文書管理システム、文書管理方法、及びコンピュータプログラム
【課題】文書自体のアクセス権を変更することなく、文書へのアクセスを従来よりも適切に調整できるようにする。
【解決手段】文書のショートカットが生成されると、そのショートカットに対するアクセス回数をユーザに設定させ、更にそのショートカットを特定するショートカット識別子を生成する。そして、それらショートカット識別子とアクセス回数とを相互に関連付けてショートカット管理テーブルに登録する。その後、生成したショートカット識別子とメールの宛先となるメールアドレスとを、ショートカットに設定し、そのショートカットを添付したメールを送信する。そして、受信したメールに添付されたショートカットに設定されているメールアドレスと、メールを受信したＰＣが保持する自身のメールアドレスとが一致している場合に、ショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する。
【解決手段】文書のショートカットが生成されると、そのショートカットに対するアクセス回数をユーザに設定させ、更にそのショートカットを特定するショートカット識別子を生成する。そして、それらショートカット識別子とアクセス回数とを相互に関連付けてショートカット管理テーブルに登録する。その後、生成したショートカット識別子とメールの宛先となるメールアドレスとを、ショートカットに設定し、そのショートカットを添付したメールを送信する。そして、受信したメールに添付されたショートカットに設定されているメールアドレスと、メールを受信したＰＣが保持する自身のメールアドレスとが一致している場合に、ショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書管理方法、及びコンピュータプログラムに関し、特に、ショートカットを介した文書へのアクセスを調整するために用いて好適なものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文書管理システムのデータベースに登録されている文書に対してセキュリティポリシーに従いアクセス権を設定し、アクセス権のあるユーザに限り文書の閲覧が可能となるような文書管理システムが実現されている。
このような文書管理システムにおいて、アクセス権のないユーザにも文書を閲覧させられるようにする技術が提案されている（特許文献１、２を参照）。
具体的に特許文献１では、まず、アクセス権のない文書をユーザが閲覧したい場合、ユーザは、そのアクセス権のない文書を管理者に通知する。管理者は、利用制限付きの文書を文書管理システムに作成して保存する。このようにすることによって、ユーザは、その利用制限付きの文書に基づいて、アクセス権のない文書を閲覧できる。
また、特許文献２では、まず、文書管理システムに保存されている文書のショートカットを作成し、そのショートカットに、文書ＤＢ情報、ユーザ情報、及び利用制限を設定する。このようにすることによって、ユーザ情報に従った所定のユーザのみに、文書ＤＢ情報及び利用制限に従って、所定の文書データのみを一時的に公開することができ、アクセス権の無いユーザでも文書を閲覧できる。
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−１８８４９０号公報
【特許文献２】特開２００６−２１５６６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
前述したように特許文献１に記載の技術では、文書のアクセス権を緩めたり、管理者や作成者にアクセス権の付与を依頼したりすることで、アクセス権のないユーザにも文書を閲覧させられるようにしている。
しかしながら、このような手法では、文書自体のアクセス権が変更される虞がある。したがって、初期のシステム設計のセキュリティポリシーから外れたアクセス権が文書に付与されてしまう虞があるという問題点があった。
また、特許文献２に記載の技術では、ショートカットに設定されたユーザ情報に基づいてログイン（ユーザ認証）が行われると、一定の制限の下で文書の閲覧が可能になる。したがって、文書の安全性が必ずしも高いものではなかった。更に、ユーザ認証のための専用のユーザ情報を設定しなければならない。したがって、ユーザビリティが必ずしも高いものではなかった。
【０００５】
本発明は、このような問題点に鑑みてなされたものであり、文書自体のアクセス権を変更することなく、文書へのアクセスを従来よりも適切に調整できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の文書管理システムは、文書のショートカットを生成するショートカット生成手段と、前記ショートカット生成手段により生成されたショートカットを特定する識別子を生成する識別子生成手段と、前記ショートカット生成手段により生成されたショートカットに対し、そのショートカットを特定する識別子と、そのショートカットの宛先となる宛先情報とを設定する設定手段と、前記設定手段により識別子、及び宛先情報が設定されたショートカットを含む情報を外部装置に送信する送信手段と、ショートカットを含む情報を外部装置から受信する受信手段と、前記受信手段により受信されたショートカットを起動する起動手段と、前記起動手段により起動されたショートカットに設定されている情報に基づいて、そのショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により文書へのアクセスが許可された後に、前記起動手段により起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する許可手段とを有することを特徴とする。
【０００７】
本発明の文書管理方法は、文書のショートカットを生成するショートカット生成ステップと、前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットを特定する識別子を生成する識別子生成ステップと、前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットに対し、そのショートカットを特定する識別子と、そのショートカットの宛先となる宛先情報とを設定する設定ステップと、前記設定ステップにより識別子、及び宛先情報が設定されたショートカットを含む情報を外部装置に送信する送信ステップと、ショートカットを含む情報を外部装置から受信する受信ステップと、前記受信ステップにより受信されたショートカットを起動する起動ステップと、前記起動ステップにより起動されたショートカットに設定されている情報に基づいて、そのショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより文書へのアクセスが許可された後に、前記起動ステップにより起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する許可ステップとを有することを特徴とする。
【０００８】
本発明のコンピュータプログラムは、文書のショートカットを生成するショートカット生成ステップと、前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットを特定する識別子を生成する識別子生成ステップと、前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットに対し、そのショートカットを特定する識別子と、そのショートカットの宛先となる宛先情報とを設定する設定ステップと、前記設定ステップにより識別子、及び宛先情報が設定されたショートカットを含む情報を外部装置に送信することを指示する送信ステップと、外部装置から受信された情報に含まれるショートカットを起動する起動ステップと、前記起動ステップにより起動されたショートカットに設定されている情報に基づいて、そのショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより文書へのアクセスが許可された後に、前記起動ステップにより起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する許可ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、ショートカットの宛先となる宛先情報をショートカットに設定し、そのショートカットを含む情報を外部装置に送信する。外部装置からショートカットを受信すると、そのショートカットに設定されている情報に基づいて、ショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する。したがって、宛先情報を用いることにより、ユーザ認証とは別の手段で、ショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定することが可能になる。更に、ショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定するための情報として、ショートカットの送信の際に設定される宛先情報を流用することができる。よって、文書自体のアクセス権を変更することなく、文書へのアクセスを従来よりも適切に調整できるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
（第１の実施形態）
以下に、図面を参照しながら、本発明の第１の実施形態について説明する。
図１は、文書管理システムの全体の構成の一例を示すブロック図である。
図１において、画像入出力装置（デジタル複合機）１００、１０１、１０２は、夫々異なる機能を有する。例えば、カラー機能の有無や、フィニッシング構成の有無等の機能が異なる。画像出力装置（プリンタ）１０３、１０４も、夫々異なる機能を有する。これらはＬＡＮ１０１０等のネットワーク伝送手段に接続されている。また、ＬＡＮ１０１０には、パーソナルコンピュータ（以下の説明では、必要に応じてＰＣと略称する）１１０、１１１が接続されている。ＰＣ１１０、１１１は、例えば、画像入出力装置１００〜１０２や、画像出力装置１０３、１０４と連携して、オフィス文書等の文書の保存・編集・再利用を行う。
【００１１】
また、本実施形態では、ＰＣ１１０、１１１内に文書管理システムが構築される。このように本実施形態では、１台のＰＣ１１０、１１１内に文書管理システムを構築し、ＰＣ１１０、１１１内に、サーバとしての機能と、クライアントとしての機能とが含まれている場合を例に挙げて説明する。しかしながら、サーバと、それを利用するクライアントとを個別に備えるようにした"クライアント・サーバ型の文書管理システム"を構築することも可能である。
【００１２】
図２は、ＰＣ１１０において動作する文書管理システムの構成の一例を説明するブロック図である。尚、ＰＣ１１０、１１１は、同じ構成を有するので、ここではＰＣ１１０の詳細な説明のみを行い、ＰＣ１１１の詳細な説明を省略する。
図２において、ユーザは、文書管理システム２００におけるユーザインターフェース部２００１を介して、画像入出力装置１００〜１０２、ＰＣ１１１等の外部装置との接続や、データベース２００９への文書の登録や、文書の印刷等のための操作を行う。コマンド制御部２００２は、ユーザインターフェース部２００１に対して操作された情報を解析し、適切な処理を行う。尚、クライアント・サーバ型の文書管理システムとした場合、コマンド制御部２００２は、サーバとの通信を行うためのコマンドを作成する。
【００１３】
画像処理制御部２００４は、入出力する文書画像の用途等に応じて、ＴＩＦＦやビットマップ等の画像形式変換処理や、圧縮伸長処理等の処理を、入出力する文書画像に対して行う。文書管理制御部２００３は、文書管理に関する全ての処理を制御する。
データベース制御部２００５は、データベース２００９に保存するデータを作成して保存する処理の制御を行う。データベース２００９には、例えば、ボリュームデータベースと、属性管理データベースと、全文検索データベースとを有する。ボリュームデータベースは、文書画像データそのものを保存する。属性管理データベースは、文書の名前や作成日付、コメント、及び印刷ジョブ文書における印刷体裁情報等を保存する。全文検索データベースは、登録された文書から抽出されたテキストデータのインデックス情報等を保存する。
【００１４】
印刷処理制御部２００６は、印刷する文書の形式に応じた印刷処理を実行するための制御を行う。デバイス制御部２００７は、画像入出力装置１００〜１０２、及び画像出力装置１０３、１０４との間で、情報の入出力を行う。ネットワーク制御部２００８は、ＬＡＮ１０１０に接続し、外部装置との間で、情報の入出力を行う。
【００１５】
図３は、文書管理システム２００におけるソフトウェアの構成の一例を示す図である。
文書管理システム２００は、文書管理クライアント３００、文書管理サーバ３０２、メールサーバ３０４、及びメールソフト（メーラ）３０５を有している。
図３において、ショートカット生成部３０１は、ユーザが指定した文書のショートカットを生成する。そして、ショートカット生成部３０１は、生成したショートカットをプラグイン３０６に送信する。
文書管理ＤＢ３０３は、文書データ等を保管する。また、文書管理ＤＢ３０３は、プラグイン３０６から送信された制限情報（文書へのアクセスに対する制限に関する情報）を所定のテーブルに保管する。
【００１６】
プラグイン３０６は、アクセス回数設定部３０８、アクセス回数保持部３０９、メール生成部３１０、ショートカット先文書識別子取得部３１１、ショートカット識別子生成部３１２、及びショートカット識別子・アクセス回数登録部３１３を有する。更に、プラグイン３０６は、ショートカット情報設定部３１４、ユーザ認証部３１５、アクセス権取得部３１６、ショートカット情報取得部３１７、本人メールアドレス取得部３１８、アドレス比較部３１９、及びアクセス回数取得部３２０を有する。この他、プラグイン３０６は、アクセス回数判別部３２１、アクセス回数更新部３２２、及びショートカット文書表示部３２３を有する。
【００１７】
プラグイン３０６は、ショートカット生成部３０１で生成されたショートカットを受信すると、アクセス回数設定部３０８を起動する。すなわち、アクセス回数設定部３０８は、ショートカット生成部３０１で生成されたショートカットを受信すると、アクセス回数設定画面をディスプレイに表示して、文書のアクセス回数の入力をユーザに促す。アクセス回数保持部３０９は、入力されたアクセス回数を保持する。
メール生成部３１０は、ショートカット生成部３０１で生成されたショートカットを添付したメールをユーザの操作に基づいて生成する。ショートカット識別子生成部３１２は、ショートカットに固有のショートカット識別子を生成する。固有のショートカット識別子は、例えば、ショートカット先文書識別子取得部３１１で取得された識別子と、時間（現在時刻等）と、文書管理システム２００が存在するＰＣの固有情報（ネットワーク識別子等）とを用いて生成される。
ショートカット識別子・アクセス回数登録部３１３は、アクセス回数保持部３０９が保持しているアクセス回数と、ショートカット識別子生成部３１２で生成されたショートカット識別子とを文書管理ＤＢ３０３内のショートカット管理テーブルに登録する。
【００１８】
図４は、ショートカットから文書を表示可能なアクセス回数を管理するショートカット管理テーブルの一例を示す図である。
図４において、ショートカット管理テーブル６００は、ショートカット識別子６０１とアクセス回数６０２の２つのフィールドから構成される。
ショートカット識別子６０１は、ショートカットを一意に識別するためのショートカット識別子を保持するフィールドである。アクセス回数６０２は、ショートカットから文書を表示可能なアクセス回数を保持するフィールドである。
【００１９】
図３の説明に戻り、ショートカット情報設定部３１４は、ショートカット識別子生成部３１２で生成されたショートカット識別子と、メールの宛先に設定されているメールアドレスとを、ショートカット生成部３０１で生成されたショートカットに設定する。
ユーザ認証部３１５は、受信したメールに添付されているショートカットがユーザの指示に基づいて起動した場合に、ユーザ認証を行う。例えば、ユーザ認証部３１５は、ユーザによって入力されたユーザ情報（ユーザ名等）と、文書管理サーバ３０２に予め設定されているユーザ情報とを用いてユーザ認証を行い、ユーザのログインの許否を判定する。
アクセス権取得部３１６は、起動したショートカットに結びついている文書のアクセス権を、文書管理サーバ３０２（例えば文書管理ＤＢ３０３）から取得する。文書管理サーバ３０２（例えば文書管理ＤＢ３０３）には、例えば、ユーザと文書名とアクセス権とが相互に関連付けられたテーブルが登録されており、本実施形態では、このテーブルを用いて文書のアクセス権が管理される。
【００２０】
ショートカット情報取得部３１７は、ユーザの指示に基づいて起動したショートカットに対して、ショートカット情報設定部３１４によって設定されているショートカット識別子及びメールアドレスを、当該ショートカットから取得する。
本人メールアドレス取得部３１８は、メーラ３０５が保持している個人のメールアドレスを取得する。
アドレス比較部３１９は、ショートカット情報取得部３１７が取得したメールアドレスと、本人メールアドレス取得部３１８が取得したメールアドレスとを比較して、それらが一致するか否かを判別する。
アクセス回数取得部３２０は、ショートカット情報取得部３１７が取得したショートカット識別子をキーとして、ショートカット管理テーブル６００が保持しているショートカットのアクセス回数６０２の値を取得する。更に、アクセス回数取得部３２０は、ショートカット情報取得部３１７が取得したショートカット識別子と、ユーザ認証で使用されたユーザ名とをキーとして、アクセス回数管理テーブル７００が保持しているユーザのアクセス回数７０３の値を取得する。
【００２１】
図５は、ユーザがショートカットから文書を表示した回数を管理するアクセス回数管理テーブル７００の一例を示す図である。
図５において、アクセス回数管理テーブル７００は、文書管理ＤＢ３０３内に記憶されている。そして、アクセス回数管理テーブル７００は、ショートカット識別子７０１、ユーザ名７０２、及びアクセス回数７０３の３つのフィールドから構成される。
ショートカット識別子７０１は、ショートカットを一意に識別するためのショートカット識別子を保持するフィールドである。ユーザ名７０２は、ショートカットからの文書の表示を指示したユーザの名前を保持するフィールドである。アクセス回数７０３は、ショートカットからの文書の表示をユーザが指示した回数（アクセス回数）を保持するフィールドである。
【００２２】
図３の説明に戻り、アクセス回数判別部３２１は、アクセス回数取得部３２０が取得したアクセス回数（ショートカットのアクセス回数６０２とユーザのアクセス回数７０３）を比較する。そして、アクセス回数判別部３２１は、比較した結果に基づいて、ユーザのアクセス回数７０３がショートカットのアクセス回数６０２を超えていないかどうかを判別する。
アクセス回数更新部３２２は、ユーザのアクセス回数７０３がショートカットのアクセス回数６０２を超えていない場合に、アクセス回数管理テーブル７００のアクセス回数７０３を更新する。
ショートカット文書表示部３２３は、ショートカットに結びついている文書を文書管理サーバ３０２から取得してディスプレイに表示する。
【００２３】
図６は、ショートカットを作成してメールを送信する際のＰＣ１１０の処理の一例を説明するフローチャートである。
まず、ステップＳ４００において、ショートカット生成部３０１は、ユーザが選択した任意の文書のショートカットを生成する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ４００の処理を行うことによりショートカット生成手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ４０１において、アクセス回数設定部３０８は、ステップＳ４００で生成されたショートカットに対するアクセス回数を設定するためのアクセス回数設定画面をディスプレイに表示する。
次に、ステップＳ４０２において、アクセス回数設定部３０８は、ユーザがアクセス回数設定画面に対してアクセス回数を入力するまで待機する。アクセス回数を入力する方法としては、アクセス回数を直接数字で入力する方法や、選択型のリストからアクセス回数を選択する方法等、種々の方法を採ることができる。そして、アクセス回数が入力されると、ステップＳ４０３に進む。
【００２４】
ステップＳ４０３に進むと、アクセス回数設定部３０８は、ステップＳ４０２で入力されたと判定されたアクセス回数の値を保持する。
次に、ステップＳ４０４において、メール生成部３１０は、ステップＳ４００で生成されたショートカットを添付したメールを生成する。
次に、ステップＳ４０５において、メール生成部３１０は、ステップＳ４０４で生成されたメールの宛先（宛先アドレス）がユーザによって入力されるまで待機する。宛先は１つでも複数でもよい。そして、ステップＳ４０４で生成されたメールの宛先が入力されると、ステップ４０６に進む。
ステップＳ４０６に進むと、メール生成部３１０は、ユーザによってメールの送信の実行が指示されるまで待機する。そして、メールの送信の実行が指示されると、ステップＳ４０７に進む。
【００２５】
ステップＳ４０７に進むと、メール生成部３１０は、メールに添付されているショートカットに、既存情報（ショートカット識別子と宛先アドレス）が既に設定されているか否かを判定する。この判定の結果、メールに添付されているショートカットに既存情報が設定されている場合には、ステップＳ４０８に進む。
ステップＳ４０８に進むと、メール生成部３１０は、ショートカット識別子とメールアドレスとがショートカットに既に設定されているため、メールを送信できないことをユーザに知らせるメッセージをディスプレイに表示する。そして、図６のフローチャートによる処理を終了する。
【００２６】
一方、メールに添付されているショートカットに既存情報が設定されていない場合には、ステップＳ４０９に進む。ステップＳ４０９に進むと、ショートカット先文書識別子取得部３１１は、文書管理サーバ３０２から、ステップＳ４００で生成されたショートカットに結びついている文書の識別子（文書識別子）を取得する。
次に、ステップＳ４１０において、ショートカット識別子生成部３１２は、ステップＳ４０９で取得された文書識別子と、時間（時分秒）と、ＰＣ１１０の固有情報とを用いて、ショートカット識別子を生成する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ４１０の処理を行うことにより識別子生成手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ４１１において、ショートカット識別子・アクセス回数登録部３１３は、ステップ４１０で生成されたショートカット識別子と、アクセス回数保持部３０９が保持しているアクセス回数とをショートカット管理テーブル６００に登録する。
以上のように本実施形態では、例えば、アクセス回数により使用制限情報の一例が実現され、ステップＳ４１１の処理を行うことにより記憶手段の一例が実現される。
【００２７】
次に、ステップＳ４１２において、ショートカット情報設定部３１４は、ステップＳ４００で生成されたショートカットに、ステップ４１０で生成されたショートカット識別子と、ステップ４０７で入力されたと判定された宛先アドレスとを設定する。
以上のように本実施形態では、例えば、宛先アドレスにより宛先情報の一例が実現され、ステップＳ４１２の処理を行うことにより設定手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ４１３において、メール生成部３１０は、ステップＳ４１２でショートカット識別子及び宛先アドレスが設定されたショートカットを添付したメールを、ステップ４０５で入力されたと判定した宛先（例えばＰＣ１１１）に送信する。そして、図６のフローチャートによる処理を終了する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ４１３の処理を行うことにより送信手段の一例が実現される。
【００２８】
図７は、受信したメールに添付されているショートカットから文書を表示する際のＰＣ１１０の処理の一例を説明するフローチャートである。
まず、ステップＳ５００において、ショートカット情報取得部３１７は、メーラ３０５が受信したメールに添付されているショートカットをユーザの指示に基づいて起動する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ５００の処理を行うことにより受信手段、起動手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ５０１において、ユーザ認証部３１５は、文書管理サーバ３０２に接続するために、ユーザ情報（ユーザ名、パスワード等）を入力してユーザ認証を行う。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ５０１の処理を行うことにより認証手段の一例が実現される。
【００２９】
次に、ステップＳ５０２において、ユーザ認証部３１５は、ステップＳ５０１の認証の結果に基づいて、ユーザ認証に成功したか、失敗したかを判定する。この判定の結果、ユーザ認証に失敗した場合には、ステップＳ５０３に進む。そして、ステップＳ５０３において、ショートカット文書表示部３２３は、処理に失敗したために処理を終了することをユーザに知らせるメッセージ（エラーメッセージ）をディスプレイに表示する。そして、図７のフローチャートによる処理を終了する。
【００３０】
一方、ユーザ認証に成功した場合には、ステップＳ５０４に進む。そして、ステップＳ５０４において、アクセス権取得部３１６は、ステップＳ５００で起動したショートカットに結びついている文書のアクセス権を、文書管理サーバ３０２から取得する。
次に、ステップＳ５０５において、アクセス権取得部３１６は、ステップＳ５００で起動したショートカットに結びついている文書のアクセス権があるか否かを判定する。この判定の結果、文書のアクセス権がある場合には、後述するステップＳ５１３に進む。一方、文書のアクセス権がない場合には、ステップＳ５０６に進む。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ５０５の処理を行うことにより第３の判定手段の一例が実現される。
【００３１】
ステップＳ５０６に進むと、ショートカット情報取得部３１７は、ステップＳ５００で起動したショートカットより、当該ショートカットに設定されているメールアドレスを取得する。
次に、ステップＳ５０７において、本人メールアドレス取得部３１８は、メーラ３０５より、当該メーラ３０５に設定されている個人のメールアドレス（本人メールアドレス）を取得する。
次に、ステップＳ５０８において、アドレス比較部３１９は、ステップＳ５０６で取得された"ショートカットに設定されているメールアドレス"と、ステップＳ５０７で取得された"メーラ３０５に設定されている本人メールアドレス"とを比較する。
【００３２】
次に、ステップＳ５０９において、アドレス比較部３１９は、ステップＳ５０８で比較した結果に基づいて、本人メールアドレスが、ショートカットに設定されているメールアドレスと一致するか否かと判定する。
以上のように本実施形態では、例えば、本人メールアドレスにより、自身の所在を示す所在情報の一例が実現され、ステップＳ５０９の処理を行うことにより第１の判定手段の一例が実現される。
この判定の結果、本人メールアドレスが、ショートカットに設定されているメールアドレスと一つも一致しなかった場合には、前述したＳ５０３に進み、エラーメッセージが表示され、図７のフローチャートによる処理を終了する。
【００３３】
一方、本人メールアドレスが、ショートカットに設定されているメールアドレスと一致した場合には、ステップＳ５１０に進む。ステップＳ５１０に進むと、アクセス回数取得部３２０は、ステップＳ５００で起動したショートカットに設定されているショートカット識別子をキーとして、ショートカット管理テーブル６００に登録されているアクセス回数６０２を取得する。更に、アクセス回数取得部３２０は、当該ショートカットに設定されているショートカット識別子と、ステップＳ５０１のユーザ認証で入力されたユーザ情報とをキーとして、アクセス回数管理テーブル７００に登録されているアクセス回数７０３を取得する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ５１０の処理を行うことにより取得手段の一例が実現される。
【００３４】
次に、ステップＳ５１１において、アクセス回数判別部３２１は、ステップＳ５００で起動したショートカットに対するユーザによるアクセスが、規定回数以内であるか否かを判定する。具体的にアクセス回数判別部３２１は、アクセス回数管理テーブル７００に登録されているアクセス回数７０３の値が、ショートカット管理テーブル６００に登録されているアクセス回数６０２の値を超えていないか否かを判定する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ５１１の処理を行うことにより第２の判定手段の一例が実現される。
この判定の結果、アクセス回数管理テーブル７００に登録されているアクセス回数７０３の値が、ショートカット管理テーブル６００に登録されているアクセス回数６０２の値を超えている場合には、前述したステップＳ５０３に進む。そして、ステップＳ５０３において、エラーメッセージが表示され、図７のフローチャートによる処理を終了する。
【００３５】
一方、アクセス回数管理テーブル７００に登録されているアクセス回数７０３の値が、ショートカット管理テーブル６００に登録されているアクセス回数６０２の値を超えていない場合には、ステップＳ５１２に進む。ステップＳ５１２に進むと、アクセス回数更新部３２２は、ステップＳ７００で起動したショートカットに設定されているショートカット識別子と、ステップＳ５０１のユーザ認証で入力されたユーザ情報とに対応するアクセス回数７０３を１つ増やす。
次に、ステップＳ５１３において、ショートカット文書表示部３２３は、ステップＳ５００で起動したショートカットに結びついている文書のデータを、文書管理サーバ３０２から取得してディスプレイに表示する。そして、図７のフローチャートによる処理を終了する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ５１３の処理を行うことにより許可手段の一例が実現される。
【００３６】
以上のように本実施形態では、文書のショートカットが生成されると、そのショートカットに対するアクセス回数をユーザに設定させ、更にそのショートカットを特定するショートカット識別子を生成する。そして、それらショートカット識別子とアクセス回数とを相互に関連付けてショートカット管理テーブル６００に登録する。その後、生成したショートカット識別子とメールの宛先となるメールアドレスとを、ショートカットに設定し、そのショートカットを添付したメールを送信する。
【００３７】
メールを受信すると、ユーザの操作に基づいて、そのメールに添付されているショートカットを起動する。その後、ユーザ認証に成功すると、そのショートカットに結びついている文書へのアクセス権がユーザにあるか否かを判定する。この判定の結果、アクセス権がない場合には、ショートカットに設定されているメールアドレスと、メールを受信したＰＣが保持する自身のメールアドレスとが一致しているか否かを更に判定する。そして、これらのメールアドレスが一致している場合であって、起動したショートカットへのユーザのアクセス回数が規定回数以内である場合に、ショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する。
【００３８】
したがって、文書のアクセス権を変更したり、文書のアクセス権を管理者に要求したりすることなく、アクセス権のない文書をユーザに閲覧させることが可能になる。また、使用制限を文書管理ＤＢ３０３に保持させることにより、ショートカットに使用制限を保持させないようにすることができる。
また、ショートカットをメールで送信するときに、メーラ３０５（プラグイン）によって宛先のメールアドレスをショートカットに保存するようにし、このメールアドレスを、ユーザ認証ではなく本人確認をするために使用するようにした。よって、ショートカットから文書を開く際に、ユーザ認証した後に、メーラ３０５に設定されている自分のメールアドレスとショートカットに設定されているメールアドレスとを比較して一致した場合に、アクセス権のない文書をユーザに閲覧させることができる。このように、ユーザ認証の後で、本人確認をすることで、文書のセキュリティを向上させながら、アクセス権のない文書を一定の制限の下で表示することができる。
更に、ショートカットをメールで配信するときに設定される宛先アドレスを自動的にショートカットに設定するようにしたので、文書へのアクセスを希望するユーザを選択する処理とショートカットを配信する処理とを一連の操作で行うことができる。したがって、ユーザビリティを向上させることが可能である。
【００３９】
（第２の実施形態）
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。前述した第１の実施形態においては、ショートカットを介した文書へのアクセス回数にて文書の表示回数を制限する場合を例に挙げて説明した。しかしながら、これ以外の方法でも、文書の表示回数を制限することが可能である。そこで、本実施形態では、日付範囲にて文書の表示を制限する場合について説明する。このように本実施形態と前述した第１の実施形態とは、文書の表示回数を制限する方法の一部が主として異なる。したがって、本実施形態の説明において、前述した第１の実施形態と同一の部分については、図１〜図７に付した符号と同一の符号を付すこと等により、詳細な説明を省略する。
【００４０】
図８は、文書管理システム１２００におけるソフトウェアの構成の一例を示す図である。本実施形態の文書管理システム１２００の基本的な構成は、図３に示した第１の実施形態の文書管理システム２００と同じである。ただし、プラグイン８００の機能の一部が、第１の実施形態のプラグイン３０６と異なる。以下、第１の実施形態の文書管理システム２００と異なる部分について説明する。
【００４１】
図８において、プラグイン８００は、アクセス回数設定部３０８の替わりに日付範囲ＵＩ設定部８０１、アクセス回数保持部３０９の替わりに日付範囲保持部８０２を有している。更に、プラグイン８００は、ショートカット識別子・アクセス回数登録部３１３の替わりにショートカット識別子・日付範囲登録部８０３、アクセス回数取得部３２０の替わりに日付範囲取得部８０４を有している。この他、プラグイン８００は、アクセス回数判別部３２１の替わりに日付範囲判別部８０５を有している。尚、プラグイン８００は、アクセス回数更新部３２２の機能を有さない。また、本実施形態の文書管理システム１２００では、図５に示したアクセス回数管理テーブル７００は不要である。
【００４２】
日付範囲ＵＩ設定部８０１は、ショートカット生成部３０１で生成されたショートカットを受信すると、日付範囲設定画面をディスプレイに表示して、日付範囲の入力をユーザに促す。日付範囲保持部８０２は、入力された日付範囲を保持する。
ショートカット識別子・日付範囲登録部８０３は、日付範囲保持部８０２が保持している日付範囲と、ショートカット識別子生成部３１２で生成されたショートカット識別子とを文書管理ＤＢ３０３内のショートカット管理テーブルに登録する。
【００４３】
図９は、ショートカットから文書を表示可能な日付範囲を管理するショートカット管理テーブルの一例を示す図である。
図９において、ショートカット管理テーブル１１００は、ショートカット識別子１１０１、開始日付１１０２、及び終了日付１１０３の３つのフィールドから構成される。
ショートカット識別子１１０１は、ショートカットを一意に識別するためのショートカット識別子を保持するフィールドである。開始日付１１０２は、ショートカットから文書を表示可能な日付範囲の開始日付（日時）を保持するフィールドである。終了日付１１０３は、ショートカットから文書を表示可能な日付範囲の終了日付（日時）を保持するフィールドである。
【００４４】
図８の説明に戻り、日付範囲取得部８０４は、ショートカット情報取得部３１７が取得したショートカット識別子をキーとして、ショートカット管理テーブル１１００が保持しているショートカットの開始日付１１０２と終了日付１１０３とを取得する。
日付範囲判別部８０５は、日付範囲取得部８０４が取得した"開始日付１１０２と終了日付１１０３"とに基づく日付範囲内に、文書を表示しようとする日付（現在の日付やショートカットを起動した日付等）が含まれているか否かを判別する。
【００４５】
図１０は、ショートカットを作成してメールを送信する際のＰＣ１１０の処理の一例を説明するフローチャートである
まず、ステップＳ９００において、ショートカット生成部３０１は、ユーザが選択した任意の文書のショートカットを生成する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ９００の処理を行うことによりショートカット生成手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ９０１において、日付範囲ＵＩ設定部８０１は、ステップＳ９０１で生成されたショートカットに対する日付範囲を設定する日付範囲設定画面をディスプレイに表示する。
次に、ステップＳ９０２において、日付範囲ＵＩ設定部８０１は、ユーザが日付範囲設定画面に対して日付範囲を入力するまで待機する。日付範囲を入力する方法としては、日付範囲を日付で直接入力する方法や、カレンダーのような画面から日付範囲を選択する方法等、種々の方法を採ることができる。そして、日付範囲が入力されると、ステップＳ９０３に進む。
【００４６】
ステップＳ９０３に進むと、日付範囲保持部８０２は、ステップＳ９０２で入力されたと判定された日付範囲の値を保持する。
次に、ステップＳ９０４において、メール生成部３１０は、ステップＳ９００で生成されたショートカットを添付したメールを生成する。
次に、ステップＳ９０５において、メール生成部３１０は、ステップＳ９０４で生成されたメールの宛先（宛先アドレス）がユーザによって入力されるまで待機する。宛先は１つでも複数でもよい。そして、ステップＳ９０４で生成されたメールの宛先が入力されると、ステップ９０６に進む。
ステップＳ９０６に進むと、メール生成部３１０は、ユーザによってメールの送信の実行が指示されるまで待機する。そして、メールの送信の実行が指示されると、ステップＳ９０７に進む。
【００４７】
ステップＳ９０７に進むと、メール生成部３１０は、メールに添付されているショートカットに、既存情報（ショートカット識別子と宛先アドレス）が既に設定されているか否かを判定する。この判定の結果、メールに添付されているショートカットに既存情報が設定されている場合には、ステップＳ９０８に進む。
ステップＳ９０８に進むと、メール生成部３１０は、ショートカット識別子とメールアドレスとがショートカットに既に設定されているため、メールを送信できないことをユーザに知らせるメッセージをディスプレイに表示する。そして、図１０のフローチャートによる処理を終了する。
【００４８】
一方、メールに添付されているショートカットに既存情報が設定されていない場合には、ステップＳ９０９に進む。ステップＳ９０９に進むと、ショートカット先文書識別子取得部３１１は、文書管理サーバ３０２から、ステップＳ９００で生成されたショートカットに結びついている文書の識別子（文書識別子）を取得する。
次に、ステップＳ９１０において、ショートカット識別子生成部３１２は、ステップＳ９０９で取得された文書識別子と、時間（時分秒）と、ＰＣ１１０の固有情報とを用いて、ショートカット識別子を生成する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ９１０の処理を行うことにより識別子生成手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ９１１において、ショートカット識別子・日付範囲登録部８０３は、ステップＳ９１０で生成されたショートカット識別子と、日付範囲保持部８０２が保持している日付範囲とをショートカット管理テーブル１１００に登録する。
以上のように本実施形態では、例えば、日付範囲により使用制限情報（使用期間）の一例が実現され、ステップＳ９１１の処理を行うことにより記憶手段の一例が実現される。
【００４９】
次に、ステップＳ９１２において、ショートカット情報設定部３１４は、ステップＳ９００で生成されたショートカットに、ステップ９１０で生成されたショートカット識別子と、ステップ９０７で入力されたと判定された宛先アドレスとを設定する。
以上のように本実施形態では、例えば、宛先アドレスにより宛先情報の一例が実現され、ステップＳ９１２の処理を行うことにより設定手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ９１３において、メール生成部３１０は、ステップＳ９１２でショートカット識別子及び宛先アドレスが設定されたショートカットを添付したメールを、ステップ９０５で入力されたと判定した宛先（例えばＰＣ１１１）に送信する。そして、図１０のフローチャートによる処理を終了する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ９１３の処理を行うことにより送信手段の一例が実現される。
【００５０】
図１１は、受信したメールに添付されているショートカットから文書を表示する際のＰＣ１１０の処理の一例を説明するフローチャートである。
まず、ステップＳ１０００において、ショートカット情報取得部３１７は、メーラ３０５が受信したメールに添付されているショートカットをユーザの指示に基づいて起動する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１０００の処理を行うことにより受信手段、起動手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ１００１において、ユーザ認証部３１５は、文書管理サーバ３０２に接続するために、ユーザ情報（ユーザ名、パスワード等）を入力してユーザ認証を行う。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１００１の処理を行うことにより認証手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ１００２において、ユーザ認証部３１５は、ステップＳ１００１の認証の結果に基づいて、ユーザ認証に成功したか、失敗したかを判定する。この判定の結果、ユーザ認証に失敗した場合には、ステップＳ１００３に進む。そして、ステップＳ１００３において、ショートカット文書表示部３２３は、処理に失敗したために処理を終了することをユーザに知らせるメッセージ（エラーメッセージ）をディスプレイに表示する。そして、図１１のフローチャートによる処理を終了する。
【００５１】
一方、ユーザ認証に成功した場合には、ステップＳ１００４に進む。そして、ステップＳ１００４において、アクセス権取得部３１６は、ステップＳ１０００で起動したショートカットに結びついている文書のアクセス権を、文書管理サーバ３０２から取得する。
次に、ステップＳ１００５において、アクセス権取得部３１６は、ステップＳ１０００で起動したショートカットに結びついている文書のアクセス権があるか否かを判定する。この判定の結果、文書のアクセス権がある場合には、後述するステップＳ１０１２に進む。一方、文書のアクセス権がない場合には、ステップＳ１００６に進む。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１００５の処理を行うことにより第３の判定手段の一例が実現される。
【００５２】
ステップＳ１００６に進むと、ショートカット情報取得部３１７は、ステップＳ１０００で起動したショートカットより、当該ショートカットに設定されているメールアドレスを取得する。
次に、ステップＳ１００７において、本人メールアドレス取得部３１８は、メーラ３０５より、当該メーラ３０５に設定されている個人のメールアドレス（本人メールアドレス）を取得する。
次に、ステップＳ１００８において、アドレス比較部３１９は、ステップＳ１００６で取得された"ショートカットに設定されているメールアドレス"と、ステップＳ１００７で取得された"メーラ３０５に設定されている本人メールアドレス"とを比較する。
【００５３】
次に、ステップＳ１００９において、アドレス比較部３１９は、ステップＳ１００８で比較した結果に基づいて、本人メールアドレスが、ショートカットに設定されているメールアドレスと一致するか否かと判定する。
以上のように本実施形態では、例えば、本人メールアドレスにより、自身の所在を示す所在情報の一例が実現され、ステップＳ１００９の処理を行うことにより第１の判定手段の一例が実現される。
この判定の結果、本人メールアドレスが、ショートカットに設定されているメールアドレスと一つも一致しなかった場合には、前述したＳ１００３に進み、エラーメッセージが表示され、図１１のフローチャートによる処理を終了する。
一方、本人メールアドレスが、ショートカットに設定されているメールアドレスと一致した場合には、ステップＳ１０１０に進む。ステップＳ１０１０に進むと、日付範囲取得部８０４は、次の処理を行う。すなわち、日付範囲取得部８０４は、ステップＳ１０００で起動したショートカットに設定されているショートカット識別子をキーとして、ショートカット管理テーブル１１００に登録されている日付範囲（開始日付１１０２及び終了日付１１０３）を取得する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１０１０の処理を行うことにより取得手段の一例が実現される。
【００５４】
次に、ステップＳ１０１１において、日付範囲判別部８０５は、ステップＳ１０１０で取得された日付範囲内（開始日付１１０２から終了日付１１０３までの範囲内）に、文書を表示しようとする日付が含まれているか否かを判定する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１０１１の処理を行うことにより第２の判定手段の一例が実現される。
この判定の結果、ステップＳ１０１０で取得された日付範囲内に、文書を表示しようとする日付が含まれていない場合には、前述したステップＳ１００３に進む。そして、ステップＳ１００３において、エラーメッセージが表示され、図１１のフローチャートによる処理を終了する。
【００５５】
一方、ステップＳ１０１０で取得された日付範囲内に、文書を表示しようとする日付が含まれている場合には、ステップＳ１０１２に進む。ステップＳ１０１２に進むと、ショートカット文書表示部３２３は、ステップＳ１０００で起動したショートカットに結びついている文書のデータを、文書管理サーバ３０２から取得してディスプレイに表示する。そして、図１１のフローチャートによる処理を終了する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１０１２の処理を行うことにより許可手段の一例が実現される。
【００５６】
以上のように、日付範囲にて文書の表示を制限するようにしても、前述した第１の実施形態と同様の効果を得ることができる。
尚、アクセス回数と日付範囲との双方を用いて文書の表示を制限するようにしてもよい。また、本実施形態においても、第１の実施形態で説明した種々の変形例を採ることができる。
【００５７】
（本発明の他の実施形態）
前述した本発明の実施形態における文書管理システムを構成する各手段、並びに文書管理方法の各ステップは、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭなどに記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。このプログラム及び前記プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は本発明に含まれる。
【００５８】
また、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。
【００５９】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図６、図７、図１０、図１１に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接、あるいは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。
【００６０】
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００６１】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【００６２】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。
【００６３】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
【００６４】
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【００６５】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００６６】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【００６７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【００６８】
尚、前述した各実施形態は、何れも本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。すなわち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】本発明の第１の実施形態を示し、文書管理システムの全体の構成の一例を示すブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施形態を示し、ＰＣにおいて動作する文書管理システムの構成の一例を説明するブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施形態を示し、文書管理システムにおけるソフトウェアの構成の一例を示す図である。
【図４】本発明の第１の実施形態を示し、ショートカットから文書を表示可能なアクセス回数を管理するショートカット管理テーブルの一例を示す図である。
【図５】本発明の第１の実施形態を示し、ユーザがショートカットから文書を表示した回数を管理するアクセス回数管理テーブルの一例を示す図である。
【図６】本発明の第１の実施形態を示し、ショートカットを作成してメールを送信する際のＰＣの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図７】本発明の第１の実施形態を示し、受信したメールに添付されているショートカットから文書を表示する際のＰＣの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図８】本発明の第２の実施形態を示し、文書管理システムにおけるソフトウェアの構成の一例を示す図である。
【図９】本発明の第２の実施形態を示し、ショートカットから文書を表示可能な日付範囲を管理するショートカット管理テーブルの一例を示す図である。
【図１０】本発明の第２の実施形態を示し、ショートカットを作成してメールを送信する際のＰＣの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図１１】本発明の第２の実施形態を示し、受信したメールに添付されているショートカットから文書を表示する際のＰＣの処理の一例を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【００７０】
１１０、１１１ ＰＣ
２００、１２００ 文書管理システム
３００ 文書管理クライアント
３０２ 文書管理サーバ
３０４ メールサーバ
３０５ メーラ
３０６、８００ プラグイン
６００、１１００ ショートカット管理テーブル
７００ アクセス回数管理テーブル
【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理システム、文書管理方法、及びコンピュータプログラムに関し、特に、ショートカットを介した文書へのアクセスを調整するために用いて好適なものである。
【背景技術】
【０００２】
従来から、文書管理システムのデータベースに登録されている文書に対してセキュリティポリシーに従いアクセス権を設定し、アクセス権のあるユーザに限り文書の閲覧が可能となるような文書管理システムが実現されている。
このような文書管理システムにおいて、アクセス権のないユーザにも文書を閲覧させられるようにする技術が提案されている（特許文献１、２を参照）。
具体的に特許文献１では、まず、アクセス権のない文書をユーザが閲覧したい場合、ユーザは、そのアクセス権のない文書を管理者に通知する。管理者は、利用制限付きの文書を文書管理システムに作成して保存する。このようにすることによって、ユーザは、その利用制限付きの文書に基づいて、アクセス権のない文書を閲覧できる。
また、特許文献２では、まず、文書管理システムに保存されている文書のショートカットを作成し、そのショートカットに、文書ＤＢ情報、ユーザ情報、及び利用制限を設定する。このようにすることによって、ユーザ情報に従った所定のユーザのみに、文書ＤＢ情報及び利用制限に従って、所定の文書データのみを一時的に公開することができ、アクセス権の無いユーザでも文書を閲覧できる。
【０００３】
【特許文献１】特開２００７−１８８４９０号公報
【特許文献２】特開２００６−２１５６６５号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
前述したように特許文献１に記載の技術では、文書のアクセス権を緩めたり、管理者や作成者にアクセス権の付与を依頼したりすることで、アクセス権のないユーザにも文書を閲覧させられるようにしている。
しかしながら、このような手法では、文書自体のアクセス権が変更される虞がある。したがって、初期のシステム設計のセキュリティポリシーから外れたアクセス権が文書に付与されてしまう虞があるという問題点があった。
また、特許文献２に記載の技術では、ショートカットに設定されたユーザ情報に基づいてログイン（ユーザ認証）が行われると、一定の制限の下で文書の閲覧が可能になる。したがって、文書の安全性が必ずしも高いものではなかった。更に、ユーザ認証のための専用のユーザ情報を設定しなければならない。したがって、ユーザビリティが必ずしも高いものではなかった。
【０００５】
本発明は、このような問題点に鑑みてなされたものであり、文書自体のアクセス権を変更することなく、文書へのアクセスを従来よりも適切に調整できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
本発明の文書管理システムは、文書のショートカットを生成するショートカット生成手段と、前記ショートカット生成手段により生成されたショートカットを特定する識別子を生成する識別子生成手段と、前記ショートカット生成手段により生成されたショートカットに対し、そのショートカットを特定する識別子と、そのショートカットの宛先となる宛先情報とを設定する設定手段と、前記設定手段により識別子、及び宛先情報が設定されたショートカットを含む情報を外部装置に送信する送信手段と、ショートカットを含む情報を外部装置から受信する受信手段と、前記受信手段により受信されたショートカットを起動する起動手段と、前記起動手段により起動されたショートカットに設定されている情報に基づいて、そのショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により文書へのアクセスが許可された後に、前記起動手段により起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する許可手段とを有することを特徴とする。
【０００７】
本発明の文書管理方法は、文書のショートカットを生成するショートカット生成ステップと、前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットを特定する識別子を生成する識別子生成ステップと、前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットに対し、そのショートカットを特定する識別子と、そのショートカットの宛先となる宛先情報とを設定する設定ステップと、前記設定ステップにより識別子、及び宛先情報が設定されたショートカットを含む情報を外部装置に送信する送信ステップと、ショートカットを含む情報を外部装置から受信する受信ステップと、前記受信ステップにより受信されたショートカットを起動する起動ステップと、前記起動ステップにより起動されたショートカットに設定されている情報に基づいて、そのショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより文書へのアクセスが許可された後に、前記起動ステップにより起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する許可ステップとを有することを特徴とする。
【０００８】
本発明のコンピュータプログラムは、文書のショートカットを生成するショートカット生成ステップと、前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットを特定する識別子を生成する識別子生成ステップと、前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットに対し、そのショートカットを特定する識別子と、そのショートカットの宛先となる宛先情報とを設定する設定ステップと、前記設定ステップにより識別子、及び宛先情報が設定されたショートカットを含む情報を外部装置に送信することを指示する送信ステップと、外部装置から受信された情報に含まれるショートカットを起動する起動ステップと、前記起動ステップにより起動されたショートカットに設定されている情報に基づいて、そのショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより文書へのアクセスが許可された後に、前記起動ステップにより起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する許可ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【発明の効果】
【０００９】
本発明によれば、ショートカットの宛先となる宛先情報をショートカットに設定し、そのショートカットを含む情報を外部装置に送信する。外部装置からショートカットを受信すると、そのショートカットに設定されている情報に基づいて、ショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する。したがって、宛先情報を用いることにより、ユーザ認証とは別の手段で、ショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定することが可能になる。更に、ショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定するための情報として、ショートカットの送信の際に設定される宛先情報を流用することができる。よって、文書自体のアクセス権を変更することなく、文書へのアクセスを従来よりも適切に調整できるようになる。
【発明を実施するための最良の形態】
【００１０】
（第１の実施形態）
以下に、図面を参照しながら、本発明の第１の実施形態について説明する。
図１は、文書管理システムの全体の構成の一例を示すブロック図である。
図１において、画像入出力装置（デジタル複合機）１００、１０１、１０２は、夫々異なる機能を有する。例えば、カラー機能の有無や、フィニッシング構成の有無等の機能が異なる。画像出力装置（プリンタ）１０３、１０４も、夫々異なる機能を有する。これらはＬＡＮ１０１０等のネットワーク伝送手段に接続されている。また、ＬＡＮ１０１０には、パーソナルコンピュータ（以下の説明では、必要に応じてＰＣと略称する）１１０、１１１が接続されている。ＰＣ１１０、１１１は、例えば、画像入出力装置１００〜１０２や、画像出力装置１０３、１０４と連携して、オフィス文書等の文書の保存・編集・再利用を行う。
【００１１】
また、本実施形態では、ＰＣ１１０、１１１内に文書管理システムが構築される。このように本実施形態では、１台のＰＣ１１０、１１１内に文書管理システムを構築し、ＰＣ１１０、１１１内に、サーバとしての機能と、クライアントとしての機能とが含まれている場合を例に挙げて説明する。しかしながら、サーバと、それを利用するクライアントとを個別に備えるようにした"クライアント・サーバ型の文書管理システム"を構築することも可能である。
【００１２】
図２は、ＰＣ１１０において動作する文書管理システムの構成の一例を説明するブロック図である。尚、ＰＣ１１０、１１１は、同じ構成を有するので、ここではＰＣ１１０の詳細な説明のみを行い、ＰＣ１１１の詳細な説明を省略する。
図２において、ユーザは、文書管理システム２００におけるユーザインターフェース部２００１を介して、画像入出力装置１００〜１０２、ＰＣ１１１等の外部装置との接続や、データベース２００９への文書の登録や、文書の印刷等のための操作を行う。コマンド制御部２００２は、ユーザインターフェース部２００１に対して操作された情報を解析し、適切な処理を行う。尚、クライアント・サーバ型の文書管理システムとした場合、コマンド制御部２００２は、サーバとの通信を行うためのコマンドを作成する。
【００１３】
画像処理制御部２００４は、入出力する文書画像の用途等に応じて、ＴＩＦＦやビットマップ等の画像形式変換処理や、圧縮伸長処理等の処理を、入出力する文書画像に対して行う。文書管理制御部２００３は、文書管理に関する全ての処理を制御する。
データベース制御部２００５は、データベース２００９に保存するデータを作成して保存する処理の制御を行う。データベース２００９には、例えば、ボリュームデータベースと、属性管理データベースと、全文検索データベースとを有する。ボリュームデータベースは、文書画像データそのものを保存する。属性管理データベースは、文書の名前や作成日付、コメント、及び印刷ジョブ文書における印刷体裁情報等を保存する。全文検索データベースは、登録された文書から抽出されたテキストデータのインデックス情報等を保存する。
【００１４】
印刷処理制御部２００６は、印刷する文書の形式に応じた印刷処理を実行するための制御を行う。デバイス制御部２００７は、画像入出力装置１００〜１０２、及び画像出力装置１０３、１０４との間で、情報の入出力を行う。ネットワーク制御部２００８は、ＬＡＮ１０１０に接続し、外部装置との間で、情報の入出力を行う。
【００１５】
図３は、文書管理システム２００におけるソフトウェアの構成の一例を示す図である。
文書管理システム２００は、文書管理クライアント３００、文書管理サーバ３０２、メールサーバ３０４、及びメールソフト（メーラ）３０５を有している。
図３において、ショートカット生成部３０１は、ユーザが指定した文書のショートカットを生成する。そして、ショートカット生成部３０１は、生成したショートカットをプラグイン３０６に送信する。
文書管理ＤＢ３０３は、文書データ等を保管する。また、文書管理ＤＢ３０３は、プラグイン３０６から送信された制限情報（文書へのアクセスに対する制限に関する情報）を所定のテーブルに保管する。
【００１６】
プラグイン３０６は、アクセス回数設定部３０８、アクセス回数保持部３０９、メール生成部３１０、ショートカット先文書識別子取得部３１１、ショートカット識別子生成部３１２、及びショートカット識別子・アクセス回数登録部３１３を有する。更に、プラグイン３０６は、ショートカット情報設定部３１４、ユーザ認証部３１５、アクセス権取得部３１６、ショートカット情報取得部３１７、本人メールアドレス取得部３１８、アドレス比較部３１９、及びアクセス回数取得部３２０を有する。この他、プラグイン３０６は、アクセス回数判別部３２１、アクセス回数更新部３２２、及びショートカット文書表示部３２３を有する。
【００１７】
プラグイン３０６は、ショートカット生成部３０１で生成されたショートカットを受信すると、アクセス回数設定部３０８を起動する。すなわち、アクセス回数設定部３０８は、ショートカット生成部３０１で生成されたショートカットを受信すると、アクセス回数設定画面をディスプレイに表示して、文書のアクセス回数の入力をユーザに促す。アクセス回数保持部３０９は、入力されたアクセス回数を保持する。
メール生成部３１０は、ショートカット生成部３０１で生成されたショートカットを添付したメールをユーザの操作に基づいて生成する。ショートカット識別子生成部３１２は、ショートカットに固有のショートカット識別子を生成する。固有のショートカット識別子は、例えば、ショートカット先文書識別子取得部３１１で取得された識別子と、時間（現在時刻等）と、文書管理システム２００が存在するＰＣの固有情報（ネットワーク識別子等）とを用いて生成される。
ショートカット識別子・アクセス回数登録部３１３は、アクセス回数保持部３０９が保持しているアクセス回数と、ショートカット識別子生成部３１２で生成されたショートカット識別子とを文書管理ＤＢ３０３内のショートカット管理テーブルに登録する。
【００１８】
図４は、ショートカットから文書を表示可能なアクセス回数を管理するショートカット管理テーブルの一例を示す図である。
図４において、ショートカット管理テーブル６００は、ショートカット識別子６０１とアクセス回数６０２の２つのフィールドから構成される。
ショートカット識別子６０１は、ショートカットを一意に識別するためのショートカット識別子を保持するフィールドである。アクセス回数６０２は、ショートカットから文書を表示可能なアクセス回数を保持するフィールドである。
【００１９】
図３の説明に戻り、ショートカット情報設定部３１４は、ショートカット識別子生成部３１２で生成されたショートカット識別子と、メールの宛先に設定されているメールアドレスとを、ショートカット生成部３０１で生成されたショートカットに設定する。
ユーザ認証部３１５は、受信したメールに添付されているショートカットがユーザの指示に基づいて起動した場合に、ユーザ認証を行う。例えば、ユーザ認証部３１５は、ユーザによって入力されたユーザ情報（ユーザ名等）と、文書管理サーバ３０２に予め設定されているユーザ情報とを用いてユーザ認証を行い、ユーザのログインの許否を判定する。
アクセス権取得部３１６は、起動したショートカットに結びついている文書のアクセス権を、文書管理サーバ３０２（例えば文書管理ＤＢ３０３）から取得する。文書管理サーバ３０２（例えば文書管理ＤＢ３０３）には、例えば、ユーザと文書名とアクセス権とが相互に関連付けられたテーブルが登録されており、本実施形態では、このテーブルを用いて文書のアクセス権が管理される。
【００２０】
ショートカット情報取得部３１７は、ユーザの指示に基づいて起動したショートカットに対して、ショートカット情報設定部３１４によって設定されているショートカット識別子及びメールアドレスを、当該ショートカットから取得する。
本人メールアドレス取得部３１８は、メーラ３０５が保持している個人のメールアドレスを取得する。
アドレス比較部３１９は、ショートカット情報取得部３１７が取得したメールアドレスと、本人メールアドレス取得部３１８が取得したメールアドレスとを比較して、それらが一致するか否かを判別する。
アクセス回数取得部３２０は、ショートカット情報取得部３１７が取得したショートカット識別子をキーとして、ショートカット管理テーブル６００が保持しているショートカットのアクセス回数６０２の値を取得する。更に、アクセス回数取得部３２０は、ショートカット情報取得部３１７が取得したショートカット識別子と、ユーザ認証で使用されたユーザ名とをキーとして、アクセス回数管理テーブル７００が保持しているユーザのアクセス回数７０３の値を取得する。
【００２１】
図５は、ユーザがショートカットから文書を表示した回数を管理するアクセス回数管理テーブル７００の一例を示す図である。
図５において、アクセス回数管理テーブル７００は、文書管理ＤＢ３０３内に記憶されている。そして、アクセス回数管理テーブル７００は、ショートカット識別子７０１、ユーザ名７０２、及びアクセス回数７０３の３つのフィールドから構成される。
ショートカット識別子７０１は、ショートカットを一意に識別するためのショートカット識別子を保持するフィールドである。ユーザ名７０２は、ショートカットからの文書の表示を指示したユーザの名前を保持するフィールドである。アクセス回数７０３は、ショートカットからの文書の表示をユーザが指示した回数（アクセス回数）を保持するフィールドである。
【００２２】
図３の説明に戻り、アクセス回数判別部３２１は、アクセス回数取得部３２０が取得したアクセス回数（ショートカットのアクセス回数６０２とユーザのアクセス回数７０３）を比較する。そして、アクセス回数判別部３２１は、比較した結果に基づいて、ユーザのアクセス回数７０３がショートカットのアクセス回数６０２を超えていないかどうかを判別する。
アクセス回数更新部３２２は、ユーザのアクセス回数７０３がショートカットのアクセス回数６０２を超えていない場合に、アクセス回数管理テーブル７００のアクセス回数７０３を更新する。
ショートカット文書表示部３２３は、ショートカットに結びついている文書を文書管理サーバ３０２から取得してディスプレイに表示する。
【００２３】
図６は、ショートカットを作成してメールを送信する際のＰＣ１１０の処理の一例を説明するフローチャートである。
まず、ステップＳ４００において、ショートカット生成部３０１は、ユーザが選択した任意の文書のショートカットを生成する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ４００の処理を行うことによりショートカット生成手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ４０１において、アクセス回数設定部３０８は、ステップＳ４００で生成されたショートカットに対するアクセス回数を設定するためのアクセス回数設定画面をディスプレイに表示する。
次に、ステップＳ４０２において、アクセス回数設定部３０８は、ユーザがアクセス回数設定画面に対してアクセス回数を入力するまで待機する。アクセス回数を入力する方法としては、アクセス回数を直接数字で入力する方法や、選択型のリストからアクセス回数を選択する方法等、種々の方法を採ることができる。そして、アクセス回数が入力されると、ステップＳ４０３に進む。
【００２４】
ステップＳ４０３に進むと、アクセス回数設定部３０８は、ステップＳ４０２で入力されたと判定されたアクセス回数の値を保持する。
次に、ステップＳ４０４において、メール生成部３１０は、ステップＳ４００で生成されたショートカットを添付したメールを生成する。
次に、ステップＳ４０５において、メール生成部３１０は、ステップＳ４０４で生成されたメールの宛先（宛先アドレス）がユーザによって入力されるまで待機する。宛先は１つでも複数でもよい。そして、ステップＳ４０４で生成されたメールの宛先が入力されると、ステップ４０６に進む。
ステップＳ４０６に進むと、メール生成部３１０は、ユーザによってメールの送信の実行が指示されるまで待機する。そして、メールの送信の実行が指示されると、ステップＳ４０７に進む。
【００２５】
ステップＳ４０７に進むと、メール生成部３１０は、メールに添付されているショートカットに、既存情報（ショートカット識別子と宛先アドレス）が既に設定されているか否かを判定する。この判定の結果、メールに添付されているショートカットに既存情報が設定されている場合には、ステップＳ４０８に進む。
ステップＳ４０８に進むと、メール生成部３１０は、ショートカット識別子とメールアドレスとがショートカットに既に設定されているため、メールを送信できないことをユーザに知らせるメッセージをディスプレイに表示する。そして、図６のフローチャートによる処理を終了する。
【００２６】
一方、メールに添付されているショートカットに既存情報が設定されていない場合には、ステップＳ４０９に進む。ステップＳ４０９に進むと、ショートカット先文書識別子取得部３１１は、文書管理サーバ３０２から、ステップＳ４００で生成されたショートカットに結びついている文書の識別子（文書識別子）を取得する。
次に、ステップＳ４１０において、ショートカット識別子生成部３１２は、ステップＳ４０９で取得された文書識別子と、時間（時分秒）と、ＰＣ１１０の固有情報とを用いて、ショートカット識別子を生成する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ４１０の処理を行うことにより識別子生成手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ４１１において、ショートカット識別子・アクセス回数登録部３１３は、ステップ４１０で生成されたショートカット識別子と、アクセス回数保持部３０９が保持しているアクセス回数とをショートカット管理テーブル６００に登録する。
以上のように本実施形態では、例えば、アクセス回数により使用制限情報の一例が実現され、ステップＳ４１１の処理を行うことにより記憶手段の一例が実現される。
【００２７】
次に、ステップＳ４１２において、ショートカット情報設定部３１４は、ステップＳ４００で生成されたショートカットに、ステップ４１０で生成されたショートカット識別子と、ステップ４０７で入力されたと判定された宛先アドレスとを設定する。
以上のように本実施形態では、例えば、宛先アドレスにより宛先情報の一例が実現され、ステップＳ４１２の処理を行うことにより設定手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ４１３において、メール生成部３１０は、ステップＳ４１２でショートカット識別子及び宛先アドレスが設定されたショートカットを添付したメールを、ステップ４０５で入力されたと判定した宛先（例えばＰＣ１１１）に送信する。そして、図６のフローチャートによる処理を終了する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ４１３の処理を行うことにより送信手段の一例が実現される。
【００２８】
図７は、受信したメールに添付されているショートカットから文書を表示する際のＰＣ１１０の処理の一例を説明するフローチャートである。
まず、ステップＳ５００において、ショートカット情報取得部３１７は、メーラ３０５が受信したメールに添付されているショートカットをユーザの指示に基づいて起動する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ５００の処理を行うことにより受信手段、起動手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ５０１において、ユーザ認証部３１５は、文書管理サーバ３０２に接続するために、ユーザ情報（ユーザ名、パスワード等）を入力してユーザ認証を行う。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ５０１の処理を行うことにより認証手段の一例が実現される。
【００２９】
次に、ステップＳ５０２において、ユーザ認証部３１５は、ステップＳ５０１の認証の結果に基づいて、ユーザ認証に成功したか、失敗したかを判定する。この判定の結果、ユーザ認証に失敗した場合には、ステップＳ５０３に進む。そして、ステップＳ５０３において、ショートカット文書表示部３２３は、処理に失敗したために処理を終了することをユーザに知らせるメッセージ（エラーメッセージ）をディスプレイに表示する。そして、図７のフローチャートによる処理を終了する。
【００３０】
一方、ユーザ認証に成功した場合には、ステップＳ５０４に進む。そして、ステップＳ５０４において、アクセス権取得部３１６は、ステップＳ５００で起動したショートカットに結びついている文書のアクセス権を、文書管理サーバ３０２から取得する。
次に、ステップＳ５０５において、アクセス権取得部３１６は、ステップＳ５００で起動したショートカットに結びついている文書のアクセス権があるか否かを判定する。この判定の結果、文書のアクセス権がある場合には、後述するステップＳ５１３に進む。一方、文書のアクセス権がない場合には、ステップＳ５０６に進む。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ５０５の処理を行うことにより第３の判定手段の一例が実現される。
【００３１】
ステップＳ５０６に進むと、ショートカット情報取得部３１７は、ステップＳ５００で起動したショートカットより、当該ショートカットに設定されているメールアドレスを取得する。
次に、ステップＳ５０７において、本人メールアドレス取得部３１８は、メーラ３０５より、当該メーラ３０５に設定されている個人のメールアドレス（本人メールアドレス）を取得する。
次に、ステップＳ５０８において、アドレス比較部３１９は、ステップＳ５０６で取得された"ショートカットに設定されているメールアドレス"と、ステップＳ５０７で取得された"メーラ３０５に設定されている本人メールアドレス"とを比較する。
【００３２】
次に、ステップＳ５０９において、アドレス比較部３１９は、ステップＳ５０８で比較した結果に基づいて、本人メールアドレスが、ショートカットに設定されているメールアドレスと一致するか否かと判定する。
以上のように本実施形態では、例えば、本人メールアドレスにより、自身の所在を示す所在情報の一例が実現され、ステップＳ５０９の処理を行うことにより第１の判定手段の一例が実現される。
この判定の結果、本人メールアドレスが、ショートカットに設定されているメールアドレスと一つも一致しなかった場合には、前述したＳ５０３に進み、エラーメッセージが表示され、図７のフローチャートによる処理を終了する。
【００３３】
一方、本人メールアドレスが、ショートカットに設定されているメールアドレスと一致した場合には、ステップＳ５１０に進む。ステップＳ５１０に進むと、アクセス回数取得部３２０は、ステップＳ５００で起動したショートカットに設定されているショートカット識別子をキーとして、ショートカット管理テーブル６００に登録されているアクセス回数６０２を取得する。更に、アクセス回数取得部３２０は、当該ショートカットに設定されているショートカット識別子と、ステップＳ５０１のユーザ認証で入力されたユーザ情報とをキーとして、アクセス回数管理テーブル７００に登録されているアクセス回数７０３を取得する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ５１０の処理を行うことにより取得手段の一例が実現される。
【００３４】
次に、ステップＳ５１１において、アクセス回数判別部３２１は、ステップＳ５００で起動したショートカットに対するユーザによるアクセスが、規定回数以内であるか否かを判定する。具体的にアクセス回数判別部３２１は、アクセス回数管理テーブル７００に登録されているアクセス回数７０３の値が、ショートカット管理テーブル６００に登録されているアクセス回数６０２の値を超えていないか否かを判定する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ５１１の処理を行うことにより第２の判定手段の一例が実現される。
この判定の結果、アクセス回数管理テーブル７００に登録されているアクセス回数７０３の値が、ショートカット管理テーブル６００に登録されているアクセス回数６０２の値を超えている場合には、前述したステップＳ５０３に進む。そして、ステップＳ５０３において、エラーメッセージが表示され、図７のフローチャートによる処理を終了する。
【００３５】
一方、アクセス回数管理テーブル７００に登録されているアクセス回数７０３の値が、ショートカット管理テーブル６００に登録されているアクセス回数６０２の値を超えていない場合には、ステップＳ５１２に進む。ステップＳ５１２に進むと、アクセス回数更新部３２２は、ステップＳ７００で起動したショートカットに設定されているショートカット識別子と、ステップＳ５０１のユーザ認証で入力されたユーザ情報とに対応するアクセス回数７０３を１つ増やす。
次に、ステップＳ５１３において、ショートカット文書表示部３２３は、ステップＳ５００で起動したショートカットに結びついている文書のデータを、文書管理サーバ３０２から取得してディスプレイに表示する。そして、図７のフローチャートによる処理を終了する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ５１３の処理を行うことにより許可手段の一例が実現される。
【００３６】
以上のように本実施形態では、文書のショートカットが生成されると、そのショートカットに対するアクセス回数をユーザに設定させ、更にそのショートカットを特定するショートカット識別子を生成する。そして、それらショートカット識別子とアクセス回数とを相互に関連付けてショートカット管理テーブル６００に登録する。その後、生成したショートカット識別子とメールの宛先となるメールアドレスとを、ショートカットに設定し、そのショートカットを添付したメールを送信する。
【００３７】
メールを受信すると、ユーザの操作に基づいて、そのメールに添付されているショートカットを起動する。その後、ユーザ認証に成功すると、そのショートカットに結びついている文書へのアクセス権がユーザにあるか否かを判定する。この判定の結果、アクセス権がない場合には、ショートカットに設定されているメールアドレスと、メールを受信したＰＣが保持する自身のメールアドレスとが一致しているか否かを更に判定する。そして、これらのメールアドレスが一致している場合であって、起動したショートカットへのユーザのアクセス回数が規定回数以内である場合に、ショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する。
【００３８】
したがって、文書のアクセス権を変更したり、文書のアクセス権を管理者に要求したりすることなく、アクセス権のない文書をユーザに閲覧させることが可能になる。また、使用制限を文書管理ＤＢ３０３に保持させることにより、ショートカットに使用制限を保持させないようにすることができる。
また、ショートカットをメールで送信するときに、メーラ３０５（プラグイン）によって宛先のメールアドレスをショートカットに保存するようにし、このメールアドレスを、ユーザ認証ではなく本人確認をするために使用するようにした。よって、ショートカットから文書を開く際に、ユーザ認証した後に、メーラ３０５に設定されている自分のメールアドレスとショートカットに設定されているメールアドレスとを比較して一致した場合に、アクセス権のない文書をユーザに閲覧させることができる。このように、ユーザ認証の後で、本人確認をすることで、文書のセキュリティを向上させながら、アクセス権のない文書を一定の制限の下で表示することができる。
更に、ショートカットをメールで配信するときに設定される宛先アドレスを自動的にショートカットに設定するようにしたので、文書へのアクセスを希望するユーザを選択する処理とショートカットを配信する処理とを一連の操作で行うことができる。したがって、ユーザビリティを向上させることが可能である。
【００３９】
（第２の実施形態）
次に、本発明の第２の実施形態について説明する。前述した第１の実施形態においては、ショートカットを介した文書へのアクセス回数にて文書の表示回数を制限する場合を例に挙げて説明した。しかしながら、これ以外の方法でも、文書の表示回数を制限することが可能である。そこで、本実施形態では、日付範囲にて文書の表示を制限する場合について説明する。このように本実施形態と前述した第１の実施形態とは、文書の表示回数を制限する方法の一部が主として異なる。したがって、本実施形態の説明において、前述した第１の実施形態と同一の部分については、図１〜図７に付した符号と同一の符号を付すこと等により、詳細な説明を省略する。
【００４０】
図８は、文書管理システム１２００におけるソフトウェアの構成の一例を示す図である。本実施形態の文書管理システム１２００の基本的な構成は、図３に示した第１の実施形態の文書管理システム２００と同じである。ただし、プラグイン８００の機能の一部が、第１の実施形態のプラグイン３０６と異なる。以下、第１の実施形態の文書管理システム２００と異なる部分について説明する。
【００４１】
図８において、プラグイン８００は、アクセス回数設定部３０８の替わりに日付範囲ＵＩ設定部８０１、アクセス回数保持部３０９の替わりに日付範囲保持部８０２を有している。更に、プラグイン８００は、ショートカット識別子・アクセス回数登録部３１３の替わりにショートカット識別子・日付範囲登録部８０３、アクセス回数取得部３２０の替わりに日付範囲取得部８０４を有している。この他、プラグイン８００は、アクセス回数判別部３２１の替わりに日付範囲判別部８０５を有している。尚、プラグイン８００は、アクセス回数更新部３２２の機能を有さない。また、本実施形態の文書管理システム１２００では、図５に示したアクセス回数管理テーブル７００は不要である。
【００４２】
日付範囲ＵＩ設定部８０１は、ショートカット生成部３０１で生成されたショートカットを受信すると、日付範囲設定画面をディスプレイに表示して、日付範囲の入力をユーザに促す。日付範囲保持部８０２は、入力された日付範囲を保持する。
ショートカット識別子・日付範囲登録部８０３は、日付範囲保持部８０２が保持している日付範囲と、ショートカット識別子生成部３１２で生成されたショートカット識別子とを文書管理ＤＢ３０３内のショートカット管理テーブルに登録する。
【００４３】
図９は、ショートカットから文書を表示可能な日付範囲を管理するショートカット管理テーブルの一例を示す図である。
図９において、ショートカット管理テーブル１１００は、ショートカット識別子１１０１、開始日付１１０２、及び終了日付１１０３の３つのフィールドから構成される。
ショートカット識別子１１０１は、ショートカットを一意に識別するためのショートカット識別子を保持するフィールドである。開始日付１１０２は、ショートカットから文書を表示可能な日付範囲の開始日付（日時）を保持するフィールドである。終了日付１１０３は、ショートカットから文書を表示可能な日付範囲の終了日付（日時）を保持するフィールドである。
【００４４】
図８の説明に戻り、日付範囲取得部８０４は、ショートカット情報取得部３１７が取得したショートカット識別子をキーとして、ショートカット管理テーブル１１００が保持しているショートカットの開始日付１１０２と終了日付１１０３とを取得する。
日付範囲判別部８０５は、日付範囲取得部８０４が取得した"開始日付１１０２と終了日付１１０３"とに基づく日付範囲内に、文書を表示しようとする日付（現在の日付やショートカットを起動した日付等）が含まれているか否かを判別する。
【００４５】
図１０は、ショートカットを作成してメールを送信する際のＰＣ１１０の処理の一例を説明するフローチャートである
まず、ステップＳ９００において、ショートカット生成部３０１は、ユーザが選択した任意の文書のショートカットを生成する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ９００の処理を行うことによりショートカット生成手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ９０１において、日付範囲ＵＩ設定部８０１は、ステップＳ９０１で生成されたショートカットに対する日付範囲を設定する日付範囲設定画面をディスプレイに表示する。
次に、ステップＳ９０２において、日付範囲ＵＩ設定部８０１は、ユーザが日付範囲設定画面に対して日付範囲を入力するまで待機する。日付範囲を入力する方法としては、日付範囲を日付で直接入力する方法や、カレンダーのような画面から日付範囲を選択する方法等、種々の方法を採ることができる。そして、日付範囲が入力されると、ステップＳ９０３に進む。
【００４６】
ステップＳ９０３に進むと、日付範囲保持部８０２は、ステップＳ９０２で入力されたと判定された日付範囲の値を保持する。
次に、ステップＳ９０４において、メール生成部３１０は、ステップＳ９００で生成されたショートカットを添付したメールを生成する。
次に、ステップＳ９０５において、メール生成部３１０は、ステップＳ９０４で生成されたメールの宛先（宛先アドレス）がユーザによって入力されるまで待機する。宛先は１つでも複数でもよい。そして、ステップＳ９０４で生成されたメールの宛先が入力されると、ステップ９０６に進む。
ステップＳ９０６に進むと、メール生成部３１０は、ユーザによってメールの送信の実行が指示されるまで待機する。そして、メールの送信の実行が指示されると、ステップＳ９０７に進む。
【００４７】
ステップＳ９０７に進むと、メール生成部３１０は、メールに添付されているショートカットに、既存情報（ショートカット識別子と宛先アドレス）が既に設定されているか否かを判定する。この判定の結果、メールに添付されているショートカットに既存情報が設定されている場合には、ステップＳ９０８に進む。
ステップＳ９０８に進むと、メール生成部３１０は、ショートカット識別子とメールアドレスとがショートカットに既に設定されているため、メールを送信できないことをユーザに知らせるメッセージをディスプレイに表示する。そして、図１０のフローチャートによる処理を終了する。
【００４８】
一方、メールに添付されているショートカットに既存情報が設定されていない場合には、ステップＳ９０９に進む。ステップＳ９０９に進むと、ショートカット先文書識別子取得部３１１は、文書管理サーバ３０２から、ステップＳ９００で生成されたショートカットに結びついている文書の識別子（文書識別子）を取得する。
次に、ステップＳ９１０において、ショートカット識別子生成部３１２は、ステップＳ９０９で取得された文書識別子と、時間（時分秒）と、ＰＣ１１０の固有情報とを用いて、ショートカット識別子を生成する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ９１０の処理を行うことにより識別子生成手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ９１１において、ショートカット識別子・日付範囲登録部８０３は、ステップＳ９１０で生成されたショートカット識別子と、日付範囲保持部８０２が保持している日付範囲とをショートカット管理テーブル１１００に登録する。
以上のように本実施形態では、例えば、日付範囲により使用制限情報（使用期間）の一例が実現され、ステップＳ９１１の処理を行うことにより記憶手段の一例が実現される。
【００４９】
次に、ステップＳ９１２において、ショートカット情報設定部３１４は、ステップＳ９００で生成されたショートカットに、ステップ９１０で生成されたショートカット識別子と、ステップ９０７で入力されたと判定された宛先アドレスとを設定する。
以上のように本実施形態では、例えば、宛先アドレスにより宛先情報の一例が実現され、ステップＳ９１２の処理を行うことにより設定手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ９１３において、メール生成部３１０は、ステップＳ９１２でショートカット識別子及び宛先アドレスが設定されたショートカットを添付したメールを、ステップ９０５で入力されたと判定した宛先（例えばＰＣ１１１）に送信する。そして、図１０のフローチャートによる処理を終了する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ９１３の処理を行うことにより送信手段の一例が実現される。
【００５０】
図１１は、受信したメールに添付されているショートカットから文書を表示する際のＰＣ１１０の処理の一例を説明するフローチャートである。
まず、ステップＳ１０００において、ショートカット情報取得部３１７は、メーラ３０５が受信したメールに添付されているショートカットをユーザの指示に基づいて起動する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１０００の処理を行うことにより受信手段、起動手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ１００１において、ユーザ認証部３１５は、文書管理サーバ３０２に接続するために、ユーザ情報（ユーザ名、パスワード等）を入力してユーザ認証を行う。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１００１の処理を行うことにより認証手段の一例が実現される。
次に、ステップＳ１００２において、ユーザ認証部３１５は、ステップＳ１００１の認証の結果に基づいて、ユーザ認証に成功したか、失敗したかを判定する。この判定の結果、ユーザ認証に失敗した場合には、ステップＳ１００３に進む。そして、ステップＳ１００３において、ショートカット文書表示部３２３は、処理に失敗したために処理を終了することをユーザに知らせるメッセージ（エラーメッセージ）をディスプレイに表示する。そして、図１１のフローチャートによる処理を終了する。
【００５１】
一方、ユーザ認証に成功した場合には、ステップＳ１００４に進む。そして、ステップＳ１００４において、アクセス権取得部３１６は、ステップＳ１０００で起動したショートカットに結びついている文書のアクセス権を、文書管理サーバ３０２から取得する。
次に、ステップＳ１００５において、アクセス権取得部３１６は、ステップＳ１０００で起動したショートカットに結びついている文書のアクセス権があるか否かを判定する。この判定の結果、文書のアクセス権がある場合には、後述するステップＳ１０１２に進む。一方、文書のアクセス権がない場合には、ステップＳ１００６に進む。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１００５の処理を行うことにより第３の判定手段の一例が実現される。
【００５２】
ステップＳ１００６に進むと、ショートカット情報取得部３１７は、ステップＳ１０００で起動したショートカットより、当該ショートカットに設定されているメールアドレスを取得する。
次に、ステップＳ１００７において、本人メールアドレス取得部３１８は、メーラ３０５より、当該メーラ３０５に設定されている個人のメールアドレス（本人メールアドレス）を取得する。
次に、ステップＳ１００８において、アドレス比較部３１９は、ステップＳ１００６で取得された"ショートカットに設定されているメールアドレス"と、ステップＳ１００７で取得された"メーラ３０５に設定されている本人メールアドレス"とを比較する。
【００５３】
次に、ステップＳ１００９において、アドレス比較部３１９は、ステップＳ１００８で比較した結果に基づいて、本人メールアドレスが、ショートカットに設定されているメールアドレスと一致するか否かと判定する。
以上のように本実施形態では、例えば、本人メールアドレスにより、自身の所在を示す所在情報の一例が実現され、ステップＳ１００９の処理を行うことにより第１の判定手段の一例が実現される。
この判定の結果、本人メールアドレスが、ショートカットに設定されているメールアドレスと一つも一致しなかった場合には、前述したＳ１００３に進み、エラーメッセージが表示され、図１１のフローチャートによる処理を終了する。
一方、本人メールアドレスが、ショートカットに設定されているメールアドレスと一致した場合には、ステップＳ１０１０に進む。ステップＳ１０１０に進むと、日付範囲取得部８０４は、次の処理を行う。すなわち、日付範囲取得部８０４は、ステップＳ１０００で起動したショートカットに設定されているショートカット識別子をキーとして、ショートカット管理テーブル１１００に登録されている日付範囲（開始日付１１０２及び終了日付１１０３）を取得する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１０１０の処理を行うことにより取得手段の一例が実現される。
【００５４】
次に、ステップＳ１０１１において、日付範囲判別部８０５は、ステップＳ１０１０で取得された日付範囲内（開始日付１１０２から終了日付１１０３までの範囲内）に、文書を表示しようとする日付が含まれているか否かを判定する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１０１１の処理を行うことにより第２の判定手段の一例が実現される。
この判定の結果、ステップＳ１０１０で取得された日付範囲内に、文書を表示しようとする日付が含まれていない場合には、前述したステップＳ１００３に進む。そして、ステップＳ１００３において、エラーメッセージが表示され、図１１のフローチャートによる処理を終了する。
【００５５】
一方、ステップＳ１０１０で取得された日付範囲内に、文書を表示しようとする日付が含まれている場合には、ステップＳ１０１２に進む。ステップＳ１０１２に進むと、ショートカット文書表示部３２３は、ステップＳ１０００で起動したショートカットに結びついている文書のデータを、文書管理サーバ３０２から取得してディスプレイに表示する。そして、図１１のフローチャートによる処理を終了する。
以上のように本実施形態では、例えば、ステップＳ１０１２の処理を行うことにより許可手段の一例が実現される。
【００５６】
以上のように、日付範囲にて文書の表示を制限するようにしても、前述した第１の実施形態と同様の効果を得ることができる。
尚、アクセス回数と日付範囲との双方を用いて文書の表示を制限するようにしてもよい。また、本実施形態においても、第１の実施形態で説明した種々の変形例を採ることができる。
【００５７】
（本発明の他の実施形態）
前述した本発明の実施形態における文書管理システムを構成する各手段、並びに文書管理方法の各ステップは、コンピュータのＲＡＭやＲＯＭなどに記憶されたプログラムが動作することによって実現できる。このプログラム及び前記プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体は本発明に含まれる。
【００５８】
また、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、一つの機器からなる装置に適用してもよい。
【００５９】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図６、図７、図１０、図１１に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接、あるいは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。
【００６０】
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【００６１】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
【００６２】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。
【００６３】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
【００６４】
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【００６５】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【００６６】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【００６７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【００６８】
尚、前述した各実施形態は、何れも本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。すなわち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【００６９】
【図１】本発明の第１の実施形態を示し、文書管理システムの全体の構成の一例を示すブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施形態を示し、ＰＣにおいて動作する文書管理システムの構成の一例を説明するブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施形態を示し、文書管理システムにおけるソフトウェアの構成の一例を示す図である。
【図４】本発明の第１の実施形態を示し、ショートカットから文書を表示可能なアクセス回数を管理するショートカット管理テーブルの一例を示す図である。
【図５】本発明の第１の実施形態を示し、ユーザがショートカットから文書を表示した回数を管理するアクセス回数管理テーブルの一例を示す図である。
【図６】本発明の第１の実施形態を示し、ショートカットを作成してメールを送信する際のＰＣの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図７】本発明の第１の実施形態を示し、受信したメールに添付されているショートカットから文書を表示する際のＰＣの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図８】本発明の第２の実施形態を示し、文書管理システムにおけるソフトウェアの構成の一例を示す図である。
【図９】本発明の第２の実施形態を示し、ショートカットから文書を表示可能な日付範囲を管理するショートカット管理テーブルの一例を示す図である。
【図１０】本発明の第２の実施形態を示し、ショートカットを作成してメールを送信する際のＰＣの処理の一例を説明するフローチャートである。
【図１１】本発明の第２の実施形態を示し、受信したメールに添付されているショートカットから文書を表示する際のＰＣの処理の一例を説明するフローチャートである。
【符号の説明】
【００７０】
１１０、１１１ ＰＣ
２００、１２００ 文書管理システム
３００ 文書管理クライアント
３０２ 文書管理サーバ
３０４ メールサーバ
３０５ メーラ
３０６、８００ プラグイン
６００、１１００ ショートカット管理テーブル
７００ アクセス回数管理テーブル
【特許請求の範囲】
【請求項１】
文書のショートカットを生成するショートカット生成手段と、
前記ショートカット生成手段により生成されたショートカットを特定する識別子を生成する識別子生成手段と、
前記ショートカット生成手段により生成されたショートカットに対し、そのショートカットを特定する識別子と、そのショートカットの宛先となる宛先情報とを設定する設定手段と、
前記設定手段により識別子、及び宛先情報が設定されたショートカットを含む情報を外部装置に送信する送信手段と、
ショートカットを含む情報を外部装置から受信する受信手段と、
前記受信手段により受信されたショートカットを起動する起動手段と、
前記起動手段により起動されたショートカットに設定されている情報に基づいて、そのショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により文書へのアクセスが許可された後に、前記起動手段により起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する許可手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記識別子生成手段により生成された識別子と、前記文書の使用制限に関する使用制限情報とを相互に関連付けて記憶媒体に記憶する記憶手段と、
前記起動手段により起動されたショートカットに設定されている識別子に関連付けられて前記記憶手段により記憶されている使用制限情報を取得する取得手段とを有し、
前記判定手段は、前記起動手段により起動されたショートカットに設定されている宛先情報が、自身の所在を示す所在情報に対応しているか否かを判定する第１の判定手段と、
前記取得手段により取得された使用制限情報に基づいて、前記起動手段により起動されたショートカットに対応する文書の使用が制限されているか否かを判定する第２の判定手段とを有し、
前記許可手段は、前記第１の判定手段により宛先情報が所在情報に対応していると判定され、且つ前記第２の判定手段により文書の使用が制限されていると判定された後に、前記起動手段により起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記判定手段は、前記起動手段によりショートカットが起動されると、その起動を指示したユーザの認証を行う認証手段を有し、
前記第１の判定手段は、前記認証手段によりユーザが認証された後に、宛先情報が所在情報に対応しているか否かを判定することを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記判定手段は、前記起動手段によるショートカットの起動を指示したユーザが、そのショートカットに結びついている文書に対するアクセス権を有するか否かを判定する第３の判定手段を有し、
前記第１の判定手段は、前記第３の判定手段によりアクセス権を有さないと判定された後に、宛先情報が所在情報に対応しているか否かを判定することを特徴とする請求項２又は３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記使用制限情報は、前記文書に対するアクセス回数、又は前記文書の使用期間であることを特徴とする請求項２〜４の何れか１項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
文書のショートカットを生成するショートカット生成ステップと、
前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットを特定する識別子を生成する識別子生成ステップと、
前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットに対し、そのショートカットを特定する識別子と、そのショートカットの宛先となる宛先情報とを設定する設定ステップと、
前記設定ステップにより識別子、及び宛先情報が設定されたショートカットを含む情報を外部装置に送信する送信ステップと、
ショートカットを含む情報を外部装置から受信する受信ステップと、
前記受信ステップにより受信されたショートカットを起動する起動ステップと、
前記起動ステップにより起動されたショートカットに設定されている情報に基づいて、そのショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより文書へのアクセスが許可された後に、前記起動ステップにより起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する許可ステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
文書のショートカットを生成するショートカット生成ステップと、
前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットを特定する識別子を生成する識別子生成ステップと、
前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットに対し、そのショートカットを特定する識別子と、そのショートカットの宛先となる宛先情報とを設定する設定ステップと、
前記設定ステップにより識別子、及び宛先情報が設定されたショートカットを含む情報を外部装置に送信することを指示する送信ステップと、
外部装置から受信された情報に含まれるショートカットを起動する起動ステップと、
前記起動ステップにより起動されたショートカットに設定されている情報に基づいて、そのショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより文書へのアクセスが許可された後に、前記起動ステップにより起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する許可ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【請求項１】
文書のショートカットを生成するショートカット生成手段と、
前記ショートカット生成手段により生成されたショートカットを特定する識別子を生成する識別子生成手段と、
前記ショートカット生成手段により生成されたショートカットに対し、そのショートカットを特定する識別子と、そのショートカットの宛先となる宛先情報とを設定する設定手段と、
前記設定手段により識別子、及び宛先情報が設定されたショートカットを含む情報を外部装置に送信する送信手段と、
ショートカットを含む情報を外部装置から受信する受信手段と、
前記受信手段により受信されたショートカットを起動する起動手段と、
前記起動手段により起動されたショートカットに設定されている情報に基づいて、そのショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により文書へのアクセスが許可された後に、前記起動手段により起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する許可手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
【請求項２】
前記識別子生成手段により生成された識別子と、前記文書の使用制限に関する使用制限情報とを相互に関連付けて記憶媒体に記憶する記憶手段と、
前記起動手段により起動されたショートカットに設定されている識別子に関連付けられて前記記憶手段により記憶されている使用制限情報を取得する取得手段とを有し、
前記判定手段は、前記起動手段により起動されたショートカットに設定されている宛先情報が、自身の所在を示す所在情報に対応しているか否かを判定する第１の判定手段と、
前記取得手段により取得された使用制限情報に基づいて、前記起動手段により起動されたショートカットに対応する文書の使用が制限されているか否かを判定する第２の判定手段とを有し、
前記許可手段は、前記第１の判定手段により宛先情報が所在情報に対応していると判定され、且つ前記第２の判定手段により文書の使用が制限されていると判定された後に、前記起動手段により起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
【請求項３】
前記判定手段は、前記起動手段によりショートカットが起動されると、その起動を指示したユーザの認証を行う認証手段を有し、
前記第１の判定手段は、前記認証手段によりユーザが認証された後に、宛先情報が所在情報に対応しているか否かを判定することを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項４】
前記判定手段は、前記起動手段によるショートカットの起動を指示したユーザが、そのショートカットに結びついている文書に対するアクセス権を有するか否かを判定する第３の判定手段を有し、
前記第１の判定手段は、前記第３の判定手段によりアクセス権を有さないと判定された後に、宛先情報が所在情報に対応しているか否かを判定することを特徴とする請求項２又は３に記載の文書管理システム。
【請求項５】
前記使用制限情報は、前記文書に対するアクセス回数、又は前記文書の使用期間であることを特徴とする請求項２〜４の何れか１項に記載の文書管理システム。
【請求項６】
文書のショートカットを生成するショートカット生成ステップと、
前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットを特定する識別子を生成する識別子生成ステップと、
前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットに対し、そのショートカットを特定する識別子と、そのショートカットの宛先となる宛先情報とを設定する設定ステップと、
前記設定ステップにより識別子、及び宛先情報が設定されたショートカットを含む情報を外部装置に送信する送信ステップと、
ショートカットを含む情報を外部装置から受信する受信ステップと、
前記受信ステップにより受信されたショートカットを起動する起動ステップと、
前記起動ステップにより起動されたショートカットに設定されている情報に基づいて、そのショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより文書へのアクセスが許可された後に、前記起動ステップにより起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する許可ステップとを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】
文書のショートカットを生成するショートカット生成ステップと、
前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットを特定する識別子を生成する識別子生成ステップと、
前記ショートカット生成ステップにより生成されたショートカットに対し、そのショートカットを特定する識別子と、そのショートカットの宛先となる宛先情報とを設定する設定ステップと、
前記設定ステップにより識別子、及び宛先情報が設定されたショートカットを含む情報を外部装置に送信することを指示する送信ステップと、
外部装置から受信された情報に含まれるショートカットを起動する起動ステップと、
前記起動ステップにより起動されたショートカットに設定されている情報に基づいて、そのショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可するか否かを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにより文書へのアクセスが許可された後に、前記起動ステップにより起動されたショートカットに結びついている文書へのアクセスを許可する許可ステップとをコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。
【図１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【図２】
【図３】
【図４】
【図５】
【図６】
【図７】
【図８】
【図９】
【図１０】
【図１１】
【公開番号】特開２００９−２９５０３８（Ｐ２００９−２９５０３８Ａ）
【公開日】平成２１年１２月１７日（２００９．１２．１７）
【国際特許分類】
【出願番号】特願２００８−１４９７９６（Ｐ２００８−１４９７９６）
【出願日】平成２０年６月６日（２００８．６．６）
【出願人】（０００００１００７）キヤノン株式会社 (59,756)
【Ｆターム（参考）】
【公開日】平成２１年１２月１７日（２００９．１２．１７）
【国際特許分類】
【出願日】平成２０年６月６日（２００８．６．６）
【出願人】（０００００１００７）キヤノン株式会社 (59,756)
【Ｆターム（参考）】
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