ジョブ実行装置、ジョブ実行処理方法及びジョブ実行処理プログラム
【課題】ユーザ認証後に装置の不正使用がなされるのを防止しあるいは不正使用に対して速やかに対応することができるジョブ実行装置等を提供する。
【解決手段】画像データについてのジョブを実行するジョブ実行手段209と、認証手段210により認証されたユーザによってなされた前記ジョブ実行手段に対するジョブの実行指示を受け付ける実行指示受付手段201と、ユーザ認証のために入力されるユーザ識別情報に対応する通知先を記憶する記憶手段208を備える。通知手段201は、実行指示受付手段によるジョブの実行指示の受付後、入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行う。
【解決手段】画像データについてのジョブを実行するジョブ実行手段209と、認証手段210により認証されたユーザによってなされた前記ジョブ実行手段に対するジョブの実行指示を受け付ける実行指示受付手段201と、ユーザ認証のために入力されるユーザ識別情報に対応する通知先を記憶する記憶手段208を備える。通知手段201は、実行指示受付手段によるジョブの実行指示の受付後、入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行う。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
この発明は、例えばScan to E-mail機能などを有するMFP(Multi Function Peripherals) などの画像形成装置などに適用されるジョブ実行装置、このジョブ実行装置で実行されるジョブ実行処理方法及びジョブ実行処理をコンピュータに実行させるためのジョブ実行処理プログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来、ジョブ実行装置として、画像データの送信機能、プリント機能および複写機能などを備えた多機能デジタル複合機であるMFPなどの画像形成装置が知られている。また、ユーザ識別情報(ユーザID)やパスワード等の認証情報が入力されると、予め登録されている認証情報と比較してユーザ認証を行い、許可されたユーザのみが装置の各機能を使用できるようにしたジョブ実行装置も知られている(例えば特許文献1参照)。
【0003】
また、ICカード等の記憶媒体にユーザ識別情報等を記憶しておき、この記憶媒体から読み込まれた情報を予め登録されている情報と比較してユーザ認証を行い、許可されたユーザのみが装置を利用できるようにしたものも知られている(例えば特許文献2参照)。
【0004】
ところが、このような認証機能付きのジョブ実行装置において、認証情報の漏洩、記憶媒体の紛失などにより、使用を許可されていない者がこれらを使って正規ユーザになりすまし、装置を不正使用するといった問題があった。
【0005】
この問題を解決するため、従来、ユーザ認証が行われた時に、認証されたユーザにユーザ認証が行われた旨を通知する技術が開示されている。
【0006】
具体的には、ネットワークを介して接続されたコンピュータのIPアドレスと前記コンピュータを使用するユーザIDとを関連付けて記憶しておき、コンピュータからユーザ認証を行うためにユーザIDを受け付けた際、そのユーザIDと関連付けて記憶されているIPアドレスを宛先にして、ユーザ認証が行われた旨を示す通知情報を送信する構成となされている(例えば特許文献3参照)。
【特許文献1】特開2006−35631号公報
【特許文献2】特開2006−92437号公報
【特許文献3】特開2004−297680号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0007】
ところで、ユーザ認証を行うことにより種々の機能を使用可能としたジョブ実行装置において、操作の途中で、許可されたユーザが一時的に装置を離れる場合がある。また、作業が終了して一定時間経過後に操作を不可とするジョブ実行装置においては、作業を終えたユーザが装置を離れた後の一定時間、許可状態が継続してしまうことになる。このような状況下では、許可されたユーザが一時的に装置を離れた場合や、作業を終えたユーザが装置を離れた後の一定時間の間に、許可されたユーザ以外の者によって装置が不正使用されるおそれがある。
【0008】
しかしながら、前述の特許文献3に記載の公知技術では、ユーザ認証が行われたときに認証に係るユーザの通知先に、ユーザ認証が行われた旨を通知するものであるため、一旦認証された後に、許可されたユーザ以外の者による不正使用がなされたとしても、正規のユーザによる使用であると判断されてしまう。
【0009】
このため、許可されたユーザが一時的に装置を離れた場合や、作業を終えたユーザが装置を離れた後の一定時間の間に、許可されたユーザ以外の者によって装置が不正使用されても、これを防止したり速やかに対応することはできないという欠点があった。
【0010】
この発明は、このような欠点を解消するためのなされたものであって、ユーザ認証後に装置の不正使用がなされるのを防止しあるいは不正使用に対して速やかに対応することができるジョブ実行装置を提供し、さらにこのジョブ実行装置で実行されるジョブ実行処理方法及びジョブ実行処理をコンピュータに実行させるためのジョブ実行処理プログラムを提供することを課題する。
【課題を解決するための手段】
【0011】
上記課題は、以下の手段によって解決される。
(1)画像データについてのジョブを実行するジョブ実行手段と、認証手段により認証されたユーザによってなされた前記ジョブ実行手段に対するジョブの実行指示を受け付ける実行指示受付手段と、ユーザ認証のために入力されるユーザ識別情報に対応する通知先を記憶する記憶手段と、前記実行指示受付手段によるジョブの実行指示の受付後、前記入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行う通知手段と、を備えていることを特徴とするジョブ実行装置。
(2)前記通知手段による通知に対して通知先からの返信情報を受信した際には、返信情報に基づいて、前記入力されたユーザ識別情報の使用禁止を受け付ける前項1に記載のジョブ実行装置。
(3)前記通知手段による通知に対して通知先からの返信情報を受信した際には、返信情報に基づいて、前記認証のためのパスワードの変更要求を受け付ける前項1に記載のジョブ実行装置。
(4)前記通知手段による通知を行うか否かを設定する設定手段を有している前項1〜3のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(5)前記通知手段による通知を所定のジョブ実行回数毎にまたは所定の頻度で行うために、前記ジョブ実行回数または頻度を設定する設定手段を有している前項1〜4のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(6)前記通知手段は、過去のジョブ実行履歴を添付して通知先に通知する前項1〜5のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(7)前記画像データが機密データであることを指定する指定手段を有しており、機密データであることが指定されている場合にのみ、前記通知手段は前記通知を行う前項1〜6のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(8)前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの送信ジョブである前項1〜7のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(9)前記通知手段は、前記画像データの送信先と通知先とが一致する場合には、前記通知を禁止する前項8に記載のジョブ実行装置。
(10)各ユーザ毎に通知を行うレベルを設定する設定手段を有し、前記通知手段は、前記設定された通知レベルに応じて前記通知を行うか否かを切り替える前項1〜9のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(11)前記通知手段が通知先に通知を行ってから一定時間経過後に、前記ジョブ実行手段はジョブを実行する前項1〜10のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(12)前記通知手段による通知に対して通知先からの返信情報を受信した後に、前記ジョブ実行手段はジョブを実行する前項1〜11のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(13)返信情報の受信から一定時間後にジョブ実行手段はジョブを実行する前項12に記載のジョブ実行装置。
(14)前記通知手段による通知に対する通知先からの返信情報によりジョブの実行が許可された場合にのみ、ジョブ実行手段はジョブを実行する前項1〜13のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(15)前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの送信ジョブであり、前記ユーザ識別情報の使用が禁止される場合には、既に画像データ送信済みの送信先に謝罪用データを送信する前項2に記載のジョブ実行装置。
(16)前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの送信ジョブであり、前記通信手段は、前記画像データの送信先から返信情報を受信した場合に、前記通知手段は前記通知先への通知を行う前項1に記載のジョブ実行装置。
(17)前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、装置内に格納されている画像データの送信ジョブであり、前記通知先は、前記格納データを管理している管理者ユーザの通知先である前項1〜16のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(18)画像データについてのジョブを実行するステップと、認証手段により認証されたユーザによってなされたジョブの実行指示を受け付けるステップと、前記ジョブの実行指示の受付後、ユーザ認証のために入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行うステップと、を備えていることを特徴とするジョブ実行処理方法。
(19)画像データについてのジョブを実行するステップと、認証手段により認証されたユーザによってなされたジョブの実行指示を受け付けるステップと、前記ジョブの実行指示の受付後、ユーザ認証のために入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行うステップと、をコンピュータに実行させるためのジョブ実行処理プログラム。
【発明の効果】
【0012】
前項(1)に記載の発明によれば、ユーザによってなされたジョブの実行指示の受付後、入力されたユーザ識別情報に対応する通知先、例えばそのユーザ識別情報を有する正規ユーザや管理者等の通知先に、ジョブの実行指示に関する通知が行われるから、装置の使用を許可された正規ユーザが一時的に装置を離れた場合や、作業を終えたユーザが装置を離れた後の一定時間の間に、正規ユーザ以外の不正使用者によって装置が不正使用されても、通知を受けた正規ユーザ等は、不正使用の事実を把握することができる。このため、ジョブの実行前であれば、不正使用がなされるのを防止することができるし、ジョブの実行後であれば不正使用に対して速やかに最適な措置を講ずることができる。
【0013】
前項(2)に記載の発明によれば、通知先からの返信情報に基づいて、入力された識別情報の使用禁止が受け付けられるから、以後の不正使用を確実に防止することができる。
【0014】
前項(3)に記載の発明によれば、通知先からの返信情報に基づいて、認証のためのパスワードの変更要求が受け付けられるから、以後の不正使用を確実に防止できる。
【0015】
前項(4)に記載の発明によれば、通知手段により通知を行うか否かを設定することができ、使用環境に応じた対応が可能となる。
【0016】
前項(5)に記載の発明によれば、通知手段による通知を所定のジョブ実行回数毎にまたは所定の頻度でまとめて行うことができるから、ジョブの実行指示の度に通知が行われる煩雑さを回避することができる。
【0017】
前項(6)に記載の発明によれば、過去のジョブ実行履歴を添付して通知されるから、継続的な不正使用を的確に把握することができる。
【0018】
前項(7)に記載の発明によれば、機密データであることが指定されている場合にのみ通知先に通知されるから、セキュリティの確保が必要な機密データに対する不正使用を効果的に防止することができ、実用的価値の大きいものとなしうる。
【0019】
前項(8)に記載の発明によれば、ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの二次利用が容易で外部流出し易い画像データの送信ジョブであるから、不正使用により大きな影響を与えるのを未然に防止でき、あるいは速やかな的確な措置を講ずることができ、本発明の適用意義が大きいものとなる。
【0020】
前項(9)に記載の発明によれば、画像データの送信先と通知先とが一致する場合には、通知先へ画像データが送信されることになるから、通知先のユーザは通知がなくても画像データが送信されたことを知ることができ、従って無駄な通知が行われるのを回避できる。
【0021】
前項(10)に記載の発明によれば、通知レベルに応じて有効な通知が行える。
【0022】
前項(11)に記載の発明によれば、通知先への通知を行ってから一定時間経過後にジョブが実行されるから、通知により不正使用を知った正規ユーザはその間にジョブの実行を停止する等の対策を採ることができる。
【0023】
前項(12)に記載の発明によれば、通知先からの返信情報を受信した後にジョブが実行されるから、ジョブの実行前に、通知先のユーザはジョブの実行指示が不正使用者によるものかどうかを確認することができ、不正使用者によりジョブが実際に実行されるのを防止できる。
【0024】
前項(13)に記載の発明によれば、返信情報の受信から一定時間後にジョブ実行手段はジョブを実行するから、不正使用の場合には、その間に通知先のユーザは装置に出向く等の対策を講じることができる。
【0025】
前項(14)に記載の発明によれば、前記通知手段による通知に対する通知先からの返信情報によりジョブの実行が許可された場合にのみ、ジョブ実行手段はジョブを実行するから、不正使用の場合には、ジョブの実行を確実に回避できる。
【0026】
前項(15)に記載の発明によれば、ユーザ識別情報の使用が禁止される場合には、既にデータ送信済みの送信先に謝罪用データが送信されるから、データの送信先は、不正使用により画像データの送信がなされたことを認識することができる。
【0027】
前項(16)に記載の発明によれば、画像データの送信先から返信情報を受信した場合に、通知手段による通知先への通知が行われ、通知先のユーザは不正使用がなされたことを知ることができる。
【0028】
前項(17)に記載の発明によれば、管理者ユーザは装置内の格納データについて不正使用がなされているかどうかの監視が可能となり、不正使用を防止することができる。
【0029】
前項(18)に記載の発明によれば、ユーザによってなされたジョブの実行指示の受付後、入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知が行われるから、不正使用がなされるのを防止することができるし、ジョブの実行後であれば不正使用に対して速やかに最適な措置を講ずることができる。
【0030】
前項(19)に記載の発明によれば、ユーザによってなされたジョブの実行指示の受付後、入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行う処理をコンピュータが実行するから、不正使用がなされるのを防止することができるし、ジョブの実行後であれば不正使用に対して速やかに最適な措置を講ずることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0031】
以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。
【0032】
図1は、この発明の一実施形態に係るジョブ実行装置が適用されたジョブ実行システムの概念図である。
【0033】
図1において、このジョブ実行システムは、ジョブ実行装置100と、複数のユーザ端末101・・・とを備えており、これらジョブ実行装置100およびユーザ端末101・・・とは、社内LANなどのネットワーク103を介して接続されている。
【0034】
前記ジョブ実行装置100は、ユーザ認証機能を有する画像形成装置である前記MFPなどからなり、複写機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能の他、データ送信機能を備えている。このデータ送信機能は、紙原稿を電子データ化した画像データあるいは装置内に格納されている画像データを、Scan to E-mail機能などにより、ネットワーク103を介してユーザ端末101等の外部装置に送信する機能である。
【0035】
また、ユーザ端末101は例えばパーソナルコンピュータからなる。
【0036】
図2は、前記ジョブ実行装置100の電気的構成を示すブロック図である。
【0037】
図2において、このジョブ実行装置100は、様々な機能の操作設定や各種の表示を行う操作表示部202と、ユーザ認証を行う認証部210と、原稿の画像を読取って電子データ化する画像読取部205と、電子データ化された画像データに画像処理を施す画像処理部206と、データ記憶部208と、画像データを用紙にプリントする画像形成部207と、ネットワーク103を介してデータの送受信を行う通信部209と、ジョブ実行装置100の全体を統括的に制御する制御部であるCPU201と、CPU201の動作プログラムを格納したROM203と、CPU201が動作プログラムを実行する際の作業領域として使われるRAM204と、を有している。
【0038】
前記データ記憶部208には、認証情報であるユーザ識別情報(ユーザID)およびパスワードの他に、ユーザIDと対応付けられた通知先としてのメールアドレス、さらには前記電子データ化された画像データや外部装置から送信されてきた画像データ等、各種データが保存されている。
【0039】
なお、この実施形態では、ジョブ実行装置100が認証部210を内蔵するいわゆる内部認証方式の構成を示しているが、外部認証サーバを用いた外部認証方式の構成であっても良い。
【0040】
つぎに、上記のように構成されたジョブ実行装置100の一連の動作について説明する。
【0041】
まず、ユーザがジョブ実行装置100にログインするときは、操作表示部202にユーザ認証を行うためのユーザIDとパスワードの入力画面が表示される。
【0042】
この画面において、ユーザIDとパスワードが入力されると、CPU201は、認証部210に認証を実行させる。即ち、認証部210において、データ記憶部208に格納されたユーザIDおよびパスワードと入力されたユーザIDおよびパスワードとが比較され、その結果に基づいて各機能の使用の可否が判断される。
【0043】
ユーザ認証後、ユーザが、Scan to E-mail機能(画像読取部205で読み取った画像データあるいはデータ記憶部208に記憶されている画像データを、指定された宛先に電子メールで送信する機能)などのデータ送信機能の使用によるジョブの実行を、操作表示部202により送信先を指定して指示すると、CPU201はこのジョブ実行指示を受け付け、画像データを通信部209を介して指定された送信先に送信する。
【0044】
そして、この実施形態では、CPU201はジョブの実行が指示されると、データの送信前にあるいは送信後に、ユーザIDに対応付けられてデータ記憶部208に予め記憶されている通知先としてのメールアドレス(以下、登録アドレスともいう)に自動的に、そのジョブの実行指示に関する通知を行う。
【0045】
このように、ジョブの実行指示を行った後に、その実行指示に関する通知を登録アドレスに自動的に行うことから、認証を受けた正規ユーザが、操作表示部202を使っての操作途中に一時的に装置を離れた隙に、あるいは、使用後の一定時間の使用許可状態が継続している間に、第3者が不正使用するためにジョブの実行を指示しても、それが正規ユーザの登録アドレスに通知される。このため、正規ユーザは自己が指示していないジョブの実行が指示された場合には、その事実を知ることができ、不正使用を直ぐに見破ることができる。その結果、装置に出向く等して、ジョブの実行前であれば、不正使用がなされるのを防止することができるし、ジョブの実行後であれば不正使用に対して速やかに最適な措置を講ずることができる。
【0046】
図3は、ユーザ認証時に操作表示部202に表示される認証情報の入力画面を示す図である。
【0047】
図3において、入力画面300にはユーザIDおよびパスワードを要求する文言と、これらの入力欄が表示されている。
【0048】
ユーザが自己のユーザIDおよびパスワードを入力すると、ジョブを指定するための待機画面301に遷移する。この待機画面は「コピー(Copy)」ジョブの指定画面となっているが、「スキャン(Scan)」キーを押すとScan to E-mail機能を使用するための画面に遷移する。この画面において、ユーザは送信宛先を指定して、画像読取部205にセットされた原稿の読み込みを指示すると、原稿が読み込まれ、その画像データが指定された送信先にメール送信される。
【0049】
また、図3の画面301において「機能設定」キーが押されると、ユーザへの通知に関して後述するような各種の設定を行うための画面に遷移する。
【0050】
図4は、ジョブ実行装置100を使用するためにユーザが行う操作に対して、ジョブ実行装置100のCPU201で行われる処理を示すフローチャートである。なお、以下に示す各種のフローチャートは、CPU201がROM203等に記憶された動作プログラムに従って動作することにより実行される。
【0051】
図4において、電源が投入された後、まず、ステップS401では、操作表示部202にユーザIDとパスワードの入力画面300(図3)を表示し、ユーザがユーザIDとパスワードの入力を行うと、これを受け付ける。次いで、ステップS402で、入力されたユーザIDおよびパスワードと、予め登録されているIDおよびパスワードとを比較して一致するか否かを判断する。
【0052】
入力IDおよびパスワードが予め登録されているIDおよびパスワードと一致していれば(ステップS402でYES)、ステップS403で、ジョブ実行装置100の各機能を使用許可状態とし、操作表示部202には、待機中であることを示す画面(図3の画面301)を表示する。
【0053】
入力IDおよびパスワードが、予め登録されているIDおよびパスワードと一致しなければ(ステップS402でNO)、ステップS401に戻る。
【0054】
この後、ステップS404では、「機能設定」キーが押された否かを判断し、押されたときは(ステップS404でYES)、図5の各種設定処理を行う。押されていなければ(ステップS404でNO)、ステップS405に進む。
【0055】
この実施形態では、図5に示すように、通知設定(ステップS414)、送信頻度・回数設定(ステップS415)、送信履歴添付設定(ステップS416)、機密文書設定(ステップS417)、ユーザ認証レベル設定(ステップS418)等が可能となされている。いずれの設定を行うかは、「機能設定」キーが押されたときに表示される設定項目選択画面(図示せず)において、いずれの設定項目キーが選択されたかによって判断する。
【0056】
通知設定処理(ステップS414)は、画像データの送信指示がなされた際に、送信指示に関する通知を、入力されたユーザIDと対応付けられた登録アドレス、換言すれば正規ユーザの登録アドレスに行うかどうかを設定するものである。設定項目選択画面において、ユーザが「通知設定」を選択すると、図6に示すように、「通知する」キーと「通知しない」キーを有する画面400が操作表示部202に表示される。ユーザが「通知する」キーを選択すると、CPU201は、通知を行う設定をする。ユーザが「通知しない」キーを選択すると、CPU201は、通知を行わない設定をする。この場合には、ユーザの登録アドレスへの通知は行われない。このように、通知を行うかどうかを設定できるから、使用環境に応じた対応が可能となる。
【0057】
送信頻度・回数設定(ステップS415)は、前記登録アドレスへの通知を、所定のジョブ実行回数毎にまたは所定の頻度で行うことを希望する場合に、前記ジョブ実行回数や頻度を設定するものである。設定項目選択画面において、ユーザが「送信頻度・回数設定」を選択すると、図7に示すように、オプション設定としてのジョブ実行回数や頻度の設定画面500が、操作表示部202に表示される。ジョブ実行回数あるいは頻度を設定したい場合は、該当するチェックボックスにチェックを入れ、頻度や回数を入力すればよく、入力された内容で設定が行われる。このような設定により、登録アドレスへの通知を、所定のジョブ実行回数毎にあるいは所定の頻度でまとめて行うことができるから、画像データの送信指示の度に通知が行われる煩雑さを回避することができる。
【0058】
送信履歴添付設定(ステップS416)は、過去の送信履歴を添付して通知を行うかどうかを設定するものである。設定項目選択画面において、ユーザが「送信履歴添付設定」を選択すると、図8に示すように、「添付する」キーと「添付しない」キーを有する画面600が操作表示部202に表示される。ユーザが「添付する」キーを選択すると、CPU201は、送信履歴を添付して通知を行う設定をする。ユーザが「添付しない」キーを選択すると、CPU201は、送信履歴を添付しない設定をする。このように、過去の送信履歴を添付して通知を行うことにより、継続的に不正使用が行われている場合には、これを的確に把握することができる。
【0059】
機密文書設定(ステップS417)は、送信される画像データが機密文書に係るものである場合に限り、登録アドレスへの通知を行う設定である。設定項目選択画面において、ユーザが「機密文書設定」を選択すると、図9に示すように、オプション設定として通知メール送信条件の設定画面700が、操作表示部202に表示される。機密文書時のみに通知を受けたいユーザは、該当するチェックボックスにチェックを入れ、「機密文書時」キーを選択すると、画像データがセキュリティの要求される機密文書に係るものである場合に限り、通知が行われる設定となる。このように、画像データが機密文書に係るものである場合に限って通知を行うことで、機密文書でなく不正使用されても悪影響を及ぼす恐れが少ない場合に、形式的に通知がなされるのを防止できる。このため、真にセキュリティの必要な機密文書の場合にのみ通知が行われることになり、実用的価値の大きいものとなる。
【0060】
ユーザ認証レベル設定(ステップS418)は、通知を行う認証レベルをユーザ毎に設定するものである。設定項目選択画面において、ユーザが「ユーザ認証レベル設定」を選択すると、図10に示すように、オプション設定として、ユーザID毎のレベル設定画面800が操作表示部202に表示される。ユーザID毎に「高」「低」を入力することで設定が行われる。これにより、ユーザの認証レベルに応じて有効な通知を行うことができる。
【0061】
なお、CPU201によって設定された各条件は、データ記憶部208に記憶される。
【0062】
CPU201は、1つの設定を行うと、ステップS419で他の設定が指示されているかどうかを判断し、他の設定が指示されていれば(ステップS419でYES)、ユーザの入力に基づく他の設定を行う。他の設定の指示がなければ(ステップS419でNO)、図4のステップS405に進む。
【0063】
ステップS405では、「スキャン(Scan)キー」が押されたか否かを判断し、「スキャン」キーが押された場合には(ステップS405でYES)、ステップS406では、Scan to E-mailの動作モードが選択され、Scan to E-mail機能の操作画面を操作表示部202に表示する。
【0064】
続いて、ユーザが画像データの送信先である宛先を指定すると、ステップS407でこれを受け付ける。
【0065】
ユーザが画像読取部205に原稿をセットしてスタートキー(図示せず)をオンすると、CPU201は、このジョブの実行指示を受け付け、ステップS408では、原稿画像の読み取りを行い、画像データを生成する。
【0066】
続いて、ステップS409では、生成した画像データを指定された宛先に送信したのち、ステップS410で、そのユーザIDに対応してデータ記憶部208に予め記憶されている登録アドレスに対して、画像データの送信機能が実行された旨を電子メールで送信する。その後、ステップS403に移行し待機状態となる。
【0067】
一方、ステップS405において、「スキャン」キーが押されない場合は(ステップS405でNO)、ステップS411では、ユーザによって複写機能の使用等の他のキー操作がなされたか否かを判断する。他のキー操作がなされた場合には(ステップS411でYES)、ステップS412で、その操作に応じて複写処理やその他の処理を行い、その後、ステップS403に移行し待機状態となる。
【0068】
ステップS411において、他のキー操作がなされていなければ(ステップS411でNO)、ステップS413で、一定時間経過したか否かを判断する。各種キー操作がないままで一定時間経過すれば(ステップS413でYES)、一連の処理を終了し、初期の状態(ユーザIDとパスワードの入力画面)に復帰する。一定時間経過するまでは(ステップS413でNO)、ステップS403に移行し待機状態となる。
【0069】
図11は、前記登録アドレスへの通知処理(図4のステップS410)のサブルーチンを示すフローチャートである。
【0070】
図11において、ステップS4101で、CPU201は、ユーザ等により予め設定されている設定条件を読み込む。
【0071】
次いで、ステップS4102では、通知を行う設定がなされているか否かを判断する。
【0072】
通知を行う設定がなされていない場合は(ステップS4082でNO)、そのままリターンする。通知を行う設定がなされている場合には(ステップS4102でYES)、ステップS4103では、機密文書の場合に通知を行う設定がなされているかどうかを判断する。
【0073】
機密文書の場合の通知設定がなされていなければ(ステップS4103でNO)、ステップS4105に進む。機密文書の場合の通知設定がなされている場合には(ステップS4103でYES)、ステップS4104で、送信される画像データが機密文書に係るものであるか否かを判断する。画像データが機密文書に係るものか否かは、画像データ送信ジョブの指定時に、その旨を併せてユーザに指定させ、それに基づいて判断すればよい。
【0074】
機密文書に係るものでなければ(ステップS4104でNO)、そのままリターンし、機密文書に係るものであれば(ステップS4104でYES)、ステップS4105に進む。
【0075】
ステップS4105では、送信履歴情報を添付して通知を行う設定がなされているか否かを判断する。履歴情報を添付して通知を行う設定がなされていなければ(ステップS4105でNO)、ステップS4107に進む。送信履歴情報を添付して通知を行う設定がなされている場合には(ステップS4105でYES)、ステップS4106で、送信履歴情報の添付処理を行ってから、ステップS4107に進む。
【0076】
ステップS4107では、頻度・回数設定がなされているか否かを判断し、頻度・回数設定がなされていなければ(ステップS4107でNO)、ステップS4109に進み、頻度・回数設定がなされていれば(ステップS4107でYES)、ステップS4108では、設定された頻度あるいは回数に達しているか否かを判断する。設定された頻度あるいは回数に達していれば(ステップS4108でYES)、ステップS4109では、登録アドレスへの通知メールの送信処理を行ったのち、リターンする。
【0077】
設定された頻度あるいは回数に達していなければ(ステップS4108でNO)、ステップSステップS4110では、通知情報を一旦記憶する処理を行ってから、リターンする。
【0078】
図12は、図10で説明した、各ユーザID毎の認証レベル(通知レベル)の設定がなされている場合の、登録アドレスへの通知処理(図4のステップS410)を示すフローチャートである。
【0079】
図12において、ステップS4121で、CPU201は予め設定されている設定条件を読み込む。
【0080】
次いで、ステップS4122では、ユーザ認証レベルの設定がなされているか否かを判断する。
【0081】
ユーザ認証レベルの設定がなされていない場合は(ステップS4122でNO)、そのままリターンする。ユーザ認証レベルの設定がなされている場合には(ステップS4122でYES)、ステップS4123では、対応するユーザの認証レベルが高いかどうかを判断する。対応するユーザの認証レベルが高い場合には(ステップS4123でYES)、そのままリターンし、対応するユーザの認証レベルが低い場合には(ステップS4123でNO)、ステップS4124で、登録アドレスへの通知メールの送信処理を行ったのち、リターンする。
【0082】
図13及び図14は、この発明の他の実施形態を示すものである。この実施形態では、登録アドレスへの通知後に、スキャンされた画像データを送信するとともに、通知後データが送信されるまでの時間を設定できるようにしたものである。
【0083】
即ち、まずユーザは、図13に示すように、操作表示部202にオブション設定として表示された送信文書時間の設定画面900において、該当するチェックボックスをチェックし、登録アドレスへの通知から画像データの送信までの設定時間を入力する。CPU201はこの入力を受け付けて、登録アドレスへの通知後画像データの送信までの時間を設定する。
【0084】
このような設定が予め行われた状態で、ユーザがジョブ実行装置100を使用するために操作を行ったときの処理を、図14のフローチャートに示す。
【0085】
この処理は、ステップS408の「原稿読み込み処理」までは、図4に示すフローチャートと同じであるため、図4と同一のステップ番号を付して詳細な説明は省略する。
【0086】
図14において、原稿の読み込み後、CPU201はステップS501で、画像データの送信指示がなされたことを、対応する登録アドレスに電子メールで通知する。
【0087】
次に、CPU201はステップS502で、送信時間設定がなされているか否かを判断し、設定がなされていなければ(ステップS502でNO)、ステップS504で、読み込んだ画像データを送信宛先に直ちに送信する。
【0088】
送信時間設定がなされている場合には(ステップS502でYES)、ステップS503で、設定された一定時間(n分)だけ待機し、一定時間が経過するとステップS504で画像データを送信する。
【0089】
このように、登録アドレス(通知先)への通知を行ってから一定時間経過後に画像データの送信が実行されるから、通知により不正使用を知った正規ユーザはその間にジョブ実行装置100へ出向く等して、画像データの送信実行を停止することができる。
【0090】
図15は、この発明のさらに他の実施形態を示すフローチャートである。この実施形態では、画像データの送信先アドレスと通知先である登録アドレスが同一である場合には、登録アドレスへの通知メールの送信は行わないように構成したものである。
【0091】
図15に示す処理において、ステップS409の「画像データの送信処理」までは、図4に示すフローチャートと同じであるため、図4の同一のステップ番号を付して詳細な説明は省略する。
【0092】
図15において、ステップS601でCPU201は、画像データの送信先のユーザIDとログインしているユーザのIDとが同一かどうかを判断し、同一であれば(ステップS601でYES)、ステップS603で、通知メールを送信しない決定を行った後、ステップS403に戻る。一方、ユーザIDが一致していない場合には(ステップS601でNO)、ステップS602で、ユーザの登録アドレスに通知メールを送信したのち、ステップS403に戻る。
【0093】
このように、画像データの送信先と通知先の登録アドレスとが一致する場合には、登録アドレスへ画像データが送信されることになるから、このユーザは通知メールが送られてこなくても画像データが送信されたことを知ることができ、従って無駄な通知が行われるのを回避できる。
【0094】
図16は、ユーザの登録アドレスへの通知メールの一例を示すものである。
【0095】
このメール1000には、Scan to E-mail機能により送信宛先に画像データが送信された旨のメッセージ、及びそのデータ送信を行った覚えがない場合は、「ユーザIDロック」ボタンをクリックして欲しい旨のメッセージが表示されている。ユーザが「ユーザIDロック」ボタンをクリックすると、ジョブ実行装置100側にこのユーザIDのロック指示を含んだメールが返信されることになる。この返信メールを受信したジョブ実行装置100は、ユーザIDのロックを実行する。この点については後述する。
【0096】
図17は、登録アドレスへの通知メールの別の例を示すものである。
【0097】
このメール1100には、図16に示した内容に加えて、認証パスワードの変更入力欄が表示されており、パスワードを変更したいユーザは、この入力欄に変更前後のパスワードを入力する。そして、「認証パスワード変更」ボタンをクリックすると、ユーザIDのロック指示及び/またはパスワードの変更要求を含んだメールが、ジョブ実行装置100側に返信される。この返信メールを受信したジョブ実行装置100は、ユーザIDのロック及び/またはパスワードの変更を実行する。この点についても後述する。
【0098】
図18は、通知メールに過去の送信履歴を添付した場合の例を示す。
【0099】
図18に示すように、このメール1200には、Scan to E-mail機能により送信宛先に画像データが送信された旨のメッセージが表示されるとともに、過去の送信履歴が添付されている。
【0100】
図19は、この発明のさらに他の実施形態を示すものであり、ユーザの登録アドレスへの通知後、ユーザ端末101から返信メールがあった時の処理を示すフローチャートである。
【0101】
図19において、ステップS701でCPU701は、ログインしたユーザに対して使用許可状態のまま待機中であるか、または動作中であることを確認し、ステップS702で、通知先からの返信メールを受信するのを待つ。
【0102】
返信メールを受信したときは(ステップS702でYES)、ステップS703で、受信したメールの内容を解析する。
【0103】
次いで、ステップS704で、返信メールにユーザIDロックの指示が含まれているか否かを判断する。
【0104】
ユーザIDロックの指示が含まれていれば(ステップS704でYES)、ステップS705で、該当ユーザIDをロックして使用不可とし、ステップS706で、画像データの送信先に謝罪メールを送信する。
【0105】
返信メールにユーザIDロックの指示が含まれていなければ(ステップS704でNO)、ステップS707では、返信メールに認証パスワード変更の指示が含まれているか否かを判断する。
【0106】
認証パスワード変更の指示が含まれていれば(ステップS707でYES)、ステップS708で、パスワードを変更する。認証パスワード変更の指示が含まれていなければ(ステップS707でNO)、何もすることなく、処理を終了する。
【0107】
図20は、ジョブ実行装置100で受信された、ユーザIDのロック指示を含む返信メールの一例である。
【0108】
この返信メール1300には、ユーザからの返信メールである旨、及び使用停止とされる具体的なユーザIDが表示されている。
【0109】
図21は、ユーザIDがロックされ、あるいはパスワードが変更された後に操作表示部202に表示される認証情報の入力画面を示す。
【0110】
図21の入力画面302において、ユーザIDおよび旧パスワードを入力すると、認証が失敗であることを示す画面303が表示される。この画面303には、例えば「入力されたユーザID、パスワードでは、本装置の使用が認められていません。もう一度、ユーザID、パスワードを確認してください。」といったメッセージが表示される。
【0111】
このように、返信メールにユーザIDの使用禁止の指示が含まれている場合、あるいはパスワードの変更要求が含まれている場合に、ジョブ実行装置100はユーザIDをロックしあるいはパスワードを変更するから、不正使用者による以後の不正使用を確実に防止することができる。
【0112】
図22は、図19のステップS707で画像データの送信先に送信される謝罪メールの一例を示すものである。このメール1400には、送信先ユーザのアドレスにScan to E-mail機能が不正使用された旨と謝罪のメッセージが表示されている。
【0113】
図23は、この発明のさらに他の実施形態を示すものである。この実施形態では、ユーザの登録アドレスに送信された通知メールに対する返信メールにより、画像データの送信が許可されている場合に、画像データを送信宛先に送信するものとなされている。
【0114】
この例では、ジョブ実行装置100にログインしたユーザは、Scan to E-mail機能を選択し、宛先を指定した後、画像読取部205に原稿を読み取らせる。ジョブ実行装置100は、読み取った原稿の画像データを生成後、宛先に送信することなく、そのまま装置内に保持する。
【0115】
図23において、ステップS801でCPU701は、ログインしたユーザに対して使用許可状態のまま待機中であるか、または動作中であることを確認し、ステップS802で、通知先のユーザから返信メールを受信するのを待つ。
【0116】
返信メールを受信したときは(ステップS802でYES)、ステップS803で、受信したメールの内容を解析し、ステップS804で、返信メールに画像データの送信指示が含まれているか否かを判断する。
【0117】
画像データの送信指示が含まれていなければ(ステップS804でNO)、そのまま処理を終了する。画像データの送信指示が含まれていれば(ステップS804でYES)、ステップS805で、送信時間設定がなされているかどうかを判断する。
【0118】
送信時間設定がなされていなければ(ステップS805でNO)、ステップS806で、画像データを送信宛先に送信する。送信時間設定がなされている場合は(ステップS805でYES)、一定時間(n分)待ち、送信時間に達したときに、ステップS806で画像データを送信宛先に送信する。
【0119】
このように、通知先からの返信メールに画像データの送信指示が含まれている場合に画像データが送信されるから、通知先の正規ユーザは画像データの送信指示が自己が行ったものか、不正使用者によるものかどうかを、画像データの送信前に確認することができるのともとより、正規ユーザの許可がなければ送信は実行されないから、不正使用者の実行指示により、画像データが実際に送信されるのを防止できる。
【0120】
図24は、この発明のさらに他の実施形態を示すものである。この実施形態では、通知先への確認メールの送信指示ないし送信依頼が画像データの送信先からあったときに、通知メールを送信するものとなされている。
【0121】
この例では、ジョブ実行装置100にログインしたユーザは、Scan to E-mail機能を選択し、宛先を指定した後、画像読取部205に原稿を読み取らせる。ジョブ実行装置100は、読み取った原稿の画像データを生成後、宛先に送信する。
【0122】
図24において、ステップS901でCPU701は、ログインしたユーザに対して使用許可状態のまま待機中であるか、または動作中であることを確認し、ステップS902で、画像データの送信先から返信メールを受信するのを待つ。
【0123】
返信メールを受信したときは(ステップS902でYES)、ステップS903で、受信したメールの内容を解析し、ステップS904で、返信メールに確認メールの送信指示が含まれているか否かを判断する。
【0124】
確認メールの送信指示が含まれていなければ(ステップS904でNO)、そのまま処理を終了する。確認メールの送信指示が含まれていれば(ステップS904でYES)、ステップS905で、ユーザの登録アドレスに確認メールを送信して、画像データが送信されたことを通知する。
【0125】
確認メールの一例を図25に示す。この確認メール1500には、送信宛先にSca to E-mail機能で画像データを送信したことを確認してほしい旨のメッセージが表示されている。
【0126】
この実施形態によれば、送信者が自己への画像データの送信に疑問があるときは、確認メールの依頼をジョブ実行装置100に返信すればよく、返信メールを受信したジョブ実行装置100は、ユーザの登録アドレスにその旨を通知するから、正規ユーザは不正使用されている場合にはその事実を認識することができる。
【0127】
図26は、この発明のさらに他の実施形態を示すフローチャートである。この実施形態では、ジョブ実行装置100に格納されている画像データをE-mail機能を利用して送信した時に、データ管理者の登録アドレスに、データを送信したことを通知するものとなされている。
【0128】
図26に示す処理において、ステップS405のスキャンキーがオンされたか否かの判断処理までは、図4に示すフローチャートと同じであるため、同一のステップ番号を付して詳細な説明は省略する。
【0129】
スキャンキーがオンされた場合は(ステップS405でYES)、ステップS1001で、ユーザの指示に基づいてジョブ実行装置100のデータ記憶部208に格納されている画像データを選択した後、ステップS1002で送信宛先を指定し、ステップS1003で、通信部209を介して送信先に送信する。
【0130】
次いで、ステップS1004で、格納データの管理者ユーザの通知先に、画像データが送信が実行されたことを通知したのち、ステップS403に戻る。
【0131】
なお、画像データの管理者と共に、正規ユーザの登録アドレスへも通知を行う構成としても良い。
【0132】
以上、本発明の一実施形態を説明したが、本発明は上記実施形態に限定される人はない。
【0133】
例えば、通知先である正規ユーザや管理者等の登録アドレスへの通知対象となるジョブが、画像データの送信ジョブである場合について説明したが、他のジョブ、例えば複写機能を利用するコピージョブの実行が指示されたときに、通知するものとしても良い。
【図面の簡単な説明】
【0134】
【図1】この発明の一実施形態に係るジョブ実行装置を備えたジョブ実行システムを示す概念図である。
【図2】ジョブ実行装置の電気的構成を示すブロック図である。
【図3】ユーザ認証画面の表示例を示す図である。
【図4】ジョブ実行装置を使用するためにユーザが行う操作に対して、ジョブ実行装置のCPUで行われる処理を示すフローチャートである。
【図5】図4のフローチャートの続きの部分を示すフローチャートである。
【図6】登録アドレスへの通知を行うか否かの設定画面を示す図である。
【図7】ジョブ実行回数や頻度の設定画面である。
【図8】過去の送信履歴を添付して通知を行うかどうかの設定画面である。
【図9】画像データが機密文書に係るものである場合にのみ登録アドレスへの通知を行うか否かの設定画面である。
【図10】通知を行う認証レベルをユーザ毎に設定するかどうかの設定画面である。
【図11】登録アドレスへの通知処理(図4のステップS410)のサブルーチンを示すフローチャートである。
【図12】各ユーザID毎の認証レベル(通知レベル)の設定がなされている場合の、登録アドレスへの通知処理(図4のステップS410)を示すフローチャートである。
【図13】送信文書時間設定の設定画面である。
【図14】送信文書時間設定が予め行われた状態で、ユーザがジョブ実行装置を使用するために操作を行ったときの処理を示すフローチャートであるる
【図15】この発明のさらに他の実施形態を示すフローチャートであり、画像データの送信先アドレスと通知先である登録アドレスが同一である場合には、登録アドレスへの通知メールの送信は行わないように処理する場合のフローチャートである。
【図16】ユーザの登録アドレスへの通知メールの一例を示す図である。
【図17】ユーザの登録アドレスへの通知メールの他の例を示す図である。
【図18】通知メールに過去の送信履歴を添付した場合の例を示す図である。
【図19】この発明のさらに他の実施形態を示すものであり、ユーザの登録アドレスへの通知後、ユーザ端末から返信メールがあった時の処理を示すフローチャートである。
【図20】ジョブ実行装置で受信された、ユーザIDのロック指示を含む返信メールの一例を示す図である。
【図21】ユーザIDがロックされ、あるいはパスワードが変更された後に操作表示部に表示される認証情報の入力画面を示す図である。
【図22】画像データの送信先に送信される謝罪メールの一例を示す図である。
【図23】この発明のさらに他の実施形態を示すものであり、ユーザの登録アドレスに送信された通知メールに対する返信メールにより、画像データの送信が許可されている場合に、画像データを送信宛先に送信する処理を示すフローチャートである。
【図24】この発明のさらに他の実施形態を示すものであり、通知先への確認メールの送信指示ないし送信依頼が画像データの送信先からあったときに、通知メールを送信する場合の処理を示すフローチャートである。
【図25】確認メールの一例を示す図である。
【図26】この発明のさらに他の実施形態を示すフローチャートであり、ジョブ実行装置に格納されている画像データを送信した時に、データ管理者の登録アドレスにデータを送信したことを通知する処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【0135】
100 ジョブ実行装置
101 ユーザ端末
103 ネットワーク
201 CPU(実行指示受付手段、通知手段、設定手段)
202 操作表示部
208 データ記憶部
209 通信部(ジョブ実行手段)
210 認証部
【技術分野】
【0001】
この発明は、例えばScan to E-mail機能などを有するMFP(Multi Function Peripherals) などの画像形成装置などに適用されるジョブ実行装置、このジョブ実行装置で実行されるジョブ実行処理方法及びジョブ実行処理をコンピュータに実行させるためのジョブ実行処理プログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来、ジョブ実行装置として、画像データの送信機能、プリント機能および複写機能などを備えた多機能デジタル複合機であるMFPなどの画像形成装置が知られている。また、ユーザ識別情報(ユーザID)やパスワード等の認証情報が入力されると、予め登録されている認証情報と比較してユーザ認証を行い、許可されたユーザのみが装置の各機能を使用できるようにしたジョブ実行装置も知られている(例えば特許文献1参照)。
【0003】
また、ICカード等の記憶媒体にユーザ識別情報等を記憶しておき、この記憶媒体から読み込まれた情報を予め登録されている情報と比較してユーザ認証を行い、許可されたユーザのみが装置を利用できるようにしたものも知られている(例えば特許文献2参照)。
【0004】
ところが、このような認証機能付きのジョブ実行装置において、認証情報の漏洩、記憶媒体の紛失などにより、使用を許可されていない者がこれらを使って正規ユーザになりすまし、装置を不正使用するといった問題があった。
【0005】
この問題を解決するため、従来、ユーザ認証が行われた時に、認証されたユーザにユーザ認証が行われた旨を通知する技術が開示されている。
【0006】
具体的には、ネットワークを介して接続されたコンピュータのIPアドレスと前記コンピュータを使用するユーザIDとを関連付けて記憶しておき、コンピュータからユーザ認証を行うためにユーザIDを受け付けた際、そのユーザIDと関連付けて記憶されているIPアドレスを宛先にして、ユーザ認証が行われた旨を示す通知情報を送信する構成となされている(例えば特許文献3参照)。
【特許文献1】特開2006−35631号公報
【特許文献2】特開2006−92437号公報
【特許文献3】特開2004−297680号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0007】
ところで、ユーザ認証を行うことにより種々の機能を使用可能としたジョブ実行装置において、操作の途中で、許可されたユーザが一時的に装置を離れる場合がある。また、作業が終了して一定時間経過後に操作を不可とするジョブ実行装置においては、作業を終えたユーザが装置を離れた後の一定時間、許可状態が継続してしまうことになる。このような状況下では、許可されたユーザが一時的に装置を離れた場合や、作業を終えたユーザが装置を離れた後の一定時間の間に、許可されたユーザ以外の者によって装置が不正使用されるおそれがある。
【0008】
しかしながら、前述の特許文献3に記載の公知技術では、ユーザ認証が行われたときに認証に係るユーザの通知先に、ユーザ認証が行われた旨を通知するものであるため、一旦認証された後に、許可されたユーザ以外の者による不正使用がなされたとしても、正規のユーザによる使用であると判断されてしまう。
【0009】
このため、許可されたユーザが一時的に装置を離れた場合や、作業を終えたユーザが装置を離れた後の一定時間の間に、許可されたユーザ以外の者によって装置が不正使用されても、これを防止したり速やかに対応することはできないという欠点があった。
【0010】
この発明は、このような欠点を解消するためのなされたものであって、ユーザ認証後に装置の不正使用がなされるのを防止しあるいは不正使用に対して速やかに対応することができるジョブ実行装置を提供し、さらにこのジョブ実行装置で実行されるジョブ実行処理方法及びジョブ実行処理をコンピュータに実行させるためのジョブ実行処理プログラムを提供することを課題する。
【課題を解決するための手段】
【0011】
上記課題は、以下の手段によって解決される。
(1)画像データについてのジョブを実行するジョブ実行手段と、認証手段により認証されたユーザによってなされた前記ジョブ実行手段に対するジョブの実行指示を受け付ける実行指示受付手段と、ユーザ認証のために入力されるユーザ識別情報に対応する通知先を記憶する記憶手段と、前記実行指示受付手段によるジョブの実行指示の受付後、前記入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行う通知手段と、を備えていることを特徴とするジョブ実行装置。
(2)前記通知手段による通知に対して通知先からの返信情報を受信した際には、返信情報に基づいて、前記入力されたユーザ識別情報の使用禁止を受け付ける前項1に記載のジョブ実行装置。
(3)前記通知手段による通知に対して通知先からの返信情報を受信した際には、返信情報に基づいて、前記認証のためのパスワードの変更要求を受け付ける前項1に記載のジョブ実行装置。
(4)前記通知手段による通知を行うか否かを設定する設定手段を有している前項1〜3のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(5)前記通知手段による通知を所定のジョブ実行回数毎にまたは所定の頻度で行うために、前記ジョブ実行回数または頻度を設定する設定手段を有している前項1〜4のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(6)前記通知手段は、過去のジョブ実行履歴を添付して通知先に通知する前項1〜5のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(7)前記画像データが機密データであることを指定する指定手段を有しており、機密データであることが指定されている場合にのみ、前記通知手段は前記通知を行う前項1〜6のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(8)前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの送信ジョブである前項1〜7のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(9)前記通知手段は、前記画像データの送信先と通知先とが一致する場合には、前記通知を禁止する前項8に記載のジョブ実行装置。
(10)各ユーザ毎に通知を行うレベルを設定する設定手段を有し、前記通知手段は、前記設定された通知レベルに応じて前記通知を行うか否かを切り替える前項1〜9のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(11)前記通知手段が通知先に通知を行ってから一定時間経過後に、前記ジョブ実行手段はジョブを実行する前項1〜10のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(12)前記通知手段による通知に対して通知先からの返信情報を受信した後に、前記ジョブ実行手段はジョブを実行する前項1〜11のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(13)返信情報の受信から一定時間後にジョブ実行手段はジョブを実行する前項12に記載のジョブ実行装置。
(14)前記通知手段による通知に対する通知先からの返信情報によりジョブの実行が許可された場合にのみ、ジョブ実行手段はジョブを実行する前項1〜13のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(15)前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの送信ジョブであり、前記ユーザ識別情報の使用が禁止される場合には、既に画像データ送信済みの送信先に謝罪用データを送信する前項2に記載のジョブ実行装置。
(16)前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの送信ジョブであり、前記通信手段は、前記画像データの送信先から返信情報を受信した場合に、前記通知手段は前記通知先への通知を行う前項1に記載のジョブ実行装置。
(17)前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、装置内に格納されている画像データの送信ジョブであり、前記通知先は、前記格納データを管理している管理者ユーザの通知先である前項1〜16のいずれかに記載のジョブ実行装置。
(18)画像データについてのジョブを実行するステップと、認証手段により認証されたユーザによってなされたジョブの実行指示を受け付けるステップと、前記ジョブの実行指示の受付後、ユーザ認証のために入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行うステップと、を備えていることを特徴とするジョブ実行処理方法。
(19)画像データについてのジョブを実行するステップと、認証手段により認証されたユーザによってなされたジョブの実行指示を受け付けるステップと、前記ジョブの実行指示の受付後、ユーザ認証のために入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行うステップと、をコンピュータに実行させるためのジョブ実行処理プログラム。
【発明の効果】
【0012】
前項(1)に記載の発明によれば、ユーザによってなされたジョブの実行指示の受付後、入力されたユーザ識別情報に対応する通知先、例えばそのユーザ識別情報を有する正規ユーザや管理者等の通知先に、ジョブの実行指示に関する通知が行われるから、装置の使用を許可された正規ユーザが一時的に装置を離れた場合や、作業を終えたユーザが装置を離れた後の一定時間の間に、正規ユーザ以外の不正使用者によって装置が不正使用されても、通知を受けた正規ユーザ等は、不正使用の事実を把握することができる。このため、ジョブの実行前であれば、不正使用がなされるのを防止することができるし、ジョブの実行後であれば不正使用に対して速やかに最適な措置を講ずることができる。
【0013】
前項(2)に記載の発明によれば、通知先からの返信情報に基づいて、入力された識別情報の使用禁止が受け付けられるから、以後の不正使用を確実に防止することができる。
【0014】
前項(3)に記載の発明によれば、通知先からの返信情報に基づいて、認証のためのパスワードの変更要求が受け付けられるから、以後の不正使用を確実に防止できる。
【0015】
前項(4)に記載の発明によれば、通知手段により通知を行うか否かを設定することができ、使用環境に応じた対応が可能となる。
【0016】
前項(5)に記載の発明によれば、通知手段による通知を所定のジョブ実行回数毎にまたは所定の頻度でまとめて行うことができるから、ジョブの実行指示の度に通知が行われる煩雑さを回避することができる。
【0017】
前項(6)に記載の発明によれば、過去のジョブ実行履歴を添付して通知されるから、継続的な不正使用を的確に把握することができる。
【0018】
前項(7)に記載の発明によれば、機密データであることが指定されている場合にのみ通知先に通知されるから、セキュリティの確保が必要な機密データに対する不正使用を効果的に防止することができ、実用的価値の大きいものとなしうる。
【0019】
前項(8)に記載の発明によれば、ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの二次利用が容易で外部流出し易い画像データの送信ジョブであるから、不正使用により大きな影響を与えるのを未然に防止でき、あるいは速やかな的確な措置を講ずることができ、本発明の適用意義が大きいものとなる。
【0020】
前項(9)に記載の発明によれば、画像データの送信先と通知先とが一致する場合には、通知先へ画像データが送信されることになるから、通知先のユーザは通知がなくても画像データが送信されたことを知ることができ、従って無駄な通知が行われるのを回避できる。
【0021】
前項(10)に記載の発明によれば、通知レベルに応じて有効な通知が行える。
【0022】
前項(11)に記載の発明によれば、通知先への通知を行ってから一定時間経過後にジョブが実行されるから、通知により不正使用を知った正規ユーザはその間にジョブの実行を停止する等の対策を採ることができる。
【0023】
前項(12)に記載の発明によれば、通知先からの返信情報を受信した後にジョブが実行されるから、ジョブの実行前に、通知先のユーザはジョブの実行指示が不正使用者によるものかどうかを確認することができ、不正使用者によりジョブが実際に実行されるのを防止できる。
【0024】
前項(13)に記載の発明によれば、返信情報の受信から一定時間後にジョブ実行手段はジョブを実行するから、不正使用の場合には、その間に通知先のユーザは装置に出向く等の対策を講じることができる。
【0025】
前項(14)に記載の発明によれば、前記通知手段による通知に対する通知先からの返信情報によりジョブの実行が許可された場合にのみ、ジョブ実行手段はジョブを実行するから、不正使用の場合には、ジョブの実行を確実に回避できる。
【0026】
前項(15)に記載の発明によれば、ユーザ識別情報の使用が禁止される場合には、既にデータ送信済みの送信先に謝罪用データが送信されるから、データの送信先は、不正使用により画像データの送信がなされたことを認識することができる。
【0027】
前項(16)に記載の発明によれば、画像データの送信先から返信情報を受信した場合に、通知手段による通知先への通知が行われ、通知先のユーザは不正使用がなされたことを知ることができる。
【0028】
前項(17)に記載の発明によれば、管理者ユーザは装置内の格納データについて不正使用がなされているかどうかの監視が可能となり、不正使用を防止することができる。
【0029】
前項(18)に記載の発明によれば、ユーザによってなされたジョブの実行指示の受付後、入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知が行われるから、不正使用がなされるのを防止することができるし、ジョブの実行後であれば不正使用に対して速やかに最適な措置を講ずることができる。
【0030】
前項(19)に記載の発明によれば、ユーザによってなされたジョブの実行指示の受付後、入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行う処理をコンピュータが実行するから、不正使用がなされるのを防止することができるし、ジョブの実行後であれば不正使用に対して速やかに最適な措置を講ずることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0031】
以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。
【0032】
図1は、この発明の一実施形態に係るジョブ実行装置が適用されたジョブ実行システムの概念図である。
【0033】
図1において、このジョブ実行システムは、ジョブ実行装置100と、複数のユーザ端末101・・・とを備えており、これらジョブ実行装置100およびユーザ端末101・・・とは、社内LANなどのネットワーク103を介して接続されている。
【0034】
前記ジョブ実行装置100は、ユーザ認証機能を有する画像形成装置である前記MFPなどからなり、複写機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能の他、データ送信機能を備えている。このデータ送信機能は、紙原稿を電子データ化した画像データあるいは装置内に格納されている画像データを、Scan to E-mail機能などにより、ネットワーク103を介してユーザ端末101等の外部装置に送信する機能である。
【0035】
また、ユーザ端末101は例えばパーソナルコンピュータからなる。
【0036】
図2は、前記ジョブ実行装置100の電気的構成を示すブロック図である。
【0037】
図2において、このジョブ実行装置100は、様々な機能の操作設定や各種の表示を行う操作表示部202と、ユーザ認証を行う認証部210と、原稿の画像を読取って電子データ化する画像読取部205と、電子データ化された画像データに画像処理を施す画像処理部206と、データ記憶部208と、画像データを用紙にプリントする画像形成部207と、ネットワーク103を介してデータの送受信を行う通信部209と、ジョブ実行装置100の全体を統括的に制御する制御部であるCPU201と、CPU201の動作プログラムを格納したROM203と、CPU201が動作プログラムを実行する際の作業領域として使われるRAM204と、を有している。
【0038】
前記データ記憶部208には、認証情報であるユーザ識別情報(ユーザID)およびパスワードの他に、ユーザIDと対応付けられた通知先としてのメールアドレス、さらには前記電子データ化された画像データや外部装置から送信されてきた画像データ等、各種データが保存されている。
【0039】
なお、この実施形態では、ジョブ実行装置100が認証部210を内蔵するいわゆる内部認証方式の構成を示しているが、外部認証サーバを用いた外部認証方式の構成であっても良い。
【0040】
つぎに、上記のように構成されたジョブ実行装置100の一連の動作について説明する。
【0041】
まず、ユーザがジョブ実行装置100にログインするときは、操作表示部202にユーザ認証を行うためのユーザIDとパスワードの入力画面が表示される。
【0042】
この画面において、ユーザIDとパスワードが入力されると、CPU201は、認証部210に認証を実行させる。即ち、認証部210において、データ記憶部208に格納されたユーザIDおよびパスワードと入力されたユーザIDおよびパスワードとが比較され、その結果に基づいて各機能の使用の可否が判断される。
【0043】
ユーザ認証後、ユーザが、Scan to E-mail機能(画像読取部205で読み取った画像データあるいはデータ記憶部208に記憶されている画像データを、指定された宛先に電子メールで送信する機能)などのデータ送信機能の使用によるジョブの実行を、操作表示部202により送信先を指定して指示すると、CPU201はこのジョブ実行指示を受け付け、画像データを通信部209を介して指定された送信先に送信する。
【0044】
そして、この実施形態では、CPU201はジョブの実行が指示されると、データの送信前にあるいは送信後に、ユーザIDに対応付けられてデータ記憶部208に予め記憶されている通知先としてのメールアドレス(以下、登録アドレスともいう)に自動的に、そのジョブの実行指示に関する通知を行う。
【0045】
このように、ジョブの実行指示を行った後に、その実行指示に関する通知を登録アドレスに自動的に行うことから、認証を受けた正規ユーザが、操作表示部202を使っての操作途中に一時的に装置を離れた隙に、あるいは、使用後の一定時間の使用許可状態が継続している間に、第3者が不正使用するためにジョブの実行を指示しても、それが正規ユーザの登録アドレスに通知される。このため、正規ユーザは自己が指示していないジョブの実行が指示された場合には、その事実を知ることができ、不正使用を直ぐに見破ることができる。その結果、装置に出向く等して、ジョブの実行前であれば、不正使用がなされるのを防止することができるし、ジョブの実行後であれば不正使用に対して速やかに最適な措置を講ずることができる。
【0046】
図3は、ユーザ認証時に操作表示部202に表示される認証情報の入力画面を示す図である。
【0047】
図3において、入力画面300にはユーザIDおよびパスワードを要求する文言と、これらの入力欄が表示されている。
【0048】
ユーザが自己のユーザIDおよびパスワードを入力すると、ジョブを指定するための待機画面301に遷移する。この待機画面は「コピー(Copy)」ジョブの指定画面となっているが、「スキャン(Scan)」キーを押すとScan to E-mail機能を使用するための画面に遷移する。この画面において、ユーザは送信宛先を指定して、画像読取部205にセットされた原稿の読み込みを指示すると、原稿が読み込まれ、その画像データが指定された送信先にメール送信される。
【0049】
また、図3の画面301において「機能設定」キーが押されると、ユーザへの通知に関して後述するような各種の設定を行うための画面に遷移する。
【0050】
図4は、ジョブ実行装置100を使用するためにユーザが行う操作に対して、ジョブ実行装置100のCPU201で行われる処理を示すフローチャートである。なお、以下に示す各種のフローチャートは、CPU201がROM203等に記憶された動作プログラムに従って動作することにより実行される。
【0051】
図4において、電源が投入された後、まず、ステップS401では、操作表示部202にユーザIDとパスワードの入力画面300(図3)を表示し、ユーザがユーザIDとパスワードの入力を行うと、これを受け付ける。次いで、ステップS402で、入力されたユーザIDおよびパスワードと、予め登録されているIDおよびパスワードとを比較して一致するか否かを判断する。
【0052】
入力IDおよびパスワードが予め登録されているIDおよびパスワードと一致していれば(ステップS402でYES)、ステップS403で、ジョブ実行装置100の各機能を使用許可状態とし、操作表示部202には、待機中であることを示す画面(図3の画面301)を表示する。
【0053】
入力IDおよびパスワードが、予め登録されているIDおよびパスワードと一致しなければ(ステップS402でNO)、ステップS401に戻る。
【0054】
この後、ステップS404では、「機能設定」キーが押された否かを判断し、押されたときは(ステップS404でYES)、図5の各種設定処理を行う。押されていなければ(ステップS404でNO)、ステップS405に進む。
【0055】
この実施形態では、図5に示すように、通知設定(ステップS414)、送信頻度・回数設定(ステップS415)、送信履歴添付設定(ステップS416)、機密文書設定(ステップS417)、ユーザ認証レベル設定(ステップS418)等が可能となされている。いずれの設定を行うかは、「機能設定」キーが押されたときに表示される設定項目選択画面(図示せず)において、いずれの設定項目キーが選択されたかによって判断する。
【0056】
通知設定処理(ステップS414)は、画像データの送信指示がなされた際に、送信指示に関する通知を、入力されたユーザIDと対応付けられた登録アドレス、換言すれば正規ユーザの登録アドレスに行うかどうかを設定するものである。設定項目選択画面において、ユーザが「通知設定」を選択すると、図6に示すように、「通知する」キーと「通知しない」キーを有する画面400が操作表示部202に表示される。ユーザが「通知する」キーを選択すると、CPU201は、通知を行う設定をする。ユーザが「通知しない」キーを選択すると、CPU201は、通知を行わない設定をする。この場合には、ユーザの登録アドレスへの通知は行われない。このように、通知を行うかどうかを設定できるから、使用環境に応じた対応が可能となる。
【0057】
送信頻度・回数設定(ステップS415)は、前記登録アドレスへの通知を、所定のジョブ実行回数毎にまたは所定の頻度で行うことを希望する場合に、前記ジョブ実行回数や頻度を設定するものである。設定項目選択画面において、ユーザが「送信頻度・回数設定」を選択すると、図7に示すように、オプション設定としてのジョブ実行回数や頻度の設定画面500が、操作表示部202に表示される。ジョブ実行回数あるいは頻度を設定したい場合は、該当するチェックボックスにチェックを入れ、頻度や回数を入力すればよく、入力された内容で設定が行われる。このような設定により、登録アドレスへの通知を、所定のジョブ実行回数毎にあるいは所定の頻度でまとめて行うことができるから、画像データの送信指示の度に通知が行われる煩雑さを回避することができる。
【0058】
送信履歴添付設定(ステップS416)は、過去の送信履歴を添付して通知を行うかどうかを設定するものである。設定項目選択画面において、ユーザが「送信履歴添付設定」を選択すると、図8に示すように、「添付する」キーと「添付しない」キーを有する画面600が操作表示部202に表示される。ユーザが「添付する」キーを選択すると、CPU201は、送信履歴を添付して通知を行う設定をする。ユーザが「添付しない」キーを選択すると、CPU201は、送信履歴を添付しない設定をする。このように、過去の送信履歴を添付して通知を行うことにより、継続的に不正使用が行われている場合には、これを的確に把握することができる。
【0059】
機密文書設定(ステップS417)は、送信される画像データが機密文書に係るものである場合に限り、登録アドレスへの通知を行う設定である。設定項目選択画面において、ユーザが「機密文書設定」を選択すると、図9に示すように、オプション設定として通知メール送信条件の設定画面700が、操作表示部202に表示される。機密文書時のみに通知を受けたいユーザは、該当するチェックボックスにチェックを入れ、「機密文書時」キーを選択すると、画像データがセキュリティの要求される機密文書に係るものである場合に限り、通知が行われる設定となる。このように、画像データが機密文書に係るものである場合に限って通知を行うことで、機密文書でなく不正使用されても悪影響を及ぼす恐れが少ない場合に、形式的に通知がなされるのを防止できる。このため、真にセキュリティの必要な機密文書の場合にのみ通知が行われることになり、実用的価値の大きいものとなる。
【0060】
ユーザ認証レベル設定(ステップS418)は、通知を行う認証レベルをユーザ毎に設定するものである。設定項目選択画面において、ユーザが「ユーザ認証レベル設定」を選択すると、図10に示すように、オプション設定として、ユーザID毎のレベル設定画面800が操作表示部202に表示される。ユーザID毎に「高」「低」を入力することで設定が行われる。これにより、ユーザの認証レベルに応じて有効な通知を行うことができる。
【0061】
なお、CPU201によって設定された各条件は、データ記憶部208に記憶される。
【0062】
CPU201は、1つの設定を行うと、ステップS419で他の設定が指示されているかどうかを判断し、他の設定が指示されていれば(ステップS419でYES)、ユーザの入力に基づく他の設定を行う。他の設定の指示がなければ(ステップS419でNO)、図4のステップS405に進む。
【0063】
ステップS405では、「スキャン(Scan)キー」が押されたか否かを判断し、「スキャン」キーが押された場合には(ステップS405でYES)、ステップS406では、Scan to E-mailの動作モードが選択され、Scan to E-mail機能の操作画面を操作表示部202に表示する。
【0064】
続いて、ユーザが画像データの送信先である宛先を指定すると、ステップS407でこれを受け付ける。
【0065】
ユーザが画像読取部205に原稿をセットしてスタートキー(図示せず)をオンすると、CPU201は、このジョブの実行指示を受け付け、ステップS408では、原稿画像の読み取りを行い、画像データを生成する。
【0066】
続いて、ステップS409では、生成した画像データを指定された宛先に送信したのち、ステップS410で、そのユーザIDに対応してデータ記憶部208に予め記憶されている登録アドレスに対して、画像データの送信機能が実行された旨を電子メールで送信する。その後、ステップS403に移行し待機状態となる。
【0067】
一方、ステップS405において、「スキャン」キーが押されない場合は(ステップS405でNO)、ステップS411では、ユーザによって複写機能の使用等の他のキー操作がなされたか否かを判断する。他のキー操作がなされた場合には(ステップS411でYES)、ステップS412で、その操作に応じて複写処理やその他の処理を行い、その後、ステップS403に移行し待機状態となる。
【0068】
ステップS411において、他のキー操作がなされていなければ(ステップS411でNO)、ステップS413で、一定時間経過したか否かを判断する。各種キー操作がないままで一定時間経過すれば(ステップS413でYES)、一連の処理を終了し、初期の状態(ユーザIDとパスワードの入力画面)に復帰する。一定時間経過するまでは(ステップS413でNO)、ステップS403に移行し待機状態となる。
【0069】
図11は、前記登録アドレスへの通知処理(図4のステップS410)のサブルーチンを示すフローチャートである。
【0070】
図11において、ステップS4101で、CPU201は、ユーザ等により予め設定されている設定条件を読み込む。
【0071】
次いで、ステップS4102では、通知を行う設定がなされているか否かを判断する。
【0072】
通知を行う設定がなされていない場合は(ステップS4082でNO)、そのままリターンする。通知を行う設定がなされている場合には(ステップS4102でYES)、ステップS4103では、機密文書の場合に通知を行う設定がなされているかどうかを判断する。
【0073】
機密文書の場合の通知設定がなされていなければ(ステップS4103でNO)、ステップS4105に進む。機密文書の場合の通知設定がなされている場合には(ステップS4103でYES)、ステップS4104で、送信される画像データが機密文書に係るものであるか否かを判断する。画像データが機密文書に係るものか否かは、画像データ送信ジョブの指定時に、その旨を併せてユーザに指定させ、それに基づいて判断すればよい。
【0074】
機密文書に係るものでなければ(ステップS4104でNO)、そのままリターンし、機密文書に係るものであれば(ステップS4104でYES)、ステップS4105に進む。
【0075】
ステップS4105では、送信履歴情報を添付して通知を行う設定がなされているか否かを判断する。履歴情報を添付して通知を行う設定がなされていなければ(ステップS4105でNO)、ステップS4107に進む。送信履歴情報を添付して通知を行う設定がなされている場合には(ステップS4105でYES)、ステップS4106で、送信履歴情報の添付処理を行ってから、ステップS4107に進む。
【0076】
ステップS4107では、頻度・回数設定がなされているか否かを判断し、頻度・回数設定がなされていなければ(ステップS4107でNO)、ステップS4109に進み、頻度・回数設定がなされていれば(ステップS4107でYES)、ステップS4108では、設定された頻度あるいは回数に達しているか否かを判断する。設定された頻度あるいは回数に達していれば(ステップS4108でYES)、ステップS4109では、登録アドレスへの通知メールの送信処理を行ったのち、リターンする。
【0077】
設定された頻度あるいは回数に達していなければ(ステップS4108でNO)、ステップSステップS4110では、通知情報を一旦記憶する処理を行ってから、リターンする。
【0078】
図12は、図10で説明した、各ユーザID毎の認証レベル(通知レベル)の設定がなされている場合の、登録アドレスへの通知処理(図4のステップS410)を示すフローチャートである。
【0079】
図12において、ステップS4121で、CPU201は予め設定されている設定条件を読み込む。
【0080】
次いで、ステップS4122では、ユーザ認証レベルの設定がなされているか否かを判断する。
【0081】
ユーザ認証レベルの設定がなされていない場合は(ステップS4122でNO)、そのままリターンする。ユーザ認証レベルの設定がなされている場合には(ステップS4122でYES)、ステップS4123では、対応するユーザの認証レベルが高いかどうかを判断する。対応するユーザの認証レベルが高い場合には(ステップS4123でYES)、そのままリターンし、対応するユーザの認証レベルが低い場合には(ステップS4123でNO)、ステップS4124で、登録アドレスへの通知メールの送信処理を行ったのち、リターンする。
【0082】
図13及び図14は、この発明の他の実施形態を示すものである。この実施形態では、登録アドレスへの通知後に、スキャンされた画像データを送信するとともに、通知後データが送信されるまでの時間を設定できるようにしたものである。
【0083】
即ち、まずユーザは、図13に示すように、操作表示部202にオブション設定として表示された送信文書時間の設定画面900において、該当するチェックボックスをチェックし、登録アドレスへの通知から画像データの送信までの設定時間を入力する。CPU201はこの入力を受け付けて、登録アドレスへの通知後画像データの送信までの時間を設定する。
【0084】
このような設定が予め行われた状態で、ユーザがジョブ実行装置100を使用するために操作を行ったときの処理を、図14のフローチャートに示す。
【0085】
この処理は、ステップS408の「原稿読み込み処理」までは、図4に示すフローチャートと同じであるため、図4と同一のステップ番号を付して詳細な説明は省略する。
【0086】
図14において、原稿の読み込み後、CPU201はステップS501で、画像データの送信指示がなされたことを、対応する登録アドレスに電子メールで通知する。
【0087】
次に、CPU201はステップS502で、送信時間設定がなされているか否かを判断し、設定がなされていなければ(ステップS502でNO)、ステップS504で、読み込んだ画像データを送信宛先に直ちに送信する。
【0088】
送信時間設定がなされている場合には(ステップS502でYES)、ステップS503で、設定された一定時間(n分)だけ待機し、一定時間が経過するとステップS504で画像データを送信する。
【0089】
このように、登録アドレス(通知先)への通知を行ってから一定時間経過後に画像データの送信が実行されるから、通知により不正使用を知った正規ユーザはその間にジョブ実行装置100へ出向く等して、画像データの送信実行を停止することができる。
【0090】
図15は、この発明のさらに他の実施形態を示すフローチャートである。この実施形態では、画像データの送信先アドレスと通知先である登録アドレスが同一である場合には、登録アドレスへの通知メールの送信は行わないように構成したものである。
【0091】
図15に示す処理において、ステップS409の「画像データの送信処理」までは、図4に示すフローチャートと同じであるため、図4の同一のステップ番号を付して詳細な説明は省略する。
【0092】
図15において、ステップS601でCPU201は、画像データの送信先のユーザIDとログインしているユーザのIDとが同一かどうかを判断し、同一であれば(ステップS601でYES)、ステップS603で、通知メールを送信しない決定を行った後、ステップS403に戻る。一方、ユーザIDが一致していない場合には(ステップS601でNO)、ステップS602で、ユーザの登録アドレスに通知メールを送信したのち、ステップS403に戻る。
【0093】
このように、画像データの送信先と通知先の登録アドレスとが一致する場合には、登録アドレスへ画像データが送信されることになるから、このユーザは通知メールが送られてこなくても画像データが送信されたことを知ることができ、従って無駄な通知が行われるのを回避できる。
【0094】
図16は、ユーザの登録アドレスへの通知メールの一例を示すものである。
【0095】
このメール1000には、Scan to E-mail機能により送信宛先に画像データが送信された旨のメッセージ、及びそのデータ送信を行った覚えがない場合は、「ユーザIDロック」ボタンをクリックして欲しい旨のメッセージが表示されている。ユーザが「ユーザIDロック」ボタンをクリックすると、ジョブ実行装置100側にこのユーザIDのロック指示を含んだメールが返信されることになる。この返信メールを受信したジョブ実行装置100は、ユーザIDのロックを実行する。この点については後述する。
【0096】
図17は、登録アドレスへの通知メールの別の例を示すものである。
【0097】
このメール1100には、図16に示した内容に加えて、認証パスワードの変更入力欄が表示されており、パスワードを変更したいユーザは、この入力欄に変更前後のパスワードを入力する。そして、「認証パスワード変更」ボタンをクリックすると、ユーザIDのロック指示及び/またはパスワードの変更要求を含んだメールが、ジョブ実行装置100側に返信される。この返信メールを受信したジョブ実行装置100は、ユーザIDのロック及び/またはパスワードの変更を実行する。この点についても後述する。
【0098】
図18は、通知メールに過去の送信履歴を添付した場合の例を示す。
【0099】
図18に示すように、このメール1200には、Scan to E-mail機能により送信宛先に画像データが送信された旨のメッセージが表示されるとともに、過去の送信履歴が添付されている。
【0100】
図19は、この発明のさらに他の実施形態を示すものであり、ユーザの登録アドレスへの通知後、ユーザ端末101から返信メールがあった時の処理を示すフローチャートである。
【0101】
図19において、ステップS701でCPU701は、ログインしたユーザに対して使用許可状態のまま待機中であるか、または動作中であることを確認し、ステップS702で、通知先からの返信メールを受信するのを待つ。
【0102】
返信メールを受信したときは(ステップS702でYES)、ステップS703で、受信したメールの内容を解析する。
【0103】
次いで、ステップS704で、返信メールにユーザIDロックの指示が含まれているか否かを判断する。
【0104】
ユーザIDロックの指示が含まれていれば(ステップS704でYES)、ステップS705で、該当ユーザIDをロックして使用不可とし、ステップS706で、画像データの送信先に謝罪メールを送信する。
【0105】
返信メールにユーザIDロックの指示が含まれていなければ(ステップS704でNO)、ステップS707では、返信メールに認証パスワード変更の指示が含まれているか否かを判断する。
【0106】
認証パスワード変更の指示が含まれていれば(ステップS707でYES)、ステップS708で、パスワードを変更する。認証パスワード変更の指示が含まれていなければ(ステップS707でNO)、何もすることなく、処理を終了する。
【0107】
図20は、ジョブ実行装置100で受信された、ユーザIDのロック指示を含む返信メールの一例である。
【0108】
この返信メール1300には、ユーザからの返信メールである旨、及び使用停止とされる具体的なユーザIDが表示されている。
【0109】
図21は、ユーザIDがロックされ、あるいはパスワードが変更された後に操作表示部202に表示される認証情報の入力画面を示す。
【0110】
図21の入力画面302において、ユーザIDおよび旧パスワードを入力すると、認証が失敗であることを示す画面303が表示される。この画面303には、例えば「入力されたユーザID、パスワードでは、本装置の使用が認められていません。もう一度、ユーザID、パスワードを確認してください。」といったメッセージが表示される。
【0111】
このように、返信メールにユーザIDの使用禁止の指示が含まれている場合、あるいはパスワードの変更要求が含まれている場合に、ジョブ実行装置100はユーザIDをロックしあるいはパスワードを変更するから、不正使用者による以後の不正使用を確実に防止することができる。
【0112】
図22は、図19のステップS707で画像データの送信先に送信される謝罪メールの一例を示すものである。このメール1400には、送信先ユーザのアドレスにScan to E-mail機能が不正使用された旨と謝罪のメッセージが表示されている。
【0113】
図23は、この発明のさらに他の実施形態を示すものである。この実施形態では、ユーザの登録アドレスに送信された通知メールに対する返信メールにより、画像データの送信が許可されている場合に、画像データを送信宛先に送信するものとなされている。
【0114】
この例では、ジョブ実行装置100にログインしたユーザは、Scan to E-mail機能を選択し、宛先を指定した後、画像読取部205に原稿を読み取らせる。ジョブ実行装置100は、読み取った原稿の画像データを生成後、宛先に送信することなく、そのまま装置内に保持する。
【0115】
図23において、ステップS801でCPU701は、ログインしたユーザに対して使用許可状態のまま待機中であるか、または動作中であることを確認し、ステップS802で、通知先のユーザから返信メールを受信するのを待つ。
【0116】
返信メールを受信したときは(ステップS802でYES)、ステップS803で、受信したメールの内容を解析し、ステップS804で、返信メールに画像データの送信指示が含まれているか否かを判断する。
【0117】
画像データの送信指示が含まれていなければ(ステップS804でNO)、そのまま処理を終了する。画像データの送信指示が含まれていれば(ステップS804でYES)、ステップS805で、送信時間設定がなされているかどうかを判断する。
【0118】
送信時間設定がなされていなければ(ステップS805でNO)、ステップS806で、画像データを送信宛先に送信する。送信時間設定がなされている場合は(ステップS805でYES)、一定時間(n分)待ち、送信時間に達したときに、ステップS806で画像データを送信宛先に送信する。
【0119】
このように、通知先からの返信メールに画像データの送信指示が含まれている場合に画像データが送信されるから、通知先の正規ユーザは画像データの送信指示が自己が行ったものか、不正使用者によるものかどうかを、画像データの送信前に確認することができるのともとより、正規ユーザの許可がなければ送信は実行されないから、不正使用者の実行指示により、画像データが実際に送信されるのを防止できる。
【0120】
図24は、この発明のさらに他の実施形態を示すものである。この実施形態では、通知先への確認メールの送信指示ないし送信依頼が画像データの送信先からあったときに、通知メールを送信するものとなされている。
【0121】
この例では、ジョブ実行装置100にログインしたユーザは、Scan to E-mail機能を選択し、宛先を指定した後、画像読取部205に原稿を読み取らせる。ジョブ実行装置100は、読み取った原稿の画像データを生成後、宛先に送信する。
【0122】
図24において、ステップS901でCPU701は、ログインしたユーザに対して使用許可状態のまま待機中であるか、または動作中であることを確認し、ステップS902で、画像データの送信先から返信メールを受信するのを待つ。
【0123】
返信メールを受信したときは(ステップS902でYES)、ステップS903で、受信したメールの内容を解析し、ステップS904で、返信メールに確認メールの送信指示が含まれているか否かを判断する。
【0124】
確認メールの送信指示が含まれていなければ(ステップS904でNO)、そのまま処理を終了する。確認メールの送信指示が含まれていれば(ステップS904でYES)、ステップS905で、ユーザの登録アドレスに確認メールを送信して、画像データが送信されたことを通知する。
【0125】
確認メールの一例を図25に示す。この確認メール1500には、送信宛先にSca to E-mail機能で画像データを送信したことを確認してほしい旨のメッセージが表示されている。
【0126】
この実施形態によれば、送信者が自己への画像データの送信に疑問があるときは、確認メールの依頼をジョブ実行装置100に返信すればよく、返信メールを受信したジョブ実行装置100は、ユーザの登録アドレスにその旨を通知するから、正規ユーザは不正使用されている場合にはその事実を認識することができる。
【0127】
図26は、この発明のさらに他の実施形態を示すフローチャートである。この実施形態では、ジョブ実行装置100に格納されている画像データをE-mail機能を利用して送信した時に、データ管理者の登録アドレスに、データを送信したことを通知するものとなされている。
【0128】
図26に示す処理において、ステップS405のスキャンキーがオンされたか否かの判断処理までは、図4に示すフローチャートと同じであるため、同一のステップ番号を付して詳細な説明は省略する。
【0129】
スキャンキーがオンされた場合は(ステップS405でYES)、ステップS1001で、ユーザの指示に基づいてジョブ実行装置100のデータ記憶部208に格納されている画像データを選択した後、ステップS1002で送信宛先を指定し、ステップS1003で、通信部209を介して送信先に送信する。
【0130】
次いで、ステップS1004で、格納データの管理者ユーザの通知先に、画像データが送信が実行されたことを通知したのち、ステップS403に戻る。
【0131】
なお、画像データの管理者と共に、正規ユーザの登録アドレスへも通知を行う構成としても良い。
【0132】
以上、本発明の一実施形態を説明したが、本発明は上記実施形態に限定される人はない。
【0133】
例えば、通知先である正規ユーザや管理者等の登録アドレスへの通知対象となるジョブが、画像データの送信ジョブである場合について説明したが、他のジョブ、例えば複写機能を利用するコピージョブの実行が指示されたときに、通知するものとしても良い。
【図面の簡単な説明】
【0134】
【図1】この発明の一実施形態に係るジョブ実行装置を備えたジョブ実行システムを示す概念図である。
【図2】ジョブ実行装置の電気的構成を示すブロック図である。
【図3】ユーザ認証画面の表示例を示す図である。
【図4】ジョブ実行装置を使用するためにユーザが行う操作に対して、ジョブ実行装置のCPUで行われる処理を示すフローチャートである。
【図5】図4のフローチャートの続きの部分を示すフローチャートである。
【図6】登録アドレスへの通知を行うか否かの設定画面を示す図である。
【図7】ジョブ実行回数や頻度の設定画面である。
【図8】過去の送信履歴を添付して通知を行うかどうかの設定画面である。
【図9】画像データが機密文書に係るものである場合にのみ登録アドレスへの通知を行うか否かの設定画面である。
【図10】通知を行う認証レベルをユーザ毎に設定するかどうかの設定画面である。
【図11】登録アドレスへの通知処理(図4のステップS410)のサブルーチンを示すフローチャートである。
【図12】各ユーザID毎の認証レベル(通知レベル)の設定がなされている場合の、登録アドレスへの通知処理(図4のステップS410)を示すフローチャートである。
【図13】送信文書時間設定の設定画面である。
【図14】送信文書時間設定が予め行われた状態で、ユーザがジョブ実行装置を使用するために操作を行ったときの処理を示すフローチャートであるる
【図15】この発明のさらに他の実施形態を示すフローチャートであり、画像データの送信先アドレスと通知先である登録アドレスが同一である場合には、登録アドレスへの通知メールの送信は行わないように処理する場合のフローチャートである。
【図16】ユーザの登録アドレスへの通知メールの一例を示す図である。
【図17】ユーザの登録アドレスへの通知メールの他の例を示す図である。
【図18】通知メールに過去の送信履歴を添付した場合の例を示す図である。
【図19】この発明のさらに他の実施形態を示すものであり、ユーザの登録アドレスへの通知後、ユーザ端末から返信メールがあった時の処理を示すフローチャートである。
【図20】ジョブ実行装置で受信された、ユーザIDのロック指示を含む返信メールの一例を示す図である。
【図21】ユーザIDがロックされ、あるいはパスワードが変更された後に操作表示部に表示される認証情報の入力画面を示す図である。
【図22】画像データの送信先に送信される謝罪メールの一例を示す図である。
【図23】この発明のさらに他の実施形態を示すものであり、ユーザの登録アドレスに送信された通知メールに対する返信メールにより、画像データの送信が許可されている場合に、画像データを送信宛先に送信する処理を示すフローチャートである。
【図24】この発明のさらに他の実施形態を示すものであり、通知先への確認メールの送信指示ないし送信依頼が画像データの送信先からあったときに、通知メールを送信する場合の処理を示すフローチャートである。
【図25】確認メールの一例を示す図である。
【図26】この発明のさらに他の実施形態を示すフローチャートであり、ジョブ実行装置に格納されている画像データを送信した時に、データ管理者の登録アドレスにデータを送信したことを通知する処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
【0135】
100 ジョブ実行装置
101 ユーザ端末
103 ネットワーク
201 CPU(実行指示受付手段、通知手段、設定手段)
202 操作表示部
208 データ記憶部
209 通信部(ジョブ実行手段)
210 認証部
【特許請求の範囲】
【請求項1】
画像データについてのジョブを実行するジョブ実行手段と、
認証手段により認証されたユーザによってなされた前記ジョブ実行手段に対するジョブの実行指示を受け付ける実行指示受付手段と、
ユーザ認証のために入力されるユーザ識別情報に対応する通知先を記憶する記憶手段と、
前記実行指示受付手段によるジョブの実行指示の受付後、前記入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行う通知手段と、
を備えていることを特徴とするジョブ実行装置。
【請求項2】
前記通知手段による通知に対して通知先からの返信情報を受信した際には、返信情報に基づいて、前記入力されたユーザ識別情報の使用禁止を受け付ける請求項1に記載のジョブ実行装置。
【請求項3】
前記通知手段による通知に対して通知先からの返信情報を受信した際には、返信情報に基づいて、前記認証のためのパスワードの変更要求を受け付ける請求項1に記載のジョブ実行装置。
【請求項4】
前記通知手段による通知を行うか否かを設定する設定手段を有している請求項1〜3のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項5】
前記通知手段による通知を所定のジョブ実行回数毎にまたは所定の頻度で行うために、前記ジョブ実行回数または頻度を設定する設定手段を有している請求項1〜4のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項6】
前記通知手段は、過去のジョブ実行履歴を添付して通知先に通知する請求項1〜5のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項7】
前記画像データが機密データであることを指定する指定手段を有しており、
機密データであることが指定されている場合にのみ、前記通知手段は前記通知を行う請求項1〜6のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項8】
前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの送信ジョブである請求項1〜7のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項9】
前記通知手段は、前記画像データの送信先と通知先とが一致する場合には、前記通知を禁止する請求項8に記載のジョブ実行装置。
【請求項10】
各ユーザ毎に通知を行うレベルを設定する設定手段を有し、
前記通知手段は、前記設定された通知レベルに応じて前記通知を行うか否かを切り替える請求項1〜9のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項11】
前記通知手段が通知先に通知を行ってから一定時間経過後に、前記ジョブ実行手段はジョブを実行する請求項1〜10のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項12】
前記通知手段による通知に対して通知先からの返信情報を受信した後に、前記ジョブ実行手段はジョブを実行する請求項1〜11のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項13】
返信情報の受信から一定時間後にジョブ実行手段はジョブを実行する請求項12に記載のジョブ実行装置。
【請求項14】
前記通知手段による通知に対する通知先からの返信情報によりジョブの実行が許可された場合にのみ、ジョブ実行手段はジョブを実行する請求項1〜13のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項15】
前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの送信ジョブであり、
前記ユーザ識別情報の使用が禁止される場合には、既に画像データ送信済みの送信先に謝罪用データを送信する請求項2に記載のジョブ実行装置。
【請求項16】
前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの送信ジョブであり、
前記通信手段は、前記画像データの送信先から返信情報を受信した場合に、前記通知手段は前記通知先への通知を行う請求項1に記載のジョブ実行装置。
【請求項17】
前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、装置内に格納されている画像データの送信ジョブであり、前記通知先は、前記格納データを管理している管理者ユーザの通知先である請求項1〜16のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項18】
画像データについてのジョブを実行するステップと、
認証手段により認証されたユーザによってなされたジョブの実行指示を受け付けるステップと、
前記ジョブの実行指示の受付後、ユーザ認証のために入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行うステップと、
を備えていることを特徴とするジョブ実行処理方法。
【請求項19】
画像データについてのジョブを実行するステップと、
認証手段により認証されたユーザによってなされたジョブの実行指示を受け付けるステップと、
前記ジョブの実行指示の受付後、ユーザ認証のために入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行うステップと、
をコンピュータに実行させるためのジョブ実行処理プログラム。
【請求項1】
画像データについてのジョブを実行するジョブ実行手段と、
認証手段により認証されたユーザによってなされた前記ジョブ実行手段に対するジョブの実行指示を受け付ける実行指示受付手段と、
ユーザ認証のために入力されるユーザ識別情報に対応する通知先を記憶する記憶手段と、
前記実行指示受付手段によるジョブの実行指示の受付後、前記入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行う通知手段と、
を備えていることを特徴とするジョブ実行装置。
【請求項2】
前記通知手段による通知に対して通知先からの返信情報を受信した際には、返信情報に基づいて、前記入力されたユーザ識別情報の使用禁止を受け付ける請求項1に記載のジョブ実行装置。
【請求項3】
前記通知手段による通知に対して通知先からの返信情報を受信した際には、返信情報に基づいて、前記認証のためのパスワードの変更要求を受け付ける請求項1に記載のジョブ実行装置。
【請求項4】
前記通知手段による通知を行うか否かを設定する設定手段を有している請求項1〜3のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項5】
前記通知手段による通知を所定のジョブ実行回数毎にまたは所定の頻度で行うために、前記ジョブ実行回数または頻度を設定する設定手段を有している請求項1〜4のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項6】
前記通知手段は、過去のジョブ実行履歴を添付して通知先に通知する請求項1〜5のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項7】
前記画像データが機密データであることを指定する指定手段を有しており、
機密データであることが指定されている場合にのみ、前記通知手段は前記通知を行う請求項1〜6のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項8】
前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの送信ジョブである請求項1〜7のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項9】
前記通知手段は、前記画像データの送信先と通知先とが一致する場合には、前記通知を禁止する請求項8に記載のジョブ実行装置。
【請求項10】
各ユーザ毎に通知を行うレベルを設定する設定手段を有し、
前記通知手段は、前記設定された通知レベルに応じて前記通知を行うか否かを切り替える請求項1〜9のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項11】
前記通知手段が通知先に通知を行ってから一定時間経過後に、前記ジョブ実行手段はジョブを実行する請求項1〜10のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項12】
前記通知手段による通知に対して通知先からの返信情報を受信した後に、前記ジョブ実行手段はジョブを実行する請求項1〜11のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項13】
返信情報の受信から一定時間後にジョブ実行手段はジョブを実行する請求項12に記載のジョブ実行装置。
【請求項14】
前記通知手段による通知に対する通知先からの返信情報によりジョブの実行が許可された場合にのみ、ジョブ実行手段はジョブを実行する請求項1〜13のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項15】
前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの送信ジョブであり、
前記ユーザ識別情報の使用が禁止される場合には、既に画像データ送信済みの送信先に謝罪用データを送信する請求項2に記載のジョブ実行装置。
【請求項16】
前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、画像データの送信ジョブであり、
前記通信手段は、前記画像データの送信先から返信情報を受信した場合に、前記通知手段は前記通知先への通知を行う請求項1に記載のジョブ実行装置。
【請求項17】
前記ジョブ実行手段により実行されるジョブが、装置内に格納されている画像データの送信ジョブであり、前記通知先は、前記格納データを管理している管理者ユーザの通知先である請求項1〜16のいずれかに記載のジョブ実行装置。
【請求項18】
画像データについてのジョブを実行するステップと、
認証手段により認証されたユーザによってなされたジョブの実行指示を受け付けるステップと、
前記ジョブの実行指示の受付後、ユーザ認証のために入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行うステップと、
を備えていることを特徴とするジョブ実行処理方法。
【請求項19】
画像データについてのジョブを実行するステップと、
認証手段により認証されたユーザによってなされたジョブの実行指示を受け付けるステップと、
前記ジョブの実行指示の受付後、ユーザ認証のために入力されたユーザ識別情報に対応する通知先に、ジョブの実行指示に関する通知を行うステップと、
をコンピュータに実行させるためのジョブ実行処理プログラム。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】
【図20】
【図21】
【図22】
【図23】
【図24】
【図25】
【図26】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【図15】
【図16】
【図17】
【図18】
【図19】
【図20】
【図21】
【図22】
【図23】
【図24】
【図25】
【図26】
【公開番号】特開2007−296789(P2007−296789A)
【公開日】平成19年11月15日(2007.11.15)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2006−127934(P2006−127934)
【出願日】平成18年5月1日(2006.5.1)
【出願人】(303000372)コニカミノルタビジネステクノロジーズ株式会社 (12,802)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成19年11月15日(2007.11.15)
【国際特許分類】
【出願日】平成18年5月1日(2006.5.1)
【出願人】(303000372)コニカミノルタビジネステクノロジーズ株式会社 (12,802)
【Fターム(参考)】
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