文書管理システム及びサーバ装置及びプログラム
【課題】文書の登録に係る操作を簡便にし、かつ、文書の登録に係るセキュリティを強化した文書管理システムを提供する。
【解決手段】サーバ装置２００は調書１１０とワンタイムパスワード１２０を暗号化して電子メールで送信する。端末装置３００は調書１１０とワンタイムパスワード１２０を受信し、調書１１０を印刷するとともにワンタイムパスワード１２０を画面に表示する。担当者は内部統制評価作業を実施し、調書１１０に評価結果を記入するとともにワンタイムパスワード１２０を手書きする。端末装置３００はＭＦＰ３０１又はＦＡＸ３０２で調書１１０を送信する。サーバ装置２００は調書１１０を受信し、調書１１０のＯＣＲ処理を行い、手書きされたワンタイムパスワード１２０を読み取って照合する。ワンタイムパスワード１２０が合致した場合のみ、サーバ装置２００は調書１１０をデータベースに登録する。
【解決手段】サーバ装置２００は調書１１０とワンタイムパスワード１２０を暗号化して電子メールで送信する。端末装置３００は調書１１０とワンタイムパスワード１２０を受信し、調書１１０を印刷するとともにワンタイムパスワード１２０を画面に表示する。担当者は内部統制評価作業を実施し、調書１１０に評価結果を記入するとともにワンタイムパスワード１２０を手書きする。端末装置３００はＭＦＰ３０１又はＦＡＸ３０２で調書１１０を送信する。サーバ装置２００は調書１１０を受信し、調書１１０のＯＣＲ処理を行い、手書きされたワンタイムパスワード１２０を読み取って照合する。ワンタイムパスワード１２０が合致した場合のみ、サーバ装置２００は調書１１０をデータベースに登録する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム及びサーバ装置及びプログラムに関するものである。本発明は、特に、ＯＣＲ（光学文字認識）技術を利用した内部統制評価結果の効率のよい報告と、評価対象要素の個別管理とを行うシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、印刷する帳票に対して、帳票管理情報と印刷に使用した電子データへのアクセス情報を、２次元シンボルとして帳票に印字し、印刷した帳票の２次元シンボルから取得した情報と印刷した帳票を関連付けて帳票管理をするシステムがある（例えば、特許文献１参照）。また、帳票のイメージデータと当該帳票の内容に関するキャラクタデータとを関連付けて登録するシステムがある（例えば、特許文献２参照）。また、スキャナを有する帳票読取端末で読み取った帳票のイメージデータを受信した認識サーバがその帳票のイメージデータから帳票の種類を特定して記録された文字を認識処理するシステムがある（例えば、特許文献３参照）。
【０００３】
内部統制評価作業は企業グループ全体で行う必要があるため、評価担当者は膨大な数の対象要素を評価しなければならない。しかも評価が不合格となった要素に対しては、是正後一定期間（対象要素によって異なる）をおいて再評価を繰り返していく必要がある。そのため、プロジェクト管理者が評価結果の報告を評価担当者から直接受けることになると、プロジェクト管理者に多大なる作業負荷がかかることになる。また、内部統制に関連するデータの管理に際しては、会社をまたがった情報共有やアクセスコントロール、作業進捗に合わせた整合性の確保が必要となるため、ファイルサーバやメールといった既存の情報インフラのみによる対応は困難である。このような課題を解決するために内部統制専用ツールが存在する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−１１５６０号公報
【特許文献２】特開２００１−２０２４６４号公報
【特許文献３】特開２００７−２１３１１２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
内部統制専用ツールを導入しても、新たなソフトウェアの操作習得が必要となるため、人材の流動が激しい海外等の拠点や、ＩＴ（情報技術）のスキルが高くない評価実施部門での利用が進まず、かえってプロジェクトの進捗にマイナスの影響を与えるといった課題がある。また、内部統制に関連する情報のやり取りをする拠点が同一企業グループとはいえ別企業であるため、拠点間でイントラネットが敷設されておらず、セキュリティの確保も課題となっている。従来のシステムでは、これらの課題を解決することはできなかった。
【０００６】
本発明は、例えば、文書の登録に係る操作を簡便にし、かつ、文書の登録に係るセキュリティを強化した文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の一の態様に係る文書管理システムは、
所定の文書を作成するためのテンプレートを予め記憶装置に格納するサーバ装置と、前記所定の文書を前記サーバ装置に登録する端末装置とを備える文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、
ワンタイムパスワードを処理装置により生成するパスワード生成部と、
前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データと記憶装置に格納されているテンプレートとを前記端末装置に送信するデータ送信部とを有し、
前記端末装置は、
前記サーバ装置から送信された暗号化データとテンプレートとを受信するデータ受信部と、
前記データ受信部により受信されたテンプレートを出力装置により出力するデータ出力部と、
前記データ受信部により受信された暗号化データを処理装置により復号してワンタイムパスワードを取得するパスワード取得部と、
前記パスワード取得部により取得されたワンタイムパスワードを出力装置により出力するパスワード出力部と、
テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を入力装置により受け付け、当該文書を通信装置により前記サーバ装置に送信する文書送信部とを有し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記端末装置から送信された文書を受信する文書受信部と、
前記文書受信部により受信された文書に記入されたワンタイムパスワードを処理装置により読み取るパスワード読取部と、
前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書が前記所定の文書であると判断して記憶装置に保管する文書保管部とを有することを特徴とする。
【０００８】
前記サーバ装置は、テンプレートとして、ワンタイムパスワードを記入するためのパスワード記入欄を含むテンプレートを予め記憶装置に格納し、
前記端末装置の文書送信部は、文書として、テンプレートを用いて作成されパスワード記入欄にワンタイムパスワードが手書きされた文書の入力を入力装置により受け付け、当該文書をスキャンして電子メールで通信装置により前記サーバ装置に送信するか又は当該文書をファクシミリで通信装置により前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置のパスワード読取部は、前記文書受信部により受信された文書のＯＣＲ（光学文字認識）を処理装置により行って当該文書に手書きされたワンタイムパスワードを読み取ることを特徴とする。
【０００９】
前記サーバ装置は、前記端末装置を利用するユーザを識別するユーザＩＤ（識別子）を予め記憶装置に格納し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードと記憶装置に格納されているユーザＩＤとを連結した文字列を処理装置により暗号化して識別コードを生成し、生成した識別コードを記憶装置に格納されているテンプレートに記載するコード生成部を有し、
前記サーバ装置のデータ送信部は、テンプレートとして、前記コード生成部により識別コードが記載されたテンプレートを前記端末装置に送信し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記文書受信部により受信された文書に記載された識別コードを処理装置により読み取るコード読取部を有し、
前記サーバ装置の文書保管部は、前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと前記コード読取部により読み取られた識別コードを生成するために前記コード生成部により用いられたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書を、前記コード読取部により読み取られた識別コードを生成するために前記コード生成部により用いられたユーザＩＤに対応付けて記憶装置に保管することを特徴とする。
【００１０】
前記サーバ装置のデータ送信部は、前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードと前記コード生成部により識別コードが記載されたテンプレートとを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データを前記端末装置に送信し、
前記端末装置のデータ受信部は、前記サーバ装置から送信された暗号化データを受信し、
前記端末装置のパスワード取得部は、前記データ受信部により受信された暗号化データを処理装置により復号してワンタイムパスワードとテンプレートとを取得し、
前記端末装置のデータ出力部は、テンプレートとして、前記パスワード取得部により取得されたテンプレートを出力装置により出力することを特徴とする。
【００１１】
前記所定の文書は、内部統制における業務プロセスの検証結果が記載される文書であり、
前記サーバ装置は、前記業務プロセスを識別する業務プロセスＩＤを予め記憶装置に格納し、
前記サーバ装置のコード生成部は、前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードと記憶装置に格納されているユーザＩＤと業務プロセスＩＤとを連結した文字列を処理装置により暗号化して識別コードを生成し、生成した識別コードを記憶装置に格納されているテンプレートに記載し、
前記端末装置の文書送信部は、さらに、業務プロセスの検証に用いられたエビデンスの入力を入力装置により受け付け、当該エビデンスを通信装置により前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置の文書受信部は、さらに、前記端末装置から送信されたエビデンスを受信し、
前記サーバ装置の文書保管部は、前記コード読取部により読み取られた識別コードを生成するために前記コード生成部により用いられたワンタイムパスワードとユーザＩＤと業務プロセスＩＤとを処理装置により特定し、前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと、特定したワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書とエビデンスとを、特定したユーザＩＤと業務プロセスＩＤとに対応付けて記憶装置に保管することを特徴とする。
【００１２】
前記サーバ装置は、テンプレートとして、前記サーバ装置に対する要求を記入するための要求記入欄を含むテンプレートを予め記憶装置に格納し、
前記端末装置の文書送信部は、文書として、テンプレートを用いて作成され要求記入欄に要求が手書きされた文書の入力を入力装置により受け付け、当該文書をスキャンして電子メールで通信装置により前記サーバ装置に送信するか又は当該文書をファクシミリで通信装置により前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置の文書保管部は、前記文書受信部により受信された文書のＯＣＲ（光学文字認識）を処理装置により行って当該文書に手書きされた要求を読み取り、読み取った要求に対する応答を示す応答データを処理装置により生成し、
前記サーバ装置のデータ送信部は、前記文書保管部により生成された応答データを前記端末装置に送信し、
前記端末装置のデータ受信部は、前記サーバ装置から送信された応答データを受信し、
前記端末装置のデータ出力部は、前記データ受信部により受信された応答データを出力装置により出力することを特徴とする。
【００１３】
前記サーバ装置の文書保管部は、読み取った要求が前記データ送信部により送信されたテンプレートの修正を要求するものである場合、応答データとして、当該修正を施したテンプレートを処理装置により生成し、
前記サーバ装置のパスワード生成部は、前記文書保管部により生成された応答データ用のパスワードとして、ワンタイムパスワードを処理装置により新たに生成し、
前記サーバ装置のデータ送信部は、前記パスワード生成部により生成された応答データ用のパスワードを処理装置により暗号化して応答データ用の暗号データを新たに生成し、生成した応答データ用の暗号データと前記文書保管部により生成された応答データとを前記端末装置に送信し、
前記端末装置のデータ受信部は、暗号化データとして、前記サーバ装置から送信された応答データ用の暗号データを受信するとともに、テンプレートとして、前記サーバ装置から送信された応答データを受信することを特徴とする。
【００１４】
本発明の一の態様に係るサーバ装置は、
所定の文書を作成するためのテンプレートを予め記憶装置に格納するサーバ装置であって、
ワンタイムパスワードを処理装置により生成するパスワード生成部と、
前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データと記憶装置に格納されているテンプレートとを、ユーザによって利用される端末装置に送信するデータ送信部とを有し、
前記端末装置は、前記データ送信部により送信された暗号化データとテンプレートとを受信し、受信したテンプレートを用いて前記所定の文書を作成するよう前記ユーザに促すとともに、受信した暗号化データを復号してワンタイムパスワードを取得し、取得したワンタイムパスワードを前記所定の文書に記入するよう前記ユーザに促し、テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を受け付け、当該文書を送信し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記端末装置から送信された文書を受信する文書受信部と、
前記文書受信部により受信された文書に記入されたワンタイムパスワードを処理装置により読み取るパスワード読取部と、
前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書が前記所定の文書であると判断して記憶装置に保管する文書保管部とを有することを特徴とする。
【００１５】
本発明の一の態様に係るプログラムは、
所定の文書を作成するためのテンプレートを予め記憶装置に格納するサーバ装置で実行されるプログラムであって、
ワンタイムパスワードを処理装置により生成するパスワード生成処理と、
前記パスワード生成処理により生成されたワンタイムパスワードを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データと記憶装置に格納されているテンプレートとを、ユーザによって利用される端末装置に送信するデータ送信処理とをコンピュータに実行させ、
前記端末装置は、前記データ送信処理により送信された暗号化データとテンプレートとを受信し、受信したテンプレートを用いて前記所定の文書を作成するよう前記ユーザに促すとともに、受信した暗号化データを復号してワンタイムパスワードを取得し、取得したワンタイムパスワードを前記所定の文書に記入するよう前記ユーザに促し、テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を受け付け、当該文書を送信し、
前記プログラムは、さらに、
前記端末装置から送信された文書を受信する文書受信処理と、
前記文書受信処理により受信された文書に記入されたワンタイムパスワードを処理装置により読み取るパスワード読取処理と、
前記パスワード読取処理により読み取られたワンタイムパスワードと前記パスワード生成処理により生成されたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信処理により受信された文書が前記所定の文書であると判断して記憶装置に保管する文書保管処理とをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
本発明の一の態様では、文書管理システムにおいて、サーバ装置が、ワンタイムパスワードを生成し、生成したワンタイムパスワードを暗号化した暗号化データと記憶装置に格納したテンプレートとを送信する。端末装置が、サーバ装置から送信された暗号化データを復号して得られるワンタイムパスワードとテンプレートとを出力し、テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を受け付け、当該文書を送信する。そして、サーバ装置が、端末装置から送信された文書から読み取ったワンタイムパスワードと生成したワンタイムパスワードとが一致していれば、当該文書を保管する。本発明の一の態様によれば、このようにすることで、文書の登録に係る操作を簡便にし、かつ、文書の登録に係るセキュリティを強化した文書管理システムを提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】実施の形態１に係る文書管理システムの構成の一例を示す図である。
【図２】実施の形態１に係る調書の一例を示す図である。
【図３】実施の形態１に係るサーバ装置の構成を示すブロック図である。
【図４】実施の形態１に係る端末装置の構成を示すブロック図である。
【図５】実施の形態１に係るサーバ装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図６】実施の形態１に係るサーバ装置の動作を示すフローチャートである。
【図７】実施の形態１に係る端末装置の動作を示すフローチャートである。
【図８】実施の形態１に係るサーバ装置の動作を示すフローチャートである。
【図９】実施の形態１に係る評価結果の検索条件の一例を示す表である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
以下、本発明の実施の形態について、図を用いて説明する。
【００１９】
実施の形態１．
図１は、本実施の形態に係る文書管理システム１００の構成の一例を示す図である。
【００２０】
図１において、文書管理システム１００は、少なくとも１つのサーバ装置２００と複数の端末装置３００を備える。
【００２１】
サーバ装置２００は、例えばサーバコンピュータ等で構成されている。サーバ装置２００は、内部統制に関連するデータを保管するためのデータベースを備えた内部統制評価システム２０１と、イメージデータのＯＣＲ（光学文字認識）を行うＯＣＲシステム２０２を具備する。この例では、サーバ装置２００は、イントラネット１０１、インターネット１０２、回線交換網１０３等のネットワークを介して複数の拠点と接続された本社に設置されている。
【００２２】
端末装置３００は、例えばＰＣ（パーソナルコンピュータ）等で構成されている。端末装置３００は、ＭＦＰ３０１（デジタル複合機）又はＦＡＸ３０２（ファクシミリ）を具備する。この例では、端末装置３００は、ネットワークを介して本社と接続された複数の拠点のそれぞれに１つ以上設置されている。例えば、ＭＦＰ３０１を具備する端末装置３００が設置された拠点（ＭＦＰ３０１がある拠点）は、イントラネット１０１を介して本社と接続されている。ＦＡＸ３０２を具備する端末装置３００が設置された拠点（ＭＦＰ３０１がない拠点）は、インターネット１０２及び回線交換網１０３を介して本社と接続されている。なお、各拠点は他のネットワークを介して本社と接続されていてもよい。
【００２３】
以下、この例において、図１の（１）〜（９）の動作を説明する。（１）〜（９）は、内部統制評価作業（内部統制における業務プロセスの検証作業）を実施する担当者（評価実施者）が端末装置３００を利用して調書１１０を作成し、サーバ装置２００の内部統制評価システム２０１に登録する際の文書管理システム１００の動作を示している。調書１１０は、評価結果（内部統制における業務プロセスの検証結果）が記載される文書である。図２に調書１１０の一例を示す。なお、調書１１０は所定の文書の一例であり、これを他の種類の文書に置き換えれば内部統制評価以外の用途にも本実施の形態を同様に利用可能である。
【００２４】
サーバ装置２００は、調書１１０を作成するためのテンプレートを予め格納しているものとする。図２に示すように、テンプレートは、ワンタイムパスワード１２０（ＯＴＰ）を記入するためのパスワード記入欄１２１を含む。また、サーバ装置２００は、端末装置３００を利用する担当者を識別する担当者コードと、業務プロセスを識別する業務プロセスコードを予め格納するものとする。なお、担当者はユーザの一例であり、これを他の種類のユーザに置き換えれば内部統制評価以外の用途にも本実施の形態を同様に利用可能である。担当者コードはユーザＩＤ（識別子）の一例である。業務プロセスコードは業務プロセスＩＤの一例である。
【００２５】
（１）サーバ装置２００は、ワンタイムパスワード１２０を生成する。サーバ装置２００は、業務プロセスコードと担当者コードとワンタイムパスワード１２０を連結し、その文字列を暗号化する。このとき、サーバ装置２００は、ＡＥＳ（Ａｄｖａｎｃｅｄ・Ｅｎｃｒｙｐｔｉｏｎ・Ｓｔａｎｄａｒｄ）やＲＳＡ（登録商標）（Ｒｉｖｅｓｔ・Ｓｈａｍｉｒ・Ａｄｌｅｍａｎ）といった十分な強度をもつアルゴリズムによって暗号化を行う。サーバ装置２００は、そのための鍵を内部統制評価システム２０１内で管理する。サーバ装置２００は、暗号化した文字列を２次元コード化する。サーバ装置２００は、テンプレートを未記入の調書１１０とし、図２に示すように、この調書１１０の表紙に２次元コードを埋め込む。サーバ装置２００は、調書１１０のファイルとワンタイムパスワード１２０を記載したテキストファイルを、予め担当者ごとに決めておいたパスワードを使って暗号化し、１つの暗号化ファイル１３０として出力する。その後、サーバ装置２００は、ワンタイムパスワード１２０の漏洩を防ぐため、ワンタイムパスワード１２０を記載したテキストファイル（及びワンタイムパスワード１２０自体）を保存せずに破棄する。
【００２６】
（２）サーバ装置２００は、担当者に送付する作業指示メールに、（１）で出力した暗号化ファイル１３０を添付する。作業指示メールは、担当者に対して内部統制評価作業を指示する内容の電子メールである。サーバ装置２００は、イントラネット１０１又はインターネット１０２を介して作業指示メールを担当者の端末装置３００に送信する。
【００２７】
（３）端末装置３００は、（２）で送信された作業指示メールを受信する。端末装置３００は、予め担当者に連絡されているパスワードを利用し、作業指示メールに添付された暗号化ファイル１３０を復号して調書１１０のファイルとワンタイムパスワード１２０を記載したテキストファイルを得る。端末装置３００は、調書１１０のファイルを開いて印刷する。端末装置３００は、ワンタイムパスワード１２０を記載したテキストファイルを開いて画面に表示する。
【００２８】
（４）担当者は、作業指示メールの指示に基づき評価作業を実施し、（３）で印刷された調書１１０に評価結果を記入する。担当者は、調書１１０のパスワード記入欄１２１に（３）で画面に表示されたワンタイムパスワード１２０を手書きで記入する。端末装置３００は、担当者が評価作業に利用した（業務プロセスの検証に用いられた）エビデンス１４０（例えば伝票の束）と一緒に、調書１１０の入力を担当者に促す。担当者は、調書１１０とエビデンス１４０をＭＦＰ３０１又はＦＡＸ３０２にセットする。
【００２９】
（５）ＭＦＰ３０１がある拠点では、端末装置３００は、ＭＦＰ３０１を利用し、（４）でセットされた調書１１０とエビデンス１４０をスキャンしてＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ・Ｉｍａｇｅ・Ｆｉｌｅ・Ｆｏｒｍａｔ）ファイル等のイメージデータ１５０に変換する。端末装置３００は、ＭＦＰ３０１を利用し、イントラネット１０１を介して、イメージデータ１５０を電子メール等でサーバ装置２００に送信する。ＭＦＰ３０１がない拠点では、端末装置３００は、ＦＡＸ３０２を利用し、回線交換網１０３を介して、（４）でセットされた調書１１０とエビデンス１４０をサーバ装置２００に送信する。
【００３０】
（６）サーバ装置２００は、（５）で送信されたイメージデータ１５０又はＦＡＸデータを受信して調書１１０とエビデンス１４０を得る。サーバ装置２００は、ＯＣＲシステム２０２によって調書１１０のＯＣＲ処理を行い、調書１１０のパスワード記入欄１２１に担当者が記入したワンタイムパスワード１２０を読み取る。
【００３１】
（７）サーバ装置２００は、調書１１０に埋め込まれている２次元コードの復号を行い、業務プロセスコードと担当者コードとワンタイムパスワード１２０を得る。
【００３２】
（８）サーバ装置２００は、図２に示すように、（６）で読み取ったワンタイムパスワード１２０を、（７）で得られたワンタイムパスワード１２０と照合する。
【００３３】
（９）サーバ装置２００は、（８）でワンタイムパスワード１２０が合致した場合のみ、調書１１０とエビデンス１４０を内部統制評価システム２０１のデータベースへ取り込む。このとき、サーバ装置２００は、調書１１０とエビデンス１４０を、（７）で得られた業務プロセスコードと担当者コードに対応付けてデータベースに登録する。
【００３４】
上記例では、ワンタイムパスワード１２０を使用することで、評価結果報告に際して、なりすましによる不正データの混入を防止することができる。また、インターネット１０２上でのファイルのやり取りに際してファイルを暗号化することで、ワンタイムパスワード１２０の盗聴も防止することができる。
【００３５】
図３は、サーバ装置２００の構成を示すブロック図である。
【００３６】
図３において、サーバ装置２００は、パスワード生成部２１１、コード生成部２１２、データ送信部２１３、文書受信部２１４、コード読取部２１５、パスワード読取部２１６、文書保管部２１７を有する。サーバ装置２００の各部の動作については後述する。
【００３７】
また、サーバ装置２００は、処理装置２５１、記憶装置２５２、入力装置２５３、出力装置２５４等のハードウェアを備える。ハードウェアはサーバ装置２００の各部によって利用される。例えば、処理装置２５１は、サーバ装置２００の各部でデータや情報の演算、加工、読み取り、書き込み等を行うために利用される。記憶装置２５２は、そのデータや情報を記憶するために利用される。記憶装置２５２は、例えば調書１１０を作成するためのテンプレート、担当者コード、業務プロセスコードを予め格納する。内部統制評価システム２０１のデータベースは、記憶装置２５２に実装される。また、入力装置２５３は、そのデータや情報を入力するために、出力装置２５４は、そのデータや情報を出力するために利用される。
【００３８】
図４は、端末装置３００の構成を示すブロック図である。
【００３９】
図４において、端末装置３００は、データ受信部３１１、データ出力部３１２、パスワード取得部３１３、パスワード出力部３１４、文書送信部３１５を有する。端末装置３００の各部の動作については後述する。
【００４０】
また、端末装置３００は、処理装置３５１、記憶装置３５２、入力装置３５３、出力装置３５４、通信装置３５５等のハードウェアを備える。ハードウェアは端末装置３００の各部によって利用される。例えば、処理装置３５１は、端末装置３００の各部でデータや情報の演算、加工、読み取り、書き込み等を行うために利用される。記憶装置３５２は、そのデータや情報を記憶するために利用される。また、入力装置３５３は、そのデータや情報を入力するために、出力装置３５４は、そのデータや情報を出力するために利用される。通信装置３５５は、例えばＭＦＰ３０１やＦＡＸ３０２であり、端末装置３００の各部でデータや情報をサーバ装置２００に送信するために利用される。
【００４１】
図５は、サーバ装置２００のハードウェア構成の一例を示す図である。なお、サーバ装置２００と同様に、端末装置３００を、以下に示すようなハードウェア構成で実現しても構わない。
【００４２】
図５において、サーバ装置２００は、コンピュータであり、ＬＣＤ９０１（Ｌｉｑｕｉｄ・Ｃｒｙｓｔａｌ・Ｄｉｓｐｌａｙ）、キーボード９０２（Ｋ／Ｂ）、マウス９０３、ＦＤＤ９０４（Ｆｌｅｘｉｂｌｅ・Ｄｉｓｋ・Ｄｒｉｖｅ）、ＣＤＤ９０５（Ｃｏｍｐａｃｔ・Ｄｉｓｃ・Ｄｒｉｖｅ）、プリンタ９０６といったハードウェアデバイスを備えている。これらのハードウェアデバイスはケーブルや信号線で接続されている。ＬＣＤ９０１の代わりに、ＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ・Ｒａｙ・Ｔｕｂｅ）、あるいは、その他の表示装置が用いられてもよい。マウス９０３の代わりに、タッチパネル、タッチパッド、トラックボール、ペンタブレット、あるいは、その他のポインティングデバイスが用いられてもよい。
【００４３】
サーバ装置２００は、プログラムを実行するＣＰＵ９１１（Ｃｅｎｔｒａｌ・Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ・Ｕｎｉｔ）を備えている。ＣＰＵ９１１は、処理装置２５１（端末装置３００の場合は処理装置３５１）の一例である。ＣＰＵ９１１は、バス９１２を介してＲＯＭ９１３（Ｒｅａｄ・Ｏｎｌｙ・Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ９１４（Ｒａｎｄｏｍ・Ａｃｃｅｓｓ・Ｍｅｍｏｒｙ）、通信ボード９１５、ＬＣＤ９０１、キーボード９０２、マウス９０３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５、プリンタ９０６、ＨＤＤ９２０（Ｈａｒｄ・Ｄｉｓｋ・Ｄｒｉｖｅ）と接続され、これらのハードウェアデバイスを制御する。ＨＤＤ９２０の代わりに、フラッシュメモリ、光ディスク装置、メモリカードリーダライタ又はその他の記憶媒体が用いられてもよい。
【００４４】
ＲＡＭ９１４は、揮発性メモリの一例である。ＲＯＭ９１３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５、ＨＤＤ９２０は、不揮発性メモリの一例である。これらは、記憶装置２５２（端末装置３００の場合は記憶装置３５２）の一例である。通信ボード９１５、キーボード９０２、マウス９０３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５は、入力装置２５３（端末装置３００の場合は入力装置３５３）の一例である。また、通信ボード９１５、ＬＣＤ９０１、プリンタ９０６は、出力装置２５４（端末装置３００の場合は出力装置３５４）の一例である。
【００４５】
通信ボード９１５は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ・Ａｒｅａ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）等を介して、イントラネット１０１やインターネット１０２に接続されている。また、通信ボード９１５は、回線交換網１０３にも接続されている。通信ボード９１５は、これらのネットワークに限らず、ＩＰ−ＶＰＮ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ・Ｐｒｏｔｏｃｏｌ・Ｖｉｒｔｕａｌ・Ｐｒｉｖａｔｅ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）、広域ＬＡＮ、ＡＴＭ（Ａｓｙｎｃｈｒｏｎｏｕｓ・Ｔｒａｎｓｆｅｒ・Ｍｏｄｅ）ネットワークといったＷＡＮ（Ｗｉｄｅ・Ａｒｅａ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）に接続されていても構わない。
【００４６】
ＨＤＤ９２０には、オペレーティングシステム９２１（ＯＳ）、ウィンドウシステム９２２、プログラム群９２３、ファイル群９２４が記憶されている。プログラム群９２３のプログラムは、ＣＰＵ９１１、オペレーティングシステム９２１、ウィンドウシステム９２２により実行される。プログラム群９２３には、本実施の形態の説明において「〜部」として説明する機能を実行するプログラムが含まれている。プログラムは、ＣＰＵ９１１により読み出され実行される。ファイル群９２４には、本実施の形態の説明において、「〜データ」、「〜情報」、「〜ＩＤ（識別子）」、「〜フラグ」、「〜結果」として説明するデータや情報や信号値や変数値やパラメータが、「〜ファイル」や「〜データベース」や「〜テーブル」の各項目として含まれている。「〜ファイル」や「〜データベース」や「〜テーブル」は、ＲＡＭ９１４やＨＤＤ９２０等の記憶媒体に記憶される。ＲＡＭ９１４やＨＤＤ９２０等の記憶媒体に記憶されたデータや情報や信号値や変数値やパラメータは、読み書き回路を介してＣＰＵ９１１によりメインメモリやキャッシュメモリに読み出され、抽出、検索、参照、比較、演算、計算、制御、出力、印刷、表示といったＣＰＵ９１１の処理（動作）に用いられる。抽出、検索、参照、比較、演算、計算、制御、出力、印刷、表示といったＣＰＵ９１１の処理中、データや情報や信号値や変数値やパラメータは、メインメモリやキャッシュメモリやバッファメモリに一時的に記憶される。
【００４７】
本実施の形態の説明において用いるブロック図やフローチャートの矢印の部分は主としてデータや信号の入出力を示す。データや信号は、ＲＡＭ９１４等のメモリ、ＦＤＤ９０４のフレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤＤ９０５のコンパクトディスク（ＣＤ）、ＨＤＤ９２０の磁気ディスク、光ディスク、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ・Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ・Ｄｉｓｃ）、あるいは、その他の記録媒体に記録される。また、データや信号は、バス９１２、信号線、ケーブル、あるいは、その他の伝送媒体により伝送される。
【００４８】
本実施の形態の説明において「〜部」として説明するものは、「〜回路」、「〜装置」、「〜機器」であってもよく、また、「〜ステップ」、「〜工程」、「〜手順」、「〜処理」であってもよい。即ち、「〜部」として説明するものは、ＲＯＭ９１３に記憶されたファームウェアで実現されていても構わない。あるいは、「〜部」として説明するものは、ソフトウェアのみ、あるいは、素子、デバイス、基板、配線といったハードウェアのみで実現されていても構わない。あるいは、「〜部」として説明するものは、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせ、あるいは、ソフトウェアとハードウェアとファームウェアとの組み合わせで実現されていても構わない。ファームウェアとソフトウェアは、プログラムとして、フレキシブルディスク、コンパクトディスク、磁気ディスク、光ディスク、ＤＶＤ等の記録媒体に記憶される。プログラムはＣＰＵ９１１により読み出され、ＣＰＵ９１１により実行される。即ち、プログラムは、本実施の形態の説明で述べる「〜部」としてコンピュータを機能させるものである。あるいは、プログラムは、本実施の形態の説明で述べる「〜部」の手順や方法をコンピュータに実行させるものである。
【００４９】
以下、本実施の形態におけるサーバ装置２００及び端末装置３００の動作について、フローチャートを用いて説明する。
【００５０】
図６は、サーバ装置２００の動作を示すフローチャートである。
【００５１】
ステップＳ１０１において、パスワード生成部２１１は、ワンタイムパスワード１２０を処理装置２５１（例えばＣＰＵ９１１）により生成する。
【００５２】
ステップＳ１０２において、コード生成部２１２は、ステップＳ１０１でパスワード生成部２１１により生成されたワンタイムパスワード１２０と記憶装置２５２（例えばＨＤＤ９２０）に格納されている担当者コード（ユーザＩＤの一例）と業務プロセスコード（業務プロセスＩＤの一例）を処理装置２５１により連結して文字列を生成する。なお、コード生成部２１２は、ワンタイムパスワード１２０と担当者コードのみを連結して文字列を生成してもよいが、業務プロセスコードも連結することによって後で端末装置３００から受け取る調書１１０を業務プロセスごとに管理しやすくなる。
【００５３】
ステップＳ１０３において、コード生成部２１２は、ステップＳ１０２で連結した文字列を処理装置２５１により暗号化して暗号化文字列（識別コードの一例）を生成する。このとき、コード生成部２１２は、予め記憶装置２５２に格納されている暗号鍵等を用いて暗号化処理を実行する。
【００５４】
ステップＳ１０４において、コード生成部２１２は、コード生成部２１２は、ステップＳ１０３で生成した暗号化文字列を処理装置２５１により２次元コード化する。例えば、コード生成部２１２は、暗号化文字列を２次元コード化したＱＲコード（登録商標）を生成する。
【００５５】
ステップＳ１０５において、コード生成部２１２は、ステップＳ１０４で生成した２次元コードが記載された調書１１０のファイルを生成する。即ち、コード生成部２１２は、２次元コードを記憶装置２５２に格納されているテンプレートに記載する。例えば、コード生成部２１２は、図２に示したような調書１１０を生成する。
【００５６】
ステップＳ１０６において、データ送信部２１３は、ステップＳ１０１でパスワード生成部２１１により生成されたワンタイムパスワード１２０のテキストファイルを生成する。
【００５７】
ステップＳ１０７において、データ送信部２１３は、ステップＳ１０６で生成したワンタイムパスワード１２０のテキストファイルとステップＳ１０５でコード生成部２１２により２次元コードが記載された調書１１０のファイルを処理装置２５１により暗号化して暗号化ファイル１３０（暗号化データの一例）を生成する。即ち、データ送信部２１３は、ワンタイムパスワード１２０と２次元コードが記載されたテンプレートを暗号化して暗号化ファイル１３０を生成する。このとき、データ送信部２１３は、予め記憶装置２５２に格納されている、調書１１０の送信先となる担当者に割り当てられているパスワード等を用いて暗号化処理を実行する。なお、データ送信部２１３は、ワンタイムパスワード１２０のテキストファイルのみを暗号化して暗号化ファイル１３０を生成してもよいが、２次元コードが記載された調書１１０のファイルも暗号化することによってセキュリティを強化することができる。
【００５８】
ステップＳ１０８において、データ送信部２１３は、ステップＳ１０７で生成した暗号化ファイル１３０を端末装置３００に電子メール等で送信する。なお、データ送信部２１３は、ステップＳ１０７でワンタイムパスワード１２０のテキストファイルのみを暗号化して暗号化ファイル１３０を生成する場合には、暗号化ファイル１３０のほかに、２次元コードが記載された調書１１０のファイルを端末装置３００に別途送信する。
【００５９】
図７は、端末装置３００の動作を示すフローチャートである。
【００６０】
ステップＳ２０１において、データ受信部３１１は、ステップＳ１０８でサーバ装置２００から送信された暗号化ファイル１３０を受信する。なお、データ受信部３１１は、ステップＳ１０８でサーバ装置２００から暗号化ファイル１３０と２次元コードが記載された調書１１０のファイルが別々に送信される場合には、暗号化ファイル１３０のほかに、２次元コードが記載された調書１１０のファイルを別途受信する。
【００６１】
ステップＳ２０２において、パスワード取得部３１３は、ステップＳ２０１でデータ受信部３１１により受信された暗号化ファイル１３０を処理装置３５１（例えばＣＰＵ９１１）により復号してワンタイムパスワード１２０のテキストファイルと２次元コードが記載された調書１１０のファイルを取得する。即ち、パスワード取得部３１３は、暗号化ファイル１３０を復号してワンタイムパスワード１２０と２次元コードが記載されたテンプレートを取得する。このとき、パスワード取得部３１３は、予め記憶装置３５２（例えばＨＤＤ９２０）に格納されている、端末装置３００の利用者である担当者に割り当てられているパスワード等を用いて復号処理を実行する。
【００６２】
ステップＳ２０３において、データ出力部３１２は、ステップＳ２０２でパスワード取得部３１３により取得された調書１１０のファイルを開いて出力装置３５４（例えばプリンタ９０６）により印刷する。また、パスワード出力部３１４は、ステップＳ２０２でパスワード取得部３１３により取得されたワンタイムパスワード１２０のテキストファイルを開いて出力装置３５４（例えばＬＣＤ９０１）により画面に表示する。即ち、データ出力部３１２は、テンプレートを出力し、パスワード出力部３１４は、ワンタイムパスワード１２０を出力する。これにより、データ出力部３１２は、テンプレートを用いて調書１１０を作成する（内部統制評価作業を実施し、調書１１０に評価結果等を記入する）よう担当者に促す。また、パスワード出力部３１４は、ワンタイムパスワード１２０を調書１１０のパスワード記入欄１２１に記入するよう担当者に促す。
【００６３】
ステップＳ２０４において、文書送信部３１５は、担当者によりテンプレートを用いて作成され（評価結果等が記入され）パスワード記入欄１２１にワンタイムパスワード１２０が手書きされた調書１１０が（読取口等に）セットされると、その調書１１０を入力装置３５３（ＭＦＰ３０１又はＦＡＸ３０２）により読み取る。また、文書送信部３１５は、担当者により内部統制評価作業に使用されたエビデンス１４０が（読取口等に）セットされると、そのエビデンス１４０を入力装置３５３（例えばＭＦＰ３０１又はＦＡＸ３０２）により読み取る。即ち、文書送信部３１５は、ワンタイムパスワード１２０が記入された調書１１０とエビデンス１４０の入力を受け付ける。例えば、文書送信部３１５は、ワンタイムパスワード１２０が記入された調書１１０とエビデンス１４０をＭＦＰ３０１によりスキャンしてイメージデータ１５０に変換する。あるいは、文書送信部３１５は、ワンタイムパスワード１２０が記入された調書１１０とエビデンス１４０をＦＡＸ３０２により読み込む。
【００６４】
ステップＳ２０５において、文書送信部３１５は、ステップＳ２０４で読み取った調書１１０とエビデンス１４０を通信装置３５５（例えばＭＦＰ３０１又はＦＡＸ３０２）によりサーバ装置２００に送信する。例えば、文書送信部３１５は、ステップＳ２０４でＭＦＰ３０１により生成された調書１１０とエビデンス１４０のイメージデータ１５０を電子メールでＭＦＰ３０１によりサーバ装置２００に送信する。あるいは、文書送信部３１５は、ステップＳ２０４でＦＡＸ３０２により読み込まれた調書１１０とエビデンス１４０をＦＡＸ３０２により（ファクシミリで）サーバ装置２００に送信する。
【００６５】
図８は、サーバ装置２００の動作を示すフローチャートである。
【００６６】
ステップＳ３０１において、文書受信部２１４は、ステップＳ２０５で端末装置３００から送信された調書１１０とエビデンス１４０を受信する。例えば、ステップＳ２０５で端末装置３００から調書１１０とエビデンス１４０のイメージデータ１５０が電子メールで送信された場合には、文書受信部２１４は、調書１１０とエビデンス１４０のイメージデータ１５０を電子メールで受信する。あるいは、例えば、ステップＳ２０５で端末装置３００から調書１１０とエビデンス１４０がファクシミリで送信された場合には、文書受信部２１４は、調書１１０とエビデンス１４０をファクシミリで受信する。
【００６７】
ステップＳ３０２において、コード読取部２１５は、ステップＳ３０１で文書受信部２１４により受信された調書１１０（例えばイメージデータ１５０やＦＡＸ受信データ）のＯＣＲ処理を行って調書１１０に記載された２次元コードを処理装置２５１により読み取る。
【００６８】
ステップＳ３０３において、文書保管部２１７は、ステップＳ３０２でコード読取部２１５により読み取られた２次元コードから暗号化文字列を処理装置２５１により復元する。そして、文書保管部２１７は、復元した暗号化文字列を処理装置２５１により復号してワンタイムパスワード１２０と担当者コードと業務プロセスコードを連結した文字列を取得する。即ち、文書保管部２１７は、ステップＳ１０２〜Ｓ１０４で２次元コードを生成するためにコード生成部２１２により用いられたワンタイムパスワード１２０と担当者コードと業務プロセスコードを処理装置２５１により特定する。
【００６９】
ステップＳ３０４において、パスワード読取部２１６は、ステップＳ３０１で文書受信部２１４により受信された調書１１０（例えばイメージデータ１５０やＦＡＸ受信データ）のＯＣＲ処理を行って調書１１０に手書きされたワンタイムパスワード１２０を処理装置２５１により読み取る。
【００７０】
ステップＳ３０５において、文書保管部２１７は、ステップＳ３０１で文書受信部２１４により受信された調書１１０（例えばイメージデータ１５０やＦＡＸ受信データ）のＯＣＲ処理を行って調書１１０に記入された評価結果を処理装置２５１により読み取る。例えば、内部統制評価作業において、担当者が、ある業務プロセス（あるいはそのサブプロセス）が有効（合格）であると判断したか、それとも無効（不合格）であると判断したかをチェックボックス（数値、記号、文字等でもよいが、自動判別が容易な形式が望ましい）で調書１１０に記入するものとする。この場合、文書保管部２１７は、そのチェックボックスの認識処理を行って当該業務プロセスが有効か無効か（内部統制評価作業における合否）を判定する。
【００７１】
ステップＳ３０６において、文書保管部２１７は、ステップＳ３０４でパスワード読取部２１６により読み取られたワンタイムパスワード１２０とステップＳ３０３で特定したワンタイムパスワード１２０を処理装置２５１により比較する。即ち、文書保管部２１７は、ステップＳ３０４でパスワード読取部２１６により読み取られたワンタイムパスワード１２０とパスワード生成部２１１により生成されたワンタイムパスワード１２０を比較する。
【００７２】
ステップＳ３０６で比較したワンタイムパスワード１２０が一致していなければ、ステップＳ３０７において、文書保管部２１７は、エラー処理を処理装置２５１により実行し、処理を終了する。例えば、文書保管部２１７は、エラー処理として、電子メールで端末装置３００にエラーを通知する。このとき、文書保管部２１７は、電子メールで端末装置３００に調書１１０の再送を要求してもよい。
【００７３】
ステップＳ３０６で比較したワンタイムパスワード１２０が一致していれば、ステップＳ３０８において、文書保管部２１７は、ステップＳ３０１で文書受信部２１４により受信された調書１１０が正規の調書１１０であると判断する。そして、文書保管部２１７は、ステップＳ３０５で読み取った評価結果を、ステップＳ３０３で特定した担当者コードと業務プロセスコードに対応付けて内部統制評価システム２０１のデータベース（記憶装置２５２）に登録（保管）する。このとき、文書保管部２１７は、評価結果とともに、登録日時、担当者の氏名、サンプリング結果（例えば、テスト項目のうち、何件が合格で、何件が不合格だったのか）等をデータベースに登録してもよい。
【００７４】
ステップＳ３０９において、文書保管部２１７は、ステップＳ３０１で文書受信部２１４により受信された調書１１０及びエビデンス１４０（例えばイメージデータ１５０やＦＡＸ受信データ）を、ステップＳ３０８で登録した評価結果、及び、ステップＳ３０３で特定した担当者コードと業務プロセスコードに対応付けて内部統制評価システム２０１のデータベースに登録（保管）する。これにより、調書１１０、エビデンス１４０、評価結果等を、企業グループ全体、評価拠点、業務プロセスといった単位で検索したり、一覧出力したりすることが可能となる。例えば、以下のようなことが可能となる。
（１）テスト結果（評価結果）の一覧を画面やＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ・Ｓｅｐａｒａｔｅｄ・Ｖａｌｕｅｓ）ファイルやＥｘｃｅｌファイルに出力する。
（２）不備対応状況（評価結果で不合格となったものに対し、対策がとられているか否か）の一覧を画面やＣＳＶファイルやＥｘｃｅｌファイルに出力する。
（３）対象要素（業務プロセスに係るコントロール）の有効性評価状況（それぞれのコントロールについて、運用状況が合格となったのか、整備状況のみ合格となったのか、あるいは、いずれも不合格となったのか）を検索し、検索結果を画面やＣＳＶファイルやＥｘｃｅｌファイルに出力する。
（４）テスト手続、結果、不備（それぞれのコントロールについて、内部統制評価作業の実施状況や評価結果はどうなっているか）を検索し、検索結果を画面やＣＳＶファイルやＥｘｃｅｌファイルに出力する。
ここで、上記（３）及び（４）の検索条件の一例を図９に示す。一覧、検索結果がＣＳＶファイルやＥｘｃｅｌファイルに出力される場合には、管理資料、報告資料用に自由に加工することができる。
【００７５】
ステップＳ３１０において、文書保管部２１７は、ステップＳ３０９をトリガーにして、自動的に承認ワークフロー処理を起動し、業務プロセス（対象要素）ごとに予め決めておいた確認者や承認者に電子メールを送信する。これにより、文書保管部２１７は、確認者や承認者に作業を促す。
【００７６】
以下では、ステップＳ３１０で実行される承認ワークフロー処理の詳細について説明する。
【００７７】
承認ワークフロー処理において、文書保管部２１７は、内部統制評価に関わる承認者や担当者に、電子メール等により作業を促す。このとき、文書保管部２１７は、２次元コードから取得した業務プロセスコードと担当者コードを用いて、承認依頼の電子メール等を発信する。具体的には、文書保管部２１７は、担当者コードで特定される担当者をワークフローの発信者として、業務プロセスコードごとに予め定められた承認者に対して、電子メール等を発信する。なお、内部統制評価システム２０１では、業務プロセスコードごとに予め承認者が定められているものとする。
【００７８】
例えば、承認者は、電子メールに記載されたＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ・Ｒｅｓｏｕｒｃｅ・Ｌｏｃａｔｏｒ）で特定されるウェブページを閲覧して所定の操作をすることにより（又は指定されたアプリケーションを起動して所定の操作をすることにより）、各種作業（例えば評価結果）の承認／却下の入力、コメントの入力、その他の必要な情報の入力等を行うことができる。
【００７９】
例えば、承認者が評価結果を承認する旨を入力すると、文書保管部２１７は、担当者コードで特定される担当者に対して、業務プロセスコードで特定される業務プロセスの評価結果が承認された旨を電子メールやＦＡＸ等で伝える。また、文書保管部２１７は、その評価結果が承認されたことを、評価結果、担当者コード、業務プロセスコード、調書１１０、エビデンス１４０等に対応付けて内部統制評価システム２０１のデータベースに記録する。
【００８０】
一方、承認者が評価結果を却下する旨を入力し、その理由をコメントとして入力すると、文書保管部２１７は、担当者コードで特定される担当者に対して、業務プロセスコードで特定される業務プロセスの評価結果が却下された旨と承認者のコメント（例えば調書１１０に記入漏れがある旨の指摘）を電子メールやＦＡＸ等で伝える。また、文書保管部２１７は、その評価結果が却下されたことを、評価結果、担当者コード、業務プロセスコード、調書１１０、エビデンス１４０等に対応付けて内部統制評価システム２０１のデータベースに記録する。担当者は指摘された点を修正して（例えば調書１１０で記入漏れがあった所を記入して）、評価結果を再度ＦＡＸ等で送信する。
【００８１】
以下では、ステップＳ３０８で登録される評価結果をチェックする処理について説明する。
【００８２】
図２に示した運用テスト調書（調書１１０の一例）の評価結果欄には、担当者により「合格」、「不合格」、「該当なし」等が記入される。文書保管部２１７はＯＣＲでこれを読み取る（ステップＳ３０５）。文書保管部２１７が評価結果を担当者コード、業務プロセスコードに対応付けて登録する（ステップＳ３０８）ことは前述した通りであるが、上記評価結果欄に記載される内容が評価結果である。
【００８３】
内部統制評価システム２０１では、逸脱率の合否の判断基準となる値が予め定められている。逸脱率とは、不合格サンプル数／実施サンプル数×１００である。逸脱率が合否の判断基準となる値を超えていれば不合格、超えていなければ合格となる。文書保管部２１７は、運用テスト調書から、計画サンプル数、実施サンプル数、不合格サンプル数をＯＣＲで読み込み、逸脱率を計算して、評価結果が適切かどうかを判断する。また、文書保管部２１７は、計画サンプル数と実施サンプル数を比較して、実施サンプル数が計画サンプル数よりも少なければ不適切と判断する。文書保管部２１７は、問題があれば（不適切と判断した場合）、前述した承認ワークフロー処理で承認者に対して承認依頼の電子メール等を発信する際に、その旨も合わせて承認者に伝える。ＯＣＲの読み込みミスの場合もあるので、承認者が最終的に判断を行うことが有効である。上記の２点のような不整合（評価結果が不適切であること、及び、実施サンプル数が計画サンプル数よりも少ないこと）が承認者側でも認められた場合、承認者は評価結果を却下する。承認ワークフロー処理に関する説明で述べた通り、このとき、却下の旨と承認者からのコメントが担当者に伝えられる。
【００８４】
評価結果が「不合格」の場合も、評価結果が適切であれば、承認者は、その評価結果を承認することになる。したがって、前述した承認ワークフロー処理で、文書保管部２１７は、不合格という評価結果が承認されたことを、評価結果、担当者コード、業務プロセスコード、調書１１０、エビデンス１４０等に対応付けて内部統制評価システム２０１のデータベースに記録する。この後、是正調書（調書１１０の一例）が、運用テスト調書と同様の流れでサーバ装置２００から端末装置３００に送信される（ステップＳ１０１〜Ｓ１０８，Ｓ２０１〜Ｓ２０３）。担当者は、是正調書に、例えば是正完了日付、是正内容等を記入する。この是正調書は、運用テスト調書と同様の流れで端末装置３００からサーバ装置２００に送信され（ステップＳ２０４，Ｓ２０５，Ｓ３０１〜Ｓ３０８）、エビデンス１４０、評価結果等とともに内部統制評価システム２０１のデータベースに登録される（ステップＳ３０９）。このとき、例えば是正完了日付も文書保管部２１７によりＯＣＲで読み取られ、データの１つとしてデータベースに保存される。その後、承認ワークフロー処理が実行される（ステップＳ３１０）。
【００８５】
内部統制評価システム２０１では、予め「是正の定着期間」が定義されている。是正の定着期間とは、業務プロセスについて是正を施した後に、この是正が定着するために必要とされる期間である。本実施の形態では、前述した是正完了日付から是正の定着期間が経過すると、再度、運用テスト調書がサーバ装置２００から端末装置３００に送信される（ステップＳ１０１〜Ｓ１０８，Ｓ２０１〜Ｓ２０３）。そして、端末装置３００及びサーバ装置２００にて前述した処理（ステップＳ２０４，Ｓ２０５，Ｓ３０１〜Ｓ３１０）が行われる。このとき、再度送信される運用テスト調書に対しては、ワンタイムパスワード１２０が新たに生成される（ステップＳ１０１）。したがって、ワンタイムパスワード１２０等を暗号化して生成される暗号化文字列、暗号化文字列から生成される２次元コード、ワンタイムパスワード１２０や２次元コードを用いて生成される暗号化ファイル１３０も新たに生成される（ステップＳ１０２〜Ｓ１０４）。
【００８６】
以下では、運用テスト調書の右上部に設けられたチェックボックスの使用方法について説明する。
【００８７】
まず、「評価手法の詳細」について説明する。
【００８８】
運用テスト調書には「手法」という欄がある。この欄は、担当者に対して内部統制評価の手法を指定する欄である。サーバ装置２００（コード生成部２１２）は、運用テスト調書を生成する際（ステップＳ１０５）に、運用テスト調書の「手法」の欄に質問、観察、検証、再実施のいずれか１つの手法を記載する。テスト設計者は、手法を、予め業務プロセスコードごとに定めておき、業務プロセスコードに対応付けて内部統制評価システム２０１のデータベースに保存しておく。サーバ装置２００（コード生成部２１２）は、運用テスト調書を作成する際にこれを利用する。端末装置３００を利用する担当者は、運用テスト調書の「手法」の欄に記載された手法で評価を実施しなければならない。
【００８９】
端末装置３００を利用する担当者は、運用テスト調書の「評価手法の詳細」のチェックボックス（要求記入欄の一例）を使用することで、サーバ装置２００に対して、運用テスト調書の「手法」の欄に記載された手法に関する説明書を要求できる。例えば、担当者は、運用テスト調書の「評価手法の詳細」のチェックボックスにチェックをし、ワンタイムパスワード１２０を記入した運用テスト調書を、端末装置３００のＭＦＰ３０１やＦＡＸ３０２等でサーバ装置２００に送信する（ステップＳ２０４，Ｓ２０５）。サーバ装置２００（特に、コード読取部２１５、パスワード読取部２１６）は、２次元コード（業務プロセスコード、担当者コード、ワンタイムパスワード１２０の暗号化文字列）、ワンタイムパスワード１２０、「手法」の欄、「評価手法の詳細」のチェックボックス等を読み取る（ステップＳ３０１〜Ｓ３０５）。次に、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、ワンタイムパスワード１２０の認証を行う（ステップＳ３０６）。この認証が成功し、かつ、「評価手法の手順」のチェックボックスがチェックされていれば、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、２次元コードから得られた担当者コードの担当者に対して、「手法」の欄から読み取った手法の一般的な手順の説明書（応答データの一例）、及び／又は、２次元コードから得られた業務プロセスコードの業務プロセスに関する評価手法の詳細な手順の説明書（応答データの一例）を、電子メール、ＦＡＸ等により端末装置３００に送付する。このとき、承認者の承認は省略してもよい（ステップＳ３０７〜Ｓ３１０は不要である）。
【００９０】
次に、「評価履歴の確認」について説明する。
【００９１】
端末装置３００を利用する担当者は、「評価履歴の確認」、「今年度分」、「過年度分」のチェックボックス（要求記入欄の一例）を使用することで、サーバ装置２００に対して、運用テスト調書が対象とする業務プロセスに関する評価履歴の閲覧を要求できる。例えば、担当者は、運用テスト調書の「評価履歴の確認」のチェックボックスにチェックをするとともに、「今年度分」、「過年度分」のいずれか又は両方のチェックボックスにチェックをし、ワンタイムパスワード１２０を記入した運用テスト調書を、端末装置３００のＭＦＰ３０１やＦＡＸ３０２等でサーバ装置２００に送信する（ステップＳ２０４，Ｓ２０５）。サーバ装置２００（特に、コード読取部２１５、パスワード読取部２１６）は、２次元コード（業務プロセスコード、担当者コード、ワンタイムパスワード１２０の暗号化文字列）、ワンタイムパスワード１２０、「評価履歴の確認」、「今年度分」、「過年度分」のチェックボックス等を読み取る（ステップＳ３０１〜Ｓ３０５）。次に、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、ワンタイムパスワード１２０の認証を行う（ステップＳ３０６）。この認証が成功し、かつ、「評価履歴の確認」のチェックボックスがチェックされていれば、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、２次元コードから得られた担当者コードの担当者に対して、２次元コードから得られた業務プロセスコードの業務プロセスに関する評価履歴（応答データの一例）を、電子メール、ＦＡＸ等により端末装置３００に送付する。送付される評価履歴は、運用テスト調書の「今年度分」のチェックボックスがチェックされていれば今年度の過去の評価履歴、「過年度分」のチェックボックスがチェックされていれば昨年度までの過去の評価履歴、両方のチェックボックスがチェックされていれば両方の評価履歴となる。このとき、承認者の承認は省略してもよい（ステップＳ３０７〜Ｓ３１０は不要である）。
【００９２】
次に、「評価日再設定」について説明する。
【００９３】
運用テスト調書には「テスト対象開始日時」、「テスト対象終了日時」という欄がある。これらの欄は、担当者に対して評価作業の開始日時及び終了日時を指定する欄である。サーバ装置２００（コード生成部２１２）は、運用テスト調書を生成する際（ステップＳ１０５）に、運用テスト調書の「テスト対象開始日時」、「テスト対象終了日時」の欄に所定のスケジューリング処理によって決まる日時を記載する。端末装置３００を利用する担当者は、原則として、運用テスト調書の「テスト対象開始日時」の欄に記載された日時までに評価作業を開始し、「テスト対象終了日時」の欄に記載された日時までに評価作業を終了しなければならない。
【００９４】
端末装置３００を利用する担当者は、運用テスト調書の「評価日再設定」のチェックボックス（要求記入欄の一例）を使用することで、サーバ装置２００に対して、運用テスト調書の「テスト対象開始日時」、「テスト対象終了日時」の欄（要求記入欄の一例）に記載された日時の変更（テンプレートの修正の一例）を要求できる。例えば、担当者は、運用テスト調書で指定された日時の都合が悪い場合は、運用テスト調書の「評価日再設定」のチェックボックスにチェックをし、その下の欄に、希望するテスト対象開始日時、テスト対象終了日時を記入し、さらにワンタイムパスワード１２０を記入した運用テスト調書を、端末装置３００のＭＦＰ３０１やＦＡＸ３０２等でサーバ装置２００に送信する（ステップＳ２０４，Ｓ２０５）。サーバ装置２００（特に、コード読取部２１５、パスワード読取部２１６）は、２次元コード（業務プロセスコード、担当者コード、ワンタイムパスワード１２０の暗号化文字列）、ワンタイムパスワード１２０、「評価日再設定」のチェックボックス、希望するテスト対象開始日時、テスト対象終了日時の記入欄等を読み取る（ステップＳ３０１〜Ｓ３０５）。次に、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、ワンタイムパスワード１２０の認証を行う（ステップＳ３０６）。この認証が成功し、かつ、「評価日再設定」のチェックボックスがチェックされていれば、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、承認ワークフロー処理を起動する（ステップＳ３１０）。
【００９５】
承認ワークフロー処理において、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、業務プロセスコードごとに予め定められた承認者に対して、電子メール等により、担当者が評価日再設定を希望する旨と、希望するテスト対象開始日時、希望するテスト対象終了日時を伝える。承認者は、新たなテスト対象開始日時、テスト対象終了日時を承認する（担当者が希望した日時を承認してもよいし、承認者がこれらの日時を修正した上で承認してもよい）。この後、承認された新たなテスト対象開始日時、テスト対象終了日時が記入された運用テスト調書（修正を施したテンプレート、即ち、応答データの一例）が、サーバ装置２００から端末装置３００に送信される（ステップＳ１０１〜Ｓ１０８，Ｓ２０１〜Ｓ２０３）。そして、端末装置３００及びサーバ装置２００にて前述した処理（ステップＳ２０４，Ｓ２０５，Ｓ３０１〜Ｓ３１０）が行われる。このとき、新たなテスト対象開始日時、テスト対象終了日時が記入された運用テスト調書に対しては、ワンタイムパスワード１２０（応答データ用のパスワードの一例）が新たに生成される（ステップＳ１０１）。したがって、ワンタイムパスワード１２０等を暗号化して生成される暗号化文字列、暗号化文字列から生成される２次元コード、ワンタイムパスワード１２０や２次元コードを用いて生成される暗号化ファイル１３０（応答データ用の暗号データの一例）も新たに生成される（ステップＳ１０２〜Ｓ１０４）。
【００９６】
以上説明したように、本実施の形態では、２次元コードとワンタイムパスワード１２０の活用により、担当者のなりすましによる不正なデータの混入を防止することができる。また、本実施の形態では、海外の拠点等、人材の流動が激しく、担当者のソフトウェア操作の習熟や継承が望めない場合でも、ＭＦＰ３０１やＦＡＸ３０２を利用することにより、ソフトウェア操作を必要とせず、効率よく評価結果やエビデンス１４０を報告することが可能となる。また、本実施の形態では、ＭＦＰ３０１やＦＡＸ３０２より受信した内容をＯＣＲシステム２０２で読み取り、その結果を内部統制評価システム２０１のデータベースの適切な項目に自動的に取り込む。これにより、報告を受け取る側（事務局）の人手を削減することが可能となる。また、本実施の形態では、上記の取込処理をトリガーに自動的に承認ワークフロー処理を起動し、取込内容の確認や承認を促す。これにより、プロジェクト進捗の停滞を防ぐことが可能となる。また、本実施の形態では、企業グループ全体、評価拠点単位、業務プロセス単位等、様々な切り口で、評価結果や進捗状況を検索したり、一覧表に出力したりする。これにより、報告資料の作成や、進捗管理にかかる手間の削減が可能となる。
【００９７】
実施の形態２．
本実施の形態について、主に実施の形態１との差異を説明する。
【００９８】
本実施の形態において、文書管理システム１００の構成は実施の形態１のものと同様である。したがって、文書管理システム１００は例えば図１に示したような構成をとることができる。また、サーバ装置２００の構成は、図３に示した実施の形態１のものと同様である。また、端末装置３００の構成は、図４に示した実施の形態１のものと同様である。
【００９９】
以下、本実施の形態におけるサーバ装置２００及び端末装置３００の動作について、図６〜図８を用いて説明する。
【０１００】
図６のステップＳ１０１，Ｓ１０３〜Ｓ１０８の動作については、実施の形態１のものと同様である。
【０１０１】
ステップＳ１０２において、サーバ装置２００のコード生成部２１２は、ステップＳ１０１でパスワード生成部２１１により生成されたワンタイムパスワード１２０を担当者コード等と連結せず、単に担当者コード等に対応付けて記憶装置２５２に保存しておく。
【０１０２】
図７のステップＳ２０１〜Ｓ２０５の動作については、実施の形態１のものと同様である。
【０１０３】
図８のステップＳ３０１，Ｓ３０２，Ｓ３０４，Ｓ３０５，Ｓ３０７〜Ｓ３１０の動作については、実施の形態１のものと同様である。
【０１０４】
ステップＳ３０３において、サーバ装置２００の文書保管部２１７は、ステップＳ３０２でコード読取部２１５により読み取られた２次元コードから暗号化文字列を処理装置２５１により復元する。そして、文書保管部２１７は、復元した暗号化文字列を処理装置２５１により復号して担当者コード等（ワンタイムパスワード１２０は含まない）を連結した文字列を取得する。即ち、文書保管部２１７は、ステップＳ１０２〜Ｓ１０４で２次元コードを生成するためにコード生成部２１２により用いられた担当者コード等（ワンタイムパスワード１２０は含まない）を処理装置２５１により特定する。
【０１０５】
ステップＳ３０６において、文書保管部２１７は、ステップＳ１０２でコード生成部２１２により保存されたワンタイムパスワード１２０であって、ステップＳ３０３で特定した担当者コード等に対応するワンタイムパスワード１２０を記憶装置２５２から取得する。そして、文書保管部２１７は、ステップＳ３０４でパスワード読取部２１６により読み取られたワンタイムパスワード１２０と記憶装置２５２から取得したワンタイムパスワード１２０を処理装置２５１により比較する。即ち、文書保管部２１７は、ステップＳ３０４でパスワード読取部２１６により読み取られたワンタイムパスワード１２０とパスワード生成部２１１により生成されたワンタイムパスワード１２０を比較する。
【０１０６】
以上のように、本実施の形態では、ワンタイムパスワード１２０を２次元コード化する対象とはしないため、２次元コード化にかかる処理時間が削減できる。
【０１０７】
以上、本発明の実施の形態について説明したが、これらのうち、２つ以上の実施の形態を組み合わせて実施しても構わない。あるいは、これらのうち、１つの実施の形態を部分的に実施しても構わない。あるいは、これらのうち、２つ以上の実施の形態を部分的に組み合わせて実施しても構わない。
【符号の説明】
【０１０８】
１００ 文書管理システム、１０１ イントラネット、１０２ インターネット、１０３ 回線交換網、１１０ 調書、１２０ ワンタイムパスワード、１２１ パスワード記入欄、１３０ 暗号化ファイル、１４０ エビデンス、１５０ イメージデータ、２００ サーバ装置、２０１ 内部統制評価システム、２０２ ＯＣＲシステム、２１１ パスワード生成部、２１２ コード生成部、２１３ データ送信部、２１４ 文書受信部、２１５ コード読取部、２１６ パスワード読取部、２１７ 文書保管部、２５１ 処理装置、２５２ 記憶装置、２５３ 入力装置、２５４ 出力装置、３００ 端末装置、３０１ ＭＦＰ、３０２ ＦＡＸ、３１１ データ受信部、３１２ データ出力部、３１３ パスワード取得部、３１４ パスワード出力部、３１５ 文書送信部、３５１ 処理装置、３５２ 記憶装置、３５３ 入力装置、３５４ 出力装置、３５５ 通信装置、９０１ ＬＣＤ、９０２ キーボード、９０３ マウス、９０４ ＦＤＤ、９０５ ＣＤＤ、９０６ プリンタ、９１１ ＣＰＵ、９１２ バス、９１３ ＲＯＭ、９１４ ＲＡＭ、９１５ 通信ボード、９２０ ＨＤＤ、９２１ オペレーティングシステム、９２２ ウィンドウシステム、９２３ プログラム群、９２４ ファイル群。
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム及びサーバ装置及びプログラムに関するものである。本発明は、特に、ＯＣＲ（光学文字認識）技術を利用した内部統制評価結果の効率のよい報告と、評価対象要素の個別管理とを行うシステムに関するものである。
【背景技術】
【０００２】
従来、印刷する帳票に対して、帳票管理情報と印刷に使用した電子データへのアクセス情報を、２次元シンボルとして帳票に印字し、印刷した帳票の２次元シンボルから取得した情報と印刷した帳票を関連付けて帳票管理をするシステムがある（例えば、特許文献１参照）。また、帳票のイメージデータと当該帳票の内容に関するキャラクタデータとを関連付けて登録するシステムがある（例えば、特許文献２参照）。また、スキャナを有する帳票読取端末で読み取った帳票のイメージデータを受信した認識サーバがその帳票のイメージデータから帳票の種類を特定して記録された文字を認識処理するシステムがある（例えば、特許文献３参照）。
【０００３】
内部統制評価作業は企業グループ全体で行う必要があるため、評価担当者は膨大な数の対象要素を評価しなければならない。しかも評価が不合格となった要素に対しては、是正後一定期間（対象要素によって異なる）をおいて再評価を繰り返していく必要がある。そのため、プロジェクト管理者が評価結果の報告を評価担当者から直接受けることになると、プロジェクト管理者に多大なる作業負荷がかかることになる。また、内部統制に関連するデータの管理に際しては、会社をまたがった情報共有やアクセスコントロール、作業進捗に合わせた整合性の確保が必要となるため、ファイルサーバやメールといった既存の情報インフラのみによる対応は困難である。このような課題を解決するために内部統制専用ツールが存在する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
【特許文献１】特開２００７−１１５６０号公報
【特許文献２】特開２００１−２０２４６４号公報
【特許文献３】特開２００７−２１３１１２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
内部統制専用ツールを導入しても、新たなソフトウェアの操作習得が必要となるため、人材の流動が激しい海外等の拠点や、ＩＴ（情報技術）のスキルが高くない評価実施部門での利用が進まず、かえってプロジェクトの進捗にマイナスの影響を与えるといった課題がある。また、内部統制に関連する情報のやり取りをする拠点が同一企業グループとはいえ別企業であるため、拠点間でイントラネットが敷設されておらず、セキュリティの確保も課題となっている。従来のシステムでは、これらの課題を解決することはできなかった。
【０００６】
本発明は、例えば、文書の登録に係る操作を簡便にし、かつ、文書の登録に係るセキュリティを強化した文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明の一の態様に係る文書管理システムは、
所定の文書を作成するためのテンプレートを予め記憶装置に格納するサーバ装置と、前記所定の文書を前記サーバ装置に登録する端末装置とを備える文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、
ワンタイムパスワードを処理装置により生成するパスワード生成部と、
前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データと記憶装置に格納されているテンプレートとを前記端末装置に送信するデータ送信部とを有し、
前記端末装置は、
前記サーバ装置から送信された暗号化データとテンプレートとを受信するデータ受信部と、
前記データ受信部により受信されたテンプレートを出力装置により出力するデータ出力部と、
前記データ受信部により受信された暗号化データを処理装置により復号してワンタイムパスワードを取得するパスワード取得部と、
前記パスワード取得部により取得されたワンタイムパスワードを出力装置により出力するパスワード出力部と、
テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を入力装置により受け付け、当該文書を通信装置により前記サーバ装置に送信する文書送信部とを有し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記端末装置から送信された文書を受信する文書受信部と、
前記文書受信部により受信された文書に記入されたワンタイムパスワードを処理装置により読み取るパスワード読取部と、
前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書が前記所定の文書であると判断して記憶装置に保管する文書保管部とを有することを特徴とする。
【０００８】
前記サーバ装置は、テンプレートとして、ワンタイムパスワードを記入するためのパスワード記入欄を含むテンプレートを予め記憶装置に格納し、
前記端末装置の文書送信部は、文書として、テンプレートを用いて作成されパスワード記入欄にワンタイムパスワードが手書きされた文書の入力を入力装置により受け付け、当該文書をスキャンして電子メールで通信装置により前記サーバ装置に送信するか又は当該文書をファクシミリで通信装置により前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置のパスワード読取部は、前記文書受信部により受信された文書のＯＣＲ（光学文字認識）を処理装置により行って当該文書に手書きされたワンタイムパスワードを読み取ることを特徴とする。
【０００９】
前記サーバ装置は、前記端末装置を利用するユーザを識別するユーザＩＤ（識別子）を予め記憶装置に格納し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードと記憶装置に格納されているユーザＩＤとを連結した文字列を処理装置により暗号化して識別コードを生成し、生成した識別コードを記憶装置に格納されているテンプレートに記載するコード生成部を有し、
前記サーバ装置のデータ送信部は、テンプレートとして、前記コード生成部により識別コードが記載されたテンプレートを前記端末装置に送信し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記文書受信部により受信された文書に記載された識別コードを処理装置により読み取るコード読取部を有し、
前記サーバ装置の文書保管部は、前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと前記コード読取部により読み取られた識別コードを生成するために前記コード生成部により用いられたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書を、前記コード読取部により読み取られた識別コードを生成するために前記コード生成部により用いられたユーザＩＤに対応付けて記憶装置に保管することを特徴とする。
【００１０】
前記サーバ装置のデータ送信部は、前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードと前記コード生成部により識別コードが記載されたテンプレートとを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データを前記端末装置に送信し、
前記端末装置のデータ受信部は、前記サーバ装置から送信された暗号化データを受信し、
前記端末装置のパスワード取得部は、前記データ受信部により受信された暗号化データを処理装置により復号してワンタイムパスワードとテンプレートとを取得し、
前記端末装置のデータ出力部は、テンプレートとして、前記パスワード取得部により取得されたテンプレートを出力装置により出力することを特徴とする。
【００１１】
前記所定の文書は、内部統制における業務プロセスの検証結果が記載される文書であり、
前記サーバ装置は、前記業務プロセスを識別する業務プロセスＩＤを予め記憶装置に格納し、
前記サーバ装置のコード生成部は、前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードと記憶装置に格納されているユーザＩＤと業務プロセスＩＤとを連結した文字列を処理装置により暗号化して識別コードを生成し、生成した識別コードを記憶装置に格納されているテンプレートに記載し、
前記端末装置の文書送信部は、さらに、業務プロセスの検証に用いられたエビデンスの入力を入力装置により受け付け、当該エビデンスを通信装置により前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置の文書受信部は、さらに、前記端末装置から送信されたエビデンスを受信し、
前記サーバ装置の文書保管部は、前記コード読取部により読み取られた識別コードを生成するために前記コード生成部により用いられたワンタイムパスワードとユーザＩＤと業務プロセスＩＤとを処理装置により特定し、前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと、特定したワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書とエビデンスとを、特定したユーザＩＤと業務プロセスＩＤとに対応付けて記憶装置に保管することを特徴とする。
【００１２】
前記サーバ装置は、テンプレートとして、前記サーバ装置に対する要求を記入するための要求記入欄を含むテンプレートを予め記憶装置に格納し、
前記端末装置の文書送信部は、文書として、テンプレートを用いて作成され要求記入欄に要求が手書きされた文書の入力を入力装置により受け付け、当該文書をスキャンして電子メールで通信装置により前記サーバ装置に送信するか又は当該文書をファクシミリで通信装置により前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置の文書保管部は、前記文書受信部により受信された文書のＯＣＲ（光学文字認識）を処理装置により行って当該文書に手書きされた要求を読み取り、読み取った要求に対する応答を示す応答データを処理装置により生成し、
前記サーバ装置のデータ送信部は、前記文書保管部により生成された応答データを前記端末装置に送信し、
前記端末装置のデータ受信部は、前記サーバ装置から送信された応答データを受信し、
前記端末装置のデータ出力部は、前記データ受信部により受信された応答データを出力装置により出力することを特徴とする。
【００１３】
前記サーバ装置の文書保管部は、読み取った要求が前記データ送信部により送信されたテンプレートの修正を要求するものである場合、応答データとして、当該修正を施したテンプレートを処理装置により生成し、
前記サーバ装置のパスワード生成部は、前記文書保管部により生成された応答データ用のパスワードとして、ワンタイムパスワードを処理装置により新たに生成し、
前記サーバ装置のデータ送信部は、前記パスワード生成部により生成された応答データ用のパスワードを処理装置により暗号化して応答データ用の暗号データを新たに生成し、生成した応答データ用の暗号データと前記文書保管部により生成された応答データとを前記端末装置に送信し、
前記端末装置のデータ受信部は、暗号化データとして、前記サーバ装置から送信された応答データ用の暗号データを受信するとともに、テンプレートとして、前記サーバ装置から送信された応答データを受信することを特徴とする。
【００１４】
本発明の一の態様に係るサーバ装置は、
所定の文書を作成するためのテンプレートを予め記憶装置に格納するサーバ装置であって、
ワンタイムパスワードを処理装置により生成するパスワード生成部と、
前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データと記憶装置に格納されているテンプレートとを、ユーザによって利用される端末装置に送信するデータ送信部とを有し、
前記端末装置は、前記データ送信部により送信された暗号化データとテンプレートとを受信し、受信したテンプレートを用いて前記所定の文書を作成するよう前記ユーザに促すとともに、受信した暗号化データを復号してワンタイムパスワードを取得し、取得したワンタイムパスワードを前記所定の文書に記入するよう前記ユーザに促し、テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を受け付け、当該文書を送信し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記端末装置から送信された文書を受信する文書受信部と、
前記文書受信部により受信された文書に記入されたワンタイムパスワードを処理装置により読み取るパスワード読取部と、
前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書が前記所定の文書であると判断して記憶装置に保管する文書保管部とを有することを特徴とする。
【００１５】
本発明の一の態様に係るプログラムは、
所定の文書を作成するためのテンプレートを予め記憶装置に格納するサーバ装置で実行されるプログラムであって、
ワンタイムパスワードを処理装置により生成するパスワード生成処理と、
前記パスワード生成処理により生成されたワンタイムパスワードを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データと記憶装置に格納されているテンプレートとを、ユーザによって利用される端末装置に送信するデータ送信処理とをコンピュータに実行させ、
前記端末装置は、前記データ送信処理により送信された暗号化データとテンプレートとを受信し、受信したテンプレートを用いて前記所定の文書を作成するよう前記ユーザに促すとともに、受信した暗号化データを復号してワンタイムパスワードを取得し、取得したワンタイムパスワードを前記所定の文書に記入するよう前記ユーザに促し、テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を受け付け、当該文書を送信し、
前記プログラムは、さらに、
前記端末装置から送信された文書を受信する文書受信処理と、
前記文書受信処理により受信された文書に記入されたワンタイムパスワードを処理装置により読み取るパスワード読取処理と、
前記パスワード読取処理により読み取られたワンタイムパスワードと前記パスワード生成処理により生成されたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信処理により受信された文書が前記所定の文書であると判断して記憶装置に保管する文書保管処理とをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【００１６】
本発明の一の態様では、文書管理システムにおいて、サーバ装置が、ワンタイムパスワードを生成し、生成したワンタイムパスワードを暗号化した暗号化データと記憶装置に格納したテンプレートとを送信する。端末装置が、サーバ装置から送信された暗号化データを復号して得られるワンタイムパスワードとテンプレートとを出力し、テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を受け付け、当該文書を送信する。そして、サーバ装置が、端末装置から送信された文書から読み取ったワンタイムパスワードと生成したワンタイムパスワードとが一致していれば、当該文書を保管する。本発明の一の態様によれば、このようにすることで、文書の登録に係る操作を簡便にし、かつ、文書の登録に係るセキュリティを強化した文書管理システムを提供することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【００１７】
【図１】実施の形態１に係る文書管理システムの構成の一例を示す図である。
【図２】実施の形態１に係る調書の一例を示す図である。
【図３】実施の形態１に係るサーバ装置の構成を示すブロック図である。
【図４】実施の形態１に係る端末装置の構成を示すブロック図である。
【図５】実施の形態１に係るサーバ装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
【図６】実施の形態１に係るサーバ装置の動作を示すフローチャートである。
【図７】実施の形態１に係る端末装置の動作を示すフローチャートである。
【図８】実施の形態１に係るサーバ装置の動作を示すフローチャートである。
【図９】実施の形態１に係る評価結果の検索条件の一例を示す表である。
【発明を実施するための形態】
【００１８】
以下、本発明の実施の形態について、図を用いて説明する。
【００１９】
実施の形態１．
図１は、本実施の形態に係る文書管理システム１００の構成の一例を示す図である。
【００２０】
図１において、文書管理システム１００は、少なくとも１つのサーバ装置２００と複数の端末装置３００を備える。
【００２１】
サーバ装置２００は、例えばサーバコンピュータ等で構成されている。サーバ装置２００は、内部統制に関連するデータを保管するためのデータベースを備えた内部統制評価システム２０１と、イメージデータのＯＣＲ（光学文字認識）を行うＯＣＲシステム２０２を具備する。この例では、サーバ装置２００は、イントラネット１０１、インターネット１０２、回線交換網１０３等のネットワークを介して複数の拠点と接続された本社に設置されている。
【００２２】
端末装置３００は、例えばＰＣ（パーソナルコンピュータ）等で構成されている。端末装置３００は、ＭＦＰ３０１（デジタル複合機）又はＦＡＸ３０２（ファクシミリ）を具備する。この例では、端末装置３００は、ネットワークを介して本社と接続された複数の拠点のそれぞれに１つ以上設置されている。例えば、ＭＦＰ３０１を具備する端末装置３００が設置された拠点（ＭＦＰ３０１がある拠点）は、イントラネット１０１を介して本社と接続されている。ＦＡＸ３０２を具備する端末装置３００が設置された拠点（ＭＦＰ３０１がない拠点）は、インターネット１０２及び回線交換網１０３を介して本社と接続されている。なお、各拠点は他のネットワークを介して本社と接続されていてもよい。
【００２３】
以下、この例において、図１の（１）〜（９）の動作を説明する。（１）〜（９）は、内部統制評価作業（内部統制における業務プロセスの検証作業）を実施する担当者（評価実施者）が端末装置３００を利用して調書１１０を作成し、サーバ装置２００の内部統制評価システム２０１に登録する際の文書管理システム１００の動作を示している。調書１１０は、評価結果（内部統制における業務プロセスの検証結果）が記載される文書である。図２に調書１１０の一例を示す。なお、調書１１０は所定の文書の一例であり、これを他の種類の文書に置き換えれば内部統制評価以外の用途にも本実施の形態を同様に利用可能である。
【００２４】
サーバ装置２００は、調書１１０を作成するためのテンプレートを予め格納しているものとする。図２に示すように、テンプレートは、ワンタイムパスワード１２０（ＯＴＰ）を記入するためのパスワード記入欄１２１を含む。また、サーバ装置２００は、端末装置３００を利用する担当者を識別する担当者コードと、業務プロセスを識別する業務プロセスコードを予め格納するものとする。なお、担当者はユーザの一例であり、これを他の種類のユーザに置き換えれば内部統制評価以外の用途にも本実施の形態を同様に利用可能である。担当者コードはユーザＩＤ（識別子）の一例である。業務プロセスコードは業務プロセスＩＤの一例である。
【００２５】
（１）サーバ装置２００は、ワンタイムパスワード１２０を生成する。サーバ装置２００は、業務プロセスコードと担当者コードとワンタイムパスワード１２０を連結し、その文字列を暗号化する。このとき、サーバ装置２００は、ＡＥＳ（Ａｄｖａｎｃｅｄ・Ｅｎｃｒｙｐｔｉｏｎ・Ｓｔａｎｄａｒｄ）やＲＳＡ（登録商標）（Ｒｉｖｅｓｔ・Ｓｈａｍｉｒ・Ａｄｌｅｍａｎ）といった十分な強度をもつアルゴリズムによって暗号化を行う。サーバ装置２００は、そのための鍵を内部統制評価システム２０１内で管理する。サーバ装置２００は、暗号化した文字列を２次元コード化する。サーバ装置２００は、テンプレートを未記入の調書１１０とし、図２に示すように、この調書１１０の表紙に２次元コードを埋め込む。サーバ装置２００は、調書１１０のファイルとワンタイムパスワード１２０を記載したテキストファイルを、予め担当者ごとに決めておいたパスワードを使って暗号化し、１つの暗号化ファイル１３０として出力する。その後、サーバ装置２００は、ワンタイムパスワード１２０の漏洩を防ぐため、ワンタイムパスワード１２０を記載したテキストファイル（及びワンタイムパスワード１２０自体）を保存せずに破棄する。
【００２６】
（２）サーバ装置２００は、担当者に送付する作業指示メールに、（１）で出力した暗号化ファイル１３０を添付する。作業指示メールは、担当者に対して内部統制評価作業を指示する内容の電子メールである。サーバ装置２００は、イントラネット１０１又はインターネット１０２を介して作業指示メールを担当者の端末装置３００に送信する。
【００２７】
（３）端末装置３００は、（２）で送信された作業指示メールを受信する。端末装置３００は、予め担当者に連絡されているパスワードを利用し、作業指示メールに添付された暗号化ファイル１３０を復号して調書１１０のファイルとワンタイムパスワード１２０を記載したテキストファイルを得る。端末装置３００は、調書１１０のファイルを開いて印刷する。端末装置３００は、ワンタイムパスワード１２０を記載したテキストファイルを開いて画面に表示する。
【００２８】
（４）担当者は、作業指示メールの指示に基づき評価作業を実施し、（３）で印刷された調書１１０に評価結果を記入する。担当者は、調書１１０のパスワード記入欄１２１に（３）で画面に表示されたワンタイムパスワード１２０を手書きで記入する。端末装置３００は、担当者が評価作業に利用した（業務プロセスの検証に用いられた）エビデンス１４０（例えば伝票の束）と一緒に、調書１１０の入力を担当者に促す。担当者は、調書１１０とエビデンス１４０をＭＦＰ３０１又はＦＡＸ３０２にセットする。
【００２９】
（５）ＭＦＰ３０１がある拠点では、端末装置３００は、ＭＦＰ３０１を利用し、（４）でセットされた調書１１０とエビデンス１４０をスキャンしてＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ・Ｉｍａｇｅ・Ｆｉｌｅ・Ｆｏｒｍａｔ）ファイル等のイメージデータ１５０に変換する。端末装置３００は、ＭＦＰ３０１を利用し、イントラネット１０１を介して、イメージデータ１５０を電子メール等でサーバ装置２００に送信する。ＭＦＰ３０１がない拠点では、端末装置３００は、ＦＡＸ３０２を利用し、回線交換網１０３を介して、（４）でセットされた調書１１０とエビデンス１４０をサーバ装置２００に送信する。
【００３０】
（６）サーバ装置２００は、（５）で送信されたイメージデータ１５０又はＦＡＸデータを受信して調書１１０とエビデンス１４０を得る。サーバ装置２００は、ＯＣＲシステム２０２によって調書１１０のＯＣＲ処理を行い、調書１１０のパスワード記入欄１２１に担当者が記入したワンタイムパスワード１２０を読み取る。
【００３１】
（７）サーバ装置２００は、調書１１０に埋め込まれている２次元コードの復号を行い、業務プロセスコードと担当者コードとワンタイムパスワード１２０を得る。
【００３２】
（８）サーバ装置２００は、図２に示すように、（６）で読み取ったワンタイムパスワード１２０を、（７）で得られたワンタイムパスワード１２０と照合する。
【００３３】
（９）サーバ装置２００は、（８）でワンタイムパスワード１２０が合致した場合のみ、調書１１０とエビデンス１４０を内部統制評価システム２０１のデータベースへ取り込む。このとき、サーバ装置２００は、調書１１０とエビデンス１４０を、（７）で得られた業務プロセスコードと担当者コードに対応付けてデータベースに登録する。
【００３４】
上記例では、ワンタイムパスワード１２０を使用することで、評価結果報告に際して、なりすましによる不正データの混入を防止することができる。また、インターネット１０２上でのファイルのやり取りに際してファイルを暗号化することで、ワンタイムパスワード１２０の盗聴も防止することができる。
【００３５】
図３は、サーバ装置２００の構成を示すブロック図である。
【００３６】
図３において、サーバ装置２００は、パスワード生成部２１１、コード生成部２１２、データ送信部２１３、文書受信部２１４、コード読取部２１５、パスワード読取部２１６、文書保管部２１７を有する。サーバ装置２００の各部の動作については後述する。
【００３７】
また、サーバ装置２００は、処理装置２５１、記憶装置２５２、入力装置２５３、出力装置２５４等のハードウェアを備える。ハードウェアはサーバ装置２００の各部によって利用される。例えば、処理装置２５１は、サーバ装置２００の各部でデータや情報の演算、加工、読み取り、書き込み等を行うために利用される。記憶装置２５２は、そのデータや情報を記憶するために利用される。記憶装置２５２は、例えば調書１１０を作成するためのテンプレート、担当者コード、業務プロセスコードを予め格納する。内部統制評価システム２０１のデータベースは、記憶装置２５２に実装される。また、入力装置２５３は、そのデータや情報を入力するために、出力装置２５４は、そのデータや情報を出力するために利用される。
【００３８】
図４は、端末装置３００の構成を示すブロック図である。
【００３９】
図４において、端末装置３００は、データ受信部３１１、データ出力部３１２、パスワード取得部３１３、パスワード出力部３１４、文書送信部３１５を有する。端末装置３００の各部の動作については後述する。
【００４０】
また、端末装置３００は、処理装置３５１、記憶装置３５２、入力装置３５３、出力装置３５４、通信装置３５５等のハードウェアを備える。ハードウェアは端末装置３００の各部によって利用される。例えば、処理装置３５１は、端末装置３００の各部でデータや情報の演算、加工、読み取り、書き込み等を行うために利用される。記憶装置３５２は、そのデータや情報を記憶するために利用される。また、入力装置３５３は、そのデータや情報を入力するために、出力装置３５４は、そのデータや情報を出力するために利用される。通信装置３５５は、例えばＭＦＰ３０１やＦＡＸ３０２であり、端末装置３００の各部でデータや情報をサーバ装置２００に送信するために利用される。
【００４１】
図５は、サーバ装置２００のハードウェア構成の一例を示す図である。なお、サーバ装置２００と同様に、端末装置３００を、以下に示すようなハードウェア構成で実現しても構わない。
【００４２】
図５において、サーバ装置２００は、コンピュータであり、ＬＣＤ９０１（Ｌｉｑｕｉｄ・Ｃｒｙｓｔａｌ・Ｄｉｓｐｌａｙ）、キーボード９０２（Ｋ／Ｂ）、マウス９０３、ＦＤＤ９０４（Ｆｌｅｘｉｂｌｅ・Ｄｉｓｋ・Ｄｒｉｖｅ）、ＣＤＤ９０５（Ｃｏｍｐａｃｔ・Ｄｉｓｃ・Ｄｒｉｖｅ）、プリンタ９０６といったハードウェアデバイスを備えている。これらのハードウェアデバイスはケーブルや信号線で接続されている。ＬＣＤ９０１の代わりに、ＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ・Ｒａｙ・Ｔｕｂｅ）、あるいは、その他の表示装置が用いられてもよい。マウス９０３の代わりに、タッチパネル、タッチパッド、トラックボール、ペンタブレット、あるいは、その他のポインティングデバイスが用いられてもよい。
【００４３】
サーバ装置２００は、プログラムを実行するＣＰＵ９１１（Ｃｅｎｔｒａｌ・Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ・Ｕｎｉｔ）を備えている。ＣＰＵ９１１は、処理装置２５１（端末装置３００の場合は処理装置３５１）の一例である。ＣＰＵ９１１は、バス９１２を介してＲＯＭ９１３（Ｒｅａｄ・Ｏｎｌｙ・Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ９１４（Ｒａｎｄｏｍ・Ａｃｃｅｓｓ・Ｍｅｍｏｒｙ）、通信ボード９１５、ＬＣＤ９０１、キーボード９０２、マウス９０３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５、プリンタ９０６、ＨＤＤ９２０（Ｈａｒｄ・Ｄｉｓｋ・Ｄｒｉｖｅ）と接続され、これらのハードウェアデバイスを制御する。ＨＤＤ９２０の代わりに、フラッシュメモリ、光ディスク装置、メモリカードリーダライタ又はその他の記憶媒体が用いられてもよい。
【００４４】
ＲＡＭ９１４は、揮発性メモリの一例である。ＲＯＭ９１３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５、ＨＤＤ９２０は、不揮発性メモリの一例である。これらは、記憶装置２５２（端末装置３００の場合は記憶装置３５２）の一例である。通信ボード９１５、キーボード９０２、マウス９０３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５は、入力装置２５３（端末装置３００の場合は入力装置３５３）の一例である。また、通信ボード９１５、ＬＣＤ９０１、プリンタ９０６は、出力装置２５４（端末装置３００の場合は出力装置３５４）の一例である。
【００４５】
通信ボード９１５は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ・Ａｒｅａ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）等を介して、イントラネット１０１やインターネット１０２に接続されている。また、通信ボード９１５は、回線交換網１０３にも接続されている。通信ボード９１５は、これらのネットワークに限らず、ＩＰ−ＶＰＮ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ・Ｐｒｏｔｏｃｏｌ・Ｖｉｒｔｕａｌ・Ｐｒｉｖａｔｅ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）、広域ＬＡＮ、ＡＴＭ（Ａｓｙｎｃｈｒｏｎｏｕｓ・Ｔｒａｎｓｆｅｒ・Ｍｏｄｅ）ネットワークといったＷＡＮ（Ｗｉｄｅ・Ａｒｅａ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）に接続されていても構わない。
【００４６】
ＨＤＤ９２０には、オペレーティングシステム９２１（ＯＳ）、ウィンドウシステム９２２、プログラム群９２３、ファイル群９２４が記憶されている。プログラム群９２３のプログラムは、ＣＰＵ９１１、オペレーティングシステム９２１、ウィンドウシステム９２２により実行される。プログラム群９２３には、本実施の形態の説明において「〜部」として説明する機能を実行するプログラムが含まれている。プログラムは、ＣＰＵ９１１により読み出され実行される。ファイル群９２４には、本実施の形態の説明において、「〜データ」、「〜情報」、「〜ＩＤ（識別子）」、「〜フラグ」、「〜結果」として説明するデータや情報や信号値や変数値やパラメータが、「〜ファイル」や「〜データベース」や「〜テーブル」の各項目として含まれている。「〜ファイル」や「〜データベース」や「〜テーブル」は、ＲＡＭ９１４やＨＤＤ９２０等の記憶媒体に記憶される。ＲＡＭ９１４やＨＤＤ９２０等の記憶媒体に記憶されたデータや情報や信号値や変数値やパラメータは、読み書き回路を介してＣＰＵ９１１によりメインメモリやキャッシュメモリに読み出され、抽出、検索、参照、比較、演算、計算、制御、出力、印刷、表示といったＣＰＵ９１１の処理（動作）に用いられる。抽出、検索、参照、比較、演算、計算、制御、出力、印刷、表示といったＣＰＵ９１１の処理中、データや情報や信号値や変数値やパラメータは、メインメモリやキャッシュメモリやバッファメモリに一時的に記憶される。
【００４７】
本実施の形態の説明において用いるブロック図やフローチャートの矢印の部分は主としてデータや信号の入出力を示す。データや信号は、ＲＡＭ９１４等のメモリ、ＦＤＤ９０４のフレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤＤ９０５のコンパクトディスク（ＣＤ）、ＨＤＤ９２０の磁気ディスク、光ディスク、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ・Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ・Ｄｉｓｃ）、あるいは、その他の記録媒体に記録される。また、データや信号は、バス９１２、信号線、ケーブル、あるいは、その他の伝送媒体により伝送される。
【００４８】
本実施の形態の説明において「〜部」として説明するものは、「〜回路」、「〜装置」、「〜機器」であってもよく、また、「〜ステップ」、「〜工程」、「〜手順」、「〜処理」であってもよい。即ち、「〜部」として説明するものは、ＲＯＭ９１３に記憶されたファームウェアで実現されていても構わない。あるいは、「〜部」として説明するものは、ソフトウェアのみ、あるいは、素子、デバイス、基板、配線といったハードウェアのみで実現されていても構わない。あるいは、「〜部」として説明するものは、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせ、あるいは、ソフトウェアとハードウェアとファームウェアとの組み合わせで実現されていても構わない。ファームウェアとソフトウェアは、プログラムとして、フレキシブルディスク、コンパクトディスク、磁気ディスク、光ディスク、ＤＶＤ等の記録媒体に記憶される。プログラムはＣＰＵ９１１により読み出され、ＣＰＵ９１１により実行される。即ち、プログラムは、本実施の形態の説明で述べる「〜部」としてコンピュータを機能させるものである。あるいは、プログラムは、本実施の形態の説明で述べる「〜部」の手順や方法をコンピュータに実行させるものである。
【００４９】
以下、本実施の形態におけるサーバ装置２００及び端末装置３００の動作について、フローチャートを用いて説明する。
【００５０】
図６は、サーバ装置２００の動作を示すフローチャートである。
【００５１】
ステップＳ１０１において、パスワード生成部２１１は、ワンタイムパスワード１２０を処理装置２５１（例えばＣＰＵ９１１）により生成する。
【００５２】
ステップＳ１０２において、コード生成部２１２は、ステップＳ１０１でパスワード生成部２１１により生成されたワンタイムパスワード１２０と記憶装置２５２（例えばＨＤＤ９２０）に格納されている担当者コード（ユーザＩＤの一例）と業務プロセスコード（業務プロセスＩＤの一例）を処理装置２５１により連結して文字列を生成する。なお、コード生成部２１２は、ワンタイムパスワード１２０と担当者コードのみを連結して文字列を生成してもよいが、業務プロセスコードも連結することによって後で端末装置３００から受け取る調書１１０を業務プロセスごとに管理しやすくなる。
【００５３】
ステップＳ１０３において、コード生成部２１２は、ステップＳ１０２で連結した文字列を処理装置２５１により暗号化して暗号化文字列（識別コードの一例）を生成する。このとき、コード生成部２１２は、予め記憶装置２５２に格納されている暗号鍵等を用いて暗号化処理を実行する。
【００５４】
ステップＳ１０４において、コード生成部２１２は、コード生成部２１２は、ステップＳ１０３で生成した暗号化文字列を処理装置２５１により２次元コード化する。例えば、コード生成部２１２は、暗号化文字列を２次元コード化したＱＲコード（登録商標）を生成する。
【００５５】
ステップＳ１０５において、コード生成部２１２は、ステップＳ１０４で生成した２次元コードが記載された調書１１０のファイルを生成する。即ち、コード生成部２１２は、２次元コードを記憶装置２５２に格納されているテンプレートに記載する。例えば、コード生成部２１２は、図２に示したような調書１１０を生成する。
【００５６】
ステップＳ１０６において、データ送信部２１３は、ステップＳ１０１でパスワード生成部２１１により生成されたワンタイムパスワード１２０のテキストファイルを生成する。
【００５７】
ステップＳ１０７において、データ送信部２１３は、ステップＳ１０６で生成したワンタイムパスワード１２０のテキストファイルとステップＳ１０５でコード生成部２１２により２次元コードが記載された調書１１０のファイルを処理装置２５１により暗号化して暗号化ファイル１３０（暗号化データの一例）を生成する。即ち、データ送信部２１３は、ワンタイムパスワード１２０と２次元コードが記載されたテンプレートを暗号化して暗号化ファイル１３０を生成する。このとき、データ送信部２１３は、予め記憶装置２５２に格納されている、調書１１０の送信先となる担当者に割り当てられているパスワード等を用いて暗号化処理を実行する。なお、データ送信部２１３は、ワンタイムパスワード１２０のテキストファイルのみを暗号化して暗号化ファイル１３０を生成してもよいが、２次元コードが記載された調書１１０のファイルも暗号化することによってセキュリティを強化することができる。
【００５８】
ステップＳ１０８において、データ送信部２１３は、ステップＳ１０７で生成した暗号化ファイル１３０を端末装置３００に電子メール等で送信する。なお、データ送信部２１３は、ステップＳ１０７でワンタイムパスワード１２０のテキストファイルのみを暗号化して暗号化ファイル１３０を生成する場合には、暗号化ファイル１３０のほかに、２次元コードが記載された調書１１０のファイルを端末装置３００に別途送信する。
【００５９】
図７は、端末装置３００の動作を示すフローチャートである。
【００６０】
ステップＳ２０１において、データ受信部３１１は、ステップＳ１０８でサーバ装置２００から送信された暗号化ファイル１３０を受信する。なお、データ受信部３１１は、ステップＳ１０８でサーバ装置２００から暗号化ファイル１３０と２次元コードが記載された調書１１０のファイルが別々に送信される場合には、暗号化ファイル１３０のほかに、２次元コードが記載された調書１１０のファイルを別途受信する。
【００６１】
ステップＳ２０２において、パスワード取得部３１３は、ステップＳ２０１でデータ受信部３１１により受信された暗号化ファイル１３０を処理装置３５１（例えばＣＰＵ９１１）により復号してワンタイムパスワード１２０のテキストファイルと２次元コードが記載された調書１１０のファイルを取得する。即ち、パスワード取得部３１３は、暗号化ファイル１３０を復号してワンタイムパスワード１２０と２次元コードが記載されたテンプレートを取得する。このとき、パスワード取得部３１３は、予め記憶装置３５２（例えばＨＤＤ９２０）に格納されている、端末装置３００の利用者である担当者に割り当てられているパスワード等を用いて復号処理を実行する。
【００６２】
ステップＳ２０３において、データ出力部３１２は、ステップＳ２０２でパスワード取得部３１３により取得された調書１１０のファイルを開いて出力装置３５４（例えばプリンタ９０６）により印刷する。また、パスワード出力部３１４は、ステップＳ２０２でパスワード取得部３１３により取得されたワンタイムパスワード１２０のテキストファイルを開いて出力装置３５４（例えばＬＣＤ９０１）により画面に表示する。即ち、データ出力部３１２は、テンプレートを出力し、パスワード出力部３１４は、ワンタイムパスワード１２０を出力する。これにより、データ出力部３１２は、テンプレートを用いて調書１１０を作成する（内部統制評価作業を実施し、調書１１０に評価結果等を記入する）よう担当者に促す。また、パスワード出力部３１４は、ワンタイムパスワード１２０を調書１１０のパスワード記入欄１２１に記入するよう担当者に促す。
【００６３】
ステップＳ２０４において、文書送信部３１５は、担当者によりテンプレートを用いて作成され（評価結果等が記入され）パスワード記入欄１２１にワンタイムパスワード１２０が手書きされた調書１１０が（読取口等に）セットされると、その調書１１０を入力装置３５３（ＭＦＰ３０１又はＦＡＸ３０２）により読み取る。また、文書送信部３１５は、担当者により内部統制評価作業に使用されたエビデンス１４０が（読取口等に）セットされると、そのエビデンス１４０を入力装置３５３（例えばＭＦＰ３０１又はＦＡＸ３０２）により読み取る。即ち、文書送信部３１５は、ワンタイムパスワード１２０が記入された調書１１０とエビデンス１４０の入力を受け付ける。例えば、文書送信部３１５は、ワンタイムパスワード１２０が記入された調書１１０とエビデンス１４０をＭＦＰ３０１によりスキャンしてイメージデータ１５０に変換する。あるいは、文書送信部３１５は、ワンタイムパスワード１２０が記入された調書１１０とエビデンス１４０をＦＡＸ３０２により読み込む。
【００６４】
ステップＳ２０５において、文書送信部３１５は、ステップＳ２０４で読み取った調書１１０とエビデンス１４０を通信装置３５５（例えばＭＦＰ３０１又はＦＡＸ３０２）によりサーバ装置２００に送信する。例えば、文書送信部３１５は、ステップＳ２０４でＭＦＰ３０１により生成された調書１１０とエビデンス１４０のイメージデータ１５０を電子メールでＭＦＰ３０１によりサーバ装置２００に送信する。あるいは、文書送信部３１５は、ステップＳ２０４でＦＡＸ３０２により読み込まれた調書１１０とエビデンス１４０をＦＡＸ３０２により（ファクシミリで）サーバ装置２００に送信する。
【００６５】
図８は、サーバ装置２００の動作を示すフローチャートである。
【００６６】
ステップＳ３０１において、文書受信部２１４は、ステップＳ２０５で端末装置３００から送信された調書１１０とエビデンス１４０を受信する。例えば、ステップＳ２０５で端末装置３００から調書１１０とエビデンス１４０のイメージデータ１５０が電子メールで送信された場合には、文書受信部２１４は、調書１１０とエビデンス１４０のイメージデータ１５０を電子メールで受信する。あるいは、例えば、ステップＳ２０５で端末装置３００から調書１１０とエビデンス１４０がファクシミリで送信された場合には、文書受信部２１４は、調書１１０とエビデンス１４０をファクシミリで受信する。
【００６７】
ステップＳ３０２において、コード読取部２１５は、ステップＳ３０１で文書受信部２１４により受信された調書１１０（例えばイメージデータ１５０やＦＡＸ受信データ）のＯＣＲ処理を行って調書１１０に記載された２次元コードを処理装置２５１により読み取る。
【００６８】
ステップＳ３０３において、文書保管部２１７は、ステップＳ３０２でコード読取部２１５により読み取られた２次元コードから暗号化文字列を処理装置２５１により復元する。そして、文書保管部２１７は、復元した暗号化文字列を処理装置２５１により復号してワンタイムパスワード１２０と担当者コードと業務プロセスコードを連結した文字列を取得する。即ち、文書保管部２１７は、ステップＳ１０２〜Ｓ１０４で２次元コードを生成するためにコード生成部２１２により用いられたワンタイムパスワード１２０と担当者コードと業務プロセスコードを処理装置２５１により特定する。
【００６９】
ステップＳ３０４において、パスワード読取部２１６は、ステップＳ３０１で文書受信部２１４により受信された調書１１０（例えばイメージデータ１５０やＦＡＸ受信データ）のＯＣＲ処理を行って調書１１０に手書きされたワンタイムパスワード１２０を処理装置２５１により読み取る。
【００７０】
ステップＳ３０５において、文書保管部２１７は、ステップＳ３０１で文書受信部２１４により受信された調書１１０（例えばイメージデータ１５０やＦＡＸ受信データ）のＯＣＲ処理を行って調書１１０に記入された評価結果を処理装置２５１により読み取る。例えば、内部統制評価作業において、担当者が、ある業務プロセス（あるいはそのサブプロセス）が有効（合格）であると判断したか、それとも無効（不合格）であると判断したかをチェックボックス（数値、記号、文字等でもよいが、自動判別が容易な形式が望ましい）で調書１１０に記入するものとする。この場合、文書保管部２１７は、そのチェックボックスの認識処理を行って当該業務プロセスが有効か無効か（内部統制評価作業における合否）を判定する。
【００７１】
ステップＳ３０６において、文書保管部２１７は、ステップＳ３０４でパスワード読取部２１６により読み取られたワンタイムパスワード１２０とステップＳ３０３で特定したワンタイムパスワード１２０を処理装置２５１により比較する。即ち、文書保管部２１７は、ステップＳ３０４でパスワード読取部２１６により読み取られたワンタイムパスワード１２０とパスワード生成部２１１により生成されたワンタイムパスワード１２０を比較する。
【００７２】
ステップＳ３０６で比較したワンタイムパスワード１２０が一致していなければ、ステップＳ３０７において、文書保管部２１７は、エラー処理を処理装置２５１により実行し、処理を終了する。例えば、文書保管部２１７は、エラー処理として、電子メールで端末装置３００にエラーを通知する。このとき、文書保管部２１７は、電子メールで端末装置３００に調書１１０の再送を要求してもよい。
【００７３】
ステップＳ３０６で比較したワンタイムパスワード１２０が一致していれば、ステップＳ３０８において、文書保管部２１７は、ステップＳ３０１で文書受信部２１４により受信された調書１１０が正規の調書１１０であると判断する。そして、文書保管部２１７は、ステップＳ３０５で読み取った評価結果を、ステップＳ３０３で特定した担当者コードと業務プロセスコードに対応付けて内部統制評価システム２０１のデータベース（記憶装置２５２）に登録（保管）する。このとき、文書保管部２１７は、評価結果とともに、登録日時、担当者の氏名、サンプリング結果（例えば、テスト項目のうち、何件が合格で、何件が不合格だったのか）等をデータベースに登録してもよい。
【００７４】
ステップＳ３０９において、文書保管部２１７は、ステップＳ３０１で文書受信部２１４により受信された調書１１０及びエビデンス１４０（例えばイメージデータ１５０やＦＡＸ受信データ）を、ステップＳ３０８で登録した評価結果、及び、ステップＳ３０３で特定した担当者コードと業務プロセスコードに対応付けて内部統制評価システム２０１のデータベースに登録（保管）する。これにより、調書１１０、エビデンス１４０、評価結果等を、企業グループ全体、評価拠点、業務プロセスといった単位で検索したり、一覧出力したりすることが可能となる。例えば、以下のようなことが可能となる。
（１）テスト結果（評価結果）の一覧を画面やＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ・Ｓｅｐａｒａｔｅｄ・Ｖａｌｕｅｓ）ファイルやＥｘｃｅｌファイルに出力する。
（２）不備対応状況（評価結果で不合格となったものに対し、対策がとられているか否か）の一覧を画面やＣＳＶファイルやＥｘｃｅｌファイルに出力する。
（３）対象要素（業務プロセスに係るコントロール）の有効性評価状況（それぞれのコントロールについて、運用状況が合格となったのか、整備状況のみ合格となったのか、あるいは、いずれも不合格となったのか）を検索し、検索結果を画面やＣＳＶファイルやＥｘｃｅｌファイルに出力する。
（４）テスト手続、結果、不備（それぞれのコントロールについて、内部統制評価作業の実施状況や評価結果はどうなっているか）を検索し、検索結果を画面やＣＳＶファイルやＥｘｃｅｌファイルに出力する。
ここで、上記（３）及び（４）の検索条件の一例を図９に示す。一覧、検索結果がＣＳＶファイルやＥｘｃｅｌファイルに出力される場合には、管理資料、報告資料用に自由に加工することができる。
【００７５】
ステップＳ３１０において、文書保管部２１７は、ステップＳ３０９をトリガーにして、自動的に承認ワークフロー処理を起動し、業務プロセス（対象要素）ごとに予め決めておいた確認者や承認者に電子メールを送信する。これにより、文書保管部２１７は、確認者や承認者に作業を促す。
【００７６】
以下では、ステップＳ３１０で実行される承認ワークフロー処理の詳細について説明する。
【００７７】
承認ワークフロー処理において、文書保管部２１７は、内部統制評価に関わる承認者や担当者に、電子メール等により作業を促す。このとき、文書保管部２１７は、２次元コードから取得した業務プロセスコードと担当者コードを用いて、承認依頼の電子メール等を発信する。具体的には、文書保管部２１７は、担当者コードで特定される担当者をワークフローの発信者として、業務プロセスコードごとに予め定められた承認者に対して、電子メール等を発信する。なお、内部統制評価システム２０１では、業務プロセスコードごとに予め承認者が定められているものとする。
【００７８】
例えば、承認者は、電子メールに記載されたＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ・Ｒｅｓｏｕｒｃｅ・Ｌｏｃａｔｏｒ）で特定されるウェブページを閲覧して所定の操作をすることにより（又は指定されたアプリケーションを起動して所定の操作をすることにより）、各種作業（例えば評価結果）の承認／却下の入力、コメントの入力、その他の必要な情報の入力等を行うことができる。
【００７９】
例えば、承認者が評価結果を承認する旨を入力すると、文書保管部２１７は、担当者コードで特定される担当者に対して、業務プロセスコードで特定される業務プロセスの評価結果が承認された旨を電子メールやＦＡＸ等で伝える。また、文書保管部２１７は、その評価結果が承認されたことを、評価結果、担当者コード、業務プロセスコード、調書１１０、エビデンス１４０等に対応付けて内部統制評価システム２０１のデータベースに記録する。
【００８０】
一方、承認者が評価結果を却下する旨を入力し、その理由をコメントとして入力すると、文書保管部２１７は、担当者コードで特定される担当者に対して、業務プロセスコードで特定される業務プロセスの評価結果が却下された旨と承認者のコメント（例えば調書１１０に記入漏れがある旨の指摘）を電子メールやＦＡＸ等で伝える。また、文書保管部２１７は、その評価結果が却下されたことを、評価結果、担当者コード、業務プロセスコード、調書１１０、エビデンス１４０等に対応付けて内部統制評価システム２０１のデータベースに記録する。担当者は指摘された点を修正して（例えば調書１１０で記入漏れがあった所を記入して）、評価結果を再度ＦＡＸ等で送信する。
【００８１】
以下では、ステップＳ３０８で登録される評価結果をチェックする処理について説明する。
【００８２】
図２に示した運用テスト調書（調書１１０の一例）の評価結果欄には、担当者により「合格」、「不合格」、「該当なし」等が記入される。文書保管部２１７はＯＣＲでこれを読み取る（ステップＳ３０５）。文書保管部２１７が評価結果を担当者コード、業務プロセスコードに対応付けて登録する（ステップＳ３０８）ことは前述した通りであるが、上記評価結果欄に記載される内容が評価結果である。
【００８３】
内部統制評価システム２０１では、逸脱率の合否の判断基準となる値が予め定められている。逸脱率とは、不合格サンプル数／実施サンプル数×１００である。逸脱率が合否の判断基準となる値を超えていれば不合格、超えていなければ合格となる。文書保管部２１７は、運用テスト調書から、計画サンプル数、実施サンプル数、不合格サンプル数をＯＣＲで読み込み、逸脱率を計算して、評価結果が適切かどうかを判断する。また、文書保管部２１７は、計画サンプル数と実施サンプル数を比較して、実施サンプル数が計画サンプル数よりも少なければ不適切と判断する。文書保管部２１７は、問題があれば（不適切と判断した場合）、前述した承認ワークフロー処理で承認者に対して承認依頼の電子メール等を発信する際に、その旨も合わせて承認者に伝える。ＯＣＲの読み込みミスの場合もあるので、承認者が最終的に判断を行うことが有効である。上記の２点のような不整合（評価結果が不適切であること、及び、実施サンプル数が計画サンプル数よりも少ないこと）が承認者側でも認められた場合、承認者は評価結果を却下する。承認ワークフロー処理に関する説明で述べた通り、このとき、却下の旨と承認者からのコメントが担当者に伝えられる。
【００８４】
評価結果が「不合格」の場合も、評価結果が適切であれば、承認者は、その評価結果を承認することになる。したがって、前述した承認ワークフロー処理で、文書保管部２１７は、不合格という評価結果が承認されたことを、評価結果、担当者コード、業務プロセスコード、調書１１０、エビデンス１４０等に対応付けて内部統制評価システム２０１のデータベースに記録する。この後、是正調書（調書１１０の一例）が、運用テスト調書と同様の流れでサーバ装置２００から端末装置３００に送信される（ステップＳ１０１〜Ｓ１０８，Ｓ２０１〜Ｓ２０３）。担当者は、是正調書に、例えば是正完了日付、是正内容等を記入する。この是正調書は、運用テスト調書と同様の流れで端末装置３００からサーバ装置２００に送信され（ステップＳ２０４，Ｓ２０５，Ｓ３０１〜Ｓ３０８）、エビデンス１４０、評価結果等とともに内部統制評価システム２０１のデータベースに登録される（ステップＳ３０９）。このとき、例えば是正完了日付も文書保管部２１７によりＯＣＲで読み取られ、データの１つとしてデータベースに保存される。その後、承認ワークフロー処理が実行される（ステップＳ３１０）。
【００８５】
内部統制評価システム２０１では、予め「是正の定着期間」が定義されている。是正の定着期間とは、業務プロセスについて是正を施した後に、この是正が定着するために必要とされる期間である。本実施の形態では、前述した是正完了日付から是正の定着期間が経過すると、再度、運用テスト調書がサーバ装置２００から端末装置３００に送信される（ステップＳ１０１〜Ｓ１０８，Ｓ２０１〜Ｓ２０３）。そして、端末装置３００及びサーバ装置２００にて前述した処理（ステップＳ２０４，Ｓ２０５，Ｓ３０１〜Ｓ３１０）が行われる。このとき、再度送信される運用テスト調書に対しては、ワンタイムパスワード１２０が新たに生成される（ステップＳ１０１）。したがって、ワンタイムパスワード１２０等を暗号化して生成される暗号化文字列、暗号化文字列から生成される２次元コード、ワンタイムパスワード１２０や２次元コードを用いて生成される暗号化ファイル１３０も新たに生成される（ステップＳ１０２〜Ｓ１０４）。
【００８６】
以下では、運用テスト調書の右上部に設けられたチェックボックスの使用方法について説明する。
【００８７】
まず、「評価手法の詳細」について説明する。
【００８８】
運用テスト調書には「手法」という欄がある。この欄は、担当者に対して内部統制評価の手法を指定する欄である。サーバ装置２００（コード生成部２１２）は、運用テスト調書を生成する際（ステップＳ１０５）に、運用テスト調書の「手法」の欄に質問、観察、検証、再実施のいずれか１つの手法を記載する。テスト設計者は、手法を、予め業務プロセスコードごとに定めておき、業務プロセスコードに対応付けて内部統制評価システム２０１のデータベースに保存しておく。サーバ装置２００（コード生成部２１２）は、運用テスト調書を作成する際にこれを利用する。端末装置３００を利用する担当者は、運用テスト調書の「手法」の欄に記載された手法で評価を実施しなければならない。
【００８９】
端末装置３００を利用する担当者は、運用テスト調書の「評価手法の詳細」のチェックボックス（要求記入欄の一例）を使用することで、サーバ装置２００に対して、運用テスト調書の「手法」の欄に記載された手法に関する説明書を要求できる。例えば、担当者は、運用テスト調書の「評価手法の詳細」のチェックボックスにチェックをし、ワンタイムパスワード１２０を記入した運用テスト調書を、端末装置３００のＭＦＰ３０１やＦＡＸ３０２等でサーバ装置２００に送信する（ステップＳ２０４，Ｓ２０５）。サーバ装置２００（特に、コード読取部２１５、パスワード読取部２１６）は、２次元コード（業務プロセスコード、担当者コード、ワンタイムパスワード１２０の暗号化文字列）、ワンタイムパスワード１２０、「手法」の欄、「評価手法の詳細」のチェックボックス等を読み取る（ステップＳ３０１〜Ｓ３０５）。次に、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、ワンタイムパスワード１２０の認証を行う（ステップＳ３０６）。この認証が成功し、かつ、「評価手法の手順」のチェックボックスがチェックされていれば、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、２次元コードから得られた担当者コードの担当者に対して、「手法」の欄から読み取った手法の一般的な手順の説明書（応答データの一例）、及び／又は、２次元コードから得られた業務プロセスコードの業務プロセスに関する評価手法の詳細な手順の説明書（応答データの一例）を、電子メール、ＦＡＸ等により端末装置３００に送付する。このとき、承認者の承認は省略してもよい（ステップＳ３０７〜Ｓ３１０は不要である）。
【００９０】
次に、「評価履歴の確認」について説明する。
【００９１】
端末装置３００を利用する担当者は、「評価履歴の確認」、「今年度分」、「過年度分」のチェックボックス（要求記入欄の一例）を使用することで、サーバ装置２００に対して、運用テスト調書が対象とする業務プロセスに関する評価履歴の閲覧を要求できる。例えば、担当者は、運用テスト調書の「評価履歴の確認」のチェックボックスにチェックをするとともに、「今年度分」、「過年度分」のいずれか又は両方のチェックボックスにチェックをし、ワンタイムパスワード１２０を記入した運用テスト調書を、端末装置３００のＭＦＰ３０１やＦＡＸ３０２等でサーバ装置２００に送信する（ステップＳ２０４，Ｓ２０５）。サーバ装置２００（特に、コード読取部２１５、パスワード読取部２１６）は、２次元コード（業務プロセスコード、担当者コード、ワンタイムパスワード１２０の暗号化文字列）、ワンタイムパスワード１２０、「評価履歴の確認」、「今年度分」、「過年度分」のチェックボックス等を読み取る（ステップＳ３０１〜Ｓ３０５）。次に、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、ワンタイムパスワード１２０の認証を行う（ステップＳ３０６）。この認証が成功し、かつ、「評価履歴の確認」のチェックボックスがチェックされていれば、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、２次元コードから得られた担当者コードの担当者に対して、２次元コードから得られた業務プロセスコードの業務プロセスに関する評価履歴（応答データの一例）を、電子メール、ＦＡＸ等により端末装置３００に送付する。送付される評価履歴は、運用テスト調書の「今年度分」のチェックボックスがチェックされていれば今年度の過去の評価履歴、「過年度分」のチェックボックスがチェックされていれば昨年度までの過去の評価履歴、両方のチェックボックスがチェックされていれば両方の評価履歴となる。このとき、承認者の承認は省略してもよい（ステップＳ３０７〜Ｓ３１０は不要である）。
【００９２】
次に、「評価日再設定」について説明する。
【００９３】
運用テスト調書には「テスト対象開始日時」、「テスト対象終了日時」という欄がある。これらの欄は、担当者に対して評価作業の開始日時及び終了日時を指定する欄である。サーバ装置２００（コード生成部２１２）は、運用テスト調書を生成する際（ステップＳ１０５）に、運用テスト調書の「テスト対象開始日時」、「テスト対象終了日時」の欄に所定のスケジューリング処理によって決まる日時を記載する。端末装置３００を利用する担当者は、原則として、運用テスト調書の「テスト対象開始日時」の欄に記載された日時までに評価作業を開始し、「テスト対象終了日時」の欄に記載された日時までに評価作業を終了しなければならない。
【００９４】
端末装置３００を利用する担当者は、運用テスト調書の「評価日再設定」のチェックボックス（要求記入欄の一例）を使用することで、サーバ装置２００に対して、運用テスト調書の「テスト対象開始日時」、「テスト対象終了日時」の欄（要求記入欄の一例）に記載された日時の変更（テンプレートの修正の一例）を要求できる。例えば、担当者は、運用テスト調書で指定された日時の都合が悪い場合は、運用テスト調書の「評価日再設定」のチェックボックスにチェックをし、その下の欄に、希望するテスト対象開始日時、テスト対象終了日時を記入し、さらにワンタイムパスワード１２０を記入した運用テスト調書を、端末装置３００のＭＦＰ３０１やＦＡＸ３０２等でサーバ装置２００に送信する（ステップＳ２０４，Ｓ２０５）。サーバ装置２００（特に、コード読取部２１５、パスワード読取部２１６）は、２次元コード（業務プロセスコード、担当者コード、ワンタイムパスワード１２０の暗号化文字列）、ワンタイムパスワード１２０、「評価日再設定」のチェックボックス、希望するテスト対象開始日時、テスト対象終了日時の記入欄等を読み取る（ステップＳ３０１〜Ｓ３０５）。次に、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、ワンタイムパスワード１２０の認証を行う（ステップＳ３０６）。この認証が成功し、かつ、「評価日再設定」のチェックボックスがチェックされていれば、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、承認ワークフロー処理を起動する（ステップＳ３１０）。
【００９５】
承認ワークフロー処理において、サーバ装置２００（文書保管部２１７）は、業務プロセスコードごとに予め定められた承認者に対して、電子メール等により、担当者が評価日再設定を希望する旨と、希望するテスト対象開始日時、希望するテスト対象終了日時を伝える。承認者は、新たなテスト対象開始日時、テスト対象終了日時を承認する（担当者が希望した日時を承認してもよいし、承認者がこれらの日時を修正した上で承認してもよい）。この後、承認された新たなテスト対象開始日時、テスト対象終了日時が記入された運用テスト調書（修正を施したテンプレート、即ち、応答データの一例）が、サーバ装置２００から端末装置３００に送信される（ステップＳ１０１〜Ｓ１０８，Ｓ２０１〜Ｓ２０３）。そして、端末装置３００及びサーバ装置２００にて前述した処理（ステップＳ２０４，Ｓ２０５，Ｓ３０１〜Ｓ３１０）が行われる。このとき、新たなテスト対象開始日時、テスト対象終了日時が記入された運用テスト調書に対しては、ワンタイムパスワード１２０（応答データ用のパスワードの一例）が新たに生成される（ステップＳ１０１）。したがって、ワンタイムパスワード１２０等を暗号化して生成される暗号化文字列、暗号化文字列から生成される２次元コード、ワンタイムパスワード１２０や２次元コードを用いて生成される暗号化ファイル１３０（応答データ用の暗号データの一例）も新たに生成される（ステップＳ１０２〜Ｓ１０４）。
【００９６】
以上説明したように、本実施の形態では、２次元コードとワンタイムパスワード１２０の活用により、担当者のなりすましによる不正なデータの混入を防止することができる。また、本実施の形態では、海外の拠点等、人材の流動が激しく、担当者のソフトウェア操作の習熟や継承が望めない場合でも、ＭＦＰ３０１やＦＡＸ３０２を利用することにより、ソフトウェア操作を必要とせず、効率よく評価結果やエビデンス１４０を報告することが可能となる。また、本実施の形態では、ＭＦＰ３０１やＦＡＸ３０２より受信した内容をＯＣＲシステム２０２で読み取り、その結果を内部統制評価システム２０１のデータベースの適切な項目に自動的に取り込む。これにより、報告を受け取る側（事務局）の人手を削減することが可能となる。また、本実施の形態では、上記の取込処理をトリガーに自動的に承認ワークフロー処理を起動し、取込内容の確認や承認を促す。これにより、プロジェクト進捗の停滞を防ぐことが可能となる。また、本実施の形態では、企業グループ全体、評価拠点単位、業務プロセス単位等、様々な切り口で、評価結果や進捗状況を検索したり、一覧表に出力したりする。これにより、報告資料の作成や、進捗管理にかかる手間の削減が可能となる。
【００９７】
実施の形態２．
本実施の形態について、主に実施の形態１との差異を説明する。
【００９８】
本実施の形態において、文書管理システム１００の構成は実施の形態１のものと同様である。したがって、文書管理システム１００は例えば図１に示したような構成をとることができる。また、サーバ装置２００の構成は、図３に示した実施の形態１のものと同様である。また、端末装置３００の構成は、図４に示した実施の形態１のものと同様である。
【００９９】
以下、本実施の形態におけるサーバ装置２００及び端末装置３００の動作について、図６〜図８を用いて説明する。
【０１００】
図６のステップＳ１０１，Ｓ１０３〜Ｓ１０８の動作については、実施の形態１のものと同様である。
【０１０１】
ステップＳ１０２において、サーバ装置２００のコード生成部２１２は、ステップＳ１０１でパスワード生成部２１１により生成されたワンタイムパスワード１２０を担当者コード等と連結せず、単に担当者コード等に対応付けて記憶装置２５２に保存しておく。
【０１０２】
図７のステップＳ２０１〜Ｓ２０５の動作については、実施の形態１のものと同様である。
【０１０３】
図８のステップＳ３０１，Ｓ３０２，Ｓ３０４，Ｓ３０５，Ｓ３０７〜Ｓ３１０の動作については、実施の形態１のものと同様である。
【０１０４】
ステップＳ３０３において、サーバ装置２００の文書保管部２１７は、ステップＳ３０２でコード読取部２１５により読み取られた２次元コードから暗号化文字列を処理装置２５１により復元する。そして、文書保管部２１７は、復元した暗号化文字列を処理装置２５１により復号して担当者コード等（ワンタイムパスワード１２０は含まない）を連結した文字列を取得する。即ち、文書保管部２１７は、ステップＳ１０２〜Ｓ１０４で２次元コードを生成するためにコード生成部２１２により用いられた担当者コード等（ワンタイムパスワード１２０は含まない）を処理装置２５１により特定する。
【０１０５】
ステップＳ３０６において、文書保管部２１７は、ステップＳ１０２でコード生成部２１２により保存されたワンタイムパスワード１２０であって、ステップＳ３０３で特定した担当者コード等に対応するワンタイムパスワード１２０を記憶装置２５２から取得する。そして、文書保管部２１７は、ステップＳ３０４でパスワード読取部２１６により読み取られたワンタイムパスワード１２０と記憶装置２５２から取得したワンタイムパスワード１２０を処理装置２５１により比較する。即ち、文書保管部２１７は、ステップＳ３０４でパスワード読取部２１６により読み取られたワンタイムパスワード１２０とパスワード生成部２１１により生成されたワンタイムパスワード１２０を比較する。
【０１０６】
以上のように、本実施の形態では、ワンタイムパスワード１２０を２次元コード化する対象とはしないため、２次元コード化にかかる処理時間が削減できる。
【０１０７】
以上、本発明の実施の形態について説明したが、これらのうち、２つ以上の実施の形態を組み合わせて実施しても構わない。あるいは、これらのうち、１つの実施の形態を部分的に実施しても構わない。あるいは、これらのうち、２つ以上の実施の形態を部分的に組み合わせて実施しても構わない。
【符号の説明】
【０１０８】
１００ 文書管理システム、１０１ イントラネット、１０２ インターネット、１０３ 回線交換網、１１０ 調書、１２０ ワンタイムパスワード、１２１ パスワード記入欄、１３０ 暗号化ファイル、１４０ エビデンス、１５０ イメージデータ、２００ サーバ装置、２０１ 内部統制評価システム、２０２ ＯＣＲシステム、２１１ パスワード生成部、２１２ コード生成部、２１３ データ送信部、２１４ 文書受信部、２１５ コード読取部、２１６ パスワード読取部、２１７ 文書保管部、２５１ 処理装置、２５２ 記憶装置、２５３ 入力装置、２５４ 出力装置、３００ 端末装置、３０１ ＭＦＰ、３０２ ＦＡＸ、３１１ データ受信部、３１２ データ出力部、３１３ パスワード取得部、３１４ パスワード出力部、３１５ 文書送信部、３５１ 処理装置、３５２ 記憶装置、３５３ 入力装置、３５４ 出力装置、３５５ 通信装置、９０１ ＬＣＤ、９０２ キーボード、９０３ マウス、９０４ ＦＤＤ、９０５ ＣＤＤ、９０６ プリンタ、９１１ ＣＰＵ、９１２ バス、９１３ ＲＯＭ、９１４ ＲＡＭ、９１５ 通信ボード、９２０ ＨＤＤ、９２１ オペレーティングシステム、９２２ ウィンドウシステム、９２３ プログラム群、９２４ ファイル群。
【特許請求の範囲】
【請求項１】
所定の文書を作成するためのテンプレートを予め記憶装置に格納するサーバ装置と、前記所定の文書を前記サーバ装置に登録する端末装置とを備える文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、
ワンタイムパスワードを処理装置により生成するパスワード生成部と、
前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データと記憶装置に格納されているテンプレートとを前記端末装置に送信するデータ送信部とを有し、
前記端末装置は、
前記サーバ装置から送信された暗号化データとテンプレートとを受信するデータ受信部と、
前記データ受信部により受信されたテンプレートを出力装置により出力するデータ出力部と、
前記データ受信部により受信された暗号化データを処理装置により復号してワンタイムパスワードを取得するパスワード取得部と、
前記パスワード取得部により取得されたワンタイムパスワードを出力装置により出力するパスワード出力部と、
テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を入力装置により受け付け、当該文書を通信装置により前記サーバ装置に送信する文書送信部とを有し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記端末装置から送信された文書を受信する文書受信部と、
前記文書受信部により受信された文書に記入されたワンタイムパスワードを処理装置により読み取るパスワード読取部と、
前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書が前記所定の文書であると判断して記憶装置に保管する文書保管部とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記サーバ装置は、テンプレートとして、ワンタイムパスワードを記入するためのパスワード記入欄を含むテンプレートを予め記憶装置に格納し、
前記端末装置の文書送信部は、文書として、テンプレートを用いて作成されパスワード記入欄にワンタイムパスワードが手書きされた文書の入力を入力装置により受け付け、当該文書をスキャンして電子メールで通信装置により前記サーバ装置に送信するか又は当該文書をファクシミリで通信装置により前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置のパスワード読取部は、前記文書受信部により受信された文書のＯＣＲ（光学文字認識）を処理装置により行って当該文書に手書きされたワンタイムパスワードを読み取ることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記サーバ装置は、前記端末装置を利用するユーザを識別するユーザＩＤ（識別子）を予め記憶装置に格納し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードと記憶装置に格納されているユーザＩＤとを連結した文字列を処理装置により暗号化して識別コードを生成し、生成した識別コードを記憶装置に格納されているテンプレートに記載するコード生成部を有し、
前記サーバ装置のデータ送信部は、テンプレートとして、前記コード生成部により識別コードが記載されたテンプレートを前記端末装置に送信し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記文書受信部により受信された文書に記載された識別コードを処理装置により読み取るコード読取部を有し、
前記サーバ装置の文書保管部は、前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと前記コード読取部により読み取られた識別コードを生成するために前記コード生成部により用いられたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書を、前記コード読取部により読み取られた識別コードを生成するために前記コード生成部により用いられたユーザＩＤに対応付けて記憶装置に保管することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記サーバ装置のデータ送信部は、前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードと前記コード生成部により識別コードが記載されたテンプレートとを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データを前記端末装置に送信し、
前記端末装置のデータ受信部は、前記サーバ装置から送信された暗号化データを受信し、
前記端末装置のパスワード取得部は、前記データ受信部により受信された暗号化データを処理装置により復号してワンタイムパスワードとテンプレートとを取得し、
前記端末装置のデータ出力部は、テンプレートとして、前記パスワード取得部により取得されたテンプレートを出力装置により出力することを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記所定の文書は、内部統制における業務プロセスの検証結果が記載される文書であり、
前記サーバ装置は、前記業務プロセスを識別する業務プロセスＩＤを予め記憶装置に格納し、
前記サーバ装置のコード生成部は、前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードと記憶装置に格納されているユーザＩＤと業務プロセスＩＤとを連結した文字列を処理装置により暗号化して識別コードを生成し、生成した識別コードを記憶装置に格納されているテンプレートに記載し、
前記端末装置の文書送信部は、さらに、業務プロセスの検証に用いられたエビデンスの入力を入力装置により受け付け、当該エビデンスを通信装置により前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置の文書受信部は、さらに、前記端末装置から送信されたエビデンスを受信し、
前記サーバ装置の文書保管部は、前記コード読取部により読み取られた識別コードを生成するために前記コード生成部により用いられたワンタイムパスワードとユーザＩＤと業務プロセスＩＤとを処理装置により特定し、前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと、特定したワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書とエビデンスとを、特定したユーザＩＤと業務プロセスＩＤとに対応付けて記憶装置に保管することを特徴とする請求項３又は４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記サーバ装置は、テンプレートとして、前記サーバ装置に対する要求を記入するための要求記入欄を含むテンプレートを予め記憶装置に格納し、
前記端末装置の文書送信部は、文書として、テンプレートを用いて作成され要求記入欄に要求が手書きされた文書の入力を入力装置により受け付け、当該文書をスキャンして電子メールで通信装置により前記サーバ装置に送信するか又は当該文書をファクシミリで通信装置により前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置の文書保管部は、前記文書受信部により受信された文書のＯＣＲ（光学文字認識）を処理装置により行って当該文書に手書きされた要求を読み取り、読み取った要求に対する応答を示す応答データを処理装置により生成し、
前記サーバ装置のデータ送信部は、前記文書保管部により生成された応答データを前記端末装置に送信し、
前記端末装置のデータ受信部は、前記サーバ装置から送信された応答データを受信し、
前記端末装置のデータ出力部は、前記データ受信部により受信された応答データを出力装置により出力することを特徴とする請求項１から５までのいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記サーバ装置の文書保管部は、読み取った要求が前記データ送信部により送信されたテンプレートの修正を要求するものである場合、応答データとして、当該修正を施したテンプレートを処理装置により生成し、
前記サーバ装置のパスワード生成部は、前記文書保管部により生成された応答データ用のパスワードとして、ワンタイムパスワードを処理装置により新たに生成し、
前記サーバ装置のデータ送信部は、前記パスワード生成部により生成された応答データ用のパスワードを処理装置により暗号化して応答データ用の暗号データを新たに生成し、生成した応答データ用の暗号データと前記文書保管部により生成された応答データとを前記端末装置に送信し、
前記端末装置のデータ受信部は、暗号化データとして、前記サーバ装置から送信された応答データ用の暗号データを受信するとともに、テンプレートとして、前記サーバ装置から送信された応答データを受信することを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
所定の文書を作成するためのテンプレートを予め記憶装置に格納するサーバ装置であって、
ワンタイムパスワードを処理装置により生成するパスワード生成部と、
前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データと記憶装置に格納されているテンプレートとを、ユーザによって利用される端末装置に送信するデータ送信部とを有し、
前記端末装置は、前記データ送信部により送信された暗号化データとテンプレートとを受信し、受信したテンプレートを用いて前記所定の文書を作成するよう前記ユーザに促すとともに、受信した暗号化データを復号してワンタイムパスワードを取得し、取得したワンタイムパスワードを前記所定の文書に記入するよう前記ユーザに促し、テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を受け付け、当該文書を送信し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記端末装置から送信された文書を受信する文書受信部と、
前記文書受信部により受信された文書に記入されたワンタイムパスワードを処理装置により読み取るパスワード読取部と、
前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書が前記所定の文書であると判断して記憶装置に保管する文書保管部とを有することを特徴とするサーバ装置。
【請求項９】
所定の文書を作成するためのテンプレートを予め記憶装置に格納するサーバ装置で実行されるプログラムであって、
ワンタイムパスワードを処理装置により生成するパスワード生成処理と、
前記パスワード生成処理により生成されたワンタイムパスワードを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データと記憶装置に格納されているテンプレートとを、ユーザによって利用される端末装置に送信するデータ送信処理とをコンピュータに実行させ、
前記端末装置は、前記データ送信処理により送信された暗号化データとテンプレートとを受信し、受信したテンプレートを用いて前記所定の文書を作成するよう前記ユーザに促すとともに、受信した暗号化データを復号してワンタイムパスワードを取得し、取得したワンタイムパスワードを前記所定の文書に記入するよう前記ユーザに促し、テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を受け付け、当該文書を送信し、
前記プログラムは、さらに、
前記端末装置から送信された文書を受信する文書受信処理と、
前記文書受信処理により受信された文書に記入されたワンタイムパスワードを処理装置により読み取るパスワード読取処理と、
前記パスワード読取処理により読み取られたワンタイムパスワードと前記パスワード生成処理により生成されたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信処理により受信された文書が前記所定の文書であると判断して記憶装置に保管する文書保管処理とをコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【請求項１】
所定の文書を作成するためのテンプレートを予め記憶装置に格納するサーバ装置と、前記所定の文書を前記サーバ装置に登録する端末装置とを備える文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、
ワンタイムパスワードを処理装置により生成するパスワード生成部と、
前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データと記憶装置に格納されているテンプレートとを前記端末装置に送信するデータ送信部とを有し、
前記端末装置は、
前記サーバ装置から送信された暗号化データとテンプレートとを受信するデータ受信部と、
前記データ受信部により受信されたテンプレートを出力装置により出力するデータ出力部と、
前記データ受信部により受信された暗号化データを処理装置により復号してワンタイムパスワードを取得するパスワード取得部と、
前記パスワード取得部により取得されたワンタイムパスワードを出力装置により出力するパスワード出力部と、
テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を入力装置により受け付け、当該文書を通信装置により前記サーバ装置に送信する文書送信部とを有し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記端末装置から送信された文書を受信する文書受信部と、
前記文書受信部により受信された文書に記入されたワンタイムパスワードを処理装置により読み取るパスワード読取部と、
前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書が前記所定の文書であると判断して記憶装置に保管する文書保管部とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記サーバ装置は、テンプレートとして、ワンタイムパスワードを記入するためのパスワード記入欄を含むテンプレートを予め記憶装置に格納し、
前記端末装置の文書送信部は、文書として、テンプレートを用いて作成されパスワード記入欄にワンタイムパスワードが手書きされた文書の入力を入力装置により受け付け、当該文書をスキャンして電子メールで通信装置により前記サーバ装置に送信するか又は当該文書をファクシミリで通信装置により前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置のパスワード読取部は、前記文書受信部により受信された文書のＯＣＲ（光学文字認識）を処理装置により行って当該文書に手書きされたワンタイムパスワードを読み取ることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記サーバ装置は、前記端末装置を利用するユーザを識別するユーザＩＤ（識別子）を予め記憶装置に格納し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードと記憶装置に格納されているユーザＩＤとを連結した文字列を処理装置により暗号化して識別コードを生成し、生成した識別コードを記憶装置に格納されているテンプレートに記載するコード生成部を有し、
前記サーバ装置のデータ送信部は、テンプレートとして、前記コード生成部により識別コードが記載されたテンプレートを前記端末装置に送信し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記文書受信部により受信された文書に記載された識別コードを処理装置により読み取るコード読取部を有し、
前記サーバ装置の文書保管部は、前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと前記コード読取部により読み取られた識別コードを生成するために前記コード生成部により用いられたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書を、前記コード読取部により読み取られた識別コードを生成するために前記コード生成部により用いられたユーザＩＤに対応付けて記憶装置に保管することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記サーバ装置のデータ送信部は、前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードと前記コード生成部により識別コードが記載されたテンプレートとを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データを前記端末装置に送信し、
前記端末装置のデータ受信部は、前記サーバ装置から送信された暗号化データを受信し、
前記端末装置のパスワード取得部は、前記データ受信部により受信された暗号化データを処理装置により復号してワンタイムパスワードとテンプレートとを取得し、
前記端末装置のデータ出力部は、テンプレートとして、前記パスワード取得部により取得されたテンプレートを出力装置により出力することを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記所定の文書は、内部統制における業務プロセスの検証結果が記載される文書であり、
前記サーバ装置は、前記業務プロセスを識別する業務プロセスＩＤを予め記憶装置に格納し、
前記サーバ装置のコード生成部は、前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードと記憶装置に格納されているユーザＩＤと業務プロセスＩＤとを連結した文字列を処理装置により暗号化して識別コードを生成し、生成した識別コードを記憶装置に格納されているテンプレートに記載し、
前記端末装置の文書送信部は、さらに、業務プロセスの検証に用いられたエビデンスの入力を入力装置により受け付け、当該エビデンスを通信装置により前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置の文書受信部は、さらに、前記端末装置から送信されたエビデンスを受信し、
前記サーバ装置の文書保管部は、前記コード読取部により読み取られた識別コードを生成するために前記コード生成部により用いられたワンタイムパスワードとユーザＩＤと業務プロセスＩＤとを処理装置により特定し、前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと、特定したワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書とエビデンスとを、特定したユーザＩＤと業務プロセスＩＤとに対応付けて記憶装置に保管することを特徴とする請求項３又は４に記載の文書管理システム。
【請求項６】
前記サーバ装置は、テンプレートとして、前記サーバ装置に対する要求を記入するための要求記入欄を含むテンプレートを予め記憶装置に格納し、
前記端末装置の文書送信部は、文書として、テンプレートを用いて作成され要求記入欄に要求が手書きされた文書の入力を入力装置により受け付け、当該文書をスキャンして電子メールで通信装置により前記サーバ装置に送信するか又は当該文書をファクシミリで通信装置により前記サーバ装置に送信し、
前記サーバ装置の文書保管部は、前記文書受信部により受信された文書のＯＣＲ（光学文字認識）を処理装置により行って当該文書に手書きされた要求を読み取り、読み取った要求に対する応答を示す応答データを処理装置により生成し、
前記サーバ装置のデータ送信部は、前記文書保管部により生成された応答データを前記端末装置に送信し、
前記端末装置のデータ受信部は、前記サーバ装置から送信された応答データを受信し、
前記端末装置のデータ出力部は、前記データ受信部により受信された応答データを出力装置により出力することを特徴とする請求項１から５までのいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
前記サーバ装置の文書保管部は、読み取った要求が前記データ送信部により送信されたテンプレートの修正を要求するものである場合、応答データとして、当該修正を施したテンプレートを処理装置により生成し、
前記サーバ装置のパスワード生成部は、前記文書保管部により生成された応答データ用のパスワードとして、ワンタイムパスワードを処理装置により新たに生成し、
前記サーバ装置のデータ送信部は、前記パスワード生成部により生成された応答データ用のパスワードを処理装置により暗号化して応答データ用の暗号データを新たに生成し、生成した応答データ用の暗号データと前記文書保管部により生成された応答データとを前記端末装置に送信し、
前記端末装置のデータ受信部は、暗号化データとして、前記サーバ装置から送信された応答データ用の暗号データを受信するとともに、テンプレートとして、前記サーバ装置から送信された応答データを受信することを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項８】
所定の文書を作成するためのテンプレートを予め記憶装置に格納するサーバ装置であって、
ワンタイムパスワードを処理装置により生成するパスワード生成部と、
前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データと記憶装置に格納されているテンプレートとを、ユーザによって利用される端末装置に送信するデータ送信部とを有し、
前記端末装置は、前記データ送信部により送信された暗号化データとテンプレートとを受信し、受信したテンプレートを用いて前記所定の文書を作成するよう前記ユーザに促すとともに、受信した暗号化データを復号してワンタイムパスワードを取得し、取得したワンタイムパスワードを前記所定の文書に記入するよう前記ユーザに促し、テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を受け付け、当該文書を送信し、
前記サーバ装置は、さらに、
前記端末装置から送信された文書を受信する文書受信部と、
前記文書受信部により受信された文書に記入されたワンタイムパスワードを処理装置により読み取るパスワード読取部と、
前記パスワード読取部により読み取られたワンタイムパスワードと前記パスワード生成部により生成されたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信部により受信された文書が前記所定の文書であると判断して記憶装置に保管する文書保管部とを有することを特徴とするサーバ装置。
【請求項９】
所定の文書を作成するためのテンプレートを予め記憶装置に格納するサーバ装置で実行されるプログラムであって、
ワンタイムパスワードを処理装置により生成するパスワード生成処理と、
前記パスワード生成処理により生成されたワンタイムパスワードを処理装置により暗号化して暗号化データを生成し、生成した暗号化データと記憶装置に格納されているテンプレートとを、ユーザによって利用される端末装置に送信するデータ送信処理とをコンピュータに実行させ、
前記端末装置は、前記データ送信処理により送信された暗号化データとテンプレートとを受信し、受信したテンプレートを用いて前記所定の文書を作成するよう前記ユーザに促すとともに、受信した暗号化データを復号してワンタイムパスワードを取得し、取得したワンタイムパスワードを前記所定の文書に記入するよう前記ユーザに促し、テンプレートを用いて作成されワンタイムパスワードが記入された文書の入力を受け付け、当該文書を送信し、
前記プログラムは、さらに、
前記端末装置から送信された文書を受信する文書受信処理と、
前記文書受信処理により受信された文書に記入されたワンタイムパスワードを処理装置により読み取るパスワード読取処理と、
前記パスワード読取処理により読み取られたワンタイムパスワードと前記パスワード生成処理により生成されたワンタイムパスワードとを処理装置により比較し、比較したワンタイムパスワードが一致していれば、前記文書受信処理により受信された文書が前記所定の文書であると判断して記憶装置に保管する文書保管処理とをコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【公開番号】特開２０１１−１０７７３９（Ｐ２０１１−１０７７３９Ａ）
【公開日】平成２３年６月２日（２０１１．６．２）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００９−２５８７７５（Ｐ２００９−２５８７７５）
【出願日】平成２１年１１月１２日（２００９．１１．１２）
【特許番号】特許第４５２８３５１号（Ｐ４５２８３５１）
【特許公報発行日】平成２２年８月１８日（２０１０．８．１８）
【出願人】（３９４０１３００２）三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社 (251)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２３年６月２日（２０１１．６．２）
【国際特許分類】
【出願日】平成２１年１１月１２日（２００９．１１．１２）
【特許番号】特許第４５２８３５１号（Ｐ４５２８３５１）
【特許公報発行日】平成２２年８月１８日（２０１０．８．１８）
【出願人】（３９４０１３００２）三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社 (251)
【Ｆターム（参考）】
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