボタンの押圧を検出すると、制御部10は、図16(d)に示すように、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ(ステップS1503)。ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザID」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ5に送信し、認証結果を待つ。
【0094】
ドキュメント管理サーバ5は、送信されたユーザIDとパスワードとを用いて、図5の認証マネージャに対して認証を行う。認証がOKであれば、ドキュメント管理サーバ5は、ユーザIDと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図4の管理情報格納部114に格納し、複合機1に認証がOKであるという通知を送信する。なお、認証がNGであれば、その旨の通知を複合機1に送信する。
【0095】
認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1504;Yes)、複合機1の制御部10は、後述する各機能に応じたソフトウェアアプリケーションを、HDD13から読み出して実行し、各機能に対応する操作画面をLCD22に表示する。すなわち、制御部10は、選択された各機能を実行する(ステップS1505)。
【0096】
なお、認証がNGであるとの通知を受けると(ステップS1504;No)、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
【0097】
(ログオフ)
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」等の各機能が終了すると(ステップS1506;Yes)、各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する。そして、ドキュメント管理サーバ5は強制的にログオフし、この処理を終了する(ステップS1507)。
【0098】
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ5は、ログイン時に保存したユーザIDと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図4の管理情報格納部114から削除し、複合機1にログオフが完了した旨を送信する。複合機1は、ドキュメント管理サーバ5から、ログオフ完了を受信し、図15(a)のTouchHereボタンが表示される画面をLCD22に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機1は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
【0099】
このように、サービスが終了すると、強制的にログオフするので、サービス提供後に確実にログオフすることができる。このため、サービス提供後にログオフを忘れることがなくなり、他のユーザの利用したサービス利用料金が課金されるという問題がなくなる。
【0100】
次に、各機能を説明する。
「MFPからの登録」機能とは、複合機1が備えるスキャナによって紙などの文書をスキャンし、スキャンした面像データをドキュメント管理サーバ5に保管したり、複合機1の外部メディアI/F14に接続される装置に装着された記録メディアに保管する機能である。また、複合機1の外部メディアI/F14に接続される装置に装着された記録メディアに保管されている電子ファイルを、ドキュメント管理サーバ5に保管する機能である。以下、詳述する。
【0101】
図17は、複合機1の「MFPからの登録」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面(図16(c))上で「MFPからの登録」を選択すると、制御部10は、図17のフローの処理を開始し(ステップS1601)、まず、図16(d)の画面を用いた認証を処理を行い、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1602;Yes)、複合機1は、(A)スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または(B)複合機1の外部メディアI/F14に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルか、を選択するための図16(e)に示すような画面をLCD22から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
【0102】
「(A)スキャナにセットされた紙などの文書」が選択されると(ステップS1603;Yes)、複合機1はスキャナ部19を駆動して、データを読み込み、当該データを含む電子ファイルを生成する(ステップS1604)。一方、「(B)記録メディア」が選択されると(ステップS1603;NoかつステップS1605;Yes)、記録メディア20,21から電子ファイルを読み込む(ステップS1606)。
【0103】
次に、複合機1(制御部10)は、図16(f)の画面を表示して(a)ドキュメント管理サーバ5への保管か、または(b)複合機1に装着された記録メディア20や21への保管か、をユーザに選択させる。
【0104】
「ドキュメント管理サーバ5への保管」が選択されると(ステップS1607;Yes)、複合機1は選択された電子ファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1608)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1607;NoかつステップS1609;Yes)、装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1610)。
【0105】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、当該選択された電子フォルダに保管すべく、(A)スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む(ステップS1612)。そして、当該電子ファイルをドキュメント管理サーバ5に送信する(ステップS1613)。
【0106】
ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、送信された電子ファイルを受信すると、指定されたフォルダにこれを登録する。この際、アクセス制限マネージャがACLを設定し、また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、LCD22の表示画面上に料金を表示する(ステップS1614)。
【0107】
尚、「MFPからの登録」機能の使用時において、(A)スキャナにセットされた紙などの文書から得られる画像データ、が選択されると、スキャナ条件の設定画面が表示され、スキャナ条件を設定できるようにしてもよい。スキャナ条件は、原稿種類(スキャンする原稿の種類)、天地識別(原稿の上下を自動識別)、原稿紙枚数(スキャンする原稿の枚数)、保存形式(スキャン後に保存するファイルの形式)、読み取り解像度(スキャン時の解像度)、原稿面(原稿が片面か両面か)、画質(カラーでスキャンし保存するときの画質と圧縮率)、などを設定可能としてもよい。
【0108】
本実施形態では、「MFPからの登録」機能の使用時において、(a)ドキュメント管理サーバ5への保管、が選択されると、図16(g)〜(j)に例示するような、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有(会員全員にアクセス権を与える)、履歴管理(ファイルの履歴を管理する)、登録有効期限(保存するファイルの有効期限を設定する)、メール配信(ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する)、受領確認(ファイルの保管と同時に、当該ファイルのACLに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメールが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される)、登録状況お知らせ通知(ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにACLに設定されている人全員に通知する)などを設定可能としてもよい。
【0109】
次に、「MFPからの印刷」機能について説明する。「MFPからの印刷」機能とは、ドキュメント管理サーバ5のファイル格納部113に保管された電子ファイル、又は、複合機1に装着された記録メディア20,21内に保管された電子ファイルを、複合機1の印刷部18が含む印刷装置によって、紙などの記録媒体上に印刷する機能である。
【0110】
図18は、複合機1の「MFPからの印刷」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面(図16(c))上で「MFPからの印刷」が選択されると、制御部10は、図18のフローを開始し(ステップS1701)、図16(d)の認証画面を用いた認証処理により認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1702;Yes)、複合機1は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。ユーザは表示画面を操作することによって、(a)ドキュメント管理サーバ5のファイル格納部113に保管された電子ファイルの印刷か、または(b)複合機1に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルの印刷か、が選択できる。
【0111】
「ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS1703;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1704)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1703;NoかつステップS1705;Yes)、複合機1は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1706)。
【0112】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、(A)ドキュメント管理サーバ5の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む(ステップS1707)。
【0113】
ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権をチェックし、アクセス権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機1に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが印刷されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。
【0114】
複合機1は、記憶メディア20,21から読み出した電子ファイル又はドキュメント管理サーバ5から送信されて来た電子ファイルを印刷する(ステップS1708)。
【0115】
複合機1は、当該電子ファイルの印刷後、印刷枚数、印刷サイズ等、印刷処理の内容を特定する情報を、ドキュメント管理サーバ5に送信する。ドキュメント管理サーバ5の課金システムマネージャは、通知された今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を記憶すると共に今回の請求情報を複合機1に送信する。
【0116】
複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1709)。
なお、請求システムマネージャは、例えば、複合機1から印刷総枚数の通知を受けて、今回の印刷処理1回分の請求額を一括して計算してもよく、或いは、複合機1が一定量(例えば、1シート毎、10シート毎..)印刷する度に、通知を受けて、一定量毎に課金計算を行って、これらの総計を求めることで、今回の印刷処理1回分の請求額を計算してもよい。
【0117】
「MFPからの印刷」機能の使用時において、ファイルが選択されたとき、印刷条件の設定画面が表示され、印刷条件を設定できるようにしてもよい。印刷条件は、カラー選択(白黒印刷かカラー印刷か)、印刷部数(印刷する枚数)、レイアウト(1枚を1頁内に印刷するか、複数枝を1頁内に印刷するか)、印刷サイズ(自動か、又は各用紙サイズを選択する)、印刷面(片面か、両面か)、などを設定可能としてもよい。
【0118】
次に、「MFPからの削除」機能について説明する。「MFPからの削除」とは、複合機1から、ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル、又は、複合機1に装着された記録メディアに保管された電子ファイルにアクセスし、選択された電子ファイルを削除する機能である。
【0119】
図19は、複合機1の「MFPからの削除」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面(図16(c))上で「MFPからの削除」が選択されると、制御部10は、図19の処理を開始し(ステップS1801)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1802;Yes)、複合機1は、電子ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、(a)ドキュメント管理サーバ5に保管されているファイルの削除か、または(b)複合機1に装着された記録メディアに保管されているファイルの削除か、が選択できる。
【0120】
「ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS1803;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1804)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1803;NoかつステップS1805;Yes)、複合機1は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1806)。
【0121】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、(A)ドキュメント管理サーバ5の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む(ステップS1807)。
【0122】
なお、ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権をチェックし、削除する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機1に送信する。さらに、複合機1は当該電子ファイルの内容をプレビュー等によって表示する(ステップS1808)。そして、ユーザによって、削除することが選択されると(ステップS1809;Yes)、複合機1は当該電子ファイルを削除する(ステップS1810)。即ち、記録メディア上のファイルが指定されているときは、外部メディアI/F14を介して記録メディア20,21等に格納されている該当するファイルを削除する。
【0123】
この場合、複合機1は、削除したファイルに関する情報(例えば、ファイル数、各ファイルの容量等)を課金処理用に、ドキュメント管理サーバ5に通知する。ドキュメント管理サーバ5の課金システムマネージャは、通知内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1811)。
【0124】
一方、ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルが指定されている場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権を必要に応じて再度チェックし、削除権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを削除する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが削除されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴管理(バージョン情報の更新等)を行う。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。
【0125】
次に、「MFPからの削除」機能について説明する。「MFPからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ5や複合機1に装着された記録メディア内に保管された電子ファイルを、複合機1の表示手段において表示する機能である。
【0126】
図20は、複合機1の「MFPからの参照」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「MFPからの参照」が選択され(ステップS1901)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1902)、複合機1は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、(a)ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの参照か、または(b)複合機1に装着された記録メディアに保管されたファイルの参照か、が選択できる。
【0127】
「ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS1903;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1904)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1903;NoかつステップS1905;Yes)、複合機1は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1906)。
【0128】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、(A)ドキュメント管理サーバ5の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む(ステップS1907)。
なお、ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機1に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。
【0129】
さらに、制御部10は、読み込んだファイルに対応するアプリケーションを、例えば、ファイルの拡張子から判別して、対応するアプリケーションを起動する(ステップS1908)。さらに、制御部10は、起動したアプリケーションを実行して、読み込んだ電子ファイルの内容を、RAM11上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってLCD22に表示する(ステップS1908)。なお、表示メモリエリアに展開する画像を通常のビットマップパターンより粗い(ビットを間引いた)サムネーム画像としてもよい。
【0130】
続いて、制御部10は、当該電子ファイルのデータを表示後、表示したデータの頁数、表示時間等をドキュメント管理サーバ5に通知する。ドキュメント管理サーバは、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機1に通知する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1909)。
【0131】
「MFPからの参照」機能の使用時において、(a)ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの参照、が選択されると、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、「MFPからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受領確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。
【0132】
次に、「MFPからの取り出し」機能について説明する。「MFPからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルを、複合機1に装着された記録メディアに保管する機能である。
【0133】
図21は、複合機1の「MFPからの取り出し」機能を説明するフローチャートである。
【0134】
上述した機能選択画面上でユーザによって「MFPからの取り出し」が選択され(ステップS2001;Yes)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2002;Yes)、複合機1は、ドキュメント管理サーバ5にアクセスし、フォルダ情報を表示する。
【0135】
「ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS2003;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS2004)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS2003;NoかつステップS2005;Yes)、複合機1は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS2006)。
【0136】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、(A)ドキュメント管理サーバ5の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む(ステップS2007)。なお、ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機1に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。
【0137】
さらに、複合機1は当該電子ファイルの内容を、RAM11上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってLCD22に表示する(ステップS2008)。当該電子ファイルのデータを表示後、ユーザによって当該電子ファイルを取得することが選択されると(ステップS2008)、複合機1は当該電子ファイルを保存する記録メディア20,21等がユーザによって装着されているかを確認する(ステップS2009)。記録メディアが装着されていると判断された場合(ステップS2010;Yes)、複合機1は当該電子ファイルを指定された前記記録メディア20,21に保存する(ステップS2010)。当該電子ファイルのデータを保存後、制御部10は、保存したデータの量、装置の占有時間等をドキュメント管理サーバ5に通知する。ドキュメント管理サーバ5は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機1に通知する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2011)。
【0138】
次に、コンピュータ3からドキュメント管理サーバ5の各機能を利用する手順を説明する。
まず、ソフトウェアを立ち上げてから、各機能が選択されるまでを説明する。
【0139】
(ログイン)
ソフトウェアの立ち上げ後、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。例えば、図16(d)に示されるような画面をコンピュータ3に接続されるモニタ等に表示し、ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザID」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ5に送信し、認証結果を待つ。認証がOKであるとの通知を受けると、コンピュータ3は、例えば図16(b)に示すような機能選択画面を、モニタ上に表示する。なお、認証がNGであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
【0140】
(機能選択)
認証がOKであると通知を受けると、コンピュータ3は、ディスプレイ上に機能選択画面を表示し、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面上には、「登録」、「参照」、「取り出し」、「削除」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。マウスポインタによって各機能ボタンの選択を入力すると、ネットワーク4を介してドキュメント管理サーバ5に機能選択情報を通知する。その後、後述する各機能に応じた操作画面をディスプレイに表示する。各機能について、以下詳述する。
【0141】
次に、「PCからの登録」機能について説明する。「PCからの登録」とは、コンピュータ3に保管された電子ファイルをドキュメント管理サーバ5に保管する機能である。
【0142】
図22は、複合機1の「PCからの登録」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「PCからの登録」が選択され(ステップS2101;Yes)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2102;Yes)、コンピュータ3は、コンピュータ3に保管された登録を希望するファイルを選択する画面を、表示画面上に表示する。ユーザによるファイルの選択が入力されると(ステップS2103;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5にアクセスしてフォルダ情報を入手し、表示画面上にフォルダ情報を表示し(ステップS2104)、保存先の電子フォルダを選択させる画面を表示する。ユーザによって保存先の電子フォルダの選択が入力されると(ステップS2105;Yes)、登録する電子ファイルをドキュメント管理サーバ5の当該電子フォルダ内に登録すべく送信する(ステップS2106)。ファイルの送信後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に表示する(ステップS2107)。
【0143】
尚、「PCからの登録」機能の使用時において、上述した「MFPからの登録」と同様、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有(会員全員にアクセス権を与える)、 履歴管理(ファイルの履歴を管理する)、登録有効期限(保存するファイルの有効期眼を設定する)、メール配信(ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する)、受領確認(ファイルの保管と同時に、当該ファイルの前記ACLに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメ−ルが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される)、登録状況お知らせ通知(ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときに前記ACLに設定されている人全員に通知する)などを設定可能としてもよい。
【0144】
また、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの登録時において、ドキュメント管理サーバ5に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作(例えば、マウスの右クリック)を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
【0145】
次に、「PCからの参照」機能について説明する。「PCからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイルを、コンピュータ3のディスプレイ上に表示する機能である。
【0146】
図23は、複合機1の「PCからの参照」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「PCからの参照」が選択され、(ステップS2201;Yes)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2202;Yes)、コンピュータ3は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機1は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する(ステップS2203)。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると(ステップS2204;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から当該電子ファイルを取得する(ステップS2205)。そして、コンピュータ3は所定のビューワ等のソフトウェアを起動して当該電子ファイルを表示する(ステップS2206)。コンピュータ3はユーザによる参照が終了したと判断すると(ステップS2207;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5に終了を通知する(ステップS2208)。その後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2209)。
【0147】
尚、「PCからの参照」機能の使用時において、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、上述した「PCからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受領確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。また同様に、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの「PCからの参照」時においても、ファイルの「PCからの登録」時と同様に、ドキュメント管理サーバ5に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作(例えば、マウスの右クリック)を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
【0148】
次に、「PCからの取り出し」機能について説明する。「PCからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルを、コンピュータ3内に保管する機能である。
【0149】
図24は、複合機1の「PCからの取り出し」機能を説明するフローチャートである。 上述した機能選択画面上でユーザによって「PCからの取り出し」が選択され(ステップS2301;Yes)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2302;Yes)、コンピュータ3は、ドキュメント管理サーバ5にアクセスし、フォルダ情報を表示する(ステップS2303)。コンピュータ3は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機1は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると(ステップS2304;Yes)、コンピュータ3はユーザが電子フォルダを選択できる画面等を表示して、保存先の電子フォルダの入力を受け付ける(ステップS2305)。その後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から、選択された電子フォルダに当該電子ファイルを保存する(ステップS2306)。コンピュータ3は当該電子ファイルを取得後、ドキュメント管理サーバ5に取得終了を通知する(ステップS2307)。その後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2308)。
【0150】
次に、「PCからの削除」機能について説明する。「PCからの削除」とは、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルを削除する機能である。
【0151】
図25は、複合機1の「PCからの削除」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「PCからの削除」が選択され(ステップS2401;Yes)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2402;Yes)、コンピュータ3は、ドキュメント管理サーバ5にアクセスし、フォルダ情報を表示する(ステップS2403)。コンピュータ3は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機1は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると(ステップS2404;Yes)、コンピュータ3は削除を実行するかユーザに確認する画面等を表示して、ユーザによる入力を待つ。当該ユーザから削除することが選択されると(ステップS2405;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5に対して当該電子ファイルを削除する要求を出す(ステップS2406)。そして、ドキュメント管理サーバ5によって当該電子ファイルが削除された後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2407)。
【0152】
(ログオフ)
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、コンピュータ3は機能選択画面を表示し、ユーザからの操作を待つ。ユーザがログオフしたいときには、ソフトウェアを終了すればよい。
【0153】
以上説明したとおり、本ドキュメント管理システムは、複合機1やコンピュータ3などの情報端末と接続するドキュメント管理サーバ5を設け、ドキュメント管理サーバ5は、会員の認証を行う認証手段を設けている。そして、ユーザがコンピュータ3を操作して各機能(登録、参照、印刷など)を使用するときには、ドキュメント管理サーバ5は認証手段での認証を要求する。それによりドキュメント管理サーバ5は会員の利用情報の履歴を取得することができ、会員団体に対して適切に課金することができる。
【0154】
例えば、ドキュメント管理サーバ5へのファイルの登録時、および当該ファイルの印刷時において、登録、印刷の利用それぞれにおいて、課金情報を生成することができる。また、複合機1に記録メディアを装着し、当該記録メディアに保管されたファイルを印刷する場合においても(すなわち、複合機上で機能が完結している)、印刷機能の選択時にはドキュメント管理サーバ5への認証を要求する。
【0155】
さらに、複合機1で印刷機能を使用すると、全ページの印刷が完了した時点で複合機からドキュメント管理サーバ5に対して、印刷機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ5は、終了通知を受けると課金情報を生成する。これにより、印刷がスピーデイに行われる。しかしながら、途中で複合機1のネットワークケーブルが外れてしまったときに、適切に課金できない。それを防ぐために、複合機は、各ページの印刷を終了すると、ドキュメント管理サーバに頁印刷の終了を通知するようにすればよい。この場合、印刷のスピードは落ちるが、適切に課金することができる。
【0156】
また、例えば、コンピュータ3からドキュメント管理システムを使用するときには、コンピュータ3にインストールされた標準のブラウザを使用しない。本ドキュメント管理システムを使用する専用のソフトウェアを提供する。これは、各機能の使用時において、ドキュメント管理サーバ5が利用状況を入手し、課金するためである。
【0157】
さらに、「参照」機能の使用時において、参照機能が完了した時点でコンピュータ3等からドキュメント管理サーバ5に対して、参照機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ5は、終了通知を受けると課金情報を生成する。しかしながら、参照機能がエンドレスに使用され、例えば、複合機1の利用を占有してしまう。これを避けるために、参照機能の利用時間ごと(例えば、10秒ごと)に、複合機1からドキュメント管理サーバ5に対して通知し、参照機能の利用時間に応じて課金するようにしてもよい。
【0158】
また、参照機能が利用できる時間(例えば、3分まで)を制限してもよい。さらに、参照機能の操作(例えば、移動、回転、拡大、縮小操作など)の入力が一定時間ないこと(例えば、3分まで)をもって、参照機能を終了するようにしてもよい。
【0159】
次に、「MFPからの登録」機能の好適な実施例を説明する。
複合機1からファイルの「MFPからの登録」機能を設定し、さらに、登録オプションとして「メール配信」を設定した場合のエラー処理について説明する。
【0160】
ドキュメント管理サーバ5は、「MFPからの登録」機能を使ってファイルをドキュメント管理サーバ5に保管するときにエラー(例.送信の途中でファイル送信が途切れるなど)があることを検知すると、当該複合機1宛てにエラーである旨を通知する。さらに、ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャから、「メール送信」の送信先にメールを送信するときにエラーがあることを検知すると、会員リストマネージャにアクセスして、当該「メール送信」のオプションを設定した会員に対応するEメールアドレスを入手する。そして、エラーが生じた送信先を通知すべくメールを作成し(例,送信先○○へのメール配信ができ せんでした、など)、当該Eメールアドレス情報とともに送信する。このように構成することにより、エラーメッセージを適切にユーザに通知することができる。
【0161】
次に、複合機1から「MFPからの参照」機能の好適な実施例を説明する。
複合機1のLCD23上で参照するときにおいて、表示された内容は90度ごとに回転操作ができる。この90度の回転は、複合機20にインストールされたアプリケーション上で行っても、2次データを扱う画像プロセッサ上で行ってもよい。しかしながら、画像プロセッサ上で行う方が、1次データから2次データへの変換を必要としない分、効率的である。
【0162】
また、90度の回転基準はいずれの場所でもよい(例えば、左上など)。しかしながら、表示パネルに一部分しか表示されていないときに90度回転すると、表示されていた部分が表示パネル外に移動してしまって見難くなってしまう。そこで、90度の回転の回転基準は、現在表示パネルに表示されている表示部分の中心を基準にして、回転するようにすればよい。
なお、表示パネルに表示されたファイルの拡大、縮小、スクロールなどは便宜行えるようにすればよい。
【0163】
さらに、「MFPからの参照」や「MFPからの印刷」の利用時において、ダウンロードしたファイルが表示できないときに、表示パネル上にエラーである旨を表示するようにしてもよい。しかしながら、これではダウンロードすることが無駄である。これを回避するために、ダウンロードする前にファイルの拡張子(識別情報)をチェックし、拡張子がNGであれば、その時点でエラーを表示するようにすれば劾率よい。
【0164】
また、「MFPからの印刷」機能の使用時において、例えば、スプレッドシートのときは、一番目のシートのみ印刷するようにすれば、無駄なシートが印刷されることは少なくなる。さらに、「MFPからの参照」機能の使用時において、例えば、JPEG(Joint Photographic Experts Group)ファイルのときは、カラー表示の選択はできず、白黒表示の選択しかできないようにすれば、ユーザの操作が容易になる。また、「印刷」機能の使用時において、例えば、文書ファイルのときは、印刷を意図しないようなページが印刷されることがあり、印刷する枚数が予想できない。従って、拡張子等で文書ファイルであると判断したときには、印刷される枚数を表示したり、印刷プレビューを表示すればよい。
【0165】
次に、複合機1やコンピュータ3から、ドキュメント管理サーバ5に「ログイン」するときの好適な実施例を説明する。
複合機1やコンピュータ3は、簡易認証機能を設けてもよい。すなわち、IDやパスワードの桁数が所定数以上入力されないと、ドキュメント管理サーバ5に送信するためのOKボタンが表示されないようにする。このように構成することにより、譲ってID入力や、パスワードを入力してOKボタンを押した場合でも、ドキュメント管理サーバ100にアクセスしてしまい、その間待っていなければならない、という無駄がなくなる。また、ネットワーク負荷が低減できる。
【0166】
本実施例において、上述したとおり複合機1からドキュメント管理サーバ5のサービスを利用する時には、(1)サービス選択(登録、参照、印刷など)、(2)ログイン、の順番で行い、サービスの終了後、強制的にログオフを行う。これにより、ログオフを忘れることはない。
【0167】
本発明の実施の形態にかかるドキュメント管理サーバ5は、専用のシステムによらず、通常のコンピュータシステムを用いて実現可能である。例えば、汎用コンピュータに、上述の処理を実行するためのプログラムを格納した記録媒体(フレキシブルディスク、CD−ROMなど)から当該プログラムをインストールすることにより、上述の処理を実行するドキュメント管理サーバ5を構成することができる。
【0168】
そして、これらのプログラムを供給するための手段は任意である。上述のように所定の記録媒体を介して供給できる他、例えば、通信回線、通信ネットワーク、通信システムなどを介して供給してもよい。この場合、例えば、通信ネットワークの掲示板(BBS)に当該プログラムを掲示し、これをネットワークを介して搬送波に重畳して提供してもよい。そして、このように提供されたプログラムを起動し、OSの制御下で、他のアプリケーションプログラムと同様に実行することにより、上述の処理を実行することができる。
【図面の簡単な説明】
【0169】
【図1】ドキュメント管理システムの概要を説明する図である。
【図2】複合機の構成を説明する図である。
【図3】複合機の外見を示す図である。
【図4】ドキュメント管理サーバの構成を説明する図である。
【図5】ドキュメント管理サーバが持つ機能を説明する図である。
【図6】(a)コンテンツマネージャの機能を説明する図である。(b)アクセスコントロールリストが格納する情報の例を示す図である。
【図7】会員リストマネージャの機能を説明する図である。
【図8】(a)と(b)は、会員リストマネージャが格納する情報の例を示す図であり、(c)は、履歴管理マネージャが格納する情報の例を示す図であり、(d)は、課金マネージャが記憶する情報の例を示す図である。
【図9】(a)は、「メール配信」設定処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図10】(a)は、「受領確認」処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図11】(a)は、「受領確認」実行処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図12】(a)は、「登録状況お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図13】(a)は、「自分お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図14】ファイル履歴管理の機能を説明する図である。
【図15】本システムへの接続処理を説明するフローチャートである。
【図16】複合機又はコンピュータに接続された表示装置に出力される画面の例を示す図である。
【図17】「複合機からの登録」処理を説明するフローチャートである。
【図18】「複合機からの印刷」処理を説明するフローチャートである。
【図19】「複合機からの削除」処理を説明するフローチャートである。
【図20】「複合機からの参照」処理を説明するフローチャートである。
【図21】「複合機からの取り出し」処理を説明するフローチャートである。
【図22】「PCからの登録」処理を説明するフローチャートである。
【図23】「PCからの参照」処理を説明するフローチャートである。
【図24】「PCからの取り出し」処理を説明するフローチャートである。
【図25】「PCからの削除」処理を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【0170】
1 複合機
3 パーソナルコンピュータ
4 ネットワーク
5 ドキュメント管理サーバ
10 制御部
11 RAM
12 ROM
13 HDD
14 外部メディアI/F
15 I/F
16 通信部
17 システムバス
18 印刷部
19 スキャナ部
20 記録メディア(CD/DVD)
21 記録メディア(メモリカード)
22 LCD
23 タッチパネル
110 制御部
111 RAM
112 ROM
113 ファイル格納部
114 管理情報格納部
115 表示部
116 入力部
117 通信部
【技術分野】
【0001】
本発明は、管理システム、管理方法及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
近年、様々な装置に格納されている文書を一括管理するためのドキュメント管理サーバが提案され、実用化されている。
例えば、特許文献1には、画像処理装置(例えば、MFP( Multi Function Peripheral ))等のアプリケーション装置とドキュメント管理サーバとがネットワークを介して接続された構成の文書管理システムが開示されている。このドキュメント管理システムによれば、ユーザは、MFPを操作して、そのMFPに与えられた権限の範囲内で、ドキュメントを管理(参照、表示、印刷、登録、削除)することができる。
【特許文献1】特開2004−171571号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0003】
ところで、特許文献1に開示されている文書管理システムが提供するサービスを利用するユーザは、本システムにログインして所望のサービスを利用した後、本システムからログオフする。
【0004】
しかし、ユーザによっては、所望のサービスを利用した後に、本システムからログオフすることを忘れてしまう場合がある。かかる場合に、次の別のユーザが本システムのサービスを利用すると、このサービス利用料金がログオフを忘れた前のユーザに課金されてしまうという問題がある。このため、ユーザにサービスを提供した後には、確実にログオフさせることが求められている。
【0005】
本発明は、上記実状に鑑みてなされたものであり、サービス提供後に確実にログオフすることができる管理システム、管理方法及びプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0006】
上記目的を達成するため、本発明の第1の観点にかかる管理システムは、
情報端末と管理サーバとを備える管理システムであって、
前記情報端末は、
表示パネルと、
ユーザが所望するサービスを選択させる選択画面を前記表示パネルに表示し、ユーザにサービスを選択させる選択手段と、
前記選択手段によりサービスが選択されると、前記表示パネルにログイン画面を表示し、ユーザにログイン情報を入力させるログイン情報入力手段と、
前記ログイン情報入力手段により入力されたログイン情報を前記管理サーバに送信する送信手段と、
前記管理サーバからログイン結果に関する情報を受信し、当該受信した情報からユーザが正当なユーザであると認められると、前記選択手段により選択されたサービスをユーザに提供するサービス提供手段と、を備え、
前記管理サーバは、前記サービス提供手段によりサービスが提供されると、当該ユーザの本システムへのアクセスを終了させるログオフ手段を備える、ことを特徴とする。
【0007】
前記ログオフ手段によりユーザの本システムへのアクセスを強制的に終了させた後、前記選択画面を前記表示パネルに表示し、再びユーザにサービスを選択させる再選択手段を、さらに備えてもよい。
【0008】
本発明の第2の観点にかかる管理方法は、
ユーザが所望するサービスを選択させる選択画面を情報端末の表示パネルに表示し、ユーザにサービスを選択させる選択ステップと、
前記選択ステップでサービスが選択されると、前記表示パネルにログイン画面を表示し、ユーザにログイン情報を入力させるログイン情報入力ステップと、
前記ログイン情報入力ステップで入力されたログイン情報を前記管理サーバに送信する送信ステップと、
前記管理サーバからログイン結果に関する情報を受信し、当該受信した情報からユーザが正当なユーザであると認められると、前記選択ステップで選択されたサービスをユーザに提供するサービス提供ステップと、
前記サービス提供ステップでサービスが提供されると、当該ユーザの本システムへのアクセスを終了させるログオフステップと、
を備える、ことを特徴とする。
【0009】
本発明の第3の観点にかかるプログラムは、
情報端末と管理サーバとを備える管理システムとして機能させるプログラムでって、
コンピュータを
ユーザが所望するサービスを選択させる選択画面を前記情報端末の表示パネルに表示し、ユーザにサービスを選択させる選択手段、
前記選択手段によりサービスが選択されると、前記表示パネルにログイン画面を表示し、ユーザにログイン情報を入力させるログイン情報入力手段、
前記ログイン情報入力手段により入力されたログイン情報を前記管理サーバに送信する送信手段、
前記管理サーバからログイン結果に関する情報を受信し、当該受信した情報からユーザが正当なユーザであると認められると、前記選択手段により選択されたサービスをユーザに提供するサービス提供手段、
前記サービス提供手段によりサービスが提供されると、当該ユーザの本システムへのアクセスを終了させるログオフ手段、
として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【0010】
本発明によれば、サービス提供後に確実にログオフすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0011】
本実施形態では、本発明に係る情報端末装置は、複合機(例えば、印刷、複写、ファクシミリ、通信機能等を併せ持った装置)の形態をとっている。したがって、以下の説明においては、本発明に係る情報端末装置を複合機1と表現する。
【0012】
図1は、本発明の実施の形態に係る複合機1を用いたドキュメント管理システムの概略図である。
【0013】
このドキュメント管理システムは、ドキュメント管理サーバ5が、複合機(MFP)1やネットワーク4を介して接続されたコンピュータ3(図面上ではPCと表記)とに接続されて、情報のやり取りを行うことにより、電子化されたドキュメントや電子ファイルを管理するシステムである。本システムにより、例えば企業、官公庁などの多数の従業員を有する団体に対して、ドキュメント管理システムを提供できる。そして、本システムを利用する会員となった団体(会員団体)は、その従業員(ユーザ)に対してネットワークを介したドキュメント操作の利用機会(例えば、参照、登録、取り出し、印刷など)を提供でき、また、その会員団体の管理者は各ユーザの利用状況を把握することができる。さらに、ドキュメント管理システムのサービス提供者は、ユーザの利用状況をまとめ、会員団体に対してサービスの利用料を請求することができる。
【0014】
ここで、ネットワーク4は、一般的な通信手段を用いることが可能である。本実施形態において、一般的に使用されているTCP/IP(トランスミッション・コントロール・プロトコル/インターネット・プロトコル)が使用される。なお、他のプロトコルが使用されてもよい。また、ネットワークは、ローカル・エリア・ネットワークでも、ワイド・エリア・ネットワークでもよい。バーチャル・プライベート・ネットワーク(VPN)やワイヤレス接続のような通信手段も同じように使用可能である。
【0015】
本実施の形態に係る複合機1は、プリンタユニット、スキャナユニットなどの複数の機能を備えた複合機である。しかしながら、スキャナ、コピー機、プリンタ、ファクシミリ等の単体でもよく、それらが組み合わさったものでもよい。また、複合機1は、後述する各機能(例えば、参照、印刷、登録、削除など)を操作するための各種情報を表示できる表示手段を備える。本実施形態においては、ユーザの手操作を認識するタッチパネルディスプレイが採用される。さらに、複合機1は、外部記録メディアが装着され、複合機1との情報をやり取りを可能とするメディアスロットを備える。本メディアスロットは、例えば、USBメモリ、メモリカード、CD‐ROMなどのCD(Compact Disk)メディア、DVD−ROMなどのDVD(Digital Versatile Disk)メディア等の記録媒体を読み込み可能とする。
【0016】
また、複合機1には、ダウンロードしたファイルを「参照」したり「印刷」したりするために、それに対応するアプリケーションがインストールされている。ダウンロード後、対応するアプリケーションは、ファイルを読み込み、1次表示データを生成する。さらに、複合機1には画像プロセッサが搭載され、入手した1次表示データを複合機1の表示手段に適当する2次表示データに変換し、表示手段上に表示する。
【0017】
なお、複合機1は、オフィス内に配置されることはもちろん、例えば、サテライトオフィス、コンビニエンスストア、郵便局などの、外出先に置かれていてもよい。要は、ネットワークを介して、ドキュメント管理サーバ5に接続できるようであればよい。
【0018】
次に、複合機1の構成について、図2を用いて説明する。
【0019】
制御部10は、CPU(Central Processing Unit)等から構成されており、複合機1の全体の制御を行う。また、制御部10は、HDD13等にあらかじめインストールされた所定のアプリケーション(例えば、スプレッドシート表示アプリケーション、文書表示アプリケーション等)を起動して、前記電子ファイルに対する動作(例えば、参照、印刷等)を実行することができる。尚、制御部10が機能する動作の詳細については、後述する。
【0020】
RAM(Random Access Memory)11は、制御部10が行う処理に必要なデータ(例えば、電子ファイルのデータ等)を一時的に格納する揮発性メモリである。
【0021】
ROM(Read Only Memory)12は、制御部10が複合機1の全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。例えば、ROM12は、制御部10がネットワーク4に接続されたドキュメント管理サーバ5に対して所定の電子ファイルを送信することを要求し、当該電子ファイルを受け取るための制御を行うプログラム等が格納されている。
【0022】
I/F(InterFace)15は、タッチパネル23等の入力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、タッチパネル23の所定の場所に手で触れる等によって、複合機1に対して必要な情報を入力することができる。
また、I/F15は、LCD(Liquid Crystal Display)22等の出力装置とのインタフェース機能を備える。ユーザは、LCD22に表示される画像やメッセージ等を見ることによって、複合機1の動作状態(具体的には、例えば、印刷設定の詳細、表示設定の詳細、エラーメッセージ等)を知ることができる。ここで、LCD22は、ドットマトリクスタイプの表示素子であり、任意の文字、記号、数字、図形を表示することが可能である。ただし、一般的に、中サイズの画面サイズを有する。
尚、I/F15は、キーボード、マウス等の入力装置を含んでいてもよい。
【0023】
外部メディアI/F14は、CDメディア、DVDメディア、USBメモリ、メモリカード等の各種保存媒体を用いてデータの読み書きを行うための各種装置とのインタフェースである。
【0024】
HDD(Hard Disk Drive)13は、制御部10が所定の動作をするために必要なデータ等を格納する。例えば、HDD13は、電子ファイルのファイル形式に対応して、所定の処理を行うことを示す情報を格納する。また、HDD13は、複合機1が電子ファイルに対する各種の動作(例えば、参照、印刷など)を実行するための所定のソフトウェアアプリケーションが格納されている。そして、制御部10は、HDD13に格納された当該所定のソフトウェアアプリケーションを読み出してRAM11に展開し、当該所定のソフトウェアアプリケーションを用いて電子ファイルに対する各種の動作を実行することができる。尚、本実施の形態では、前記所定のソフトウェアアプリケーションはHDD13に格納されるが、ROM12に格納されていてもよい。
【0025】
通信部16は、NIC(Network Interface Card)やモデムから構成され、ネットワーク4と電話回線網(ファクシミリ回線網)6とに接続するためのインタフェースと、を備え、ネットワーク4との間で、TCP/IPプロトコルに基づく通信を行い、また、電話回線網との間でファクシミリ通信を行う。通信部16は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。なお、ファクシミリ機能を備えない複合機1については、電話回線網6に接続されなくてもよい。
【0026】
システムバス17は、制御部10、RAM11、ROM12、HDD13、外部メディアI/F14、I/F15、通信部16、印刷部18、及び、スキャナ部19との間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
【0027】
印刷部18は、電子ファイルのデータ等を印刷する印刷装置を含む。すなわち、ユーザは、例えば前記タッチパネル等の入力装置を用いて操作することによって、所望の電子ファイルのデータを印刷することができる。また、印刷部18は、紙の文書・絵・写真などを複写(コピー)する機能を持つ装置を含む。
【0028】
スキャナ部19は、紙の文書・絵・写真などを読み込み、デジタルデータに変換して保存できるスキャナを含む。
【0029】
尚、本実施の形態に係る複合機1は、具体的には、図3に示すように、給紙部、プリントエンジン等を備え印刷・複写ができる印刷部18、スキャナの機能を持つスキャナ部19を備え、本図には示されていないが、ファクシミリ・通信の機能を持つ通信部16を備えている。
【0030】
図1に示すドキュメント管理サーバ5は、ネットワーク4を介して複合機1、コンピュータ3とに接続され、複合機1、コンピュータ3からのドキュメント操作に関する要求に応じて各種のドキュメント管理を行う。また、ドキュメント管理サーバ5は、図5のように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、認証マネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャなどに接続され、ドキュメント操作に関する要求に基づき情報のやり取りが行われる。
【0031】
より詳細に説明すると、ドキュメント管理サーバ5は、図4に示すように、制御部110、RAM111、ROM112、ファイル格納部113、管理情報格納部114、表示部115、通信部116、及び、バス117を備える。
【0032】
制御部110は、CPU(Central Processing Unit)等から構成されており、ドキュメント管理サーバ5の全体の制御を行う。特に、本実施の形態においては、図5に示すように、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能する。各マネージャの具体的内容については、後述する。
【0033】
RAM(Random Access Memory)111は、制御部110が行う処理に必要なデータ(例えば、電子ファイルやメールののデータ等)を一時的に格納する揮発性メモリである。
【0034】
ROM(Read Only Memory)112は、制御部110がドキュメント管理サーバ5全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。この実施の形態では、ROM112は、制御部10が、コンテンツマネージャ、会員リストマネージャ、アクセス制限マネージャ、メール送信マネージャ、アクセス制限マネージャ、ファイル履歴マネージャ、ログ管理マネージャ、請求システムマネージャ等として機能するための動作プログラム等が格納されている。
【0035】
ファイル格納部113は、ハードディスク装置などから構成され、このドキュメント管理サーバ5が管理するドキュメント(文書、表、図など)を格納する。
【0036】
管理情報格納部114は、ハードディスク装置等から構成され、このドキュメント管理サーバ5の管理情報を格納する。たとえば、図8に示すように、あらかじめ利用登録しているユーザのユーザID(ユーザ識別情報)をキーとして、パスワード、氏名、所属団体、請求先、使用履歴情報などが、1又は複数のレコードに登録されている。
【0037】
ここで、ユーザIDは、利用者を特定する識別情報である。パスワードは、ユーザ(複合機1又はPC2を正に利用しようとしている者)の認証情報である。氏名は、そのユーザの氏名である。所属団体は、そのユーザの所属団体に関する情報である。請求先は、そのユーザの利用料を請求する相手を特定する情報である。ニックネームは、例えば、電子メールの本文に挿入され、電子メールの送信者を判別可能とするための情報である。即ち、複合機1とPC3からの依頼に基づいてドキュメント管理サーバ5が電子メールを送信すると、電子メールの送信欄には、ドキュメント管理サーバ5の電子メールアドレスが設定され、受信者は本来の送信者(その電子メールが送られてくる原因を作った人)を特定できない。そこで、本実施の形態では、ドキュメント管理サーバ5がメール本文中に、このニックネームを挿入し、送信者がわかるようにする。なお、ニックネームは、メールアドレスや本名でもよい。請求先は、そのユーザの使用料の請求先である。e−mailアドレスは、データやファイルの送信した際、その結果(特に、失敗)を通知するアドレスである。連絡先は、電話番号、ファクシミリ番号、個人のe−mailアドレスなどである。
また、使用履歴情報は、そのユーザの利用履歴である。課金情報は、そのユーザのシステム使用料に関する情報である。
【0038】
表示部115は、LCD(Liquid Crystal Display)等の出力装置を含む。
入力部116は、任意のデータ・情報を入力する。
通信部117は、NIC(Network Interface Card)等から構成されており、ドキュメント管理サーバ5をネットワーク4に接続するためのインタフェースである。通信部117は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。
【0039】
システムバス118は、制御部110、RAM111、ROM112、ファイル格納部113、管理情報格納部114、表示部115、入力部116、通信部117、の間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
【0040】
次に、制御部110が、ROM112に格納されているプログラムを実行することにより実現する、図5に示す各マネージャの機能を説明する。
【0041】
コンテンツマネージャは、図6に示すように、1つあるいは複数のストレージテバイス(ファイル格納部113)に接続でき、電子ファイル(ファイル)を保管できる。各ファイルは、ストレージデバイスに作成されるフォルダ内に保管される。フォルダは、ファイル操作や閲覧制限に関するアクセス権によりいくつかの種類のフォルダを備えてもよい。また、保管している各ファイルに対して、「受領確認」「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの各種の通知サービスを設定できる。
【0042】
会員リストマネージャは、図8(a)に示すように、管理情報格納部114に会員内の全てのユーザ情報を示す企業会員リストと、会員内の各ユーザがそれぞれ設定できる個人グループ帳とを保管する。
【0043】
企業会員リストには、図8(b)に示すように、全ての会員(ユーザ)についてそれぞれ、ユーザID、パスワード、氏名、所属団体(企業等)、ニックネーム、請求先、Eメールアドレス、連絡先(住所、電話番号、ファックス番号、ネットワークアドレス(例えば、ノーツメールアドレスを指す))などが保管される。また、個人グループ帳には、図7に示すように、複数のグループ化されたリスト(グループリスト)が登録可能である。各グループリストには、図7に示すように、企業会員リストに登録された会員情報をコピーしたり、コンピュータなどを使用してユーザがインプットしたりして、氏名、所属団体、連絡先などの任意の情報を保管することができる。
【0044】
認証マネージャは、複合機1、コンピュータ3からログイン情報を入力し、ユーザIDとパスワードの対がユーザ情報に登録されているか否かを判別することにより、ユーザの認証を行う。さらに、認証結果を返答する。
【0045】
アクセス制限マネージャは、ユーザからのファイルやフォルダのアクセスを制限する。ユーザからファイルやフォルダの参照要求があると、当該ユーザに許可されたフォルダおよびファイルのみを情報端末に送信する。
【0046】
コンピュータ3等のモニタで表示されるフォルダ名は、例えば、図6のように、「企業フォルダ」、「マイフォルダ」である。しかしながら、コンテンツマネージャには、必ずしも当該名前で保管しておく必要はない。すなわち、「企業フォルダ」を「企業コード(例:COM0001)」で、「マイフォルダ」を「ユーザID(例:USER0001)」で、保管していてもよい。その場合、コンピュータ3等にファイル名やフォルダ名を送信するときに、名前を変換する変換手段を設ければよい。このように構成することにより、コンピュータ3等でファイル名やフォルダ名を見やすくすることができる。
【0047】
メール送信マネージャは、ユーザの指示やコンテンツマネージャからの指示に従ってメールを作成し、メールサーバを介してユーザに通知する。
【0048】
ファイル履歴マネージャは、ファイルの履歴を保管し、管理する。
ログ管理マネージャは、ネットワーク4を介して複合機1、コンピュータ3と接続可能であり、後述するサービスの利用に係る履歴を例えば、図8(c)に示すように、保管する。本履歴情報は、請求システムマネージャに送信される。
請求システムマネージャは、上述したログ管理マネージャからの履歴情報を元に、例えば、決済期間内の、ユーザ別の使用履歴を判別し、図8(d)に示すような内容に応じた単価などを参照して請求情報を作成する。
【0049】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、電子ファイルの管理について、図6を用いて説明する。
【0050】
ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、ストレージデバイス(ファイル格納部)内のフォルダ内に電子ファイル(ファイル)を保管する。また、ユーザ又は管理者は、フォルダ内にもフォルダを作成することができ、登録するファイルを例えば用途別に分類することできる。なお、ストレージデバイス内には、本実施形態では、「企業フォルダ」、「グループフォルダ」、「マイフォルダ」を作成可能とする。
【0051】
企業フォルダは、会員リスト上にある全ユーザがこのフォルダ内のファイルを操作することができる。よって、会員の全ユーザがファイルを共有できる。
【0052】
グループフォルダは、会員内のユーザからフォルダ利用者を選択し、ファイルやフォルダを操作することができる。すなわち、全ユーザが当該フォルダを操作できるわけではない。このグループフォルダは、管理者が最初に作成して、同時に(又はその後で)利用できるユーザを設定し、その後は、利用できるユーザは自由にフォルダやファイルを作成したり削除したりすることができる。
【0053】
マイフォルダは、会員内のユーザのみで利用するためのフォルダである。このフォルダは、初めてコンピュータ3を使ってログインしたときに、自動的にストレージデバイス内に作成される。マイフォルダ内においては、ユーザ本人のみファイルやフォルダの操作が可能である。なお、マイフォルダは、初期状態において予め作成しておいてもよい。しかしながら、本実施形態においては、ドキュメント管理サーバ5に初めてログインしたときに、マイフォルダの作成を行うようにしている。なお、本実施形態においては、初めてのログインはコンピュータ3からのみを許可し、複合機1からのログインを許可しないようにしている。
【0054】
さらに、コンテンツマネージャは、保管している各ファイルに対して、「受領確認」、「登録状況お知らせメール」、「自分お知らせメール」などの通知サービスを設定できる。「受領確認」の設定がされていると、設定したファイルのACL(アクセスコントロールリスト)に設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「登録状況お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルの操作を検出したとき、当該ファイルのACLに設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。「自分お知らせメール」の設定がされていると、設定したファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザIDを設定する。そして、当該ファイルの操作を検出したとき、「自分お知らせメール」を設定したユーザに対してメールで通知すべく、メール送信マネージャに通知する。
【0055】
ここで、前記ACLは、例えば図6(b)に示すような情報を含んでいる。本図の場合、アクセス権限を設定する電子ファイル(又は電子フォルダ)のファイルID(又はフォルダID)と、アクセス制限の内容を示す情報を含む。
【0056】
なお、コンテンツマネージャは、保管するファイルに対応するサムネイル表示用のファイルを作成し、保管しておいてもよい。このように構成することにより、後述する「参照」機能の利用時において、まずサムネイル表示用のファイルを複合機1、コンピュータ3に転送し、表示するように構成することで、ユーザが間違えてファイルを選択したことによる無駄なダウンロードを防げる。
なお、上述したファイルの操作は、以下説明するアクセス制限手段によりアクセス権が設定可能である。
【0057】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、ファイルやフォルダのセキュリティとアクセス権について説明する。
【0058】
ドキュメント管理サーバ5のアクセス制限マネージャは、前記ACL(アクセスコントロールリスト)に基づき電子フォルダや電子ファイルの利用者を制限する。アクセス制限マネージャにより、電子フォルダや電子ファイルの閲覧、修正、登録、削除、印刷(これらを1つ、またはまとめて操作という)を制限できる。このように、アクセス権を持つ利用者を個別に設定することで、電子フォルダや電子ファイルの共有や閲覧ができる利用者を制限したり、文書の改ざんを防ぐことができる。なお、アクセス制限マネージャは、各電子フォルダ、各電子ファイルそれぞれのアクセス権を、前記ACLに設定しておき、それに基づいてアクセスを制限する。
【0059】
本実施形態においては、初期状態において、企業フォルダや企業フォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権が、会員内のユーザ全員に与えられる。また、マイフォルダやマイフォルダ内にあるファイルの操作に係るアクセス権は、当該ユーザのみに与えられる。さらに、グループフォルダやグループフォルダ内にある電子ファイルの操作に係るアクセス権は、当該グループに登録されたユーザのみに与えられる。
【0060】
アクセス制限マネージャは、新しい電子フォルダや電子ファイルを作成した場合、上位電子フォルダの前記ACLを自動的に引き継ぐよう設定する。また、企業フォルダ内の電子ファイルに関する前記ACLは、複合機1、コンピュータ3が備える入力手段からの設定情報の入力により、1つ又は複数のユーザヘアクセス権を付与するように設定できる。
【0061】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、メール送信について説明する。
【0062】
ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャは、コンテンツマネージャからのメール送信依頼や、ユーザからのメール配信依頼に基づき、ユーザや入力したアドレスに対してメールを送信する。なお、送信はメールサーバを介して行われる。メール送信マネージャは、「メール配信」、「受領確認」、「登録状況お知らせメール」、及び、「自分お知らせメール」の各機能を備える。以下、詳述する。
【0063】
図9(a)は、「メール配信」機能を説明するフローチャートである。
「メール配信」とは、複合機1、コンピュータ3からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ5から、会員内のユーザやその他のEメールアドレス(非会員)宛てに、ファイルの登録時(更新時を含む)や会員のいずれかが参照した時にファイル自体を添付してその旨を通知する機能である。複合機1、コンピュータ3は、後述する「登録」(更新を含む)処理、「参照」時において、タッチパネル23を操作する等して、「メール配信」のオプションをONに設定し(ステップS1101;Yes)、送信を希望するアドレス情報を入力する(ステップS1102)。アドレス情報は、ドキュメント管理サーバ5の会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択して入力してもよいし、ユーザが手動操作で入力してもよい。次に、複合機1、コンピュータ3からドキュメント管理サーバ5に対し、「登録」処理、「参照」処理の完了を通知するとともに、「メール配信」の送信依頼と送信先のアドレスを通知する(ステップS1103)。ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャは、当該「メール配信」のオプション設定の通知を受ける(ステップS1104)と、選択されたアドレス宛てにファイル自体を添付したメールを送信すべく、ファイル添付メールを作成して送信する(ステップS1105)。
【0064】
なお、メール本文には、図9(b)に例示するように、メールを送信する契機となったイベントを特定するメッセージ(例えば、Aさんにより添付ドキュメントが新規に登録された、Bさんにより下記ドキュメントが更新された、Cさんにより添付ファイルが参照された、等のメッセージ)を記入する。
【0065】
図10(a)は、「受信確認設定」機能を説明するフローチャートである。また、図11(a)は、「受信確認実行」処理を説明するフローチャートである。
【0066】
「受領確認」機能とは、複合機1、コンピュータ3からの設定に基づき、ドキュメント管理サーバ5から、ドキュメント管理サーバ5が保管しているファイルへのリンク情報を含むメールを送付し、当該メールの受信者がリンク先にアクセスしたときに、受領確認メールを「受領確認」の設定者に対して送付する機能である。
【0067】
複合機1、コンピュータ3は、ファイルの「登録」(更新を含む)、「参照」等の処理内で、「受領確認」のオプションをONに設定(ステップS1201;Yes)できる。
【0068】
複合機1、コンピュータ3は「受領確認」の設定がONに設定されたことをドキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1202)。ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャは、「受領確認」のオプション設定の通知を受けると(ステップS1203)、会員リストマネージャにアクセスして、(1)「受領確認」を設定した設定者の名前を、ログイン時のIDから取得し(ステップS1204)、(2)当該ファイルのACL(アクセスコントロールリスト)に設定されたユーザ(このドキュメントをアクセスすることが認められているユーザ)のアドレスを取得する(ステップS1205)。次に、「受領確認」を設定した設定者の名前、および当該ファイルへのリンク先情報などを追加して図10(b)に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのACLに設定されたユーザのアドレスに対し送信する(ステップS1206)。さらに、ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「受領確認」が設定されたファイルに対して、「受領確認」を設定したユーザのユーザIDを保管する。
【0069】
一方、受領確認付きメールを受信したユーザ(ACLの設定に基づいて、「受領確認」の設定者と同一団体に属すものになる)が、リンク先情報をクリックすると、そのコンピュータはこれを検出し(ステップS1301)、コンピュータ3はキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1302)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、そのファイルをリンク先の端末に送信する共に当該ファイルヘアクセスしたことを検知すると(ステップS1303)、メール送信マネージャに通知する。メール送信マネージャは、「受領確認」を設定したユーザのユーザIDをキーに、会員リストマネージャにアクセスして、当該ファイルヘアクセスしたユーザの名前を入手し(ステップS1304)、送信するメール内にファイルにアクセスしたユーザの名前を挿入して、例えば、図11(b)に示すようなメールを作成し、「受領確認」を設定したユーザのアドレスに送付する(ステップS1305)。メールサーバは、「受信確認」設定をONにしているユーザにメールを配信する。
【0070】
図12(a)は、「登録状況お知らせメール設定」処理を説明するフローチャートである。
「登録状況お知らせメール」とは,ファイルが操作されたときに、当該ファイルのACLに設定された各ユーザのアドレス宛てに、その旨を通知する機能である。
【0071】
複合機1、コンピュータ3は、「登録」、「参照」時の処理時において、「登録状況お知らせメール」のオプションをONに設定する(ステップS1401;Yes)ことができる。コンピュータ3は当該ファイルの「登録状況お知らせメール」設定がONにセットされたことをドキュメント管理サーバに通知する(ステップS1402)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対して、当該オプションの設定情報を保管する(ステップS1403)。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新(ファイルの上書き、削除などを含む)、があるか否かをウォッチングする(ステップS1404)。
或いは、ファイルの更新があったときに、「登録状況お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップS1404に進むようにしてもよい。
【0072】
「登録状況お知らせメール」が設定されたファイルに対してファイルの更新を検知すると(ステップS1404;Yes)、「登録状況お知らせメール」を送信すべく、メール送信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザIDを通知する。次に、メール送信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、(1)ファイルの更新を行ったユーザのユーザIDに対応する名前およびアドレス、および(2)当該ファイルのACLに設定されたユーザのアドレスを入手し(ステップS1405)、送信するメール内に当該名前と、当該ファイルのリンク先を挿入して図12(b)に例示するようなメールを作成し、当該ファイルのACLに設定されたユーザのアドレスに対してメールを送信する(ステップS1406)。なお、ACLに設定されたユーザのうち、「登録状況お知らせメール」の受信設定をONにしているユーザに対してメールを配信するようにしてもよい。ただし、削除等、重要な更新については無条件に全員に通知することが望ましい。
【0073】
図13(a)は、「自分お知らせメール設定」処理を説明するフローチャートである。
「自分お知らせメール」とは、ファイルが操作されると、そのファイルに関しあらかじめ設定されているユーザのアドレス宛てにファイルが更新されたことを通知する機能である。複合機1、コンピュータ3は、設定処理において、ファイルを特定して、「自分お知らせメール」のオプションをONに認定することができる。コンピュータ3は、この設定がなされたことを検知し(ステップS1501;Yes)当該ファイルの「自分お知らせメール」設定がONになったことをドキュメント管理サーバ5に通知する(ステップS1502)。ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、「自分お知らせメール」を設定したユーザのユーザIDを保管する(ステップS1503)。設定後、コンテンツマネージャはユーザからファイルの更新(ファイルの上書き、削除などを含む)、があるか否かをウォッチングする(ステップS1504)。或いは、ファイルの更新があったときに、「自分お知らせメール」が設定されているか否かを判別し、設定されていると判別したときに、ステップS1505に進むようにしてもよい。
【0074】
「自分お知らせメール」が設定されたファイルに対して、ファイルの更新を検知すると(ステップS1504;Yes)、「自分お知らせメール」を送信すべく、メール送信マネージャに対してファイル更新を行ったユーザのユーザIDを通知する。次に、メール送信マネージャは、会員リストマネージャにアクセスして、(1)ファイルの更新を行ったユーザのユーザIDに対応する名前およびアドレス、および(2)「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスを入手し(ステップS1505)、送信するメール内に当該名前と当該ファイルのリンク先を挿入してメールを作成する。そして、「自分お知らせメール」を設定したユーザのアドレスに対してメールを送信送信する(ステップS1506)。前記ユーザは当該メールを受信して、対象の電子ファイルが更新されたことを知る。
【0075】
本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、会員や非会員に関わらず、ファイル自体を添付して通知するよう構成したが、その他の構成でもよい。すなわち、ドキュメント管理サーバ5は、送信先のアドレス情報を受信すると、会員か、非会員かを判断し、会員であれば、リンク付きメールを送付し、非会員であれば、ファイル自体を添付して通知するようにしてもよい。
【0076】
また、本実施形態では、「メール配信」のオプションを設定すると、複合機1、コンピュータ3が会員リストマネージャにアクセスして、アドレス一覧を入手してからアドレスを選択するようにした。しかしながら、送付先が会員である場合は、少なくとも会員のIDや名前を入手するのみでよく、このように構成するとデータの入手が効率化できる。その場合、ドキュメント管理サーバ5は、会員リストマネージャにアクセスして、会員のIDや名前から会員のEメールアドレスを入手してから、当該Eメールアドレスに送信すればよい。
【0077】
さらに、本実施形態では、「受領確認」のオプションを設定すると、メール送信マネージャは会員リストマネージャにアクセスし、予め設定された前記ACLに基づき、「受領確認」付きメールを送信する。このように構成することにより、簡単な操作により、関係者に対してファイルの確認を依頼することができ、ファイルがアクセスされたか否かを知ることができる。
【0078】
また、本実施形態では、「メール配信」による送信先と、「受領確認」による送信先とは異なるよう構成している。すなわち、「メール配信」では会員、非会員を問わずにメールを送信できるが、「受領確認」では会員のみにメールを送信できる。このように構成することにより、非会員がファイルのリンク先が記されたメールを受領したときに、当該リンク先のファイルを閲覧できるように構成する必要がなくなる。よって、セキュリティが確保できる。また、非会員によるファイルのアクセスを禁止するよう構成した場合には、非会員から受領確認を得ることはできなくなる、という不具合がない。このように、本実施例では、セキェリティや操作の面から優れているといえる。
【0079】
さらに、対象ファイルには、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」とが両方設定できる。しかしながら、両方設定している場合、両方のメールを送信するようにすると、同じ趣旨のメールを多数送信することになり、ネットワークに負荷がかかる。そこで、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」との両方が設定されている場合は、一のメールしか送信しないように構成してもよい。また、「登録状況お知らせメール」と「自分お知らせメール」のメールの内容を同一にすれば、一のメールしか送信しないように構成したとしてもユーザの混乱が防げる。
【0080】
次に、本ドキュメント管理システムにおける、ファイルの履歴管理について図14を参照して説明する。
【0081】
ドキュメント管理サーバ5のファイル履歴マネージャは、「履歴管理する」モードが設定されている場合、ファイルの履歴を保存し、管理する。即ち、ファイル履歴マネージャにより、複合機1、コンピュータ3上で表示されるファイル名は同じでありながら、保存した回数に対応した各版のファイルが自動的に保管される。なお、以下の説明では、最新のファイルをバージョン0とする。ユーザは、各版の参照、取り出し、印刷などが可能である。一方、「履歴管理しない」モードが設定されている場合には、履歴の管理を行わず、最新のファイルのみが保存される。なお、ファイルの履歴を管理するか否かは、ファイルの登録時や更新時に設定できる。本実施形態においては、初期状態においては、履歴管理をしないに設定されている。また、後述されるとおり、コンピュータ3からは各履歴のファイル操作が可能だが、複合機1からは各履歴のファイル操作を禁止している。
【0082】
ファイルの履歴管理と、ファイルをメール送信する際の動作の関係を以下に説明する。
ファイル履歴マネージャでファイルの履歴を保存している場合、「メール配信」でユーザにファイルを通知(送信)することができる。複合機1を操作してファイル送信を指示した場合と、コンピュータ3を操作てファイル送信を指示した場合とで、ドキュメント管理サーバ5の動作が異なる。
【0083】
<複合機1からの指示>
○参照時(表示時)、メール配信を行う場合:(ファイルの内容を表示して、表示したファイルを送信する場合)
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイルを添付する。例えば、履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信し、履歴管理ONで最新バージョン以外のバージョンが存在するときでも、常に最新のバージョン0のファイルを送付する。
【0084】
○登録時、メール配信を行う場合:(ファイルを新たに登録して、登録したファイル送信する場合)
参照時と同じ。
【0085】
<コンピュータ3からの操作>
○参照時、バージョンを指定しないでメール配信を行う場合:
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイルを添付する。例えば、履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされていたら、そのファイルを送信する。また、履歴管理ONで最新バージョン以外のバージョンが作成されたときにも、最新のバージョンのファイルを送付する。
【0086】
○参照時、バージョンを指定してメール配信を行う場合:
配信するメールに指定されたバージョン(例えば、0(最新)、1(1つ前)、2、3など)のファイルを添付して送信する。
【0087】
○登録時、メール配信を行う場合:
配信するメールに常に最新のバージョン(つまり、0)のファイル、即ち、今回登録したファイルを添付する。履歴管理OFFで当該ファイルが上書きされたり、履歴管理ONで他のバージョンが作成されたときでも、今回登録した最新のバージョンのファイルを送付する。
【0088】
このように構成することにより、会員内のユーザは、ファイル履歴マネージャで履歴管理をしている特定のバージョンを指定して、所定のユーザに通知することができる。また、常に最新バージョンを通知することもできる。また、特定の情報端末装置(例えば、複合機1)からは履歴管理を行えないようにしたことで、長く占有されることを防ぐ。
【0089】
本実施形態においては、最新のバージョンで通知した場合、一部のファイルが削除されている場合には、残っているうちの最新のバージョンが開く。ただし、全てのバージョンのファイルが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。また、最新以外の特定のバージョンを特定してファイルを送信し、特定のバージョンが削除された場合は、「ファイルがありません。」という趣旨のエラーメッセージを表示するようにする。しかしながら、ファイルの削除を検知したときには、当該メールの送信先に、ファイルが削除された旨のメールを送信するよう構成してもよい。このようにすれば、情報端末からドキュメント管理サーバ5への不要なアクセスが防げる。
また、バージョンを指定して通知した場合においても、当該バージョンが削除されている場合は 最新バージョンを表示するように構成してもよい。
【0090】
次に、複合機1からドキュメント管理サーバ5の各機能を利用する手順を説明する。
まず、初期状態から本システムへの接続処理を説明する。図15は、接続処理を説明するフローチャートである。
【0091】
(オープニング)
複合機1は、電源をONして立ち上がったとき、表示手段(LCD22)にオープニング画面を表示してユーザからの操作を待つ。また、本オープニング画面は、他の画面に移った状態で数分間何ら操作が入力できなかった場合や、各機能の終了を入力した場合に表示される。本実施形態では、図16(a)に示すように、サービスの開始を指示するためのTouchHereボタン(開始ボタン)が画面中央部に配置され、ユーザの入力を待機している。
【0092】
(機能選択)
開始ボタンが押圧されると、制御部10は、図15のフローの処理を開始する。まず、制御部10は、図16(b)に示すように、LCD22に機能選択画面を表示して(ステップS1501)、ユーザからの入力を待つ。本実施形態においては、機能選択画面で各機能を選択すると(ステップS1502;Yes)、図16(c)に示すように、「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。各機能ボタンへの押圧を入力すると、ネットワーク4を介してドキュメント管理サーバ5に機能選択情報を通知する。
【0093】
(ログイン)
各機能ボタンの押圧を検出すると、制御部10は、図16(d)に示すように、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ(ステップS1503)。ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザID」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ5に送信し、認証結果を待つ。
【0094】
ドキュメント管理サーバ5は、送信されたユーザIDとパスワードとを用いて、図5の認証マネージャに対して認証を行う。認証がOKであれば、ドキュメント管理サーバ5は、ユーザIDと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図4の管理情報格納部114に格納し、複合機1に認証がOKであるという通知を送信する。なお、認証がNGであれば、その旨の通知を複合機1に送信する。
【0095】
認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1504;Yes)、複合機1の制御部10は、後述する各機能に応じたソフトウェアアプリケーションを、HDD13から読み出して実行し、各機能に対応する操作画面をLCD22に表示する。すなわち、制御部10は、選択された各機能を実行する(ステップS1505)。
【0096】
なお、認証がNGであるとの通知を受けると(ステップS1504;No)、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
【0097】
(ログオフ)
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」等の各機能が終了すると(ステップS1506;Yes)、各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する。そして、ドキュメント管理サーバ5は強制的にログオフし、この処理を終了する(ステップS1507)。
【0098】
ログオフを行うと、ドキュメント管理サーバ5は、ログイン時に保存したユーザIDと、当該ユーザが選択した機能とを関連づけた情報を、図4の管理情報格納部114から削除し、複合機1にログオフが完了した旨を送信する。複合機1は、ドキュメント管理サーバ5から、ログオフ完了を受信し、図15(a)のTouchHereボタンが表示される画面をLCD22に表示する。すなわち、ログオフ後、ユーザが機能を新たに使うたびに、複合機1は、ドキュメント管理システムへの認証を要求する。
【0099】
このように、サービスが終了すると、強制的にログオフするので、サービス提供後に確実にログオフすることができる。このため、サービス提供後にログオフを忘れることがなくなり、他のユーザの利用したサービス利用料金が課金されるという問題がなくなる。
【0100】
次に、各機能を説明する。
「MFPからの登録」機能とは、複合機1が備えるスキャナによって紙などの文書をスキャンし、スキャンした面像データをドキュメント管理サーバ5に保管したり、複合機1の外部メディアI/F14に接続される装置に装着された記録メディアに保管する機能である。また、複合機1の外部メディアI/F14に接続される装置に装着された記録メディアに保管されている電子ファイルを、ドキュメント管理サーバ5に保管する機能である。以下、詳述する。
【0101】
図17は、複合機1の「MFPからの登録」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面(図16(c))上で「MFPからの登録」を選択すると、制御部10は、図17のフローの処理を開始し(ステップS1601)、まず、図16(d)の画面を用いた認証を処理を行い、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1602;Yes)、複合機1は、(A)スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイルか、または(B)複合機1の外部メディアI/F14に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルか、を選択するための図16(e)に示すような画面をLCD22から構成される表示手段上に表示し、ユーザによる入力を待機する。
【0102】
「(A)スキャナにセットされた紙などの文書」が選択されると(ステップS1603;Yes)、複合機1はスキャナ部19を駆動して、データを読み込み、当該データを含む電子ファイルを生成する(ステップS1604)。一方、「(B)記録メディア」が選択されると(ステップS1603;NoかつステップS1605;Yes)、記録メディア20,21から電子ファイルを読み込む(ステップS1606)。
【0103】
次に、複合機1(制御部10)は、図16(f)の画面を表示して(a)ドキュメント管理サーバ5への保管か、または(b)複合機1に装着された記録メディア20や21への保管か、をユーザに選択させる。
【0104】
「ドキュメント管理サーバ5への保管」が選択されると(ステップS1607;Yes)、複合機1は選択された電子ファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1608)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1607;NoかつステップS1609;Yes)、装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1610)。
【0105】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、当該選択された電子フォルダに保管すべく、(A)スキャナにセットされた紙などの文書をスキャンして得られる画像ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む(ステップS1612)。そして、当該電子ファイルをドキュメント管理サーバ5に送信する(ステップS1613)。
【0106】
ドキュメント管理サーバ5のコンテンツマネージャは、送信された電子ファイルを受信すると、指定されたフォルダにこれを登録する。この際、アクセス制限マネージャがACLを設定し、また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、LCD22の表示画面上に料金を表示する(ステップS1614)。
【0107】
尚、「MFPからの登録」機能の使用時において、(A)スキャナにセットされた紙などの文書から得られる画像データ、が選択されると、スキャナ条件の設定画面が表示され、スキャナ条件を設定できるようにしてもよい。スキャナ条件は、原稿種類(スキャンする原稿の種類)、天地識別(原稿の上下を自動識別)、原稿紙枚数(スキャンする原稿の枚数)、保存形式(スキャン後に保存するファイルの形式)、読み取り解像度(スキャン時の解像度)、原稿面(原稿が片面か両面か)、画質(カラーでスキャンし保存するときの画質と圧縮率)、などを設定可能としてもよい。
【0108】
本実施形態では、「MFPからの登録」機能の使用時において、(a)ドキュメント管理サーバ5への保管、が選択されると、図16(g)〜(j)に例示するような、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有(会員全員にアクセス権を与える)、履歴管理(ファイルの履歴を管理する)、登録有効期限(保存するファイルの有効期限を設定する)、メール配信(ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する)、受領確認(ファイルの保管と同時に、当該ファイルのACLに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメールが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される)、登録状況お知らせ通知(ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときにACLに設定されている人全員に通知する)などを設定可能としてもよい。
【0109】
次に、「MFPからの印刷」機能について説明する。「MFPからの印刷」機能とは、ドキュメント管理サーバ5のファイル格納部113に保管された電子ファイル、又は、複合機1に装着された記録メディア20,21内に保管された電子ファイルを、複合機1の印刷部18が含む印刷装置によって、紙などの記録媒体上に印刷する機能である。
【0110】
図18は、複合機1の「MFPからの印刷」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面(図16(c))上で「MFPからの印刷」が選択されると、制御部10は、図18のフローを開始し(ステップS1701)、図16(d)の認証画面を用いた認証処理により認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1702;Yes)、複合機1は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。ユーザは表示画面を操作することによって、(a)ドキュメント管理サーバ5のファイル格納部113に保管された電子ファイルの印刷か、または(b)複合機1に装着された記録メディア20,21に保管された電子ファイルの印刷か、が選択できる。
【0111】
「ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS1703;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1704)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1703;NoかつステップS1705;Yes)、複合機1は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1706)。
【0112】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、(A)ドキュメント管理サーバ5の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む(ステップS1707)。
【0113】
ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権をチェックし、アクセス権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機1に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが印刷されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴を管理する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。
【0114】
複合機1は、記憶メディア20,21から読み出した電子ファイル又はドキュメント管理サーバ5から送信されて来た電子ファイルを印刷する(ステップS1708)。
【0115】
複合機1は、当該電子ファイルの印刷後、印刷枚数、印刷サイズ等、印刷処理の内容を特定する情報を、ドキュメント管理サーバ5に送信する。ドキュメント管理サーバ5の課金システムマネージャは、通知された今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を記憶すると共に今回の請求情報を複合機1に送信する。
【0116】
複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1709)。
なお、請求システムマネージャは、例えば、複合機1から印刷総枚数の通知を受けて、今回の印刷処理1回分の請求額を一括して計算してもよく、或いは、複合機1が一定量(例えば、1シート毎、10シート毎..)印刷する度に、通知を受けて、一定量毎に課金計算を行って、これらの総計を求めることで、今回の印刷処理1回分の請求額を計算してもよい。
【0117】
「MFPからの印刷」機能の使用時において、ファイルが選択されたとき、印刷条件の設定画面が表示され、印刷条件を設定できるようにしてもよい。印刷条件は、カラー選択(白黒印刷かカラー印刷か)、印刷部数(印刷する枚数)、レイアウト(1枚を1頁内に印刷するか、複数枝を1頁内に印刷するか)、印刷サイズ(自動か、又は各用紙サイズを選択する)、印刷面(片面か、両面か)、などを設定可能としてもよい。
【0118】
次に、「MFPからの削除」機能について説明する。「MFPからの削除」とは、複合機1から、ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル、又は、複合機1に装着された記録メディアに保管された電子ファイルにアクセスし、選択された電子ファイルを削除する機能である。
【0119】
図19は、複合機1の「MFPからの削除」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面(図16(c))上で「MFPからの削除」が選択されると、制御部10は、図19の処理を開始し(ステップS1801)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1802;Yes)、複合機1は、電子ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、(a)ドキュメント管理サーバ5に保管されているファイルの削除か、または(b)複合機1に装着された記録メディアに保管されているファイルの削除か、が選択できる。
【0120】
「ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS1803;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1804)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1803;NoかつステップS1805;Yes)、複合機1は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1806)。
【0121】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、(A)ドキュメント管理サーバ5の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む(ステップS1807)。
【0122】
なお、ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権をチェックし、削除する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機1に送信する。さらに、複合機1は当該電子ファイルの内容をプレビュー等によって表示する(ステップS1808)。そして、ユーザによって、削除することが選択されると(ステップS1809;Yes)、複合機1は当該電子ファイルを削除する(ステップS1810)。即ち、記録メディア上のファイルが指定されているときは、外部メディアI/F14を介して記録メディア20,21等に格納されている該当するファイルを削除する。
【0123】
この場合、複合機1は、削除したファイルに関する情報(例えば、ファイル数、各ファイルの容量等)を課金処理用に、ドキュメント管理サーバ5に通知する。ドキュメント管理サーバ5の課金システムマネージャは、通知内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1811)。
【0124】
一方、ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルが指定されている場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権を必要に応じて再度チェックし、削除権があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを削除する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが削除されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。また、ファイル履歴マネージャがファイルの履歴管理(バージョン情報の更新等)を行う。さらに、課金システムマネージャが、今回の処理内容と予め登録されている処理単価とに基づいて課金金額を求め、この課金金額(請求情報)を蓄積する。さらに、求めた今回の請求情報を複合機1に送信する。
【0125】
次に、「MFPからの削除」機能について説明する。「MFPからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ5や複合機1に装着された記録メディア内に保管された電子ファイルを、複合機1の表示手段において表示する機能である。
【0126】
図20は、複合機1の「MFPからの参照」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「MFPからの参照」が選択され(ステップS1901)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS1902)、複合機1は、ファイルが保管されている場所を選択する画面を表示画面に表示する。表示画面により、(a)ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの参照か、または(b)複合機1に装着された記録メディアに保管されたファイルの参照か、が選択できる。
【0127】
「ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS1903;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1904)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS1903;NoかつステップS1905;Yes)、複合機1は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS1906)。
【0128】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、(A)ドキュメント管理サーバ5の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む(ステップS1907)。
なお、ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機1に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。
【0129】
さらに、制御部10は、読み込んだファイルに対応するアプリケーションを、例えば、ファイルの拡張子から判別して、対応するアプリケーションを起動する(ステップS1908)。さらに、制御部10は、起動したアプリケーションを実行して、読み込んだ電子ファイルの内容を、RAM11上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってLCD22に表示する(ステップS1908)。なお、表示メモリエリアに展開する画像を通常のビットマップパターンより粗い(ビットを間引いた)サムネーム画像としてもよい。
【0130】
続いて、制御部10は、当該電子ファイルのデータを表示後、表示したデータの頁数、表示時間等をドキュメント管理サーバ5に通知する。ドキュメント管理サーバは、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機1に通知する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS1909)。
【0131】
「MFPからの参照」機能の使用時において、(a)ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの参照、が選択されると、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、「MFPからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受領確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。
【0132】
次に、「MFPからの取り出し」機能について説明する。「MFPからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルを、複合機1に装着された記録メディアに保管する機能である。
【0133】
図21は、複合機1の「MFPからの取り出し」機能を説明するフローチャートである。
【0134】
上述した機能選択画面上でユーザによって「MFPからの取り出し」が選択され(ステップS2001;Yes)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2002;Yes)、複合機1は、ドキュメント管理サーバ5にアクセスし、フォルダ情報を表示する。
【0135】
「ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイル」が選択されると(ステップS2003;Yes)、複合機1はドキュメント管理サーバ5の選択されたファイル保管場所にアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS2004)。一方、「記録メディア」が選択されると(ステップS2003;NoかつステップS2005;Yes)、複合機1は装着された記録メディアにアクセスし、保存先のフォルダ情報を表示する(ステップS2006)。
【0136】
その後、ユーザによってフォルダ選択が入力されると、(A)ドキュメント管理サーバ5の選択された電子フォルダに保管された電子ファイル、または(B)複合機1に装着された記録メディアに保管された電子ファイルを読み込む(ステップS2007)。なお、ドキュメント管理サーバ5上の電子ファイルを指定した場合、アクセス制限マネージャがACLからそのアクセス権をチェックし、参照する権限があれば、コンテンツマネージャがこの電子ファイルを複合機1に送信する。また、メール送信マネージャは設定に従って、該当電子ファイルが参照されたことを、各登録ユーザにメールで通知する。さらに、ログ管理マネージャがこの一連の処理の履歴情報(ログ)を管理する。
【0137】
さらに、複合機1は当該電子ファイルの内容を、RAM11上に確保している表示メモリエリアに展開し、プレビュー等によってLCD22に表示する(ステップS2008)。当該電子ファイルのデータを表示後、ユーザによって当該電子ファイルを取得することが選択されると(ステップS2008)、複合機1は当該電子ファイルを保存する記録メディア20,21等がユーザによって装着されているかを確認する(ステップS2009)。記録メディアが装着されていると判断された場合(ステップS2010;Yes)、複合機1は当該電子ファイルを指定された前記記録メディア20,21に保存する(ステップS2010)。当該電子ファイルのデータを保存後、制御部10は、保存したデータの量、装置の占有時間等をドキュメント管理サーバ5に通知する。ドキュメント管理サーバ5は、通知に基づいて、課金情報を生成し、複合機1に通知する。複合機1はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2011)。
【0138】
次に、コンピュータ3からドキュメント管理サーバ5の各機能を利用する手順を説明する。
まず、ソフトウェアを立ち上げてから、各機能が選択されるまでを説明する。
【0139】
(ログイン)
ソフトウェアの立ち上げ後、ログイン画面及びパスワード入力画面を表示してユーザからのログイン情報の入力を待つ。例えば、図16(d)に示されるような画面をコンピュータ3に接続されるモニタ等に表示し、ユーザからログイン情報、すなわち「ユーザID」、「パスワード」が入力されると、当該ログイン情報をドキュメント管理サーバ5に送信し、認証結果を待つ。認証がOKであるとの通知を受けると、コンピュータ3は、例えば図16(b)に示すような機能選択画面を、モニタ上に表示する。なお、認証がNGであるとの通知を受けると、機能を操作する画面を表示せずに、再度ログイン情報の入力を促す画面を表示する。
【0140】
(機能選択)
認証がOKであると通知を受けると、コンピュータ3は、ディスプレイ上に機能選択画面を表示し、ユーザからの入力を待つ。機能選択画面上には、「登録」、「参照」、「取り出し」、「削除」の各機能を選択するための、機能ボタンを配置している。マウスポインタによって各機能ボタンの選択を入力すると、ネットワーク4を介してドキュメント管理サーバ5に機能選択情報を通知する。その後、後述する各機能に応じた操作画面をディスプレイに表示する。各機能について、以下詳述する。
【0141】
次に、「PCからの登録」機能について説明する。「PCからの登録」とは、コンピュータ3に保管された電子ファイルをドキュメント管理サーバ5に保管する機能である。
【0142】
図22は、複合機1の「PCからの登録」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「PCからの登録」が選択され(ステップS2101;Yes)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2102;Yes)、コンピュータ3は、コンピュータ3に保管された登録を希望するファイルを選択する画面を、表示画面上に表示する。ユーザによるファイルの選択が入力されると(ステップS2103;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5にアクセスしてフォルダ情報を入手し、表示画面上にフォルダ情報を表示し(ステップS2104)、保存先の電子フォルダを選択させる画面を表示する。ユーザによって保存先の電子フォルダの選択が入力されると(ステップS2105;Yes)、登録する電子ファイルをドキュメント管理サーバ5の当該電子フォルダ内に登録すべく送信する(ステップS2106)。ファイルの送信後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に表示する(ステップS2107)。
【0143】
尚、「PCからの登録」機能の使用時において、上述した「MFPからの登録」と同様、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、ドキュメントの共有(会員全員にアクセス権を与える)、 履歴管理(ファイルの履歴を管理する)、登録有効期限(保存するファイルの有効期眼を設定する)、メール配信(ファイルの登録と同時にファイルを添付したメールを配信する)、受領確認(ファイルの保管と同時に、当該ファイルの前記ACLに設定されている人全員に、ファイルのリンク付きメ−ルが配信され、当該メールを受信した人がリンク先にアクセスしたとき、受領確認メールが送付される)、登録状況お知らせ通知(ファイルの保管と同時に、「登録状況お知らせメール」を通知するように設定し、当該ファイルの操作があったときに前記ACLに設定されている人全員に通知する)などを設定可能としてもよい。
【0144】
また、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの登録時において、ドキュメント管理サーバ5に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作(例えば、マウスの右クリック)を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
【0145】
次に、「PCからの参照」機能について説明する。「PCからの参照」とは、ドキュメント管理サーバ5に保管された電子ファイルを、コンピュータ3のディスプレイ上に表示する機能である。
【0146】
図23は、複合機1の「PCからの参照」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「PCからの参照」が選択され、(ステップS2201;Yes)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2202;Yes)、コンピュータ3は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機1は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する(ステップS2203)。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると(ステップS2204;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から当該電子ファイルを取得する(ステップS2205)。そして、コンピュータ3は所定のビューワ等のソフトウェアを起動して当該電子ファイルを表示する(ステップS2206)。コンピュータ3はユーザによる参照が終了したと判断すると(ステップS2207;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5に終了を通知する(ステップS2208)。その後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2209)。
【0147】
尚、「PCからの参照」機能の使用時において、保管したファイルに設定できる各種の設定画面が表示され、ファイルの登録オプションが設定できる。登録オプションは、上述した「PCからの登録」機能の使用時と同じオプションが設定できる。すなわち、ドキュメントの共有、履歴管理、登録有効期限、メール配信、受領確認、登録状況お知らせ通知、などを設定可能としてもよい。また同様に、登録オプションで履歴管理を選択すると、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルの履歴を管理することができる。すなわち、上述した選択ファイルの「PCからの参照」時においても、ファイルの「PCからの登録」時と同様に、ドキュメント管理サーバ5に保管されているファイルを選択した状態で、所定の操作(例えば、マウスの右クリック)を入力すると、文書履歴の一覧を表示する。
【0148】
次に、「PCからの取り出し」機能について説明する。「PCからの取り出し」とは、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルを、コンピュータ3内に保管する機能である。
【0149】
図24は、複合機1の「PCからの取り出し」機能を説明するフローチャートである。 上述した機能選択画面上でユーザによって「PCからの取り出し」が選択され(ステップS2301;Yes)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2302;Yes)、コンピュータ3は、ドキュメント管理サーバ5にアクセスし、フォルダ情報を表示する(ステップS2303)。コンピュータ3は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機1は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると(ステップS2304;Yes)、コンピュータ3はユーザが電子フォルダを選択できる画面等を表示して、保存先の電子フォルダの入力を受け付ける(ステップS2305)。その後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から、選択された電子フォルダに当該電子ファイルを保存する(ステップS2306)。コンピュータ3は当該電子ファイルを取得後、ドキュメント管理サーバ5に取得終了を通知する(ステップS2307)。その後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2308)。
【0150】
次に、「PCからの削除」機能について説明する。「PCからの削除」とは、ドキュメント管理サーバ5に保管されたファイルを削除する機能である。
【0151】
図25は、複合機1の「PCからの削除」機能を説明するフローチャートである。
上述した機能選択画面上でユーザによって「PCからの削除」が選択され(ステップS2401;Yes)、さらに認証がOKであるとの通知を受けると(ステップS2402;Yes)、コンピュータ3は、ドキュメント管理サーバ5にアクセスし、フォルダ情報を表示する(ステップS2403)。コンピュータ3は、ユーザに対して電子ファイルを選択させる画面を画面上に表示する。つまり複合機1は当該ユーザが参照できる電子フォルダの一覧などを表示する。ユーザによって電子ファイルの選択が入力されると(ステップS2404;Yes)、コンピュータ3は削除を実行するかユーザに確認する画面等を表示して、ユーザによる入力を待つ。当該ユーザから削除することが選択されると(ステップS2405;Yes)、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5に対して当該電子ファイルを削除する要求を出す(ステップS2406)。そして、ドキュメント管理サーバ5によって当該電子ファイルが削除された後、コンピュータ3はドキュメント管理サーバ5から請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示する(ステップS2407)。
【0152】
(ログオフ)
「登録」、「印刷」、「削除」、「参照」、「取り出し」の各サービスの請求情報を受信し、表示画面上に料金を表示すると、コンピュータ3は機能選択画面を表示し、ユーザからの操作を待つ。ユーザがログオフしたいときには、ソフトウェアを終了すればよい。
【0153】
以上説明したとおり、本ドキュメント管理システムは、複合機1やコンピュータ3などの情報端末と接続するドキュメント管理サーバ5を設け、ドキュメント管理サーバ5は、会員の認証を行う認証手段を設けている。そして、ユーザがコンピュータ3を操作して各機能(登録、参照、印刷など)を使用するときには、ドキュメント管理サーバ5は認証手段での認証を要求する。それによりドキュメント管理サーバ5は会員の利用情報の履歴を取得することができ、会員団体に対して適切に課金することができる。
【0154】
例えば、ドキュメント管理サーバ5へのファイルの登録時、および当該ファイルの印刷時において、登録、印刷の利用それぞれにおいて、課金情報を生成することができる。また、複合機1に記録メディアを装着し、当該記録メディアに保管されたファイルを印刷する場合においても(すなわち、複合機上で機能が完結している)、印刷機能の選択時にはドキュメント管理サーバ5への認証を要求する。
【0155】
さらに、複合機1で印刷機能を使用すると、全ページの印刷が完了した時点で複合機からドキュメント管理サーバ5に対して、印刷機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ5は、終了通知を受けると課金情報を生成する。これにより、印刷がスピーデイに行われる。しかしながら、途中で複合機1のネットワークケーブルが外れてしまったときに、適切に課金できない。それを防ぐために、複合機は、各ページの印刷を終了すると、ドキュメント管理サーバに頁印刷の終了を通知するようにすればよい。この場合、印刷のスピードは落ちるが、適切に課金することができる。
【0156】
また、例えば、コンピュータ3からドキュメント管理システムを使用するときには、コンピュータ3にインストールされた標準のブラウザを使用しない。本ドキュメント管理システムを使用する専用のソフトウェアを提供する。これは、各機能の使用時において、ドキュメント管理サーバ5が利用状況を入手し、課金するためである。
【0157】
さらに、「参照」機能の使用時において、参照機能が完了した時点でコンピュータ3等からドキュメント管理サーバ5に対して、参照機能の終了を通知する。ドキュメント管理サーバ5は、終了通知を受けると課金情報を生成する。しかしながら、参照機能がエンドレスに使用され、例えば、複合機1の利用を占有してしまう。これを避けるために、参照機能の利用時間ごと(例えば、10秒ごと)に、複合機1からドキュメント管理サーバ5に対して通知し、参照機能の利用時間に応じて課金するようにしてもよい。
【0158】
また、参照機能が利用できる時間(例えば、3分まで)を制限してもよい。さらに、参照機能の操作(例えば、移動、回転、拡大、縮小操作など)の入力が一定時間ないこと(例えば、3分まで)をもって、参照機能を終了するようにしてもよい。
【0159】
次に、「MFPからの登録」機能の好適な実施例を説明する。
複合機1からファイルの「MFPからの登録」機能を設定し、さらに、登録オプションとして「メール配信」を設定した場合のエラー処理について説明する。
【0160】
ドキュメント管理サーバ5は、「MFPからの登録」機能を使ってファイルをドキュメント管理サーバ5に保管するときにエラー(例.送信の途中でファイル送信が途切れるなど)があることを検知すると、当該複合機1宛てにエラーである旨を通知する。さらに、ドキュメント管理サーバ5のメール送信マネージャから、「メール送信」の送信先にメールを送信するときにエラーがあることを検知すると、会員リストマネージャにアクセスして、当該「メール送信」のオプションを設定した会員に対応するEメールアドレスを入手する。そして、エラーが生じた送信先を通知すべくメールを作成し(例,送信先○○へのメール配信ができ せんでした、など)、当該Eメールアドレス情報とともに送信する。このように構成することにより、エラーメッセージを適切にユーザに通知することができる。
【0161】
次に、複合機1から「MFPからの参照」機能の好適な実施例を説明する。
複合機1のLCD23上で参照するときにおいて、表示された内容は90度ごとに回転操作ができる。この90度の回転は、複合機20にインストールされたアプリケーション上で行っても、2次データを扱う画像プロセッサ上で行ってもよい。しかしながら、画像プロセッサ上で行う方が、1次データから2次データへの変換を必要としない分、効率的である。
【0162】
また、90度の回転基準はいずれの場所でもよい(例えば、左上など)。しかしながら、表示パネルに一部分しか表示されていないときに90度回転すると、表示されていた部分が表示パネル外に移動してしまって見難くなってしまう。そこで、90度の回転の回転基準は、現在表示パネルに表示されている表示部分の中心を基準にして、回転するようにすればよい。
なお、表示パネルに表示されたファイルの拡大、縮小、スクロールなどは便宜行えるようにすればよい。
【0163】
さらに、「MFPからの参照」や「MFPからの印刷」の利用時において、ダウンロードしたファイルが表示できないときに、表示パネル上にエラーである旨を表示するようにしてもよい。しかしながら、これではダウンロードすることが無駄である。これを回避するために、ダウンロードする前にファイルの拡張子(識別情報)をチェックし、拡張子がNGであれば、その時点でエラーを表示するようにすれば劾率よい。
【0164】
また、「MFPからの印刷」機能の使用時において、例えば、スプレッドシートのときは、一番目のシートのみ印刷するようにすれば、無駄なシートが印刷されることは少なくなる。さらに、「MFPからの参照」機能の使用時において、例えば、JPEG(Joint Photographic Experts Group)ファイルのときは、カラー表示の選択はできず、白黒表示の選択しかできないようにすれば、ユーザの操作が容易になる。また、「印刷」機能の使用時において、例えば、文書ファイルのときは、印刷を意図しないようなページが印刷されることがあり、印刷する枚数が予想できない。従って、拡張子等で文書ファイルであると判断したときには、印刷される枚数を表示したり、印刷プレビューを表示すればよい。
【0165】
次に、複合機1やコンピュータ3から、ドキュメント管理サーバ5に「ログイン」するときの好適な実施例を説明する。
複合機1やコンピュータ3は、簡易認証機能を設けてもよい。すなわち、IDやパスワードの桁数が所定数以上入力されないと、ドキュメント管理サーバ5に送信するためのOKボタンが表示されないようにする。このように構成することにより、譲ってID入力や、パスワードを入力してOKボタンを押した場合でも、ドキュメント管理サーバ100にアクセスしてしまい、その間待っていなければならない、という無駄がなくなる。また、ネットワーク負荷が低減できる。
【0166】
本実施例において、上述したとおり複合機1からドキュメント管理サーバ5のサービスを利用する時には、(1)サービス選択(登録、参照、印刷など)、(2)ログイン、の順番で行い、サービスの終了後、強制的にログオフを行う。これにより、ログオフを忘れることはない。
【0167】
本発明の実施の形態にかかるドキュメント管理サーバ5は、専用のシステムによらず、通常のコンピュータシステムを用いて実現可能である。例えば、汎用コンピュータに、上述の処理を実行するためのプログラムを格納した記録媒体(フレキシブルディスク、CD−ROMなど)から当該プログラムをインストールすることにより、上述の処理を実行するドキュメント管理サーバ5を構成することができる。
【0168】
そして、これらのプログラムを供給するための手段は任意である。上述のように所定の記録媒体を介して供給できる他、例えば、通信回線、通信ネットワーク、通信システムなどを介して供給してもよい。この場合、例えば、通信ネットワークの掲示板(BBS)に当該プログラムを掲示し、これをネットワークを介して搬送波に重畳して提供してもよい。そして、このように提供されたプログラムを起動し、OSの制御下で、他のアプリケーションプログラムと同様に実行することにより、上述の処理を実行することができる。
【図面の簡単な説明】
【0169】
【図1】ドキュメント管理システムの概要を説明する図である。
【図2】複合機の構成を説明する図である。
【図3】複合機の外見を示す図である。
【図4】ドキュメント管理サーバの構成を説明する図である。
【図5】ドキュメント管理サーバが持つ機能を説明する図である。
【図6】(a)コンテンツマネージャの機能を説明する図である。(b)アクセスコントロールリストが格納する情報の例を示す図である。
【図7】会員リストマネージャの機能を説明する図である。
【図8】(a)と(b)は、会員リストマネージャが格納する情報の例を示す図であり、(c)は、履歴管理マネージャが格納する情報の例を示す図であり、(d)は、課金マネージャが記憶する情報の例を示す図である。
【図9】(a)は、「メール配信」設定処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図10】(a)は、「受領確認」処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図11】(a)は、「受領確認」実行処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図12】(a)は、「登録状況お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図13】(a)は、「自分お知らせメール」設定処理を説明するフローチャートであり、(b)はこの処理で送信されるメールの例を示す図である。
【図14】ファイル履歴管理の機能を説明する図である。
【図15】本システムへの接続処理を説明するフローチャートである。
【図16】複合機又はコンピュータに接続された表示装置に出力される画面の例を示す図である。
【図17】「複合機からの登録」処理を説明するフローチャートである。
【図18】「複合機からの印刷」処理を説明するフローチャートである。
【図19】「複合機からの削除」処理を説明するフローチャートである。
【図20】「複合機からの参照」処理を説明するフローチャートである。
【図21】「複合機からの取り出し」処理を説明するフローチャートである。
【図22】「PCからの登録」処理を説明するフローチャートである。
【図23】「PCからの参照」処理を説明するフローチャートである。
【図24】「PCからの取り出し」処理を説明するフローチャートである。
【図25】「PCからの削除」処理を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【0170】
1 複合機
3 パーソナルコンピュータ
4 ネットワーク
5 ドキュメント管理サーバ
10 制御部
11 RAM
12 ROM
13 HDD
14 外部メディアI/F
15 I/F
16 通信部
17 システムバス
18 印刷部
19 スキャナ部
20 記録メディア(CD/DVD)
21 記録メディア(メモリカード)
22 LCD
23 タッチパネル
110 制御部
111 RAM
112 ROM
113 ファイル格納部
114 管理情報格納部
115 表示部
116 入力部
117 通信部
【特許請求の範囲】
【請求項1】
情報端末と管理サーバとを備える管理システムであって、
前記情報端末は、
表示パネルと、
ユーザが所望するサービスを選択させる選択画面を前記表示パネルに表示し、ユーザにサービスを選択させる選択手段と、
前記選択手段によりサービスが選択されると、前記表示パネルにログイン画面を表示し、ユーザにログイン情報を入力させるログイン情報入力手段と、
前記ログイン情報入力手段により入力されたログイン情報を前記管理サーバに送信する送信手段と、
前記管理サーバからログイン結果に関する情報を受信し、当該受信した情報からユーザが正当なユーザであると認められると、前記選択手段により選択されたサービスをユーザに提供するサービス提供手段と、を備え、
前記管理サーバは、前記サービス提供手段によりサービスが提供されると、当該ユーザの本システムへのアクセスを終了させるログオフ手段を備える、ことを特徴とする管理システム。
【請求項2】
前記ログオフ手段によりユーザの本システムへのアクセスを強制的に終了させた後、前記選択画面を前記表示パネルに表示し、再びユーザにサービスを選択させる再選択手段を、さらに備える、ことを特徴とする請求項1に記載の管理システム。
【請求項3】
ユーザが所望するサービスを選択させる選択画面を情報端末の表示パネルに表示し、ユーザにサービスを選択させる選択ステップと、
前記選択ステップでサービスが選択されると、前記表示パネルにログイン画面を表示し、ユーザにログイン情報を入力させるログイン情報入力ステップと、
前記ログイン情報入力ステップで入力されたログイン情報を前記管理サーバに送信する送信ステップと、
前記管理サーバからログイン結果に関する情報を受信し、当該受信した情報からユーザが正当なユーザであると認められると、前記選択ステップで選択されたサービスをユーザに提供するサービス提供ステップと、
前記サービス提供ステップでサービスが提供されると、当該ユーザの本システムへのアクセスを終了させるログオフステップと、
を備える、ことを特徴とする管理方法。
【請求項4】
情報端末と管理サーバとを備える管理システムとして機能させるプログラムでって、
コンピュータを
ユーザが所望するサービスを選択させる選択画面を前記情報端末の表示パネルに表示し、ユーザにサービスを選択させる選択手段、
前記選択手段によりサービスが選択されると、前記表示パネルにログイン画面を表示し、ユーザにログイン情報を入力させるログイン情報入力手段、
前記ログイン情報入力手段により入力されたログイン情報を前記管理サーバに送信する送信手段、
前記管理サーバからログイン結果に関する情報を受信し、当該受信した情報からユーザが正当なユーザであると認められると、前記選択手段により選択されたサービスをユーザに提供するサービス提供手段、
前記サービス提供手段によりサービスが提供されると、当該ユーザの本システムへのアクセスを終了させるログオフ手段、
として機能させるためのプログラム。
【請求項1】
情報端末と管理サーバとを備える管理システムであって、
前記情報端末は、
表示パネルと、
ユーザが所望するサービスを選択させる選択画面を前記表示パネルに表示し、ユーザにサービスを選択させる選択手段と、
前記選択手段によりサービスが選択されると、前記表示パネルにログイン画面を表示し、ユーザにログイン情報を入力させるログイン情報入力手段と、
前記ログイン情報入力手段により入力されたログイン情報を前記管理サーバに送信する送信手段と、
前記管理サーバからログイン結果に関する情報を受信し、当該受信した情報からユーザが正当なユーザであると認められると、前記選択手段により選択されたサービスをユーザに提供するサービス提供手段と、を備え、
前記管理サーバは、前記サービス提供手段によりサービスが提供されると、当該ユーザの本システムへのアクセスを終了させるログオフ手段を備える、ことを特徴とする管理システム。
【請求項2】
前記ログオフ手段によりユーザの本システムへのアクセスを強制的に終了させた後、前記選択画面を前記表示パネルに表示し、再びユーザにサービスを選択させる再選択手段を、さらに備える、ことを特徴とする請求項1に記載の管理システム。
【請求項3】
ユーザが所望するサービスを選択させる選択画面を情報端末の表示パネルに表示し、ユーザにサービスを選択させる選択ステップと、
前記選択ステップでサービスが選択されると、前記表示パネルにログイン画面を表示し、ユーザにログイン情報を入力させるログイン情報入力ステップと、
前記ログイン情報入力ステップで入力されたログイン情報を前記管理サーバに送信する送信ステップと、
前記管理サーバからログイン結果に関する情報を受信し、当該受信した情報からユーザが正当なユーザであると認められると、前記選択ステップで選択されたサービスをユーザに提供するサービス提供ステップと、
前記サービス提供ステップでサービスが提供されると、当該ユーザの本システムへのアクセスを終了させるログオフステップと、
を備える、ことを特徴とする管理方法。
【請求項4】
情報端末と管理サーバとを備える管理システムとして機能させるプログラムでって、
コンピュータを
ユーザが所望するサービスを選択させる選択画面を前記情報端末の表示パネルに表示し、ユーザにサービスを選択させる選択手段、
前記選択手段によりサービスが選択されると、前記表示パネルにログイン画面を表示し、ユーザにログイン情報を入力させるログイン情報入力手段、
前記ログイン情報入力手段により入力されたログイン情報を前記管理サーバに送信する送信手段、
前記管理サーバからログイン結果に関する情報を受信し、当該受信した情報からユーザが正当なユーザであると認められると、前記選択手段により選択されたサービスをユーザに提供するサービス提供手段、
前記サービス提供手段によりサービスが提供されると、当該ユーザの本システムへのアクセスを終了させるログオフ手段、
として機能させるためのプログラム。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】
【図20】
【図21】
【図22】
【図23】
【図24】
【図25】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】
【図20】
【図21】
【図22】
【図23】
【図24】
【図25】
【公開番号】特開2006−338212(P2006−338212A)
【公開日】平成18年12月14日(2006.12.14)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2005−160773(P2005−160773)
【出願日】平成17年5月31日(2005.5.31)
【出願人】(000006747)株式会社リコー (37,907)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成18年12月14日(2006.12.14)
【国際特許分類】
【出願日】平成17年5月31日(2005.5.31)
【出願人】(000006747)株式会社リコー (37,907)
【Fターム(参考)】
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