電子メール処理装置および方法

【課題】デジタル多機能電話機より転送，不在登録をするだけで電子メールが着信すると着信通知，自動返信を行なう電子メール処理装置および方法を提供する。
【解決手段】電子メール処理装置は、電子メールシステムがインストールされているパソコン１０と、電子メールの送信受信を行う電子メールサーバ１２と、内線電話機を呼び出し音声アナウンス装置から録音してある音声を受話器に流すことができるＰＢＸ１４と、ＲＳ−２３２ＣなどのＩ／Ｆを有しパソコン１０とＰＢＸ１４とに接続されているデジタル多機能電話機１６とから構成されている。また、ＰＢＸ１４は、パソコン１０の電子メールシステムに転送，不在登録の情報を通知する。パソコン１０の電子メールシステムは、ＰＢＸ１４の転送，不在登録の情報を取り込む。

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、ユーザが机上の電話より転送，不在などの登録を行なうだけでサーバなどの電子メールシステムを意識することなく電子メールの自動返信，着信通知を行うことのできる電子メール処理装置および方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】電子メールの普及は、電話の代わりに電子メールを使用する機会を増やした。しかし、”配信に遅延がある”，“相手がすぐ電子メールを読むとは限らない”等の電子メールの制約についてすべての電子メール使用者は、理解しているわけではない。そのため、電子メール使用者は相手の在席を意識せず電子メールで「至急」の用件を発信するというようなことがある。
【０００３】この問題を解決するための従来例が、特開平１０−８４４１７号公報に記載されている。この公報に記載された電話・電子メール呼出方式は、端末装置から入力された不在情報を管理する不在者情報管理システムとコンピュータや画面入力装置からなる端末装置とを有する電子メールシステムと、電子交換機と不在情報を通信端末より音声で通知する音声メールシステムと携帯電話機，構内ポケットベル，ＴＲＣ（トランスポンダカード）そして電話等の端末装置とを有する音声通信システムとが通信回線で接続されている。
【０００４】不在となる相手方は、電子メールシステム，音声通信システムいずれかの端末装置から不在情報として、用件，期間，出張先そして出張先電話番号等を登録する。電話・電子メール呼出方式は、電子メールの送信者が電子メールを送信すると相手方が不在であれば不在情報に基づき相手方に通知すると同時に、送信者に対して不在情報と相手方に通知された結果、応答，不応答を通知する。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】上述の電子メールの不在通知に関する技術は、電子メールシステムに不在者情報管理システムを設置し不在となる者は画面入力装置などをはじめ複数の入力装置より不在者情報を入力することができ、送信者は送信された電子メールが不在者情報に基づき不在，離席中である旨の自動返信と不在となったユーザへ着信通知を行なうものである。しかし、従来の技術は不在となるユーザが不在情報を専用のデータベースに理由，期間，帰着月，帰着日，帰着時，行先，用件等の細かい情報を入力する必要があった。また、従来のシステムでは不在者情報を管理するための専用装置，画面入力用の表示装置などの複数の装置を用意する必要があった。
【０００６】本発明の目的は、ユーザが机上の電話機より不在，転送などの登録を行なうだけで受信した電子メールの着信をユーザに通知し、不在であることを電子メールの送信者に通知する電子メール処理装置および方法を提供することにある。
【０００７】本発明の他の目的は、ユーザから机上の電話機より不在，転送設定が行われることにより、受信された電子メールの着信をユーザへ通知し、不在であることを電子メール送信者へ通知するプログラムを記録する記録媒体を提供する。
【０００８】
【課題を解決するための手段】本発明の電子メール処理装置は、電子メールサーバに接続され電子メールシステムを有するパーソナルコンピュータと、構内交換機に接続されているデジタル多機能電話機とがＲＳ−２３２Ｃのインターフェースによるケーブルにより接続される。
【０００９】前記構内交換機と情報のやり取りができるインターフェースを有する前記パーソナルコンピュータの電子メールシステムと、前記パーソナルコンピュータと情報のやり取りができるインターフェースを有する前記構内交換機とが、前記デジタル多機能電話を介した通信回線により情報のやり取りを行なう。
【００１０】前記構内交換機と前記電子メールシステムとがやり取りする前記情報は、転送，不在登録の情報である転送情報，不在情報と電子メールの着信を知らせる電子メール着信通知要求とである。
【００１１】ユーザが前記不在登録しておくと前記パーソナルコンピュータは、電子メールが着信することにより前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離席中である旨の電子メールを自動作成し返信する。
【００１２】前記ユーザが前記転送登録しておくと前記パーソナルコンピュータは、電子メールが着信することにより前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離席中である旨の電子メールを自動作成し返信し、前記構内交換機に前記電子メールが着信したことを通知し、前記構内交換機は前記ユーザに前記電子メールが着信したことを音声装置により通知する。
【００１３】
【発明の実施の形態】本発明の実施例について、図１を参照し詳細に説明する。図１は、本発明を表す機器構成図である。図１に示すように、電子メール処理装置は電子メールシステムがインストールされているパーソナルコンピュータ（以下パソコン）１０と、パソコン１０に内蔵されているモデムまたはＬＡＮアダプタにより電子メールの送信受信を行う電子メールサーバ１２と、音声アナウンス機能，自動内線発信機能を持ち、内線電話機を呼び出し（リンガを鳴らす）内線応答（受話器をとる）後、音声アナウンス装置から録音してある音声を受話器に流すことができる構内交換機（以下ＰＢＸ）１４と、ＲＳ−２３２Ｃなどのインターフェース（以下Ｉ／Ｆ）を有しパソコン１０とＰＢＸ１４とに接続されているデジタル多機能電話機１６とから構成されている。また、デジタル多機能電話機１６は、特番をダイヤルすると転送，不在登録を行うことができる。転送，不在登録の情報は、ＰＢＸ１４に登録される。ＰＢＸ１４は、パソコン１０の電子メールシステムに転送，不在登録の情報を通知する。パソコン１０の電子メールシステムは、ＰＢＸ１４の転送，不在登録の情報を取り込む。ＰＢＸ１４に接続されているデジタル多機能電話機１６は、ＲＳ−２３２Ｃなどの回線でパソコン１０とつながれている。パソコン１０は、電子メールサーバ１２とつながれている。電子メールサーバ１２は、ＬＡＮと接続されている。
【００１４】ユーザがデジタル多機能電話機１６より特番をダイヤルし、転送，不在登録をすると、ＰＢＸ１４は、転送，不在登録の情報を登録する。ＰＢＸ１４は、転送，不在登録の情報をデジタル多機能電話機１６を介した回線によりパソコン１０に送信する。パソコン１０は、送信された転送，不在登録の情報を電子メールシステムに格納する。パソコン１０は、電子メールサーバ１２に随時アクセスし電子メールの着信を確認する。ユーザ宛の電子メールが電子メールサーバ１２に着信するとパソコン１０の電子メールシステムは、電子メールをパソコン１０に取り込む。電子メールシステムは、転送，不在登録の情報をもとに電子メールの発信者に対してユーザが不在である旨の電子メールを作成し返信する。さらに、電子メールシステムは、転送登録がされていればユーザに対して電子メールが着信したことを通知するためにＰＢＸ１４に通知する。ＰＢＸ１４は、転送先に電話をかけＰＢＸ１４の音声装置によりユーザに電子メールがパソコン１０に着信したことを通知する。
【００１５】次に、不在登録をしたときの電子メールシステムとＰＢＸ１４の動作の実施例を図２〜図４を用いて詳細に説明する。図２は、不在登録をしたときのＰＢＸの処理のフローチャートを表す図である。図３は、電子メールシステムでの不在登録情報受信処理のフローチャートを表す図である。図４は、電子メールシステムでの離席中の電子メール受信処理のフローチャートを表す図である。図２に示すように、ＰＢＸ１４はデジタル多機能電話機１６から不在登録である不在特番の受信の有無を判断する（ステップＡ１）。受信のない場合は処理を終了する。受信した場合、ＰＢＸ１４は不在特番を受信すると電話交換機能としての不在処理をするための設定である不在登録する（ステップＡ２）。ＰＢＸ１４は、デジタル多機能電話機１６のＩ／Ｆを介してパソコン１０の電子メールシステムに不在登録の情報である不在情報を送信する（ステップＡ３）。
【００１６】図３に示すように、電子メールシステムはＰＢＸ１４から送られてくる不在情報の受信の有無を判断する（ステップＢ１）。受信のない場合は処理を終了する。受信した場合、電子メールシステムはユーザが離席したとして不在設定を行なう（ステップＢ２）。電子メールが送られてくると図４に示すように、電子メールシステムは電子メールを取り込む（ステップＢ３）。電子メールシステムは、不在設定中であるかを判断する（ステップＢ４）。不在設定されていない場合は処理を終了する。不在設定されている場合、電子メールシステムは「離席中」の電子メールを作成する（ステップＢ５）。電子メールシステムは、着信した電子メールの送信者へステップＢ５で作成された電子メールを返信し（ステップＢ６）、処理を終了する。
【００１７】次に、転送登録したときの電子メールシステムとＰＢＸ１４の動作の実施例を図５〜図８を用いて詳細に説明する。図５は、転送登録をしたときのＰＢＸの処理のフローチャートを表す図である。図６は、電子メールシステムの転送登録情報受信処理のフローチャートを表す図である。図７は、電子メールシステムでの転送先設定中の電子メール受信処理のフローチャートを表す図である。図８は、ＰＢＸでの電子メール着信通知要求情報の受信処理のフローチャートを表す図である。図５R>５に示すように、ＰＢＸ１４は、デジタル多機能電話機１６から転送登録である転送特番の受信の有無を判断する（ステップＣ１）。受信がない場合は処理を終了する。受信した場合、ＰＢＸ１４は転送先内線番号の受信の有無を判断する（ステップＣ２）。受信がない場合は処理を終了する。受信した場合、ＰＢＸ１４は電話交換機能として転送処理を行うための設定である転送先設定をする（ステップＣ３）。ＰＢＸ１４は、デジタル多機能電話機１６のＩ／Ｆを介してパソコン１０の電子メールシステムに転送登録の情報である転送情報を送信する（ステップＣ４）。
【００１８】図６に示すように、電子メールシステムはＰＢＸ１４から送られてくる転送情報の受信の有無を判断する（ステップＤ１）。受信のない場合は処理を終了する。受信した場合、電子メールシステムはユーザが離席したとして転送設定を行なう（ステップＤ２）。電子メールが送られてくると図７に示すように、電子メールシステムは電子メールを取り込む（ステップＤ３）。電子メールシステムは、転送設定中であるかを判断する（ステップＤ４）。転送設定されていない場合は処理を終了する。転送設定されている場合、電子メールシステムは「離席中」の電子メールを作成する（ステップＤ５）。電子メールシステムは、ステップＤ５で作成された電子メールを着信した電子メールの送信者へ返信する（ステップＤ６）。電子メールシステムは、ＰＢＸ１４へ電子メール着信通知要求を送信し（ステップＤ７）、処理を終了する。
【００１９】図８に示すようにＰＢＸ１４は、図７のステップＤ７で送信された電子メール着信通知要求の受信の有無を判断する（ステップＥ１）。受信のない場合は処理を終了する。受信した場合、ＰＢＸ１４は転送設定先内線電話番号を読み出す（ステップＥ２）。ＰＢＸ１４は、転送設定先内線電話に自動発信する（ステップＥ３）。ＰＢＸ１４は、転送先の電話が応答すると電子メールの着信を音声装置によりアナウンスし（ステップＥ４）、終了する。
【００２０】次に、本発明の動作を表す実施例を図９を参照して詳細に説明する。図９は、本発明の不在登録の動作を表す実施例の動作シーケンスを表す図である。図９に示すようにユーザは、デジタル多機能電話機１６よりＰＢＸ１４へ不在特番をダイヤルし不在登録を行う。ＰＢＸ１４は、デジタル多機能電話機１６からの不在登録の情報として、デジタル多機能電話機１６を介して接続されているパソコン１０に通知する。不在登録の情報を受信したパソコン１０の電子メールシステムは、不在登録を格納し電子メールが着信したとき不在対応となる。送信者が電子メールを送信するとパソコン１０の電子メールシステムは、電子メールサーバー１２を介して電子メールを受信する。パソコン１０の電子メールシステムは、ユーザが不在かどうかを判断し、不在であるので「離席中」を記した電子メールを電子メールシステム内部で自動作成し送信者に返信する。以上の動作により、電子メール送信者は、電子メールを送信した相手が不在であることを知る。
【００２１】次に、本発明の動作を表す他の実施例を図１０１０を参照して詳細に説明する。図１０は、本発明の転送登録の動作を表す実施例の動作シーケンスを表す図である。図１０に示すように離席するときユーザは、デジタル多機能電話機１６から転送特番および転送先の電話番号をダイヤルすることでＰＢＸ１４に転送を登録する。転送登録を確認したＰＢＸ１４は、デジタル多機能電話機１６を通しパソコン１０に転送登録の情報を通知する。転送登録の情報を受信したパソコン１０の電子メールシステムは、ユーザーが転送先を登録し離席したことを認識し転送登録の情報を格納する。送信者が電子メールを送信すると電子メールシステムは、ユーザが転送先を残して離席したかどうかを判断し、転送であるので「離席中」を記したメールを電子メールシステム内部で自動作成し送信者に返信する。また、電子メールシステムはパソコン１０に接続されているデジタル多機能電話機１６を介して、ＰＢＸ１４に電子メール着信通知要求を通知する。電子メール着信通知要求を受信したＰＢＸ１４は、登録された転送先にＰＢＸ１４の自動発信機能で自動発信し、電話機応答後ＰＢＸ１４に収容されている音声アナウンス装置を接続し、あらかじめ録音してある電子メール着信アナウンスを流しユーザに通知する。以上の動作により電子メール送信者は、電子メールを送信した相手が不在であることを知ることができ、ユーザは電子メールが着信していることを知る。
【００２２】本発明は、パソコン１０とＰＢＸ１４に転送，不在登録の情報をやり取りするプログラムで構成されたＩ／Ｆを格納することにより行なうことができる。
【００２３】次に、本発明のさらに他の実施例を説明する。本発明の電子メール処理装置は、さらにパソコン１０とＰＢＸ１４とをＬＡＮにより接続し、パソコン１０とＰＢＸ１４との間で直接に転送，不在登録の情報の受け渡しを行うことにより実施する。ユーザは、デジタル多機能電話機１６より転送，不在登録を行なう。ＰＢＸ１４は、デジタル多機能電話機１６よりダイヤルされた転送，不在登録の情報を格納すると共に、パソコン１０に通知する。ＰＢＸ１０から通知された転送，不在登録の情報は、ＬＡＮを通りパソコン１０に取り込まれる。これによりユーザは、デジタル多機能電話機１６に転送，不在登録するだけで電子メールの着信通知，自動返信が行える。
【００２４】次に、本発明のさらに他の実施例を説明する。電子メール処理装置は、デジタル多機能電話機１６と接続されたＰＢＸ１４と、電子メールサーバー１２とを接続する。電子メールサーバー１２は、ＰＢＸ１４と情報をやり取りすることのできるＩ／Ｆと、電子メールシステムとを有する。ユーザは、デジタル多機能電話機１６より転送，不在登録を行なう。ＰＢＸ１４は、デジタル多機能電話機１６よりダイヤルされた転送，不在登録の情報を格納するとともに、電子メールサーバー１２に通知する。ＰＢＸ１０から通知された転送，不在登録の情報は、ＬＡＮを通り電子メールサーバー１２に取り込まれる。これによりユーザは、デジタル多機能電話機１６に転送，不在登録するだけで電子メールの着信通知，自動返信が行える。上述の実施例はパソコン１０のユーザのみが電子メールの着信通知，自動返信を行えるのに対して、本実施例は電子メールサーバー１２とＰＢＸ１４とに接続している全てのユーザがデジタル多機能電話機１６に転送，不在登録するだけで電子メールの着信通知，自動返信が行える。
【００２５】
【発明の効果】本発明の電子メール処理装置は、ユーザがＰＢＸに接続されているデジタル多機能電話機から不在登録，転送登録をするだけで「不在，離席」メールの自動返信機能，電子メール着信の音声通知をすることができる。また電子メールの送信者は、「不在，離席」の電子メールが返信されることによりその時点では相手側に用件が伝わっていないことがわかる。さらに電子メールの送信者は、「不在，離席」の電子メールが返信される機能があるため、返信されなければ電子メールが開かれており、これにより送信した電子メールを相手が読んだかどうかを知ることができる。
【００２６】また、本発明の電子メール処理装置は専用装置や特別な装置を設置することなく構成することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明を表す機器構成図である。
【図２】不在登録をしたときのＰＢＸの処理のフローチャートを表す図である。
【図３】電子メールシステムでの不在登録情報受信処理のフローチャートを表す図である。
【図４】電子メールシステムでの離席中の電子メール受信処理のフローチャートを表す図である。
【図５】転送登録をしたときのＰＢＸの処理のフローチャートを表す図である。
【図６】電子メールシステムの転送登録情報受信処理のフローチャートを表す図である。
【図７】電子メールシステムでの転送先設定中の電子メール受信処理のフローチャートを表す図である。
【図８】ＰＢＸでの電子メール着信通知要求情報の受信処理のフローチャートを表す図である。
【図９】本発明の不在登録の動作を表す実施例の動作シーケンスを表す図である。
【図１０】本発明の転送登録の動作を表す実施例の動作シーケンスを表す図である。
【符号の説明】
１０コンピュータ
１２電子メールサーバ
１４ＰＢＸ
１６デジタル多機能電話機

【特許請求の範囲】
【請求項１】電子メールサーバに接続され電子メールシステムを有するパーソナルコンピュータと、構内交換機に接続されているデジタル多機能電話機とがＲＳ−２３２Ｃのインターフェースによるケーブルにより接続されることを特徴とする電子メール処理装置。
【請求項２】前記構内交換機と情報のやり取りができるインターフェースを有する前記パーソナルコンピュータの電子メールシステムと、前記パーソナルコンピュータと情報のやり取りができるインターフェースを有する前記構内交換機とが、前記デジタル多機能電話を介した通信回線により情報のやり取りすることを特徴とする請求項１記載の電子メール処理装置。
【請求項３】前記構内交換機と前記電子メールシステムとがやり取りする前記情報は、転送，不在登録の情報である転送情報，不在情報と電子メールの着信を知らせる電子メール着信通知要求とであることを特徴とする請求項２記載の電子メール処理装置。
【請求項４】ユーザが前記不在登録しておくと前記パーソナルコンピュータは、電子メールが着信することにより前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離席中である旨の電子メールを自動作成し返信することを特徴とする請求項３記載の電子メール処理装置。
【請求項５】前記ユーザが前記転送登録しておくと前記パーソナルコンピュータは、電子メールが着信することにより前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離席中である旨の電子メールを自動作成し返信し、前記構内交換機に前記電子メールが着信したことを通知し、前記構内交換機は前記ユーザに前記電子メールが着信したことを音声装置により通知することを特徴とする請求項３記載の電子メール処理装置。
【請求項６】前記パーソナルコンピュータと前記構内交換機とがさらにＬＡＮで接続することを特徴とする請求項４または５記載の電子メール処理装置。
【請求項７】デジタル多機能電話機と接続された構内交換機と、電子メールシステムを有する電子メールサーバーとが、ＬＡＮで接続されるシステムであって、前記電子メールサーバーは前記構内交換機と情報のやり取りができるインターフェースを有し、前記構内交換機は前記電子メールサーバーと情報のやり取りができるインターフェースを有し、前記電子メールサーバーと前記構内交換機とはＬＡＮにより転送，不在登録の情報である転送情報，不在情報と電子メールの着信を知らせる電子メール着信通知要求などの情報とのやり取りすることを特徴とする電子メール処理装置。
【請求項８】ユーザが前記不在登録しておくと前記電子メールサーバーは、電子メールが着信することにより前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離席中である旨の電子メールを自動作成し返信することを特徴とする請求項７記載の電子メール処理装置。
【請求項９】前記ユーザが前記転送登録しておくと前記電子メールサーバーは、電子メールが着信することにより前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離席中である旨の電子メールを自動作成し返信し、前記構内交換機に前記電子メールが着信したことを通知し、前記構内交換機は前記ユーザに前記電子メールが着信したことを音声装置により通知することを特徴とする請求項７記載の電子メール処理装置。
【請求項１０】デジタル多機能電話機より転送，不在登録するステップと、前記転送，不在登録の情報である転送，不在情報を構内交換機に格納するステップと、前記構内交換機は、前記転送，不在情報をパーソナルコンピュータの電子メールシステムに通知するステップと、前記パーソナルコンピュータが前記転送，不在情報を前記構内交換機より取り込むステップと、前記パーソナルコンピュータに電子メールが着信すると前記転送，不在情報により、前記不在登録のとき前記電子メールの送信者へ不在，離席であることを電子メールで返信し、前記転送登録のときさらにユーザの転送先へダイヤルし音声により前記電子メールが着信したことを通知するステップと、を含むことを特徴とする電子メール処理方法。
【請求項１１】不在登録を行うための不在特番の受信を判断するステップと、電話交換機能の不在処理を行うための不在設定するステップと、前記不在登録の情報である不在情報をパーソナルコンピュータの電子メールシステムに送信するステップと、転送登録を行うための転送特番の受信し、転送先内線番号の受信を判断するステップと、電話交換機能の転送処理を行うための転送設定するステップと、前記転送登録の情報である転送情報をパーソナルコンピュータの電子メールシステムに送信するステップと、前記電子メールシステムからの電子メール着信通知要求情報の受信を判断するステップと、前記電子メール着信通知要求情報を受信すると転送設定先の内線番号に自動発信するステップと、電子メールの着信を音声により通知するステップと、を含むことを特徴とする電子メール処理方法。
【請求項１２】構内交換機から送信される不在情報の受信を判断するステップと、ユーザが離席したことを示す不在設定をするステップと、前記構内交換機から送信される転送情報の受信を判断するステップと、前記ユーザが離席し、前記ユーザに電子メールの着信を通知する転送設定をするステップと、サーバから電子メールを取り込むステップと、前記不在設定である場合、離席中である旨の電子メールを自動作成し、前記電子メールの送信者へ前記離席中である旨の電子メールを返信するステップと、前記転送設定である場合、離席中である旨の電子メールを自動作成し、前記電子メールの送信者へ前記離席中である旨の電子メールを返信し、電子メール着信通知要求を前記構内交換機へ送信するステップと、を含むことを特徴とする電子メール処理方法。
【請求項１３】不在登録を行うための不在特番の受信を判断するステップと、電話交換機能の不在処理を行うための不在設定するステップと、前記不在登録の情報である不在情報をパーソナルコンピュータの電子メールシステムに送信するステップと、転送登録を行うための転送特番の受信し、転送先内線番号の受信を判断するステップと、電話交換機能の転送処理を行うための転送設定するステップと、前記転送登録の情報である転送情報をパーソナルコンピュータの電子メールシステムに送信するステップと、前記電子メールシステムからの電子メール着信通知要求情報の受信を判断するステップと、前記電子メール着信通知要求情報を受信すると転送設定先の内線番号に自動発信するステップと、電子メールの着信を音声により通知するステップと、を行なうプログラムを記録した記録媒体。
【請求項１４】構内交換機から送信される不在情報の受信を判断するステップと、ユーザが離席したことを示す不在設定をするステップと、前記構内交換機から送信される転送情報の受信を判断するステップと、前記ユーザが離席し、前記ユーザに電子メールの着信を通知する転送設定をするステップと、サーバから電子メールを取り込むステップと、前記不在設定である場合、離席中である旨の電子メールを自動作成し、前記電子メールの送信者へ前記離席中である旨の電子メールを返信するステップと、前記転送設定である場合、離席中である旨の電子メールを自動作成し、前記電子メールの送信者へ前記離席中である旨の電子メールを返信し、電子メール着信通知要求を前記構内交換機へ送信するステップと、を行なうプログラムを記録した記録媒体。

【図１】