文書管理装置、文書管理方法およびそのプログラム
【課題】 本発明は、文書管理装置に関し、電子文書を登録した人でなくても、また文書管理装置を利用するための知識が無い人でも、格納されている電子文書への操作を容易に行うことができる文書管理装置を提供することを目的とする。
【解決手段】 操作用紙作成部１０９は、電子文書に対応した操作用紙をプリンタインターフェース部１０４を介して印刷する。操作用紙解釈部１１０は、読取装置５０７で読み取った画像から、操作用紙に設定されている電子文書のＩＤが印刷されている領域や、操作指示を記入する領域を抽出して解釈することで、該当電子文書への操作を実行する。
【解決手段】 操作用紙作成部１０９は、電子文書に対応した操作用紙をプリンタインターフェース部１０４を介して印刷する。操作用紙解釈部１１０は、読取装置５０７で読み取った画像から、操作用紙に設定されている電子文書のＩＤが印刷されている領域や、操作指示を記入する領域を抽出して解釈することで、該当電子文書への操作を実行する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書を保存、管理する文書管理装置に関し、特に、保存している電子文書に印刷、削除、取得などの操作を行うことができる文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータなどの情報機器を利用して多くの電子文書が作成されており、その量や作成頻度はますます増大する傾向にある。そして、大量の電子文書を管理するために各種の文書管理システムが開発されている。
【０００３】
図８は、従来の文書管理装置を示すブロック図である。図８に示すように、文書管理装置３００は、ディスプレイやキーボードなどの入出力装置５０１と接続され、ユーザからの操作要求（文書格納、文書取得、文書印刷、文書削除など）の受信や電子文書の表示情報の送信などを行うユーザインターフェース（Ｉ／Ｆ）部３０１と、ユーザインターフェース部３０１からの操作要求を受け取り、内容を解釈して実行する操作機能部３０２と、ハードディスクなどの大容量記憶装置５０２に接続され、大容量記憶装置５０２への電子文書の格納を行う格納インターフェース（Ｉ／Ｆ）部３０３と、プリンタなどの印刷装置５０３と接続され、印刷装置５０３に印刷データを送信するプリンタインターフェース（Ｉ／Ｆ）部３０４と、電子文書を印刷装置５０３で解釈できる印刷データに変換し、プリンタインターフェース部３０４を介して印刷装置５０３へ送信する文書印刷部３０５と、ネットワーク５０４に接続され、ネットワーク５０４を介してクライアント装置５０５、５０６と通信を行うネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部３０６とを備えている。
【０００４】
このような文書管理装置３００において、操作機能部３０２は、ユーザインターフェース部３０１からの操作要求に応じて、例えば、文書格納であれば、格納インターフェース部３０３を介して大容量記憶装置５０２に電子文書を格納したり、文書取得であれば、格納インターフェース部３０３を介して大容量記憶装置５０２から電子文書を検索し、検索された文書をユーザインターフェース部３０１を介して入出力装置５０１に出力したり、文書印刷であれば、格納インターフェース部３０３を介して大容量記憶装置５０２から電子文書を検索し、検索された文書を文書印刷部３０５に送り、文書印刷部３０５によりプリンタインターフェース部３０４を介して印刷装置５０３に印刷させたりする。
【０００５】
また、ネットワーク５０４上のクライアント装置５０５、５０６からの操作要求も、ネットワークインターフェース部３０６を介して受信し、実行しているので、遠隔からの操作も可能となっている。
【０００６】
このような従来の文書管理装置３００では、電子文書を管理することが目的であり、登録されている電子文書を利用しようとする人は、文書管理装置に直接（あるいは遠隔から）操作要求を入力して、検索、表示、取得などを行っていた。しかし、文書管理装置の操作は、文書管理装置についての知識がないと困難であり、また、電子文書の情報は電子文書を登録した人でないと分からず、容易に電子文書の利用ができないという問題があった。
【０００７】
このような問題を解決するため、電子文書の印刷やメール送信等の出力をした際や、イメージスキャナによる読み取りやメール受信等の入力をした際に、固有の識別符号を付加し、この識別符号により電子文書の検索や取得を行うものがある（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開平１１−３３５２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、このような従来の文書管理装置にあっては、識別符号により電子文書を容易に取り出すことはできるが、文書管理装置で可能な操作を細かく実行させるには、やはり文書管理装置についての知識が必要となるし、文書管理装置を直接または遠隔から操作しなければならない。
【０００９】
さらに、複数の文書管理装置が稼動しているような環境では、ユーザがそれぞれの文書管理装置の操作方法を意識して操作しなければならず、ユーザの負担が大きい。
【００１０】
そこで、本発明は、電子文書に対応した操作用紙を印刷し、この操作用紙に操作指示などを記入させ、記入された操作用紙を読み取った画像を解釈して該当電子文書に対する各種操作を実行することで、電子文書を登録した人でなくても、また文書管理装置を利用するための知識が無い人でも、格納されている電子文書への操作を容易に行うことができる文書管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記課題を解決する第１の発明は、電子文書を格納して管理する文書管理装置において、前記電子文書に一意に対応する識別情報を付与して、該電子文書の格納位置と関連付けて記憶し管理する文書識別情報管理部と、前記識別情報と前記電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成する操作用紙作成部と、記入された前記操作用紙を読み取った画像データから、前記識別情報と前記操作指示を記入する領域を抽出して解釈し、前記識別情報に対応する電子文書に記入された操作を行わせる操作用紙解釈部と、を備えたことを特徴とするものである。
【００１２】
この発明では、電子文書に一意に対応する識別情報と電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙が作成され、この操作用紙に操作指示を記入して読み取らせると記入した操作指示に対応した操作が識別情報に対応する電子文書に対して行われる。したがって、操作用紙に操作指示を記入するだけで電子文書への操作が行われる。
【００１３】
上記課題を解決する第２の発明は、上記第１の発明の構成に加え、前記操作用紙作成部は、印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域および印刷する部数を記入する領域のうち少なくとも１つを印刷した操作用紙を作成し、前記操作用紙解釈手段は、前記印刷操作を指示する領域と印刷するページ番号を記入する領域と印刷する部数を記入する領域を抽出して解釈し、印刷操作が指示されていたとき、前記識別情報に対応する電子文書の指定されたページを指定された部数印刷させることを特徴とするものである。
【００１４】
この発明では、印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域、印刷する部数を記入する領域が操作用紙に印刷され、印刷操作が指示されたとき、識別情報に対応する電子文書の指定されたページが指定された部数印刷される。したがって、操作用紙に印刷操作の指示とページ番号、印刷部数を記入するだけで電子文書の指定のページが指定の部数印刷される。
【００１５】
上記課題を解決する第３の発明は、上記第１の発明の構成に加え、前記操作用紙作成部は、取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域および電子文書の転送先を記入する領域を印刷した操作用紙を作成し、前記操作用紙解釈手段は、前記取得操作を指示する領域と取得する手段を選択する領域と電子文書の転送先を記入する領域を抽出して解釈し、取得操作が指示されていたとき、前記識別情報に対応する電子文書を指定された手段で指定された転送先に送らせることを特徴とするものである。
【００１６】
この発明では、取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域および電子文書の転送先を記入する領域が操作用紙に印刷され、取得操作が指示されたとき、識別情報に対応する電子文書が指定された手段で指定された転送先に送られる。したがって、操作用紙に取得操作の指示と取得する手段と転送先を記入するだけで電子文書が指定の手段で指定の転送先に送られる。
【００１７】
上記課題を解決する第４の発明は、上記第１から第３の発明のいずれかの構成に加え、前記文書識別情報管理部は、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザを管理し、前記操作用紙解釈手段は、操作用紙を読み取らせたユーザのユーザ識別情報を取得し、読み取った操作用紙で指示された操作が前記ユーザ識別情報のユーザに許可されているかを判断し、許可されているときのみ前記識別情報に対応する電子文書に操作を行わせることを特徴とするものである。
【００１８】
この発明では、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザが管理され、操作用紙を読み取らせたユーザに操作用紙で指示された操作が許可されているときのみ識別情報に対応する電子文書に操作が行われる。したがって、電子文書に対する操作がユーザにより制限される。
【００１９】
上記課題を解決する第５の発明は、電子文書を格納して管理する文書管理方法において、前記電子文書に一意に対応する識別情報を付与する第１の手順と、該識別情報を対応する電子文書の格納位置と関連付けて記憶する第２の手順と、前記識別情報と前記電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成する第３の手順と、記入された前記操作用紙を読み取った画像データから、前記識別情報と前記操作指示を記入する領域を抽出する第４の手順と、該抽出した領域を解釈して操作対象の電子文書を特定するとともに操作内容を決定する第５の手順と、特定された電子文書に決定された操作を行う第６の手順と、を備えたことを特徴とするものである。
【００２０】
この発明では、電子文書に一意に対応する識別情報と電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙が作成され、この操作用紙に操作指示を記入して読み取らせると記入した操作指示に対応した操作が識別情報に対応する電子文書に対して行われる。したがって、操作用紙に操作指示を記入するだけで電子文書への操作が行われる。
【００２１】
上記課題を解決する第６の発明は、上記第５の発明の構成に加え、前記第３の手順において、印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域および印刷する部数を記入する領域のうち少なくとも１つを印刷した操作用紙を作成し、前記第４の手順において、前記印刷操作を指示する領域と印刷するページ番号を記入する領域と印刷する部数を記入する領域を抽出し、前記第５の手順において、印刷操作が指示されていたとき、特定された電子文書の指定されたページを指定された部数印刷することを操作内容として決定することを特徴とするものである。
【００２２】
この発明では、印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域、印刷する部数を記入する領域が操作用紙に印刷され、印刷操作が指示されたとき、識別情報に対応する電子文書の指定されたページが指定された部数印刷される。したがって、操作用紙に印刷操作の指示とページ番号、印刷部数を記入するだけで電子文書の指定のページが指定の部数印刷される。
【００２３】
上記課題を解決する第７の発明は、上記第５の発明の構成に加え、前記第３の手順において、取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域および電子文書の転送先を記入する領域を印刷した操作用紙を作成し、前記第４の手順において、前記取得操作を指示する領域と取得する手段を選択する領域と電子文書の転送先を記入する領域を抽出し、前記第５の手順において、取得操作が指示されていたとき、特定された電子文書を指定された手段で指定された転送先に送ることを操作内容として決定することを特徴とするものである。
【００２４】
この発明では、取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域および電子文書の転送先を記入する領域が操作用紙に印刷され、取得操作が指示されたとき、識別情報に対応する電子文書が指定された手段で指定された転送先に送られる。したがって、操作用紙に取得操作の指示と取得する手段と転送先を記入するだけで電子文書が指定の手段で指定の転送先に送られる。
【００２５】
上記課題を解決する第８の発明は、上記第５から第７の発明のいずれかの構成に加え、前記第２の手順において、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザを記憶し、前記第４の手順において、操作用紙を読み取らせたユーザのユーザ識別情報を取得し、前記第６の手順において、決定された操作が前記ユーザ識別情報のユーザに許可されているかを判断し、許可されているときのみ特定された電子文書に操作を行うことを特徴とするものである。
【００２６】
この発明では、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザが管理され、操作用紙を読み取らせたユーザに操作用紙で指示された操作が許可されているときのみ識別情報に対応する電子文書に操作が行われる。したがって、電子文書に対する操作がユーザにより制限される。
【００２７】
上記課題を解決する第９の発明は、コンピュータを、電子文書に一意に対応する識別情報を付与して、該電子文書の格納位置と関連付けて記憶し管理する文書識別情報管理手段、前記識別情報と前記電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成する操作用紙作成手段、記入された前記操作用紙を読み取った画像データから、前記識別情報と前記操作指示を記入する領域を抽出して解釈し、前記識別情報に対応する電子文書に記入された操作を行わせる操作用紙解釈手段、として機能させるものです。
【００２８】
この発明では、電子文書に一意に対応する識別情報と電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙が作成され、この操作用紙に操作指示を記入して読み取らせると記入した操作指示に対応した操作が識別情報に対応する電子文書に対して行われる。したがって、操作用紙に操作指示を記入するだけで電子文書への操作が行われる。
【発明の効果】
【００２９】
本発明によれば、電子文書に一意に対応する識別情報と電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成し、この操作用紙の識別情報と操作指示を読み取って、識別情報により電子文書を特定し、特定された電子文書に操作指示の操作を行っているので、操作用紙への操作指示の記入で電子文書に操作を行わせることができ、電子文書を登録した人でなくても、また文書管理装置を利用するための知識が無い人でも、格納されている電子文書への操作を容易に行うことができる。
【００３０】
また、操作用紙に印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域、印刷する部数を記入する領域を設け、印刷操作が指示されていたとき、特定された電子文書の指定されたページを指定された部数印刷するようにすれば、印刷操作を容易に詳細に指示させることができる。
【００３１】
また、操作用紙に取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域、電子文書の転送先を記入する領域を設け、取得操作が指示されていたとき、特定された電子文書を指定された手段で指定された転送先に送るようにすれば、取得操作を容易に詳細に指示させることができる。
【００３２】
また、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザを管理し、操作用紙を読み取らせたユーザのユーザ識別情報を取得し、読み取った操作用紙で指示された操作がユーザ識別情報のユーザに許可されているときのみ特定された電子文書に操作指示の操作を行うようにすれば、電子文書を登録した人でなくても、また文書管理装置を利用するための知識が無い人でも、格納されている電子文書への操作を容易に行うことができるとともに、電子文書への操作を行えるユーザを限定させて電子文書の不正利用を無くすことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３３】
以下、本発明を図面を参照して説明する。
【００３４】
図１〜図６は本発明に係る文書管理装置の一実施形態を示す図である。
【００３５】
図１において、本実施形態の文書管理装置１００は、ディスプレイやキーボードなどの入出力装置５０１と接続され、ユーザからの操作要求（文書格納、文書取得、文書印刷、文書削除など）の受信や電子文書の表示情報の送信などを行うユーザインターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０１と、ユーザインターフェース部１０１からの操作要求を受け、内容を解釈して実行する操作機能部１０２と、ハードディスクなどの大容量記憶装置５０２に接続され、大容量記憶装置５０２への電子文書の格納を行う格納インターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０３と、プリンタなどの印刷装置５０３と接続され、印刷装置５０３に印刷データを送信するプリンタインターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０４と、電子文書を印刷装置５０３で解釈できる印刷データに変換し、プリンタインターフェース部１０４を介して印刷装置５０３へ送信する文書印刷部１０５と、ネットワーク５０４に接続され、ネットワーク５０４を介してクライアント装置５０５，５０６と通信を行うネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０６と、スキャナなどの読取装置５０７と接続され、読取装置５０７を制御して紙面に描画された画像データを取得するスキャナインターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０７と、電子文書に識別子（ＩＤ）を付与し、ＩＤとともに関連する情報を管理するＩＤ管理部１０８と、指定された電子文書に対する操作を指示するための操作用紙を作成し、プリンタインターフェース部１０４を介して印刷装置５０３へ送信するする操作用紙作成部１０９と、スキャナインターフェース部１０７が取得した操作用紙の画像データから操作用紙に書き加えられた情報を取り出して解釈する操作用紙解釈部１１０と、を備えている。
【００３６】
なお、読取装置５０７には、カードなどからユーザを識別する情報を読み取るユーザ情報読取機５０８が接続されている。
【００３７】
このような文書管理装置１００において、大容量記憶装置５０２に格納する電子文書には、この電子文書を特定するＩＤが付与され、管理されるとともに、この電子文書に対する操作を指示するための操作用紙が作成され印刷される。
【００３８】
具体的には、操作機能部１０２は、ユーザインターフェース部１０１を介して電子文書の格納の指示を受けると、操作用紙作成部１０９に操作用紙の作成指示を出す。
【００３９】
操作用紙作成部１０９は、操作用紙の作成指示を受けると、図２のフローチャートに示すように、電子文書に対する操作（印刷、削除、取得など）毎にその操作を許可するユーザを入出力装置５０１により指定させる（Ｓ１１）。
【００４０】
ここでは、印刷操作はUserAとUserB、削除操作はUserAとUserC、取得操作はUserAに許可を与えたものとする。
【００４１】
次いで、指定された操作を許可するユーザの情報と、電子文書の格納位置（例えば、c:\Data\2003\11\12\ＡＡＡ会議資料.txt）とをＩＤ管理部１０８に送り、登録を依頼してＩＤを取得する（Ｓ１２）。
【００４２】
ＩＤ管理部１０８は、ＩＤとその関連情報を図３に示すようなＩＤテーブルにより管理している。
【００４３】
図３に示すように、１行に１つの電子文書に関する情報が格納されており、列ごとに情報の要素が異なる。左から１列目には、電子文書を一意に識別する情報としてＩＤが格納される。左から２列目には、電子文書を一意に示す情報、ここでは電子文書の大容量記憶装置５０２内での位置を示すパス名が格納される。左から３列目には、印刷操作を許可するユーザを識別する情報が格納される。左から４列目には、削除操作を許可するユーザを識別する情報が格納される。左から５列目には、取得操作を許可するユーザを識別する情報が格納される。
【００４４】
Ｓ１２で登録依頼された電子文書に関する情報は、例えばＩＤに００７８が割り当てられ、図３の一番下の行のように格納される。
【００４５】
次いで、取得したＩＤをバーコードなどの光学的機械読み取り用のコード画像に変換し（Ｓ１３）、このコード画像を埋め込んだ操作用紙の画像を作成する（Ｓ１４）。
【００４６】
操作用紙の画像は、図４に示すようなテンプレート画像データから作成される。図４において、Ａ１は、コード画像が埋め込まれる領域で、Ａ２は、電子文書のタイトルとしてファイル名が埋め込まれる領域である。
【００４７】
また、Ｃ１〜Ｃ３は、それぞれ印刷、削除、取得の操作を行うかどうかをユーザが指示するためのチェック欄であり、この部分に書き込みが行われていると対応する操作が指示されたと判断する。
【００４８】
Ｐ１〜Ｐ３は、印刷操作の場合の、印刷するページ番号をユーザが指定するための欄であり、Ｂ１〜Ｂ４は、直ぐ上のＰ１〜Ｐ３で指定されたページ（Ｂ４は全ページの場合）を印刷する部数をユーザが指定するための欄である。
【００４９】
Ｃ４〜Ｃ６は、取得操作の場合の、電子文書の取得手段をユーザが指定するためのチェック欄であり、この部分に書き込みが行われていると対応する取得手段が指示されたと判断する。
【００５０】
Ｃ４に書き込みが行われていると、電子文書は、フレキシブルディスクやメモリーカードなどの記録メディアに取得され、Ｃ５に書き込みが行われていると、電子文書は、電子メールに添付されて送信され、Ｃ６に書き込みが行われていると、電子文書は、ネットワーク５０４上のホストに取得される。
【００５１】
Ａ３は、取得操作の各取得手段に対応した転送先をユーザが指定する欄である。取得手段が記録メディアである場合、Ａ３に書かれている内容は、保存先のパス名とファイル名であると判断する。取得手段が電子メールである場合、Ａ３に書かれている内容は、メールアドレスであると判断する。取得手段がリモートフォルダである場合、Ａ３に書かれている内容は、リモートホスト名、フォルダ名、ファイル名であると判断する。
【００５２】
このようなテンプレート画像データに基づいて、Ａ１に作成した画像コードを埋め込み、Ａ２に電子文書のファイル名「ＡＡＡ会議資料」が埋め込まれた図５に示すような画像が作成される。
【００５３】
次いで、作成した操作用紙の画像をプリンタインターフェース部１０４に送り、印刷要求する（Ｓ１５）ことで、特定の電子文書に対応した操作用紙を出力することができる。
【００５４】
このようにして出力された操作用紙による電子文書に対する操作の指示を受け付ける処理について説明する。
【００５５】
操作用紙解釈部１１０は、スキャナインターフェース部１０７を介して読取装置５０７から読み取り要求を受けると、読取装置５０７から読取装置５０７が読み取った画像を取得する（Ｓ２１）。
【００５６】
次いで、読取装置５０７に接続されているユーザ情報読取機５０８などからユーザを識別する情報を取得する（Ｓ２２）。
【００５７】
次いで、読取装置５０７から取得した画像から、図４のＡ１の領域の画像データを抽出し、デコード処理を行ってＩＤを取得する（Ｓ２３）。
【００５８】
次いで、取得したＩＤによりＩＤ管理部１０８から当該ＩＤに関連する情報を取得する（Ｓ２４）。
【００５９】
次いで、読取装置５０７から取得した画像から、図４のＣ１からＣ３の領域の画像データをそれぞれ抽出する（Ｓ２５）。
【００６０】
次いで、Ｃ１の領域の画像が白でない（加筆されている）かどうかで、印刷操作が指示されているかどうかを判定する（Ｓ２６）。
【００６１】
Ｃ１の領域の画像が白であれば、印刷操作が指示されていないと判定し、Ｓ３１に行き削除操作が指示されているかを判定する。
【００６２】
Ｃ１の領域の画像が白でなければ、印刷操作が指示されていると判定し、ユーザ情報読取機５０８などから取得したユーザの識別情報とＩＤから取得した印刷操作を許可するユーザの情報から、当該ユーザが印刷操作を許可されているかを判定する（Ｓ２７）。
【００６３】
当該ユーザに印刷操作が許可されていなければ、Ｓ３１に行き削除操作が指示されているかを判定する。
【００６４】
当該ユーザに印刷操作が許可されていれば、読取装置５０７から取得した画像から、図４のＰ１からＰ３及びＢ１からＢ４の領域の画像データをそれぞれ抽出し（Ｓ２８）、それぞれの画像データから光学的文字認識（ＯＣＲ）により加筆された文字を認識し（Ｓ２９）、認識された文字に基づいて、印刷するページとその部数を求め、ＩＤから取得した電子文書の格納位置とともに求めた印刷ページと部数を操作機能部１０２に送って印刷を要求する（Ｓ３０）。
【００６５】
操作機能部１０２は、印刷要求を受けると、指定された格納位置から電子文書を取り出し、取り出した文書と指定されたページと部数を送って文書印刷部１０５に印刷を要求する。
【００６６】
文書印刷部１０５は、電子文書の要求されたページを印刷データに変換し、プリンタインターフェース部１０４を介して印刷装置５０３へ送信して要求された部数印刷させる。
【００６７】
次いで、操作用紙解釈部１１０は、Ｃ２の領域の画像が白でないかどうかで、削除操作が指示されているかどうかを判定する（Ｓ３１）。
【００６８】
Ｃ２の領域の画像が白であれば、削除操作が指示されていないと判定し、Ｓ３４に行き取得操作が指示されているかを判定する。
【００６９】
Ｃ２の領域の画像が白でなければ、削除操作が指示されていると判定し、ユーザ情報読取機５０８などから取得したユーザの識別情報とＩＤから取得した削除操作を許可するユーザの情報から、当該ユーザが削除操作を許可されているかを判定する（Ｓ３２）。
【００７０】
当該ユーザに削除操作が許可されていなければ、Ｓ３４に行き取得操作が指示されているかを判定する。
【００７１】
当該ユーザに削除操作が許可されていれば、ＩＤから取得した電子文書の格納位置を操作機能部１０２に送って削除を要求する（Ｓ３３）。
【００７２】
操作機能部１０２は、削除要求を受けると、指定された格納位置の電子文書を削除する。
【００７３】
次いで、操作用紙解釈部１１０は、Ｃ３の領域の画像が白でないかどうかで、取得操作が指示されているかどうかを判定する（Ｓ３４）。
【００７４】
Ｃ３の領域の画像が白であれば、取得操作が指示されていないと判定し、処理を終了する。
【００７５】
Ｃ３の領域の画像が白でなければ、取得操作が指示されていると判定し、ユーザ情報読取機５０８などから取得したユーザの識別情報とＩＤから取得した取得操作を許可するユーザの情報から、当該ユーザが取得操作を許可されているかを判定する（Ｓ３５）。
【００７６】
当該ユーザに取得操作が許可されていなければ、処理を終了する。
【００７７】
当該ユーザに取得操作が許可されていれば、読取装置５０７から取得した画像から、図４のＣ４からＣ６の領域の画像データをそれぞれ抽出し（Ｓ３６）、各領域の画像が白でない（加筆されている）かどうかで、電子文書を取得する手段を認識する（Ｓ３７）。すなわち、Ｃ４からＣ６の領域の画像のうち、白でない画像の領域に対応する手段が電子文書を取得する手段と認識する。
【００７８】
次いで、読取装置５０７から取得した画像から、図４のＡ３の領域の画像データを抽出し（Ｓ３８）、抽出した画像データから光学的文字認識により加筆された文字を認識する（Ｓ３９）。この認識した文字は、転送先を示している。
【００７９】
次いで、ＩＤから取得した電子文書の格納位置と、Ｃ４からＣ６の領域の画像から認識した取得する手段と、光学的文字認識で認識した文字（転送先）を操作機能部１０２に送って取得を要求する（Ｓ４０）。
【００８０】
操作機能部１０２は、取得要求を受けると、指定された格納位置から電子文書を取得し、取得した電子文書を指定された手段により、指定された転送先に転送する。
【００８１】
このように本実施形態においては、電子文書に対応したＩＤをコード化した画像を含む操作用紙を印刷し、この操作用紙に操作指示などを記入させ、記入された操作用紙を読み取った画像データから、電子文書のＩＤや記入された操作指示などを抽出し判定して、該当電子文書に対する各種操作を実行しているので、電子文書を直接登録した人でなくても、また文書管理装置１００への操作知識が無くても、格納されている電子文書への操作を容易に行うことができる。
【００８２】
また、操作用紙に、印刷操作の際の印刷するページ番号や印刷する部数を認識する領域を設けたので、電子文書に対する印刷操作を容易に、また、より詳細に指示させることができる。
【００８３】
また、操作用紙に、取得操作の際の取得する手段や転送先を認識する領域を設けたので、電子文書に対する取得操作を容易に、また、より詳細に指示させることができる。
【００８４】
また、電子文書に対する各操作に対して、実行を許可するユーザの情報を設定しておき、操作用紙を読み込む際に、操作用紙を読み込ませるユーザのユーザ識別情報を取得し、操作用紙において指定された操作が、ユーザ識別情報のユーザに対して許可されているかを判定し、許可されているときのみ操作を実行するようにしているので、電子文書を直接登録した人でなくても、また文書管理装置１００への操作知識が無くても、格納されている電子文書への操作を容易に行えるようにしながら、電子文書への操作を行えるユーザを限定させて電子文書の不正利用を無くすことができる。
【００８５】
本実施形態の他の態様としては、図７に示すように、文書印刷部２０１、操作用紙作成部２０２、操作用紙解釈部２０３がネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部２０４を介してネットワーク５０４上の印刷装置５０９や読取装置５１０やユーザ情報読取機５１１にアクセスし、ネットワーク５０４を介して印刷装置５０９に印刷させたり、ネットワーク５０４を介して読取装置５１０が読み取った画像データを取得したり、ネットワーク５０４を介してユーザ情報読取機５１１からユーザ識別情報を取得したりする。このように構成することによって、文書管理装置２００に直接印刷装置や読取装置が接続されていなくても、ネットワーク上の印刷装置や読取装置を利用することができる。
【００８６】
なお、本実施形態の文書管理装置１００、２００は、パーソナルコンピュータ等のコンピュータにより構成することができ、その場合、操作機能部１０２、文書印刷部１０５、２０１、ＩＤ管理部１０８、操作用紙作成部１０９、２０２、操作用紙解釈部１１０、２０３は、それぞれの機能をコンピュータに実現させるプログラムとして構成される。
【図面の簡単な説明】
【００８７】
【図１】本発明に係る文書管理装置の一実施形態を示す図であり、そのブロック図である。
【図２】その操作用紙作成部の処理を説明するフローチャートである。
【図３】そのＩＤテーブルの構成を示す図である。
【図４】その操作用紙のテンプレートを示す図である。
【図５】その操作用紙の例を示す図である。
【図６】その操作用紙解釈部の処理を説明するフローチャートである。
【図７】その他の態様を示すブロック図である。
【図８】従来の文書管理装置を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００８８】
１００ 文書管理装置
１０１ ユーザインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
１０２ 操作機能部
１０３ 格納インターフェース（Ｉ／Ｆ）部
１０４ プリンタインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
１０５ 文書印刷部
１０６ ネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
１０７ スキャナインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
１０８ ＩＤ管理部
１０９ 操作用紙作成部
１１０ 操作用紙解釈部
２００ 文書管理装置
２０１ 文書印刷部
２０２ 操作用紙作成部
２０３ 操作用紙解釈部
２０４ ネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
３００ 文書管理装置
３０１ ユーザインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
３０２ 操作機能部
３０３ 格納インターフェース（Ｉ／Ｆ）部
３０４ プリンタインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
３０５ 文書印刷部
３０６ ネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
５０１ 入出力装置
５０２ 大容量記憶装置
５０３ 印刷装置
５０４ ネットワーク
５０５、５０６ クライアント装置
５０７ 読取装置
５０８ ユーザ情報読取機
５０９ 印刷装置
５１０ 読取装置
５１１ ユーザ情報読取機
【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子文書を保存、管理する文書管理装置に関し、特に、保存している電子文書に印刷、削除、取得などの操作を行うことができる文書管理装置に関する。
【背景技術】
【０００２】
近年、コンピュータなどの情報機器を利用して多くの電子文書が作成されており、その量や作成頻度はますます増大する傾向にある。そして、大量の電子文書を管理するために各種の文書管理システムが開発されている。
【０００３】
図８は、従来の文書管理装置を示すブロック図である。図８に示すように、文書管理装置３００は、ディスプレイやキーボードなどの入出力装置５０１と接続され、ユーザからの操作要求（文書格納、文書取得、文書印刷、文書削除など）の受信や電子文書の表示情報の送信などを行うユーザインターフェース（Ｉ／Ｆ）部３０１と、ユーザインターフェース部３０１からの操作要求を受け取り、内容を解釈して実行する操作機能部３０２と、ハードディスクなどの大容量記憶装置５０２に接続され、大容量記憶装置５０２への電子文書の格納を行う格納インターフェース（Ｉ／Ｆ）部３０３と、プリンタなどの印刷装置５０３と接続され、印刷装置５０３に印刷データを送信するプリンタインターフェース（Ｉ／Ｆ）部３０４と、電子文書を印刷装置５０３で解釈できる印刷データに変換し、プリンタインターフェース部３０４を介して印刷装置５０３へ送信する文書印刷部３０５と、ネットワーク５０４に接続され、ネットワーク５０４を介してクライアント装置５０５、５０６と通信を行うネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部３０６とを備えている。
【０００４】
このような文書管理装置３００において、操作機能部３０２は、ユーザインターフェース部３０１からの操作要求に応じて、例えば、文書格納であれば、格納インターフェース部３０３を介して大容量記憶装置５０２に電子文書を格納したり、文書取得であれば、格納インターフェース部３０３を介して大容量記憶装置５０２から電子文書を検索し、検索された文書をユーザインターフェース部３０１を介して入出力装置５０１に出力したり、文書印刷であれば、格納インターフェース部３０３を介して大容量記憶装置５０２から電子文書を検索し、検索された文書を文書印刷部３０５に送り、文書印刷部３０５によりプリンタインターフェース部３０４を介して印刷装置５０３に印刷させたりする。
【０００５】
また、ネットワーク５０４上のクライアント装置５０５、５０６からの操作要求も、ネットワークインターフェース部３０６を介して受信し、実行しているので、遠隔からの操作も可能となっている。
【０００６】
このような従来の文書管理装置３００では、電子文書を管理することが目的であり、登録されている電子文書を利用しようとする人は、文書管理装置に直接（あるいは遠隔から）操作要求を入力して、検索、表示、取得などを行っていた。しかし、文書管理装置の操作は、文書管理装置についての知識がないと困難であり、また、電子文書の情報は電子文書を登録した人でないと分からず、容易に電子文書の利用ができないという問題があった。
【０００７】
このような問題を解決するため、電子文書の印刷やメール送信等の出力をした際や、イメージスキャナによる読み取りやメール受信等の入力をした際に、固有の識別符号を付加し、この識別符号により電子文書の検索や取得を行うものがある（例えば、特許文献１参照）。
【特許文献１】特開平１１−３３５２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００８】
しかしながら、このような従来の文書管理装置にあっては、識別符号により電子文書を容易に取り出すことはできるが、文書管理装置で可能な操作を細かく実行させるには、やはり文書管理装置についての知識が必要となるし、文書管理装置を直接または遠隔から操作しなければならない。
【０００９】
さらに、複数の文書管理装置が稼動しているような環境では、ユーザがそれぞれの文書管理装置の操作方法を意識して操作しなければならず、ユーザの負担が大きい。
【００１０】
そこで、本発明は、電子文書に対応した操作用紙を印刷し、この操作用紙に操作指示などを記入させ、記入された操作用紙を読み取った画像を解釈して該当電子文書に対する各種操作を実行することで、電子文書を登録した人でなくても、また文書管理装置を利用するための知識が無い人でも、格納されている電子文書への操作を容易に行うことができる文書管理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【００１１】
上記課題を解決する第１の発明は、電子文書を格納して管理する文書管理装置において、前記電子文書に一意に対応する識別情報を付与して、該電子文書の格納位置と関連付けて記憶し管理する文書識別情報管理部と、前記識別情報と前記電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成する操作用紙作成部と、記入された前記操作用紙を読み取った画像データから、前記識別情報と前記操作指示を記入する領域を抽出して解釈し、前記識別情報に対応する電子文書に記入された操作を行わせる操作用紙解釈部と、を備えたことを特徴とするものである。
【００１２】
この発明では、電子文書に一意に対応する識別情報と電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙が作成され、この操作用紙に操作指示を記入して読み取らせると記入した操作指示に対応した操作が識別情報に対応する電子文書に対して行われる。したがって、操作用紙に操作指示を記入するだけで電子文書への操作が行われる。
【００１３】
上記課題を解決する第２の発明は、上記第１の発明の構成に加え、前記操作用紙作成部は、印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域および印刷する部数を記入する領域のうち少なくとも１つを印刷した操作用紙を作成し、前記操作用紙解釈手段は、前記印刷操作を指示する領域と印刷するページ番号を記入する領域と印刷する部数を記入する領域を抽出して解釈し、印刷操作が指示されていたとき、前記識別情報に対応する電子文書の指定されたページを指定された部数印刷させることを特徴とするものである。
【００１４】
この発明では、印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域、印刷する部数を記入する領域が操作用紙に印刷され、印刷操作が指示されたとき、識別情報に対応する電子文書の指定されたページが指定された部数印刷される。したがって、操作用紙に印刷操作の指示とページ番号、印刷部数を記入するだけで電子文書の指定のページが指定の部数印刷される。
【００１５】
上記課題を解決する第３の発明は、上記第１の発明の構成に加え、前記操作用紙作成部は、取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域および電子文書の転送先を記入する領域を印刷した操作用紙を作成し、前記操作用紙解釈手段は、前記取得操作を指示する領域と取得する手段を選択する領域と電子文書の転送先を記入する領域を抽出して解釈し、取得操作が指示されていたとき、前記識別情報に対応する電子文書を指定された手段で指定された転送先に送らせることを特徴とするものである。
【００１６】
この発明では、取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域および電子文書の転送先を記入する領域が操作用紙に印刷され、取得操作が指示されたとき、識別情報に対応する電子文書が指定された手段で指定された転送先に送られる。したがって、操作用紙に取得操作の指示と取得する手段と転送先を記入するだけで電子文書が指定の手段で指定の転送先に送られる。
【００１７】
上記課題を解決する第４の発明は、上記第１から第３の発明のいずれかの構成に加え、前記文書識別情報管理部は、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザを管理し、前記操作用紙解釈手段は、操作用紙を読み取らせたユーザのユーザ識別情報を取得し、読み取った操作用紙で指示された操作が前記ユーザ識別情報のユーザに許可されているかを判断し、許可されているときのみ前記識別情報に対応する電子文書に操作を行わせることを特徴とするものである。
【００１８】
この発明では、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザが管理され、操作用紙を読み取らせたユーザに操作用紙で指示された操作が許可されているときのみ識別情報に対応する電子文書に操作が行われる。したがって、電子文書に対する操作がユーザにより制限される。
【００１９】
上記課題を解決する第５の発明は、電子文書を格納して管理する文書管理方法において、前記電子文書に一意に対応する識別情報を付与する第１の手順と、該識別情報を対応する電子文書の格納位置と関連付けて記憶する第２の手順と、前記識別情報と前記電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成する第３の手順と、記入された前記操作用紙を読み取った画像データから、前記識別情報と前記操作指示を記入する領域を抽出する第４の手順と、該抽出した領域を解釈して操作対象の電子文書を特定するとともに操作内容を決定する第５の手順と、特定された電子文書に決定された操作を行う第６の手順と、を備えたことを特徴とするものである。
【００２０】
この発明では、電子文書に一意に対応する識別情報と電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙が作成され、この操作用紙に操作指示を記入して読み取らせると記入した操作指示に対応した操作が識別情報に対応する電子文書に対して行われる。したがって、操作用紙に操作指示を記入するだけで電子文書への操作が行われる。
【００２１】
上記課題を解決する第６の発明は、上記第５の発明の構成に加え、前記第３の手順において、印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域および印刷する部数を記入する領域のうち少なくとも１つを印刷した操作用紙を作成し、前記第４の手順において、前記印刷操作を指示する領域と印刷するページ番号を記入する領域と印刷する部数を記入する領域を抽出し、前記第５の手順において、印刷操作が指示されていたとき、特定された電子文書の指定されたページを指定された部数印刷することを操作内容として決定することを特徴とするものである。
【００２２】
この発明では、印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域、印刷する部数を記入する領域が操作用紙に印刷され、印刷操作が指示されたとき、識別情報に対応する電子文書の指定されたページが指定された部数印刷される。したがって、操作用紙に印刷操作の指示とページ番号、印刷部数を記入するだけで電子文書の指定のページが指定の部数印刷される。
【００２３】
上記課題を解決する第７の発明は、上記第５の発明の構成に加え、前記第３の手順において、取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域および電子文書の転送先を記入する領域を印刷した操作用紙を作成し、前記第４の手順において、前記取得操作を指示する領域と取得する手段を選択する領域と電子文書の転送先を記入する領域を抽出し、前記第５の手順において、取得操作が指示されていたとき、特定された電子文書を指定された手段で指定された転送先に送ることを操作内容として決定することを特徴とするものである。
【００２４】
この発明では、取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域および電子文書の転送先を記入する領域が操作用紙に印刷され、取得操作が指示されたとき、識別情報に対応する電子文書が指定された手段で指定された転送先に送られる。したがって、操作用紙に取得操作の指示と取得する手段と転送先を記入するだけで電子文書が指定の手段で指定の転送先に送られる。
【００２５】
上記課題を解決する第８の発明は、上記第５から第７の発明のいずれかの構成に加え、前記第２の手順において、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザを記憶し、前記第４の手順において、操作用紙を読み取らせたユーザのユーザ識別情報を取得し、前記第６の手順において、決定された操作が前記ユーザ識別情報のユーザに許可されているかを判断し、許可されているときのみ特定された電子文書に操作を行うことを特徴とするものである。
【００２６】
この発明では、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザが管理され、操作用紙を読み取らせたユーザに操作用紙で指示された操作が許可されているときのみ識別情報に対応する電子文書に操作が行われる。したがって、電子文書に対する操作がユーザにより制限される。
【００２７】
上記課題を解決する第９の発明は、コンピュータを、電子文書に一意に対応する識別情報を付与して、該電子文書の格納位置と関連付けて記憶し管理する文書識別情報管理手段、前記識別情報と前記電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成する操作用紙作成手段、記入された前記操作用紙を読み取った画像データから、前記識別情報と前記操作指示を記入する領域を抽出して解釈し、前記識別情報に対応する電子文書に記入された操作を行わせる操作用紙解釈手段、として機能させるものです。
【００２８】
この発明では、電子文書に一意に対応する識別情報と電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙が作成され、この操作用紙に操作指示を記入して読み取らせると記入した操作指示に対応した操作が識別情報に対応する電子文書に対して行われる。したがって、操作用紙に操作指示を記入するだけで電子文書への操作が行われる。
【発明の効果】
【００２９】
本発明によれば、電子文書に一意に対応する識別情報と電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成し、この操作用紙の識別情報と操作指示を読み取って、識別情報により電子文書を特定し、特定された電子文書に操作指示の操作を行っているので、操作用紙への操作指示の記入で電子文書に操作を行わせることができ、電子文書を登録した人でなくても、また文書管理装置を利用するための知識が無い人でも、格納されている電子文書への操作を容易に行うことができる。
【００３０】
また、操作用紙に印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域、印刷する部数を記入する領域を設け、印刷操作が指示されていたとき、特定された電子文書の指定されたページを指定された部数印刷するようにすれば、印刷操作を容易に詳細に指示させることができる。
【００３１】
また、操作用紙に取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域、電子文書の転送先を記入する領域を設け、取得操作が指示されていたとき、特定された電子文書を指定された手段で指定された転送先に送るようにすれば、取得操作を容易に詳細に指示させることができる。
【００３２】
また、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザを管理し、操作用紙を読み取らせたユーザのユーザ識別情報を取得し、読み取った操作用紙で指示された操作がユーザ識別情報のユーザに許可されているときのみ特定された電子文書に操作指示の操作を行うようにすれば、電子文書を登録した人でなくても、また文書管理装置を利用するための知識が無い人でも、格納されている電子文書への操作を容易に行うことができるとともに、電子文書への操作を行えるユーザを限定させて電子文書の不正利用を無くすことができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００３３】
以下、本発明を図面を参照して説明する。
【００３４】
図１〜図６は本発明に係る文書管理装置の一実施形態を示す図である。
【００３５】
図１において、本実施形態の文書管理装置１００は、ディスプレイやキーボードなどの入出力装置５０１と接続され、ユーザからの操作要求（文書格納、文書取得、文書印刷、文書削除など）の受信や電子文書の表示情報の送信などを行うユーザインターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０１と、ユーザインターフェース部１０１からの操作要求を受け、内容を解釈して実行する操作機能部１０２と、ハードディスクなどの大容量記憶装置５０２に接続され、大容量記憶装置５０２への電子文書の格納を行う格納インターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０３と、プリンタなどの印刷装置５０３と接続され、印刷装置５０３に印刷データを送信するプリンタインターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０４と、電子文書を印刷装置５０３で解釈できる印刷データに変換し、プリンタインターフェース部１０４を介して印刷装置５０３へ送信する文書印刷部１０５と、ネットワーク５０４に接続され、ネットワーク５０４を介してクライアント装置５０５，５０６と通信を行うネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０６と、スキャナなどの読取装置５０７と接続され、読取装置５０７を制御して紙面に描画された画像データを取得するスキャナインターフェース（Ｉ／Ｆ）部１０７と、電子文書に識別子（ＩＤ）を付与し、ＩＤとともに関連する情報を管理するＩＤ管理部１０８と、指定された電子文書に対する操作を指示するための操作用紙を作成し、プリンタインターフェース部１０４を介して印刷装置５０３へ送信するする操作用紙作成部１０９と、スキャナインターフェース部１０７が取得した操作用紙の画像データから操作用紙に書き加えられた情報を取り出して解釈する操作用紙解釈部１１０と、を備えている。
【００３６】
なお、読取装置５０７には、カードなどからユーザを識別する情報を読み取るユーザ情報読取機５０８が接続されている。
【００３７】
このような文書管理装置１００において、大容量記憶装置５０２に格納する電子文書には、この電子文書を特定するＩＤが付与され、管理されるとともに、この電子文書に対する操作を指示するための操作用紙が作成され印刷される。
【００３８】
具体的には、操作機能部１０２は、ユーザインターフェース部１０１を介して電子文書の格納の指示を受けると、操作用紙作成部１０９に操作用紙の作成指示を出す。
【００３９】
操作用紙作成部１０９は、操作用紙の作成指示を受けると、図２のフローチャートに示すように、電子文書に対する操作（印刷、削除、取得など）毎にその操作を許可するユーザを入出力装置５０１により指定させる（Ｓ１１）。
【００４０】
ここでは、印刷操作はUserAとUserB、削除操作はUserAとUserC、取得操作はUserAに許可を与えたものとする。
【００４１】
次いで、指定された操作を許可するユーザの情報と、電子文書の格納位置（例えば、c:\Data\2003\11\12\ＡＡＡ会議資料.txt）とをＩＤ管理部１０８に送り、登録を依頼してＩＤを取得する（Ｓ１２）。
【００４２】
ＩＤ管理部１０８は、ＩＤとその関連情報を図３に示すようなＩＤテーブルにより管理している。
【００４３】
図３に示すように、１行に１つの電子文書に関する情報が格納されており、列ごとに情報の要素が異なる。左から１列目には、電子文書を一意に識別する情報としてＩＤが格納される。左から２列目には、電子文書を一意に示す情報、ここでは電子文書の大容量記憶装置５０２内での位置を示すパス名が格納される。左から３列目には、印刷操作を許可するユーザを識別する情報が格納される。左から４列目には、削除操作を許可するユーザを識別する情報が格納される。左から５列目には、取得操作を許可するユーザを識別する情報が格納される。
【００４４】
Ｓ１２で登録依頼された電子文書に関する情報は、例えばＩＤに００７８が割り当てられ、図３の一番下の行のように格納される。
【００４５】
次いで、取得したＩＤをバーコードなどの光学的機械読み取り用のコード画像に変換し（Ｓ１３）、このコード画像を埋め込んだ操作用紙の画像を作成する（Ｓ１４）。
【００４６】
操作用紙の画像は、図４に示すようなテンプレート画像データから作成される。図４において、Ａ１は、コード画像が埋め込まれる領域で、Ａ２は、電子文書のタイトルとしてファイル名が埋め込まれる領域である。
【００４７】
また、Ｃ１〜Ｃ３は、それぞれ印刷、削除、取得の操作を行うかどうかをユーザが指示するためのチェック欄であり、この部分に書き込みが行われていると対応する操作が指示されたと判断する。
【００４８】
Ｐ１〜Ｐ３は、印刷操作の場合の、印刷するページ番号をユーザが指定するための欄であり、Ｂ１〜Ｂ４は、直ぐ上のＰ１〜Ｐ３で指定されたページ（Ｂ４は全ページの場合）を印刷する部数をユーザが指定するための欄である。
【００４９】
Ｃ４〜Ｃ６は、取得操作の場合の、電子文書の取得手段をユーザが指定するためのチェック欄であり、この部分に書き込みが行われていると対応する取得手段が指示されたと判断する。
【００５０】
Ｃ４に書き込みが行われていると、電子文書は、フレキシブルディスクやメモリーカードなどの記録メディアに取得され、Ｃ５に書き込みが行われていると、電子文書は、電子メールに添付されて送信され、Ｃ６に書き込みが行われていると、電子文書は、ネットワーク５０４上のホストに取得される。
【００５１】
Ａ３は、取得操作の各取得手段に対応した転送先をユーザが指定する欄である。取得手段が記録メディアである場合、Ａ３に書かれている内容は、保存先のパス名とファイル名であると判断する。取得手段が電子メールである場合、Ａ３に書かれている内容は、メールアドレスであると判断する。取得手段がリモートフォルダである場合、Ａ３に書かれている内容は、リモートホスト名、フォルダ名、ファイル名であると判断する。
【００５２】
このようなテンプレート画像データに基づいて、Ａ１に作成した画像コードを埋め込み、Ａ２に電子文書のファイル名「ＡＡＡ会議資料」が埋め込まれた図５に示すような画像が作成される。
【００５３】
次いで、作成した操作用紙の画像をプリンタインターフェース部１０４に送り、印刷要求する（Ｓ１５）ことで、特定の電子文書に対応した操作用紙を出力することができる。
【００５４】
このようにして出力された操作用紙による電子文書に対する操作の指示を受け付ける処理について説明する。
【００５５】
操作用紙解釈部１１０は、スキャナインターフェース部１０７を介して読取装置５０７から読み取り要求を受けると、読取装置５０７から読取装置５０７が読み取った画像を取得する（Ｓ２１）。
【００５６】
次いで、読取装置５０７に接続されているユーザ情報読取機５０８などからユーザを識別する情報を取得する（Ｓ２２）。
【００５７】
次いで、読取装置５０７から取得した画像から、図４のＡ１の領域の画像データを抽出し、デコード処理を行ってＩＤを取得する（Ｓ２３）。
【００５８】
次いで、取得したＩＤによりＩＤ管理部１０８から当該ＩＤに関連する情報を取得する（Ｓ２４）。
【００５９】
次いで、読取装置５０７から取得した画像から、図４のＣ１からＣ３の領域の画像データをそれぞれ抽出する（Ｓ２５）。
【００６０】
次いで、Ｃ１の領域の画像が白でない（加筆されている）かどうかで、印刷操作が指示されているかどうかを判定する（Ｓ２６）。
【００６１】
Ｃ１の領域の画像が白であれば、印刷操作が指示されていないと判定し、Ｓ３１に行き削除操作が指示されているかを判定する。
【００６２】
Ｃ１の領域の画像が白でなければ、印刷操作が指示されていると判定し、ユーザ情報読取機５０８などから取得したユーザの識別情報とＩＤから取得した印刷操作を許可するユーザの情報から、当該ユーザが印刷操作を許可されているかを判定する（Ｓ２７）。
【００６３】
当該ユーザに印刷操作が許可されていなければ、Ｓ３１に行き削除操作が指示されているかを判定する。
【００６４】
当該ユーザに印刷操作が許可されていれば、読取装置５０７から取得した画像から、図４のＰ１からＰ３及びＢ１からＢ４の領域の画像データをそれぞれ抽出し（Ｓ２８）、それぞれの画像データから光学的文字認識（ＯＣＲ）により加筆された文字を認識し（Ｓ２９）、認識された文字に基づいて、印刷するページとその部数を求め、ＩＤから取得した電子文書の格納位置とともに求めた印刷ページと部数を操作機能部１０２に送って印刷を要求する（Ｓ３０）。
【００６５】
操作機能部１０２は、印刷要求を受けると、指定された格納位置から電子文書を取り出し、取り出した文書と指定されたページと部数を送って文書印刷部１０５に印刷を要求する。
【００６６】
文書印刷部１０５は、電子文書の要求されたページを印刷データに変換し、プリンタインターフェース部１０４を介して印刷装置５０３へ送信して要求された部数印刷させる。
【００６７】
次いで、操作用紙解釈部１１０は、Ｃ２の領域の画像が白でないかどうかで、削除操作が指示されているかどうかを判定する（Ｓ３１）。
【００６８】
Ｃ２の領域の画像が白であれば、削除操作が指示されていないと判定し、Ｓ３４に行き取得操作が指示されているかを判定する。
【００６９】
Ｃ２の領域の画像が白でなければ、削除操作が指示されていると判定し、ユーザ情報読取機５０８などから取得したユーザの識別情報とＩＤから取得した削除操作を許可するユーザの情報から、当該ユーザが削除操作を許可されているかを判定する（Ｓ３２）。
【００７０】
当該ユーザに削除操作が許可されていなければ、Ｓ３４に行き取得操作が指示されているかを判定する。
【００７１】
当該ユーザに削除操作が許可されていれば、ＩＤから取得した電子文書の格納位置を操作機能部１０２に送って削除を要求する（Ｓ３３）。
【００７２】
操作機能部１０２は、削除要求を受けると、指定された格納位置の電子文書を削除する。
【００７３】
次いで、操作用紙解釈部１１０は、Ｃ３の領域の画像が白でないかどうかで、取得操作が指示されているかどうかを判定する（Ｓ３４）。
【００７４】
Ｃ３の領域の画像が白であれば、取得操作が指示されていないと判定し、処理を終了する。
【００７５】
Ｃ３の領域の画像が白でなければ、取得操作が指示されていると判定し、ユーザ情報読取機５０８などから取得したユーザの識別情報とＩＤから取得した取得操作を許可するユーザの情報から、当該ユーザが取得操作を許可されているかを判定する（Ｓ３５）。
【００７６】
当該ユーザに取得操作が許可されていなければ、処理を終了する。
【００７７】
当該ユーザに取得操作が許可されていれば、読取装置５０７から取得した画像から、図４のＣ４からＣ６の領域の画像データをそれぞれ抽出し（Ｓ３６）、各領域の画像が白でない（加筆されている）かどうかで、電子文書を取得する手段を認識する（Ｓ３７）。すなわち、Ｃ４からＣ６の領域の画像のうち、白でない画像の領域に対応する手段が電子文書を取得する手段と認識する。
【００７８】
次いで、読取装置５０７から取得した画像から、図４のＡ３の領域の画像データを抽出し（Ｓ３８）、抽出した画像データから光学的文字認識により加筆された文字を認識する（Ｓ３９）。この認識した文字は、転送先を示している。
【００７９】
次いで、ＩＤから取得した電子文書の格納位置と、Ｃ４からＣ６の領域の画像から認識した取得する手段と、光学的文字認識で認識した文字（転送先）を操作機能部１０２に送って取得を要求する（Ｓ４０）。
【００８０】
操作機能部１０２は、取得要求を受けると、指定された格納位置から電子文書を取得し、取得した電子文書を指定された手段により、指定された転送先に転送する。
【００８１】
このように本実施形態においては、電子文書に対応したＩＤをコード化した画像を含む操作用紙を印刷し、この操作用紙に操作指示などを記入させ、記入された操作用紙を読み取った画像データから、電子文書のＩＤや記入された操作指示などを抽出し判定して、該当電子文書に対する各種操作を実行しているので、電子文書を直接登録した人でなくても、また文書管理装置１００への操作知識が無くても、格納されている電子文書への操作を容易に行うことができる。
【００８２】
また、操作用紙に、印刷操作の際の印刷するページ番号や印刷する部数を認識する領域を設けたので、電子文書に対する印刷操作を容易に、また、より詳細に指示させることができる。
【００８３】
また、操作用紙に、取得操作の際の取得する手段や転送先を認識する領域を設けたので、電子文書に対する取得操作を容易に、また、より詳細に指示させることができる。
【００８４】
また、電子文書に対する各操作に対して、実行を許可するユーザの情報を設定しておき、操作用紙を読み込む際に、操作用紙を読み込ませるユーザのユーザ識別情報を取得し、操作用紙において指定された操作が、ユーザ識別情報のユーザに対して許可されているかを判定し、許可されているときのみ操作を実行するようにしているので、電子文書を直接登録した人でなくても、また文書管理装置１００への操作知識が無くても、格納されている電子文書への操作を容易に行えるようにしながら、電子文書への操作を行えるユーザを限定させて電子文書の不正利用を無くすことができる。
【００８５】
本実施形態の他の態様としては、図７に示すように、文書印刷部２０１、操作用紙作成部２０２、操作用紙解釈部２０３がネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部２０４を介してネットワーク５０４上の印刷装置５０９や読取装置５１０やユーザ情報読取機５１１にアクセスし、ネットワーク５０４を介して印刷装置５０９に印刷させたり、ネットワーク５０４を介して読取装置５１０が読み取った画像データを取得したり、ネットワーク５０４を介してユーザ情報読取機５１１からユーザ識別情報を取得したりする。このように構成することによって、文書管理装置２００に直接印刷装置や読取装置が接続されていなくても、ネットワーク上の印刷装置や読取装置を利用することができる。
【００８６】
なお、本実施形態の文書管理装置１００、２００は、パーソナルコンピュータ等のコンピュータにより構成することができ、その場合、操作機能部１０２、文書印刷部１０５、２０１、ＩＤ管理部１０８、操作用紙作成部１０９、２０２、操作用紙解釈部１１０、２０３は、それぞれの機能をコンピュータに実現させるプログラムとして構成される。
【図面の簡単な説明】
【００８７】
【図１】本発明に係る文書管理装置の一実施形態を示す図であり、そのブロック図である。
【図２】その操作用紙作成部の処理を説明するフローチャートである。
【図３】そのＩＤテーブルの構成を示す図である。
【図４】その操作用紙のテンプレートを示す図である。
【図５】その操作用紙の例を示す図である。
【図６】その操作用紙解釈部の処理を説明するフローチャートである。
【図７】その他の態様を示すブロック図である。
【図８】従来の文書管理装置を示すブロック図である。
【符号の説明】
【００８８】
１００ 文書管理装置
１０１ ユーザインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
１０２ 操作機能部
１０３ 格納インターフェース（Ｉ／Ｆ）部
１０４ プリンタインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
１０５ 文書印刷部
１０６ ネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
１０７ スキャナインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
１０８ ＩＤ管理部
１０９ 操作用紙作成部
１１０ 操作用紙解釈部
２００ 文書管理装置
２０１ 文書印刷部
２０２ 操作用紙作成部
２０３ 操作用紙解釈部
２０４ ネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
３００ 文書管理装置
３０１ ユーザインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
３０２ 操作機能部
３０３ 格納インターフェース（Ｉ／Ｆ）部
３０４ プリンタインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
３０５ 文書印刷部
３０６ ネットワークインターフェース（Ｉ／Ｆ）部
５０１ 入出力装置
５０２ 大容量記憶装置
５０３ 印刷装置
５０４ ネットワーク
５０５、５０６ クライアント装置
５０７ 読取装置
５０８ ユーザ情報読取機
５０９ 印刷装置
５１０ 読取装置
５１１ ユーザ情報読取機
【特許請求の範囲】
【請求項１】
電子文書を格納して管理する文書管理装置において、前記電子文書に一意に対応する識別情報を付与して、該電子文書の格納位置と関連付けて記憶し管理する文書識別情報管理部と、前記識別情報と前記電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成する操作用紙作成部と、記入された前記操作用紙を読み取った画像データから、前記識別情報と前記操作指示を記入する領域を抽出して解釈し、前記識別情報に対応する電子文書に記入された操作を行わせる操作用紙解釈部と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記操作用紙作成部は、印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域および印刷する部数を記入する領域のうち少なくとも１つを印刷した操作用紙を作成し、前記操作用紙解釈手段は、前記印刷操作を指示する領域と印刷するページ番号を記入する領域と印刷する部数を記入する領域を抽出して解釈し、印刷操作が指示されていたとき、前記識別情報に対応する電子文書の指定されたページを指定された部数印刷させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記操作用紙作成部は、取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域および電子文書の転送先を記入する領域を印刷した操作用紙を作成し、前記操作用紙解釈手段は、前記取得操作を指示する領域と取得する手段を選択する領域と電子文書の転送先を記入する領域を抽出して解釈し、取得操作が指示されていたとき、前記識別情報に対応する電子文書を指定された手段で指定された転送先に送らせることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記文書識別情報管理部は、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザを管理し、前記操作用紙解釈手段は、操作用紙を読み取らせたユーザのユーザ識別情報を取得し、読み取った操作用紙で指示された操作が前記ユーザ識別情報のユーザに許可されているかを判断し、許可されているときのみ前記識別情報に対応する電子文書に操作を行わせることを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項５】
電子文書を格納して管理する文書管理方法において、前記電子文書に一意に対応する識別情報を付与する第１の手順と、該識別情報を対応する電子文書の格納位置と関連付けて記憶する第２の手順と、前記識別情報と前記電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成する第３の手順と、記入された前記操作用紙を読み取った画像データから、前記識別情報と前記操作指示を記入する領域を抽出する第４の手順と、該抽出した領域を解釈して操作対象の電子文書を特定するとともに操作内容を決定する第５の手順と、特定された電子文書に決定された操作を行う第６の手順と、を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
前記第３の手順において、印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域および印刷する部数を記入する領域のうち少なくとも１つを印刷した操作用紙を作成し、前記第４の手順において、前記印刷操作を指示する領域と印刷するページ番号を記入する領域と印刷する部数を記入する領域を抽出し、前記第５の手順において、印刷操作が指示されていたとき、特定された電子文書の指定されたページを指定された部数印刷することを操作内容として決定することを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
【請求項７】
前記第３の手順において、取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域および電子文書の転送先を記入する領域を印刷した操作用紙を作成し、前記第４の手順において、前記取得操作を指示する領域と取得する手段を選択する領域と電子文書の転送先を記入する領域を抽出し、前記第５の手順において、取得操作が指示されていたとき、特定された電子文書を指定された手段で指定された転送先に送ることを操作内容として決定することを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
【請求項８】
前記第２の手順において、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザを記憶し、前記第４の手順において、操作用紙を読み取らせたユーザのユーザ識別情報を取得し、前記第６の手順において、決定された操作が前記ユーザ識別情報のユーザに許可されているかを判断し、許可されているときのみ特定された電子文書に操作を行うことを特徴とする請求項５から７のいずれかに記載の文書管理方法。
【請求項９】
コンピュータを、電子文書に一意に対応する識別情報を付与して、該電子文書の格納位置と関連付けて記憶し管理する文書識別情報管理手段、前記識別情報と前記電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成する操作用紙作成手段、記入された前記操作用紙を読み取った画像データから、前記識別情報と前記操作指示を記入する領域を抽出して解釈し、前記識別情報に対応する電子文書に記入された操作を行わせる操作用紙解釈手段、として機能させるためのプログラム。
【請求項１】
電子文書を格納して管理する文書管理装置において、前記電子文書に一意に対応する識別情報を付与して、該電子文書の格納位置と関連付けて記憶し管理する文書識別情報管理部と、前記識別情報と前記電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成する操作用紙作成部と、記入された前記操作用紙を読み取った画像データから、前記識別情報と前記操作指示を記入する領域を抽出して解釈し、前記識別情報に対応する電子文書に記入された操作を行わせる操作用紙解釈部と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】
前記操作用紙作成部は、印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域および印刷する部数を記入する領域のうち少なくとも１つを印刷した操作用紙を作成し、前記操作用紙解釈手段は、前記印刷操作を指示する領域と印刷するページ番号を記入する領域と印刷する部数を記入する領域を抽出して解釈し、印刷操作が指示されていたとき、前記識別情報に対応する電子文書の指定されたページを指定された部数印刷させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項３】
前記操作用紙作成部は、取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域および電子文書の転送先を記入する領域を印刷した操作用紙を作成し、前記操作用紙解釈手段は、前記取得操作を指示する領域と取得する手段を選択する領域と電子文書の転送先を記入する領域を抽出して解釈し、取得操作が指示されていたとき、前記識別情報に対応する電子文書を指定された手段で指定された転送先に送らせることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
【請求項４】
前記文書識別情報管理部は、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザを管理し、前記操作用紙解釈手段は、操作用紙を読み取らせたユーザのユーザ識別情報を取得し、読み取った操作用紙で指示された操作が前記ユーザ識別情報のユーザに許可されているかを判断し、許可されているときのみ前記識別情報に対応する電子文書に操作を行わせることを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の文書管理装置。
【請求項５】
電子文書を格納して管理する文書管理方法において、前記電子文書に一意に対応する識別情報を付与する第１の手順と、該識別情報を対応する電子文書の格納位置と関連付けて記憶する第２の手順と、前記識別情報と前記電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成する第３の手順と、記入された前記操作用紙を読み取った画像データから、前記識別情報と前記操作指示を記入する領域を抽出する第４の手順と、該抽出した領域を解釈して操作対象の電子文書を特定するとともに操作内容を決定する第５の手順と、特定された電子文書に決定された操作を行う第６の手順と、を備えたことを特徴とする文書管理方法。
【請求項６】
前記第３の手順において、印刷操作を指示する領域とともに印刷するページ番号を記入する領域および印刷する部数を記入する領域のうち少なくとも１つを印刷した操作用紙を作成し、前記第４の手順において、前記印刷操作を指示する領域と印刷するページ番号を記入する領域と印刷する部数を記入する領域を抽出し、前記第５の手順において、印刷操作が指示されていたとき、特定された電子文書の指定されたページを指定された部数印刷することを操作内容として決定することを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
【請求項７】
前記第３の手順において、取得操作を指示する領域とともに取得する手段を選択する領域および電子文書の転送先を記入する領域を印刷した操作用紙を作成し、前記第４の手順において、前記取得操作を指示する領域と取得する手段を選択する領域と電子文書の転送先を記入する領域を抽出し、前記第５の手順において、取得操作が指示されていたとき、特定された電子文書を指定された手段で指定された転送先に送ることを操作内容として決定することを特徴とする請求項５に記載の文書管理方法。
【請求項８】
前記第２の手順において、電子文書に対して実行可能な操作について、該操作を許可するユーザを記憶し、前記第４の手順において、操作用紙を読み取らせたユーザのユーザ識別情報を取得し、前記第６の手順において、決定された操作が前記ユーザ識別情報のユーザに許可されているかを判断し、許可されているときのみ特定された電子文書に操作を行うことを特徴とする請求項５から７のいずれかに記載の文書管理方法。
【請求項９】
コンピュータを、電子文書に一意に対応する識別情報を付与して、該電子文書の格納位置と関連付けて記憶し管理する文書識別情報管理手段、前記識別情報と前記電子文書への操作指示を記入する領域を印刷した操作用紙を作成する操作用紙作成手段、記入された前記操作用紙を読み取った画像データから、前記識別情報と前記操作指示を記入する領域を抽出して解釈し、前記識別情報に対応する電子文書に記入された操作を行わせる操作用紙解釈手段、として機能させるためのプログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【公開番号】特開２００６−４１６１２（Ｐ２００６−４１６１２Ａ）
【公開日】平成１８年２月９日（２００６．２．９）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００４−２１４４６２（Ｐ２００４−２１４４６２）
【出願日】平成１６年７月２２日（２００４．７．２２）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成１８年２月９日（２００６．２．９）
【国際特許分類】
【出願日】平成１６年７月２２日（２００４．７．２２）
【出願人】（０００００６７４７）株式会社リコー (37,907)
【Ｆターム（参考）】
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