文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラム
【課題】コピー条件を満たしてコピーをした後もその紙媒体の配布先の追跡を可能にする文書管理を提供することを目的とする。
【解決手段】 利用者のユーザ情報を取得するユーザ認証部(動作202)と、原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取部(動作207)と、原稿をコピーするにあたり、前記ユーザ認証部で読取ったユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断する判断部(動作208)と、この判断部によってコピー権限があると判断されると、前記読取部で読取った原稿とともに前記読取部で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力部(動作212)を備えている。
【解決手段】 利用者のユーザ情報を取得するユーザ認証部(動作202)と、原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取部(動作207)と、原稿をコピーするにあたり、前記ユーザ認証部で読取ったユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断する判断部(動作208)と、この判断部によってコピー権限があると判断されると、前記読取部で読取った原稿とともに前記読取部で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力部(動作212)を備えている。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
電子化されたファイルは、誰がアクセスしたかなどの追跡情報を管理することができる。しかし、電子化されたファイルも印刷をされた後ではコピーが容易にできてしまい管理が行き届かない。紙媒体に印刷された原稿をコピーする際に、原稿の複製の禁止を解除する条件を満たしたときのみコピーをすることができる技術の開示がある(特許文献1)。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0003】
しかしながら、この技術ではコピーした後の配布先など追跡ができない問題が残る。
【0004】
そこで、コピー条件を満たしてコピーをした後もその紙媒体の配布先の追跡を可能にする文書管理を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0005】
本発明は、利用者のユーザ情報を取得するユーザ認証部と、原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取部と、原稿をコピーするにあたり、前記ユーザ認証部で読取ったユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断する判断部と、この判断部によってコピー権限があると判断されると、前記読取部で読取った原稿とともに前記読取部で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力部を備えている。
【発明の効果】
【0006】
コピー条件を満たしてコピーをした後もその紙媒体の配布先の追跡が確実にできる。
【図面の簡単な説明】
【0007】
【図1】第1の実施形態のMFPのブロック図
【図2】実施の形態でプロセッサの動作を説明するフローチャート
【図3】配布先選択画面の図
【図4】印刷される台帳のイメージを説明する図
【図5】第1の実施形態のスキャン動作の詳細を説明するフローチャート
【図6】新しいQRコードを付加したコピー動作の詳細説明するフローチャート
【図7】第2の実施形態の全体を説明する図
【図8】第2の実施形態のMFPのブロック図
【図9】第2の実施形態のサーバのブロック図
【図10】第2の実施形態のスキャン動作の詳細を説明するフローチャート
【図11】第2の実施形態のサーバの動作を説明するフローチャート
【発明を実施するための形態】
【0008】
第1の実施の形態について図1から図6迄を参照にして説明をする。
【0009】
図1は文書管理システムとしてのMFP(Multi Function peripheral)のブロック図である。本実施の形態ではMFP1は一部のサーバ機能も兼ね備えている例で説明をする。
【0010】
MFP1は装置全体の動作を司るプロセッサ11と主記憶部12を備えている。主記憶部12は装置の制御プログラムを記憶しているメモリや各種の動作を行う際に一時的にデータを記憶しているメモリを含んでいる。また、MFP1はユーザの認証情報を読取るためのタグリーダ部13と、紙原稿等を読取るためのスキャナ部14と、このスキャナ部14で読取った原稿を紙コピー画像出力するプリンタ部15を備えている。スキャナ部14は周知のCCD(Charge Coupled Device)イメージセンサを備えており、単色読取カラー読取いずれを内在させてもよい。また、スキャナ部14は複数の原稿を連続的に読取るために自動原稿送装置も備えている。プリンタ部15は例えば電子写真方式のプリンタやインクジェット方式のプリンタなど周知のものでよく、記録方式は問わない。さらにMFP1はコピー情報を表示する表示器を含む表示部16とコピー部数などを入力するための入力パネルを含む入力部17を含む。入力パネルは表示器と一体的にしたタッチパネルであってもよい。
【0011】
MFP1は外部からのデータ受信をし、外部へデータを送信するための外部インターフェース部18を備えている。また、MFP1はコピーされた原稿を追跡管理するための情報を記憶している追跡管理データベース(追跡管理DB)21と、文書を管理している文書管理データベース(文書管理DB)22を備えている。この追跡管理DB21と文書管理DB22は一体的に設けてもよい。
【0012】
次に図2のフローチャートを用いて本実施の形態のコピー動作について説明をする。
【0013】
プロセッサ11は、タグリーダ部13のタグリーダの読取可能領域にタグがあるか否かの読取指示を出す(動作201)。プロセッサ11は、タグリーダからの情報に基づいて、MFP1の近傍にいる利用者(ユーザ)の認証を行う(動作202)。プロセッサ11は、ユーザの認証の際にユーザ名及びそのユーザ自身に与えられている権限などの情報を得る。プロセッサ11は、ユーザ自身に与えられている権限に基づいて、配布先選択画面を表示部16に表示する指示を出す(動作203)。
【0014】
図3にプロセッサ11の表示指示に基づき表示部16が表示した配布先選択画面について説明をする。画面左上にこのモードが追跡コピーモードである表示をしている。画面右上に今回のコピー操作者の氏名を表示している。画面中央左側に配布先の組織名が表示されている。この例では営業部と企画部が候補になっており、現在営業部の社員氏名が中央部分に表示され、配布先対象の有無のマークも示されている。中央部右側には配布先追加ボタンと新規配布先ボタンが表示されている。画面左下側には管理台帳出力ボタンが表示されている。画面右下にはコピーボタンが表示され、コピー開始時にはこのコピーボタンが押される。
【0015】
図2に戻り、プロセッサ11は、図3に示した画面が表示されている状態で、コピースタートボタンが押されたか否かを判断する(動作204)。プロセッサ11は、コピーボタンが押されていないと判断をしたならば(動作204のN)、所定時間ごとに同じ動作を繰り返す。プロセッサ11は、コピースタートボタンが押されたと判断したならば(動作204のY)、入力部17から入力されたコピー部数nの情報を取得する(動作205)。次にプロセッサ11は、図3に示した画面で確定した配布情報を取得する(動作206)。プロセッサ11は、次にスキャナ部14にセットされている原稿を読取り動作を行う(動作207)。動作207のスキャン動作の詳細については後述をする。この動作207が、原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取部である。
【0016】
プロセッサ11は、動作207のスキャン動作の終了後に、コピー権限は満たしているか否かを判断する(動作208)。すなわち動作208は判断部として、原稿をコピーするにあたり、動作202で認証したユーザ情報及び動作207で読取った原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断している。プロセッサ11は、コピー権限は満たしていないと判断した場合(動作208のN)、エラーメッセージを表示部16に表示するように指示を出す(動作209)。プロセッサ11は、エラーメッセージを出す際にコピー指示した内容もキャンセルされた旨の表示も行うように指示する。そして、プロセッサ11は本動作を終了する。
【0017】
プロセッサ11は、コピー権限は満たしていと判断した場合(動作208のY)、プロセッサ11はコピー動作のために変数をm=1にセットして変数mを初期化する(動作210)。この変数mはコピー完了部数を示している。プロセッサ11は、新しいQRコードを付加したコピーの指示をプリンタ部15に指示を出す(動作211)。この新しいQRコードを付加したコピーの動作についての詳細は後述する。QRコードには追跡情報自体もしくは追跡情報に関する情報が内在している。本実施の形態では、追跡情報自体もしくは追跡情報に関する情報双方を追跡情報と定義する。この動作211は、スキャナ部14で読取った原稿とともにスキャナ部14で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力部である。
【0018】
新しいQRコードを付加したコピーの動作について動作が完了をすると、完了部数を示す変数mをインクリメントする(動作212)。プロセッサ11はコピーが終了か否かを判断する(動作213)。すなわちコピー完了部数を示す変数mが動作205で取得したコピー部数情報nと一致しているか否かを判断する。プロセッサ11は、コピーが終了したと判断できない場合には(動作213のN)、動作210に戻る。プロセッサ11は、コピーが終了したと判断できた場合には(動作213のY)、追跡管理DB21と文書管理DB22の情報を更新する(動作214)。
【0019】
続いてプロセッサ11は、台帳印刷をするか否かを判断する(動作215)。この判断は動作206で配布情報を取得した際に図3に示す管理台帳出力ボタンが押されたか否かで把握することができる。プロセッサ11は台帳印刷をすると判断したならば(動作215のY)、プリンタ部15に台帳印刷をするように指示を出す(動作216)。プロセッサ11は台帳印刷をすると判断しないならば(動作215のN)、そのまま動作を終了する。
【0020】
図4は印刷された台帳のイメージである。台帳は原本の一つのみの情報と配布先の少なくとも一つの配布先が示されている。原本情報は追跡情報の一部である識別を示すID番号と、配布者すなわちコピーを実行したものの氏名と、配布日時であるコピー指示日時及びその他追跡のために用いる追跡情報を含んだQRコードが示されている。また、各配布先情報は追跡情報の一部である識別を示すID番号と、配布を受けたものの氏名と、追跡のために用いるQRコード及び回収した際に日にちを書き込める回収日枠が示されている。この例では配布先が複数あり、原本のID番号と異なるとともにそれぞれの新たに配布する資料のID番号同士も異なっている。このため、複数コピーをした際でも、配布経路を確実に追跡できるようになっている。
【0021】
次に、図5を用いて動作207のスキャン動作の詳細について説明をする。
【0022】
プロセッサ11はスキャナ部14に対してスキャナ部14にセットされている原稿をスキャンするように指示をする(動作231)。このとき原稿の特定の場所に追跡情報が記録されており、この追跡情報の中に原稿の識別を示す識別情報も含まれている。プロセッサ11は、スキャナ部14で読取られたイメージ画像の中から追跡情報であるQRコードを見つけ出し、配布先情報などを取得する(動作232)。プロセッサ11は、動作232で見つけ出したQRコードが適正に取得できているかを判断する(動作233)。プロセッサ11は、QRコードが適正に取得できていると判断した場合(動作233のY)、動作202でユーザ認証した際に取得したタグデータからユーザ(利用者)情報を取得する(動作234)。プロセッサ11は、動作232で取得した配布先情報と動作234で取得したユーザ情報とを比較して、同一であるか否かを判断する(動作235)。すなわち、ユーザは原稿を受取った本人であるか否かを判断する。
【0023】
プロセッサ11は、同一人物である判断した場合(動作235のY)、動作206で取得した配布先の権限情報を取得する(動作246)。プロセッサ11は、新たに配布する先の人物は配布許可の条件を満たすか否かを判断する(動作247)。プロセッサ11は、新たに配布する先の人物は配布許可の条件を満たすと判断した場合(動作247のY)、コピーの許可装置の情報を取得する(動作248)。プロセッサ11は、当該MFPでコピーすることは許可条件を満たすか否かを判断する(動作249)。例えば、文書管理システムが一つのMFPで実現されている場合は、他のMFPでプリントされた資料についてコピーを不可とする情報などが該当する。プロセッサ11は、当該MFPでコピーすることは条件を満たすと判断した場合(動作249のY)、保持期限情報を取得する(動作250)。すなわちこれからコピーをする原稿はコピー許可期日ないか否かを判断する。
【0024】
プロセッサ11は、保持期限情報の許可条件を満たすか否かを判断する(動作251)。プロセッサ11は、保持期限情報の許可条件を満たすと判断した場合(動作250のY)、コピー世代情報を取得する(動作252)。すなわち、原稿を受領したものがコピー配布をするまでは許可を認めるが、その配布を受けた原稿に対しては更なるコピーを認めない場合がある。場合によっては2世代目のコピーを認める(孫コピーを認める)が3世代目のコピーを認めない場合もある。このような場合に該当するためにコピー世代情報を取得する。プロセッサ11は、取得したコピー世代情報は許可条件を満たしているか否かを判断する(動作253)。プロセッサ11は、取得したコピー世代情報は許可条件を満たしていると判断した場合(動作253のY)、コピー部数情報を取得する(動作254)。プロセッサ11は、取得したコピー部数は許可条件を満たしているか否かを判断する(動作255)。プロセッサ11は、コピー部数は許可条件を満たしていると判断した場合には(動作255のY)、過去からのコピー部数の合計部数の情報を所得する(動作256)。プロセッサ11は、取得したコピー部数の合計部数は許可条件を満たしているか否かを判断する(動作257)。すなわち、プロセッサ11は、過去の合計コピー部数に今回のコピー部数nを加算した場合予め決められているコピー部数の上限を超えるか否かを判断する。プロセッサ11は、合計部数は許可条件を満たしていると判断した場合(動作257のY)、権限をOK状態に記憶する(動作258)。
【0025】
一方、プロセッサ11は、QRコードが適正に取得できない場合(動作233のN)、利用者とコピー配布受け者が同一人物と判断できない場合(動作235のN)、新たに配布する先の人物は配布許可の条件を満たさない場合(動作247のN)、当該MFPでコピーすることは許可条件を満たさないと判断した場合(動作249のN)、保持期限情報の許可条件を満たさないと判断した場合(動作251のN)、コピー世代情報は許可条件を満たさないと判断した場合(動作253のN)、コピー部数は許可条件を満たさないと判断した場合(動作255のN)、合計コピー部数は許可条件を満たさないと判断した場合(動作257のN)、権限をNG状態に記憶する(動作262)。
【0026】
次に図6を用いて動作211の新しいQRコードを付加したコピー動作の詳細について説明をする。
【0027】
プロセッサ11は、新しいID情報を取得する(動作271)。このときの新しいIDは過去に付与していない新規のID番号(識別番号)を付与する。コピーが複数ある場合にはコピー資料同士が異なるID番号になるように作成する。例えば、今までのID番号を所定桁数桁上げした後に、現在の変数mを下位の桁に付加する形でもよい。プロセッサ11は新しい配布先を動作206で取得した情報に基づき取得する(動作272)。プロセッサ11は、動作250でQRコードから取得した保持期限情報を取得する(動作273)。プロセッサ11は、動作252でQRコードから取得した取得したコピー世代情報に基づいて新たなコピー世代情報を取得する(動作274)。例えば、第1世代の原稿をコピーしたならば第2世代の情報に変更したり、コピー可能な残り世代数の情報に変更したりすることが相当する。次にプロセッサ11は、合計コピー部数情報を取得する(動作275)。すなわち、今までの合計部数の値に今回のコピー部数を加算する。次にプロセッサ11は、コピー許可装置の情報を取得する(動作276)。プロセッサ11は、動作271〜276で取得した情報に基づいて、新たなQRコードを作成する(動作277)。プロセッサ11は、動作231の指示に基づいて読取ったイメージ情報に対して、読取時のQRコードのイメージ部分に動作277で作成したQRコードを埋込み、新しいイメージ画像を作成する(動作278)。プロセッサ11は、新しいQRコードが埋め込まれたイメージ画像をプリンタ部15にコピーする指示を出す(動作275)。
【0028】
本実施の形態では、QRコードからMFP1の内部データベースから総ての追跡情報が取得されることを前提にして説明をしたがこれに限定はされず、QRコードに基づいてMFP1の外部から追跡情報を取得するようにしてもよい。また、追跡情報を得るためにQRコードを用いて説明をしたが、これに限定はされず、OCR可能文字、1次元バーコード、カラーコードを含む2次元バーコード、隠し文字印刷、紫外線インクの利用など、追跡情報が読取可能であれば何れの方式を用いてもよい。また、許可条件を満たすか否かを判断する項目は図5で説明をした総て含めることなく、一部であってもよいし他に加えてもよい。
【0029】
また、本実施の形態では動作201において、プロセッサ11は、ユーザ認証をするためにタグリーダを用いて情報を読取るようにした。しかしながら、認証方法はこれに限定されず、入力部17からパスワードを入力する画面を表示するように指示をしてもよい。また、ユーザ認証については周知のユーザ認証の方法何れかを限定するものではない。
【0030】
また、本実施の形態では動作208において権限がNGの場合、エラーメーセージを表示するように指示を出して、動作を終わるようにしているが、これに限らず、動作209の後に動作207に戻るようにしてもよい。
【0031】
また、プロセッサ11は、動作211の新しいQRコードを付加したコピー動作の最中に入力部17からキャンセル指示の入力を受信した場合に、コピー動作を中止する指示を出してもよい。この場合、プロセッサ11は、キャンセルした旨を表示部16に表示させる指示を出してもよい。キャンセル表示は、既にコピーを完了した配布者用と、まだコピーが済んでいない配布者用が区別できる表示をしてもよい。
【0032】
さらに、プロセッサ11は、動作211の新しいQRコードを付加したコピー動作の最中にコピー中の旨を示す表示を表示部16に表示するように指示をしてもよい。このとき、既にコピーを完了した配布者用と、まだコピーが済んでいない配布者用が区別できる表示をしてもよい。また、現在どの配布者用のコピーをしているか認識できる表示をしてもよい。プロセッサ11は、コピー動作が完了した場合(動作213のY)、表示部16に確認画面としてコピー完了を示す表示を指示してもよい。また、キャンセル画面、コピー中画面、確認画面について、台帳印刷の項目も合わせて表示をさせてもよい。
【0033】
次に第2の実施の形態について図7から図11迄を参照にして説明をする。
【0034】
図7の文書管理システムはネットワークを介して複数の装置で実現しており、第1の実施の形態で文書管理システムがMFP1の内部だけで実現している点と異なっている。コピー動作を行うMFP1と、外部とのデータの送信受信を行うためのインターフェースを備え、電子化されたファイル閲覧や電子化されたファイルを印刷指示するためのパーソナルコンピュータ2と、追跡管理及び文書を管理するためのデータベースを有するサーバ3と、がネットワークを介して接続されている。
【0035】
図8はMFP1のブロック図である。第1の実施の形態と異なるところは、追跡管理DB21と、文書を管理している文書管理DB22を備えていない点である。その他は第1の実施の形態と同じであるため説明を省略する。
【0036】
図9はサーバ3のブロック図である。サーバ3は装置全体の動作を司るプロセッサ31と主記憶部32を備えている。主記憶部32は装置の制御プログラムを記憶しているメモリや各種の動作を行う際に一時的にデータを記憶しているメモリを含んでいる。また、サーバ3は、MFP1でコピーされた原稿を追跡管理するための情報を記憶している追跡管理DB21と、文書を管理している文書管理DB22を備えている。また、サーバ3の情報は外部インターフェース部33を介してネットワークに接続されているMFP1やパーソナルコンピュータ2などと接続されている。
【0037】
次に第2の実施の形態におけるコピー動作について説明をする。全体的な動作説明は第1の実施の形態で示した図2と同様であるため、説明を省略する。次に第2の実施の形態におけるスキャン動作(動作207)のサブフローについて図10のフローチャートを用いて説明をする。
【0038】
図10において、プロセッサ31の動作331〜動作335は、図5におけるプロセッサ11の動作231〜動作235と同一のため説明を省略する。プロセッサ31は、動作332で取得したQRコードの中から原稿の識別を示すコードを見つけ出し、その識別コードを外部インターフェース部18及びネットワークを介してサーバ3に送信する(動作336)。プロセッサ11は、動作336の問合せ後所定時間後に外部インターフェース部18を介して、動作336の問合せに関する応答があったか否かを判断する(動作337)。プロセッサ11は、問合せに関する応答がないと判断した場合(動作337のN)、さらに所定時間後に応答があったか否かを判断する。プロセッサ11は、問合せに関する応答があったと判断した場合(動作337のN)、指示したコピーの権限がOKすなわち指示したコピーの権限が満たされているか否かを判断する(動作338)。プロセッサ11は、指示したコピーの権限が満たされていると判断した場合(動作338のY)、指示したコピーの権限をOK状態にして記憶して(動作339)、図9の動作を終了する。一方、プロセッサ11は、指示したコピーの権限が満たされていないと判断した場合(動作338のN)、指示したコピーの権限をNG状態にして記憶する(動作340)、図9の動作を終了する。
【0039】
次に図11のフローチャートを用いてサーバ3の権限確定動作について説明をする。プロセッサ31は、動作336でMFP1からコピーの権限に関する問い合わせを、外部インターフェース部33を介して受信する(動作345)。動作346〜動作358に関しては、動作の主体がMFP1のプロセッサ11からサーバ3のプロセッサ31に代わった以外動作内容は図2で示した246〜動作258と同様であるため、説明を省略する。
【0040】
動作358の終了後、プロセッサ31は、権限情報(権限がOKの旨)を、外部インターフェース部33を介してMFP1へ送信をする(動作359)。プロセッサ31は、新しいIDコードの発行及びその情報をMFP1に送信をする(動作360)。MFP1でコピーの際に同一IDを利用する場合、送信は行わない。一方、プロセッサ31は、新たに配布する先の人物は配布許可の条件を満たさない場合(動作347のN)、当該MFPでコピーすることは許可条件を満たさないと判断した場合(動作349のN)、保持期限情報の許可条件を満たさないと判断した場合動作351のN)、コピー世代情報は許可条件を満たさないと判断した場合(動作353のN)、コピー部数は許可条件を満たさないと判断した場合(動作355のN)、合計コピー部数は許可条件を満たさないと判断した場合(動作357のN)、権限をNG状態に記憶する(動作362)。プロセッサ31は、権限情報(権限がNGの旨)を、外部インターフェース部33を介してMFP1へ送信をする(動作363)。
【0041】
第1の実施の形態で補足的に説明を加えた事項についは、第2の実施の形態でも実行させてもよい。また、第2の実施の形態において、一つのサーバの中に複数のデータベースを備える例を示したが、一つのサーバに一つのデータベースで動作を行わせてもよい。さらに、第2の実施の形態では画像読取機能と印字機構を備えた一つのMFPをネットワークにつなげる形をとったが、これに限定されず、ネットワーク上にスキャナとプリンタを接続させ、本実施の形態を実現させてもよい。
【0042】
第1の実施の形態と第2の実施の形態に示したとおり、コピー動作のたびに新しいQRコードなどの権限や識別の情報を原稿に付与して紙媒体などに出力をするので、プリントアウトの配布後にコピーを行っても、配布先の追跡を可能にする文書管理システムを提供している。
【0043】
本実施の形態では装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、CD−ROM等プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のOS(オペレーティング・システム)等と協働してその機能を実現させるものであってもよい。
【符号の説明】
【0044】
11・・・プロセッサ(MFP)
14・・・スキャナ部
15・・・プリンタ部
31・・・プロセッサ(MFP)
動作202・・・ユーザ認証部
動作207・・・読取部
動作208・・・判断部
動作212・・・画像出力部
【先行技術文献】
【特許文献】
【0045】
【特許文献1】特開2009−105529公報
【技術分野】
【0001】
本発明は、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
電子化されたファイルは、誰がアクセスしたかなどの追跡情報を管理することができる。しかし、電子化されたファイルも印刷をされた後ではコピーが容易にできてしまい管理が行き届かない。紙媒体に印刷された原稿をコピーする際に、原稿の複製の禁止を解除する条件を満たしたときのみコピーをすることができる技術の開示がある(特許文献1)。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0003】
しかしながら、この技術ではコピーした後の配布先など追跡ができない問題が残る。
【0004】
そこで、コピー条件を満たしてコピーをした後もその紙媒体の配布先の追跡を可能にする文書管理を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0005】
本発明は、利用者のユーザ情報を取得するユーザ認証部と、原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取部と、原稿をコピーするにあたり、前記ユーザ認証部で読取ったユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断する判断部と、この判断部によってコピー権限があると判断されると、前記読取部で読取った原稿とともに前記読取部で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力部を備えている。
【発明の効果】
【0006】
コピー条件を満たしてコピーをした後もその紙媒体の配布先の追跡が確実にできる。
【図面の簡単な説明】
【0007】
【図1】第1の実施形態のMFPのブロック図
【図2】実施の形態でプロセッサの動作を説明するフローチャート
【図3】配布先選択画面の図
【図4】印刷される台帳のイメージを説明する図
【図5】第1の実施形態のスキャン動作の詳細を説明するフローチャート
【図6】新しいQRコードを付加したコピー動作の詳細説明するフローチャート
【図7】第2の実施形態の全体を説明する図
【図8】第2の実施形態のMFPのブロック図
【図9】第2の実施形態のサーバのブロック図
【図10】第2の実施形態のスキャン動作の詳細を説明するフローチャート
【図11】第2の実施形態のサーバの動作を説明するフローチャート
【発明を実施するための形態】
【0008】
第1の実施の形態について図1から図6迄を参照にして説明をする。
【0009】
図1は文書管理システムとしてのMFP(Multi Function peripheral)のブロック図である。本実施の形態ではMFP1は一部のサーバ機能も兼ね備えている例で説明をする。
【0010】
MFP1は装置全体の動作を司るプロセッサ11と主記憶部12を備えている。主記憶部12は装置の制御プログラムを記憶しているメモリや各種の動作を行う際に一時的にデータを記憶しているメモリを含んでいる。また、MFP1はユーザの認証情報を読取るためのタグリーダ部13と、紙原稿等を読取るためのスキャナ部14と、このスキャナ部14で読取った原稿を紙コピー画像出力するプリンタ部15を備えている。スキャナ部14は周知のCCD(Charge Coupled Device)イメージセンサを備えており、単色読取カラー読取いずれを内在させてもよい。また、スキャナ部14は複数の原稿を連続的に読取るために自動原稿送装置も備えている。プリンタ部15は例えば電子写真方式のプリンタやインクジェット方式のプリンタなど周知のものでよく、記録方式は問わない。さらにMFP1はコピー情報を表示する表示器を含む表示部16とコピー部数などを入力するための入力パネルを含む入力部17を含む。入力パネルは表示器と一体的にしたタッチパネルであってもよい。
【0011】
MFP1は外部からのデータ受信をし、外部へデータを送信するための外部インターフェース部18を備えている。また、MFP1はコピーされた原稿を追跡管理するための情報を記憶している追跡管理データベース(追跡管理DB)21と、文書を管理している文書管理データベース(文書管理DB)22を備えている。この追跡管理DB21と文書管理DB22は一体的に設けてもよい。
【0012】
次に図2のフローチャートを用いて本実施の形態のコピー動作について説明をする。
【0013】
プロセッサ11は、タグリーダ部13のタグリーダの読取可能領域にタグがあるか否かの読取指示を出す(動作201)。プロセッサ11は、タグリーダからの情報に基づいて、MFP1の近傍にいる利用者(ユーザ)の認証を行う(動作202)。プロセッサ11は、ユーザの認証の際にユーザ名及びそのユーザ自身に与えられている権限などの情報を得る。プロセッサ11は、ユーザ自身に与えられている権限に基づいて、配布先選択画面を表示部16に表示する指示を出す(動作203)。
【0014】
図3にプロセッサ11の表示指示に基づき表示部16が表示した配布先選択画面について説明をする。画面左上にこのモードが追跡コピーモードである表示をしている。画面右上に今回のコピー操作者の氏名を表示している。画面中央左側に配布先の組織名が表示されている。この例では営業部と企画部が候補になっており、現在営業部の社員氏名が中央部分に表示され、配布先対象の有無のマークも示されている。中央部右側には配布先追加ボタンと新規配布先ボタンが表示されている。画面左下側には管理台帳出力ボタンが表示されている。画面右下にはコピーボタンが表示され、コピー開始時にはこのコピーボタンが押される。
【0015】
図2に戻り、プロセッサ11は、図3に示した画面が表示されている状態で、コピースタートボタンが押されたか否かを判断する(動作204)。プロセッサ11は、コピーボタンが押されていないと判断をしたならば(動作204のN)、所定時間ごとに同じ動作を繰り返す。プロセッサ11は、コピースタートボタンが押されたと判断したならば(動作204のY)、入力部17から入力されたコピー部数nの情報を取得する(動作205)。次にプロセッサ11は、図3に示した画面で確定した配布情報を取得する(動作206)。プロセッサ11は、次にスキャナ部14にセットされている原稿を読取り動作を行う(動作207)。動作207のスキャン動作の詳細については後述をする。この動作207が、原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取部である。
【0016】
プロセッサ11は、動作207のスキャン動作の終了後に、コピー権限は満たしているか否かを判断する(動作208)。すなわち動作208は判断部として、原稿をコピーするにあたり、動作202で認証したユーザ情報及び動作207で読取った原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断している。プロセッサ11は、コピー権限は満たしていないと判断した場合(動作208のN)、エラーメッセージを表示部16に表示するように指示を出す(動作209)。プロセッサ11は、エラーメッセージを出す際にコピー指示した内容もキャンセルされた旨の表示も行うように指示する。そして、プロセッサ11は本動作を終了する。
【0017】
プロセッサ11は、コピー権限は満たしていと判断した場合(動作208のY)、プロセッサ11はコピー動作のために変数をm=1にセットして変数mを初期化する(動作210)。この変数mはコピー完了部数を示している。プロセッサ11は、新しいQRコードを付加したコピーの指示をプリンタ部15に指示を出す(動作211)。この新しいQRコードを付加したコピーの動作についての詳細は後述する。QRコードには追跡情報自体もしくは追跡情報に関する情報が内在している。本実施の形態では、追跡情報自体もしくは追跡情報に関する情報双方を追跡情報と定義する。この動作211は、スキャナ部14で読取った原稿とともにスキャナ部14で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力部である。
【0018】
新しいQRコードを付加したコピーの動作について動作が完了をすると、完了部数を示す変数mをインクリメントする(動作212)。プロセッサ11はコピーが終了か否かを判断する(動作213)。すなわちコピー完了部数を示す変数mが動作205で取得したコピー部数情報nと一致しているか否かを判断する。プロセッサ11は、コピーが終了したと判断できない場合には(動作213のN)、動作210に戻る。プロセッサ11は、コピーが終了したと判断できた場合には(動作213のY)、追跡管理DB21と文書管理DB22の情報を更新する(動作214)。
【0019】
続いてプロセッサ11は、台帳印刷をするか否かを判断する(動作215)。この判断は動作206で配布情報を取得した際に図3に示す管理台帳出力ボタンが押されたか否かで把握することができる。プロセッサ11は台帳印刷をすると判断したならば(動作215のY)、プリンタ部15に台帳印刷をするように指示を出す(動作216)。プロセッサ11は台帳印刷をすると判断しないならば(動作215のN)、そのまま動作を終了する。
【0020】
図4は印刷された台帳のイメージである。台帳は原本の一つのみの情報と配布先の少なくとも一つの配布先が示されている。原本情報は追跡情報の一部である識別を示すID番号と、配布者すなわちコピーを実行したものの氏名と、配布日時であるコピー指示日時及びその他追跡のために用いる追跡情報を含んだQRコードが示されている。また、各配布先情報は追跡情報の一部である識別を示すID番号と、配布を受けたものの氏名と、追跡のために用いるQRコード及び回収した際に日にちを書き込める回収日枠が示されている。この例では配布先が複数あり、原本のID番号と異なるとともにそれぞれの新たに配布する資料のID番号同士も異なっている。このため、複数コピーをした際でも、配布経路を確実に追跡できるようになっている。
【0021】
次に、図5を用いて動作207のスキャン動作の詳細について説明をする。
【0022】
プロセッサ11はスキャナ部14に対してスキャナ部14にセットされている原稿をスキャンするように指示をする(動作231)。このとき原稿の特定の場所に追跡情報が記録されており、この追跡情報の中に原稿の識別を示す識別情報も含まれている。プロセッサ11は、スキャナ部14で読取られたイメージ画像の中から追跡情報であるQRコードを見つけ出し、配布先情報などを取得する(動作232)。プロセッサ11は、動作232で見つけ出したQRコードが適正に取得できているかを判断する(動作233)。プロセッサ11は、QRコードが適正に取得できていると判断した場合(動作233のY)、動作202でユーザ認証した際に取得したタグデータからユーザ(利用者)情報を取得する(動作234)。プロセッサ11は、動作232で取得した配布先情報と動作234で取得したユーザ情報とを比較して、同一であるか否かを判断する(動作235)。すなわち、ユーザは原稿を受取った本人であるか否かを判断する。
【0023】
プロセッサ11は、同一人物である判断した場合(動作235のY)、動作206で取得した配布先の権限情報を取得する(動作246)。プロセッサ11は、新たに配布する先の人物は配布許可の条件を満たすか否かを判断する(動作247)。プロセッサ11は、新たに配布する先の人物は配布許可の条件を満たすと判断した場合(動作247のY)、コピーの許可装置の情報を取得する(動作248)。プロセッサ11は、当該MFPでコピーすることは許可条件を満たすか否かを判断する(動作249)。例えば、文書管理システムが一つのMFPで実現されている場合は、他のMFPでプリントされた資料についてコピーを不可とする情報などが該当する。プロセッサ11は、当該MFPでコピーすることは条件を満たすと判断した場合(動作249のY)、保持期限情報を取得する(動作250)。すなわちこれからコピーをする原稿はコピー許可期日ないか否かを判断する。
【0024】
プロセッサ11は、保持期限情報の許可条件を満たすか否かを判断する(動作251)。プロセッサ11は、保持期限情報の許可条件を満たすと判断した場合(動作250のY)、コピー世代情報を取得する(動作252)。すなわち、原稿を受領したものがコピー配布をするまでは許可を認めるが、その配布を受けた原稿に対しては更なるコピーを認めない場合がある。場合によっては2世代目のコピーを認める(孫コピーを認める)が3世代目のコピーを認めない場合もある。このような場合に該当するためにコピー世代情報を取得する。プロセッサ11は、取得したコピー世代情報は許可条件を満たしているか否かを判断する(動作253)。プロセッサ11は、取得したコピー世代情報は許可条件を満たしていると判断した場合(動作253のY)、コピー部数情報を取得する(動作254)。プロセッサ11は、取得したコピー部数は許可条件を満たしているか否かを判断する(動作255)。プロセッサ11は、コピー部数は許可条件を満たしていると判断した場合には(動作255のY)、過去からのコピー部数の合計部数の情報を所得する(動作256)。プロセッサ11は、取得したコピー部数の合計部数は許可条件を満たしているか否かを判断する(動作257)。すなわち、プロセッサ11は、過去の合計コピー部数に今回のコピー部数nを加算した場合予め決められているコピー部数の上限を超えるか否かを判断する。プロセッサ11は、合計部数は許可条件を満たしていると判断した場合(動作257のY)、権限をOK状態に記憶する(動作258)。
【0025】
一方、プロセッサ11は、QRコードが適正に取得できない場合(動作233のN)、利用者とコピー配布受け者が同一人物と判断できない場合(動作235のN)、新たに配布する先の人物は配布許可の条件を満たさない場合(動作247のN)、当該MFPでコピーすることは許可条件を満たさないと判断した場合(動作249のN)、保持期限情報の許可条件を満たさないと判断した場合(動作251のN)、コピー世代情報は許可条件を満たさないと判断した場合(動作253のN)、コピー部数は許可条件を満たさないと判断した場合(動作255のN)、合計コピー部数は許可条件を満たさないと判断した場合(動作257のN)、権限をNG状態に記憶する(動作262)。
【0026】
次に図6を用いて動作211の新しいQRコードを付加したコピー動作の詳細について説明をする。
【0027】
プロセッサ11は、新しいID情報を取得する(動作271)。このときの新しいIDは過去に付与していない新規のID番号(識別番号)を付与する。コピーが複数ある場合にはコピー資料同士が異なるID番号になるように作成する。例えば、今までのID番号を所定桁数桁上げした後に、現在の変数mを下位の桁に付加する形でもよい。プロセッサ11は新しい配布先を動作206で取得した情報に基づき取得する(動作272)。プロセッサ11は、動作250でQRコードから取得した保持期限情報を取得する(動作273)。プロセッサ11は、動作252でQRコードから取得した取得したコピー世代情報に基づいて新たなコピー世代情報を取得する(動作274)。例えば、第1世代の原稿をコピーしたならば第2世代の情報に変更したり、コピー可能な残り世代数の情報に変更したりすることが相当する。次にプロセッサ11は、合計コピー部数情報を取得する(動作275)。すなわち、今までの合計部数の値に今回のコピー部数を加算する。次にプロセッサ11は、コピー許可装置の情報を取得する(動作276)。プロセッサ11は、動作271〜276で取得した情報に基づいて、新たなQRコードを作成する(動作277)。プロセッサ11は、動作231の指示に基づいて読取ったイメージ情報に対して、読取時のQRコードのイメージ部分に動作277で作成したQRコードを埋込み、新しいイメージ画像を作成する(動作278)。プロセッサ11は、新しいQRコードが埋め込まれたイメージ画像をプリンタ部15にコピーする指示を出す(動作275)。
【0028】
本実施の形態では、QRコードからMFP1の内部データベースから総ての追跡情報が取得されることを前提にして説明をしたがこれに限定はされず、QRコードに基づいてMFP1の外部から追跡情報を取得するようにしてもよい。また、追跡情報を得るためにQRコードを用いて説明をしたが、これに限定はされず、OCR可能文字、1次元バーコード、カラーコードを含む2次元バーコード、隠し文字印刷、紫外線インクの利用など、追跡情報が読取可能であれば何れの方式を用いてもよい。また、許可条件を満たすか否かを判断する項目は図5で説明をした総て含めることなく、一部であってもよいし他に加えてもよい。
【0029】
また、本実施の形態では動作201において、プロセッサ11は、ユーザ認証をするためにタグリーダを用いて情報を読取るようにした。しかしながら、認証方法はこれに限定されず、入力部17からパスワードを入力する画面を表示するように指示をしてもよい。また、ユーザ認証については周知のユーザ認証の方法何れかを限定するものではない。
【0030】
また、本実施の形態では動作208において権限がNGの場合、エラーメーセージを表示するように指示を出して、動作を終わるようにしているが、これに限らず、動作209の後に動作207に戻るようにしてもよい。
【0031】
また、プロセッサ11は、動作211の新しいQRコードを付加したコピー動作の最中に入力部17からキャンセル指示の入力を受信した場合に、コピー動作を中止する指示を出してもよい。この場合、プロセッサ11は、キャンセルした旨を表示部16に表示させる指示を出してもよい。キャンセル表示は、既にコピーを完了した配布者用と、まだコピーが済んでいない配布者用が区別できる表示をしてもよい。
【0032】
さらに、プロセッサ11は、動作211の新しいQRコードを付加したコピー動作の最中にコピー中の旨を示す表示を表示部16に表示するように指示をしてもよい。このとき、既にコピーを完了した配布者用と、まだコピーが済んでいない配布者用が区別できる表示をしてもよい。また、現在どの配布者用のコピーをしているか認識できる表示をしてもよい。プロセッサ11は、コピー動作が完了した場合(動作213のY)、表示部16に確認画面としてコピー完了を示す表示を指示してもよい。また、キャンセル画面、コピー中画面、確認画面について、台帳印刷の項目も合わせて表示をさせてもよい。
【0033】
次に第2の実施の形態について図7から図11迄を参照にして説明をする。
【0034】
図7の文書管理システムはネットワークを介して複数の装置で実現しており、第1の実施の形態で文書管理システムがMFP1の内部だけで実現している点と異なっている。コピー動作を行うMFP1と、外部とのデータの送信受信を行うためのインターフェースを備え、電子化されたファイル閲覧や電子化されたファイルを印刷指示するためのパーソナルコンピュータ2と、追跡管理及び文書を管理するためのデータベースを有するサーバ3と、がネットワークを介して接続されている。
【0035】
図8はMFP1のブロック図である。第1の実施の形態と異なるところは、追跡管理DB21と、文書を管理している文書管理DB22を備えていない点である。その他は第1の実施の形態と同じであるため説明を省略する。
【0036】
図9はサーバ3のブロック図である。サーバ3は装置全体の動作を司るプロセッサ31と主記憶部32を備えている。主記憶部32は装置の制御プログラムを記憶しているメモリや各種の動作を行う際に一時的にデータを記憶しているメモリを含んでいる。また、サーバ3は、MFP1でコピーされた原稿を追跡管理するための情報を記憶している追跡管理DB21と、文書を管理している文書管理DB22を備えている。また、サーバ3の情報は外部インターフェース部33を介してネットワークに接続されているMFP1やパーソナルコンピュータ2などと接続されている。
【0037】
次に第2の実施の形態におけるコピー動作について説明をする。全体的な動作説明は第1の実施の形態で示した図2と同様であるため、説明を省略する。次に第2の実施の形態におけるスキャン動作(動作207)のサブフローについて図10のフローチャートを用いて説明をする。
【0038】
図10において、プロセッサ31の動作331〜動作335は、図5におけるプロセッサ11の動作231〜動作235と同一のため説明を省略する。プロセッサ31は、動作332で取得したQRコードの中から原稿の識別を示すコードを見つけ出し、その識別コードを外部インターフェース部18及びネットワークを介してサーバ3に送信する(動作336)。プロセッサ11は、動作336の問合せ後所定時間後に外部インターフェース部18を介して、動作336の問合せに関する応答があったか否かを判断する(動作337)。プロセッサ11は、問合せに関する応答がないと判断した場合(動作337のN)、さらに所定時間後に応答があったか否かを判断する。プロセッサ11は、問合せに関する応答があったと判断した場合(動作337のN)、指示したコピーの権限がOKすなわち指示したコピーの権限が満たされているか否かを判断する(動作338)。プロセッサ11は、指示したコピーの権限が満たされていると判断した場合(動作338のY)、指示したコピーの権限をOK状態にして記憶して(動作339)、図9の動作を終了する。一方、プロセッサ11は、指示したコピーの権限が満たされていないと判断した場合(動作338のN)、指示したコピーの権限をNG状態にして記憶する(動作340)、図9の動作を終了する。
【0039】
次に図11のフローチャートを用いてサーバ3の権限確定動作について説明をする。プロセッサ31は、動作336でMFP1からコピーの権限に関する問い合わせを、外部インターフェース部33を介して受信する(動作345)。動作346〜動作358に関しては、動作の主体がMFP1のプロセッサ11からサーバ3のプロセッサ31に代わった以外動作内容は図2で示した246〜動作258と同様であるため、説明を省略する。
【0040】
動作358の終了後、プロセッサ31は、権限情報(権限がOKの旨)を、外部インターフェース部33を介してMFP1へ送信をする(動作359)。プロセッサ31は、新しいIDコードの発行及びその情報をMFP1に送信をする(動作360)。MFP1でコピーの際に同一IDを利用する場合、送信は行わない。一方、プロセッサ31は、新たに配布する先の人物は配布許可の条件を満たさない場合(動作347のN)、当該MFPでコピーすることは許可条件を満たさないと判断した場合(動作349のN)、保持期限情報の許可条件を満たさないと判断した場合動作351のN)、コピー世代情報は許可条件を満たさないと判断した場合(動作353のN)、コピー部数は許可条件を満たさないと判断した場合(動作355のN)、合計コピー部数は許可条件を満たさないと判断した場合(動作357のN)、権限をNG状態に記憶する(動作362)。プロセッサ31は、権限情報(権限がNGの旨)を、外部インターフェース部33を介してMFP1へ送信をする(動作363)。
【0041】
第1の実施の形態で補足的に説明を加えた事項についは、第2の実施の形態でも実行させてもよい。また、第2の実施の形態において、一つのサーバの中に複数のデータベースを備える例を示したが、一つのサーバに一つのデータベースで動作を行わせてもよい。さらに、第2の実施の形態では画像読取機能と印字機構を備えた一つのMFPをネットワークにつなげる形をとったが、これに限定されず、ネットワーク上にスキャナとプリンタを接続させ、本実施の形態を実現させてもよい。
【0042】
第1の実施の形態と第2の実施の形態に示したとおり、コピー動作のたびに新しいQRコードなどの権限や識別の情報を原稿に付与して紙媒体などに出力をするので、プリントアウトの配布後にコピーを行っても、配布先の追跡を可能にする文書管理システムを提供している。
【0043】
本実施の形態では装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、CD−ROM等プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のOS(オペレーティング・システム)等と協働してその機能を実現させるものであってもよい。
【符号の説明】
【0044】
11・・・プロセッサ(MFP)
14・・・スキャナ部
15・・・プリンタ部
31・・・プロセッサ(MFP)
動作202・・・ユーザ認証部
動作207・・・読取部
動作208・・・判断部
動作212・・・画像出力部
【先行技術文献】
【特許文献】
【0045】
【特許文献1】特開2009−105529公報
【特許請求の範囲】
【請求項1】
利用者のユーザ情報を取得するユーザ認証部と、
原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取部と、
原稿をコピーするにあたり、前記ユーザ認証部で読取ったユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断する判断部と、
この判断部によってコピー権限があると判断されると、前記読取部で読取った原稿とともに前記読取部で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力部を備えていることを特徴とする文書管理システム。
【請求項2】
画像出力部は一度に複数のコピーを実施する場合に、それぞれに異なる追跡情報を出力することを特徴とする請求項1記載の文書管理システム。
【請求項3】
前記異なる追跡情報は異なる識別番号であることを特徴とする請求項2記載の文書管理システム。
【請求項4】
画像出力部は画像出力される新たな追跡情報は前記読取部で読取られた追跡情報の位置に上書することを特徴とする請求項1から3何れか一記載の文書管理システム。
【請求項5】
利用者のユーザ情報を取得し、
原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取り、
原稿をコピーするにあたり、ユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断し、
コピー権限があると判断されると、読取った原稿とともに前記読取部で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行うことを特徴とする文書管理方法。
【請求項6】
一度に複数のコピーを実施する場合に、それぞれに異なる追跡情報を出力することを特徴とする請求項5記載の文書管理方法。
【請求項7】
文書管理システムに、
利用者のユーザ情報を取得するユーザ認証機能と、
原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取機能と、
原稿をコピーするにあたり、前記ユーザ認証機能で読取ったユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断する判断機能と、
この判断機能によってコピー権限があると判断されると、前記読取機能で読取った原稿とともに前記読取機能で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力機能を実現させるための文書管理システム。
【請求項8】
一度に複数のコピーを実施する場合に、それぞれに異なる追跡情報を出力すること実現させるための請求項7記載の文書管理プログラム。
【請求項1】
利用者のユーザ情報を取得するユーザ認証部と、
原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取部と、
原稿をコピーするにあたり、前記ユーザ認証部で読取ったユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断する判断部と、
この判断部によってコピー権限があると判断されると、前記読取部で読取った原稿とともに前記読取部で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力部を備えていることを特徴とする文書管理システム。
【請求項2】
画像出力部は一度に複数のコピーを実施する場合に、それぞれに異なる追跡情報を出力することを特徴とする請求項1記載の文書管理システム。
【請求項3】
前記異なる追跡情報は異なる識別番号であることを特徴とする請求項2記載の文書管理システム。
【請求項4】
画像出力部は画像出力される新たな追跡情報は前記読取部で読取られた追跡情報の位置に上書することを特徴とする請求項1から3何れか一記載の文書管理システム。
【請求項5】
利用者のユーザ情報を取得し、
原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取り、
原稿をコピーするにあたり、ユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断し、
コピー権限があると判断されると、読取った原稿とともに前記読取部で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行うことを特徴とする文書管理方法。
【請求項6】
一度に複数のコピーを実施する場合に、それぞれに異なる追跡情報を出力することを特徴とする請求項5記載の文書管理方法。
【請求項7】
文書管理システムに、
利用者のユーザ情報を取得するユーザ認証機能と、
原稿を読取るとともに、原稿に付与されている原稿の追跡情報も読取る読取機能と、
原稿をコピーするにあたり、前記ユーザ認証機能で読取ったユーザ情報及び原稿の追跡情報に基づいてその原稿をコピーする権限があるか前記追跡情報に基づいて判断する判断機能と、
この判断機能によってコピー権限があると判断されると、前記読取機能で読取った原稿とともに前記読取機能で読取可能な新たな追跡情報を含めて画像出力を行う画像出力機能を実現させるための文書管理システム。
【請求項8】
一度に複数のコピーを実施する場合に、それぞれに異なる追跡情報を出力すること実現させるための請求項7記載の文書管理プログラム。
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【公開番号】特開2010−268435(P2010−268435A)
【公開日】平成22年11月25日(2010.11.25)
【国際特許分類】
【出願番号】特願2010−69020(P2010−69020)
【出願日】平成22年3月25日(2010.3.25)
【公序良俗違反の表示】
(特許庁注:以下のものは登録商標)
1.QRコード
【出願人】(000003078)株式会社東芝 (54,554)
【出願人】(000003562)東芝テック株式会社 (5,631)
【Fターム(参考)】
【公開日】平成22年11月25日(2010.11.25)
【国際特許分類】
【出願日】平成22年3月25日(2010.3.25)
【公序良俗違反の表示】
(特許庁注:以下のものは登録商標)
1.QRコード
【出願人】(000003078)株式会社東芝 (54,554)
【出願人】(000003562)東芝テック株式会社 (5,631)
【Fターム(参考)】
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