ＦＡＸサーバおよびプログラム
【課題】ＦＡＸ送信において不適切な内容を含む文書の送信を防ぐためのＦＡＸサーバおよびプログラムを提供する。
【解決手段】ＦＡＸサーバ１００は、ＦＡＸ用送信文書を送信側ＦＡＸ装置３０から受け取ると、ＦＡＸ送付状に印刷されたバーコードから承認者に関連する情報を読み取る。さらに、送信文書の全ページを承認者に提示して送信可否の判断を依頼する。送信が承認された場合には送信文書を受信側ＦＡＸ装置４０に送信し、送信が棄却された場合には送信を行わずにエラー情報を出力する。
【解決手段】ＦＡＸサーバ１００は、ＦＡＸ用送信文書を送信側ＦＡＸ装置３０から受け取ると、ＦＡＸ送付状に印刷されたバーコードから承認者に関連する情報を読み取る。さらに、送信文書の全ページを承認者に提示して送信可否の判断を依頼する。送信が承認された場合には送信文書を受信側ＦＡＸ装置４０に送信し、送信が棄却された場合には送信を行わずにエラー情報を出力する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクシミリ装置間で送受信されるＦＡＸ文書を仲介するＦＡＸサーバおよびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ファクシミリ（以下「ＦＡＸ」と略記）装置によるデータ送信において、誤送信を防ぐための技術として様々なものが知られている。たとえば特許文献１は、送信者が宛先のＦＡＸ装置の番号を間違えたことによる誤発信を防ぐ技術の例を開示している。この技術は、２次元コードに宛先のＦＡＸ番号をコード化しておき、ＦＡＸ装置がこれを読み取って用いるというものである。
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−１１０４２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来のシステムでは、番号違いによる誤送信を防ぐことはできても、それ以外の誤送信を防ぐことができなかった。たとえば、宛先番号は送信者が意図したとおりに正しく指定されているが、送信すべき文書そのものの内容が不適切であるという誤送信である。このような誤送信には、送信すべき文書そのものを取り違えてしまった場合や、機密上の理由等で社外に送信すべきでない内容を含む文書を送信してしまった場合などが含まれる。
【０００５】
この発明は、このような問題点を解決するためになされたものであり、ＦＡＸ送信において不適切な内容を含む文書の送信を防ぐためのＦＡＸサーバおよびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述の問題点を解決するため、この発明に係るＦＡＸサーバは、送信側ＦＡＸ装置から受信側ＦＡＸ装置へと送信されるＦＡＸ文書を仲介する、ＦＡＸサーバであって、送信側ＦＡＸ装置から送信されるＦＡＸ文書を受信する機能と、ＦＡＸ文書に印刷されたバーコードを読み取って、承認者に関する情報を取得する機能と、承認者に関する情報に基づいて、ＦＡＸ文書を承認者に送信する機能と、承認者からの入力に基づいて、ＦＡＸ文書を受信側ＦＡＸ装置へと送信するか否かを決定する機能と、送信すると決定した場合にＦＡＸ文書を受信側ＦＡＸ装置に送信する機能とを備える。
【０００７】
承認者に関する情報は、承認者の電子メールアドレスと、承認者を認証するための承認コードとを含んでもよい。
承認者に関する情報は、承認者を識別するための承認者ＩＤを含み、ＦＡＸサーバは、承認者ＩＤと、承認者に対応する承認コードとを関連付けて記憶する機能を有してもよい。
ＦＡＸサーバは、バーコードを読み取って、送信文書の送信先に関する情報をさらに取得してもよい。
バーコードはＱＲコード（登録商標）であってもよい。
承認者に関する情報は暗号化されており、ＦＡＸサーバは、バーコードを読み取って、暗号化された承認者に関する情報を取得し、これを復号して承認者に関する情報を取得してもよい。
また、この発明に係るプログラムは、コンピュータを、上述のＦＡＸサーバとして機能させる。
【発明の効果】
【０００８】
この発明に係るＦＡＸサーバおよびプログラムによれば、送信用ＦＡＸ文書に印刷されたバーコードの内容に応じて、そのＦＡＸ文書に関する情報を承認者に提示し、送信の承認または棄却の入力を承認者に促し、この入力に応じて送信を行うか否かを決定する。このため、承認者は文書の送信前に、そのＦＡＸ文書の内容を確認して承認の判断をすることができ、不適切な内容を含む文書の送信を防ぐことができる。たとえば、送信すべき文書の取り違えや、機密情報を誤って送信してしまうことを防ぐことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、この発明の実施の形態を添付図面に基づいて説明する。
実施の形態１．
図１に、本発明に係るＦＡＸサーバ１００を含む構成を示す。ＦＡＸサーバ１００は、送信側ＦＡＸ装置から受信側ＦＡＸ装置へと送信されるＦＡＸ文書を仲介する装置である。なお、送信される対象は実際にはＦＡＸ文書そのものではなくＦＡＸ文書を表すデータであるが、本明細書では簡明のためこれを単にＦＡＸ文書と表記する場合がある。
ＦＡＸサーバ１００は周知のコンピュータとしての構成を有する。すなわち、図示しないが、演算を行う演算手段と、情報を格納する記憶手段とを備える。演算手段はＣＰＵ（中央処理装置）を含み、記憶手段は半導体メモリおよびＨＤＤ（ハードディスクドライブ）を含む。記憶手段はプログラムを格納し、演算手段がこのプログラムを実行することによって、ＦＡＸサーバ１００は本明細書に記載される機能を実現する。
【００１０】
ＦＡＸサーバ１００は、ＬＡＮ５１を介して、承認用端末１０およびプリンタ２０と通信可能に接続されている。承認用端末１０は周知の構成を有するコンピュータであり、ＦＡＸ文書の送信を承認するかどうかという承認権限を持つ使用者によって操作される。また、プリンタ２０は周知の構成を有する印刷装置であり、承認用端末１０またはＦＡＸサーバ１００から送信されるデータを受信して印刷する機能を有する。
また、ＦＡＸサーバ１００は、内線ネットワーク５２を介して、１台以上のＦＡＸ装置とＦＡＸ文書を送受信可能に接続されている。内線ネットワーク５２はたとえば周知の内線電話回線網である。内線ネットワーク５２に接続されているＦＡＸ装置のうち一台を、以下では送信側ＦＡＸ装置３０として参照する。
さらに、ＦＡＸサーバ１００は、外線ネットワーク５３を介して、１台以上のＦＡＸ装置とＦＡＸ文書を送受信可能に接続されている。外線ネットワーク５３はたとえば周知の公衆電話回線網である。外線ネットワーク５３に接続されているＦＡＸ装置のうち一台を、以下では受信側ＦＡＸ装置４０として参照する。
送信側ＦＡＸ装置３０および受信側ＦＡＸ装置４０と、ＦＡＸサーバ１００との間のＦＡＸ通信は、たとえばＧ３ファクシミリ規格に従ってなされるが、これは他のＦＡＸ規格に従うものであってもよい。
【００１１】
ＦＡＸサーバ１００は、その記憶手段に、ＦＡＸ文書の送信を管理するための情報として、顧客マスタ１１０および送信待ちリスト１２０を記憶し格納する。
図２は、ＦＡＸ文書の送信宛先となる顧客に関連する情報を含む、顧客マスタ１１０の構成を示す。顧客マスタ１１０は、複数の顧客のそれぞれを識別するための情報である顧客コードを含む。顧客コードのそれぞれには、顧客ＦＡＸ番号、顧客名、および顧客部署名が関連付けられている。顧客ＦＡＸ番号はその顧客のＦＡＸ装置を宛先としてＦＡＸ文書を送信する際に指定すべき電話番号（すなわちＦＡＸ番号）であり、顧客名はその顧客の名称であり、顧客部署名はその顧客においてＦＡＸ文書を受け取るべき部署の名称である。
【００１２】
図３は、ＦＡＸ文書の送信状況を表す情報を含む、送信待ちリスト１２０の構成を示す。送信待ちリスト１２０は、複数のＦＡＸ送信文書のそれぞれを識別するための送信文書通番を含む。送信文書通番のそれぞれには、受付日時、送信先顧客コード、送信先顧客ＦＡＸ番号、および送信状況が関連付けられている。受付日時は、そのＦＡＸ文書が送信側ＦＡＸ装置３０からＦＡＸサーバ１００に受信された日時を表す。送信先顧客コードおよび送信先顧客ＦＡＸ番号は、それぞれ図２と同様に、そのＦＡＸ文書が送信されるべき宛先となる顧客および顧客ＦＡＸ番号を表す。
送信状況は、そのＦＡＸ文書の送信の進捗状況を表す。たとえば、送信側ＦＡＸ装置３０から送信されたＦＡＸ文書がＦＡＸサーバ１００によって受信された後、受信側ＦＡＸ装置４０への送信が承認される前は、送信状況は「承認待ち」となる。また、受信側ＦＡＸ装置４０への送信が承認された後、送信が完了する前は「送信中」となり、送信が完了した後は「送信完了」となる。
【００１３】
図４は、ＦＡＸ文書の送信の際に用いられるＦＡＸ送付状２００の例を示す。ＦＡＸ送付状２００には、バーコード２１０が印刷されている。ここで、バーコード２１０はたとえば図示のように、２次元コードの一種であるＱＲコードである。ただし、バーコード２１０はその他の２次元コードであってもよく、１次元のバーコードであってもよく、また情報がコード化できるものであればどのようなコードであってもよい。バーコード２１０は、ＦＡＸ送付状２００に、所定の大きさおよび所定の向きをもって印刷されている。また、ＦＡＸサーバ１００は、バーコード２１０を認識する機能を有する。すなわち、バーコード２１０を読み取って、バーコード２１０にコード化されている情報を取得することができる。
また、ＦＡＸ送付状２００は、従来のＦＡＸ装置による送信に用いられるＦＡＸ送付状と同様に、送付先、発信人、送付年月日、送付枚数、送信に関するメッセージ等を含む。
【００１４】
実施の形態１において、バーコード２１０は、顧客コードと、暗号化された電子メールアドレスと、暗号化された承認コードとを表す情報を含む。ここで、この顧客コードは、そのＦＡＸ送付状２００を用いたＦＡＸ送信の送信先となる顧客に対応するものであり、電子メールアドレスはそのＦＡＸ送付状２００を用いたＦＡＸ送信を承認する権限を有する承認者の電子メールアドレスであり、承認コードは承認者の認証に用いられるパスワードである。承認コードおよび電子メールアドレスの暗号化は、たとえばハッシュ関数を用いた方法によってなされるが、これはＦＡＸサーバ１００が暗号化または復号を行える方法であれば他の周知の暗号化技術によってなされてもよい。
【００１５】
以上のように構成されるＦＡＸサーバ１００の動作を、以下に説明する。
図５は、ＦＡＸサーバ１００がＦＡＸ文書の送信を行う際の処理の流れを表すフローチャートである。この処理は、ＦＡＸサーバ１００が送信側ＦＡＸ装置３０からＦＡＸ文書を受信することによって開始される（ステップＳ１）。ここで受信したＦＡＸ文書を、以下では「送信文書」として参照する。ＦＡＸサーバ１００は、送信文書の第１ページをスキャンし、バーコード２１０が含まれているか否かを判定する（ステップＳ２）。バーコード２１０が含まれていないと判定された場合、ＦＡＸサーバ１００はプリンタ２０にエラー情報の印刷を指示する（ステップＳ１２）。すなわち、その送信文書を特定する情報、たとえば送信文書通番およびＦＡＸ送付状の画像と、バーコードが含まれていない旨を知らせるメッセージとを印刷用のデータとしてプリンタ２０に送信する。
【００１６】
ステップＳ２においてバーコード２１０が含まれていると判定された場合、ＦＡＸサーバ１００はバーコード２１０を認識して読み取る（ステップＳ３）。ここで、バーコード２１０は上述のように顧客コードと、暗号化された電子メールアドレスと、暗号化された承認コードとを含むものであり、ＦＡＸサーバ１００はこれらの情報を読み取ることになる。さらに、ＦＡＸサーバ１００は、暗号化されている情報を復号する（ステップＳ４）。これによって、ＦＡＸサーバ１００は電子メールアドレスおよび承認コードを取得する。
次に、ＦＡＸサーバ１００は、バーコード２１０の整合性の有無を判定する（ステップＳ５）。ここで、バーコード２１０を認識できなかった場合、および、電子メールアドレスおよび承認コードを復号できなかった場合には、整合性がないと判定される。さらに、このステップＳ５において、ＦＡＸサーバ１００は読み取った顧客コードに基づいて顧客マスタ１１０を検索し、該当するデータが存在しない場合には整合性がないと判定する。このようにして、バーコード２１０が認識され、情報が読み取られ、暗号化されていたデータが復号され、かつ顧客コードが顧客マスタ１１０に存在する場合のみ、整合性があると判定する。
バーコード２１０に整合性がないと判定された場合、ＦＡＸサーバ１００はプリンタ２０にエラー情報の印刷を指示する（ステップＳ１２）。すなわち、その送信文書を特定する情報、たとえば送信文書通番およびＦＡＸ送付状の画像と、バーコード２１０に整合性がない旨を知らせるメッセージとを印刷用のデータとしてプリンタ２０に送信する。
【００１７】
ステップＳ５においてバーコード２１０に整合性があると判定された場合、ＦＡＸサーバ１００は送信文書に関連する情報を送信待ちリスト１２０に追加する（ステップＳ６）。ここで、送信文書通番はＦＡＸサーバ１００が管理する通番であり、たとえばステップＳ６が実行されるたびにＦＡＸサーバ１００はこれを１増加する。受付日時はたとえばステップＳ６実行時点においてＦＡＸサーバ１００が保持する現在時刻である。送信先顧客コードはステップＳ３で取得された顧客コードである。送信先顧客ＦＡＸ番号は、取得された顧客コードを用いて顧客マスタ１１０を検索して取得される。送信状況は、ステップＳ６では「承認待ち」とされる。
【００１８】
次に、ＦＡＸサーバ１００は、送信承認受付処理を行う（ステップＳ７）。この処理は、送信文書の送信を承認するか否かの入力を承認者に促し、その入力を受け付ける処理である。
図６は、ステップＳ７すなわち送信承認受付処理の詳細の一例を示すフローチャートである。ステップＳ７はステップＳ７１〜Ｓ７４を含む。
まずＦＡＸサーバ１００は承認者宛に承認操作を依頼するための電子メールを送信する（ステップＳ７１）。宛先となる電子メールアドレスは、バーコード２１０に含まれたものであり、すなわち上述のステップＳ４において復号されたものである。この電子メールには、送信文書の全ページに対応する画像データと、承認者が送信先の顧客を特定するための顧客情報とが含まれる。この顧客情報は、たとえば顧客コード、顧客ＦＡＸ番号、顧客名、および顧客部署名からなり、ＦＡＸサーバ１００は上述のステップＳ３で取得された顧客コードを用いて顧客マスタ１１０を検索することによってこれらの情報を取得する。
また、この電子メールにはＦＡＸサーバ１００が管理する承認操作用Ｗｅｂページを表すＵＲＬが含まれており、承認者に対してこのＷｅｂページへのアクセスを促す内容となっている。
【００１９】
続くステップＳ７２〜Ｓ７４の処理は、ＨＴＴＰＳプロトコルに従って行われる。
ＦＡＸサーバ１００は承認操作用Ｗｅｂページへのアクセスを受け付ける（ステップＳ７２）。ＦＡＸサーバ１００はこのアクセスに応じて承認操作用Ｗｅｂページを作成し、これを表示させるために送信する（ステップＳ７３）。この承認操作用ＷｅｂページはＨＴＭＬ言語を使用して記述され、周知のＷｅｂブラウザを使用して表示することを想定したものである。また、このＷｅｂページは、そのＷｅｂページが表示された画面に対する操作内容をＦＡＸサーバ１００に送信するように、たとえばＩＮＰＵＴタグを用いて構成されている。ＩＮＰＵＴタグの内容は、承認コードの入力欄および送信承認を表すボタンと、送信棄却を表すボタンとを含む。
その後、ＦＡＸサーバ１００はこのＷｅｂページに対する操作を受けつける（ステップＳ７４）。この操作は、承認コードの入力および送信承認ボタンのクリックの組合せか、送信棄却ボタンのクリックである。
【００２０】
次に、ＦＡＸサーバ１００は、送信文書の送信が承認されたか否かを判定する（図５のステップＳ８）。この際、ステップＳ７４において送信承認ボタンがクリックされており、かつ、ステップＳ７４において入力された承認コードとステップＳ４において復号された承認コードとが一致する場合は、承認されたと判定する。ステップＳ７４において送信棄却ボタンがクリックされた場合は、承認されなかった、すなわち棄却されたと判定する。また、送信承認ボタンはクリックされたが承認コードが一致しない場合は、一例として承認されなかったと判定するが、異なる例として承認コードの再入力を求める処理が実行されてもよい。
【００２１】
ステップＳ８において送信が承認された場合、ＦＡＸサーバ１００は送信文書を送信する（ステップＳ９）。この際、まず送信待ちリスト１２０（図３）においてその送信文書の送信状況を「送信中」に変更し、次に送信先顧客ＦＡＸ番号に宛ててその送信文書を送信する。たとえば送信先顧客ＦＡＸ番号には図１の受信側ＦＡＸ装置４０が対応する。この送信が完了した時点で送信状況を「送信完了」に変更する。ここで図５の処理が終了する。
【００２２】
ステップＳ８において送信が承認されなかった場合、ＦＡＸサーバ１００はプリンタ２０にエラー情報の印刷を指示する（ステップＳ１０）。すなわち、その送信文書を特定する情報、たとえば送信文書通番およびＦＡＸ送付状の画像と、送信が承認されなかった旨を知らせるメッセージとを印刷用のデータとしてプリンタ２０に送信する。その後、ＦＡＸサーバ１００は送信待ちリスト１２０（図３）からその送信文書に関連する情報を削除し（ステップＳ１１）、ここで図５の処理が終了する。
このように、ＦＡＸサーバ１００は、ステップＳ７４における承認者からの入力に基づいて、送信文書を受信側ＦＡＸ装置４０へと送信するか否かを決定する。
【００２３】
以上のように動作するＦＡＸサーバ１００を用いたＦＡＸ送信作業の流れの例を、以下に説明する。
あらかじめ、ＦＡＸ文書の承認者はバーコード２１０を作成し、これを印刷したＦＡＸ送付状２００を多数作成し、送信者が自由に使えるようにしておく。バーコード２１０は、周知の技術を用いて作成され、送信先の顧客コードと、承認者が入力した電子メールアドレスを暗号化したものと、承認者が入力した承認コードを暗号化したものを含む。電子メールアドレスおよび承認コードの暗号化は、周知の暗号化技術を用いて、ＦＡＸサーバ１００によって復号可能な方法でなされる。なお、ここで、ＦＡＸ送付状２００は送信先の顧客コードを含むため、承認者はＦＡＸ送付状２００を送信先ごとに作成しておく必要がある。
【００２４】
ＦＡＸ文書の送信者は、送信したい文書の第１ページにＦＡＸ送付状２００を付け加え、これを送信文書とする。送信者はこれを送信側ＦＡＸ装置３０からＦＡＸサーバ１００宛に送信する。この送信処理は周知のＦＡＸ装置による送信と同一であり、たとえばＦＡＸサーバ１００に対応するＦＡＸ番号を入力したり、一般的な短縮ダイヤル機能を使用してＦＡＸサーバ１００を選択することによって送信される。
【００２５】
ＦＡＸサーバ１００は図５のステップＳ１においてこの送信文書を受信し、図５および図６の処理を実行する。
ここで、送信者がＦＡＸ送付状２００を添付し忘れた場合等にはエラー情報が出力され処理が終了する（ステップＳ２、Ｓ１２）。続いてＦＡＸサーバ１００によってバーコード２１０が認識され、暗号化されている情報は復号され、整合性が判定される（ステップＳ３〜Ｓ５）。ここで、送信先のＦＡＸ番号が、バーコード２１０に含まれる顧客コードに基づいて自動的に取得されるので、番号の入力間違いを回避することができ、誤送信を防止できる。
【００２６】
その後、承認依頼の電子メールが送信され（ステップＳ６、Ｓ７１）、承認者は承認操作用に準備された承認用端末１０を使用してこの電子メールを閲覧する。この電子メールには、上述のように送信先の顧客情報と送信文書の全ページの画像とが含まれており、承認者はこれらを参照して送信可否を決定する。ここで、たとえば送信文書に本来送信すべきでない機密情報等が含まれている場合には、承認者は送信を棄却すると決定することができる。また、送信先と送信内容とが整合していない場合、すなわち送信者が誤った送信先のＦＡＸ送付状２００を添付してしまった場合等にも、承認者は送信を棄却すると決定することができる。
【００２７】
送信可否を決定した後、承認者は電子メールに含まれるＷｅｂページのアドレスにアクセスして承認ページを表示させる（ステップＳ７２〜Ｓ７３）。承認者は、送信を承認する場合には承認コードを入力して送信承認ボタンをクリックし、そうでない場合には送信棄却ボタンをクリックする（ステップＳ７４）。
送信が承認された場合には、ＦＡＸサーバ１００は送信文書を送信し（ステップＳ９）、送信された文書は送信先である受信側ＦＡＸ装置４０において受信される。送信が棄却された場合にはエラー情報が出力され処理が終了する（ステップＳ１０〜Ｓ１１）。
【００２８】
以上説明されるように、本発明の実施の形態１に係るＦＡＸサーバ１００、すなわちプログラムを実行してＦＡＸサーバ１００として機能するコンピュータは、送信用ＦＡＸ文書のＦＡＸ送付状２００に印刷されたバーコード２１０の内容に応じてそのＦＡＸ文書に関する情報を承認者に提示し、送信の承認または棄却の入力を承認者に促し、入力に応じて送信を行うか否かを決定する。このため、承認者は文書の送信前に、そのＦＡＸ文書の内容を確認して承認の判断をすることができ、不適切な内容を含む文書の送信を防ぐことができる。たとえば、送信すべき文書の取り違えや、機密情報を誤って送信してしまうことを防ぐことができる。
【００２９】
また、送信先のＦＡＸ番号は顧客マスタ１１０に記憶されているので、送信者は送信先の番号に関わらず常にＦＡＸサーバ１００に向けてＦＡＸ送信作業を行えばよい。このため、常に同一の単純な操作、たとえば同一の短縮ダイヤルの選択操作によって送信作業を行うことができ、送信者の番号入力ミスによる誤送信を防止することができる。また、ＦＡＸ番号をＦＡＸ送付状２００に記入したり印刷したりする必要がない。
さらに、バーコード２１０には顧客マスタ１１０を検索するための顧客コードのみが含まれ、ＦＡＸ番号自体は含まれない。このため、顧客ＦＡＸ番号の管理が容易になる。たとえば、顧客のＦＡＸ番号が変更になった場合であっても、ＦＡＸ送付状２００を作成しなおす必要はなく、送信側ＦＡＸ装置それぞれの設定を変更する必要もなく、顧客マスタ１１０の定義内容のみを変更すればよい。
【００３０】
また、バーコード２１０は承認者に関する情報、すなわち承認者の電子メールアドレスおよび承認コードを含む。このため、承認者に関する情報をＦＡＸサーバ１００や承認用端末１０で管理する必要がなく、管理の手間を省くことができる。
なお、ＱＲコード等の著名な方式のバーコードについては、読取装置を持っていれば、内容を読み取ることは容易である。しかし、バーコード２１０では、承認コードは暗号化されているので、バーコード２１０を読み取っても承認コード自体を復号することはできず、安全性が保たれる。さらに、承認者の電子メールアドレスも暗号化されているので、承認者の個人情報がＦＡＸ送信先や部外者に漏れることがない。また、ＦＡＸ送付状２００を入手した部外者による不正操作を防ぐことができる。たとえば、部外者がバーコード２１０から承認者のメールアドレスを読み取って承認者を推測し、承認用端末１０から不正な操作を行うことを防ぐことができる。
さらに、バーコード２１０はＱＲコードであるので、一般のバーコードに比べて認識率を高くすることができる。
【００３１】
また、バーコード２１０は、承認者に関する情報、すなわち承認者の電子メールアドレスを含むので、同一の送信先に対して異なる承認者を個別に割り当てて印刷することができ、管理の自由度が高まる。たとえば、ある会社Ａから別の会社ＢにＦＡＸ文書を送信する場合に、会社Ａから会社Ｂへ送付するという組み合わせは同じでも（また、送付先の部署が同じであっても）、送信元である会社Ａの中で部署が異なれば、承認者が異なる構成としたい場合が考えられる。このような場合であっても、たとえば、建物のフロアごとに承認者を設定したり、送信側ＦＡＸ装置ごとに承認者を設定したりすることで、部署ごとに承認者が異なる構成とすることができ、対応することができる。
【００３２】
また、ＦＡＸサーバ１００は、送信側ＦＡＸ装置３０および受信側ＦＡＸ装置４０との間のデータの送受信を通常のＦＡＸ規格に従って行う。このため、ＦＡＸサーバ１００を設置する際、送信側ＦＡＸ装置３０では送信先のＦＡＸ番号をＦＡＸサーバ１００に指定するだけでよく、その他の設定変更作業は不要であり、既存の設備を有効活用することができる。また、受信側ＦＡＸ装置４０では一切の設定変更作業が不要である。
【００３３】
上述の実施の形態１では、バーコード２１０は、所定の大きさおよび所定の向きをもって印刷されている。変形例として、ＦＡＸサーバ１００がコード化された情報を認識できる状態であれば、バーコード２１０はどのように印刷されてもよく、異なる大きさおよび向きで印刷されてもよい。
また、ＦＡＸサーバ１００は、上述の機能以外に複合機として様々な機能を有してもよく、たとえば周知のＯＣＲ(Optical Character Reader)機能を有するＦＡＸＯＣＲサーバであってもよい。
【００３４】
また、実施の形態１のステップＳ７では、ＦＡＸサーバ１００は承認者宛に電子メールを送信することによって送信文書を送信する。また、ＦＡＸサーバ１００は承認操作用Ｗｅｂページを介して承認者からの入力を受け付ける。変形例として、ステップＳ７における承認者に対する情報の送受信は他の処理によってもよい。
たとえば、承認者宛の電子メールには承認操作用Ｗｅｂページを表すＵＲＬのみが記載され、送信文書は添付されなくともよい。この場合、ＦＡＸサーバ１００は、承認者からのアクセスに応じて送信文書を承認者に送信してもよい。
また、承認作業用の専用プログラムが承認用端末１０にインストールされていてもよい。この場合、承認用端末１０はこの専用プログラムを実行して送信文書のデータをＦＡＸサーバ１００から受信してもよく、専用プログラムを実行して承認者の入力を受け付けるとともにＦＡＸサーバ１００に送信してもよい。
また、バーコード２１０は複数の承認者に関する情報を含んでもよい。このような場合、送信承認受付処理（ステップＳ７）は承認者それぞれに対して並列的に実行されてもよい。また、承認の判定（ステップＳ８）では、承認者全員が承認した場合のみ送信が承認されたと判定し、そうでない場合には送信が却下されたと判定してもよく、また、少なくとも一人の承認者が承認した場合には送信が承認されたと判定し、承認者全員が却下した場合のみ送信が却下されたと判定してもよい。このような承認の判定方法は、あらかじめＦＡＸサーバ１００に対して設定できるものであってもよく、またこの設定は変更可能であってもよい。
【００３５】
実施の形態２．
実施の形態２は、実施の形態１において、承認者に関する情報をＦＡＸサーバが記憶し、バーコードは顧客コードと承認者ＩＤのみを含む構成としたものである。以下、実施の形態１と異なる部分のみ説明する。
図７は、実施の形態２に係るＦＡＸサーバ１０１の構成を示す。ＦＡＸサーバ１０１は、顧客マスタ１１０、送信待ちリスト１２０、および承認キーマスタ１３０を含む。顧客マスタ１１０および送信待ちリスト１２０の構成は実施の形態１と同様であり、それぞれ図２および図３に示される。
【００３６】
図８は、承認者に関連する情報を含む、承認キーマスタ１３０の構成を示す。承認キーマスタ１３０は、複数の承認者のそれぞれを識別するための情報である承認者ＩＤを含む。承認者ＩＤのそれぞれには、その承認者に対応する承認コードと、電子メールアドレスとが関連付けられている。ここで、承認キーマスタ１３０に記憶される承認コードは暗号化されている。
ＦＡＸ送付状２００は、実施の形態１と同様にバーコード２１０を含む。ただし、実施の形態１と異なり、バーコード２１０にコード化される情報は、顧客コードおよび暗号化された承認者ＩＤのみである。すなわち、承認者の電子メールアドレスおよび承認コードは含まれない。
【００３７】
実施の形態２では、実施の形態１と同様に、ＦＡＸ文書の承認者があらかじめバーコード２１０を作成し、これを印刷したＦＡＸ送付状２００を多数作成し、送信者が自由に使えるようにしておく。
実施の形態２に係るＦＡＸサーバ１０１は、実施の形態１と同様に、図５のフローチャートに沿って動作する。ただし、ＦＡＸサーバ１０１は、ステップＳ３においてバーコード２１０を認識して顧客コードおよび暗号化された承認者ＩＤを読み取り、ステップＳ４において承認者ＩＤを復号する。
また、ステップＳ５において、ＦＡＸサーバ１０１は、実施の形態１と同様にして顧客コードを検索するとともに、復号した承認者ＩＤに基づいて承認キーマスタ１３０を検索する。顧客コードおよび承認者ＩＤの両方が存在する場合のみバーコード２１０に整合性があると判定し、いずれか一方でも存在しない場合には整合性がないと判定する。
さらに、取得した承認者ＩＤに関連する承認コードおよび承認者メールアドレスを、承認キーマスタ１３０から取得する。
その他の動作は実施の形態１と同様である。
【００３８】
以上説明されるように、本発明の実施の形態２に係るＦＡＸサーバ１０１、すなわちプログラムを実行してＦＡＸサーバ１０１として機能するコンピュータは、実施の形態１と同様に、送信用ＦＡＸ文書のＦＡＸ送付状２００に印刷されたバーコード２１０の内容に応じてそのＦＡＸ文書に関する情報を承認者に提示し、送信の承認または棄却の入力を承認者に促し、入力に応じて送信を行うか否かを決定する。このため、承認者は文書の送信前に、そのＦＡＸ文書の内容を確認して承認の判断をすることができ、不適切な内容を含む文書の送信を防ぐことができる。たとえば、送信すべき文書の取り違えや、機密情報を誤って送信してしまうことを防ぐことができる。
【００３９】
また、実施の形態２では、バーコード２１０が承認コードを含まないため、承認者でなくとも、承認者ＩＤを知っていればバーコード２１０を作成することができる。このため、送信者が適宜ＦＡＸ送付状２００を作成することができ、利便性が向上する。また、バーコード２１０が承認コードを含まないため、万一承認コードの復号方法が漏洩した場合であっても、承認コード自体は安全に保たれる。
さらに、バーコード２１０に含まれる情報は顧客コードおよび承認者ＩＤのみであり、実施の形態１と比較して情報量が少ないため、バーコード２１０をより小型化することができる。または、同一のサイズで冗長度を上げてより確実に認識できるようにすることができる。
なお、実施の形態２では、バーコード２１０に含まれる承認者ＩＤは暗号化されているが、これは暗号化されずにコード化されていてもよい。すなわち、ＦＡＸサーバ１０１は、ステップＳ３において承認者ＩＤを直接読み取ってもよい。この場合、ステップＳ４は省略される。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明の実施の形態１に係るＦＡＸサーバおよびその周辺の構成を示す図である。
【図２】図１の顧客マスタの構成を示す図である。
【図３】図１の送信待ちリストの構成を示す図である。
【図４】図１のＦＡＸサーバによるＦＡＸ文書の送信の際に用いられるＦＡＸ送付状の例である。
【図５】図１のＦＡＸサーバ１００の処理の流れを表すフローチャートである。
【図６】図５のステップＳ７の詳細を示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施の形態２に係るＦＡＸサーバの構成を示す図である。
【図８】図７の承認キーマスタの構成を示す図である。
【符号の説明】
【００４１】
１０ 承認用端末、２０ プリンタ、３０ 送信側ＦＡＸ装置、４０ 受信側ＦＡＸ装置、５１ ＬＡＮ、５２ 内線ネットワーク、５３ 外線ネットワーク、１００、１０１ ＦＡＸサーバ、１１０ 顧客マスタ、１２０ 送信待ちリスト、１３０ 承認キーマスタ、２００ ＦＡＸ送付状、２１０ バーコード。
【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファクシミリ装置間で送受信されるＦＡＸ文書を仲介するＦＡＸサーバおよびプログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
ファクシミリ（以下「ＦＡＸ」と略記）装置によるデータ送信において、誤送信を防ぐための技術として様々なものが知られている。たとえば特許文献１は、送信者が宛先のＦＡＸ装置の番号を間違えたことによる誤発信を防ぐ技術の例を開示している。この技術は、２次元コードに宛先のＦＡＸ番号をコード化しておき、ＦＡＸ装置がこれを読み取って用いるというものである。
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−１１０４２１号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来のシステムでは、番号違いによる誤送信を防ぐことはできても、それ以外の誤送信を防ぐことができなかった。たとえば、宛先番号は送信者が意図したとおりに正しく指定されているが、送信すべき文書そのものの内容が不適切であるという誤送信である。このような誤送信には、送信すべき文書そのものを取り違えてしまった場合や、機密上の理由等で社外に送信すべきでない内容を含む文書を送信してしまった場合などが含まれる。
【０００５】
この発明は、このような問題点を解決するためになされたものであり、ＦＡＸ送信において不適切な内容を含む文書の送信を防ぐためのＦＡＸサーバおよびプログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述の問題点を解決するため、この発明に係るＦＡＸサーバは、送信側ＦＡＸ装置から受信側ＦＡＸ装置へと送信されるＦＡＸ文書を仲介する、ＦＡＸサーバであって、送信側ＦＡＸ装置から送信されるＦＡＸ文書を受信する機能と、ＦＡＸ文書に印刷されたバーコードを読み取って、承認者に関する情報を取得する機能と、承認者に関する情報に基づいて、ＦＡＸ文書を承認者に送信する機能と、承認者からの入力に基づいて、ＦＡＸ文書を受信側ＦＡＸ装置へと送信するか否かを決定する機能と、送信すると決定した場合にＦＡＸ文書を受信側ＦＡＸ装置に送信する機能とを備える。
【０００７】
承認者に関する情報は、承認者の電子メールアドレスと、承認者を認証するための承認コードとを含んでもよい。
承認者に関する情報は、承認者を識別するための承認者ＩＤを含み、ＦＡＸサーバは、承認者ＩＤと、承認者に対応する承認コードとを関連付けて記憶する機能を有してもよい。
ＦＡＸサーバは、バーコードを読み取って、送信文書の送信先に関する情報をさらに取得してもよい。
バーコードはＱＲコード（登録商標）であってもよい。
承認者に関する情報は暗号化されており、ＦＡＸサーバは、バーコードを読み取って、暗号化された承認者に関する情報を取得し、これを復号して承認者に関する情報を取得してもよい。
また、この発明に係るプログラムは、コンピュータを、上述のＦＡＸサーバとして機能させる。
【発明の効果】
【０００８】
この発明に係るＦＡＸサーバおよびプログラムによれば、送信用ＦＡＸ文書に印刷されたバーコードの内容に応じて、そのＦＡＸ文書に関する情報を承認者に提示し、送信の承認または棄却の入力を承認者に促し、この入力に応じて送信を行うか否かを決定する。このため、承認者は文書の送信前に、そのＦＡＸ文書の内容を確認して承認の判断をすることができ、不適切な内容を含む文書の送信を防ぐことができる。たとえば、送信すべき文書の取り違えや、機密情報を誤って送信してしまうことを防ぐことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【０００９】
以下、この発明の実施の形態を添付図面に基づいて説明する。
実施の形態１．
図１に、本発明に係るＦＡＸサーバ１００を含む構成を示す。ＦＡＸサーバ１００は、送信側ＦＡＸ装置から受信側ＦＡＸ装置へと送信されるＦＡＸ文書を仲介する装置である。なお、送信される対象は実際にはＦＡＸ文書そのものではなくＦＡＸ文書を表すデータであるが、本明細書では簡明のためこれを単にＦＡＸ文書と表記する場合がある。
ＦＡＸサーバ１００は周知のコンピュータとしての構成を有する。すなわち、図示しないが、演算を行う演算手段と、情報を格納する記憶手段とを備える。演算手段はＣＰＵ（中央処理装置）を含み、記憶手段は半導体メモリおよびＨＤＤ（ハードディスクドライブ）を含む。記憶手段はプログラムを格納し、演算手段がこのプログラムを実行することによって、ＦＡＸサーバ１００は本明細書に記載される機能を実現する。
【００１０】
ＦＡＸサーバ１００は、ＬＡＮ５１を介して、承認用端末１０およびプリンタ２０と通信可能に接続されている。承認用端末１０は周知の構成を有するコンピュータであり、ＦＡＸ文書の送信を承認するかどうかという承認権限を持つ使用者によって操作される。また、プリンタ２０は周知の構成を有する印刷装置であり、承認用端末１０またはＦＡＸサーバ１００から送信されるデータを受信して印刷する機能を有する。
また、ＦＡＸサーバ１００は、内線ネットワーク５２を介して、１台以上のＦＡＸ装置とＦＡＸ文書を送受信可能に接続されている。内線ネットワーク５２はたとえば周知の内線電話回線網である。内線ネットワーク５２に接続されているＦＡＸ装置のうち一台を、以下では送信側ＦＡＸ装置３０として参照する。
さらに、ＦＡＸサーバ１００は、外線ネットワーク５３を介して、１台以上のＦＡＸ装置とＦＡＸ文書を送受信可能に接続されている。外線ネットワーク５３はたとえば周知の公衆電話回線網である。外線ネットワーク５３に接続されているＦＡＸ装置のうち一台を、以下では受信側ＦＡＸ装置４０として参照する。
送信側ＦＡＸ装置３０および受信側ＦＡＸ装置４０と、ＦＡＸサーバ１００との間のＦＡＸ通信は、たとえばＧ３ファクシミリ規格に従ってなされるが、これは他のＦＡＸ規格に従うものであってもよい。
【００１１】
ＦＡＸサーバ１００は、その記憶手段に、ＦＡＸ文書の送信を管理するための情報として、顧客マスタ１１０および送信待ちリスト１２０を記憶し格納する。
図２は、ＦＡＸ文書の送信宛先となる顧客に関連する情報を含む、顧客マスタ１１０の構成を示す。顧客マスタ１１０は、複数の顧客のそれぞれを識別するための情報である顧客コードを含む。顧客コードのそれぞれには、顧客ＦＡＸ番号、顧客名、および顧客部署名が関連付けられている。顧客ＦＡＸ番号はその顧客のＦＡＸ装置を宛先としてＦＡＸ文書を送信する際に指定すべき電話番号（すなわちＦＡＸ番号）であり、顧客名はその顧客の名称であり、顧客部署名はその顧客においてＦＡＸ文書を受け取るべき部署の名称である。
【００１２】
図３は、ＦＡＸ文書の送信状況を表す情報を含む、送信待ちリスト１２０の構成を示す。送信待ちリスト１２０は、複数のＦＡＸ送信文書のそれぞれを識別するための送信文書通番を含む。送信文書通番のそれぞれには、受付日時、送信先顧客コード、送信先顧客ＦＡＸ番号、および送信状況が関連付けられている。受付日時は、そのＦＡＸ文書が送信側ＦＡＸ装置３０からＦＡＸサーバ１００に受信された日時を表す。送信先顧客コードおよび送信先顧客ＦＡＸ番号は、それぞれ図２と同様に、そのＦＡＸ文書が送信されるべき宛先となる顧客および顧客ＦＡＸ番号を表す。
送信状況は、そのＦＡＸ文書の送信の進捗状況を表す。たとえば、送信側ＦＡＸ装置３０から送信されたＦＡＸ文書がＦＡＸサーバ１００によって受信された後、受信側ＦＡＸ装置４０への送信が承認される前は、送信状況は「承認待ち」となる。また、受信側ＦＡＸ装置４０への送信が承認された後、送信が完了する前は「送信中」となり、送信が完了した後は「送信完了」となる。
【００１３】
図４は、ＦＡＸ文書の送信の際に用いられるＦＡＸ送付状２００の例を示す。ＦＡＸ送付状２００には、バーコード２１０が印刷されている。ここで、バーコード２１０はたとえば図示のように、２次元コードの一種であるＱＲコードである。ただし、バーコード２１０はその他の２次元コードであってもよく、１次元のバーコードであってもよく、また情報がコード化できるものであればどのようなコードであってもよい。バーコード２１０は、ＦＡＸ送付状２００に、所定の大きさおよび所定の向きをもって印刷されている。また、ＦＡＸサーバ１００は、バーコード２１０を認識する機能を有する。すなわち、バーコード２１０を読み取って、バーコード２１０にコード化されている情報を取得することができる。
また、ＦＡＸ送付状２００は、従来のＦＡＸ装置による送信に用いられるＦＡＸ送付状と同様に、送付先、発信人、送付年月日、送付枚数、送信に関するメッセージ等を含む。
【００１４】
実施の形態１において、バーコード２１０は、顧客コードと、暗号化された電子メールアドレスと、暗号化された承認コードとを表す情報を含む。ここで、この顧客コードは、そのＦＡＸ送付状２００を用いたＦＡＸ送信の送信先となる顧客に対応するものであり、電子メールアドレスはそのＦＡＸ送付状２００を用いたＦＡＸ送信を承認する権限を有する承認者の電子メールアドレスであり、承認コードは承認者の認証に用いられるパスワードである。承認コードおよび電子メールアドレスの暗号化は、たとえばハッシュ関数を用いた方法によってなされるが、これはＦＡＸサーバ１００が暗号化または復号を行える方法であれば他の周知の暗号化技術によってなされてもよい。
【００１５】
以上のように構成されるＦＡＸサーバ１００の動作を、以下に説明する。
図５は、ＦＡＸサーバ１００がＦＡＸ文書の送信を行う際の処理の流れを表すフローチャートである。この処理は、ＦＡＸサーバ１００が送信側ＦＡＸ装置３０からＦＡＸ文書を受信することによって開始される（ステップＳ１）。ここで受信したＦＡＸ文書を、以下では「送信文書」として参照する。ＦＡＸサーバ１００は、送信文書の第１ページをスキャンし、バーコード２１０が含まれているか否かを判定する（ステップＳ２）。バーコード２１０が含まれていないと判定された場合、ＦＡＸサーバ１００はプリンタ２０にエラー情報の印刷を指示する（ステップＳ１２）。すなわち、その送信文書を特定する情報、たとえば送信文書通番およびＦＡＸ送付状の画像と、バーコードが含まれていない旨を知らせるメッセージとを印刷用のデータとしてプリンタ２０に送信する。
【００１６】
ステップＳ２においてバーコード２１０が含まれていると判定された場合、ＦＡＸサーバ１００はバーコード２１０を認識して読み取る（ステップＳ３）。ここで、バーコード２１０は上述のように顧客コードと、暗号化された電子メールアドレスと、暗号化された承認コードとを含むものであり、ＦＡＸサーバ１００はこれらの情報を読み取ることになる。さらに、ＦＡＸサーバ１００は、暗号化されている情報を復号する（ステップＳ４）。これによって、ＦＡＸサーバ１００は電子メールアドレスおよび承認コードを取得する。
次に、ＦＡＸサーバ１００は、バーコード２１０の整合性の有無を判定する（ステップＳ５）。ここで、バーコード２１０を認識できなかった場合、および、電子メールアドレスおよび承認コードを復号できなかった場合には、整合性がないと判定される。さらに、このステップＳ５において、ＦＡＸサーバ１００は読み取った顧客コードに基づいて顧客マスタ１１０を検索し、該当するデータが存在しない場合には整合性がないと判定する。このようにして、バーコード２１０が認識され、情報が読み取られ、暗号化されていたデータが復号され、かつ顧客コードが顧客マスタ１１０に存在する場合のみ、整合性があると判定する。
バーコード２１０に整合性がないと判定された場合、ＦＡＸサーバ１００はプリンタ２０にエラー情報の印刷を指示する（ステップＳ１２）。すなわち、その送信文書を特定する情報、たとえば送信文書通番およびＦＡＸ送付状の画像と、バーコード２１０に整合性がない旨を知らせるメッセージとを印刷用のデータとしてプリンタ２０に送信する。
【００１７】
ステップＳ５においてバーコード２１０に整合性があると判定された場合、ＦＡＸサーバ１００は送信文書に関連する情報を送信待ちリスト１２０に追加する（ステップＳ６）。ここで、送信文書通番はＦＡＸサーバ１００が管理する通番であり、たとえばステップＳ６が実行されるたびにＦＡＸサーバ１００はこれを１増加する。受付日時はたとえばステップＳ６実行時点においてＦＡＸサーバ１００が保持する現在時刻である。送信先顧客コードはステップＳ３で取得された顧客コードである。送信先顧客ＦＡＸ番号は、取得された顧客コードを用いて顧客マスタ１１０を検索して取得される。送信状況は、ステップＳ６では「承認待ち」とされる。
【００１８】
次に、ＦＡＸサーバ１００は、送信承認受付処理を行う（ステップＳ７）。この処理は、送信文書の送信を承認するか否かの入力を承認者に促し、その入力を受け付ける処理である。
図６は、ステップＳ７すなわち送信承認受付処理の詳細の一例を示すフローチャートである。ステップＳ７はステップＳ７１〜Ｓ７４を含む。
まずＦＡＸサーバ１００は承認者宛に承認操作を依頼するための電子メールを送信する（ステップＳ７１）。宛先となる電子メールアドレスは、バーコード２１０に含まれたものであり、すなわち上述のステップＳ４において復号されたものである。この電子メールには、送信文書の全ページに対応する画像データと、承認者が送信先の顧客を特定するための顧客情報とが含まれる。この顧客情報は、たとえば顧客コード、顧客ＦＡＸ番号、顧客名、および顧客部署名からなり、ＦＡＸサーバ１００は上述のステップＳ３で取得された顧客コードを用いて顧客マスタ１１０を検索することによってこれらの情報を取得する。
また、この電子メールにはＦＡＸサーバ１００が管理する承認操作用Ｗｅｂページを表すＵＲＬが含まれており、承認者に対してこのＷｅｂページへのアクセスを促す内容となっている。
【００１９】
続くステップＳ７２〜Ｓ７４の処理は、ＨＴＴＰＳプロトコルに従って行われる。
ＦＡＸサーバ１００は承認操作用Ｗｅｂページへのアクセスを受け付ける（ステップＳ７２）。ＦＡＸサーバ１００はこのアクセスに応じて承認操作用Ｗｅｂページを作成し、これを表示させるために送信する（ステップＳ７３）。この承認操作用ＷｅｂページはＨＴＭＬ言語を使用して記述され、周知のＷｅｂブラウザを使用して表示することを想定したものである。また、このＷｅｂページは、そのＷｅｂページが表示された画面に対する操作内容をＦＡＸサーバ１００に送信するように、たとえばＩＮＰＵＴタグを用いて構成されている。ＩＮＰＵＴタグの内容は、承認コードの入力欄および送信承認を表すボタンと、送信棄却を表すボタンとを含む。
その後、ＦＡＸサーバ１００はこのＷｅｂページに対する操作を受けつける（ステップＳ７４）。この操作は、承認コードの入力および送信承認ボタンのクリックの組合せか、送信棄却ボタンのクリックである。
【００２０】
次に、ＦＡＸサーバ１００は、送信文書の送信が承認されたか否かを判定する（図５のステップＳ８）。この際、ステップＳ７４において送信承認ボタンがクリックされており、かつ、ステップＳ７４において入力された承認コードとステップＳ４において復号された承認コードとが一致する場合は、承認されたと判定する。ステップＳ７４において送信棄却ボタンがクリックされた場合は、承認されなかった、すなわち棄却されたと判定する。また、送信承認ボタンはクリックされたが承認コードが一致しない場合は、一例として承認されなかったと判定するが、異なる例として承認コードの再入力を求める処理が実行されてもよい。
【００２１】
ステップＳ８において送信が承認された場合、ＦＡＸサーバ１００は送信文書を送信する（ステップＳ９）。この際、まず送信待ちリスト１２０（図３）においてその送信文書の送信状況を「送信中」に変更し、次に送信先顧客ＦＡＸ番号に宛ててその送信文書を送信する。たとえば送信先顧客ＦＡＸ番号には図１の受信側ＦＡＸ装置４０が対応する。この送信が完了した時点で送信状況を「送信完了」に変更する。ここで図５の処理が終了する。
【００２２】
ステップＳ８において送信が承認されなかった場合、ＦＡＸサーバ１００はプリンタ２０にエラー情報の印刷を指示する（ステップＳ１０）。すなわち、その送信文書を特定する情報、たとえば送信文書通番およびＦＡＸ送付状の画像と、送信が承認されなかった旨を知らせるメッセージとを印刷用のデータとしてプリンタ２０に送信する。その後、ＦＡＸサーバ１００は送信待ちリスト１２０（図３）からその送信文書に関連する情報を削除し（ステップＳ１１）、ここで図５の処理が終了する。
このように、ＦＡＸサーバ１００は、ステップＳ７４における承認者からの入力に基づいて、送信文書を受信側ＦＡＸ装置４０へと送信するか否かを決定する。
【００２３】
以上のように動作するＦＡＸサーバ１００を用いたＦＡＸ送信作業の流れの例を、以下に説明する。
あらかじめ、ＦＡＸ文書の承認者はバーコード２１０を作成し、これを印刷したＦＡＸ送付状２００を多数作成し、送信者が自由に使えるようにしておく。バーコード２１０は、周知の技術を用いて作成され、送信先の顧客コードと、承認者が入力した電子メールアドレスを暗号化したものと、承認者が入力した承認コードを暗号化したものを含む。電子メールアドレスおよび承認コードの暗号化は、周知の暗号化技術を用いて、ＦＡＸサーバ１００によって復号可能な方法でなされる。なお、ここで、ＦＡＸ送付状２００は送信先の顧客コードを含むため、承認者はＦＡＸ送付状２００を送信先ごとに作成しておく必要がある。
【００２４】
ＦＡＸ文書の送信者は、送信したい文書の第１ページにＦＡＸ送付状２００を付け加え、これを送信文書とする。送信者はこれを送信側ＦＡＸ装置３０からＦＡＸサーバ１００宛に送信する。この送信処理は周知のＦＡＸ装置による送信と同一であり、たとえばＦＡＸサーバ１００に対応するＦＡＸ番号を入力したり、一般的な短縮ダイヤル機能を使用してＦＡＸサーバ１００を選択することによって送信される。
【００２５】
ＦＡＸサーバ１００は図５のステップＳ１においてこの送信文書を受信し、図５および図６の処理を実行する。
ここで、送信者がＦＡＸ送付状２００を添付し忘れた場合等にはエラー情報が出力され処理が終了する（ステップＳ２、Ｓ１２）。続いてＦＡＸサーバ１００によってバーコード２１０が認識され、暗号化されている情報は復号され、整合性が判定される（ステップＳ３〜Ｓ５）。ここで、送信先のＦＡＸ番号が、バーコード２１０に含まれる顧客コードに基づいて自動的に取得されるので、番号の入力間違いを回避することができ、誤送信を防止できる。
【００２６】
その後、承認依頼の電子メールが送信され（ステップＳ６、Ｓ７１）、承認者は承認操作用に準備された承認用端末１０を使用してこの電子メールを閲覧する。この電子メールには、上述のように送信先の顧客情報と送信文書の全ページの画像とが含まれており、承認者はこれらを参照して送信可否を決定する。ここで、たとえば送信文書に本来送信すべきでない機密情報等が含まれている場合には、承認者は送信を棄却すると決定することができる。また、送信先と送信内容とが整合していない場合、すなわち送信者が誤った送信先のＦＡＸ送付状２００を添付してしまった場合等にも、承認者は送信を棄却すると決定することができる。
【００２７】
送信可否を決定した後、承認者は電子メールに含まれるＷｅｂページのアドレスにアクセスして承認ページを表示させる（ステップＳ７２〜Ｓ７３）。承認者は、送信を承認する場合には承認コードを入力して送信承認ボタンをクリックし、そうでない場合には送信棄却ボタンをクリックする（ステップＳ７４）。
送信が承認された場合には、ＦＡＸサーバ１００は送信文書を送信し（ステップＳ９）、送信された文書は送信先である受信側ＦＡＸ装置４０において受信される。送信が棄却された場合にはエラー情報が出力され処理が終了する（ステップＳ１０〜Ｓ１１）。
【００２８】
以上説明されるように、本発明の実施の形態１に係るＦＡＸサーバ１００、すなわちプログラムを実行してＦＡＸサーバ１００として機能するコンピュータは、送信用ＦＡＸ文書のＦＡＸ送付状２００に印刷されたバーコード２１０の内容に応じてそのＦＡＸ文書に関する情報を承認者に提示し、送信の承認または棄却の入力を承認者に促し、入力に応じて送信を行うか否かを決定する。このため、承認者は文書の送信前に、そのＦＡＸ文書の内容を確認して承認の判断をすることができ、不適切な内容を含む文書の送信を防ぐことができる。たとえば、送信すべき文書の取り違えや、機密情報を誤って送信してしまうことを防ぐことができる。
【００２９】
また、送信先のＦＡＸ番号は顧客マスタ１１０に記憶されているので、送信者は送信先の番号に関わらず常にＦＡＸサーバ１００に向けてＦＡＸ送信作業を行えばよい。このため、常に同一の単純な操作、たとえば同一の短縮ダイヤルの選択操作によって送信作業を行うことができ、送信者の番号入力ミスによる誤送信を防止することができる。また、ＦＡＸ番号をＦＡＸ送付状２００に記入したり印刷したりする必要がない。
さらに、バーコード２１０には顧客マスタ１１０を検索するための顧客コードのみが含まれ、ＦＡＸ番号自体は含まれない。このため、顧客ＦＡＸ番号の管理が容易になる。たとえば、顧客のＦＡＸ番号が変更になった場合であっても、ＦＡＸ送付状２００を作成しなおす必要はなく、送信側ＦＡＸ装置それぞれの設定を変更する必要もなく、顧客マスタ１１０の定義内容のみを変更すればよい。
【００３０】
また、バーコード２１０は承認者に関する情報、すなわち承認者の電子メールアドレスおよび承認コードを含む。このため、承認者に関する情報をＦＡＸサーバ１００や承認用端末１０で管理する必要がなく、管理の手間を省くことができる。
なお、ＱＲコード等の著名な方式のバーコードについては、読取装置を持っていれば、内容を読み取ることは容易である。しかし、バーコード２１０では、承認コードは暗号化されているので、バーコード２１０を読み取っても承認コード自体を復号することはできず、安全性が保たれる。さらに、承認者の電子メールアドレスも暗号化されているので、承認者の個人情報がＦＡＸ送信先や部外者に漏れることがない。また、ＦＡＸ送付状２００を入手した部外者による不正操作を防ぐことができる。たとえば、部外者がバーコード２１０から承認者のメールアドレスを読み取って承認者を推測し、承認用端末１０から不正な操作を行うことを防ぐことができる。
さらに、バーコード２１０はＱＲコードであるので、一般のバーコードに比べて認識率を高くすることができる。
【００３１】
また、バーコード２１０は、承認者に関する情報、すなわち承認者の電子メールアドレスを含むので、同一の送信先に対して異なる承認者を個別に割り当てて印刷することができ、管理の自由度が高まる。たとえば、ある会社Ａから別の会社ＢにＦＡＸ文書を送信する場合に、会社Ａから会社Ｂへ送付するという組み合わせは同じでも（また、送付先の部署が同じであっても）、送信元である会社Ａの中で部署が異なれば、承認者が異なる構成としたい場合が考えられる。このような場合であっても、たとえば、建物のフロアごとに承認者を設定したり、送信側ＦＡＸ装置ごとに承認者を設定したりすることで、部署ごとに承認者が異なる構成とすることができ、対応することができる。
【００３２】
また、ＦＡＸサーバ１００は、送信側ＦＡＸ装置３０および受信側ＦＡＸ装置４０との間のデータの送受信を通常のＦＡＸ規格に従って行う。このため、ＦＡＸサーバ１００を設置する際、送信側ＦＡＸ装置３０では送信先のＦＡＸ番号をＦＡＸサーバ１００に指定するだけでよく、その他の設定変更作業は不要であり、既存の設備を有効活用することができる。また、受信側ＦＡＸ装置４０では一切の設定変更作業が不要である。
【００３３】
上述の実施の形態１では、バーコード２１０は、所定の大きさおよび所定の向きをもって印刷されている。変形例として、ＦＡＸサーバ１００がコード化された情報を認識できる状態であれば、バーコード２１０はどのように印刷されてもよく、異なる大きさおよび向きで印刷されてもよい。
また、ＦＡＸサーバ１００は、上述の機能以外に複合機として様々な機能を有してもよく、たとえば周知のＯＣＲ(Optical Character Reader)機能を有するＦＡＸＯＣＲサーバであってもよい。
【００３４】
また、実施の形態１のステップＳ７では、ＦＡＸサーバ１００は承認者宛に電子メールを送信することによって送信文書を送信する。また、ＦＡＸサーバ１００は承認操作用Ｗｅｂページを介して承認者からの入力を受け付ける。変形例として、ステップＳ７における承認者に対する情報の送受信は他の処理によってもよい。
たとえば、承認者宛の電子メールには承認操作用Ｗｅｂページを表すＵＲＬのみが記載され、送信文書は添付されなくともよい。この場合、ＦＡＸサーバ１００は、承認者からのアクセスに応じて送信文書を承認者に送信してもよい。
また、承認作業用の専用プログラムが承認用端末１０にインストールされていてもよい。この場合、承認用端末１０はこの専用プログラムを実行して送信文書のデータをＦＡＸサーバ１００から受信してもよく、専用プログラムを実行して承認者の入力を受け付けるとともにＦＡＸサーバ１００に送信してもよい。
また、バーコード２１０は複数の承認者に関する情報を含んでもよい。このような場合、送信承認受付処理（ステップＳ７）は承認者それぞれに対して並列的に実行されてもよい。また、承認の判定（ステップＳ８）では、承認者全員が承認した場合のみ送信が承認されたと判定し、そうでない場合には送信が却下されたと判定してもよく、また、少なくとも一人の承認者が承認した場合には送信が承認されたと判定し、承認者全員が却下した場合のみ送信が却下されたと判定してもよい。このような承認の判定方法は、あらかじめＦＡＸサーバ１００に対して設定できるものであってもよく、またこの設定は変更可能であってもよい。
【００３５】
実施の形態２．
実施の形態２は、実施の形態１において、承認者に関する情報をＦＡＸサーバが記憶し、バーコードは顧客コードと承認者ＩＤのみを含む構成としたものである。以下、実施の形態１と異なる部分のみ説明する。
図７は、実施の形態２に係るＦＡＸサーバ１０１の構成を示す。ＦＡＸサーバ１０１は、顧客マスタ１１０、送信待ちリスト１２０、および承認キーマスタ１３０を含む。顧客マスタ１１０および送信待ちリスト１２０の構成は実施の形態１と同様であり、それぞれ図２および図３に示される。
【００３６】
図８は、承認者に関連する情報を含む、承認キーマスタ１３０の構成を示す。承認キーマスタ１３０は、複数の承認者のそれぞれを識別するための情報である承認者ＩＤを含む。承認者ＩＤのそれぞれには、その承認者に対応する承認コードと、電子メールアドレスとが関連付けられている。ここで、承認キーマスタ１３０に記憶される承認コードは暗号化されている。
ＦＡＸ送付状２００は、実施の形態１と同様にバーコード２１０を含む。ただし、実施の形態１と異なり、バーコード２１０にコード化される情報は、顧客コードおよび暗号化された承認者ＩＤのみである。すなわち、承認者の電子メールアドレスおよび承認コードは含まれない。
【００３７】
実施の形態２では、実施の形態１と同様に、ＦＡＸ文書の承認者があらかじめバーコード２１０を作成し、これを印刷したＦＡＸ送付状２００を多数作成し、送信者が自由に使えるようにしておく。
実施の形態２に係るＦＡＸサーバ１０１は、実施の形態１と同様に、図５のフローチャートに沿って動作する。ただし、ＦＡＸサーバ１０１は、ステップＳ３においてバーコード２１０を認識して顧客コードおよび暗号化された承認者ＩＤを読み取り、ステップＳ４において承認者ＩＤを復号する。
また、ステップＳ５において、ＦＡＸサーバ１０１は、実施の形態１と同様にして顧客コードを検索するとともに、復号した承認者ＩＤに基づいて承認キーマスタ１３０を検索する。顧客コードおよび承認者ＩＤの両方が存在する場合のみバーコード２１０に整合性があると判定し、いずれか一方でも存在しない場合には整合性がないと判定する。
さらに、取得した承認者ＩＤに関連する承認コードおよび承認者メールアドレスを、承認キーマスタ１３０から取得する。
その他の動作は実施の形態１と同様である。
【００３８】
以上説明されるように、本発明の実施の形態２に係るＦＡＸサーバ１０１、すなわちプログラムを実行してＦＡＸサーバ１０１として機能するコンピュータは、実施の形態１と同様に、送信用ＦＡＸ文書のＦＡＸ送付状２００に印刷されたバーコード２１０の内容に応じてそのＦＡＸ文書に関する情報を承認者に提示し、送信の承認または棄却の入力を承認者に促し、入力に応じて送信を行うか否かを決定する。このため、承認者は文書の送信前に、そのＦＡＸ文書の内容を確認して承認の判断をすることができ、不適切な内容を含む文書の送信を防ぐことができる。たとえば、送信すべき文書の取り違えや、機密情報を誤って送信してしまうことを防ぐことができる。
【００３９】
また、実施の形態２では、バーコード２１０が承認コードを含まないため、承認者でなくとも、承認者ＩＤを知っていればバーコード２１０を作成することができる。このため、送信者が適宜ＦＡＸ送付状２００を作成することができ、利便性が向上する。また、バーコード２１０が承認コードを含まないため、万一承認コードの復号方法が漏洩した場合であっても、承認コード自体は安全に保たれる。
さらに、バーコード２１０に含まれる情報は顧客コードおよび承認者ＩＤのみであり、実施の形態１と比較して情報量が少ないため、バーコード２１０をより小型化することができる。または、同一のサイズで冗長度を上げてより確実に認識できるようにすることができる。
なお、実施の形態２では、バーコード２１０に含まれる承認者ＩＤは暗号化されているが、これは暗号化されずにコード化されていてもよい。すなわち、ＦＡＸサーバ１０１は、ステップＳ３において承認者ＩＤを直接読み取ってもよい。この場合、ステップＳ４は省略される。
【図面の簡単な説明】
【００４０】
【図１】本発明の実施の形態１に係るＦＡＸサーバおよびその周辺の構成を示す図である。
【図２】図１の顧客マスタの構成を示す図である。
【図３】図１の送信待ちリストの構成を示す図である。
【図４】図１のＦＡＸサーバによるＦＡＸ文書の送信の際に用いられるＦＡＸ送付状の例である。
【図５】図１のＦＡＸサーバ１００の処理の流れを表すフローチャートである。
【図６】図５のステップＳ７の詳細を示すフローチャートである。
【図７】本発明の実施の形態２に係るＦＡＸサーバの構成を示す図である。
【図８】図７の承認キーマスタの構成を示す図である。
【符号の説明】
【００４１】
１０ 承認用端末、２０ プリンタ、３０ 送信側ＦＡＸ装置、４０ 受信側ＦＡＸ装置、５１ ＬＡＮ、５２ 内線ネットワーク、５３ 外線ネットワーク、１００、１０１ ＦＡＸサーバ、１１０ 顧客マスタ、１２０ 送信待ちリスト、１３０ 承認キーマスタ、２００ ＦＡＸ送付状、２１０ バーコード。
【特許請求の範囲】
【請求項１】
送信側ＦＡＸ装置から受信側ＦＡＸ装置へと送信されるＦＡＸ文書を仲介する、ＦＡＸサーバであって、
前記送信側ＦＡＸ装置から送信されるＦＡＸ文書を受信する機能と、
前記ＦＡＸ文書に印刷されたバーコードを読み取って、承認者に関する情報を取得する機能と、
前記承認者に関する情報に基づいて、前記ＦＡＸ文書を前記承認者に送信する機能と、
前記承認者からの入力に基づいて、前記ＦＡＸ文書を前記受信側ＦＡＸ装置へと送信するか否かを決定する機能と、
送信すると決定した場合に前記ＦＡＸ文書を前記受信側ＦＡＸ装置に送信する機能と
を備えたＦＡＸサーバ。
【請求項２】
前記承認者に関する情報は、前記承認者の電子メールアドレスと、前記承認者を認証するための承認コードとを含む、請求項１に記載のＦＡＸサーバ。
【請求項３】
前記承認者に関する情報は、前記承認者を識別するための承認者ＩＤを含み、
前記ＦＡＸサーバは、前記承認者ＩＤと、前記承認者に対応する承認コードとを関連付けて記憶する機能を有する
請求項１または２に記載のＦＡＸサーバ。
【請求項４】
前記ＦＡＸサーバは、前記バーコードを読み取って、前記送信文書の送信先に関する情報をさらに取得する
請求項１〜３のいずれか一項に記載のＦＡＸサーバ。
【請求項５】
前記バーコードはＱＲコードである、請求項１〜４のいずれか一項に記載のＦＡＸサーバ。
【請求項６】
前記承認者に関する情報は暗号化されており、
前記ＦＡＸサーバは、前記バーコードを読み取って、前記暗号化された前記承認者に関する情報を取得し、これを復号して前記承認者に関する情報を取得する
請求項１〜５のいずれか一項に記載のＦＡＸサーバ。
【請求項７】
コンピュータを、請求項１〜６のいずれか一項に記載のＦＡＸサーバとして機能させるためのプログラム。
【請求項１】
送信側ＦＡＸ装置から受信側ＦＡＸ装置へと送信されるＦＡＸ文書を仲介する、ＦＡＸサーバであって、
前記送信側ＦＡＸ装置から送信されるＦＡＸ文書を受信する機能と、
前記ＦＡＸ文書に印刷されたバーコードを読み取って、承認者に関する情報を取得する機能と、
前記承認者に関する情報に基づいて、前記ＦＡＸ文書を前記承認者に送信する機能と、
前記承認者からの入力に基づいて、前記ＦＡＸ文書を前記受信側ＦＡＸ装置へと送信するか否かを決定する機能と、
送信すると決定した場合に前記ＦＡＸ文書を前記受信側ＦＡＸ装置に送信する機能と
を備えたＦＡＸサーバ。
【請求項２】
前記承認者に関する情報は、前記承認者の電子メールアドレスと、前記承認者を認証するための承認コードとを含む、請求項１に記載のＦＡＸサーバ。
【請求項３】
前記承認者に関する情報は、前記承認者を識別するための承認者ＩＤを含み、
前記ＦＡＸサーバは、前記承認者ＩＤと、前記承認者に対応する承認コードとを関連付けて記憶する機能を有する
請求項１または２に記載のＦＡＸサーバ。
【請求項４】
前記ＦＡＸサーバは、前記バーコードを読み取って、前記送信文書の送信先に関する情報をさらに取得する
請求項１〜３のいずれか一項に記載のＦＡＸサーバ。
【請求項５】
前記バーコードはＱＲコードである、請求項１〜４のいずれか一項に記載のＦＡＸサーバ。
【請求項６】
前記承認者に関する情報は暗号化されており、
前記ＦＡＸサーバは、前記バーコードを読み取って、前記暗号化された前記承認者に関する情報を取得し、これを復号して前記承認者に関する情報を取得する
請求項１〜５のいずれか一項に記載のＦＡＸサーバ。
【請求項７】
コンピュータを、請求項１〜６のいずれか一項に記載のＦＡＸサーバとして機能させるためのプログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【公開番号】特開２００９−１８８６１８（Ｐ２００９−１８８６１８Ａ）
【公開日】平成２１年８月２０日（２００９．８．２０）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−２５１５０（Ｐ２００８−２５１５０）
【出願日】平成２０年２月５日（２００８．２．５）
【出願人】（３９４０１３００２）三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社 (251)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２１年８月２０日（２００９．８．２０）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年２月５日（２００８．２．５）
【出願人】（３９４０１３００２）三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社 (251)
【Ｆターム（参考）】
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