文書管理システム、文書処理装置および文書管理プログラム
【課題】
本発明は、文書の操作者の属性（権限や役職等）に応じて文書の取扱いを定めたセキュリティ情報を文書に設定し、文書の操作者に応じたセキュリティ情報に従って文書処理を行う文書管理システム、文書処理装置および文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】
文書管理装置で管理された文書の紙文書の処理に際して、紙文書の操作者の認証を行う認証手段、紙文書から画像情報を読取る画像読取手段、読取った画像情報から紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段、認証手段で認証した操作者と抽出手段で抽出した識別情報を操作権限管理装置に通知する通知手段、通知手段で通知した操作者と識別情報から特定される操作権限情報を操作権限管理装置から取得する取得手段、取得手段で取得した操作権限情報に基づき紙文書の処理を行う処理手段、処理手段で処理した紙文書の操作権限情報を操作権限管理装置に登録する登録手段を具備する。
本発明は、文書の操作者の属性（権限や役職等）に応じて文書の取扱いを定めたセキュリティ情報を文書に設定し、文書の操作者に応じたセキュリティ情報に従って文書処理を行う文書管理システム、文書処理装置および文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】
文書管理装置で管理された文書の紙文書の処理に際して、紙文書の操作者の認証を行う認証手段、紙文書から画像情報を読取る画像読取手段、読取った画像情報から紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段、認証手段で認証した操作者と抽出手段で抽出した識別情報を操作権限管理装置に通知する通知手段、通知手段で通知した操作者と識別情報から特定される操作権限情報を操作権限管理装置から取得する取得手段、取得手段で取得した操作権限情報に基づき紙文書の処理を行う処理手段、処理手段で処理した紙文書の操作権限情報を操作権限管理装置に登録する登録手段を具備する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書処理装置および文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
機密文書や有価証券等の不正複写、偽造を防止する技術は、種々提案されており、人間の目には見えにくいが、複写機で複写すると隠されていた警告文字等が浮かび上がってくる特殊なパターンがあらかじめ印刷されている用紙や、複写禁止等の特定情報が埋め込まれた文書に関しては複写動作を停止させる装置等が提案されている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、画像形成効率を損なうことなく、不正複写が禁止された特定文書画像の不正複写を確実に防止する画像処理装置及び画像形成装置が提案されている。
【０００４】
上記特許文献１に示される発明は、データ入力手段で入力された文書データに付加された所定情報が不正複写の禁止を示す特定情報を含む場合には、当該文書データの複写動作を一旦停止させ、当該文書の機密レベル情報を抽出して、その機密レベルに応じて、複写禁止、通常の複写、再プリント等の処理を行うように構成されたものである。
【特許文献１】特開２００２−３０５６４６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記特許文献１の発明は、文書データに付加された所定情報に応じて複写処理の制限を行うようにしたもので、当該文書データを取り扱う操作者の属性（権限や役職等）に応じて複写処理を制限するようには構成されていない。
【０００６】
本発明は、文書の操作者の属性（権限や役職等）に応じて文書の取り扱い規約を定めたセキュリティ情報を文書に設定し、操作者に応じたセキュリティ情報に従って文書処理を実施する文書管理システム、文書処理装置および文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、請求項１の文書管理システムの発明は、文書を管理する文書管理装置と、前記文書管理装置で管理される文書に対応して、該文書と該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報を管理する操作権限管理装置と、操作者情報を管理する操作者管理装置と、前記文書管理装置で管理される文書の処理を行う文書処理装置とを具備し、前記文書処理装置は、前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の処理に際して、前記紙文書の操作者情報を前記操作者管理装置に送信して認証を行う認証手段と、前記紙文書から画像情報を読み取る画像読取手段と、前記画像読取手段で読み取った画像情報から前記紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段と、前記認証手段で認証した操作者と前記抽出手段で抽出した識別情報とを前記操作権限管理装置に通知する通知手段と、前記通知手段で通知した前記操作者と前記識別情報とから特定される操作権限情報を前記操作権限管理装置から取得する取得手段と、前記取得手段で取得した操作権限情報に基づき前記紙文書の処理を行う処理手段と、前記処理手段で処理した紙文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段とを具備し、前記操作権限管理装置は、前記通知手段により通知された前記操作者に基づき前記操作者管理装置から該操作者に対応する操作者情報を取得して前記操作権限情報を特定する特定手段と、前記特定手段で特定した操作権限情報を前記文書処理装置に送信する操作権限情報送信手段とを具備することを特徴とする。
【０００８】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記操作権限管理装置は、前記通知手段により通知された前記識別情報に基づき前記文書管理装置に対して前記紙文書の元電子文書の送信依頼を行う送信依頼手段を更に具備し、前記文書管理装置は、前記送信依頼手段による送信依頼に基づき前記元電子文書を前記文書処理装置に送信する電子文書送信手段を具備し、前記処理手段は、前記電子文書送信手段により送信された前記元電子文書に基づき前記紙文書の処理を行うことを特徴とする。
【０００９】
また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記操作者管理装置は、前記操作者の所属および役職を含む操作者情報を管理することを特徴とする。
【００１０】
また、請求項４の発明は、請求項１乃至３のいずれかの発明において、前記文書処理装置は、前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書に所定の識別情報を付与して複写する複製処理を行うことを特徴とする。
【００１１】
また、請求項５の発明は、請求項１乃至３のいずれかの発明において、前記文書処理装置は、前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の画像を所定の宛先に送信する送信処理を行うことを特徴とする。
【００１２】
また、請求項６の発明は、請求項１乃至３のいずれかの発明において、前記文書処理装置は、前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の画像を電子化する電子化処理を行うことを特徴とする。
【００１３】
また、請求項７の文書処理装置の発明は、文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の処理に際して、前記紙文書の操作者の認証を行う認証手段と、前記紙文書から画像情報を読み取る画像読取手段と、前記画像読取手段で読み取った画像情報から前記紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段と、前記認証手段で認証した操作者と前記抽出手段で抽出した識別情報とを、前記文書管理装置で管理される文書に対応して該文書と該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報を管理する操作権限管理装置に通知する通知手段と、前記通知手段で通知した前記操作者と前記識別情報とから特定される操作権限情報を前記操作権限管理装置から取得する取得手段と、前記取得手段で取得した操作権限情報に基づき前記紙文書の処理を行う処理手段と、前記処理手段で処理した紙文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段とを具備することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項８の発明は、請求項７の発明において、前記処理手段は、前記紙文書の元電子文書を前記文書管理装置から取得して、該元電子文書に基づき前記紙文書の処理を行うことを特徴とする。
【００１５】
また、請求項９の文書管理プログラムの発明は、コンピュータを、文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の処理に際して、前記紙文書の操作者の認証を行う認証手段、前記紙文書から画像情報を読み取る画像読取手段、前記画像読取手段で読み取った画像情報から前記紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段、前記認証手段で認証した操作者と前記抽出手段で抽出した識別情報を、前記文書管理手段で管理される文書に対応して該文書と該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報を管理する操作権限管理装置に通知する通知手段、前記通知手段で通知した前記操作者と前記識別情報とから特定される操作権限情報を前記操作権限管理装置から取得する取得手段、前記取得手段で取得した操作権限情報に基づき前記紙文書の処理を行う処理手段と、前記処理手段で処理した紙文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
請求項１の文書管理システムによれば、操作者毎に紙文書に対する操作権限を与えることが可能となることから、紙文書に対して一律にセキュリティを設定するよりも、紙文書に対するセキュリティを適切に設定し、強化することができる。
【００１７】
また、請求項２の文書管理システムによれば、紙文書の汚れ等による画情報の劣化を防止し、画情報を出力することができる。
【００１８】
また、請求項３の文書管理システムによれば、本発明の構成を有しない場合に比較して、文書に対する当該操作者の操作権限の管理が容易となる。
【００１９】
また、請求項４の文書管理システムによれば、本発明の構成を有しない場合に比較して、複製されて出力された紙文書の元文書等の派生関係（その文書の原本、最新版、複写元、印刷元等）にある文書を容易に検索して取得することができる。
【００２０】
また、請求項５の文書管理システムによれば、紙文書の操作者の当該紙文書に対する操作権限に応じて当該紙文書から読み取った画像を所定の宛先に送信することができる。
【００２１】
また、請求項６の文書管理システムによれば、紙文書の操作者の当該紙文書に対する操作権限に応じて当該紙文書から読み取った画像を電子データとして取り扱うことができる。
【００２２】
また、請求項７の文書処理装置によれば、紙文書の処理に際して、文書と当該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報に基づき当該紙文書の処理を行い、処理して生成された紙文書を当該紙文書に対する新たな操作権限情報に対応付けて登録することができる。
【００２３】
また、請求項８の文書処理装置によれば、紙文書の汚れ等による画情報の劣化を防止して画情報を出力することができる。
【００２４】
また、請求項９の文書管理プログラムによれば、紙文書の処理に際して、文書と当該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報に基づき当該紙文書の処理を行い、処理して生成された紙文書を当該紙文書に対する新たな操作権限情報に対応付けて登録することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、本発明に係わる文書管理システム、文書処理装置および文書管理プログラムの一実施例について、添付図面を参照して詳細に説明する。
【００２６】
図１は、本発明に係わる文書管理システム１００の主な構成を示す構成図である。
【００２７】
図１に示すように、文書管理システム１００は、本発明に係わる文書処理装置のクライアントＰＣ１及び複合機２と、文書管理装置３と、操作権限管理装置４と、操作者管理装置５とがＬＡＮ（＝Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク６で接続されており、クライアントＰＣ１、操作者管理装置５、操作権限管理装置４、文書管理装置３の各装置は、入力装置（例えばキーボードやマウス等）、出力装置（例えばディスプレイ等）、中央処理装置（例えばＣＰＵ）、記憶装置（ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、外部記憶装置等）等で構成された一般的なコンピュータである。
【００２８】
尚、ＣＰＵは、Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、ＲＯＭは、Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ、ＲＡＭは、Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙの略である。また、文書管理システム１００には、前述した各装置の他にネットワーク６に接続される各種装置を管理するサーバ等の各種装置が接続されており、ネットワーク６にはクライアントＰＣ１や複合機２等の各装置が複数接続されていてもよい。
【００２９】
ところで、文書管理システム１００は、文書を処理する操作者の所属部署や役職等の操作者情報と、当該文書との組み合わせから特定される文書に関する取り扱い規約を定めたセキュリティ情報を設定し、文書の操作に際し、当該文書と当該操作者の操作者情報から特定されるセキュリティ情報に従って文書を処理するように構成されている。
【００３０】
また、文書管理システム１００で管理される文書には、各文書固有の識別情報（以下、「文書ＩＤ」という。）が付されて管理されており、この文書ＩＤから当該文書の原本、編集元文書、複写元文書、移動元文書、最新版文書等、当該文書と互いに関連する文書群の派生関係が追跡できるように構成されている。
【００３１】
このような文書管理を実現するために、文書管理システム１００を構成する各装置は、以下に示すような機能を備えて構成されている。
【００３２】
文書がセキュリティ情報に従って操作されるためには、そのセキュリティ情報に従って処理される文書と、その文書を操作する操作者の操作者情報と、セキュリティ情報の内容を対応付けて文書管理システム１００に登録する必要があり、それらの情報をクライアントＰＣ１は、文書管理装置３、操作権限管理装置４に登録する。
【００３３】
また、クライアントＰＣ１は、文書の処理が操作者により指示された場合、その文書と、その操作者の所属部署や役職等の情報を示す操作者情報の組み合わせから特定されるセキュリティ情報に従って当該文書の印刷、複写、移動等の各処理を実施する。
【００３４】
具体的には、操作者の指示により、クライアントＰＣ１のディスプレイ上に図示せぬ文書登録画面を表示させ、この画面上に表示される文書データ一覧の中からセキュリティ情報に従って処理させたい文書を選択させるか、または操作者が作成した文書データをセキュリティ情報に従って処理させたい文書として選択させる。
【００３５】
また、操作者情報及びセキュリティ情報の内容の登録は、具体的には、文書登録画面を表示された文書に対する操作権限を示す操作権限情報と操作者の所属部署や役職等の一覧情報の中からセキュリティ情報に従って処理させたい文書に対する操作権限情報と、その操作者情報を選択させ、選択された文書を文書管理装置３に格納して登録し、選択された文書と操作者情報と操作権限情報とを対応付けたセキュリティ情報を操作権限管理装置４に格納して登録する。
【００３６】
例えば、複合機２等の文書処理装置で紙文書の複製処理を禁止とする場合は、当該紙文書に対する複製禁止処理の操作権限を示す操作権限情報（例えば値「１」）と、その操作権限情報を与える操作者の操作者情報を各情報一覧の中から選択設定させる。
【００３７】
尚、本実施例では、紙文書を用紙上に画像や印刷データが形成された文書として説明しているが、紙文書は、用紙に限定されるものではなく、プラスチックシートやビニールシート等の種々の媒体上に画像や印刷データが形成された文書であってもよい。
【００３８】
図２は、本実施例における操作権限情報とその内容を示した操作権限管理テーブル１０の一例を示す図である。
【００３９】
図２に示すように、操作権限管理テーブル１０は、操作権限を示す「操作権限情報」１１と、操作権限情報１１に設定された値が示す操作権限の内容を示す「操作権限の内容」１２とが対応付けされて構成されており、操作権限管理テーブル１０の例えば操作権限情報１１の値「１」は、印刷、複写、スキャン、ＦＡＸ（＝ファクシミリ）通信の各処理を禁止とし、当該処理動作のログ情報を取得して蓄積保持し、管理者へ通知する動作制御を行うこと（操作権限の内容）を示している。
【００４０】
また、操作権限情報１１の値「２」は、印刷処理する場合には前面ＷＭ印刷（桜紙印刷処理）を施し、スキャン処理する場合にはスキャンして読み取った画像データの暗号化処理を施し、ファクシミリ送信は禁止とし、当該処理動作のログ情報を取得して蓄積保持し、管理者へ通知する動作制御を行うこと（操作権限の内容）を示している。
【００４１】
また、操作権限情報１１の値「３」は、印刷、複写、ファクシミリ送信されて出力された紙文書に当該紙文書固有の文書ＩＤがヘッダ／フッタに付加されて出力されるように処理すること（操作権限の内容）を示している。
【００４２】
また、操作権限情報１１の値「４」は、指示通りに印刷、複写、スキャン、ファクシミリ通信の各処理を行うこと（操作権限の内容）を示している。
【００４３】
尚、操作権限管理テーブル１０は、複合機２で紙文書を印刷、複写、スキャン、ファクシミリ通信する場合の各操作権限情報とその操作権限の内容の一例を示したものであり、操作権限管理テーブル１０は、クライアントＰＣ１、複合機２、操作権限管理装置４に予め作成されて記憶保持されている。また、操作権限管理テーブル１０の各情報は、操作対象装置（クライアントＰＣ１やその他の装置等）に応じて任意の情報が設定可能である。また、操作者情報の詳細は、後述する。
【００４４】
このように、文書とそのセキュリティ情報の登録は、クライアントＰＣ１によりセキュリティ情報を設定する文書とそのセキュリティ情報を操作者に選択させ、選択された文書の文書データを文書管理装置３へ送信して登録し、選択されたセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ送信して登録する。
【００４５】
複合機２は、紙文書の複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理が実施できるように構成された装置であり、これらの各処理は、当該複合機２を操作する操作者の認証後でなければ実施できないように構成されている。
【００４６】
また、複合機２は、セキュリティ情報が設定された紙文書の複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理が指示された場合、当該紙文書に設定されたセキュリティ情報に従って複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理を実施する。また、セキュリティ情報を設定する紙文書とそのセキュリティ情報を文書管理装置３及び操作権限管理装置４に登録する。
【００４７】
具体的には、セキュリティ情報が設定された紙文書の処理が指示された場合、複合機２は、当該紙文書から読み取った画像データから当該紙文書に付されている文書ＩＤを抽出して検知し、当該文書ＩＤと当該操作者の操作者ＩＤとに基づく当該紙文書のセキュリティ情報を操作権限管理装置４から取得し、取得したセキュリティ情報に従った複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理を実施する。
【００４８】
文書管理装置３は、登録要求された文書を所定の記憶場所に格納して管理し、送信要求された文書を当該文書が格納されている場所（以下、単に「格納先」という。）から取得して送信先へ送信する等の各種要求に応じた文書処理を行う。
【００４９】
具体的には、文書登録の要求とともに送信された文書データを文書管理装置３の記憶装置（例えばハードディスク等）に構築された文書ＤＢ３０の所定の記憶場所に格納し、当該文書の文書ＩＤを操作権限管理装置４に要求して取得し、取得した文書ＩＤと当該文書の文書データの格納先情報とを対応付けて図３に示すような文書管理テーブル３１に記録して文書管理する。
【００５０】
図３に示すように、文書管理テーブル３１は、文書管理システム１００に登録された文書の文書ＩＤを示す「文書ＩＤ」３１１と、当該文書ＩＤの文書データの格納先情報を示す「文書格納先」３１２等とが対応付けされて構成されており、文書管理テーブル３１の例えば文書ＩＤ「Ｄ０００１」の文書データは、「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」で示される場所（文書格納先）に格納されていることを示している。
【００５１】
このように文書を管理することで、文書管理装置３は、文書ＩＤで識別される文書の文書データを文書ＩＤと対応付けられた格納先から取得して取り出すことができる。
【００５２】
尚、文書管理テーブル３１には文書ＤＢ３０に文書が登録される毎に、当該文書の文書ＩＤと当該文書データの格納先情報とが順次、蓄積記録される。また、文書管理テーブル３１は、文書ＤＢ３０に記憶保持されているものとするが、しかし、文書ＤＢ３０に限定されるものではない。
【００５３】
また、文書管理装置３は、文書の送信要求に対して当該要求文書の文書データの格納先を文書管理テーブル３１を参照して特定し、特定した格納先から文書データを取得して要求元または依頼された送信先へ送信する。また、文書管理システム１００への文書登録時の場合のように、文書管理テーブル３１に文書ＩＤと当該文書ＩＤと対応付けされた文書データの格納先情報が記録される毎にその情報を操作権限管理装置４へ通知する。
【００５４】
操作権限管理装置４は、文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、後述するセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）を作成してセキュリティ情報が設定された文書と、そのセキュリティ情報の対応関係を管理し、セキュリティ情報の問い合わせに対する回答を問い合わせ元へ通知する。
【００５５】
具体的には、クライアントＰＣ１、複合機２及び文書管理装置３からの文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行して要求元へ通知し、また、文書登録時または登録文書のセキュリティ情報の変更時の際に各装置から通知される登録文書の文書ＩＤ、当該文書ＩＤと対応付けされた文書データの格納先情報、操作権限情報、操作者ＩＤの操作者情報に基づき図４に示すようなセキュリティ情報管理テーブル４０を作成して記憶管理する。
【００５６】
図４に示すように、セキュリティ情報管理テーブル４０は、文書管理システム１００に登録された文書の文書ＩＤを示す「文書ＩＤ」４０１と、当該文書ＩＤの文書データの格納先情報を示す「文書格納先」４０２と、当該文書データに対する操作権限を示す「操作権限情報」４０３と、当該操作権限情報が示す操作権限が与えられた操作者の所属部署を示す「所属」４０４及び役職を示す「役職」４０５とが対応付けされて構成されており、セキュリティ情報管理テーブル４０の例えば文書ＩＤ「Ｄ０００１」の「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」で示される場所（文書格納先）に格納されている文書データに対して経理部所属（所属）の一般社員（役職）には操作権限情報４０３に設定された値「１」が示す操作権限が与えられていることを示している。
【００５７】
尚、セキュリティ情報管理テーブル４０の「Ａｎｙ」（所属）は、全ての所属部署を示しており、また、操作権限情報４０３の値「１」は、前述の操作権限管理テーブル１０（図２参照）で示したように、複合機２による印刷、複写、スキャン、ファクシミリ通信の各処理の禁止、当該処理動作のログ情報の取得と蓄積保持及び当該処理動作の管理者への通知を行うこと（操作権限の内容）を示している。
【００５８】
また、操作権限管理装置４は、操作対象文書の文書ＩＤ及び操作者の操作者情報に基づくセキュリティ情報の問い合わせに対して該当するセキュリティ情報を要求元（例えば文書管理装置３や複合機２及びクライアントＰＣ１等）へ通知する。
【００５９】
操作者管理装置５は、操作者の認証情報（操作者ＩＤ、パスワード、ＩＣカード、生態認証情報等）とその操作者の操作者情報（所属組織、役職等の情報）とを対応付けて管理し、操作者情報の問い合わせに対する回答を問い合わせ元へ通知する。
【００６０】
本実施例では、具体的には、操作者の操作者ＩＤとその操作者の操作者情報を対応付けた図５に示すような操作者情報管理テーブル５０を作成して記憶管理し、操作者認証の問い合わせに対して操作者情報管理テーブル５０を参照して行い、問い合わせに対する認証結果を問い合わせ元へ通知する。
【００６１】
尚、操作者情報は、操作者の所属組織や役職に限定されるものではなく、操作者の性別、年齢層等の操作者が属する属性情報や、操作者固有の識別情報等であってもよい。
【００６２】
図５に示すように、操作者情報管理テーブル５０は、各操作者の操作者ＩＤを示す「操作者ＩＤ」５０１と、当該操作者ＩＤの操作者の所属部署を示す「所属」５０２と、当該操作者ＩＤの操作者の役職を示す「役職」５０３等とが対応付けされて構成されており、操作者情報管理テーブル５０の例えば操作者ＩＤ「Ｐ１２０１」の操作者は、開発部（所属）の役員（役職）であることを示している。
【００６３】
このように構成された文書管理システム１００は、例えば操作者の役職または所属部署に応じて異なる操作権限のセキュリティ情報が設定された紙文書を複合機２で複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理を行う場合、複合機２は、操作者の操作者情報と紙文書の文書ＩＤの組合せに対応する操作権限情報を特定し、当該操作権限情報に従って複合機２の動作を制御して文書に対する情報セキュリティを維持する。
【００６４】
文書管理システム１００が行う本発明に係わる文書管理の要部の処理動作について、図６乃至図１１を参照して説明する。
【００６５】
前述したように、セキュリティ情報に従って文書の処理を実施するためには、セキュリティ情報を設定する文書と、そのセキュリティ情報を文書管理システム１００へ登録する必要がある。
【００６６】
図６は、電子文書（電子化された文書）を文書管理システム１００に新規登録する場合の処理動作の一例を示す流れ図である。
【００６７】
図６に示すように、セキュリティ情報を設定する電子文書を文書管理システム１００に新規登録する場合は、まず、クライアントＰＣ１を起動させ、操作者の操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を入力して認証後、図示せぬ選択メニューで「文書登録」を選択させることで開始する（ステップＳ６００）。
【００６８】
操作者の認証は、クライアントＰＣ１が起動することで操作者ＩＤやパスワード等を入力させる図示せぬログイン画面をクライアントＰＣ１のディスプレイ上に表示させ、入力されたログイン情報に基づき当該ログイン情報に対する認証を操作者管理装置５に対して問い合わせて行う。
【００６９】
また、操作者認証後、クライアントＰＣ１は、ディスプレイ上に選択メニューを表示させ、当該選択メニューで操作者により「文書登録」が選択されると、登録する文書、その文書に対する操作権限情報及びその操作権限を与える操作者の操作者情報を当該電子文書の操作者に選択または入力させ、選択された文書の文書データを文書管理装置３に送信して当該文書データの登録を要求し、また、入力された操作権限情報及びその操作者情報を操作権限管理装置４に送信してその登録を要求する（ステップＳ６０１）。
【００７０】
具体的には、操作者認証後のクライアントＰＣ１のディスプレイ上には、セキュリティ情報に従って文書の印刷、複写、移動及び文書登録、セキュリティ情報の変更等の各種文書処理を選択する図示せぬ選択メニューが表示され、この選択メニューで「文書登録」が選択されると、ディスプレイ上には図示せぬ文書登録画面が表示され、その画面上で操作者が登録文書の指定及び当該文書に対する操作権限情報及びその操作権限を与える操作者の操作者情報を入力させる。
【００７１】
登録文書とその文書の操作権限情報及び操作者情報が操作者により選択または入力されると、クライアントＰＣ１は、選択された文書の文書データを文書管理装置３に送信してその登録を要求し、また、入力された操作権限情報とその操作者情報を操作権限管理装置４に送信してその登録を要求する。
【００７２】
文書管理装置３は、クライアントＰＣ１から送信された文書データ及びその登録要求に対して当該文書データを文書ＤＢ３０へ格納し、当該文書データの文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に要求する（ステップＳ６０２）。
【００７３】
操作権限管理装置４は、文書管理装置３からの文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、要求元の文書管理装置３へ通知する（ステップＳ６０３）。
【００７４】
操作権限管理装置４から新たな文書ＩＤの通知を受けた文書管理装置３は、当該文書ＩＤと、登録文書（文書データ）の格納先情報とを対応付けて文書管理テーブル３１（図３参照）に記録し、当該文書ＩＤとその格納先情報を操作権限管理装置４へ通知する（ステップＳ６０４）。
【００７５】
また、操作権限管理装置４は、クライアントＰＣ１から送信された操作権限情報及び操作者情報の登録要求に対して当該操作権限情報及び操作者情報と、文書管理装置３から通知された文書ＩＤと当該文書ＩＤの文書の格納先情報とを対応付けてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録し、セキュリティ情報が登録された旨を文書管理装置３へ通知する（ステップＳ６０５）。
【００７６】
操作権限管理装置４からセキュリティ情報登録完了の通知を受けた文書管理装置３は、文書登録の要求があった要求元のクライアントＰＣ１に対して文書登録が完了した旨を通知し、電子文書の新規登録処理が終了する（ステップＳ６０６）。
【００７７】
次に、紙文書を文書管理システム１００に新規登録する場合の処理動作について説明する。
【００７８】
図７は、紙文書を文書管理システム１００に新規登録する場合の処理動作の一例を示す流れ図である。
【００７９】
図７に示すように、紙文書を文書管理システム１００に新規登録する場合は、複合機２を操作する操作者の操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を認証後、図示せぬ選択メニューで「文書登録」を選択させることで開始する（ステップＳ７００）。
【００８０】
操作者の認証は、複合機２の図示せぬコントロールパネル上に図示せぬログイン画面を表示させ、入力されたログイン情報に基づき操作者の認証を操作者管理装置５に対して問い合わせて行う。
【００８１】
また、操作者認証後、複合機２は、コントロールパネル上にセキュリティ情報に従って紙文書の複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷及び文書登録、セキュリティ情報の変更等の各種操作を行う図示せぬ選択メニューを表示させる。
【００８２】
選択メニューで「文書登録」が操作者により選択されると、登録する紙文書に対する操作権限情報及びその操作権限を与える操作者の操作者情報を入力させ、コントロールパネル上に配置された図示せぬ「開始ボタン」の押下を操作者に促して操作させる。
【００８３】
操作権限情報及びその操作者情報が入力され、「開始ボタン」が押下されると、複合機２は、複合機２の図示せぬプラテンガラス上に置かれた紙文書をスキャンしてその画像データを読み取り、読み取った画像データを文書管理装置３に送信して当該画像データの登録を要求し、また、入力された操作権限情報及びその操作者情報を操作権限管理装置４に送信してその登録を要求する（ステップＳ７０１）。
【００８４】
文書管理装置３は、複合機２から送信された画像データ及びその登録要求に対して当該画像データを文書ＤＢ３０へ格納し、当該画像データの文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に要求する（ステップＳ７０２）。
【００８５】
操作権限管理装置４は、文書管理装置３からの文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、要求元の文書管理装置３へ通知する（ステップＳ７０３）。
【００８６】
操作権限管理装置４から新たな文書ＩＤの通知を受けた文書管理装置３は、当該文書ＩＤと、登録文書（画像データ）の格納先情報とを対応付けて文書管理テーブル３１（図３参照）に記録し、当該文書ＩＤとその格納先情報を操作権限管理装置４へ通知する（ステップＳ７０４）。
【００８７】
操作権限管理装置４は、複合機２から送信された操作権限情報及びその操作者情報の登録要求に対して当該操作権限情報及び操作者情報と、文書管理装置３から通知された文書ＩＤと当該文書ＩＤの文書の格納先情報とを対応付けてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録し、セキュリティ情報が登録された旨を文書管理装置３へ通知する（ステップＳ７０５）。
【００８８】
操作権限管理装置４からセキュリティ情報登録完了の通知を受けた文書管理装置３は、文書登録の要求があった要求元の複合機２に対して文書登録が完了した旨を通知し、紙文書の新規登録処理が終了する（ステップＳ７０６）。
【００８９】
このような処理動作により、文書と当該文書のセキュリティ情報とが登録された文書管理システム１００において、クライアントＰＣ１及び複合機２の文書処理装置が文書管理システム１００に登録された文書をセキュリティ情報に従って処理する例を図８乃至図１１を参照して説明する。
【００９０】
図８は、クライアントＰＣ１が電子文書をセキュリティ情報に従って印刷する処理動作の一例を示す流れ図である。
【００９１】
図８に示すように、クライアントＰＣ１は、操作者の操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を入力させ、操作者の認証後、図示せぬ選択メニューで「印刷」が選択されることで電子文書のセキュリティ情報に従った印刷処理を開始する（ステップＳ８００）。
【００９２】
操作者の認証は、前述の電子文書の新規登録（図６参照）の場合と同様に、図示せぬログイン画面をクライアントＰＣ１のディスプレイ上に表示させ、入力されたログイン情報に基づき当該ログイン情報に対する認証を操作者管理装置５に対して問い合わせて行う。
【００９３】
また、操作者認証後、クライアントＰＣ１は、ディスプレイ上に選択メニューを表示させ、当該選択メニューで「印刷」が操作者により選択されると、文書管理システム１００に登録された文書一覧の情報を文書管理装置３から取得してクライアントＰＣ１のディスプレイ上に表示させ、その文書一覧の中から操作者が選択した文書の文書ＩＤを文書管理装置３に送信して当該文書ＩＤの電子文書の送信を要求し、取得する。
【００９４】
文書管理装置３から送信された電子文書を受信したクライアントＰＣ１は、当該電子文書の文書ＩＤと、操作者により入力されたログイン情報の操作者ＩＤを操作権限管理装置４へ送信して当該電子文書に対する操作者ＩＤの操作者に与えられている操作権限情報と、この印刷処理で出力される紙文書に付加する新たな文書ＩＤの送信を要求する（ステップＳ８０１）。
【００９５】
操作権限管理装置４は、文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、また、操作権限情報の送信要求に対してクライアントＰＣ１から送信された操作者ＩＤの操作者情報（所属、役職）を操作者管理装置５に問い合わせて取得し（ステップＳ８０２）、取得した操作者情報とクライアントＰＣ１から送信された電子文書の文書ＩＤとに対応付けされた操作権限情報をセキュリティ情報管理テーブル４０を参照して特定し、特定した操作権限情報が印刷禁止でない場合は、当該操作権限情報及び発行した新たな文書ＩＤを要求元のクライアントＰＣ１へ送信する（ステップＳ８０４）。
【００９６】
尚、特定した操作権限情報が印刷禁止の場合は、操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行することなく、特定された操作権限情報のみをクライアントＰＣ１へ送信し、クライアントＰＣ１は、操作権限情報が示す印刷禁止に従って印刷処理を中止し、印刷処理を終了する。
【００９７】
また、操作者の操作者情報は、操作権限管理装置４がクライアントＰＣ１から送信された操作者ＩＤを操作者管理装置５に送信し、当該操作者ＩＤに対応する操作者情報を操作者管理装置５が操作者情報管理テーブル５０（図４参照）参照して特定し、操作権限管理装置４へ通知することで取得される（ステップＳ８０３）。
【００９８】
クライアントＰＣ１は、文書管理装置３から取得した電子文書に操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤを付加し、操作権限管理装置４から送信された操作権限情報が示す印刷条件を設定後、複合機２へ送信して印刷指示する（ステップＳ８０５）。
【００９９】
複合機２は、クライアントＰＣ１から送信された新たな文書ＩＤを含む電子文書と印刷条件情報を受信し、印刷条件に応じた印刷処理後（ステップＳ８０６）、当該印刷処理で出力された紙文書のセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ登録し、印刷処理を終了する（ステップＳ８０７）。
【０１００】
具体的には、複合機２は、印刷条件に応じた印刷処理後、操作権限管理装置４に対して当該印刷処理で出力された紙文書のセキュリティ情報の登録を要求し、操作権限管理装置４は、複合機２からのセキュリティ情報の登録要求を受けて当該印刷処理における操作権限情報、当該紙文書の文書ＩＤ、当該紙文書の文書データの格納先情報、操作者の操作者情報を対応付けたセキュリティ情報をセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録後、セキュリティ情報の登録が終了した旨を複合機２へ通知する。
【０１０１】
また、複合機２は、操作権限管理装置４からのセキュリティ情報登録終了の通知を受け、印刷処理が終了した旨をクライアントＰＣ１へ通知してセキュリティ情報に従った電子文書の印刷処理を終了する。
【０１０２】
次に、複合機２がセキュリティ情報に従って紙文書の複写、ファクシミリ通信、スキャン等の各処理を実施する場合の処理動作について説明する。
【０１０３】
尚、以下の説明においては、文書に対する操作権限が異なる操作者Ａ、操作者Ｂ間において、操作者Ａが出力した紙文書Ｘ（ヘッダ／フッタに文書ＩＤが印字されている。）を操作者Ｂに渡し、その紙文書Ｘを操作者Ｂが複合機２を使って複写、ファクシミリ通信、スキャンする場合を例に説明する。また、操作者Ａは、開発部の役員で操作者ＩＤが「Ｐ１２０１」、操作者Ｂは、経理部の管理職で操作者ＩＤが「Ｐ１３０１」、紙文書Ｘの文書ＩＤが「Ｄ０００１」であるものとする。
【０１０４】
図９は、複合機２が紙文書Ｘをセキュリティ情報に従って複製する処理動作の一例を示す流れ図である。
【０１０５】
図９に示すように、操作者Ｂが複合機２の図示せぬコントロールパネル上に表示された図示せぬログイン画面で操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を入力して認証後、コントロールパネル上に表示される図示せぬ選択メニューで「複写」を選択することで、複合機２は、紙文書Ｘのセキュリティ情報に従った複製処理を開始する（ステップＳ９００）。
【０１０６】
操作者Ｂの認証動作は、前述の紙文書の新規登録の場合（図７参照）と同様に、操作者Ｂにより入力されたログイン情報に基づき操作者管理装置５に問い合わせて行なう。
【０１０７】
操作者認証後、複合機２の図示せぬプラテンガラス上に紙文書Ｘが置かれ、選択メニューで「複写」が選択され、コントロールパネル上に配置された図示せぬ「開始ボタン」が操作者により押下されると、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、当該複製処理で出力される紙文書に付加する新たな文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に要求する（ステップＳ９０１）。
【０１０８】
具体的には、操作者Ｂにより「開始ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘをスキャンしてその画像データを読み取り、読み取った画像データを解析して紙文書Ｘに付加されている文書ＩＤを抽出して検知し、検知した文書ＩＤと、操作者により入力されたログイン情報の操作者ＩＤを操作権限管理装置４へ送信して紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、新たな文書ＩＤの送信を要求する。
【０１０９】
本例の場合、複合機２は、紙文書Ｘの文書ＩＤ「Ｄ０００１」と操作者Ｂの操作者ＩＤ「Ｐ１３０１」を操作権限管理装置４へ送信し、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報及び紙文書Ｘから複製されて出力される紙文書に付加する新たな文書ＩＤの送信を要求する。
【０１１０】
操作権限管理装置４は、複合機２から送信された操作者ＩＤの操作者情報（所属、役職）を操作者管理装置５に問い合わせて取得し（ステップＳ９０２）、取得した操作者情報と複合機２から送信された紙文書Ｘの文書ＩＤとに対応付けされた操作権限情報をセキュリティ情報管理テーブル４０を参照して確認する（ステップＳ９０４）。
【０１１１】
尚、操作者Ｂの操作者情報は、操作権限管理装置４が複合機２から送信された操作者ＩＤを操作者管理装置５に送信し、当該操作者ＩＤに対応する操作者情報を操作者管理装置５が操作者情報管理テーブル５０（図５参照）参照して特定し、操作権限管理装置４へ通知することで取得される（ステップＳ９０３）。
【０１１２】
本例の場合、操作者管理装置５は、操作権限管理装置４から送信された操作者Ｂの操作者ＩＤ「Ｐ１３０１」と一致する操作者情報管理テーブル５０（図５参照）の操作者ＩＤ５０１の値を検索し、検索された「Ｐ１３０１」（操作者ＩＤ５０１）と対応付けられた「経理部」（所属５０２）と「管理職」（役職５０３）を操作者Ｂの操作者情報として特定する。
【０１１３】
また、操作権限管理装置４は、複合機２から送信された紙文書Ｘの文書ＩＤ「Ｄ０００１」及び操作者管理装置５で特定された操作者情報（経理部、管理職）の各値と全て一致するセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）の文書ＩＤ４０１、所属４０４、役職４０５の各値を検索し、検索された「Ｄ０００１」（文書ＩＤ４０１）、「経理部」（所属４０４）、「管理職」（役職４０５）と対応付けられた操作権限情報４０３の値「１」が示す操作権限を確認する。
【０１１４】
ステップＳ９０４におけるセキュリティ情報の確認後、操作権限管理装置４は、確認された操作権限情報に応じて紙文書Ｘの電子文書データ（説明の便宜上、「元文書データ」という。）を複合機２へ送信するように文書管理装置３に対して要求する（ステップＳ９０５）。
【０１１５】
具体的には、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限が複写禁止でない場合、操作権限管理装置４は、紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信して文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。
【０１１６】
一方、文書管理装置３は、操作権限管理装置４から送信された紙文書Ｘの文書ＩＤに基づき紙文書Ｘの元文書データの格納場所を特定し、その格納場所から元文書データを取り出して複合機２へ送信する。
【０１１７】
本例の場合は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報の値が「２」、すなわち、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限が複写禁止ではないので、操作権限管理装置４が紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信し、当該文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。
【０１１８】
ステップＳ９０５において、紙文書Ｘの元文書データの複合機２への送信要求後、操作権限管理装置４は、複合機２からの新たな文書ＩＤの送信要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、発行した文書ＩＤと、ステップＳ９０５で確認された紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報（この場合は、操作権限情報の値が「２」）を複合機２へ送信する（ステップＳ９０６）。
【０１１９】
尚、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限が複写禁止の場合、操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行することなく、複写禁止を示す操作権限情報のみを複合機２へ送信し、複合機２は、操作権限情報が示す複写禁止に従って複製処理を中止し、複製処理を終了する。
【０１２０】
紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求された文書管理装置３は、紙文書Ｘの文書ＩＤに基づき文書管理テーブル３１（図３参照）を参照して紙文書Ｘの元文書データの格納先を特定し、特定した格納先から元文書データを取り出して複合機２へ送信する（ステップＳ９０７）。
【０１２１】
具体的には、本例の場合は、操作権限管理装置４が紙文書Ｘの文書ＩＤ「Ｄ０００１」を文書管理装置３へ送信して当該文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求し、文書管理装置３が文書ＩＤ「Ｄ０００１」と一致する文書管理テーブル３１の文書ＩＤ３１１の値を検索し、検索された「Ｄ０００１」（文書ＩＤ３１１）と対応付けられた「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」（文書格納先３１２）に格納された文書データを取り出して、複合機２へ送信する。
【０１２２】
尚、紙文書Ｘの文書ＩＤ「Ｄ０００１」（文書ＩＤ３１１）と対応付けられた「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」（文書格納先３１２）の格納場所には、紙文書Ｘを出力する際の印刷データ（電子文書データ）である元文書データが格納されている。
【０１２３】
複合機２は、操作権限管理装置４から送信された操作権限情報と、その操作権限情報（値が「１」でない場合）に応じて操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤ及び文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データを受信し、当該操作権限情報に従って複製処理を行う（ステップＳ９０８）。
【０１２４】
複合機２による操作権限情報に従った複製処理は、具体的には、受信した操作権限情報に基づき操作権限管理テーブル３１を参照して、例えば操作権限情報の値が「１」の場合は、複写動作を禁止し、紙文書Ｘが複写禁止である旨を操作者へ通知する。また、当該操作のログ情報を例えば操作日時、操作者ＩＤ（この場合は、操作者Ｂ）、操作内容（複写操作）、処理動作内容（複写動作禁止）、当該紙文書のイメージ画像等の情報を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知する処理を行う。
【０１２５】
操作権限情報の値が「２」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加して印刷出力する。この場合は、元文書データの背面に所定の模様等が印刷された状態で出力される。また、前述の操作権限情報が「１」の場合と同様に当該操作のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨を通知する処理を行う。
【０１２６】
操作権限情報の値が「３」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに操作権限管理装置４から送信される新たな文書ＩＤをヘッダ／フッタに付加して印刷出力する。また、前述の操作権限情報が「１」の場合と同様に当該操作のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨を通知する処理を行う。
【０１２７】
操作権限情報の値が「４」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データをそのまま印刷出力する。
【０１２８】
尚、本例の場合は、操作権限情報の値が「２」であるので、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加して印刷出力し、当該処理のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持して当該処理が実施された旨を文書管理者へ通知する。
【０１２９】
このように、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂに応じて設定されたセキュリティ情報に従った複製処理を実施し、当該複製処理で紙文書Ｙが出力されると、紙文書Ｙに対するセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ登録し、複製処理を終了する（ステップＳ９０９）。
【０１３０】
具体的には、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘを複製処理して紙文書Ｙを出力した場合は、複合機２は、操作権限管理装置４に対して紙文書Ｙのセキュリティ情報の登録を要求し、操作権限管理装置４は、複合機２からのセキュリティ情報の登録要求を受けて紙文書Ｙの操作権限情報、紙文書Ｙの文書ＩＤ、紙文書Ｙの元文書データの格納先情報、操作者Ｂの操作者情報を対応付けてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録後、操作権限情報に従った紙文書Ｘの複製処理を終了する。
【０１３１】
本例の場合は、例えばセキュリティ情報管理テーブル４０の文書ＩＤ４０１には「Ｄ０００４」、文書格納先４０２には紙文書Ｙの元文書データの格納先「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」、操作権限情報４０３には、操作者Ｂの紙文書Ｘに対する操作権限情報と同一の値「２」、所属４０４及び役職４０５には、操作者Ｂの操作者情報を示す「経理部」、「管理職」の各値が設定されたセキュリティ情報が記録される。
【０１３２】
また、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘの複写禁止動作を実施した場合は、前述したように紙文書Ｘが複写禁止である旨を操作者へ通知し、当該操作のログ情報を蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知して複製処理を終了する。
【０１３３】
図１０は、複合機２が紙文書Ｘをセキュリティ情報に従ってファクシミリ送信する処理動作の一例を示す流れ図である。
【０１３４】
尚、図１０におけるステップＳ１０００乃至ステップＳ１００７は、前述の図９で示したステップＳ９００乃至ステップＳ９０７と同様であるので簡単に説明する。
【０１３５】
図１０に示すように、操作者Ｂが複合機２の図示せぬコントロールパネル上に表示されたログイン画面で操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を入力して認証後、コントロールパネル上に表示される図示せぬ選択メニューで「ファクシミリ送信」を選択することで、複合機２は、紙文書Ｘのセキュリティ情報に従ったファクシミリ送信処理を開始する（ステップＳ１０００）。
【０１３６】
操作者認証後、複合機２の図示せぬファクシミリ送信用の原稿セット装置に紙文書Ｘがセットされ、選択メニューで「ファクシミリ送信」が選択され、コントロールパネル上に配置された図示せぬ「送信ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、当該ファクシミリ送信で送信する紙文書Ｘの文書データに付加する新たな文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に対して要求する（ステップＳ１００１）。
【０１３７】
具体的には、「送信ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘをスキャンしてその画像データを読み取り、読み取った画像データを解析して紙文書Ｘに付加されている文書ＩＤを抽出して検知し、検知した文書ＩＤ、操作者により入力されたログイン情報の操作者ＩＤを操作権限管理装置４へ送信して紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、新たな文書ＩＤの送信を要求する。
【０１３８】
新たな文書ＩＤと、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報の送信を要求された操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行し、複合機２から送信された操作者ＩＤの操作者情報を操作者管理装置５に問い合わせて取得し、操作者ＩＤの操作者情報（所属、役職等の情報）と紙文書Ｘの文書ＩＤとに対応付けされた操作権限情報をセキュリティ情報管理テーブル４０を参照して確認する（ステップＳ１００２乃至ステップＳ１００４）。
【０１３９】
ステップＳ１００４における操作権限情報の確認後、操作権限管理装置４は、確認された操作権限情報に応じて紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように文書管理装置３に対して要求する（ステップＳ１００５）。
【０１４０】
具体的には、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限がファクシミリ送信禁止でない場合、操作権限管理装置４は、紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信して文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。
【０１４１】
本例の場合は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報の値が「２」、すなわち、操作権限がファクシミリ送信制限となっているので、操作権限管理装置４が紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信し、当該文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。
【０１４２】
ステップＳ１００５において、紙文書Ｘの元文書データの複合機２への送信要求後、操作権限管理装置４は、複合機２からの新たな文書ＩＤの送信要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、発行した文書ＩＤと、ステップＳ１００５で確認された紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報（この場合は、値が「２」であり、許可された送信先情報または許可されていない送信先情報）を複合機２へ送信する（ステップＳ１００７）。
【０１４３】
尚、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限がファクシミリ送信禁止の場合、操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行することなく、ファクシミリ送信禁止を示す操作権限情報のみを複合機２へ送信し、複合機２は、操作権限情報が示すファクシミリ送信禁止に従ってファクシミリ送信処理を中止し、ファクシミリ送信処理を終了する。
【０１４４】
紙文書Ｘの元文書データの複合機２への送信要求された文書管理装置３は、紙文書Ｘの文書ＩＤに基づき文書管理テーブル３１（図２参照）を参照して紙文書Ｘの元文書データの格納先から元文書データを取り出して複合機２へ送信する（ステップＳ１００６）。
【０１４５】
複合機２は、操作権限管理装置４から送信された操作権限情報と、その操作権限情報（値が「１」でない場合）に応じて操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤ及び文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データを受信し、当該操作権限情報に従ってファクシミリ送信処理を行う（ステップＳ１００８）。
【０１４６】
複合機２による操作権限情報に従ったファクシミリ送信処理は、具体的には、受信した操作権限情報に基づき操作権限管理テーブル３１を参照して、例えば操作権限情報の値が「１」の場合は、ファクシミリ送信動作を禁止し、紙文書Ｘがファクシミリ送信禁止である旨を操作者へ通知する。また、当該操作のログ情報を例えば操作日時、操作者ＩＤ（この場合は、操作者Ｂ）、操作内容（ファクシミリ送信操作）、処理動作内容（ファクシミリ送信動作禁止）、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知する処理を行う。
【０１４７】
操作権限情報の値が「２」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加し、許可された送信先に対してはファクシミリ送信する。許可されていない送信先に対しては、ファクシミリ送信動作を禁止し、紙文書Ｘが指定された送信先に対してはファクシミリ送信禁止である旨を操作者に通知する。また、前述の操作権限情報が「１」の場合と同様に当該操作のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨を通知する処理を行う。
【０１４８】
操作権限情報の値が「３」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤをヘッダ／フッタに付加して送信先へファクシミリ送信する。前述の操作権限情報が「１」の場合と同様に当該操作のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨を通知する処理を行う。
【０１４９】
操作権限情報の値が「４」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データをそのまま送信先へファクシミリ送信する。
【０１５０】
尚、本例の場合は、操作権限情報の値が「２」であるので、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加して送信先へファクシミリ送信し、当該処理のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持し、当該処理が実施された旨を文書管理者へ通知する。
【０１５１】
このように、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂに応じて設定されたセキュリティ情報に従ったファクシミリ送信を実施し、紙文書Ｘの元文書データに新たな文書ＩＤがヘッダ／フッタに付加された文書データに対するセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ登録し、ファクシミリ送信処理を終了する（ステップＳ１００９）。
【０１５２】
具体的には、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘのファクシミリ送信を実施した場合、複合機２は、操作権限管理装置４に対して紙文書Ｘの元文書データに新たな文書ＩＤがヘッダ／フッタに付加された文書データのセキュリティ情報の登録を要求し、操作権限管理装置４は、複合機２からのセキュリティ情報の登録要求を受けて当該文書データの操作権限情報、当該文書データの文書ＩＤ、当該文書データの元文書データの格納先情報、操作者Ｂの操作者情報を対応付けてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録後、操作権限情報に従った紙文書Ｘのファクシミリ送信処理を終了する。
【０１５３】
また、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘのファクシミリ送信禁止動作を実施した場合は、前述したように紙文書Ｘがファクシミリ送信禁止である旨を操作者へ通知し、当該操作のログ情報を蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知してファクシミリ送信処理を終了する。
【０１５４】
図１１は、複合機２が紙文書Ｘをセキュリティ情報に従ってスキャンする処理動作の一例を示す流れ図である。
【０１５５】
尚、図１１におけるステップＳ１１００乃至ステップＳ１１０７は、前述の図９で示したステップＳ９００乃至ステップＳ９０７と同様であるので簡単に説明する。
【０１５６】
図１１に示すように、操作者Ｂが複合機２の図示せぬコントロールパネル上に表示されたログイン画面で操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を入力して認証後、コントロールパネル上に表示される図示せぬ選択メニューで「スキャン」を選択することで、複合機２は、紙文書Ｘのセキュリティ情報に従ったスキャン処理の動作を開始する（ステップＳ１１００）。
【０１５７】
操作者認証後、複合機２の図示せぬプラテンガラス上に置かれ、選択メニューで「スキャン」が選択され、コントロールパネル上に配置された図示せぬ「開始ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、当該スキャン処理で生成される紙文書Ｘの文書データに付加する新たな文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に対して要求する（ステップＳ１１０１）。
【０１５８】
具体的には、「開始ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘをスキャンしてその画像データを読み取り、読み取った画像データを解析して紙文書Ｘに付加されている文書ＩＤを抽出して検知し、検知した文書ＩＤと、操作者により入力されたログイン情報の操作者ＩＤを操作権限管理装置４へ送信して紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、当該スキャン処理で生成される画像に付加する新たな文書ＩＤの送信を要求する。
【０１５９】
新たな文書ＩＤと、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報の送信を要求された操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行し、複合機２から送信された操作者ＩＤの操作者情報を操作者管理装置５に問い合わせて取得し、操作者ＩＤの操作者情報（所属、役職等の情報）と紙文書Ｘの文書ＩＤとに対応付けされた操作権限情報をセキュリティ情報管理テーブル４０を参照して確認する（ステップＳ１１０２乃至ステップＳ１１０４）。
【０１６０】
ステップＳ１１０４におけるセキュリティ情報の確認後、操作権限管理装置４は、操作権限情報に応じて紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように文書管理装置３に対して要求する（ステップＳ１１０５）。
【０１６１】
具体的には、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限がスキャン禁止でない場合、操作権限管理装置４は、紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信して文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。
【０１６２】
本例の場合は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報の値が「２」、すなわち、操作権限がスキャン禁止ではないので、操作権限管理装置４が紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信し、紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。
【０１６３】
ステップＳ１１０５において、紙文書Ｘの元文書データの複合機２への送信要求後、操作権限管理装置４は、複合機２からの新たな文書ＩＤの送信要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、発行した文書ＩＤと、ステップＳ１１０５で確認された紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報（この場合は、値が「２」）を複合機２へ送信する（ステップＳ１１０７）。
【０１６４】
尚、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限がスキャン禁止の場合、操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行することなく、スキャン禁止を示す操作権限情報のみを複合機２へ送信し、複合機２は、操作権限情報が示すスキャン禁止に従ってスキャン処理を中止し、スキャン処理を終了する。
【０１６５】
紙文書Ｘの元文書データの複合機２への送信要求された文書管理装置３は、紙文書Ｘの文書ＩＤに基づき文書管理テーブル３１（図３参照）を参照して紙文書Ｘの元文書データの格納先から元文書データを取り出して複合機２へ送信する（ステップＳ１１０６）。
【０１６６】
複合機２は、操作権限管理装置４から送信された操作権限情報と、その操作権限情報（値が「１」でない場合）に応じて操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤ及び文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データを受信し、操作権限情報に従ってスキャン処理を行う（ステップＳ１１０８）。
【０１６７】
複合機２による操作権限情報に従ったスキャン処理は、具体的には、受信した操作権限情報に基づき操作権限管理テーブル３１を参照して、例えば操作権限情報の値が「１」の場合は、スキャン動作を禁止し、紙文書Ｘがスキャン禁止である旨を操作者へ通知する。また、当該操作のログ情報を例えば操作日時、操作者ＩＤ（この場合は、操作者Ｂ）、操作内容（スキャン操作）、処理動作内容（スキャン動作禁止）、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知する処理を行う。
【０１６８】
操作権限情報の値が「２」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データを暗号化し、送信先へ送信する。また、前述の操作権限情報が「１」の場合と同様に当該操作のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨を通知する処理を行う。
【０１６９】
操作権限情報の値が「３」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤを付加して送信先へ送信する。また、前述の操作権限情報が「１」の場合と同様に当該操作のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨を通知する処理を行う。
【０１７０】
操作権限情報の値が「４」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データをそのまま送信先へ送信する。
【０１７１】
尚、本例の場合は、操作権限情報の値が「２」であるので、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに暗号化して送信先へ送信し、当該処理のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持して当該処理が実施された旨を文書管理者へ通知する。
【０１７２】
このように、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂのセキュリティ情報に従ったスキャン処理を実施し、紙文書Ｘの元文書データを暗号化した文書に対するセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ登録し、スキャン処理を終了する（ステップＳ１１０９）。
【０１７３】
具体的には、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘのスキャン処理を実施した場合、複合機２は、操作権限管理装置４に対して紙文書Ｘの元文書データを暗号化した文書のセキュリティ情報の登録を要求し、操作権限管理装置４は、複合機２からのセキュリティ情報の登録要求を受けて当該文書の操作権限情報、当該文書の文書ＩＤ、当該文書の元文書データの格納先情報、操作者Ｂの操作者情報を対応付けしてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録後、操作権限情報に従ったスキャン処理を終了する。
【０１７４】
また、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘのスキャン禁止動作を実施した場合は、前述したように紙文書Ｘがスキャン禁止である旨を操作者へ通知し、当該操作のログ情報を蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知してスキャン処理を終了する。
【０１７５】
以上説明した本発明の各装置による処理動作は、前述した実施例の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、文書管理システム１００を構成する各装置に供給し、その各装置のＣＰＵが記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによって実現するように構成してもよい。
【０１７６】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施例の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１７７】
また、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、文書管理システム１００を構成する各装置に挿入された機能拡張カードやＣＰＵに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施例の機能が実現される構成としてもよい。
【産業上の利用可能性】
【０１７８】
本発明は、文書の種々な利用形態に対応した文書の管理技術に適用可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１７９】
【図１】本発明に係わる文書管理システム１００の主な構成を示す構成図
【図２】操作権限管理テーブル１０の一例を示す図
【図３】文書管理テーブル３１の一例を示す図
【図４】セキュリティ情報管理テーブル４０の一例を示す図
【図５】操作者情報管理テーブル５０の一例を示す図、
【図６】電子文書（電子化された文書）の新規登録処理の一例を示す流れ図
【図７】紙文書（用紙に印刷された文書）の新規登録処理の一例を示す流れ図
【図８】クライアントＰＣ１による電子文書のセキュリティ情報に従った印刷処理動作の一例を示す流れ図
【図９】複合機２による紙文書Ｘのセキュリティ情報に従った複製処理動作の一例を示す流れ図
【図１０】複合機２による紙文書Ｘのセキュリティ情報に従ったファクシミリ送信処理の一例を示す流れ図
【図１１】複合機２による紙文書Ｘのセキュリティ情報に従ったスキャン処理の一例を示す流れ図
【符号の説明】
【０１８０】
１ クライアントＰＣ
２ 複合機
３ 文書管理装置
３０ 文書ＤＢ
４ 操作権限管理装置
５ 操作者管理装置
６ ネットワーク
１０ 操作権限管理テーブル
３１ 文書管理テーブル
４０ セキュリティ情報管理テーブル
５０ 操作者情報管理テーブル
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書処理装置および文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【０００２】
機密文書や有価証券等の不正複写、偽造を防止する技術は、種々提案されており、人間の目には見えにくいが、複写機で複写すると隠されていた警告文字等が浮かび上がってくる特殊なパターンがあらかじめ印刷されている用紙や、複写禁止等の特定情報が埋め込まれた文書に関しては複写動作を停止させる装置等が提案されている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、画像形成効率を損なうことなく、不正複写が禁止された特定文書画像の不正複写を確実に防止する画像処理装置及び画像形成装置が提案されている。
【０００４】
上記特許文献１に示される発明は、データ入力手段で入力された文書データに付加された所定情報が不正複写の禁止を示す特定情報を含む場合には、当該文書データの複写動作を一旦停止させ、当該文書の機密レベル情報を抽出して、その機密レベルに応じて、複写禁止、通常の複写、再プリント等の処理を行うように構成されたものである。
【特許文献１】特開２００２−３０５６４６号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
上記特許文献１の発明は、文書データに付加された所定情報に応じて複写処理の制限を行うようにしたもので、当該文書データを取り扱う操作者の属性（権限や役職等）に応じて複写処理を制限するようには構成されていない。
【０００６】
本発明は、文書の操作者の属性（権限や役職等）に応じて文書の取り扱い規約を定めたセキュリティ情報を文書に設定し、操作者に応じたセキュリティ情報に従って文書処理を実施する文書管理システム、文書処理装置および文書管理プログラムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記目的を達成するため、請求項１の文書管理システムの発明は、文書を管理する文書管理装置と、前記文書管理装置で管理される文書に対応して、該文書と該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報を管理する操作権限管理装置と、操作者情報を管理する操作者管理装置と、前記文書管理装置で管理される文書の処理を行う文書処理装置とを具備し、前記文書処理装置は、前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の処理に際して、前記紙文書の操作者情報を前記操作者管理装置に送信して認証を行う認証手段と、前記紙文書から画像情報を読み取る画像読取手段と、前記画像読取手段で読み取った画像情報から前記紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段と、前記認証手段で認証した操作者と前記抽出手段で抽出した識別情報とを前記操作権限管理装置に通知する通知手段と、前記通知手段で通知した前記操作者と前記識別情報とから特定される操作権限情報を前記操作権限管理装置から取得する取得手段と、前記取得手段で取得した操作権限情報に基づき前記紙文書の処理を行う処理手段と、前記処理手段で処理した紙文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段とを具備し、前記操作権限管理装置は、前記通知手段により通知された前記操作者に基づき前記操作者管理装置から該操作者に対応する操作者情報を取得して前記操作権限情報を特定する特定手段と、前記特定手段で特定した操作権限情報を前記文書処理装置に送信する操作権限情報送信手段とを具備することを特徴とする。
【０００８】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記操作権限管理装置は、前記通知手段により通知された前記識別情報に基づき前記文書管理装置に対して前記紙文書の元電子文書の送信依頼を行う送信依頼手段を更に具備し、前記文書管理装置は、前記送信依頼手段による送信依頼に基づき前記元電子文書を前記文書処理装置に送信する電子文書送信手段を具備し、前記処理手段は、前記電子文書送信手段により送信された前記元電子文書に基づき前記紙文書の処理を行うことを特徴とする。
【０００９】
また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記操作者管理装置は、前記操作者の所属および役職を含む操作者情報を管理することを特徴とする。
【００１０】
また、請求項４の発明は、請求項１乃至３のいずれかの発明において、前記文書処理装置は、前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書に所定の識別情報を付与して複写する複製処理を行うことを特徴とする。
【００１１】
また、請求項５の発明は、請求項１乃至３のいずれかの発明において、前記文書処理装置は、前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の画像を所定の宛先に送信する送信処理を行うことを特徴とする。
【００１２】
また、請求項６の発明は、請求項１乃至３のいずれかの発明において、前記文書処理装置は、前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の画像を電子化する電子化処理を行うことを特徴とする。
【００１３】
また、請求項７の文書処理装置の発明は、文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の処理に際して、前記紙文書の操作者の認証を行う認証手段と、前記紙文書から画像情報を読み取る画像読取手段と、前記画像読取手段で読み取った画像情報から前記紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段と、前記認証手段で認証した操作者と前記抽出手段で抽出した識別情報とを、前記文書管理装置で管理される文書に対応して該文書と該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報を管理する操作権限管理装置に通知する通知手段と、前記通知手段で通知した前記操作者と前記識別情報とから特定される操作権限情報を前記操作権限管理装置から取得する取得手段と、前記取得手段で取得した操作権限情報に基づき前記紙文書の処理を行う処理手段と、前記処理手段で処理した紙文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段とを具備することを特徴とする。
【００１４】
また、請求項８の発明は、請求項７の発明において、前記処理手段は、前記紙文書の元電子文書を前記文書管理装置から取得して、該元電子文書に基づき前記紙文書の処理を行うことを特徴とする。
【００１５】
また、請求項９の文書管理プログラムの発明は、コンピュータを、文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の処理に際して、前記紙文書の操作者の認証を行う認証手段、前記紙文書から画像情報を読み取る画像読取手段、前記画像読取手段で読み取った画像情報から前記紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段、前記認証手段で認証した操作者と前記抽出手段で抽出した識別情報を、前記文書管理手段で管理される文書に対応して該文書と該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報を管理する操作権限管理装置に通知する通知手段、前記通知手段で通知した前記操作者と前記識別情報とから特定される操作権限情報を前記操作権限管理装置から取得する取得手段、前記取得手段で取得した操作権限情報に基づき前記紙文書の処理を行う処理手段と、前記処理手段で処理した紙文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段として機能させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
請求項１の文書管理システムによれば、操作者毎に紙文書に対する操作権限を与えることが可能となることから、紙文書に対して一律にセキュリティを設定するよりも、紙文書に対するセキュリティを適切に設定し、強化することができる。
【００１７】
また、請求項２の文書管理システムによれば、紙文書の汚れ等による画情報の劣化を防止し、画情報を出力することができる。
【００１８】
また、請求項３の文書管理システムによれば、本発明の構成を有しない場合に比較して、文書に対する当該操作者の操作権限の管理が容易となる。
【００１９】
また、請求項４の文書管理システムによれば、本発明の構成を有しない場合に比較して、複製されて出力された紙文書の元文書等の派生関係（その文書の原本、最新版、複写元、印刷元等）にある文書を容易に検索して取得することができる。
【００２０】
また、請求項５の文書管理システムによれば、紙文書の操作者の当該紙文書に対する操作権限に応じて当該紙文書から読み取った画像を所定の宛先に送信することができる。
【００２１】
また、請求項６の文書管理システムによれば、紙文書の操作者の当該紙文書に対する操作権限に応じて当該紙文書から読み取った画像を電子データとして取り扱うことができる。
【００２２】
また、請求項７の文書処理装置によれば、紙文書の処理に際して、文書と当該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報に基づき当該紙文書の処理を行い、処理して生成された紙文書を当該紙文書に対する新たな操作権限情報に対応付けて登録することができる。
【００２３】
また、請求項８の文書処理装置によれば、紙文書の汚れ等による画情報の劣化を防止して画情報を出力することができる。
【００２４】
また、請求項９の文書管理プログラムによれば、紙文書の処理に際して、文書と当該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報に基づき当該紙文書の処理を行い、処理して生成された紙文書を当該紙文書に対する新たな操作権限情報に対応付けて登録することができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００２５】
以下、本発明に係わる文書管理システム、文書処理装置および文書管理プログラムの一実施例について、添付図面を参照して詳細に説明する。
【００２６】
図１は、本発明に係わる文書管理システム１００の主な構成を示す構成図である。
【００２７】
図１に示すように、文書管理システム１００は、本発明に係わる文書処理装置のクライアントＰＣ１及び複合機２と、文書管理装置３と、操作権限管理装置４と、操作者管理装置５とがＬＡＮ（＝Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク６で接続されており、クライアントＰＣ１、操作者管理装置５、操作権限管理装置４、文書管理装置３の各装置は、入力装置（例えばキーボードやマウス等）、出力装置（例えばディスプレイ等）、中央処理装置（例えばＣＰＵ）、記憶装置（ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、外部記憶装置等）等で構成された一般的なコンピュータである。
【００２８】
尚、ＣＰＵは、Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、ＲＯＭは、Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ、ＲＡＭは、Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙの略である。また、文書管理システム１００には、前述した各装置の他にネットワーク６に接続される各種装置を管理するサーバ等の各種装置が接続されており、ネットワーク６にはクライアントＰＣ１や複合機２等の各装置が複数接続されていてもよい。
【００２９】
ところで、文書管理システム１００は、文書を処理する操作者の所属部署や役職等の操作者情報と、当該文書との組み合わせから特定される文書に関する取り扱い規約を定めたセキュリティ情報を設定し、文書の操作に際し、当該文書と当該操作者の操作者情報から特定されるセキュリティ情報に従って文書を処理するように構成されている。
【００３０】
また、文書管理システム１００で管理される文書には、各文書固有の識別情報（以下、「文書ＩＤ」という。）が付されて管理されており、この文書ＩＤから当該文書の原本、編集元文書、複写元文書、移動元文書、最新版文書等、当該文書と互いに関連する文書群の派生関係が追跡できるように構成されている。
【００３１】
このような文書管理を実現するために、文書管理システム１００を構成する各装置は、以下に示すような機能を備えて構成されている。
【００３２】
文書がセキュリティ情報に従って操作されるためには、そのセキュリティ情報に従って処理される文書と、その文書を操作する操作者の操作者情報と、セキュリティ情報の内容を対応付けて文書管理システム１００に登録する必要があり、それらの情報をクライアントＰＣ１は、文書管理装置３、操作権限管理装置４に登録する。
【００３３】
また、クライアントＰＣ１は、文書の処理が操作者により指示された場合、その文書と、その操作者の所属部署や役職等の情報を示す操作者情報の組み合わせから特定されるセキュリティ情報に従って当該文書の印刷、複写、移動等の各処理を実施する。
【００３４】
具体的には、操作者の指示により、クライアントＰＣ１のディスプレイ上に図示せぬ文書登録画面を表示させ、この画面上に表示される文書データ一覧の中からセキュリティ情報に従って処理させたい文書を選択させるか、または操作者が作成した文書データをセキュリティ情報に従って処理させたい文書として選択させる。
【００３５】
また、操作者情報及びセキュリティ情報の内容の登録は、具体的には、文書登録画面を表示された文書に対する操作権限を示す操作権限情報と操作者の所属部署や役職等の一覧情報の中からセキュリティ情報に従って処理させたい文書に対する操作権限情報と、その操作者情報を選択させ、選択された文書を文書管理装置３に格納して登録し、選択された文書と操作者情報と操作権限情報とを対応付けたセキュリティ情報を操作権限管理装置４に格納して登録する。
【００３６】
例えば、複合機２等の文書処理装置で紙文書の複製処理を禁止とする場合は、当該紙文書に対する複製禁止処理の操作権限を示す操作権限情報（例えば値「１」）と、その操作権限情報を与える操作者の操作者情報を各情報一覧の中から選択設定させる。
【００３７】
尚、本実施例では、紙文書を用紙上に画像や印刷データが形成された文書として説明しているが、紙文書は、用紙に限定されるものではなく、プラスチックシートやビニールシート等の種々の媒体上に画像や印刷データが形成された文書であってもよい。
【００３８】
図２は、本実施例における操作権限情報とその内容を示した操作権限管理テーブル１０の一例を示す図である。
【００３９】
図２に示すように、操作権限管理テーブル１０は、操作権限を示す「操作権限情報」１１と、操作権限情報１１に設定された値が示す操作権限の内容を示す「操作権限の内容」１２とが対応付けされて構成されており、操作権限管理テーブル１０の例えば操作権限情報１１の値「１」は、印刷、複写、スキャン、ＦＡＸ（＝ファクシミリ）通信の各処理を禁止とし、当該処理動作のログ情報を取得して蓄積保持し、管理者へ通知する動作制御を行うこと（操作権限の内容）を示している。
【００４０】
また、操作権限情報１１の値「２」は、印刷処理する場合には前面ＷＭ印刷（桜紙印刷処理）を施し、スキャン処理する場合にはスキャンして読み取った画像データの暗号化処理を施し、ファクシミリ送信は禁止とし、当該処理動作のログ情報を取得して蓄積保持し、管理者へ通知する動作制御を行うこと（操作権限の内容）を示している。
【００４１】
また、操作権限情報１１の値「３」は、印刷、複写、ファクシミリ送信されて出力された紙文書に当該紙文書固有の文書ＩＤがヘッダ／フッタに付加されて出力されるように処理すること（操作権限の内容）を示している。
【００４２】
また、操作権限情報１１の値「４」は、指示通りに印刷、複写、スキャン、ファクシミリ通信の各処理を行うこと（操作権限の内容）を示している。
【００４３】
尚、操作権限管理テーブル１０は、複合機２で紙文書を印刷、複写、スキャン、ファクシミリ通信する場合の各操作権限情報とその操作権限の内容の一例を示したものであり、操作権限管理テーブル１０は、クライアントＰＣ１、複合機２、操作権限管理装置４に予め作成されて記憶保持されている。また、操作権限管理テーブル１０の各情報は、操作対象装置（クライアントＰＣ１やその他の装置等）に応じて任意の情報が設定可能である。また、操作者情報の詳細は、後述する。
【００４４】
このように、文書とそのセキュリティ情報の登録は、クライアントＰＣ１によりセキュリティ情報を設定する文書とそのセキュリティ情報を操作者に選択させ、選択された文書の文書データを文書管理装置３へ送信して登録し、選択されたセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ送信して登録する。
【００４５】
複合機２は、紙文書の複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理が実施できるように構成された装置であり、これらの各処理は、当該複合機２を操作する操作者の認証後でなければ実施できないように構成されている。
【００４６】
また、複合機２は、セキュリティ情報が設定された紙文書の複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理が指示された場合、当該紙文書に設定されたセキュリティ情報に従って複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理を実施する。また、セキュリティ情報を設定する紙文書とそのセキュリティ情報を文書管理装置３及び操作権限管理装置４に登録する。
【００４７】
具体的には、セキュリティ情報が設定された紙文書の処理が指示された場合、複合機２は、当該紙文書から読み取った画像データから当該紙文書に付されている文書ＩＤを抽出して検知し、当該文書ＩＤと当該操作者の操作者ＩＤとに基づく当該紙文書のセキュリティ情報を操作権限管理装置４から取得し、取得したセキュリティ情報に従った複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理を実施する。
【００４８】
文書管理装置３は、登録要求された文書を所定の記憶場所に格納して管理し、送信要求された文書を当該文書が格納されている場所（以下、単に「格納先」という。）から取得して送信先へ送信する等の各種要求に応じた文書処理を行う。
【００４９】
具体的には、文書登録の要求とともに送信された文書データを文書管理装置３の記憶装置（例えばハードディスク等）に構築された文書ＤＢ３０の所定の記憶場所に格納し、当該文書の文書ＩＤを操作権限管理装置４に要求して取得し、取得した文書ＩＤと当該文書の文書データの格納先情報とを対応付けて図３に示すような文書管理テーブル３１に記録して文書管理する。
【００５０】
図３に示すように、文書管理テーブル３１は、文書管理システム１００に登録された文書の文書ＩＤを示す「文書ＩＤ」３１１と、当該文書ＩＤの文書データの格納先情報を示す「文書格納先」３１２等とが対応付けされて構成されており、文書管理テーブル３１の例えば文書ＩＤ「Ｄ０００１」の文書データは、「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」で示される場所（文書格納先）に格納されていることを示している。
【００５１】
このように文書を管理することで、文書管理装置３は、文書ＩＤで識別される文書の文書データを文書ＩＤと対応付けられた格納先から取得して取り出すことができる。
【００５２】
尚、文書管理テーブル３１には文書ＤＢ３０に文書が登録される毎に、当該文書の文書ＩＤと当該文書データの格納先情報とが順次、蓄積記録される。また、文書管理テーブル３１は、文書ＤＢ３０に記憶保持されているものとするが、しかし、文書ＤＢ３０に限定されるものではない。
【００５３】
また、文書管理装置３は、文書の送信要求に対して当該要求文書の文書データの格納先を文書管理テーブル３１を参照して特定し、特定した格納先から文書データを取得して要求元または依頼された送信先へ送信する。また、文書管理システム１００への文書登録時の場合のように、文書管理テーブル３１に文書ＩＤと当該文書ＩＤと対応付けされた文書データの格納先情報が記録される毎にその情報を操作権限管理装置４へ通知する。
【００５４】
操作権限管理装置４は、文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、後述するセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）を作成してセキュリティ情報が設定された文書と、そのセキュリティ情報の対応関係を管理し、セキュリティ情報の問い合わせに対する回答を問い合わせ元へ通知する。
【００５５】
具体的には、クライアントＰＣ１、複合機２及び文書管理装置３からの文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行して要求元へ通知し、また、文書登録時または登録文書のセキュリティ情報の変更時の際に各装置から通知される登録文書の文書ＩＤ、当該文書ＩＤと対応付けされた文書データの格納先情報、操作権限情報、操作者ＩＤの操作者情報に基づき図４に示すようなセキュリティ情報管理テーブル４０を作成して記憶管理する。
【００５６】
図４に示すように、セキュリティ情報管理テーブル４０は、文書管理システム１００に登録された文書の文書ＩＤを示す「文書ＩＤ」４０１と、当該文書ＩＤの文書データの格納先情報を示す「文書格納先」４０２と、当該文書データに対する操作権限を示す「操作権限情報」４０３と、当該操作権限情報が示す操作権限が与えられた操作者の所属部署を示す「所属」４０４及び役職を示す「役職」４０５とが対応付けされて構成されており、セキュリティ情報管理テーブル４０の例えば文書ＩＤ「Ｄ０００１」の「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」で示される場所（文書格納先）に格納されている文書データに対して経理部所属（所属）の一般社員（役職）には操作権限情報４０３に設定された値「１」が示す操作権限が与えられていることを示している。
【００５７】
尚、セキュリティ情報管理テーブル４０の「Ａｎｙ」（所属）は、全ての所属部署を示しており、また、操作権限情報４０３の値「１」は、前述の操作権限管理テーブル１０（図２参照）で示したように、複合機２による印刷、複写、スキャン、ファクシミリ通信の各処理の禁止、当該処理動作のログ情報の取得と蓄積保持及び当該処理動作の管理者への通知を行うこと（操作権限の内容）を示している。
【００５８】
また、操作権限管理装置４は、操作対象文書の文書ＩＤ及び操作者の操作者情報に基づくセキュリティ情報の問い合わせに対して該当するセキュリティ情報を要求元（例えば文書管理装置３や複合機２及びクライアントＰＣ１等）へ通知する。
【００５９】
操作者管理装置５は、操作者の認証情報（操作者ＩＤ、パスワード、ＩＣカード、生態認証情報等）とその操作者の操作者情報（所属組織、役職等の情報）とを対応付けて管理し、操作者情報の問い合わせに対する回答を問い合わせ元へ通知する。
【００６０】
本実施例では、具体的には、操作者の操作者ＩＤとその操作者の操作者情報を対応付けた図５に示すような操作者情報管理テーブル５０を作成して記憶管理し、操作者認証の問い合わせに対して操作者情報管理テーブル５０を参照して行い、問い合わせに対する認証結果を問い合わせ元へ通知する。
【００６１】
尚、操作者情報は、操作者の所属組織や役職に限定されるものではなく、操作者の性別、年齢層等の操作者が属する属性情報や、操作者固有の識別情報等であってもよい。
【００６２】
図５に示すように、操作者情報管理テーブル５０は、各操作者の操作者ＩＤを示す「操作者ＩＤ」５０１と、当該操作者ＩＤの操作者の所属部署を示す「所属」５０２と、当該操作者ＩＤの操作者の役職を示す「役職」５０３等とが対応付けされて構成されており、操作者情報管理テーブル５０の例えば操作者ＩＤ「Ｐ１２０１」の操作者は、開発部（所属）の役員（役職）であることを示している。
【００６３】
このように構成された文書管理システム１００は、例えば操作者の役職または所属部署に応じて異なる操作権限のセキュリティ情報が設定された紙文書を複合機２で複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷等の各処理を行う場合、複合機２は、操作者の操作者情報と紙文書の文書ＩＤの組合せに対応する操作権限情報を特定し、当該操作権限情報に従って複合機２の動作を制御して文書に対する情報セキュリティを維持する。
【００６４】
文書管理システム１００が行う本発明に係わる文書管理の要部の処理動作について、図６乃至図１１を参照して説明する。
【００６５】
前述したように、セキュリティ情報に従って文書の処理を実施するためには、セキュリティ情報を設定する文書と、そのセキュリティ情報を文書管理システム１００へ登録する必要がある。
【００６６】
図６は、電子文書（電子化された文書）を文書管理システム１００に新規登録する場合の処理動作の一例を示す流れ図である。
【００６７】
図６に示すように、セキュリティ情報を設定する電子文書を文書管理システム１００に新規登録する場合は、まず、クライアントＰＣ１を起動させ、操作者の操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を入力して認証後、図示せぬ選択メニューで「文書登録」を選択させることで開始する（ステップＳ６００）。
【００６８】
操作者の認証は、クライアントＰＣ１が起動することで操作者ＩＤやパスワード等を入力させる図示せぬログイン画面をクライアントＰＣ１のディスプレイ上に表示させ、入力されたログイン情報に基づき当該ログイン情報に対する認証を操作者管理装置５に対して問い合わせて行う。
【００６９】
また、操作者認証後、クライアントＰＣ１は、ディスプレイ上に選択メニューを表示させ、当該選択メニューで操作者により「文書登録」が選択されると、登録する文書、その文書に対する操作権限情報及びその操作権限を与える操作者の操作者情報を当該電子文書の操作者に選択または入力させ、選択された文書の文書データを文書管理装置３に送信して当該文書データの登録を要求し、また、入力された操作権限情報及びその操作者情報を操作権限管理装置４に送信してその登録を要求する（ステップＳ６０１）。
【００７０】
具体的には、操作者認証後のクライアントＰＣ１のディスプレイ上には、セキュリティ情報に従って文書の印刷、複写、移動及び文書登録、セキュリティ情報の変更等の各種文書処理を選択する図示せぬ選択メニューが表示され、この選択メニューで「文書登録」が選択されると、ディスプレイ上には図示せぬ文書登録画面が表示され、その画面上で操作者が登録文書の指定及び当該文書に対する操作権限情報及びその操作権限を与える操作者の操作者情報を入力させる。
【００７１】
登録文書とその文書の操作権限情報及び操作者情報が操作者により選択または入力されると、クライアントＰＣ１は、選択された文書の文書データを文書管理装置３に送信してその登録を要求し、また、入力された操作権限情報とその操作者情報を操作権限管理装置４に送信してその登録を要求する。
【００７２】
文書管理装置３は、クライアントＰＣ１から送信された文書データ及びその登録要求に対して当該文書データを文書ＤＢ３０へ格納し、当該文書データの文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に要求する（ステップＳ６０２）。
【００７３】
操作権限管理装置４は、文書管理装置３からの文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、要求元の文書管理装置３へ通知する（ステップＳ６０３）。
【００７４】
操作権限管理装置４から新たな文書ＩＤの通知を受けた文書管理装置３は、当該文書ＩＤと、登録文書（文書データ）の格納先情報とを対応付けて文書管理テーブル３１（図３参照）に記録し、当該文書ＩＤとその格納先情報を操作権限管理装置４へ通知する（ステップＳ６０４）。
【００７５】
また、操作権限管理装置４は、クライアントＰＣ１から送信された操作権限情報及び操作者情報の登録要求に対して当該操作権限情報及び操作者情報と、文書管理装置３から通知された文書ＩＤと当該文書ＩＤの文書の格納先情報とを対応付けてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録し、セキュリティ情報が登録された旨を文書管理装置３へ通知する（ステップＳ６０５）。
【００７６】
操作権限管理装置４からセキュリティ情報登録完了の通知を受けた文書管理装置３は、文書登録の要求があった要求元のクライアントＰＣ１に対して文書登録が完了した旨を通知し、電子文書の新規登録処理が終了する（ステップＳ６０６）。
【００７７】
次に、紙文書を文書管理システム１００に新規登録する場合の処理動作について説明する。
【００７８】
図７は、紙文書を文書管理システム１００に新規登録する場合の処理動作の一例を示す流れ図である。
【００７９】
図７に示すように、紙文書を文書管理システム１００に新規登録する場合は、複合機２を操作する操作者の操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を認証後、図示せぬ選択メニューで「文書登録」を選択させることで開始する（ステップＳ７００）。
【００８０】
操作者の認証は、複合機２の図示せぬコントロールパネル上に図示せぬログイン画面を表示させ、入力されたログイン情報に基づき操作者の認証を操作者管理装置５に対して問い合わせて行う。
【００８１】
また、操作者認証後、複合機２は、コントロールパネル上にセキュリティ情報に従って紙文書の複写、ファクシミリ通信、スキャン、印刷及び文書登録、セキュリティ情報の変更等の各種操作を行う図示せぬ選択メニューを表示させる。
【００８２】
選択メニューで「文書登録」が操作者により選択されると、登録する紙文書に対する操作権限情報及びその操作権限を与える操作者の操作者情報を入力させ、コントロールパネル上に配置された図示せぬ「開始ボタン」の押下を操作者に促して操作させる。
【００８３】
操作権限情報及びその操作者情報が入力され、「開始ボタン」が押下されると、複合機２は、複合機２の図示せぬプラテンガラス上に置かれた紙文書をスキャンしてその画像データを読み取り、読み取った画像データを文書管理装置３に送信して当該画像データの登録を要求し、また、入力された操作権限情報及びその操作者情報を操作権限管理装置４に送信してその登録を要求する（ステップＳ７０１）。
【００８４】
文書管理装置３は、複合機２から送信された画像データ及びその登録要求に対して当該画像データを文書ＤＢ３０へ格納し、当該画像データの文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に要求する（ステップＳ７０２）。
【００８５】
操作権限管理装置４は、文書管理装置３からの文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、要求元の文書管理装置３へ通知する（ステップＳ７０３）。
【００８６】
操作権限管理装置４から新たな文書ＩＤの通知を受けた文書管理装置３は、当該文書ＩＤと、登録文書（画像データ）の格納先情報とを対応付けて文書管理テーブル３１（図３参照）に記録し、当該文書ＩＤとその格納先情報を操作権限管理装置４へ通知する（ステップＳ７０４）。
【００８７】
操作権限管理装置４は、複合機２から送信された操作権限情報及びその操作者情報の登録要求に対して当該操作権限情報及び操作者情報と、文書管理装置３から通知された文書ＩＤと当該文書ＩＤの文書の格納先情報とを対応付けてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録し、セキュリティ情報が登録された旨を文書管理装置３へ通知する（ステップＳ７０５）。
【００８８】
操作権限管理装置４からセキュリティ情報登録完了の通知を受けた文書管理装置３は、文書登録の要求があった要求元の複合機２に対して文書登録が完了した旨を通知し、紙文書の新規登録処理が終了する（ステップＳ７０６）。
【００８９】
このような処理動作により、文書と当該文書のセキュリティ情報とが登録された文書管理システム１００において、クライアントＰＣ１及び複合機２の文書処理装置が文書管理システム１００に登録された文書をセキュリティ情報に従って処理する例を図８乃至図１１を参照して説明する。
【００９０】
図８は、クライアントＰＣ１が電子文書をセキュリティ情報に従って印刷する処理動作の一例を示す流れ図である。
【００９１】
図８に示すように、クライアントＰＣ１は、操作者の操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を入力させ、操作者の認証後、図示せぬ選択メニューで「印刷」が選択されることで電子文書のセキュリティ情報に従った印刷処理を開始する（ステップＳ８００）。
【００９２】
操作者の認証は、前述の電子文書の新規登録（図６参照）の場合と同様に、図示せぬログイン画面をクライアントＰＣ１のディスプレイ上に表示させ、入力されたログイン情報に基づき当該ログイン情報に対する認証を操作者管理装置５に対して問い合わせて行う。
【００９３】
また、操作者認証後、クライアントＰＣ１は、ディスプレイ上に選択メニューを表示させ、当該選択メニューで「印刷」が操作者により選択されると、文書管理システム１００に登録された文書一覧の情報を文書管理装置３から取得してクライアントＰＣ１のディスプレイ上に表示させ、その文書一覧の中から操作者が選択した文書の文書ＩＤを文書管理装置３に送信して当該文書ＩＤの電子文書の送信を要求し、取得する。
【００９４】
文書管理装置３から送信された電子文書を受信したクライアントＰＣ１は、当該電子文書の文書ＩＤと、操作者により入力されたログイン情報の操作者ＩＤを操作権限管理装置４へ送信して当該電子文書に対する操作者ＩＤの操作者に与えられている操作権限情報と、この印刷処理で出力される紙文書に付加する新たな文書ＩＤの送信を要求する（ステップＳ８０１）。
【００９５】
操作権限管理装置４は、文書ＩＤの発行要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、また、操作権限情報の送信要求に対してクライアントＰＣ１から送信された操作者ＩＤの操作者情報（所属、役職）を操作者管理装置５に問い合わせて取得し（ステップＳ８０２）、取得した操作者情報とクライアントＰＣ１から送信された電子文書の文書ＩＤとに対応付けされた操作権限情報をセキュリティ情報管理テーブル４０を参照して特定し、特定した操作権限情報が印刷禁止でない場合は、当該操作権限情報及び発行した新たな文書ＩＤを要求元のクライアントＰＣ１へ送信する（ステップＳ８０４）。
【００９６】
尚、特定した操作権限情報が印刷禁止の場合は、操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行することなく、特定された操作権限情報のみをクライアントＰＣ１へ送信し、クライアントＰＣ１は、操作権限情報が示す印刷禁止に従って印刷処理を中止し、印刷処理を終了する。
【００９７】
また、操作者の操作者情報は、操作権限管理装置４がクライアントＰＣ１から送信された操作者ＩＤを操作者管理装置５に送信し、当該操作者ＩＤに対応する操作者情報を操作者管理装置５が操作者情報管理テーブル５０（図４参照）参照して特定し、操作権限管理装置４へ通知することで取得される（ステップＳ８０３）。
【００９８】
クライアントＰＣ１は、文書管理装置３から取得した電子文書に操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤを付加し、操作権限管理装置４から送信された操作権限情報が示す印刷条件を設定後、複合機２へ送信して印刷指示する（ステップＳ８０５）。
【００９９】
複合機２は、クライアントＰＣ１から送信された新たな文書ＩＤを含む電子文書と印刷条件情報を受信し、印刷条件に応じた印刷処理後（ステップＳ８０６）、当該印刷処理で出力された紙文書のセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ登録し、印刷処理を終了する（ステップＳ８０７）。
【０１００】
具体的には、複合機２は、印刷条件に応じた印刷処理後、操作権限管理装置４に対して当該印刷処理で出力された紙文書のセキュリティ情報の登録を要求し、操作権限管理装置４は、複合機２からのセキュリティ情報の登録要求を受けて当該印刷処理における操作権限情報、当該紙文書の文書ＩＤ、当該紙文書の文書データの格納先情報、操作者の操作者情報を対応付けたセキュリティ情報をセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録後、セキュリティ情報の登録が終了した旨を複合機２へ通知する。
【０１０１】
また、複合機２は、操作権限管理装置４からのセキュリティ情報登録終了の通知を受け、印刷処理が終了した旨をクライアントＰＣ１へ通知してセキュリティ情報に従った電子文書の印刷処理を終了する。
【０１０２】
次に、複合機２がセキュリティ情報に従って紙文書の複写、ファクシミリ通信、スキャン等の各処理を実施する場合の処理動作について説明する。
【０１０３】
尚、以下の説明においては、文書に対する操作権限が異なる操作者Ａ、操作者Ｂ間において、操作者Ａが出力した紙文書Ｘ（ヘッダ／フッタに文書ＩＤが印字されている。）を操作者Ｂに渡し、その紙文書Ｘを操作者Ｂが複合機２を使って複写、ファクシミリ通信、スキャンする場合を例に説明する。また、操作者Ａは、開発部の役員で操作者ＩＤが「Ｐ１２０１」、操作者Ｂは、経理部の管理職で操作者ＩＤが「Ｐ１３０１」、紙文書Ｘの文書ＩＤが「Ｄ０００１」であるものとする。
【０１０４】
図９は、複合機２が紙文書Ｘをセキュリティ情報に従って複製する処理動作の一例を示す流れ図である。
【０１０５】
図９に示すように、操作者Ｂが複合機２の図示せぬコントロールパネル上に表示された図示せぬログイン画面で操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を入力して認証後、コントロールパネル上に表示される図示せぬ選択メニューで「複写」を選択することで、複合機２は、紙文書Ｘのセキュリティ情報に従った複製処理を開始する（ステップＳ９００）。
【０１０６】
操作者Ｂの認証動作は、前述の紙文書の新規登録の場合（図７参照）と同様に、操作者Ｂにより入力されたログイン情報に基づき操作者管理装置５に問い合わせて行なう。
【０１０７】
操作者認証後、複合機２の図示せぬプラテンガラス上に紙文書Ｘが置かれ、選択メニューで「複写」が選択され、コントロールパネル上に配置された図示せぬ「開始ボタン」が操作者により押下されると、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、当該複製処理で出力される紙文書に付加する新たな文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に要求する（ステップＳ９０１）。
【０１０８】
具体的には、操作者Ｂにより「開始ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘをスキャンしてその画像データを読み取り、読み取った画像データを解析して紙文書Ｘに付加されている文書ＩＤを抽出して検知し、検知した文書ＩＤと、操作者により入力されたログイン情報の操作者ＩＤを操作権限管理装置４へ送信して紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、新たな文書ＩＤの送信を要求する。
【０１０９】
本例の場合、複合機２は、紙文書Ｘの文書ＩＤ「Ｄ０００１」と操作者Ｂの操作者ＩＤ「Ｐ１３０１」を操作権限管理装置４へ送信し、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報及び紙文書Ｘから複製されて出力される紙文書に付加する新たな文書ＩＤの送信を要求する。
【０１１０】
操作権限管理装置４は、複合機２から送信された操作者ＩＤの操作者情報（所属、役職）を操作者管理装置５に問い合わせて取得し（ステップＳ９０２）、取得した操作者情報と複合機２から送信された紙文書Ｘの文書ＩＤとに対応付けされた操作権限情報をセキュリティ情報管理テーブル４０を参照して確認する（ステップＳ９０４）。
【０１１１】
尚、操作者Ｂの操作者情報は、操作権限管理装置４が複合機２から送信された操作者ＩＤを操作者管理装置５に送信し、当該操作者ＩＤに対応する操作者情報を操作者管理装置５が操作者情報管理テーブル５０（図５参照）参照して特定し、操作権限管理装置４へ通知することで取得される（ステップＳ９０３）。
【０１１２】
本例の場合、操作者管理装置５は、操作権限管理装置４から送信された操作者Ｂの操作者ＩＤ「Ｐ１３０１」と一致する操作者情報管理テーブル５０（図５参照）の操作者ＩＤ５０１の値を検索し、検索された「Ｐ１３０１」（操作者ＩＤ５０１）と対応付けられた「経理部」（所属５０２）と「管理職」（役職５０３）を操作者Ｂの操作者情報として特定する。
【０１１３】
また、操作権限管理装置４は、複合機２から送信された紙文書Ｘの文書ＩＤ「Ｄ０００１」及び操作者管理装置５で特定された操作者情報（経理部、管理職）の各値と全て一致するセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）の文書ＩＤ４０１、所属４０４、役職４０５の各値を検索し、検索された「Ｄ０００１」（文書ＩＤ４０１）、「経理部」（所属４０４）、「管理職」（役職４０５）と対応付けられた操作権限情報４０３の値「１」が示す操作権限を確認する。
【０１１４】
ステップＳ９０４におけるセキュリティ情報の確認後、操作権限管理装置４は、確認された操作権限情報に応じて紙文書Ｘの電子文書データ（説明の便宜上、「元文書データ」という。）を複合機２へ送信するように文書管理装置３に対して要求する（ステップＳ９０５）。
【０１１５】
具体的には、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限が複写禁止でない場合、操作権限管理装置４は、紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信して文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。
【０１１６】
一方、文書管理装置３は、操作権限管理装置４から送信された紙文書Ｘの文書ＩＤに基づき紙文書Ｘの元文書データの格納場所を特定し、その格納場所から元文書データを取り出して複合機２へ送信する。
【０１１７】
本例の場合は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報の値が「２」、すなわち、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限が複写禁止ではないので、操作権限管理装置４が紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信し、当該文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。
【０１１８】
ステップＳ９０５において、紙文書Ｘの元文書データの複合機２への送信要求後、操作権限管理装置４は、複合機２からの新たな文書ＩＤの送信要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、発行した文書ＩＤと、ステップＳ９０５で確認された紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報（この場合は、操作権限情報の値が「２」）を複合機２へ送信する（ステップＳ９０６）。
【０１１９】
尚、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限が複写禁止の場合、操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行することなく、複写禁止を示す操作権限情報のみを複合機２へ送信し、複合機２は、操作権限情報が示す複写禁止に従って複製処理を中止し、複製処理を終了する。
【０１２０】
紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求された文書管理装置３は、紙文書Ｘの文書ＩＤに基づき文書管理テーブル３１（図３参照）を参照して紙文書Ｘの元文書データの格納先を特定し、特定した格納先から元文書データを取り出して複合機２へ送信する（ステップＳ９０７）。
【０１２１】
具体的には、本例の場合は、操作権限管理装置４が紙文書Ｘの文書ＩＤ「Ｄ０００１」を文書管理装置３へ送信して当該文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求し、文書管理装置３が文書ＩＤ「Ｄ０００１」と一致する文書管理テーブル３１の文書ＩＤ３１１の値を検索し、検索された「Ｄ０００１」（文書ＩＤ３１１）と対応付けられた「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」（文書格納先３１２）に格納された文書データを取り出して、複合機２へ送信する。
【０１２２】
尚、紙文書Ｘの文書ＩＤ「Ｄ０００１」（文書ＩＤ３１１）と対応付けられた「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」（文書格納先３１２）の格納場所には、紙文書Ｘを出力する際の印刷データ（電子文書データ）である元文書データが格納されている。
【０１２３】
複合機２は、操作権限管理装置４から送信された操作権限情報と、その操作権限情報（値が「１」でない場合）に応じて操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤ及び文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データを受信し、当該操作権限情報に従って複製処理を行う（ステップＳ９０８）。
【０１２４】
複合機２による操作権限情報に従った複製処理は、具体的には、受信した操作権限情報に基づき操作権限管理テーブル３１を参照して、例えば操作権限情報の値が「１」の場合は、複写動作を禁止し、紙文書Ｘが複写禁止である旨を操作者へ通知する。また、当該操作のログ情報を例えば操作日時、操作者ＩＤ（この場合は、操作者Ｂ）、操作内容（複写操作）、処理動作内容（複写動作禁止）、当該紙文書のイメージ画像等の情報を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知する処理を行う。
【０１２５】
操作権限情報の値が「２」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加して印刷出力する。この場合は、元文書データの背面に所定の模様等が印刷された状態で出力される。また、前述の操作権限情報が「１」の場合と同様に当該操作のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨を通知する処理を行う。
【０１２６】
操作権限情報の値が「３」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに操作権限管理装置４から送信される新たな文書ＩＤをヘッダ／フッタに付加して印刷出力する。また、前述の操作権限情報が「１」の場合と同様に当該操作のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨を通知する処理を行う。
【０１２７】
操作権限情報の値が「４」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データをそのまま印刷出力する。
【０１２８】
尚、本例の場合は、操作権限情報の値が「２」であるので、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加して印刷出力し、当該処理のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持して当該処理が実施された旨を文書管理者へ通知する。
【０１２９】
このように、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂに応じて設定されたセキュリティ情報に従った複製処理を実施し、当該複製処理で紙文書Ｙが出力されると、紙文書Ｙに対するセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ登録し、複製処理を終了する（ステップＳ９０９）。
【０１３０】
具体的には、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘを複製処理して紙文書Ｙを出力した場合は、複合機２は、操作権限管理装置４に対して紙文書Ｙのセキュリティ情報の登録を要求し、操作権限管理装置４は、複合機２からのセキュリティ情報の登録要求を受けて紙文書Ｙの操作権限情報、紙文書Ｙの文書ＩＤ、紙文書Ｙの元文書データの格納先情報、操作者Ｂの操作者情報を対応付けてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録後、操作権限情報に従った紙文書Ｘの複製処理を終了する。
【０１３１】
本例の場合は、例えばセキュリティ情報管理テーブル４０の文書ＩＤ４０１には「Ｄ０００４」、文書格納先４０２には紙文書Ｙの元文書データの格納先「ｈｔｔｐｓ：／／ａｂｃ．ｄｅｆ．ｃｏ．ｊｐ／１２９」、操作権限情報４０３には、操作者Ｂの紙文書Ｘに対する操作権限情報と同一の値「２」、所属４０４及び役職４０５には、操作者Ｂの操作者情報を示す「経理部」、「管理職」の各値が設定されたセキュリティ情報が記録される。
【０１３２】
また、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘの複写禁止動作を実施した場合は、前述したように紙文書Ｘが複写禁止である旨を操作者へ通知し、当該操作のログ情報を蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知して複製処理を終了する。
【０１３３】
図１０は、複合機２が紙文書Ｘをセキュリティ情報に従ってファクシミリ送信する処理動作の一例を示す流れ図である。
【０１３４】
尚、図１０におけるステップＳ１０００乃至ステップＳ１００７は、前述の図９で示したステップＳ９００乃至ステップＳ９０７と同様であるので簡単に説明する。
【０１３５】
図１０に示すように、操作者Ｂが複合機２の図示せぬコントロールパネル上に表示されたログイン画面で操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を入力して認証後、コントロールパネル上に表示される図示せぬ選択メニューで「ファクシミリ送信」を選択することで、複合機２は、紙文書Ｘのセキュリティ情報に従ったファクシミリ送信処理を開始する（ステップＳ１０００）。
【０１３６】
操作者認証後、複合機２の図示せぬファクシミリ送信用の原稿セット装置に紙文書Ｘがセットされ、選択メニューで「ファクシミリ送信」が選択され、コントロールパネル上に配置された図示せぬ「送信ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、当該ファクシミリ送信で送信する紙文書Ｘの文書データに付加する新たな文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に対して要求する（ステップＳ１００１）。
【０１３７】
具体的には、「送信ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘをスキャンしてその画像データを読み取り、読み取った画像データを解析して紙文書Ｘに付加されている文書ＩＤを抽出して検知し、検知した文書ＩＤ、操作者により入力されたログイン情報の操作者ＩＤを操作権限管理装置４へ送信して紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、新たな文書ＩＤの送信を要求する。
【０１３８】
新たな文書ＩＤと、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報の送信を要求された操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行し、複合機２から送信された操作者ＩＤの操作者情報を操作者管理装置５に問い合わせて取得し、操作者ＩＤの操作者情報（所属、役職等の情報）と紙文書Ｘの文書ＩＤとに対応付けされた操作権限情報をセキュリティ情報管理テーブル４０を参照して確認する（ステップＳ１００２乃至ステップＳ１００４）。
【０１３９】
ステップＳ１００４における操作権限情報の確認後、操作権限管理装置４は、確認された操作権限情報に応じて紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように文書管理装置３に対して要求する（ステップＳ１００５）。
【０１４０】
具体的には、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限がファクシミリ送信禁止でない場合、操作権限管理装置４は、紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信して文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。
【０１４１】
本例の場合は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報の値が「２」、すなわち、操作権限がファクシミリ送信制限となっているので、操作権限管理装置４が紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信し、当該文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。
【０１４２】
ステップＳ１００５において、紙文書Ｘの元文書データの複合機２への送信要求後、操作権限管理装置４は、複合機２からの新たな文書ＩＤの送信要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、発行した文書ＩＤと、ステップＳ１００５で確認された紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報（この場合は、値が「２」であり、許可された送信先情報または許可されていない送信先情報）を複合機２へ送信する（ステップＳ１００７）。
【０１４３】
尚、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限がファクシミリ送信禁止の場合、操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行することなく、ファクシミリ送信禁止を示す操作権限情報のみを複合機２へ送信し、複合機２は、操作権限情報が示すファクシミリ送信禁止に従ってファクシミリ送信処理を中止し、ファクシミリ送信処理を終了する。
【０１４４】
紙文書Ｘの元文書データの複合機２への送信要求された文書管理装置３は、紙文書Ｘの文書ＩＤに基づき文書管理テーブル３１（図２参照）を参照して紙文書Ｘの元文書データの格納先から元文書データを取り出して複合機２へ送信する（ステップＳ１００６）。
【０１４５】
複合機２は、操作権限管理装置４から送信された操作権限情報と、その操作権限情報（値が「１」でない場合）に応じて操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤ及び文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データを受信し、当該操作権限情報に従ってファクシミリ送信処理を行う（ステップＳ１００８）。
【０１４６】
複合機２による操作権限情報に従ったファクシミリ送信処理は、具体的には、受信した操作権限情報に基づき操作権限管理テーブル３１を参照して、例えば操作権限情報の値が「１」の場合は、ファクシミリ送信動作を禁止し、紙文書Ｘがファクシミリ送信禁止である旨を操作者へ通知する。また、当該操作のログ情報を例えば操作日時、操作者ＩＤ（この場合は、操作者Ｂ）、操作内容（ファクシミリ送信操作）、処理動作内容（ファクシミリ送信動作禁止）、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知する処理を行う。
【０１４７】
操作権限情報の値が「２」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加し、許可された送信先に対してはファクシミリ送信する。許可されていない送信先に対しては、ファクシミリ送信動作を禁止し、紙文書Ｘが指定された送信先に対してはファクシミリ送信禁止である旨を操作者に通知する。また、前述の操作権限情報が「１」の場合と同様に当該操作のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨を通知する処理を行う。
【０１４８】
操作権限情報の値が「３」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤをヘッダ／フッタに付加して送信先へファクシミリ送信する。前述の操作権限情報が「１」の場合と同様に当該操作のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨を通知する処理を行う。
【０１４９】
操作権限情報の値が「４」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データをそのまま送信先へファクシミリ送信する。
【０１５０】
尚、本例の場合は、操作権限情報の値が「２」であるので、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに桜紙印刷データを付加して送信先へファクシミリ送信し、当該処理のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持し、当該処理が実施された旨を文書管理者へ通知する。
【０１５１】
このように、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂに応じて設定されたセキュリティ情報に従ったファクシミリ送信を実施し、紙文書Ｘの元文書データに新たな文書ＩＤがヘッダ／フッタに付加された文書データに対するセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ登録し、ファクシミリ送信処理を終了する（ステップＳ１００９）。
【０１５２】
具体的には、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘのファクシミリ送信を実施した場合、複合機２は、操作権限管理装置４に対して紙文書Ｘの元文書データに新たな文書ＩＤがヘッダ／フッタに付加された文書データのセキュリティ情報の登録を要求し、操作権限管理装置４は、複合機２からのセキュリティ情報の登録要求を受けて当該文書データの操作権限情報、当該文書データの文書ＩＤ、当該文書データの元文書データの格納先情報、操作者Ｂの操作者情報を対応付けてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録後、操作権限情報に従った紙文書Ｘのファクシミリ送信処理を終了する。
【０１５３】
また、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘのファクシミリ送信禁止動作を実施した場合は、前述したように紙文書Ｘがファクシミリ送信禁止である旨を操作者へ通知し、当該操作のログ情報を蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知してファクシミリ送信処理を終了する。
【０１５４】
図１１は、複合機２が紙文書Ｘをセキュリティ情報に従ってスキャンする処理動作の一例を示す流れ図である。
【０１５５】
尚、図１１におけるステップＳ１１００乃至ステップＳ１１０７は、前述の図９で示したステップＳ９００乃至ステップＳ９０７と同様であるので簡単に説明する。
【０１５６】
図１１に示すように、操作者Ｂが複合機２の図示せぬコントロールパネル上に表示されたログイン画面で操作者ＩＤやパスワード等のログイン情報を入力して認証後、コントロールパネル上に表示される図示せぬ選択メニューで「スキャン」を選択することで、複合機２は、紙文書Ｘのセキュリティ情報に従ったスキャン処理の動作を開始する（ステップＳ１１００）。
【０１５７】
操作者認証後、複合機２の図示せぬプラテンガラス上に置かれ、選択メニューで「スキャン」が選択され、コントロールパネル上に配置された図示せぬ「開始ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、当該スキャン処理で生成される紙文書Ｘの文書データに付加する新たな文書ＩＤの発行を操作権限管理装置４に対して要求する（ステップＳ１１０１）。
【０１５８】
具体的には、「開始ボタン」が押下されると、複合機２は、紙文書Ｘをスキャンしてその画像データを読み取り、読み取った画像データを解析して紙文書Ｘに付加されている文書ＩＤを抽出して検知し、検知した文書ＩＤと、操作者により入力されたログイン情報の操作者ＩＤを操作権限管理装置４へ送信して紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報と、当該スキャン処理で生成される画像に付加する新たな文書ＩＤの送信を要求する。
【０１５９】
新たな文書ＩＤと、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報の送信を要求された操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行し、複合機２から送信された操作者ＩＤの操作者情報を操作者管理装置５に問い合わせて取得し、操作者ＩＤの操作者情報（所属、役職等の情報）と紙文書Ｘの文書ＩＤとに対応付けされた操作権限情報をセキュリティ情報管理テーブル４０を参照して確認する（ステップＳ１１０２乃至ステップＳ１１０４）。
【０１６０】
ステップＳ１１０４におけるセキュリティ情報の確認後、操作権限管理装置４は、操作権限情報に応じて紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように文書管理装置３に対して要求する（ステップＳ１１０５）。
【０１６１】
具体的には、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限がスキャン禁止でない場合、操作権限管理装置４は、紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信して文書ＩＤの紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。
【０１６２】
本例の場合は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報の値が「２」、すなわち、操作権限がスキャン禁止ではないので、操作権限管理装置４が紙文書Ｘの文書ＩＤを文書管理装置３に送信し、紙文書Ｘの元文書データを複合機２へ送信するように要求する。
【０１６３】
ステップＳ１１０５において、紙文書Ｘの元文書データの複合機２への送信要求後、操作権限管理装置４は、複合機２からの新たな文書ＩＤの送信要求に対して新たな文書ＩＤを発行し、発行した文書ＩＤと、ステップＳ１１０５で確認された紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限情報（この場合は、値が「２」）を複合機２へ送信する（ステップＳ１１０７）。
【０１６４】
尚、紙文書Ｘに対する操作者Ｂの操作権限がスキャン禁止の場合、操作権限管理装置４は、新たな文書ＩＤを発行することなく、スキャン禁止を示す操作権限情報のみを複合機２へ送信し、複合機２は、操作権限情報が示すスキャン禁止に従ってスキャン処理を中止し、スキャン処理を終了する。
【０１６５】
紙文書Ｘの元文書データの複合機２への送信要求された文書管理装置３は、紙文書Ｘの文書ＩＤに基づき文書管理テーブル３１（図３参照）を参照して紙文書Ｘの元文書データの格納先から元文書データを取り出して複合機２へ送信する（ステップＳ１１０６）。
【０１６６】
複合機２は、操作権限管理装置４から送信された操作権限情報と、その操作権限情報（値が「１」でない場合）に応じて操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤ及び文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データを受信し、操作権限情報に従ってスキャン処理を行う（ステップＳ１１０８）。
【０１６７】
複合機２による操作権限情報に従ったスキャン処理は、具体的には、受信した操作権限情報に基づき操作権限管理テーブル３１を参照して、例えば操作権限情報の値が「１」の場合は、スキャン動作を禁止し、紙文書Ｘがスキャン禁止である旨を操作者へ通知する。また、当該操作のログ情報を例えば操作日時、操作者ＩＤ（この場合は、操作者Ｂ）、操作内容（スキャン操作）、処理動作内容（スキャン動作禁止）、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知する処理を行う。
【０１６８】
操作権限情報の値が「２」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データを暗号化し、送信先へ送信する。また、前述の操作権限情報が「１」の場合と同様に当該操作のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨を通知する処理を行う。
【０１６９】
操作権限情報の値が「３」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに操作権限管理装置４から送信された新たな文書ＩＤを付加して送信先へ送信する。また、前述の操作権限情報が「１」の場合と同様に当該操作のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持するとともに文書管理者へその旨を通知する処理を行う。
【０１７０】
操作権限情報の値が「４」の場合は、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データをそのまま送信先へ送信する。
【０１７１】
尚、本例の場合は、操作権限情報の値が「２」であるので、文書管理装置３から送信された紙文書Ｘの元文書データに暗号化して送信先へ送信し、当該処理のログ情報（操作日時、操作者ＩＤ、操作内容、処理動作内容、送信先情報、当該紙文書のイメージ画像等の情報）を取得して蓄積保持して当該処理が実施された旨を文書管理者へ通知する。
【０１７２】
このように、複合機２は、紙文書Ｘに対する操作者Ｂのセキュリティ情報に従ったスキャン処理を実施し、紙文書Ｘの元文書データを暗号化した文書に対するセキュリティ情報を操作権限管理装置４へ登録し、スキャン処理を終了する（ステップＳ１１０９）。
【０１７３】
具体的には、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘのスキャン処理を実施した場合、複合機２は、操作権限管理装置４に対して紙文書Ｘの元文書データを暗号化した文書のセキュリティ情報の登録を要求し、操作権限管理装置４は、複合機２からのセキュリティ情報の登録要求を受けて当該文書の操作権限情報、当該文書の文書ＩＤ、当該文書の元文書データの格納先情報、操作者Ｂの操作者情報を対応付けしてセキュリティ情報管理テーブル４０（図４参照）に記録後、操作権限情報に従ったスキャン処理を終了する。
【０１７４】
また、複合機２が操作権限情報に従って紙文書Ｘのスキャン禁止動作を実施した場合は、前述したように紙文書Ｘがスキャン禁止である旨を操作者へ通知し、当該操作のログ情報を蓄積保持するとともに文書管理者へその旨（ログ情報の内容）を通知してスキャン処理を終了する。
【０１７５】
以上説明した本発明の各装置による処理動作は、前述した実施例の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、文書管理システム１００を構成する各装置に供給し、その各装置のＣＰＵが記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによって実現するように構成してもよい。
【０１７６】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施例の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【０１７７】
また、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、文書管理システム１００を構成する各装置に挿入された機能拡張カードやＣＰＵに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施例の機能が実現される構成としてもよい。
【産業上の利用可能性】
【０１７８】
本発明は、文書の種々な利用形態に対応した文書の管理技術に適用可能である。
【図面の簡単な説明】
【０１７９】
【図１】本発明に係わる文書管理システム１００の主な構成を示す構成図
【図２】操作権限管理テーブル１０の一例を示す図
【図３】文書管理テーブル３１の一例を示す図
【図４】セキュリティ情報管理テーブル４０の一例を示す図
【図５】操作者情報管理テーブル５０の一例を示す図、
【図６】電子文書（電子化された文書）の新規登録処理の一例を示す流れ図
【図７】紙文書（用紙に印刷された文書）の新規登録処理の一例を示す流れ図
【図８】クライアントＰＣ１による電子文書のセキュリティ情報に従った印刷処理動作の一例を示す流れ図
【図９】複合機２による紙文書Ｘのセキュリティ情報に従った複製処理動作の一例を示す流れ図
【図１０】複合機２による紙文書Ｘのセキュリティ情報に従ったファクシミリ送信処理の一例を示す流れ図
【図１１】複合機２による紙文書Ｘのセキュリティ情報に従ったスキャン処理の一例を示す流れ図
【符号の説明】
【０１８０】
１ クライアントＰＣ
２ 複合機
３ 文書管理装置
３０ 文書ＤＢ
４ 操作権限管理装置
５ 操作者管理装置
６ ネットワーク
１０ 操作権限管理テーブル
３１ 文書管理テーブル
４０ セキュリティ情報管理テーブル
５０ 操作者情報管理テーブル
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を管理する文書管理装置と、
前記文書管理装置で管理される文書に対応して、該文書と該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報を管理する操作権限管理装置と、
操作者情報を管理する操作者管理装置と、
前記文書管理装置で管理される文書の処理を行う文書処理装置と
を具備し、
前記文書処理装置は、
前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の処理に際して、前記紙文書の操作者情報を前記操作者管理装置に送信して認証を行う認証手段と、
前記紙文書から画像情報を読み取る画像読取手段と、
前記画像読取手段で読み取った画像情報から前記紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段と、
前記認証手段で認証した操作者と前記抽出手段で抽出した識別情報とを前記操作権限管理装置に通知する通知手段と、
前記通知手段で通知した前記操作者と前記識別情報とから特定される操作権限情報を前記操作権限管理装置から取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した操作権限情報に基づき前記紙文書の処理を行う処理手段と、
前記処理手段で処理した紙文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段と
を具備し、
前記操作権限管理装置は、
前記通知手段により通知された前記操作者に基づき前記操作者管理装置から該操作者に対応する操作者情報を取得して前記操作権限情報を特定する特定手段と、
前記特定手段で特定した操作権限情報を前記文書処理装置に送信する操作権限情報送信手段と
を具備する文書管理システム。
【請求項２】
前記操作権限管理装置は、
前記通知手段により通知された前記識別情報に基づき前記文書管理装置に対して前記紙文書の元電子文書の送信依頼を行う送信依頼手段
を更に具備し、
前記文書管理装置は、
前記送信依頼手段による送信依頼に基づき前記元電子文書を前記文書処理装置に送信する電子文書送信手段
を具備し、
前記処理手段は、
前記電子文書送信手段により送信された前記元電子文書に基づき前記紙文書の処理を行う請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記操作者管理装置は、
前記操作者の所属および役職を含む操作者情報を管理する請求項１または２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書処理装置は、
前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書に所定の識別情報を付与して複写する複製処理を行う請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書処理装置は、
前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の画像を所定の宛先に送信する送信処理を行う請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書処理装置は、
前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の画像を電子化する電子化処理を行う請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の処理に際して、前記紙文書の操作者の認証を行う認証手段と、
前記紙文書から画像情報を読み取る画像読取手段と、
前記画像読取手段で読み取った画像情報から前記紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段と、
前記認証手段で認証した操作者と前記抽出手段で抽出した識別情報とを、前記文書管理装置で管理される文書に対応して該文書と該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報を管理する操作権限管理装置に通知する通知手段と、
前記通知手段で通知した前記操作者と前記識別情報とから特定される操作権限情報を前記操作権限管理装置から取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した操作権限情報に基づき前記紙文書の処理を行う処理手段と、
前記処理手段で処理した紙文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段と
を具備する文書処理装置。
【請求項８】
前記処理手段は、
前記紙文書の元電子文書を前記文書管理装置から取得して、該元電子文書に基づき前記紙文書の処理を行う請求項７記載の文書処理装置。
【請求項９】
コンピュータを、
文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の処理に際して、前記紙文書の操作者の認証を行う認証手段、
前記紙文書から画像情報を読み取る画像読取手段、
前記画像読取手段で読み取った画像情報から前記紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段、
前記認証手段で認証した操作者と前記抽出手段で抽出した識別情報を、前記文書管理手段で管理される文書に対応して該文書と該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報を管理する操作権限管理装置に通知する通知手段、
前記通知手段で通知した前記操作者と前記識別情報とから特定される操作権限情報を前記操作権限管理装置から取得する取得手段、
前記取得手段で取得した操作権限情報に基づき前記紙文書の処理を行う処理手段と、
前記処理手段で処理した紙文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段
として機能させる文書管理プログラム。
【請求項１】
文書を管理する文書管理装置と、
前記文書管理装置で管理される文書に対応して、該文書と該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報を管理する操作権限管理装置と、
操作者情報を管理する操作者管理装置と、
前記文書管理装置で管理される文書の処理を行う文書処理装置と
を具備し、
前記文書処理装置は、
前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の処理に際して、前記紙文書の操作者情報を前記操作者管理装置に送信して認証を行う認証手段と、
前記紙文書から画像情報を読み取る画像読取手段と、
前記画像読取手段で読み取った画像情報から前記紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段と、
前記認証手段で認証した操作者と前記抽出手段で抽出した識別情報とを前記操作権限管理装置に通知する通知手段と、
前記通知手段で通知した前記操作者と前記識別情報とから特定される操作権限情報を前記操作権限管理装置から取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した操作権限情報に基づき前記紙文書の処理を行う処理手段と、
前記処理手段で処理した紙文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段と
を具備し、
前記操作権限管理装置は、
前記通知手段により通知された前記操作者に基づき前記操作者管理装置から該操作者に対応する操作者情報を取得して前記操作権限情報を特定する特定手段と、
前記特定手段で特定した操作権限情報を前記文書処理装置に送信する操作権限情報送信手段と
を具備する文書管理システム。
【請求項２】
前記操作権限管理装置は、
前記通知手段により通知された前記識別情報に基づき前記文書管理装置に対して前記紙文書の元電子文書の送信依頼を行う送信依頼手段
を更に具備し、
前記文書管理装置は、
前記送信依頼手段による送信依頼に基づき前記元電子文書を前記文書処理装置に送信する電子文書送信手段
を具備し、
前記処理手段は、
前記電子文書送信手段により送信された前記元電子文書に基づき前記紙文書の処理を行う請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記操作者管理装置は、
前記操作者の所属および役職を含む操作者情報を管理する請求項１または２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記文書処理装置は、
前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書に所定の識別情報を付与して複写する複製処理を行う請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記文書処理装置は、
前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の画像を所定の宛先に送信する送信処理を行う請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記文書処理装置は、
前記文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の画像を電子化する電子化処理を行う請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の処理に際して、前記紙文書の操作者の認証を行う認証手段と、
前記紙文書から画像情報を読み取る画像読取手段と、
前記画像読取手段で読み取った画像情報から前記紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段と、
前記認証手段で認証した操作者と前記抽出手段で抽出した識別情報とを、前記文書管理装置で管理される文書に対応して該文書と該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報を管理する操作権限管理装置に通知する通知手段と、
前記通知手段で通知した前記操作者と前記識別情報とから特定される操作権限情報を前記操作権限管理装置から取得する取得手段と、
前記取得手段で取得した操作権限情報に基づき前記紙文書の処理を行う処理手段と、
前記処理手段で処理した紙文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段と
を具備する文書処理装置。
【請求項８】
前記処理手段は、
前記紙文書の元電子文書を前記文書管理装置から取得して、該元電子文書に基づき前記紙文書の処理を行う請求項７記載の文書処理装置。
【請求項９】
コンピュータを、
文書管理装置で管理される文書に対する紙文書の処理に際して、前記紙文書の操作者の認証を行う認証手段、
前記紙文書から画像情報を読み取る画像読取手段、
前記画像読取手段で読み取った画像情報から前記紙文書に対応する文書の識別情報を抽出する抽出手段、
前記認証手段で認証した操作者と前記抽出手段で抽出した識別情報を、前記文書管理手段で管理される文書に対応して該文書と該文書の操作者との組み合わせで特定される操作権限情報を管理する操作権限管理装置に通知する通知手段、
前記通知手段で通知した前記操作者と前記識別情報とから特定される操作権限情報を前記操作権限管理装置から取得する取得手段、
前記取得手段で取得した操作権限情報に基づき前記紙文書の処理を行う処理手段と、
前記処理手段で処理した紙文書に対応する操作権限情報を前記操作権限管理装置に登録する登録手段
として機能させる文書管理プログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【公開番号】特開２００８−２９４５５０（Ｐ２００８−２９４５５０Ａ）
【公開日】平成２０年１２月４日（２００８．１２．４）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００７−１３５５７０（Ｐ２００７−１３５５７０）
【出願日】平成１９年５月２２日（２００７．５．２２）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２０年１２月４日（２００８．１２．４）
【国際特許分類】
【出願日】平成１９年５月２２日（２００７．５．２２）
【出願人】（０００００５４９６）富士ゼロックス株式会社 (21,908)
【Ｆターム（参考）】
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