文書管理システムおよび文書管理方法およびプログラムおよび記録媒体
【課題】セキュリティ情報を記録したＲＦＩＤクリップで文書を挟み、文書とセキュリティを一体化して即座に機密文書として扱うこと。また、取り違い等の間違いを回避すること。さらに、利用者によって機密性の相違や、機密の程度が変更される場合にも、柔軟に対応すること。
【解決手段】文書に付着させたＲＦＩＤが有するユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録し、文書から文字認識により文書名を読み取られる文書名と前記文書に付着させたＲＦＩＤから読み取られる識別番号と前記登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させた第１のＲＦＩＤとの一致性を照合し、一致しない場合は警告し、また、前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管し、入力される利用者情報と前記保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき開錠する構成を特徴とする。
【解決手段】文書に付着させたＲＦＩＤが有するユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録し、文書から文字認識により文書名を読み取られる文書名と前記文書に付着させたＲＦＩＤから読み取られる識別番号と前記登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させた第１のＲＦＩＤとの一致性を照合し、一致しない場合は警告し、また、前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管し、入力される利用者情報と前記保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき開錠する構成を特徴とする。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、セキュリティ情報を記録したＲＦＩＤ付きセキュリティクリップで紙文書を挟み、ＲＦＩＤ情報に基づいて、紙文書の機密を保護管理する文書管理システムおよび文書管理方法およびプログラムおよび記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、オフィス等での文書はＰＣに搭載されたワードプロセッサを使用して作成する。電子文書であるならば、検索、消去、再利用等が容易である上、廃棄物管理も不要である。電子文書は、コピーが簡単にできる危険をカバーするためのパスワード、コピーガード、暗号化等のセキュリティ管理技術により、高い安全性を保持できるようになった。
【０００３】
一方、紙文書は、電子文書と異なり、紙という「物」である点、あるいは、人手を経る点から、セキュリティ設定措置が遅れる場合が多く、セキュリティの確保が非常に困難なものとされている。
【０００４】
物である限り、机上に置かれた文書は、人の目に触れやすく、持ち出される危険もある。持ち出しや複写等に対しても、リスクを回避する手段としては、ルール化や、人間のモラリティに頼る以外はなかった。
【０００５】
このようにセキュリティ管理が困難な紙文書を管理する方法として、ＲＦＩＤを紙文書にシール付けし、ＲＦＩＤに記録した識別番号を文書管理用データベースと照合し、文書確認や機密性確認をしたり、機密性の高い文書の場合には、機密文書保管機関を設置し、紙１枚毎にＲＦＩＤをすきこみ、紛失や持ち出し、複写（ＲＦＩＤ管理機能付き）等を防ぐものとして特許文献１が提案されている。
【特許文献１】特開２００４―６６５７２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１に記載のシステムでは、ＲＦＩＤは紙文書やそのページを識別する手段に利用しているに過ぎない。識別した後は、電子ファイルと同様に、文書登録やセキュリティ設定を人手で行う必要があり、文書登録に時間を費やしていた。即ち、機密文書の扱いとなってから、セキュリティレベルを設定するまでに時間差があり、安全な管理とは言えない。
【０００７】
また、文書は部門別に管理されることが多いが、上記特許文献１では、部門毎に異なるレベルのセキュリティを付加することはできなかった。
【０００８】
また、時間の経過と共にセキュリティレベルも変化するものであるが、上記特許文献１では、セキュリティレベルを変更する際には、上述した文書登録の修正を手作業で行う必要があり、非常に煩雑であった。
【０００９】
また、同一文書であっても部署毎にセキュリティレベルが異なるようにしたい等の利用者からの要求もある。
【００１０】
機密文書は、組織として共通のルールに基づき、セキュリティ管理を行わなければならない。セキュリティレベルや保管方法をルール化し、使用中も権限のない者に漏洩されないための注意や、持ち出し制限や返却管理が必要になる。
【００１１】
このように、紙という特性を踏まえて、しかも利便性と安全性を兼ね備えた管理方法でなければ、紙文書のセキュリティ管理は困難である等の問題点があった。
【００１２】
本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、文書に付着させたＲＦＩＤが有するユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録し、文書から文字認識により文書名を読み取られる文書名と前記文書に付着させたＲＦＩＤから読み取られる識別番号と前記登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させた第１のＲＦＩＤとの一致性を照合し、一致しない場合は警告し、また、前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管し、入力される利用者情報と前記保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき開錠することにより、機密文書が作成された時、あるいは外部から持ち込まれた時、セキュリティ情報を記録したＲＦＩＤがクリップに付着したものを紙文書に挟み、文書とセキュリティを一体化して即座に機密文書として扱うことができ、文書という物理的な物ではあっても、取り違い等の間違いを回避することができる、さらに、利用者によって機密性の相違がある場合や、機密の程度が変更される場合にも、柔軟に対応可能な文書管理システムおよび文書管理方法およびプログラムおよび記録媒体を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明は、文書を管理する文書管理システムにおいて、文書に付着させたＲＦＩＤが有するユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録する登録手段と、文書から文字認識により文書名を読み取る文書名読み取り手段と、前記文書に付着させたＲＦＩＤから識別番号を読み取る第１のＲＦＩＤ読み取り手段と、前記文書名読み取り手段により読み取られる文書名と前記第１のＲＦＩＤ読み取り手段により読み取られる識別番号と前記登録手段の登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させた第１のＲＦＩＤとの一致性を照合する照合手段と、前記照合手段により前記文書と該文書に付着させたＲＦＩＤとが一致しないと判定された場合、警告を行う警告手段と、前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管する保管手段と、前記保管手段に保管された文書に付着させた前記ＲＦＩＤから識別番号を読みとる第２のＲＦＩＤ読み取り手段と、入力される利用者情報と前記保管手段に保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき、前記保管手段の開錠を制御する制御手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、文書に付着させたＲＦＩＤが有するユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録し、文書から文字認識により文書名を読み取られる文書名と前記文書に付着させたＲＦＩＤから読み取られる識別番号と前記登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させた第１のＲＦＩＤとの一致性を照合し、一致しない場合は警告し、また、前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管し、入力される利用者情報と前記保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき開錠するので、機密文書が作成された時、あるいは外部から持ち込まれた時、セキュリティ情報を記録したＲＦＩＤがクリップに付着したものを紙文書に挟み、文書とセキュリティを一体化して即座に機密文書として扱うことができる。
【００１５】
また、文書という物理的な物ではあっても、取り違い等の間違いを回避することができる。
【００１６】
さらに、利用者によって機密性の相違がある場合や、機密の程度が変更される場合にも、柔軟に対応することができる等の効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、ＲＦＩＤクリップを利用した紙の機密文書管理方法及びシステムの実施形態について説明する。
【００１８】
〔第１実施形態〕
図１は、本発明の第１実施形態を示す文書管理システムの一例を示すシステム構成図である。
【００１９】
図１に示すように紙文書１０９，１２３は、当該文書の文書情報及びセキュリティ情報を記録したＲＦＩＤ付きクリップ（以下、セキュリティクリップという）１１０で挟み、保管棚１０５に配置（収納）される。配置場所は不定である。
【００２０】
ＲＦＩＤの識別番号はユニークであり、当該セキュリティクリップを文書に挟むと、当該文書と合体して文書の認識番号となる。セキュリティクリップに挟まれた文書は、保管棚１０５に配置されると、保管棚のＲＦＩＤリーダ１０７が該ＲＦＩＤから識別番号を読み取り、情報をサーバ１０１に通信網３００を介して通信する。この通信は無線通信であっても有線通信であってもよい。また、この通信は、保管庫が遠隔地にあった場合は高帯域通信網等を利用するが、構内の場合はＬＡＮで接続される。
【００２１】
文書名は、文書が保管されている該当の棚の上部にある各スロット１１１毎の表示装置１０６に表示される。また、スロット１１１は、ＩＣカードリーダ１０４とロック機構の扉（スロット扉ロック機構）１１２を備え、ＩＣカード１１３の情報がサーバ１０１に送信され、サーバ１０１が当該セキュリティ権限とスロット１１１内の文書セキュリティを照合して、権限を満たすときは開錠を指令する。
【００２２】
また、保管棚のスロットには１通の文書しか入れることができないが、空いているスロットはどのスロットを使用してもよい。
【００２３】
サーバ１０１は、構内ＬＡＮ３００で結ばれ、当該ＬＡＮには、ＰＣ１１９、ＯＣＲ装置１１５、ＲＦＩＤリーダ１１６、ＲＦＩＤライタ１１７、機密文書保管室１３０の壁１１８を挟んで、内外に設置されたＩＣカードリーダ１２１，１２２が接続している。保管室１３０は密閉されており、その出入りは、扉のロック機構１２０の開閉により制御されている。ＩＣカードのセキュリティ権限を照合し、正当なセキュリティ権限者のみが出入り可能である。
【００２４】
保管室１３０に入った文書は、ＲＦＩＤリーダ１１６によりセキュリティクリップの情報が読み込まれ、そのユニークな識別番号をキーに、サーバが文書管理ＤＢ２１０５−２（図３）の文書データと照合する。またＯＣＲ装置１１５により読まれた文書名と照合する。両者が一致すると正当な機密文書となる。また、新規文書の場合は、文書名が当該セキュリティクリップのＲＦＩＤの所定記憶区画にＲＦＩＤライタ１１７により書き込まれる。
【００２５】
パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１１９には、ＯＣＲ，ＲＦＩＤリーダ等の照合状況が表示され、誤りがあった場合には、チェックする情報を与える。また、文書検索にも使用される。サーバの表示装置１０２は、通常、機密文書管理システムの運用に使用される。
【００２６】
図２は、図１に示したサーバ１０１，保管棚１０５のハードウエア構成の一例を示すブロック図であり、図１と同一のものには同一の符号を付してある。
【００２７】
図２に示すように、サーバ１０１はＬＡＮ通信網３００（又は高帯域通信網３０１）を介して保管棚１０５と通信可能に接続されている。
【００２８】
サーバ１０１において、２１０１はＣＰＵで、ＲＯＭ２１０３又は外部メモリ（例えば、ハードディスク，フレキシブルディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等どのような記憶装置であってもよい）２１０４に格納されたプログラムをＲＡＭ２１０２上にロードして実行することにより、サーバ全体を制御する。ＲＡＭ２１０２は、ＣＰＵ２１０１の作業領域として使用される。
【００２９】
２１０９は通信インタフェースで、通信網３００（無線であっても有線であってもよい）への接続を可能とする。２１０６は入力装置で、キーボードやマウス等のポインティングデバイス等に相当する。１０２は表示装置で、ＣＲＴ，ＬＣＤ等で構成される。
【００３０】
また、外部メモリ２１０４には、後述するオーナＤＢ２１０５−１，文書管理ＤＢ２１０５−２から構成されるＤＢ２１０５が構築されている。
【００３１】
次に、保管棚１０５において、２２０４はＣＰＵで、ＲＯＭ２２０６又は外部メモリ（例えば、ハードディスク，フレキシブルディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等どのような記憶装置であってもよい）２２０７に格納されたプログラムをＲＡＭ２２０５上にロードして実行することにより、保管棚１０５全体を制御する。ＲＡＭ２２０５は、ＣＰＵ２２０４の作業領域として使用される。
【００３２】
２２０３は通信インタフェースで、無線ネットワーク３００（有線のネットワークであってもよい）への接続を可能とする。
【００３３】
また、図１にも示したように、保管棚１０５には、スロット毎に設けたＲＦＩＤリーダ１０７群、スロット扉ロック機構１１２群、表示装置１０６群、及びＩＣカードリーダ群１０４が設けられている。
【００３４】
また、図１に示した保管室１３０には、ＯＣＲ装置１１５、ＲＦＩＤリーダ１１６及びＲＦＩＤライタ１１７のグループ、ＰＣ１１９、保管室扉ロック機構１２０、入口ＩＣカードリーダ１２２及び出口ＩＣカードリーダ１２１のグループがＬＡＮ通信網３００経由でサーバ１０１と通信可能に接続されている。
【００３５】
以下、図３を参照して、オーナＤＢ２１０５−１，文書管理ＤＢ２１０５−２について説明する。
【００３６】
図３は、本実施例のシステムにおいて用いられるオーナＤＢ２１０５−１，文書管理ＤＢ２１０５−２を説明するデータ構成図である。
【００３７】
オーナＤＢ２１０５は、文書のオーナである部署と社員に関する情報を格納する。このオーナＤＢ２１０５は、「ＩＣカード識別番号」，「部署コード」，「部署名」，「セキュリティ権限」，「名前」，「その他」等の各項目から構成されており、これら各項目に対応する情報が予め管理者等により登録されている。
【００３８】
文書管理ＤＢ２１０５−２は、本実施形態の文書管理システムが管理する文書の管理情報を格納したものであり、セキュリティクリップの情報と対応付けがされている。
【００３９】
この文書管理ＤＢ２１０５−２は、「ＲＦＩＤ識別番号」，「部署コード」，「部署名」，「セキュリティレベル」，「文書名」，「所在コード」，「保管庫識別番号」，「棚識別番号」，「スロット識別番号」，「貸出者識別番号」，「貸出者名」，「貸出日付」，「返却日付」，「文書登録日付」，「文書廃棄日付」，「その他」等の各項目から構成されており、これら各項目に対応する情報が文書登録時にサーバ１０１により登録される。
【００４０】
以下、図４，図５を参照して、文書を新たにＲＦＩＤクリップで挟み、保管棚１０５のスロットに入れた場合の新規登録方法について説明する。
【００４１】
図４は、本発明の文書管理システムにおいて、新規の文書が発生した場合に当該文書に対して本発明の意図するセキュリティ設定を行う形態を説明するための図である。
【００４２】
本発明では、人間が通常行う自然の型を重視してセキュリティ設定している。具体的に説明すると、紙文書の表紙には通常、標題が記載されている。しかし、例えば、重要文書の代表である契約書では、標題だけで誰との契約であるかが中身を見ないと判明しないことがある。そこで、本実施形態では、文書名に次の（１）〜（５）に示すような規則を設けた。
【００４３】
（１）機密扱いの文書は担当部署がオーナとなり管理する。
【００４４】
（２）同一文書が他部署にも存在する場合は、それぞれ別途の管理を行う。
【００４５】
（３）同一部署内において、個々の文書を人間が識別できるように、文書名をユニークに設定し、同一標題である場合には、日付、連番その他により識別可能なように付け替える。
【００４６】
（４）付け替えは、定形のラベル３０２にユニークな文書名を印字する。ラベルはすぐ剥がせるように脱着可能な糊が裏面に予め塗られている。
【００４７】
（５）この定形ラベルは、文書が保管される時にＯＣＲ装置１１５で読み取られ文書登録がなされる。
【００４８】
以下、図を参照しながら説明する。
【００４９】
図４の例では、「委託業務契約書 世界工業株式会社 ２００４年１０月１日」が文書名である。次に、この文書に担当部署のセキュリティクリップ３０３で挟むことにより、当該文書が担当部署の管理下に置かれたことになる。
【００５０】
セキュリティクリップにはＲＦＩＤ３０４が付着しており、当該部署がオーナであること、及びセキュリティレベル等が記録されている。即ち、文書にクリップを付着させた３０５の状態で、当該文書に対して、当該セキュリティクリップに対応する担当部署がオーナであり、当該セキュリティクリップに対応するセキュリティが設定されたことの識別となる。なお、クリップは部署毎に、形状や色を変えると更に識別し易くなる。
【００５１】
なお、文書は、使用されるうちに、セキュリティレベルが変更されるかもしれない。セキュリティレベルを変更する場合、文書管理システムへの変更処理だけでなく、人間にもすぐわかる識別が必要である。
【００５２】
本実施形態では、セキュリティレベルの変更に使用するクリップ３０７（以下、セキュリティレベル設定クリップと言う）を、３０６に示すように、当該文書に挟むだけで、ユーザは視覚的に、一方、文書管理システムは、クリップ３０７のＲＦＩＤに記録された情報により、セキュリティレベルが変更された旨の識別が可能になる。また、セキュリティレベルの変更に使用するクリップは、そのレベルに応じてその形状や色を変えることにより、ユーザによる視覚的なセキュリティレベルの認識をより容易にすることができる。
【００５３】
なお、文書に最初に使用されるクリップ（図４では３０３）は、オーナである部署を識別するためのものなので「オーナクリップ」と呼ぶ。
【００５４】
以下、図５を参照して、セキュリティクリップに付着させたＲＦＩＤに記録される情報について説明する。
【００５５】
図５は、セキュリティクリップに付着させたＲＦＩＤに記録された情報のデータ構成を説明するための図である。
【００５６】
図５に示すように、ＲＦＩＤの記録項目は、ヘッダ，識別番号４０１，クリップ種別４０２，セキュリティレベル４０３，オーナＩＤ４０４，文書名４０５，登録日時４０６，廃棄日時４０７，その他等から構成されている。
【００５７】
なお、本実施形態では、４０８，４０９，４１０に示すように、セキュリティクリップを３種設定した。
【００５８】
４０８は「オーナクリップ」の記録例を示したものである。このオーナクリップにより文書の管理部署又は所有者が定められる。
【００５９】
オーナクリップ４０８において、ＲＦＩＤ記録項目であるクリップ種別４０２には、オーナクリップを示すコードが記録されている。オーナＩＤ４０４は、文書を管理する部署名が記録されている。この部署名は文書の所有者を識別し、かつ文書名４０５を他部署から区別する識別ともなる（他部署にも同一の文書及び文書名がある可能性を考慮している）。また、セキュリティレベル４０３は、予め最低に設定されている。なお、文書に対するセキュリティレベルを上げたい場合は、セキュリティ設定クリップ４０９を挟むことにより可能となる。
【００６０】
本実施形態では、セキュリティレベル４０３を次のように設定している。
【００６１】
１：部外秘；機密文書保管庫に収める文書では機密管理レベルが一番低い
２：機密度中；部署の管理職が参照できる
３：機密度高；部署のトップ、事業責任者以上、又は特定部署員
４：機密度最高；役員や特定業務従事者
なお、登録日時４０６は、当該文書が機密文書管理システムに登録された日時であり、当システムが文書管理データベース及びオーナクリップの両方に記録する。
【００６２】
次に、４０９は「セキュリティレベル設定クリップ」の記録例を示したものである。上述したオーナクリップ４０８は、機密文書に必須の固定的クリップであるが、セキュリティレベル設定クリップは、機能的な使用がなされ、「２」以上の機密度を有する文書のみに使用され、セキュリティを指定するものである。従って、使用されない場合もあり、かつ単独でも使用されない。セキュリティレベル設定クリップのセキュリティレベルが当該文書のセキュリティとなる。
【００６３】
４１０は「廃棄用クリップ」の記録例を示したものである。上述のセキュリティクリップ４０８と同様に、やはり機能的な使用がなされる。
【００６４】
この廃棄用クリップ４１０が文書に挟まれると、当該文書は廃棄されたものとされる。ただし、廃棄されても機密が解除されるわけでなく、機密文書保管庫に保管されている限り、セキュリティは守られる。文書管理データベースには廃棄の記録がされるので、システム管理者が抹消することにより、セキュリティ管理から除外される。なお、廃棄日時４０７は、オーナクリップ４０８に記録され、記録が廃棄の識別となる。
【００６５】
以下、図６〜図９を参照して、本発明の印刷管理システムにおける文書管理方法について説明する。
【００６６】
図６は、本発明の文書管理システムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、機密文書保管室１３０に機密文書を持った入室者が入った際の処理に対応する。なお、図中、Ｓ５０１〜Ｓ５０３は入室者による操作手順に対応するステップである。また、Ｓ５１０〜Ｓ５１５は文書照合装置類の処理に対応するステップである。さらに、Ｓ５２０〜Ｓ５２８はサーバ１０１の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２１０１がＲＯＭ２１０３又は外部メモリ２１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２１０２にロードして実行することにより実現される。
【００６７】
なお、入室者が、機密文書保管室１３０に入室する時には、自己のＩＣカードにより、権限が認められていることを前提にする。退室する時も同様である。なお、本実施形態では、退室する時に、持ち出し文書のチェックは行わない。既に機密文書保管庫において、セキュリティが守られているからである。
【００６８】
また、機密文書保管室１３０の入室者は次の目的（１）〜（６）を持って入室するものとする。
【００６９】
（１）新規に文書を機密保管する為
（２）文書の返却
（３）文書の取り出し
（４）文書の廃棄処理
（５）文書のセキュリティ変更登録（セキュリティ設定クリップを替えれば既に変更）
（６）文書の参照
図６のフローチャートは以上（１）〜（６）の目的を全て網羅している。
【００７０】
まず、入室者は、ステップＳ５０１において、紙文書をＯＣＲ装置１１５に載置し、文書表紙の文書名を読ませる。
【００７１】
また、ＯＣＲ装置１１５と共にＲＦＩＤリーダ１１６は、ステップＳ５１０において、当該文書のクリップのＲＦＩＤも読み、ＲＦＩＤから読み出した文書名及びＲＦＩＤ情報をサーバ１０１に送信する。
【００７２】
そして、これらの文書名及びＲＦＩＤ情報を受け取ったサーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ５２０において、クリップ状態が正常であるかチェックし、オーナクリップが複数であったり、クリップが無かった場合には、クリップ状態が正常でないと判断し、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９にエラー情報を送信してエラー状態を表示させる（Ｓ５１１）。
【００７３】
一方、ステップＳ５２０で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、クリップ状態が正常であると判定した場合には、ステップＳ５２１において、文書名が正常であるかチェックし、文書名が無い場合や正しく認識できない場合には、文書名が正常でないと判断し、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９にエラー情報を送信してエラー状態を表示させる（Ｓ５１１）。
【００７４】
一方、ステップＳ５２１で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、文書名が正常であると判定した場合には、ステップＳ５２２において、新規文書（ＲＦＩＤの文書名格納エリアが空状態）であるかチェックし、新規文書と判定した場合には、ステップＳ５２６に処理を移行させる。
【００７５】
一方、ステップＳ５２２で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、新規文書でないと判定した場合には、ステップＳ５２３において、ＲＦＩＤと紙文書の文書名が一致するかチェックし、ＲＦＩＤと紙文書の文書名が一致しないと判定した場合（原因として、オーナクリップを外し、他の文書に挟み間違えたケース等が考えられる）には、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９にエラー情報を送信してエラー状態を表示させる（Ｓ５１１）。
【００７６】
ステップＳ５１１でＰＣ１１９にエラー状態が表示されるたことを、入室者が確認すると、ステップＳ５０２において、入室者は、文書とクリップをチェックして修正し、再度、ステップＳ５０１で、紙文書をＯＣＲ装置１１５に載置し、文書表紙の文書名を読ませる。
【００７７】
また、ステップＳ５２３で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、ＲＦＩＤと紙文書の文書名が一致すると判定した場合には、ステップＳ５２４において、廃棄文書か（廃棄クリップがあるか）チェックし、廃棄文書でない（即ち、返却文書）と判定した場合には、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９に正常状態を示す情報を送信して正常状態を表示させる（Ｓ５１２）。
【００７８】
一方、ステップＳ５２４で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、廃棄文書であると判定した場合には、文書管理ＤＢ０５１２内の当該文書のレコードの「文書廃棄日付」項目に現在日時を記録し、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９に正常状態を示す情報を送信して正常状態を表示させる（Ｓ５１２）。
【００７９】
ステップＳ５１２でＰＣ１１９に正常状態が表示されたことを、入室者が確認すると、ステップＳ５０３において、入室者は、次の文書へ処理を移す。
【００８０】
また、ステップＳ５２２で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、新規文書（ＲＦＩＤの文書名格納エリアが空状態）であると判定した場合には、ステップＳ５２６において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、文書名が文書管理ＤＢ２１０５−２に登録済みの文書名と同じ（文書名がダブル）であるかチェックし、同じであると判定した場合には、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９にエラー情報を送信してエラー状態を表示させる（Ｓ５１３）。
【００８１】
ステップＳ５１３でＰＣ１１９にエラー状態が表示されたことを、入室者が確認すると、ステップＳ５０２において、入室者は、文書とクリップをチェックして修正し、再度、ステップＳ５０１で、紙文書をＯＣＲ装置１１５に載置し、文書表紙の文書名を読ませる。
【００８２】
また、ステップＳ５２６において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、文書名が文書管理ＤＢ２１０５−２に登録済みの文書名と同じ（文書名がダブル）でないと判定した場合には、ステップＳ５２７において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、当該文書のクリップのＲＦＩＤへの文書名登録等をＲＦＩＤライタ１１７に指示する。
【００８３】
この指示を受けたＲＦＩＤライタ１１７は、ステップＳ５１４において、当該文書のクリップのＲＦＩＤへの文書名等を記録する。
【００８４】
次に、ステップＳ５２８において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、文書管理ＤＢ２１０５−２に当該文書の口座を設定し、ＲＦＩＤ識別番号、文書名、文書管理部署（オーナ）情報、及びセキュリティ等を書き込み、新規文書を登録し、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９に正常状態を示す情報を送信して正常状態を表示させる（Ｓ５１５）。
【００８５】
ステップＳ５１５でＰＣ１１９に正常状態が表示されるたことを、入室者が確認すると、ステップＳ５０３において、入室者は、次の文書へ処理を移す。
【００８６】
なお、入出者は、全ての文書に対して、ステップＳ５０１の処理を繰り返す。
【００８７】
以下、図７を参照して、機密文書保管庫１３０に入室者が来て、文書の返却、文書のセキュリティレベル変更、文書の廃棄、文書の返却、単なる文書の参照、そして文書の取り出しを行うときの、保管棚１０５の動作及びサーバ１０１の動作について説明する。
【００８８】
図７は、本発明の文書管理システムにおける第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、機密文書保管庫１３０に入室者が来て、文書の返却、文書のセキュリティレベル変更、文書の廃棄、文書の返却、単なる文書の参照、そして文書の取り出しを行うときの、保管棚１０５の動作及びサーバ１０１の動作に対応する。なお、図中、Ｓ６０１〜Ｓ６０３は入室者による操作手順に対応するステップである。また、Ｓ６１０〜Ｓ６１６は保管棚１０５の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２２０４がＲＯＭ２２０６又は外部メモリ２２０７に格納されるプログラムをＲＡＭ２２０５にロードして実行することにより実現される。さらに、Ｓ６２０〜Ｓ６３１はサーバ１０１の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２１０１がＲＯＭ２１０３又は外部メモリ２１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２１０２にロードして実行することにより実現される。
【００８９】
まず、ステップＳ６０１において、入室者は文書を取り出す場合は、スロット１１１の画面１０６を見て文書を探す。また、文書を返しに来た場合は、空きスロットを探す。そして、目当てのスロットを見つけるとＩＣカード１１３をＩＣカードリーダ１０４にかざし、スロット扉の開錠を要求する。
【００９０】
すると、スロット１１１のＩＣカードリーダ１０４は、ステップＳ６１０において、ＩＣカード１１３を読み、また、ＲＦＩＤリーダ１０７は、セキュリティクリップのＲＦＩＤ情報を読み、この２つの情報（ＩＣカード情報，ＲＦＩＤ情報）をサーバ１０１に送信する。
【００９１】
そして、これらのＩＣカード情報及びＲＦＩＤ情報を受け取ったサーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、これらの情報を解析し、ステップＳ６２０において、オーナＤＢ２１０５−１を照合してＩＣカード権限が正常であるかチェックする。ＩＣカード情報内のＩＣカード識別情報が当該文書のオーナである部署に該当しない等の文書参照に権限のない者の場合は、ＩＣカード権限が異常であると判断して、図示しないステップにおいて、該当するスロットの表示装置１０６にエラー情報を送信してエラー表示させる（Ｓ６１１）。
【００９２】
一方、ステップＳ６２０で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、ＩＣカード情報内のＩＣカード識別情報が当該文書のオーナである部署に該当する場合は、ＩＣカード権限が正常であると判断し、ステップＳ６２１において、対応するスロットが空きかどうか判断し、空きでない（即ち、文書取出）と判断した場合には、ステップＳ６２２に処理を進める。
【００９３】
ステップＳ６２２において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、セキュリティ照合を判断し、ＩＣカード情報に対応するセキュリティ権限が文書のセキュリティレベルより低い場合は、セキュリティ照合異常と判断して、図示しないステップにおいて、該当するスロットの表示装置１０６にエラー情報を送信してエラー表示させる（Ｓ６１１）。
【００９４】
一方、ステップＳ６２２で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、セキュリティ照合が正常であると判断した場合には、ステップＳ６２３において、対応するスロットのロックを外す指令を保管棚１０５に送信し、ステップＳ６２４に処理を進める。
【００９５】
また、ステップＳ６２１で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、対応するスロットが空きであると判断した場合には、ステップＳ６２３において、対応するスロットのロックを外す指令を保管棚１０５に送信し、ステップＳ６２４に処理を進める。
【００９６】
スロットのロックを外す指令を受け取った保管棚１０５のＣＰＵ２２０４は、ステップＳ６１２において、対応するスロット扉ロック機構１１２を解除してスロットのロックを外す。
【００９７】
これにより入室者は、ステップＳ６０２において、文書の取り出しや返却を行い、ステップＳ６０３において、スロットの扉を閉める。これにより、保管棚１０５のＣＰＵ２２０４は、図示しないステップにより、スロットの扉を閉まったことをサーバ１０１に通知する。
【００９８】
なお、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、スロットが開けられた状態で放置されることを防止するため、ステップＳ６２４において、一定時間、スロットが閉まるのを待機し、一定時間を経過してもスロットが閉められた通知がない場合には、図示しないステップにおいて、該当するスロットの表示装置１０６にエラー情報を送信してエラー表示させる（Ｓ６１３）。
【００９９】
一方、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、一定時間経過前に、スロットが閉められた通知があったと判断した場合には、ステップＳ６２５に処理を進める。
【０１００】
入室者によりスロットの扉が閉められると、ステップＳ６１４において、該スロットのＲＦＩＤリーダ１１６は、スロット内の文書のセキュリティクリップからＲＦＩＤ情報を読み、その情報をサーバ１０１に送信する。
【０１０１】
すると、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ６２５において、受け取ったＲＦＩＤ情報を解析し、ステップＳ６２６でスロットが空であるか否かを判定し、空きでないと判断した場合には、文書がスロットに入れられた状態と判断して、ステップＳ６３０に処理を進める。
【０１０２】
ステップＳ６３０において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、文書管理ＤＢ２１０５−２に対して、文書オーナクリップの文書名、登録日付、保管庫の棚番号やスロット番号他の一切の情報を更新する（なお、廃棄クリップが付いている場合には廃棄日付を更新する）。
【０１０３】
次に、ステップＳ６３１において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ６３０の処理結果から文書名、廃棄の文書情報を機密文書保管庫の情報を当該スロットの表示装置１０６へ送信し、スロット画面に送信情報を表示させる（Ｓ６１６）。
【０１０４】
また、ステップＳ６２６において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、スロットが空であると判断した場合には、ステップＳ６２７において、前の状態も空であったか否かを判断し、前の状態も空であったと判断した場合には、文書なしと判断し、そのままステップＳ６２９に処理を進める。
【０１０５】
一方、ステップＳ６２７で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、前の状態は空ではなかったと判断した場合には、文書の取り出しが行われスロットが開き状態となったものと判断し、ステップＳ６２８において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、文書取り出しの情報、取り出した者（ステップＳ６１０で保管棚１０５から送信されたＩＣカード情報内）、その日付等を文書管理ＤＢ２１０５−２に対して更新し、ステップＳ６２９に処理を進める。
【０１０６】
ステップＳ６２９において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、スロット空の表示に対応するデータを、保管棚１０５の対応するスロットの表示装置１０６に送信し、スロット画面に送信情報を表示させる（Ｓ６１５）。
【０１０７】
以下、図８，図９を参照して、文書検索の処理について説明する。
【０１０８】
図８は、本発明の文書管理システムにおける第３の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、文書検索の処理に対応する。なお、図中、Ｓ８０１〜Ｓ８０５はＰＣ検索者による操作手順に対応するステップである。また、Ｓ８１０，Ｓ８１１は保管棚１０５の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２２０４がＲＯＭ２２０６又は外部メモリ２２０７に格納されるプログラムをＲＡＭ２２０５にロードして実行することにより実現される。さらに、Ｓ８２０〜Ｓ８２５はサーバ１０１の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２１０１がＲＯＭ２１０３又は外部メモリ２１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２１０２にロードして実行することにより実現される。
【０１０９】
図９は、本発明の文書管理システムにおけるＰＣの検索画面と対応したスロット画面の一例を示す模式図である。
【０１１０】
まず、ステップＳ８０１において、検索者はＰＣ１１９を操作して、ＰＣの検索画面９０１を開き、ステップＳ８０２において、自己の部署名等を入力し、保管庫格納文書一覧の表示要求を行う。これにより、ＰＣ１１９はこの表示要求をサーバ１０１に送信する。
【０１１１】
サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ＰＣ１１９からの保管庫格納文書一覧の表示要求を受信すると、ステップＳ８２０において、文書管理ＤＢ２１０５−２から、ＰＣ１１９から受信した部署名等に該当する文書情報を抽出し、ステップＳ８２１において、抽出した文書情報一覧を形成し、ＰＣ９１１に送信する。これにより、ＰＣ１１９の画面には、図９に示すような検索した文書一覧が表示される。
【０１１２】
検索者は、画面を見れば、自分が探している文書はわかるが、保管庫の棚のどのスロットに保管されているかを明確にしたいと思う。そこで、検索者は、ステップＳ８０４において、ＰＣ１１９の検索画面に表示された文書一覧９０１から、欲しい文書をポイントする（図９の９０２）。これにより、ＰＣ１１９はこのポイントした文書を特定する情報をサーバ１０１に送信する。
【０１１３】
サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ＰＣ１１９からの文書を特定する情報を受信すると、ステップＳ８２２において、文書管理ＤＢ２１０５−２を参照して、当該文書の所在（保管庫／棚番号／スロット番号）を取得する。
【０１１４】
そして、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ８２３において、該当するスロットに表示された当該文書名を太くしたり、目立つ色彩に表示色を変更したりして、点滅したりして視覚的に強調させる強調表示データを生成し、該当するスロットの表示装置１０６に送信する（Ｓ８２４）。
【０１１５】
この強調表示データを受けた保管棚１０５の該当するスロットの表示装置１０６は、ステップＳ８１０において、この強調表示データを表示して、該当するスロットに表示された当該文書名を太くしたり、目立つ色彩に表示職を変更したりして、点滅したりして視覚的に強調させる（図９の９０３）。
【０１１６】
この結果、検索者は、所望の文書の保管場所を即座に把握し、所望の文書を迅速に取り出すことが可能になる。
【０１１７】
文書を取り出した後、ＰＣ検索者は、ステップＳ８０５において、検索画面９０１を閉じる。これにより、ＰＣ１１９は検索画面が閉じられたことを示す通知をサーバ１０１に送信する。
【０１１８】
この通知を受けたサーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ８２５において、強調表示データを通常表示データに変更して該当するスロットの表示装置１０６に送信する。
【０１１９】
この通常表示データを受けた保管棚１０５の該当するスロットの表示装置１０６は、ステップＳ８１１において、この通常表示データを表示して、該当するスロットの表示を通常に戻し、処理を終了する。
【０１２０】
以上示したように、本実発明の文書管理システムでは、機密文書が作成された時、あるいは外部から持ち込まれた時、セキュリティ情報を記録したＲＦＩＤがクリップに付着したものを紙文書に挟み、文書とセキュリティを一体化しているので、即座に機密文書であることが誰にも識別できる上、コンピュータシステムに登録する前であっても、セキュリティ管理が既に実施される効果を奏する。
【０１２１】
また、文書管理システムと連動した光学的な読み取り装置による自動化された文書名の登録や照合を実施するので、人間の判断や手間を省くことにより、紙文書という物理的な物ではあっても、間違いを回避できる効果を奏する。
【０１２２】
部署毎に機密性の相違がある場合や、機密度が異なる場合や、機密の程度が変更される場合にも、即座に対応できる効果を奏する。
【０１２３】
〔第２実施形態〕
上記第１実施形態では、保管棚１０５のスロット１１１毎に表示装置１０６を設けて文書が保管されているスロットを通知する構成について説明したが、ＰＣ１１９の表示装置に、どの保管棚のどのスロットにあるかを表示するように構成してもよい。これにより、保管棚１０５のスロット１１１毎に表示装置を備える必要がなくなり、コストダウンをはかることができる。
【０１２４】
また、保管棚１０５のスロット１１１毎に表示装置をＬＥＤやランプ等に変更し、文書の保管場所の提示をランプの発光や点滅により行うように構成してもよい。
【０１２５】
また、保管棚１０５のスロット１１１毎に表示装置を、保管棚１０５に１つの表示装置とし、該１つの表示装置に検索した書類の棚の位置をテキスト表示又は保管棚の位置を示す図式化して表示するように構成してもよい。
【０１２６】
なお、このような利用形態は、書店、図書館、または、分散して資料が保管されている場合等に応用できる。
【０１２７】
また、上記各実施形態で説明した文書を他の物品、ＲＦＩＤクリップを前記物品に付着可能な他の付着手段（例えば、シール，面ファスナー等）に置きかえることにより、あらゆる物品の保管を高セキュリティに管理することができる。
【０１２８】
以上示したように、本発明の文書管理システムは、クリップにＲＦＩＤを付着させ、紙文書を当該ＲＦＩＤクリップで挟み、紙文書をＲＦＩＤのユニークな識別番号と一致させて、紙文書ではあっても、極力、人手を介さず、セキュリティ管理の為の手間を少なくし、人手ミスを排除する機能をコンピュータシステムと連携して実現する。
【０１２９】
また、ＲＦＩＤ付きクリップ（以下、セキュリティクリップという）は、セキュリティレベル、組織、廃棄等の運用種別毎に、色、形状、識別名又は印により、人目で即座に判別がつくようにして、機密文書が作成された時、あるいは外部から持ち込まれた時、即座に機密文書であることが誰にもわかる識別方法をセキュリティが記録されたＲＦＩＤ付きクリップで解決する（本発明の特徴を示す機能型ＲＦＩＤクリップ）。即ち、セキュリティ管理は、コンピュータシステムの処理を待たずに紙文書を当該クリップで挟むことにより既に開始されている（後に、コンピュータシステムにＲＦＩＤ記録のセキュリティ情報や文書名等が自動登録される）。
【０１３０】
さらに、セキュリティクリップは複数個、単一紙文書に挟むことができ、当該部署のセキュリティレベルのみ記録されたセキュリティ設定クリップを挟むだけで、機密文書管理システムが機密文書保管庫に出入りする文書をセキュリティクリップの情報に基づき、セキュリティレベルや運用種別を自動的に変更管理して、部署毎に機密性の相違があることを認め、しかも、機密性が変更になった時に即座に対応できる。
【０１３１】
また、文書名は、ＯＣＲ装置が読み、文書とセキュリティクリップに記録された情報を機密文書管理システムが照合し、一致性を管理する。登録時にもＯＣＲが読む文書名が、セキュリティクリップに記録され、かつ機密文書管理システムにも自動的に登録され、人の手間を省くことができる。
【０１３２】
さらに、本発明の文書管理システムは、管理する機密文書保管庫に所在する文書又は貸し出し中の文書の所在を管理し、その在処を検索者に簡単にわからせる表示を保管棚及びＰＣに表示するので、機密性の高い紙文書は、保管室で管理し、その入出管理、持ち出し／返却管理を機密文書管理システムで制御する。
【０１３３】
また、保管室から所望の文書を探すための利便性の高い検索を行うことができる。
【０１３４】
さらに、機密文書の登録、セキュリティレベル変更、廃棄等の運用に対して、安全性と操作性を高めることができる。
【０１３５】
以上示したように、本発明は、人手を介して扱われるためにセキュリティの確保が困難な、紙文書の性質を認めて、人手を介する部分を極力省くことを主眼として、文書識別にＲＦＩＤクリップの識別情報を適用し、当該クリップにセキュリティレベルを共存させ、機密文書管理システムにより、素早い対応がとれるセキュリティ管理を実現させた。
【０１３６】
なお、上記各実施形態及びその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【０１３７】
また、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【０１３８】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１３９】
以下、図１０に示すメモリマップを参照して本発明に係る文書管理システムを構成する各装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。
【０１４０】
図１０は、本発明に係る文書管理システムを構成する各装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。
【０１４１】
なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。
【０１４２】
さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インストールするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。
【０１４３】
本実施形態における図６，図７，図８に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【０１４４】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１４５】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１４６】
プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０１４７】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４８】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４９】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１５０】
さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【産業上の利用可能性】
【０１５１】
本発明の文書を他の物品、ＲＦＩＤクリップを前記物品に付着可能な他の付着手段（例えば、シール，面ファスナ等）に置きかえることにより、あらゆる物品の保管場所を管理する用途にも適用できる。
【図面の簡単な説明】
【０１５２】
【図１】本発明の第１実施形態を示す文書管理システムの一例を示すシステム構成図である。
【図２】図１に示したサーバ，保管棚のハードウエア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本実施例のシステムにおいて用いられるオーナＤＢ，文書管理ＤＢを説明するデータ構成図である。
【図４】本発明の文書管理システムにおいて、新規の文書が発生した場合に当該文書に対してセキュリティ設定を行う形態を示す図である。
【図５】セキュリティクリップに付着させたＲＦＩＤに記録された情報のデータ構成を説明するための図である。
【図６】本発明の文書管理システムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図７】本発明の文書管理システムにおける第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】本発明の文書管理システムにおける第３の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図９】本発明の文書管理システムにおけるＰＣの検索画面と対応したスロット画面の一例を示す模式図である。
【図１０】本発明に係る文書管理システムを構成する各装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。
【符号の説明】
【０１５３】
１０１ サーバ
１０４ 保管棚ＩＣカードリーダ
１０５ 保管棚（収容棚）
１０６ 表示装置
１０７ ＲＦＩＤリーダ
１０９ 文書
１１０ ＲＦＩＤクリップ
１１２ スロット扉ロック機構
１１５ ＯＣＲ装置
１１６ ＲＦＩＤリーダ
１１７ ＲＦＩＤライタ
１２１ 出口ＩＣカードリーダ
１２２ 入口ＩＣカードリーダ
１１９ ＰＣ
【技術分野】
【０００１】
本発明は、セキュリティ情報を記録したＲＦＩＤ付きセキュリティクリップで紙文書を挟み、ＲＦＩＤ情報に基づいて、紙文書の機密を保護管理する文書管理システムおよび文書管理方法およびプログラムおよび記録媒体に関する。
【背景技術】
【０００２】
従来、オフィス等での文書はＰＣに搭載されたワードプロセッサを使用して作成する。電子文書であるならば、検索、消去、再利用等が容易である上、廃棄物管理も不要である。電子文書は、コピーが簡単にできる危険をカバーするためのパスワード、コピーガード、暗号化等のセキュリティ管理技術により、高い安全性を保持できるようになった。
【０００３】
一方、紙文書は、電子文書と異なり、紙という「物」である点、あるいは、人手を経る点から、セキュリティ設定措置が遅れる場合が多く、セキュリティの確保が非常に困難なものとされている。
【０００４】
物である限り、机上に置かれた文書は、人の目に触れやすく、持ち出される危険もある。持ち出しや複写等に対しても、リスクを回避する手段としては、ルール化や、人間のモラリティに頼る以外はなかった。
【０００５】
このようにセキュリティ管理が困難な紙文書を管理する方法として、ＲＦＩＤを紙文書にシール付けし、ＲＦＩＤに記録した識別番号を文書管理用データベースと照合し、文書確認や機密性確認をしたり、機密性の高い文書の場合には、機密文書保管機関を設置し、紙１枚毎にＲＦＩＤをすきこみ、紛失や持ち出し、複写（ＲＦＩＤ管理機能付き）等を防ぐものとして特許文献１が提案されている。
【特許文献１】特開２００４―６６５７２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、特許文献１に記載のシステムでは、ＲＦＩＤは紙文書やそのページを識別する手段に利用しているに過ぎない。識別した後は、電子ファイルと同様に、文書登録やセキュリティ設定を人手で行う必要があり、文書登録に時間を費やしていた。即ち、機密文書の扱いとなってから、セキュリティレベルを設定するまでに時間差があり、安全な管理とは言えない。
【０００７】
また、文書は部門別に管理されることが多いが、上記特許文献１では、部門毎に異なるレベルのセキュリティを付加することはできなかった。
【０００８】
また、時間の経過と共にセキュリティレベルも変化するものであるが、上記特許文献１では、セキュリティレベルを変更する際には、上述した文書登録の修正を手作業で行う必要があり、非常に煩雑であった。
【０００９】
また、同一文書であっても部署毎にセキュリティレベルが異なるようにしたい等の利用者からの要求もある。
【００１０】
機密文書は、組織として共通のルールに基づき、セキュリティ管理を行わなければならない。セキュリティレベルや保管方法をルール化し、使用中も権限のない者に漏洩されないための注意や、持ち出し制限や返却管理が必要になる。
【００１１】
このように、紙という特性を踏まえて、しかも利便性と安全性を兼ね備えた管理方法でなければ、紙文書のセキュリティ管理は困難である等の問題点があった。
【００１２】
本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、文書に付着させたＲＦＩＤが有するユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録し、文書から文字認識により文書名を読み取られる文書名と前記文書に付着させたＲＦＩＤから読み取られる識別番号と前記登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させた第１のＲＦＩＤとの一致性を照合し、一致しない場合は警告し、また、前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管し、入力される利用者情報と前記保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき開錠することにより、機密文書が作成された時、あるいは外部から持ち込まれた時、セキュリティ情報を記録したＲＦＩＤがクリップに付着したものを紙文書に挟み、文書とセキュリティを一体化して即座に機密文書として扱うことができ、文書という物理的な物ではあっても、取り違い等の間違いを回避することができる、さらに、利用者によって機密性の相違がある場合や、機密の程度が変更される場合にも、柔軟に対応可能な文書管理システムおよび文書管理方法およびプログラムおよび記録媒体を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
本発明は、文書を管理する文書管理システムにおいて、文書に付着させたＲＦＩＤが有するユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録する登録手段と、文書から文字認識により文書名を読み取る文書名読み取り手段と、前記文書に付着させたＲＦＩＤから識別番号を読み取る第１のＲＦＩＤ読み取り手段と、前記文書名読み取り手段により読み取られる文書名と前記第１のＲＦＩＤ読み取り手段により読み取られる識別番号と前記登録手段の登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させた第１のＲＦＩＤとの一致性を照合する照合手段と、前記照合手段により前記文書と該文書に付着させたＲＦＩＤとが一致しないと判定された場合、警告を行う警告手段と、前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管する保管手段と、前記保管手段に保管された文書に付着させた前記ＲＦＩＤから識別番号を読みとる第２のＲＦＩＤ読み取り手段と、入力される利用者情報と前記保管手段に保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき、前記保管手段の開錠を制御する制御手段とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１４】
本発明によれば、文書に付着させたＲＦＩＤが有するユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録し、文書から文字認識により文書名を読み取られる文書名と前記文書に付着させたＲＦＩＤから読み取られる識別番号と前記登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させた第１のＲＦＩＤとの一致性を照合し、一致しない場合は警告し、また、前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管し、入力される利用者情報と前記保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき開錠するので、機密文書が作成された時、あるいは外部から持ち込まれた時、セキュリティ情報を記録したＲＦＩＤがクリップに付着したものを紙文書に挟み、文書とセキュリティを一体化して即座に機密文書として扱うことができる。
【００１５】
また、文書という物理的な物ではあっても、取り違い等の間違いを回避することができる。
【００１６】
さらに、利用者によって機密性の相違がある場合や、機密の程度が変更される場合にも、柔軟に対応することができる等の効果を奏する。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１７】
以下、ＲＦＩＤクリップを利用した紙の機密文書管理方法及びシステムの実施形態について説明する。
【００１８】
〔第１実施形態〕
図１は、本発明の第１実施形態を示す文書管理システムの一例を示すシステム構成図である。
【００１９】
図１に示すように紙文書１０９，１２３は、当該文書の文書情報及びセキュリティ情報を記録したＲＦＩＤ付きクリップ（以下、セキュリティクリップという）１１０で挟み、保管棚１０５に配置（収納）される。配置場所は不定である。
【００２０】
ＲＦＩＤの識別番号はユニークであり、当該セキュリティクリップを文書に挟むと、当該文書と合体して文書の認識番号となる。セキュリティクリップに挟まれた文書は、保管棚１０５に配置されると、保管棚のＲＦＩＤリーダ１０７が該ＲＦＩＤから識別番号を読み取り、情報をサーバ１０１に通信網３００を介して通信する。この通信は無線通信であっても有線通信であってもよい。また、この通信は、保管庫が遠隔地にあった場合は高帯域通信網等を利用するが、構内の場合はＬＡＮで接続される。
【００２１】
文書名は、文書が保管されている該当の棚の上部にある各スロット１１１毎の表示装置１０６に表示される。また、スロット１１１は、ＩＣカードリーダ１０４とロック機構の扉（スロット扉ロック機構）１１２を備え、ＩＣカード１１３の情報がサーバ１０１に送信され、サーバ１０１が当該セキュリティ権限とスロット１１１内の文書セキュリティを照合して、権限を満たすときは開錠を指令する。
【００２２】
また、保管棚のスロットには１通の文書しか入れることができないが、空いているスロットはどのスロットを使用してもよい。
【００２３】
サーバ１０１は、構内ＬＡＮ３００で結ばれ、当該ＬＡＮには、ＰＣ１１９、ＯＣＲ装置１１５、ＲＦＩＤリーダ１１６、ＲＦＩＤライタ１１７、機密文書保管室１３０の壁１１８を挟んで、内外に設置されたＩＣカードリーダ１２１，１２２が接続している。保管室１３０は密閉されており、その出入りは、扉のロック機構１２０の開閉により制御されている。ＩＣカードのセキュリティ権限を照合し、正当なセキュリティ権限者のみが出入り可能である。
【００２４】
保管室１３０に入った文書は、ＲＦＩＤリーダ１１６によりセキュリティクリップの情報が読み込まれ、そのユニークな識別番号をキーに、サーバが文書管理ＤＢ２１０５−２（図３）の文書データと照合する。またＯＣＲ装置１１５により読まれた文書名と照合する。両者が一致すると正当な機密文書となる。また、新規文書の場合は、文書名が当該セキュリティクリップのＲＦＩＤの所定記憶区画にＲＦＩＤライタ１１７により書き込まれる。
【００２５】
パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１１９には、ＯＣＲ，ＲＦＩＤリーダ等の照合状況が表示され、誤りがあった場合には、チェックする情報を与える。また、文書検索にも使用される。サーバの表示装置１０２は、通常、機密文書管理システムの運用に使用される。
【００２６】
図２は、図１に示したサーバ１０１，保管棚１０５のハードウエア構成の一例を示すブロック図であり、図１と同一のものには同一の符号を付してある。
【００２７】
図２に示すように、サーバ１０１はＬＡＮ通信網３００（又は高帯域通信網３０１）を介して保管棚１０５と通信可能に接続されている。
【００２８】
サーバ１０１において、２１０１はＣＰＵで、ＲＯＭ２１０３又は外部メモリ（例えば、ハードディスク，フレキシブルディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等どのような記憶装置であってもよい）２１０４に格納されたプログラムをＲＡＭ２１０２上にロードして実行することにより、サーバ全体を制御する。ＲＡＭ２１０２は、ＣＰＵ２１０１の作業領域として使用される。
【００２９】
２１０９は通信インタフェースで、通信網３００（無線であっても有線であってもよい）への接続を可能とする。２１０６は入力装置で、キーボードやマウス等のポインティングデバイス等に相当する。１０２は表示装置で、ＣＲＴ，ＬＣＤ等で構成される。
【００３０】
また、外部メモリ２１０４には、後述するオーナＤＢ２１０５−１，文書管理ＤＢ２１０５−２から構成されるＤＢ２１０５が構築されている。
【００３１】
次に、保管棚１０５において、２２０４はＣＰＵで、ＲＯＭ２２０６又は外部メモリ（例えば、ハードディスク，フレキシブルディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等どのような記憶装置であってもよい）２２０７に格納されたプログラムをＲＡＭ２２０５上にロードして実行することにより、保管棚１０５全体を制御する。ＲＡＭ２２０５は、ＣＰＵ２２０４の作業領域として使用される。
【００３２】
２２０３は通信インタフェースで、無線ネットワーク３００（有線のネットワークであってもよい）への接続を可能とする。
【００３３】
また、図１にも示したように、保管棚１０５には、スロット毎に設けたＲＦＩＤリーダ１０７群、スロット扉ロック機構１１２群、表示装置１０６群、及びＩＣカードリーダ群１０４が設けられている。
【００３４】
また、図１に示した保管室１３０には、ＯＣＲ装置１１５、ＲＦＩＤリーダ１１６及びＲＦＩＤライタ１１７のグループ、ＰＣ１１９、保管室扉ロック機構１２０、入口ＩＣカードリーダ１２２及び出口ＩＣカードリーダ１２１のグループがＬＡＮ通信網３００経由でサーバ１０１と通信可能に接続されている。
【００３５】
以下、図３を参照して、オーナＤＢ２１０５−１，文書管理ＤＢ２１０５−２について説明する。
【００３６】
図３は、本実施例のシステムにおいて用いられるオーナＤＢ２１０５−１，文書管理ＤＢ２１０５−２を説明するデータ構成図である。
【００３７】
オーナＤＢ２１０５は、文書のオーナである部署と社員に関する情報を格納する。このオーナＤＢ２１０５は、「ＩＣカード識別番号」，「部署コード」，「部署名」，「セキュリティ権限」，「名前」，「その他」等の各項目から構成されており、これら各項目に対応する情報が予め管理者等により登録されている。
【００３８】
文書管理ＤＢ２１０５−２は、本実施形態の文書管理システムが管理する文書の管理情報を格納したものであり、セキュリティクリップの情報と対応付けがされている。
【００３９】
この文書管理ＤＢ２１０５−２は、「ＲＦＩＤ識別番号」，「部署コード」，「部署名」，「セキュリティレベル」，「文書名」，「所在コード」，「保管庫識別番号」，「棚識別番号」，「スロット識別番号」，「貸出者識別番号」，「貸出者名」，「貸出日付」，「返却日付」，「文書登録日付」，「文書廃棄日付」，「その他」等の各項目から構成されており、これら各項目に対応する情報が文書登録時にサーバ１０１により登録される。
【００４０】
以下、図４，図５を参照して、文書を新たにＲＦＩＤクリップで挟み、保管棚１０５のスロットに入れた場合の新規登録方法について説明する。
【００４１】
図４は、本発明の文書管理システムにおいて、新規の文書が発生した場合に当該文書に対して本発明の意図するセキュリティ設定を行う形態を説明するための図である。
【００４２】
本発明では、人間が通常行う自然の型を重視してセキュリティ設定している。具体的に説明すると、紙文書の表紙には通常、標題が記載されている。しかし、例えば、重要文書の代表である契約書では、標題だけで誰との契約であるかが中身を見ないと判明しないことがある。そこで、本実施形態では、文書名に次の（１）〜（５）に示すような規則を設けた。
【００４３】
（１）機密扱いの文書は担当部署がオーナとなり管理する。
【００４４】
（２）同一文書が他部署にも存在する場合は、それぞれ別途の管理を行う。
【００４５】
（３）同一部署内において、個々の文書を人間が識別できるように、文書名をユニークに設定し、同一標題である場合には、日付、連番その他により識別可能なように付け替える。
【００４６】
（４）付け替えは、定形のラベル３０２にユニークな文書名を印字する。ラベルはすぐ剥がせるように脱着可能な糊が裏面に予め塗られている。
【００４７】
（５）この定形ラベルは、文書が保管される時にＯＣＲ装置１１５で読み取られ文書登録がなされる。
【００４８】
以下、図を参照しながら説明する。
【００４９】
図４の例では、「委託業務契約書 世界工業株式会社 ２００４年１０月１日」が文書名である。次に、この文書に担当部署のセキュリティクリップ３０３で挟むことにより、当該文書が担当部署の管理下に置かれたことになる。
【００５０】
セキュリティクリップにはＲＦＩＤ３０４が付着しており、当該部署がオーナであること、及びセキュリティレベル等が記録されている。即ち、文書にクリップを付着させた３０５の状態で、当該文書に対して、当該セキュリティクリップに対応する担当部署がオーナであり、当該セキュリティクリップに対応するセキュリティが設定されたことの識別となる。なお、クリップは部署毎に、形状や色を変えると更に識別し易くなる。
【００５１】
なお、文書は、使用されるうちに、セキュリティレベルが変更されるかもしれない。セキュリティレベルを変更する場合、文書管理システムへの変更処理だけでなく、人間にもすぐわかる識別が必要である。
【００５２】
本実施形態では、セキュリティレベルの変更に使用するクリップ３０７（以下、セキュリティレベル設定クリップと言う）を、３０６に示すように、当該文書に挟むだけで、ユーザは視覚的に、一方、文書管理システムは、クリップ３０７のＲＦＩＤに記録された情報により、セキュリティレベルが変更された旨の識別が可能になる。また、セキュリティレベルの変更に使用するクリップは、そのレベルに応じてその形状や色を変えることにより、ユーザによる視覚的なセキュリティレベルの認識をより容易にすることができる。
【００５３】
なお、文書に最初に使用されるクリップ（図４では３０３）は、オーナである部署を識別するためのものなので「オーナクリップ」と呼ぶ。
【００５４】
以下、図５を参照して、セキュリティクリップに付着させたＲＦＩＤに記録される情報について説明する。
【００５５】
図５は、セキュリティクリップに付着させたＲＦＩＤに記録された情報のデータ構成を説明するための図である。
【００５６】
図５に示すように、ＲＦＩＤの記録項目は、ヘッダ，識別番号４０１，クリップ種別４０２，セキュリティレベル４０３，オーナＩＤ４０４，文書名４０５，登録日時４０６，廃棄日時４０７，その他等から構成されている。
【００５７】
なお、本実施形態では、４０８，４０９，４１０に示すように、セキュリティクリップを３種設定した。
【００５８】
４０８は「オーナクリップ」の記録例を示したものである。このオーナクリップにより文書の管理部署又は所有者が定められる。
【００５９】
オーナクリップ４０８において、ＲＦＩＤ記録項目であるクリップ種別４０２には、オーナクリップを示すコードが記録されている。オーナＩＤ４０４は、文書を管理する部署名が記録されている。この部署名は文書の所有者を識別し、かつ文書名４０５を他部署から区別する識別ともなる（他部署にも同一の文書及び文書名がある可能性を考慮している）。また、セキュリティレベル４０３は、予め最低に設定されている。なお、文書に対するセキュリティレベルを上げたい場合は、セキュリティ設定クリップ４０９を挟むことにより可能となる。
【００６０】
本実施形態では、セキュリティレベル４０３を次のように設定している。
【００６１】
１：部外秘；機密文書保管庫に収める文書では機密管理レベルが一番低い
２：機密度中；部署の管理職が参照できる
３：機密度高；部署のトップ、事業責任者以上、又は特定部署員
４：機密度最高；役員や特定業務従事者
なお、登録日時４０６は、当該文書が機密文書管理システムに登録された日時であり、当システムが文書管理データベース及びオーナクリップの両方に記録する。
【００６２】
次に、４０９は「セキュリティレベル設定クリップ」の記録例を示したものである。上述したオーナクリップ４０８は、機密文書に必須の固定的クリップであるが、セキュリティレベル設定クリップは、機能的な使用がなされ、「２」以上の機密度を有する文書のみに使用され、セキュリティを指定するものである。従って、使用されない場合もあり、かつ単独でも使用されない。セキュリティレベル設定クリップのセキュリティレベルが当該文書のセキュリティとなる。
【００６３】
４１０は「廃棄用クリップ」の記録例を示したものである。上述のセキュリティクリップ４０８と同様に、やはり機能的な使用がなされる。
【００６４】
この廃棄用クリップ４１０が文書に挟まれると、当該文書は廃棄されたものとされる。ただし、廃棄されても機密が解除されるわけでなく、機密文書保管庫に保管されている限り、セキュリティは守られる。文書管理データベースには廃棄の記録がされるので、システム管理者が抹消することにより、セキュリティ管理から除外される。なお、廃棄日時４０７は、オーナクリップ４０８に記録され、記録が廃棄の識別となる。
【００６５】
以下、図６〜図９を参照して、本発明の印刷管理システムにおける文書管理方法について説明する。
【００６６】
図６は、本発明の文書管理システムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、機密文書保管室１３０に機密文書を持った入室者が入った際の処理に対応する。なお、図中、Ｓ５０１〜Ｓ５０３は入室者による操作手順に対応するステップである。また、Ｓ５１０〜Ｓ５１５は文書照合装置類の処理に対応するステップである。さらに、Ｓ５２０〜Ｓ５２８はサーバ１０１の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２１０１がＲＯＭ２１０３又は外部メモリ２１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２１０２にロードして実行することにより実現される。
【００６７】
なお、入室者が、機密文書保管室１３０に入室する時には、自己のＩＣカードにより、権限が認められていることを前提にする。退室する時も同様である。なお、本実施形態では、退室する時に、持ち出し文書のチェックは行わない。既に機密文書保管庫において、セキュリティが守られているからである。
【００６８】
また、機密文書保管室１３０の入室者は次の目的（１）〜（６）を持って入室するものとする。
【００６９】
（１）新規に文書を機密保管する為
（２）文書の返却
（３）文書の取り出し
（４）文書の廃棄処理
（５）文書のセキュリティ変更登録（セキュリティ設定クリップを替えれば既に変更）
（６）文書の参照
図６のフローチャートは以上（１）〜（６）の目的を全て網羅している。
【００７０】
まず、入室者は、ステップＳ５０１において、紙文書をＯＣＲ装置１１５に載置し、文書表紙の文書名を読ませる。
【００７１】
また、ＯＣＲ装置１１５と共にＲＦＩＤリーダ１１６は、ステップＳ５１０において、当該文書のクリップのＲＦＩＤも読み、ＲＦＩＤから読み出した文書名及びＲＦＩＤ情報をサーバ１０１に送信する。
【００７２】
そして、これらの文書名及びＲＦＩＤ情報を受け取ったサーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ５２０において、クリップ状態が正常であるかチェックし、オーナクリップが複数であったり、クリップが無かった場合には、クリップ状態が正常でないと判断し、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９にエラー情報を送信してエラー状態を表示させる（Ｓ５１１）。
【００７３】
一方、ステップＳ５２０で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、クリップ状態が正常であると判定した場合には、ステップＳ５２１において、文書名が正常であるかチェックし、文書名が無い場合や正しく認識できない場合には、文書名が正常でないと判断し、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９にエラー情報を送信してエラー状態を表示させる（Ｓ５１１）。
【００７４】
一方、ステップＳ５２１で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、文書名が正常であると判定した場合には、ステップＳ５２２において、新規文書（ＲＦＩＤの文書名格納エリアが空状態）であるかチェックし、新規文書と判定した場合には、ステップＳ５２６に処理を移行させる。
【００７５】
一方、ステップＳ５２２で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、新規文書でないと判定した場合には、ステップＳ５２３において、ＲＦＩＤと紙文書の文書名が一致するかチェックし、ＲＦＩＤと紙文書の文書名が一致しないと判定した場合（原因として、オーナクリップを外し、他の文書に挟み間違えたケース等が考えられる）には、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９にエラー情報を送信してエラー状態を表示させる（Ｓ５１１）。
【００７６】
ステップＳ５１１でＰＣ１１９にエラー状態が表示されるたことを、入室者が確認すると、ステップＳ５０２において、入室者は、文書とクリップをチェックして修正し、再度、ステップＳ５０１で、紙文書をＯＣＲ装置１１５に載置し、文書表紙の文書名を読ませる。
【００７７】
また、ステップＳ５２３で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、ＲＦＩＤと紙文書の文書名が一致すると判定した場合には、ステップＳ５２４において、廃棄文書か（廃棄クリップがあるか）チェックし、廃棄文書でない（即ち、返却文書）と判定した場合には、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９に正常状態を示す情報を送信して正常状態を表示させる（Ｓ５１２）。
【００７８】
一方、ステップＳ５２４で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、廃棄文書であると判定した場合には、文書管理ＤＢ０５１２内の当該文書のレコードの「文書廃棄日付」項目に現在日時を記録し、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９に正常状態を示す情報を送信して正常状態を表示させる（Ｓ５１２）。
【００７９】
ステップＳ５１２でＰＣ１１９に正常状態が表示されたことを、入室者が確認すると、ステップＳ５０３において、入室者は、次の文書へ処理を移す。
【００８０】
また、ステップＳ５２２で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、新規文書（ＲＦＩＤの文書名格納エリアが空状態）であると判定した場合には、ステップＳ５２６において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、文書名が文書管理ＤＢ２１０５−２に登録済みの文書名と同じ（文書名がダブル）であるかチェックし、同じであると判定した場合には、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９にエラー情報を送信してエラー状態を表示させる（Ｓ５１３）。
【００８１】
ステップＳ５１３でＰＣ１１９にエラー状態が表示されたことを、入室者が確認すると、ステップＳ５０２において、入室者は、文書とクリップをチェックして修正し、再度、ステップＳ５０１で、紙文書をＯＣＲ装置１１５に載置し、文書表紙の文書名を読ませる。
【００８２】
また、ステップＳ５２６において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、文書名が文書管理ＤＢ２１０５−２に登録済みの文書名と同じ（文書名がダブル）でないと判定した場合には、ステップＳ５２７において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、当該文書のクリップのＲＦＩＤへの文書名登録等をＲＦＩＤライタ１１７に指示する。
【００８３】
この指示を受けたＲＦＩＤライタ１１７は、ステップＳ５１４において、当該文書のクリップのＲＦＩＤへの文書名等を記録する。
【００８４】
次に、ステップＳ５２８において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、文書管理ＤＢ２１０５−２に当該文書の口座を設定し、ＲＦＩＤ識別番号、文書名、文書管理部署（オーナ）情報、及びセキュリティ等を書き込み、新規文書を登録し、図示しないステップにおいて、ＯＣＲ装置１１５の近くのＰＣ１１９に正常状態を示す情報を送信して正常状態を表示させる（Ｓ５１５）。
【００８５】
ステップＳ５１５でＰＣ１１９に正常状態が表示されるたことを、入室者が確認すると、ステップＳ５０３において、入室者は、次の文書へ処理を移す。
【００８６】
なお、入出者は、全ての文書に対して、ステップＳ５０１の処理を繰り返す。
【００８７】
以下、図７を参照して、機密文書保管庫１３０に入室者が来て、文書の返却、文書のセキュリティレベル変更、文書の廃棄、文書の返却、単なる文書の参照、そして文書の取り出しを行うときの、保管棚１０５の動作及びサーバ１０１の動作について説明する。
【００８８】
図７は、本発明の文書管理システムにおける第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、機密文書保管庫１３０に入室者が来て、文書の返却、文書のセキュリティレベル変更、文書の廃棄、文書の返却、単なる文書の参照、そして文書の取り出しを行うときの、保管棚１０５の動作及びサーバ１０１の動作に対応する。なお、図中、Ｓ６０１〜Ｓ６０３は入室者による操作手順に対応するステップである。また、Ｓ６１０〜Ｓ６１６は保管棚１０５の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２２０４がＲＯＭ２２０６又は外部メモリ２２０７に格納されるプログラムをＲＡＭ２２０５にロードして実行することにより実現される。さらに、Ｓ６２０〜Ｓ６３１はサーバ１０１の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２１０１がＲＯＭ２１０３又は外部メモリ２１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２１０２にロードして実行することにより実現される。
【００８９】
まず、ステップＳ６０１において、入室者は文書を取り出す場合は、スロット１１１の画面１０６を見て文書を探す。また、文書を返しに来た場合は、空きスロットを探す。そして、目当てのスロットを見つけるとＩＣカード１１３をＩＣカードリーダ１０４にかざし、スロット扉の開錠を要求する。
【００９０】
すると、スロット１１１のＩＣカードリーダ１０４は、ステップＳ６１０において、ＩＣカード１１３を読み、また、ＲＦＩＤリーダ１０７は、セキュリティクリップのＲＦＩＤ情報を読み、この２つの情報（ＩＣカード情報，ＲＦＩＤ情報）をサーバ１０１に送信する。
【００９１】
そして、これらのＩＣカード情報及びＲＦＩＤ情報を受け取ったサーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、これらの情報を解析し、ステップＳ６２０において、オーナＤＢ２１０５−１を照合してＩＣカード権限が正常であるかチェックする。ＩＣカード情報内のＩＣカード識別情報が当該文書のオーナである部署に該当しない等の文書参照に権限のない者の場合は、ＩＣカード権限が異常であると判断して、図示しないステップにおいて、該当するスロットの表示装置１０６にエラー情報を送信してエラー表示させる（Ｓ６１１）。
【００９２】
一方、ステップＳ６２０で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、ＩＣカード情報内のＩＣカード識別情報が当該文書のオーナである部署に該当する場合は、ＩＣカード権限が正常であると判断し、ステップＳ６２１において、対応するスロットが空きかどうか判断し、空きでない（即ち、文書取出）と判断した場合には、ステップＳ６２２に処理を進める。
【００９３】
ステップＳ６２２において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、セキュリティ照合を判断し、ＩＣカード情報に対応するセキュリティ権限が文書のセキュリティレベルより低い場合は、セキュリティ照合異常と判断して、図示しないステップにおいて、該当するスロットの表示装置１０６にエラー情報を送信してエラー表示させる（Ｓ６１１）。
【００９４】
一方、ステップＳ６２２で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、セキュリティ照合が正常であると判断した場合には、ステップＳ６２３において、対応するスロットのロックを外す指令を保管棚１０５に送信し、ステップＳ６２４に処理を進める。
【００９５】
また、ステップＳ６２１で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、対応するスロットが空きであると判断した場合には、ステップＳ６２３において、対応するスロットのロックを外す指令を保管棚１０５に送信し、ステップＳ６２４に処理を進める。
【００９６】
スロットのロックを外す指令を受け取った保管棚１０５のＣＰＵ２２０４は、ステップＳ６１２において、対応するスロット扉ロック機構１１２を解除してスロットのロックを外す。
【００９７】
これにより入室者は、ステップＳ６０２において、文書の取り出しや返却を行い、ステップＳ６０３において、スロットの扉を閉める。これにより、保管棚１０５のＣＰＵ２２０４は、図示しないステップにより、スロットの扉を閉まったことをサーバ１０１に通知する。
【００９８】
なお、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、スロットが開けられた状態で放置されることを防止するため、ステップＳ６２４において、一定時間、スロットが閉まるのを待機し、一定時間を経過してもスロットが閉められた通知がない場合には、図示しないステップにおいて、該当するスロットの表示装置１０６にエラー情報を送信してエラー表示させる（Ｓ６１３）。
【００９９】
一方、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、一定時間経過前に、スロットが閉められた通知があったと判断した場合には、ステップＳ６２５に処理を進める。
【０１００】
入室者によりスロットの扉が閉められると、ステップＳ６１４において、該スロットのＲＦＩＤリーダ１１６は、スロット内の文書のセキュリティクリップからＲＦＩＤ情報を読み、その情報をサーバ１０１に送信する。
【０１０１】
すると、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ６２５において、受け取ったＲＦＩＤ情報を解析し、ステップＳ６２６でスロットが空であるか否かを判定し、空きでないと判断した場合には、文書がスロットに入れられた状態と判断して、ステップＳ６３０に処理を進める。
【０１０２】
ステップＳ６３０において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、文書管理ＤＢ２１０５−２に対して、文書オーナクリップの文書名、登録日付、保管庫の棚番号やスロット番号他の一切の情報を更新する（なお、廃棄クリップが付いている場合には廃棄日付を更新する）。
【０１０３】
次に、ステップＳ６３１において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ６３０の処理結果から文書名、廃棄の文書情報を機密文書保管庫の情報を当該スロットの表示装置１０６へ送信し、スロット画面に送信情報を表示させる（Ｓ６１６）。
【０１０４】
また、ステップＳ６２６において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、スロットが空であると判断した場合には、ステップＳ６２７において、前の状態も空であったか否かを判断し、前の状態も空であったと判断した場合には、文書なしと判断し、そのままステップＳ６２９に処理を進める。
【０１０５】
一方、ステップＳ６２７で、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１が、前の状態は空ではなかったと判断した場合には、文書の取り出しが行われスロットが開き状態となったものと判断し、ステップＳ６２８において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、文書取り出しの情報、取り出した者（ステップＳ６１０で保管棚１０５から送信されたＩＣカード情報内）、その日付等を文書管理ＤＢ２１０５−２に対して更新し、ステップＳ６２９に処理を進める。
【０１０６】
ステップＳ６２９において、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、スロット空の表示に対応するデータを、保管棚１０５の対応するスロットの表示装置１０６に送信し、スロット画面に送信情報を表示させる（Ｓ６１５）。
【０１０７】
以下、図８，図９を参照して、文書検索の処理について説明する。
【０１０８】
図８は、本発明の文書管理システムにおける第３の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、文書検索の処理に対応する。なお、図中、Ｓ８０１〜Ｓ８０５はＰＣ検索者による操作手順に対応するステップである。また、Ｓ８１０，Ｓ８１１は保管棚１０５の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２２０４がＲＯＭ２２０６又は外部メモリ２２０７に格納されるプログラムをＲＡＭ２２０５にロードして実行することにより実現される。さらに、Ｓ８２０〜Ｓ８２５はサーバ１０１の処理に対応するステップであり、図２に示したＣＰＵ２１０１がＲＯＭ２１０３又は外部メモリ２１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ２１０２にロードして実行することにより実現される。
【０１０９】
図９は、本発明の文書管理システムにおけるＰＣの検索画面と対応したスロット画面の一例を示す模式図である。
【０１１０】
まず、ステップＳ８０１において、検索者はＰＣ１１９を操作して、ＰＣの検索画面９０１を開き、ステップＳ８０２において、自己の部署名等を入力し、保管庫格納文書一覧の表示要求を行う。これにより、ＰＣ１１９はこの表示要求をサーバ１０１に送信する。
【０１１１】
サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ＰＣ１１９からの保管庫格納文書一覧の表示要求を受信すると、ステップＳ８２０において、文書管理ＤＢ２１０５−２から、ＰＣ１１９から受信した部署名等に該当する文書情報を抽出し、ステップＳ８２１において、抽出した文書情報一覧を形成し、ＰＣ９１１に送信する。これにより、ＰＣ１１９の画面には、図９に示すような検索した文書一覧が表示される。
【０１１２】
検索者は、画面を見れば、自分が探している文書はわかるが、保管庫の棚のどのスロットに保管されているかを明確にしたいと思う。そこで、検索者は、ステップＳ８０４において、ＰＣ１１９の検索画面に表示された文書一覧９０１から、欲しい文書をポイントする（図９の９０２）。これにより、ＰＣ１１９はこのポイントした文書を特定する情報をサーバ１０１に送信する。
【０１１３】
サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ＰＣ１１９からの文書を特定する情報を受信すると、ステップＳ８２２において、文書管理ＤＢ２１０５−２を参照して、当該文書の所在（保管庫／棚番号／スロット番号）を取得する。
【０１１４】
そして、サーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ８２３において、該当するスロットに表示された当該文書名を太くしたり、目立つ色彩に表示色を変更したりして、点滅したりして視覚的に強調させる強調表示データを生成し、該当するスロットの表示装置１０６に送信する（Ｓ８２４）。
【０１１５】
この強調表示データを受けた保管棚１０５の該当するスロットの表示装置１０６は、ステップＳ８１０において、この強調表示データを表示して、該当するスロットに表示された当該文書名を太くしたり、目立つ色彩に表示職を変更したりして、点滅したりして視覚的に強調させる（図９の９０３）。
【０１１６】
この結果、検索者は、所望の文書の保管場所を即座に把握し、所望の文書を迅速に取り出すことが可能になる。
【０１１７】
文書を取り出した後、ＰＣ検索者は、ステップＳ８０５において、検索画面９０１を閉じる。これにより、ＰＣ１１９は検索画面が閉じられたことを示す通知をサーバ１０１に送信する。
【０１１８】
この通知を受けたサーバ１０１のＣＰＵ２１０１は、ステップＳ８２５において、強調表示データを通常表示データに変更して該当するスロットの表示装置１０６に送信する。
【０１１９】
この通常表示データを受けた保管棚１０５の該当するスロットの表示装置１０６は、ステップＳ８１１において、この通常表示データを表示して、該当するスロットの表示を通常に戻し、処理を終了する。
【０１２０】
以上示したように、本実発明の文書管理システムでは、機密文書が作成された時、あるいは外部から持ち込まれた時、セキュリティ情報を記録したＲＦＩＤがクリップに付着したものを紙文書に挟み、文書とセキュリティを一体化しているので、即座に機密文書であることが誰にも識別できる上、コンピュータシステムに登録する前であっても、セキュリティ管理が既に実施される効果を奏する。
【０１２１】
また、文書管理システムと連動した光学的な読み取り装置による自動化された文書名の登録や照合を実施するので、人間の判断や手間を省くことにより、紙文書という物理的な物ではあっても、間違いを回避できる効果を奏する。
【０１２２】
部署毎に機密性の相違がある場合や、機密度が異なる場合や、機密の程度が変更される場合にも、即座に対応できる効果を奏する。
【０１２３】
〔第２実施形態〕
上記第１実施形態では、保管棚１０５のスロット１１１毎に表示装置１０６を設けて文書が保管されているスロットを通知する構成について説明したが、ＰＣ１１９の表示装置に、どの保管棚のどのスロットにあるかを表示するように構成してもよい。これにより、保管棚１０５のスロット１１１毎に表示装置を備える必要がなくなり、コストダウンをはかることができる。
【０１２４】
また、保管棚１０５のスロット１１１毎に表示装置をＬＥＤやランプ等に変更し、文書の保管場所の提示をランプの発光や点滅により行うように構成してもよい。
【０１２５】
また、保管棚１０５のスロット１１１毎に表示装置を、保管棚１０５に１つの表示装置とし、該１つの表示装置に検索した書類の棚の位置をテキスト表示又は保管棚の位置を示す図式化して表示するように構成してもよい。
【０１２６】
なお、このような利用形態は、書店、図書館、または、分散して資料が保管されている場合等に応用できる。
【０１２７】
また、上記各実施形態で説明した文書を他の物品、ＲＦＩＤクリップを前記物品に付着可能な他の付着手段（例えば、シール，面ファスナー等）に置きかえることにより、あらゆる物品の保管を高セキュリティに管理することができる。
【０１２８】
以上示したように、本発明の文書管理システムは、クリップにＲＦＩＤを付着させ、紙文書を当該ＲＦＩＤクリップで挟み、紙文書をＲＦＩＤのユニークな識別番号と一致させて、紙文書ではあっても、極力、人手を介さず、セキュリティ管理の為の手間を少なくし、人手ミスを排除する機能をコンピュータシステムと連携して実現する。
【０１２９】
また、ＲＦＩＤ付きクリップ（以下、セキュリティクリップという）は、セキュリティレベル、組織、廃棄等の運用種別毎に、色、形状、識別名又は印により、人目で即座に判別がつくようにして、機密文書が作成された時、あるいは外部から持ち込まれた時、即座に機密文書であることが誰にもわかる識別方法をセキュリティが記録されたＲＦＩＤ付きクリップで解決する（本発明の特徴を示す機能型ＲＦＩＤクリップ）。即ち、セキュリティ管理は、コンピュータシステムの処理を待たずに紙文書を当該クリップで挟むことにより既に開始されている（後に、コンピュータシステムにＲＦＩＤ記録のセキュリティ情報や文書名等が自動登録される）。
【０１３０】
さらに、セキュリティクリップは複数個、単一紙文書に挟むことができ、当該部署のセキュリティレベルのみ記録されたセキュリティ設定クリップを挟むだけで、機密文書管理システムが機密文書保管庫に出入りする文書をセキュリティクリップの情報に基づき、セキュリティレベルや運用種別を自動的に変更管理して、部署毎に機密性の相違があることを認め、しかも、機密性が変更になった時に即座に対応できる。
【０１３１】
また、文書名は、ＯＣＲ装置が読み、文書とセキュリティクリップに記録された情報を機密文書管理システムが照合し、一致性を管理する。登録時にもＯＣＲが読む文書名が、セキュリティクリップに記録され、かつ機密文書管理システムにも自動的に登録され、人の手間を省くことができる。
【０１３２】
さらに、本発明の文書管理システムは、管理する機密文書保管庫に所在する文書又は貸し出し中の文書の所在を管理し、その在処を検索者に簡単にわからせる表示を保管棚及びＰＣに表示するので、機密性の高い紙文書は、保管室で管理し、その入出管理、持ち出し／返却管理を機密文書管理システムで制御する。
【０１３３】
また、保管室から所望の文書を探すための利便性の高い検索を行うことができる。
【０１３４】
さらに、機密文書の登録、セキュリティレベル変更、廃棄等の運用に対して、安全性と操作性を高めることができる。
【０１３５】
以上示したように、本発明は、人手を介して扱われるためにセキュリティの確保が困難な、紙文書の性質を認めて、人手を介する部分を極力省くことを主眼として、文書識別にＲＦＩＤクリップの識別情報を適用し、当該クリップにセキュリティレベルを共存させ、機密文書管理システムにより、素早い対応がとれるセキュリティ管理を実現させた。
【０１３６】
なお、上記各実施形態及びその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。
【０１３７】
また、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
【０１３８】
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１３９】
以下、図１０に示すメモリマップを参照して本発明に係る文書管理システムを構成する各装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。
【０１４０】
図１０は、本発明に係る文書管理システムを構成する各装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。
【０１４１】
なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。
【０１４２】
さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インストールするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。
【０１４３】
本実施形態における図６，図７，図８に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。
【０１４４】
以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
【０１４５】
この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。
【０１４６】
プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。
【０１４７】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４８】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【０１４９】
また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【０１５０】
さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
【産業上の利用可能性】
【０１５１】
本発明の文書を他の物品、ＲＦＩＤクリップを前記物品に付着可能な他の付着手段（例えば、シール，面ファスナ等）に置きかえることにより、あらゆる物品の保管場所を管理する用途にも適用できる。
【図面の簡単な説明】
【０１５２】
【図１】本発明の第１実施形態を示す文書管理システムの一例を示すシステム構成図である。
【図２】図１に示したサーバ，保管棚のハードウエア構成の一例を示すブロック図である。
【図３】本実施例のシステムにおいて用いられるオーナＤＢ，文書管理ＤＢを説明するデータ構成図である。
【図４】本発明の文書管理システムにおいて、新規の文書が発生した場合に当該文書に対してセキュリティ設定を行う形態を示す図である。
【図５】セキュリティクリップに付着させたＲＦＩＤに記録された情報のデータ構成を説明するための図である。
【図６】本発明の文書管理システムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図７】本発明の文書管理システムにおける第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図８】本発明の文書管理システムにおける第３の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図９】本発明の文書管理システムにおけるＰＣの検索画面と対応したスロット画面の一例を示す模式図である。
【図１０】本発明に係る文書管理システムを構成する各装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。
【符号の説明】
【０１５３】
１０１ サーバ
１０４ 保管棚ＩＣカードリーダ
１０５ 保管棚（収容棚）
１０６ 表示装置
１０７ ＲＦＩＤリーダ
１０９ 文書
１１０ ＲＦＩＤクリップ
１１２ スロット扉ロック機構
１１５ ＯＣＲ装置
１１６ ＲＦＩＤリーダ
１１７ ＲＦＩＤライタ
１２１ 出口ＩＣカードリーダ
１２２ 入口ＩＣカードリーダ
１１９ ＰＣ
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書を管理する文書管理システムにおいて、
文書に付着させたＲＦＩＤが有するユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録する登録手段と、
文書から文字認識により文書名を読み取る文書名読み取り手段と、
前記文書に付着させたＲＦＩＤから識別番号を読み取る第１のＲＦＩＤ読み取り手段と、
前記文書名読み取り手段により読み取られる文書名と前記第１のＲＦＩＤ読み取り手段により読み取られる識別番号と前記登録手段の登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させた第１のＲＦＩＤとの一致性を照合する照合手段と、
前記照合手段により前記文書と該文書に付着させたＲＦＩＤとが一致しないと判定された場合、警告を行う警告手段と、
前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管する保管手段と、
前記保管手段に保管された文書に付着させた前記ＲＦＩＤから識別番号を読みとる第２のＲＦＩＤ読み取り手段と、
入力される利用者情報と前記保管手段に保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき、前記保管手段の開錠を制御する制御手段と、
を有することを特徴とる文書管理システム。
【請求項２】
前記セキュリティレベルを変更するためのセキュリティ情報を記憶する他のＲＦＩＤを設けたことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
文書を廃棄状態とするための廃棄情報を記憶する他のＲＦＩＤを設けたことを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記保管手段は、それぞれ１つの文書のみを保管する複数のスロットを有し、
前記施錠手段は、前記スロット毎に有することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記ＲＦＩＤを文書に着脱可能に着脱する付着手段を設けたことを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
利用者情報を記憶するＩＣカードと、
前記ＩＣカードから利用者情報を読み取るＩＣカードリーダとを備え、
前記制御手段は、ＩＣカードリーダにより前記ＩＣカードから読み取られた利用者情報と前記保管手段に保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき、前記保管手段の開錠を制御することを特徴とする請求項１〜６のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
所定の検索条件に基づいて前記登録手段に登録された文書を検索する検索手段と、
前記検索手段により検索された文書が保管されたスロットを特定する特定手段と、
を有することを特徴とする前期請求項４記載の文書管理システム
【請求項８】
文書を管理する文書管理システムの文書管理方法において、
文書に付着させたＲＦＩＤが有するユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録する登録ステップと、
文書から文字認識により文書名を読み取られる文書名と前記文書に付着させたＲＦＩＤから読み取られる識別番号と前記登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させた第１のＲＦＩＤとの一致性を照合する照合ステップと、
前記文書と該文書に付着させたＲＦＩＤとが一致しないと判定された場合、警告を行う警告ステップと、
前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管する保管ステップと、
入力される利用者情報と前記保管手段に保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき、前記保管手段の開錠を制御する制御ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】
請求項８に記載された文書管理方法をコンピュータが実行するためのプログラム。
【請求項１０】
請求項８に記載された文書管理方法をコンピュータが実行するためのプログラムをコンピュータが読み取り可能に記憶した記録媒体。
【請求項１】
文書を管理する文書管理システムにおいて、
文書に付着させたＲＦＩＤが有するユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録する登録手段と、
文書から文字認識により文書名を読み取る文書名読み取り手段と、
前記文書に付着させたＲＦＩＤから識別番号を読み取る第１のＲＦＩＤ読み取り手段と、
前記文書名読み取り手段により読み取られる文書名と前記第１のＲＦＩＤ読み取り手段により読み取られる識別番号と前記登録手段の登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させた第１のＲＦＩＤとの一致性を照合する照合手段と、
前記照合手段により前記文書と該文書に付着させたＲＦＩＤとが一致しないと判定された場合、警告を行う警告手段と、
前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管する保管手段と、
前記保管手段に保管された文書に付着させた前記ＲＦＩＤから識別番号を読みとる第２のＲＦＩＤ読み取り手段と、
入力される利用者情報と前記保管手段に保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき、前記保管手段の開錠を制御する制御手段と、
を有することを特徴とる文書管理システム。
【請求項２】
前記セキュリティレベルを変更するためのセキュリティ情報を記憶する他のＲＦＩＤを設けたことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
【請求項３】
文書を廃棄状態とするための廃棄情報を記憶する他のＲＦＩＤを設けたことを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記保管手段は、それぞれ１つの文書のみを保管する複数のスロットを有し、
前記施錠手段は、前記スロット毎に有することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記ＲＦＩＤを文書に着脱可能に着脱する付着手段を設けたことを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項６】
利用者情報を記憶するＩＣカードと、
前記ＩＣカードから利用者情報を読み取るＩＣカードリーダとを備え、
前記制御手段は、ＩＣカードリーダにより前記ＩＣカードから読み取られた利用者情報と前記保管手段に保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき、前記保管手段の開錠を制御することを特徴とする請求項１〜６のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項７】
所定の検索条件に基づいて前記登録手段に登録された文書を検索する検索手段と、
前記検索手段により検索された文書が保管されたスロットを特定する特定手段と、
を有することを特徴とする前期請求項４記載の文書管理システム
【請求項８】
文書を管理する文書管理システムの文書管理方法において、
文書に付着させたＲＦＩＤが有するユニークな識別番号と該文書の文書名とで該文書を登録する登録ステップと、
文書から文字認識により文書名を読み取られる文書名と前記文書に付着させたＲＦＩＤから読み取られる識別番号と前記登録結果とに基づいて前記文書と該文書に付着させた第１のＲＦＩＤとの一致性を照合する照合ステップと、
前記文書と該文書に付着させたＲＦＩＤとが一致しないと判定された場合、警告を行う警告ステップと、
前記ＲＦＩＤを付着させた文書を施錠して保管する保管ステップと、
入力される利用者情報と前記保管手段に保管された文書に付着させた複数のＲＦＩＤに記録されたセキュリティ情報とに基づき、前記保管手段の開錠を制御する制御ステップと、
を有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項９】
請求項８に記載された文書管理方法をコンピュータが実行するためのプログラム。
【請求項１０】
請求項８に記載された文書管理方法をコンピュータが実行するためのプログラムをコンピュータが読み取り可能に記憶した記録媒体。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【公開番号】特開２００６−１８３４１２（Ｐ２００６−１８３４１２Ａ）
【公開日】平成１８年７月１３日（２００６．７．１３）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００４−３８０５６８（Ｐ２００４−３８０５６８）
【出願日】平成１６年１２月２８日（２００４．１２．２８）
【出願人】（３０１０１５９５６）キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１８年７月１３日（２００６．７．１３）
【国際特許分類】
【出願日】平成１６年１２月２８日（２００４．１２．２８）
【出願人】（３０１０１５９５６）キヤノンソフトウェア株式会社 (364)
【Ｆターム（参考）】
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