文書管理装置、文書管理システムおよび認証パスワードの変更通知方法
【課題】複数のユーザが同一のボックスを使用する状況下において、使用利便性を損なうことなくセキュリティを確保できる文書管理装置、文書管理システムおよび認証パスワードの変更通知方法を提供する。
【解決手段】認証部４０３は、入力された識別情報およびパスワードと、文書ボックス４０７ａと対応づけて予め登録された認証条件とを照合する。判定部４０４は、上記入力された識別情報が上記認証条件を満たす場合、上記入力パスワードが、各ユーザに指定された１の過去の認証パスワードと一致するか否かを判定する。認証パスワード表示部４０５は、判定部４０４が一致すると判定し、かつ認証パスワードの変更以降、上記入力された識別情報により特定されるユーザによる、パスワード入力回数ｎが予め指定された基準を満足する場合、認証部４０３に登録されている認証パスワードを表示する。
【解決手段】認証部４０３は、入力された識別情報およびパスワードと、文書ボックス４０７ａと対応づけて予め登録された認証条件とを照合する。判定部４０４は、上記入力された識別情報が上記認証条件を満たす場合、上記入力パスワードが、各ユーザに指定された１の過去の認証パスワードと一致するか否かを判定する。認証パスワード表示部４０５は、判定部４０４が一致すると判定し、かつ認証パスワードの変更以降、上記入力された識別情報により特定されるユーザによる、パスワード入力回数ｎが予め指定された基準を満足する場合、認証部４０３に登録されている認証パスワードを表示する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、認証機能を有する文書管理装置、文書管理システムおよび認証パスワードの変更通知方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
プリンタ、複写機、複合機等の画像形成装置は、例えば、オフィス等において、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを通じてパーソナルコンピュータ等の情報処理端末と接続された状況で使用されることが多い。このような画像形成装置は、情報処理端末から入力された画像データを用紙上に印刷する画像形成装置として機能したり、情報処理端末において使用される画像データを取得する画像読取装置として機能したり、文書画像データを検索可能に蓄積する文書管理装置として機能したりする。
【０００３】
また、近年、画像形成装置では、ボックス機能を備えるものも多い。ボックス機能は、ボックスと呼ばれる記憶領域に文書画像データ等を蓄積し、管理する機能である。当該ボックスには、アクセス等を特定のユーザに制限する設定が可能であり、オフィス等で共用される画像形成装置であっても、ボックス内の文書画像データに対するセキュリティを確保できるように構成されている。例えば、所定のボックスにアクセス可能なユーザは、ネットワークを介して画像形成装置に接続された情報処理端末等から、当該ボックスにアクセスし、蓄積された文書画像データを印刷等することができる。
【０００４】
このようなアクセス等の制限を実現する手法として、ボックスに認証パスワードを設定する手法がある。当該手法では、認証パスワードを知るユーザのみが当該ボックスにアクセスすることができる。セキュリティを維持する観点では、認証パスワードを例えば一定期間が経過するごとに変更することが好ましく、上述のような、同一のボックスを複数のユーザが使用する環境下においても認証パスワードを変更することが好ましい。しかしながら、ボックスの管理者等が認証パスワードを変更すると、変更された認証パスワードが通知されてユーザに認識されるまでは、そのユーザはボックスにアクセスすることができなくなってしまう。各ユーザに変更後の認証パスワードを通知し、周知後に認証パスワードを変更することも不可能ではないが、変更の都度、周知状態を確認しなければならず煩雑である。また、電子メール等で新たな認証パスワードを各ユーザに自動的に通知する手法により煩雑な作業をなくすことも考えられるが、このような手法では、電子メールの内容を確認するまでは、ユーザは認証パスワードの変更を知ることができない。したがって、文書管理装置を使用しようとしたときに認証パスワードの変更に気づき、変更された認証パスワードを電子メールで確認する状況が発生し、装置の円滑な使用が妨げられることになる。
【０００５】
この対策として、例えば、特許文献１は、過去に機能していたパスワードの履歴と、現在機能しているパスワードと、現在機能しているパスワードに関連したパスワード関連情報とを記憶するパスワード管理装置を開示している。当該パスワード管理装置では、ユーザに入力されたパスワードが現在機能しているパスワードと一致せず、過去に機能していたパスワードと一致する場合、当該ユーザに、現パスワードに関連したその登録者等のパスワード関連情報を入力させる。そして、入力されたパスワード関連情報が記憶されているパスワード関連情報と一致する場合、現在のパスワードを表示する。この先行技術では、複数のユーザが同一のボックスを使用する状況下で、装置の円滑な使用を妨げることなくセキュリティを確保できるとしている。
【０００６】
また、本願発明者は、特願２００９−１２４９４７号として、ユーザ認証機能を有する画像形成装置において、認証に使用したユーザ識別情報に基づいてボックスへのアクセス権限を判定する画像形成装置を提案している。この画像形成装置では、認証に使用したユーザ識別情報がボックスと対応づけられており、ボックス管理者として対応づけられていればパスワード変更画面にアクセス可能とし、ボックス使用者として対応づけられていればパスワード表示画面にアクセス可能とする。この技術では、パスワードを忘れてしまった場合でも、ボックスにアクセスできなくなるという不都合を回避することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００６−１８５３３０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、オフィス等で使用される画像形成装置は、同一部署または隣接部署等に所属するユーザにより共用されることも多い。この場合、同一の画像形成装置を使用するユーザは全く無関係な者ではなく、ボックスの管理者（パスワード登録者）が誰であるか等の情報を比較的容易に推測することができる。このような状況下において、使用利便性とセキュリティを確保とを両立することは容易ではない。
【０００９】
例えば、特許文献１が開示する技術では、過去に機能していたパスワードのいずれであってもパスワード関連情報の入力段階に進むことができる。すなわち、過去に機能していたパスワードを１つでも知ることができれば、パスワード関連情報の入力段階に進むことができる。そして、ボックスの管理者が容易に推定できる状況下では、本来、そのボックスへのアクセスが許可されていないユーザがボックスパスワードを入手する可能性がある。上述のように全く無関係でないユーザが画像形成装置を使用する状況下では、例えば、過去にそのボックスへのアクセスを許可されていたが、その後、アクセスが許可される立場でなくなったユーザに対しては、セキュリティとして機能しないことになる。
【００１０】
また、特願２００９−１２４９４７号において本願発明者が提案した技術では、例えば、画像形成装置への認証が、ユーザ識別情報を記憶したＩＣカードにより実施される場合、ＩＣカードを使用した者が本人でないときには、そのボックスへのアクセスが許可されていない者がボックスパスワードを入手する可能性がある。
【００１１】
以上のように、より高いセキュリティを確保する観点では、上述の先行技術には、改善の余地があるといえる。
【００１２】
本発明は、このような従来技術の課題を鑑みてなされたものであり、複数のユーザが同一のボックスを使用する状況下であっても、使用利便性を損なうことなく、高いセキュリティを確保できる、文書管理装置、文書管理システムおよび認証パスワードの変更通知方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上述の目的を達成するために、本発明に係る文書管理装置は以下の技術的手段を採用している。まず、本発明に係る文書管理装置は、文書ボックス、識別情報入力部、パスワード入力部、認証部、判定部、認証パスワード表示部を備える。文書ボックスは、文書画像データが蓄積される記憶領域である。識別情報入力部は、ユーザを識別する識別情報の入力に使用され、パスワード入力部は、文書ボックスへアクセスするためのパスワード入力に使用される。認証部は、識別情報入力部を通じて入力された識別情報およびパスワード入力部を通じて入力されたパスワードと、文書ボックスと対応づけて予め登録された認証条件とを照合する。ここで、認証条件は、アクセスを許可する識別情報および認証パスワードを含む。判定部は、識別情報入力部を通じて入力された識別情報が上記認証条件を満たす場合、パスワード入力部を通じて入力されたパスワードが、各ユーザに指定された１の過去の認証パスワードと一致するか否かを判定する。各ユーザに対する当該過去の認証パスワードの指定は、認証部の認証パスワードの変更に応じて行われる。認証パスワード表示部は、判定部が一致すると判定し、かつ認証パスワードの変更以降、上記入力された識別情報により特定されるユーザによる、パスワード入力部を通じたパスワード入力回数が予め指定された基準を満足する場合、認証部に登録されている認証パスワードを表示する。
【００１４】
この文書管理装置では、特定の文書ボックスを共用するユーザが、当該文書ボックスに対する認証パスワードの変更を知らずに文書管理装置を使用した場合であっても、当該ユーザが入力したパスワードが、指定された１の過去の認証パスワードと一致する場合には、その場で、認証パスワード変更の事実と変更後の認証パスワードが通知される。したがって、当該表示された新たな認証パスワードを使用して、文書ボックスにアクセスすることができる。また、過去の認証パスワードが入力されたときに、現在の認証パスワードを表示する動作は、予め指定されたパスワード入力回数が基準を満足する場合しか実施されない。例えば、当該回数が１回であれば、以降でそのユーザが過去の認証パスワードを入力した場合であっても、現在の認証パスワードが表示されることがない。このため、高いセキュリティを確保することができる。
【００１５】
上記文書管理装置において、各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードは、現在の認証パスワードが登録される直前に認証部に登録されていた認証パスワードとすることができる。この構成では、認証パスワード変更前の直近の認証パスワードを認識しているユーザに対して、現在の認証パスワード通知することができる。また、各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードは、各ユーザが上記文書ボックスに最後にアクセスしたときの認証パスワードとすることもできる。この構成では、ユーザが文書ボックスにアクセスした後、認証パスワードの変更後、何らかの事情により、短期間で再度認証パスワードを変更した場合でも、各ユーザに現在の認証パスワードを表示することができる。
【００１６】
一方、他の観点では、本発明は、文書管理装置、識別情報入力装置、パスワード入力装置および認証装置を備える文書管理システムを提供することもできる。文書管理装置は、文書画像データが蓄積される記憶領域である文書ボックスを備える。識別情報入力装置には、ユーザを識別する識別情報が入力され、入力された識別情報は認証装置に入力される。パスワード入力装置には、文書ボックスへアクセスするためのパスワードが入力され、入力されたパスワードは認証装置に入力される。認証装置は、認証部、判定部および認証パスワード表示部を備える。認証部は、識別情報入力装置を通じて入力された識別情報およびパスワード入力装置を通じて入力されたパスワードと、文書ボックスと対応づけて予め登録された認証条件とを照合する。ここで、認証条件は、アクセスを許可する識別情報および認証パスワードを含む。判定部は、識別情報入力装置を通じて入力された識別情報が上記認証条件を満たす場合、パスワード入力装置を通じて入力されたパスワードが、各ユーザに指定された１の過去の認証パスワードと一致するか否かを判定する。各ユーザに対する当該過去の認証パスワードの指定は、認証部の認証パスワードの変更に応じて行われる。認証パスワード表示部は、判定部が一致すると判定し、かつ認証パスワードの変更以降、上記入力された識別情報により特定されるユーザによる、パスワード入力装置を通じたパスワード入力回数が予め指定された基準を満足する場合、認証部に登録されている認証パスワードを表示する。
【００１７】
さらに、他の観点では、本発明は、文書ボックスに適用される認証パスワードの変更通知方法を提供することができる。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、文書ボックスの認証パスワードが変更された際に、当該認証パスワードの変更が当該文書ボックスを使用するユーザに伝わっていない場合であっても、ユーザが文書ボックスにアクセスしようとしたときに、変更された認証パスワードを知ることができる。したがって、文書管理装置または文書管理システムの使用利便性が損なわれることがない。また、各ユーザに対する認証パスワードの通知は、予め指定された回数以下に限定されるため、高いセキュリティを確保することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の一実施形態における複合機の全体構成を示す概略構成図
【図２】本発明の一実施形態における複合機の操作パネルを示す模式図
【図３】本発明の一実施形態における複合機のハードウェア構成を示す図
【図４】本発明の一実施形態における複合機を示す機能ブロック図
【図５】本発明の一実施形態における複合機が保持するアクセス許可者リストの一例を示す図
【図６】本発明の一実施形態における複合機が実施する認証手順の一例を示すフロー図
【図７】本発明の一実施形態における複合機が表示するパスワード入力画面の一例を示す図
【図８】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図９】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図１０】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図１１】本発明の一実施形態における複合機が表示する認証パスワード表示の一例を示す図
【図１２】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図１３】本発明の一実施形態における複合機が表示する警告表示の一例を示す図
【図１４】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図１５】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図１６】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図１７】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの他の例を示す図
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下、本発明の実施形態について、図面を参照しながらより詳細に説明する。以下では、文書管理機能を有するデジタル複合機として本発明を具体化する。
【００２１】
図１は本実施形態におけるデジタル複合機の全体構成の一例を示す概略構成図である。図１に示すように、複合機１００は、画像読取部１２０および画像形成部１４０を含む本体１０１と、本体１０１の上方に取り付けられたプラテンカバー１０２とを備える。本体１０１の上面には原稿台１０３が設けられており、原稿台１０３はプラテンカバー１０２によって開閉されるようになっている。また、プラテンカバー１０２は、原稿搬送装置１１０と原稿トレイ１１１と排紙トレイ１１２を備えている。
【００２２】
原稿台１０３の下方には、画像読取部１２０が設けられている。画像読取部１２０は、原稿の画像を読み取りその画像のデジタルデータ（画像データ）を生成する。画像データには、必要に応じて指定された画像処理が実施されている。原稿は、原稿台１０３に載置することができる。原稿台１０３の下方には走査光学系１２１が配置されている。走査光学系１２１は、第１キャリッジ１２２や第２キャリッジ１２３、集光レンズ１２４を備える。第１キャリッジ１２２には線状の光源１３１およびミラー１３２が設けられ、第２キャリッジ１２３にはミラー１３３および１３４が設けられている。光源１３１は原稿を照明する。ミラー１３２、１３３、１３４は、原稿からの反射光を集光レンズ１２４に導き、集光レンズ１２４はその光像をラインイメージセンサ１２５の受光面に結像する。この走査光学系１２１において、第１キャリッジ１２２および第２キャリッジ１２３は、副走査方向１３５に往復動可能に設けられている。第１キャリッジ１２２および第２キャリッジ１２３を副走査方向１３５に移動することによって、原稿台１０３に載置された原稿の画像をイメージセンサ１２５で読み取ることができる。
【００２３】
また、原稿は、原稿トレイ１１１に載置することもできる。原稿搬送装置１１０は、原稿トレイ１１１にセットされた原稿を１枚ずつ画像読取位置へ搬送する。原稿トレイ１１１にセットされた原稿の画像を読み取る場合、画像読取部１２０は、第１キャリッジ１２２および第２キャリッジ１２３を画像読取位置に合わせて一時的に固定する。原稿が画像読取位置を通過するとき、光源１３１は原稿を照明する。光源１３１からの光は、原稿台１０３を透過して原稿読取位置を通過する原稿において反射し、ミラー１３２、１３３、１３４、集光レンズ１２４によってイメージセンサ１２５に導かれる。画像読取位置を通過した原稿は、排紙トレイ１１２に排出される。
【００２４】
イメージセンサ１２５は、受光光に基づいて、例えば、Ｒ（レッド）、Ｇ（グリーン）、Ｂ（ブルー）の各色に対応する画像データを生成する。生成された画像データは、画像形成部１４０において用紙に印刷することができる。また、ネットワークアダプタ１６１等を介して、ネットワーク１６２を通じて他の機器へ送信することもできる。
【００２５】
画像形成部１４０は、画像読取部１２０で得た画像データや、ネットワーク１６２に接続された他の機器からネットワークアダプタ１６１を介して受信した画像データを用紙に印刷する。画像形成部１４０は、感光体ドラム１４１を備える。感光体ドラム１４１は一定速度で一方向に回転する。感光体ドラム１４１の周囲には、回転方向の上流側から順に、帯電器１４２、露光器１４３、現像器１４４、中間転写ベルト１４５が配置されている。帯電器１４２は、感光体ドラム１４１表面を一様に帯電させる。露光器１４３は、一様に帯電した感光体ドラム１４１の表面に、画像データに応じて光を照射し、感光体ドラム１４１上に静電潜像を形成する。現像器１４４は、その静電潜像にトナーを付着させ、感光体ドラム１４１上にトナー像を形成する。中間転写ベルト１４５は、感光体ドラム１４１上のトナー像を用紙に転写する。画像データがカラー画像である場合、中間転写ベルト１４５は、各色のトナー像を同一の用紙に転写する。なお、ＲＧＢ形式のカラー画像は、Ｃ（シアン）、Ｍ（マゼンタ）、Ｙ（イエロー）、Ｋ（ブラック）形式の画像データに変換され、各色の画像データが露光器１４３に入力される。
【００２６】
画像形成部１４０は、手差しトレイ１５１、給紙カセット１５２、１５３、１５４等から、中間転写ベルト１４５と転写ローラ１４６との間の転写部に用紙を給送する。手差しトレイ１５１や各給紙カセット１５２、１５３、１５４には、様々なサイズの用紙を載置または収容することができる。画像形成部１４０は、ユーザの指定した用紙や、自動検知した原稿のサイズに応じた用紙を選択し、選択した用紙を給送ローラ１５５により手差しトレイ１５１やカセット１５２、１５３、１５４から引き出す。引き出した用紙は搬送ローラ１５６やレジストローラ１５７で転写部に送り込む。トナー像を転写した用紙は、搬送ベルト１４７により定着器１４８に搬送される。定着器１４８は、ヒータを内蔵した定着ローラ１５８および加圧ローラ１５９を有しており、熱と押圧力によってトナー像を用紙に定着する。画像形成部１４０は、定着器１４８を通過した用紙を排紙トレイ１４９へ排紙する。
【００２７】
図２は複合機が備える操作パネルの外観の一例を示す図である。ユーザは、操作パネル２００を用いて、複合機１００に複写開始やその他の指示を与えたり、複合機１００の状態や設定を確認したりすることができる。操作パネル２００には、タッチパネル付きディスプレイ２０１や操作ボタン２０３が配置されている。ユーザは、例えば、タッチペン２０２を使用して、ディスプレイ２０１を通じて入力を行うことができる。
【００２８】
ディスプレイ２０１は、設定部２０４およびメッセージ表示部２０５を有する操作画面を表示する。設定部２０４には、複数のタブ２０６が用意されている。「基本」タブは、用紙のサイズや向き、複写倍率、濃度などの設定に使用される。「基本」タブは、その設定のためボタンなどの各種の要素を有している。例えば「濃度設定」ボタン２０７を押す操作をユーザが行うと、濃度の数値を指定するためのウィンドウがそのタブ上に重ねて表示される。図２の例では、「基本」タブのほか、「ユーザ機能」、「機能リスト」、「プログラム」タブも設けられている。ユーザは、タブボタン２０８を選択する（触れる）操作を行うことによって、これらのタブの表示を切り替えることができる。一つのタブが選択されている間、操作画面上で他のタブやその要素は隠れている。
【００２９】
メッセージ表示部２０５は、複写が可能かどうかや用紙の補給が必要かどうかなどの複合機の状態や、複写部数などの設定をユーザに知らせるメッセージを表示する。この表示には、複合機１００が備える各種のセンサの検知結果やユーザの操作結果が反映される。なお、図２では、後述の認証部における認証処理が実施される前の状態を示しており、メッセージ表示部２０５には当該状態を示す「認証してください」のメッセージが表示されている。
【００３０】
操作キー２０３は、主電源キー２０９、テンキー２１０やスタートキー２１１、クリアキー２１２、ＬｏｇＯｕｔキー２１３等を含む。例えば、主電源キー２０９は、複合機１００の主電源のＯＮ、ＯＦＦの切り替えに使用される。テンキー２１０は、複写部数の指定や複写倍率の設定に用いることができる。ユーザがそれらの設定をすると、複合機１００は、メッセージ表示部２０５に、例えば、「コピーできます（設定あり）」のようなメッセージを表示し、ユーザによる設定が行われたことを通知する。スタートキー２１１は、複写や画像印刷の開始指示に使用される。ユーザは、自身でした設定を解除する場合、クリアキー２１２を操作する。ユーザによる設定を機械が受け付けているかどうかは上述のメッセージで判断することができるので、その設定が不要になれば、クリアキー２１２を操作すればよい。特に限定されないが、本実施形態では、後述の認証部が予め登録された認証条件を満たすまで、操作パネル２００に対する入力が禁止される構成になっている。認証部に認証されたユーザが複合機使用後にＬｏｇＯｕｔキー２１３を押下する、あるいは、操作パネル２００に対する操作および画像読取部１２０や画像形成部１４０の動作がない時間が認証後に所定時間継続すると、複合機１００は認証処理が実施される前の状態に戻るように構成されている。
【００３１】
図３は、複合機における制御系のハードウェア構成図である。本実施形態の複合機１００は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）３０１、ＲＡＭ（Random Access Memory）３０２、ＲＯＭ（Read Only Memory）３０３、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）３０４および原稿搬送装置１１０、画像読取部１２０、画像形成部１４０における各駆動部に対応するドライバ３０５が内部バス３０６を介して接続されている。ＲＯＭ３０３やＨＤＤ３０４等はプログラムを格納しており、ＣＰＵ３０１はその制御プログラムの指令にしたがって複合機１００を制御する。例えば、ＣＰＵ３０１はＲＡＭ３０２を作業領域として利用し、ドライバ３０５とデータや命令を授受することにより上記各駆動部の動作を制御する。また、ＨＤＤ３０４は、画像読取部１２０により得られた画像データや、他の機器からネットワークアダプタ１６１を通じて受信した画像データの蓄積にも用いられる。
【００３２】
内部バス３０６には、操作パネル２００のほか、各種のセンサ３０７やＩＣカードリーダ３０８も接続されている。操作パネル２００は、ユーザの操作を受け付け、その操作に基づく信号をＣＰＵ３０１に供給する。また、ディスプレイ２０１は、ＣＰＵ３０１からの制御信号にしたがって上述の操作画面を表示する。また、センサ３０７は、プラテンカバー１０２の開閉検知センサや原稿台１０３上の原稿検知センサ、定着器１４８の温度センサ、搬送される用紙または原稿の検知センサなど各種のセンサを含む。ＣＰＵ３０１は、例えばＲＯＭ３０３に格納されたプログラムを実行することで、以下の各手段（機能ブロック）を実現するとともに、これらセンサからの信号に応じて各手段の動作を制御する。ＩＣカードリーダ３０８は、ユーザが所持するＩＣカードから、ＩＣカードに記憶されているユーザの識別情報を読み取り、当該識別情報に基づいて、認証部が後述の認証処理を実行する。
【００３３】
図４は、本実施形態の複合機の機能ブロック図である。図４に示すように、本実施形態の複合機１００は、識別情報入力部４０１、パスワード入力部４０２、認証部４０３、判定部４０４、認証パスワード表示部４０５、文書ボックス管理部４０６、データ記憶部４０７を備える。文書画像データを蓄積する文書ボックスを構成する記憶領域は、データ記憶部４０７（例えば、ＨＤＤ３０４）に確保される。図４では、１の文書ボックス４０７ａのみを例示している。
【００３４】
識別情報入力部４０１は、ユーザを識別するための識別情報の入力に使用される。上述のように、本実施形態では、ＩＣカードリーダ３０８が識別情報入力部４０１として機能する。すなわち、ＩＣカードリーダ３０８の読取位置に可搬記憶媒体であるＩＣカードが配置されたときに、ＩＣカードリーダ３０８がＩＣカードに記憶されているユーザの識別情報を読み取る。識別情報は、ユーザを特定することができる情報であればよい。例えば、各ユーザに一義的に割り当てられたユーザＩＤを当該識別情報として用いることができる。また、識別情報は、部署ＩＤ等のユーザが所属する部署を示す情報や、職位ＩＤ等のユーザに付与されている権限を示す情報をさらに含んでいてもよい。なお、可搬記憶媒体がＩＣカードであることは必須ではなく、磁気カードやＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等の任意の可搬記憶媒体を採用することができる。この場合、識別情報入力部４０１が可搬記憶媒体に対応する構成（磁気ガードリーダ、ＵＳＢインターフェイス等）になることはいうまでもない。また、当該構成に限らず、ディスプレイ２０１に表示されるソフトウェアキーボード、あるいはテンキー２１０を識別情報入力部４０１として用い、ユーザ識別情報を入力する構成であってもよい。
【００３５】
パスワード入力部４０２は、文書ボックスへアクセスするためのパスワードの入力に使用される。本実施形態では、操作パネル２００がパスワード入力部４０２として機能する。ユーザは、例えば、ディスプレイ２０１に表示されるソフトウェアキーボード、あるいはテンキー２１０を用いてパスワードを入力する。なお、当該パスワードの入力要求は、操作パネル２００、あるいはネットワーク１６２を介して複合機１００と接続された情報通信端末等を通じてユーザが文書ボックス４０７ａへのアクセスを要求したときに発生する。また、ユーザによる文書ボックス４０７ａへのアクセスには、文書ボックス４０７ａ内に蓄積されている文書画像データへのアクセス（閲覧、画像形成部１４０による印刷、ネットワークアダプタ１６１を通じた送信等）に限らず、文書ボックス４０７ａの属性データへのアクセス（閲覧、編集等）も含む。ここで、属性データとは、文書ボックスの管理者（オーナーユーザ）、認証パスワード、パーミッション等の文書ボックス４０７ａ自体に付与されている情報である。なお、本実施形態では、文書ボックス４０７ａへのアクセスは文書ボックス管理部４０６を通じて実施されるようになっている。
【００３６】
認証部４０３は、識別情報入力部４０１を通じて入力された識別情報と予め登録された認証条件とを照合する。また、認証部４０３は、パスワード入力部４０２を通じて入力されたパスワードと予め登録された認証条件とを照合する。ここでは、認証条件は、複合機１００の使用を許可するか否かを決定するための使用認証条件と、特定の文書ボックスへのアクセスを許可するか否かを決定するためのボックスアクセス認証条件を含む。使用認証条件は複合機１００の使用を許可するユーザの識別情報を含み、ボックスアクセス認証条件は文書ボックスへのアクセスを許可するユーザの識別情報および文書ボックスの認証パスワードを含む。ボックスアクセス認証条件は、文書ボックスごとに予め登録される。
【００３７】
本実施形態では、認証部４０３に、複合機１００の使用を許可するユーザのユーザＩＤを記録した使用許可者リストが予め登録されており、識別情報入力部４０１が取得したユーザＩＤが使用許可者リストに含まれる場合、使用認証条件を満足すると判断する。そして、認証部４０３は、使用認証条件を満足する場合に、そのユーザによる複合機１００の使用（画像読取部１２０における画像データの生成、画像形成部１４０における画像データの印刷等）を許可し、使用認証条件を満足しない場合に、そのユーザによる複合機１００の使用を禁止する。なお、本実施形態では、使用認証条件を満足するまで、操作パネル２００を通じた操作を受け付けない状態にすることで、複合機１００の使用を禁止している。
【００３８】
また、本実施形態では、認証部４０３に、文書ボックス４０７ａへのアクセスを許可するユーザのユーザＩＤを記録したアクセス許可者リスト、および文書ボックス４０７ａの認証パスワードが予め登録されており、識別情報入力部４０１が取得したユーザＩＤがアクセス許可者リストに含まれ、かつパスワード入力部４０２が取得したパスワードが認証パスワードと一致する場合、ボックスアクセス認証条件を満足すると判断する。そして、認証部４０３は、ボックスアクセス認証条件を満足する場合に、そのユーザによる文書ボックス４０７ａへのアクセスを許可し、ボックスアクセス認証条件を満足しない場合に、そのユーザによる文書ボックス４０７ａへのアクセスを禁止する。なお、本実施形態では、ボックスアクセス認証条件を満足するまで、文書ボックス管理部４０６を作動させない状態にすることで、文書ボックス管理部４０６によるデータ記憶部４０７とのデータの授受を禁止し、文書ボックス４０７ａへのアクセスを禁止している。
【００３９】
図５は、本実施形態において、認証部４０３が保持する文書ボックス４０７ａのアクセス許可者リスト５０１の一例を示す図である。この例では、ユーザ識別情報であるユーザＩＤとボックス権限とが対応づけて記録されている。権限「管理者」は、認証パスワード変更入力部４０８を通じて文書ボックス４０７ａの認証パスワードを変更できる。権限「ユーザ」は、管理者から特別な権限を付与された場合（管理者権限を付与された場合）以外は、認証パスワードを変更できない。図５に示すアクセス許可者リスト５０１では、ユーザＩＤ「０００１」で特定されるユーザが「管理者」権限を有し、ユーザＩＤ「０００２」、「０００３」、「０００４」、「０００５」で特定されるユーザが「ユーザ」権限を有している。なお、アクセス許可者リスト５０１に掲載されているユーザは、使用許可者リストに含まれることはいうまでもない。
【００４０】
判定部４０４は、識別情報入力部４０１を通じて入力された識別情報がボックスアクセス認証条件を満たす場合、パスワード入力部４０２を通じて入力されたパスワードが、各ユーザに指定された１の過去の認証パスワード（以下、判定パスワードという。）と一致するか否かを判定する。ここでは、各ユーザに対する当該判定パスワードの指定は、認証パスワード変更入力部４０８を通じて管理者（あるいは、認証パスワードの変更権限を有するもの）により実行された認証パスワードの変更に応じて行われる。当該判定パスワードの指定方法については後述する。
【００４１】
認証パスワード表示部４０５は、入力されたパスワードと判定パスワードとが一致すると判定部４０４が判定し、かつ文書ボックス４０７ａの認証パスワードの変更以降、上記入力された識別情報により特定されるユーザによる、パスワード入力部４０２を通じたパスワード入力回数が予め指定された基準を満足する場合、認証部４０３に登録されている文書ボックス４０７ａの認証パスワードを表示する。なお、特に限定されないが、本実施形態では、判定部４０４が、パスワード入力回数ｎと予め指定された基準値Ｋとを比較し、パスワード入力回数ｎが基準値Ｋ未満である場合に、基準を満足すると判定する。また、パスワード入力回数ｎは、認証部４０３の認証パスワードが変更されたときにリセット（ｎ＝０）される。
【００４２】
図６は、複合機が実行する認証処理の手順の一例を示す図である。当該手順は、識別情報入力部４０１（ＩＣカードリーダ３０８）により取得された識別情報が使用認証条件を満足し（ステップＳ６０１Ｙｅｓ）、かつ当該ユーザが文書ボックスへのアクセスを要求したことをトリガとして進行する（ステップＳ６０２Ｙｅｓ）。
【００４３】
このとき、認証部４０３は、識別情報入力部４０１から入力された識別情報（ユーザＩＤ）が、上述のアクセス許可者リスト５０１に含まれているか否かを判定する（ステップＳ６０３）。アクセス許可者リスト５０１に含まれていない場合、認証部４０３は何もすることなく処理を終了する（ステップＳ６０３Ｎｏ）。この場合、このユーザは文書ボックス４０７ａにアクセスすることはできない。一方、アクセス許可者リスト５０１に含まれている場合は、認証部４０３はパスワード入力部４０２にパスワードの取得を要求する（ステップＳ６０３Ｙｅｓ）。当該要求を受けたパスワード入力部４０２は、ユーザにパスワード入力を要求する。本実施形態では、このとき、パスワード入力部４０２がディスプレイ２０１にパスワード入力画面を表示する。
【００４４】
図７は、パスワード入力画面の例を示す図である。図７に示すように、パスワード入力画面７０１は、パスワード入力欄７０２、「キーボード表示ボタン」ボタン７０３、「キャンセル」ボタン７０４を備える。キーボード入力欄７０２には、ユーザがディスプレイ２０１に表示されるソフトウェアキーボード、あるいはテンキー２１０を使用してパスワードを入力した際に、当該入力に応じて「＊」等の記号を表示する。「キーボード表示ボタン」ボタン７０３は、ディスプレイ２０１にソフトウェアキーボードを表示するために使用する。この場合、キーボード入力欄７０２は、ソフトウェアキーボードと同時（例えば上方）に表示される。「キャンセル」ボタン７０４は、パスワード入力画面７０１を閉じるために使用される。
【００４５】
ユーザによりパスワード入力部４０２を通じて入力されたパスワードは、認証部４０３に入力される（ステップＳ６０４）。認証部４０３は、識別情報ごとに管理しているパスワード入力回数ｎをインクリメントするとともに、当該入力されたパスワードと登録されている認証パスワードとを照合する（ステップＳ６０５、Ｓ６０６）。
【００４６】
入力されたパスワードと認証パスワードとが一致する場合、認証部４０３は、判定部４０４に、登録されている認証パスワードを判定部４０４に通知し、後述するように当該ユーザの判定パスワードを当該認証パスワードに変更させる（ステップＳ６０６Ｙｅｓ、Ｓ６０７）。また、認証部４０３は、当該ユーザに上述のようにして文書ボックス４０７ａのアクセスを許可し、処理を終了する（ステップＳ６０８）。
【００４７】
一方、入力されたパスワードと認証パスワードとが不一致の場合、認証部４０３は、入力されたパスワードと、パスワード入力回数ｎとを、判定部４０４に入力する（ステップ６０６Ｎｏ）。当該入力を受けた判定部４０４は、まず、パスワード入力回数ｎと基準値Ｋとの大小関係を比較する。本実施形態では、判定部４０４は、パスワード入力回数ｎが基準値Ｋ未満であるか否かを判定する（ステップＳ６０９）。ここでは、基準値Ｋ＝３であるとする。例えば、認証パスワードが変更された後、最初にパスワードを入力したユーザは、パスワード入力回数ｎ＝１になる。この場合、パスワード入力回数ｎは基準値Ｋ未満である。また、認証パスワードが変更された後、３回以上パスワードを入力したユーザは、パスワード入力回数ｎは基準値Ｋ以上である。
【００４８】
パスワード入力回数ｎが基準値Ｋ以上である場合、判定部４０４は、認証部４０３に登録されている認証パスワードを取得し、後述するように当該ユーザの判定パスワードを当該認証パスワードに変更する（ステップＳ６０９Ｎｏ、Ｓ６１２）。この場合、ディスプレイ２０１に、文書ボックス４０７ａへのアクセスが許可できない旨の警告が表示され、処理が終了する（ステップＳ６１３）。また、パスワード入力回数ｎが基準値Ｋ未満である場合、判定部４０４は、入力パスワードと判定パスワードとを照合する（ステップＳ６０９Ｙｅｓ、Ｓ６１０）。
【００４９】
入力パスワードと判定パスワードとが不一致の場合、ディスプレイ２０１に、文書ボックス４０７ａへのアクセスが許可できない旨の警告が表示され、処理が終了する（ステップＳ６１０Ｎｏ、Ｓ６１３）。また、入力パスワードと判定パスワードとが一致する場合、文書ボックス４０７ａの現在の認証パスワードが認証パスワード表示部４０５によって表示される（ステップＳ６１０Ｙｅｓ、Ｓ６１１）。このとき、ユーザは、当該表示を確認した上で、再度、認証パスワードをパスワード入力部４０２を通じて入力することができる（ステップＳ６０４）。
【００５０】
ここで、判定パスワードについてより具体的に説明する。図８は、判定部４０４が保持している判定パスワードテーブルの一例を示す図である。図８に示すように、判定パスワードテーブル８０１は、ユーザの識別情報ごと（ユーザＩＤごと）に、判定パスワードとパスワード入力回数とを対応づけて記録するテーブルである。図８では、認証部４０３に登録されている認証パスワードが「１２３４」であり、各ユーザが文書ボックス４０７ａにアクセスするために、それぞれ複数回のパスワード入力を実行した状況を示している。なお、判定パスワードは、文書ボックス４０７ａの認証パスワードが変更されたときに、新認証パスワードを知らないユーザに知らせる目的で使用される。すなわち、認証パスワードを知っている「管理者」権限を有するユーザＩＤ「０００１」で特定されるユーザ（以下、ユーザＩＤ「ａａａａ」で特定されるユーザを、単に、ユーザ「ａａａａ」という。）に認証パスワードを知らせる必要はない。そのため、本実施形態では、ユーザ「０００１」について、判定パスワードおよびパスワード入力回数ｎを、判定パスワードテーブル８０１では管理していない。なお、ユーザ「０００１」についても、他の「ユーザ」権限のユーザと同様の管理を行ってもよい。
【００５１】
当該状態で、ユーザ「０００１」により、認証部４０３に登録されている文書ボックス４０７ａの認証パスワードが、例えば「４３２１」に変更されると、上述のようにパスワード入力回数ｎがリセットされる。また、このとき、認証部４０３は、先の認証パスワード「１２３４」およびパスワード入力回数「０」を判定部４０４に入力する。図９は、このときの判定パスワードテーブル８０１を示す図である。図９に示すように、各ユーザのパスワード入力回数が「０」になっている。また、この例では、各ユーザの判定パスワードが「１２３４」であったので変化が生じていない（図８参照）。
【００５２】
この状態で、例えば、新認証パスワードを既に知っているユーザ「０００４」が文書ボックス４０７ａにアクセスするために当該パスワードを入力すると、上述のステップＳ６０７において、判定パスワードテーブル８０１の、ユーザ「０００４」に対応する判定パスワードが、新認証パスワードである「４３２１」に変更される。図１０は、このときの判定パスワードテーブル８０１を示す図である。図１０に示すように、ユーザ「０００４」の判定パスワードが「４３２１」に変更され、また、パスワード入力回数ｎも「１」になっている。
【００５３】
次いで、当該状態において、認証パスワードの変更を未だ知らないユーザが文書ボックス４０７ａにアクセスするためにパスワードを入力する場合について説明する。例えば、パスワード変更を知らないユーザ「０００２」が文書ボックス４０７ａにアクセスするためにパスワードを入力する場合、ユーザ「０００２」は旧認証パスワード「１２３４」を入力することになる。この場合、上述のステップＳ６０６において不一致と判定される。また、ステップＳ６０９においてパスワード入力回数ｎが基準値Ｋ未満と判定され、ステップＳ６１０において入力パスワードと判定パスワードとが照合される。
【００５４】
この場合、判定パスワードテーブル８０１に記録されているユーザ「０００２」の判定パスワードは「１２３４」であるので一致する（図１０参照）。このとき、判定部４０４は、認証パスワード表示部４０５に認証パスワードの表示を指示する。当該指示を受けた認証パスワード表示部４０５は認証部４０３から登録されている認証パスワードを読み出して表示する（ステップＳ６１０Ｙｅｓ、Ｓ６１１）。なお、特に限定されないが、本実施形態では、認証パスワード表示部４０５はパスワード入力部４０２が表示するパスワード入力画面に認証パスワードを表示する。
【００５５】
図１１は、認証パスワード表示部４０５による認証パスワード表示の一例を示す図である。図１１の例では、文書ボックス４０７ａの認証パスワードが変更された旨と、変更後の認証パスワード「４３２１」を示す表示１１０１がパスワード入力欄７０２の下方に示されている。このためユーザ「０００２」は、ディスプレイ２０１において、文書ボックス４０７ａの認証パスワードが「４３２１」に変更されたことを知ることができる。また、当該表示された認証パスワード「４３２１」をパスワード入力部４０２に入力することで、ユーザ「０００２」は文書ボックス４０７ａにアクセスすることができる（ステップＳ６０４）。なお、ユーザ「０００２」が認証パスワード「４３２１」をパスワード入力部４０２に入力すると、ユーザ「０００４」の場合と同様に、判定パスワードテーブル８０１のユーザ「０００２」に対応する判定パスワードおよびパスワード入力回数ｎが変更される。図１２は、このときの判定パスワードテーブル８０１を示す図である。図１２に示すように、ユーザ「０００２」の判定パスワードが「４３２１」に変更され、また、パスワード入力回数ｎも「２」になっている。
【００５６】
なお、本実施形態では、上述したユーザ「０００４」、「０００２」の事例のように、パスワード入力部４０２を通じて入力したパスワードが、その時点で認証部４０３に登録されている認証パスワードと一致すると、判定パスワードテーブル８０１の判定パスワードが当該認証パスワードに変更される。そのため、当該ユーザが、その後に、パスワード入力部４０２を通じて旧認証パスワードである「１２３４」を入力した場合でも認証パスワード表示部４０５によって認証パスワードが表示されることはない（ステップＳ６０９Ｙｅｓ、Ｓ６１０Ｎｏ）。また、上記実施形態では、パスワード入力回数ｎが基準値Ｋ以上になると、判定パスワードテーブル８０１の判定パスワードと一致するか否かに関わらず、その後に、認証パスワード表示部４０５によって認証パスワードが表示されることはない（ステップＳ６０９Ｎｏ、Ｓ６１２、Ｓ６１３）。本実施形態では、基準値Ｋ＝３であるため、２回のパスワード入力までは、入力パスワードが旧認証パスワードである場合にその時点での認証パスワードが表示されることになる。
【００５７】
図１３は、入力パスワードが認証パスワードおよび判定パスワードに一致せず、認証パスワード表示部４０５による認証パスワード表示が行われない場合に、ディスプレイ２０１に表示される警告画面の一例を示す図である。図１３に示すように、警告画面１３０１は「確認」ボタン１３０２を備えるとともに、文書ボックスへのアクセスを許可できない旨を表示する。当該警告画面１３０１において、ユーザが「確認」ボタン１３０２を選択すると手順が終了する（ステップＳ６１３）。なお、ここではアクセスが許可されない理由を表示していないが、アクセスが許可できない理由に応じてその理由を合わせて表示してもよい（ステップＳ６０９Ｎｏ、Ｓ６１０Ｎｏ）。
【００５８】
続いて、当該状態において、認証パスワードを知らない者が、文書ボックス４０７ａのアクセス許可者リスト５０１に掲載されたユーザのＩＣカードを使用して文書ボックス４０７ａにアクセスしようとする場合について説明する。例えば、認証パスワードを知らない者がユーザ「０００３」のＩＣカードを入手した場合であっても、変更後の認証パスワードまたは変更直前の認証パスワードを知られない限り、文書ボックス４０７ａにアクセスすることはできない（ステップＳ６０６Ｎｏ、Ｓ６０９Ｙｅｓ、Ｓ６１０Ｎｏ）。図１４は、このときの判定パスワードテーブル８０１を示す図である。図１４に示すように、ユーザ「０００３」の判定パスワードは変更されることなく、パスワード入力回数ｎが「１」になっている。
【００５９】
このように、本実施形態では、パスワード入力回数ｎが基準値Ｋ未満であり、かつ入力パスワードが、認証パスワードおよび判定パスワードと一致しない場合、判定パスワードの変更を行わない構成としている。これは、当該状態が、変更後の認証パスワードを知らないユーザ「０００３」本人が、旧認証パスワードの入力を誤った場合と区別できないためである。本構成であれば、ユーザ「０００３」本人が、次に旧認証パスワードを正確に入力すれば、認証パスワード表示部４０５によりその時点での文書ボックス４０７ａの認証パスワードが表示されることになり、ユーザ「０００３」は認証パスワードの変更があったこと、およびその変更後の認証パスワードを知ることができる。なお、この場合、ユーザ「０００３」が、表示された認証パスワードをパスワード入力部４０２を通じて入力すると、図１５に示すように、判定パスワードテーブル８０１中のユーザ「０００３」の判定パスワードが「４３２１」に変更され、パスワード入力回数が「２」になる。
【００６０】
さらに、当該状態において、ユーザ「０００１」により、認証部４０３に登録されている文書ボックス４０７ａの認証パスワードが、例えば「９８７６」に変更されると、上述のように、認証部４０３は、先の認証パスワード「４３２１」およびパスワード入力回数「０」を判定部４０４に入力する。図１６は、このときの判定パスワードテーブル８０１を示す図である。図１６に示すように、各ユーザの判定パスワードが、「４３２１」に変更され、パスワード入力回数が「０」になっている。
【００６１】
以上説明したように、この複合機１００では、特定の文書ボックス４０７ａを共用するユーザが、文書ボックス４０７ａに対する認証パスワードの変更を知らずに使用した場合であっても、当該ユーザが入力したパスワードが、直前に設定されていた認証パスワード（判定パスワード）と一致する場合には、その場で認証パスワード変更の事実と変更後の認証パスワードが通知される。したがって、当該表示された新たな認証パスワードを使用して、文書ボックス４０７ａにアクセスすることができる。また、認証パスワードが入力されたときに、現在の認証パスワードを表示する動作は、予め指定されたパスワード入力回数の間しか実施されない。例えば、当該回数が１回であれば、以降でそのユーザが直前に登録されていた認証パスワードを入力した場合でも、現在の認証パスワードが表示されることがない。このため、高いセキュリティを確保することができる。また、当該回数を２回や３回に設定すれば、セキュリティを著しく低下させることなく、例えば、ユーザがパスワード入力を誤った場合に、現在の認証パスワードが表示されなくなることを避けることもできる。
【００６２】
なお、上記実施形態では、各ユーザに指定される判定パスワードが、現在の認証パスワードが登録される直前に認証部４０３に登録されていた認証パスワードである構成とした。しかしながら、この場合、上記実施形態のユーザ「０００５」のように、１回目の認証パスワード変更から２回目の認証パスワード変更までの間、１度も文書ボックス４０７ａにアクセスすることがなく、また、当該ユーザが、通知されているはずの変更後の認証パスワード変更を知らなかった場合には、当該ユーザは文書ボックス４０７ａにアクセスすることができない。セキュリティの観点では、このようなユーザのアクセスを拒絶してもよいと考えられるが、何らかの事情により、短期間で認証パスワード変更が続けて実行された場合に、このようなユーザが多数発生することを考慮すると、このようなユーザも文書ボックス４０７ａにアクセス可能であることが好ましい。
【００６３】
このような構成は、上記実施形態において、認証パスワード変更入力部４０８を通じて認証パスワードが変更されたときに、認証部４０３が判定部４０４へ、旧認証パスワードを入力しない構成、すなわち、判定パスワードテーブル８０１の判定パスワードを、認証パスワード変更時に更新しない構成とすることで実現できる。
【００６４】
図１７は当該構成を採用した場合であって、図１５に示す判定パスワードテーブル８０１の状態において認証パスワードが変更されたときの判定パスワードテーブル８０１の一例を示す図である。図１７に示すように、各ユーザの判定パスワードが変更されることなく、パスワード入力回数ｎだけが「０」になっている。この場合、ユーザ「０００５」の判定パスワードは、各ユーザが文書ボックス４０７ａに最後にアクセスしたときの認証パスワードになる。したがって、何らかの事情により、短期間で再度認証パスワードを変更した場合でも、各ユーザに対して現在の認証パスワードを表示することができる。
【００６５】
さらに、認証部４０３が、認証パスワードが変更されてから所定期間経過後に、変更直前に登録されていた認証パスワードを判定部４０４に通知して判定パスワードテーブル８０１の判定パスワードを更新する構成を採用すれば、上述の２つの形態を併用することができる。すなわち、所定期間経過後に認証パスワードが変更された場合には、その時点の認証パスワードが登録される直前に認証部４０３に登録されていた認証パスワードが判定パスワードとして指定され、所定期間経過前に認証パスワードが変更された場合には、その変更時点（直近のパスワード変更時点）から所定期間が経過するまでは、各ユーザが文書ボックス４０７ａに最後にアクセスしたときの認証パスワードが判定パスワードとして指定されることになる。
【００６６】
なお、上述した実施形態は本発明の技術的範囲を制限するものではなく、既に記載したもの以外でも、本発明の範囲内で種々の変形や応用が可能である。例えば、上記実施形態では、文書管理装置である複合機の操作パネルを通じた操作に基づいて説明をしたが、当該複合機と通信可能に接続されたパーソナルコンピュータ等の情報処理端末を介して複合機に対する操作が行われてもよい。この場合、上述の実施形態における操作パネル２００のディスプレイ２０１の機能は、情報処理端末が具備する、ディスプレイ等の表示手段およびキーボード等の入力手段により提供される。
【００６７】
また、図６に示したフローチャートは、等価な作用を奏する範囲において、各ステップの順序を適宜変更可能である。例えば、ステップＳ６０４とステップＳ６０５は、順序を入れ替えても等価であり、ステップＳ６１０を、ステップＳ６０９の直後に代えて直前に実行しても、等価な作用を得ることができる。
【００６８】
さらに、上述の実施形態では、文書管理機能を有するデジタル複合機として本発明を具体化したが、デジタル複合機に限らず、認証機能を有する画像読取装置、複写機などの任意の文書管理装置に本発明を適用することも可能である。
【００６９】
加えて、上記では、文書管理装置である複合機が、文書ボックス、識別情報入力部、パスワード入力部、認証部、判定部、認証パスワード表示部を全て備える構成を説明したが、各部が、適宜、別体で構成され、ネットワーク等を通じて接続された文書管理システムとして構成されていてもよい。例えば、上述の認証部、判定部および認証パスワード表示部の機能を有する認証装置、識別情報が入力される識別情報入力装置、文書ボックスへアクセスするためのパスワードが入力されるパスワード入力装置が、文書画像データが蓄積される記憶領域である文書ボックスを備える文書管理装置とは別体で構成され、当該各装置がネットワーク等を通じて文書管理装置と通信可能に接続されている場合であっても、上記実施形態の複合機と同様の効果を得ることができる。このような文書管理システムでは、例えば、複数台の文書管理装置に対して認証装置を共通化することができる。
【００７０】
以上のように、本発明によれば、文書ボックスの認証パスワードが変更された際に、当該認証パスワードの変更が当該文書ボックスを使用するユーザに伝わっていない場合であっても、文書ボックスにアクセスしようとしたときに、ユーザが変更された認証パスワードを知ることができる。したがって、文書管理装置または文書管理システムの使用利便性が損なわれることがない。また、各ユーザに対する認証パスワードの通知は、予め指定された回数以下に限定されるため、高いセキュリティを確保することができる。
【産業上の利用可能性】
【００７１】
本発明によれば、複数のユーザが同一のボックスを使用する状況下であっても、使用利便性を損なうことなく高いセキュリティを確保でき、文書管理装置、文書管理システムおよび認証パスワードの変更通知方法として有用である。
【符号の説明】
【００７２】
１００ 複合機
２００ 操作パネル
２０１ ディスプレイ
３０８ ＩＣカードリーダ
４０１ 識別情報入力部
４０２ パスワード入力部
４０３ 認証部
４０４ 判定部
４０５ 認証パスワード表示部
４０６ 文書ボックス管理部
４０７ データ記憶部
４０８ 認証パスワード変更部
４０７ａ 文書ボックス
【技術分野】
【０００１】
本発明は、認証機能を有する文書管理装置、文書管理システムおよび認証パスワードの変更通知方法に関する。
【背景技術】
【０００２】
プリンタ、複写機、複合機等の画像形成装置は、例えば、オフィス等において、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークを通じてパーソナルコンピュータ等の情報処理端末と接続された状況で使用されることが多い。このような画像形成装置は、情報処理端末から入力された画像データを用紙上に印刷する画像形成装置として機能したり、情報処理端末において使用される画像データを取得する画像読取装置として機能したり、文書画像データを検索可能に蓄積する文書管理装置として機能したりする。
【０００３】
また、近年、画像形成装置では、ボックス機能を備えるものも多い。ボックス機能は、ボックスと呼ばれる記憶領域に文書画像データ等を蓄積し、管理する機能である。当該ボックスには、アクセス等を特定のユーザに制限する設定が可能であり、オフィス等で共用される画像形成装置であっても、ボックス内の文書画像データに対するセキュリティを確保できるように構成されている。例えば、所定のボックスにアクセス可能なユーザは、ネットワークを介して画像形成装置に接続された情報処理端末等から、当該ボックスにアクセスし、蓄積された文書画像データを印刷等することができる。
【０００４】
このようなアクセス等の制限を実現する手法として、ボックスに認証パスワードを設定する手法がある。当該手法では、認証パスワードを知るユーザのみが当該ボックスにアクセスすることができる。セキュリティを維持する観点では、認証パスワードを例えば一定期間が経過するごとに変更することが好ましく、上述のような、同一のボックスを複数のユーザが使用する環境下においても認証パスワードを変更することが好ましい。しかしながら、ボックスの管理者等が認証パスワードを変更すると、変更された認証パスワードが通知されてユーザに認識されるまでは、そのユーザはボックスにアクセスすることができなくなってしまう。各ユーザに変更後の認証パスワードを通知し、周知後に認証パスワードを変更することも不可能ではないが、変更の都度、周知状態を確認しなければならず煩雑である。また、電子メール等で新たな認証パスワードを各ユーザに自動的に通知する手法により煩雑な作業をなくすことも考えられるが、このような手法では、電子メールの内容を確認するまでは、ユーザは認証パスワードの変更を知ることができない。したがって、文書管理装置を使用しようとしたときに認証パスワードの変更に気づき、変更された認証パスワードを電子メールで確認する状況が発生し、装置の円滑な使用が妨げられることになる。
【０００５】
この対策として、例えば、特許文献１は、過去に機能していたパスワードの履歴と、現在機能しているパスワードと、現在機能しているパスワードに関連したパスワード関連情報とを記憶するパスワード管理装置を開示している。当該パスワード管理装置では、ユーザに入力されたパスワードが現在機能しているパスワードと一致せず、過去に機能していたパスワードと一致する場合、当該ユーザに、現パスワードに関連したその登録者等のパスワード関連情報を入力させる。そして、入力されたパスワード関連情報が記憶されているパスワード関連情報と一致する場合、現在のパスワードを表示する。この先行技術では、複数のユーザが同一のボックスを使用する状況下で、装置の円滑な使用を妨げることなくセキュリティを確保できるとしている。
【０００６】
また、本願発明者は、特願２００９−１２４９４７号として、ユーザ認証機能を有する画像形成装置において、認証に使用したユーザ識別情報に基づいてボックスへのアクセス権限を判定する画像形成装置を提案している。この画像形成装置では、認証に使用したユーザ識別情報がボックスと対応づけられており、ボックス管理者として対応づけられていればパスワード変更画面にアクセス可能とし、ボックス使用者として対応づけられていればパスワード表示画面にアクセス可能とする。この技術では、パスワードを忘れてしまった場合でも、ボックスにアクセスできなくなるという不都合を回避することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００７】
【特許文献１】特開２００６−１８５３３０号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、オフィス等で使用される画像形成装置は、同一部署または隣接部署等に所属するユーザにより共用されることも多い。この場合、同一の画像形成装置を使用するユーザは全く無関係な者ではなく、ボックスの管理者（パスワード登録者）が誰であるか等の情報を比較的容易に推測することができる。このような状況下において、使用利便性とセキュリティを確保とを両立することは容易ではない。
【０００９】
例えば、特許文献１が開示する技術では、過去に機能していたパスワードのいずれであってもパスワード関連情報の入力段階に進むことができる。すなわち、過去に機能していたパスワードを１つでも知ることができれば、パスワード関連情報の入力段階に進むことができる。そして、ボックスの管理者が容易に推定できる状況下では、本来、そのボックスへのアクセスが許可されていないユーザがボックスパスワードを入手する可能性がある。上述のように全く無関係でないユーザが画像形成装置を使用する状況下では、例えば、過去にそのボックスへのアクセスを許可されていたが、その後、アクセスが許可される立場でなくなったユーザに対しては、セキュリティとして機能しないことになる。
【００１０】
また、特願２００９−１２４９４７号において本願発明者が提案した技術では、例えば、画像形成装置への認証が、ユーザ識別情報を記憶したＩＣカードにより実施される場合、ＩＣカードを使用した者が本人でないときには、そのボックスへのアクセスが許可されていない者がボックスパスワードを入手する可能性がある。
【００１１】
以上のように、より高いセキュリティを確保する観点では、上述の先行技術には、改善の余地があるといえる。
【００１２】
本発明は、このような従来技術の課題を鑑みてなされたものであり、複数のユーザが同一のボックスを使用する状況下であっても、使用利便性を損なうことなく、高いセキュリティを確保できる、文書管理装置、文書管理システムおよび認証パスワードの変更通知方法を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１３】
上述の目的を達成するために、本発明に係る文書管理装置は以下の技術的手段を採用している。まず、本発明に係る文書管理装置は、文書ボックス、識別情報入力部、パスワード入力部、認証部、判定部、認証パスワード表示部を備える。文書ボックスは、文書画像データが蓄積される記憶領域である。識別情報入力部は、ユーザを識別する識別情報の入力に使用され、パスワード入力部は、文書ボックスへアクセスするためのパスワード入力に使用される。認証部は、識別情報入力部を通じて入力された識別情報およびパスワード入力部を通じて入力されたパスワードと、文書ボックスと対応づけて予め登録された認証条件とを照合する。ここで、認証条件は、アクセスを許可する識別情報および認証パスワードを含む。判定部は、識別情報入力部を通じて入力された識別情報が上記認証条件を満たす場合、パスワード入力部を通じて入力されたパスワードが、各ユーザに指定された１の過去の認証パスワードと一致するか否かを判定する。各ユーザに対する当該過去の認証パスワードの指定は、認証部の認証パスワードの変更に応じて行われる。認証パスワード表示部は、判定部が一致すると判定し、かつ認証パスワードの変更以降、上記入力された識別情報により特定されるユーザによる、パスワード入力部を通じたパスワード入力回数が予め指定された基準を満足する場合、認証部に登録されている認証パスワードを表示する。
【００１４】
この文書管理装置では、特定の文書ボックスを共用するユーザが、当該文書ボックスに対する認証パスワードの変更を知らずに文書管理装置を使用した場合であっても、当該ユーザが入力したパスワードが、指定された１の過去の認証パスワードと一致する場合には、その場で、認証パスワード変更の事実と変更後の認証パスワードが通知される。したがって、当該表示された新たな認証パスワードを使用して、文書ボックスにアクセスすることができる。また、過去の認証パスワードが入力されたときに、現在の認証パスワードを表示する動作は、予め指定されたパスワード入力回数が基準を満足する場合しか実施されない。例えば、当該回数が１回であれば、以降でそのユーザが過去の認証パスワードを入力した場合であっても、現在の認証パスワードが表示されることがない。このため、高いセキュリティを確保することができる。
【００１５】
上記文書管理装置において、各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードは、現在の認証パスワードが登録される直前に認証部に登録されていた認証パスワードとすることができる。この構成では、認証パスワード変更前の直近の認証パスワードを認識しているユーザに対して、現在の認証パスワード通知することができる。また、各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードは、各ユーザが上記文書ボックスに最後にアクセスしたときの認証パスワードとすることもできる。この構成では、ユーザが文書ボックスにアクセスした後、認証パスワードの変更後、何らかの事情により、短期間で再度認証パスワードを変更した場合でも、各ユーザに現在の認証パスワードを表示することができる。
【００１６】
一方、他の観点では、本発明は、文書管理装置、識別情報入力装置、パスワード入力装置および認証装置を備える文書管理システムを提供することもできる。文書管理装置は、文書画像データが蓄積される記憶領域である文書ボックスを備える。識別情報入力装置には、ユーザを識別する識別情報が入力され、入力された識別情報は認証装置に入力される。パスワード入力装置には、文書ボックスへアクセスするためのパスワードが入力され、入力されたパスワードは認証装置に入力される。認証装置は、認証部、判定部および認証パスワード表示部を備える。認証部は、識別情報入力装置を通じて入力された識別情報およびパスワード入力装置を通じて入力されたパスワードと、文書ボックスと対応づけて予め登録された認証条件とを照合する。ここで、認証条件は、アクセスを許可する識別情報および認証パスワードを含む。判定部は、識別情報入力装置を通じて入力された識別情報が上記認証条件を満たす場合、パスワード入力装置を通じて入力されたパスワードが、各ユーザに指定された１の過去の認証パスワードと一致するか否かを判定する。各ユーザに対する当該過去の認証パスワードの指定は、認証部の認証パスワードの変更に応じて行われる。認証パスワード表示部は、判定部が一致すると判定し、かつ認証パスワードの変更以降、上記入力された識別情報により特定されるユーザによる、パスワード入力装置を通じたパスワード入力回数が予め指定された基準を満足する場合、認証部に登録されている認証パスワードを表示する。
【００１７】
さらに、他の観点では、本発明は、文書ボックスに適用される認証パスワードの変更通知方法を提供することができる。
【発明の効果】
【００１８】
本発明によれば、文書ボックスの認証パスワードが変更された際に、当該認証パスワードの変更が当該文書ボックスを使用するユーザに伝わっていない場合であっても、ユーザが文書ボックスにアクセスしようとしたときに、変更された認証パスワードを知ることができる。したがって、文書管理装置または文書管理システムの使用利便性が損なわれることがない。また、各ユーザに対する認証パスワードの通知は、予め指定された回数以下に限定されるため、高いセキュリティを確保することができる。
【図面の簡単な説明】
【００１９】
【図１】本発明の一実施形態における複合機の全体構成を示す概略構成図
【図２】本発明の一実施形態における複合機の操作パネルを示す模式図
【図３】本発明の一実施形態における複合機のハードウェア構成を示す図
【図４】本発明の一実施形態における複合機を示す機能ブロック図
【図５】本発明の一実施形態における複合機が保持するアクセス許可者リストの一例を示す図
【図６】本発明の一実施形態における複合機が実施する認証手順の一例を示すフロー図
【図７】本発明の一実施形態における複合機が表示するパスワード入力画面の一例を示す図
【図８】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図９】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図１０】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図１１】本発明の一実施形態における複合機が表示する認証パスワード表示の一例を示す図
【図１２】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図１３】本発明の一実施形態における複合機が表示する警告表示の一例を示す図
【図１４】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図１５】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図１６】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの一例を示す図
【図１７】本発明の一実施形態における複合機が保持する判定パスワードテーブルの他の例を示す図
【発明を実施するための形態】
【００２０】
以下、本発明の実施形態について、図面を参照しながらより詳細に説明する。以下では、文書管理機能を有するデジタル複合機として本発明を具体化する。
【００２１】
図１は本実施形態におけるデジタル複合機の全体構成の一例を示す概略構成図である。図１に示すように、複合機１００は、画像読取部１２０および画像形成部１４０を含む本体１０１と、本体１０１の上方に取り付けられたプラテンカバー１０２とを備える。本体１０１の上面には原稿台１０３が設けられており、原稿台１０３はプラテンカバー１０２によって開閉されるようになっている。また、プラテンカバー１０２は、原稿搬送装置１１０と原稿トレイ１１１と排紙トレイ１１２を備えている。
【００２２】
原稿台１０３の下方には、画像読取部１２０が設けられている。画像読取部１２０は、原稿の画像を読み取りその画像のデジタルデータ（画像データ）を生成する。画像データには、必要に応じて指定された画像処理が実施されている。原稿は、原稿台１０３に載置することができる。原稿台１０３の下方には走査光学系１２１が配置されている。走査光学系１２１は、第１キャリッジ１２２や第２キャリッジ１２３、集光レンズ１２４を備える。第１キャリッジ１２２には線状の光源１３１およびミラー１３２が設けられ、第２キャリッジ１２３にはミラー１３３および１３４が設けられている。光源１３１は原稿を照明する。ミラー１３２、１３３、１３４は、原稿からの反射光を集光レンズ１２４に導き、集光レンズ１２４はその光像をラインイメージセンサ１２５の受光面に結像する。この走査光学系１２１において、第１キャリッジ１２２および第２キャリッジ１２３は、副走査方向１３５に往復動可能に設けられている。第１キャリッジ１２２および第２キャリッジ１２３を副走査方向１３５に移動することによって、原稿台１０３に載置された原稿の画像をイメージセンサ１２５で読み取ることができる。
【００２３】
また、原稿は、原稿トレイ１１１に載置することもできる。原稿搬送装置１１０は、原稿トレイ１１１にセットされた原稿を１枚ずつ画像読取位置へ搬送する。原稿トレイ１１１にセットされた原稿の画像を読み取る場合、画像読取部１２０は、第１キャリッジ１２２および第２キャリッジ１２３を画像読取位置に合わせて一時的に固定する。原稿が画像読取位置を通過するとき、光源１３１は原稿を照明する。光源１３１からの光は、原稿台１０３を透過して原稿読取位置を通過する原稿において反射し、ミラー１３２、１３３、１３４、集光レンズ１２４によってイメージセンサ１２５に導かれる。画像読取位置を通過した原稿は、排紙トレイ１１２に排出される。
【００２４】
イメージセンサ１２５は、受光光に基づいて、例えば、Ｒ（レッド）、Ｇ（グリーン）、Ｂ（ブルー）の各色に対応する画像データを生成する。生成された画像データは、画像形成部１４０において用紙に印刷することができる。また、ネットワークアダプタ１６１等を介して、ネットワーク１６２を通じて他の機器へ送信することもできる。
【００２５】
画像形成部１４０は、画像読取部１２０で得た画像データや、ネットワーク１６２に接続された他の機器からネットワークアダプタ１６１を介して受信した画像データを用紙に印刷する。画像形成部１４０は、感光体ドラム１４１を備える。感光体ドラム１４１は一定速度で一方向に回転する。感光体ドラム１４１の周囲には、回転方向の上流側から順に、帯電器１４２、露光器１４３、現像器１４４、中間転写ベルト１４５が配置されている。帯電器１４２は、感光体ドラム１４１表面を一様に帯電させる。露光器１４３は、一様に帯電した感光体ドラム１４１の表面に、画像データに応じて光を照射し、感光体ドラム１４１上に静電潜像を形成する。現像器１４４は、その静電潜像にトナーを付着させ、感光体ドラム１４１上にトナー像を形成する。中間転写ベルト１４５は、感光体ドラム１４１上のトナー像を用紙に転写する。画像データがカラー画像である場合、中間転写ベルト１４５は、各色のトナー像を同一の用紙に転写する。なお、ＲＧＢ形式のカラー画像は、Ｃ（シアン）、Ｍ（マゼンタ）、Ｙ（イエロー）、Ｋ（ブラック）形式の画像データに変換され、各色の画像データが露光器１４３に入力される。
【００２６】
画像形成部１４０は、手差しトレイ１５１、給紙カセット１５２、１５３、１５４等から、中間転写ベルト１４５と転写ローラ１４６との間の転写部に用紙を給送する。手差しトレイ１５１や各給紙カセット１５２、１５３、１５４には、様々なサイズの用紙を載置または収容することができる。画像形成部１４０は、ユーザの指定した用紙や、自動検知した原稿のサイズに応じた用紙を選択し、選択した用紙を給送ローラ１５５により手差しトレイ１５１やカセット１５２、１５３、１５４から引き出す。引き出した用紙は搬送ローラ１５６やレジストローラ１５７で転写部に送り込む。トナー像を転写した用紙は、搬送ベルト１４７により定着器１４８に搬送される。定着器１４８は、ヒータを内蔵した定着ローラ１５８および加圧ローラ１５９を有しており、熱と押圧力によってトナー像を用紙に定着する。画像形成部１４０は、定着器１４８を通過した用紙を排紙トレイ１４９へ排紙する。
【００２７】
図２は複合機が備える操作パネルの外観の一例を示す図である。ユーザは、操作パネル２００を用いて、複合機１００に複写開始やその他の指示を与えたり、複合機１００の状態や設定を確認したりすることができる。操作パネル２００には、タッチパネル付きディスプレイ２０１や操作ボタン２０３が配置されている。ユーザは、例えば、タッチペン２０２を使用して、ディスプレイ２０１を通じて入力を行うことができる。
【００２８】
ディスプレイ２０１は、設定部２０４およびメッセージ表示部２０５を有する操作画面を表示する。設定部２０４には、複数のタブ２０６が用意されている。「基本」タブは、用紙のサイズや向き、複写倍率、濃度などの設定に使用される。「基本」タブは、その設定のためボタンなどの各種の要素を有している。例えば「濃度設定」ボタン２０７を押す操作をユーザが行うと、濃度の数値を指定するためのウィンドウがそのタブ上に重ねて表示される。図２の例では、「基本」タブのほか、「ユーザ機能」、「機能リスト」、「プログラム」タブも設けられている。ユーザは、タブボタン２０８を選択する（触れる）操作を行うことによって、これらのタブの表示を切り替えることができる。一つのタブが選択されている間、操作画面上で他のタブやその要素は隠れている。
【００２９】
メッセージ表示部２０５は、複写が可能かどうかや用紙の補給が必要かどうかなどの複合機の状態や、複写部数などの設定をユーザに知らせるメッセージを表示する。この表示には、複合機１００が備える各種のセンサの検知結果やユーザの操作結果が反映される。なお、図２では、後述の認証部における認証処理が実施される前の状態を示しており、メッセージ表示部２０５には当該状態を示す「認証してください」のメッセージが表示されている。
【００３０】
操作キー２０３は、主電源キー２０９、テンキー２１０やスタートキー２１１、クリアキー２１２、ＬｏｇＯｕｔキー２１３等を含む。例えば、主電源キー２０９は、複合機１００の主電源のＯＮ、ＯＦＦの切り替えに使用される。テンキー２１０は、複写部数の指定や複写倍率の設定に用いることができる。ユーザがそれらの設定をすると、複合機１００は、メッセージ表示部２０５に、例えば、「コピーできます（設定あり）」のようなメッセージを表示し、ユーザによる設定が行われたことを通知する。スタートキー２１１は、複写や画像印刷の開始指示に使用される。ユーザは、自身でした設定を解除する場合、クリアキー２１２を操作する。ユーザによる設定を機械が受け付けているかどうかは上述のメッセージで判断することができるので、その設定が不要になれば、クリアキー２１２を操作すればよい。特に限定されないが、本実施形態では、後述の認証部が予め登録された認証条件を満たすまで、操作パネル２００に対する入力が禁止される構成になっている。認証部に認証されたユーザが複合機使用後にＬｏｇＯｕｔキー２１３を押下する、あるいは、操作パネル２００に対する操作および画像読取部１２０や画像形成部１４０の動作がない時間が認証後に所定時間継続すると、複合機１００は認証処理が実施される前の状態に戻るように構成されている。
【００３１】
図３は、複合機における制御系のハードウェア構成図である。本実施形態の複合機１００は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）３０１、ＲＡＭ（Random Access Memory）３０２、ＲＯＭ（Read Only Memory）３０３、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）３０４および原稿搬送装置１１０、画像読取部１２０、画像形成部１４０における各駆動部に対応するドライバ３０５が内部バス３０６を介して接続されている。ＲＯＭ３０３やＨＤＤ３０４等はプログラムを格納しており、ＣＰＵ３０１はその制御プログラムの指令にしたがって複合機１００を制御する。例えば、ＣＰＵ３０１はＲＡＭ３０２を作業領域として利用し、ドライバ３０５とデータや命令を授受することにより上記各駆動部の動作を制御する。また、ＨＤＤ３０４は、画像読取部１２０により得られた画像データや、他の機器からネットワークアダプタ１６１を通じて受信した画像データの蓄積にも用いられる。
【００３２】
内部バス３０６には、操作パネル２００のほか、各種のセンサ３０７やＩＣカードリーダ３０８も接続されている。操作パネル２００は、ユーザの操作を受け付け、その操作に基づく信号をＣＰＵ３０１に供給する。また、ディスプレイ２０１は、ＣＰＵ３０１からの制御信号にしたがって上述の操作画面を表示する。また、センサ３０７は、プラテンカバー１０２の開閉検知センサや原稿台１０３上の原稿検知センサ、定着器１４８の温度センサ、搬送される用紙または原稿の検知センサなど各種のセンサを含む。ＣＰＵ３０１は、例えばＲＯＭ３０３に格納されたプログラムを実行することで、以下の各手段（機能ブロック）を実現するとともに、これらセンサからの信号に応じて各手段の動作を制御する。ＩＣカードリーダ３０８は、ユーザが所持するＩＣカードから、ＩＣカードに記憶されているユーザの識別情報を読み取り、当該識別情報に基づいて、認証部が後述の認証処理を実行する。
【００３３】
図４は、本実施形態の複合機の機能ブロック図である。図４に示すように、本実施形態の複合機１００は、識別情報入力部４０１、パスワード入力部４０２、認証部４０３、判定部４０４、認証パスワード表示部４０５、文書ボックス管理部４０６、データ記憶部４０７を備える。文書画像データを蓄積する文書ボックスを構成する記憶領域は、データ記憶部４０７（例えば、ＨＤＤ３０４）に確保される。図４では、１の文書ボックス４０７ａのみを例示している。
【００３４】
識別情報入力部４０１は、ユーザを識別するための識別情報の入力に使用される。上述のように、本実施形態では、ＩＣカードリーダ３０８が識別情報入力部４０１として機能する。すなわち、ＩＣカードリーダ３０８の読取位置に可搬記憶媒体であるＩＣカードが配置されたときに、ＩＣカードリーダ３０８がＩＣカードに記憶されているユーザの識別情報を読み取る。識別情報は、ユーザを特定することができる情報であればよい。例えば、各ユーザに一義的に割り当てられたユーザＩＤを当該識別情報として用いることができる。また、識別情報は、部署ＩＤ等のユーザが所属する部署を示す情報や、職位ＩＤ等のユーザに付与されている権限を示す情報をさらに含んでいてもよい。なお、可搬記憶媒体がＩＣカードであることは必須ではなく、磁気カードやＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等の任意の可搬記憶媒体を採用することができる。この場合、識別情報入力部４０１が可搬記憶媒体に対応する構成（磁気ガードリーダ、ＵＳＢインターフェイス等）になることはいうまでもない。また、当該構成に限らず、ディスプレイ２０１に表示されるソフトウェアキーボード、あるいはテンキー２１０を識別情報入力部４０１として用い、ユーザ識別情報を入力する構成であってもよい。
【００３５】
パスワード入力部４０２は、文書ボックスへアクセスするためのパスワードの入力に使用される。本実施形態では、操作パネル２００がパスワード入力部４０２として機能する。ユーザは、例えば、ディスプレイ２０１に表示されるソフトウェアキーボード、あるいはテンキー２１０を用いてパスワードを入力する。なお、当該パスワードの入力要求は、操作パネル２００、あるいはネットワーク１６２を介して複合機１００と接続された情報通信端末等を通じてユーザが文書ボックス４０７ａへのアクセスを要求したときに発生する。また、ユーザによる文書ボックス４０７ａへのアクセスには、文書ボックス４０７ａ内に蓄積されている文書画像データへのアクセス（閲覧、画像形成部１４０による印刷、ネットワークアダプタ１６１を通じた送信等）に限らず、文書ボックス４０７ａの属性データへのアクセス（閲覧、編集等）も含む。ここで、属性データとは、文書ボックスの管理者（オーナーユーザ）、認証パスワード、パーミッション等の文書ボックス４０７ａ自体に付与されている情報である。なお、本実施形態では、文書ボックス４０７ａへのアクセスは文書ボックス管理部４０６を通じて実施されるようになっている。
【００３６】
認証部４０３は、識別情報入力部４０１を通じて入力された識別情報と予め登録された認証条件とを照合する。また、認証部４０３は、パスワード入力部４０２を通じて入力されたパスワードと予め登録された認証条件とを照合する。ここでは、認証条件は、複合機１００の使用を許可するか否かを決定するための使用認証条件と、特定の文書ボックスへのアクセスを許可するか否かを決定するためのボックスアクセス認証条件を含む。使用認証条件は複合機１００の使用を許可するユーザの識別情報を含み、ボックスアクセス認証条件は文書ボックスへのアクセスを許可するユーザの識別情報および文書ボックスの認証パスワードを含む。ボックスアクセス認証条件は、文書ボックスごとに予め登録される。
【００３７】
本実施形態では、認証部４０３に、複合機１００の使用を許可するユーザのユーザＩＤを記録した使用許可者リストが予め登録されており、識別情報入力部４０１が取得したユーザＩＤが使用許可者リストに含まれる場合、使用認証条件を満足すると判断する。そして、認証部４０３は、使用認証条件を満足する場合に、そのユーザによる複合機１００の使用（画像読取部１２０における画像データの生成、画像形成部１４０における画像データの印刷等）を許可し、使用認証条件を満足しない場合に、そのユーザによる複合機１００の使用を禁止する。なお、本実施形態では、使用認証条件を満足するまで、操作パネル２００を通じた操作を受け付けない状態にすることで、複合機１００の使用を禁止している。
【００３８】
また、本実施形態では、認証部４０３に、文書ボックス４０７ａへのアクセスを許可するユーザのユーザＩＤを記録したアクセス許可者リスト、および文書ボックス４０７ａの認証パスワードが予め登録されており、識別情報入力部４０１が取得したユーザＩＤがアクセス許可者リストに含まれ、かつパスワード入力部４０２が取得したパスワードが認証パスワードと一致する場合、ボックスアクセス認証条件を満足すると判断する。そして、認証部４０３は、ボックスアクセス認証条件を満足する場合に、そのユーザによる文書ボックス４０７ａへのアクセスを許可し、ボックスアクセス認証条件を満足しない場合に、そのユーザによる文書ボックス４０７ａへのアクセスを禁止する。なお、本実施形態では、ボックスアクセス認証条件を満足するまで、文書ボックス管理部４０６を作動させない状態にすることで、文書ボックス管理部４０６によるデータ記憶部４０７とのデータの授受を禁止し、文書ボックス４０７ａへのアクセスを禁止している。
【００３９】
図５は、本実施形態において、認証部４０３が保持する文書ボックス４０７ａのアクセス許可者リスト５０１の一例を示す図である。この例では、ユーザ識別情報であるユーザＩＤとボックス権限とが対応づけて記録されている。権限「管理者」は、認証パスワード変更入力部４０８を通じて文書ボックス４０７ａの認証パスワードを変更できる。権限「ユーザ」は、管理者から特別な権限を付与された場合（管理者権限を付与された場合）以外は、認証パスワードを変更できない。図５に示すアクセス許可者リスト５０１では、ユーザＩＤ「０００１」で特定されるユーザが「管理者」権限を有し、ユーザＩＤ「０００２」、「０００３」、「０００４」、「０００５」で特定されるユーザが「ユーザ」権限を有している。なお、アクセス許可者リスト５０１に掲載されているユーザは、使用許可者リストに含まれることはいうまでもない。
【００４０】
判定部４０４は、識別情報入力部４０１を通じて入力された識別情報がボックスアクセス認証条件を満たす場合、パスワード入力部４０２を通じて入力されたパスワードが、各ユーザに指定された１の過去の認証パスワード（以下、判定パスワードという。）と一致するか否かを判定する。ここでは、各ユーザに対する当該判定パスワードの指定は、認証パスワード変更入力部４０８を通じて管理者（あるいは、認証パスワードの変更権限を有するもの）により実行された認証パスワードの変更に応じて行われる。当該判定パスワードの指定方法については後述する。
【００４１】
認証パスワード表示部４０５は、入力されたパスワードと判定パスワードとが一致すると判定部４０４が判定し、かつ文書ボックス４０７ａの認証パスワードの変更以降、上記入力された識別情報により特定されるユーザによる、パスワード入力部４０２を通じたパスワード入力回数が予め指定された基準を満足する場合、認証部４０３に登録されている文書ボックス４０７ａの認証パスワードを表示する。なお、特に限定されないが、本実施形態では、判定部４０４が、パスワード入力回数ｎと予め指定された基準値Ｋとを比較し、パスワード入力回数ｎが基準値Ｋ未満である場合に、基準を満足すると判定する。また、パスワード入力回数ｎは、認証部４０３の認証パスワードが変更されたときにリセット（ｎ＝０）される。
【００４２】
図６は、複合機が実行する認証処理の手順の一例を示す図である。当該手順は、識別情報入力部４０１（ＩＣカードリーダ３０８）により取得された識別情報が使用認証条件を満足し（ステップＳ６０１Ｙｅｓ）、かつ当該ユーザが文書ボックスへのアクセスを要求したことをトリガとして進行する（ステップＳ６０２Ｙｅｓ）。
【００４３】
このとき、認証部４０３は、識別情報入力部４０１から入力された識別情報（ユーザＩＤ）が、上述のアクセス許可者リスト５０１に含まれているか否かを判定する（ステップＳ６０３）。アクセス許可者リスト５０１に含まれていない場合、認証部４０３は何もすることなく処理を終了する（ステップＳ６０３Ｎｏ）。この場合、このユーザは文書ボックス４０７ａにアクセスすることはできない。一方、アクセス許可者リスト５０１に含まれている場合は、認証部４０３はパスワード入力部４０２にパスワードの取得を要求する（ステップＳ６０３Ｙｅｓ）。当該要求を受けたパスワード入力部４０２は、ユーザにパスワード入力を要求する。本実施形態では、このとき、パスワード入力部４０２がディスプレイ２０１にパスワード入力画面を表示する。
【００４４】
図７は、パスワード入力画面の例を示す図である。図７に示すように、パスワード入力画面７０１は、パスワード入力欄７０２、「キーボード表示ボタン」ボタン７０３、「キャンセル」ボタン７０４を備える。キーボード入力欄７０２には、ユーザがディスプレイ２０１に表示されるソフトウェアキーボード、あるいはテンキー２１０を使用してパスワードを入力した際に、当該入力に応じて「＊」等の記号を表示する。「キーボード表示ボタン」ボタン７０３は、ディスプレイ２０１にソフトウェアキーボードを表示するために使用する。この場合、キーボード入力欄７０２は、ソフトウェアキーボードと同時（例えば上方）に表示される。「キャンセル」ボタン７０４は、パスワード入力画面７０１を閉じるために使用される。
【００４５】
ユーザによりパスワード入力部４０２を通じて入力されたパスワードは、認証部４０３に入力される（ステップＳ６０４）。認証部４０３は、識別情報ごとに管理しているパスワード入力回数ｎをインクリメントするとともに、当該入力されたパスワードと登録されている認証パスワードとを照合する（ステップＳ６０５、Ｓ６０６）。
【００４６】
入力されたパスワードと認証パスワードとが一致する場合、認証部４０３は、判定部４０４に、登録されている認証パスワードを判定部４０４に通知し、後述するように当該ユーザの判定パスワードを当該認証パスワードに変更させる（ステップＳ６０６Ｙｅｓ、Ｓ６０７）。また、認証部４０３は、当該ユーザに上述のようにして文書ボックス４０７ａのアクセスを許可し、処理を終了する（ステップＳ６０８）。
【００４７】
一方、入力されたパスワードと認証パスワードとが不一致の場合、認証部４０３は、入力されたパスワードと、パスワード入力回数ｎとを、判定部４０４に入力する（ステップ６０６Ｎｏ）。当該入力を受けた判定部４０４は、まず、パスワード入力回数ｎと基準値Ｋとの大小関係を比較する。本実施形態では、判定部４０４は、パスワード入力回数ｎが基準値Ｋ未満であるか否かを判定する（ステップＳ６０９）。ここでは、基準値Ｋ＝３であるとする。例えば、認証パスワードが変更された後、最初にパスワードを入力したユーザは、パスワード入力回数ｎ＝１になる。この場合、パスワード入力回数ｎは基準値Ｋ未満である。また、認証パスワードが変更された後、３回以上パスワードを入力したユーザは、パスワード入力回数ｎは基準値Ｋ以上である。
【００４８】
パスワード入力回数ｎが基準値Ｋ以上である場合、判定部４０４は、認証部４０３に登録されている認証パスワードを取得し、後述するように当該ユーザの判定パスワードを当該認証パスワードに変更する（ステップＳ６０９Ｎｏ、Ｓ６１２）。この場合、ディスプレイ２０１に、文書ボックス４０７ａへのアクセスが許可できない旨の警告が表示され、処理が終了する（ステップＳ６１３）。また、パスワード入力回数ｎが基準値Ｋ未満である場合、判定部４０４は、入力パスワードと判定パスワードとを照合する（ステップＳ６０９Ｙｅｓ、Ｓ６１０）。
【００４９】
入力パスワードと判定パスワードとが不一致の場合、ディスプレイ２０１に、文書ボックス４０７ａへのアクセスが許可できない旨の警告が表示され、処理が終了する（ステップＳ６１０Ｎｏ、Ｓ６１３）。また、入力パスワードと判定パスワードとが一致する場合、文書ボックス４０７ａの現在の認証パスワードが認証パスワード表示部４０５によって表示される（ステップＳ６１０Ｙｅｓ、Ｓ６１１）。このとき、ユーザは、当該表示を確認した上で、再度、認証パスワードをパスワード入力部４０２を通じて入力することができる（ステップＳ６０４）。
【００５０】
ここで、判定パスワードについてより具体的に説明する。図８は、判定部４０４が保持している判定パスワードテーブルの一例を示す図である。図８に示すように、判定パスワードテーブル８０１は、ユーザの識別情報ごと（ユーザＩＤごと）に、判定パスワードとパスワード入力回数とを対応づけて記録するテーブルである。図８では、認証部４０３に登録されている認証パスワードが「１２３４」であり、各ユーザが文書ボックス４０７ａにアクセスするために、それぞれ複数回のパスワード入力を実行した状況を示している。なお、判定パスワードは、文書ボックス４０７ａの認証パスワードが変更されたときに、新認証パスワードを知らないユーザに知らせる目的で使用される。すなわち、認証パスワードを知っている「管理者」権限を有するユーザＩＤ「０００１」で特定されるユーザ（以下、ユーザＩＤ「ａａａａ」で特定されるユーザを、単に、ユーザ「ａａａａ」という。）に認証パスワードを知らせる必要はない。そのため、本実施形態では、ユーザ「０００１」について、判定パスワードおよびパスワード入力回数ｎを、判定パスワードテーブル８０１では管理していない。なお、ユーザ「０００１」についても、他の「ユーザ」権限のユーザと同様の管理を行ってもよい。
【００５１】
当該状態で、ユーザ「０００１」により、認証部４０３に登録されている文書ボックス４０７ａの認証パスワードが、例えば「４３２１」に変更されると、上述のようにパスワード入力回数ｎがリセットされる。また、このとき、認証部４０３は、先の認証パスワード「１２３４」およびパスワード入力回数「０」を判定部４０４に入力する。図９は、このときの判定パスワードテーブル８０１を示す図である。図９に示すように、各ユーザのパスワード入力回数が「０」になっている。また、この例では、各ユーザの判定パスワードが「１２３４」であったので変化が生じていない（図８参照）。
【００５２】
この状態で、例えば、新認証パスワードを既に知っているユーザ「０００４」が文書ボックス４０７ａにアクセスするために当該パスワードを入力すると、上述のステップＳ６０７において、判定パスワードテーブル８０１の、ユーザ「０００４」に対応する判定パスワードが、新認証パスワードである「４３２１」に変更される。図１０は、このときの判定パスワードテーブル８０１を示す図である。図１０に示すように、ユーザ「０００４」の判定パスワードが「４３２１」に変更され、また、パスワード入力回数ｎも「１」になっている。
【００５３】
次いで、当該状態において、認証パスワードの変更を未だ知らないユーザが文書ボックス４０７ａにアクセスするためにパスワードを入力する場合について説明する。例えば、パスワード変更を知らないユーザ「０００２」が文書ボックス４０７ａにアクセスするためにパスワードを入力する場合、ユーザ「０００２」は旧認証パスワード「１２３４」を入力することになる。この場合、上述のステップＳ６０６において不一致と判定される。また、ステップＳ６０９においてパスワード入力回数ｎが基準値Ｋ未満と判定され、ステップＳ６１０において入力パスワードと判定パスワードとが照合される。
【００５４】
この場合、判定パスワードテーブル８０１に記録されているユーザ「０００２」の判定パスワードは「１２３４」であるので一致する（図１０参照）。このとき、判定部４０４は、認証パスワード表示部４０５に認証パスワードの表示を指示する。当該指示を受けた認証パスワード表示部４０５は認証部４０３から登録されている認証パスワードを読み出して表示する（ステップＳ６１０Ｙｅｓ、Ｓ６１１）。なお、特に限定されないが、本実施形態では、認証パスワード表示部４０５はパスワード入力部４０２が表示するパスワード入力画面に認証パスワードを表示する。
【００５５】
図１１は、認証パスワード表示部４０５による認証パスワード表示の一例を示す図である。図１１の例では、文書ボックス４０７ａの認証パスワードが変更された旨と、変更後の認証パスワード「４３２１」を示す表示１１０１がパスワード入力欄７０２の下方に示されている。このためユーザ「０００２」は、ディスプレイ２０１において、文書ボックス４０７ａの認証パスワードが「４３２１」に変更されたことを知ることができる。また、当該表示された認証パスワード「４３２１」をパスワード入力部４０２に入力することで、ユーザ「０００２」は文書ボックス４０７ａにアクセスすることができる（ステップＳ６０４）。なお、ユーザ「０００２」が認証パスワード「４３２１」をパスワード入力部４０２に入力すると、ユーザ「０００４」の場合と同様に、判定パスワードテーブル８０１のユーザ「０００２」に対応する判定パスワードおよびパスワード入力回数ｎが変更される。図１２は、このときの判定パスワードテーブル８０１を示す図である。図１２に示すように、ユーザ「０００２」の判定パスワードが「４３２１」に変更され、また、パスワード入力回数ｎも「２」になっている。
【００５６】
なお、本実施形態では、上述したユーザ「０００４」、「０００２」の事例のように、パスワード入力部４０２を通じて入力したパスワードが、その時点で認証部４０３に登録されている認証パスワードと一致すると、判定パスワードテーブル８０１の判定パスワードが当該認証パスワードに変更される。そのため、当該ユーザが、その後に、パスワード入力部４０２を通じて旧認証パスワードである「１２３４」を入力した場合でも認証パスワード表示部４０５によって認証パスワードが表示されることはない（ステップＳ６０９Ｙｅｓ、Ｓ６１０Ｎｏ）。また、上記実施形態では、パスワード入力回数ｎが基準値Ｋ以上になると、判定パスワードテーブル８０１の判定パスワードと一致するか否かに関わらず、その後に、認証パスワード表示部４０５によって認証パスワードが表示されることはない（ステップＳ６０９Ｎｏ、Ｓ６１２、Ｓ６１３）。本実施形態では、基準値Ｋ＝３であるため、２回のパスワード入力までは、入力パスワードが旧認証パスワードである場合にその時点での認証パスワードが表示されることになる。
【００５７】
図１３は、入力パスワードが認証パスワードおよび判定パスワードに一致せず、認証パスワード表示部４０５による認証パスワード表示が行われない場合に、ディスプレイ２０１に表示される警告画面の一例を示す図である。図１３に示すように、警告画面１３０１は「確認」ボタン１３０２を備えるとともに、文書ボックスへのアクセスを許可できない旨を表示する。当該警告画面１３０１において、ユーザが「確認」ボタン１３０２を選択すると手順が終了する（ステップＳ６１３）。なお、ここではアクセスが許可されない理由を表示していないが、アクセスが許可できない理由に応じてその理由を合わせて表示してもよい（ステップＳ６０９Ｎｏ、Ｓ６１０Ｎｏ）。
【００５８】
続いて、当該状態において、認証パスワードを知らない者が、文書ボックス４０７ａのアクセス許可者リスト５０１に掲載されたユーザのＩＣカードを使用して文書ボックス４０７ａにアクセスしようとする場合について説明する。例えば、認証パスワードを知らない者がユーザ「０００３」のＩＣカードを入手した場合であっても、変更後の認証パスワードまたは変更直前の認証パスワードを知られない限り、文書ボックス４０７ａにアクセスすることはできない（ステップＳ６０６Ｎｏ、Ｓ６０９Ｙｅｓ、Ｓ６１０Ｎｏ）。図１４は、このときの判定パスワードテーブル８０１を示す図である。図１４に示すように、ユーザ「０００３」の判定パスワードは変更されることなく、パスワード入力回数ｎが「１」になっている。
【００５９】
このように、本実施形態では、パスワード入力回数ｎが基準値Ｋ未満であり、かつ入力パスワードが、認証パスワードおよび判定パスワードと一致しない場合、判定パスワードの変更を行わない構成としている。これは、当該状態が、変更後の認証パスワードを知らないユーザ「０００３」本人が、旧認証パスワードの入力を誤った場合と区別できないためである。本構成であれば、ユーザ「０００３」本人が、次に旧認証パスワードを正確に入力すれば、認証パスワード表示部４０５によりその時点での文書ボックス４０７ａの認証パスワードが表示されることになり、ユーザ「０００３」は認証パスワードの変更があったこと、およびその変更後の認証パスワードを知ることができる。なお、この場合、ユーザ「０００３」が、表示された認証パスワードをパスワード入力部４０２を通じて入力すると、図１５に示すように、判定パスワードテーブル８０１中のユーザ「０００３」の判定パスワードが「４３２１」に変更され、パスワード入力回数が「２」になる。
【００６０】
さらに、当該状態において、ユーザ「０００１」により、認証部４０３に登録されている文書ボックス４０７ａの認証パスワードが、例えば「９８７６」に変更されると、上述のように、認証部４０３は、先の認証パスワード「４３２１」およびパスワード入力回数「０」を判定部４０４に入力する。図１６は、このときの判定パスワードテーブル８０１を示す図である。図１６に示すように、各ユーザの判定パスワードが、「４３２１」に変更され、パスワード入力回数が「０」になっている。
【００６１】
以上説明したように、この複合機１００では、特定の文書ボックス４０７ａを共用するユーザが、文書ボックス４０７ａに対する認証パスワードの変更を知らずに使用した場合であっても、当該ユーザが入力したパスワードが、直前に設定されていた認証パスワード（判定パスワード）と一致する場合には、その場で認証パスワード変更の事実と変更後の認証パスワードが通知される。したがって、当該表示された新たな認証パスワードを使用して、文書ボックス４０７ａにアクセスすることができる。また、認証パスワードが入力されたときに、現在の認証パスワードを表示する動作は、予め指定されたパスワード入力回数の間しか実施されない。例えば、当該回数が１回であれば、以降でそのユーザが直前に登録されていた認証パスワードを入力した場合でも、現在の認証パスワードが表示されることがない。このため、高いセキュリティを確保することができる。また、当該回数を２回や３回に設定すれば、セキュリティを著しく低下させることなく、例えば、ユーザがパスワード入力を誤った場合に、現在の認証パスワードが表示されなくなることを避けることもできる。
【００６２】
なお、上記実施形態では、各ユーザに指定される判定パスワードが、現在の認証パスワードが登録される直前に認証部４０３に登録されていた認証パスワードである構成とした。しかしながら、この場合、上記実施形態のユーザ「０００５」のように、１回目の認証パスワード変更から２回目の認証パスワード変更までの間、１度も文書ボックス４０７ａにアクセスすることがなく、また、当該ユーザが、通知されているはずの変更後の認証パスワード変更を知らなかった場合には、当該ユーザは文書ボックス４０７ａにアクセスすることができない。セキュリティの観点では、このようなユーザのアクセスを拒絶してもよいと考えられるが、何らかの事情により、短期間で認証パスワード変更が続けて実行された場合に、このようなユーザが多数発生することを考慮すると、このようなユーザも文書ボックス４０７ａにアクセス可能であることが好ましい。
【００６３】
このような構成は、上記実施形態において、認証パスワード変更入力部４０８を通じて認証パスワードが変更されたときに、認証部４０３が判定部４０４へ、旧認証パスワードを入力しない構成、すなわち、判定パスワードテーブル８０１の判定パスワードを、認証パスワード変更時に更新しない構成とすることで実現できる。
【００６４】
図１７は当該構成を採用した場合であって、図１５に示す判定パスワードテーブル８０１の状態において認証パスワードが変更されたときの判定パスワードテーブル８０１の一例を示す図である。図１７に示すように、各ユーザの判定パスワードが変更されることなく、パスワード入力回数ｎだけが「０」になっている。この場合、ユーザ「０００５」の判定パスワードは、各ユーザが文書ボックス４０７ａに最後にアクセスしたときの認証パスワードになる。したがって、何らかの事情により、短期間で再度認証パスワードを変更した場合でも、各ユーザに対して現在の認証パスワードを表示することができる。
【００６５】
さらに、認証部４０３が、認証パスワードが変更されてから所定期間経過後に、変更直前に登録されていた認証パスワードを判定部４０４に通知して判定パスワードテーブル８０１の判定パスワードを更新する構成を採用すれば、上述の２つの形態を併用することができる。すなわち、所定期間経過後に認証パスワードが変更された場合には、その時点の認証パスワードが登録される直前に認証部４０３に登録されていた認証パスワードが判定パスワードとして指定され、所定期間経過前に認証パスワードが変更された場合には、その変更時点（直近のパスワード変更時点）から所定期間が経過するまでは、各ユーザが文書ボックス４０７ａに最後にアクセスしたときの認証パスワードが判定パスワードとして指定されることになる。
【００６６】
なお、上述した実施形態は本発明の技術的範囲を制限するものではなく、既に記載したもの以外でも、本発明の範囲内で種々の変形や応用が可能である。例えば、上記実施形態では、文書管理装置である複合機の操作パネルを通じた操作に基づいて説明をしたが、当該複合機と通信可能に接続されたパーソナルコンピュータ等の情報処理端末を介して複合機に対する操作が行われてもよい。この場合、上述の実施形態における操作パネル２００のディスプレイ２０１の機能は、情報処理端末が具備する、ディスプレイ等の表示手段およびキーボード等の入力手段により提供される。
【００６７】
また、図６に示したフローチャートは、等価な作用を奏する範囲において、各ステップの順序を適宜変更可能である。例えば、ステップＳ６０４とステップＳ６０５は、順序を入れ替えても等価であり、ステップＳ６１０を、ステップＳ６０９の直後に代えて直前に実行しても、等価な作用を得ることができる。
【００６８】
さらに、上述の実施形態では、文書管理機能を有するデジタル複合機として本発明を具体化したが、デジタル複合機に限らず、認証機能を有する画像読取装置、複写機などの任意の文書管理装置に本発明を適用することも可能である。
【００６９】
加えて、上記では、文書管理装置である複合機が、文書ボックス、識別情報入力部、パスワード入力部、認証部、判定部、認証パスワード表示部を全て備える構成を説明したが、各部が、適宜、別体で構成され、ネットワーク等を通じて接続された文書管理システムとして構成されていてもよい。例えば、上述の認証部、判定部および認証パスワード表示部の機能を有する認証装置、識別情報が入力される識別情報入力装置、文書ボックスへアクセスするためのパスワードが入力されるパスワード入力装置が、文書画像データが蓄積される記憶領域である文書ボックスを備える文書管理装置とは別体で構成され、当該各装置がネットワーク等を通じて文書管理装置と通信可能に接続されている場合であっても、上記実施形態の複合機と同様の効果を得ることができる。このような文書管理システムでは、例えば、複数台の文書管理装置に対して認証装置を共通化することができる。
【００７０】
以上のように、本発明によれば、文書ボックスの認証パスワードが変更された際に、当該認証パスワードの変更が当該文書ボックスを使用するユーザに伝わっていない場合であっても、文書ボックスにアクセスしようとしたときに、ユーザが変更された認証パスワードを知ることができる。したがって、文書管理装置または文書管理システムの使用利便性が損なわれることがない。また、各ユーザに対する認証パスワードの通知は、予め指定された回数以下に限定されるため、高いセキュリティを確保することができる。
【産業上の利用可能性】
【００７１】
本発明によれば、複数のユーザが同一のボックスを使用する状況下であっても、使用利便性を損なうことなく高いセキュリティを確保でき、文書管理装置、文書管理システムおよび認証パスワードの変更通知方法として有用である。
【符号の説明】
【００７２】
１００ 複合機
２００ 操作パネル
２０１ ディスプレイ
３０８ ＩＣカードリーダ
４０１ 識別情報入力部
４０２ パスワード入力部
４０３ 認証部
４０４ 判定部
４０５ 認証パスワード表示部
４０６ 文書ボックス管理部
４０７ データ記憶部
４０８ 認証パスワード変更部
４０７ａ 文書ボックス
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書画像データが蓄積される記憶領域である文書ボックスと、
ユーザを識別する識別情報が入力される識別情報入力部と、
前記文書ボックスへアクセスするためのパスワード入力を受け付けるパスワード入力部と、
前記識別情報入力部を通じて入力された識別情報および前記パスワード入力部を通じて入力されたパスワードと、前記文書ボックスと対応づけて予め登録された、アクセスを許可する識別情報および認証パスワードを含む認証条件とを照合する認証部と、
前記識別情報入力部を通じて入力された識別情報が前記認証条件を満たす場合、前記パスワード入力部を通じて入力されたパスワードが、前記認証部の認証パスワードの変更に応じて各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードと一致するか否かを判定する判定部と、
前記判定部が一致すると判定し、かつ前記認証パスワードの変更以降、前記入力された識別情報により特定されるユーザによる前記パスワード入力部を通じたパスワード入力回数が予め指定された基準を満足する場合、前記認証部に登録されている前記認証パスワードを表示する認証パスワード表示部と、
を備える文書管理装置。
【請求項２】
前記各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードが、現在の認証パスワードが登録される直前に、前記認証部に登録されていた認証パスワードである、請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードが、各ユーザが前記文書ボックスに最後にアクセスしたときの認証パスワードである、請求項１記載の文書管理装置。
【請求項４】
文書画像データが蓄積される記憶領域である文書ボックスを備える文書管理装置と、
ユーザを識別する識別情報が入力される識別情報入力装置と、
前記文書ボックスへアクセスするためのパスワード入力を受け付けるパスワード入力装置と、
前記識別情報入力装置を通じて入力された識別情報および前記パスワード入力装置を通じて入力されたパスワードと、前記文書ボックスと対応づけて予め登録された、アクセスを許可する識別情報および認証パスワードを含む認証条件とを照合する認証部、
前記識別情報入力装置を通じて入力された識別情報が前記認証条件を満たす場合、前記パスワード入力装置を通じて入力されたパスワードが、前記認証部の認証パスワードの変更に応じて各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードと一致するか否かを判定する判定部、
前記判定部が一致すると判定し、かつ前記認証パスワードの変更以降、前記入力された識別情報により特定されるユーザによる前記パスワード入力装置を通じたパスワード入力回数が予め指定された基準を満足する場合、前記認証部に登録されている前記認証パスワードを表示する認証パスワード表示部、
を備える認証装置と、
を備える文書管理システム。
【請求項５】
文書画像データが蓄積される記憶領域である文書ボックスに設定された認証パスワードの変更通知方法であって、
ユーザを識別する識別情報を取得するステップと、
前記文書ボックスへアクセスするためのパスワード入力を受け付けるステップと、
取得した識別情報および受け付けた入力パスワードと、前記文書ボックスと対応づけて予め登録された、アクセスを許可する識別情報および認証パスワードを含む認証条件とを照合するステップと、
前記取得した識別情報が前記認証条件を満たす場合、前記入力パスワードが、前記認証パスワードの変更に応じて各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードと一致するか否かを判定するステップと、
前記判定において一致すると判定され、かつ前記認証パスワードの変更以降、前記取得した識別情報により特定されるユーザによるパスワード入力回数が予め指定された基準を満足する場合、前記認証パスワードを表示するステップと、
を有する認証パスワードの変更通知方法。
【請求項１】
文書画像データが蓄積される記憶領域である文書ボックスと、
ユーザを識別する識別情報が入力される識別情報入力部と、
前記文書ボックスへアクセスするためのパスワード入力を受け付けるパスワード入力部と、
前記識別情報入力部を通じて入力された識別情報および前記パスワード入力部を通じて入力されたパスワードと、前記文書ボックスと対応づけて予め登録された、アクセスを許可する識別情報および認証パスワードを含む認証条件とを照合する認証部と、
前記識別情報入力部を通じて入力された識別情報が前記認証条件を満たす場合、前記パスワード入力部を通じて入力されたパスワードが、前記認証部の認証パスワードの変更に応じて各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードと一致するか否かを判定する判定部と、
前記判定部が一致すると判定し、かつ前記認証パスワードの変更以降、前記入力された識別情報により特定されるユーザによる前記パスワード入力部を通じたパスワード入力回数が予め指定された基準を満足する場合、前記認証部に登録されている前記認証パスワードを表示する認証パスワード表示部と、
を備える文書管理装置。
【請求項２】
前記各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードが、現在の認証パスワードが登録される直前に、前記認証部に登録されていた認証パスワードである、請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードが、各ユーザが前記文書ボックスに最後にアクセスしたときの認証パスワードである、請求項１記載の文書管理装置。
【請求項４】
文書画像データが蓄積される記憶領域である文書ボックスを備える文書管理装置と、
ユーザを識別する識別情報が入力される識別情報入力装置と、
前記文書ボックスへアクセスするためのパスワード入力を受け付けるパスワード入力装置と、
前記識別情報入力装置を通じて入力された識別情報および前記パスワード入力装置を通じて入力されたパスワードと、前記文書ボックスと対応づけて予め登録された、アクセスを許可する識別情報および認証パスワードを含む認証条件とを照合する認証部、
前記識別情報入力装置を通じて入力された識別情報が前記認証条件を満たす場合、前記パスワード入力装置を通じて入力されたパスワードが、前記認証部の認証パスワードの変更に応じて各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードと一致するか否かを判定する判定部、
前記判定部が一致すると判定し、かつ前記認証パスワードの変更以降、前記入力された識別情報により特定されるユーザによる前記パスワード入力装置を通じたパスワード入力回数が予め指定された基準を満足する場合、前記認証部に登録されている前記認証パスワードを表示する認証パスワード表示部、
を備える認証装置と、
を備える文書管理システム。
【請求項５】
文書画像データが蓄積される記憶領域である文書ボックスに設定された認証パスワードの変更通知方法であって、
ユーザを識別する識別情報を取得するステップと、
前記文書ボックスへアクセスするためのパスワード入力を受け付けるステップと、
取得した識別情報および受け付けた入力パスワードと、前記文書ボックスと対応づけて予め登録された、アクセスを許可する識別情報および認証パスワードを含む認証条件とを照合するステップと、
前記取得した識別情報が前記認証条件を満たす場合、前記入力パスワードが、前記認証パスワードの変更に応じて各ユーザに指定される１の過去の認証パスワードと一致するか否かを判定するステップと、
前記判定において一致すると判定され、かつ前記認証パスワードの変更以降、前記取得した識別情報により特定されるユーザによるパスワード入力回数が予め指定された基準を満足する場合、前記認証パスワードを表示するステップと、
を有する認証パスワードの変更通知方法。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図１２】
【図１３】
【図１４】
【図１５】
【図１６】
【図１７】
【公開番号】特開２０１１−１３８２８６（Ｐ２０１１−１３８２８６Ａ）
【公開日】平成２３年７月１４日（２０１１．７．１４）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００９−２９７２８２（Ｐ２００９−２９７２８２）
【出願日】平成２１年１２月２８日（２００９．１２．２８）
【出願人】（０００００６１５０）京セラミタ株式会社 (13,173)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２３年７月１４日（２０１１．７．１４）
【国際特許分類】
【出願日】平成２１年１２月２８日（２００９．１２．２８）
【出願人】（０００００６１５０）京セラミタ株式会社 (13,173)
【Ｆターム（参考）】
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